Sarana dan prasarana Kantor| 1
Untuk SMK
Nama :
Kelas :
No. Absen :
Sekolah :
XI B
Penerbit : Penyusun : Ratna Yunita
MODUL
SARANA DAN
PRASARANA
Menentukan Pelaporan
Penyimpanan Dan
Pemeliharaan Sarana Dan
Prasarana
MODUL
Kurikulum
2013
Sarana dan prasarana Kantor| 2
MENENTUKAN PELAPORAN PENYIMPANAN DAN
PEMELIHARAAN SARANA DAN PRASARANA
MODUL
UNTUK MEMENUHI TUGAS MATAKULIAH
Pengembangan Bahan Ajar ADP berbasis TIK
Yang dibina oleh Drs. H. Mohammad Arief, M. Si
Oleh
Ratna Yunita 150412607174
UNIVERSITAS NEGERI MALANG
FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN MANAJEMEN
S1 PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
November 2017
Sarana dan prasarana Kantor| 3
MODUL
Sarana Dan Prasarana
Menentukan Pelaporan
Penyimpanan Dan
Pemeliharaan Sarana Dan
Prasarana
Untuk SMK Kelas XI Semester 2
Penyusun:
Ratna Yunita
Sarana dan prasarana Kantor| 4
Kata Pengantar
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa,
karena atas berkat dan rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan modul ini
dengan tepat pada waktu. Modul ini disusun berdasarkan Standar Isi yang
sudah ditetapkan oleh Pemerintah.
Modul ini merupakan buku pegangan bagi guru dan peserta didik
dalam kegiatan belajar mengajar di sekolah. Melalui modul ini, penulis
berusaha menyajikan materi dengan berbagai model evaluasi dan
penugasan dalam bentuk praktik langsung dengan teknik bervariasi untuk
mempermudah peserta didik dalam mencapai target-target belajar atau
kompetensi yang diharapkan. Pemanfaatan modul ini dapat
dikombinasikan dengan kegiatan mendengarkan materi yang disampaikan
guru dan kegiatan membaca buku-buku sumber lainnya secara mandiri.
Berbagai kegiatan tersebut diharapkan dapat mendukung kegiatan belajar
peserta didik secara menyeluruh.
Akhir kata, penulis mengucapkan terima kasih kepada semua
pihak yang telah membantu hingga terselesainya modul ini. Semoga
modul ini dapat memberikan manfaat dalam pembelajaran materi Sarana
dan Prasarana.
Malang, Oktober 2017
Penulis
Sarana dan prasarana Kantor| 5
Daftar isi
Judul ....................................................................................................... 3
Kata Pengantar...................................................................................... 4
Daftar Isi ................................................................................................ 5
Bab 1
Pendahuluan .......................................................................................... 7 A. Deskripsi Singkat ............................................................................... 7
B. Tujuan Pembelajaran .......................................................................... 7
C. Petunjuk Belajar ................................................................................. 8
D. Kompetensi Inti .................................................................................. 9
E. Kompetensi Dasar ............................................................................... 9
F. Indikator .............................................................................................. 10
Bab2 Kegiatan Belajar.................................................................................... 11
A. Kompetensi Dasar .............................................................................. 11
B. Materi Pembelajaran ........................................................................... 11
C. Informasi Pendukung.......................................................................... 12
D. Paparan Isi Materi .............................................................................. 12
i. Penyimpanan Sarana dan Prasarana Kantor ......................................... 13
ii. Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor........................................ 14
ii. Pelaporan Sarana dan Prasarana Kantor ............................................. 18
E. Rangkuman Materi ............................................................................. 19
F. Latihan / Tugas ................................................................................... 19
Bab 3 Evaluasi .................................................................................................. 20
A. Maksud dan Tujuan Evaluasi ............................................................. 20
B. Materi Evaluasi ................................................................................... 20
C. Petunjuk Evaluasi ............................................................................... 20
D. Soal-Soal Evaluasi.............................................................................. 21
Sarana dan prasarana Kantor| 6
Bab 4 Penutup .................................................................................................. 25
A. Tindak Lanjut ..................................................................................... 25
B. Harapan .............................................................................................. 25
Lampiran .............................................................................................. 26
A. Kunci Jawaban ................................................................................... 26
B. Penilaian ............................................................................................. 29
i. Penilaian Psikomotor .......................................................................... 29
ii. Penilaian Sosial ................................................................................... 31
Daftar Pustaka ....................................................................................... 32
Sarana dan prasarana Kantor| 7
BAB 1
PENDAHULUAN
Laporan sarana prasarana adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk
melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik pesediaan, mutasi maupun
keadaan fisik dari sarana prasarana tersebut dalam periode tertentu. Dalam melakukan
evaluasi seluruh asset sekolah maka diperlukan data laporan. Laporan yang valid bisa
diterbitkan oleh user admin apabila semua data yang dibutuhkan pada sistem informasi
sarana dan prasarana seluruhnya telah terisi. Data laporan sangat dibutuhkan oleh
Bagian sarana dan prasarana untuk digunakan sebagai dasar kebijakan dalam
pengelolaan manajemen sarana prasarana.
Pemeliharaan yang dimaksudkan di sini adalah barang-barang
perbekalan/perlengkapan kantor baik yang ada di dalam gudang maupun yang ada di
unit pemakai harus selalu terpelihara agar selalu siap untuk digunakan dan juga untuk
memperpanjang usia pemakaian dalam rangka menghemat anggran kantor.
1. Siswa lebih bersyukur atas anugerah Tuhan Yang Maha Esa
2. Siswa dapat berperilaku jujur, disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah
lingkungan, gotong royong terhadap sesame
3. Siswa mengetahui penjelasan tentang penentuan penyimpanan, pemeliharaan
sarana dan prasarana
4. Siswa mengetahui penjelasan tentang apa saja fungsi dari pelaporan sarana dan
prasarana
5. Siswa mengetahui jenis-jenis pemeliharaan sarana dan prasarana.
6. Siswa mampu menentukan teknik penyusunan laporan sarana dan prasarana
7. Siswa mampu menjelaskan tujuan penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan
prasarana
8. Siswa mampu menjelaskan cara penyimpanan sarana dan prasarana
9. Siswa mampu menjelaskan manfaat penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan
prasarana.
10. Siswa mampu menjelaskan tahapan pemeliharaan sarana dan prasarana.
A. Deskripsi Singkat
B.Tujuan Pembelajaran
Sarana dan prasarana Kantor| 8
1. Peserta Didik
a. Bacalah dengan cermat modul ini dan pahami dengan baik
b. Diskusikan dengan sesama peserta didik apa yang telah anda cermati untuk
mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi
yang ingin dicapai dalam modul ini. Bila masih ragu, maka tanyakan pada
guru.
c. Bila proses memahami materi anda mendapatkan kesulitan, diskusikan dengan
teman-teman anda atau konsultasikan dengan guru.
d. Kerjakan tugas-tugas, baik secara individu ataupun kelompok dengan jujur
dan teliti serta bertanggung jawab.
e. Peserta didik tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya,
bila belum menguasai secara tuntas materi pada kegiatan belajar sebelumnya.
f. Untuk kegiatan praktik diharapkan peserta didik selalu membaca dan
memahami teori yang mendukung materi Pratik.
2. Guru
a. Informasikan tentang bagaimana cara menggunakan modul, cara
pembelajaran, cara penilaian, dan bahan dan alat yang diperlukan, dan waktu
yang dibutuhkan.
b. Berilah bimbingan pada peserta didik bila siswa mendapati kesulitan.
c. Monitor dan dan catat kemajuan peserta didik dan berikan feedback atas
pencapaian belajar peserta didik.
d. Selama Kegiatan Belajar Mengajar (KBM), tetaplah berada di kelas / tampat
belajar.
e. Untuk kegiatan praktik, gunakan sarana dan alat-alat yang disesuaikan dengan
materi ajar, dapat dilakukan di kelas, tetapi jauh lebih baik jika menggunakan
laboratorium kantor untuk kegiatan tersebut.
C. Petunjuk Belajar
Sarana dan prasarana Kantor| 9
KI 1 Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.
KI 2 Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun,
ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro-
aktif) dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai
permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan
sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.
KI 3 Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural
dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan
wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait
fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada
bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah.
KI 4 Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak
terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara
mandiri, dan mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan.
1.2 Penerapan penggunaan sarana prasarana kantor sebagai wujud penerapan
nilai-nilai agama yang dianut.
1.2 Meyakini bahwa mengelola sarana dan prasarana dengan baik adalah salah
satu bentuk pengamalan perintah Tuhan yang harus dilakukan secara
sungguh-sungguh.
2.1 Memiliki motivasi internal dan menunjukkan rasa ingin tahu dalam
pembelajaran menyiapkan, menggunakan sarana dan prasarana.
2.2 Menunjukkan perilaku ilmiah (jujur , disiplin, tanggung jawab, peduli, santun,
ramah lingkungan, gotong royong) dalam melakukan pembelajaran sarana
prasarana sebagai bagian dari sikap ilmiah.
2.3 Menghargai kerja individu dan kelompok dalam pembelajaran sehari-hari
sebagai wujud implementasi sikap kerja.
D. Kompetensi Inti
E. Kompetensi Dasar
Sarana dan prasarana Kantor| 10
2.4 Memiliki Sikap proaktif dalam melakukan kegiatan pelaporan, penyim[panan
dan pemeliharaan sarana dan prasarana.
3.3 Menentukan pelaporan, penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana.
4.3 Mempraktikan pelaporan, penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan
prasarana.
Menerapkan penggunaan panca indera sebagai sarana untuk berkarya secara
efektif dan efisien dalam kantor berdasarkan nilai-nilai agama yang dianut.
Meyakinkan bahwa bekerja dalam kantor adalah salah satu bentuk
pengamalan perintah Tuhan yang harus dilakukan secara sungguh-sungguh
dan bertanggung jawab.
Memotivasi dan menunjukkan rasa ingin tahu dalam memanfaatkan ilmu
pengetahuan mengenai sarana dan prasarana dalam kantor.
Berakhlak mulia (jujur , disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah
lingkungan, gotong royong) dalam memanfaatkan ilmu pengetahuan dan
teknologi untuk menghasilkan informasi sarana dan prasarana kantor yang
mudah dipahami.
Menghargai kerja individu dan kerja kelompok dalam pembelajaran sehari-
hari sebagai wujud implementasi sikap kerja.
Proaktif dalam kegiatan diskusi untuk menganalisis perencanaan pengadaan
dan permintaan sarana dan prasarana kantor.
Menjelaskan pengertian sarana dan prasarana melalui studi literatur.
Menjelaskan pelaporan, penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana
kantor melalui studi literatur.
Menjelaskan cara pelaporan sarana dan prasarana di dalam kantor.
Membuat kesimpulan tentang pelaporan, penyimpanan dan pemeliharaan
sarana dan prasarana kantor.
Mempraktika pelaporan, penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan
prasarana.
F. Indikator
Sarana dan prasarana Kantor| 11
BAB 2
Kegiatan belajar
1. Penerapan penggunaan sarana prasarana kantor sebagai wujud penerapan
nilai-nilai agama yang dianut.
2. Meyakini bahwa mengelola sarana dan prasarana dengan baik adalah salah
satu bentuk pengamalan perintah Tuhan yang harus dilakukan secara
sungguh-sungguh.
3. Memiliki motivasi internal dan menunjukkan rasa ingin tahu dalam
pembelajaran menyiapkan, menggunakan administrasi sarana dan prasarana.
4. Menunjukkan perilaku ilmiah (jujur , disiplin, tanggung jawab, peduli, santun,
ramah lingkungan, gotong royong) dalam melakukan pembelajaran sarana
prasarana sebagai bagian dari sikap ilmiah.
5. Menghargai kerja individu dan kelompok dalam pembelajaran sehari-hari
sebagai wujud implementasi sikap kerja.
6. Memiliki Sikap proaktif dalam melakukan kegiatan sarana dan prasarana.
7. Menentukan pelaporan, penyim[panan dan pemeliharaan sarana dan
prasarana.
8. Mempraktikan pelaporan, penyim[panan dan pemeliharaan sarana dan
prasarana.
1. Penyimpanan Sarana dan Prasarana Kantor
Pengertian penyimpanan
Tujuan penyimpanan
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyimpanan barang/bahan kantor
Cara penyimpanan barang kantor
2. Pemeliharaan Sarana Dan Prasarana Kantor
Pengertian pemeliharaan
Tujuan pemeliharaan
Manfaat pemeliharaan
Hal yang perlu diperhatikan agar kegiatan pemeliharaan berjalan lancar dan
efisien
Jenis-jenis pemeliharaan
Tahapan pemeliharaan
A. Kompetensi Dasar
B.Materi Pembelajaran
Sarana dan prasarana Kantor| 12
3. Pelaporan Sarana Dan Prasarana
Pengertian pelaporan
Fungsi laporan
Bukti/catatan pendukung laporan
Teknik pembuatan laporan
Melakukan pemeliharaan pada barang-barang kantor yaitu dengan
menyemprot dengan bahan anti karat barang-barang yang terbuat dari logam
seperti meja atau lemari.
Menerapkan kedisiplinan dalam pemakaian alat kantor dengan selalu
digunakan sesuai prosedur, dibersihkan dan diletakkan secara aman. Contohnya
penerapkan prosedur penggunaan komputer yaitu (menghidupkan dan
mematikan) harus sesuai dan dibersihkan secara rutin juga matikan sambungan
listrik jika sudah tidak digunakan lagi.
C.Informasi Pendukung
Sarana dan prasarana Kantor| 13
A. Sarana Dan Prasarana Kantor
1. Penyimpanan Sarana dan Prasarana
a. Pengertian Penyimpanan
Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau
petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik
berasal dari pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan.
Penggundangan merupakan serangkaian kegiatan pengurusan dalam
penyimpanan logistik mulai dari kegiatan penerimaan, pencatatan,
pemasukan, penyimpanan, pengaturan, pembukaan, pemeliharaan,
pengeluaran, dan pendistribusian sampai dengan kegiatan
pertanggungjawaban pengelolaan gudang (pembuatan laporan-laporan)
dengan tujuan mendukung kontinuitas kerja unit usaha, sekaligus mendukung
efektivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan (Dwiantara,2004:82).
b. Tujuan Penyimpanan
Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain :
1. Agar barang tidak cepat rusak
2. Agar tidak terjadi kehilangan barang
3. Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut
dicari
4. Memudahkan dalam pengawasan
5. Memudahkan dalam analisis barang
c. Hal-hal yang harus diperhatikan
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyimpanan barang/bahan kantor
antara lain :
1. Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan
2. Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan
3. Sifat barang yang disimpan
4. Sarana penyimpanan dan pemeliharaan
5. Prosedur dan tata kerja
6. Biaya yang disediakan
7. Tenaga yang diperlukan
8. Jangka waktu penyimpanan
D. Paparan Isi Materi
Sarana dan prasarana Kantor| 14
d. Cara penyimpanan barang kantor
Cara penyimpanan barang/bahan kator sebagai berikut :
1. Barang yang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merk dan
satuan barang)
2. Barang yang disimpan dalam keadaan bersih
3. Barang yang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi
4. Barang yang disimpan di tempat yang memadai
5. Barang yang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar
mudah dicari
6. Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau
siraman air
7. Barang yang disimpan diruangan yang dapat dikunci
8. Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku
persediaan
9. Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan
dibagian terdepan, sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama
disimpan lebih disimpan dalam.
2. Pemeliharaan Sarana Dan Prasarana Kantor
a. Pengertian pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan kegiatan penjagaan atau pencegahan dari
kerusakan suatu barang, sehingga barang tersebut kondisinya baik dan siap
digunakan. Pemeliharaan mencakup segala daya upaya yang terus menerus
untuk mengusahakan agar peralatan tersebut tetap dalam keadaan baik.
Beberapa pengertian terkait pemeliharaan logistik dari beberapa ahli dan
literatur antara lain :
Ibnu Syamsi :
Pemeliharaan (maintenance) adalah perawatan terhadap perlengkapan materiil
dengan tujuan agar perlengkapan itu dapat lebih awet (mengurangi kecepatan
rusak).
Subagya, 1988:87
Pemeliharaan adalah suatu usaha atau proses kegiatan untuk mempertahankan
kondisi teknis dan daya guna suatu alat produksi atau fasilitas kerja dengan
jalan merawat, memperbaiki, merehabilitasi dan menyempurnakan.
Lukas dan Rumsari
Pemeliharaan Logistik adalah setiap kegiatan untuk mempertahankan kondisi
teknis, daya guna, dan daya hasil logistik baik usaha yang bersifat preventif
maupun represif sehingga setiap logistik yang ada senantiasa merupakan
logistik yang siap pakai dan umur pemakaian logistik mencapai batas waktu
yang optimal.
Sarana dan prasarana Kantor| 15
Pp No. 6 Tahun 2006
Yang dimaksud dengan pemeliharaan adalah suatu rangkaian kegiatan untuk
menjaga kondisi dan memperbaiki semua barang milik negara/daerah agar
selalu dalam keadaan baik dan siap untuk digunakan secara berdaya guna
dan berhasil guna.
Permendagri No. 17 Tahun 2007
Pemeliharaan merupakan kegiatan atau tindakan agar semua barang selalu
dalam keadaan baik dan siap untuk digunakan secara berdaya guna dan
berhasil guna.
b. Tujuan Pemeliharaan
Tujuan pemeliharaan saranan dan prasarana kantor yaitu :
1. Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu
2. Agar barang tidak mudah hilang
3. Agar barang tidak kadaluarsa
4. Agar barang tidak mudah susut
5. Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.
c. Manfaat Pemeliharaan
Manfaat pemeliharaan sarana dan prasarana kantor sebagai berikut :
1. Jika peralatan terpelihara dengan baik, umurnya akan awet yang berarti tidak
perlu mengadakan penggantian dalam waktu yang singkat.
2. Pemeliharaan yang baik mengakibatkan jarang terjadi kerusakan yang berarti
biaya perbaikan dapat ditekan seminimum mungkin.
3. Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka akan lebih terkontrol
sehingga terhindar dari kehilangan.
4. Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka enak dilihat dan dipandang.
5. Pemeliharaan yang baik memberikan hasil pekerjaan yang baik.
d. Hal yang perlu diperhatikan agar kegiatan pemeliharaan berjalan lancar dan
efisien :
1. Data mengenai peralatan harus lengkap (no, jenis, tahun pembuatan,
kapasitas, cara, operasi,dll).
2. Planning dan schenduling (rencana dan jadwal pemeliharaan) preventive
maintenance, inspeksi, pembersihan, reparasi.
3. Surat perintah (work orders) : surat pemberitahuan berisi dikerjakan
diluar/didalam perusahaan, tenaga dan bahan yang dibutuhkan waktu
pelaksanaan.
4. Persediaan material dan spare part tersedia sesuai kebutuhan peralatan.
5. Catatan (records) : perlu dilakukan pencatatan jumlah peralatan, letak,
karakter alat, lama inspeksi internal, dan biaya maintenance.
6. Laporan pengawasan dan analisa : laporan tentang kemajuan, perbaikan
serta analisa kegagalan perbaikan.
Sarana dan prasarana Kantor| 16
e. Jenis-jenis Pemeliharaan
1. Pemeliharaan Terencana
Pemeliharaan terencana adalah jenis perawatan yang diprogramkan,
diorganisir, dijadwal, dianggarkan, dan dilaksanakan sesuai dengan
rencana, serta dilakukan monitoring dan evaluasi (Sunarto 2002:4).
Perawatan terencana dibedakan menjadi dua, yakni perawatan terencana
yang bersifat pencegahan atau perawatan preventif, dan perawatan
terencana yang bersifat korektif.
2. Pemeliharaan Pencegahan (preventive maintence)
Kegiatan pemeliharaan dan perawatan yang dilakukan untuk
mencegah timbulnya kerusakan yang tidak terduga dan menemukan
kondisi/keadaan yang tidak terduga dan menemukan kerusakan pada waktu
digunakan.
Pemeliharaan ini bersifat pencegahan, berupa pemeliharaan sarana
prasarana pendidikan yang secara sadar dilakukan melalui tahapan
perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, serta monitoring dengan
tujuan untuk mencegah terjadinya gangguan kemacetan atau kerusakan
fasilitas atau peralatan. Pemeliharaan preventiv adalah perawatan yang
dilakukan pada selang waktu tertentu dan pelaksanaannya dilakukan secara
rutin dengan beberapa kriteria yang ditentukan sebelumnya dengan tujuan
untuk mencegah dan mengurangi kemungkinan suatu komponen tidak
memenuhi kondisi normal (Depdikbud, 1999:2).
3. Pemeliharaan Memperbaiki (corrective maintence)
Kegiatan pemeliharaan setelah timbul atau pada saat timbul kerusakan
sering disebut perbaikan dan perlu memperhatikan biaya yang timbul.
Pemeliharaan yang bersifat memperbaiki akan berkaitan dengandeteksi
kerusakan, dan perbaikan atau penggantian bagian yang rusak.
Tahapan pemeliharaan korektif :
a. Deteksi
1. Cek fungsi
2. Cek kinerja
3. Perbandingan dengan spesifikasi alat/sistem
b. Menentukan Lokasi
1. Cek fungsi tiap blok (bagian dari sistem)
2. Cek komponen pada blok yang tidak bekerja dengan baik
c. Perbaikan
Perbaiki atau ganti komponen yang rusak dengan yang baru.
Sarana dan prasarana Kantor| 17
Ditinjau dari sifatnya ada empat macam pemeliharaan sarana
prasarana pendidikan di sekolah antara lain :
1. Pemeliharaan perlengkapan bersifat pengecekan
2. Pemeliharaan yang bersifat pencegahan
3. Pemeliharaan yang bersifat perbaikan ringan
4. Perbaikan berat.
Sedangkan jika ditinjau dari waktu pemeliharaannya ada dua macam
pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah antara lain :
1. Pemeliharaan sehari-hari, seperti menyapu, mengepel lantai,
membersihkan pintu. (dilakukan setiap hari)
2. Pemeliharaan berkala, misalnya pengontrolan genting, pengapuran
tembok. (menurut jangka waktu tertentu)
Adapun pemeliharaan berdasarkan jenis barang:
1. Pemeliharaan barang bergerak. (dilaukan setiap hari atau berkala)
2. Pemeliharaan barang tidak bergerak. (dilakukan setiap hari atau
berkala)
f. Tahapan Pemeliharaan
a. Tahapan perencanaan
Desain system pemeliharaan yang sederhana dan praktis tetapi tetap
memberikan pengawasan yang akurat dan teliti. Tujuan dari tahapan ini
adalah memperkirakan anggaran pemeliharaan yang tepat, memberikan
pelayanan yang cepat dan dapat dipertanggungjawabkan.
b. Tahap pelaksanaan
1. Pengamatan inventarisasi peralatan pemeliharaan
2. tersedianya buku-buku untuk setiap peralatan atau barang, antara
lain :
1) Operator manual : buku petunjuk bagi para operator
2) Maintence manual : buku petunjuk tentang cara-cara
pemeliharaan peralatan
3) Katalog : buku yang memuat nama dan gambar, alat, suku
cadang, dan kode-kode suku cadang.
c. Tahapan pasca (post) pelaksanaan :
1. Persiapan pengajuan anggaran, hasil pengkajian dalam tahap
sebelumnya.
2. Pembuatan daftar kebutuhan akan suku cadang bahan-bahan
lainnya guna pemeliharaan yang efektif, efisien dan produktif.
3. Pengkajian dan peninjauan kembali akan system pemeliharaan
penyediaan tenaga system anggaran dan para supplier.
Sarana dan prasarana Kantor| 18
3. Pelaporan Sarana Dan Prasarana
a. Pengertian Pelaporan
Laporan sarana dan prasarana kantor adalah suatu kegiatan yang
bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik
persediaan, mutasi, maupun keadaan fisik dari sarana dan prasarana tersebut
dalam periode waktu tertentu (triwulan, semester, atau setahun).
b. Fungsi Laporan
Fungsi laporan sarana dan prasarana kantor adalah :
1. Sebagai bahan pertanggungjawaban
2. Sebagai pengendali persediaan
3. Memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang.
4. Sebagai dasar atau bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan.
c. Bukti/catatan pendukung laporan
Dalam menyampaikan laporan secara tertulis kepada pimpinan,
sebaiknya dilampiri dengan beberapa bukti atau cattan pendukung antara lain
:
1. Bukti penerimaan barang
2. Bukti pembelian barang
3. Bukti pengeluaran barang
4. Kartu barang
5. Kartu persediaan
6. Daftar inventaris
7. Daftar rekapitulasi barang inventaris
d. Teknik Pembuatan Laporan
1. Memeriksa barang
2. Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran
3. Menghitung penerimaan dan pengadaan barang
4. Menghitung pengeluaran barang
5. Menghitung sisa persediaan
6. Mencatat mutasi barang
7. Melaporkan kepada atasan atau pimpinan
Sarana dan prasarana Kantor| 19
A. Sarana Dan Prasarana Kantor
1. Penyimpanan Sarana dan Prasarana
a. Pengertian Penyimpanan
Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau
petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor.
2. Pemeliharaan Sarana Dan Prasarana Kantor
a. Pengertian pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan kegiatan penjagaan atau pencegahan dari
kerusakan suatu barang, sehingga barang tersebut kondisinya baik dan siap
digunakan.
3. Pelaporan Sarana Dan Prasarana
a. Pengertian Pelaporan
Laporan sarana dan prasarana kantor adalah suatu kegiatan yang
bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik
persediaan, mutasi, maupun keadaan fisik dari sarana dan prasarana tersebut
dalam periode waktu tertentu (triwulan, semester, atau setahun).
b. Teknik Pembuatan Laporan
1. Memeriksa barang
2. Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran
3. Menghitung penerimaan dan pengadaan barang
4. Menghitung pengeluaran barang
5. Menghitung sisa persediaan
6. Mencatat mutasi barang
7. Melaporkan kepada atasan atau pimpinan
1. Observasi penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor di
perusahaan.
2. Buatlah laporan sarana dan prasarana kantor dalam suatu perusahaan!
E. Rangkuman Materi
F. LATIHAN / TUGAS
Sarana dan prasarana Kantor| 20
BAB 3
EVALUASI
Untuk melihat berhasil atau tidaknya guru mengajar materi tersebut
Untuk mengukur kemampuan (pemahaman) siswa mengenai
perencanaan pengadaan dan permintaan sarana dan prasarana
Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas baik,
sangat dibutuhkan setiap organisasi dimanapun dalam menyelenggarakan
kegiatannya untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana
dan prasarana, mustahil tujuan akan dapat dicapai. Demikian halnya kantor,
tempat berlangsungnya kegiatan yang berkaitan dengan ketatausahaan atau
administrasi yang sangat memerlukan sarana dan prasarana kantor. Agar
semua kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang
bersifat administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan
baik dan efisien, maka pelaksanaan atau pengelolaan sarana dan prasarana
kantor harus dilakukan dengan baik.
Bacalah Kompetensi Inti dan Kompetensi Dasar pada bagian awal
dengan baik dan cermat!
Baca dan pahamilah Paparan Isi Materi diatas!
Diskusikan dengan teman sebangku dan buatlah ikhtisar dari
Paparan Isi Materi diatas!
Perhatikan dan pahami kembali tugas-tugas pada Pendalaman
Materi dengan cermat dan teliti!
Kerjakan Latihan Soal di bawah ini dengan cermat dan teliti!
Kumpulkan hasil pekerjaan kepada guru!
A. Maksud dan Tujuan Evaliasi
B. Materi Evaluasi
C.Petunjuk Evaluasi
Sarana dan prasarana Kantor| 21
I. Soal Pilihan Ganda
Pilihlah jawaban yang benar dengan memberi tanda silang (x) pada huruf a, b,
c, d, dan e!
1. Kegiatan penjagaan atau pencegahan dari kerusakan suatu barang sehingga barang
tersebut kondisinya baik. Pengertian tersebut termasuk dalam pengertian dari... .
A. Penyimpanan sarana dan prasarana kantor.
B. Tujuan penyimpanan sarana dan prasarana kantor.
C. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyimpanan sarana dan prasarana kantor.
D. Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor
E. Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor.
2. Berikut ini yang bukan termasuk tujuan penyimpanan sarana dan prasarana adalah...
.
A. Agar barang tidak terjadi kehilangan barang.
B. Agar tersusun rapi dehingga mudah ditemukan saat dicari.
C. Memudahkan analisis barang.
D. Agar barang tidak mudah hilang.
E. Memudahkan dalam pengawasan.
3. Pemeliharaan adalah suatu usaha atau proses kegiatan untuk mempertahankan kondisi
teknis dan daya guna suatu alat produksi atau fasilitas kerja dengan jalan merawat,
memperbaiki, merehabilitasi dan menyempurnakan.
Uraian diatas termasuk pendapat tokoh dari ahli dan literatur terkait dengan
pemeliharaan arsip. Siapakah tokoh yang dimaksud... .
A. Ibnu Syamsi
B. Lukas dan Rumsari
C. Subagya, 1998:87
D. PP No. 6 Tahun 2006
E. Permendagri No. 17 Tahun 2007
4. Berikut tujuan dari pemeliharaan sarana dan prasarana, kecuali... .
A. Agar barang tidak susut
B. Agar barang tidak kadaluarsa
C. Agar barang tidak rusak
D. Selalu dalam keadaan aman
E. Sebagai pengebdali persediaan
D. SOAL-SOAL EVALUASI
Sarana dan prasarana Kantor| 22
5. Dalam jenis-jenis pemeliharaan terdapat 3 jenis pemeliharaan, salah satunya yaitu
corrective maintence. Manakah pemeliharaan yang ditinjau dari sifatnya... .
A. Deteksi, menentukan lokasi, perbaikan.
B. Pengecekan, pencegahan, perbaikan ringan, perbaikan berat.
C. Pemeliharaan sehari-hari, pemeliharaan berkala.
D. Pemeliharaan barang bergerak, pemeliharaan barang tidak bergerak.
E. Cek fungsi, cek kinerja, perbandingkan dengan spesifikasi alat/sistem.
6. Untuk pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah dilakukan beberapa
waktu sekali? (untuk mengepel lantai dan membersihkan pintu)
A. Setiap hari
B. Tiga hari sekali
C. Lima hari sekali
D. Seminggu sekali
E. Lima belas hari sekali
7. Ada berapa tahapan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor?
A. 1
B. 2
C. 3
D. 4
E. 5
8. Buku... .petunjuk tentang cara-cara pemeliharaan peralatan. Pengertian tersebut
merupakan fungsi buku. Isi yang tepat untuk titik-titik diatas adalah... .
A. Maintence manual
B. Notebook
C. Buku agenda
D. Operator manual
E. Katalog
9. Apakah yang dimaksud surat perintah... .
A. Laporan tentang kemajuan, perbaikan serta analisa kegagalan perbaikan.
B. Rencana dan jadwal pemeliharaan dari pusat.
C. Tugas yang diberikan atasan kepada sekretaris untuk mencatatan jumlah sarana
prasarana.
D. Pemberitahuan berisi dikerjakan didalam/diluar perusahaan, tenaga dan bahan
yang dibutuhkan waktu pelaksanaan.
E. Data mengenai peralatan harus lengkap.
10. Ada berapa hal yang harus diperhatikan agar kegiatan pemeliharaan berjalan dengan
lancar dan efesien... .
A. 2
B. 3
Sarana dan prasarana Kantor| 23
C. 4
D. 5
E. 6
11. Ada berapa jenis-jenis pemeliharaan... .
A. 1
B. 2
C. 3
D. 4
E. 5
12. Kegiatan pemeliharaan setelah timbul atau pada saat timbul kerusakan dan perlu
memperhatikan biaya yang timbul.
Uraian diatas termasuk pengertian dari jenis pemeliharaan, yakni termasuk jenis
pemeliharaan... .
A. Terencana
B. Preventive maintence
C. Correctiv maintence
D. Deteksi
E. Perbaikan
13. Dalam menyampaikan laporan secara tertulis kepada pimpinan, sebaiknya dilampiri
bukti/catatan. Ada berapa bukti/catatan yang harus dilampirkan... .
A. 5
B. 6
C. 7
D. 8
E. 9
14. Pemeliharaan yang dilakukan menurut jangka waktu tertentu, pengertian dari... . A. Pemeliharaan berkala B. Pemeliharaan barang bergerak C. Pemeliharaan sehari-hari D. Pemeliharaan barang tidak bergerak E. Inventarisasi
15. Berikut merupakan ciri peralatan kantor yang baik, kecuali... .
A. Bernilai guna
B. Membantu kerja
C. Bermutu tinggi
D. Berkualitas
E. Bernilai mahal
Sarana dan prasarana Kantor| 24
II. Soal Essay
Jawablah soal-soal dibawah ini dengan jelas dan benar!
1. Jelaskan pengertian dari penyimpanan, pemeliharaan dan pelaporan sarana dan
prasarana kantor!
2. Sebutkan 5 tujuan penyimpanan sarana dan prasarana kantor!
3. Sebut dan jelaskan jenis-jenis pemeliharaan!
4. Jelaskan tahap pemeliharaan sarana dan prasarana kantor!
5. Sebutkan teknik pembuatan laporan sarana prasarana secara urut!
SELAMAT MENGERJAKAN
Sarana dan prasarana Kantor| 25
BAB 4
PENUTUP
A. Tindak Lanjut
Proses kegiatan belajar mengajardengan menggunakan modul ini
sebagai media pembelajaran, diharapkan pihak-pihak yang berkepentingan
akan melakukan tindak lanjut sebagai berikut :
1. Lembaga pendidikan atau sekolah harus menindak lanjuti pengembangan
bahan ajar dan mendukung penuh upaya guru untuk mengembangkan media modul secara berkesinambungan.
2. Guru atau pendidik senantiasa menggunakan media pembelajaran modul
ini sebagai pedoman agar siswa memperoleh informasi dan pengetahuan yang diperlukan secara luas.
3. Peserta didik atau siswa menggunakan modul dan mengerjakan latihan-
latihan yang tersedia, sehingga kemampuan dapat bertambah dan guru
dapat mengevaluasi apa saja yang harus ditingkatkan dalam proses
pembelajaran.
B. Harapan Dengan penyususnan modul ini, beberpa harapan penyusun
adalah sebagai berikut:
1. Modul ini dapat menjadi pedoman bagi pendidik untuk proses belajar mengajar
2. Peserta didik bisa memanfaatkan media pembelajaran ini untuk memperoleh informasi dan pengetahuan baru
3. Peserta didik dan guru dapat mengukur dan mengevaluasi kemampuan peserta didik memahami materi
4. Pengembangan modul dan media pembelajaran sejenis yang lebih baik lagi harus terus dilakukan
5. Modul ini dapat dimanfaatkan secara luas.
Sarana dan prasarana Kantor| 26
LAMPIRAN
A. Kunci jawaban
I. Soal Pilihan Ganda
1. D 6. A 11. C
2. D 7. C 12. C
3. C 8. E 13. C
4. E 9. D 14. A
5. B 10. E 15. E
B. Kunci jawaban
II. Soal Essay
1. a. Pengertian penyimpanan
Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan olehy satuan
kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan
barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau
yang diperoleh dari bantuan.
b. Pengertian pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan kegiatan penjagaan atau pencegahan
dari kerusakan suatu barang, sehingga barang tersebut kondisinya
baik dan siap digunakan. Pemeliharaan mencakup segala daya upaya
yang terus menerus untuk mengusahakan agar peralatan tersebut
tetap dalam keadaan baik.
c. Pengertian pelaporan
Laporan sarana dan prasarana kantor adalah suatu kegiatan yang
bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor,
baik persediaan, mutasi, maupun keadaan fisik dari sarana dan
prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu (triwulan, semester,
atau setahun).
2. Tujuan penyimpanan sarana dan prasarana kantor :
1. Agar barang tidak cepat rusak
2. Agar tidak terjadi kehilangan barang
Sarana dan prasarana Kantor| 27
3. Agar barang tidak kadaluarsa
4. Agar barang tidak mudah susut
5. Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.
3. Jenis-jenis pemeliharaan
1. Pemeliharaan Terencana
Pemeliharaan terencana adalah jenis perawatan yang
diprogramkan, diorganisir, dijadwal, dianggarkan, dan dilaksanakan
sesuai dengan rencana, serta dilakukan monitoring dan evaluasi
(Sunarto 2002:4). Perawatan terencana dibedakan menjadi dua,
yakni perawatan terencana yang bersifat pencegahan atau
perawatan preventif, dan perawatan terencana yang bersifat
korektif.
2. Pemeliharaan Pencegahan (preventive maintence)
Kegiatan pemeliharaan dan perawatan yang dilakukan untuk
mencegah timbulnya kerusakan yang tidak terduga dan menemukan
kondisi/keadaan yang tidak terduga dan menemukan kerusakan
pada waktu digunakan.
Pemeliharaan ini bersifat pencegahan, berupa pemeliharaan
sarana prasarana pendidikan yang secara sadar dilakukan melalui
tahapan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, serta
monitoring dengan tujuan untuk mencegah terjadinya gangguan
kemacetan atau kerusakan fasilitas atau peralatan. Pemeliharaan
preventiv adalah perawatan yang dilakukan pada selang waktu
tertentu dan pelaksanaannya dilakukan secara rutin dengan
beberapa kriteria yang ditentukan sebelumnya dengan tujuan untuk
mencegah dan mengurangi kemungkinan suatu komponen tidak
memenuhi kondisi normal (Depdikbud, 1999:2).
3. Pemeliharaan Memperbaiki (corrective maintence)
Kegiatan pemeliharaan setelah timbul atau pada saat timbul
kerusakan sering disebut perbaikan dan perlu memperhatikan biaya
yang timbul. Pemeliharaan yang bersifat memperbaiki akan
berkaitan dengandeteksi kerusakan, dan perbaikan atau penggantian
bagian yang rusak.
Sarana dan prasarana Kantor| 28
4. Tahap pemeliharaan sarana dan prasarana kantor :
1. Tahapan perencanaan
Desain system pemeliharaan yang sederhana dan praktis tetapi
tetap memberikan pengawasan yang akurat dan teliti. Tujuan dari
tahapan ini adalah memperkirakan anggaran pemeliharaan yang
tepat, memberikan pelayanan yang cepat dan dapat
dipertanggungjawabkan.
2. Tahap pelaksanaan
Pengamatan inventarisasi peralatan pemeliharaan tersedianya
buku-buku untuk setiap peralatan atau barang, antara lain :
1. Operator manual : buku petunjuk bagi para operator
2. Maintence manual : buku petunjuk tentang cara-cara
pemeliharaan peralatan
3. Katalog : buku yang memuat nama dan gambar, alat, suku
cadang, dan kode-kode suku cadang.
3. Tahapan pasca (post) pelaksanaan :
Persiapan pengajuan anggaran, hasil pengkajian dalam tahap
sebelumnya. Pembuatan daftar kebutuhan akan suku cadang
bahan-bahan lainnya guna pemeliharaan yang efektif, efisien dan
produktif. Pengkajian dan peninjauan kembali akan system
pemeliharaan penyediaan tenaga system anggaran dan para
supplier.
5. Teknik pembuatan laporan secara urut : 1. Memeriksa barang 2. Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran 3. Menghitung penerimaan dan pengadaan barang 4. Menghitung pengeluaran barang 5. Menghitung sisa persediaan 6. Mencatat mutasi barang 7. Melaporkan kepada atasan atau pimpinan
Sarana dan prasarana Kantor| 29
I. Soal Pilihan Ganda Jumlah soal : 15 Butir Soal
Skor tiap soal : 2 point
Jumlah skor : jumlah soal x skor (2 point)
Skor maksimal : 30
II. Soal Essay Jumlah soal : 5 Butir Soal
Skor tiap soal : 14 point
Jumlah skor : jumlah soal x skor (14 point)
Skor maksimal : 70
Nilai akhir yang diperoleh : Σ skor pilihan ganda + Σ skor essay = SKOR AKHIR
KETENTUAN SKOR
NO. KETENTUAN SKOR
1. Jawaban benar dan sangat lengkap 14
2. Jawaban benar dan lengkap 12
3. Jawaban benar dan kurang lengkap 8
4. Jawaban benar dan tidak lengkap 4
5. Jawaban salah 1
6. Tidak dijawab 0
B. PENILAIAN
Sarana dan prasarana Kantor| 30
i. Format Penilaian
PSIKOMOTOR
Petunjuk :
Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas
perilaku berkarakter siswa menggunakan skala berikut ini :
D = Memerlukan Perbaikan C = Menunjukkan Kemajuan
B = Memuaskan A = Sangat Baik
Format Pengamatan Perilaku Berkarakter
No. Rincian Tugas
Kinerja (RTK)
Memerlukan perbaikan
(D)
Menunjukkan kemajuan (C)
Memuaskan (B)
Sangat baik (A)
1. Teliti, tekun, cekatan
2. Jujur 3. Aktif 4. Disiplin 5. Kreatif dan
Inovatif
Sarana dan prasarana Kantor| 31
ii. Format Penilaian
SOSIAL
Petunjuk :
Untuk setiap keterampilan sosial berikut ini, beri penilaian atas
keterampilan sosial siswa itu menggunakan skala berikut ini :
D = Memerlukan Perbaikan C = Menunjukkan Kemajuan
B = Memuaskan A = Sangat Baik
No. Rincian Tugas Kinerja (RTK)
Memerlukan perbaikan
(D)
Menunjukkan kemajuan (C)
Memuaskan (B)
Sangat baik (A)
1. Berkomunikasi
2. Bekerjasama
3. Partisipasi
Sarana dan prasarana Kantor| 32
DAFTAR PUSTAKA
http/:penyimpanan-dan-pemeliharaan-sarana-
dan-prasarana.html.pdf (diakses pada 05
Oktober 2017)
http://marianadwinurmaela.blogspot.co.id/201
4/07/pemeliharaan-sarana-dan-prasarana-
kantor.html?m=1 (diakses pada 15 Oktober
2017)