BAB I
PENDAHULUAN
1.1. DPD RI DALAM KONSTITUSI NEGARA REPUBLIK INDONESIA
Semenjak reformasi, UUD Tahun 1945 telah mengalami empat
kali perubahan yang berakibat pada berubahnya sendi-sendi
ketatanegaraan. Salah satu hasil perubahan yang cukup mendasar adalah
perubahan supremasi MPR menjadi supremasi konstitusi. Pasca reformasi,
Indonesia sudah tidak lagi mengenal istilah “lembaga tertinggi negara”
untuk kedudukan MPR sehingga seluruh lembaga negara sederajat
kedudukannya dalam sistem check and balances. Seiring dengan itu
konstitusi ditempatkan sebagai hukum tertinggi yang mengatur dan
membatasi kekuasaan lembaga-lembaga negara yang menjalankan roda
penyelenggaraan negara.
Kita ketahui bersama bahwa Indonesia memiliki 3 (tiga) cabang
fungsi lembaga negara yaitu fungsi legislatif, eksekutif, dan yudisial yang
setelah reformasi berdasarkan konstitusi terbentuk lembaga negara
tersebut seperti Presiden/Wakil Presiden, Majelis Permusyawaratan
Rakyat, Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah, Badan
Pemeriksa Keuangan, Mahkamah Agung, Mahkamah Konstitusi dan Komisi
Yudisial.
1.2. DASAR PEMBENTUKAN KANTOR DPD RI PROVINSI
Pembentukan Kantor DPD RI Provinsi merupakan perintah
Undang-undang Nomor 27 Tahun 2009. Hal itu sejalan dengan
perkembangan DPD RI yang resmi dimulai pelaksanaan tugasnya pada
tanggal 1 Oktober 2004. Beberapa butir pokok yang melandasi kehadiran
dan aktivitas lembaga DPD RI meliputi :
1
1.2.1.Undang-Undang Dasar 1945
a. Pasal 22 D ayat (1)
Dewan Perwakilan Daerah dapat mengajukan kepada Dewan
Perwakilan Rakyat rancangan Undang-undang yang berkaitan
dengan otonomi daerah, hubungan pusat dan daerah,
pembentukan dan pemekaran serta penggabungan daerah,
pengelolaan sumber daya alam dan sumber daya ekonomi
lainnya, serta yang berkaitan dengan perimbangan keuangan
pusat dan daerah.
b. Pasal 22 D ayat (2)
Dewan Perwakilan Daerah ikut membahas rancangan Undang-
undang yang berkaitan dengan otonomi daerah; hubungan pusat
dan daerah; pembentukan, pemekaran dan penggabungan
daerah; pengelolaan sumber daya alam dan sumber daya
ekonomi lainnya, serta perimbangan keuangan pusat dan
daerah; serta memberikan pertimbangan kepada Dewan
Perwakilan Rakyat atas Rancangan Undang-Undang Anggaran
Pendapatan dan Belanja Negara dan Rancangan Undang-
Undang yang berkaitan dengan Pajak, Pendidikan, dan Agama.
c. Pasal 22 D ayat (3)
Dewan Perwakilan Daerah dapat melakukan pengawasan atas
pelaksanaan undang-undang mengenai: otonomi daerah,
pembentukan, pemekaran dan penggabungan daerah,
hubungan pusat dan daerah, pengelolaan sumber daya alam
dan sumber daya ekonomi lainnya, pelaksanaan anggaran
pendapatan dan belanja negara, pajak, pendidikan, dan agama
serta menyampaikan hasil pengawasannya itu kepada Dewan
Perwakilan Rakyat sebagai bahan pertimbangan untuk
ditindaklanjuti.
2
d. Pasal 23 E ayat (2)
Hasil pemeriksaan keuangan negara diserahkan kepada Dewan
Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah, dan Dewan
Perwakilan Rakyat Daerah, sesuai dengan kewenangannya.
e. Pasal 23 E ayat (3)
Hasil pemeriksaan tersebut ditindak-lanjuti oleh lembaga
perwakilan dan/atau badan sesuai dengan undang-undang.
f. Pasal 23 F ayat (1)
Anggota Badan Pemeriksaan Keuangan dipilih oleh Dewan
Perwakilan Rakyat dengan memperhatikan pertimbangan Dewan
Perwakilan Daerah dan diresmikan oleh Presiden.
1.2.2.Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2009 tentang MPR, DPR,
DPD, dan DPRD
a. Pasal 71 huruf c, huruf d, huruf e, huruf f, dan huruf g:
DPR mempunyai tugas dan wewenang:
Pasal 71 huruf c
menerima rancangan undang-undang yang diajukan oleh DPD
berkaitan dengan otonomi daerah, hubungan pusat dan daerah,
pembentukan dan pemekaran serta penggabungan daerah,
pengelolaan sumber daya alam dan sumber daya ekonomi
lainnya, serta yang berkaitan dengan perimbangan keuangan
pusat dan daerah;
Pasal 71 huruf d
membahas rancangan Undang-undang sebagaimana dimaksud
dalam huruf c bersama Presiden dan DPD sebelum diambil
persetujuan bersama antara DPR dan Presiden;
Pasal 71 huruf e
membahas rancangan Undang-undang yang diajukan oleh
Presiden atau DPR yang berkaitan dengan otonomi daerah,
hubungan pusat dan daerah, pembentukan dan pemekaran serta
penggabungan daerah, pengelolaan sumber daya alam dan
3
sumber daya ekonomi lainnya, serta perimbangan keuangan
pusat dan daerah, dengan mengikutsertakan DPD sebelum
diambil persetujuan bersama antara DPR dan Presiden;
Pasal 71 huruf f
Memperhatikan pertimbangan DPD atas rancangan Undang-
undang tentang APBN dan rancangan Undang-undang yang
berkaitan dengan pajak, pendidikan, dan agama;
Pasal 71 huruf g
Membahas bersama Presiden dengan memperhatikan
pertimbangan DPD dan memberikan persetujuan atas
rancangan Undang-undang tentang APBN yang diajukan oleh
Presiden;
b. Pasal 96 ayat (3) huruf d:
Tugas komisi di bidang pengawasan adalah membahas dan
menindaklanjuti usulan DPD.
c. Pasal 96 ayat (4) huruf b
Komisi dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada
ayat (1), ayat (2), dan ayat (3), dapat mengadakan konsultasi
dengan DPD;
d. Pasal 102 ayat (1) huruf a, huruf d, huruf e, dan huruf h
Badan Legislasi bertugas:
Pasal 102 ayat (1) huruf a
Menyusun rancangan program legislasi nasional yang memuat
daftar urutan dan prioritas rancangan Undang-undang beserta
alasannya untuk satu masa keanggotaan dan untuk setiap tahun
anggaran di lingkungan DPR dengan mempertimbangkan
masukan dari DPD;
Pasal 102 ayat (1) huruf d
Melakukan pengharmonisasian, pembulatan, dan pemantapan
konsepsi rancangan Undang-undang yang diajukan anggota,
4
komisi, gabungan komisi, atau DPD sebelum rancangan
Undang-undang tersebut disampaikan kepada pimpinan DPR;
Pasal 102 ayat (1) huruf e
Memberikan pertimbangan terhadap rancangan Undang-undang
yang diajukan oleh anggota, komisi, gabungan komisi, atau DPD
di luar prioritas rancangan Undang-undang tahun berjalan atau
di luar rancangan Undang-undang yang terdaftar dalam program
legislasi nasional;
Pasal 102 ayat(1) huruf h.
Memberikan masukan kepada pimpinan DPR atas rancangan
Undang-undang usul DPD yang ditugaskan oleh Badan
Musyawarah;
e. Pasal 133 huruf c
PURT bertugas melakukan koordinasi dengan alat kelengkapan
DPD dan alat kelengkapan MPR yang berhubungan dengan
masalah kerumahtanggaan DPR, DPD, dan MPR yang
ditugaskan oleh pimpinan DPR berdasarkan hasil rapat Badan
Musyawarah;
f. Pasal 142 ayat (1)
Rancangan Undang-undang dapat berasal dari DPR, Presiden,
atau DPD;
g. Pasal 146 ayat (1) dan ayat (2)
(1) Rancangan undang-undang beserta penjelasan atau
keterangan dan/atau naskah akademik yang berasal dari
DPD disampaikan secara tertulis oleh pimpinan DPD kepada
pimpinan DPR.
(2) Penyebarluasan rancangan Undang-undang sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan oleh Sekretariat
Jenderal DPD.
5
h. Pasal 147 ayat (1), ayat (3), ayat (4), ayat (5), ayat (6), dan
ayat (7)
(1) Pimpinan DPR setelah menerima rancangan Undang-
undang dari DPD sebagaimana dimaksud dalam Pasal 146
ayat (1) memberitahukan adanya usul rancangan Undang-
undang tersebut kepada anggota DPR dan membagikannya
kepada seluruh anggota DPR dalam rapat paripurna.
(2) Dalam hal rapat paripurna memutuskan memberi
persetujuan terhadap usul rancangan Undang-undang yang
berasal dari DPD sebagaimana dimaksud pada ayat (2)
huruf a, rancangan Undang-undang tersebut menjadi
rancangan Undang-undang usul dari DPR.
(3) Dalam hal rapat paripurna memutuskan memberi
persetujuan dengan pengubahan terhadap usul rancangan
Undang-undang yang berasal dari DPD sebagaimana
dimaksud pada ayat (2) huruf b, rancangan Undang-undang
tersebut menjadi rancangan Undang-undang usul dari DPR
dan untuk selanjutnya DPR menugaskan penyempurnaan
rancangan Undang-undang tersebut kepada komisi,
gabungan komisi, Badan Legislasi, atau panitia khusus.
(4) Dalam hal rapat paripurna memutuskan menolak usul
rancangan Undang-undang yang berasal dari DPD
sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf c, pimpinan
DPR menyampaikan keputusan mengenai penolakan
tersebut kepada pimpinan DPD.
(5) Pimpinan DPR menyampaikan rancangan Undang-undang
sebagaimana dimaksud pada ayat (3) atau rancangan
Undang-undang yang telah disempurnakan sebagaimana
dimaksud pada ayat (4) kepada Presiden dan Pimpinan
DPD, dengan permintaan kepada Presiden untuk menunjuk
menteri yang akan mewakili Presiden dalam melakukan
6
pembahasan rancangan Undang-undang serta kepada DPD
untuk menunjuk alat kelengkapan DPD yang akan
membahas rancangan Undang-undang tersebut.
(6) Apabila dalam waktu 60 (enam puluh) hari DPD belum
menunjuk alat kelengkapan DPD sebagaimana dimaksud
pada ayat (6), pembahasan rancangan Undang-undang
tetap dilaksanakan.
i. Pasal 150 ayat (2) huruf b dan huruf d
Dalam pengantar musyawarah sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) huruf a :
a. DPR memberikan penjelasan serta Presiden dan DPD
menyampaikan pandangan apabila rancangan Undang-
undang yang berkaitan dengan kewenangan DPD
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 71 huruf e berasal dari
DPR;
b. Presiden memberikan penjelasan serta fraksi dan DPD
menyampaikan pandangan apabila rancangan Undang-
undang yang berkaitan dengan kewenangan DPD
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 71 huruf e berasal dari
Presiden.
j. Pasal 150 ayat (4) huruf b
Penyampaian pendapat mini sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) huruf c disampaikan pada akhir Pembicaraan Tingkat I oleh:
DPD, apabila rancangan Undang-undang berkaitan dengan
kewenangan DPD sebagaimana dimaksud dalam Pasal 71
huruf e.
k. Pasal 150 ayat (5)
Dalam hal DPD tidak memberikan pandangan dan pendapat
sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b dan huruf d,
Pembicaraan Tingkat I tetap dilaksanakan.
7
l. Pasal 151 ayat (1)
Pembicaraan Tingkat II merupakan pengambilan keputusan
dalam rapat paripurna dengan kegiatan:
a. penyampaian laporan yang berisi proses, pendapat mini
fraksi, pendapat mini DPD, dan hasil Pembicaraan Tingkat I;
b. pernyataan persetujuan atau penolakan dari tiap-tiap fraksi
dan anggota secara lisan yang diminta oleh pimpinan rapat
paripurna; dan
c. pendapat akhir Presiden yang disampaikan oleh menteri
yang mewakilinya.
m. Pasal 154 ayat (1), ayat (3), ayat (4), dan ayat (5)
(1) DPR menerima dan menindaklanjuti pertimbangan tertulis
terhadap rancangan Undang-undang tentang APBN dan
rancangan Undang-undang yang berkaitan dengan pajak,
pendidikan, dan agama yang disampaikan oleh DPD
sebelum memasuki tahap pembahasan antara DPR dan
Presiden.
(3) Apabila rancangan Undang-undang sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) berasal dari DPR, Pimpinan DPR
menyampaikan surat kepada pimpinan DPD agar DPD
memberikan pertimbangannya.
(4) Pertimbangan DPD sebagaimana dimaksud pada ayat (2)
dan ayat (3) disampaikan secara tertulis melalui pimpinan
DPR paling lambat 30 (tiga puluh) hari sejak diterimanya
surat dari pimpinan DPR, kecuali rancangan Undang-undang
tentang APBN disampaikan paling lambat 14 (empat belas)
hari sebelum diambil persetujuan bersama antara DPR dan
Presiden.
(5) Pada rapat paripurna berikutnya, pimpinan DPR
memberitahukan kepada anggota DPR perihal diterimanya
pertimbangan DPD atas rancangan Undang-undang
8
sebagaimana dimaksud pada ayat (4) dan meneruskannya
kepada Badan Musyawarah untuk diteruskan kepada alat
kelengkapan yang akan membahasnya.
n. Pasal 156
Dalam melaksanakan tugas dan wewenang sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 71 huruf g, DPR menyelenggarakan
kegiatan sebagai berikut:
a. Pembicaraan pendahuluan dengan Pemerintah dan Bank
Indonesia dalam rangka menyusun rancangan APBN;
b. Pembahasan dan penetapan APBN yang didahului dengan
penyampaian rancangan Undang-undang tentang APBN
beserta nota keuangannya oleh Presiden;
c. Pembahasan:
1. Laporan realisasi semester pertama dan prognosis 6
(enam) bulan berikutnya;
2. Penyesuaian APBN dengan perkembangan dan/atau
perubahan dalam rangka penyusunan prakiraan
perubahan atas APBN tahun anggaran yang
bersangkutan, apabila terjadi:
a) Perkembangan ekonomi makro yang tidak sesuai
dengan asumsi yang digunakan dalam APBN;
b) Perubahan pokok-pokok kebijakan fiskal;
c) Keadaan yang menyebabkan harus dilakukannya
pergeseran anggaran antar unit organisasi, antar
kegiatan, dan antar enis belanja; dan/atau
d) Keadaan yang menyebabkan saldo anggaran lebih
tahun sebelumnya harus digunakan untuk
pembiayaan anggaran yang berjalan;
d. Pembahasan dan penetapan rancangan Undang-undang
tentang perubahan atas Undang-undang tentang APBN;
dan
9
e. Pembahasan dan penetapan rancangan Undang-undang
tentang pertanggung-jawaban pelaksanaan APBN.
o. Pasal 170
Memilih anggota BPK dengan memperhatikan pertimbangan
DPD.
p. Pasal 199 ayat (5)
Sebelum pembukaan tahun sidang sebagaimana dimaksud
pada ayat (1), anggota DPR dan anggota DPD mendengarkan
pidato kenegaraan Presiden dalam sidang bersama yang
diselenggarakan oleh DPR atau DPD secara bergantian.
q. Pasal 223
(1) DPD mempunyai fungsi:
a. Pengajuan usul kepada DPR mengenai rancangan
Undang-undang yang berkaitan dengan otonomi daerah,
hubungan pusat dan daerah, pembentukan dan
pemekaran serta penggabungan daerah, pengelolaan
sumber daya alam dan sumber daya ekonomi lainnya,
serta yang berkaitan dengan perimbangan keuangan
pusat dan daerah;
b. Ikut dalam pembahasan rancangan Undang-undang
yang berkaitan dengan otonomi daerah, hubungan pusat
dan daerah, pembentukan, pemekaran dan
penggabungan daerah, pengelolaan sumber daya alam
dan sumber daya ekonomi lainnya, serta perimbangan
keuangan pusat dan daerah;
c. Pemberian pertimbangan kepada DPR atas rancangan
Undang-undang tentang anggaran pendapatan dan
belanja negara dan rancangan Undang-undang yang
berkaitan dengan pajak, pendidikan, dan agama; serta
d. Pengawasan atas pelaksanaan Undang-undang
mengenai otonomi daerah, pembentukan, pemekaran
10
dan penggabungan daerah, hubungan pusat dan daerah,
pengelolaan sumber daya alam dan sumber daya
ekonomi lainnya, pelaksanaan APBN, pajak, pendidikan,
dan agama.
(2) Fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dijalankan
dalam kerangka perwakilan daerah.
r. Pasal 224
(1) DPD mempunyai tugas dan wewenang:
a. Dapat mengajukan kepada DPR rancangan Undang-
undang yang berkaitan dengan otonomi daerah,
hubungan pusat dan daerah, pembentukan dan
pemekaran serta penggabungan daerah, pengelolaan
sumber daya alam dan sumber daya ekonomi lainnya,
serta yang berkaitan dengan perimbangan keuangan
pusat dan daerah;
b. Ikut membahas bersama DPR dan Presiden rancangan
Undang-undang yang berkaitan dengan hal sebagaimana
dimaksud dalam huruf a;
c. Ikut membahas bersama DPR dan Presiden rancangan
Undang-undang yang diajukan oleh Presiden atau DPR,
yang berkaitan dengan hal sebagaimana dimaksud
dalam huruf a;
d. Memberikan pertimbangan kepada DPR atas rancangan
Undang-undang tentang APBN dan rancangan Undang-
undang yang berkaitan dengan pajak, pendidikan, dan
agama;
e. Dapat melakukan pengawasan atas pelaksanaan
Undang-undang mengenai otonomi daerah,
pembentukan, pemekaran, dan penggabungan daerah,
hubungan pusat dan daerah, pengelolaan sumber daya
11
alam, dan sumber daya ekonomi lainnya, pelaksanaan
APBN, pajak, pendidikan, dan agama;
f. Menyampaikan hasil pengawasan atas pelaksanaan
Undang-undang mengenai otonomi daerah,
pembentukan, pemekaran dan penggabungan daerah,
hubungan pusat dan daerah, pengelolaan sumber daya
alam dan sumber daya ekonomi lainnya, pelaksanaan
Undang-undang APBN, pajak, pendidikan, dan agama
kepada DPR sebagai bahan pertimbangan untuk
ditindaklanjuti;
g. Menerima hasil pemeriksaan atas keuangan negara dari
BPK sebagai bahan membuat pertimbangan kepada
DPR tentang rancangan Undang-undang yang berkaitan
dengan APBN;
h. Memberikan pertimbangan kepada DPR dalam pemilihan
anggota BPK; dan
i. Ikut serta dalam penyusunan program legislasi nasional
yang berkaitan dengan otonomi daerah, hubungan pusat
dan daerah, pembentukan dan pemekaran serta
penggabungan daerah, pengelolaan sumber daya alam
dan sumber daya ekonomi lainnya, serta yang berkaitan
dengan perimbangan keuangan pusat dan daerah.
(2) Dalam menjalankan tugas pengawasan sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) huruf e, anggota DPD dapat
melakukan rapat dengan pemerintah daerah, DPRD, dan
unsur masyarakat di daerah pemilihannya.
s. Pasal 227 ayat (2) dan Pasal 240 ayat (2) dan ayat (3)
Pasal 227 ayat (2)
“Jumlah anggota DPD tidak lebih dari 1/3 (satu pertiga) jumlah
anggota DPR”.
12
Pasal 240 ayat (2) dan ayat (3)
(2) Tugas panitia kerja dalam pembahasan rancangan Undang-
undang yang berasal dari DPR atau Presiden adalah
melakukan pembahasan serta menyusun pandangan dan
pendapat DPD.
(3) Tugas panitia kerja dalam pemberian pertimbangan adalah:
a. Melakukan pembahasan dan penyusunan pertimbangan
DPD mengenai rancangan Undang-undang tentang
APBN dan rancangan Undang-undang yang berkaitan
dengan pajak, pendidikan dan agama; dan
b. Menyusun pertimbangan DPD terhadap calon anggota
BPK yang diajukan DPR.
t. Pasal 253
(1) DPD ikut serta membahas rancangan Undang-undang
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 224 ayat (1) huruf a
bersama DPR dan Presiden.
(2) Keikutsertaan DPD dalam pembahasan sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) berlaku ketentuan Pasal 148, Pasal
149 huruf a, Pasal 150 ayat (1), Pasal 150 ayat (2) huruf b
dan huruf d, serta Pasal 150 ayat (4) huruf b.
u. Pasal 256
DPD memberikan pertimbangan terhadap rancangan Undang-
undang sebagaimana dimaksud dalam Pasal 224 ayat (1) huruf
d kepada pimpinan DPR.
v. Pasal 257
(1) Terhadap rancangan Undang-undang tentang APBN, DPD
memberikan pertimbangan kepada DPR paling lambat 14
(empat belas) hari sebelum diambil persetujuan bersama
antara DPR dan Presiden.
(2) Terhadap rancangan Undang-undang berkaitan dengan
pajak, pendidikan, dan agama, DPD memberikan
13
pertimbangan kepada DPR paling lambat 30 (tiga puluh) hari
sejak diterimanya surat dari pimpinan DPR.
(3) Pertimbangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan
ayat (2) disampaikan secara tertulis oleh pimpinan DPD
kepada DPR setelah diputuskan dalam sidang paripurna
DPD.
(4) Dalam pemberian pertimbangan sebagaimana dimaksud
pada ayat (1), ayat (2), dan ayat (3) berlaku ketentuan Pasal
154.
(5) Ketentuan lebih lanjut mengenai pemberian pertimbangan
diatur dengan peraturan DPD tentang tata tertib.
w. Pasal 258
(1) DPD memberikan pertimbangan kepada DPR mengenai
calon anggota BPK.
(2) Pertimbangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
diputuskan dalam sidang paripurna DPD.
(3) Pertimbangan sebagaimana dimaksud pada ayat (2)
disampaikan secara tertulis oleh pimpinan DPD kepada
pimpinan DPR paling lambat 3 (tiga) hari sebelum
pelaksanaan pemilihan anggota BPK.
(4) Dalam pemberian pertimbangan sebagaimana dimaksud
pada ayat (1), ayat (2), dan ayat (3) berlaku ketentuan Pasal
171.
(5) Ketentuan lebih lanjut mengenai pemberian pertimbangan
diatur dengan peraturan DPD tentang tata tertib.
x. Pasal 259
(1) DPD menyampaikan hasil pengawasan atas pelaksanaan
undang-undang sebagaimana dimaksud dalam Pasal 224
ayat (1) huruf f kepada DPR sebagai bahan pertimbangan.
(2) Hasil pengawasan sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
diputuskan dalam sidang paripurna DPD.
14
(3) Ketentuan lebih lanjut mengenai penyampaian hasil
pengawasan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur
dengan peraturan DPD tentang tata tertib.
y. Pasal 260 ayat (4)
Keputusan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) disampaikan
kepada DPR dengan surat pengantar dari pimpinan DPD untuk
dijadikan bahan pertimbangan bagi DPR.
z. Pasal 268
(1) Tahun sidang DPD dimulai pada tanggal 16 Agustus dan
diakhiri pada tanggal 15 Agustus tahun berikutnya, dan
apabila tanggal 16 Agustus jatuh pada hari libur, pembukaan
tahun sidang dilakukan pada hari kerja sebelumnya.
(2) Khusus pada awal masa jabatan keanggotaan, tahun sidang
DPD dimulai pada saat pengucapan sumpah/janji anggota.
(3) Kegiatan DPD meliputi sidang DPD di ibukota negara serta
rapat di daerah dan tempat lain sesuai dengan penugasan
DPD.
(4) Sidang DPD di ibukota negara dalam hal pengajuan dan
pembahasan rancangan Undang-undang mengikuti masa
sidang DPR.
(5) Sebelum pembukaan tahun sidang sebagaimana dimaksud
pada ayat (1), anggota DPD dan anggota DPR
mendengarkan pidato kenegaraan Presiden dalam sidang
bersama yang diselenggarakan oleh DPD atau DPR secara
bergantian.
15
1.2.3.Peraturan Dewan Perwakilan Daerah No.5/DPDRI/IV/2009-2010
tentang Tata Tertib
a. Pasal 7 ayat (3)
Anggota dalam menjalankan tugasnya berdomisili di daerah
pemilihannya dan mempunyai kantor di Ibukota provinsi daerah
pemilihannya.
b. Pasal 199
Sekretariat Jenderal mengelola kelembagaan, ketatalaksanaan,
kepegawaian serta dukungan lainnya bagi tugas-tugas DPD RI
termasuk mengelola sarana dan prasarana Kantor DPD RI di
daerah.
c. Pasal 202 ayat (2)
Organisasi Sekretariat Jenderal mencakup organisasi
Sekretariat Jenderal di Ibukota Negara dan kantor Sekretariat
Daerah di seluruh Indonesia.
d. Pasal 202 ayat (3)
Kantor DPD RI di daerah adalah bagian dari unit kerja Kantor
Sekretariat Jenderal DPD RI yang tersebar di seluruh ibukota
provinsi
e. Pasal 202 ayat (4)
Kantor DPD RI di daerah dikelola sebagai satu kesatuan sistem
pendukung pelayanan kerja legislatif secara terpusat.
f. Pasal 202 ayat (5)
Kantor DPD RI di daerah dipimpin oleh seorang Penanggung
Jawab pejabat struktural setingkat pejabat esselon II (dua) yang
diangkat dan diberhentikan oleh Sekretaris Jenderal menurut
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
g. Pasal 202 ayat (6)
Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kantor DPD RI di daerah
ditetapkan dalam Peraturan Sekretaris Jenderal.
16
h. Pasal 202 ayat (7)
Peraturan Sekretaris Jenderal tentang Susunan Organisasi dan
Tata Kerja Kantor DPD RI di daerah, karena pertimbangan
kebutuhan kerja, sudah harus diselesaikan paling lama 1(satu)
tahun.
i. Pasal 221
Dalam jangka 2 (dua) tahun, sebelum kantor anggota di daerah
terbentuk sarana dan prasarana serta kepegawaian disediakan
oleh Sekretariat Jenderal.
1.3. MAKSUD DAN TUJUAN KANTOR
Kantor DPD RI di Ibukota provinsi merupakan pusat dukungan
kegiatan Anggota DPD RI dalam menjalankan tugas fungsi DPD RI di
daerah. Beberapa kegiatan anggtoa DPD RI meliputi kegiatan :
a. Anggota melaksanakan kegiatan di daerah sesuai dengan tugas
konstitusionalnya dan menurut program atau agenda yang telah
dijadwalkan untuk kegiatan di daerah.
b. Anggota melaksanakan kegiatan kunjungan kerja Komite atau alat
kelengkapan sesuai program penyerapan aspirasi dalam rangka
pengawasan.
c. Anggota melaksanakan kunjungan kerja komite atau alat kelengkapan
untuk penyerapan aspirasi dalam rangka validasi rancangan kebijakan,
uji shahih RUU atau pandangan dan pendapat untuk kepentingan
legislasi.
d. Anggota melaksanakan kunjungan kerja perseorangan dan dalam
rangka menerima aspirasi bagi kepentingan legislasi dan pengawasan
RAPBN dan kerja konstituen (memelihara hubungan konsisten,
memenuhi undangan, sosialisasi, dll).
17
Kegiatan-kegiatan tersebut belum akan seluruhnya dapat ditangani
oleh Kantor DPD RI Provinsi, dan akan secara bertahap, disesuaikan
dengan perkembangan keadaan dan kemampuan dukungan staf.
Untuk mendukung kegiatan anggota sebagaimana dimaksud, dapat
ditegaskan bahwa tugas kantor DPD di Ibukota Provinsi ialah untuk
menyelenggarakan dukungan teknis, administratif dan keahlian serta
jaringan kerja di Ibukota Provinsi dan kabupaten/kota sebagai satu
kesatuan sistem dukungan lembaga DPD RI secara nasional.
18
BAB II
ORGANISASI DAN KEPROTOKOLAN
2.1Fungsi
Kantor DPD di ibukota Provinsi menyelenggarakan fungsi-fungsi :
a. Koordinasi dan pembinaan terhadap pelaksanaan tugas unit
organisasi di lingkungan kantor DPD RI Ibukota Provinsi;
b. Pemberian dukungan administratif dan keahlian dibidang pengawasan
dan aspirasi kepada anggota DPD RI;
c. Pelaporan penyerapan aspirasi masyarakat dan kepentingan daerah;
d. Monitoring pelaksanaan dan tindak lanjut aspirasi masyarakat;
e. Pembinaan dan pelaksanaan administrasi, umum, dan keprotokolan,
penyiapan bahan dan dukungan rapat-rapat, komunikasi dan
informasi, pengkajian dan klarifikasi, dan perencanaan dan anggaran
di lingkungan kantor DPD RI di Ibukota Provinsi.
2.2Struktur Organisasi
Struktur organisasi Kantor DPD RI di ibukota Provinsi ditetapkan
berdasarkan keputusan Sekretaris Jenderal Nomor 1 Tahun 2011 tanggal
22 September 2011 tentang Organisai dan Tata kerja Kantor Dewan
Perwakilan Daerah Republik Indonesia di Provinsi setelah mendapat
persetujuan dari Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi berdasarkan surat nomor B/2230/M.PAN-RB/09/2011 tanggal 21
September 2011. Struktur Organisasi Kantor DPD RI di ibukota Provinsi
sebagaimana terlihat pada gambar berikut :
19
Kantor DPD RI di Provinsi
SUBBAGIAN PELAYANAN TEKNIK DAN
PERSIDANGAN
SUBBAGIAN KOMUNIKASI
PUBLIK, DATA DAN INFORMASI
SUBBAGIAN PERENCANAAN DAN KEUANGAN
SUBBAGIAN TATA USAHA DAN UMUM
Tenaga Ahli
Kelompok Jabatan
Fungsional
2.2.1 Kepala Kantor
Kepala Kantor mempunyai tugas memimpin pelaksanaan tugas dan
fungsi di lingkungan kantor DPD RI di Provinsi serta tugas-tugas
lainnya yang diberikan oleh Sekretaris Jenderal.
Uraian Tugas Kepala Kantor adalah :
1. Menetapkan perencanaan kerja berdasarkan peraturan yang
berlaku untuk pedoman pelaksanaan kegiatan;
2. Menetapkan rencana kebutuhan anggaran Kantor DPD RI di
Ibukota Provinsi;
3. Pengorganisasian tugas kepada bawahan sesuai bidang
masing-masing agar pelaksanaannya dapat berjalan lancar;
4. Memberi petunjuk kepada bawahan berdasarkan
pembagian tugas agar memahami tugasnya;
20
5. Mengawasi pelaksanaan pekerjaan bawahan dan
mengevaluasi hasilnya secara langsung atau melalui laporan
untuk mengetahui kelancaran serta hambatan yang terjadi;
6. Membina dan memotivasi bawahan secara berkala dalam
upaya peningkatan produktivitas kerja dan pengembangan
karier;
7. Melakukan koordinasi dengan atasan, instansi terkait dan
pembinaan terhadap pelaksanaan tugas unit organisasi di
lingkungan Kantor Sekretariat DPD RI di Ibukota Provinsi;
8. Melakukan Pemberian dukungan administrasi dan keahlian di
bidang pengawasan dan aspirasi kepada Anggota DPD RI;
9. Melakukan pembinaan dan pelaksanaan perencanaan dan
keuangan, pelayanan teknik dan persidangan, komunikaasi
publik, data dan informasi serta tata usaha dan umum;
10. Mengolah dan mengevaluasi data yang berkaitan dengan
pelaksanaan tugas kunjungan kerja Anggota Dewan;
11. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya sesuai intruksi
Sekretaris Jenderal;
12. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Sekretaris
Jenderal sebagai bahan untuk penyusunan program
selanjutnya.
2.2.2 Subbagian Perencanaan dan Keuangan;
Subbagian Perencanaan dan Keuangan mempunyai tugas
melakukan penyusunan rencana kerja dan anggaran serta
pelaksanaan urusan keuangan, verifikasi dan penyusunan laporan
keuangan.
Uraian Tugas Subbagian Perencanaan dan Keuangan adalah :
1. Menyusun rencana dan program kerja berdasarkan peraturan
yang berlaku untuk pedoman pelaksanaan kegiatan;
21
2. Menyiapkan bahan untuk penyusunan pedoman dan petunjuk
teknis pelaksanaan program kerja;
3. Melaksanakan urusan keuangan;
4. Melaksanakan administrasi, verifikasi dan pelaporan keuangan
kantor Perwakilan Sekretraiat DPD RI di Ibukota Provinsi;
5. Mengevaluasi pelaksanaan pembinaan di bidang Perencanaan
dan keuangan;
6. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya sesuai intruksi kepala
kantor;
7. Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas kepada kepala
kantor sebagai bahan untuk penyusunan program selanjutnya.
2.2.3 Subbagian Pelayanan Teknik dan Persidangan;
Subbagian Pelayanan Teknik dan Persidangan mempunyai tugas
melakukan penyiapan bahan dan pelayanan serta dukungan
operasional pelaksanaan rapat dan keprotokolan.
Uraian Tugas Subbagian Pelayanan Teknik dan Persidangan
adalah :
1. Menyusun rencana dan program kerja Subbagian Pelayanan
Teknik dan Persidangan;
2. Membagi rencana kerja berdasarkan peraturan yang berlaku
untuk pedoman pelaksanaan kegiatan;
3. Menyiapkan bahan untuk penyusunan pedoman dan petunjuk
teknis pelaksanaan Persidangan;
4. Mengolah dan mengevaluasi data yang berkaitan dengan
pelaksanaan tugas
5. Pelayanan Teknik dan persidangan;
6. Melaksanakan dan mengkoordinasikan perumusan peraturan
dalam Bidang Pelayanan Teknik dan persidangan;
22
7. Melaksanakan Penyiapan bahan dan pelayanan kegiatan
pelaksanaan rapat dan operasional serta urusan tata usaha
persidangan ;
8. Mengevaluasi pelaksanaan pembinaan di bidang Pelayanan
Teknik dan persidangan;
9. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya sesuai intruksi kepala
kantor;
10. Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas kepada kepala
kantor sebagai bahan untuk penyusunan program selanjutnya.
2.2.4 Subbagian Komunikasi Publik, data dan Informasi;
Subbagian Komunikasi Publik, Data dan Informasi mempunyai
tugas melakukan urusan kehumasan, pengumpulan dan
pengolahan data aspirasi daerah, pemberitaan kegiatan Anggota di
daerah pemilihannya, dan pengelolaan data base serta multi
media.
Uraian Tugas Subbagian Komunikasi Publik, data dan Informasi
adalah :
1. Menyusun rencana dan program kerja Subbagian Komunikasi
Publik;
2. Membagi rencana kerja berdasarkan peraturan yang berlaku
untuk pedoman pelaksanaan kegiatan;
3. Melaksanakan dan mengkoordinasikan perumusan peraturan
dalam Bagian Komunikasi Publik, Data dan Informasi;
4. Mengolah dan mengevaluasi data, pemeliharaan/peremajaan
data Daerah, jaringan pusat data, pengelolaan data base
internal dan eksternal;
5. Melaksanakan penyiapan bahan penyerapan, penghimpunan
dan pengolahan aspirasi masyarakat daerah dan pemeliharaan
bahan pustaka, dan pengelolaan perpustakaan;
23
6. Menyiapkan bahan untuk penyusunan pedoman dan petunjuk
teknis pelaksanaan Komunikasi Publik;
7. Menerima dan menyampaikan aspirasi masyarakat kepada
Anggota Dewan yang diterima melalui jejaring web
8. Melaksanakan kegiatan pemberitaan dan penerangan kepada
masyarakat;
9. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya sesuai intruksi Kepala
Kantor agar tugas terbagi habis;
10. Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas kepada Kepala
Kantor sebagai bahan untuk penyusunan program selanjutnya.
2.2.5 Subbagian Tata Usaha dan Umum;
Subbagian Tata Usaha dan Umum mempunyai tugas melakukan
urusan kepegawaian, tata persuratan, arsip dan dokumentasi,
pengelolaan urusan perlengkapan, rumah tangga, pemeliharaan
dan keamanan dalam.
Uraian Tugas Subbagian Tata Usaha dan Umum adalah :
1. Menyusun rencana dan program kerja Subbagian Tata Usaha
dan Umum;
2. Melaksanakan dan mengkoordinasikan perumusan peraturan
dalam bidang ketatausahaan Kantor Sekretariat DPD RI di
Provinsi;
3. Melaksanakan urusan Tata Usaha dan administrasi Kantor
Sekretariat DPD RI di Provinsi;
4. Melaksanakan urusan kerumahtanggaan Kantor Sekretariat
DPD RI di Provinsi;
5. Melaksanakan penyiapan keprotokolan Anggota DPD RI;
6. Menyusun konsep perumusan kebijakan dan petunjuk teknis
penataan pengembangan Tata Usaha;
24
7. Menyiapkan bahan untuk penyusunan pedoman dan petunjuk
teknis pelaksanaan Persuratan, Ekspedisi, penggandaan dan
pengarsipan Kantor Sekretariat DPD RI di Provinsi;
8. Mengumpulkan dan mengolah bahan untuk penyusunan
pedoman dan petunjuk teknis pelaksanaan kegiatan urusan
Ketatausahaan, kerumahtanggaan dan keprotokolan;
9. Mengolah dan mengevaluasi data yang berkaitan dengan
pelaksanaan tugas Subbagian Tata Usaha dan Umum;
10. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya sesuai intruksi kepala
Kantor DPD RI di Provinsi;
11. Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas kepada kepala
Kantor DPD RI di Provinsi sebagai bahan untuk penyusunan
program selanjutnya.
2.2.6 Kelompok Jabatan Fungsional.
Kelompok Jabatan Fungsional terdiri atas sejumlah tenaga
fungsional yang terbagi dalam kelompok jabatan fungsional sesuai
dengan bidang tugas dan keahliannya berdasarkan peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
Kelompok Jabatan fungsional mempunyai tugas melaksanakan
kegiatan sesuai dengan jabatan fungsional masing-masing
berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
2.3Tata Kerja Organisasi
Tata kerja Organisasi Kantor DPD RI di ibukota Provinsi diterapkan
sejalan dengan tata kerja organisasi Sekretariat Jenderal DPD RI.
Kepala kantor bertanggung jawab kepada Sekretaris Jenderal dan Wakil
Sekretaris Jenderal, memimpin kepala subbagian dan staf pada kantor
DPD RI di ibukota Provinsi.
25
Setiap pimpinan satuan organisasi di lingkungan kantor DPD RI di
Provinsi bertanggungjawab memimpin dan mengkoordinasikan
bawahannya masing-masing dan memberikan bimbingan serta petunjuk
bagi pelaksanaan tugas bawahan.
Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengawasi bawahannya masing-
masing dan apabila terjadi penyimpangan agar mengambil langkah-
langkah yang diperlukan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Kepala kantor DPD RI di ibukota Provinsi wajib mengikuti dan mematuhi
petunjuk serta bertanggung jawab dan menyampaikan laporan berkala
tepat pada waktunya pada Sekretaris Jenderal DPD RI dan Wakil
Sekretaris Jenderal DPD RI.
Kepala subbagian wajib mengikuti dan mematuhi petunjuk serta
bertanggungjawab kepada Kepala Kantor DPD RI dan menyampaikan
laporan berkala tepat waktu dan laporan-laporan insidentil menurut
kebutuhan.
Di lingkungan Kantor DPD RI di Provinsi, dapat diangkat Tenaga Ahli
Anggota DPD RI menurut kebijakan dan keputusan Sekretaris Jenderal
DPD RI untuk memberikan dukungan di bidang keahlian mengenai
masalah tertentu sesuai dengan bidang keahlian yang dibutuhkan oleh
Anggota DPD RI.
Disamping tugas-tugas tersebut, maka dalam rangka penyiapan kantor
DPD RI secara permanen di Ibukota Provinsi, maka Sekretariat DPD RI di
Ibukota Provinsi juga bertugas untuk membantu Sekretariat Jenderal DPD
RI dalam rangka teknis dan jaringan kerja berdasarkan petunjuk dan
arahan dari Sekretaris Jenderal DPD RI.
Sesuai dengan strategi pembentukan kantor DPD RI di Ibukota Provinsi
yang meliputi operasionalisasi Kantor serta penyiapan Kantor yang
permanen, serta berdasarkan Kementerian Pendayagunaan Aparatur
Negara dan Reformasi Birokrasi melalui surat nomor : B/2230/M.PAN-
RB/09/2011 tanggal 21 september 2011, maka kantor DPD RI di ibukota
provinsi akan dikembangkan secara bertahap baik dalam pelaksanaan
26
target kerja, kelengkapan kerja, bahkan status (eselonering). Berdasarkan
konsultasi dan arahan pada rapat-rapat PURT, dimungkinkan kerjasama
dalam hal pengisian personil dengan pemerintah daerah.
2.4Tugas Keprotokolan
Perubahan struktur kelembagaan Negara menurut UUD Negara RI 1945
telah mengubah susunan dan kedudukan protokoler terhadap Pejabat
Negara, pada tanggal 19 November 2010 Pemerintah mengesahkan
Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan sebagai
pengganti Undang Undang Nomor 8 Tahun 1987. Undang Undang
tersebut menyesuaikan dan mengatur formasi tentang urutan Tata
Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan bagi pejabat lembaga
negara sesuai dengan perintah kosntitusi.
Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia (DPD RI) adalah lembaga
negara yang secara eksplisit disebutkan dan tercantum dalam perubahan
ke 3 Undang-Undang Dasar Negara RI Tahun 1945.
Dalam menjalankan tugas konstitusi di daerah, anggota DPD RI mendapat
hak keprotokolan sesuai dengan Undang-undang Nomor 9 Tahun 2010
tentang Keprotokolan khususnya di Pasal 9 ayat (1). Sedang ayat (2) nya
menyebutkan bahwa Tata tempat sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
yang diadakan di luar ibukota Negara Republik Indonesia diatur dengan
berpedoman pada urutan sebagaimana dimaksud pada ayat (1).
Protokol mempunyai peranan yang dominan yang pada hakekatnya
memberikan warna serta citra terhadap keberhasilan suatu acara dalam
pengaturan yang berisi norma-norma mengenai tata kerja agar suatu
tujuan yang telah disepakati dapat dicapai.
Dengan kata lain protokol dapat diartikan sebagai tata cara untuk
menyelenggarakan suatu acara agar berjalan tertib, hikmat, rapi, lancar
dan teratur serta memperhatikan ketentuan dan kebiasaan yang berlaku,
baik secara nasional maupun internasional. Dengan meningkatnya
hubungan antar bangsa, lambat-laun orang mulai mencari suatu tatanan
27
yang dapat mendekatkan satu bangsa dengan bangsa lainnya dan dapat
diterima secara merata oleh semua pihak. Esensi di dalam tatanan
tersebut, antara lain mencakup:
a. Tata cara, yang menentukan tindakan yang harus dilakukan dalam
suatu acara tertentu;
b. Tata krama, yang menentukan pilihan kata-kata, ucapan dan
perbuatan yang sesuai dengan tinggi rendahnya jabatan seseorang;
c. Rumus-rumus dan aturan tradisi/kebiasaan yang telah ditentukan
secara universal ataupun di dalam suatu bangsa itu sendiri.
Secara jelas, disebutkan pada pasal 3 UU Nomor 9 Tahun 2010 tentang
Keprotokolan, bahwa Pengaturan Keprotokolan bertujuan untuk:
a. memberikan penghormatan kepada Pejabat Negara, Pejabat
Pemerintahan, perwakilan negara asing dan/atau organisasi
internasional, serta Tokoh Masyarakat Tertentu, dan/atau Tamu
Negara sesuai dengan kedudukan dalam negara, pemerintahan, dan
masyarakat;
b. memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara agar berjalan
tertib, rapi, lancar, dan teratur sesuai dengan ketentuan dan kebiasaan
yang berlaku, baik secara nasional maupun internasional; dan
c. menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan antarbangsa.
2.4.1 Hal-Hal Yang Diatur Protokol
Sesuai dengan Undang-undang No. 9 tahun 2010, terdapat 3 hal
inti mengenai protokol, yaitu terkait tata tempat, tata upacara dan
tata penghormatan.
1) Tata Tempat
Tata Tempat diberikan kepad Pejabat Negara, Pejabat
Pemerintah, Perwakilan Negara Asing dan/atau organisasi
internasional, tokoh masyarakat tertentu dalam acara
kenegaraan atau acara resmi.
28
Tata Tempat dalam Acara Resmi baik di Provinsi, Kabupaten
maupun Kota diatur mengacu pada UU No. 9 Tahun 2010
tentang Keprotokolan Pasal 10 ayat (2) yang berbunyi
Penyelenggara negara, perwakilan negara asing dan/atau
organisasi internasional, serta tokoh masyarakat menempati
tata urutan terlebih dahulu :
a. Gubernur;
b. Anggota DPD RI; (apabila hadir)
c. Wakil Gubernur;
d. Mantan Gubernur dan Mantan Wakil Gubernur;
e. Ketua Dewan Perwakilan Rakyat Daerah provinsi atau nama
lainnya;
f. Kepala Perwakilan Konsuler Negara Asing di daerah;
g. Wakil Ketua Dewan Perwakilan Rakyat Daerah provinsi atau
nama lainnya;
h. Sekretaris Daerah, Panglima/Komandan Tertinggi Tentara
Nasional Indonesia semua angkatan, Kepala Kepolisian,
Ketua Pengadilan Tinggi semua badan peradilan, dan
Kepala Kejaksaan Tinggi di Provinsi;
i. Pemimpin Partai Politik di Provinsi yang memiliki wakil di
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah provinsi;
j. Anggota Dewan Perwakilan Rakyat Daerah provinsi atau
nama lainnya, anggota Majelis Permusyawaratan Ulama
Aceh dan anggota Majelis Rakyat Papua;
k. Bupati/Walikota;
l. Kepala Kantor Perwakilan Badan Pemeriksa Keuangan di
daerah, Kepala Kantor Perwakilan Bank Indonesia di
daerah, ketua Komisi Pemilihan Umum Daerah;
m. Pemuka agama, Pemuka adat, dan Tokoh Masyarakat
Tertentu tingkat provinsi;
n. Ketua Dewan Perwakilan Rakyat Daerah kabupaten/kota;
29
o. Wakil Bupati/Wakil Walikota dan Wakil Ketua Dewan
Perwakilan Rakyat Daerah kabupaten/kota;
p. Anggota Dewan Perwakilan Rakyat Daerah kabupaten/kota;
q. Asisten Sekretaris Daerah provinsi, Kepala Dinas tingkat
provinsi, Kepala Kantor instansi vertikal di provinsi, Kepala
Badan provinsi, dan Pejabat Eselon II; dan
r. Kepala Bagian Pemerintah Daerah provinsi dan Pejabat
Eselon III.
Tata Tempat dalam Acara Resmi di Kabupaten dan Kota diatur
mengacu pada UU No. 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan
Pasal 11 ayat (2) yang berbunyi Penyelenggara negara,
perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional,
serta tokoh masyarakat menempati tata urutan terlebih dahulu :
a. Gubernur; (apabila hadir)
b. Bupati/Walikota;
c. Anggota DPD RI; (apabila hadir)
d. Wakil Bupati/Wakil Walikota;
e. Mantan Bupati/Walikota dan Mantan Wakil Bupati/Wakil
Walikota;
f. Ketua Dewan Perwakilan Rakyat Daerah kabupaten/kota
atau nama lainnya;
g. Wakil Ketua Dewan Perwakilan Rakyat Daerah
kabupaten/kota atau nama lainnya;
h. Sekretaris Daerah, Komandan Tertinggi Tentara Nasional
Indonesia semua angkatan, Kepala Kepolisian, Ketua
Pengadilan semua badan peradilan, dan Kepala Kejaksaan
Negeri di kabupaten/kota;
i. Pemimpin Partai Pdi kabupaten/kota yang memiliki wakil di
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah kabupaten/kota;
j. Anggota Dewan Perwakilan Rakyat Daerah kabupaten/kota
atau nama lainnya;
30
k. Pemuka agama, Pemuka adat, dan Tokoh Masyarakat
Tertentu tingkat kabupaten/kota;
l. Asisten Sekretaris Daerah kabupaten/kota, Kepala Badan
tingkat kabupaten/kota, Kepala Dinas tingkat
kabupaten/kota, dan Pejabat Eselon II, Kepala kantor
perwakilan Bank Indonesia di tingkat kabupaten, Ketua
Komisi Pemilihan Umum kabupaten/kota;
m. Kepala instansi vertikal tingkat kabupaten/kota, Kepala unit
pelaksana teknis instansi vertikal, Komandan tertinggi
Tentara Nasional Indonesia semua angkatan di kecamatan,
dan Kepala Kepolisian di kecamatan;
n. Kepala Bagian Pemerintah Daerah kabupaten/kota, camat,
dan Pejabat Eselon III; dan
o. Lurah/Kepala Desa atau yang disebut dengan nama lain,
dan Pejabat Eselon IV.
Pedoman Umum Tata Tempat:
a. Orang yang berhak mendapat tata urutan pertama/paling tinggi
adalah mereka yang mempunyai urutan paling
depan/mendahului.
b. Jika berjajar, yang berada di sebelah kanan dari orang yang
mendapat urutan tata tempat paling utama, dianggap lebih
tinggi/mendahului orang yang duduk di sebelah kirinya.
c. Jika menghadap meja, tempat utama yang menghadap ke pintu
keluar dan tempat terakhir adalah tempat yang paling dekat
dengan pintu keluar.
d. Pada posisi berjajar pada garis yang sama, tempat yang
terhormat adalah di tempat paling tengah, dan di tempat
sebelah kanan luar, atau
e. Dengan rumus posisi sebelah kanan lebih terhormat dari posisi
sebelah kiri.
31
KURSI BARIS UTAMA
(1) (2) (3) (4) (5) DSTDST (5) (4) (3) (2) (1)
(3) (1) (2)
(4) (2) (1) (3)
ATAU
DST (5) (4) (3) (2) (1)
(1) (2) (3) (4) (5) DST
A
BKURSI BARIS UTAMA
Tata Tempat dalam Acara Resmi di kabupaten/kota ditentukan
dengan urutan Anggota DPD RI ditempatkan di sebelah kanan
Bupati/Walikota dan seterusnya (Pasal 11 UU No. 9 Tahun 2010
tentang Keprotokolan)
Contoh:
CONTOH-CONTOH FORMAT SEATING ARRANGEMENT:
32
JAMUAN MAKAN (Tempat duduk terbatas dan diseling)
A 3 E2D 76
G 5 C 1 B 4 F
MEJA MAKAN
Seating Plan pada Jamuan(9 Undangan)
6 842
1 3 5 7
MEJA MAKAN 9T
33
2) Tata Upacara
Tata Upacara adalah aturan untuk melaksanakan upacara
dalam acara kenegaraan atau acara resmi. Acara Kenegaraan
adalah “acara yang diatur dan dilaksanakan secara terpusat
dihadiri presiden / wakil presiden serta pejabat negara dan
undangan lainnya.”
Acara resmi adalah “acara yang bersifat resmi yang diatur dan
dilaksanakan oleh pemerintah atau lembaga negara dihadiri
oleh pejabat negara dan/atau pejabat pemerintah serta
undangan lainnya.”
No. KARAKTERISTIK ACARA KENEGARAAN ACARA RESMI
1 AUDIENCE PRESIDEN, WAKIL PRESIDEN,
UNDANGAN LAIN
PEJABAT NEGARA, PEJ. PEMERINTAH, UNDANGAN LAIN
2 KEHADIRAN UNDANGAN TIDAK DIWAKILI BOLEH DIWAKILI
3 PENYELENGGARAAN TERPUSAT TIDAK TERPUSAT
4 PENYELENGGARAAN NEGARA/PANITIA NEGARA
LEMBAGA NEGARA/INSTANSI PEMERINTAH
5 PAKAIAN UPACARA PAKAIAN “KEBESARAN”
LENGKAP/RESMI/BATIK/ HARIAN
6 KETENTUAN KEPROTOKOLAN
SECARA PENUH SESUAI SITUASI DAN KONDISI
3) Tata Penghormatan
Tata penghormatan adalah aturan untuk melaksanakan
pemberian hormat bagi Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan,
perwakilan Negara asing dan/atau organisasi internasional, dan
Tokoh Masyarakat Tertentu dalam Acara Kenegaraan atau
Acara Resmi.
Bentuk-Bentuk Tata Penghormatan:
a. Penghormatan dengan Bendera Negara;
b. Penghormatan dengan Lagu kebangsaan, dan/atau
c. Bentuk penghormatan lain sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku.
34
2.4.2 Kunjungan Ke Daerah
1) Kunjungan Pimpinan DPD RI di daerah yang dikunjungi
1a) Penyambutan Kedatangan Pimpinan DPD RI di Daerah
yang dikunjungi
a. Petugas protokol DPD RI yang mendapatkan
penugasan telah tiba di daerah yang dikunjungi
Pimpinan DPD RI minimal 2 (dua) hari sebelumnya
(advance);
b. Petugas protokol DPD RI yang berada di daerah,
melakukan koordinasi kepada petugas protokol pemda
terkait persiapan penjemputan diantaranya:
menanyakan pejabat pemda yang akan menjemput
Pimpinan, pejabat pemda yang akan mendampingi
Pimpinan selama di daerah, prosesi acara penjemputan
(apabila diperlukan), pengaturan pengawalan dan
kendaraan untuk Pimpinan dan Rombongan, dan
petugas pengurusan bagasi Pimpinan dan rombongan;
c. Pada hari kedatangan Pimpinan, Petugas protokol DPD
RI bersama petugas protokol pemda tiba di VIP Bandara
daerah minimal 1 (satu) jam sebelum pesawat Pimpinan
mendarat;
d. Petugas protokol mengecek kesiapan kendaraan dan
pengawalan yang akan dipakai Pimpinan dan
rombongan serta memasang Plat Nomor Mobil
Pimpinan sesuai dengan jabatan pada mobil yang telah
disediakan;
e. Petugas protokol mengatur iring-iringan kendaraan
sesuai dengan urutan jabatan;
f. Petugas protokol, pejabat yang ditugaskan untuk
menjemput pimpinan dan petugas VIP Room bandara
35
meninggalkan VIP room menuju runway dalam rangka
penyambutan kedatangan Pimpinan;
g. Petugas Protokol mengenalkan para Pejabat Daerah
yang menjemput kepada Pimpinan;
h. Petugas protokol DPD RI/petugas protokol pemda dan
petugas VIP Room bandara mengarahkan Pimpinan
menuju VIP Room bandara daerah yang di kunjungi
untuk istirahat sejenak;
i. Mengingat kapasitas ruang VIP yang terbatas, maka
rombongan pimpinan lainnya diarahkan melalui Terminal
Kedatangan Umum;
j. Petugas protokol melakukan pengecekan dan
pengaturan persiapan akhir kendaraan, pengawalan
Pimpinan dan rombongan serta memastikan jumlah
bagasi telah sesuai (jadwal dan rute kunjungan
Pimpinan diinformasikan sebelumnya kepada
pengawalan);
k. Petugas protokol DPD RI/protokol pemda melepas
Pimpinan dari VIP Room bandara daerah yang
dikunjungi menuju tempat acara pimpinan selanjutnya;
l. Melaporkan situasi dan kondisi sebelum dan sesudah
kedatangan Pimpinan dan rombongan kepada Pejabat
Protokol DPD RI melalui BBM Group.
36
1b) Kepulangan Pimpinan DPD RI dan Rombongan dari
Daerah yang dikunjungi ke Ibukota Negara
a. Petugas protokol DPD RI menginformasikan jadwal
kepulangan kepada seluruh rombongan pendamping
Pimpinan;
b. Petugas protokol DPD RI segera berkoordinasi dengan
Protokol Pemda dan Petugas VIP Room bandara
daerah apabila Pimpinan menghendaki perubahan
jadwal kepulangan;
c. Petugas protokol DPD RI bersama petugas protokol
pemda tiba di VIP Bandara daerah minimal 1 (satu) jam
sebelum Pimpinan tiba di VIP Room bandara;
d. Petugas protokol berkoordinasi dengan Ajudan
Pimpinan terkait barang-barang Pimpinan yang akan
dimasukkan bagasi;
e. Petugas protokol DPD RI bersama protokol pemda
memastikan seluruh tiket telah check-in, boarding pass,
nomor bagasi dan nomor kursi pesawat pimpinan;
f. Mempersiapkan ruang VIP Bandara untuk transit
Pimpinan dan kendaraan yang akan digunakan untuk
mengantar Pimpinan dari VIP Room ke pesawat;
g. Berkoordinasi dengan Petugas Protokol atau Ajudan
yang mendampingi Pimpinan terkait posisi terakhir
Pimpinan dan Rombongan;
h. Pejabat yang ditunjuk dan protokol menyambut
kedatangan Pimpinan di VIP Room bandara dan
selanjutnya diarahkan ke Ruang tunggu VIP Room
bandara untuk transit;
i. Mengingat kapasitas ruang VIP yang terbatas, maka
rombongan pimpinan lainnya diarahkan melalui Terminal
Kedatangan Umum;
37
j. Berkoordinasi dengan Pihak bandara terkait kesiapan
pesawat;
k. Memberikan informasi nomor kursi pimpinan kepada
ajudan dan rombongan;
l. Memberikan informasi kepada Pimpinan dan rombongan
bahwa pesawat telah siap berangkat;
m.Pimpinan dan rombongan di damping Pejabat Daerah
yang di tunjuk, meninggalkan VIP room bandara menuju
pesawat;
n. Menginformasikan kepada Petugas Protokol DPD yang
bertugas menjemput di Bandara Soekarno-Hatta bahwa
pesawat telah lepas landas serta jumlah rombongan dan
jumlah bagasi;
o. Melaporkan situasi dan kondisi sebelum dan sesudah
kedatangan Pimpinan kepada Pejabat Protokol melalui
BBM Group.
2) Protokol pada Kunjungan Tamu DPD RI ke daerah
a. Penyediaan fasilitas VIP Room (sesuai kondisi) dan
penjemputan di bandara
b. Pengaturan pada saat penyambutan di tempat-tempat
kunjungan di daerah
c. Pengaturan dan penyusunan program : antara lain
pertemuan dengan Anggota DPD RI di Daerah,
Gubernur/Walikota atau pejabat pemerintah daerah lainnya
seperti DPRD, KADIN, dll; penandatanganan MOU. (sesuai
kondisi)
d. Spouse Program (jika tamu membawa spouse)
e. Pengaturan side events/private visit, seperti kunjungan ke
pabrik-pabrik/pusat industri, pusat kebudayaan, tempat
bersejarah, dll.
38
3) Pelayanan Anggota DPD RI pada acara resmi di daerah
1. Protokol Sekretariat DPD RI di daerah menerima informasi
dari Sekretariat DPD RI di pusat mengenai agenda
kunjungan yang akan dilaksanakan oleh Anggota DPD RI di
daerah, antara lain:
a. Jadwal kedatangan dan kepulangan Anggota DPD RI;
b. Jumlah Anggota DPD RI dan staf sekretariat yang
mendampingi;
c. Rundown detail acara yang akan dilaksanakan di
daerah;
d. Tempat penginapan/hotel selama Anggota DPD RI
berada di daerah;
e. Salinan tiket/kode booking pesawat untuk pengurusan
kepulangan Anggota DPD RI kembali ke Jakarta.
2. Protokol Sekretariat DPD RI di daerah berkoordinasi
dengan Protokol Pemda Provinsi terkait rencana kunjungan
kerja Anggota DPD RI;
3. Protokol Sekretariat DPD RI di daerah berkoordinasi
dengan Panitia Acara mengenai:
a. Tempat dan waktu pelaksanaan acara;
b. Susunan acara;
c. Konfirmasi kehadiran pejabat nasional dan pejabat
daerah yang diundang;
d. Konfirmasi kehadiran narasumber;
e. Jumlah peserta yang hadir;
f. MC terkait penyebutan nama dan jabatan Anggota DPD
RI;
g. Ketersediaan ruang transit;
h. Pertukaran cinderamata.
39
4. Protokol Sekretariat DPD RI di daerah menyiapkan
akomodasi untuk Anggota DPD RI, meliputi penjemputan di
bandara, kendaraan dan kamar hotel yang akan digunakan
selama Anggota DPD RI berada di daerah;
5. Pada hari H pelaksanaan acara, Protokol Sekretariat DPD
RI di daerah memeriksa kesiapan acara;
6. Protokol Sekretariat DPD RI di daerah bersama Protokol
Pemda mengatur susunan tempat duduk untuk Anggota
DPD RI dan para peserta berdasarkan UU nomor 9 Tahun
2010 tentang Keprotokolan dan menaruh placing card
bertuliskan nama Anggota DPD RI untuk menghindari
kesalahan penempatan;
7. Protokol DPD RI mencatat nama-nama pejabat daerah,
narasumber dan tokoh-tokoh lain yang telah dikonfirmasi
kehadirannya di selembar kertas;
8. Apabila jeda waktu sebelum acara berlangsung masih
cukup panjang, Protokol Sekretariat DPD RI di daerah
terlebih dahulu menyiapkan kamar hotel untuk Anggota
DPD RI dan membawa kunci kamar;
9. Protokol Sekretariat DPD RI di daerah tiba minimal 1 (satu)
jam di bandara untuk menjemput kedatangan Anggota DPD
RI;
10. Protokol Sekretariat DPD RI di daerah berkoordinasi
dengan Petugas Bandara mengenai waktu kedatangan
pesawat dan menyerahkan salinan tiket/kode booking
pesawat terkait check-in tiket untuk kepulangan Anggota
DPD RI kembali ke Jakarta.
11. Protokol Sekretariat DPD RI di daerah menjemput Anggota
DPD RI di Terminal Kedatangan Umum dan mengurus
bagasi Anggota DPD RI beserta rombongan;
40
12. Setelah seluruh bagasi siap dan telah dimasukkan ke dalam
mobil, Protokol DPD RI mengantarkan Anggota DPD RI ke
hotel terlebih dahulu untuk beristirahat atau langsung ke
tempat acara;
13. Setibanya di tempat acara, Protokol Sekertariat DPD RI di
daerah mengarahkan Anggota DPD RI ke ruang transit
untuk menunggu kesiapan acara;
14. Protokol Sekretariat DPD RI di daerah menyerahkan kertas
bertuliskan nama-nama pejabat daerah, narasumber dan
tokoh-tokoh lain yang telah dikonfirmasi kehadirannya dan
memberikan gambaran singkat mengenai jalannya acara
kepada Anggota DPD RI;
15. Protokol Sekretariat DPD RI di daerah berkoordinasi
dengan Panitia Acara dan MC mengenai kesiapan acara,
pejabat dan narasumber yang hadir, dan jumlah peserta;
16. Apabila acara sudah siap dilaksanakan, Protokol
Sekretariat DPD RI di daerah mengarahkan Anggota DPD
RI, para pejabat dan narasumber ke tempat duduk masing-
masing;
17. Protokol Sekretariat DPD RI di daerah mendampingi
Anggota DPD RI selama acara berlangsung dan memantau
jalannya acara secara keseluruhan;
18. Setelah acara selesai, Protokol Sekretariat DPD RI di
daerah mengantarkan Anggota DPD RI ke bandara melalui
Terminal Keberangkatan Umum;
19. Protokol Sekretariat DPD RI di daerah menginformasikan
Petugas Bandara bahwa Anggota DPD RI dan rombongan
sudah dalam perjalanan menuju bandara;
20. Protokol Sekretariat DPD RI di daerah meminta boarding
pass kepada Petugas Bandara dan membayar airport tax
sesuai jumlah rombongan;
41
21. Protokol Sekretariat DPD RI di daerah menyerahkan
boarding pass kepada Anggota DPD RI dan rombongan;
22. Prokokol Sekretariat DPD RI di daerah mengantarkan
Anggota DPD RI ke ruang tunggu keberangkatan/boarding
room.
23.Protokol Sekretariat DPD RI di daerah melaporkan situasi
kondisi sebelum dan setelah kepulangan Anggota DPD RI
kepada pejabat protokol DPD RI di pusat.
42
BAB III
FORMAT KERJA DPD RI DI DAERAH
3.1 Jenis Kegiatan DPD RI di Daerah
Dengan keberadaan kantor DPD RI di provinsi maka seluruh
dukungan kerja terhadap kegiatan lembaga DPD RI dan anggota DPD RI di
daerah, dilaksanakan oleh pejabat dan staf kantor DPD RI provinsi
bekerjasama dengan unit kerja Sekretariat Jenderal DPD RI, yang meliputi
kegiatan :
a. Rapat Kerja Anggota dengan pemerintah provinsi, pemerintah
kabupaten/kota;
b. Rapat kerja komite di daerah dalam rangka pengawasan, uji sahih, dan
anggaran;
c. Pertemuan dalam bentuk desiminasi, seminar, FGD, diskusi, dan lain-
lain;
d. Kunjungan Anggota DPD RI ke provinsi yang bersangkutan atas
undangan resmi dari elemen daerah;
e. Kegiatan penyerapan aspirasi, melalui :
1) Kunjungan lapangan;
2) Pertemuan/rapat-rapat Provinsi, Kabupaten/kota.
A. Mekanisme Kerja Anggota DPD di Provinsi
Sesuai dengan maksud Pasal 224 Ayat (2) Undang-undang Nomor
27 Tahun 2009, bahwa Anggota DPD RI dapat melakukan rapat dengan
pemerintah daerah, DPRD dan unsur masyarakat di daerah
pemilihannya masing-masing; maka kegiatan interaksi dengan publik
pada waktu Anggota DPD RI melakukan kegiatan di daerah (masa
reses) diarahkan antara lain untuk menyerap, menghimpun, dan
menindaklanjuti aspirasi daerah dan masyarakat. Selain itu, dalam masa
transisi sampai terbentuknya kantor DPD RI Provinsi secara permanen,
maka kegiatan tersebut juga dimaksudkan untuk merintis pembentukan
43
kantor DPD RI di Ibukota provinsi. Dalam kerangka itu, maka dalam hal
Anggota DPD RI sedang berada di Jakarta, maka penyampaian aspirasi
masyarakat dapat dilakukan melalui staf Kantor DPD RI Provinsi.
Kegiatan Anggota DPD RI di daerah pemilihan secara umum terdiri dari
kegiatan Komite di lapangan serta kegiatan Rapat Kerja di daerah.
SOP untuk kerja dukungan secara rinci/detil dan sistematis akan
disusun sesuai sistem kerja kegiatan-kegiatan DPD RI di daerah seperti
kunjungan kerja lapangan, namun di daerah secara sistematis dan
administratif oleh kantor daerah.
a. Jenis Rapat
a.1 Rapat internal Anggota DPD RI Provinsi adalah: rapat
Anggota DPD RI dalam rangka kegiatan penyusunan
program dan agenda rapat kerja di daerah pemilihannya
masing-masing;
a.2 Rapat kerja daerah di Provinsi adalah : rapat antara Anggota
DPD RI secara bersama-sama dengan pemerintah provinsi
dan DPRD provinsi, perorangan, kelompok, organisasi, atau
badan swasta di daerah pemilihannya masing-masing; dan
a.3 Rapat kerja daerah di Kabupaten/Kota adalah: rapat antara
Anggota DPD RI dengan pemerintah kabupaten/kota dan
DPRD kabupaten/kota, perorangan, kelompok, organisasi,
atau badan swasta di daerah pemilihan masing-masing baik
secara bersama-sama maupun perseorangan;
a.4 Rapat antara Anggota DPD RI masing-masing provinsi
dengan pemerintah provinsi/kabupaten/kota dan /atau DPRD
provinsi/kabupaten/kota dilaksanakan baik atas undangan
DPD RI maupun atas permintaan pemerintah provinsi
dan/atau DPRD.
44
b. Tempat Rapat
Rapat kerja Anggota DPD RI dengan pemerintah
provinsi/kabupaten/kota dan DPRD Provinsi/Kabupaten/Kota
dilaksanakan di Kantor DPD RI Provinsi (sementara), di kantor
Gubernur/Bupati/Walikota, di kantor DPRD provinsi/kabupaten/kota
atau di tempat lain yang ditetapkan oleh anggota DPD RI Provinsi.
c. Ketentuan Umum Rapat
Ketentuan umum rapat Anggota DPD RI di daerah pemilihannya,
yaitu:
c.1 Penentuan ketua rapat didasarkan pada materi yang akan
dibahas disesuaikan dengan keberadaan anggota di alat
kelengkapan DPD RI atau berdasarkan kesepakatan anggota
DPD RI provinsi;
c.2 Apabila ketua rapat berhalangan, digantikan oleh anggota yang
lain berdasarkan kesepakatan anggota DPD RI provinsi;
c.3 Setiap peserta rapat wajib mengisi daftar hadir sebelum rapat
dimulai; dan
c.4 Dalam hal Anggota DPD RI Provinsi diundang oleh pihak
Pemprov/Pemkab/Pemkot/DPRD, maka ketua rapat adalah
pihak yang mengundang.
d. Dukungan Personil Rapat
Dalam pelaksanaan rapat kerja Anggota DPD RI di provinsi,
Kabupaten/Kota didukung oleh pejabat/staf Kantor DPD RI di
provinsi. Dalam pelaksanaan rapat kerja daerah di kabupaten/kota
masing-masing anggota didampingi oleh 1 (satu) orang staf
anggota atau staf anggota bidang keahlian.
45
B. Pentahapan Kegiatan
Selanjutnya, untuk pelaksanaan kegiatan rapat Anggota DPD RI di
daerah pemilihan, dibagi ke dalam beberapa tahap. Dalam hal ini
dibedakan pentahapan persiapan administrasi maupun pelaksanaan di
lapangan menurut aktivitas dukungan kesekretariatan dan aktivitas
anggota.
B.1 Pentahapan Persiapan Administrasi oleh Kantor DPD RI di
Provinsi dalam Kegiatan Rapat Anggota DPD RI di Daerah
Pemilihan
Untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan rapat Anggota DPD RI di
daerah pemilihannya, Kantor DPD RI di Ibukota Provinsi
memberikan dukungan administratif maupun keahlian pada tahap
persiapan, pelaksanaan, maupun penyelesaian tugas Anggota
DPD RI dalam kegiatan rapat di daerah pemilihannya, sebagai
berikut :
B.1.1 Tahap Persiapan
1) Mengkonsultasikan dengan sekretariat Pemprov/DPRD
mengenai jadwal rapat kerja Anggota DPD RI dengan
Pemprov/DPRD;
2) Mengagendakan rapat internal Anggota DPD RI masing-
masing provinsi, untuk menyepakati beberapa hal antara
lain:
Materi rapat dengan pemerintah provinsi, DPRD, dan
unsur masyarakat;
Penentuan unsur masyarakat yang akan diundang dan
membuat undangan
Jadwal kegiatan rapat dengan pemerintah provinsi,
DPRD, dan unsur masyarakat;
Penentuan daerah kerja bagi masing-masing anggota
DPD RI ke Kabupaten/Kota atau konstituen (bila
diperlukan);
46
Penyusunan check list atau acuan materi rapat
menurut kebutuhan (acara, peserta, pimpinan, target
output dan materi rapat)
Standar dan waktu pelaporan;
Menyusun jadwal acara kegiatan rapat di daerah
sesuai dengan kesepakatan Anggota DPD RI;
Menentukan tempat pelaksanaan rapat konsultasi
dengan Anggota DPD RI;
Mempersiapkan surat undangan rapat kepada
pemerintah provinsi, DPRD, dan unsur masyarakat;
Mempersiapkan panduan rapat;
Mempersiapkan daftar hadir rapat untuk Anggota DPD
RI, daftar hadir untuk dinas/instansi serta daftar hadir
untuk organisasi/perseorangan;
Mempersiapkan teknis pertanggungjawaban keuangan
kegiatan rapat kerja daerah menurut peraturan
perundang-undangan;
Melakukan koordinasi kegiatan dengan staf Anggota
DPD RI di daerah, sekretariat DPRD, dan pihak-pihak
terkait.
B.1.2 Tahap Pelaksanaan
1) Mempersiapkan rapat internal Anggota DPD RI masing-
masing provinsi di daerah untuk pemantapan agenda
pelaksanaan Rakerda;
2) Pengecekan kesiapan rapat dan kelengkapannya
(panduan rapat, absensi, para undangan, tata tempat,
sound system, palu rapat, konsumsi, dll);
3) Mengikuti dengan seksama jalannya rapat;
4) Pengecekan kesiapan dan mengikuti kegiatan kunjungan
ke objek-objek penting oleh Anggota DPD RI secara
bersama-sama (bila diperlukan);
47
5) Membuat notulensi/catatan rapat/kegiatan; (notulensi
rapat).
6) Memproses pertanggungjawaban keuangan;
7) Melakukan koordinasi kegiatan dengan staf Anggota
DPD RI di daerah, sekretariat DPRD, dan pihak-pihak
terkait.
B.1.2 Tahap Penyelesaian
1) Menyusun draft laporan pelaksanaan kegiatan Anggota
DPD RI di daerah;
2) Mengagendakan rapat internal Anggota DPD RI untuk
membahas laporan kegiatan Anggota DPD RI di daerah
pemilihannya;
3) Penyelesaian pertanggungjawaban keuangan;
4) Penyiapan dokumentasi film, foto dan highlight untuk
kepentingan publikasi dan penempatan pada website
DPD RI yaitu www.dpd.go.id
B.2 Pentahapan Kegiatan Untuk Anggota DPD RI
B.2.1 Tahap Persiapan
1) Pemberitahuan kepada Pemerintah Provinsi/ Kabupaten/
kota dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi/
Kabupaten/Kota melalui surat Sekretariat Jenderal
Dewan Perwakilan Daerah atas nama Pimpinan Dewan
Perwakilan Daerah dengan tembusan kepada Menteri
Dalam Negeri mengenai kegiatan Anggota DPD RI di
daerah pemilihannya.
2) Kegiatan rapat internal Anggota DPD RI masing-masing
provinsi, untuk menyepakati beberapa hal antara lain:
Materi rapat dengan pemerintah provinsi, DPRD, dan
unsur masyarakat;
Penentuan unsur masyarakat yang akan diundang;
48
Jadwal kegiatan rapat dengan pemerintah provinsi,
DPRD, dan unsur masyarakat;
Penentuan daerah kerja bagi masing-masing anggota
ke Kabupaten/Kota atau konstituen (bila diperlukan);
Penyusunan check list atau acuan materi rapat
menurut kebutuhan (acara, peserta, pimpinan, target
output dan materi rapat);
Standar dan waktu pelaporan.
B.2.2 Tahap Pelaksanaan
1) Rapat internal Anggota DPD RI masing-masing provinsi
di daerah untuk pemantapan agenda pelaksanaan rapat
kerja daerah;
2) Menyerap dan menampung aspirasi daerah dan
masyarakat di tingkat provinsi (Pemprov/DPRD/unsur
masyarakat);
3) Melakukan koordinasi dengan Gubernur dalam hal
rencana pembentukan kantor DPD di Ibukota provinsi;
4) Menyerap dan menampung aspirasi daerah dan
masyarakat di tingkat kabupaten/kota (Pemprov/
DPRD/unsur masyarakat).
B.2.3 Tahap Penyelesaian
Aspirasi masyarakat dan daerah yang telah diserap dan
dihimpun oleh Anggota DPD di daerah pemilihannya sudah
seharusnya direalisasikan dalam bentuk yang lebih konkrit.
Oleh karena itu, proses penyerapan aspirasi tersebut harus
ditindaklanjuti dengan tahapan sebagai berikut:
1) menginventarisasi semua aspirasi masyarakat;
2) mengidentifikasi aspirasi berdasarkan permasalahan
yang berkembang sehingga menjadi jelas dan spesifik;
49
3) melakukan pemilahan terhadap permasalahan tersebut
berdasarkan tugas dan kewenangan lembaga terkait,
seperti DPD RI, DPR RI, Pemerintah Pusat, serta
Pemerintah Provinsi/Kabupaten/Kota dan DPRD
Provinsi/Kabupaten/ Kota;
4) menyampaikan permasalahan yang menjadi
kewenangan masing-masing lembaga terkait di daerah
melalui mekanisme rapat kerja/konsultasi berdasarkan
skala prioritas.
5) melakukan pemantauan terhadap realisasi hasil rapat
kerja/konsultasi dengan pihak terkait di daerah tersebut
dan menjadi bahan laporan kepada masyarakat ketika
melakukan penyerapan aspirasi berikutnya;
6) membawa permasalahan yang menjadi kewenangan
DPD RI ke Jakarta untuk disusun dalam laporan
bersama Anggota DPD RI Provinsi sesuai dengan
bidang kerja Komite dan selanjutnya disampaikan dalam
Sidang Paripurna, dengan mekanisme pembahasan
sebagai berikut :
Penyusunan laporan oleh masing-masing Anggota
DPD RI sesuai dengan bidang tugas Komite;
Inventarisasi permasalahan oleh masing-masing
anggota Komite yang bersangkutan dirumuskan
dalam bentuk laporan hasil kegiatan di daerah
provinsi masing-masing;
Penyampaian laporan hasil kegiatan di daerah
dilakukan oleh perwakilan provinsi dalam Sidang
Paripurna. Karena terbatasnya waktu persidangan,
maka yang disampaikan berupa ”highlight” yang
berisikan isu-isu, permasalahan, aspirasi penting dari
50
daerah. Laporan secara lengkap diserahkan kepada
Pimpinan DPD RI;
Pimpinan DPD RI memberi penugasan kepada
masing-masing Komite untuk menindaklanjuti laporan
hasil kegiatan di daerah.
3.2. Kegiatan Rapat Kerja Komite/Alat Kelengkapan di Daerah
Berdasarkan hasil rapat pleno alat kelengkapan, kegiatan rapat
kerja di lakukan di daerah.
3.2.1 Dukungan Tahap Persiapan
Mengagendakan rapat internal Anggota DPD RI masing-masing
provinsi, untuk menyepakati beberapa hal antara lain:
1) Materi rapat kerja komite/alatkelengkapan dengan pemerintah provinsi,
DPRD, dan unsur masyarakat;
2) Penentuan unsur masyarakat yang akan diundang dan membuat
undangan
3) Jadwal kegiatan rapat dengan pemerintah provinsi, DPRD, dan unsur
masyarakat;
4) Penentuan daerah kerja bagi masing-masing anggota DPD RI ke
Kabupaten/Kota atau konstituen (bila diperlukan);
5) Penyusunan check list atau acuan materi rapat menurut kebutuhan
(acara, peserta, pimpinan, target output dan materi rapat)
6) Standar dan waktu pelaporan;
7) Menyusun jadwal acara kegiatan rapat di daerah sesuai dengan
kesepakatan Anggota DPD RI;
8) Menentukan tempat pelaksanaan rapat konsultasi dengan Anggota DPD
RI;
9) Mempersiapkan surat undangan rapat kepada pemerintah provinsi,
DPRD, dan unsur masyarakat;
10) Mempersiapkan panduan rapat;
11) Mempersiapkan daftar hadir rapat untuk Anggota DPD RI, daftar hadir
untuk dinas/instansi serta daftar hadir untuk organisasi/perseorangan;
51
12) Mempersiapkan teknis pertanggungjawaban keuangan kegiatan rapat
kerja daerah menurut peraturan perundang-undangan;
13) Melakukan koordinasi kegiatan dengan staf Anggota DPD RI di daerah,
sekretariat DPRD, dan pihak-pihak terkait.
3.2.1 Dukungan Tahap Pelaksanaan
1) Mempersiapkan rapat internal Anggota DPD RI masing-masing provinsi
di daerah untuk pemantapan agenda pelaksanaan Rapat Kerja Komite;
2) Pengecekan kesiapan rapat dan kelengkapannya (panduan rapat,
absensi, para undangan, tata tempat, sound system, palu rapat,
konsumsi, dll);
3) Mengikuti dengan seksama jalannya rapat;
4) Pengecekan kesiapan dan mengikuti kegiatan kunjungan ke objek-objek
penting oleh Anggota DPD RI secara bersama-sama (bila diperlukan);
5) Membuat notulensi/catatan rapat/kegiatan; (notulensi rapat).
6) Memproses pertanggungjawaban keuangan;
7) Melakukan koordinasi kegiatan dengan staf Anggota DPD RI di daerah,
sekretariat DPRD, dan pihak-pihak terkait.
3.3 Kegiatan Pertemuan, Seminar, FGD dan lain-lain
Kegiatan pertemuan, seminar, diskusi, FGD, dan lain-lain dilakukan dengan
langkah dukungan sebagai berikut ;
3.3.1 Dukungan Tahap Persiapan
Mengagendakan rapat internal Anggota DPD RI masing-masing
provinsi, untuk menyepakati beberapa hal antara lain:
1) Materi pertemuan, seminar, diskusi, FGD, dan lain-lain dengan
pemerintah provinsi, DPRD, dan unsur masyarakat;
2) Penentuan unsur masyarakat yang akan diundang dan membuat
undangan;
3) Jadwal kegiatan pertemuan, seminar, diskusi, FGD, dan lain-lain
dengan pemerintah provinsi, DPRD, dan unsur masyarakat;
4) Penentuan daerah kerja bagi masing-masing anggota DPD RI ke
Kabupaten/Kota atau konstituen (bila diperlukan);
52
5) Penyusunan check list atau acuan materi pertemuan, seminar, diskusi,
FGD, dan lain-lain menurut kebutuhan (acara, peserta, pimpinan, target
output dan materi);
6) Standar dan waktu pelaporan;
7) Menyusun jadwal acara kegiatan pertemuan, seminar, diskusi, FGD,
dan lain-lain di daerah sesuai dengan kesepakatan Anggota DPD RI;
8) Menentukan tempat pelaksanaan pertemuan, seminar, diskusi, FGD,
dan lain-lain dengan Anggota DPD RI;
9) Mempersiapkan surat undangan rapat kepada pemerintah provinsi,
DPRD, dan unsur masyarakat;
10) Mempersiapkan panduan pertemuan, seminar, diskusi, FGD, dan lain-
lain;
11) Mempersiapkan daftar hadir rapat untuk Anggota DPD RI, daftar hadir
untuk dinas/instansi serta daftar hadir untuk organisasi/perseorangan;
12) Mempersiapkan teknis pertanggungjawaban keuangan kegiatan rapat
kerja daerah menurut peraturan perundang-undangan;
13) Melakukan koordinasi kegiatan dengan staf Anggota DPD RI di daerah,
sekretariat DPRD, dan pihak-pihak terkait.
3.3.2 Dukungan Tahap Pelaksanaan
1) Mempersiapkan rapat internal Anggota DPD RI masing-masing provinsi
di daerah untuk pemantapan agenda pelaksanaan pertemuan, seminar,
diskusi, FGD, dan lain-lain;
2) Pengecekan kesiapan rapat dan kelengkapannya (panduan rapat,
absensi, para undangan, tata tempat, sound system, palu rapat,
konsumsi, dll);
3) Mengikuti dengan seksama jalannya pertemuan, seminar, diskusi,
FGD, dan lain-lain;
4) Pengecekan kesiapan dan mengikuti kegiatan kunjungan ke objek-
objek penting oleh Anggota DPD RI secara bersama-sama (bila
diperlukan);
5) Membuat notulensi/catatan kegiatan; (notulensi).
6) Memproses pertanggungjawaban keuangan;
7) Melakukan koordinasi kegiatan dengan staf Anggota DPD RI di daerah,
sekretariat DPRD, dan pihak-pihak terkait.
53
BAB IV
TATA INFORMASI, NASKAH DINAS, SISTEM
ADMINISTRASI DAN KEAHLIAN
4.1. TATA KELOLA INFORMASI
Menyimak makna UU No.27 tahun 2009, maka anggota DPD RI di
satu sisi dalam melaksanakan fungsi legislasi nasional melakukan
kegiatannya di ibukota Negara, sedangkan di sisi lain dalam rangka
melakukan pengawasan pelaksanaan Undang-undang serta menyerap
aspirasi masyarakat di daerahnya memerlukan dukungan sistem informasi
yng efisien, akurat, yang tidak terkendala oleh waktu dan mobilitas pribadi.
Di samping itu, konsep tatakelola administratif merupakan tatakerja
pelayanan terpusat. Dengan demikian, harus tercipta tatakelola informasi
yang menghubungkan antara Sekretariat Jenderal DPD RI dengan kantor
DPD RI di Daerah baik dalam ari substantif dalam rangka referensi anggota
maupun adminstratif dalam rangka dukungan sumberdaya.
Pada saat ini, Struktur Tatakelola Infomasi DPD RI adalah sabagai berikut:
54
Dalam pengembangan selanjutnya, tatakelola informasi cukup melalui
web link. Kantor DPD RI di ibukota Provinsi mengolah informasi melalui
berbagai media yang meliputi:
1). Sumber informasi yang diperoleh dari masyarakat, instansi, dan
pemangku kepentingan lain melalui telpon/HP, Fax, E-mail, SMS,
media massa, surat dan media sosial.
2). Pertukaran informasi dengan pihak terkait antara lain; SKPD, DPRD,
LSM, masyarakat perorangan, unit kerja pusat serta Sekretariat
Jenderal DPD RI.
3). On Demand information dengan masyarakat, anggota DPD RI yang
bersangkutan, instansi terkait di daerah, kantor DPRD.
4). Penerima distribusi informasi antara lain anggota DPD RI daerah yang
bersangkutan, dan unit kerja kantor.
4.1.1 Mekanisme Input Pemangku Kepentingan
Input informasi dari Pemangku Kepentingan termasuk aspirasi
rakyat baik melalui jaringan telekomunikasi (antara lain telepun,
website, email, FB, Twitter, SMS), surat, maupun langsung
(kelompok masyarakat maupun perorangan) direkam dalam data
base. Dengan pendekatan Decision Support System data diolah
55
selanjutnya dianalisis, disajikan sebagai bahan anggota guna
penetapan agenda setting di daerah, atau dikemas sebagai bahan
desiminasi informasi kepada masyarakat di lingkup daerah yang
bersangkutan.
Secara diagramatik dapat digambarkan seperti di bawah ini :
4.1.2. Tata Laksana Informasi
Seperti diuraikan di atas, masukan dari Pemangku Kepentingan
dikelola dalam data base, diolah dan disajikan guna analisis oleh
satuan unit pengolahan data, selanjutnya dipilah-pilah meliputi
kajian legislasi, budget, pengawasan dan representasi. Untuk
materi yang memerlukan pembahasan yang bersifat nasional
diteruskan ke Sekretariat Jenderal DPD RI dan Anggota DPD
Provinsi yang bersangkutan, sedangkan untuk materi yang bersifat
lokal digunakan sebagai bahan penyusunan agenda setting
konsultasi dan atau rapat kerja dengan pemangku kepentingan
untuk penyusunan program aksi, serta sebagai bahan kunjungan
kerja dalam rangka pemantauan program, evaluasi dan
pengawasan.
56
Tata laksana Informasi tersebut dapat di gambarkan dalam bagan
alir di bawah ini :
Untuk Pengelolaan Naskah dan Surat menyurat diatur dalam Pedoman
Tata Naskah dan Surat Menyurat.
4.2. Tata Naskah Dinas
a). Jenis-jenis Surat
Surat-surat yang keluar dari Kantor DPD RI Provinsi meliputi surat-
surat :
Surat Dinas;
Surat Kuasa;
Surat Undangan;
Surat Panggilan;
Surat Pemberitahuan;
Surat Keterangan;
Nota Kesepahaman/memorandum of understanding;
Surat-surat lainnya.
57
Oleh karena itu pengaturan surat di Kantor DPD RI Provinsi harus
dilakukan dalam bentuk surat yang terkait dengan kegiatan anggota
secara langsung, perseorangan serta surat-menyurat yang mengatur
kegiatan bersama-sama didalam atau diluar kantor, serta surat-surat
administrasi kesekretariatan.
b). Otoritas Surat Keluar
Penandatanganan naskah dinas yang menyangkut keputusan anggota
DPD RI Provinsi ditandatangani seluruh anggota, kecuali:
a. Apabila salah satu dari anggota DPD RI Provinsi berhalangan,
penandatanganan dapat dilakukan oleh anggota lainnya dengan
meminta persetujuan secara tertulis;
b. Persetujuan secara tertulis dibutuhkan untuk menghindari akibat
hukum dari kesalahan penandatanganan;
c. Akibat hukum dari kesalahan penandatangan naskah dinas ini
menjadi tanggung jawab bersama antara pemberi kuasa dengan
penerima pendelegasian;
d. Jika ada seorang anggota DPD RI Provinsi yang tidak menyetujui
naskah dinas, naskah dinas tersebut bukan merupakan keputusan
kolektif anggota DPD RI Provinsi;
e. Anggota DPD RI Provinsi dapat mengirimkan surat kepada
pemerintah/lembaga dengan materi kedinasan dengan tembusan
kepada pimpinan DPD RI dan dapat menggunakan logo DPD.
Selanjutnya untuk surat dalam rangka kerja bersama diantara keempat
anggota, maka surat dapat ditandatangani oleh seorang anggota yang
ditunjuk atau ditetapkan oleh keempat anggota.
Surat-surat dalam rangka administrasi berupa undangan, jawaban,
permintaan atas informasi dan laporan kepada Sekretariat Jenderal
DPD RI di Jakarta ditandatangani oleh Koordinator Sekretariat yang
ditunjuk Sekretariat Jenderal DPD RI.
58
c). Penomoran dan Ekspedisi Surat Keluar
Kode Masalah
TU Tata Usaha Dan Umum
100 Kepegawaian
110 Administrasi Kantor
120 Kerumahtanggaan
130 Arsip dan Ekspedisi, Penggandaan
140 Pengadaan dan Inventarisasi Pemeliharaan
150 Pemeliharaan
TP Pelayanan Tehnik Dan Persidangan
200 Keprotokolan
210 Penyiapan Bahan Rapat
220 Tata Usaha Persidangan
KOM Komunikasi Publik Data Dan Informasi
300 Kehumasan
310 Pengolahan Asmas
320 Peremajaan Data
PR Perencanaan Dan Keuangan
500 Rencana dan Program
510 Keuangan
Penomoran Surat ditulis berdasarkan urutan :
Nomor urut surat;
Kode surat;
Provinsi;
Bulan;
Tahun.
Contoh penomoran surat :
Nomor : 01/TU.xxx/Prov. xxx/VII/2012
59
d). Penanganan Surat Masuk
1) Surat masuk yang diterima dalam sampul tertutup dikelompokkan
berdasarkan tingkat keamanan (SR, R K, B) dan tingkat
kecepatan penyampaiannya (Kilat, sangat segera, segera, Biasa).
Selanjutnya, surat ditangani sesuai dengan tingkat keamanan dan
tingkat kecepatan penyampaiannya;
2) Surat masuk yang diterima dari petugas penerimaan dicatat dan
ditandatangani lembar kontrol atau tanda penerimaannya.
Pencatatan surat dilaksanakan dengan prioritas sesuai dengan
tingkat kecepatan penyampaiannya;
3) Catatan dilaksanakan pada buku agenda menurut tingkat
keamanannya. Pencatatan dilakukan pula pada lembar disposisi
dan surat mengenai nomor agenda dan tanggal penerimaan;
4) Pencatatan surat dinas yang mempunyai tingkat keamanan SR
dan R dilakukan oleh pimpinan kesekretariatan atau pejabat
tertentu yang mendapat kewenangan dari pimpinan DPD
RI/Sekretaris Jenderal. Pencatatan surat dinas yang mempunyai
tingkat keamanan K dan B dilakukan oleh pejabat yang ditunjuk
oleh Sekretaris Jenderal;
5) Pencatatan surat masuk dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari
dan berakhir pada nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor
terakhir pada tanggal 31 Desember. Jika surat masuk banyak
sehingga diperlukan lebih dari satu orang, pencatatan dilakukan
dengan memberi kode tertentu sehingga semua surat masuk
dapat dicatat dengan cepat;
6) Pencatatan surat selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan
dan penyimpanan;
7) Kegiatan penilaian surat masuk sebenarnya sudah mulai
dilaksanakan pada tahap pencatatan, yaitu pada waktu menilai
sementara apakah surat masuk termasuk yang harus
60
diberkaskan. Penilaian sementara ini untuk memudahkan
penanganan surat oleh pejabat arsip;
8) Pada tahap penilaian surat dinilai apakah akan disampaikan
kepada pimpinan atau dapat disampaikan langsung kepada
pejabat yang menangani;
9) Selain penilaian penyampaian surat, dilakukan pula penilaian
penanganan surat, apakah surat masuk itu akan diproses biasa
atau melalui proses pemberkasan naskah;
10) Surat masuk yang beralamat pribadi (nama orang) dinilai
termasuk surat yang harus disampaikan langsung kepada yang
bersangkutan dalam keadaan sampul tertutup;
11) Penilaian dilakukan dengan berpedoman kepada tingkat
keamanan dan tingkat kecepatan penyampaian surat;
12) Penomoran surat secara terpusat dilaksanakan oleh Bagian Tata
Usaha Biro Administrasi dengan melampirkan kartu kendali (untuk
memudahkan pengontrolan dalam proses tata persuratan);
13) Kartu kendali adalah kartu yang dijadikan dasar untuk digunakan
sebagai alat kontrol terhadap pengolah surat-surat yang isinya
memuat tanggal, bulan, tahun, pengiriman surat, isi ringkasan
surat, pengirim surat yang disampaikan kepada bagian Tata
Usaha Biro Administrasi Sekretariat Jenderal DPD RI untuk
diberikan nomor dan kodifikasi sebelum dikirimkan oleh Dewan
Perwakilan Daerah, alat kelengkapan DPD RI, Kelompok DPD di
MPR, dan Sekretariat anggota DPD di provinsi kepada
instansi/lembaga negara lain.
61
Contoh Kartu Kendali
INDEKS
Tgl:
No. Urut
M/K
Kode:
Isi Ringkas :
Lampiran :
Dari : Kepada :
Tanggal : No. Surat :
Pengolah : Paraf :
Tunjuk Silang :
e). Pengarsipan
Pengarsipan surat masuk dan keluar didasarkan pada :
1. Surat harus dibaca secara cermat dan seksama;
2. Memisahkan surat sesuai dengan kode surat;
3. Memberikan kode sesuai dengan daftar klasifikasi surat;
4. Mengarsipkan surat dalam map atau folder sesuai dengan kode
yang sudah ditetapkan dan disusun sesuai dengan umur surat.
f). Media Surat Menyurat
Media/sarana surat menyurat adalah alat untuk merekam informasi
yang dikomunikasikan dalam bentuk media konvensional (kertas).
Penggunaan kertas diatur sebagai berikut :
a) Kertas yang digunakan untuk kegiatan dinas adalah HVS maksimal
70 gram, antara lain untuk kegiatan surat menyurat, penggandaan
dan dokumen pelaporan;
62
b) Penggunaan kertas HVS di atas 70 gram atau jenis lain hanya
terbatas untuk jenis naskah dinas yang mempunyai nilai kesamaan
tertentu dan nilai kegunaan dalam waktu lama;
c) Penyediaan surat berlambang negara dan/atau logo instansi
dicetak di atas kertas 70 gram;
d) Kertas yang digunakan untuk surat menyurat adalah A4 yang
berukuran 297x210 mm (81/4x11 ¾ inci);
e) Di samping kertas A4 untuk kepentingan tertentu korespondensi
dapat menggunakan kertas dengan ukuran berikut :
(1) A3 kuarto ganda (297x420 mm);
(2) A5 setengah kuarto (210x148 mm);
(3) Folio (210x148 mm);
(4) Folio ganda (420x330 mm);
f) Pengetikan sarana administrasi dan komunikasi perkantoran;
g) Penggunaan jenis huruf arial;
h) Arial 11 atau 12;
i) Spasi 1 atau 1.5 sesuai dengan kebutuhan.
4.3. Sistem Administrasi Perencanaan
1) Sekretaris Jenderal DPD RI mengirim surat permintaan untuk
menyusun RKA ( Rencana Kerja dan Anggaran) kepada Kepala
Kantor DPD RI di Ibukota Provinsi.
2) Kepala Kantor DPD RI di Ibukota Provinsi mempelajari surat
permintaan dan menugaskan para kepala subbagian untuk
menyusun RKA masing masing subbagian dengan kepala subbagian
sebagai koordinator.
3) Kepala Subbagian mempelajari RKA dan menugaskan pelaksana
untuk menyusun konsep RKA Subbagian.
4) Pelaksana menyusun konsep RKA Subbagian dengan mengacu
pada TOR (Term of Reference) atau Kerangka Acuan berdasarkan
dengan RAB (Rincian Anggaran Belanja) serta Data dukung lainnya.
63
Kemudian menyerahkan kepada Subbagian disertai dengan TOR
(Term of Reference) atau Kerangka Acuan yang disertai dengan
RAB (Rincian Anggaran Belanja) serta Data dukung lainnya.
5) Kasubag memeriksa, meneliti menelaah konsep RKA berdasarkan
SBU (Standar Biaya Umum) pada tahun berjalan kemudian diparaf
dan menyampaikannya pada Kepala Kantor DPD RI di Ibukota
Provinsi.
6) Kepala Kantor DPD RI di Ibukota Provinsi menyetujui dan
menandatangani RKA Kantor DPD RI di ibukota Provinsi dan
disampaikan kepada Sekretaris Jenderal DPD RI dan memberikan
tembusan kepada kepala Subbagian.
7) Sekretaris Jenderal DPD RI menerima RKA yang telah
ditandatangani oleh Kepala Kantor DPD RI di Ibukota Provinsi.
64
No Uraian Prosedur Sekjen Kepala
Kantor
Kepala
Subbagian
Pelaksana
1. Sekjen mengirim surat permintaan
menyusun RKA kepada Kepala Kantor
2. Kepala Kantor mempelajari surat
permintaan & menugaskan para
Kasubag untuk menyusun RKA
subbagian dengan Kasubag sebagai
koordinator.
3. Kasubag mempelajari RKA &
menugaskan pelaksana untuk
menyusun konsep RKA Subbagian.
4. Pelaksana menyusun konsep RKA
dengan mengacu pada TOR atau
Kerangka Acuan berdasarkan RAB
serta Data dukung lainnya. kemudian
menyerahkan konsep RKA disertai
dengan TOR atau Kerangka Acuan
disertai dengan RAB serta Data
dukung lainnya.
5. Kasubag memeriksa, meneliti
menelaah konsep RKA berdasarkan
SBU tahun berjalan kemudian diparaf
& menyampaikannya pada Kepala
Kantor
6. Kepala Kantor menyetujui &
menandatangani RKA dan
disampaikan kepada Sekjen DPD RI
dan memberikan tembusan kepada
Kasubag
7. Sekjen DPD RI menerima RKA yang
telah ditandatangani oleh Kepala
Kantor
MengirimkanSP
MempelajariSP &
Mendesposisi
MenugaskanPelaksana
MenyusunKonsep
Memeriksa,Meneliti ,
Menelaah &Memaraf
Menandatangani
MenerimaRKA
65
4.4. Sistem Administrasi Keuangan
4.4.1. Umum
1) Kepala Kantor menerima PAGU DIPA Sekretariat Jenderal DPD
RI.
2) Penyusunan POK (Petunjuk Operasional Kegiatan) dan RPK
(Rencana Pelaksanaan Kegiatan).
4.4.2. Kegiatan Administrasi Keuangan Dapat Dilakukan Dari Jenis
Pertanggung Jawaban Keuangan Yang Masuk
1) Kuitansi Rutin (Honor).
Merupakan kwitansi kegiatan yang rutin tiap bulannya untuk
pertanggungjawaban keuangan Kantor Sekretariat DPD di
Ibukota Provinsi tanpa disertai Berita Acara dan SPK, dengan
ketentuan sebagai berikut:
a) Kuitansi harus disertai tanda tangan Kepala Kepala Kantor
dan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) kegiatan yang
bersangkutan.
b) Kuitansi yang diterima, diverifikasi nilai dan redaksinya
sesuai dengan Surat Keputusan Sesjen DPD RI dan DIPA
Setjen DPD RI.
c) Kuitansi yang ada kesalahan akan dikembalikan lagi kepada
pengolah untuk dilakukan perbaikan. Jangka waktu
penyelesaiannya 1 (satu) hari.
d) Kuitansi yang sudah diverifikasi dan sudah final/benar
dimintakan tanda tangan Kepala Subbagian perencanaan
dan keuangan untuk selanjutnya diserahkan ke Bagian
Perbendaharaan.
2) Kuitansi Rekanan ( ≤ Rp. 2 Jt ).
Merupakan kuitansi kegiatan yang melibatkan pihak
ketiga/rekanan untuk pertanggungjawaban keuangan kantor
DPD Sekretarian DPD di Ibukota Provinsi tanpa disertai Berita
Acara dan SPK, dengan ketentuan sebagai berikut :
66
a) Kuitansi harus disertai Kop, Stempel dan tanda tangan
rekanan serta Kepala Kantor dan Pejabat Pembuat
Komitmen (PPK) kegiatan yang bersangkutan.
b) Kuitansi yang diserahkan harus disertai dengan
duplikasi/fotocopy sebanyak 2 (dua) rangkap.
c) Kuitansi yang diterima, diverifikasi nilai dan redaksinya
sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Jangka waktu
penyelesaiannya 1 (satu) hari.
d) Kuitansi yang ada kesalahan akan dikembalikan lagi kepada
pengolah untuk dilakukan perbaikan. Jangka waktu
penyelesaiannya 1 (satu) hari.
e) Kuitansi yang disertai dengan berkas pajak (faktur/SSP)
dimintakan paraf Kepala Subbagian Perencanaan dan
Keuangan.
f) Kuitansi yang sudah diverifikasi dan sudah final/benar
dimintakan tanda tangan Kepala Subbagian Perencanaan
dan Keuangan untuk selanjutnya diserahkan ke Bagian
Perbendaharaan.
3) Kuitansi Rekanan ( Rp.2 Jt ≤ Rp. 10 Jt )
Merupakan kuitansi kegiatan yang melibatkan pihak
ketiga/rekanan untuk pertanggungjawaban keuangan kantor
Sekretariat DPD di ibukota Provinsi dengan disertai 3 (tiga)
Berita Acara (BA Pembayaran, BA Serah Terima Pekerjaan dan
BA Penyelesaian Pekerjaan), dengan ketentuan sebagai
berikut:
a) Kuitansi harus disertai Kop, Stempel dan tanda tangan
rekanan serta Kepala kantor dan Pejabat Pembuat
Komitmen (PPK) kegiatan yang bersangkutan.
b) Kuitansi yang diserahkan harus disertai dengan
duplikasi/fotocopy sebanyak 2 (dua) rangkap.
67
c) Untuk BA Pembayaran harus disertai Kop surat Kantor
Sekretariat DPD di Ibukota Provinsi sedangkan BA
Penyelesaian dan BA Serah Terima Pekerjaan
menggunakan Kop surat rekanan.
d) Kuitansi yang diterima, diverifikasi nilai dan redaksinya
sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Jangka waktu
penyelesaiannya 1 (satu) hari.
e) Kuitansi dan Berita Acara yang ada kesalahan setelah
diverifikasi akan dikembalikan lagi kepada pengolah untuk
dilakukan perbaikan. Jangka waktu penyelesaiannya 1 (satu)
hari.
f) Kuitansi dan Berita Acara yang disertai dengan berkas pajak
(faktur/SSP) dimintakan paraf Kepala Subbagian
Perencanaan dan Keuangan.
g) Kuitansi yang sudah diverifikasi dan sudah final/benar
dimintakan tanda tangan Kepala Bagian Pembukuan dan
Verifikasi untuk selanjutnya diserahkan ke Bagian
Perbendaharaan.
4) Kuitansi Rekanan ( > Rp. 10 Jt )
Merupakan kwitansi kegiatan yang melibatkan pihak
ketiga/rekanan untuk pertanggungjawaban keuangan Kantor
Sekretariat DPD di Ibukota Provinsi dengan disertai 3 (tiga)
Berita Acara, SPK dan Berkas Pendukung lainnya, dengan
ketentuan sebagai berikut:
a) Kuitansi dan Berkas Pendukung harus sudah ditandatangani
oleh Pejabat dan Pegawai DPD RI serta Rekanan yang
bertanggungjawab langsung pada proses berlangsungnya
kegiatan/pekerjaan;
b) Kuitansi dan Berkas Pendukung yang diserahkan harus
disertai dengan duplikasi/fotocopy sebanyak 2 (dua)
rangkap;
68
c) Kuitansi yang diterima, diverifikasi nilai dan redaksinya
sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Jangka waktu
penyelesaiannya 1 (satu) hari;
d) Kuitansi dan Berkas Pendukung yang diterima, diverifikasi
nilai dan redaksinya sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Jangka waktu penyelesaiannya 1 (satu) hari;
e) Kuitansi dan Berkas Pendukung yang ada kesalahan akan
dikembalikan lagi kepada pengolah untuk dilakukan
perbaikan. Jangka waktu penyelesaiannya 1 (satu) hari;
f) Kuitansi dan Berkas Pendukung yang sudah diverifikasi dan
sudah final/benar dimintakan tanda tangan Kepala
Subbagian perencanaan dan keuangan serta dimintakan
tanda tangan Kuasa Pengguna Anggaran (KPA); dan
g) Kuitansi dan Berkas Pendukung yang telah ditandatangani
oleh KPA dibuatkan Resume Kontrak (RK), Surat
Permintaan Pembayaran (SPP) dan Surat Pernyataan
Tanggung Jawab Belanja (SPTB) untuk selanjutnya
diserahkan ke Bagian Perbendaharaan untuk di buatkan
SPM (Surat Perintah Membayar).
5) LS Bagian Perbendaharaan & Perjalanan Dinas
a) Menerima Surat Pernyataan Tanggung Jawab Belanja
(SPTB), Daftar Nominatif, serta Surat Setoran Pajak (SSP)
dari Subbagian perencanaan dan keuangan;
b) Berkas yang telah diterima, diverifikasi nilai dan redaksinya
sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Jangka waktu
penyelesaiannya 1 (satu) hari;
c) Berkas yang ada kesalahan akan dikembalikan lagi kepada
pengolah untuk dilakukan perbaikan. Jangka waktu
penyelesaiannya 1 (satu) hari; dan
d) Berkas yang sudah diverifikasi dan sudah final/benar akan
dibuatkan Surat Permintaan Pembayaran (SPP) untuk
69
selanjutnya diserahkan ke Bagian Perbendaharaan untuk
dibuatkan SPM (Surat Perintah Membayar).
6) Pengarsipan
Mengarsip Dokumen dari seluruh Kegiatan yang meliputi :
a) SP2D (Surat Perintah Pencairan Dana);
b) SPM (Surat Perintah Membayar);
c) SPP (Surat Permintaan Pembayaran); dan
d) SPTB (Surat Pernyataan Tanggung Jawab Belanja).
4.4.3. Pertanggungjawaban Kegiatan Keuangan
a. Setiap akhir bulan didalam proses verifikasi dilakukan
rekonsiliasi pemakaian pagu anggaran yang sudah terealisasi.
Rekonsiliasi tersebut dilakukan dengan subbagian
Perencananaan dan Keuangan. Hal itu maksudkan agas
supaya kesalahan didalam pembukuan maupun penyusunan
laporan keuangan; dan
b. Didalam proses pengarsipan, subbagian Perencanaan dan
keuangan sebagai ending point berkas pertanggung jawaban
LS rekanan. Untuk itu berkas LS rekanan harus diarsipkan
sesuai nomor penerbitan SPP dan SP2D.
4.5. Administrasi Pemeliharaan dan Pengelolaan Gedung
1. Kegiatan langganan daya dan jasa di gedung sementara DPD RI
di Ibu Kota Provinsi:
1) TV Kabel dan Air
a) Koordinator kantor provinsi memberitahukan pada awal bulan
ke Bagian Pemeliharaan jumlah nominal tagihan langganan TV
Kabel dan Air, paling lambat tanggal 10 Bulan berjalan;
b) Bagian Pemeliharaan mengajukan persekot kepada Bagian
Perbendaharaan dan Perjalanan Dinas sebesar tagihan
langganan TV Kabel dan Air;
70
c) Bagian Pemeliharaan mengirimkan uang (transfer) ke
Koordinator Kantor DPD RI di Ibukota Provinsi; Koordinator
kantor provinsi membayarkan tagihan TV Kabel dan Air
kemudian mengirimkan kwitansi/nota asli pembayaran TV kabel
dan Air ke Bagian Pemeliharaan;
d) Bagian Pemeliharaan menyerahkan kwitansi asli pembayaran
setelah ditandatangani Kepala Bagian Pemeliharaan dan
Pejabat Pembuat Komitmen ke Bagian Verifikasi dan Pelaporan
Biro Perencanaan dan Keuangan untuk
dipertanggungjawabkan.
2) Listrik, Telepon dan Internet
a) Bagian Pemeliharaan melihat jumlah tagihan bulan berjalan
melalui internet dengan memasukan ID Pelanggan untuk
pembayaran listrik serta nomor telepon untuk pembayaran
telepon;
b) Bagian Pemeliharaan mengajukan persekot kepada Bagian
Perbendaharaan dan Perjalanan Dinas sebesar tagihan Listrik,
telepon dan Internet;
c) Bagian Pemeliharaan membayarkan tagihan rekening listrik
telepon dan internet melalui Kantor Pos/Bank;
d) Bagian Pemeliharaan menyerahkan kwitansi asli pembayaran
setelah ditandatangani Kepala Bagian Pemeliharaan dan
Pejabat Pembuat Komitmen ke Bagian Verifikasi dan Pelaporan
Biro Perencanaan dan Keuangan untuk
dipertanggungjawabkan.
71
2. Kegiatan pemeliharaan/renovasi kantor sementara DPD RI di Ibu
Kota Provinsi
1) Memo permintaan Anggota DPD RI kepada Sekretaris Jenderal
untuk dilakukan renovasi/pemeliharaan kantor DPD RI di Ibukota
Provinsi.
2) Sekretaris Jenderal memerintahkan Kepala Biro Umum untuk
melakukan renovasi/pemeliharaan kantor DPD RI di Ibukota
Provinsi;
3) Biro Umum menugaskan Kepala Bagian Pemeliharaan untuk
membuat memo ke Panitia Pengadaan Barang/Jasa DPD RI untuk
menyiapkan proses administrasi dan dokumen pelaksanaan
renovasi/pemeliharaan Kantor DPD RI di Ibu Kota Provinsi
(penunjukan langsung memerlukan waktu 22 hari kerja; lelang
memerlukan waktu 45 hari kerja);
4) Renovasi/pemeliharaan dilaksanakan oleh penyedia Barang/Jasa;
5) Mekanisme pertanggungjawaban:
a) Penyampaian dokumen pertanggungjawaban kepada Biro
perencanaan dan keuangan; meliputi dokumen pengadaan,
kuitansi dan setoran pajak;
b) Penerbitan SPM dan SP2D.
3. Kegiatan sewa Gedung Kantor di Ibukota Provinsi
1) Memo Anggota DPD RI Provinsi kepada Sekretaris Jenderal untuk
kebutuhan penyewaan bangunan untuk kantor DPD RI di Ibukota
Provinsi;
2) Memo/Disposisi Sekretaris Jenderal kepada Kepala Biro Umum
untuk melaksanakan penyewaan bangunan untuk kantor DPD RI di
Ibukota Provinsi;
3) Kepala Biro Umum menugaskan Kepala Bagian Akomodasi dan
Angkutan untuk membuat memo kepada Pejabat Pembuat
Komitmen untuk penyewaan Bangunan di Ibukota Provinsi;
72
4) Pejabat Pembuat Komitmen memerintahkan Panitia Pengadaan
Barang/Jasa untuk menyiapkan dokumen dan administrasi
perlengkapan sewa bangunan untuk Kantor DPD RI di Ibukota
Provinsi;
5) Penyedia Barang/Jasa melaksanakan sewa Bangunan untuk kantor
DPD RI di Ibukota Provinsi.
6) Mekanisme pertanggungjawaban:
a) Penyampaian dokumen pertanggungjawaban kepada Biro
perencanaan dan keuangan; meliputi dokumen pengadaan,
kuitansi dan setoran pajak;
b) Penerbitan SPM dan SP2D.
4. Kegiatan Jasa Cleaning Service di gedung kantor sementara DPD
RI di Ibukota Provinsi
1) Memo Anggota DPD RI Provinsi kepada Sekretaris Jenderal untuk
kebutuhan Cleaning Service dengan melampirkan Curriculum Vitae
perusahaan yang memiliki SIUP jasa Pembersihan untuk kantor
DPD RI di Ibukota Provinsi;
2) Memo/Disposisi Sekretaris Jenderal kepada Kepala Biro Umum
untuk melaksanakan pengadaan cleaning service kantor DPD RI di
Ibukota Provinsi;
3) Kepala Biro Umum menugaskan Kepala Bagian Pemeliharaan
untuk membuat memo kepada Pejabat Pembuat Komitmen untuk
proses penyediaan Jasa Cleaning Service Kantor DPD RI di
Ibukota Provinsi;
4) Pejabat Pembuat Komitmen memerintahkan Panitia Pengadaan
Barang/Jasa menyiapkan dokumen dan adminitrasi pengadaan
Jasa Cleaning Service Kantor DPD RI di Ibukota Provinsi;
5) Pekerjaan Jasa Cleaning Service dikerjakan oleh Penyedia
Barang/Jasa.
73
6) Mekanisme pertanggungjawaban:
a) Penyampaian dokumen pertanggungjawaban kepada Biro
perencanaan dan keuangan; meliputi dokumen pengadaan,
kuitansi dan setoran pajak;
b) Penerbitan SPM dan SP2D.
4.6. Sistem Administrasi Kepegawaian
Manajemen Pegawai Negeri Sipil sebagaimana dinyatakan dalam
UU No. 43 Tahun 1999 pasal 1 angka 8 adalah keseluruhan upaya-upaya
untuk meningkatkan efisiensi, efektifitas dan derajat profesionalisme
penyelenggaraan tugas, fungsi dan kewajiban kepegawaian yang meliputi
perencanaan, pengadaan, pengembangan, penempatan, promosi,
penggajian, kesejahteraan dan pemberhentian. Manajemen PNS ini
diarahkan untuk menjamin penyelenggaraan tugas pemerintahan dan
pembangunan secara berdayaguna dan berhasilguna. Oleh karena itu,
dibutuhkan PNS yang profesional, bertanggungjawab, jujur dan adil
melalui pembinaan yang dilaksanakan berdasarkan sistem prestasi kerja
dan sistem karier yang dititikberatkan pada sistem prestasi kerja. Lebih
lanjut dalam pasal 13 ayat (1) UU tersebut dijelaskan bahwa
kebijaksanaan manajemen PNS mencakup penetapan norma, standar,
prosedur, formasi, pengangkatan, pengembangan kualitas sumber daya
PNS, pemindahan, gaji, tunjangan, kesejahteraan, pemberhentian, hak,
kewajiban dan kedudukan hukum.
Mengingat petugas detasering adalah pegawai Sekretariat
Jenderal DPD RI Pusat, maka pembinaan kepegawaian berada di bawah
Sekretaris Jenderal DPD RI. Sedangkan pembinaan kepegawaian pada
masing-masing Kantor DPD RI di Ibukota Provinsi dilakukan oleh Kepala
Kantor sebagai penanggung jawab Kantor DPD RI di Ibukota Provinsi
yang bersangkutan.
74
Untuk mendukung tugas-tugas teknis, administratif dan keahlian
terhadap tugas-tugas anggota DPD RI di Ibu Kota Provinsi ditempatkan
sejumlah personil secara bertahap. Penempatan dilaksanakan dengan
sistem Detasering (penugasan pejabat/pegawai di lingkungan Sekretariat
Jenderal DPD RI pada Kantor DPD RI di Ibu Kota Provinsi untuk jangka
waktu tertentu).
Detasering dilaksanakan oleh pejabat/pegawai di lingkungan
Sekretariat Jenderal DPD RI ke-33 Provinsi di Wilayah Barat, Wilayah
Tengah dan Wilayah Timur yang masing-masing Provinsi terdiri dari 6
(enam) orang, sehingga secara keseluruhan diperlukan personil sebanyak
198 orang.
Sejalan dengan itu juga ditetapkan penanggungjawab Kepala
Kantor di Ibukota Provinsi, karena secara definitif jabatan pada Kantor
DPD RI di Ibukota Provinsi belum dapat ditetapkan, maka pejabat yang
ditetapkan sebagai Penanggungjawab Kantor merangkap pada jabatan di
Sekretariat Jenderal DPD RI.
Dari 33 provinsi telah beroperasi 24 Kantor DPD RI Ibu Kota
Provinsi, sehingga untuk tahap pertama mulai 1 Juni 2012 akan
ditugaskan 144 Pejabat/pegawai yang bertugas sebagai :
1). 1 orang sebagai Penanggungjawab Kepala Kantor (setara Eselon IIIa);
2). 4 orang sebagai Penanggungjawab Kepala Subbagian (setara Eselon
IVa); dan
3). 1 orang staf administrasi/pelaksana.
75
Rencana penugasan pejabat/pegawai yang akan melaksanakan
tugas detasering di kantor DPD RI di ibukota provinsi dengan format :
PROVINSI NAMA
JUNI JULI
KETERANGANI II III IV I II III IV
4-8 11-15 18-22 25-29 2-6 9-13 16-20 23-27
Kepala Kantor A √ √ √ √------
-√ √ √
Detasering
dilaksnakan
sampai 31
Desember
2012
Kasubbag Perencanaan
& KeuanganB √ √ √ √
------
-√ √ √
Kasubbag Umum dan
Tata LaksanaC √ √ √ √
------
-√ √ √
Kasubbag Pelayanan
Teknik dan PersidanganD √ √ √ √
------
-√ √ √
Kasubbag Komunikasi,
Data dan InformasiE √ √ √ √
------
-√ √ √
Staf (Pelaksana) F √ √ √ √------
-√ √ √
KETERANGAN : 24 Provinsi
1. Pegawai yang dibutuhkan 144 orang dengan rincian sebagai berikut :
24 Pegawai sebagai Penanggungjawab Kepala Kantor (Eselon IIIa); 96 Pegawai sebagai Penanggung jawab Kepala Subbagian (Eselon IVa);
dan 24 Staf Administrasi (Pelaksana)
2. Jadwal pelaksanaan tugas detasering :
Setiap rombongan petugas detasering yang terdiri dari 6 orang, berada di Kantor DPD Provinsi selama 4 minggu dan di Kantor Pusat selama 1 minggu.
76
4.6.1. Staf Anggota DPD RI
Staf Anggota DPD RI di Ibukota Provinsi diangkat oleh Sekretaris
Jenderal DPD RI atas usulan Anggota DPD RI. Setiap Anggota
DPD RI akan didukung oleh staf yang melekat yaitu :
1 Orang Staf Anggota DPD RI bidang keahlian pada Kantor
DPD RI di Ibukota Provinsi;
1 Orang Staf Anggota DPD RI bidang Administrasi yang
mendukung kegiatan Anggota DPD RI di Kantor DPD RI di
Ibukota Provinsi;
4.6.2. Staf Anggota DPD RI Bidang Administrasi
Staf Anggota DPD RI Bidang Administrasi dalam tugas dan
fungsinya memberikan dukungan administratif berupa keprotokolan,
Korespondensi, mendampingi anggota dalam melakukan rutinitas
kedinasan.
4.7. Pengelolaan Dukungan Keahlian
Dukungan keahlian bagi kerja Anggota DPD RI diberikan dalam bentuk
dukungan personal staf ahli baik untuk anggota maupun untuk kantor
DPD RI Provinsi secara bertahap. Nomenklatur jabatan, tugas dan fungsi
staf Anggota DPD RI ditetapkan dengan Peraturan Sekretaris Jenderal
DPD RI.
Staf Anggota DPD RI Bidang Keahlian dalam tugas dan fungsinya
memberikan dukungan keahlian kepada Anggota DPD RI berupa
masukan, telaahan, saran, pertimbangan dan analisa setiap perubahan
yang terjadi mengenai otonomi daerah; hubungan pusat dan daerah;
pembentukan dan pemekaran, serta penggabungan daerah; pengelolaan
sumber daya alam serta sumber daya ekonomi lainnya; perimbangan
keuangan pusat dan daerah; pendidikan, dan agama serta setiap aspirasi
yang berasal dari masyarakat daerah.
Staf ahli bekerja sesuai aturan Sekretariat Jenderal DPD RI. Staf ahli
mendampingi anggota DPD RI pada saat kerja anggota di daerah serta
77
tetap mendukung kerja Anggota DPD saat Anggota bekerja di Jakarta
dalam masa-masa sidang. Kegiatan staf ahli termasuk dalam hal
kebutuhan menerima delegasi/konstituen dengan bersama-sama staf
Kantor DPD RI. Hasil kerja staf ahli dilaporka kepada Anggota DPD RI
dan diarsipkan pada Arsip Kantor DPD RI di ibukota Provinsi.
4.8. SISTEM PELAPORAN
Laporan Kantor DPD RI di ibukota Provinsi kepada Sekretariat Jenderal
dilakukan dalam bentuk:
a) Laporan personil menurut sistem administrasi perencanaan, keuangan,
kepegawaian dan pemeliharaan.
b) Laporan lengkap menyeluruh termasuk keadaan dan masalah.
78
BAB V
PENYERAPAN ASPIRASI, PUBLIKASI DAN KOMUNIKASI MASYARAKAT
5.1. Sistem dan Prosedur Penyerapan, Pengolahan dan Tindak Lanjut
Aspirasi Masyarakat dan Daerah
Salah satu kewajiban Anggota DPD sebagaimana diatur dalam Pasal
233 huruf h UU No. 27 Tahun 2009 tentang Majelis Permusyawaratan
Rakyat, Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah, dan Dewan
Perwakilan Rakyat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun
2009 Nomor 123, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor
5043) adalah menampung dan menindaklanjuti aspirasi dan pengaduan
masyarakat. Dalam hal ini aspirasi dan pengaduan dimaksud berupa
harapan dan keinginan masyarakat dan daerah dari daerah pemilihan
Anggota DPD atau berasal dari Pemerintah Daerah, DPRD, dan unsur
masyarakat sebagaimana diatur dalam Pasal 224 ayat (2) UU No. 27
Tahun 2009.
Aspirasi yang berasal dari Pemerintah Daerah disampaikan oleh
Gubernur, Bupati, atau Walikota, dan Perangkat Daerah kepada Anggota
DPD. Perangkat Daerah dimaksud menurut Pasal 120 UU No. 32 Tahun
2004, untuk provinsi terdiri atas Sekretariat Daerah, Sekretariat DPRD,
Dinas Daerah, dan lembaga teknis daerah. Sedangkan daerah
kabupaten/kota terdiri atas Sekretariat Daerah, Sekretariat DPRD, Dinas
Daerah, Lembaga Teknis Daerah, Kecamatan, dan Desa/Kelurahan.
Aspirasi yang berasal dari DPRD merupakan tindaklanjut aspirasi dan
pengaduan masyarakat yang diserap dan dihimpun oleh Anggota DPRD
baik DPRD Provinsi maupun DPRD Kabupaten/Kota sebagai hasil
pelaksanaan kewajiban Anggota DPRD sebagaimana diatur dalam Pasal
300 huruf h dan huruf i serta Pasal 351 huruf i dan huruf j UU No. 27 Tahun
2009, yaitu menyerap dan menghimpun aspirasi konstituen (masyarakat)
melalui kunjungan kerja secara berkala, serta menampung dan
menindaklanjuti aspirasi dan pengaduan masyarakat. Sementara aspirasi
79
yang berasal dari unsur masyarakat antara lain dari tokoh masyarakat,
pimpinan lembaga pendidikan, pimpinan organisasi kemasyarakatan,
pimpinan organisasi sosial politik, pimpinan pelaku usaha.
Dari tiga sumber aspirasi sebagaimana dimaksud di atas, aspirasi
yang diterima oleh Anggota DPD sangat beragam. Dari keragaman tersebut
Anggota DPD dapat mengetahui prioritas kebutuhan masyarakat dan/atau
daerah. Demikian juga cara penyampaikannya tidak hanya secara langsung
dalam berbagai kegiatan di daerah melalui dialog tatap muka, seminar,
lokakarya, yang dilakukan pada saat kunjungan kerja baik pada masa
sidang maupun ketika Anggota DPD memasuki masa reses, melainkan
dapat dilakukan secara tidak langsung melalui “konsultasi” dengan
Pemerintah Daerah dan DPRD yang setiap saat dapat dilakukan tidak perlu
menunggu reses atau kunjungan kerja.
Untuk memudahkan Anggota DPD dalam menerima dan
menyalurkan atau menindaklanjuti aspirasi masyarakat dan/atau daerah
sebagaimana diuraikan di atas, disusun instrumentasi sistem dan prosedur
penyerapan, pengolahan, analisis, dan tindak lanjut aspirasi masyarakat
dan daerah.Dengan instrumen tersebut diharapkan Anggota DPD dapat
meningkatkan agregasi dan akomodasi aspirasi masyarakat dan daerah
terutama dalam perumusan kebijakan nasional untuk mendorong
percepatan demokrasi dan percepatan pembangunan daerah secara
berkeadilan dan berkesinambungan. Di samping itu, instrumen tersebut
sebagai bahan perumusan kebijakan teknis dalam penyampaian aspirasi
masyarakat dan daerah secara langsung.
Sejalan dengan kebutuhan (urgensi) instrumen sistem prosedur
penyerapan aspirasi masyarakat dan daerah tersebut di atas, Sekretariat
Jenderal DPD-RI mengembangkan sistem prosedur penyerapan aspirasi
masyarakat dan daerah sebagai salah satu perwujudkan dukungan teknis
administratif dan keahlian kepada Anggota DPD yang menjadi tugas
Sekretariat Jenderal DPD-RI sebagaimana diatur di dalam Pasal 204
Peraturan DPD-RI No. 01/DPD RI/2009-2010 tentang Tata Tertib.
80
Aspirasi masyarakat dan daerah merupakan input bagi bagi Anggota
DPD maupun DPD-RI yang disampaikan masyarakat dan daerah atau yang
diserap Anggota DPD baik secara langsung saat kunjungan kerja maupun
dalam kegiatan Anggota DPD di daerah yang diwakilinya atau secara tidak
langsung melalui berbagai media baik media cetak maupun media
elektronik. Media yang dapat dipergunakan untuk penyampaian atau
penyerapan aspirasi masyarakat dan daerah baik yang disediakan DPD-RI
maupun yang lazim dipakai oleh publik atau yang dimiliki masyarakat
sendiri atau yang sudah tersedia secara luas di tengah-tengah masyarakat.
Input berupa aspirasi masyarakat dan daerah yang disampaikan
kepada Anggota DPD kelak menjadi suatu kebijakan yang
merepresentasikan kepentingan daerah di lembaga legislatif di pusat,
sebelum masuk ke dalam kotak proses berupa penghimpunan,
penampungan, pengolahan input serta analisa terhadap input tersebut yang
telah masuk, sejak awal harus diverfikasi sebagai agenda publik.
Aspirasi yang disampaikan masyarakat dan daerah atau yang
diserap Anggota DPD di daerah pemilihannya, menjadi agenda publik
berupa isu-isu atau permasalahan yang dihadapi masyarakat dan daerah
yang sangat spesifik sesuai ruang lingkup tugas dan wewenang DPD-RI,
yang harus mendapat perhatian dan layak untuk ditangani dan
diformulasikan pemecahannya oleh DPD-RI guna menjawab tuntutan dan
kebutuhan masyarakat dan daerah.
Tahap penyerapan adalah menyerap aspirasi masyarakat dan
daerah apapun persoalan atau isunya tanpa terkecuali.Aspirasi masyarakat
dan daerah yang terserap oleh Anggota DPD selanjutnya dihimpun dan
ditampung oleh Sekretariat Jenderal DPD-RI dan di Sekretariat DPD di
daerah. Dengan terbentuknya Sekretariat DPD di daerah sangat
menunjang kinerja Anggota DPD, sehingga proses penyerapan,
pengolahan (penghimpunan dan penampungan) serta tindak lanjut aspirasi
masyarakat dan daerah kepada Anggota DPD akan lebih efektif. Di
samping itu, Sekretariat DPD di daerah memberikan kesempatan yang
81
besar bagi Anggota DPD untuk lebih dekat dengan masyarakat dan daerah
pemilihannya, mengingat setiap Anggota DPD berdomisili di daerah
pemilihannya sebagaimana diatur dalam Pasal 227 UU No. 27 Tahun 2009,
bahwa Anggota DPD dalam menjalankan tugasnya berdomisili di daerah
pemilihannya dan mempunyai kantor di ibukota provinsi daerah
pemilihannya.
Seiring dengan perkembangan informasi dan teknologi serta
dinamika masyarakat yang sangat pesat dalam berbagai dimensi
kehidupan, sistem prosedur penyerapan, pengolahan dan tindak lanjut
aspirasi masyarakat dan daerah menuntut akselerasi (percepatan) metode,
media dan akses serta responsitasnya. Penggunaan sistem prosedur
penyerapan, pengolahan dan tindak lanjut aspirasi masyarakat dan daerah
oleh DPD-RI yang berbasis ICT (Information and Communication
Technology) sudah menjadi kebutuhan. Sistem prosedur berbasis ICT
sangat strategis untuk menciptakan lompatan efektivitas penyerapan,
pengolahan, dan tindak lanjut aspirasi masyarakat dan daerah yang tidak
terkendala semata-mata oleh aktivitas fisik Anggota DPD tatkala bertemu
dengan masyarakat di daerah masing-masing, atau saat kunjungan kerja
atau rapat kerja di daerah, jumlah penduduk Indonesia yang sangat besar,
luas wilayah teritorial dari daerah-daerah pemilihan yang tersebar di seluruh
Indonesia, kondisi geografis daerah yang jauh dari ibukota tempat
keberadaan institusi DPD-RI sebagai lembaga negara, dan sebagainya.
Pengembangan sistem prosedur penyerapan, pengolahan, dan tindak lanjut
aspirasi masyarakat dan daerah dikembangkan dalam suatu model sistem
informasi kajian strategis DPD-RI yang saat ini maish terus dikembangkan
oleh Sekretariat Jenderal cq Pusat Kajian Daerah dnegan proyeksi
konifgurasi seperti tertera pada Gambar 5.1.
82
Gambar 5.1
Sistem Informasi Kajian Strategis DPD RI
Dengan adanya sistem prosedur penyerapan, pengolahan, dan tindak lanjut
aspirasi masyarakat dan daerah, diharapkan aspirasi masyarakat dan daerah
dapat diserap oleh DPD-RI kapan saja dan dimanapun berada, serta dari
manapun di luar jadwal kegiatan Anggota DPD di daerah maupun kunjungan
kerja Anggota DPD sebagai anggota Alat Kelengkapan DPD-RI sesuai
penugasan DPD-RI.
83
Penerapan Electronic Government (E-Gov) dalam sistem prosedur
penyerapan, pengolahan, dan tindak lanjut aspirasi masyarakat dan daerah
menggunakan berbagai perangkat yang berbasis ICT antara lain SMS, tilpon
bebas pulsa (Call Centre), dan internet yang meliputi pemanfaatan Web-site, E-
mail, dan sebagainya.
5.1.1. Metode Penyerapan Aspirasi Masyarakat dan Daerah
Prosedur penyerapan, pengolahan, dan tindak lanjut aspirasi masyarakat
dan daerah meliputi tahap penyerapan, pengolahan dan analisa serta
tindak lanjut. Sebagaimana UU MD3 bahwa penyerapan dan tindak lanjut
aspirasi masyarakat menjadi kewajiban DPD RI. Sedangkan dalam
pengolahannya dapat dibantu oleh Sekretariat Jenderal. Sebelum
melakukan tahap penyerapan aspirasi masyarakat dan daerah, hal yang
penting untuk diperhatikan adalah pendekatan dan metode yang
dipergunakan dalam tahap penyerapan aspirasi. Pendekatan dan metode
tersebut akan menentukan tingkat otentitas, akurasi, validitas, dan
obyektivitas data berupa kumpulan aspirasi masyarakat dan daerah yang
dapat diserap atau yang dijaring. Beberapa Metode Penyerapan Aspirasi
Masyarakat yang dapat dilakukan yaitu:
5.1.1.1. Dialog
Anggota DPD RI selama berdomisili di daerah pemilihan-nya dan
ketika melakukan kunjungan kerja ke daerah sesuai penugasan
DPD-RI dapat bertatap muka dengan masyarakat dan daerah
yang dilaksanakan dengan cara berdialog langsung.
Dialog adalah percakapan atau tanya jawab yang secara
sengaja dilakukan untuk mencapai maksud dan tujuan tertentu.
Dengan dialog dapat menyerap data berupa aspirasi masyarakat
daerah secara apa adanya berupa data primer. Melalui dialog
diperoleh gambaran mengenai orang (baik individu maupun
kolektif), perasaan, motivasi, aktivitas, dan peristiwa yang
melingkupinya. Juga diperoleh pemahaman tentang
84
penghayatan dan makna-makna subyektif dari fihak-fihak yang
dilakukan dialog mengenai topik/isu/problema tertentu.
5.1.1.2. Pengamatan
Pada saat Anggota DPD melakukan kunjungan kerja ke daerah
sesuai penugasan DPD-RI sebagai Panitia Kerja atau ketika
Anggota DPD melakukan kegiatan di daerah pemilihannya,
Anggota DPD dalam menyerap dan/atau menampung aspirasi
lebih mendalam dengan metode pengamatan. Metode ini pada
dasarnya mengadakan pengamatan langsung dan mendengar
secermat mungkin sampai pada hal-hal sekecil mungkin.
Pengamatan dilakukan untuk mendalami obyek informasi yang
dibutuhkan. Melalui metode pengamatan memungkinkan untuk
melihat, mengamati, mencermati, dan bahkan terlibat untuk
merasakan apa yang sebenarnya dari berbagai persoalan yang
melingkupi masyarakat dan daerah.
5.1.1.3. Pengumpulan Data Sekunder
Kegiatan penyerapan aspirasi masyarakat dan daerah yang
dilakukan oleh Anggota DPD dapat dilengkapi dengan
dokumentasi, berupa pengumpulan data sekunder dengan cara
mempelajari dokumen-dokumen yang terkait dengan persoalan
atau isu yang berkembang, seperti Peraturan Daerah, Peraturan
Kepala Daerah, Keputusan Daerah, memo, pengumuman,
instruksi institusi, aturan internal lembaga, dan semacamnya,
juga majalah, tabloid, koran, bulletin, pernyataan dan berita yang
disiarkan media massa setempat.
5.1.1.4. Focused Group Discussion (FGD)
Focused Group Discussion (FGD) merupakan suatu forum yang
terdiri dari beberapa orang yang idealnya maksimal 20-an orang,
dengan 1-2 orang fasilitator yang berfungsi mengajak,
merangsang dan mengarahkan diskusi diantara peserta FGD
dalam satu atau lebih topik/isu/persoalan tertentu secara
85
terfokus. Dialog atau diskusi berlangsung diantara peserta FGD
bersifat two ways traffic (lalu lintas 2 arah) atau bahkan multi
ways traffic (lalu lintas banyak arah) demikian juga dengan
fasilitator. Fasilitator hanya bertugas untuk memfasilitasi dan
mengarahkan jalannya diskusi terfokus tersebut dan tidak boleh
justru mendominasi diskusi ataupun pembicaraan dan
pembahas-an diantara peserta.
Fasilitator dan seluruh peserta mampu menampung pendapat
berbeda tanpa harus mengarahkan kepada konsensus ataupun
kesimpulan tertentu. Diantara peserta sangat terbuka untuk
dimungkinkan adanya pendapat maupun pengalaman yang
berbeda satu dengan yang lain. Di dalam FGD harus diberikan
kesempatan yang luas dan pemerataan partisipasi bagi setiap
anggota peserta FGD tanpa terkecuali untuk ikut terlibat dalam
pembicaraan ataupun pembahasan. FGD adalah suatu forum
yang memiliki cara yang cepat untuk mengidentifikasi masalah
dan atau menjaring aspirasi masyarakat dan daerah.
Forum Focused Group Discussion ini dapat dilaksanakan kapan
saja pada saat Anggota DPD berada di daerah pemilihannya
atau ketika kunjungan kerja Anggota DPD ke daerah atau tatkala
melakukan kegiatan kerja di daerah masing-masing. Melalui
Sekretariat DPD di daerah, masyarakat dan daerah yang ingin
menyampaikan aspirasi dapat menghubungi Sekretariat DPD di
daerah untuk bisa dijadwalkan mengikuti FGD yang digelar
Anggota DPD. Langkah FGD untuk menjaring aspirasi
masyarakat dan daerah sebagai berikut :
1) Menyusun daftar nama siapa saja dari masyarakat ataupun
anggota masyarakat daerah yang diharapkan bisa memberikan
masukan dan aspirasi mengenai suatu isu/persoalan masyarakat
dan daerah tertentu;
2) Mengundang yang bersangkutan untuk menghadiri kegiatan FGD
dengan berbagai cara yang menarik perhatian mereka, terkait
86
dengan persoalan mereka yang harus dicarikan solusi
kebijakannya, melalui media yang efektif yang mampu
menghadirkan mereka dalam kegiatan FGD dan sebagainya;
3) Membentuk dan memfasilitasi masyarakat atau anggota
masyarakat yang ingin diserap dan ditampung aspirasinya
ataupun siapapun yang bermaksud menyampaikan aspirasi;
4) Menentukan kisi-kisi isu/topik, waktu dan tempat diskusi, jumlah
orang yang diharapkan hadir maksimal kurang lebih 20 orang;
5) Mengumpulkan mereka dalam sebuah forum diskusi;
6) Meminta peserta FGD agar mengisi daftar hadir sembari fasilitator
mempersiapkan diri untuk memulai kegiatan FGD (Form Daftar
Hadir FGD);
7) Anggota DPD memfungsikan diri sebagai fasilitator FGD secara
langsung atau menunjuk seseorang dari Tenaga Ahli
Regional/Staf dari Sekretariat DPD di daerah sebagai fasilitator
FGD;
8) Menyusun forum diskusi dalam posisi peserta yang sangat
disarankan adalah dalam bentuk U-shape (berbentuk U), atau
circle shape (berbentuk lingkaran) mengingat semua peserta
memiliki kesempatan yang sama sebagai penyampai, penggagas
dan pengusul aspirasi;
9) Membuka diskusi dengan menyampaikan pandangan umum
tentang isu atau persoalan yang akan dibicarakan;
10) Memberi kesempatan pertama kepada 3 (tiga) orang peserta FGD
untuk menyampaikan pandangan-pandangannya terhadap
isu/persoalan yang sedang berkembang;
11) Memberikan sekilas point rangkuman dari pandangan 3 (tiga)
orang peserta FGD pada kesempatan pertama, kemudian
melemparkan lagi ke forum diskusi agar peserta FGD yang lain
dapat memberi komentar atau pandangannya dan seterusnya;
12) Menghindari sikap mendominasi dalam pembicaraan,
mengunggulkan pendapatnya sendiri, menyalahkan pendapat
orang lain dan semacamnya. Fasilitator justru harus netral agar
aspirasi masyarakat yang didapat melalui FGD ini dapat
87
mengemuka secara alami, sebanyak mungkin sesuai aspirasi
yang memang ingin disampaikan mendalam dan sebagainya;
13) Mencatat sendiri hasil diskusi ataupun dibantu oleh seorang
notulen;
14) Mengarsip catatan/dokumen hasil FGD secara administratif dalam
bentuk hardcopy;
15) Mengumpulkan catatan/dokumen hasil FGD kepada Sekretariat
DPD di daerah atau pusat data dan informasi untuk diarsip
maupun menyerahkannya juga diinput ke dalam sistem data dan
informasi dalam bentuk softcopy sebagai data-base (Form
Laporan Pelaksanaan FGD).
5.1.1.5. Surat-Menyurat (Kotak Pos)
Korespondensi atau surat menyurat masih menjadi salah satu
sarana komunikasi dalam penyerapan dan penampungan
aspirasi masyarakat dan daerah di samping penggunaan sarana
komunikasi lainnya seperti telepon, faksmili, internet dan lainnya.
Dengan perantaraan surat, setiap orang dari anggota
masyarakat dan daerah dapat tetap berkomunikasi dengan
Anggota DPD meski tidak bertatap muka. Surat biasanya juga
sering dijadikan sebagai bukti otentik tertulis ‘hitam diatas
putih’.Oleh karena itu, kata-kata dan kalimat dalam surat
tersebut harus disusun secara efektif dan efisien serta disusun
dengan baik dan teliti. Ketelitian dan kecermatan tersebut
dibutuhkan untuk menjamin ketepatan isi surat sebagaimana
yang diinginkan oleh pengirimnya.
88
5.1.1.6. Kotak Saran
Langkah-langkah untuk menjaring aspirasi masyarakat daerah
melalui kotak saran sebagai berikut :
1) Sekretariat Jenderal DPD-RI/Sekretariat DPD di daerah
menginformasikan kepada masyarakat melalui jaringan informasi
DPD-RI yang tersedia (website dan atau jaringan informasi yang
lain seperti media cetak atau elektronik) tentang penyediaan
kotak saran yang bisa dimanfaatkan masyarakat dan daerah
untuk menyampaikan aspirasinya kepada DPD-RI;
2) Menginformasikan kepada masyarakat dalam penyampaikan
aspirasi melalui kota saran harus memenuhi persyaratan sebagai
berikut : (a) menyertakan identitas diri (misalnya KTP, SIM, dsb)
yang masih berlaku serta alamat pengirim yang jelas; (b)
menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar (EYD); (c)
saran bisa dalam bentuk tulisan tangan atau ketikan; (d) jelas isi
pesan dan berita yang disampaikan; (e) apabila diperlukan dapat
menyertakan data atau informasi pendukung untuk memperkuat
data atau informasi atau aspirasi yang disampaikan; (f) aspirasi
yang akan disampaikan tidak mengandung SARA; (g) apabila
aspirasi yang akan disampaikan merupakan aspirasi kelompok
masyarakat, si pengirim diharapkan melampirkan tanda tangan
dan tanda bukti diri yang masih berlaku (KTP atau SIM) dari
masing-masing anggota masyarakat;
3) Masyarakat dan daerah menyampaikan aspirasinya melalui saran
tertulis kepada Anggota DPD dan/atau Sekretariat DPD;
4) Sekretariat DPD menerima saran tertulis dari masyarakat dan
daerah;
5) Sekretariat DPD memberi nomor saran tertulis berdasarkan kode
yang telah ditentukan;
6) Sekretariat DPD mengklasifikasikan saran tertulis yang masuk
berdasarkan waktu terima saran tertulis, nomor saran, asal saran
(daerah, nama pengirim, alamat lengkap), dan isi saran tertulis;
7) Pemberitahuan bahwa Sekretariat DPD sudah menerima
masukan berupa saran tertulis berisi aspirasi masyarakat dan
89
daerah tersebut disertai ucapan terima kasih atas aspirasi yang
telah disampaikan berikut informasi selanjut-nya kemungkinan
penelaahan atas aspirasi tersebut;
8) Sekretariat DPD menyediakan jasa layanan via tilpon, tilpon
bebas pulsa, SMS, internet bagi penyampai aspirasi melalui
saran tertulis yang menanyakan tentang status saran tertulis yang
telah mereka masukan sebagai bentuk kepastian informasi bagi
masyarakat dan daerah tentang jaminan pelayanan aspirasi
masyarakat dan daerah melalui jalur kotak saran;
9) Menerapkan sistem “masuk pertama ditangani pertama”, sebagai
jaminan bahwa semua saran tertulis aspirasi masyarakat dan
daerah akan mendapatkan perhatian;
10) Melakukan rekapitulasi saran-saran tertulis yang masuk secara
berkala semisal tiap minggu, tiap bulan atau tiap tri wulan dan
seterusnya;
11) Sekretariat DPD melakukan tabulasi jumlah saran tertulis dari
aspirasi masyarakat dan daerah yang masuk kotak saran untuk
kemudian diserahkan kepada Anggota DPD sesuai daerah
pemilihannya masing-masing dan atau staf ahli anggota di daerah.
(Form Saran Masuk Aspirasi Masyarakat dan Daerah)
Apabila aspirasi masyarakat dan daerah akan dikemukakan
secara lisan (tidak tertulis) atau secara langsung, hal itu dapat
dilakukan dengan cara menyampaikan saran tersebut melalui
Sekretariat DPD dimana si penyampai aspirasi berada. Di
Sekretariat DPD, penyampai aspirasi dapat mengutarakan apa
saja saran dan masukan yang ditujukan kepada Anggota DPD
(ketika mereka masih di Jakarta selama masa sidang) atau
ditujukan kepada staf ahli Anggota DPD di daerah.
Semua aspirasi yang disarankan oleh masyarakat daerah yang
bersangkutan dicatat secara tertib, rapi dan otentik oleh staf ahli
anggota DPD di daerah dan dikompilasi oleh Sekretariat DPD.
Selanjutnya aspirasi akan disampaikan oleh Sekretariat DPD
kepada Anggota DPD.
90
5.1.1.7. Telepon
Dalam menjaring aspirasi masyarakat dan daerah melalui
penggunaan telepon, langkah-langkah yang dilakukan sebagai
berikut :
1) Sekretariat Jenderal DPD-RI atau Sekretariat DPD di daerah
memasang jaringan telepon di Sekretariat DPD
2) Sekretariat DPD menentukan jam kerja operasional penerimaan
telepon;
3) Setelah jaringan teraktivasi, DPD-RI menginformasikan kepada
masyarakat dan daerah melalui jaringan informasi DPD-RI yang
telah tersedia (website, dan atau jaringan informasi yang lain
seperti media cetak atau elektronik) tentang pelayanan
penerimaan aspirasi masyarakat dan daerah bisa melalui telepon;
4) Masyarakat dan daerah dapat menyalurkan aspirasinya melalui
telepon pada jam kerja yang telah ditentukan oleh Sekretariat
DPD;
5) Sekretariat DPD menerima telepon masyarakat dan daerah yang
menyampaikan aspirasinya;
6) Sekretariat DPD merekam atau mencatat aspirasi masyarakat
dan daerah yang diterima;
7) Sekretariat DPD memberikan nomor pada lembaran arsip aspirasi
masyarakat dan daerah berikut mencatat tanggal, hari, jam :
menit dan detik kapan telepon masuk, asal daerah si penilpon,
nomor penilpon, topik/isu/persoalan yang disampaikan;
8) Sekretariat DPD mentabulasi dan mengklasifikasikan topik/
isu/persoalan dari aspirasi masyarakat dan daerah yang telah
diterima;
9) Sekretariat DPD melakukan rekapitulasi pesan telepon yang
masuk secara berkala semisal per minggu, per bulan atau per tri
wulan dan seterusnya;
10) Sekretariat DPD menyampaikan aspirasi masyarakat dan daerah
yang masuk kepada masing-masing Anggota DPD sesuai daerah
pemilihannya dan atau Panitia Kerja terkait sesuai bidang
91
aspirasinya. (Form Aspirasi Masyarakat dan Daerah melalui
Telepon).
5.1.1.8. SMS (Short Message Service)
Langkah-langkah menjaring aspirasi masyarakat daerah melalui
SMS (Short Message Service) sebagai berikut :
1) Sekretariat Jenderal DPD atau Sekretariat DPD memasang
jaringan telepon seluler bebas pulsa di Sekretariat Anggota DPD
agar penyampai aspirasi masyarakat dan daerah bisa mengirim
SMS;
2) Sekretariat DPD menentukan jam kerja operasional penerimaan
SMS;
3) Setelah jaringan teraktivasi, DPD menginformasikan kepada
masyarakat dan daerah melalui jaringan informasi DPD yang
telah tersedia (website, dan atau jaringan informasi yang lain
seperti media cetak atau elektronik) tentang pelayanan
penerimaan aspirasi masyarakat dan daerah bisa melalui SMS;
4) Masyarakat dan daerah dapat menyalurkan aspirasinya melalui
SMS kapan saja kepada Anggota DPD atau Panitia Kerja melalui
sekretariat;
5) Sekretariat DPD menerima SMS dari masyarakat dan daerah
yang menyampaikan aspirasinya;
6) Sekretariat DPD merekam atau mencatat aspirasi masyarakat
dan daerah yang diterima;
7) Sekretariat DPD memberikan nomor pada lembaran arsip aspirasi
masyarakat dan daerah berikut mencatat tanggal, hari, jam :
menit dan detik kapan SMS masuk, asal daerah si penyampai
aspirasi, nomor handphone, topik/isu/persoalan yang
disampaikan;
8) Sekretariat DPD mentabulasi dan mengklasifikasikan topik/
isu/persoalan dari aspirasi masyarakat dan daerah yang telah
diterima;
92
9) Sekretariat DPD melakukan rekapitulasi pesan SMS yang masuk
secara berkala semisal per hari, per minggu, per bulan atau per tri
wulan dan seterusnya;
10) Sekretariat DPD menyampaikan aspirasi masyarakat dan daerah
yang masuk kepada masing-masing Anggota DPD sesuai daerah
pemilihannya dan/atau staf ahli Anggota DPD.
5.1.1.9. Internet
Teknologi di abad 21 yang sangat membantu dan menunjang
bagi masyarakat dan daerah dalam menyampaikan aspirasi
kepada DPD-RI baik kepada masing-masing Anggota DPD yang
mewakili mereka ketika Anggota DPD sedang berada di pusat
maupun kepada staf ahli anggota DPD di daerah, pada saat
Anggota DPD belum melakukan kunjungan kerja ke daerah,
dapat dilakukan melalui media elektronik yang biasa disebut
internet. Terdapat beberapa fasilitas yang tersedia di internet
yang dapat dipergunakan untuk penyampaian aspirasi
masyarakat dan daerah kepada DPD-RI.
1) Website
Apabila penyampai aspirasi masyarakat dan daerah
menyalurkan aspirasinya dengan cara mengirim aspirasinya
melalui Web DPD RI secara langsung maka langkah-langkah
yang perlu dilakukan adalah :
1 Buka web site DPD dengan alamat http://www.dpd.go.id
2 Pada halaman utama web, lihat bagian kanan atas
(kanan sisi pengguna) dan klik link pada kalimat
‘kirimkan suara anda’ seperti disajikan pada Gambar
5.2.
93
Gambar 5.2. Halaman Depan Website DPD RI
94
2) Chatting
Chatting merupakan sarana berkomunikasi dalam bentuk
pesan tulisan interaktif melalui perantara jaringan
internet.Sarana ini memiliki kelebihan dengan adanya
layanan koferensi dan webcam. Konferensi maksudnya
adalah bahwa chatting memungkinkan pengguna satu
dengan yang lain untuk mem-bentuk grup diskusi massal.
Hal ini tentunya sangat mem-permudah komunikasi antar
pengguna yang berjauhan untuk saling bertukar pikiran dan
pendapat secara diskusi kelompok.Webcam memungkinkan
pengguna bisa berinteraksi dengan melihat kondisi/keadaan
langsung lawan chatting-nya. Hal ini tentunya akan
memberikan validasi dan keakuratan topik yang sedang
dibicarakan. Perkembangan terakhir dari fasilitas chatting
yang sekarang banyak dimanfaatkan adalah adanya pesan
berupa suara layaknya orang menelpon.Pengguna layanan
bisa menghubungi lawan chattingnya melalui fasilitas calling,
dengan syarat kelengkapan alat bahwa masing-masing
pengguna menggunakan headset/headphone dan speaker.
3) Facebook
Facebook merupakan jejaring sosial yang saat ini sedang
booming penggunaanya.Facebook menjadi sangat digemari
karena sifatnya yang interaktif meskipun berbasis
web.Dengan facebook, masyarakat bisa memberikan
pendapatnya baik melalui fasilitas chatting fb, wall
(komentar) fb, dan message fb.Pihak DPD-RI bisa langsung
memberikan komentar terhadap pesan maupun wall yang
diberikan. Data-data tersebut selebihnya akan diarsip dalam
database oleh tim di DPD-RI yang menangani masalah
tersebut.
95
5.1.1.10. Dengar Pendapat (Public Hearing)
Dengar pendapat secara umum sebagai salah satu metode
penyerapan dan penampungan aspirasi masyarakat dan daerah
yang merupakan suatu forum yang bisa dilaksanakan kapan
saja, di dalam atau di luar masa pembahasan suatu usulan
RUU, atau saat Anggota DPD melakukan kegiatan di atau ketika
melakukan kunjungan kerja ke daerah. Forum ini bertujuan
untuk menyerap aspirasi masyarakat dan daerah, dan hasil dari
kegiatan Anggota DPD di daerah dan atau kunjungan kerja alat
kelengkapan DPD di daerah akan ditindka lnajuti dlama
mekanisme keja kelembagan DPD RI.
5.1.1.11. Media Massa (Radio/Televisi/Koran dll)
Dalam hubungan dengan artikulasi dan agregasi kepentingan
politik, media massa menjadi salah satu media yang efektif untuk
menyalurkan aspirasi masyarakat dan daerah maupun
penyerapan/penampungan aspirasi yang dilakukan oleh DPD-RI.
Kelebihan media massa sebagai suatu media adalah sifatnya
yang melibatkan khalayak luas, cakupan umum, heterogenitas
audiens yang dituju, dan serentak dalam kurun waktu tertentu.
Media massa meliputi media cetak (surat kabar, majalah,
bulletin) dan media elektronik (radio, televise, internet). Terkait
pemanfaatan media cetak berupa surat kabar, majalah, tabloid,
bulletin, jurnal dan semacamnya, dapat dilihat pada bagian ter-
dahulu, yaitu Metode Pengumpulan Data Sekunder pada
langkah-langkah mengumpulkan data sekunder dengan tehnik
meng-kliping media cetak.
Pada bagian ini metode penyerapan dengan penggunaan media
massa disini adalah pemanfaatan media elektronik berupa radio
dan televisi, sedangkan untuk pemanfaatan internet sudah
dibahas juga pada bagian sebelumnya. Pemanfaatan radio dan
televisi sebagai media penyerapan aspirasi masyarakat dan
96
daerah yang dilakukan DPD-RI dapat berupa berbagai kegiatan
yang interaktif seperti dialog interaktif, talk show, yang dapat
dikemas dalam bentuk yang kreatif, inovatif dan komunikatif.
Kegiatan ini bisa dilakukan oleh Anggota DPD selama
berdomisili di daerah dan ketika menjalani masa sidang di
ibukota negara (Jakarta). Anggota DPD baik saat di daerah
difasilitasi oleh Sekretariat DPD di daerah untuk melaksanakan
kegiatan penyerapan aspirasi masyarakat dan daerah dalam
berbagai kegiatan yang menggunakan sarana radio dan televisi.
Langkah-langkah penggunaan radio dan televisi dalam
penyerapan aspirasi masyarakat dan daerah adalah sebagai
berikut :
1) Sekretariat DPD dengan arahan Anggota DPD menyusun daftar
nama siapa saja dari masyarakat ataupun anggota masyarakat
daerah yang diharapkan bisa memberikan masukan dan aspirasi
mengenai suatu isu/persoalan tertentu masyarakat dan daerah;
2) Mengundang yang bersangkutan untuk menghadiri kegiatan dialog
interaktif, talk show di studio radio dan televisi;
3) Memfasilitasi masyarakat atau anggota masyarakat daerah yang
ingin menyampaikan aspirasinya;
4) Mengumpulkan mereka di dalam suatu forum dialog interaktif, talk
show, untuk menyampaikan aspirasi dan memperbicangkannya
secara langsung berhadapan dengan Anggota DPD bagi yang
berada di studio radio/televisi dan berinteraksi secara langsung
bagi masyarakat yang tidak hadir di studio radio/televisi melalui
telepon, SMS, faksmile, chatting, dan face book;
5) Anggota DPD memfungsikan diri secara langsung sebagai
host/moderator/fasilitator forum dialog interaktif, talk show tersebut
atau menunjuk seseorang dari Tenaga Ahli /Staf dari Sekretariat
DPD sebagai host/moderator/fasilitator forum dialog interaktif, talk
show;
97
6) Membuka dialog interaktif, talk show dengan menyampaikan
pandangan umum tentang isu atau persoalan daerah yang akan
dibicarakan;
7) Memberi kesempatan pertama kepada peserta dialog interaktif, talk
show untuk menyampaikan pandangan-pandangannya terhadap
isu/persoalan masyarakat dan daerah yang sedang berkembang;
8) Memberikan sekilas point rangkuman dari pandangan peserta
dialog interaktif, talk show pada kesempatan pertama tersebut,
kemudian melemparkan lagi ke forum dialog interaktif, talk show
agar peserta dialog interaktif, talk show yang lain dapat memberi
komentar atau pandangannya dan seterusnya;
9) Host/moderator/fasilitator sangat terbuka agar aspirasi masyarakat
dan daerah yang didapat melalui dialog interaktif, talk show ini
dapat mengemuka secara alami, sebanyak mungkin sesuai
aspirasi yang memang ingin disampaikan;
10) Host/moderator/fasilitator mencatat hasil dialog interaktif, talk
show yang berlangsung;
11) Sekretariat DPD mengarsip catatan/dokumen hasil dialog interaktif,
talk show secara administratif dalam bentuk hardcopy (Form
Laporan Pelaksanaan Dialog Interaktif/Talk Show);
12) Sekretariat DPD mengumpulkan catatan/dokumen hasil dialog
interaktif/talk show di pusat data dan informasi untuk diarsip
maupun diinput ke dalam sistem data dan informasi dalam bentuk
softcopy sebagai data-base.
5.1.1.12. Kunjungan Masyarakat
Masyarakat dan daerah dapat menyampaikan aspirasi kepada
Anggota DPD dengan melakukan kunjungan ke Sekretariat
Anggota DPD untuk berjumpa dengan Anggota DPD atau Alat
Kelengkapan DPD-RI tertentu yang dikehendaki. Kunjungan
tersebut dapat dilakukan baik secara perorangan maupun
kelompok (kunjungan delegasi). Kunjungan yang dilakukan oleh
masyarakat ke DPD-RI baik di Sekretariat DPD di daerah
maupun Sekretariat Jenderal DPD-RI seyogyanya didahului
98
dengan kontak awal dengan Anggota DPD atau Alat
Kelengkapan DPD-RI terkait maupun secara formal
menghubungi Sekretariat DPD di daerah atau Sekretariat
Jenderal DPD-RI untuk meminta waktu berkunjung guna
melakukan audiensi dengan Anggota DPD atau Alat
Kelengkapan DPD-RI terkait isu/permasalahan masyarakat dan
daerah yang ingin disampaikan.
Kunjungan masyarakat dan/atau daerah dapat pula berupa aksi
unjuk rasa secara tertib dan damai berupa penyaluran aspirasi
masyarakat dan daerah kepada Anggota DPD atau Alat
Kelengkapan DPD-RI terkait isu/ permasalahan masyarakat dan
daerah yang krusial dan mendesak untuk disampaikan.
Langkah-langkah penyerapan aspirasi masyarakat dan daerah
dengan adanya kunjungan masyarakat daerah :
1) Sekretariat Jenderal DPD-RI atau Sekretariat DPD meng-
informasikan kepada masyarakat melalui jaringan informasi DPD-
RI yang tersedia (website dan atau jaringan informasi yang lain
seperti media cetak atau elektronik) bahwa DPD-RI membuka
kesempatan bagi kunjungan masyarakat untuk menyampaikan
aspirasinya kepada DPD-RI;
2) Sekretariat DPD/Sekretariat Jenderal DPD-RI selalu siap
memfasilitasi penerimaan kunjungan masyarakat dari daerah;
3) Sekretariat DPD mencatat tamu yang berkunjung di dalam buku
tamu dan memberikan nomor masuk pada memo kunjungan tamu
berdasarkan waktu penerimaan kunjungan, asal daerah, nama
pengunjung, alamat lengkap, dan isu/ permasalahan yang hendak
disampaikan;
4) Sekretariat DPD mengarahkan tamu yang berkunjung kepada
Anggota DPD atau alat kelengkapan DPD-RI yang terkait.
(Tentang hal ini diatur juga dalam Bab mengenai pengaturan
ketertiban dan tata cara berkunjung ke Kantor Sekretariat DPD).
5) Anggota DPD atau alat kelengkapan DPD-RI mencatat aspirasi
masyarakat dan daerah yang disampaikan. Sekretariat DPD
99
memberikan dukungan administratif dan keahlian untuk kegiatan
kunjungan masyarakat
6) Sekretariat DPD mengarsip catatan/dokumen hasil kunjungan
masyarakat secara administratif dalam bentuk hardcopy (Form
Laporan Hasil Kunjungan Masyarakat);
7) Sekretariat DPD mengumpulkan catatan/dokumen hasil kunjungan
masyarakat di pusat data dan informasi untuk diarsip maupun
diinput ke dalam sistem data dan informasi dalam bentuk softcopy
sebagai data-base.
5.1.2. Tahapan Pengolahan Data
Pengolahan data dilakukan Tim Sekretariat Jenderal DPD RI atau Staf
Ahli Anggota DPD di daerah (tergantung dari fase atau tingkat proses
pengolahan aspirasi masyarakat). Data yang dianalisis adalah masukan
yang diperoleh dari hasil penjaringan aspirasi masyarakat dan daerah
(ASMARADA). Data mentah dari berbagai sistem penjaringan
ASMARADA diolah oleh tim dengan tahapan:
a. Mengumpulkan semua data aspirasi dan mendeskripsikan secara baik
b. Menentukan kata kunci setiap aspirasi
c. Aspirasi yang memiliki makna yang sama disatukan dalam satu kata
kunci
d. Mengelompokkan aspirasi berdasarkan kata kunci pada setiap
provinsi
e. Verifikasi aspirasi berdasarkan kata kunci tiap provinsi
Kata kunci setiap aspirasi diidentifikasi berdasarkan tiga tingkatan yakni:
provinsi, isu utama, dan sub isu utama. Kata Provinsi terkait dengan lokasi
aspirasi tersebut disuarakan, karena setiap aspirasi merupakan isu
khusus setiap daerah. Isu utama terkait dengan pembagian aspirasi setiap
Panitia Kerja. Sub isu utama terkait dengan rekomendasi khusus yang
menjadi pertimbangan bagi Anggota DPD untuk memberikan respon yang
relevan dengan aspirasi masyarakat dan daerah tersebut.
Pengolahan data ini dilakukan oleh tim Sekretariat Jenderal DPD-RI
dan/atau Staf Ahli Anggota DPD. Kata kunci ini menjadi aspek penting
100
dalam analisis isu utama dan rekomendasi sehingga diperlukan kriteria
yang tepat agar tidak terjadi kesalahan dalam menterjemahkan aspirasi
menjadi kata kunci.
5.1.3. Tahapan Analisis Data
Analisis data dilakukan setelah pengolahan data dilakukan dengan benar.
Analisis data dilakukan dalam dua tahap yaitu tahap penentuan isu
strategis dan tahap pengajuan rekomendasi tiap isu strategis.
Teknik analisis data yang digunakan untuk penentuan isu strategis adalah
metode perbandingan eksponensial (MPE). MPE adalah teknik penentuan
isu berdasarkan pembobotan kriteria secara eksponensial yang dilakukan
oleh pakar secara partisipatif. Pada Tabel 5.1 disajikan kriteria yang
digunakan.
Tabel 5.1. Kriteria yang digunakan dalam MPE
N
o Kriteria
A Ideologi
B Politik
C Ekonomi
D Sosial-Budaya
E Hankam
F Sumberdaya Alam
G Sumberdaya Manusia
H Lingkungan
I Pengaruh dan dampak isu secara Nasional
J Pengaruh dan dampak isu secara Regional
K Pengaruh dan dampak isu secara Lokal
Kriteria tersebut selanjutnya diberi bobot dengan skor 1 – 3. Bobot ini
merupakan prioritas yang menjadi kriteria utama dalam penentuan isu
strategis. Penentuan bobot dilakukan secara partisipatif di awal kegiatan.
Bobot ini menjadi tetap untuk periode 1 tahun. Pada tahun berikutnya
101
dilakukan lagi penentuan bobot untuk menentukan kriteria prioritas. Dalam
penentuan bobot, sebaiknya dilakukan dengan teknik perbandingan
berpasangan, dan diolah dengan metode AHP untuk memperoleh
konsistensi bobot masing-masing kriteria. Bobot yang telah ditetapkan
selanjutnya diinput dalam software, sehingga bobot tersebut sifatnya tetap
untuk jangka waktu 1 tahun.
Selanjutnya melakukan penskoran untuk setiap aspirasi pada masing-
masing kriteria. Pengisian skor dilakukan pada kertas analisis yang
selanjutnya diinput ke dalam software. Kegiatan ini dilakukan oleh pakar
dan tim sekretariat. Eksekusi (run) software akan menghasilkan prioritas
isu strategis berdasarkan bobot tertinggi hingga bobot terendah.
Pedoman pengisian matrik analisis pengaruh adalah sebagai berikut:
nilai 0 untuk isu yang tidak saling terkait/berdampak langsung
nilai 3 diberikan jika pengaruh/dampak langsung isu terhadap
indikator sangat kuat,
nilai 2 untuk pengaruh/dampak langsung sedang
nilai 1 untuk pengaruh/dampak langsung kecil
Tata cara penentuan skor disajikan pada Gambar 5.2.
Gambar 5.3. Tata Cara Penentuan Skor
Hasil analisis adalah isu strategis berdasarkan prioritasnya. Tampilan
prioritas disajikan pada setiap provinsi dan juga pada setiap Panitia Kerja.
Tampilan tersebut dilengkapi dengan arahan rekomendasi yang dapat
dilakukan untuk menindaklanjuti masing-masing isu strategis.
102
5.1.4. Tahap Rekomendasi
Penentuan rekomendasi terhadap alternatif solusi terhadap berbagai
aspirasi masyarakat dan daerah dilakukan dengan melibatkan pakar dan
stakeholder utama. Arahan rekomendasi dibuat untuk setiap kata kunci.
Pada tahap awal, arahan rekomendasi ini merupakan template bagi setiap
kata kunci. Namun untuk tahap sleanjutnya, akan dikembangkan sesuai
dengan kondisi dan perkembangan permasalahan dan alternatif solusi
untuk setiap permasalahan.
Alur penentuan rekomendasi pada sistem ini dilakukan sebagai berikut:
1. Penelusuran kata kunci provinsi
2. Penelusuran kata kunci isu utama
3. Penelusuran kata kunci sub isu utama
4. Penelusuran arahan rekomendasi kata kunci provinsi
5. Penelusuran arahan rekomendasi kata kunci isu utama
6. Penelusuran arahan rekomendasi kata kunci sub isu utama
7. Penggabungan arahan rekomendasi.
5.1.5. Tindak Lanjut
Setelah ditampung dan dihimpun, seluruh aspirasi masyarakat dan daerah
yang masuk akan diolah dan dianalisa staf ahli anggota DPD, staf
Sekretariat DPD di daerah dan dapat dibantu ataupun didampingi Tenaga
Ahli pada Kantor Sekretariat DPD RI di daerah. Selanjutnya sesudah
diolah dan dianalisa, input data berupa aspirasi masyarakat dan daerah
yang berbentuk isu-isu/permasalahan yang sedang dihadapi dan
berkembang di daerah menjadi isu-isu publik yang strategis sesuai
dengan skala prioritas.
Dengan pemakaian instrumen kuantitatif sosial untuk menentukan isu-isu
publik yang strategis dari data yang masuk, nantinya untuk memasuki
tahap tindak lanjut dari aspirasi masyarakat dan daerah yang sudah
ditampung dan dihimpun tidak lagi hanya sekedar berupa input data
mentah baik yang masih berbentuk notulensi dari laporan kegiatan DPD
103
maupun kunjungan kerja alat kelengkapan DPD, RDP/RDPU atau pesan,
masukan, saran, dan tanggapan yang terekam oleh metode/media
penyerapan aspirasi.
Input yang akan ditindaklanjuti pada tahapan tindak lanjut aspirasi
masyarakat dan daerah oleh Anggota DPD, Alat Kelengkapan atau
pengelompokan anggota yang dibentuk DPD, sudah berupa isu-isu publik
strategis berikut rekomendasinya.
5.1.5.1. Penyampaian dalam sidang Paripurna DPD-RI
Sesuai UU No. 27 Tahun 2009, salah satu kewajiban Anggota
DPD menyerap, menghimpun, menampung dan menindaklanjuti
aspirasi masyarakat dan daerah. Dalam rangka menunaikan
kewajiban tersebut, Anggota DPD menerima penyampaian
aspirasi masyarakat dan daerah pada saat melakukan kegiatan di
daerah.Setelah selesai dari kegiatan penyerapan aspirasi
masyarakat dan daerah, setiap Anggota DPD sesuai daerahnya
menyusun Laporan Kegiatan Di Daerah.
Penyusunan laporan oleh masing-masing Anggota DPD sesuai
bidang tugas pada Alat Kelengkapan, dalam hal ini Komite I, II, III
dan IV. Anggota DPD sesuai daerah pemilihannya menyampaikan
laporan hasil kegiatan di dalam Sidang Paripurna DPD. Laporan
secara lengkap diserahkan kepada Pimpinan DPD, sedangkan
penyampaian dalam Sidang Paripurna sudah berbentuk isu-isu
publik yang strategis dari aspirasi masyarakat dan daerah yang
berupa berbagai permasalahan daerah.Mengingat terbatasnya
waktu Sidang Paripurna, penyampaian sudah berbentuk isu-isu
publik yang strategis sesuai dengan skala prioritas dan kaji
kelayakan isu/permasalahan menjadi sangat penting. Oleh
karenanya dukungan keahlian Sekretariat Jenderal DPD
RI/Sekretariat DPD berupa proses pengolahan dan analisa data
dari aspirasi masyarakat dan daerah yang telah masuk di dalam
Alur Sistem Informasi Kajian Strategis DPD RI Berbasis ICT yang
104
mengubah input data mentah menjadi isu-isu publik strategis
beserta rekomendasinya akan sangat membantu kelancaran
pelaksanaan tugas Anggota DPD dalam menyerap dan
menampung sekaligus menindaklanjuti aspirasi masyarakat dan
daerah.
Selanjutnya aspirasi masyarakat dan daerah yang sudah
berbentuk isu-isu publik strategis beserta prospek rekomendasi
disalurkan kepada alat kelengkapan DPD sesuai dengan ruang
lingkup tugas dan wewenangnya untuk berproses artikulais politik
pada alat-alat kelengkapan yang relevan itu.
5.1.5.2. Pembahasan di Alat Kelengkapan DPD-RI
Setelah hasil inventarisasi isu-isu publik strategis dan
rekomendasinya dari hasil penyerapan dan penyampaian aspirasi
masyarakat dan daerah disampaikan kepada alat-alat
kelengkapan yang relevan, selanjutnya dilakukan pembahasan
didalam alat kelengkapan DPD untuk menindak-lanjuti isu-isu
strategis yang sudah disertai perspektif rekomendasinya. Alat
kelengkapan DPD-RI sesuai bidangnya akan menyusun agenda
pembahasan lebih lanjut. DPD-RI akan menyampaikan hasil
temuan analitis kepada Dewan Perwakilan Rakyat Republik
Indonesia (DPR-RI) dan kepada berbagai mitra kerja yang
relevan seperti Pemerintah (Presiden dan Menteri-menteri),
DPRD Provinsi dan Pemerintah Daerah Provinsi, DPRD
Kabupaten/Kota dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota dna lain
sebagaianya. Media yang diperguna-kan DPD-RI dengan
lembaga mitra Dewan Perwakilan Daerah tersebut berupa rapat
kerja, konsultasi maupun korespondensi.
105
5.1.5.3. Rapat Kerja Dengan Lembaga Mitra Dewan Perwakilan Daerah
Tindak lanjut terhadap isu-isu publik strategis (permasalahan
daerah) dibahas melalui rapat kerja dengan lembaga mitra DPD-
RI untuk memperoleh tindakan kongkrit untuk mengatasi
permasalahan berdasarkan hasil rapat kerja bersama
lembaga/unit/instansi. Alat Kelengkapan DPD-RI membahas isu-
isu publik strategis dengan lembaga mitra DPD-RI di dalam rapat
kerja. Rapat kerja yang dilakukan antara lain : (1) Alat
Kelengkapan DPD-RI dengan Pemerintah melalui menteri atau
pimpinan lembaga setingkat menteri atau direktur jenderal
departemen; (2) Alat Kelengkapan DPD-RI dengan Pemerintah
Daerah atau DPRD; (3) Alat Kelengkapan DPD-RI dengan alat
kelengkapan DPR-RI.
5.1.5.4. Rapat Konsultasi Dengan Alat Kelengkapan DPR
Selain rapat kerja dengan lembaga mitra DPD-RI, Alat
Kelengkapan DPD-RI dapat mengadakan rapat konsultasi
dengan alat kelengkapan DPR. Mekanisme untuk ini belum dapat
diproyeksikan karena masih berproses secara politik antara
lembaga DPD RI dan DPR RI.
5.1.5.5. Rapat Dengar Pendapat (RDP)/Rapat Dengar Pendapat Umum
(RDPU) dengan lembaga mitra Dewan Perwakilan Daerah
Aspirasi masyarakat dan daerah yang telah masuk di DPD-RI dan
sudah diolah dan dianalisa menjadi isu-isu publik strategis
beserta prospek rekomendasi dapat ditindaklanjuti oleh Alat
Kelengkpaan yang relevan diantaranya dengan Rapat Dengar
Pendapat (RDP) dan Rapat Dengar Pendapat Umum (RDPU)
sesuai Tata Tertib DPD.
Rapat Dengar Pendapat (RDP) adalah rapat antara Panitia Kerja,
gabungan komite, panitia perancang Undang-Undang (PPUU)
atau panitia khusus (Pansus) dengan pejabat pemerintah
106
mewakili instansinya baik atas undangan pimpinan DPD maupun
atas permintaan pejabat pemerintah yang bersangkutan.
Sedangkan yang dimaksudkan Rapat Dengar Pendapat Umum
adalah rapat antara alat kelengkapan perseorangan, kelompok,
organisasi atau badan hukum swasta, baik atas undangan
pimpinan alat kelengkapan bersangkutan.
5.1.5.6. Kegiatan Anggota DPD
Selain melalui Rapat Dengar Pendapat Umum (RDPU) dan
kunjungan kerja, Anggota DPD juga menindaklanjuti aspirasi
masyarakat dan daerah pada saat kegiatan di daerah.Demikian
pula selama Anggota DPD berdomisili di daerah pemilihannya
masing-masing.
Anggota DPD setiap selesai melakukan suatu kegiatan kemudian
melaporkan hasil kegiatan tersebut kepada semua alat
kelengkapan DPD-RI guna ditindaklanjuti sesuai ruang lingkup
tugas dan wewenang DPD-RI. Hasil kegiatan berupa input
aspirasi masyarakat, dengan dukungan Sekretariat Jenderal
DPD-RI atau Sekretariat DPD di daerah sudah diolah dan
dianalisa dalam bentuk bentuk isu-isu strategis berikut
rekomendasinya.
Selama Anggota DPD beraktivitas di daerah, Anggota DPD
sembari menyerap dan menampung aspirasi masyarakat dan
daerah dapat menyampaikan perkembangan pelaksanaan tugas
dan wewenangnya. Pada saat itu pula Anggota DPD dapat
menyampaikan tindak lanjut aspirasi masyarakat dan daerah
yang telah diserap dan disampaikan serta ditampung, baik tindak
lanjut yang berada di dalam wewenang DPD-RI sendiri, DPR-RI,
pemerintah dan kementerian atau lembaga lainnya.
107
5.1.5.7. Kunjungan Kerja
Dengan selesainya pelaksanaan tugas penyerapan dan
penghimpunan aspirasi masyarakat dan daerah di dalam
kunjungan kerja oleh Anggota DPD dalam alat kelengkapan DPD-
RI sesuai lingkup tugas dan wewenang alat kelengkapan DPD-RI
selama masa sidang DPD-RI, dituangkan ke dalam Laporan
Kunjungan Kerja. Demikian pula pada saat kunjungan kerja
berikutnya, Anggota DPD dalam alat kelengkapan DPD-RI
menyampaikan perkembangan kepada masyarakat daerah
mengenai aspirasi masyarakat dan daerah yang pernah diserap
dan ditampung sebelumnya serta menyampaikan solusi atau
rekomendasi terhadap berbagai aspirasi masyarakat dan daerah
yang telah disampaikan.
5.1.5.8. Tindak Lanjut melalui Media Massa dan Metode Lainnya
Media massa seperti radio, televisi, koran, majalah, tabloid dan
internet merupakan alat yang sangat efektif untuk menindaklanjuti
aspirasi masyarakat dan daerah yang telah disampaikan ataupun
yang dikumpulkan oleh Anggota DPD. Tindak lanjut aspirasi
masyarakat dan daerah melalui radio dan televisi dapat dilakukan
melalui talk show atau pemberitaan. Sedangkan untuk koran,
tabloid dan majalah, Anggota DPD dapat melakukan dengan cara
menulis artikel ataupun pemberitaan. Demikian juga dengan
internet, Anggota DPD dapat menindaklanjuti aspirasi masyarakat
dan daerah melalui tulisan di jurnal online, blog, facebook dan lain
sebagainya.
Metode lainnya yang dapat digunakan untuk menindak-lanjuti
aspirasi masyarakat dan daerah adalah: (1) focused group
discussion (FGD), dan (2) public hearing (Dengar Pendapat).
108
5.2. Dukungan Admininstrasi dan Persiapan/Pelaksanaan
Setiap kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan terlebih dahulu diproses
administrasinya dengan diterbitkannya Surat Keputusan sebagai dasar hukum
pelaksanaan kegiatan. Beberapa tata cara amdinistrasi dilakukan menurut jenis
kegiatan.
5.2.1 Kegiatan Desiminasi Sistem, Mekanisme, Prosedur Penyerapan
Aspirasi Masyarakat dan Daerah
1) Pemberitahuan kepada Anggota DPD RI tentang rencana
kegiatan Desiminasi Sistem, Mekanisme, Prosedur Penyerapan
Aspirasi Masyarakat dan Daerah disertai dengan bahan
paparan kegiatan dimaksud. Kemudian Anggota DPD mengisi
formulir mengenai kesediaan untuk melaksanakan kegiatan
tersebut;
2) Formulir yang telah diisi oleh masing-masing Anggota DPD
sebagaimana dimaksud pada poin 1), dipergunakan sebagai
bahan/dokumen tindak lanjut didalam memproses pelaksanaan
kegiatan Desiminasi Sistem, Mekanisme, Prosedur Penyerapan
Aspirasi Masyarakat dan Daerah. Selanjutnya koordinasi
secara formal maupun informal dengan pihak-pihak terkait
seperti halnya : Kepala Daerah, Rektor, Akademisi, dan
Instansi terkait;
3) Apabila pihak-pihak terkait sebagaimana dimaksud pada poin
2), tersebut di atas menyetujui rencana pelaksanaan, maka
ditindaklanjuti dengan pembuatan dan pengiriman surat
permohonan kepada pihak-pihak terkait baik sebagai
narasumber maupun sebagai moderator. Apabila pihak-pihak
terkait berhalangan, maka segera dikoordinasikan kembali
kepada Anggota DPD RI;
4) Pengajuan persekot pembiayaan untuk pelaksanaan kegiatan
Desiminasi Sistem, Mekanisme, Prosedur Penyerapan Aspirasi
Masyarakat dan Daerah diajukan ke Biro Perencanaan dan
109
Keuangan cq. Bagian Perbendaharaan dan Perjalanan Dinas
melalui Pusat Kajian Daerah, dan selanjutnya diproses sesuai
mekanisme dan prosedur yang ditetapkan berdasarkan
peraturan perundangan yang berlaku, dengan langkah-langkah
sebagai berikut:
a. Koordinator kantor wilayah/pembantu bendahara di daerah
membuka rekening;
b. Pembayaran biaya kegiatan Desiminasi Sistem,
Mekanisme, Prosedur Penyerapan Aspirasi Masyarakat
dan Daerah dilaksanakan oleh kepala kantor
wilayah/pembantu bendahara di daerah;
c. Pertanggung jawaban administrasi kegiatan Desiminasi
Sistem, Mekanisme, Prosedur Penyerapan Aspirasi
Masyarakat dan Daerah disampaikan kepada Biro
Perencanaan dan Keuangan cq. Bagian Verifikasi;
d. Pertanggung jawaban administrasi kegiatan Desiminasi
Sistem, Mekanisme, Prosedur Penyerapan Aspirasi
Masyarakat dan Daerah yang telah diverifikasi selanjutnya
diteliti kembali sebelum ditanda tangani oleh Pejabat
Pembuat Komitmen (PPK).
e. Dokumen pertanggung jawaban administrasi kegiatan
Desiminasi Sistem, Mekanisme, Prosedur Penyerapan
Aspirasi Masyarakat dan Daerah antara lain meliputi : Paket
Meeting/Jamuan Konsumsi, Backdrop, Dokumentasi Foto
dan Video, Transport Lokal Peserta, Honor Narasumber,
Moderator dan Notulen.
110
5.2.2 Kegiatan Dialog Interaktif/Talkshow Anggota DPD RI di Media
Elektronik Daerah
1) Pemberitahuan kepada Anggota DPD RI tentang rencana
kegiatan Dialog Interaktif/Talkshow di daerah dengan
melampirkan formulir isian yang harus diisi oleh masing-masing
Anggota DPD RI dalam rangka persiapan kegiatan Dialog
Interaktif/Talkshow di Daerah yang pelaksanaannya dilaksanakan
bertepatan dengan kegiatan Anggota DPD RI di Daerah pada
waktu reses. Isian formulir merangkum informasi tentang rencana
waktu dan tempat pelaksanaan (dalam/luar studio), media yang
dipergunakan (televisi atau radio, swasta atau milik
pemerintah/pemerintah daerah), serta narasumber yang dipilih
oleh Anggota DPD RI (biasanya terdiri dari Kepala
Daerah/Rektor/Akademisi/Instansi Terkait);
2) Formulir yang telah diisi oleh masing-masing Anggota DPD RI
sebagaimana dimaksud pada poin 1), dipergunakan sebagai
bahan/dokumen tindak lanjut didalam memproses pelaksanaan
kegiatan Dialog Interaktif/Talkshow. Selanjutnya koordinasi
secara formal maupun informal dengan pihak-pihak terkait seperti
halnya : Kepala Daerah, Rektor, Akademisi, Instansi terkait dan
Media elektronik sebagai Narasumber dan Moderator;
3) Apabila pihak-pihak terkait sebagaimana dimaksud pada poin 2),
tersebut di atas menyetujui rencana pelaksanaan, maka
ditindaklanjuti dengan pembuatan dan pengiriman surat
permohonan kepada pihak-pihak terkait baik sebagai narasumber
maupun sebagai moderator, juga pemberitahuan kepada media
elektronik di daerah. Apabila pihak-pihak terkait berhalangan,
maka segera dikoordinasikan kembali kepada Anggota DPD RI;
4) Pengajuan persekot pembiayaan untuk pelaksanaan kegiatan
Dialog Interaktif/Talkshow diajukan ke Biro Perencanaan dan
Keuangan cq. Bagian Perbendaharaan dan Perjalanan Dinas
111
melalui Pusat Kajian Daerah, dan selanjutnya diproses sesuai
mekanisme dan prosedur yang ditetapkan berdasarkan peraturan
perundangan yang berlaku, dengan langkah-langkah sebagai
berikut:
a. Pembayaran biaya kegiatan Dialog Interaktif/Talkshow
dilaksanakan oleh kepala kantor wilayah/pembantu
bendahara di daerah;
b. Pertanggung jawaban administrasi kegiatan Dialog
Interaktif/Talkshow disampaikan kepada Biro Perencanaan
dan Keuangan cq. Bagian Verifikasi;
c. Pertanggung jawaban administrasi kegiatan Dialog
Interaktif/Talkshow yang telah diverifikasi selanjutnya diteliti
kembali sebelum ditanda tangani oleh Pejabat Pembuat
Komitmen (PPK).
d. Dokumen pertanggung jawaban administrasi kegiatan Dialog
Interaktif/Talkshow antara lain meliputi : Berita Acara Serah
Terima Pekerjaan, Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan,
Berita Acara Pembayaran, NPWP media elektronik, Surat
Setoran Pajak, kuitansi pembayaran (media dan
narasumber), rekaman CD hasil liputan talkshow, serta
dokumen lain yang dibutuhkan.
5.2.3 Kegiatan Pameran DPD RI di Daerah
1) Kegiatan publikasi atas permintaan resmi dari Anggota DPD
RI/Pemerintah Daerah.
2) Sekretaris Jenderal DPD RI menyetujui usulan/permintaan
kegiatan dimaksud.
3) Melakukan koordinasi antara Puskada, Pusdatin, dan Biro
Umum mengenai rencana pelaksanaan kegiatan dimaksud.
4) Berkoordinasi dengan panitia pelaksana kegiatan di daerah.
112
5) Melakukan koordinasi dan negosiasi (harga, disain, dan
materi/fasilitas) antara Panitia Barang dan Jasa dengan Event
Organizer, seperti: pembuatan booth/stand, monitor/TV, sound
system, laptop, pemutar DVD, modem, furniture, banner, dan
foto (Pimpinan/Anggota DPD Provinsi/kegiatan DPD RI),
lambang Garuda, lambang DPD RI, dan materi/fasilitas lain
yang diperlukan.
6) Puskada mengajukan permintaan kepada Pusdatin terkait
materi yang diperlukan dalam kegiatan publikasi, seperti:
softcopy foto (Pimpinan/Anggota DPD Provinsi/kegiatan DPD
RI), buku mengenai DPD RI serta produk yang telah dihasilkan,
stiker, film pendek, dukungan website, dan materi lain yang
diperlukan;
7) Puskada mengajukan permintaan cinderamata (plakat,
gantungan kunci, blocknote, dan lain-lain) kepada Biro Umum
yang nantinya akan dibagikan kepada
peserta/pengunjung/undangan.
8) Panitia Barang dan Jasa melakukan survei ke lokasi
pelaksanaan dan melakukan koordinasi langsung dengan event
organizer terkait pelaksanaan dan pembiayaan kegiatan
sebagaimana dimaksud pada poin 6);
9) Pengajuan Anggaran dan Staf Pendamping kepada Wakil
Sekretaris Jenderal DPD RI dan selanjutnya diteruskan kepada
Sekretaris Jenderal. Atas persetujuan Sekretaris Jenderal DPD
RI, Puskada mengajukan persekot (dengan sepengetahuan/
tandatangan Kepala Pusat Kajian Daerah) ke Biro Perencanaan
dan Keuangan cq. Bagian Perbendaharaan dan Perjalanan
Dinas, dan nama staf pendamping diproses oleh Biro
Administrasi menjadi Surat Tugas.
10) Pengurusan Tiket (PP) dan Akomodasi
113
11) Pertanggungjawaban keuangan ke Biro Perencanaan dan
Keuangan cq. Bagian Verifikasi dan Bagian Perbendaharaan
dan Perjalanan Dinas.
12) Penyerahan laporan hasil pelaksanaan kegiatan kepada Kepala
Pusat Kajian Daerah.
114
BAB VI
PENGAMANAN KANTOR
6.1 Ruang Lingkup
Ruang lingkup pedoman ini terbatas pada wilayah pengamanan
kompleks perkantoran DPD RI di Ibukota Provinsi beserta seluruh isi dan
seluruh personilnya. Untuk itu beberapa batasan meliputi :
1) Kompleks perkantoran Sekretariat DPD RI di Ibukota Provinsi adalah
seluruh areal perkantoran Sekretariat DPD RI beserta isi dan fasilitas
pendukung lainnya, baik yang bersifat statis/tetap maupun yang dapat
dipindah-pindahkan yang terletak di areal gedung Sekretariat DPD RI;
2) Satuan pengamanan kompleks perkantoran Sekretariat DPD RI di
Ibukota Provinsi adalah satuan yang dibentuk dan diorganisir dengan
tugas mengamankan kompleks perkantoran Sekretariat DPD RI di
Ibukota Provinsi yang selanjutnya disebut satuan pengamanan;
3) Piket adalah petugas yang bertanggung jawab tentang keamanan dan
ketertiban kompleks perkantoran DPD RI;
4) Petugas jaga/pam adalah seluruh personil/anggota jaga dari mulai
komandan jaga/pam beserta anggotanya yang bertugas menjaga
keamanan dan ketertiban kompleks perkantoran Sekretariat DPD RI
yang bertanggung jawab penuh kepada piket pembina dan atau
komandan/kepala satuan pengamanan;
5) Petugas keamanan lainnya adalah seluruh petugas keamanan yang
diperbantukan kepada Sekretariat DPD RI di Ibukota Provinsi di luar
organik yang bertugas mengamankan/membantu mengamankan
kompleks perkantoran Sekretariat DPD RI di Ibukota Provinsi beserta
seluruh kegiatannya;
6) Karyawan adalah seluruh personil Sekretariat DPD RI di Ibukota
Provinsi yang selanjutnya disebut karyawan;
115
7) Karyawan lainnya adalah seluruh personil yang bukan pegawai
Sekretariat DPD RI di Ibukota Provinsi, tetapi bekerja secara tetap di
lingkungan/kompleks perkantoran Sekretariat DPD RI di Ibukota
Provinsi yang selanjutnya disebut karyawan lainnya;
8) Tamu adalah setiap orang yang berada di kompleks perkantoran
Sekretariat DPD RI di Ibukota Provinsi yang bukan karyawan dan
bukan karyawan lainnya, serta bukan pejabat negara/pejabat
pemrintah lainnya;
9) Wartawan adalah petugas pers yang meliput kegiatan DPD RI baik
dari media cetak maupun elektronik yang memiliki identitas jelas baik
stasiun maupun harian serta tanda pengenal yang diberikan
Sekretariat DPD RI di Ibukota Provinsi;
10) Pos komando (Posko) adalah tempat kedudukan piket pembina
beserta petugas pengamanan lainnya mengendalikan pelaksanaan
tugas pengamanan kompleks perkantoran Sekretariat DPD RI di
Ibukota Provinsi dengan berbagai fasilitas yang ada untuk mendukung
kelancaran tugasnya;
11) Pos adalah tempat anggota jaga melaksanakan tugasnya;
12) Perlengkapan adalah sarana kerja yang digunakan oleh satuan
pengamanan dalam melaksanakan tugas-tugasnya;
13) Patroli adalah suatu kegiatan pengamanan dalam bentuk ronda,
bersifat mobil bertugas mengonntrol dan mengawasi situasi
keamanan, kesiapan pos-pos jaga di kompleks perkantoran Sekretariat
DPD RI yang dilakukan oleh petugas jaga;
14) Pedoman adalah suatu metode yang mengatur urut-urutan
kegiatan/cara bertindak dalam melaksanakan tugas untuk menangani
berbagai permasalahan/problem yang dihadapi;
15) Tugas adalah suatu kegiatan yang harus/wajib dikerjakan yang dapat
dibatasi ruang dan waktu yang melahirkan tanggung jawab;
16) Perintah adalah tugas yang diberikan/datang dari atasan yang dapat
disampaikan secara lisan maupun tertulis;
116
17) Tanggung jawab adalah suatu sikap/konsekuensi dari penerimaan
tugas yang diimbangi kewenangan;
18) Demonstran adalah sekelompok orang/manusia yang menyampaikan
pendapat (aspirasi) dimuka umum (di sekitar kompleks perkantoran
Sekretariat DPD RI di Ibukota Provinsi) dengan melakukan
pengerahan massa sebagai alat untuk menekan sasaran/pejabat
tertentu dalam rangka mencapai tujuannya.
6.2 Petunjuk Pelaksanaan Pengamanan
6.2.1 Langkah petugas keamanan :
1) Menerima kedatangan tamu/delegasi (di pos penjagaan/posko)
dan menyalurkan ke posko untuk didaftar sebagai tamu dengan
mencatat :
Asal delegasi;
Jumlah delegasi;
Maksud kedatangan delegasi;
Pimpinan delegasi (diberikan tanda pengenal tamu dengan
meninggalkan kartu identitas diri);
2) Memberitahukan kepada Staf/Koordinator tentang kedatangan
delegasi tersebut;
3) Melakukan koordinasi dengan Kepolisian setempat dan
pengamanan Sekretariat DPD RI di Ibukota Provinsi untuk
kesiapan penerimaan tamu/delegasi;
4) Mengarahkan pimpinan tamu/delegasi ke Staf/Koordinator untuk
proses lebih lanjut, sedangkan anggota tamu/delegasi lainnya
menunggu di luar pagar;
5) Mempersilahkan perwakilan tamu/delegasi sebanyak-banyaknya
10 (sepuluh) orang, untuk memasuki ruangan yang telah
disediakan dan apabila jumlah anggota delegasi lebih dari 10
(sepuluh) orang, sisanya menunggu di luar pagar kompleks
perkantoran Sekretariat DPD RI di Ibukota Provinsi;
117
6) Mendampingi staf selama delegasi berada dilokasi perkantoran
DPD RI di Ibukota Provinsi;
7) Menjaga keamanan dan ketertiban selama kunjungan
tamu/delegasi berlangsung bersama Kepolisian setempat dan
pengamanan DPD RI di Ibukota Provinsi sesuai dengan ketentuan
penerimaan tamu yang telah ditetapkan;
8) Dalam keadaan memaksa, pengamanan bekerjasama dengan
Kepolisian setempat untuk melakukan penertiban;
9) Mengembalikan kartu identitas diri pimpinan/delegasi dan
mengambil kembali tanda penenal tamu apabila rombongan
tamu/delegasi meninggalkan lokasi kantor Sekretariat DPD RI di
Ibukota Provinsi.
6.2.2 Kepala Kantor/Pejabat/Staf
1) Menghubungi anggota DPD RI sesuai dengan permintaan
tamu/delegasi dan permasalahannya;
2) Menyampaikan hasil proses lebih lanjut tentang maksud
kedatangan tamu/delegasi yang telah diupayakan oleh staf
kepada bagian pengamanan;
3) Memberikan penjelasan kepada tamu/delegasi tentang kesediaan
atau tidaknya Anggota DPD RI untuk menerima delegasi yang
diterima dan lain-lain hal yang perlu dijelaskan kepada
tamu/delegasi;
4) Mengarahkan tamu/delegasi dimana harus menunggu sebelum
tamu/delegasi diterima didampingi oleh petugas pengamanan dan
Kepolisian setempat.
6.2.3 Prosedur Penanganan Peminta Sumbangan
1) Tanya kepentingannya, apabila bermaksud untuk meminta
sumbangan pada prinsipnya tidak diijinkan;
2) Apabila mereka lolos/mampu mengelabui petugas pengamanan
dan datang ke ruang kerja, agar seluruh Anggota DPD RI,
118
karyawan maupun karyawan lainnya, mengecek surat
rekomendasi;
3) Apabila tidak ada surat rekomenasi tersebut mohon tidak dilayani
dan diinformasikan ke posko pengamanan;
4) Khusus bagi sumbangan yang bersifat musibah/bencana nasional
harus menempuh prosedur dan ketentuan yang berlaku sebagai
berikut :
a. Membawa surat tugas dari panitia/lembaga resmi yang
bertugas menangani musibah/bencana nasional tersebut;
b. Arahkan ke staf untuk mendapatkan petunjuk dan arahan
dari koordinator dan dari Anggota DPD RI;
c. Apabila sudah mendapat ijin/rekomendasi dari
Koordinator/Anggota DPD RI agar tetap menyesuaikan
dengan pedoman yang berlaku.
6.2.4 Prosedur Penanganan Pedagang dan Sales
1) Pada prinsipnya tidak diperbolehkan berdagang di lantai-lantai/ke
ruang-ruang kerja tanpa ijin pejabat Sekretariat DPD RI di Ibukota
Provinsi;
2) Pada prinsipnya tidak diperbolehkan menawarkan/promosi
barang/jasa ke ruang-ruang kerja tanpa ijin Koordinator.
6.2.5 Prosedur Pengamanan Rapat/Sidang
1) Mengadakan pengecekan terhadap kesiapan dan rencana
pengamanan gedung/ruang rapat dan sekitarnya;
2) Berkoordinasi dan bekerjasana dengan petugas lainnya yang
mempersiapkan fasilitas ruang rapat;
3) Setelah aman dan kelengkapan fasilitas rapat siap, selanjutnya
menempatkan 2 (dua) orang atau lebih petugas pengamanan
untuk mengamankan gedung/ruang rapat tersebut;
4) Terhadap kemungkinan sidang yang berjalan marathon sampai
dengan malam hari, kepala pengamanan mengatur pergantian
119
petugas jaga sesuai kebutuhan dan perkembangan situasi
lapangan;
5) Untuk pengamanan sidang/rapat yang berjalan lebih dari satu
hari, dibuat rencana pengamanan tersendiri yang bekerja sama
dan berkoordinasi dengan aparat pengamanan lainnya.
6.3 Prosedur Penanggulangan Keributan
6.3.1 Kegaduhan
1) Dapat terjadi pada saat pelaksanaan rapat;
2) Siapkan petugas pengamanan untuk mengamankan jalannya
rapat;
3) Petugas pengamanan yang bertugas saat itu segera bertindak
dengan mendatangi mereka;
4) Ucapkan selamat pagi/siang/sore/malam;
5) Diingatkan agar mereka tenang dan tidak membuat kegaduhan
yang dapat mengganggu persidangan sesuai tata tertib dan
ketentuan yang berlaku;
6) Apabila tidak mengindahkan, petugas pengamanan segera
bertindak tegas, perintahkan keluar ruangan/tempat tersebut;
7) Koordinasikan dengan petugas kepolisian.
6.3.2 Perkelahian
1) Bisa terjadi baik bersifat perorangan maupun antara kelompok
yang saling bertentangan;
2) Petugas pengamanan segera bertindak menetralisir situasi sesuai
kemampuan yaitu :
Bila bersifat perorangan segera atasi;
Bila bersifat kelompok (masal) siapkan satuan pengamanan;
Amankan tempat kejadian;
Posko maupun pos tidak boleh kosong;
3) Berikan peringatan kepada mereka agar menghentikan
perkelahian;
120
4) Segera lerai, amankan pelaku, kendalikan siatuasi dengan tetap
memperhatikan keamanan petugas;
5) Bila ada korban segera larikan dibawa ke rumah sakit terdekat,
koordinasikan dengan dokter jaga;
6) Upayakan selesaikan sampai dengan tuntas, berdamai dengan
masing-masing membuat pernyataan tertulis, tekankan untuk
tidak terulang kembali;
7) Bila tidak dapat diatasi segera laporkan dan minta bantuan polisi.
6.4 Prosedur Penanganan Demonstran
6.4.1 Tahap Persiapan
1) Petugas pengamanan dan atau staf aktif mencari informasi,
berupaya mengetahui lebih awal tentang kemungkinan akan
terjadi demonstrasi di sekitar kompleks perkantoran Sekretariat
DPD RI di Ibukota Provinsi;
2) Selalu berkoordinasi, minta informasi kepada petugas/aparat
kepolisian, mengikuti pemberitaan koran/surat kabar maupun
pemberitaan TV;
3) Diskusikan dengan koordinator/staf;
4) Berikan penerangan kepada seluruh staf :
Kapan akan terjadi (hari H jam J);
Siapa pelakunya (dari unsur mana);
Apa masalahnya;
Berapa Kekuatan;
Analisa sementara terhadap kemungkinan-kemungkinan yang
dapat terjadi (berdasarkan pengalaman maupun karakter yang akan
berdemo).
6.4.2 Kemungkinan perkembangan situasi
1) Demonstran brutal
Bergerak atas perintah, berdasarkan hasil koordinasi dengan
aparat kepolisian yang dilakukan antar komandan/kepala di
lapangan;
121
Melaksanakan tugas-tugas lain sesuai batas kewenangan
yang ada hasil koordinasi dengan aparat kepolisian;
Tetap berada dalam pagar (tidak keluar pagar).
2) Demonstran diterima Anggota DPD RI (di depan masa) atau staf
ahli/koordinator/staf
Mengkomunikasikan dengan staf untuk disampaikan kepada
pejabat yang dimaksud;
Bersama aparat kepolisian mengawal, mengamankan
Anggota DPD RI di Ibukota Provinsi sejak dari kantor
kerjanya, selama di perjalanan menuju pintu gerbang, saat
menyampaikan penjelasan di depan massa, sampai selesai
dan kembali menuju ruang kerja;
Tetap dalam keadaan siaga.
3) Perwakilan demonstran diterima di kantor Anggota DPD RI di
Ibukota Provinsi
Mengkomunikasikan kepada koordinator/staf untuk
disampaikan kepada Anggota DPD RI yang dimaksud;
Bersama polisi mengantar perwakilan demonstran menuju
kantor Anggota DPD RI di Ibukota Provinsi atau tempat lain
yang telah ditentukan;
Pengamanan kantor/tempat penerimaan perwakilan
demonstran diperkuat;
Piket terus memonitor pelaksanaan diskusi dan massa di
lapangan;
Wartawan tetap dikendalikan oleh koordinator/staf sesuai
pedoman yang berlaku;
Bersama polisi mengantar kembali perwakilan demonstran
bergabung dengan massanya.
122
6.4.3 Tahap akhir
1) Tetap dalam keadaan siaga;
2) Tunggu sampai massa membubarkan diri;
3) Setelah aman (koordinasikan dengan aparat kepolisian)
pengamanan dapat ditarik, siap konsolidasi.
6.5 Prosedur Penanganan Kasus Pencurian
6.5.1 Siang hari (jam dinas)
1)Setiap personil yang mengetahui terjadi upaya pencurian segera
melapor kepada petugas pengamanan terdekat;
2)Setelah menerima laporan petugas pengamanan lainnya segera
bertindak dan sejauh mungkin dapat mengatasi secepat mungkin;
3)Amankan tempat kejadian, bertindak profesional, tidak over acting,
sehingga tidak menimbulkan kegaduhan/keributan;
4)Lapor ke kepala pengamanan dan koordinasikan dengan piket;
5)Koordinasikan dan serahkan kepada petugas kepolisian.
6.5.2 Malam hari (di luar jam dinas)
1) Satu orang petugas menelepon petugas kepolisian yang terdekat;
2) Piket beserta anggota menuju tempat kejadian;
3) Amankan tempat kejadian, bertindak profesional, tidak over acting;
4) Tutup pintu-pintu masuk;
5) Posko maupun pos tidak boleh kosong;
6) Piket melapor kepada Anggota/koordinator/staf.
6.5.3 Bila tertangkap tangan
1) Amankan pelaku, hindari main hakim sendiri;
2) Amankan barang bukti;
3) Inventarisir saksi mata;
4) Usahakan tidak merubah posisi barang sebelum petugas polisi
datang;
5) Amankan tempat kejadian dari pengunjung.
6.5.4 Buat laporan kejadian.
6.6 Prosedur Penanggulangan Teror
123
6.6.1 Pencegahan Teror
1) Terapkan seluruh pedoman yang berlaku;
2) Kegiatan pengamanan fisik, terhadap personil yang diduga kuat
membawa barang-barang tertentu untuk tindakan teror;
3) Segera menghubungi pengamanan, manakala diketahui adanya
benda tertentu yang mencurigakan dapat membahayakan
keamanan dan keselamatan serta menimbulkan rasa takut yang
sangat baik perorangan maupun kelompok/masyarakat;
4) Melaksanakan patroli pengecekan terhadap obyek-obyek yang
sangat mungkin dijadikan sasaran teror.
6.6.2 Penanggulangan kasus teror
1) Kasus teror fisik
a. Amankan tempat kejadian;
b. Amankan tersangka (bila tertangkap tangan) berikut identitasnya;
c. Amankan barang bukti;
d. Catat dengan lengkap identitas saksi-saksi;
e. Segera laporkan kepada pihak kepolisian untuk segera datang ke
tempat kejadian;
f. Apabila ditemukan benda-benda yang mencurigakan maka dengan
dasar laporan kepala pengamanan, pimpinan instansi
mengumumkan ke seluruh anggota dan karyawan untuk
meninggalkan gedung dan tidak panik.
2) Kasus teror non fisik
a. Terima laporan lengkap pelapor, dengan dicatat :
Siapa pelapor (sesuai identitas resmi);
Apa yang telah terjadi (isi ancaman);
Dimana telah terjadi;
Dengan apa kasus tersebut terjadi;
Mengapa kasus tersebut terjadi;
Bagaimana kasus tersebut terjadi;
Bilamana/kapan kasus tersebut terjadi;
124
Dan siapa saksi-saksi;
b. Segera laporkan kepada pihak kepolisian;
c. Laporkan dan koordinasikan kepada instansi terkait;
d. Bila dipandang sangat rawan, dilaksanakan pengamanan fisik
kepada pelapor, oleh pengamanan atau langsung pihak kepolisian.
6.7 Perlengkapan
Guna mendukung perlengkapan tugas-tugas piket maupun tugas jaga
diberikan perlengkapan yang memadai, baik perlengkapan perorangan,
perlengkapan satuan maupun berbagai perlengkapan inventaris lainnya
sehingga pedoman ini dapat diterapkan sebagaimana mestinya antara
lain :
6.7.1 Perlengkapan seragam dan atribut antara lain :
1) Baju/pakaian seragam dan kaos dalam;
2) Sepatu dan kaos kaki;
3) Topi dan atribut lainnya;
4) S a b u k;
5) P e l u i t;
6) Buku saku anggota.
6.7.2 Perlengkapan satuan
1) HT (Handy Talky);
2) Jas hujan;
3) Tongkat;
4) Senter 3 battery;
5) Pisau belati;
6) B o r g o l;
7) Senter lalu lintas.
6.7.3 Petugas Piket
125
1) Melaksanakan tugas piket selama 1 x 24 jam sejak pukul 10.00
WIB/WITA/WIT sampai dengan pukul 10.00 WIB/WITA/WIT hari
berikutnya;
2) Di dalam jam dinas (pukul 08.00 WIB/WITA/WIT s.d. 17.00
WIB/WITA/WIT) membantu sepenuhnya dalam memelihara
keamanan ketertiban di seluruh kompleks perkantoran Sekretariat
DPD RI di Ibukota Provinsi;
3) Melaksanakan dan mengatur patroli, mengadakan pengecekan
lapangan terhadap pos-pos jaga;
4) Memantau seluruh kegiatan di kompleks perkantoran Sekretariat
DPD RI di Ibukota Provinsi dan kantor Anggota DPD RI (kegiatan
sidang, kegiatan para demonstran, para delegasi/perwakilan-
perwakilan yang datang ke kantor Anggota DPD RI, petugas
kebersihan dan sebagainya);
5) Bertanggung jawab kebersihan sekitar posko keamanan, barang-
barang inventaris, dan buku yang berada di posko;
6) Membuat laporan kejadian;
7) Memahami seluruh piranti lunak yang ada di posko;
8) Melaksanakan serah terima piket;
9) Dalam melaksanakan tugasnya agar tetap selalu bekerja sama
dan berkoordinasi dengan para sektor, dan aparat pengamanan
lainnya yang berada di kompleks perkantoran Sekretariat DPD RI
di Ibukota Provinsi.
6.8 Instruksi Koordinasi
126
1) Setiap kejadian/peristiwa tersebut di atas dilaporkan kepada Kepala
Sekretariat DPD RI di Ibukota Provinsi atau Koordinator dengan
tembusan pejabat lain yang sesuai dengan kepentingan dan dibuat
laporan kejadian yang lengkap dengan memenuhi unsur :
Siapa;
Apa;
Bilamana;
Dimana;
Mengapa.
2) Dalam setiap menyuampaikan laporan kejadian, utamakan kecepatan
dari pada kelengkapan, laporan lengkap menyusul;
3) Harus dikoordinasikan kepada petugas pengamanan lainnya;
4) Diserah terimakan kepada piket dan atau petugas jaga baru dalam
pelaksanaan serah terima piket maupun jaga dengan sempurna (detail);
5) Prinsip pengmanan harus dipegang oleh setiap petugas adalah :
Tidak boleh ada gap/kekosongan petugas;
Piket dan atau petugas jaga lama ditarik setelah piket dan petugas
jaga baru siap di tempat (pos);
Siap naik jaga kumpul di pos pengmanan, dan siap turun jaga
kumpul di pos pengamanan;
6) Kebersihan
Setiap petugas, bertanggung jawab terhadap kebersihan pos
masing-masing dan sekitarnya;
Komandan kelompok bertanggung jawab atas pengaturan
pelaksanaan pembersihan oleh anggota pos jaga di lingkungan
tugasnya.
6.9 Penegakan Disiplin
127
1) Disiplin merupakan kebutuhan baik perorangan maupun satuan yang
harus dibentuk, dipelihara dan diterapkan dalam kehidupan sehari-
hari;
2) Pembentukan disiplin dapat dibentuk melalui kegiatan nyata di
lapangan yang pada akhirnya dapat melahirkan kebanggaan;
3) Ketentuan penggunaan seragam dan atribut akan diatur kemudian
pakaian seragam petugas pengamanan.
128
BAB VII
PENUTUP
Buku pedoman ini untuk dilaksanakan sebagaimana mestinya dan
berbagai kondisi lapangan untuk dapat diselaraskan. Dalam hal terdapat
berbagai kesulitan dan kebutuhan untuk pengembangan untuk dikonsultasikan
kepada Sekretaris Jenderal/Wakil Sekretaris Jenderal DPD RI.
---------------- ooo-----------------
129