9
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Revitalisasi
Berikut merupakan teori-teori yang dijadikan sebagai tinjauan pustaka dalam
Tugas Akhir ini. Diantaranya adalah pengertian revitalisasi, langkah-langkah
revitalisasi, scenario atau rencana revitalisasi, kapan perlu dilakukannya revitalisasi,
proses revitalisasi, serta hal yang harus diperhatikan dalam proses revitalisasi.
2.1.1 Pengertian Revitalisasi
Pengertian Revitalisasi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)
merupakan suatu proses atau cara atau perbuatan yang dilakukan untuk menghidupkan
kembali suatu hal yang sebelumnya belum terbedaya atau tergunakan dengan baik.
Maka revitalisasi dapat bermakna menjadikan perbuatan menjadi vital atau sangat
penting dan sangat diperlukan, sehingga revitalisasi dapat disimpulkan sebagai suatu
cara yang digunakan untuk membuat suatu hal yang crusial menjadi lebih terberdaya
dan meningkat nilai vitalitasnya.
2.1.2 Langkah-Langkah Revitalisasi
Berikut merupakan langkah-langkah melakukan revitalisasi menurut pedoman
revitalisasi menurut peraturan menteri Nomor 18/PRT/M/2010 adalah sebagai berikut:
1. Menentukan kriteria hal yang akan dilakukan revitalisasi, kriteria tersebut
diantaranya adalah pemilihan sistem yang akan direvitalisasi, serta melihat
seberapa besar penurunan produktivitas kerja.
2. Memberikan penilaian terhadap hal yang akan direvitalisasi, meliputi vitalitas
sistem yang akan dibuat serta penilaian terhadap produktivitas kerja dari
sistem yang akan dijalankan.
10
3. Melihat potensi keberhasilan revitalisasi dengan cara mempertimbangkan
keefektifan hasil dari revitalisasi yang telah dibuat dengan membuat
rancangan dari sistem yang akan direvitalisasi.
4. Pengelompokan kegiatan, serta kompleksitas hal yang akan direvitalisasi.
2.1.3 Skenario atau Rencana Revitalisasi
Dalam melakukan revitalisasi, harus melakukan konsultasi kepada pihak-pihak
yang terkait. Berikut merupakan skenario atau rencana revitalisasi kawasan yang harus
dipertimbangkan menurut peraturan menteri pekerjaan umum Nomor 18:
1. Konsepsi revitalisasi,
2. Indikasi revitalisasi yang memengaruhi vitalitas hal yang belum terbedaya
seperti mengalaminya penurunan fungsi hal yang harus diberdayakan lagi.
3. Indikasi revitalisasi seperti fungsi, dan pemanfaatan revitalisasi tersebut, serta
4. Peningkatan kegunaan hal yang akan direvitalisasi.
2.1.4 Kapan Harus Dilakukannya Revitalisasi?
Peraturan menteri pekerjaan umum menyebutkan dalam pedoman umum
revitalisasi Nomor 18/PRT/M/2010 bahwa Revitalisasi perlu dilakukan ketika
terjadinya permasalahan dan isu-isu tertentu, diantanya adalah:
1. Ketika terjadinya kemerosotan nilai vitalitas atau produktivitas dalam suatu hal,
2. Keharusan adanya peningkatan kesadaran dalam melakukan hal yang kurang
terbedaya,
3. Meningkatnya peran pemangku kepentingan dari hal yang kurang
terbedayakan,
4. Terjadinya pergeseran peran dan tanggung jawab,
5. Terjadinya penurunan laju penurunan pendapatan, serta menimbulkan
ketidakstabilan pendapatan.
2.1.5 Proses Revitalisasi
Menurut Robert L. Laud dalam Santoso (2009) terdapat 4 jenis proses perubahan
dalam revitalisasi diantaranya adalah sebagai berikut:
11
1. Adaptasi,
2. Revitalisasi,
3. Transformasi, dan
4. Turnaround.
Sedangkan menurut Ashby dalam Santoro (2009) mengungkapkan bahwa proses
revitalisasi mencangkup perubahan yang dilaksanakan secara Quantum-Leap, yaitu
lompatan besar yang tidak hanya mencangkup perubahan bertahap, melainkan
langsung menuju sasaran dari kondisi awal yang dilakukan.
2.1.6 Hal Yang Harus Diperhatikan Dalam Revitalisasi
Terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan dalam melakukan revitalisasi menurut
Sapta Hendra Wicaksana dalam Santoso (2009) yaitu:
1. Waktu pelayanan,
2. Penyederhanaan dan konsistensi prosedur,
3. Ketersediaan fasilitas, dan
4. Ketersediaan teknologi pendukung dari hal yang perlu diperbaiki.
2.2 Standard Operating Procedure (SOP)
Tinjauan pustaka mengenai Standard Operating Procedure (SOP) yang dibahas
meliputi pengertian SOP, tujuan SOP, Manfaat , asas penyusunan, prinsip penyusunan,
tipe-tipe format SOP, tahapan penyusunan, teknik penyusunan, simbol-simbol,
komponen dalam SOP, serta buku pedoman SOP.
2.2.1 Pengertian Standard Operating Procedure (SOP)
Pengertian Standard Operating Procedure (SOP) menurut Nur’aini (2016) SOP
merupakan suatu pedoman yang dibuat untuk mengatur pekerjaan yang dijalankan
oleh setiap karyawan. Pendapat lain menurut Laksmi, dkk. (2015) SOP merupakan
suatu dokumen yang digunakan untuk mendapatkan hasil kerja dalam sebuah
organisasi yang efektif dan efisien yang terdiri atas tujuan, sarana dan prasarana yang
digunakan, kapan dibuat atau direvisi, bagian atau unit yang harus melaksanakan,
bagaimana prosedur dan metodenya, serta dilengkapi dengan flowchart alur kerja yang
12
harus dilakukan. Sedangkan Sailendra (2015) mengungkapkan bahwa merupakan
panduan atau acuan yang digunakan sebagai alat pemantau kegiatan operasional
dalam sebuah organisasi agar dapat berjalan dengan efektif.
Dari kumpulan pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa Standard Operating
Procedure merupakan suatu pedoman atau acuan kerja yang dibuat untuk mengatur
pekerjaan agar mendapatkan hasil kerja yang efektif dan efisien serta dijadikan
sebagai alat pemantau seluruh kegiatan operasional dalam sebuah organisasi. SOP
terdiri dari langkah-langkah atau alur kerja (flowchart) kegiatan yang harus dilakukan
oleh seluruh pelaku kegiatan dalam sebuah organisasi.
2.2.2 Tujuan Dibuatnya SOP
Dalam penggunaannya, SOP memiliki tujuan. Berikut merupakan tujuan Standar
Operasional Prosedur (SOP) menurut Puji (2014):
1. Menjaga konsistensi tingkat penampilan kinerja atau kondisi tertentu dan
kemana petugas dan lingkungan dalam melaksanakan sesuatu tugas atau
pekerjaan tertentu.
2. Acuan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi seluruh pelaku organisasi.
3. Menghindari kegagalan atau kesalahan, keraguan, duplikasi serta pemborosan
dalam proses pelaksanaan kegiatan.
4. Merupakan parameter untuk menilai mutu pekerjaan.
5. Lebih menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara efisien dan
efektif.
6. Menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas yang
terkait.
7. Sebagai dokumen yang akan menjelaskan dan menilai pelaksanaan proses
kerja bila terjadi suatu kesalahan atau dugaan kesalahan administratif.
8. Sebagai dokumen yang digunakan sebagai dokumen sejarah bila telah di buat
revisi SOP yang baru.
13
Pendapat lain menurut Kasma, dkk (2012:7) tujuan dari adanya SOP adalah
sebagai berikut:
1) Agar petugas/pegawai dapat menjaga tingkat kinerja atau konsistensi
petugas/pegawai atau tim dalam organisasi atau bahkan unit kerja
2) Agar memahami suatu peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi
3) Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawan dari petugas/pegawai
terkait.
4) Melindungi organisasi atau unit kerja dan petugas/pegawai dari malpraktik atau
kesalahan administarasi lainya.
5) Untuk melindungi kesalahan/kegagalan , keraguan , dan duplikasi.
Dilihat dari tujuan SOP diatas, maka dapat disimpulkan bahwa SOP memiliki
tujuan serta peranan penting dalam sebuah organisasi. Baik itu sebagai parameter
dalam menilai mutu kerja, melihat keefektifan dan efisienan hasil kerja, serta
memperjelas alur kerja setiap pekerjaan atau tujuan penting lainnya dalam menunjang
tercapainya tujuan perusahaan.
2.2.3 Manfaat Standard Operating Procedure (SOP)
SOP memiliki manfaat dalam menunjang tercapainya tujuan sebuah organisasi.
Berikut merupakan manfaat SOP menurut Puji (2014) adalah sebagai berikut:
1. Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.
2. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
3. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
4. Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
5. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.
Manfaat lain dari SOP menurut Permepan No. Per/21/M-PAN/11/2018 yaitu :
1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan
pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian.
14
2. SOP membantu staf menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada
intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan
dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
3. Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab
khusus dalam melaksanakan tugas.
4. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai cara
konkret untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang
telah dilakukan.
5. Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru untuk
cepat melakukan tugasnya.
6. Menunjukkan kinerja dalam organisasi efisien dan dikelola dengan baik.
7. Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai.
8. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas.
9. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam
bekerja.
2.2.4 Asas Penyusunan SOP
Asas penyusunan SOP menurut Peraturan Menteri Hukum dan HAM No 12 Tahun
2014 tentang Penyusunan Standar Operasional Prosedur adalah sebagai berikut:
1. Asas Pembakuan
SOP disusun berdasarkan tata cara dan bentuk yang telah dibakukan sehingga
dapat menjadi acuan yang baku dalam melaksanakan tugas dan fungsi masing-
masing.
2. Asas Pertanggungjawaban
SOP dapat dipertanggungjawabkan baik dari sisi isi, bentuk, prosedur, dan
standar yang ditetapkan maupun keabsahannya.
3. Asas Keterkaitan
15
Dalam pelaksanaannya SOP senantiasa terkait dengan kegiatan administrasi
umum lainnya baik secara langsung maupun tidak langsung.
4. Asas Kecepatan dan Kelancaran
Sebagai pendukung dalam melaksanakan tugas maka SOP dapat digunakan
untuk menjamin terselesaikannya suatu tugas pekerjaan sesuai dengan waktu
yang telah ditetapkan, tepat sasaran, menjamin kemudahan dan kelancaran
secara prosedural.
5. Asas Keamanan
SOP harus aman sehingga dapat menjamin kepentingan semua pihak yang
terlibat dalam pelaksanaan tugas sesuai dengan apa yang telah ditetapkan
sehingga dapat tercipta kenyamanan dalam pelaksanaan tugas.
6. Asas Keterbukaan
Adanya SOP dapat menciptakan suatu transparansi dalam pelaksanaan tugas
sehingga tidak akan muncul kecurigaan.
2.2.5 Prinsip Penyusunan SOP
Dalam PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008 disebutkan bahwa penyusunan
SOP harus memenuhi prinsip-prinsip antara lain: kemudahan dan kejelasan, efisiensi
dan efektivitas, keselarasan, keterukuran, dimanis, berorientasi pada pengguna,
kepatuhan hukum, dan kepastian hukum.
1. Konsisten. SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu,
oleh siapapun, dan dalam kondisi apapun oleh seluruh jajaran dalam sebuah
organisasi.
2. Komitmen. SOP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh
jajaran organisasi, dari level yang paling rendah dan tertinggi.
3. Perbaikan berkelanjutan. Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap
penyempurnaan-penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-
benar efisien dan efektif.
16
4. Mengikat. SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya
sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan.
5. Seluruh unsur memiliki peran penting. Seluruh pegawai peran-peran
tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika pegawai tertentu tidak
melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan
proses, yang akhirnya juga berdampak pada proses penyelenggaraan
pemerintahan.
6. Terdokumentasi dengan baik. Seluruh prosedur yang telah distandarkan
harus didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan
referensi bagi setiap mereka yang memerlukan.
2.2.6 Tipe- Tipe Format SOP
Nur’aini (2016) menyebutkan bahwa terdapat 2 tipe Standard Operating
Procedure (SOP) yaitu SOP yang bersifat teknis dan yang bersifat administratif.
1. SOP Teknis merupakan SOP yang menjelaskan tentang prosedur pekerjaan
secara teknis dengan sangat rinci dan teliti hingga tidak akan adanya
kemungkinan variasi lain. Kegiatan-kegiatan yang biasa menggunakan SOP
teknis adalah kegiatan administrasi seperti dalam bidang perawatan dan
pengendalian sarana serta prasarana, kearsipan, keuangan, korespondensi,
dokumentasi, serta pelayanan kepada masyarakat serta kepegawaian. Salah satu
ciri dalam penggunaan tipe SOP teknis adalah pelaksana SOP harus ada dalam
satu kesatuan kerja.
2. SOP Administratif merupakan SOP yang disusun untuk pekerjaan yang bersifat
administrarif. SOP ini cocok digunakan untuk kegiatan yang melibatkan banyak
orang atau banyak posisi dalam pelaksanaannya. SOP administratif melingkupi
pekerjaan yang bersifat makro dan mikro. SOP administratif memiliki sifat makro
berarti melingkupi beberapa pekerjaan yang bersifat mikro yang memiliki
langkah kegiatan secara rinci, sedangkan SOP administratif bersifat mikro
17
merupakan bagian dari dari SOP administrasi makro yang membentuk satu
kesinambungan kegiatan.
2.2.7 Tahap Penyusunan SOP
Tahap penyusunan SOP dalam buku Jalaludin (2013) tahapan yang melakukan
penyusunan SOP meliputi melakukan analisis sistm dan prosedur kerja, analisis tugas,
dan melakukan analisis prosedur kerja.
a. Analisis sistem dan prosedur kerja
Analisis sistem dan prosedur kerja merupakan kegiatan mengidentifikasikan
fungsi-fungsi utama dalam suatu pekerjaan, serta langkah kerja yang
dibutuhkan dalam melaksanakan fungsi sistem dan posedur kerja.
b. Analisis Tugas
Dalam analisis tugas dilakukan penelaahan yang mendalam dan teratur
terhadap suatu pekerjaan. Analisis tugas diperlukan dalam setiap perencanaan
dan perbaikan organisasi. Analisa tugas diharapkan dalam dapat memberikan
keterangan mengenai pekerjaan, sifat pekerjaan, syarat pejabat, dan tanggung
jawab.
Yang berkaitan dengan analisis tugas diantaranya yaitu analisa tugas, deskripsi
tugas, spesifikasi tugas, penilaian tugas, pengukuran kerja dan penentuan
standar tugas.
c. Analisis Prosedur Kerja
Analisis prosedur kerja adalah kegiatan untuk mengindentifikasikan urutan
langkah-langkah pekerjaan yang berhubugan dengan apa yang dilakukan, dan
siapa yang melakukannya. Analisis prosedur kerja akan menghasilkan alur dari
aktivitas organisasi dan menentukan hal-hal kritis yang akan mempengaruhi
keberhasilan organisasi. Prosedur kerja merupakan salah satu komponen
penting dalam rangka mencapai tujuan organisasi, sebab prosedur memberikan
beberapa keuntungan antara lain memberikan pengawasan yang lebih baik
mengenai apa yang dilakukan dan bagaimana hal tersebut dilakukan.
18
2.2.8 Teknik Penyusunan SOP
Dalam penulisan suatu prosedur, teknik penyususunan SOP diperlukan untuk
mencari yang efektif dan efesien bagi setiap kantor dalam membuat suatu pedoman
kerja. Banyak teknik dan metode yang digunakan untuk menulis prosedur. Menurut
Nuraida (2008:23) cara penulisan prosedur yang dimaksud adalah:
1. Deskriptif
Deskriptif adalah prosedur kerja yang dituliskan dengan tidak adanya simbol khusus
dan disajikan secara sederhana.
2. Chart
Chart adalah prosedur dalam bentuk gambar atau simbol yang biasanya terlihat lebih
sederhana sehingga lebih mudah dipahamai dan diterapkan ke dalam pekerjaan, maka
disusun berbagai simbol bagi kegiatan yang bersifat penting. Simbol dapat membuat
gambar-gamber visual yang menggambarkan intruksi-intruksi, berbagai macam
kegiatan, perpindahan satu kegiatan ke kegiatan lainya, dan sebagainya menjadi
tampak jelas sehubungan yang berkaitan kaitan atau ketergantungan dari satu kegiatan
terhadap kegiatan yang lainya. Chart dapat berarti peta, diagram, tabel, atau gambar.
Penulisan prosedur dengan chart adalah sebagai berikut:
a. Gambar/skema
Gambar/skema digunakan pada perusahan assembling. Pembuatan knock dowm
furniture, blender, kreta dorong bayi, dan sebgaimanya, harus membuat gambar-
gambar mengenai tahapan atau cara memakai dan melepaskan alat tersebut yang
merupakan panduan bagi konsumen.
b. Arus pergerakan dokumen (Document Flow Chart)
Di dalam Document Flow chart dapat diketahui bagian/divisi yang terlibat dalam
prosedur untuk mencapai suatu tujuan tertentu, tanggungjawab setiap
bagian/divisi terhadap arus pergerakan dokumen dari awal sampai akhir antara
lain untuk mengetahui apa saja dan berapa rangka/tembusan yang diperlukan
dalam tiap arus pergerakan dokumen. Dengan kata lain document flow chart
19
menunjukan perpindahan formulir kantor beserta salinan dokumen tersebut dari
satu bagian ke bagian lainya.
c. Proses kegiatan (Proses Chart)
Proses kegiatan perusahaan melewati satu atau beberapa bagian/departemen.
Dengan demikian dapat terjadi beberapa proses dalam bagian/departemen yang
sama. Jadi, yang menjadi perhatian penting bukan dokumen dan
bagian/department, melainkan proses pelaksanaan suatu prosesdur kerja. Simbol
memperlihatkan segala proses yang berangkap di dalam suatu prosedur dari awal
hingga akhir.
d. Diagram gerakan (Movement Diagram )
Diagram gerakan emnunjukan gerakan ruangan. Diagram gerakan dapat
digambarkan dalam sebuah lay out berskala pada sebuah meja atau floor plan
sehingga gerakan tersebut dapat diukur dan dipandang dalam hubunganya
dengan faktor-faktor fisik.
Kata teknik diartikan sebagai sistematika tindakan yang sangat spesifik dalam pola
sistematis untuk menyusun standar operasional prosedur suatu organisasi. disebut
sangat spesifik karena antar teknik terdapat perbedaan cara dan guna yang mencolok,
meskipun peran saling mendukung satu sama lain untuk mengefektifkan prosedur.
Berikut ini merupakan penjabaran teknik penyusunan SOP menurut Tambunan (2013),
yaitu :
1. Teknik Naratif Teknik
Naratif adalah teknik yang menggunakan kekuatan narasi dan penjelasan
dengan kalimat sesuai dengan kaidah bahasa yang benar ditambah istilah lazim
yang digunakan dalam organisasi untuk menjelaskan langkah kegiatan di dalam
organisasi, baik terkait dengan kegiatan operasional maupun administrasi.
Semakin baik cara penyampaian, semakin baik pula potensi kemudahan
pemahaman dan pelaksanaan prosedur. Prinsip tentang keseragaman dan
konsistensi dalam penggunaan istilah menjadi sangat penting agar tidak ada
20
perbedaan persepsi diantara para pembaca dan pelaksana prosedur. Meskipun
tampak mudah, namun sesungguhnya sangat sulit untuk membuat prosedur
yang efektif dengan menggunakan teknik naratif. Kunci penggunaan teknik
naratif adalah cara penggunaan dan penyampaian kalimat dan tata bahasa yang
tepat dan sistematis. Bila langkah tersebut dijelaskan dengan narasi yang tidak
sesuai, sulit pembaca memahami secara segera.
2. Teknik Bagan Arus Teknik bagan arus (flowchart)
merupakan teknik spesifik yang sangat dikenal dalam pengembangan sistem
informasi dan penyusunan prosedur operasional standar. Teknik ini
menggunakan simbol yang khas, dimana setiap simbol mempresentasikan
makna tertentu dari kegiatan atau keputusan hingga penyimpanan dokumen.
Dengan menggunakan gambar, banyak penjelasan yang dapat dihemat. Namun,
untuk penggunaan simbol bukan berarti tidak menggunakan lagi kalimat.
Pembuatan kolom dalam bagan arus tergantung pada teknik bagan arus yang
digunakan.
3. Teknik Tabular
Teknik tabular digunakan untuk melakukan analisis kegiatan dalam proses
penyusunan SOP, tetapi bukan berarti tidak dapat ditampilkan sebagai bagian
dari proses operasional tertentu. Langkah-langkah yang potensial ada di dalam
suatu prosedur operasional standar analisis, termasuk penghitungan manfaat
serta waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah langkah atau
kegiatan. Manfaat dengan menyajikan tabel teretentu terkait dengan prosedur,
pada dasarnya dapat membantu pelaksana untuk memahami prosedur secara
baik. Tiap organisasi pasti memiliki langkah rutin dan berulang yang membantu
pengefektifan prosedur.
4. Teknik Campuran (Gabungan)
21
Merupakan gabungan atau kombinasi dari ketiga teknik sebelumnya. Tujuan
dari teknik ini adalah untuk menyajikan SOP yang dapat dipahami semua yang
terlibat juga berkepentingan.
Menurut Tambunan (2013) menjelaskan kunci sukses teknisnya, terletak pada
keakuratan pemahaman dan pendefinisian kondisi dan kebutuhan organisasi. Pada
intinya, setiap organisasi memiliki kondisi dan kebutuhan yang berubah. Maka dari itu,
metode dan teknik harus terus dievaluasi dan diperbaharui.
2.2.9 Simbol-Simbol Dalam SOP
Untuk menggambarkan tentang penerapan suatu prosedur tertentu sebaiknya
dipergunakan simbol dan skema atau bagan prosedur dengan setapat-tepatnya. Simbol
mempelihatkan segala proses yang berangkai di dalam suatu prosedur dari awal hingga
akhir. Tindakan-tindakan ditunjukan oleh simbol-simbol yang diatur secara vertical
dangan urutan kronologis di mana tindakan terkahir dicantumkan pada bagian bawah
gambar. Simbol-simbol yang umum dipergunakan untuk menggambarkan suatu
prosedur dilihat pada gambar 2.1 untuk simbol bagan arus dasar dan gambar 2.3 untuk
Simbol Bagan Arus Kegiatan Rinci Prosedur. Menurut Tambunan (2013:315), dalam
teknik bagan arus (flowchart) dikenal berbagai kelompok simbol sesuai kegunaannya,
dimana setiap simbolnya mewakili makna kegiatan atau peran tertentu.
Berikut merupakan gambar simbol dasar dalam pembuatan SOP menurut
Tambunan (2013):
22
(persiapan) (Dokumen)
(proses) (Proses Pengganti)
(keputusan) (Data)
(Proses Utuh) (Kegiatan Manual)
(Masukan Manual) (Kartu)
(Pemisah Prosedur)
Gambar 2.1 Simbol Bagan Arus Dasar
Sumber: Tambunan (2013:326)
(Tampilan) (Sortir)
(Penghubungan) (Tunda)
(Penggabungan) (Penguraian)
(Arsip tetap) (Arsip Sementara)
(Pemaduan)
(Pilihan)
Gambar 2.2 Simbol Bagan Arus Kegiatan Rinci Prosedur
Sumber: Tambunan (2013:326)
23
2.2.10 Komponen Dalam SOP
Pada tiap SOP per halaman dibuat header yang terdiri dari komponen-
komponen seperti yang ada pada tabel 2.1 contoh Header SOP :
Tabel 2.1 Contoh Header SOP Logo Perusahaan (Nama Perusahaan)
Standard Operating
Procedure
No. Dokumen
Revisi
Judul Tanggal
Halaman
Sumber : Puji (2014)
Berikut ini merupakan penejalasan dari header SOP:
1. Logo Perusahaan : merupakan gambar dari logo perusahaan
2. Prosedur : merupakan tiper penulisan dokumen. Pada dokumen SOP ditulis
Standard Operating Procedure
3. Judul : Merupakan identitas SOP yang dibuat. Misalnya diisi “Prosedur
Penyimpanan Arsip”, berarti SOP tersebut berisi mengenai penyimanan arsip.
4. Nomor dokumen : dalam pembutan SOP, akan dibutuhkan sistem penomoran
sebagai nomor identitas dokumen dan untuk mengitegrasikan antar SOP.
5. Revisi : Menjelaskan SOP ini sudah mengalami pembenahan yang ke berapa
kali perbaikan.
6. Tanggal : merupakan tanggal SOP diberlakukan efektif kepada unit terkait.
7. Halaman : menunjukan halaman ke beberapa dari total keseluruhan halam SOP
tersebut. Misalnya 3 dari 28, berarti halaman ketiga dari total 28 halaman.
2.2.11 Buku Pedoman Standard Operating Procedure (SOP)
Buku pedoman untuk SOP, merupakan sebuah buku kecil yang memuat
beberapa hal, diantaranya menurut Moekijat (2008) yaitu sebagai berikut :
1. Garis besar susunan organisasi pada suatu perusahaan (tugas-tugas tiap jabatan
tanpa nama)
24
2. Metode atau sistem yang berhubungan dengan pekerjaan dalam suatu
perusahaan.
3. Formulir-formulir yang dapat digunakan dalam pelaksanaan SOP.
4. Tanggal dikeluarkannya dan penanggungjawab atas pengeluaranya SOP
tersebut.
5. Instruksi atau panduan mengenai bagaimana menggunakan buku pedoman
tersebut.
Buku manual pelaksanaan prosedur mempunyai keuntungan yang sangat besar
dalam suatu organisasi, dimana buku pedoman tersebut dalam menjalankan pegawai
dalam melaksanakan pekerjaan dan mengetahui batasan batasan dalam melakukan
pekerjaan. Adapun keuntungan adanya buku pedoman prosedur menurut Moekijat
(2008) yaitu sebagai berikut:
1. Menulis prosedur menghasilkan suatu sistem dapat kembali, baik sistem dalam
perusahaan maupun sistem lainya yang menyangkut kegaitan operasional
perusahaan.
2. Adanya buku pedoman prosedur dapat membantu dalam hal pembagian
pekerjaan yang adil diantara para pegawai.
3. Buku pedoman prosedur yang ada dikantor dapat membantu sekaligus
meringankan (membantu dan mempermudah) dalam proses pengawasan
4. Buku pedoman kantor membantu dalam latihan pegawai dalam menyusun
pendisiplinan kerja dalam perusahaan.
Sedangkan kerugian adanya buku pedoman prosedur adalah sebagai berikut
1. Adanya sebuah pencatatan dari sebuah aturan atau prosedur yang berserakan
atau tercecer.
2. Isi pekerjaan suatu jabatan tidak selalu tetap atau berubah-ubah.
3. Dalam proses menyiapkan suatu buku panduan memerlukan waktu yang lama
sehingga menyebabkan kadarluarsa dan karyawan sering tidak menghiraukan
adanya buku panduan dalam bekerja.
25
4. Adanya Buku pedoman prosedur dapat mematikan inisiatif atau kretifitas suaut
pegawai untuk berkarya sendiri.
2.2.12 Pengujian dan Review SOP
Untuk menghasilkan SOP yang segala aspek kebutuhan perusahaan terpenuhi,
adapun langkah-langkah pengujian dan review dilakukan sebagai berikut: Puji (2014)
1. Sebelum dilakukan pengujian, hasil penulisan SOP dikirimkan kepada pihak
yang terlibat langsung dalam proses pembuatan, dengan tujuan untuk
memperoleh kritikan dan masukan.
2. Selanjutnya dilakukan simulasi sejauh mana SOP yang telah dibuat dapat
berjalan sesuai dengan kondisi sebenarnya. Dari simulasi tersebut dapat
diketahui kelemahan pada SOP, sehingga nantinya akan ada penyempurnaan
atau pembuatan kembali SOP.
3. Proses simulasi akan menghasilkan sesuatu yang nantinya akan ditindaklanjuti
oleh tim pengembangan.
4. SOP yang telah dirumuskan, selain membekukan prosedur yang telah berjalan,
dapat juga menyederhanakan prosedur yang sudah ada atau membuat prosedur
baru yang lebih tepat, efektif dan efesien.
5. Pelaksanaan uji coba dalam praktik penyelenggaraan prosedur-prosedur
perusahaan, sebenernya memiliki tujuan yaitu melihat sejauh mana kesesuaian,
ketepatan, dan kemudahan SOP dalam menjalankanya.
6. Proses selanjutnya adalah review. Proses ini dilakukan untuk mengevaluasi
hasil uji coba, sehingga akhirnya tim pengembangan SOP dapat menghasilkan
SOP yang benar-benar Valid dan Reliable yang berarti SOP menjadi instrument
yang dibutuhkan secara tepat oleh pengguna dalam penyelenggaraan prosedur-
prosedur dalam organisasi.
26
2.3 Formulir
Dalam zaman modern seperti ini, hampir semua instansi atau kantor yang
menggunakan formulir (form) dalam melakukan kegiatan transaksi .
2.3.1 Pengertian Formulir
Menurut Sedarmayanti (2009:223) formulir sebagai sesuatu bentuk lembaran
cetakan dengan kolom-kolom di dalamnya yang harus diisi dengan angka, jawaban,
ataupun keterangan yang sesuai dengan pernyataan ataupun instruksi yang ada.
Sedangkan menurut Laksmi dkk (2008:100) formulir dapat diartikan sebagai
lembaran kertas/kartu lepas berukuran tertentu yang telah dipersiapkan sebelumnya
secara tercetak dengan uraian-uraian, kolo-kolom, garis-garis, atau ruang-ruang untuk
mengumpet, mencatat, atau menyampaikan informasi yang diperlukan. Menurut
Tathgati (2014) formulir merupakan alat bantu berupa lembar yang digunakan dalam
melaksanakan sebuah proses atau kegiatan dan mencatat hasilnya sesuai prosedur.
Jadi setalah menyimak pengertian formulir diatas, dapat disimpulkan bahwa
formulir merupakan bentuk lembaran cetakan yang dipakai untuk menyampaikan
informasi yang diperlukan sebagian besar pekerjaan tata usaha mempergunakan
formulir sebagai alat dasar pekerjaan administrative.
2.3.2 Tujuan dan Manfaat Formulir
Pembuatan dan penggunaan formulir yang sedemikian banyanknya, antara lain
disebabkan oleh karena formulir sangat bermanfaat bagi pelaksanaan operasi kegiatan
kantor. Adapun tujuan dan manfaat digunakanya seuatu formulir oleh setiap kantor
menurut Sedarmayanti (2009) adalah:
1. Mengurangi kesibukan menyalin atau mengutip kembali keterangan secara
berulang-ulang. Hal ini penting untuk tidak menghambat waktu kerja, dan juga
untuk menghindarkan kelelahan atau pembakuan kerja.
2. Mengadakan suatu keseragaman atau pembakuan kerja.
3. Mempermudah dalam proses mengklarifikasi data.
27
4. Memperjelas tata kerja, prosedur kerja serta sistem kerja.
5. Sebagai alat pemberian instruksi kerja.
6. Menjadi alat perencanaan, karena didalamnya terdapat data kuantitatif maupun
kualitatif.
7. Sebagai alat untuk kegiatan pengawasan dan evaluasi.
Menurut Tathagati (2014) manfaat dari penggunaan formulir dalam organisasi
adalah sebagai berikut :
1. Formulir yang telah ditanda tangan menunjukan siapa penanggung jawab
terjadinya sebuah proses.
2. Merekam data proses sebagai bukti bahwa proses telah jadi atau dilaksanakan.
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dalam proses dengan menyatakan semua
kejadian dalam bentuk tertulis dan dapat dijadikan alat bukti apabila ada
kesalahan.
4. Menyampaikan informasi pokok secara tertulis dari satu individu ke individu
lain, dari satu unit kerja ke unit kerja lain di dalam organisasi,atau dari
organisasi ke pihak lain di luar organisasi.
Penggunaan formulir dimaksudkan untuk peningkatan efesiensi kerja dari
kantor yang bersangkutan. Oleh karena itu tepatlah apabila dalam setiap kantor,
diusahakan adanya keberagaman dalam pembuatan, penggunaan, penyimpanan, dan
pemeliharaan formulir.
2.3.3 Pedoman Pembuatan Formulir
Setiap kegiatan bisnis tidak terlepas dari penggunaan formulir. Keefisienan
ketepatan tata kerja penggunaan formulir tergantung pula pada ketepatan cara
pembuatan formulir tersebut. Sehingga pembuatan formulir harus diperhatikan
Menurut Sedarmayanti (2009) dalam rangka merancang (membuat formulir),
maka pedoman yang perlu diperhatikan antara lain :
1. Tugas pokok organisasi
2. Pekerjaan dan keterangan yang diburuhkan untuk melakukan tugas termaksud.
28
3. Pelaksanaan proses kerja secara menyeluruh sehingga dapat dibuat
pengklarifikasian pekerjaan.
4. Mengetahui oleh siapa, atau oleh unit mana dan kapan pekerjaan harus
dilakukan.
5. Frekuensi pekerjaan termaksud dilakukan, dan bagaimana hubungan kerja antar
unit dalam rangka pelaksanaan tugas.
6. Dalam cara atau teknik pembuatanya harus diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a. Gunakan kertas yang cukup kuat, tetapi tidak terlalu tebal.
b. Sebaiknya menggunakan huruf cetak, dengan menggunakan kertas yang
berwarna putih sehingga huruf dapat mudah terbaca.
c. Gunakan lembaran yang cukup luasnya sehingga masih dapat
memungkinkan dipakai untuk disposisi, instruksi, ataupun catatan lainya.
d. Pembuatan hendaknya menunjukan suatu gambaran yang sistematis
tentang keterangan yang ingin diperoleh.
e. Ukuran harus disesuaikan dengan kebutuhan pengisian dan penyimpanan.
f. Apabila formulir nantinya akan dimasukan ke dalam komputer atau mesin
data processing, maka harus diperhatikan ukuran dan tebal tipisnya kertas
serta hendaknya diusahakan pula bahwa antar kolom memiliki space yang
cukup sehingga memudahkan proses berikutnya.
g. Hendaknya digunakan kode tertentu yang sekaligus menunjukan tentang
jumlah berapa lembar dan oleh siapakah formulir itu dibuat.
2.3.4 Pengendalian Formulir
Pengendalian formulir adalah kegiatan yang dilakukan secara teratur dan terus
menerus sehingga dapat bermanfaat seperti yang diinginkan dalam hal pengurusan
informasi yang dimaksud. Menurut Sedarmayanti (2009:226) formulir digunakan
untuk:
1. Mencegah jangan sampai ada formulir yang digunakan tidak sebagaimana
mestinya.
29
2. Mencegah jangan sampai ada formulir yang dirubah tanpa persetujuan
sebalumnya.
3. Mencegah jangan sampai ada formulir yang beredar tanpa
sepengatahuan/persetujuan yang berwenang.
4. Agar pekerjaan rutin tidak dirubah tanpa rencana, sehingga formulir tidak
dirubah secara mendadak.
Formulir merupakan salah satu alat yang penting dalam melaksanakan pekerjaan
kantor pada umumnya, dan pada khususnya dalam pengurusan informasi, maka dalam
merancang formulir hendaknya dipertimbangkan mengenai bentuk, panjang atau
luasnya ruang (kolom) yang akan diisi, serta besar kecilnya formulir.
2.3 Persediaan
Dalam menjalankan bisnis persediaan merupakan hal yang penting, berikut
merupakan teori yang membahas perihal pengertian persediaan, tujuan persediaan,
fungsi persediaan, jenis-jenis persediaan, prosedur pengadaan persediaan, prosedur
pembelian barang, prosedur penerimaan dan penyimpanan barang, serta prosedur
permintaan barang serta prosedur pengawasan dan pengecekan barang.
2.3.1 Pengertian Persediaan
Persediaan (inventory) merupakan barang dagangan yang utama dalam perusahaan
dagang. Persediaan termasuk dalam golongan aset lancar perusahaan yang berperan
penting dalam menghasilkan laba perusahaan. Pengertian persediaan menurut Ikatan
Akuntan Indonesia (Anwar & Karamoy, 2014) pengertian persediaan adalah aset yang
tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal, dalam proses produksi atau dalam
perjalanan jasa, dan dalam bentuk bahan atau perlengkapan untuk digunakan dalam
proses produksi atau pemberian jasa. Alexandri (2009:135) mengemukakan bahwa:
“Persediaan merupakan suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha tertentu atau persediaan barang-barang yang masih dalam pengerjaan atau proses produksi ataupun persediaan bahan baku yang menunggu penggunaannya dalam proses produksi.”
30
Dari beberapa pendapat para ahli, maka dapat disimpulkan bahwa persediaan
barang dagang adalah suatu aset lancar yang memiliki peran penting guna
menghasilkan laba perusahaan. Persediaan dapat berupa barang yang dapat dijual
secara langsung atau dalam bentuk bahan baku yang ada dalam proses produksi atau
menunggu proses produksi sebelum dijual kembali dalam bentuk lain.
2.3.2 Tujuan Persediaan Barang
Terdapat beberapa tujuan dalam melakukan pengelolaan persediaan barang.
Berikut merupakan tujuan persediaan barang menurut Assauri (2008) :
1 Menjaga ketersediaan bahan baku di suatu perusahaan sehingga tidak
terjadinya penghambatan proses produksi.
2 Mengatur biaya persediaan serta menjaga kestabilan penentuan persediaan
agar tidak terlalu besar dan berlebihan.
3 Serta menghindari pembelian bahan baku secara kecil-kecilan karena akan
menyebabkan biaya pemesanan menjadi besar.
2.3.3 Fungsi Persediaan
Menurut Herjanto (2007), terdapat beberapa fungsi penting yang terdapat dalam
pengelolaan persediaan oleh persediaan dalam memenuhi kebutuhan perusahaan
sebagai berikut:
1. Menghindari risiko keterlambatan pengiriman bahan baku atau barang
yang dibutuhkan perusahaan,
2. Mengatasi jika material yang dipesan tidak baik sehingga harus
dilakukan pengembalian barang pesanan,
3. Sebagai antisipasi terhadap kenaikan harga barang atau inflasi.
4. Menyimpan bahan baku yang dihasilkan secara musiman sehingga
perusahaan tidak akan kesulitan jika bahan itu tidak tersedia di pasaran,
5. Mendapatkan keuntungan dari pembelian berdasarkan diskon
kuantitas, serta
31
6. Memberikan pelayanan kepada pelanggan dengan tersedianya barang
yang diperlukan, serta tidak menghambat proses produksi karena
ketidaktersediaan barang.
2.3.4 Jenis-Jenis Persediaan
Jenis-jenis pesediaan menurut Hanafi (2010) Persediaan biasanya mencakup
beberapa jenis persediaan seperti:
1. Persediaan bahan mentah, adalah bahan yang akan digunakan untuk
memproduksi barang dagangan. barang
2. Persediaan bahan setengah jadi, adalah barang yang belum selesai
sepenuhnya menjadi barang dagangan, dan
3. Persediaan barang jadi, adalah barang yang sudah selesai dikerjakan dan
siap untuk dijual.
Pendapat lain perihal jenis-jenis persediaan diungkapkan oleh Handoko (2000)
terdapat 5 jenis persediaan berdasarkan posisinya, diantaranya adalah:
1. Persediaan barang mentah (raw materials)
persediaan yang digunakan dalam produksi. Bahan mentah ini dapat diperoleh
dari sumber-sumber alam atau dibeli dari pada pemasok dan atau dibuat sendiri
oleh perusahaan untuk digunakan dalam proses produksi selanjutnya.
2. Persediaan komponen-komponen rakitan (purchased parts/components)
Persediaan barang yang terdiri dari komponen-komponen yang diperoleh dari
perusahaan lain, dimana secara langsung dapat dirakit menjadi suatu produk
3. Persediaan bahan pembantu atau penolong (supplies)
Persediiaan barang yang diperlukan dalam proses produksi, tetapi tidak
merupakan bagian atau komponen barang jadi.
4. Persediaan barang dalam proses (work in process)
Persediaan yang merupakan keluaran dari tiap-tiap bagian dalam proses
produksi atau yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi masi perlu diproses
lebih lanjjut menjadi barang jadi.
32
5. Persediaan barang jadi (finished goods)
Persediaan barang yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap
untuk dijual atau dikirim kepada konsumen..
2.3.5 Prosedur Pengadaan Persediaan Barang Secara Umum
Secara umum, prosedur pembelian bahan baku harus mengikuti beberapa tahapan.
Seperti yang disebutkan oleh Prawirosentono (2009) terdapat tiga tahapan diantaranya
adalah sebagai berikut:
1. Rencana pembelian bahan baku dimulai dari adanya keperluan akan penggunaan
bahan baku dari staf bagian produksi ke bagian gudang. Dalam melakukan
permintaan bahan baku terdapat penggunaan formulir dari staf bagian produksi
ke bagian gudang. Formulir permintaan ini dibuat 3 (tiga) masing-masing yaitu:
a. Lembaran asli dikirim ke bagian persediaan,
b. Tembusan ke-1 disimpan untuk arsip di bagian arsip pergudangan,
c. Tembusan ke-2 diserahkan ke bagian yang meminta bahan.
2. Bagian atau unit pembelian barang melakukan pembelian barang atas dasar
permintaan pembelian bahan dari staf bagian produksi. Setelah bagian pembelian
menerima formulir permintaan pembelian barang lalu bagian pembelian
membuat catatan Order Pembelian (OP). Order pembelian ini dibuat dalam
beberapa rangkap yang didistribusikan sebagai berikut:
a. Lembaran asli dikirm ke pemasok bahan yang telah ditunjuk sebagai
tender,
b. Tembusan OP ke-2 untuk bagian akuntansi, sebagai informasi bahan
perusahaan sedang memesan barang.
c. Tembusan OP ke-2 untuk bagian gudang, sebagai informasi bahan
perusahaan sedang memesan bahan.
d. Tembusan OP ke-3 untuk bagian yang meminta bahan, sebagai
informasi bahwa permintaannya sedang dipesan.
33
e. Tembusan OP ke-4 untuk arsip bagian pembelian.
3. Penerimaan dan penyimpanan bahan baku yang diterima dari pemasok harus
diperiksa terlebih dahulu secara teliti. Secara kronologis dapat dikemukakan
langkah-langkah penting yang harus dilakukan dalam menerima bahan baku
pesanan sebagai berikut:
a. Menerima surat pengantar pengiriman dan mencocokannya dengan
OP bahan yang disimpan sebelumnya dari unit pembelian.
b. Memeriksa keadaan bahan secara fisik (baik jumlah maupun
mutunya).
c. Menandatangani kolom tanda terima yang terdapat dalam invoice.
d. Memasukan bahan ke gudang.
e. Menyusun laporan penerimaan barang yang kemudian dikirim ke unit
lain atau bagian keuangan. Antara lain untuk proses pembayaran dan
kepentingan lainnya.
2.3.6 Prosedur Pembelian Barang
Pembelian bahan baku merupakan salah satu aspek penting bagi perusahaan guna
dapat memenuhi kebutuhan konsumen. Dalam melaksanakan pembelian bahan baku
terdapat prosedur-prosedur yang harus dilakukan agar pelaksanaan pembelian bahan
baku dapat dilaksanakan secara tepat dan sesuai dengan kebutuhan. Berikut merupakan
prosedur pembelian bahan baku menurut prawirosentono (2009): Dalam hal ini, bagian
pembelian menerima form permintaan pembelian barang dari staf bagian produksi,
dalam melaksanakan pembelian, staf administrasi restoran pembelian mengirim surat
yang dilampiri form order pembelian seperti yang tercantum dalam tabel 2.2 form
order pembelian barang kepada manajer pembelian. Setelah disahkan oleh manajer
pembelian, form order harus segera dikirimkan kepada pemasok bahan baku agar
barang tersebut cepat dikirim.
34
Tabel 2.2 Form Order Pembelian
Form Order Pembelian Barang
No. Tanggal : …./…../….
Kepada Yth
Nomor Order Pembelian
Nomor Permintaan Pembelian
Harap dikirim barang-barang berikut pada tanggal: ……/……/….. No. Nama Bahan/Barang Spesifikasi Jumlah (unit) Harga Satuan (Rp) Jumlah (Rp)
TOTAL
Nomor Order Pembelian harap dicantumkan dalam invoice dan surat pengiriman
Sumber: Prawirosentono (2009)
2.3.7 Penerimaan dan Penyimpanan Barang
Penerimaan bahan baku perlu dilakukan dengan cara yang tepat, oleh karena itu
Prawirosentono (2009) menyebutkan bahwa terdapat beberapa hal yang perlu
diperhatikan dalam penerimaan bahan baku yaitu apabila pemasok telah menerima
surat order pembelian, selanjutnya pemasok akan memeriksa surat order tersebut. Lalu
pemasok mengirimkan pesanan dengan mengirim invoice pengiriman barang sesuai
dengan surat order pembelian. Barang diterima di gudang beserta 1 berkas invoice
pengiriman barag dilampiri surat pembelian asli.
Hal yang perlu dilakukan oleh petugas gudang adalah melakukan pemeriksaan
invoice serta kecocokan isi invoice dengan salinan surat order pembelian tentang
jumlah serta mutu bahan yang diterima. Apabila cocok, petugas gudang memaraf pada
kolom tanda tangan penerima dari invoice yang diberikan. Serta memberitahuka
kepada kepada gudang untuk menandatangani invoice laporan penerimaan bahan
tersebut. Berikut merupakan contoh invoice laporan penerimaan barang seperti pada
tabel 2.3
35
Tabel 2.3 Laporan Bukti Penerimaan Barang (LPB)
Laporan Bukti Penerimaan Barang (LPB)
Supplier : Dikirim Kepada : Nomor LPB : Tanggal Pemesanan : Tanggal Penerimaan: No. Pesanan :
No Nama Bahan/Barang
Spesifikasi Jumlah (Rp)
Harga Satuan (Rp)
Jumlah (Rp)
Keterangan
Kepala Gudang Diterima Oleh ( ) (Nama Penerima)
Sumber : Prawirosentono (2009)
Langkah selanjutnya setelah memaraf invoice laporan penerimaan barang, yaitu
kemudian melakukan pengisian kartu gudang berdasarkan invoice. Hal tersebut
dilakukan untuk mengetahui saldo administratif sekaligus mengetahui saldo fisik
bahan yang ada di gudang saat ini, setelah itu bagian keuangan mencatat di kartu
catatan persdiaan sebagai analisis akhir persediaan barang
Berikut contoh kartu gudang terdapat pada tabel 2.4, dan kartu catatan persediaan
terdapat pada tabel 2.5.
Tabel 2.4 Kartu Gudang
KARTU GUDANG
Nama Barang :
Kode/spesifikasi :
Tanggal Nama Jenis Barang Diterima Dikeluarkan Saldo
Sumber : Prawirosentono (2009)
36
Tabel 2.5 Buku Besar Persediaan Buku Besar Persediaan
Kode :
Barang :
Unit :
Tanggal Ref Diterima Dikeluarkan Sisa Harga Saldo jumlah
Sumber: Prawirosentono (2009)
2.3.8 Prosedur Permintaan Barang
Mekanisme permintaan pemakaian barang atau bahan baku datangnya dari unit kerja
produksi. Adapun bentuk formulir permintaan barang atau bahan baku adalah seperti
yang tercantum pada tabel 2.6. Berikut ini merupakan mekanisme permintaan bahan
baku menurut Prawirosentono (2009):
1. Staf bagian produksi memberikan formulir permintaan barang kepada bagian
gudang. Lembaran asli formulir disimpan di gudang sebagai bukti pengeluaran
sejumlah bahan di gudang, lalu dicatat di kartu gudang pengeluaran sehingga
dapat diketahui jumlahnya.
2. Lembaran kedua dikirim ke unit produksi yang meminta barang serta dilakukan
pemberian barang atau bahan baku yang diminta.
3. Lembaran ketiga dikirim kebagian akuntansi untuk dicatat di buku persediaan,
agar buku persediaan sesuai dengan kartu gudang yang ada digudang.
4. Apabila perusahaan telah menggunakan komputer bank data persediaan barang
harus sesuai dengan database persediaan yang ada dan sesuai dengan keadaan
sebenarnya.
37
Berikut ini merupakan contoh formulir permintaan barang menurut Prawirosentono
(2009):
Tabel 2.6 Formulir Permintaan Barang
Formulir Permintaan Barang (FPB)
Kepada : Tanggal
Diterima : Disetujui oleh
Dibebankan ke :
( )
No Nama Barang Jumlah Harga/unit (Rp) Total (Rp)
Diminta Oleh Disetujui Oleh
( ) ( )
Sumber: Prawirosentono (2009)
2.3.9 Prosedur Pengawasan dan Pengecekan Barang
Untuk menjamin terlaksananya kegiatan gudang maka Prawirosentono
menyebutkan perlunya pengawasan secara iternal terhadap kekayaan perusahaan.
Berikut cara yang dapat dilakukan dalam pengawasan dan pengecekan barang
secara internal diantarnya adalah: adanya struktur organisasi yang jelas dan sistem
pembukuan yang baku.
1. Struktur Organisasi Yang Jelas
Struktur organisasi gudang harus menjadi bagaian terpadu dari keseluruhan
organisasi perusahaan. Secara umum fungsi yang berkaitan dengan tugas dan
wewenang dalam perusahaan terdiri dari :
1. Fungsi operasional meliputi fungsi penggunaan, penyimpanan, dan
pemeliharaan aset perusahaan.
2. Fungsi akuntansi mencatat seluruh transaksi yang terjadi dalam
perusahaan
3. Fungsi pengawasan internal fungsinya mengawasi dan memantau
fungsi kegiatan tersebut.
38
2. Prosedur Pembukuan barang yang baku
Prosedur ini adalah yang merupakan sarana membukukan seluruh transaksi yang
terjadi dalam perusahaan. Ini juga merupakan alat untuk melakukan pengawasan
terhadap kekayaan perusahaan baik aset, piutang, pendapatan, dan berbagai macam
biaya yang timbuk akibat operasi perusahaan.
Prosedur pembukuan yang baku yang baik tidak terlepas dari adanya struktur dan
pembagian wewenang dan tanggung jawab yang jelas untuk seluruh pekerjaan,
termasuk tugas-tugas pembukuan. Prosedur ini harus dilakukan secara efisien guna
menunjang operasi perusahaan.
