65
BAB IV
RANCANGAN SISTEM USULAN
4.1. Analisa Kebutuhan Software
Analisis kebutuhan merupakan langkah awal untuk menentukan
gambaran perangkat yang akan dihasilkan ketika pengembang
melaksanakan sebuah proyek pembuatan software. Software yang baik dan
sesuai dengan kebutuhan pengguna sangat tergantung pada keberhasilan
dalam melakukan analisis kebutuhan. Untuk proyek-proyek software yang
besar, analisis kebutuhan dilaksanakan setelah aktivitas sistem information
engineering dan software project planning.
Analisa kebutuhan yang baik belum tentu menghasilkan software yang
baik, tetapi analisa kebutuhan yang tidak tepat menghasilkan perangkat
yang tidak berguna. Mengetahui adanya kesalahan pada analisis kebutuhan
pada tahap awal memang jauh lebih baik, tapi kesalahan analisis kebutuhan
yang diketahui ketika sudah memasuki penulisan kode atau pengujian,
bahkan hampir masuk dalam tahap penyelesaian merupakan malapetaka
besar bagi pembuat software. Biaya dan waktu yang diperlukan akan
menjadi sia-sia.
Ada tiga faktor yang harus dipenuhi ketika melakukan analisis
kebutuhan ini, yaitu lengkap, detail, dan benar. Lengkap artinya semua
yang diharapkan oleh klien telah didapatkan oleh pihak yang melakukan
analisis.
66
Detail maksudnya adalah berhasil mengumpulkan informasi yang
terperinci.Semua data dari analisis kebutuhan ini haruslah benar, sesuai
apa yang dimaksud oleh klien, bukan benar menurut apa yang dipikirkan
oleh pihak analisis.
4.1.1. Analisa Kebutuhan
Analisa kebutuhan meliputi tahapan analisa kebutuhan fungsionalitas
dari masing-masing pengguna langsung terhadap sistem unfirmasi
pengeluaran kas kecil pada PT. Sagara Harta Indo.
A. Kasir
A.1. Kasir berhak melakukan login pada form login.
A.2. Kasir berhak untuk mengelola data pengajuan kas kecil.
A.3. Kasir berhak mengelola jurnal.
A.4. Kasir berhak untuk mengelola laporan.
A.5. Kasir berhak untuk mengubah kata sandi.
B. Manager Accounting
A.1. Manager Accounting berhak melakukan login pada form login.
A.2. Manager Accounting berhak untuk mengakses jurnal.
A.3. Manager Accounting berhak untuk megelola laporan.
A.4. Manager Accounting berhak untuk mengubah kata sandi.
67
4.1.2 Use Case Diagram
Use Case Diagram pada rancangan sistem usulan yang dihasilkan adalah
sebagai berikut :
Gambar IV.1
Use Case Diagram Usulan
Definisi Aktor pada menu Usecase Diagram
Tabel IV.1
Definisi Aktor pada Menu Use Case Diagram
No Aktor Deskripsi
1 Kasir Kasir merupakan orang yang bertanggung
jawab untuk mengelola pengajuan kas kecil, jurnal dan membuat laporan.
2 Manager Accounting Merupakanorang yang bertanggung jawab melakukan pengawasan terhadap pengajuan
kas kecil,pembuatan jurnal dan laporan keuangan.
68
Definisi menu Use Case Diagram
Tabel IV.2
Definis Menu Use Case Diagram
No Use Case Deskripsi
1 Login Merupakan proses yang pertama kali dilakukan agar pengguna dapat mengakses aplikasi.
2 Logout Merupakan proses untukkeluar dari
program utama.
3 Mengelola pengajuan kas kecil
Merupakan proses yang dilakukan oleh kasir untuk mengelola
pengajuan pengeluaran kas kecil yang diminta oleh departemen.
4 Menambah Pengajuan Merupakan proses untuk
menambah pengajuan kas kecil.
5 Mengubah Pengajuan merupakan proses untuk mengubah pengajuan kas kecil.
6 Menghapus Pengajuan Merupakan proses untuk menghapus pengajuan kas kecil
7 Mencari Pengajuan Merupakan proses untuk mencari
pengajuan kas kecil.
8 Melihat Pengajuan Merupakan proses untuk melihat pengajuan kas kecil.
9 Mengelola Jurnal Merupakan proese untuk mengelola
jurnal berupa jurnal umun dan khusus.
10 Mengelola jurnal umum Merupakan proses mengelola jurnal
umum dari transaksi yang telah dilakukan.
11 Mengelola Jurnal Khusus Merupakn proses mengelola jurnal
khusus dari transaksi yang telah dilakukan.
12 Membuat Laporan Merupakan proses untuk membuat laporan per periode setiap akhir
bulan.
13 Membuat Laporan Kas Keluar Merupakan Proses untuk membuat laporan kas keluar per periode.
14 Mengubah Kata Sandi Merupakan proses untuk mengubah
kata sandi masing-masing user
69
yang digunakan untuk login ke sistem.
15 Mengakses Kas Kecil Merupakan proses untuk melihat pengeluaran kas kecil pada sistem.
16 Mengakses Jurnal Merupakan proses untuk melihat jurnal umum dan khusus pada
sistem.
17 Mengelola Akun Merupakan proses untuk mengelola data akun meliputi menambah
akun, mengubah akun, menghapus akun, mencari akun dan melihat akun.
18 Menambah Akun Merupakan proses untuk menambah akun.
19 Menghapus akun Merupakan proses untuk menghapus akun.
20 Mencari akun Merupakan proses untuk mencari
akun.
21 Mengubah akun Merupakan proses untuk mengubah akun.
22 Melihat akun Merupakan proses untuk melihat
akun.
70
4.1.3. Activity Diagram
Activity Diagram sistem pengeluaran dana kas kecil yang diusulkan di
PT Sagara Harta Indo adalah sebagai berikut :
1. Activity Diagram Menu Login
Gambar IV.2
Activity Diagram Menu login
71
2. Activity Diagram Mengelola Pengajuan Kas Kecil
Gambar IV.3
Activity Diagram Mengelola Pengajuan Kas Kecil
72
3. Activity Diagram Mengelola Jurnal
Gambar IV.4
Activity Diagram Mengelola Jurnal
73
4. Activity Diagram Membuat Laporan
Gambar IV.5
Activity Diagram Mengelola Laporan
5. Activity Diagram mengubah kata sandi
Gambar IV.6
ActivityDiagram Mengubah Kata Sandi
74
4.2. Desain
4.2.1. Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) untuk sistem pengeluarn dana
kas kecil yang diusulkan di PT Sagara Harta Indo adalah sebagai berikut :
Gambar IV.7
Entity Relationship Diagram (ERD) Pengeluran Dana Kas Kecil
75
4.2.2. Logical Record Structure (LRS)
Logical Record Structural (LRS) untuk sistem pengeluaran dana
kas kecil yang diusulkan di PT Sagara Harta Indo adalah sebagai berikut:
Gambar IV.8
Logical Record Structure (LRS) Pengeluaran Dana Kas Kecil
76
4.2.3. Spesifikasi File
1. Sesifikasi File User
Nama DataBase : pengeluaran
Nama File : User
Akronim : User.myd
Tipe File : File User
Akses File : Random
Panjang Record : 93 byte
Field Key : Username
Software : MySQL
Tabel IV.3
Tabel Spesifikasi File User
No. Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1 Username Username varchar 20 Primary Key
2 Nama Lengkap Nama_lengkap
varchar 35
3 Katasandi Kata_sandi Int 35
4 Level Level varchar 3
2. Sesifikasi File Pengajuan Kas Kecil
Nama DataBase : pengeluaran
Nama File : Pengajuan Kas Kecil
Akronim : Pengajuan Kas Kecil.myd
Tipe File : File Pengajuan Kas Kecil
Akses File : Random
77
Panjang Record : 280 byte
Field Key : No_Pengajuan
Software : MySQL
Tabel IV.4
Tabel Spesifikasi File Pengajuan Kas Kecil
No. Elemen Data Akronim Tipe Panjang
Keterangan
1 No Pengajuan No_pengajuan Char 8 Primary Key
2 Tanggal Pengajuan
Tanggal_pengajuan
Date
3 Departemen Departemen Varchar 12
4 Jumlah pengajuan
Jumlah_pengajuan
Double
5 Keterangan Keterangan Varchar 225
6 Yang mengajukan
Yang_mengajukan
Varchar 35
3. Spesifikasi File Akun
Nama DataBase : Pengeluaran
Nama File : Akun
Akronim : akun.myd
Tipe File : File Akun
Akses File : Random
Panjang Record : 41
Field Key : Kode_akun
Software : MySQL
78
Tabel IV.5
Tabel Spesifikasi File Akun
No. Elemen Data Akronim Tipe Panjang
Keterangan
1 Kode Akun Kode_Akun Char 5 Primary Key
2 Nama Akun Nama_akun Varchar 20
3 Jenis akun Jenis_akun Varchar 10
4 Saldo normal Saldo_normal Varchar 6
4. Spesifikasi File Jurnal
Nama DataBase : Pengeluaran
Nama File : Jurnal
Akronim : Jurnal.myd
Tipe File : File Jurnal
Akses File : Random
Panjang Record : 116
Field Key : No_referensi
Software : MySQL
Tabel IV.6
Tabel Spesifikasi Jurnal
No. Elemen Data Akronim Tipe Panjang
Keterangan
1 No referensi No_referensi Char 8 Primary Key
2 Tanggal Jurnal Tanggal_Jurnal Date
3 No Bukti No_Bukti Char 8
79
4 Keterangan Keterangan Varchar 100
5. Spesifikasi File Jurnal Detail
Nama DataBase : Pengeluaran
Nama File : Jurnal Detail
Akronim : Jurnal_Detail.myd
Tipe File : File Jurnal Detail
Akses File : Random
Panjang Record : 13
Field Key : No_referensi
Software : MySQL
Tabel IV.7
Tabel Spesifikasi File Jurnal Detail
No. Elemen Data Akronim Tipe Panjang
Keterangan
1 No referensi No_referensi Char 8 Primary Key
2 Kode akun Kode_Akun Char 5
3 Debet Debet Double
4 Keterangan Keterangan Double
6. Spesifikasi File Jurnal Khusus
Nama DataBase : Pengeluaran
Nama File : Jurnal Detail
Akronim : Jurnal_Detail.myd
Tipe File : File Jurnal Detail
Akses File : Random
Panjang Record : 116
80
Field Key : No_referensi
Software : MySQL
Tabel IV.8
Tabel Spesifikasi Jurnal Khusus
No. Elemen Data Akronim Tipe Panjang
Keterangan
1 No referensi No_referensi Char 8 Primary Key
2 Kode akun Kode_Akun Char 5
3 Debet Debet Double
4 Keterangan Keterangan Double
4.2.4. Spesifikasi Dokumen Masukan Usulan
a. Nama Dokumen Masukan : Form pengajuan dana kas kecil
Fungsi : Sebagai data awal pengajuan dana kas kecil
Sumber : Kasir
Tujuan : Manager Accounting
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap hari
Format : Lampiran C-1
4.2.5. Spesifikasi Dokumen Keluaran Usulan
a. Nama Dokumen Keluaran : Laporan Pengeluaran Kas
Fungsi : Menampilkan laporan pengeluaran
kas kecil
Sumber : Kasir
Tujuan : Manager Accounting
Media : Kertas
81
Frekuensi : Setiap satu periode
Format : Lampiran D-1
b. Nama Dokumen Keluaran : Laporan Jurnal Khusus
Fungsi : Menampilkan laporan jurnal khusus
pengeluaran dana kas kecil
Sumber : Kasir
Tujuan : Manager Accounting
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap satu periode
Format : Lampiran D-2
4.2.6. Software Architecture
1. Deployment DiagramPengeluaran Kas Kecil
Gambar IV. 9
Deployment Diagram Pengeluaran Kas Kecil
82
2. Class Diagram Pengajuan Kas Kecil
Gambar IV.10
Class Diagram Pengeluaran Kas Kecil
83
3. Sequence Diagram Pengeluaran Kas Kecil
a. Sequence Diagram Tambah Pengajuan Kas Kecil
Gambar IV.11
Sequence Diagram Tambah Pengajuan Kas
84
b. Sequence Diagram Ubah Pengajuan Kas Kecil
Gambar IV.12
Sequence Diagram Ubah Pengajuan Kas Kecil
85
c. Sequence Diagram Hapus Pengajuan Kas Kecil
Gambar IV.13
Sequence Diagram Hapus Pengajuan Kas Kecil
86
d. Sequence Diagram Cari Pengajuan Kas Kecil
Gambar IV.14
Sequence Diagram Cari Pengajuan Kas Kecil
87
4.2.1. User Interface
1. Desain Menu Login Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas Kecil
Di Pt Sagara Harta Indo. Pada desain Menu Login terdapat kolom untuk
mengisi Username, Password dan Login sebagai (Pengguna) juga tombol
Login dan Batal.
Gambar IV.15
Tampilan Menu Login
88
2. Desain Menu Utama Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas Kecil
di Pt Sagara Sagara Harta Indo. Pada desain Menu Utama ini terdapat
menu pilihan untuk masuk ke Menu Master, Transaksi, Laporan dan
Peralatan.
Gambar IV. 16
Tampilan Menu Utama
89
3. Desain Menu User pada Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas
Kecil di PT Sagra Harta Indo. Pada desain Menu User terdapat kolom
untuk mengisi Username, Nama Lengkap, Kata Sandi dan Level. Juga
ada tombol pilihan Tambah, Ubah, Hapus dan Tutup.
Gambar IV. 17
Tampilan Menu User
90
4. Desain Menu Pengajuan Kas Kecil Sistem Informasi Akuntansi
Pengeluaran Kas Kecil di PT Sagara harta Indo. Pada desain Menu
Pengajuan Kas Kecil terdapat kolom untuk mengisi No Pengajuan,
Tanggal Pengajuan, Departemen, Jumlah Pengajuan, Keterangan dan
Yang Mengajukan. Juga ada pilihan untuk Tambah, Ubah, Hapus dan
Tutup.
Gambar IV.18
91
Tampilan Menu Pengajuan Kas Kecil
5. Desain Menu Master Akun Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas
Kecil di PT Sagara Harta Indo. Pada desain Menu Master Akun terdapat
Kode Akun, Nama Akun, Jenis Akun dan Saldo Normal. Juga ada pilihan
untuk Tambah, Ubah, Hapus dan Tutup.
Gambar IV. 19
Tampilan Menu Master Akun
92
6. Desain Menu Jurnal Umum Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran
Kas Kecil di PT Sagara Harta Indo. Pada desain Menu Jurnal Umum
terdapat kolom No Referensi, Tanggal Jurnal, No Butki, dan Keterangan.
Juga ada pilihan Tambah, Batal dan Tutup. Serta terdapat tabel Kode
Akun, Debet dan Kredit.
Gambar IV. 20
Tampilan Menu Jurnal Umum
93
7. Desain Menu Jurnal Khusus Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran
Kas Kecil di PT Sagara Harta Indo. Pada desain Menu Jurnal Khusus
terdapat kolom No Referensi, Tanggal Jurnal, No Butki, dan Keterangan.
Juga ada pilihan Tambah, Batal dan Tutup. Serta terdapat tabel Kode
Akun, Debet dan Kredit.
Gambar IV. 21
94
Tampilan Menu Jurnal Khusus
8. Desain Menu Laporan Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas
Kecil di PT Sagara Harta Indo. Pada desain Menu Laporan terdapat
kolom Periode Awal, Periode Akhir dan Laporan. Serta ada pilihan
tombol cetak dan batal.
Gambar IV. 22
Tampilan Menu Laporan
95
9. Desain Menu Ubah Password Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran
Kas Kecil di PT Sagara Harta Indo. Pada desain Menu Ubah Password
terdapat kolom Password Lama, Password Baru, dan tombol Simpan,
batal.
Gambar IV. 23
Tampilan Menu Ubah Password
96
4.2.8. Spesifikasi Hardware dan Software
A. Spesifikasi Hardware
1. Monitor : LCD
2. Keyboard : Keybors Standard 102Keys
3. CPU : Intel Pentium atau AMD 1.3 GHz
4. RAM : 2,00 GB
5. Harddisk : 700 MB untuk instalasi
6. Mouse : 3D Optic
7. Printer : Inkjet atau Laser Printer
B. Spesifikasi Software
1. Sistem Operasi Windows 7
2. Java Development Kit versi 1.8
3. Netbeans IDE 8.1
4. Xampp 1.7.7
97