LAPORAN
SOSIALISASI PENERAPAN TANDA TANGAN ELEKTRONIK
BALAI BIOTEKNOLOGI
BALAI BIOTEKNOLOGI
BADAN PENGKAJIAN DAN PENERAPAN TEKNOLOGI
PELAKSANAAN KEGIATAN
Kegiatan Sosialisasi Penerapan Tanda Tangan Elektronik Balai Bioteknologi
merupakan salah satu bentuk perwujudan perubahan Evaluasi Zona Integritas (ZI ) menuju
WBK/ WBBM yan terdapat pada poin A.1.4.c yaitu budaya kerja dan pola piker di lingkungan
organisasi. Tujuan diselenggarakan Sosialisasi Penerapan Tanda Tangan Elektronik ini untuk
mengenalkan pengaplikasian Tanda Tangan Elektronik (TTE) dan menjelaskan tata cara atau
prosedur untuk bisa menandatangani dokumen secara elektronik sebagai pengganti tanda
tangan basah.
BPPT menghasilkan inovasi TTE yang aman, terpercaya, dan dapat dipertanggung
jawabkan melalui aplikasi IOTENTIK. TTE yang diterbiktkan tersebut memiliki kekuatan dan
akibat hukum yang sah sesuai persyaratan UU ITE. Penerbitan TTE juga Menggunakan
teknologi enkripsi yang handal untuk mengatasi risiko dokumen rusak, hilang, atau dibuka
tanpa izin oleh pihak ketiga. Penggunaan TTE juga lebih efisien dan efektif karena dapat
menghilangkan biaya untuk mencetak dokumen, pengiriman dokumen, hingga penyimpanan
dokumen.
Pengoperasian penerbitan TTE ini sangat penting diketahui, dipahami, dan dapat
dilaksanakan oleh masing-masing staf, khususnya staf Balai Bioteknologi karena penerbitan
TTE ini sudah mulai digunakan dalam sistem pengajuan DUPAK periode bulan April tahun
2020. Penggunaan TTE juga menjadi sangat efektif ketika dilaksanakan WFH akibat tanggap
darurat Covid – 19. Peminta dan penanda tangan tidak perlu bertatap muka dan mencetak
dokumen terlebih dahulu sehingga keefisienan dan keefektifan progres pengesahan dapat
dicapai dengan lebih baik.
Sosialisasi Penerapan Tanda Tangan Elektronik di Balai Bioteknologi dilaksanakan
pada Kamis tanggal 23 April 2020 melalui ZOOM meeting. Bayu Rizky Maulana, S.Kom.
menjadi pembicara. Pada sosialisasi tersebut dipaparkan secara jelas dan lengkap sehingga
diharapkan para pegawai dapat langsung mengaplikasikannya sendiri dan mengubah budaya
kerja mereka menjadi lebih efektif dan efisien.
Tangerang Selatan, 23 April 2020
Penyusun, Mengetahui
Bayu Rizky Maulana S.Kom. Dr. Agung Eru Wibowo, Apt
Ketua Agent of Change Balai Bioteknologi Kepala Balai Bioteknologi
UNDANGAN
NOTULENSI
NOTULENSI
SOSIALISASI PENERAPAN TANDA TANGAN ELEKTRONIK BALAI BIOTEKNOLOGI
Agenda Sosialisasi Penerapan Tanda Tangan Elektronik Balai Bioteknologi
Waktu Pelaksanaan
Kamis, 23 April 2020
Tempat Via aplikasi zoom meeting
Peserta 43 Orang (Daftar Hadir Terlampir)
Pembicara Bayu Rizky Maulana, S.Kom.
Hasil
1. Pembicara menyampaikan paparan “Sosialisasi Implementasi Sertifikat Elektronik di BPPT” (file terlampir). Pada paparan tersebut pembicara menyampaikan tentang Sertifikat Elektronik, Tanda Tangan Elektronik, istilah – Istilah yang sering digunakan dalam layanan Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) iOTENTIK, cara mendapatkan Sertifikat Elektronik iOTENTIK, dan cara menggunakan Tanda Tangan Elektronik.
2. TTE IOTENTIK bisa dilakukan ketika masing-masing staff sudah memiliki Sertifikat Elektronik yang masih aktif dan memiliki Passphrase yang masih diingat dan masih dapat digunakan. Pengecekan Passphrase dapat dilakukan ketika melakukan pengecekan TTE di laman govca.id.
3. Ketika dilakukan pengecekan sertifikat elektronik masih aktif dan Passphrase masih benar terkonfirmasi, staf dapat melakukan TTE. Apabila sertifikat elektronik terkonfirmasi belum ada (belum membuat), sertifikat elektronik kadaluarsa, dan Passphrase lupa, maka staf harus melakukan pengauan Sertifikat Elektronik baru beserta Passphrase-nya atau melakukan pencabutan Sertifikat Elektronik bagi yang hanya lupa Passphrase.
4. Tata cara pencabutan dan atau penerbitan ulang Sertifikat Elektronik ada pada file paparan “Sosialisasi Implementasi Sertifikat Elektronik di BPPT” yang terlampir.
5. Balai Bioteknologi sudah membuat list data dan pengumpulan Karpeg bagi staf yang belum memiliki Setifikat Elektronik dan Passphrase, sudah memiliki Sertifikat Elektronik namun sudah kadaluarsa, dan lupa dengan Passphrase. Dari list staf atau pegawai tersebut, nantinya akan dibuatkan surat permohonan kolektif dari unit kerja untuk pencabutan, pengajuan, dan penerbitan SE dan Passphrase baru. Bagi yang sudah masuk dalam list, maka tidak perlu untuk mengajukan secara individu.
6. Untuk mendapatkan Sertifikat Elektronik baru IOTENTIK, maka masing-masing staf atau pegawai harus mengaksesnya secara individu melalui apliaksi RAIN yang ada pada laman govca.id. Setelah mengikuti semua proses dan memasukkan semua syarat yang diminta (surat pencabutan, permohonan kolektif dan karpeg), maka pegawai akan mendapatkan informasi melalui email dan harus melakukan penerbitan SE melalui aplikasi RAIN kembali. Alurnya seperti yang ditunjukkan oleh gambar halaman terakhir.
7. Bagi staf dan pegawai yang sudah terkonfirmasi memiliki SE dan Passphrase, maka TIDAK PERLU melakukan tahap pencabutan dan pengajuan baru tersebut.
8. Bagi yang belum mempunyai Karpeg seperti CPNS dan lainnya, maka pengajuan bisa menggunakan surat keterangan pengajuan Karpeg (informasi dari Bu Yuni). Bisa menggunakan nomor KTP saja asal datanya ada di SIDADU (informasi dari Bayu, dari BJIK). Perlu dikonfirmasi ke Bu Yuni kembali apakah bisa menggunakan KTP.
9. Untuk keperluan TTE, masing-masing pegawai harus mengecek kembali nomor HP yang ada di akun Intranet BPPT, karena TTE menggunakan basis OTP yang dikirimkan melalui SMS ke nomor pribadi masing-masing.
10. Pembicara kemudian menyampaikan tata cara penggunakan web.teken.id untuk melakukan TTE. Paparan lengkap berada di file “User Manual Aplikasi Web Teken” terlampir.
11. Yang perlu menjadi catatan adalah pegawai harus mengcek profile masing-masing apakah sudah sesuai, khususnya pada nomor handphone. Pemilihan setting OTP juga perlu dipilih, bisa menggunakan Google Authenticator atau Menggunakan SMS OTP. Pegawai bebas memilih untuk menggunakan salah satu sesuai dengan kemampuan dan kebutuhan. Untuk OTP via SMS, tentunya membutuhkan nomor handphone yang sesuai. OTP via Google Authenticator membutuhkan aplikasi “Google Authenticator” di smartphone untuk scan barcode yang ditunjukan di laman govca.id.
12. OTP by SMS berlaku 30 menit, sedangkan Google Authenticator berlaku hanya 1 menit. Sehingga pegawai harus menyesuaikan dengan kemampuan dan kebutuhan.
13. Hasil dokumen yang ter-TTE dapat diunduh dan dapat dilihat barcode TTE-nya. Keterangan TTE pun lengkap dan bisa dicek melalui reader laptop, dengan cara melihat SIGNATURE PROPERTIES. Pengecekan properties TTE juga dapat dilakukan di laman govca.id melaui pilihan VERIFIKASI PDF. Setelah upload dokumen yang ter-TTE, keterangan TTE akan muncul lengkap, baik itu tanggal TTE, jam TTE, keterangan pen-TTE, dan lain sebagainya.
14. Serifikat Elektronik tidak ada masa kadaluarsa selama masih ingat Passphrasenya. Yang memiliki masa kadaluarasa adalah dokumen yang di-TTE, yaitu memiliki masa 1 tahun.
15. BPPT dulu mempunyai laman BBPT Teken tersediri yang sekarang sudah tidak dipakai. Untuk melakukan TTE hanya menggunakan web.teken.id.
16. TTE elektronik juga dapat dilakukan pada SIDUPER untuk keperluan pengajuan DUPAK. Namun, sistem saat ini belum mendukung untuk TTE otomatis per jenjang tanpa melakukan download terlebih dahulu dan mengajukannya secara manual. Oleh karena itu, dapat dipertimbangkan bahwa Tanda Tangan pengajuan DUPAK lebih aman menggunakan TTD manual.
17. Karena sistem belum mendukung TTE otomatis per jenjang, maka dokumen yang sudah di-TTE harus didownload secara manual, dikirimkan dan dimintakan TTE ke orang atau atasan yang bersangkutan, demikian seterusnya, belum bisa dilakukan by system.
18. Belum ada informasi dari BJIK mengenai TTE untuk dokumen tahun 2019, apakah bisa di TTE pada tahun 2020, mengingat di TTE akan muncul tanggal lengkap dan bisa dicek. Akan dikonfirmasi lebih dulu ke BJIK. Karena kondisi itu pula, dimungkinkan pengajuan dokumen harus benar-benar menyesuaikan tanggal, tidak bisa dimintakan TTD pada saat waktu pengajuan DUPAK.
19. TTE pengajuan memang mengharuskan semua harus bisa melakukan TTE terlebih dahulu, dimungkinkan pada triwulan 2, 3, dan 4 tahun 2020. Memang harus dipastikan dahulu semuanya harus bisa dan punya TTE. Untuk pengajuan awal tahun ini dimungkinkan masih sulit karena ada yang belum punya Sertifikat Elektronik dan Passphrase.
20. Untuk pengajuan dokumen ke BPK atau dokumen lain mengenai keuangan belum bisa menggunakan TTE. Harus menggunakan TTD asli.
21. SIDUPER memang bisa tanda tangan elektronik untuk saat ini, namun yang pasti adalah untuk TTE administrasi seperti TTE surat pernyataan dan lain sebagainya. Jadi, untuk dokumen memamng masih disarankan menggunakan web.teken.id untuk melakukan TTE.
22. Pembicara juga memaparkan tata cara pengajuan melalui Aplikasi RAIN untuk penerbitan sertifikat bagi yang belum mempunyai atau mencabut sertifikatnya karena lupa Passphrase. Tata cara lengkap ada pada paparan “User Manual Aplikasi Iotentik Registration Authority (RAIN)” terlampir.
Skema Cara untuk Mendapatkan Sertifikat Elektronik
•
Sosialisasi TTE ReportForm: Sosialisasi TTE
Name Yoeke, Yosephine
NIP 197612292001122002
SATMINKAL Sub Bag Tata Usaha
Signature
Added Time 04-Jun-2020 15:43:40
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name Mukhamad Purnama
NIP
SATMINKAL Sub Bag Tata Usaha
Signature
Added Time 04-Jun-2020 06:10:30
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name Imron, Rosidi
NIP 196308012014051001
SATMINKAL Sub Bag Tata Usaha
Signature
Added Time 04-Jun-2020 06:02:50
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name Imam, Sujai
NIP 197005062007101001
SATMINKAL Seksi Kerma
Signature
Added Time 04-Jun-2020 04:58:47
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name Mardoni, Elya
NIP 197108192007012002
SATMINKAL Seksi Kerma
Signature
Added Time 04-Jun-2020 04:13:05
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name Afada Naafi'u, Fariha
NIP 199605252019022005
SATMINKAL Seksi Program
Signature
Added Time 04-Jun-2020 03:58:09
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name Anna, Safarrida
NIP 198101022008012019
SATMINKAL Seksi Program
Signature
Added Time 04-Jun-2020 03:53:52
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name Nia, Asiani
NIP 198111292010122001
SATMINKAL Seksi Kerma
Signature
Added Time 04-Jun-2020 03:28:30
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name Uli Julia, Nasution
NIP 197807082009012003
SATMINKAL Seksi Program
Signature
Added Time 04-Jun-2020 03:21:25
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name Syamsuddin, Uddin
NIP 680004146
SATMINKAL Sub Bag Tata Usaha
Signature
Added Time 04-Jun-2020 03:18:47
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name Bonny Agung Wahyuono, ST.
NIP 197310071996031001
SATMINKAL Seksi Program
Signature
Added Time 04-Jun-2020 03:08:20
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name Eddy Suhandi, Last
NIP 680003718
SATMINKAL Sub Bag Tata Usaha
Signature
Added Time 04-Jun-2020 02:57:00
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name Titin, Ariyani
NIP 199301302018012001
SATMINKAL Seksi Program
Signature
Added Time 04-Jun-2020 02:54:54
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name Dr. R. Ahmad Fauzantoro, ST., M.Si
NIP 197209251999031003
SATMINKAL Seksi Program
Signature
Added Time 04-Jun-2020 02:53:25
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name Linda, Novuta
NIP 197111171997032003
SATMINKAL Seksi Kerma
Signature
Added Time 04-Jun-2020 02:53:18
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name Lindu, Bawono
NIP 199407232019021004
SATMINKAL Sub Bag Tata Usaha
Signature
Added Time 04-Jun-2020 02:50:18
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name Nurhayadi
NIP 197412011996121002
SATMINKAL Sub Bag Tata Usaha
Signature
Added Time 04-Jun-2020 02:37:20
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name Rantika, Silfarohana
NIP 199407122018012002
SATMINKAL Seksi Kerma
Signature
Added Time 04-Jun-2020 02:31:51
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name Nooryanto, Nooryanto
NIP 196605161994011001
SATMINKAL Sub Bag Tata Usaha
Signature
Added Time 04-Jun-2020 02:24:01
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name Gemilang, Rahmadara
NIP 199109232018012003
SATMINKAL Seksi Kerma
Signature
Added Time 04-Jun-2020 02:20:24
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name Sarny Tulak, Sarny
NIP 197809202008012009
SATMINKAL Seksi Kerma
Signature
Added Time 04-Jun-2020 02:17:34
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name Eko, Prasetyo
NIP 197105201996031005
SATMINKAL Sub Bag Tata Usaha
Signature
Added Time 04-Jun-2020 02:14:58
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name Saat
NIP 197412031996121001
SATMINKAL Sub Bag Tata Usaha
Signature
Added Time 04-Jun-2020 02:12:35
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name Saat, ST
NIP 197412031996121001
SATMINKAL Sub Bag Tata Usaha
Signature
Added Time 04-Jun-2020 02:11:57
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name Erwahyuni Endang, Prabandari
NIP 196912281996032002
SATMINKAL Seksi Program
Signature
Added Time 04-Jun-2020 02:11:55
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name Siti, Zulaeha
NIP 198306042009012004
SATMINKAL Seksi Program
Signature
Added Time 04-Jun-2020 02:11:05
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name Abdul, Wahid
NIP 197108102007011003
SATMINKAL Seksi Kerma
Signature
Added Time 04-Jun-2020 02:10:25
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name Nurul Fitri, Hanifah
NIP 199501232019022009
SATMINKAL Seksi Kerma
Signature
Added Time 04-Jun-2020 02:09:08
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name Alkindi, Alkindi
NIP 680004425
SATMINKAL Seksi Kerma
Signature
Added Time 04-Jun-2020 02:08:36
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name Ahmad Yudis Mahardhika, S.P.
NIP 199108172018011002
SATMINKAL Seksi Kerma
Signature
Added Time 04-Jun-2020 02:05:59
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name Irni Furnawanthi, Hindaningrum
NIP 1974032119916122001
SATMINKAL Sub Bag Tata Usaha
Signature
Added Time 04-Jun-2020 02:05:58
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name Ahmad Yudis Mahardhika, S.P.
NIP
SATMINKAL Seksi Kerma
Signature
Added Time 04-Jun-2020 02:05:00
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name indra, rachmawati
NIP 198009242009122003
SATMINKAL Seksi Program
Signature
Added Time 04-Jun-2020 02:04:34
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name R. Bambang, Sukmadi
NIP 196207281989031001
SATMINKAL Seksi Kerma
Signature
Added Time 04-Jun-2020 02:04:31
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name Amin, Pujiyanto
NIP 197311201996121001
SATMINKAL Sub Bag Tata Usaha
Signature
Added Time 04-Jun-2020 02:03:28
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name Hendi Saleh, Permana
NIP 197510052007101001
SATMINKAL Seksi Program
Signature
Added Time 04-Jun-2020 02:01:51
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name Suryani
NIP 198101152009122001
SATMINKAL Seksi Program
Signature
Added Time 04-Jun-2020 02:01:08
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name Rusmanto
NIP 680005448
SATMINKAL Seksi Kerma
Signature
Added Time 04-Jun-2020 02:00:42
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name Eka, Siska
NIP 680003700
SATMINKAL Seksi Program
Signature
Added Time 04-Jun-2020 02:00:18
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name Wiwin, Wihara
NIP 197602132001121002
SATMINKAL Sub Bag Tata Usaha
Signature
Added Time 04-Jun-2020 02:00:14
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name Lira Windriawati, Listriyani
NIP 198803152018012003
SATMINKAL Seksi Program
Signature
Added Time 04-Jun-2020 01:59:58
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name Minaldi, Minaldi
NIP 196304221991101001
SATMINKAL Seksi Kerma
Signature
Added Time 04-Jun-2020 01:59:51
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name Sukirna
NIP 197210292007011002
SATMINKAL Seksi Program
Signature
Added Time 04-Jun-2020 01:59:50
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name Farida, Rosana Mira
NIP 197502252001122003
SATMINKAL Seksi Kerma
Signature
Added Time 04-Jun-2020 01:58:49
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name Indria Puti, Mustika
NIP 198805212012122002
SATMINKAL Seksi Program
Signature
Added Time 04-Jun-2020 01:58:35
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name Amila, Pramisandi
NIP 198401032009122002
SATMINKAL Seksi Program
Signature
Added Time 04-Jun-2020 01:58:10
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name Risma, Yanti
NIP 197603092006042019
SATMINKAL Seksi Kerma
Signature
Added Time 04-Jun-2020 01:56:03
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name Fahmi Achmad Saputra
NIP 199408202019021001
SATMINKAL Seksi Program
Signature
Added Time 03-Jun-2020 21:40:41
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name Lani, Hardiany
NIP 199210152019022003
SATMINKAL Seksi Kerma
Signature
Added Time 03-Jun-2020 04:13:36
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name Aji, Wibowo
NIP 199303122019021004
SATMINKAL Seksi Kerma
Signature
Added Time 03-Jun-2020 03:08:03
Referrer Name
Task Owner [email protected]
Name Hendi Saleh, Permana
NIP 197510052007101001
SATMINKAL Seksi Program
Signature
Added Time 03-Jun-2020 02:41:53
Referrer Name
Task Owner [email protected]
FOTO KEGIATAN