sistem penerimaan kas

SISTEM PENERIMAAN KAS

CASH RECEIPT SYSTEM

TIWI SURIANIFITRIKA WULANDARI

DISUSUN OLEH :

Pengertian Kas

Menurut PSAK (No. 2 tahun 2002) mengungkapkan :

“Kas dan setara kas adalah investasi yang sifatnya sangat likuid, berjangka pendek dan yang dengan cepat dapat dijadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi risiko perubahan nilai yang signifikan”.

Sistem penerimaan kas

Sekelompok unsur yang erat hubungannya antara satu dengan yang lain dalam melakukan penerimaan kas suatu organisasi. Sistem penerimaan kas dalam perusahaan perlu dirancang sedemikian rupa sehingga meminimalisasi kemungkinan tidak tercatat dan tidak diterimanya uang yang seharusnya diterima.

DIAGRAM ARUS DATA SISTEM PENERIMAAN KAS

Pelanggan

Bank

Sortir Surat

Perbarui record

Penerimaan kas

Perbarui Record

Penerimaan kas

Bukukan ke Buku Besar

Umum

Akun Pelanggan

Akun Pengendali

Jurnal Penerimaan kas

Akun Pelanggan

Cek dan Permintaan Pembayaran

Cek

Permintaan Pembayaran

Setoran Cek

Ikhtisar Piutang Dagang

Ikhtisar Penerimaan Kas

Kem

balik

an C

ek y

ang

Dib

atal

kan

BAGAN ALIR (FLOW CHART) SISTEM PENERIMAAN KAS

Pelanggan

Cek

Cocokkan cek dengan permintaan pembayaran & siapkan daftar permintaan pembayaran

Daftar Permintaan Pembayaran




CekPermintaan Pembayaran

Ruang Penerimaan Dokumen

Cek


Proses Penerimaan

Kas

Jurnal Penerimaan

Kas

Slip Setoran

Slip Setoran

Slip Setoran

Voucher Jurnal

Bank

CekDaftar Permintaan

Pembayaran

File

Penerimaan Kas Piutang Dagang Buku Besar


Voucher Jurnal


Kontroler

1. Prosedur Ruang Penerimaan Dokumen Ruang penerimaan dokumen menriman cek dari pelanggan bersama dengan permintaan pembayaran. Dokummen ini berisi informasi utama yang diperlukan untuk akun pelanggan. Staf ruang penerimaan dokumen mengirimkan cek dan permintaan pembayaranke staf administrasi yan akan menstempel cek tersebut “Hanya Untuk Disetor” dan mencocokkan julah pada permintaan pembayaran dengan cek tersebut. Staf kemudiaan mencatat setiap cek pada lembaran yng disebut daftar perimntaan pembayaran. Daftar permintaan pembayaran adalah catatatn atas semua kas yang diterima. Pada contoh ini, staf menyiapkan tiga salinan daftar permintaan pembayaran. Dokumen aslin dikirim ke departemen piutang dagang bersama dengan permintaan pembayaran. Salinan ketiga dikirim ke asisten kontroler untuk rekonsiliasi ke kas secara keseluruhan.

2. Departemen Penerimaan KasKasir memverifikasikan keakuratan dan kelengkapan antara cek dengan permintaan pembayaran. Setiap cek yang hilang dan salah dikirimkan dari ruang penerimaan dokumen dan departemen penerimaan kas diidentifikasi pada proses ini. Setelah rekonsiliasi antara cek dengan permintaan pembayaran , kasir mencatat penerimaan kas pada jurnal penerimaan kas. Semua transaksi penerimaan kas, termasuk penjualan kas, penerimaan kas lainnya, dan penerimaan atas akun, dicatata pada jurnal penerimaan kas.Selanjutnyam staf menyiapakn slip setoran bank rangkap tiga yagn menunjukkan total nilai penerimaan harian dan menyerahkan cek tersebut beserta dua salinan dari slip setoranke bank. Setelah dana disetor, kasir bank memvalidasi sip setoran bank dan mengembalkan satu salinan ke bagian pengawasan. Pada akhir hari kerja, staf penerimaan kas merangkum ayat jurnal dan menyiapkan voucher jurnal dengan entri berkut ini :

xx Kas (D) xxxPiutang Dagang-Pengendali xxx

Staf kemudian mengirim voucher jurnal tersebut ke departemen buku besar umum.

Cek


Proses Penerimaan

Kas

Jurnal Penerimaan

Kas

Slip Setoran

Slip Setoran

Slip Setoran

Voucher Jurnal

Bank

CekDaftar Permintaan

Pembayaran

File


Piutang Dagang



Perbarui buku besar

pembantu piutang dagang

Buku Besar Pembantu

Piutang Dagang

Ikhtisar Akun



File

Penerimaan Kas

Rangkuman AKun

Buku Besar Kontroler

Voucher Jurnal

3. Departemen Piutang Dagang Staf departemen piutang dagang melakukan proses pembukuan permintaan pembayaran pada akun pelanggan di buku besar pembantu piutang dagang. Setelah proses pembukuan, permintaan pembayaran disimpan untuk jejak audit. Pada akhir hari kerja, staf departemen piutang dagang merangkum akun buku besar pembantu piutang dagang dan menyerahkan rangkumannya ke departemen buku besar umum.

Buku BesarPiutang Dagang



Perbarui buku besar

pembantu piutang dagang

Buku Besar Pembantu

Piutang Dagang

Ikhtisar Akun



File

Rangkuman AKun

Voucher Jurnal

Perbarui buku besar

Umum

Buku Besar Umum

Ikhtisar Akun

Voucher Jurnal

File

Kontroler


Bank

Rekonsiliasikan Slip Setoran dari Bank

dangan Total Batch dari Piutang Dagang dan Penerimaan Kas

dan Datar Permintaan Pembayaran

Ikhtisar Akun

Voucher Jurnal

Slip Setoran

4. Departemen Buku Besar UmumSecara berkala, departemen buku besar menerima voucher jurnal dari departemen penerimaan kas dan rangkuman akun dari piuatang dagang. Staf melakukan proses pembukuan dari voucher jurnal ke akun pengendali piutang dagang dan akun pengendali kas, mereronsiliasi akun pengendali piutang dagang dengan rangkuman buku besar pembantu piutang dagang, dan menyimpan voucher jurnal.

5. Departemen Kontroler Secara berkala (mingguan atau bulanan), staf departemen kontroler (atau karyawan yang terkait dengan prosedur penerimaan kas ) mencocokkan salinan penerimaan kas dengan membandingkan doumen berikut ini :

• Salinan dari daftar permintaan oembayaran• Slip setoran bank yang diterima dari bank• Voucher jurnal dari departemen penerimaan kas dan departemen piutang dagang.

Pengendalian Fisik

• Otorisasi Transaksi (Daftar Permintaan Pembayaran)Pradaftar kas menyediakan sarana untuk melakukan verivikasi apakah cek dari pelanggan dan permintaan pembayaran sudah benar. Adanya kelebihan pada permintaan pembayaran pada departemen kredit atau kurangnya cek pelanggan pada departemen penerimaankas akan dapat dideteksi ketika dilakukan pencocokana antara batch dengan daftar tersebut. Jadi, permintaan pembayaran kas mengotorisasi pembukuan permintaan pembayaran ke akun pelanggan.

• Pemisahan TugasPemisahan tugas memastikan bahwa tidak ada satu orang atau departemen pun yang memproses transaksi secara sendiri secara keseluruhan. Jumlah karyawan dan colume transaksi yang diproses mempengaruhi cara pemisahan dilaksanakan. Peraturannya :1. Bagian yang mengotorisasi transaksi harus terpisah dengan bagian yang memproses transaksi.2. Pengendalian aktiva harus terpisah dari tugas pembukuan aktiva. Departemen aktiva (kas) dan fungsi akuntansi (buku besar umum dan departemen piutang dagang ) menyimpan data akuntansinya. Kasir melapor ke bendahara, yang bertanggung jawab atas aktiva lancar. Fungsi akuntansi adalah tanggung jawab kontroler. Kedua fungsi

tersebut tidak boleh digabungkan.3. Perusahaan harus tersruktur sehingga tindak penipuan memerlukan kolusi atau lebih individu.

• SupervisiBerapa perusahan mempunyai karyawan yang terlalu sedikit untuk dapat melakukan pemisahan fungsi. Perusahan seperti ini harus bergantung pada supervisi untu pengendaliannya. Dengan melakukan supervisi kepada karyawan yang mempuyai potensi untuk melakukan sesuatu yang tidak sesuai, perusahaan dapat melakukan antisipasi dalam sistemnya.

• Catatan AkuntansiDokumen sumber harus membentuk jejak audit yang memungkinkan auditor independen untuk menelusuri transaksi melalui berbagai tingkat pemrosesan.Kadang kala transaksi hilang dalam sistem. Dengan mengikuti jejak audit, manajemen dapat menemukan dimana kesalahan dalam sistem audit terjaidi. Beberapa teknik pengendalian khusus dapat mempermudah penelusuran jejak audit : Dokumen sumber bernomor (Permintaan pembayaran dan cek), Jurnal khusus (Jurnal penerimaan kas), Buku besar pembantu (buku besar pembantu piutang dagang) Buku besar umum (akun pengendali piutang dagang dan aku kas)

• Pengendalian AksesPengendalian akses dapat mencegah dan mendeteksi akses yang tidak disetujui dan terlarang ke aktiva perusahaan. Aktifa fisik pada sistem penerimaan dibatasi dengan Penyetoran kas secara harian ke bank, Penggunaan lemari besi /kotak deposit yang aman untuk kas, dan Penguncian laci kas dan lemari besi.

• Verifikasi IndependenTujuannya adalah untuk meningkatkan dan memverifikasikan kebenaran dan kelengkapan dari prosedur yang dilaksanakan oleh orang lain dalam sistem.

Bagan Alir (Flowchart) dalam Sistem Penerimaan Kas

Berbasis Komputer

Penerimaan KasPenerimaan Dokumen

Pelanggan

CekDokumenr Permintaan Pembayaran

Cocokan cek dg dokumen

Permintaanpembayaran dan

daftar ermintaan

pembayaran

DaftarPembayaran

DaftarPembayaran

Daftar Pembayaran

Cek

Daftar Pembayaran

Cek

Daftar Pembayaran

Catat Penerimaan

kas Terminal

Slip Setoran

Slip Setoran

Slip Setoran

Cek

Daftar Pembayaran

File

Bank

Piutang Dagang

Daftar Pembayaran

Dokumenr Permintaan Pembayaran

Perbarui buku besar

piutang dagang Terminal

Daftar Pembayaran


File

Tinjau ulang

Data transaksi dai piutnag

dagang yang sudah

diperbaharui

A B

• Ruang Penerimaan DokumenRuang penerimaan dokumen memisahkan cek dengan permintaan pembayaran dan menyiapkan daftar pembayaran. Cek dan salinan daftar pembayaran dikirimkan ke departemen penerimaan kas. Dokumen permintaan pembayaran dan salinan daftar pembayaran dirkirim ke departemen piutang dagang

• Departemen Penerimaan KasStaf penerimaan kas mencocokkan cek dan daftar pembayaran dan menyiapkan slip setoran. Melalui terinal komputer, staf membuat record voucher jurnal dari total kas yang diterima. Staf menyimpan daftar pembayaran dan satu salinan slip setoran. Pada akhir kerja, staf menyetorkana uang tersebut ke bank.

• Departemen Piutang dagangStaf departemen piutang dagang menerima dan mencocokkan dokumen pembayaran dari daftar pembayaran. Melalui terminal komputer staf membuat transaksi penerimaan kas berdasarkan setiap dokumen pembayaran. Staf kemudian menyimpan dokumen pembayaran dan daftar pembayaran.

Piutang Dagang

Daftar Pembayaran


Perbarui buku besar

piutang dagang Terminal

Daftar Pembayaran


File

Tinjau ulang


dagang yang sudah

diperbaharui

B

A B

Program Entri Data

File transaksi Penerimaan kas Voucher Jurnal

Piutang dagang

Akun Buku Besar umum

Jurnal Penerimaan kas


dagang yang sudah

diperbaharui

Master File Update Run

Laporan Manajemen

MANAKEMEN

Pemrosesan Data

Daftar PembayaranBank

Slip Setoran

Staff Mencocokkan

slip setoran dari banak dengan

penerimaan kas

Kantor Kontroler

• Departemen Pemrosesan Data

Pada akhir hari kerja, program batch mencocokkan

voucher jurnal dengan file transaksi penerimaan kas,

dan memperbaharui buku besar pembantu oiutang

dagang dan akun pengendali buku besar umu (Piutang

Dagang-Pengendali dan Kas). Proses ini menggunakan

metode akses langsung seperti yang sudah dijelaskan

sebelumnya. Akhirnya siste memuat daftra transaksi

yang akan direkonsiliasikan oleh staf piutang dagang

dengan sistem epmbayaran.

Teknologi Sistem Informasi Berbasis Komputer

Teknologi dapat menjadi alat yang sangat bagus untuk mencapai perubahan. Pada bagian bawah dari spektrum perubhahan organisasi adalah otomatisasi, sedangkan bagian atasnya adalah rekayasa ulang. Otomatisasi mencakup penggunaan teknologi untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pekerjaan. Rekayasa ulang meliputi perubahan mendasar pola pikir atas proses bisnis dan alur pekerjaan.

Rekayasa UlangProsedur Penerimaan Kas

Dalam membuka amplop dan mencocokkan dokumen pembayarandenagn cek dari pelanggan, beberapa perusahaan telah melakukan rekayasa ulang prosdurnya untuk mengurangi resiko dan biaya secara efektif.

• Staf penerimaan dokumen meletakkan kumpulan amplop yang belum dibuka ke mesin yang secara otomatis membukanya dan memisahkannya antara dokumen permintaan pembayaran dengan cek.

• Saat amplop dibuka, mesin mengetahui bahwa dokumen yang pertama dalam amplop adalah dokumen permintaan pembayaran. Jadi, yagnkedua adalah cek.

• Sistem memindai dokumen permintaan pembayaran dan cek untuk mencocokkan bahwa jumlah uang pada masing-masing dokumen sama, dan bahwa cek telah ditanda tangani.

• Sistem menyiapkan file penerimaan kas yang dapat dibaca oleh komputer, yang akan dibukukan ke akun pelanggan yang sesuai dan akun buku besar umum.

• Kumpulan cek dikirim ke departemen penerimaan kas ntuk disetor ke bank.• Daftar transaksi dikirim ke manajemen departemen piutang dagang,

penerimaan kas, dan buku besar umu untuk dilakukan pemeriksaan dan audit.

Pengendalian Sistem Informasi Berbasis Komputer

Sistem Penerimaan Kas

• OtorisasiTugas otorisasi dalam sistem pemrosesan real;time dilakukan secara otomatis. Manajemen dan akuntan harus memberi perhatian yang lebih atas kebenaran aturan program komputer dan kualitas dari data yagn digunakam untuk membuat keputusan.

• Pemisahan TugasSejumlah tugas yagn biasanya dipisah-pisahkan dalam sistem manual digabung pada sistem berbasis komputer. Aplikasi komputer melaksanakan tugas pengendalian persediaan, piutang-dagang, penagihan, dan buku buesar.

• SupervisiSupervisi dalam bentuk kamera pegamatan dan penjagaan toko dan gulungan kertas internal mesin kasir dapat mengurangi resiko kejahatan.Gulungan kertas tersebut berisi catatatn transaksi penjualan yang sudah diproses oleh mesin kasir. Hanya pengawa staf yang mempunyai akses ke gulungan tersebut, yg digunakan untuk mencatat saldo laci mecin kasir pada saat pergantiaan staf.

• Pengendalian AksesUntuk menjaga integritas dari catatan akuntansi, perusahaan harus menerapkan pengendalian yang membatasi akses ke file. Tanpa adanya pengendalian akses yang baik, perusahaan dapat menderita kerugian karena penipuan dan kesalahan. Pengendalian akses melibatkan teknik fisik dan peranti lunak.

• Catatan AkuntansiAkuntan harus bersikap skeptis dalam meneriman kebenaran nilai dari laporan yagn dicetak dalam komputer. Akuntan juga harus memperhatikan kualitas pengendalian dari program yang memperbarui, memanipulasi, dan membuat laporan dari file master buku besar ini. Departemen pemrosesan harus melakukan proses pembuatan cadangan (backup) file.

• Verifikasi IndependenVerifii=kasi independen dijalankan dengan melakukan perhitungan saldo pengendalian batch setap selesai dijalankan, dengan membuat laporan manajemen dan rangkuman untuk ditinjau kembali oleh pengguna akhir.

Terima Kasih.....

sistem penerimaan kas

Education