41
BAB IV
PERANCANGAN SISTEM USULAN
4.1. Umum
Dalam lingkungan bisnis yang global sekarang ini, setiap perusahaan dituntut
untuk mampu bersaing dalam meningkatkan kinerja dan efisiensi saluran distribusi
dengan tujuan untuk memperebutkan pasar yang ada serta memperthankan dan
memperkuat posisi perusahaan dalam menghadapi pesaing-pesaingnya. Disisi lain
perkembangan teknologi informasi mempengaruhi pemrosesan data untuk
perkembangan teknologi informasi yang berguna dalam rangka pengambilan
keputusan.
Salah satu sistem informasi untuk pengambilan keutusan adalah sistem
informasi akuntansi. Informasi akuntansi bertugas untuk mencatat, mengolah,
menyimpan data, menyediakan informasi akuntansi dan keuangan kepada pengguna.
Pemrosesan data informasi akuntansi dapat dilakukan secara manual atau
komputerisasi, sistem manual banyak menggunakan media kertas/dokumen untuk
mencatat transaksinya.
Proses memasukan dan mengolah data secara manual rentan terhadap human
error karena manuisa tidak selamanya berada dalam kondisi yang baik. Saat lelah
manusia tidak dapat produktif melakukan pekerjaannya dengan baik sehingga
memungkinkan data ada mengandung kesalahan yang tidak disengaja. Bila yang
dimasukan kedalam sistem kurang akurat, maka proses yang dilakukan dalam sistem
42
informasi akuntansi manual akan menghasilkan informasi yang tidak akurat dan
lambat penyajiannya.
Untuk mengantisipasi hal tersebut diperlukan sistem komputerisasi akuntansi
dimana pencatatan akuntannsi secara manual kini digantikan oleh komputer yang
terprogram untuk mencatat transaksi dan proses transaksi, serta menyajikan
informasi. Untuk memproses suatu data baik itu pencatatan dan perhitungan
semuanya dilakukan oleh komputer sehingga dapat mengurangi factor human error
dan juga lebih menghemat waktu. Hal itu tentunya memberikan dampak positif bagi
perusahaan dan sumber daya manusia, yaitu pekerjaan akuntansi akan lebih mudah
dan cepat serta dapat meminimalisasi kesalahan dalam menyusun laporan keuangan.
4.2. Prosedur Sistem Akuntansi Usulan
Sistem berjalan yang penulis usulkan tidak jauh beda dari sistem sebelumnya,
hanya saja ada beberapa hal pekerjaan yang dibantu oleh komputer. Dalam sistem ini
ada bebrapa prosedur yang dilaksanakan untuk melakukan penerimaan, prosesur
tersebut sebagai berikut:
1. Prosedur Penerimaan Pembayaran SPP
Siswa wajib membayar iuran SPP sesuai dengan kelas siswa masing-masing,
karena setiap kelas pembayaran SPP berbeda. Setiap pembayaran dilakukan,
siswa dapat langsusng mendatangi ruang Tata Usaha yang kemudian siswa
memberikan kartu SPP dan jumlah uang iuran yang akan dibayar kepada petugas
Tata Usaha. Setelah pembayaran dilakukan, petugas Tata usaha mencatat di kartu
SPP milik siswa dan menginput pembayaran ke dalam file penerimaan kas.
43
Setelah proses penginputan selesai, petugas memberikan kembali kartu SPP
milik siswa serta kwitansi pembayaran yang telah dilakukan.
2. Prosedur Pencatatan Kas
Berdasarkan file penerimaan kas petugas Tata Usaha membuat laporan
penerimaan kas setiap 1 bulan sekali sebagai bukti penerimaan kas pada setiap
bulannya.
3. Prosedur Pembuatan Surat Teguran
Surat teguran dibuat berdasarkan dari Data Penerimaan Kas, data penerimaan kas
itu adalah sebagai data pembayaran SPP dari siswa setiap harinya yang akan di
rekap setiap bulannya. Maka bagi siswa yang telat atau menunggak pembayaran
SPP akan dibuatkan surat teguran dari pihak Tata Usaha yang kemudian akan
ditanda tangani oleh Kepala Sekolah, Surat Teguran yang sudah di ACC oleh
Kepala Sekolah akan diberikan ke wali kelas yang juga nantinya akan ditanda
tangani oleh wali kelas dan kemudian akan diberikan kepada siswa melalui wali
kelas.
4. Prosedur Laporan Penerimaan Kas
Setiap akhir bulan petugas Tata Usaha akan membuat laporan penerimaan kas
selama satu bulan penuh. Laporan penerimaan kas akan diberikan kepada Kepala
Sekolah dan Ketua Yayasan sebagai bukti laporan penerimaan kas pada setiap
bulannya.
44
4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan
Diagram alir data pada sistem penerimaan SPP usulan ini dijelaskan dengan
diagram konteks, dan diagram nol.
4.3.1. Diagram Konteks Sistem Akuntansi Usulan
Kartu SPP, KWT LPK
& ST
Kartu SPP LPK ACC
ST
ST ACC
LPK ACC
Gambar IV.1
Diagram Konteks Sistem Akuntansi Usulan
Keterangan :
LPK : Laporan Penerimaan Kas
LPK ACC : Laporan Penerimaan Kas ACC
ST : Surat Tegran
ST ACC : Surat Teguran ACC
KWT : Kwitansi
Siswa
Ketua
Yayasan
Kepala
Sekolah
0
Perancangan Sistem
Informasi Penerimaan
Kas Pada MI Raudlatull
Mubtadiin Jakarta
45
4.3.2. Diagram Nol Sistem Akuntansi Usulan
Data Siswa File Siswa
Kartu SPP
SiSiswa Kartu SPP
File Penerimaan Kas
Kartu SPP &
KWT
DPK
ST ACC DPK
ST
File Surat Teguran
ST ACC
DPK
Data Perkiraan File Perkiraan
Data Jurnal File Jurnal
LPK
LPK ACC
LPK ACC Data Jurnal
Gambar IV.2
Diagram Nol Sistem Akuntansi Usulan
Keterangan :
DPK : Data Penerimaan Kas
2
Pencatatan
Kas
3
Pembuatan
Surat Teguran
Kepala
Sekolah
5
Laporan
Ketua
Yayasan
Siswa 1
Penerimaan
Pembayaran
SPP
D1
D2
D3
4
Penjurnalan D5
D4
46
4.4. Kamus Data Sistem Akuntansi Usulan
Kamus data sistem penerimaan kas yang penulis usulkan untuk digunakan
dalam merancang masukan, laporan-laporan database adalah sebagai berikut :
4.4.1. Kamus Data Dokumen Masukan Sistem Akuntansi Usulan
1. Kartu SPP
Nama Arus Data : Kartu SPP
Alias : -
Bentuk data : Cetakan komputer
Arus Data : Siswa – proses 1
: proses 2 – siswa
Penjelasan : sebagai bukti pembayaran SPP
Periode : setiap ada pembayaran perbulan
Volume : + 1 bulan
Struktur data : Header + isi + Footer
Header : Nama siswa + Kelas + No. Induk + Nisn
Isi : Bulan + Tanggal + iuran + jumlah + paraf
Footer : mengetahui + tanda tangan
2. Perkiraan
Nama Arus Data : Perkiraan
Alias : -
Bentuk data : Cetakan komputer
Arus Data : File Perkiraan – proses 4
Penjelasan : sebagai pelengkap penjurnalan
47
Periode : setiap pembuatan jurnal
Volume : 30
Struktur data : Header + isi
Header : Logo + Nama Sekolah + Judul
Isi : No_Perkiraan + nama_perkiraan
4.4.2. Kamus data Dokumen Keluaran Sistem Akuntansi Usulan
1. Nama Arus Data : Kwitansi
Alias : KWT
Bentuk Data : Cetakan komputer
Arus Data : Proses 2 - siswa
Penjelasan : Sebagai bukti telah melakukan pembayaran
Periode : Setiap pembayaran SPP
Volume : 50
Struktur Data : Isi + Header + Footer
Header : Logo + Nama Madrasah
Isi : No. Pembayaran + No. Induk + Nama Siswa + Kode Kelas +
Bulan + Jumlah Pembayaran + Tanggal Bayar + Id User +
Nama User
Footer : paraf petugas
48
2. Nama Arus Data : Surat Teguran
Alias : ST
Bentuk Data : Cetakan komputer
Arus Data : Proses 3 – Kepala Sekolah
Penjelasan : Sebagai bentuk teguran
Periode : Setiap ada siswa yang telat membayar SPP
Volume : 50
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header : Logo + Nama Madrasah + Alamat Madrasah
Isi : Nomor + Lampiran + Perihal
Footer : Tanda tangan
3. Nama Arus Data : Jurnal
Alias : -
Bentuk Data : Cetakan komputer
Arus Data : Proses 4 – File Jurnal
Penjelasan : Sebagai pelengkap laporan perbulan
Periode : Setiap pembuatan laporan bulanan
Volume : 50
Struktur Data : Header + Isi
Header : Logo + nama_madrasah + nama_file
Isi : kode_jurnal + nama_perkiraan + no_pemby + tgl_jurnal +
debit+kredit
Footer : Tanda tangan
49
4. Nama Arus Data : Laporan Penerimaan Kas
Alias : LPK
Bentuk Data : Cetakan komputer
Arus Data : Proses 5 – Kepala Sekolah
Penjelasan : Sebagai laporan penerimaan kas perbulan
Periode : Setiap laporan perbulan
Volume : 1
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header : Logo + Nama Madrasah + Alamat Madrasah
Isi : Siswa Yang Membayar + Siswa Yang Menunggak
Footer : Tanda tangan
4.5. Spesifikasi Sistem Usulan
Pada bab ini penulis menjelaskan sistem penerimaan kas yang diusulkan
dengan membuat spesifikasi yang meliputi : bentuk dokumen masukan, bentuk
dokumen keluaran, normalisasi file, spesifikasi file, spesifikasi program, dan struktur
kode.
4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan
1. Nama Dokumen : Perkiraan
Fungsi : Sebagai data untuk membuat jurnal
Sumber : TU
Tujuan : TU
Frekuensi : Setiap pembutan jurnal
50
Jumlah : 1 Lembar
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran C-1
4.5.2 Bentuk Dokumen Keluaran
1. Nama Dokumen : Kwitansi Pembayaran
Fungsi : Sebagai bukti pembayaran telah dilakukan
Sumber : TU
Tujuan : Siswa, TU
Frekuensi : Setiap ada transaksi pembayaran SPP
Jumlah : 1 Lembar
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran D-1
2. Nama Dokumen : Surat Teguran
Fungsi : Untuk membuat surat teguran berdasarkan dari file
siswa
Sumber : TU
Tujuan : Kepala Sekolah
Frekuensi : setiap ada yang menunggak pembayaran
Jumlah : 1 lembar
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran D-2
3. Nama Dokumen : Jurnal
Fungsi : Untuk menjurnal transaksi pembayaran SPP
51
Sumber : TU
Tujuan : Siswa, TU
Frekuensi : Setiap bulan
Jumlah : 1 Lembar
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran D-3
4. Nama Dokumen : Laporan Penerimaan Kas
Fungsi : Sebagai laporan penerimaan kas perbulan
Sumber : TU
Tujuan : Kepala Sekolah, Ketua Yayasan
Frekuensi : Setiap Bulan
Jumlah : 1 Lembar
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran D-4
4.5.3 Normalisasi File
Sebagaimana telah dijelaskan bab sebelumnya, bahwa normalisasi adalah
proses penyederhanaan dalam merancang suatu database dan harus dapat dijawab
apabila kita diberikan data bagaimana kita menentukan struktur logika yang tepat
untuk data tersebut atau bagaimana kita menetukan relasi-relasi yang diperlukan
beserta atributnya.
Adapun proses normalisasi yang terdapat pada sistem penerimaan kas pada MI
Raudlatul Mubtadiin Jakarta adalah sebagai berikut :
52
1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized)
Gambar IV.3 Normalisasi Bentuk Tidak Normal (Unnormalizedfile)
Nm_user no_kwitansi tahun
id_user tgl_byr password_lama
nis nis password_baru
nm_siswa nm_siswa konfirm_password
kelas jns_kelamin kd_jurnal
tempat_lahir kelas tgl_jurnal
tgl_lahir spp_bulan debit
jns_kelamin biaya_spp kredit
agama jml_byr kd_perkiraan
alamat siswa_byr nm_perkiraan
nm_ayah spp_bulan
nm_ibu tahun
biaya_spp siswa_menunggak
thn_ajaran spp_bulan
53
2. Bentuk Normal Pertama (1NF / First Normal Form)
Gambar IV.4. Bentuk Normal Pertama (1NF/First Normal Form)
Keterangan :
*= candidate key
nis*
nm_siswa
kelas
tempat_lahir
tgl_lahir
jns_kelamin
agama
alamat
nm_ayah
nm_ibu
biaya_spp
thn_ajaran
no_kwitansi*
tgl_byr
spp_bulan
jml_bayar
siswa_byr
tahun
siswa_menunggak
password lama
password_baru
konfirm_password
kd_jurnal*
tgl_jurnal
debit
kredit
kd_perkiraan
nm_perkiraan
54
3. Bentuk normal kedua (2NF / second normal form )
Gambar IV.5
Bentuk Normalisasi Kedua ( 2NF / Second Normal Form )
Keterangan :
* = Primary Key
** = Foreign Key
= One two One
nis*
nm_siswa
kelas
tempat_lahir
tgl_lahir
jns_kelamin
agama
alamat
nm_ayah
nm_ibu
biaya_spp
thn_ajaran
no_kwitansi*
tgl_byr
spp_bulan
tahun
nis**
kd_jurnal*
tgl_jurnal
debit
kredit
Tabel siswa Laporan penrimaan kas Tabel Jurnal
kd_perkiraan**
no_kwitansi**
kd_perkiraan*
nm_perkiraan
Tabel Perkiraan
55
4.5.4. Spesifikasi File
Prosedur sistem penerimaan kas yang penulis usulkan membutuhkan beberapa
file pendukung, antara lain :
1. Spesifikasi File Siswa
Nama File : File Siswa
Akronim : Penerimaan _kas.mdb
Fungsi : untuk menyimpan data siswa
Tipe File : File Entity
Media File : Harddisk
Akses File : Random
Panjang Record : 138 byte
Kunci Field : NIS
Software : Microsoft Acces 2003
Tabel IV.1. Spesifikasi File Siswa
No Elemen data Akronim Type Panjang Keterangan
1 NIS nis Number 7 Primary key
2 Nama Siswa nm_siswa Text 20
3 Kelas Kelas Text 5
4 Tempat lahir tempat_lahir Text 20
5 Tanggal lahir tgl_lahir Date/time 10
6 Jenis
Kelamin
jns_kelamin Text 10
56
7 Agama Agama Text 10
8 Nama Ayah nm_ayah Text 20
9 Nama Ibu nm_ibu Text 20
10 Biaya SPP biaya_spp Currency 6
11 Tahun Ajaran thn_ajaran Date/time 10
2. Spesifikasi File penerimaan Kas
Nama file : File Penerimaan Kas
Akronim : Penerimaan _kas.mdb
Fungsi : untuk mengetahui penerimaan kas perbulan
Tipe File : File Transaksi
Media File : Harddisk
Panjang Record : 84 byte
Kunci Field : No Kwitansi
Software : Microsoft Acces 2003
Tabel IV.2. Spesifikasi File Penerimaan Kas
No Elemen data Akronim Type Panjang Keterangan
1 No. Kwitansi No_kwitansi Text 10 Primary Key
2 Tanggal Bayar Tgl_byr Date/time 10
3 NIS Nis Number 7 Foreign Key
4 Nama Siswa Nm_siswa Text 20
5 Kelas Kelas Text 5
6 SPP Bulan Spp_bulan Date/Time 10
57
3. Spesifikasi File perkiraan
Nama file : File perkiraan
Akronim : Penerimaan _kas.mdb
Fungsi : untuk menyimpan data perkiraan
Tipe File : File Entity
Media File : Harddisk
Panjang Record : 24 byte
Kunci Field : no_perkiraan
Software : Microsoft Acces 2003
Tabel IV.3. Spesifikasi File Perkiraan
No Elemen data Akronim Type Panjang Keterangan
1 Kode perkiraan Kd_perkiraan Number 4 Primary key
2 Nama perkiraan Nm_perkiraan text 20
4. Spesifikasi File jurnal
Nama file : File jurnal
Akronim : Penerimaan _kas.mdb
Fungsi : untuk menyimpan data jurnal
Tipe File : File Transaksi
Media File : Harddisk
Panjang Record : 32 byte
Kunci Field : kode_jurnal
Software : Microsoft Acces 2003
58
Tabel IV.4. Spesifikasi File Jurnal
No Elemen data Akronim Type Panjang Keterangan
1 Kode Jurnal Kd_jurnal Text 4 Primary Key
2 No kwitansi No_kwitansi Text 8 Foreign Key
3 Tanggal Jurnal Tgl_jurnal Date/Time 8
4 Debit Debit Currency 6
5 Kredit Kredit Currency 6
59
4.5.5. Struktur Kode
Struktur kode digunakan untuk mewakili suatu data ddan untuk
mempermudah proses data. Dalam pengkodean tersebut hendaknya menggunakan
bentuk kode-kode yang sederhana dan mudah dimengerti, dengan demikian dapat
mempermudah pekerjaan. Struktur kode dalam perancangan sistem penerimaan kas
pada MI Raudlatul Mubtadiin Jakarta adalah sebagai berikut :
1. Kode NIS
Penjelasan :
Type : Number
Size : 7
9 9 9 9 9 9 9
Tahun Masuk Bulan Masuk No Urut
Contoh Kode :
1 6 0 6 0 0 1
Tahun Masuk Bulan Masuk No Urut
Keterangan :
16 : Tahun 2016
06 : Bulan Juni
01 : Nomor Urut Siswa 01
60
2. Kode no kwintasi
Penjelasan :
Type : Text
Size : 10
9 9 9 X X 9 9 9 9
Nomer urut Jenis Klasifikasi Bulan Tahun
Contoh :
0 0 1 R M 0 6 1 6
Nomer urut Jenis Klasifikasi Bulan Tahun
Keterangan :
00 : Nomor Urut
RM : Jenis Klasifikasi
06 : Bulan Juni
16 : Tahun
4.5.6. Spesifikasi Program
Tahap selanjutnya, setelah penulis membuat spesifikasi file yang dibutuhkan
oleh sistem, maka penulis membuat rancangan program yang dibutuhkan sistem
61
usulan. Spesifikasi program yang diusulkan yaitu menerangkan program-program
yang akan digunakan dalam sistem yang akan diterapkan.
HIPO (Hiraerchy plus Input – Proses – Output) merupakan metodologi yang
dikembangkan dan didukung oleh IBM. HIPO sebenarnya adalah alat dokumentasi
program. Akan tetapi sekarang HIPO juga banyak digunakan sebagai alat desain dan
teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem.
Program-program tersebut diterangkan dibawah ini, diawali dengan bagan alir
HIPO yang antara lain:
Gambar IV.6. Diagram HIPO
0.0
Menu Login
1.0
Menu
Utama
0.0
1.1
Menu Entity
1.0
1.2
Transaksi
2.0
1.3
Laporan
3.0
1.5
Exit
5.0
1.1.1
Entry Siswa
1.1
1.2.1
Pembayaran
SPP
2.1
1.3.1
Laporan
Penerimaan
Kas
3.1
1.4
Utility
4.0
1.4.1
Ganti
Password
4.1
1.1.2
Menu
Perkiraan
1.2
1.2.2
Jurnal
2.2
62
1. Spesifikasi Program Menu Login
Nama Program : Menu login
Akronim : Formlogin.frm
Fungsi : Menampilkan menu untuk login ke menu utama
Media Output : Monitor
Media Input : Mouse dan Keyboard
Screen Format : Lampiran E-1
Software : Microsoft Visual Basic 6.0
Proses Program : Pada menu login terdapat dua buah menu, yaitu :
a. Menu Username untuk memasuk nomor username dari user
b. Menu Password untuk memasukkan password user
Untuk menjalankan menu login dapat dilakukan dengan cara mengklik button
masuk yang terdapat pada menu login dan untuk keluar dari program Menu login
pilih menu cancel.
2. Spesifikasi Program Menu Utama
Nama Program : Menu Utama
Akronim : Menu_utama.frm
Fungsi : Menampilkan pilihan menu utama pada sistem penerimaan
kas
Media Output : Monitor
Media Input : Mouse dan Keyboard
Screen Format : Lampiran E-2
63
Software : Microsoft Visual Basic 6.0
Progres Program : Pada menu utama terdapat empat buah pilihan, yaitu :
a. Entity
b. Transaksi
c. Laporan
d. Utility
e. Exit
Pemilihan menu yang akan dijalankan dapat dilakukan dengan cara mengklik
salah satu menu sub menu yang terdapat pada menu utama diatas, untuk log out
dengan username lain pilih menu logout dan untuk keluar dari program menu utama
pilih menu exit.
3. Spesifikasi Program Entry Siswa
Nama Program : Entry Siswa
Akronim : Entry_siswa.frm
Fungsi : Untuk menampilkan data siswa
Indeks Program : nis
Media Output : Monitor
Media Input : Mouse dan Keyboard
Screen Format : Lampiran E-3
Software : Microsoft Visual Basic 6.0
Proses Program :
a. Buka file menu utama
b. Pilih menu entity, lalu pilih entry siswa
64
c. Akan tampil form data siswa, merupakan isi dari data siswa
d. Klik edit untuk mengubah data siswa
e. Klik hapus untuk menghapus data siswa
f. Klik simpan untuk menyimpan data siswa yang baru
g. Klik keluar untuk keluar dari form siswa dan kembali ke menu utama
4. Spesifikasi Program Menu Perkiraan
Nama Program : Menu Perkiraan
Akronim : menu_perkiraan.frm
Fungsi : Untuk menampilkan data perkiraan
Media Output : Monitor
Media Input : Mouse dan Keyboard
Screen Format : Lampiran E-4
Software : Microsoft Visual Basic 6.0
Proses Program :
h. Buka file menu utama
i. Pilih menu entity, lalu pilih menu perkiraan
j. Akan tampil form data perkiraan, merupakan isi dari data perkiraan
k. Klik tambah untuk mengubah data perkiraan
l. Klik hapus untuk menghapus data perkiraan
m. Klik keluar untuk keluar dari form data perkiraan dan kembali ke menu
utama
65
5. Spesifikasi Program Entry Pembayaran SPP
Nama Program : Entry Pembayaran SPP
Akronim : pembayaran_spp.frm
Fungsi : Menampilkan data pembayaran SPP
Media Output : Monitor
Media Input : Mouse dan Keyboard
Screen Format : Lampiran E-5
Software : Microsoft Visual basic 6.0
Proses Program :
a. Buka File Menu Utama
b. Pilih menu Transaksi, lalu pilih menu Entry Pembayaran SPP
c. Akan Tampil form data penerimaan kas SPP, merupakan isi dari data
pembayaran SPP.
d. Pilihan Combobox SPP Bulan berisi beberapa pilihan, diantaranya:
1. Bulan “Januari”
2. Bulan “Februari”
3. Bulan “Maret”
4. Bulan “April”
5. Bulan “Mei”
6. Bulan “Juni”
7. Bulan “Juli”
8. Bulan “Agustus”
9. Bulan “September”
66
10. Bulan “Oktober”
11. Bulan “November”
12. Bulan “Desember”
e. Klik Tambah untuk menambah data pembayaran.
f. Klik Simpan untuk menyimpan data pembayaran.
g. Klik Cetak untuk mencetak hasil data pembayaran.
h. Klik Hapus untuk menghapus data pembayaran.
i. Klik Batal untuk membatalkan transaksi pembayaran.
j. Klik Keluar untuk menutup form penerimaan kas dan kembali ke menu
utama.
6. Spesifikasi Program Transaksi Penjurnalan
Nama program : transjurnal
Akronim : transjurnal.frm
Fungsi : Menampilkan menu transaksi jurnal
Media Output : Monitor
Media Input : Mouse dan Keyborad
Screen Format : Lampiran E-6
Software : Microsoft Visual Basic 6.0
Proses Program :
a. Buka File Menu Utama.
b. Pilih Menu Transaksi, lalu pilih sub menu penjurnalan.
c. Akan tampil form data jurnal.
d. Pilihan combobox tanggal jurnal berisi tanggal transaksi dari jurnal.
67
e. Pilihan combobox kode perkiraan berisi data kode perkiraan.
f. Pilih tambah untuk menambah transaksi input data jurnal.
g. Klik ubah ubah untuk untuk mengubah transaksi data jurnal
h. Klik hapus untuk menghapus input transaksi.
i. Klik batal untuk membatalkan input transaksi.
7. Spesifikasi Program Laporan Penerimaan Kas
Nama Program : LPK
Akronim : LPK.frm
Fungsi : Menampilkan menu laporan penerimaan kas
Indeks Program : -
Media Output : Monitor
Media Input : Mouse dan Komputer
Screen Format : Lampiran E-7
Software : Microsoft Visual Basic 6.0
Proses Program :
a. Buka file menu entity
b. Pilih menu laporan, lalu pilih sub laporan penerimaan kas
c. Akan tampil form laporan penerimaan kas.
d. Klik combo box No Kwitansi untuk memilih berdasarkan no pembayaran
yang akan di laporkan, data di ambil dari pembayaran.
e. Klik combo box periode untuk memilih periode yang akan di laporkan.
68
8. Spesifikasi Program Ganti Password
Nama Program : Ganti Password
Akronim : ganti_password.frm
Fungsi : Merubah Password
Indeks Program : -
Media Output : Monitor
Media Input : Mouse dan Komputer
Screen Format : Lampiran E-8
Software : Microsoft Visual Basic 6.0
Proses Program :
f. Buka file menu utama
g. Pilih menu Utility, lalu pilih sub ganti password.
h. Akan tampil form ganti password, merupakan menu untuk merubah
password.
i. Klik Simpan untuk menyimpan password baru.
j. Klik Batal untuk membatalkan ganti password dan kembali ke menu utama.
69
4.6. Spesifikasi Sistem Komputer
Pada sistem yang diusulkan ini, pennulis juga menggambarkan tentang
spesifikasi sistem komputer yang meliputi perangkat lunak (Software), perangkat
keras (Hardware) dan konfigurasi komputer.
4.6.1. Umum
Suatu sistem yang baik tidak akan berhasil diterapkan atau diimplementasikan
dengan baik bila tidak didukung oleh sarana yang baik. Dalam penulisan ini penulis
mengusulkan satu unit komputer dengan konfigurasi sebagai berikut:
4.6.2. Perangkat Lunak
Perangkat lunak (Software) adalah merupakan suatu rangkaian atau susunan
instruksi yang harus benar dengan urutan yang benar. Program berfungsi untuk
menjalankan perangkat keras, mengolah data ataupun mewujudkan keinginan
pemakai komputer untuk mendapatkana informasi dalam suatu proses pengambilan
keputusan. Jadi pada hakekatnya software dengan kata lain adalah suatu kumpulan
dari instruksi-instruksi.
Adapun perangkat lunak yang digunakan adalah sebagai berikut:
1. Sistem Operasi : Windows XP
2. Paket Program : Microsoft Visual Basic 6.0
4.6.3. Perangkat Keras
Perangkat keras (Hardware) yang dibutuhkan untuk penerapan suatu sistem
komputerisasi haruslah dengan tingkat kecepatan dan kapasitas memori yang
dibutuhkan, karena bila komputer yang digunakan tidak memenuhi standar maka
akan mempengaruhi jalannya sistem program komputer atau mungkin tidak dapat
70
djalankan sama sekali. Untuk menghindari kejadian yang tidak diinginkan tersebut,
maka diperlukan adanya suatu penjelasan tentang konfigurasi dari perangkat keras
yang dibutuhkan untuk sistem yang akan kita terapkan.
Adapun perangkat keas yang dipergunakan dalam perancangan program tugas akhir
ini adalah sebagai berikut:
1. Processor : Intel Core i3
2. RAM : 2 GB
3. Hardisk : 500 GB
4. CD ROM : 700 MB
5. Mouse : Optical Mouse
6. Keyboard : 88 keys
7. Monitor : 14 inch
8. Printer : Canon 2700
71
4.7. Jadwal Implementasi
Jadwal Implementasi merupakan suatu rancangan menganai penerapan sistem
atau rencana realisasi sistem usulan. Dalam jadwal implementasi akan dijelaskan
langkah-langkah atau tahap-tahap pengimplementasian sistem yang akan digunakan
dalam pengimplementasian sistem.
Dari hasil perhitungan waktu tersebut akan didapatkan berapa lama waktu
yang akan dibutuhkan sampai sistem tersebut dapat beroperasi dengan optimal.
Langkah-langkah dalam pengimplementasian sistem dapat dibagi dalam
beberapa langkah, yaitu :
1. Persiapan Data Awal
Dalam tahapan penyiapan data awal ini dimaksudkan untuk mengetahui
dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk sistem usulan. Waktu yang
diperlukan dalam penyiapan data awal ini adalah Seminggu.
2. Pembuatan dan Test Program
Untuk menunjang sistem, dibutuhkan serangkaian program. Setelah pembuatan
program selesai kemudian dites secara independen dan telah dirangkai menjadi
satu unit, maka unit program ini perlu dites kembali. Maksud dari pengetesan ini
untuk meyakinkan bahwa elemen-elemen atau komponen-komponen dari sistem
telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Dalam proses pembuatan dan
pengetesan program, waktu yang diperlukan Lima minggu.
72
3. Pembuatan Buku Petunjuk
Buku petunjuk ini dibuat agar pemakai sistem ini dapat mempelajari dan
memahami prosedur sistem mulai dari memasukan data sampai pembuatan
laporan. Pembuatan buku petunjuk ini dimulai Dua minggu sebelumsebelum
pengetesan sistem.
4. Pelatihan
Pelatihan sangat diperlukan untuk pengoperasian sistem. Waktu yang diperlukan
dalam pelatihan ini adalah Seminggu.
5. Test Sistem
Sebelum sistem baru digunakan, diharapkan sistem baru tersebut dites terlebih
dahulu agar nantinya dapat diharapkan dengan baik. Waktu yang dibutuhkan
untuk test ini adalah dua minggu.
6. Konversi Sistem
Proses konversi sistem ini atau proses peralihan pada sistem komputerisasi ini
dengan cara mengkonversi data-data yang diperlukan ke file komputer akan
tetapi sistem yang lama tetap dijalankan saampai sistem yang baru benar-benar
efektif beroperasi pada saat yang telah ditentukan. Dan untuk peralihan sistem
atau konversi sistem inni dijadwalkan seminggu.
7. Operasional dan Evaluasi Sistem
Operasional dan Evaluasi sistem adalah tahap penggunaan sistem yang baru lalu
mengevaluasi sistem sesuai dengan yang telah direncanakan dan menggunakan
data yang sesungguhnya. Proses operasional dan evaluasi sistem ini memerlukan
waktu kurang lebih empat minggu.
73
Tabel IV.5. Jadwal Implementasi Sistem Usulan
No Kegiatan
Jadwal Rencana Kerja
Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3 Bulan 4
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Persiapan Data Awal
2 Pembuatan Dan Test
Program
3 Pembuatan Buku Petunjuk
4 Training Personil
5 Test System
6 Konversi System
7 Operasional dan Evaluasi
System