Download - LAPORAN TUGAS AKHIR TATA KELOLA ARSIP DI BADAN ...€¦ · KATA PENGANTAR . Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan Rahmat dan Hidayah, sehingga penulis dapat menyelesaikan

commit to user

library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

LAPORAN TUGAS AKHIR

TATA KELOLA ARSIP DI BADAN PENYELENGGARA JAMINAN

SOSIAL (BPJS) KETENAGAKERJAAN KANTOR CABANG KLATEN

Disusun Oleh :

INDAH FAJARWATI

D1516051

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar Ahli

Madya (A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi

PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2019

i

commit to user


commit to user


PENGESAHAN

Tugas Akhir ini telah diuji dan disahkan oleh Panitia Ujian Tugas Akhir

Program Studi Diploma ill Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pada Harl : .. /5. 9. f!J.i~ ............... .

Tanggal : .... ?./! ... t1 f?.r:.'?. ~ ••• Z?. ! !1

Disusun Oleh :

INDAH FAJARWATI

Dl516051

Panitia Ujian Tugas Akhir

1. Penguji I

Nama

Drs. Priyanto Susiloadi, M.Si

2. Penguji 2

Mengetahui,

i Astuti Nurhaeni M.Si

NIP. 196108251986012001

Ill

commit to user


PERNYATAAN

Nama : INDAHFAJARWATI

NIM : Dl516051

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul "TATA KELOLA

ARSIP DI BADAN PENYELENGGARA JAMINAN SOSIAL (BPJS)

KETENAGAKERJAAN KANTOR CABANG KLATEN" adalah betul-betul

karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam Tugas Akhir tersebut diberi

tanda citasi dan ditunjuk:kan dalam daftar pustak:a.

Apabila di kemudian hari terbukti pemyataan saya tidak benar, maka saya bersedia

menerima sanksi akademik berupa pencabutan Tugas Akhir dan gelar yang saya

peroleh dari Tugas Akhir tersebut.

Surakarta, Maret 2019

Yang Membuat Pemyataan,

Indah Fajarwati

Dl516051

Iv

commit to user


MOTTO

“Bertaqwalah kepada Allah, maka Dia akan membimbingmu. Sesungguhnya

Allah mengetahui segala sesuatu”

(Q.S Al-Baqarah : 282)

“Tuhan tidak menciptakan pribadi yang malas, namun rasa malas tercipta dari

pribadi yang tidak memiliki tujuan”

(Nurdin Setiawan)

“Jika kamu bekerja dengan gaji yang rendah, bekerjalah seakan-akan gajimu itu

tinggi, maka Allah akan membalasnya dengan kesehatan, kebahagiaan, risky yang

tidak disangka-sangka, dan Allah mudahkan urusannya. Apabila kamu bekerja

dengan gaji yang tinggi, tetapi kamu bekerja seakan-akan gajimu itu rendah, maka

Allah akan menagih sisanya dengan memberimu penyakit, kesusahan,

mendapatkan dosa, dan Allah sulitkan segala urusanmu”

(Indah Fajarwati)

v

commit to user


PERSEMBAHAN

Dengan rasa syukur dan kerendahan hati laporan Tugas Akhir ini penulis

persembahkan untu :

1. Allah SWT yang selalu menyertai setiap langkah dan keputusan penulis.

2. Kedua orang tuaku Bapak Parjono dan Ibu Parjiatun, sebagai tanda bakti

dan rasa terimakasihku untuk dukungan serta nasihatnya.

3. Adik serta seluruh keluarga yang selalu memberikan semangat dan

inspirasi dalam menyelesaikan laporan Tugas Akhir ini.

4. Sahabat-sahabat yang selalu mendukung dan menguatkan penulis.

5. Teman-teman satu perjuangan di Program Studi Diploma III Manajemen

Administrasi 2016 Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Sebelas

Maret Surakarta.

6. Almamater kebanggaan, Universitas Sebelas Maret Surakarta

vi

commit to user


KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan Rahmat dan

Hidayah, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “Tata

Kelola Arsip di Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS)

Ketenagakerjaan Kantor Cabang Klaten”. Tugas Akhir ini disusun sebagai

persyaratan dalam memperoleh sebutan Ahli Madya (A.Md) dalam bidang

Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Sebelas

Maret, Surakarta.

Dalam Penyusunan Tugas Akhir ini tidak terlepas dari bimbingan, bantuan

dan dukungan secara moril maupun materil dari berbagai pihak. Penulis

mengucapkan terimakasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam

penyelesaian Tugas Akhir ini, antara lain kepada:

1. Ibu Endang Maharani S.Sos, M.Si selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir

2. Bapak Drs. Priyanto Susiloadi M.Si, selaku Dosen Penguji Tugas Akhir

3. Ibu Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si, selaku Dekan Fakultas Ilmu

Sosial dan Politik

4. Bapak Drs. Ali, M.Si, selaku Kepala Program Studi Manajemen

Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik

5. Bapak Drs. Ali, M.Si, selaku Pembimbing Akademik

6. Rizky Chandra Budiman, Kepala Bidang Umum & SDM serta

Pembimbing perusahaan yang telah memberikan ijin bagi penulis untuk

melakukan pengamatan di Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS)

Ketenagakerjaan Kantor Cabang Klaten.

7. Bapak Agus Widodo, selaku Penata Madya Umum dan Kearsipan di

Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) Ketenagakerjaan Kantor

Cabang Klaten yang telah memberi informasi, arahan serta ilmu bagi

penulis.

8. Seluruh Karyawan Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS)

Ketenagakerjaan Kantor Cabang Klaten yang telah memberikan bantuan,

pengarahan, ilmu, dan pengalaman kerja selama kegiatan Magang.

vii

commit to user


9. Kedua orang tua dan keluarga tercinta yang selalu memberikan doa dan

dukungannya.

10. Aderian Putra Pamungkas, Muhammad Yuan Danu Kusuma, Anggit

Aprian Saputra, Amin Widyaningrum, Arifva Setyorini, Luthfia Nur F,

Devita Ratna Savitri, Dilla Rima Ayulita, Pratiwi Ariyanto, Oktavia Tri

Rachmawati, Sisca Agilia Savitri dan semua sahabat terdekat yang tidak

bisa penulis sebutkan satu persatu.

11. Teman-teman satu perjuangan di Program Studi Diploma III Manajemen

Administrasi A 2016 yang banyak memberi kesan serta menjadi teman

terbaik dalam 6 semester.

12. Teman-teman satu perjuangan di Himpunan Mahasiswa Diploma (HMD)

2018 Fakultas Ilmu Sosial dan Politik yang telah menemani perjalanan

selama kuliah dan memberikan pengalaman yang sangat berarti bagi

penulis.

13. Teman-teman kos bu Wandi dan kos Surya SS yang telah memberi warna

kehidupan bagi penulis di Solo.

Penulis menyadari bahwa dalam proses penulisan maupun penyusunan

Tugas Akhir ini masih terdapat kekurangan. Maka dari itu penulis

mengharapkan kritik dan saran dari pembaca yang budiman agar kedepannya

dapat menjadi lebih baik lagi. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat, akhir kata

penulis mengucapkan terimakasih.

Surakarta, Maret 2019

Penulis

Indah Fajarwati

D1516051

viii

commit to user


DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL..................................................................................... i

PERSETUJUAN.......................................................................................... ii

PENGESAHAN……………... ................................................................... iii

PERNYATAAN........................................................................................... iv

MOTTO........................................................................................................ v

PERSEMBAHAN........................................................................................ vi

KATA PENGANTAR................................................................................. vii

DAFTAR ISI................................................................................................ x

DAFTAR TABEL........................................................................................ xiii

DAFTAR GAMBAR................................................................................... xiv

DAFTAR BAGAN....................................................................................... xv

DAFTAR LAMPIRAN............................................................................... xvi

ABSTRAK.................................................................................................. xvii

BAB I PENDAHULUAN............................................................................... 1

A. Latar Belakang Masalah................................................................. 1

B. Perumusan Masalah........................................................................ 4

C. Tujuan Pengamatan........................................................................ 4

D. Manfaat Pengamatan...................................................................... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN............ 5

A. Tinjauan Pustaka........................................................................... 5

1. Pengertian Tata Kelola........................................................... 5

2. Pengertian Arsip...................................................................... 7

ix

commit to user


3. Pengertian Kearsipan............................................................... 10

4. Pengertian Tata Kearsipan....................................................... 10

B. Tujuan Kearsipan............................................................................ 11

C. Faktor-faktor Pendukung Tata Kearsipan....................................... 11

D. Pegawai Kearsipan.......................................................................... 14

E. Azas Penyelenggaran Arsip............................................................ 15

F. Masalah-masalah Dalam Kearsipan............................................... 18

G. Tata Kerja Kearsipan...................................................................... 19

H. Ciri-ciri Kearsipan yang Baik......................................................... 24

I. Metode Pengamatan........................................................................ 26 BAB III DESKRIPSI LEMBAGA/INSTANSI.............................................. 30

A. Sejarah BPJS Ketenagakerjaan...................................................... 30

B. Logo Instansi................................................................................... 32

C. Visi dan Misi................................................................................... 34

D. Tata Nilai Badan Penyelenggara Jaminan Sosial BPJS

Ketenagakerjaan............................................................................. 34

E. Produk Jasa Badan Penyelenggara Jaminan Sosial BPJS

Ketenagakerjaan.............................................................................. 35

F. Bagan Organisasi............................................................................ 38

G. Pegawai........................................................................................... 48

H. Tata Kelola Kantor.......................................................................... 50

I. Pengawasan BPJS Ketenagakerjaan................................................ 52

J. Corporate Social Responsibility (CSR) .......................................... 53

x

commit to user


BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN...................................... 55

A. Penerimaan dan Pencatatan Arsip................................................ 56

B. Pengelolaan Penyimpanan Arsip................................................. 60

C. Prosedur Penyimpanan Arsip...................................................... 75

D. Peminjaman Arsip....................................................................... 78

E. Pemeliharaan Arsip.................................................................... 80

F. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip............................................ 81

BAB V PENUTUP......................................................................................... 89

A. Kesimpulan................................................................................. 89

B. Saran........................................................................................... 91

DAFTAR PUSTAKA...................................................................................... 92

LAMPIRAN - LAMPIRAN

xi

commit to user


DAFTAR TABEL

Tabel 3.2 Jam Kerja Pegawai BPJS Ketenagakerjaan Kantor Cabang Klaten........................................................................................... 49

Tabel 3.3 Jumlah Pegawai BPJS Ketenagakerjaan Kantor Cabang Klaten........................................................................................... 49

Tabel 4.1 Jenis-jenis Arsip Surat Dinas....................................................... 57 Tabel 4.2 Proses Surat Masuk..................................................................... 59

Tabel 5.8 Contoh Pengisian Pada Kolom Buku Peminjaman Arsip............ 79

Tabel 6.3 Pemindahan Arsip Inaktif Di Lingkungan Internal...................... 85

xii

commit to user


DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 Logo BPJS Ketenagakerjaan................................................... 32

Gambar 4.3 Map Folder Warna.................................................................. 60

Gambar 4.4 Jenis Klasifikasi Arsip............................................................ 61

Gambar 4.5 Penataan Arsip Aktif Naskah Dinas dan Produk Hukum ........................................................................ 62

Gambar 4.6 Pengarsipan pada Arsip Laporan Pertanggungjawaban Keuangan (LPK).................................... 63

Gambar 4.7 Contoh Daftar Arsip Voucher Umum (BUBM) ...................... 64

Gambar 4.8 Contoh Daftar Arsip Voucher Jaminan.................................... 65

Gambar 4.9 Penyusunan Berkas LPK.......................................................... 67

Gambar 5.1 Mengikat Portepel dan Melipat Boks Arsip............................ 68

Gambar 5.2 Label Boks Arsip Voucher Umum dan Voucher Jaminan..................................................................... 68

Gambar 5.3 Penataan Arsip kepesertaan Aktif............................................ 69

Gambar 5.4 Penataan Arsip Inaktif Naskah Dinas dan Produk Hukum .... 71

Gambar 5.5 Alur Penataan Arsip Laporan Pertanggungjawaban Keuangan (LPK)...................................................................................... 73

Gambar 5.6 Label Boks Arsip Kepesertaan Inaktif.................................... 74

Gambar 5.7 Penyimpanan Dalam Boks Arsip dan Penempatan

Dalam Rak Arsip................................................................... 77

Gambar 5.9 Contoh Format Kolom Lembar Peminjaman Arsip............... 79

Gambar 6.2 Contoh Berita Acara Pemindahan Arsip................................ 84

xiii

commit to user


DAFTAR BAGAN

Bagan 3.2 Bagan Organisasi di BPJS Ketenagakerjaan Kantor Cabang Klaten....................................................................................... 47

Bagan 6.1 Alur Penyusutan Arsip............................................................ 82

xiv

commit to user


DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Surat Tugas Magang

Lampiran 2. Surat Keterangan Magang

Lampiran 3. Form Monitoring Magang minggu ke-1

Lampiran 4. Form Monitoring Magang Minggu ke-II

Lampiran 5. Form Monitoring Magang Minggu ke-III

Lampiran 6. Form Monitoring Magang Minggu ke-IV

Lampiran 7. Form Monitoring Magang Minggu ke-V

Lampiran 8. Form Monitoring Magang Minggu ke-VI

Lampiran 9. Presensi Magang

Lampiran 10. Form Penilaian Magang

Lampiran 11. Surat Keterangan Selesai Magang

Lampiran 12. Berkas dan Dokumen Pendukung Tata Kelola Arsip

xv

commit to user


ABSTRAK

Indah Fajarwati, D1516051, TATA KELOLA ARSIP DI BADAN PENYELENGGARA JAMINAN SOSIAL (BPJS) KETENAGAKERJAAN KANTOR CABANG KLATEN, Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Sebelas Maret, Surakarta, 2019, 93 halaman.

Arsip bagi suatu perusahaan merupakan suatu hal yang penting, karena arsip memiliki nilai kegunaan dan dapat digunakan sebagai bukti yang otentik. Pengelolaan arsip yang baik sangat diperlukan dalam sebuah Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) Ketenagakerjaan, guna menjamin tersedianya inormasi yang cepat bagi para peserta dan anggota organisasi. Dengan adanya pengelolaan arsip yang baik, maka secara tidak langsung telah membantu tercapainya tujuan organisasi.

Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan tata kelola arsip di Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) Ketenagakerjaan Kantor Cabang Klaten. Tata Kelola Arsip di Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) Ketenagakerjaan Kantor Cabang Klaten adalah penataan semua berkas naskah dinas dan produk hukum, berkas jaminan peserta, berkas jasa konstruksi, berkas bukan penerima upah, berkas keuangan, berkas pemasaran, serta berkas umum & sdm.

Pengamatan ini menggunakan metode pengamatan pendekatan desktiptif yaitu dengan pengamatan yang memusatkan pada deskripsi, pengamat menekankan catatan dengan deskripsi kalimat yang rinci,lengkap, dan mendalam. Teknik pengumpulan data primer dilakukan dengan wawancara Penata Madya SDM di Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) Ketenagakerjaan Kantor Cabang Klaten, melakukan observasi di bagian kearsipan, selain itu data diperoleh dari dokumentasi atau mengkaji dokumen di Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) Ketenagakerjaan Kantor Cabang Klaten.

Dari hasil pengamatan dapat diketahui bahwa tata kelola arsip di Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) Ketenagakerjaan Kantor Cabang Klaten sudah dilaksanakan dengan baik. Penata Madya SDM menerima surat masuk, kemudian surat tersebut di disposisi dan diajukan kepada Kepala Kantor Cabang Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) Ketenagakerjaan Kantor Cabang Klaten untuk disetujui dan ditindaklanjuti. Surat yang telah disetujui ditindaklanjuti tersebut di scan terlebih dahulu kemudian diedarkan kepada bidang-bidang yang bersangkutan melalui IP message, selanjutnya surat-surat tersebut dimasukkan ke dalam filling cabinet berdasarkan kode klasifikasi naskah dinas dan produk hukum. Untuk arsip jaminan peserta, jasa konstruksi (Jakon), Bahan Umum dan Bahan Material (BUBM) diurutkan berdasarkan tanggal, kemudian diurutkan berdasarkan nomor voucher/nomor proyek

Kata kunci : Tata Kelola, Arsip, Voucher Umum, Voucher Jaminan

xvi

Download - LAPORAN TUGAS AKHIR TATA KELOLA ARSIP DI BADAN ...€¦ · KATA PENGANTAR . Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan Rahmat dan Hidayah, sehingga penulis dapat menyelesaikan

Top Related