bab iii analisa sistem berjalan filept.boga suka jaya lestari adalah perusahaan yang bergerak...

26

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

Usaha supplier bahan makanan Jepang di Indonesia cukup berkembang dan

memiliki prospek bisnis yang baik. Perusahaan yang bergerak dibidang perdagangan

bahan baku untuk sushi dan makanan jepang lainnya.

Yang melatar belakangi berdirinya PT.Boga Suka Jaya Lestari ialah sebagai

salah satu usaha dagang di bidang distributor yang menyediakan berbagai macam

bahan baku makanan mentah untuk restoran jepang.

Sistem pembelian di PT.Boga Suka Jaya Lestari ini masih manual dan masih

menggunakan dokumen-dokumen dasar yang diperlukan untuk kegiatan

usahanya.Pencatatan secara manual menyebabkan terjadinya keterlambatan dalam

pengelolaan data pembelian, sedangkan komputer hanya digunakan untuk pengolahan

transaksi dan pembuatan laporan keuangan pembelian untuk menyimpan ke beberapa

file-file saja. Seringkali karyawan menghadapi kesulitan apabila data-data yang

jumlahnya sangat banyak dan jenis barang yang bervariasi itu di proses secara

manual. Sehingga diperlukan sistem yang terkomputerisasi untuk membantu proses

pengolahan data tersebut.

27

3.2. Tinjauan Perusahaan

PT.Boga Suka Jaya Lestari adalah perusahaan yang bergerak dibidang

Supplier bahan baku makanan untuk restoran Jepang. Pada awalnya perusahaan ini

hanya menjual beberapa jenis ikan saja seperti ikan salmon, gindara dan ikan

dori.Namun dalam perjalanannya perusahaan ini juga menambah produk dagang nya

yang lebih banyak.

Untuk mendapatkan informasi dan sumber data yang diperlukan dalam

penelitian ini, maka penulis mengadakan penelitian ke PT.Boga Suka Jaya Lestari

yang berlokasi di Jalan Puskesmas Pondok Aren RT.02 RW.11 No.7, Tangerang

Selatan.

3.2.1. Sejarah Perusahaan

Berawal dari perjalanan karir seorang karyawan restoran bernama Sariful

Hidayat sejak tahun 1993 – 2005, selama itu pula beliau mengkritisi dan mempelajari

manajemen restoran Jepang. Hasilnya selama 12 tahun sangat banyak mengambil

pengalaman dan pelajaran dari beberapa restoran Jepang terkemuka yang berada di

Jakarta, selama itu pula semua proses kebutuhan produk restoran yang dimulai dari

produk Ikan (Fish), Udang (shrimp), sayuran (Vegetable), daging (meat), ayam

(chicken) dan produk-produk impor lainnya dipelajari dan dipahami dari berbagai

aspek yang terutama adalah aspek quality, proses, sampai dengan penyajian.

Berbekal dari pengalaman itu semua Bapak Sariful Hidayat memiliki optimisme

28

untuk dapat merintis dan mengembangkan perusahaan Trading yang bergerak

dibidang penyediaan produk bahan makanan restoran Jepang tersebut.

Terealisasi dari keoptimisan beliau dengan berdirinya PT.Boga Suka Jaya

Lestari pada tanggal 3Februari 2014, selama perjalanan dari tahun 2014 hingga

sekarangPT.Boga Suka Jaya Lestari sudah banyak mensupplay ke berbagai restoran

Jepang terkemuka yang ada di Jakarta diantaranya :Sushi Tei, Takigawa, Kya Don,

Sushi Sei, Ichiban Sushi, Midori, Sushi Mise, Hachi – Hachi, Goemon, Selain itu

PT.Boga Suka Jaya Lestari juga mensupplay ke beberapa supermarket di Jakarta,

diantaranya : Kamome Super Market, dan Ranch Market. Pada tahun 2015

perjalannya sudah mencapai pelanggan diwilayah Medan, Bali, Pekan Baru, dan

Batam.Untuk dapat memenuhi kebutuhan pelanggan yang semakin meningkat dan

tersebar di berbagai wilayah maka sudah suatu keharusan bagi PT.Boga Suka Jaya

Lestari memiliki stock penyimpanan produk, atas dasar itu PT.Boga Suka Jaya

Lestari berhasil mengembangkan wilayah untuk kebutuhan stok produk dalam bentuk

Warehouse di berbagai daerah, diantaranya : Bandung, Surabaya, Bekasi, dan Bogor.

PT.Boga Suka Jaya Lestari telah berbadan hukum dengan Akta Notaris

Yasman,SH.,M Kn Akta No: -4- (SK Menteri Kehakiman Dan HAM RI Tanggal 22

Juli 2005 Nomor : C-252.HT. 03.01.–TH.2005) tanggal 03Februari 2014.

3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Di dalam suatu organisasi atau perusahaan, masalah organisasi memegang

peranan yang sangat penting.Setiap perusahaan harus mempunyai organisasi yang

29

baik agar koordinasi dan tata kerja dapat tergambara dengan jelas, sehingga dapat

berfungsi dengan maksimal.Bentuk organisasi ada berbagai macam dan untuk

memilih yang terbaik sangat tergantung dengan situasi dan kondisi masing-masing

perusahaan atau organisasi serta tujuan yang ingin dicapai.

Struktur organisasi yang baik harus dapat menggambarkan fungsi-fungsi,

pengelompokkan kerja masing-masing personil atau bagian.

Perananan dari strukutr organisasi menunjukkan tipe atau bentuk organisasi

yang dipergunakan, juga merupakan perwujudan hubungan fungsi-fungsi wewenang

dan tanggung jawab terhadap pelaksanaan tugas masing-masing personil atau bagian.

Sebagaimana penjelasan diatas, PT.Boga Suka Jaya Lestari juga berusaha

menggunakan struktur organisasi yang baik. Berikut adalah gambar struktur

organisasi serta fungsi tiap personil atau bagian yang ada di PT.Boga Suka Jaya

Lestari :

Struktur Organisasi PT.Boga Suka Jaya Lestari

Gambar III.1 Struktur Organisasi

30

Mengenai wewenang dan tanggung jawab masing-masing dari sutruktur

organisasi pada PT.Boga Suka Jaya Lestari sebagai berikut :

1. Pemilik/ Direktur

a. Memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan.

b. Menentukan strategi perusahaan.

c. Mengawasi kegiatan dan kinerja para karyawan

2. Manager

a. Memimpin perusahaan dan menjadi motivator bagi karyawannya.

b. Mengelola operasional harian perusahaan.

c. Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan menganalisis

semua aktivitas bisnis perusahaan.

d. Mengelola perusahaan sesuai dengan visi dan misi perusahaan.

e. Merencanakan dan mengontrol kebijakan perusahaan agar dapat berjalan

dengan maksimal.

3. Admin Pembelian

a. Menghubungi dan mengatur proses pembelian kebutuhan pokok

perusahaan kepada para supplier.

b. Bertanggung jawab terhadap ketepatan waktu pengiriman kebutuhan

pokok perusahaan.

c. Melakukan negoisasi dalan pembelian kebutuhan pokok perusahaan.

31

4. Admin Penjualan

a. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan administrasi penjualan

seperti pembuatan faktur, delivery order dan pekerjaan administrasi

lainnya di bidang pemesanan. Mengecek barang yang akan dikirim.

b. Menyusun laporan penjualan dan membuat statistik penjualan

berdasarkan angka-angka yang diperoleh dan menyajikannya secara

berkala kepada Atasan.

c. Mengawasi administrasi hasil pelaksanaan pemesanan dan penjualan.

5. Admin Keuangan

a. Mengawasi dan mengatur seluruh arus dana dan keuangan perusahaan.

b. Mencatat dan mengolah keuangan perusahaan.

c. Mengurus dan membayar seluruh gaji karyawan perusahaan.

d. Menyusun dan membuat laporan keuangan bulanan dan tahunan.

6. Bagian Gudang

a. Mengecek kesesuaian antara surat pesanan pembelian dengan fakturnya.

b. Menyiapkan barang

c. Membuat surat permintaan barang yang ditujukan kepada bagian

purchasing

7. Bagian Produksi

32

a. Menentukan jenis dan jumlah barang-barang yang harus dibeli.

b. Mengelola bahan baku mentah.

c. Membuat barang-barang yang akan dijual.

8. Delivery

a. Membuat laporan operasional setiap hari.

b. Mengirim barang kepada pelanggan.

9. Marketing

a. Sebagai bagian yang memperkenalkan suatu perusahaan kepada

masyarakat, melalui produk yang dibuat oleh perusahaan tersebut.

b. Bertugas dalam menghasilkan pendapatan bagi perusahaan dengan cara

menjual produk perusahaan tersebut.

c. Bertugas dalam menjalin hubungan baik dengan pelanggan dan

masyarakat serta menjembatani antara perusahaan dengan lingkungan

eksternal.

10. Kasir

a. Mencatat dana masuk maupun dana keluar perusahaan.

b. Membuat laporan keuangan harian.

c. Membantu admin keuanngan dalam penyusunan laporan keuangan

bulanan, serta penggajian karyawan.

3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan

33

Proses Bisnis Sistem berjalan adalah suatu kumpulan aktifitas atau pekerjaan

struktur yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu atau yang

menghasilkan produk atau layanan demi meraih tujuan tertentu. Untuk gambaran

lebih jelas tentang bentuk permasalahan yang ada disuatu perusahaan tesebut, berikut

ini adalah sistem pembelian bahan baku makanan untuk Restoran Jepang pada

PT.Boga Suka Jaya Lestari melewati proses sebagai berikut :

Bagian gudang melakukan stock opname, lalu hasil stock opname diberikan

kepada bagian purchasing setelah itu bagian purchasing menerima hasil stock

opname dan membuat permintaan barang kepada bagian purchasing, setelah itu

purchasing akan mengeluarkan PO (purchase order) kepada vendor yang

bersangkutan. Lalu barang pesanan akan dikirim oleh vendor beserta faktur

pembelian dan surat jalan, selanjutnya barang-barang tersebut diterima oleh bagian

gudang melalui proses pengecekan barang apakah sesuai pesanan atau tidak. Apabila

barang tidak sesuai maka bagian gudang akan menolak dengan langsung

mengembalikan barang beserta faktur pembelian dan surat jalan, dan bila barang

sudah diterima faktur pembelian copy merah diserahkan ke bagian purchasing untuk

di input di Microsoft Excel agar stock barang ter-update.

Berdasarkan faktur pembelian masing-masing vendor telah memberikan

termin waktu yang sudah disepakati oleh kedua belah pihak, setelah faktur jatuh

tempo maka bagian purchasingakan menyerahkan ke bagian finance untuk dilakukan

pembayaran atas faktur-faktur pembelian yang telah jatuh tempo.Di setiap akhir bulan

34

bagian purchasingakan membuat laporan pembelian yang sudah di koordinasi dengan

bagian admin gudang.

3.4 Unified Modelling Language (UML)

3.4.1 Activity Diagram

35

act Use Case Model

OwnerBagian FinanceVendorBagian PurchasingBagian Gudang

Start

Stock

Opname

Hasil Stock

Opname

Menerima Hasil

Stock Opname

Membuat PO Menerima PO

Mengirim Barang,

Faktur Penjualan,

Surat Jalan

Check Barang, Faktur

Pembelian, Surat

Jalan

MenolakMenerima

Mengembalikan

Barang, Faktur

Pembelian, Surat

Jalan

Menerima Faktur

Asli

Menerima Faktur

Copy Pembelian

Merah

Menginput Faktur

Pembelian

Mengirimkan

Faktur

Membuat Laporan

Pembelian

Menerima Faktur

Pembelian

Melakukan PembayaranMenerima Pembayaran

Menerima Laporan

Pembelian

Selesai

Menerima Barang,

Faktur Copy

Pembelian Merah

Menerima Barang

Returan, Faktur

Penjualan, Surat Jalan

Mengirimkan

Faktur Pembelian

Asli

Membuat Laporan

Retur

Menerima Laporan

Retur Barang

Pembelian Selesai

Gambar III.2Activty Diagram

3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan

36

Spesifikasi untuk sistem berjalannya adalah serangkaian untuk

pembahasan mengenai bentuk-bentuk yang terdiri dari dokumen masukan

(input) dan dokumen keluaran (output) mengenai sistem pencatatan pembelian

yang ada pada PT. Boga Suka Jaya Lestari diantaranya:

3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

1. Nama dokumen : Kartu Stock

Fungsi : Mengetahui Jumlah Barang Tersedia

Sumber : Bagian Gudang

Tujuan : Bagian Purchasing

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

Frekuensi : Setiap Akhir Bulan

Bentuk : Lihat lampiran A-1

2. Nama dokumen : Faktur Pembelian

Fungsi : Mengetahui Barang yang Dikirim

Sumber : Vendor


Media : Kertas

Jumlah : Tiga lembar

Frekuensi : Setiap Pembelian Barang


37

3. Nama dokumen : Surat Jalan

Fungsi : Untuk syarat pengiriman barang

Sumber : Vendor


Media : Kertas

Jumlah : Dua lembar

Frekuensi : Setiap Pembelian Barang


3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

1. Nama dokumen : Purchase Order

Fungsi : Mengetahui Jumlah dan Barang yang akan dipesan

Sumber : Bagian Purchasing

Tujuan : Bagian Finance dan Vendor

Media : Kertas Cetakan

Jumlah : Dua lembar

Frekuensi : Setiap Hari

Bentuk : Lihat lampiran B-1

2. Nama dokumen : Laporan Pembelian

Fungsi : Untuk Melaporkan Data Pembelian Selama

1 bulan


38

Tujuan : Owner





3. Nama dokumen : Laporan Retur

Fungsi : Untuk Melaporkan Data Retur Barang Selama

1 bulan


Tujuan : Owner





3.6. Permasalahan

Setelah mempelajari dan mengamati sistem pembelian pada PT.Boga Suka

Jaya Lestari yang masih menggunakan sistem manual, maka penulis menyimpulkan

menemukan beberapa permasalahan, yaitu :

1. Keamanan dan penyimpanan arsip yang sangat terbatas dikarenakan semua

arsip masih dicatat menggunakan kertas dan membuat kemungkinan arsip

akan rusak dan hilang.

39

2. Proses pencatatan sistem pembelian masih manual, sehingga akan memakan

waktu yang cukup lama untuk pencarian data dan sering terjadi pengulangan

penginputan data dan kesalahan dalam perhitungan pencatatan transaksi yang

tidak sesuai.

3. Sering terjadi keterlambatan dalam pembuatan laporan pembelian, karena

pengelolaannya masih sederhana.

3.7. Pemecahan Masalah

Untuk mengatasi permasalahan tersebut, penulis mencoba mengusulkan dan

memberikan alternatif pemecahan masalah yang ada di PT.Boga Suka Jaya Lestari

sebagai berikut :

1. Membuat media penyimpanan data dalam bentuk database yang tersimpan

dalam komputer.

2. Membuat program aplikasi pembelian agar dapat menghasilkan laporan tepat

waktu, selain itu agar transaksi penjualan bisa dilakukan dengan cepat, tepat

serta efisien.

3. Diusulkan menggunakan program aplikasi Netbean dengan adanya aplikasi

yang terkompuerisasi maka bisa dilakukan backup data.

bab iii analisa sistem berjalan filept.boga suka jaya lestari adalah perusahaan yang bergerak...

Documents