MAKALAH TEKNIK PRESENTASI DAN NEGOSIASI
“MENGORGANISASIKAN PESAN”
DOSEN PENGAMPU:
YESSI PUSPITA, M.Si.
KELOMPOK 2:
MIRANDA ARIZAL 0810862003
ANDIKA PERSIA 0810862009
NADIA QORINA 0810862019
PUTRI RAHMA AMALIA 0810862024
DICKO BRI ANOKI 0810862030
INTAN IRENE AVISTA 0810862035
RIFA YANAS 0810862042
ANNISA ANINDYA 0810862047
PROGRAM STUDI ILMU KOMUNIKASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS ANDALAS
2011
PEMBAHASAN
Untuk mendapatkan persetujuan, dukungan, dan pemahaman dari orang lain, kita
harus mengorganisasikan pesan dalam sebuah presentasi. Presentasi harus disajikan
sedemikian rupa agar khalayak lebih mudah memahami materi yang disajikan.
Sebagian besar khalayak mengharapkan presentasi terorganisasi dengan baik.
Menggagalkan harapan tersebut dapat merusak kredibilitas pembicara, seperti yang
dinyatakan oleh McCroskey dan Mehrley (1969). Sedangkan menurut Curtis dan Kline (1974)
mengemukakan, dibandingkan dengan pesan yang tidak terorganisasi, suatu pesan yang
terorganisasi meningkatkan pemahaman khalayak terhadap materi. Jadi dalam sebuah
presentasi kita dituntut untuk bersikap lebih dipercaya. Dan pengorganisasian pesan secara
cermat merupakan salah satu cara untuk mendapatkan kesan yang menyenangkan.
Gagasan utama merupakan jantung presentasi. Jadi pengembangan sebuah
presentasi dimulai dengan penelitian yang cermat terhadap gagasan tersebut. Pada pesan
yang testruktur dengan baik, gagasan utama didukung oleh hal-hal pokok. Dan hal-hal pokok
biasanya tidak lebih dari lima agar tidak menyulitkan khalayak yang menyimak presentasi.
Kejelasan yang menjadi tujuan dari sebuah presentasi dapat diperoleh melalui
pengembangan pesan yang menyatu, koheren, dan relevan. Cara menyatukan penurut
Howell dan Bormann adalah dengan mencari dan menemukan tema pokok yang merupakan
pernyataan dari gagasan utama. Sedangkan koherensimengacu pada bagaimana
menyatukan berbagai bagian dalam sebuah pesan. Koherensi dapat diukur dengan
memeriksa hasil akhir untuk keseluruhan rancangan presentasi yang jelas dan menyatu.
Relevansi juga dapat diukur dengan melihat hubungan materi-materi presentasi dengan
tema pokok yang kita temukan sebelumnya. Untuk menyampaikan pesan, haruslah dengan
ringkas dan langsung pada intinya (to the point).
POLA ORGANISASI
Maksud utama bisa dikembangkan melalui topik, dan bisa juga melalui khalayak yang
menyimak presentasi kita. Melalui topik, kita bisa menyampaikan maksud dengan
memberikan beberapa pernyataan yang koheren dan juga contoh. Sedangkan melalui
khalayak, kita bisa mengikutsertakan penyimak dalam presentasi untuk aktif berbicara. Ada
beberapa pola organisasi yang digunakan untuk mengorganisasikan pesan, diantaranya :
1. Pola Kronologis
Pola kronologis sebaiknya digunakan untuk tujuan yang berlaku dalam jangka waktu
tertentu. Pola ini sangat praktis untuk informasi yang bersifat ringkasan informasional,
tapi tidak menutup kemungkinan juga digunakan untuk menyampaikan pesan persuasif.
Contoh :
Proposal : Sebuah Perusahaan harus memperluas penerimaan karyawan, mengingat
pertumbuhan perusahaan beberapa tahun terakhir.
a. Selama tahun 1960-an, penerimaan karyawan terpusat di kantor pusat
b. Tahun 1970-an dan 1980-an, penerimaan karyawan diperluas di kantor-kantor
cabang unruk mengakomodasi pabrik-pabrik di kota lain
c. Dan tahun 1990-an penerimaan karyawan meliputi seluruh universitas dan
perguruan tinggi yang ada
2. Pola Spasial
Pola ini lebih praktis untuk ringkasan informasional tapi juga bisa diadaptasi untuk
proposal yang persuasif.
Contoh :
Proposal : bagian promosi dan periklanan sebuah perusahaan membutuhkan anggaran
dana yang lebih besar untuk misi perkembangannya
a. Anggaran tahun lalu berjumlah dua puluh juta rupiah hanya cukup untuk satu
bagian dan untuk promosi produk
b. Tahun ini, anggaran ditambah menjadi tiga puluh lima juta rupiah untuk
pengembangan yang dilakukan dlam penelitian pasar, produk, dan pengiriman
barang
c. Anggaran tahun depan akan ditingkatkan lagi sampai lima puluh juta rupiah,
mengingat akan menambah biaya naskah, media, dan penelitian konsumen
3. Pola Topikal
Pola ini membagi topik ke dalam dua kategori utama. Pola ini dapat dipakai hampir
pada setiap persoalan, tujuan, atau khalayak.
Contoh :
Proposal : sebuah perusahaan memperluas penerimaan karyawan untuk universitas di
luar daerah
a. Saat ini penerimaan karyawan terbatas untuk perguruan tinggi yang berada dekat
dengan kantor pusat
b. Karena peerluasan perusahaan, dibangun juga kantor di pulau-pulau lain, sehingga
penerimaan karyawan pun diperluas pada perguruan tinggi yang berada dekat
dengan anak-anak perusahaan
c. Pengembangan perusahaan di daerah-daerah kecil, juga membuka peluang besar
untuk penerimaan pegawai dari universitas di daerah tersebut.
Pola kausal
Cara lain untuk menyusun gagasan adalah membahas penyebab – penyebab suatu
masalah dan mempertimbangkan akibat atau hasil berikutnya. Anda juga dapat
memutarbalikkan pola dengan cara memeriksa kondisi yang sudah diketahui (akibat) dan
kemudian memberikan penjelasan mengenai penyebab – penyebabnya. Gunakan pola ini
dengan hati – hati karena jarang terdapat penyebab atau akibat tunggal. Gunakan pola ini
hanya setelah melakukan analisis yang cermat mengenai hubungan sebab akibat. Berikut ini
adalah contoh sketsa kausal.
Proposal: Divisi pertanian Steadman Manufacturing harus menekan biaya untuk
mempertahankan harga mesin pertanian sesuai dengan harga yang harus dibayar para
petani untuk produk – produk mereka sehingga penjualan perusahaan tidak jatuh.
Sebab I. Biaya bahan baku dan biaya tenaga kerja meningkat.
Sebab II. Harga komoditas yang diterima petani menurun.
Akibat III. Petani akan tertekan antara biaya mesin yang meningkat dan harga penjualan
yang menurun.
Pola pemecahan masalah
Membagi topik menjadi dua hal utama merupakan cara yangpaling sederhana dalam
penggunaan pola pemecahan masalah. Hal yang pertama menunjukkan atau mendiagnosis
masalah, dan hal yang kedua memberikan suatu cara untuk memecahkan masalah tersebut.
Pola ini sangat memungkinkan untuk proposal persuasif. Pengambil keputusan menyimak
dan menanggapi secara positif saat mereka telah dapat mengenali masalah yang
mempengaruhi kesejahteraannya dan mungkin menerima proposal yang praktis, dapat
dilaksanakan, dan bermanfaat. Perhatikan contoh berikut.
Proposal: Perusahaan kami harus meningkatkan pendayagunaan pegawai pada metode
penerimaan pegawai.
Masalah I. Metode penerimaan pegawai kita saat ini berbiaya mahal dan situasinya
memburuk karena angka keluar-masuk pegawai yang tinggi.
Pemecahan II. Pendayagunaan pegawai membantu mengurangi biaya penerimaan pegawai
dan angka keluar-masuk yang tinggi melalui faktor-faktor yang bisa dibandingkan.
Proposal berikut ini menghadirkan dua hal utama yang mengarahkan dimensi-
dimensi masalah, kemudian menghadirkan dua bagian pemecahan masalah tersebut.
Format pemecahan masalah mungkin meliputi lebih dari satu hal utama untuk masalah dan
langkah-langkah pemecahan.
Proposal: Mempekerjakan instruktur yang digaji, bukan mempekerjakan para sukarelawan
untuk mengajar kelas tingkat rendah secara dramatis akan mengurangi masalah sumber
daya manusia yang kurang memadai dan instruksi yang buruk yang dialami dalam program
pelajaran renang.
Masalah I. Program renang musim dingin sedang bermasalah karena instruksi yang buruk.
Masalah II. Menggaji orang-orang profesional itu mahal.
Pemecahan III. Kita harus menggunakan instruktur yang digaji bukan para sukarelawan
untuk mengajar kelas renang tingkat rendah.
Pemecahan IV. Meningkatkan biaya kursus akan menutupi biaya kontrak instruktur.
Pola pemikiran bijaksana
Pola pemikiran bijaksana yang dibahas pada Bab 6 merupakan format lain yang
sangat baik untuk mengembangkan suatu presentasi. Anda akan teringat kembali bahwa
pola enam tahap meliputi (1) mendefinisikan dan membatasi masalah, (2) menganalisis
masalah, (3) menghasilkan pemecahan yang memungkinkan, (4) menilai pemecahan yang
disarankan, (5) memilih pemecahan terbaik, dan (6) pelaksanaan pemecahan. Berikut
contohnya.
Proposal: Sesi pelatihan pelayanan konsumen diperlukan untuk semua staf penjualan di
American Computer Systems.
Definisi masalah I. Konsumen mengeluhkan perlakuan kasar para personel penjualan
American.
Analisis masalah II. Beberapa perusahaan bisnis melaporkan bahwa personel penjualan
gagal menyimak sebelum mereka berbicara.
Pemecahan yang memungkinkan III. Staf penjualan menyarankan beberapa pemecahan,
termasuk pelatihan telepon, praktek pemeriksaan persepsi, pelatihan penyimakan, dan
wawancara disipliner dengan para pegawai yang tidak mengeluh.
Menilai pemecahan IV. Para anggota kelompok mengembangkan kriteria dan menerapkan
kriteria tersebut terhadap pemecahan yang disarankan.
Seleksi V. Kelompok memutuskan bahwa pelatihan penyimakan merupakan alat yang paling
efektif untuk memecahkan masalah.
Pelaksanaan VI. Semua personel penjualan harus menghadiri kursus pelatihan selama dua
hari tentang peningkatan penyimakan.
Sekuen termotivasi
Monroe dan Ehninger (1967) mendefinisikan rangkaian termotivasi sebagai metode
standar organisasi pidato yang menggunakan “sekuen gagasan yang melalui proses normal
pemikiran manusia, akan termotivasi khalayak untuk menanggapi tujuan pembicara”.
Sekuen termotivasi terdiri atas lima langkah, yaitu :
Langkah 1 : Perhatian (mendapat perhatian)
Langkah 2 : Kebutuhan (menunjukkan kebutuhan, menggambarkan masalah)
Langkah 3 : Pemuasan (pemuasan kebutuhan, memberikan pemecahan)
Langkah 4 : Visualisasi (membayangkan hasil, jika proposal diterima atau ditolak)
Langkah 5 : Tindakan (meminta tindakan dan/atau persetujuan)
Langkah perhatian khususnya berfungsi sebagai pendahuluan; langkah kebutuhan
serta kepuasan merupakan badan pesan (setiap langkah terdiri atas satu pokok utama); dan
langkah visualisasi dan tindakan biasanya bertindak sebagai kesimpulan. Berikut contohnya.
Proposal : pengintegrasian polisi dan dinas pemadam kebakaran merupakan jawaban atas
masalah anggaran dan efisiensi pada dinas keamanan kota.
Perhatian I : Integrasi polisi dan dinas pemadam kebakaran bukan merupakan masalah baru.
Kebutuhan II : Polisi dan dinas pemadam kebakaran dihadapkan pada masalah anggaran,
permintaan layanan yang lebih banyak dan bervariasi, serta pemberhentian sementara.
Pemenuhan III : Satu pemecahan masalah anggaran dan efisiensi polisi dan administrator
pemadam kebakaran adalah adanya integrasi dinas – dinas ini, baik secara keseluruhan
maupun sebagian.
Tindakan V : Berikan suara “ya” untuk integrasi kedua dinas keamanan masyarakat ini.
Organisasi klimaks lawan antiklimaks
Pengaturan klimaks dan antiklimaks menyusun materi menurut ukuran
relative,kekuatan,kepentingan, atau dampak emosionalnya. Pola klimaks menyimpan
argument – argument utama sampai akhir, daya tarik pesan yang terkuat; pola antiklimaks
menghadirkan argument – argument tersebut dalam bagian pesan yang kurang memaksa
atau kurang menarik. Seperti table dibawah ini :
skema Tujuan
Urutan klimaks (pokok
utama dinyatakan
kemudian)
Urutan antiklimaks (pokok
dan isu utama dinyatakan
lebih dahulu)
Gagasan utama digunakan untuk memperoleh dampak
terbesar. Dalam cara ini, penekanan gagasan utama
disampaikan ketika isu dikenal oleh khlayak atau ketika
khlayak sangat menaruh perhatian.
Gagasan utama disampaikan pada tahap awal ketika
khlayak sedikit tertarik kepada isu.
Hovland, Jains, dan Kelley (1953) menambahkan satu dimensi baru pada studi
klimaks/antiklimaks dengan cara mengadakan :
1. Presentasi argument – argument utama pada pemulaan (antiklimaks) akan
sangat efektif jika khlayak pada awalnya sedikit tertarik pada pesan.
2. Factor – factor lain akan lebih penting bila perhatian awal besar.
Mereka juga menyarankan bahwa urutan klimaks akan sangat efektif bila persoalan
dikenal khlayak atau khalayak memperlihatkan perhatian yang penuh (h. 115 – 120).
Clark (1974) menyampaikan empat pidato pendek melalui rekaman video dalam
kombinasi berbeda berdasarkan “dimensi baik/buruk dan lemah/kuat” (h. 322).
Hipotesisnya yang menyatakan bahwa tanggapan khlayak dipengaruhi oleh susunan tidak
didukung, tetapi Clark berpendapat bahwa “dengan pesan persuasive satu sisi, urutan
klimaks lebih unggul daripada antiklimaks dalam menghasilkan evaluasi khlayak yang positif
mengenai pesan” (h. 331). Lebih jauh lagi, ia mendalilkan bahwa dengan pesan persuasuig
dua sisi, “urutan klimaks pada sisi pertama yang diikuti urutan antiklimaks pada sisi kedua
lebih unggul daripada susunan lain mana pun dalam menghasilkan evaluasi khlayak yang
positif mengenai pesan.
MEMULAI DAN MENGAKHIRI PRESENTASI
Presentasi yang baik dimulai dengan pembukaan yang baik. Pembukaan yang baik
akan sangat menentukan keberhasilan sebuah presentasi sebagaimana pembukaan yang
buruk juga akan cenderung membuat presentasi menjadi gagal.
Presentasi yang baik dimulai dengan pembukaan yang kuat. Tujuan pembukaan
untuk memberi gambaran tentang topik presentasi dan yang apa yang diharapkan
sesudahnya. Pembukaan merupakan bagian penting untuk menarik perhatian audiens.
Karena itu, rencanakan pembukaan dengan baik. Jika Anda lancar dalam beberapa kalimat
pertama,Insya Allah kalimat-kalimat berikutnya akan lebih mudah untuk disampaikan. Akan
tetapi jika pembukaan sudah tersendat, biasanya mood Anda juga akan menjadi tidak
nyaman dan keseluruhan presentasi bisa gagal.
Pada saat Anda membuka presentasi, ucapkan salam dengan bersahabat dan tataplah
dengan ramah seluruh audiens yang hadir secara bergantian. Berikan senyuman Anda dan
rasakan senyuman tulus itu akan mempengaruhi audiens untuk juga tersenyum. Aspek
penting di sini adalah ketulusan.
Kesimpulan
Tujuan utama dari kesimpulan adalah memfokuskan kembali perhatian penyimak
kepada pesan. Kesimpulan sebagian besar merupakan ulasan. Terdapat beberapa
komponen yang harus dikumpulan untuk memenuhi fungsi tersebut, yaitu :
1. Meringkaskan hal – hal utama
2. Memusatkan tema dan tujuan Anda
3. Mengingatkan kembali para penyimak tentang desakan/urgensi perusahaan
4. Memberikan jalan tindakan yang jelas kepada para penyimak
5. Mempersilakan pengajuan pertanyaan.
RINGKASAN “karena orang – orang hanya akan mengingat sekitar 25% dari apa yang
mereka dengar (baca Nichols dan Stevens, 1975, h. ix), maka nilai penguatan melalui
ringkasan adalah jelas. Ini mungkin merupakan satu – satunya kesempatan bagi para
penyimak untuk memproses gagasan utama.
MEMPERKUAT PROPOSAL “setelah meringkas hal – hal utama, Anda harus memperkuat
inti proposal.
MENYATAKAN PENTINGNYA PERUBAHAN “sebagian besar proposal dibuat atas
tanggapan terhadap suatu masalah khusus. Perubahan yang diusulkan mewakili upaya
pemecahan masalah dan menambah keuntungan yang penting bagi organisasi.
MENGUSULKAN JALANNYA TINDAKAN “menanyakan penjualan atau tindakan khusus
merupakan langkah yang sulit. Anda ingin menentukan akhir suatu presentasi, tetapi analisis
khalayak Anda mengatakan agar Anda jangan terlalu menekan pada saat tersebut. Akan
tetapi, biasanya menanyakan jenis tindakan adalah hal yang tepat – mungkin, meminta
pengambil keputusan mempelajari handout mereka, mengadakan “pemungutan suara
secara tidak resmi”, menghubungi Anda kembali dalam beberapa hari, atau menghubungi
anda jika mereka memiliki pertanyaan lebih lanjut mengenai proposal tersebut.
MEMINTA PERTANYAAN “banyak penjualan dan tanggapan khalayak lain yang diinginkan
dibuat atau hilang dalam sesi Tanya jawab. Mengundang pertanyaan mungkin mengandung
risiko, tetapi cobalah menganggapnya sebagai bagian penting dari pembuatan presentasi.
PENDAHULUAN
Gunakanlah pendahuluan untuk memperkenalkan gagasan utama presentasi Anda.
“periode pencarian” ini menentukan dengan baik apakah khlayak Anda memutuskan untuk
menyimak anda. Pendahuluan yang efektif adalah
1. Memperoleh perhatian yang menyenangkan
2. Meningkatkan keramahtamahan dan kebaikan antara pembiacara dan khlayak
3. Memberikan alasan penting menyimak
4. Mengarahkan khlayak terhadap isi pesan.
Inilah beberapa cara yang biasa dilakukan para pembicara untuk mengakhiri sebuah
presentasi :
1. Mengulang kembali garis besar presentasi. Ingat, yang diulang hanya garis besarnya,
bukan semua materi presentasi. Mengulang kembali seluruh materi bukan hanya
membuang waktu tapi juga akan menurunkan minat audiens. Seperti orang nonton
film dua kali, kan nggak seru?
2. Meminta kesan dan pesan pendengar. Anda dapat menuju akhir dengan berkata, ”
Sebelum saya mengakhiri presentasi saya, adakah yang ingin memberikan
tanggapan?” atau, ”Bagaimana Ibu Sandra, apakah proposal ini dapat diterima?
Bagian mana yang masih menjadi ’ganjalan’?”
3. Menyampaikan pernyataan penting. ”Sebelum saya akhiri, ijinkan saya mengutip
Instruksi Presdir kita, Bapak Himawan: jika kita meningkatkan laba tahun ini sebesar
85% maka insentif bagi karyawan akan meningkat sebesar 35%. Selamat berkarya!”
4. Menyampaikan pertanyaan penting. ”Saudara-saudara, sebelum saya mengakhiri
pesan ini, saya ingin mengajukan pertanyaan dan silakan Anda merenungkannya di
rumah. Sesungguhnya, sukses atau gagalnya hidup kita, siapakah yang paling
menentukan? Sekian, Terima kasih.”
5. Memberi dorongan dan motivasi. ”Saya berharap kita tidak menyerah dengan
kondisi ini. If it is tobe, it is up to me! ”
6. Memberi harapan agar bertemu kembali. Seorang penjual pompa air pernah
mengakhiri presentasi demikian, ”Kalau ada sumur di ladang, boleh kita menumpang
mandi. Kalau Bapak Ibu beli pompa X, Bapak Ibu tidak perlu menumpang mandi!”
7. Memberikan kesempatan pendengar untuk memilih. ”Akhirnya Bapak Ibu
Manajemen PT XYZ, saya ingin memberikan kesempatan kepada Bapak Ibu untuk
memilih: menunda dengan segala resiko yang telah kita pahami bersama, atau
melakukan apa yang telah kita diskusikan tadi dengan berbagai manfaat yang akan
kita rasakan.”
Mendapatkan Perhatian yang Menyenangkan
Sebelum seorang pembicara “menjual” gagasan, ia harus menarik perhatian yang
menyenangkan. Tantangan bagi pembicara adalah bagaimana cara menarik dan
mempertahankan perhatian yang menyenangkan dari para penyimak terhadap keseluruhan
presentasi. Ada beberapa factor untuk mempeoleh perhatian yang menyenagkan, yaitu :
a. Intensitas
Segala sesuatu yang lain intensitasnya sama atau lebih besar akan menarik
perhatian. Cahaya, suara, bau, atau objek yang lebih hebat daripada stimuli
disekitarnya akan menarik perhatian. Contohnya, kadang-kadang Bintang Utara
bertahan dilangit karena intensitas cahayanya. Keju Limburger menarik perhatian
karena aromanya yang kuat.
Kata-kata yang gamblag menarik perhatian, khususnya jika dibedakan melalui bahasa
yang lebih tradisional.
b. Gerakan
Objek yang bergerak biasanya menarik lebih banyak perhatian daripada objek diam.
Seorang pembicara yang menjiwai, dinamis, tetapi sabar akan menarik perhatiang
penyimak. Pembicara yang memiliki rencana gerakan yang jelas memberikan rasa
kemajuan kepada khalayak. Komunikasi nonverbal dapat memberikan gerakan
penyampaian pada suatu presentasi.
c. Keakraban
Pada zaman teknologi dengan perubahan yang cepat,orang-orang sering merasa
senang dengan keakraban, anda dapat mengacu pada para anggota khalayak melalui
nama atau posisi, tugas, prestasi, dan keputusan mereka agar para penyimak merasa
bahwa anda tertarik atau peduli terhadap mereka. Keakraban merupakan cara
efektif untuk menarik dan mempertahankan perhatian yang menyenangkan.
d. Kebaruan
Mungkin satu alasan keberhasilan sutradara film steven Speiberg adalah adanya
suatu yang baru dari karakternya, baik dalam penampilan(E.T) ataupun dalam
kepribadian. Hal-hal yang unik lah yang menarik perhatian. Contoh, sirkus atau
karnaval menawarkan fenomena yang tidak biasa, laki-laki atau wanita terkuat
didunia, anak sapi berkaki lima,dll. Perbedaan merupakan satu jenis penting dari
sesuatu hal yang baru karena manusia tertarik pada perbedaan. Film Star Wars
sangat unik, karakter mereka yang menyolok tentu saja menarik perhatian. Pada saat
itu sesuatu yang baru demi sesuatu yang baru akan menjadi kontraproduktif. Oleh
karena itu pembicara dinasihatkan untuk tidak muncul dengan baju gorilla atau
pakaian aneh lainnya demi tipu muslihat.
e. Humor
Humor memudahkan relaksasi pembicara dan penyimak. Akan tetapi, saat
menggunakan humor, ada beberapa pedoman penting yang perlu diikuti :
1. Yakinkan bahwa humor relevan. Gurauan atau alat humor yang tidak relevan
tidaklah tepat.
2. Gunakan humor dengan cita rasa yang baik. Salah satu cara tercepat untuk
menarik perhatian yang tidak menyenangkan adalah menyampaikan cerita yang
tidak pantas menyinggung perasaan seseorang dalam khalayak. Jauhi cerita-
cerita berdasarkan jenis kelamin atau suku atau cerita yang dalam beberapa hal
mempermalukan seorang aggota khalayak. Jika anda memperolok-olok orang
lain, jadikanlah diri anda sebagai objek.
f. Ketegangan
Menciptakan aura misteri merupakan cara yang berdaya guna untuk menarik
perhatian. Dengan memasukan ketegangan kedalam sebuah cerita anda dapat
memusatkan perhatian khalayak pada maksud yang anda inginkan.
Meningkatkan Keramahtamahan dan Rasa Hormat
Fungsi kedua dari pendahuluan adalah meyampaikan keramahtamahan, keihklasan,
dan kepekaan pada permusuhan dan rasa tidak percaya khalayak terhadap Anda atau
proposal Anda. Penting dalam meyakinkan penyimak bahwa Anda memiliki maksud
terhormat dan menyimpan minat terbaik terhadap mereka dalam hati Anda. Dalam
beberapa hal, orang lain yang memperkenalkan Anda sebagai pembicara dapat membantu
membangun goodwill. Tapi Anda justru sering menjadi pegawai atau penyela orang-orang
yang hadir. Pendahuluan yang menarik perhatian dan menyenangkan akan meningkatkan
keramahtamahan dan rasa hormat Anda dengan khalayak.
Memberikan Alasan Untuk Menyimak
Suatu proposal menyarankan perubahan. Meski demikian, orang-orang sering
memandang rapat dan presenstasi sebagai suatu hal yang membuang waktu. Sikapnya
seperti “Mengapa saya harus peduli?” atau “Tidak ada rencana lain untuk mendapatkan
uang atau menjadikan pekerjaan saya lebih sukar!” Perlu menjelaskan bahwa proposal Anda
sangat penting bagi khalayak. Tunjukkan bagaimana proposal tersebut mempengaruhi
kesehatan, kekayaan, reputasi, keamanan, orang yang dicintai, pekerjaan, atau masa depan
mereka, Anda memiliki kesempatan yang lebih besar untuk mempengaruhi perubahan yang
diinginkan. Bentuk pendahuluan:
Selama sekitar lima menit saya berbicara pada Anda, 20 orang Amerika akan
meninggal dan keluarga kedua puluh orang ini harus mengeluarkan pengeluaran
terbesar ketiga dalam hidupnya, yang hanya dapat diungguli oleh rumah dan mobil
mereka (Curtis, 1974, h.74)
Pembicaraan ini menunjukkan bahwa setiap penyimak suatu hari nanti akan
menghadapi kematian, kehilangan orang yang dicintai, dan kerugian utama yang terlibat.
Pada pidatonya, Kathy Weisensel menetapkan alasan yang memaksa khalayaknya untuk
menyimak.
Satu hari tiga puluh orang lahir dengan keterbelakangan mental. Inilah hambatan
permanen yang tersebar luas di antara anak-anak. Inilah hambatan yang paling
sedikit dipahami di antara orang dewasa. Di Wisconsin, terdapat 120.000 orang yang
menderita keterblekangan mental. (Linkugel, Allen, dan Johannesen, 1978, h. 80)
Pernyataan Orientasi
Pendahuluan yang kuat harus memberikan orientasi yang lancar atau transisi ke
dalam badan presentasi. Pernyataan ini merupakan gagasan umum presentasi. Pernyataan
ini bertindak sebagai pasak penyambung menjembatani jurang pemisah pendahuluan ke
badan presentasi.
Orang-orang tampaknya bersifat melawan perubahan “yang mempengaruhi
kehidupan mereka, terutama jika perubahan-perubahan itu diawali orang lain.” Perubahan
dalam kebijakan, proses, prosedur, pabrik dan personal terkadang mengganggu,
mengacaukan dan mengahabiskan waktu. Pendahuluan merupakan “periode pengadilan”
dalam membangun kredibilitas sebagai pembicara. Melalui penarikan perhatian yang
menyenangkan, peningkatan keramahtamahan dan goodwill, pemberian alasan menyimak
dan pengarahan khalayak pada isi pesan, Anda dapat memenuhi fungsi pendahuluan-
penyusunan tahap atau peninjauan badan presentasi.
Transisi
Pembicara harus memberikan transisi atau hubungan yang memberitahu khalayak di
mana presentasi telah, sedang dan akan diadakan, apabila khalayak tidak memiliki daya
ingat yang luar biasa, khalayak tidak dapat mengulas yang telah dikatakan, atau tidak dapat
membedakan gagasan yang satu dengan lainnya. Transisi merupakan kata-kata atau
kalimat-kalimat yang menguhubungkan segmen-segmen atau bagian-bagian dari suatu
presentasi. Transisi biasanya diperlukan pada penyelesaian gagasan utama dan sebagai
penghubung antara unit organisasi utama (pendahuluan dengan badan, badan dengan
kesimpulan). Transisi juga menghubungkan sub pokok. Tujuan transisi:
Menunjukkan bahwa gagasan tercapai
Memberikan hubungan kepada gagasan berikutnya
Meninjau gagasan yang akan datang
Beberapa transisi digunakan untuk mengumumkan gagasan atau subtopic berikutnya
atau untuk meninjau pokok utama. Edmund Cornish (1980), Presiden World Future Society,
menggunakan transisi untuk menyekat pokok-pokok utama dalam pidatonya.
Apabila terdapat lebih dari satu orang yang terlibat dalam suatu presentasi, transisi
membantu membuat pergeseran dari pembicara satu ke yang lainnya. Pembicara perlu
menekankan beberapa bagian yang bolak-balik cocok satu sama lain, satu pembicara atau
pembicara lainnya harus meyakinkan hubungan terjadi setiap waktu.
Usahakan transisi bervariasi. Frase atau kata tradisional membantu penyimak Anda
memindahkan persneling pikiran, memusatkannya pada gagasan dan meringkas apa yang
telah dikatakan. Transisi merupakan pasak penyambung yang menuntun langkah demi
langkah melalui presentasi.
Pembuatan Sketsa
Sketsa (outline), sebagai pembicara, sama dengan blueprint bagi arsitek. Sketsa
memperlihatkan analisis dan susunan gagasan dalam presentasi. Sketsa bertindak sebagai
ukuran persiapan terhadap keberatan penyimak yang diantisipasi pada proposal. Tujuan
sketsa adalah melayani Anda. Tidak ada aturan baku di dalamnya, tapi ada praktek-praktek
umum yang meningkatkan kejelasan dan kesatuan dalam pembuatan sketsa.
Sistem Penomoran yang Konsisten. Gunakanlah system penomoran yang konsisten.
Meskipun anda bebas menggunakan system apa pun yang anda inginkan, system ini
membantu memahami system standar. Gagasan yang sebanding dengan kepentingan harus
diurutkan pada tingkatan yang sama. Contoh:
Salah Benar
I. Metode pengangkatan pegawai kita saat ini mahal, dan keadaannya memburuk karena angka keluar-masuk pegawai yang tinggi.
II. Memiliki seorang pegawai baru yang tinggal jauh dari kantor memerlukan biaya yang mahal.A. Biaya rata-rata perusahaan untuk
seorang pegawai baru adalah 400 dolar per hari.
BenarI. Metode pengangkatan pegawai kita saat
ini mahal, dan keadaannya memburuk karena angka keluar-masuk pegawai yang tinggi.A. Memiliki seorang pegawai baru
yang tinggal jauh dari kantor memerlukan biaya yang mahal.1. Biaya rata-rata perusahaan
untuk seorang pegawai baru
B. Barangkali diperlukan biaya yang sangat mahal jika pegawai baru berdomisili jauh dari kantor.
C. Pergantian pegawai sangat penting.1. Perusahaan kami kehilangan
24% pegawai setiap tahun, yaitu 4% di atas rata-rata.
2. Sebagian besar pegawai yang keluar adalah pegawai-pegawai muda
adalah 400 dolar per hari.2. Barangkali diperlukan biaya
yang sangat mahal jika pegawai baru berdomisili jauh dari kantor.
B. Keluar-masuk pegawai sangat penting.1. Perusahaan kami kehilangan
24% pegawai setiap tahun, yaitu 4% di atas rata-rata.
2. Sebagian besar pegawai yang keluar adalah pegawai-pegawai muda.
Indentasi yang Indentasi yang Tepat. Indentasi (lekukan) menggambarkan hubungan
gagasan yang logis. Semakin penting gagasan, semakin dekat gagasan itu dengan batas kiri
halaman. Jika pernyataan memerlukan lebih dari satu baris, baris kedua dan selanjutnya
harus ditakukkan ke awal baris pertama. Perhatikan contoh berikut.
Salah BenarII. Pengarahan pegawai akan membantu
mengurangi biaya pengangkatan pegawai dan angka keluar-masuk pegawai kita yang tinggi.A. Pengarahan pegawai memerlukan
biaya agak mahal dibandingkan metode pengangkatan pegawai kita saat ini.
1. Pegawai baru akan memerlukan sedikit waktu di perjalanan.
2. Pengarahan akan menghabiskan sedikit waktu
II. Pengarahan pegawai akan membantu mengurangi biaya pengangkatan pegawai dan angka keluar-masuk pegawai kita yang tinggi.
A. Pengarahan pegawai memerlukan biaya agak mahal dibandingkan metode pengangkatan pegawai kita saat ini.
1. Pegawai baru akan memerlukan sedikit waktu di perjalanan.
2. Pengarahan akan menghabiskan sedikit waktu
Subordinasi yang Tepat. Pokok-pokok dalam sketsa harus disusun dalam suatu hierarki.
Karena gagasan yang tingkatannya lebih rendah merupakan subdivisi dari kepala bahasan
yang lebih besar, maka gagasan itu harus ditempatkan itu di bawah kepala gagasan
berdasarkan jangkauan dan kepentingannya. Gagasan itu juga harus mendukung atau
menjelaskan gagasan dalam kepala bahasan yang lebih atas. Contoh:
Salah BenarI. Penderita stress memperlihatkan
isyarat-isyarat yang dapat dideteksi orang-orang disekitarnya.A. Beberapa tanda ini mudah dilihat
orang disekitarnya.1. Lekas merah2. Menggemerincingkan uang
receh di dalam saku3. Mengusap-usap kumis atau
janggut, dsb.II. Terdapat isyarat-isyarat lain yang tidak
dikenali dengan mudah, kecuali jika anda mengetahui kebiasaan anda.A. Nafsu makan yang meningkat atau
menurunB. Lebih sering merokokC. Lebih mudah atau lebih sulit
tidur,dsb.
I. Penderita stress memperlihatkan isyarat-isyarat yang dapat dideteksi orang-orang disekitarnya.A. Beberapa tanda ini mudah dilihat
orang disekitarnya.1. Lekas merah2. Menggemerincingkan uang
receh di dalam saku3. Mengusap-usap kumis atau
janggut, dsb.B. Terdapat isyarat-isyarat lain yang
tidak dikenali dengan mudah, kecuali jika anda mengetahui kebiasaan anda.1. Nafsu makan yang meningkat
atau menurun2. Lebih sering merokok3. Lebih mudah atau lebih sulit
tidur,dsb.
Unit Informasi Tunggal. Menyertakan hal-hal dalam satu point menggagalkan tujuan
pembuatan sketsa yang baik. Apabila anda menyertakan dua hal bersama-sama, hubungan
setiap penunjang pada penunjang lainnya menjadi kabur. Berikut ini hal-hal yang
menggambarkan maksud tersebut.
Salah BenarI. Apa metode Suzuki itu? Anak-
anak belajar memainkan instrument dengan cara yang memiliki banyak kesamaan sebagaimana mempelajari bahasa mereka sendiri. Kemampuan mempelajari sesuatu didasari oleh lingkungan. Pengulangan adalah penguatan belajar.
II. Terdapat beberapa karakteristik umum yang menggambarkan metode ini. (1) pelajaran individual ditambah dengan kursus. (2) Membaca ditangguhkan sebelum teknik pada instrument ditetapkan. (3)
I. Apa metode Suzuki itu?A. Anak-anak belajar memainkan
instrument dengan cara yang memiliki banyak kesamaan sebagaimana mempelajari bahasa mereka sendiri.1. Kemampuan mempelajari
sesuatu didasari oleh lingkungan.
2. Pengulangan adalah penguatan belajar.
II. Terdapat beberapa karakteristik umum yang menggambarkan metode ini.
1. Pelajaran individual ditambah dengan kursus.
2. Membaca ditangguhkan
Terdapat tekanan pada penyimakan untuk pencatatan, dsb.
sebelum teknik pada instrument ditetapkan.
3. Terdapat tekanan pada penyimakan untuk pencatatan, dsb.
Alur Teknis. Sketsa yang padat isi dapat dimasukkan ke dalam alur teknis. Alur teknis
merupakan alat untuk mengetahui kelengkapan dan keragaman dukungan yang anda
gunakan untuk memperjelas, memperkuat, dan menggamblangkan, dan membuktikan
gagasan anda. Gronbeck, Ehninger, dan Monroe (1988) menerangkan bahwa alur teknis
dapat membantu anda menetukan kekuatan gagasan anda, kecukupan gagasan pendukung,
apakah anda terlalu banyak menggunakan bentuk dukungan khusus, dan apakah usaha-
usaha persuasi benar-benar sesuai bagi khalayak dan kesempatan.
Karena anda semakin cakap dalam mengadakan presentasi, anda boleh tidak
menuliskan alur teknis dengan lengkap. Tetapi, ingatlah bahwa suatu penemuan selalu
berguna sebagai alat untuk meyakinkan bahwa anda menggunakan beberapa bentuk
rujukan.
Beberapa penyaji merasa senang berpidato dari sketsa yang padat isi. Banyak
pembicara menggunakan metode tanpa persiapan. Flip chart merupakan sketsa yang
efisien. Tanpa memandang bentuknya, sketsa yang efektif menggambarkan prinsip-prinsip
konsistensi, indentasi, subordinasi, dan kesederhanaan.
DAFTAR REFERENSI
Curtis, Dan B, dkk. 2005. Komunikasi Bisnis dan Profesional. PT Remaja Rosdakarya:
Bandung.
Retrieved from http://www.wikimu.com/News/Print.aspx?id=6168 . 1 Mei 2011.
Retrieved from http://www.muhammadnoer.com/2009/01/membuka-presentasi-dengan-baik/. 1
Mei 2011.
Retrieved from http://pedulianalismakasar.socialgo.com/magazine/read/tips-menutup-
presentasi_83.html.