Download - Openbravo ERP Tutorial - Saldo Awal
Tutorial Openbravo ERP
Financial ManagementMemasukkan Saldo Awal
OlehWirabumi Software
CV. Wirabumi Openbravo Indonesiawww.wirabumisoftware.com
● Sebagian besar perusahaan menggunakan Openbravo ERP setelah perusahaan berjalan, bukan diawal-awal. Sehingga saat menggunakan openbravo, perusahaan sudah memiliki saldo di trial balance.
● Namun, saat openbravo pertamakali diinstall, saldo yang ada pada trial balance adalah nol. Padahal, saldo trial balance di openbravo, harus sama dengan trial balance yang sudah ada di perusahaan.Sehingga anda harus memasukkan saldo yang sudah ada itu ke openbravo.
● Saldo di trial balance itu sama dengan saldo neraca + saldo laporan laba rugi. Sehingga memasukkan saldo awal sama dengan memasukkan neraca dan laba-rugi.
Latar Belakang
Latar Belakang
● Saat memasukkan saldo awal, ada 2 kemungkinan:● Openbravo go alive pada awal tahun fiskal: kita perlu
memasukkan neraca terakhir.● Openbravo go alive tidak di awal tahun fiskal: kita perlu
memasukkan neraca dan laba-rugi terakhir per tanggal go alive
● Kalau neraca dan laporan rugi-laba sudah masuk, maka saldo di openbravo akan sama dengan saldo yang ada di perusahaan
● Tutorial ini berasumsi Openbravo go alive di awal tahun fiskal.
Tujuan
● Memandu anda untuk memasukkan dokumen fisik neraca dan laporan laba rugi kedalam openbravo.
● Memasukkan neraca dan laba-rugi tidak mudah, ada langkah-langkahnya untuk mensiasati flow openbravo.
● Neraca dan laba rugi yang dimasukkan harus memperhitungkan buku besar dan buku pembantu yang didukung openbravo.
Perhatikan Buku Pembantu
● Buku besar identik dengan akun, yang letaknya ada di Accounting Tree || Element Value.
● Buku pembantu adalah rincian dari buku besar. Misalnya: ada akun Piutang Usaha. Buku pembantunya adalah piutang usaha per business partner, yang bisa anda lihat di payment report.
● Memasukkan saldo awal umumnya menggunakan GL Journal, namun jika akunnya memiliki buku pembantu, maka TIDAK boleh dilakukan dari GL journal.
● Jika akun memiliki buku pembantu, maka untuk memasukkan saldo awal harus 2 tahap: setelah memasukkan di buku pembantu, baru kemudian memasukkan di GL journal.
Buku Pembantu di Openbravo
● Sebagaimana sebelumnya, jika akun memiliki buku pembantu maka tidak boleh langsung dimasukkan melalui GL Journal.
● Berikut ini adalah akun yang memiliki buku pembantu:● Kas● Bank● Utang● Piutang● Inventory
Langkah-Langkah Memasukkan Saldo Awal
1.Membuat periode khusus
2.Menyiapkan neraca, buka period untuk saldo awal
3.Skenario import:
1.Import saldo utang piutang
2.Import saldo persediaan
3.Import kas
4.Import bank
5.Import GL Account
4.Tutup period dan non-aktif-kan business partner
Langkah-Langkah Memasukkan Saldo Awal
1.Membuat periode khusus
2.Menyiapkan neraca, buka period untuk saldo awal
3.Skenario import:
1.Import saldo utang piutang
2.Import saldo persediaan
3.Import kas
4.Import bank
5.Import GL Account
4.Tutup period dan non-aktif-kan business partner
Membuat periode khusus
● Sebaiknya kita membuat 1 periode khusus untuk saldo awal.
● Tunjuannya, supaya nanti kalau sudah selesai proses mamasukkan saldo awal, maka kita bisa tutup periode ini.
● Kalau sudah ditutup, maka jurnal tidak bisa di-unpost/post. Sehingga saldo awal yang sudah dimasukkan tidak akan berubah.
● Periode saldo awal hanya berdurasi 1 hari. Tanggalnya adalah tanggal go alive dikurangi 1 hari.
Membuat periode khusus
● Buka financial management → accounting → setup → fiscal year. Pilih fiscal year anda. Karena go alive di 1 Januari 2011, maka year yang dipilih adalah 2011.
● Buka tab period → buat record baru. Misalnya, tanggal go alive adalah 1 januari 2011, maka periode saldo awal adalah 31 Desember 2010.
Membuat periode khusus
● Buka financial management → accounting → transaction → open/close period control. Buat record baru untuk membuka periode saldo awal ini. Jika sudah selesai klik “open/closs all”
●
●
●
●
●
●
●
● Saat ini periode saldo awal sudah terbuka, anda bisa lanjut kelangkah berikutnya.
Membuka periode khusus
Langkah-Langkah Memasukkan Saldo Awal
1.Membuat periode khusus
2.Menyiapkan neraca, buka period untuk saldo awal
3.Skenario import:
1.Import saldo utang piutang
2.Import saldo persediaan
3.Import kas
4.Import bank
5.Import GL Account
4.Tutup period dan non-aktif-kan business partner
Menyipkan neraca
● Karena kita go alive pada 1 Januari 2011, maka kita harus menyiapkan neraca pada 31 Desember 2011.
● Anda bisa meminta pada customer untuk menyiapkan neraca per 31 Desember 2012.
● Jangan lupa juga menyiapkan buku pembantu.
● Berikut adalah contoh neraca yang sudah dilengkapi buku pembantu utang dan buku pembantu piutang.
● Contoh berikut juga mengasumsikan jumlah buku kas cuma 1, jumlah buku bank cuma 1, dan macam persediaan cuma 1. sehingga tidak perlu rincian buku kas, bank, dan inventory.
Menyipkan neraca
Langkah-Langkah Memasukkan Saldo Awal
1.Membuat periode khusus
2.Menyiapkan neraca, buka period untuk saldo awal
3.Skenario import:
1.Import saldo utang piutang
2.Import saldo persediaan
3.Import kas
4.Import bank
5.Import GL Account
4.Tutup period dan non-aktif-kan business partner
Import saldo Utang (1 of 3)
● Saldo utang dimasukkan menggunakan purchase invoice, tetapi menggunakan GL item “Modal Saldo Awal”
Import saldo Piutang (2 of 3)
● Saldo utang dimasukkan menggunakan sales invoice, tetapi menggunakan GL item “Modal Saldo Awal”
Pastikan Utang/Piutang Sesuai Neraca (3 of 3)
● Buka trial balance, perhatikan akun utang/piutang. Pastikan nilainya sama dengan neraca dari perusahaan.
Langkah-Langkah Memasukkan Saldo Awal
1.Membuat periode khusus
2.Menyiapkan neraca, buka period untuk saldo awal
3.Skenario import:
1.Import saldo utang piutang
2.Import saldo persediaan
3.Import kas
4.Import bank
5.Import GL Account
4.Tutup period dan non-aktif-kan business partner
Import saldo Persediaan
● Buka window warehouse, atur seting akun untuk penyesuaian gudang mengarah ke akun “Modal Saldo Awal”
● Saldo persediaan dimasukkan menggunakan physical inventory.
● Khusus untuk produk yang jumlahnya memang sudah 0, tidak perlu dimasukkan, nanti physical inventory tidak bisa di-post.
● Cek current stock menggunakan stock report.
● Cek nilai inventory menggunakan valued stock report. Nilai pada stock report harus sama dengan neraca dari perusahaan.
Langkah-Langkah Memasukkan Saldo Awal
1.Membuat periode khusus
2.Menyiapkan neraca, buka period untuk saldo awal
3.Skenario import:
1.Import saldo utang piutang
2.Import saldo persediaan
3.Import kas
4.Import bank
5.Import GL Account
4.Tutup period dan non-aktif-kan business partner
Import Kas
● Kas diimport menggunakan cash journal● Gunakan GL/Item, arahkan ke “modal saldo
awal”● Dalam kasus ini adalah sebagai berikut:
● Kas (debet): 20.0000.000● Modal saldo awal (kredit): 20.000.000
Langkah-Langkah Memasukkan Saldo Awal
1.Membuat periode khusus
2.Menyiapkan neraca, buka period untuk saldo awal
3.Skenario import:
1.Import saldo utang piutang
2.Import saldo persediaan
3.Import kas
4.Import bank
5.Import GL Account
4.Tutup period dan non-aktif-kan business partner
Import Bank
● Bank diimport menggunakan bank statement● Gunakan GL/Item, arahkan ke “modal saldo
awal”● Dalam kasus ini adalah sebagai berikut:
● Bank (debet): 180.000.000● Modal saldo awal (kredit): 180.000.000
Langkah-Langkah Memasukkan Saldo Awal
1.Membuat periode khusus
2.Menyiapkan neraca, buka period untuk saldo awal
3.Skenario import:
1.Import saldo utang piutang
2.Import saldo persediaan
3.Import kas
4.Import bank
5.Import GL Account
4.Tutup period dan non-aktif-kan business partner
Import GL Account (1 of 3)
● GL Account diimport menggunakan GL Journal● Akun yang akan dimasukkan adalah akun yang
tidak punya buku pembantu.● Dalam kasus ini, akun yang tidak punya buku
pembantu adalah: Saham Biasa.● Selain akun yang tidak punya buku pembantu,
anda juga harus membalik akun modal saldo awal, sehingga totalnya adalah nol.
Import GL Account (2 of 3)
● Table dibawah ini merupakan rincian buku beasr akun “Modal Saldo Awal”.
● Terdapat sisa di debet sebesar 232.500.000
● Sisa ini sama dengan akun saham biasa.
● Jika akun modal saldo awal kita lawankan dengan saham biasa, maka saldo awal akan habis, kita lihat di table slide berikutnya.
Akun Debet Kredit
Utang 6.500.000
Piutang 17.000.000
Inventory 22.000.000
Kas 20.000.000
Bank 180.000.000
Total 6.500.000 239.000.000
Sisa “Modal Saldo Awal” 232.500.000
Import GL Account (3 of 3)
● Lihat tabel dibawah ini, akun modal saldo awal akan habis karena dilawankan dengan saham biasa.
● Total dari neraca di openbravo akan sama dengan neraca dari perusahaan.
Akun Debet Kredit
Modal saldo awal 232.500.000
Saham Biasa 232.500.000
Langkah-Langkah Memasukkan Saldo Awal
1.Membuat periode khusus
2.Menyiapkan neraca, buka period untuk saldo awal
3.Skenario import:
1.Import saldo utang piutang
2.Import saldo persediaan
3.Import kas
4.Import bank dan GL Account
4.Tutup period dan non-aktif-kan business partner
Close Period untuk Opening Balance
● Buka financial mgmt → accounting → transaction → open close period → buat record baru → process.
Deactive business partner● Buka master data management → pilih
business partner Dummy → buang centang active.
Menguji Hasil Seting Saldo Awal
● Cek outstanding payment● Cek persediaan/inventory● Cek Necara sisa● Cek Bank● Cek Kas
Play Video
Cek Outstanding Payment (Piutang)● Buka financial mgmt → receivle/payable →
analysis tools → payment aging balance● Set parameter: org=PT.BIS Wirabumi
Indonesia, receivable='Y'
Cek Outstanding Payment (Utang)● Buka financial mgmt → receivle/payable →
analysis tools → payment aging balance● Set parameter: org=PT.BIS Wirabumi
Indonesia, payable='Y'
Cek Persediaan
● Buka warehouse management → analysis tools → valued stock report → pilih warehouse (dalam kasus ini: Main warehouse)
Cek neraca sisa● Buka financial mgmt → accounting → analysis
tools → trial balance report
Cek neraca sisa
Cek Bank
Cek Kas
Tutorial Openbravo ERP
Terima Kasih
Wirabumi Software BIHttp://wirabumisoftware.id.or.id