PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA MELALUI GUGUS

KENDALI MUTU

a. Pendahuluan

Gugus kendali mutu, merupakan mekanisme formal dan dilembagakan guna mencari

pemecahan persoalan dengan memberikan tekanan pada partisipasi dan kreativitas di antara

SDM sebagai karyawan/pegawai baik dalam organisasi pemerintahan maupun swasta. Kelompok

kecil pegawai terlibat dalam suatu proses pengkajian bersama untuk mrnyingkapkan, dan

memecahkan persoalan yang berkaitan denggan pekerjaan. Setiap gugus juga bertindak sebagai

mekanisme pemantau yang membantu organisasi dalam menyesuaikan diri dengan

lingkungannya dan memantau kesempatan.Mekanisme tersebut meneliti lingkungan sekitarnya

untuk melihat kesempatan, tidak menunggu bergerak kalau persoalan timbul dan tidak

menghentikan kegiatannya kalau suatu persoalan telah ditemukan dan dipecahkan.Itu berarti

bahwa, untuk kebaikan organisasi sebesar-besarnya, gugus kendali mutu harus bekerja terus-

menerus dan tidak tergantung pada produksi.

Upaya untuk menguatkan mutu dan produktivitas serta kinerja suatu satuan kerja baik

dunia usaha maupun birokrasi, perlu dilaksanakan terus-menerus sedemikian sehingga dapat

berfungsi dan mencapai tujuannya secara optimal.Sejak dahulu, terutama di Eropa dan Amerika

Serikat dikembangkan konsep manajemen dan organisasi yang bertujuan meningkatkan kinerja

organisasi. Antara lain dapat dikemukakan Max weber Tentang birokrasi. Konsep Taylor tentang

manajemen Ilmiah, Fayol dengan empat belas prinsip, serta konsep perilaku manusia yang

mengutamakan motivasi dann pendekatan demookrasi. Konsep serta prinsip organisasi dan

manajemen ini, telah mampu meningkatkan efisiensi dan organisasi dengan baik pada

perusahaan, pemerintahan, dan organisasi social.Total quality control (pengendalian mutu

terpadu) diprakarsai oleh Dr.J.M. Juran dan Dr. E.W. Deming dan dikembangkan di jepang oleh

Kaoru Ishitawa dengan Menerapkan Quality Control Circle (QQC) atau gugus kendali mutu.

Gugus kendali mutu adalah salah satu konsep baru untuk meningkatkan mutu dan

produktivitas kerja industry/jasa.Terbukti bahwa salah satu factor keberhasilam industrialisasi di

Jepang adalah penerapan gugus kendali mutu secara efektif. Karena keberhasilan ini, sejumlah

Negara industry maju dan sedang berkembang termasuk Indonesia, menerapkan gugus kendali

mutu di perusahaan-perusahaan industry guna meningkatkan mutu, produktivitas, dan daya

saing. Gugus kendali mutu merupakan sekelompok kecil pegawai yang terdiri dari 3-8 orang dari

unit kerja dengan sukarela secara berkala dan berkesinambungan mengadakan pertemuan untuk

melakukan kegiatan pegendalian mutu di tempat kerjanya baik di sector pemerintahan maupun

swasta dengan memakai alat kendali mutu dan proses pemecahan masalah. Gugus kendali mutu

merupakan bagian integral dari pengendalian mutu terpadu (PMT) dalam suatu organisasi privat

maupun public.tu

b. Pengertian Gugus Kendali Mutu

Berkaitan dengan bahasan tentang gugus kendali mutu tersebut, berikut ini dikemukakan

beberapa pengertian dari para ahli di bidang tersebut sebagai subbahasannya. Hasibuan (2005:

232) mengemukakan sebagai berikut : “ gugus kendali mutu adalah kelompok kecil dari lingkup

kerja yang dengan sukarela melakukan kegiatan pengendalian dan perbaikan tekhnik Quality

control”. Sehubungan dengan uraian tersebut, berikut ini dikemukakan bahwa bagaimanapun

rendahnya kedudukan seseorang dalam suatu organisasi, sesungguhnya mereka ingin

membanggakan organisasi tempat kerjanya tersebut.Bersama-sama mereka sebagai SDM

organisasi tenrunya ingi pula menunjukan peranan mereka kepada organisasi tempat mereka

bekerja.Namun sayang kenyataan yang demikian itu, kurang atau bahkan tidak disadari oleh

kebanyakan penguasa organisasi tersebut.

Orang-orang yang diterima sebagai pegawai yang bagaimanapun rendahnya dengan latar

belakang pendidikan yang memadai sebenarnya dapat memberi sumbangan lebih dari yang

diberikan selama ini.namun sayang, pegawai sebagai kekayaan organisasi yang demikian besar

itu masih tetap terpendam dalam diri setiap pegawai, tanpa guna dan belum terjamah secara

maksimal.Gugus kendali mutu (quality control circle) dapat dijadikan salah satu konsep yang

cukup ampuh oleh setiap organisasi untuk menanggapi dan memanfaatkan adanya kebutuhan

dasar kejiwaan, dorongan dan semangat kerja manusia-manusia pekerja bagi sebesar-besarnya

kemakmuran organisasi dan seluruh anggotanya.Konsep kegiatan guus kendali mutu mulai

muncul di pertengahan abad ke-20.Hal ini merupakan akibat timbulnya suatu kesadaran betapa

penting dan menentukannya factor manusia dalam suatu organisasi atau perusahaan.

Betapapun canggihnya peralatan dan tekhnologi serta system yang ada di dalam

organisasi, akhitrnya factor manusia juga menentukan berhasil tidaknya organisasi mencapai

sasarannya.Hal tersebut diperkuat oleh teori Maslow dan Herzberg, bahwa kompensasi daan

fasilitas bukanlah merupakan jaminan seseorang termotivasi dalam melakukan tugasnya, tetapi

mereka juga membutuhkan penghargaan atas dirinya dan kesempatan untuk merealisasikan

dirinya. Selanjutnya Hamzah (1991: 7) mengemukakan sebagai berikut

“Gugus kendali mutu adalah suatu kelompok kerja kecil yang secara sukarela

mengadakan kegiatan pengendalian mutu di dalam tempat kerja mereka sendiri. Tiap anggota

kelompok kecil ini berpartisipasi sepenuhnya secara terus-menerus(bersinambung)sebagai

bagian dari kegiatan dari kendali mutu menyeluruh perusahaan, mengembangakn diri serta

pengembangan bersama, pengendalian dan perbaikan didalam tempat kerja dengan

menggunakan teknik-teknik kendali mutu”

Atas dasar uraian tersebut, berikut ini dikemukakan bahwa dalam gugus kendali mutu,

ke-ikut sertaan seorang pegawai di undang secara resmi, tetapi sifatnya sukarela saja, tidak

merupakan kewajiban baginya untuk hadir. Teapi kehadiran mereka didorong oleh kesadaran diri

sendiri, kesadaran untuk bekerja sama , dan memecahkan masalah secara bersama. Dengan

demikian, seorang pegawai yang sudah menjadi anggota gugus, bisa saja tidak ikut serta

dalampertemuan gugus kendali mutu, namun ia pada akhirnya akan merasa ketinggalan

dibandingkan dengan teman-temannya yang selalu hadir. Hal inilah yang mendorong setiap

anggota hadir secara sukarela itu.Sedangkan kebersamaan dalam gugus kendali mutu,

menekankan bahwa gugus kendali mutu sebagai organisasi informal yang didirikan oleh pegawai

sendiri, yang didukung oleh pimpinan organisasi.

Oleh karena itu, tiap pegawai yang menjadi gugus kendali mutu, dilibatkan atau

melibatkan diri sepenuhnya dalam kebersamaan, secara bersama-sama untuk memecahkan

masala yang di tetapkan bersama, dan dipecahkan secara bersama pula oleh peserta gugus

sendiri.Dalam upaya pemecahan masalah tersebut, gugus kendali mutu menganut asas kegunaan

praktis (pragmatisme).maksudnya, bahwa keberhasilannya dalam memecahkan masalah akan

diarahkan ke segi kegunaan praktisnya dan bukan pada teoritisnya. Sedangkan kepentingan

gugus kendali mutu adalah kepentingan semua puhak dan kemajua yang optimal akan dicapai

hanya bila ada keterbukaan untuk saling belajar di semua pihak. Sedangkan belajar juga

dilakukan antar gugus, sehingga asas ini perlu dipelihara dan dipertahankan oleh pihak manapun.

Sedangkan Chiu,et al. (1992: 8) mengemukakan sebagai berikut.

“Gugus kendali mutu merupakan mekanisme formal dan dilembagakan yang bertujuan

untuk mencari pemecahan persoalan dengan memberikan tekanan pada partisipasi dan

kreativitas di antara karyawan .kelompok kecil pekerja terlibat dalam suatu proses pengkajian

bersama untuk menyingkapkan dan memecahkan persoalan yang berkaitan dengan pekerjaan.”

Terkait dengan uraian tersebut diatas, berikut dapat dikemukakan bahwa setiap gugus

juga bertindak sebagai mekanisme pemantau yang membantu organisasi dalam menyesuaikan

diri dengan lingkungannya dan dalam memantau kesempatan.

Terkait dengan bahasan gugus kendali mutu tersebut, Saydam (2000: 568)

mengemukakan sebagai berikut.

“Gugus kendali mutu atau disebut juga quality control circle (QCC) adalah sekelompok

karyawan yang mempunyai pekerjaan sejenis, secara sukarela membentuk kelompok untuk

membahas dan memecahkan masalah-masalah pekerjaan mereka dengan tujuan meningkatkan

mutu pekerjaan. Dalam kegiatan gugus kendali mutu, para karyawan bersikap aktif.Mereka

tidak sekedar menunggu perintah, tetapi justru mengambil inisiatif untuk melakukan berbagai

upaya perbaikan di tempat kerja.Dengan system dan mekanisme yang ada, kegiatan gugus

kendali mutu akan dapat memberikan sumbangan langsung dan terpadu ke dalam seluruh usaha

penigkatan mutu dan produktivtas serta pencapaian sasaran perusahaan.”

Berdasarkan uraian tentang pengertian gugus kendali mutu tersebut, berikut ini

dikemukakan bahwa mutu disini merupakan keseluaruhan ciri atau karakteristi produk atau jasa

dalam tujuan untuk memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan.

Lebih lanjut Saydam (2000: 569) menjelaskan sebagai berikut :

”Mutu usaha yang ingin ditingkatkan oleh gugus kendali mutu adalah 1. Produk,biaya,

waktu, dan penyediaan bahan baku; 2. Keamanan, keslamatan, dan kelestarian; 3.Metode kerja

yang digunakan.Oleh sebab itu, para peserta gugus kendali mutu secara bersama selalu berusaha

memecahkan masalah, bagaimana meningkatkan mutu usaha-usaha tersebut, sehingga makin

lama perusahaan semakin dapat memberikan produk (hasil) yang sesuai dengan keinginan

konsumen (pelanggan).”

Atas uraian tersebut, berikut ini dapat dikemukakan bahwa mutu disisni dimaksudkan

bukan sekedar tingkat kesesuaian dengan standar kerja atau uraian pekerjaan, tetapi lebih

ditekankan sebagai tingkat keesuaian terhadap kepuasan, atau permintaan pelanggan. Hal ini

perlu dipahami, bahwa betapapun baiknya standar yang ada, tetapi jika tidak hasilnya tidak akan

dikonsumsi oleh pelanggan itu.

Sedangkan Zainun (2001 : 112) mengemukakan sebagai berikut: “ gugus kendali mutu

pada hakikatnya adalah sekelompok karyawan dari satu satuan organisasi tertentu yang

mengadakan pertemuan secara tertibdan teratur. “ atas dasar batasan tersebut, dapat

dikemukakan bahwa falsafah yang melatarbelakangi gugus kendali mutu adalah setiap pegawai

sebenarnya ingin memberikan perhatian dan menampakan kebanggan mereka terhadap pekerjaan

yang dikerjakan mereka dalam memajukan organisasi tempat mereka bekerja. Adalah kewajiban

dan tanggung jawab pimpinan organisasi untuk membuka kesempatan itu sehingga para

pegawainya dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan social dan kejiwaan mereka.

Konsep gugus kendali mutu ini bersumber dan didasarkan atas penemuan-penemuan

ilmu tingkah laku yang benar-benar merupakan dorongan kerja bai setiap orang adalah apa yang

dialaminya ketika bekerja terutama yang amat penting bagi kepentingan belajar, berkomunikasi

secara langsung, memperoleh umpan balik, bertanggung jawab, memperoleh pengakuan dan

kesempatan yang seluas-luasnya untuk berkembang dan berprestasi.

SEJARAH GUGUS KENDALI MUTU

Saydam (2000:569) mengemukakan sebagai berikut :

“konsep kegiatan gugus kendali mutu mulai muncul di pertengahan abad ke-20. Hal ini

merupakan akibat munculnya suatu kesadaran betapa penting dan menentukannya faktor

manusia dalam suatu organisasi atau perusahaan. Betapapun canggihnya peralatan dan

tekhnologi serta sistem yang ada dalam organisasi, akhirnya faktor manusia juga yang

menentukan berhasil tidaknya organisasi mencapai sasarannya. Hal tersebut diperkuat oleh teori

maslow dan herzberg, bahwa kompensasi dan fasilitas bukanlah merupakan jaminan seseorang

termotivasi dalam melakukan tugasnya, tetapi mereka juga membutuhkan penghargaan atas

dirinya dan kesempatan untuk merealisasikan dirinya.

Berdasarkan uraian tersebut, selanjutnya dapat dikemukakan bahwa manusia selalu

berperan aktif dan dominan dalam setiap kegiatan organisasi, karena manusia menjadi

perencana, pelaku, dan penentu terwujudnya sasaran dan tujuan organisasi.

Singkatnya, Sebelum perang Dunia II, Jepang terkenal produsen barang murahan dan

cepat rusak. Hal ini disebabkan karena belum adanya kendali mutu modern di Jepang waktu itu.

Memang, pengendalian mutu modern baru dikenal setelah Perang Dunia II dengan

diperkenalkannya Pengendalian Mutu Secara Statistik (Statistical Quality Control).

Pada tahun 1949, JUSE (Union of Japanese Scientist and Engineers) mendirikan suatu

Kelompok Riset Kendali Mutu (Quality Control Research Group) dan dengan demikian

meratakan jalan bagi pendidikan Kendali Mutu, penyebaran dan prakteknya di Jepang. Dengan

menyadari bahwa barang yang bermutu tinggi tidak dapat diproduksi tanpa keterlibatan para

pekerja, pramuniaga, mandor dan penyelia (supervisors), maka Kelompok Riset Kendali Mutu

langsung menyediakan pelatihan Kendali Mutu bagi tenaga garis depan tersebut. Bersamaan

dengan itu, JUSE mengundang Dr. W.E. Deming dan Dr.J.M. Juran untuk mengunjungi Jepang

dan memberikan seminar tentang Metodologi Kendali Mutu.

Hamzah, (1991:9) mengemukakan tentang sejarah gugus kendali mutu kedalam 3 fase.

Fase pertama adalah, sebelum lahirnya gugus kendali mutu sebagai berikut : “tekhnik baru dalam

kendali mutu, kendali mutu statistikal atau SQC, mula-mula telah dikembangkan di amerika

serikat. Konsepsi dan tekhnik ini sampai di jepang setelah perang dunia ke dua. Satu hal yang

patut diperhatikan adalah: kunjungan DR. WE Deming dari As sebagai penceramah pada suatu

seminar selama delapan hari, tentang pengendalian mutu dalam bulan juli 1990.

Seminar ini dimaksudkan untuk mengajarkan pokok pokok tentang badan pengendalian

dan pemerkasaan pemercontohan. Sejak itu terbukalah zaman baru tentang pengendalian mutu di

jepang dan berhasil menarik perhatian para insinyurr jepang terhadap metode statistik

pengendalian mutu.

Tahap kedua, “masa pengendalian mutu sttatistikal atau (PMS), perkenalannya ,

asimilasinya, dan penerapannya, secara luas termasuk penyalahgunaan metode statistik oleh para

insyinyur (1950-1954). Sementara tekhnik dan konsepi PMS dan pengendalian mutu total (total

quality control atau TQC) yang dikembangkan AS, diimport dan lambat laun menjadi populer di

jepang, kegiatan pengendalian mutu pada tingkat bengkel dikembangkan diperusahaan,

perusahaan jepang.

Sejarah atas kebangkitan jepang dalam bidang industri setelah kekalahannya dalam

perang dunia ke Dua dimulai denngan pembangunan sistem kualitas moddern. Pembangunan

sistem tersebut dipicu oleh WE Deming yang biicara dihadapan para ilmuan dan insinyur jepang

pada 1950. Keberhasilan yang dramatis dari industri jepang dalam meningkatkan mutu ini

menjadi pusat perhatian berbagai negara di dunia yang tertarik untuk mempelajari bagaimana

strategi perusahaan-perusahaan dijepang dalam menerapkan management mutu. Dari hasil study

tentang keberhasilan perusahaan-perusahaan industri kelas dunia yang berhasil mengembangkan

konsep mutu atau kualitas dalam perusahaan, maka lahiryang dinamakan magaement kualitas

terpadu (total quality management TQM). gugus kendali mutu yang dapat dikembangkan

disetiap organisasi akan membantu satuan organisasi itu untuk menggali tambang emas yang

justru terdapat dan terpendam dalam satuan organisasi itu sendiri berupa potensi sumber daya

manusia yang masih potensial.

Kerja sama secara kelompok dalam gugus kerja yang bersifat sukarela disamping

pembagian kerja yang sudah ada juga akan dapat memanfaatkan kebutuhan kejiwaan, dorongan

dan berbagai semangat kerja. Kerja dalam gugus tersebut memberi kepuasan kerja kejiwaan bagi

setiap anggota organisasi itu. Gugus kendali mutu berasal dari jepang, dan konsep tersebut cukup

berkembng luas dilingkungan masyarakat industri dan niaga. Secara nasional tumbuh sebagai

satu kekuatan dibawah payung organisasi yang dipimpin oleh seorang tokoh nasional pula.

Tokoh-tokoh Gugus Kendali Mutu

Perkembangan mutu terpadu pada mulanya sebagai suatu sistem, perkembangan di

Amerika Serikat. Buah pikiran mereka pada mulanya kurang diperhatikan oleh masyarakat,

khususnya masyarakat bisnis. Namun beberapa dari mereka merupakan pemegang kunci dalam

pengenalan dan pengembangan konsep mutu. Sejak 1980 keterlibatan mereka dalam manajemen

terpadu telah dihargai di seluruh dunia. Adapun konsep-konsep mereka tentang mutu terpadu

secara garis besar dapat dikemukakan berikut ini :

Dr. WE Deming

Lahir tahun 1900 dan mendapat Ph. D pada 1972 sangat menyadari bahwa ia telah

memberikan pelajaran tentang pengendalian mutu secara statistik kepada para insinyur bukan

kepada para manajer yang mempunyai wewenang untuk memutuskan. Katanya :“Quality is not

determined on the shop floor but in the executive suite”. Pada 1950, beliau diundang oleh, “The

Union to Japanese Scientists and Engineers (JUSE)” untuk memberikan ceramah tentang mutu.

Pendekatan Dr. WE Deming dapat disimpulkan sebagai berikut :

Quality is primarily the result of senior management actions and not the results of actions

taken by workers.

The system of work that determines how work is performed and only managers can

create system

Only manager can allocate resources, provide training to workers, select the equipment

and tools that worekers use, and provide the plant and environment necessary to achieve

quality.

Only senior managers determine the market in which the firm will participate and what

product or service will be solved.

Hal ini berarti bahwa tanpa keterlibatan pimpinan secara aktif tidak mungkin tercapai

manajemen mutu terpadu.

Dr. JM Juran

Mengunjungi Jepang pada tahun 1954. Di Jepang Dr. JM Juran membantu pimpinan

Jepang di dalam menstrukturisasi industri sehingga mampu mengekspor produk ke pasar dunia.

Ia membantu Jepang untuk mempraktekkan konsep mutu dan alat-alat yang dirancang untuk

pabrik ke dalam suatu seri konsep yang menjadi dasar bagi suatu “management process” yang

terpadu. Juran mendemonstrasikan tiga proses manajerial untuk mengelola keuangan suatu

organisasi yang dikenal dengan trilogy Juran yaitu, Finance Planning, Financial control, financial

improvement. Adapun rincian trilogy itu sebagai berikut :

Quality planning, suatu proses yang mengidentifikasi pelanggan dan proses yang akan

menyampaikan produk dan jasa dengan karakteristik yang tepat dan kemudian

mentransfer pengetahuan ini ke seluruh kaki tangan perusahaan guna memuaskan

pelanggan.

Quality control, suatu proses dimana produk benar-benar diperiksa dan dievaluasi,

dibandingkan dengan kebutuhan-kebutuhan yang diinginkan para pelanggan. Persoalan

yang telah diketahui kemudian dipecahkan, misalnya mesin-mesin rusak segera

diperbaiki.

Quality improvement, suatu proses dimana mekanisme yang sudah mapan dipertahankan

sehingga mutu dapat dicapai berkelanjutan. Hal ini meliputi alokasi sumber-sumber,

menugaskan orang-orang untuk menyelesaikan proyek mutu, melatih para karyawan yang

terlibat dalam proyek mutu dan pada umumnya menetapkan suatu struktur permanen

untuk mengejar mutu dan mempertahankan apa yang telah dicapai sebelumnya.

Uraian tokoh-tokoh mutu di atas sekedar menggambarkan secara singkat saja. Masih

banyak para sarjana di bidang mutu yang tidak sempat ditulis pada kesempatan ini. Yang jelas

para sarjana tersebut sependapat bahwa konsep : “pentingnya perbaikan mutu secara terus

menerus bagi setiap produk walaupun teknik yang diajarkan berbeda-beda”.

Hamzah (1991:23) mengemukakan tentng sejarah lahirnya gugus kendali mutu fase tiga

dari keanekaragaman, yaitu gugus kendali mutu dikombinasikan dengan sistem saran, dan

pertukaran antara berbagai gugus yang termasuk dalam jenis perusahaan yang serupa yang

selengkapnya adalah sebagai berikut :

“Di sejumlah besar pabrik telah diadakan sistem saran. Saran-saran yang dibuat oleh

gugus kendali mutu juga disalurkan melalui sistem ini sebagai saran-saran gugus atau kelompok

disamping saran-saran perorarngan. Kepada mereka diberikan hadiah dengan cara cara yang

kreatif”.

Makna yang dapat diambil adalah bahwa dibanyak perusahaan, ide-ide yang diusulkan

bertambah jumlahnya setelah saran-saran kelompok dari gugus kendali mutu dimasukan dalam

sistem perusahaan. Terkait dengan pertukaran antara berbagai gugus yang termasuk dalam jenis

perusahaan yang serupa, gugus kendali mutu di dalam dan di luar perusahaan dapat mengadakan

pertemuan, jika gugus tersebut terdiri dari orang-orang yang menangani pekerjaan yang sejenis.

Penentuan masalah dalam gugus kendali mutu biasanya melalui kegiatan yang disebut sumbang

saran. Pedoman sumbang saran yang perlu diketahui oleh anggota gugus kendali mutu adalah :

1. Berikan kesempatan kepada anggota secara berputar

2. Setiap anggota menyampaikan sasarannya secara bergilir

3. Setiap anggota hanya boleh memberikan satu saran untuk setiap putaran

4. Tidak seorangpun diperkenankan memberikan saran sebelum sampai pada gilirannya.

5. Tidak diperkenankan untuk mengeritik atau mengomentari pendapat orang lain secara

negatif

6. Tidak diperkenankan untuk menilai-nilai saran yang disampaikan orang lain.

7. Beri semangat atau dorongan kepada setiap anggota agar diperoleh sebanyak

mungkin saran

8. Katakan pas atau lewat bila tidak ada saran, ketika tiba giliran (mungkin karena

belum siap).

9. Bila perlu, pimpinan gugus kendali mutu perlu menegaskan kembali apa yang

dimaksud oleh anggota.

Sedangkan hambatan-hambatan yang sering terjadi dalam proses sumbang sarann dalam

gugus kendali mutu antara lain :

1. Adanya komentar terhadap saran anggota lain

2. Dalam satu putaran, seorang anggota menyampaikan lebih dari satu saran

3. Seorang belum sampai pada gilirannya sudah menyampaikan saran

4. Penulis mengubah saran (baik isi maupun maksud) yang disampaikan anggota

5. Ada yang bertanya pada saat sumbang saran

6. Ada anggota yang memotong sumbang saran yang disampaikan anggota lain

7. Tidak mampu melihat masalah dari berbagi sudut pandang

8. Sulit menahan diri ketika orang menyampaikan saran

9. Mengganggap sumbang saran hanya pekerjaan membuang-buang waktu saja dan

10. Kurang ada kerja sama antara anggota

Dalam kegiatan gugus kendali mutu yang ditekankan adalah keteraturan kegiatan dan

bukan frequensinya kegiatan.pertemuan gugus kendali mutu biasanya dilakukan secara teratur,

diharapkan terjadi interaksi yang lebih sering antara anggota gugus kendali mutu dan akan

tercipta kerja sama yang baik antara mereka.

Dengan demikian, yang terlibat dalam kegiatan suatu gugus kendali mutu adalah :

1. Pimpinan unit kerja atau organisasi

2. Fasilitator

3. Anggota gugus kendali mutu

Sedangkan peranan pimpinan untuk keberadaan gugus kendali mutu antara lain adalah :

1. Membentuk gugus kendali mutu di unit kerjanya

2. Memberi bantuan pendidikan/pelatihan tentang gugus kendali mutu

3. Menyediakan tempat dan fasilitas yang diperlukan

4. Memberikan bahan-bahan untuk publisitas kegiatan gugus kendali mutu

5. Mendorong anggota gugus kendali mutu untuk aktif dalam kegiatan gugus kendali mutu

6. Selalu tanggap terhadap hasil pemikiran gugus kendali mutu dan membantu pelaksanaan

program pemecahan masalah

7. Berusaha agar gugus kendali mutu dalam unit kerjanya aktif

8. Menggugah gugus kendali mutu yang tampak sudah mulai pasif

9. Memberi pengarahan dan bimbingan kepada gugus kendali mutu

10. Mengusahakan agar semua pegawai dalam unit kerjanya menjadi anggota gugus kendali

mutu.

TUJUAN, SASARAN PROGRAM, DAN POKOK-POKOK KEGIATAN PROGRAM

GUGUS KENDALI MUTU

1.      Tujuan Gugus Kendali Mutu

Tujuan gugus kendali mutu dapat pula diterjemahkan sebagai keuntungan yang diperoleh

dengan adanya kegiatan gugus kendali mutu dalam perusahaan atau organisasi. Tujuan gugus

kendali mutu tersebut adalah :

1. Meningkatkan keterlibatan karyawan pada permasalahan pekerjaan, dan upaya

pemecahannhya.

2. Menggalang kerja sama kelompok (team work) yang lebih efektif.

3. Meningkatkan kemampuan memecahkan masalah.

4. Meningkatkan pengembangan SDM baik pribadi maupun kepemimpinannya.

5. Menanamkan kesadaran bahwa mencegah lebih penting dripada memperbaiki.

6. Mengurangi  kesalahan dan meningkatkan mutu.

7. Meningkatkan motivasi dan komunikasi dalam kelompok.

8. Menciptakan hubungan kerja antara atasan dan bawahan yang lebih serasi.

9. Meningkatkan pengendalian dan pengurangan biaya.

Atas dasar uraian diatas, berikut ini dikemukakan bahwa dalam gugus kendali mutu

tersebut, maka diperlukan peningkatan keterlibatan pegawai pada permasalahan pekerjaan baik

dalam merencanakan tugas, mengimplementasikan rencana tugas serta mengendalikan rencana

tugas. Dalam perencaaan tugas tersebut, secara khusus Terry dalam Winardi (1986:163),

menyatakan bahwa:

“Perencanaan (planing) adalah pemilihan fakta-fakta dan usaha menghubung-hubungkan

antara fakta yang satu dengan fakta yang lain; kemudian membuat perkiraan dan peramalan

tentang keadaan dan perumusan tindakan untuk masa yang akan datang yang sekiranya

diperlukan untuk mencapai hasil yang dikehendaki”

Dengan demikian, perencanaan tugasa adalah tindakan memilih dan menghubungkan

fakta-fajta dan membuat setra menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang

dalam hal memvisualisasi setra merumuskan aktivitas-aktivitas tugas yang diusulkan yang

dianggap perlu untuk mencapai hasil-hasil yang diinginkan.

Selanjutnya, dalam gugus kendali mutu ini juga bertujuan menggalang kerja sama

kelompok (team work). Dalam kaitan ini adalah dalam rangka meningkatkan peran masing-

masing pegawai dalam mencapai tujuan bersama antara lain dengan  melakukan transformasi

peran individu yang menuntut kemampuan, cara kerja, cara pikir, dan peran baru pegawai. Untuk

dapat melakukan proses repositioning dengan baik, maka organisasi perlu mempersiapkan

pegawai yang mampu bersaing di masa depan dengan team work yang tangguh. Membentuk tim

kerja dan komunikasi yang terbuka dengan seluruh pegawai adalah sangat penting sekali bagi

organisasi, karena dengan tim kerja pegawai tidak hanya dalam rangka menyelesaikan tugas atau

pekerjaan saja, tetapi juga terjadi Sharing knowladge. Mendapatkan pelajaran (Sharing

knowladge) dari karyawan lain dalam satu team, yaitu setiap individu diharapkan mampu untuk

mempengaruhi hasil kerja tim dan secara tidak langsung akan meningkatkan kemampuan

pegawai.

Komunikasi yang terbuka tentang kekuatan dan kelemahan dalam kegiatan organisasi serta

tantangan pesaing yang harus dihadapi, serta permasalahan yang menyangkut pegawai seperti

kesempatan karier dan kompensasi pegawai. Sehingga dengan pembentukan tim dan komunikasi

yang terbuka di antara pimpinan dan anggota tim akan menciptakan lingkungan yang kondusif

serta mendukung peningkatan keahlian dan kemampuan pegawai dalam menyelesaikan

ermasalahan yang sulit sekalipun yang pada akhirnya akan menciptakan kultur yang mendukung

program pengembangan pegawai baik pribadi maupun kepemimpinan.

2.      Sasaran Program Gugus Kendali Mutu

Isi program  pelatihan ditentukan oleh identifikasi kebutuhan dan sasaran pelatihan. Agar

isi program pelatihan efektif, maka prinsip-prinsip pembelajaran harus diperhatikan. Prinsip

tersebut meliputi partisipasif, relevan, repetitif (pengulangan), pemindahan, dan memberikan

umpan balikmengenai kemajuanpeserta pelatihan. Semakin terpenuhinya prinsip-prinsip

tersebut, maka semakin efektif suatu pelatihan.

Adapun latihan tersebut hendaknya memenuhi kriteria sebagai berikut.

1. Latihan memimpin kelompok menjadi salah satu faktor penentu bagi keberhasilan

kegiatan gugus kendali mutu

2. Latihan di berikan secara bertahap, mula-mula diajarkan teknik-teknik yang paling dasar,

sampai kelompoknya menjadi mantap

3. Latihan yang selalu diperbarui akan memberikan dasar agar kelompok tetap semangat

4. Pengenalan persoalan dapat dilaksanak oleh siapa saja dalam perusahaan dan mungkin

merupakan hasil data keluhan konsumen, informasi manajemen, umpan balik

pengendalian mutu, teknik dan perencanaan produksi

5. Seleksi persoalan.

Untuk melibatkan setiap orang, harus dipilih persoalan yang menjadi perhatian setiap

orang, berhubungan dengan gejala-gejala yang dilihat setiap orang, dan mudah untuk di tangani.

 3.      Pokok-Pokok Kegiatan Program Gugus Kendali Mutu

Berkaitan dengan bahasan tentang pokok-pokok kegiatan gugus kendali mutu tersebut,

berikut dikemukakan beberapa pendapat dari pada ahli tentang hal ini . Zainun (2001: 124)

mengemukakan dengan istilah lingkup kegiatan gugus kendali mutu yaitu sebagai berikut.

“Tema atau proyek gugus kendali mutu adalah apa saja yang dapat menarik perhatian dan

menjadi bahan telaahannya. Tema-tema itu pada umumnya adalah mengenai pekerjaan, sikap

kerja dan lingkungan kerja. Satu proyek dapat ditentukan dan dipilih untuk jangka waktu

tertentu. Pilihan itu kemudian diberitahukan kepada pimpinan, adapun yang dijadikan proyek

untuk telaah namun yang penting bahwa proyek itu harus ada relevansinya dengan kemajuan dan

perbaikan kerja.”

Investasi melalui program gugus kendali mutu ini memang bukan bersifat jangka yang

terlalu pendek dirasakan manfaatnya, tetapi satu investasi jangka sedang dan jangka panjang.

Namun, dapat dipastikan betapa banyaknya manfaat yang dapat dipetik dari program gugus

kendali mutu ini antara lain:

1. Meningkatkan semangat kerja

2. Membaiknya semangat kerja sama dan kebersamaan

3. Meningkatnya jumlah dan jenis kegiatan gugus kendali mutu

4.  Meningkatnya daya guna, daya hasil, dan hasil guna organisasi

5. Meningkatnya mutu hasil organisasi

6. Mantapnya pemakaian dan kegunaan biaya

7. Meningkatnya tingkat kepuasan para pegawai

Adanya gugus kendali mutu dalam organisasi dapat memperbaiki citra pimpinan dan

pengawas selain meningkatkan kesadaran para anggotanya sendiri untuk memikul tanggung

jawab terhadap kelompok dan organisasi.

            Selain itu, dapat pula menjadi wadah pelatihan bagi para anggotanya. Mereka semakin

bertanggug jawab secara bersama pula, pimpinan pun memperoleh pelajaran lebih dan semakin

terdorong untuk membantu dan menunjang pertumbuhan gugus kendali mutu dilingkungan

masing-masing. Gugus kendali mutu itu diakui benar-benar merupakan gugus kerja yang nyata

guna dan manfaatnya.

Pokok-pokok  kegiatan gugus kendali mutu adalah:

1.   Sebagai pengembangan diri

2. Kegiatan dilaksanakan secara sukarela

3. Kegiatan bersifat kelompok bukan pribadi

4. Menerapkan teknik quality circle dengan bantuan metode-metode statistik sederhana

seperti diagram Pareto, check list, histogram, control chart, dan diagram pencar

5. Permasalah yang dibahas berpijak pada tempat kerja masing-masing.

6. Keiatan gugus kendali mutu dilakukan secara berlanjut.

7. Kegiatan ini akan menghasilkan pengembangan bersama (kelompok) dan bukan

pengembangan sendiri-sendiri (pribadi)

8. Kegiatan gugus kendali mutu menuntut kreativitas kelompok

9. Kegiatan gugus kendali mutu membutuhkan partisipasi setiap anggota circle

10. 10.  Pokok-pokok kegiatan gugus kendali mutu, menemukan masalah yang penting dan

mendesak, serta mengadakan perbaikan perbaikan sistem yang sudah ada.

Gugus kendali mutu dibentuk adalah untuk meningkatkan taraf dan mutu kerja di

lingkungan gugus yang bersangkutan. Perbaikan kerja pada dasarnya mempunyai makna sebagai

peningkatan dan perbaikan mutu, baik mutu manajemen, mutu pelayanan maupun mutu unsur-

unsur lainnya dalam organisasi seperti mutu prosedur, hasil kerja, lingkungan kerja, informasi,

kemampuan pemecahan masalah, tata krama, penggunaan sumber-sumber, mutu pelaksanaan,

penampilan, dan lain-lain. Dengan demikian, jelas bahwa liputan konsep gugus kendali mutu

dalam rangka perbaikan mutu kerja itu sungguh amat luas. Suatu gugus kendali mutu pada

hakikatnya adalah sekelompok pegawai dari suatu organisasi yang mengadakan pertemuan

sesara tertib dan teratur.

Maksud pertemuan tersebut antara lain adalah untuk:

1. Menemukan masalah, mengkaji, menggali, dan mencari berbagai pemecahan masalah

yang berkaitan dengan kerja mereka sendiri.

2. Mencari dan mengkaji berbagai kesempatan bagi perbaikan apa saja seperti uraian diatas,

mengusulkan,dan melibatkan diri dalam melaksanakan usul-usul perbaikan tersebut.

3. Membantu satuan kerjanya  masing-masing dalam menyesuaikan diri terhadap perubahan

yang terjadi yang akan berpengaruh terhadap organisasi sehingga memerlukan perubahan

pada satuan organisasi.

Secara umum usaha pegendalian mutu terpadu ini memang bertujua untuk meningkatkan

kualitas produk dan usaha penekanan biaya. Akan tetapi, selain itu ternyata upaya ini juga

menghasilkan manfaat lain yang terwujud seperti.

1. Para pemimpin dapat belajar tentang bagaimana cara memanajemeni suatu kegiatan

dengan baik dan mereka juga lebih mengerti bagaimana cara menilai kegiatan

operasional berdasarkan fakta yang ditemukan;

2. Hubungan antar manusia secara moral telah dapat ditingkatkan, serta angka kehadiran

dapat di perbaiki

3. Pengaturan operasional organisasi harus selalu diselaraskan dengan ide dasar

pengendalian mutu yang terpadu

4. Suatu cara pemikiran tentang keselarasan dalam suatu organisasi telah kita miliki, hal ini

mengakibatkan semakin menbaiknya cara kerja sama di antara berbagai unit dalam

organisasi

5. Setiap pengurus organisasi dapat mengerti seluruh kebijakan organisasi dengan lebih baik

lagi, sehingga dampaknya terhadap pengingkatan moral seluruh pegawai, dan

peningkatan kemampuan masing-masing individu segera menampakan hasil

6. Peningkatan kesadaran terhadap manajemen.

Selanjutnya masih terkait dengan bahasan kegiatan gugus kendali mutu ini Hamzah

(1991:62) mengemukakan sebagai beriku t:

“Penerapan teknik-teknik kendali mutu.Teknik-teknik kendali mutu dan bagaimana

mempelajarinya. Karena teknik ada untuk digunakan. Teknik merupakan alat bukan tujuan

pengendalian mutu. Bagaimana mengajarkan teknik kendali mutu. Bagaimana hubungan teknik

kendali mutu dengan teknik-teknik lainnya”

Dalam kehidupan suatu organisasi juga terdapat semangat kerja sama untuk bekerja

dalam gugus da keinginan untuk bekerja dengan prestasi setinggi-tingginya. Watak otoriter dan

feodalisnya pimpinan, dapat menyesuaikan diri dengan kebutuhan untuk mendukung konsep

gugus kendali mutu, konsep untuk mengajukan ide-ide dengan gagasan baru.