1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar belakang masalah
Manajemen modern di berbagai bentuk organisasi senantiasa
menempatkan informasi sebagai sumber daya yang penting setara dengan sumber
daya manusia, uang, mesin, dan material. Informasi yang tersimpan dalam bentuk
arsip dan atau dokumen menjadi bahan bagi pimpinan organisasi untuk
pengambilan keputusan.
Arsip atau rekaman kegiatan dalam suatu organisasi sangat penting untuk
dipelihara dan dikelola. Pengelolaan arsip yang kurang baik dalam suatu lembaga
akan berdampak buruk terhadap kinerja lembaga tersebut. Kecepatan dan
ketepatan mendapatkan informasi yang terdapat pada arsip akan berpengaruh
terhadap kualitas pengambilan keputusan pimpinan.
Sekolah sebagai lembaga yang mengelola sumber daya manusia dalam
bidang akademik sangat erat kepentingannya dengan administrasi kearsipan.
Semakin banyak siswa di suatu sekolah, maka semakin banyak arsip yang harus
dikelola. Demikian pula informasi informasi penting yang berhubungan dengan
personalia guru dan pegawai sekolah semakin lama semakin bertambah.
Permasalahan yang sering muncul di sekolah antara lain sulitnya
menemukan kembali arsip dan dokumen yang diperlukan. Penanganan sistem
kearsipan yang buruk menyebabkan sulitnya menemukan kembali surat-surat
masukyang penting. Selain itu sering terjadi kesulitan menemukan kembali
salinan surat keluar, berkas-berkas siswa, guru maupun pegawai, bahkan sampai
hilangnya dokumen-dokumen sekolah yang sangat penting.
Keadaan yang demikian tersebut, harus mendapat perhatian serius dengan
mencarikan solusi untuk mengatasinya. Salah satu upaya yang layak dilakukan
adalah meningkatkan kesadaran dan keterampilan para guru dan pegawai
administrasi di sekolah dalam menangani arsip. Pembenahan sistem administrasi
kearsipan juga penting dilakukan agar pengelolaan arsip di sekolah dapat
dilakukan dengan sistematis.
2
Upaya lain yang diduga dapat mengatasi masalah sulitnya penanganan
arsip di sekolah pada era teknologi komputer sekarang ini adalah dengan
mengembangkan program (software) aplikasi database administrasi kearsipan
berbasis komputer. Program aplikasi database yang dimaksud diharapkan dapat
meningkatkan keamanan, kecepatan dan keakuratan penyimpanan maupun
penemuan kembali arsip di sekolah. Melalui aplikasi database administrasi
kearsipan akan mempercepat akses informasi yang tersimpan secara cepat dan
tepat sehingga dapat menghasilkan pengambilan keputusan yang baik.
B. Roadmap penelitian
Penelitian ini merupakan penelitian pengembangan dalam bidang
administrasi kearsipan sekolah. Sejauh pengetahuan peneliti, belum ada penelitian
yang sama dengan rencana penelitian ini sebelumnya. Penelitian ini diduga
merupakan penelitian awal tentang pengembangan aplikasi database administrasi
kearsipan sekolah. Oleh karena itu, untuk kepentingan yang lebih besar ke depan,
masih diperlukan penelitian lanjutan dalam bidang ini, khususnya untuk
mengukur efektivitas program aplikasi database administrasi kearsipan yang
dikembangkan melalui penelitian ini.
C. Tujuan penelitian
Penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan program aplikasi sistem
kearsipan untuk sekolah berbasis komputer untuk meningkatkan efektivitas dan
efisiensi manajemen sekolah.
D. Sistematika Penelitian
Penelitian ini akan dilakukan dalam kurun waktu dua tahun, dengan
rincian kegiatan sebagai berikut:
Tahun Kegiatan
Pertama
(2011)
1. Analisis Kebutuhan Sistem Kearsipan Sekolah
2. Desain Sistem Kearsipan Sekolah
3. Pengembangan Produk Program Aplikasi Sistem Kearsipan
Sekolah
3
Kedua 1. Validasi Ahli Manajemen Kearsipan dan Ahli Pemrograman
(2012) 2. Revisi berdasarkan validasi Ahli
3. Uji coba terbatas
4. Revisi berdasarkan ujicoba terbatas
5. Ujicoba lapangan
6. Revisi berdasarkan ujicoba lapangan
7. Diseminasi dan Implementasi
Gambar 1. Sistematika Penelitian
4
BAB II KAJIAN
PUSTAKA
A. Program Komputer
1. Komputer
Sampai saat ini berbagai pengertian komputer banyak disajikan oleh
banyak orang. Donald H. Sanders dalam bukunya Computers Today (1988:
13) menyebutkan komputer sebagai sebuah kalkulator besar yang cepat,
mampu melakukan tugas utama seperti pemilihan, penduplikasian,
pemindahan, perbandingan, dan melakukan beberapa operasi non aritmatika
pada sejumlah huruf, angka, dan sejumlah simbol yang digunakan untuk
menggambarkan sesuatu. Senada dengan pendapat Sanders, Marilyn Meyer &
Roberta Baber (1995: 7) mendefinisikan komputer sebagai mesin elektronik
yang fleksibel dan dapat melakukan berbagai macam pekerjaan baik secara
aritmatika maupun non aritmatika.
Pendapat lain dikemukakan oleh Robert C. Nickerson, yang
mengartikan komputer sebagai sebuah alat elektronik yang menyimpan data
dan program serta memproses data dengan mengikuti instruksi instruksi dalam
sebuah program sehingga diperoleh output data (1992: 25). Sedangkan
William & Sawyer memberikan pengertian komputer sebagai mesin yang
dapat diprogram dan memiliki beragam fungsi untuk menerima data, baik data
mentah maupun angka, dan memproses atau mengubahnya ke dalm bentuk
informasi yang bisa kita manfaatkan (2007: 5). B.S. Dharma Oetomo
mendefinisikan komputer sebagai perangkat elektronika yang bekerja secara
otomatis, terintegrasi dan terkoneksi sehingga dengan prosedur tertentu,
mengingat dan menampilkan hasil proses tersebut (2006: 42).
Berdasarkan beberapa pendapat tentang definisi komputer di atas dapat
disimpulkan bahwa komputer merupakan hasil rekayasa teknologi berupa alat
elektronika yang dapat menyimpan data dan program serta mengolah data
sesuai dengan instruksi sehingga menghasilkan out put yang diharapkan.
Kemampuan operasi komputer sangat tergantung pada program yang
dimasukan.
5
2. Program
Program komputer atau sering disebut sebagai program saja merupakan
suatu aplikasi yang dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman tertentu
dan telah terinstall dalam komputer ( h t tp ://i d. w i kip e d i a .o r g / w i k i /
P r o g r a m K ompu t er ). Program komputer merupakan salah satu bentuk
perangkat lunak komputer yang menuliskan aksi komputasi yang akan
dijalankan oleh komputer. Komputasi tersebut dijalankan berdasarkan suatu
algoritma atau urutan perintah tertentu. Urutan perintah atau algoritma
merupakan suatu perangkat yang sudah termasuk dalam program komputer.
Program komputer yang tidak disertai dengan algoritma tidak dapat berjalan
dengan baik (Wahana Komputer, 2007: 15).
Menegaskan tentang konsep komputer, Donald H. Sanders
menyebutkan bahwa komputer memanipulasi simbol simbol dengan
mengikuti suatu kumpulan perintah perintah yang disebut dengan program
(1988: 13). Sedangkan menurut Marilyn Meyer & Roberta Baber (1995: 7)
program komputer adalah suatu daftar instruksi instruksi yang
memberitahukan apa yang harus dikerjakan oleh komputer.
Berdasarkan pendapat pendapat di atas, maka program dapat dinyatakan
sebagai instruksi-instruksi bahasa pemrograman yang menyebabkan komputer
dapat bekerja.
B. Database
Database atau sering disebut juga dengan basis data adalah kumpulan
dari informasi yang disimpan dalam komputer dan saling berhubungan satu
sama lain secara sistematik (Wahana Komputer, 2007: 14). Abdul Kadir
dalam bukunya yang berjudul “Penuntun Praktis Belajar Databse
Menggunakan Microsoft Acess” mendefinisikan database sebagai suatu
pengorganisasian data dengan bantuan komputer yang memungkinkan data
dapat diakses dengan mudah dan cepat (2002: 2). Konsep dasar dari basis data
adalah kumpulan dari catatan catatan atau potongan dari pengetahuan. Sebuah
basis data memiliki penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di
dalamnya. Penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang terdapat dalam basis
6
data disebut sebagai skema. Skema menggambarkan obyek yang diwakili
suatu basis data dan hubungan di antara obyek tersebut.
Skema dapat diorganisasikan melalui beberapa cara yang disebut
dengan model basis data atau model data. Model data yang lazim digunakan
sekarang adalah model relasional. Model relasional ini mewakili semua
informasi dalam bentuk tabel tabel yang saling berhubungan, dimana pada
setiap tabel terdiri dari baris dan kolom ( h t tp ://i d. w i kip e d i a .o r g / w i k i /
B a s i s Da t a ).
Wikipedia (diunduh 15 Maret 2010) mendeskripsikan database atau
basis data sebagai kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer
secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program
komputer untuk memperoleh informasi dari database tersebut. Sedangkan
Zane K. Quible mengartikan database sebagai kumpulan informasi berupa
angka dan huruf yang disimpan secara terorganisasi (2005: 463)
Tingakatan database meliputi charácter, field, record, file dan database.
Karakter merupakan bagian data terkecil yang berjenis numerik, huruf,
maupun karakter karakter khusus yang membentuk suatu item data. Field
menggambarkan suatu atribut dari record yang menunjukkan suatu item dari
data, seperti nama, alamat, dan lainnya. Record merupakan suatu unit data
individu tertentu, yang merupakan kumpulan dari field. Sedangkan file
merupakan gabungan record-record yang menggambarkan satu kesatuan data
yang sejenis (Abdul Kadir, 2002: 2).
Sebuah database memiliki beberapa karakteristik:
a. Membantu menemukan kembali informasi secara cepat dan tepat
b. Mampu menyimpan data secara aman sehingga arsip tidak dapat diakses
oleh pihak yang tidak berhak
c. Memungkinkan update data secara mudah, baik menambah, mengupdate
maupun menghapus.
d. Menghindari terjadinya informasi ganda, sehingga informasi dapat
digunakan untuk berbagai kebutuhan
e. Memiliki fitur validasi data sehingga setiap kesalahan input data dapat
diketahui dengan cepat (Zane K. Quible, 2005: 463).
7
Secara teknis, database digunakan untuk menyimpan data dan informasi
sebagai hasil dari pengolahan data tersebut. Aplikasi database akan
memudahkan proses pengelolaan data seperti mengatur penyimpanan,
menampilkan , dan mengedit data. Bonnie Soeherman & Marion Pinonton
(2008: 186) mengidentifikasi beberapa manfaat dari database, yaitu:
a. Menciptakan integrasi data antarkomputer atau bahkan antardivisi.
b. Mempermudah proses sharing atau bertukar data dengan pengguna lain
yang memiliki otoritas.
c. Database memungkinkan pengolahan data untuk menghasilkan berbagai
format informasi dalam bentuk laporan yang mudah dimodifikasi.
d. Mengurangi resiko data yang tidak konsisten
e. Data terpusat sehingga mudah dikelola dan dikendalikan.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa database merupakan
kumpulan dari data yang saling berhubungan satu sama lain. Perangkat lunak
yang digunakan untuk mengelola dan memanggil query basis data disebut
sistem manajemen basis data (database management system). Database dapat
dintegrasikan dengan berbagai aplikasi untuk meningkatkan kinerja Database
Management System (DBMS) dalam sebuah organisasi.
C. Administrasi Kearsipan
1. Arsip
Pemahaman tentang administrasi kearsipan perlu diawali dengan konsep
arsip. Dalam konteks organisasi, arsip memiliki peranan yang cukup penting
sebagai sumber informasi yang dibutuhkan dalam ppengambilan keputusan.
Banyak definisi tentang arsip, baik pendapat ahli maupun definisi menurut
undang undang.
A.W. Widjaja (1993: 2) mendefinisikan arsip sebagai lembaran lembaran
warkat yang disimpan karena mempunyai nilai kegunaan sejarah, hukum, dan
pertanggungjawaban organisasi. Faisal Afiff melihat arsip dari aspek
dokumentasi. Dari aspek dokumentasi arsip dapat dikatakan sebagai dokumen
dokumen dalam berbagai bentuk dan sifatnya yang diciptakan atau diterima
8
oleh organisasi karena kegiatan kegiatannya yang disimpan, baik sebagai bukti
tindakan, keputusan, metode kerja, ataupun pelaksanaan (1994: 99).
Menurut The Liang Gie, arsip adalah suatu kumpulan warkat yang
disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali
diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali (1992: 118). Dalam UU
No.7 tahun 1971 tentang Ketentuan Ketentuan Pokok Kearsipan ditegaskan
bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah naskah naskah yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara dan badan badan pemerintah dalam bentuk dan
corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam
rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah (A.W. Widjaja, 1993: 101).
Read Ginn dalam bukunya “Records Management” menuliskan
pengertian arsip menurut standar ISO 15489 sebagai informasi yang
diciptakan, diterima, dan dipelihara sebagai bukti dan informasi bagi
organisasi atau perorangan dalam bidang hukum maupun transaksi bisnis
(2007: 5).
Berdasarkan peranannya, arsip dikelompokkan menjadi tiga jenis, yaitu
a. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam
proses administrasi sehari hari.
b. Arsip inaktif, adalah arsip yang nilai kegunaannya dalam kegiatan sehari
hari sudah menurun.
c. Arsip statis, yang tidak secara langsung digunakan dalam proses
penyelenggaraan administrasi suatu organisasi (Wursanto, 1992: 11).
Dengan demikian dapat dikatakan bahwa arsip merupakan informasi
yang dibuat atau diterima oleh suatu lembaga atau perorangan sebagai bukti
dan informasi yang berguna untuk bahan pengambilan keputusan.
2. Administrasi Kearsipan
Menurut Faisal Afiff, administrasi kearsipan atau pengurusan arsip
merupakan keseluruhan tindakan yang berhubungan dengan proses
mengerjakan administrasi dokumen dokumen, dan cara penyimpanan
akhirnya dalam arsip (1994: 99). Administrasi kearsipan merupakan
penyelenggaraan penatalaksanaan kearsipan yang memperlancar lalu lintas
9
suratmenyurat keluar dan masuk. Administrasi kearsipan diartikan pula
sebagai kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan arsip arsip, baik arsip
dinamis maupun arsip statis. Kearsipan adalah tata cara pengurusan
penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan
mengingat tiga unsur pokok, yaitu penyimpanan, penempatan, dan penemuan
kembali.
Menurut Read Ginn (2007: 4) administrasi kearsipan adalah
pengendalian secara sistematis terhadap arsip mulai dari penciptaan atau
penerimaan, yang meliputi pemrosesan, distribusi, pengorganisasian,
penyimpanan, dan penemuan kembali, untuk mencapai hasil yang terbaik.
Sedangkan pendapat dari Zane K. Quible mengartikan administrasi kearsipan
rangkaian aktivitas pengendalian siklus hidup arsip mulai penciptaan sampai
penemuan kembali untuk digunakan secara optimal (2005: 475).
Berdasarkan berbagai definisi tersebut, maka administrasi kearsipan
adalah rangkaian aktivitas pengelolaan arsip mulai dari membuat atau
menerima sampai dengan menemukan kembali untuk digunakan sesuai
kebutuhan. Dalam administrasi kearsipan tedapat unsur penciptaan atau
penerimaan, distribusi, penggunaan, penyimpanan, penemuan kembali dan
disposisi.
Pentingnya arsip dalam suatu organisasi pemerintah maupun swasta
telah disadari sejak lama oleh pemerintah maupun oleh organisasi swasta. Hal
tersebut dapat dilihat dengan ditetapkannya undang undang dan berbagai
peraturan dalam bidang kearsipan.
Salah satu undang undang yang mengatur tentang kearsipan adalah
Undang undang No.7 tahun 1971 tentang ketentuan ketentuan pokok
kearsipan. Selain produk hukum berupa undang undang ada juga beberapa
keputusan. Keputusan Presiden RI nomor 105 tahun 2004 mengatur tentang
pengelolaan arsip statis, dan Keputusan Kepala Arsip Nasional RI nomor 07
tahun 2001 mengatur tentang pedoman penilaian arsip bagi instansi
pemerintah, badan usaha, dan swasta.
10
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Desain Penelitian
Penelitian ini menggunakan desain penelitian dan pengembangan
(Research and Development). Orientasi dari penelitian dan pengembangan ini
adalah produk perangkat lunak (software) aplikasi sistem kearsipan sekolah
berbasis komputer.
Penelitian dan pengembangan program aplikasi sistem kearsipan sekolah
berbasis komputer ini akan mengadopsi model yang dikembangkan oleh Willian
Lee.
B. Prosedur Penelitian
Berdasarkan model pengembangan tersebut, maka prosedur penelitian dan
pengembangan program aplikasi sistem kearsipan sekolah berbasis komputer
akan dilaksanakan dengan tahap-tahap sebagai berikut :
Tahun Pertama
Tahun Kedua
11
Analisis Kebutuhan(Observasi ke sekolah)
Brainstorming tentang hasil analisis kebutuhan dengan pihak sekolah
Merancang Program (Software)Aplikasi Sistem Adminstrasi Kearsipan Sekolah Berbasis Komputer
Brainstorming tentang rancangan program (software)dengan pihak sekolah
Mengembangkan Program (Software)
Validasi Ahli Sistem Administrasi Kearsipan dan Ahli Pemrograman
Revisi berdasarkan hasil validasi Ahli
Uji coba implementasi terbatas
Revisi berdasarkan uji coba implementasi terbatas
Uji coba implementasi lapangan
Revisi berdasarkan uji coba implementasi lapangan
Diseminasi dan Implementasi Program
Gambar 2. Bagan Prosedur Penelitian
C. Subjek Penelitian
1. Populasi
Populasi penelitian ini adalah seluruh SMK yang memiliki
Kompetensi Keahlian Administrasi Perkantoran di propinsi Daerah Istimewa
Yogyakarta.
12
2. Sampel
Sampel dipilih secara proporsional dan bertujuan (proporsional
purposive sampling). Maksudnya sampel diambil secara proporsional dari
setiap kabupaten, tetapi penentuan SMK yang dijadikan subyek
mempertimbangkan kebutuhan di lapangan. Sampel yang dipilih sebanyak 2
sekolah dari setiap kabupaten dan kota, seluruhnya berjumlah 10 sekolah.
D. Evaluasi Produk
1. Desain Evaluasi
Produk awal
Validasi Ahli
Revisi produk berdasarkan validasi ahli
Uji coba lapangan terbatas
Revisi produk berdasarkan uji coba lapangan terbatas
Uji coba lapangan
Revisi produk berdasarkan uji coba lapangan
Diseminasi dan implementasi
Gambar 3. Bagan Desain Evaluasi Produk
Penelitian tahun pertama ini baru sampai tahap pengembangan produk awal,
sehingga belum sampai pada tahap evaluasi.
E. Jenis Data
Hasil penelitian tahun pertama ini hanya menghasilkan data kualitatif berupa
hasil analisis kebutuhan, desain sistem, dan produk awal.
F. Teknik dan Instrumen Pengumpulan Data
Teknik dan instrumen yang digunakan untuk mengumpulkan data dalam
penelitian ini adalah :
1. Teknik Wawancara dengan instrumen berupa pedoman wawancara.
Teknik wawancara ini digunakan untuk mengumpulkan informasi tentang
berbagai permasalahan yang dihadapi oleh pihak sekolah dalam
menangani arsip.
2. Teknik Observasi dengan instrumen berupa daftar pengamatan.
Teknik ini digunakan untuk mengetahui berbagai permasalahan yang
muncul dalam pengelolaan administrasi kearsipan di sekolah.
3. Teknik Angket dengan instrumen berupa angket.
Teknik ini digunakan untuk menghimpun pendapat ahli dan pengguna
tentang kualitas program aplikasi database administrasi kearsipan berbasis
komputer.
G. Teknik Analisis Data
Analisis terhadap data hasil penelitian pada tahun pertama ini dilakukan
dengan analisis deskriptif. Analisis dilakukan terhadap hasil dari setiap tahap
penelitian, mulai dari hasil analisis kebutuhan, desain, dan pengembangan produk
awal.
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Hasil Penelitian
1. Hasil Analisis Kebutuhan
Hasil dari penelitian tahap pertama ini adalah berupa data dari analisis
masalah dan analisis sistem kearsipan yang ada di sekolah. Analisis masalah
dilakukan dengan investigasi terhadap persoalan yang dihadapi sekolah dalam
mengelola arsip dan dokumen. Investigasi dilakukan dengan cara wawancara
terhadap Kepala Tata Usaha sekolah. Kepala Tata Usaha sekolah merupakan
pihak yang bertanggung jawab dan terlibat langsung dalam pengelolaan arsip dan
dokumen sekolah.
Analisis terhadap sistem kearsipan sekolah dilakukan dengan menganalisis
struktur organisasi sekolah dan brainstorming dengan Kepala Tata Usaha sekolah
tentang alur sistem pengelolaan surat dan arsip yang dilaksanakan di sekolah.
Brainstorming dengan para Kepala Tata Usaha dilakukan pada tanggal 9 Juli 2011
bertempat di Laboratorium Simulasi Kantor program studi Pendidikan
Administrasi Perkantoran Fakultas Ilmu Sosial Universitas Negeri Yogyakarta.
a. Analisis Masalah
Proses investigasi masalah yang dihadapi sekolah dalam mengelola
arsip dan dokumen dilakukan dengan wawancara terhadap 10 orang Kepala
Tata Usaha SMK. Kepala Tata Usaha yang diwawancarai berasal dari SMK
Negeri sebanyak 5 orang dan SMK Swasta sebanyak 5 orang.
Berdasarkan hasil wawancara diperoleh informasi bahwa terdapat
permasalahan yang dihadapi sekolah dalam mengelola arsip dan dokumen.
Permasalahan yang dihadapi tersebut adalah:
1) Fasilitas penyimpanan arsip dan dokumen tidak sebanding dengan jumlah
arsip dan dokumen yang banyak dan selalu bertambah.
2) Belum ada sistem khusus yang diberlakukan dalam mengelola arsip dan
dokumen sekolah.
3) Penataan dan penyimpanan arsip dan dokumen sekolah belum dikelola
dengan profesional.
4) Tidak ada petugas memiliki keahlian khusus dalam bidang pengeloaan
arsip dan dokumen.
Berdasarkan permasalahan yang dihadapi sekolah, maka dirumuskan
alternatif solusi yang diharapkan dapat mengatasi masalah dalam mengelola
arsip dan dokumen. Alternatif solusi yang dirumuskan adalah: 1) perlu
dikembangkan sistem kearsipan sekolah yang dapat menghemat tempat
penyimpanan, 2) perlu dikembangkan sistem keasipan sekolah yang dapat
diaplikasikan dengan mudah dan aman, 3) perlu dikembangkan sistem
kearsipan sekolah yang terpadu dan mudah diakses oleh pengguna di sekolah.
b. Analisis Sistem Kearsipan
Analisis terhadap sistem kearsipan sekolah dilakukan dengan
mengamati dan menganalisis struktur organisasi sekolah serta proses aliran
informasi yang terjadi di sekolah. Analisis struktur organisasi sekolah
dilakukan dengan mengamati bagan struktur organisasi sekolah dan
menganalisis peran setiap bagian dalam proses aliran arsip dan dokumen
sekolah. Dari 10 sekolah yang menjadi sampel subjek penelitian memiliki
struktur organisasi yang berbeda-beda. Perbedaan terlihat pada jumlah dan
nama unit kerja atau bagian yang ada. Perbedaan mencolok terlihat antara
struktur organisasi sekolah swasta dan negeri.
Namun demikian, berdasarkan wawancara dan brainstorming dengan
para Kepala Tata Usaha sekolah, meskipun struktur organisasinya berbeda,
tetapi pola aliran arsip dan dokumen yang masuk maupun yang keluar
memiliki kesamaan. Aliran sistem kearsipan sekolah yang dihasilkan
berdasarkan brainstroming dengan pihak sekolah adalah sebagai berikut:
Bagian Surat(Input Data Surat Masuk pada Form Agenda Masuk)
Kasubag Tata Usaha(Mengecek Data Surat Masuk dan Meneruskan kepada Kepala Sekolah)
Kepala Sekolah(Mendisposisi Surat dengan mengisi Form Lembar Disposisi)
Pengolah(Membaca Lembar Disposisi, memproses surat, dan memberi keterangan“sudah diproses atau dalam proses”, pada Form Lembar Disposisi)
Bagian Arsip(Menerima surat dari Pengolah dan menyimpan surat dalam folder sesuai
dengan Klasifikasi Arsip pada Form Daftar Induk Arsip)
Gambar 4. Aliran sistem surat masuk
KEPALA SEKOLAH Mendisposisi Menandatangani surat
ok
diperiksa tidak
PENGOLAH (K TU/WKS) Membuat konsep suratMenyerahkan konsep surat kepada BAGIAN SURAT
ok
diperiksa tidak
BAGIAN SURATMengetik naskah kemudian minta tanda tangan pimpinanMengagenda surat
KURIR Mengirim surat
Gambar 5. Aliran sistem surat keluar
2. Hasil Desain
Setelah dilakukan analisis terhadap beberapa permasalahan, menentukan
alternatif solusi, dan analisis alur sistem kearsipan di sekolah, selanjutnya
dilakukan tahap desain. Pada tahap desain ini dibuat kerangka struktur program
dan storyboard.
Struktur program aplikasi sistem kearsipan sekolah adalah sebagai berikut:
START
LOGIN
USER LEVEL 1 (ADMINISTRATOR)
USER LEVEL 2 (KEPALA SEKOLAH)
USER LEVEL 3 (TATA USAHA)
USER LEVEL 4 (WAKA/GURU)
SURAT MASUK
Tambah Edit Hapus Detail
SURAT KELUAR
Tambah Edit Hapus Detail
DOKUMEN INTERNAL
Tambah Edit Hapus Detail
JENIS DOKUMEN
Tambah Edit Hapus Detail
USER LIST
Tambah Edit Hapus Detail
LOG OUT
Gambar 6. Struktur Program Aplikasi Sistem Kearsipan Sekolah
Berdasarkan Struktur Program Aplikasi Sistem Kearsipan Sekolah dibuat
Storyboard sebagai berikut:
CONECT
DISCONECT
Login:
LOGIN
Gambar 7. Storyboard tampilan halaman login
SURAT MASUK
SURAT KELUAR
DOK INTERNAL
USER LIST
LOG OUT
SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT DAN DOKUMEN (SIPSDOK)
Surat Masuk Surat Keluar Dok Internal
JAM
Tambah Edit Hapus Detail
Jenis Surat No. Surat Tgl. Surat Asal Surat Kontak Person
Gambar 8. Tampilan halaman isi
20
3. Hasil Pengembangan Produk
Pada tahap pengembangan produk ini dilakukan pembuatan progam aplikasi
sistem kearsipan sekolah dengan nama Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan
Dokumen disingkat menjadi SIPSDOK. Pembuatan program aplikasi ini
melibatkan programmer yang menguasai bahasa pemrograman menggunakan
program Deplhi 7. Programmer membuat program berdasarkan desain yang telah
dibuat. Program Aplikasi Sistem Kearsipan Sekolah ini dikembangkan dengan
sistem database yang diinstal dalam format jaringan.
Untuk memulai menjalankan program, user harus login terlebih dahulu
dengan cara menekan tombol conect, mengisi ID dan password. Data user yang
dapat menggunakan program dikelola oleh administrator. Program ini
menyediakan 4 tingkatan user. Tingkatan pertama adalah administrator yang dapat
mengelola database, menambah dan menghapus user. Tingkatan kedua adalah
kepala sekolah yang dapat menambah data, mengedit data, dan memberikan
disposisi. Tingkatan ketiga adalah tata usaha atau sekretariat yang dapat
menambah data, membuka disposisi, dan mendownload file. Tingkatan keempat
adalah wakil kepala sekolah atau guru yang dapat membuka disposisi dan
mendownload file.Untuk mengakhiri program, user harus logout dan memutus
koneksi jaringan dengan menekan tombol disconect.
Gambar 9. Interface halaman login
21
Gambar 10. Interface Menu Surat Masuk
B. PEMBAHASAN
Penelitian pengembangan program aplikasi sistem kearsipan untuk sekolah
tahun pertama dilakukan melalui tahap analisis kebutuhan, desain, dan
pengembangan produk. Pada tahap analisis kebutuhan dilakukan analisis masalah
dan analisis sistem kearsipan. Tahap desain menghasilkan rancangan program
aplikasi yang berupa struktur dan storyboard program aplikasi sistem kearsipan
untuk sekolah. Tahap pengembangan produk menghasilkan produk awal program
aplikasi sistem kearsipan sekolah.
Analisis kebutuhan menghasilkan identifikasi permasalahan yang dihadapi
oleh sekolah dalam mengelola arsip dan dokumen di sekolah. Permasalahan yang
dihadapi oleh sekolah dalam mengelola arsip dan dokumen meliputi: 1) Fasilitas
penyimpanan arsip dan dokumen tidak sebanding dengan jumlah arsip dan
dokumen yang banyak dan selalu bertambah; 2) Belum ada sistem khusus yang
22
diberlakukan dalam mengelola arsip dan dokumen sekolah; 3) Penataan dan
penyimpanan arsip dan dokumen sekolah belum dikelola dengan profesional; 4)
Tidak ada petugas memiliki keahlian khusus dalam bidang pengeloaan arsip dan
dokumen.
Berdasarkan analisis terhadap sistem kearsipan yang selama ini dilakukan di
sekolah, diketahui bahwa dalam mengelola arsip dan dokumen sekolah
menggunakan sistem buku agenda. Alur proses arsip dan dokumen dibedakan
menjadi alur masuk dan alur keluar. Proses arsip dan dokumen masuk mulai dari
input data oleh bagian surat, pengecekan data oleh Kasubag Tata Usaha, disposisi
oleh Kepala Sekolah, pemrosesan tindak lanjut oleh unit pengolah, dan
penyimpanan arsip oleh bagian arsip. Sedangkan proses dokumen keluar mulai
dari disposisi oleh Kepala Sekolah, pembuatan konsep oleh unit pengolah,
pemrosesan surat oleh bagian surat, dan pengirima oleh kurir.
Berdasarkan analisis terhadap sistem kearsipan yang ada di sekolah
selanjutnya dibuat struktur program dan storyboard untuk program aplikasi sistem
kearsipan sekolah berbasis komputer. Struktur program aplikasi sistem kearsipan
sekolah dirancang mulai dari tahap login user. Tingkatan user dibuat menjadi 4
tingkatan yang masing-masing memiliki hak akses yang berbeda. Setelah user
login, akan masuk ke halaman menu yang berisi menu surat masuk, surat keluar,
dokumen internal, jenis dokumen, user list, dan logout. Pada masing-masing
menu berisi sub menu yang terdiri dari tambah, edit, hapus, dan detail.
Berdasarkan struktur program tersebut dihasilkan storyboard untuk halaman login
dan halaman menu.
Produk awal program aplikasi sistem kearsipan sekolah dikembangkan
berdasarkan struktur program dan storyboard yang telah didesain. Produk awal
yang dihasilkan diberi nama Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan Dokumen
(SIPSDOK). Produk awal yang dihasilkan belum dilakukan evaluasi, baik
evaluasi beta maupun alfa. Evaluasi produk akan dilakukan pada tahap
pengembangan tahun kedua.
23
BAB V
SIMPULAN DAN SARAN
A. Simpulan
Berdasarkan penelitian dan pengembangan yang telah dilakukan pada tahun
pertama dapat disimpulkan bahwa:
1. Penelitian dan pengembangan tahun pertama dilakukan tahap analisis
kebutuhan, desain, dan pengembangan produk awal.
2. Tahap analisis kebutuhan telah menghasilkan bagan alir sistem kearsipan
sekolah, berdasarkan analisis terhadap permasalahan yang dihadapi sekolah
dalam mengelola sistem kearsipan dan menganalisis alur sistem kearsipan
sekolah.
3. Tahap desain menghasilkan struktur program dan storyboard program aplikasi
sistem kearsipan sekolah.
4. Tahap pengembangan produk awal menghasilkan program aplikasi sistem
kearsipan sekolah dengan nama Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan
Dokumen disingkat SIPSDOK.
B. Saran
Berdasarkan hasil penelitian dan pengembangan tahun pertama yang telah
dilakukan sampai tahap pengembangan produk awal, ada beberapa saran untuk
menjadi perhatian:
1. Sekolah diharapkan menyiapkan sarana pendukung untuk menjalankan
program SIPSDOK berupa komputer dengan sistem jaringan.
2. Sekolah diharapkan menyiapkan seorang petugas yang bertindak sebagai
administrator program SIPSDOK.
3. Pihak sekolah diharapkan melakukan uji coba SIPSDOK dengan teliti dan
kritis untuk memperbaiki kesalahan dan ketidaksesuaian sistem.
24
DAFTAR PUSTAKA
Abdul Kadir. 2002. Penuntun Praktis Belajar Database Menggunakan MicrosoftAcess. Penerbit Andi: Yogyakarta
A.W. Widjaja. 1993. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Raja GrafindoPerkasa: Jakarta.
Bonnie Soeherman & Marion Pinontoan. 2002. Designing Information SystemConcept & Cases with Visio. Elex Media Komputindo: Jakarta.
B.S Oetomo. 2006. Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi. PenerbitAndi: Yogyakarta.
Faisal Afiff. 1994. Seluk Beluk Organisasi Perusahaan Modern. Eresco: Bandung.
Quible, Zane K. 2005. Administrative Office Management: an introduction.Eighth Edition. Pearson Education, Inc.: Upper Saddle River, NewJersey, 07458.
Read Ginn. 2007. Records Management. Eighth Edition. Thomson SouthWestern: Mason, Ohio 45040.
The Liang Gie. 1992. Administrasi Perkantoran Modern. Liberty: Yogyakarta.
Wahana Komputer. 2007. Pengembangan Aplikasi Database dengan MicrosoftOffice Acess 2007. Penerbit Andi: Yogyakarta.
Wursanto. 2001. Kearsipan 2. Penerbit Kanisius: Yogyakarta
Williams, Brian K. & Sawyer, Stacey C. 2007. Using Information Technology: pengenalan praktis dunia komputer dan komunikasi. Penerbit Andi: Yogyakarta.
25
LAMPIRAN 1
GAMBAR TAMPILAN PROGRAM APLIKASI SISTEM KEARSIPAN SEKOLAH
26
27
28
29
30
31
32
33
LAMPIRAN 2
PERSONIL PENELITIAN
CURICULUM VITAE
1. Nama : Saliman, M.Pd.2. Jenis kelamin : Laki-laki3. Tempat, tanggal lahir : Kutasari, Purbalingga, 3 Agustus 19664. Alamat rumah : Jl. Melati Perum Jatimas Permai E/15, Jatisawit
RT 05/RW 38, Balecatur, Gamping, Sleman5. Agama : Islam6. Status Kepegawaian : Pegawai Negeri Sipil Pusat7. Pangkat, Golongan : Penata Tk I, III/d8. Jabatan Fungsional : Lektor Kepala9. Alamat Kantor : Fakultas Ilmu Sosial dan Ekonomi-UNY
Karangmalang Yogyakarta10. Pendidikan terakhir : S2 Pendidikan IPS (Magister Pendidikan)11. Pelatihan
a. Pelatihan Dalam Negeri :1. Pelatihan Penyusunan SAP dan Sistem Penilaian Kurikulum Berbasis
Kompetensi (KBK), 20042. Pelatihan Penyusunan Bahan Ajar Bernuansa Contextual Teaching
Learning (CTL), 20043. Pelatihan Jaringan Komputer, 20044. Pelatihan Komputer Grafis, 20045. Pelatihan Sistem Basis Data dan Sistem Informasi Akademik, 20046. Pelatihan Quality Assurance Perguruan Tinggi, 20057. Pelatihan Pembelajaran Berbasis E-Learning, 20058. In House Training Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi, 20069. Pelatihan Pengelolaan Jurnal, 200610. Pelatihan Desain WEB Pembelajaran, 200611. Pelatihan Teknologi Informasi dan Komunikasi Berbasis WEB, 200612. Pelatihan Pembuatan Media Pembelajaran Berbasis WEB, 200613. Pelatihan Pengembangan Model Pembelajaran IPS Terpadu SMP,
200614. Pelatihan Manajemen dan Penulisan Berkala Ilmiah Tingkat Nasional,
200715. Pelatihan Emotional and Spiritual Quotient (ESQ) Angkatan II UNY,
2007
b. Pelatihan Luar Negeri : -
34
12. Seminar/Simposium/Lokakarya/Workshop:No Seminar/Lokakarya/Workshop Sebagai Tahun1. Workshop Pengembangan Pembelajaran Berbasis
Budaya, DIKTI JakartaTim
Pengembang2005
2. Sosialisasi Pembelajaran Berbasis Budaya, DirjenDikti
Pemakalah 2005
3. Seminar Nasional Profesi Guru, Yogyakarta Panitia 20064. Seminar Internasional SEAMOLEC, ICT Based
ODL, YogyakartaPanitia 2006
5. Seminar Nasional HISPISI, Surabaya Peserta 20066. Seminar Internasional HISPISI, Semarang Peserta 20067. Semiloka Pengembangan Model Pembelajaran IPS
Terpadu Guru-Guru SMPPeserta 2006
8. International Seminar “Reinventing Paradigms ofSocial Studies in Indonesia, Yogyakarta
Committee 2006
9. Workshop on Internet Utilization for Research,Yogyakarta
Participant 2006
7. Semiloka Inventarisasi Manual Mutu UNY Pemakalah 20068. Seminar Nasional dan Kongres XII HISPISI,
SurakartaPanitia 2007
9. Seminar Nasional Inovasi Pembelajaran“Peningkatan Profesionalitas Calon Guru dan Guru melalui Inovasi Pembelajaran”, Dikti Jakarta
Pemakalah 2007
10. Workshop Manajemen Jurnal Ilmiah di UNY Pemakalah 2007
13. Pengalaman Kerja:
a. Mengajar :No Judul Tahun
1. Kajian Kurikulum dan Buku Teks AdministrasiPerkantoran
1999 – sekarang
2. Perencanaan Pembelajaran Administrasi Perkantoran 2002 – sekarang3. Pengetahuan Komputer 1995 – sekarang4. Aplikasi Komputer 1995 – sekarang5. Komputer Administrasi 1997 – sekarang6. Sistem Informasi Manajemen 2004 – sekarang7. Teknologi Perkantoran 2000 – sekarang8. Praktik Administrasi Perkantoran 2000 – sekarang9. Internet 2002 – sekarang
10. Excel For Business 2001 – 200311. Pengelolaan Data Base 2001 – 200312. Stenografi Bahasa Indonesia Karundeng 1995 – 199713. English Shorthand 1995 -199714. Ilmu Organisasi 1998 – sekarang15. Organisasi 1998 – 200016. Manajemen Perbekalan 200317. Pengelolaan Laboratorium Administrasi Perkantoran 2000 – 2002
35
18. Manajemen Sumber Daya Manusia 200319. Manajemen Kearsipan 2002 – 200320. Konsep-Konsep Dasar IPS 2007 – sekarang21. Pengembangan Materi IPS SD 2007 – sekarang
b. Kerja Industri : -
c. Penelitian :No Judul Tahun
1. Disiplin Pegawai Negeri Sipil Pemerintah Daerah Kabupaten KulonProgo
2002
2. Frekuensi Penggunaan Waktu Belajar Mahasiswa FIS UNY 20033. Pelaksanaan Program Beras Miskin Di Desa Balecatur, Kecamatan
Gamping, Kabupaten Sleman2004
4. Peningkatan Peran Serta Mahasiswa Dalam Perkuliahan MelaluiPenugasan Investigasi
2004
5. Peningkatan Motivasi Belajar Kesekretariatan Mahasiswa ProgramStudi Pendidikan Administrasi Perkantoran, Melalui PendekatanKontektual
2004
6. Bentuk-Bentuk Kenakalan Siswa SMP Di Kota Yogyakarta 20057. Peningkatan Partisipasi Kuliah Mahasiswa Administrasi Perkantoran
Pada Mata Kuliah Evaluasi Pembelajaran Administrasi PerkantoranMelalui Cooperative Learning
2005
8. Pemanfaatan Budaya Lokal untuk meningkatkan partisipasiMahasiswa pada Mata Kuliah Perencanaan PembelajaranAdministrasi Perkantoran
2006
9. Tanggapan Para Guru SMP dengan diberlakukannya Undang -Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2005 Tentang Guru dan Dosen di Kota Yogyakarta
2006
10. Peningkatan Minat Belajar Statistika Melalui Cooperative Learning 200511. Pemahaman Konsep Mata Kuliah Perencanaan Pembelajaran
Administrasi Perkantoran dengan Pendekatan Inkuiri2007
12. Pemahaman Mahasiswa PPL terhadap KTSP 2007
d. Pembawa Makalah :No Judul Tahun
1. Pelatihan Kepemimpinan Administrasi, Untuk Pejabat StrukturalAdministrasi Universitas Ahmad Dahlan, Yogyakarta
2005
2. Sosialisasi Pembelajaran Berbasis Budaya, Dirjen Dikti 20053. Semiloka Inventarisasi Manual Mutu UNY 20064. E-Learning bagi Dosen Muda 20065. Seminar Nasional Inovasi Pembelajaran “Peningkatan
Profesionalitas Calon Guru dan Guru melalui InovasiPembelajaran”, Dikti Jakarta
2007
6. Pelatihan Pemanfaatan Internet sebagai Media dan Sumber BelajarBagi Guru-Guru IPS SMP se DIY
2007
7. Workshop Pengelolaan Jurnal Ilmiah 2007
36
8. Information and Communication Technology 20079. ICT bagi dosen Baru UNY 2007
10. Pelatihan Pemanfaatan Internet sebagai Media dan Sumber BelajarBagi Guru-Guru IPS SD dan SMP se Kabupaten Banjarnegara
2008
e. Pengabdian Pada Masyarakat :No Judul Tahun
1. Pelatihan Kemampuan Kewirausahaan Anyaman Benang NylonMahasiswa Jurusan Pendidikan Dunia Usaha Program StudiPendidikan Administrasi Perkantoran
2002
2. Pembinaan Perangkat Desa Dalam Melaksanakan Administrasi DesaDi Desa Balecatur, Kecamatan Gamping, Kabupaten Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta
2002
3. Pembinaan Sistem Pengelolaan Dokumentasi Di KelurahanTegalrejo, Kecamatan Tegalrejo, Pemerintah Kota Yogyakarta
2003
4. Penyuluhan Tentang Kepedulian Orang Tua Terhadap Belajar Anak-Anaknya Di Kelurahan Tegalrejo, Kecamatan Tegalrejo, PemerintahKota Yogyakarta
2004
5. Pembinaan Sistem Administrasi Ke-RW-an di Ringin, CondongCatur, Depok Sleman, Yogyakarta
2005
6. Penyuluhan Tentang Peranan Orang Tua Terhadap Pencegahankenakalan Remaja/Anak di Kelurahan/Desa Bumirejo, KecamatanLendah, Kabupaten Kulon Progo
2006
7. Penyuluhan Tentang KDRT (Kekerasan Dalam Rumah Tangga) diKelurahan/Desa Bumirejo, Kecamatan Lendah, Kabupaten KulonProgo
2007
8. PPM Unggulan “Pelatihan Pembuatan Software MultimediaPembelajaran Interaktif Bagi Guru-Guru SMK Kelompok Bisnis dan Manajemen Untuk Meningkatkan Kualitas Pembelajaran di Daerah Pasca Gempa”
2007
f. Penulisan Modul/Buku Teks/Bahan Ajar :No Judul Tahun
1. Petunjuk Praktik Administrasi Perkantoran, Modul 20012. Menyusun Surat Yang Baik, Modul 20023. Sistem Informasi Berbasis Komputer (CBIS), Modul 20044. Sistem Informasi Manajemen, Bahan Ajar 20045. Kajian Kurikulum dan Buku Teks Administrasi Perkantoran, Modul
SP42006
6. Teknologi Perkantoran 2008
14. Pengalaman Organisasi :No Judul Tahun
1. Ketua Laboratorium Pendidikan AdministrasiPerkantoran
1999 – 2002
2. Koordinator PPL 1995 – 19973. Sekretaris HISPISI Daerah Istimewa Yogyakarta 2002 – sekarang
37
4. Ketua Yayasan Keluarga Muslim Jatimas Permai(YKMJP), Balecatur, Gamping, Sleman
2002 – sekarang
5. Pengurus TK ABA Jatimas Permai, Balecatur, Gamping,Sleman
2002 – sekarang
6. Sekretaris Redaksi Majalah Efisiensi 2002 – sekarang7. Staf Ahli Pembantu Rektor I UNY 2004 – 20078. Ketua Laboratorium Internet FISE – UNY 2004 – sekarang9. Ketua Task Force Hibah SP4 Jurusan PDU 2004 – 2005
10. Ketua Task Force Hibah SP4 Jurusan PendidikanAdministrasi Perkantoran
2006 – 2007
11. Anggota Tim Block Grant UNY 2005 – sekarang12. Bidang Penerbitan, Asosiasi Dosen Indonesia DIY 2006 – sekarang13. Ketua Task Force Program Hibah Peralatan FISE 200614. Tim Monitoring dan Evaluasi Internal (Monevin) dan
Penjaminan Mutu UNY2006
15. Anggota Task Force Hibah Kemitraan Real MicroTeaching FISE – UNY
2006
16. Ketua Task Force Hibah Pengembangan SDM FISEUNY
2007
17. Anggota Task Force Hibah Kemitraan Real MicroTeaching Tahun Kedua FISE-UNY
2007
18. Koordinator Sie Pengabdian Masyarakat, HISPISI Pusat 2007-201019. Anggota Tim Penjaminan Mutu FISE UNY 2007, 200820. Anggota Tim Penjaminan Mutu UNY 2006, 2007, 200821. Ketua Tim Evaluasi Diri FISE UNY 2003, 2004, 2007,
200822. Anggota Tim Evaluasi Diri UNY 2005 - sekarang23. Ketua SPMB Lokal Yogyakarta Divisi IPS-Bahasa 200724. Tim Seleksi Mahasiswa S1 PGSD Berasrama di Propinsi
Gorontalo2007
25. Kaprodi Pendidikan IPS FISE UNY Mulai 200826. Sekretaris UPPL UNY Mulai 200827. Ketua Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru Jalur Seleksi
Mandiri UNY Tahun 20082008
28. Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru Jalur UTUL I danUTUL II Tahun 2008
2008
15. Publikasi Karya Tulis :No Judul Tahun
1. Peningkatan Produktivitas Karyawan Melalui Pemberian Insentif,Majalah Informasi
2001
2. Perbandingan Administrasi Negera Indonesia vs Amerika, MajalahEfisiensi
2002
3. Korupsi dan Solusi, Majalah Informasi 20024. Peningkatan Loyalitas Pegawai Negeri Sipil Melalui Optimalisasi
Jaminan Kesejahteraan Hidup, Majalah Efisiensi2002
5. Pengembangan Pegawai Melalui Latihan dan Pendidikan, Majalah 2003
38
Efisiensi6. Kantor Maya Bentuk Nyata Dari Office Automation (OA), Majalah
Efisiensi2004
7. Dampak Krisis Terhadap Ketenagakerjaan Indonesia,Majalah Ecomica
2005
8. Kepemimpinan: Konsep, Pendekatan, dan StrategiMajalah Informasi
2005
9. Mencermati tuntutan kualitas sumber daya manusia dalam erateknologi informasi, Proceeding Seminar Internasional
2006
10. Pemanfaatan Budaya Lokal Untuk Meningkatkan Partisipasi PesertaDidik pada Proses Pembelajaran, Jurnal Ilmu Pengetahuan Sosial
2006
11. Menggugat Kebijakan-Kebijakan Pemerintah dalam PengentasanKemiskinan: Pelaksanaan Program Beras Miskin, Jurnal Mainstream
2007
12 Penerapan Pembelajaran Berbasis Budaya Sebagai UpayaPeningkatan Kualitas Pembelajaran pada Mata Kuliah PerencanaanPembelajaran, Seminar Nasional, Direktorat Ketenagaan
2007
Yogyakarta, Oktober 2011Yang bersangkutan,
Saliman, M.Pd.NIP. 19660803 199303 1 001
39
CURRICULUM VITAE
A. Data Pribadi1. Nama dan Gelar : Sutirman, M.Pd.2. NIP : 19720103 200501 1 0013. Tempat, tgl. lahir : Cilacap, 3 Januari 19724. Pangkat/Golongan/ Ruang : Penata Muda Tk.I/IIIb5. Jabatan Fungsional : Lektor6. Agama : Islam7. Jenis Kelamin : Laki-laki8. Jurusan/Fakultas : Pendidikan Administrasi/Fakultas Ilmu
Sosial dan Ekonomi9. Alamat Rumah : Dusun Tlogo Lor, Desa Tlogo,
Kecamatan Prambanan, Kab. Klaten, HP.081804020814
10. Alamat Kantor : Kampus FISE UNY KarangmalangYogyakarta, Telp (0274)586168, Psw.241
B. Riwayat Pendidikan
No. Jenjang Pendidikan Pendidikan TahunLulus
1.
2.
Sarjana
Pascasarjana
Program studi PendidikanAdministrasi Perkantoran IKIP Negeri Yogyakarta
Program studi Teknologi Pembelajaran Universitas Negeri Yogyakarta
1997
2009
C. Pelatihan dan Lokakarya1. Internal Audit of Quality Management System ISO 9000:2008
Training, SUCOFINDO, Yogyakarta, 15-16 Juli 2010.2. Diklat Pembuatan Modul Multimedia, EDU MEDIA
NUSANTARA, Malang, 12-14 Agustus 2010.3. Lokakarya Optimalisasi Implementasi Kurikulum serta
Pengembangan Silabus dan RPP, PHKI UNY, sebagai Peserta2009.
4. Training for Trainer (TOT) Soft Skills Entrepreneurship, Universitas Negeri Yogyakarta, Kaliurang Yogyakarta, 12-14 Juni2009.
5. Pelatihan Pembelajaran IPS untuk Dosen, FISE UNY, KaliurangYogyakarta, 6-7 November 2009.
6. Training of Trainers Entrepreneurship, Universitas CiputraEntreprenurship Center, Yogyakarta, 1-5 Desember 2009.
7. Orientasi Pengembangan Pembimbing Kemahasiswaan UNY Tahun 2009, UNY, Yogyakarta, 23-25 Oktober 2009.
40
8. Pelatihan E-learning UNY, UPT PUSKOM UNY, Yogyakarta, 19-21 Februari 2008.
9. Lokakarya Pembelajaran Partisipatif dan Inovatif (PIP), DirektoratKetenagaan DIKTI, Jakarta, 3-6 Desember 2007.
10. Pelatihan Lesson Study, Universitas Negeri Yogyakarta, Yogyakarta, 7-8 Januari 2008.
11. Internal Audit Quality Management System ISO 9000:2000Training, POINT DEVELOPMENT INTERNATIONAL, 21-22Agustus 2008.
12. Trainig of Trainer (TOT) Pengembangan Soft Skill Mahasiswa, UNY, 18-19 Oktober 2008.
D. Pengalaman Penelitian1. Pemanfaatan Internet Sebagai Sumber Belajar oleh Mahasiswa
Pendidikan Administrasi Perkantoran FISE UNY, Anggota, 20062. Pemanfaatan Budaya Lokal untuk Meningkatkan Partisipasi
Mahasiswa pada Mata Kuliah Perencanaan Pembelajaran Administrasi Perkantoran, Anggota, 2007
3. Peran BUMN dalam Pemberdayaan UMK di Eks Kota AdministratifCilacap, Anggota, 2007.
4. Hambatan yang Dihadapi Guru-guru SMK Swasta Program KeahlianAdministrasi Perkantoran di Kota Cilacap, Anggota, 2007.
5. Pemahaman Mahasiswa PPL Tahun 2007 Program Studi PendidikanAdministrasi Perkantoran FISE UNY Terhadap KTSP, Anggota, 2007.
6. Peningkatan Kualitas Pembelajaran Kakubuteks AdministrasiPerkantoran Melalui Penerapan Model ARCS, Anggota, 2008.
7. Pengembangan Media Pembelajaran Berbasis Komputer untuk Meningkatkan Kualitas Pembelajaran Manajemen Kearsipan SMK, Anggota, 2008.
8. Relevansi Pembelajaran Praktik Laboratorium Pendidikan Administrasi Perkantoran dengan Kompetensi Kesekretarisan di Kantor Regional I Badan Kepegawaian Negara Yogyakarta, Ketua,2010.
9. Pengembangan Strategi Pembelajaran SCL Berbasis Internet untuk Meningkatkan Kualitas Pembelajaran Mata Kuliah Hukum Administrasi Negara Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran FISE UNY, Anggota, 2010.
E. Pengalaman Pengabdian1. Pelatihan Manajemen Pemilahan Sampah Mandiri di Imogiri, Ketua,
2010.2. Model Pembelajaran KIP (Kreatif, Inovatif, dan Produktif) untuk
Mengatasi Rendahnya Partisipasi Belajar Siswa, Anggota, 2010.3. Pelatihan Pemanfaatan Internet Sebagai Media dan Sumber Belajar
bagi Guru-Guru SMK Administrasi Perkantoran di DIY, Anggota,2008
41
4. Pelatihan Pembuatan Multimedia Pembelajaran Interaktif bagi Guru- Guru SMK Negeri 1 Godean, Ketua, 2009
5. Pemanfaatan Hasil Pengembangan Media Pembelajaran BerbasisKomputer pada Pembelajaran Kearsipan di SMK. 2009
6. Pendidikan dan Latihan Profesi Guru (PLPG) Gelombang 15 P4TK Matematika DIY, Instruktur, 2009.
7. Pelatihan MS Office 2007 bagi Guru dan Karyawan SMKN 7Yogyakarta, Pembicara, 2009
8. Pelatihan IT untuk Dosen, Instruktur, 2009.9. Pelatihan Soft Skill Mahasiswa FISE UNY, Pembicara, 200910. Pelatihan IT Bagi Guru TK dan SD Se-DIY, Pembicara, 200811. Lokakarya Penyusunan Bahan Ajar Berbasis TI/ICT: Pedoman, Kiat,
Contoh; Narasumber, 200812. Seminar Teknik Pembelajaran dan Penelitian Tindakan Kelas di SMK
YPKK 2 Sleman, Pembicara, 2008.13. Pelatihan Manajemen Laboratorium Alam, Moderator, 200814. Pelatihan Pembuatan Media Pembelajaran Berbasis Web, Jurusan
Pendidikan Administrasi, sebagai Panitia, 200815. Pelatihan Pembuatan Software Multimedia Interaktif bagi Guru-guru
SMK Kelompok Bisnis dan Manajemen untuk Meningkatkan Kualitas Pembelajaran di Daerah Pasca Gempa, Anggota, 2007.
16. Pelatihan Pemanfaatan Internet Sebagai Media dan Sumber BelajarBagi Guru-Guru IPS SMP Se-DIY, Pembicara, 2007.
F. Seminar1. Seminar Nasional Membumikan Penelitian dan Pengembangan
dalam Praksis Pendidikan dan Pengajaran, PHKI UNY, sebagai Panitia, 2010
2. Seminar Nasional Implementasi Pendidikan Karakter dan PraksisPendidikan dan Pengajaran, PHKI UNY, senagai Peserta, 2010
3. Seminar Nasional Peran Media Dalam Pembentukan KarakterBangsa, FISE UNY, sebagai Peserta 2010.
4. Seminar Nasional Penerapan ICT dalam Pembelajaran, PHKI UNY, sebagai Pemakalah Pendamping, 2009.
5. Seminar Nasional Penyiapan Tenaga Pendidik Profesional dalam Rangka Meningkatkan Kualitas Pendidikan di Indonesia, PHKI UNY, sebagai Pemakalah Pendamping, 2009.
6. Seminar Nasional Peningkatan Mutu dan Relevansi Kurikulum Menyongsong SMK Bertaraf Internasional, PHKI UNY, sebagai Peserta, 2009.
7. Seminar Nasional Revitalisasi Peran UNY dalam MewujudkanTenaga Kependidikan Profesional, IKA UNY, sebagai Peserta,2009
8. Seminar Nasional Membedah Kembali Nilai-Nilai Kemerdekaan, FISE UNY, sebagai Peserta, 2008
9. Seminar Nasional Membangun Spiritualisme dalam Pendidikan, FISE UNY, sebagai Peserta, 2008
42
10. Seminar Kearsipan: Legalitas Arsip Teknologi Informasi SebagaiAlat Pembuktian, Forum Masyarakat Kearsipan, sebagai Peserta,2008
G. Pengalaman Penulisan Karya Ilmiah1. Mengelola Perubahan dalam Organisasi. Efisiensi. 20052. Pemberdayaan UMKM Melalui Pusat Komunikasi Berbasis Web.
E f i s i e nsi . 20063. Komunikasi Efektif dalam Pembelajaran. Efisiensi. 20064. Pemanfaatan Internet dalam Pendidikan. Efisiensi. 20065. Peningkatan Kompetensi Guru dalam Mengembangkan Media
Pembelajaran. Proceeding Seminar Nasional. 2009.6. Pengembangan Multimedia Pembelajaran Berbasis Web. Proceeding
Seminar Nasional 2009.
H. Mata Kuliah yang Diampu Dua Tahun Terakhir1. Strategi Pembelajaran Administrasi Perkantoran2. Aplikasi Komputer3. Internet4. Teknik Multimedia
Yogyakarta, Oktober 2011
Sutirman, M.Pd. NIP.19720103 200501 1 001
43
CURRICULUM VITAE
A. Data Pribadi1. Nama : Sudaryanto,M.Si2. NIP : 19481209 197603 1 0033. Jenis Kelamin : Laki-laki4. Agama : Islam5. Tempat/Tgl. Lahir : Gunungkidul, 9 Desember 19486. Jabatan : Pembina/ Lektor Kepala7. Bidang keahlian : Manajemen Kearsipan
B. Riwayat Pendidikan
No Jenjang Pendidikan Tempat Pendidikan LulusTahun
1. SD Gunung Kidul 19612. SLTP Yogyakarta 19643. SMA/SMK Yogyakarta 19674. Pendidikan Tinggi S1 IKIP Yogyakarta 1974
S2 UGM Yogyakarta 2006S3
C. Riwayat PekerjaanJabatan Fungsional Lektor Kepala TMT
1 Maret 2004Pangkat & Golongan Pembina/ IV A TMT
1 Maret 2004Jabatan Struktural Ketua Jurusan Tahun 2008
Tugas Tambahan 1. Korbid P2M LPM UNY2. Korbid P2M LPM UNY3.
Tahun 2004Tahun 2005
D. Mata Kuliah yang Diajarkan Selama Tiga Tahun Terakhir:1. Manajemen Kearsipan2. Manajemen Laboratorium Administrasi Perkantoran3. Mengetik
E. Seminar/Pelatihan/Lokakarya/Penataran/workshopNo Nama Seminar/Pelatihan/
LokakaryaPenyelenggara Tempa
tTanggal Ketera
ngan*)1. Pelatihan ICT selama 12 jam Prodi PADP FIS
UNY10 Juli2004
Peserta
2. Pelatihan Penyusunan bahanAjar dengan PendekatanCTL
Jur PDU FISUNY
FISUNY
4 Sept2004
Peserta
3. Lokakarya Pengembangan Jur PDU FIS FIS 4 Sept Peserta
44
Silabus dan Sistem PenilaianKBK
UNY UNY 2004
4. Penataran PenyegaranMetodologi Penelitian
Prodi PADP FISUNY
1 Des2005
Peserta
5. Penataran PercepatanPenulisan Tugas Akhir
Prodi PADP FISUNY
7 Des2005
Peserta
6. Semiloka Nasional StrategiPeningkatan KesejahteraanMasyarakat Kelas Bawah
UMY UMY 22-23Des2005
Peserta
F. Kegiatan Penelitian
No Tahun Judul Penelitian SumberDana *)
Jumlah Dana (Rp)
JumlahAnggota
1. 2004 Efektivitas Sistem Informasiberbasis Komputer dalam Menunjang Keberhasilan Studi Mahasiswa di Fakultas Ilmu Sosial
SP 4 2004 8 juta 5
2. 2008 Pengembangan MediaPembelajaran Berbasis Komputer untuk Kompetensi Kearsipan SMK
DIPA UNY 8 juta 3
Yogyakarta, Februari 2011Yang membuat,
Sudaryanto, M.Si. NIP.19481209 197603 1 003