26
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Usaha supplier bahan makanan Jepang di Indonesia cukup berkembang dan
memiliki prospek bisnis yang baik. Perusahaan yang bergerak dibidang perdagangan
bahan baku untuk sushi dan makanan jepang lainnya.
Yang melatar belakangi berdirinya PT.Boga Suka Jaya Lestari ialah sebagai
salah satu usaha dagang di bidang distributor yang menyediakan berbagai macam
bahan baku makanan mentah untuk restoran jepang.
Sistem pembelian di PT.Boga Suka Jaya Lestari ini masih manual dan masih
menggunakan dokumen-dokumen dasar yang diperlukan untuk kegiatan
usahanya.Pencatatan secara manual menyebabkan terjadinya keterlambatan dalam
pengelolaan data pembelian, sedangkan komputer hanya digunakan untuk pengolahan
transaksi dan pembuatan laporan keuangan pembelian untuk menyimpan ke beberapa
file-file saja. Seringkali karyawan menghadapi kesulitan apabila data-data yang
jumlahnya sangat banyak dan jenis barang yang bervariasi itu di proses secara
manual. Sehingga diperlukan sistem yang terkomputerisasi untuk membantu proses
pengolahan data tersebut.
27
3.2. Tinjauan Perusahaan
PT.Boga Suka Jaya Lestari adalah perusahaan yang bergerak dibidang
Supplier bahan baku makanan untuk restoran Jepang. Pada awalnya perusahaan ini
hanya menjual beberapa jenis ikan saja seperti ikan salmon, gindara dan ikan
dori.Namun dalam perjalanannya perusahaan ini juga menambah produk dagang nya
yang lebih banyak.
Untuk mendapatkan informasi dan sumber data yang diperlukan dalam
penelitian ini, maka penulis mengadakan penelitian ke PT.Boga Suka Jaya Lestari
yang berlokasi di Jalan Puskesmas Pondok Aren RT.02 RW.11 No.7, Tangerang
Selatan.
3.2.1. Sejarah Perusahaan
Berawal dari perjalanan karir seorang karyawan restoran bernama Sariful
Hidayat sejak tahun 1993 – 2005, selama itu pula beliau mengkritisi dan mempelajari
manajemen restoran Jepang. Hasilnya selama 12 tahun sangat banyak mengambil
pengalaman dan pelajaran dari beberapa restoran Jepang terkemuka yang berada di
Jakarta, selama itu pula semua proses kebutuhan produk restoran yang dimulai dari
produk Ikan (Fish), Udang (shrimp), sayuran (Vegetable), daging (meat), ayam
(chicken) dan produk-produk impor lainnya dipelajari dan dipahami dari berbagai
aspek yang terutama adalah aspek quality, proses, sampai dengan penyajian.
Berbekal dari pengalaman itu semua Bapak Sariful Hidayat memiliki optimisme
28
untuk dapat merintis dan mengembangkan perusahaan Trading yang bergerak
dibidang penyediaan produk bahan makanan restoran Jepang tersebut.
Terealisasi dari keoptimisan beliau dengan berdirinya PT.Boga Suka Jaya
Lestari pada tanggal 3Februari 2014, selama perjalanan dari tahun 2014 hingga
sekarangPT.Boga Suka Jaya Lestari sudah banyak mensupplay ke berbagai restoran
Jepang terkemuka yang ada di Jakarta diantaranya :Sushi Tei, Takigawa, Kya Don,
Sushi Sei, Ichiban Sushi, Midori, Sushi Mise, Hachi – Hachi, Goemon, Selain itu
PT.Boga Suka Jaya Lestari juga mensupplay ke beberapa supermarket di Jakarta,
diantaranya : Kamome Super Market, dan Ranch Market. Pada tahun 2015
perjalannya sudah mencapai pelanggan diwilayah Medan, Bali, Pekan Baru, dan
Batam.Untuk dapat memenuhi kebutuhan pelanggan yang semakin meningkat dan
tersebar di berbagai wilayah maka sudah suatu keharusan bagi PT.Boga Suka Jaya
Lestari memiliki stock penyimpanan produk, atas dasar itu PT.Boga Suka Jaya
Lestari berhasil mengembangkan wilayah untuk kebutuhan stok produk dalam bentuk
Warehouse di berbagai daerah, diantaranya : Bandung, Surabaya, Bekasi, dan Bogor.
PT.Boga Suka Jaya Lestari telah berbadan hukum dengan Akta Notaris
Yasman,SH.,M Kn Akta No: -4- (SK Menteri Kehakiman Dan HAM RI Tanggal 22
Juli 2005 Nomor : C-252.HT. 03.01.–TH.2005) tanggal 03Februari 2014.
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Di dalam suatu organisasi atau perusahaan, masalah organisasi memegang
peranan yang sangat penting.Setiap perusahaan harus mempunyai organisasi yang
29
baik agar koordinasi dan tata kerja dapat tergambara dengan jelas, sehingga dapat
berfungsi dengan maksimal.Bentuk organisasi ada berbagai macam dan untuk
memilih yang terbaik sangat tergantung dengan situasi dan kondisi masing-masing
perusahaan atau organisasi serta tujuan yang ingin dicapai.
Struktur organisasi yang baik harus dapat menggambarkan fungsi-fungsi,
pengelompokkan kerja masing-masing personil atau bagian.
Perananan dari strukutr organisasi menunjukkan tipe atau bentuk organisasi
yang dipergunakan, juga merupakan perwujudan hubungan fungsi-fungsi wewenang
dan tanggung jawab terhadap pelaksanaan tugas masing-masing personil atau bagian.
Sebagaimana penjelasan diatas, PT.Boga Suka Jaya Lestari juga berusaha
menggunakan struktur organisasi yang baik. Berikut adalah gambar struktur
organisasi serta fungsi tiap personil atau bagian yang ada di PT.Boga Suka Jaya
Lestari :
Struktur Organisasi PT.Boga Suka Jaya Lestari
Gambar III.1 Struktur Organisasi
30
Mengenai wewenang dan tanggung jawab masing-masing dari sutruktur
organisasi pada PT.Boga Suka Jaya Lestari sebagai berikut :
1. Pemilik/ Direktur
a. Memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan.
b. Menentukan strategi perusahaan.
c. Mengawasi kegiatan dan kinerja para karyawan
2. Manager
a. Memimpin perusahaan dan menjadi motivator bagi karyawannya.
b. Mengelola operasional harian perusahaan.
c. Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan menganalisis
semua aktivitas bisnis perusahaan.
d. Mengelola perusahaan sesuai dengan visi dan misi perusahaan.
e. Merencanakan dan mengontrol kebijakan perusahaan agar dapat berjalan
dengan maksimal.
3. Admin Pembelian
a. Menghubungi dan mengatur proses pembelian kebutuhan pokok
perusahaan kepada para supplier.
b. Bertanggung jawab terhadap ketepatan waktu pengiriman kebutuhan
pokok perusahaan.
c. Melakukan negoisasi dalan pembelian kebutuhan pokok perusahaan.
31
4. Admin Penjualan
a. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan administrasi penjualan
seperti pembuatan faktur, delivery order dan pekerjaan administrasi
lainnya di bidang pemesanan. Mengecek barang yang akan dikirim.
b. Menyusun laporan penjualan dan membuat statistik penjualan
berdasarkan angka-angka yang diperoleh dan menyajikannya secara
berkala kepada Atasan.
c. Mengawasi administrasi hasil pelaksanaan pemesanan dan penjualan.
5. Admin Keuangan
a. Mengawasi dan mengatur seluruh arus dana dan keuangan perusahaan.
b. Mencatat dan mengolah keuangan perusahaan.
c. Mengurus dan membayar seluruh gaji karyawan perusahaan.
d. Menyusun dan membuat laporan keuangan bulanan dan tahunan.
6. Bagian Gudang
a. Mengecek kesesuaian antara surat pesanan pembelian dengan fakturnya.
b. Menyiapkan barang
c. Membuat surat permintaan barang yang ditujukan kepada bagian
purchasing
7. Bagian Produksi
32
a. Menentukan jenis dan jumlah barang-barang yang harus dibeli.
b. Mengelola bahan baku mentah.
c. Membuat barang-barang yang akan dijual.
8. Delivery
a. Membuat laporan operasional setiap hari.
b. Mengirim barang kepada pelanggan.
9. Marketing
a. Sebagai bagian yang memperkenalkan suatu perusahaan kepada
masyarakat, melalui produk yang dibuat oleh perusahaan tersebut.
b. Bertugas dalam menghasilkan pendapatan bagi perusahaan dengan cara
menjual produk perusahaan tersebut.
c. Bertugas dalam menjalin hubungan baik dengan pelanggan dan
masyarakat serta menjembatani antara perusahaan dengan lingkungan
eksternal.
10. Kasir
a. Mencatat dana masuk maupun dana keluar perusahaan.
b. Membuat laporan keuangan harian.
c. Membantu admin keuanngan dalam penyusunan laporan keuangan
bulanan, serta penggajian karyawan.
3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan
33
Proses Bisnis Sistem berjalan adalah suatu kumpulan aktifitas atau pekerjaan
struktur yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu atau yang
menghasilkan produk atau layanan demi meraih tujuan tertentu. Untuk gambaran
lebih jelas tentang bentuk permasalahan yang ada disuatu perusahaan tesebut, berikut
ini adalah sistem pembelian bahan baku makanan untuk Restoran Jepang pada
PT.Boga Suka Jaya Lestari melewati proses sebagai berikut :
Bagian gudang melakukan stock opname, lalu hasil stock opname diberikan
kepada bagian purchasing setelah itu bagian purchasing menerima hasil stock
opname dan membuat permintaan barang kepada bagian purchasing, setelah itu
purchasing akan mengeluarkan PO (purchase order) kepada vendor yang
bersangkutan. Lalu barang pesanan akan dikirim oleh vendor beserta faktur
pembelian dan surat jalan, selanjutnya barang-barang tersebut diterima oleh bagian
gudang melalui proses pengecekan barang apakah sesuai pesanan atau tidak. Apabila
barang tidak sesuai maka bagian gudang akan menolak dengan langsung
mengembalikan barang beserta faktur pembelian dan surat jalan, dan bila barang
sudah diterima faktur pembelian copy merah diserahkan ke bagian purchasing untuk
di input di Microsoft Excel agar stock barang ter-update.
Berdasarkan faktur pembelian masing-masing vendor telah memberikan
termin waktu yang sudah disepakati oleh kedua belah pihak, setelah faktur jatuh
tempo maka bagian purchasingakan menyerahkan ke bagian finance untuk dilakukan
pembayaran atas faktur-faktur pembelian yang telah jatuh tempo.Di setiap akhir bulan
34
bagian purchasingakan membuat laporan pembelian yang sudah di koordinasi dengan
bagian admin gudang.
3.4 Unified Modelling Language (UML)
3.4.1 Activity Diagram
35
act Use Case Model
OwnerBagian FinanceVendorBagian PurchasingBagian Gudang
Start
Stock
Opname
Hasil Stock
Opname
Menerima Hasil
Stock Opname
Membuat PO Menerima PO
Mengirim Barang,
Faktur Penjualan,
Surat Jalan
Check Barang, Faktur
Pembelian, Surat
Jalan
MenolakMenerima
Mengembalikan
Barang, Faktur
Pembelian, Surat
Jalan
Menerima Faktur
Asli
Menerima Faktur
Copy Pembelian
Merah
Menginput Faktur
Pembelian
Mengirimkan
Faktur
Membuat Laporan
Pembelian
Menerima Faktur
Pembelian
Melakukan PembayaranMenerima Pembayaran
Menerima Laporan
Pembelian
Selesai
Menerima Barang,
Faktur Copy
Pembelian Merah
Menerima Barang
Returan, Faktur
Penjualan, Surat Jalan
Mengirimkan
Faktur Pembelian
Asli
Membuat Laporan
Retur
Menerima Laporan
Retur Barang
Pembelian Selesai
Gambar III.2Activty Diagram
3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan
36
Spesifikasi untuk sistem berjalannya adalah serangkaian untuk
pembahasan mengenai bentuk-bentuk yang terdiri dari dokumen masukan
(input) dan dokumen keluaran (output) mengenai sistem pencatatan pembelian
yang ada pada PT. Boga Suka Jaya Lestari diantaranya:
3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
1. Nama dokumen : Kartu Stock
Fungsi : Mengetahui Jumlah Barang Tersedia
Sumber : Bagian Gudang
Tujuan : Bagian Purchasing
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap Akhir Bulan
Bentuk : Lihat lampiran A-1
2. Nama dokumen : Faktur Pembelian
Fungsi : Mengetahui Barang yang Dikirim
Sumber : Vendor
Tujuan : Bagian Purchasing
Media : Kertas
Jumlah : Tiga lembar
Frekuensi : Setiap Pembelian Barang
Bentuk : Lihat lampiran A-2
37
3. Nama dokumen : Surat Jalan
Fungsi : Untuk syarat pengiriman barang
Sumber : Vendor
Tujuan : Bagian Purchasing
Media : Kertas
Jumlah : Dua lembar
Frekuensi : Setiap Pembelian Barang
Bentuk : Lihat lampiran A-3
3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
1. Nama dokumen : Purchase Order
Fungsi : Mengetahui Jumlah dan Barang yang akan dipesan
Sumber : Bagian Purchasing
Tujuan : Bagian Finance dan Vendor
Media : Kertas Cetakan
Jumlah : Dua lembar
Frekuensi : Setiap Hari
Bentuk : Lihat lampiran B-1
2. Nama dokumen : Laporan Pembelian
Fungsi : Untuk Melaporkan Data Pembelian Selama
1 bulan
Sumber : Bagian Purchasing
38
Tujuan : Owner
Media : Kertas Cetakan
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap Akhir Bulan
Bentuk : Lihat lampiran B-2
3. Nama dokumen : Laporan Retur
Fungsi : Untuk Melaporkan Data Retur Barang Selama
1 bulan
Sumber : Bagian Purchasing
Tujuan : Owner
Media : Kertas Cetakan
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap Akhir Bulan
Bentuk : Lihat lampiran B-3
3.6. Permasalahan
Setelah mempelajari dan mengamati sistem pembelian pada PT.Boga Suka
Jaya Lestari yang masih menggunakan sistem manual, maka penulis menyimpulkan
menemukan beberapa permasalahan, yaitu :
1. Keamanan dan penyimpanan arsip yang sangat terbatas dikarenakan semua
arsip masih dicatat menggunakan kertas dan membuat kemungkinan arsip
akan rusak dan hilang.
39
2. Proses pencatatan sistem pembelian masih manual, sehingga akan memakan
waktu yang cukup lama untuk pencarian data dan sering terjadi pengulangan
penginputan data dan kesalahan dalam perhitungan pencatatan transaksi yang
tidak sesuai.
3. Sering terjadi keterlambatan dalam pembuatan laporan pembelian, karena
pengelolaannya masih sederhana.
3.7. Pemecahan Masalah
Untuk mengatasi permasalahan tersebut, penulis mencoba mengusulkan dan
memberikan alternatif pemecahan masalah yang ada di PT.Boga Suka Jaya Lestari
sebagai berikut :
1. Membuat media penyimpanan data dalam bentuk database yang tersimpan
dalam komputer.
2. Membuat program aplikasi pembelian agar dapat menghasilkan laporan tepat
waktu, selain itu agar transaksi penjualan bisa dilakukan dengan cepat, tepat
serta efisien.
3. Diusulkan menggunakan program aplikasi Netbean dengan adanya aplikasi
yang terkompuerisasi maka bisa dilakukan backup data.