55
BAB 3
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
3.1 Riwayat Organisasi
3.1.1 Sejarah Bina Nusantara International University (JWC)
Bina Nusantara University pada mulanya dibangun sebagai sebuah
lembaga pelatihan komputer yang memberikan pengajaran tentang
komputer modern pada tanggal 21 Oktober 1974. Hal ini mengalami
pengembangan terus-menerus dan dengan disertai fondasi yang solid, visi
yang bagus, dan dedikasi yang tinggi.
Pengajaran komputer modern telah berkembang menjadi sebuah
Akademi Sistem Komputer (ATK) pada tanggal 1 Juli 1981. ATK
menawarkan pengajaran informasi manajemen dan teknologi informasi.
Tiga tahun setelah itu, pada tangal 13 Juli 1984, ATK memiliki status
“TERDAFTAR” dan mengubah namanya menjadi AMIK Jakarta. Pada
tanggal 1 Juli 1985, AMIK membuka pengajaran komputer akuntansi.
AMIK mulai menggunakan nama Bina Nusantara pada 21 September 1985,
kemudian AMIK Bina Nusantara mendirikan STMIK Bina Nusantara pada
1 Juli 1986. Institut ini menawarkan manajemen informasi dan ilmu
pengetahuan komputer dengan program studi S-1 ketika program studi
sistem komputer sedang dalam proses.
Pada 9 November 1987 AMIK Bina Nusantara bergabung dengan
STMIK Bina Nusantara. Penggabungan ini menghasilkan sebuah institut
yang menawarkan program diploma (D-3) dan strata 1 (S-1).
56
Bina Nusantara University dibuat pada 8 Agustus 1996, dan kemudian
disahkan oleh pemerintah. STMIK Bina Nusantara bergabung menjadi
Universitas Bina Nusantara pada 20 Desember 1998. Bina Nusantara
University telah memiliki 5 fakultas, antara lain ilmu komputer, ekonomi,
teknik, sastra, matematik, dan statistik. Pada tahun 2007, Universitas Bina
Nusantara berganti nama menjadi Bina Nusantara University.
Joseph Wibowo Center (JWC) adalah kampus terbaru dari Bina
Nusantara University. JWC terletak di area yang strategis dan dapat dicapai
dari beberapa tempat.
Program-program yang disajikan oleh JWC terbagi kedalam :
1. BiNus Business School
2. BiNus International
3. Executive Development Program
Berbeda dengan 3 kampus Bina Nusantara University lainnya, yang
mana menekankan pada pendidikan yang berbasis pada teknologi informasi,
JWC cenderung menawarkan keahlian pada manajemen dan bisnis.
Executive Development Program adalah bagian dari JWC untuk
pembelajaran lanjutan dari Bina Nusantara University.
Pada 17 November 1997 Bina Nusantara University mendapatkan
Sertifikat ISO 9001 karena aplikasi dan kontribusinya dalam sistem kualitas
manajemen dalam lingkup perancangan kurikulum dan materi
pembelajaran, sistem operasional pembelajaran, pengajaran, dan penelitian.
BiNus adalah universitas pertama di Indonesia yang mendapatkan Sertifikat
57
ISO 9001. Hal ini membuktikan kalau Bina Nusantara University telah
benar-benar siap untuk memasuki era globalisasi.
3.1.2 Visi dan Misi
Visi Bina Nusantara International University (JWC) adalah :
Untuk diterima menjadi institusi pendidikan yang terdepan dalam
bidang teknologi informasi, siap untuk bersaing dan mampu beradaptasi
dengan perkembangan jaman.
Misi Bina Nusantara International University (JWC) adalah :
1. Mengimplementasikan program-program pendidikan yang mendukung
aplikasi dan perkembangan teknologi informasi, menguasai bahasa asing,
komunikasi, kepemimpinan, inovasi dan business skill, dan berkarakter
baik.
2. Menyediakan infrastruktur dan lingkungan yang kondusif untuk
pengimplementasian sistem yang efektif dan efisiensi sehingga
menghasilkan alumni-alumni yang berkemampuan, kreatif, dan inovativ.
3. Untuk menjaga hubungan dan relevansi antara kegiatan akademis dan
permintaan akan global socio-economic dan perkembangan industrial.
4. Bekerja sama dengan institusi lainnya, baik lokal maupun internasional,
untuk memastikan pengetahuan dan skill terus terbaharui dan sesuai
dengan kebutuhan masyarakat.
5. Untuk menciptakan komunitas BINUSIAN yang mengedepankan
kualitas, budaya, nilai, dan etos kerja.
58
3.1.3 Alamat Organisasi
Jalan Hang Lekir I No.6
Jakarta Selatan
Telepon : 021 –7202222, 021-7203333 Ext. 8100
Fax : 021-7208569, 021-7205555
Website : www.binus.ac.id
3.1.4 Struktur Organisasi
3.1.4.1 Struktur Organisasi Secara umum
Gambar 3.1 Struktur Organisasi secara Umum
Sumber: Operational Manager, tahun 2008
59
Keterangan:
1. - - - - - - - - - - artinya secara tidak langsung bertanggung jawab.
Contoh: Rector - - - - - - - - - Graduate School Director, artinya
Graduate School Director secara tidak langsung bertanggung jawab
kepada Rector.
2. Artinya secara langsung bertanggung jawab.
Contoh: Executive Secretary Executive Director, artinya
Executive Secretary secara langsung bertanggung jawab kepada
Executive Director.
60
3.1.4.2 Pembagian Divisi dan Tugas Setiap Divisi
Gambar 3.2a Pembagian Divisi dan Tugas Setiap Divisi
Sumber: Operational Manager, tahun 2008
61
Gambar 3.2b Pembagian Divisi dan Tugas Setiap Divisi
Sumber: Operational Manager, tahun 2008
3.1.5 Tugas dan Wewenang
Berikut adalah tugas dan wewenang setiap divisi dalam struktur organisasi
Bina Nusantara International University (JWC) :
3.1.5.1 Operation Manager
Tugas
• Memastikan semua program berjalan dengan efisien dan
efektif.
• Koordinasi dengan semua head dengan operation JWC untuk
dapat program yang inovasi dalam efisien harga.
• Monitor semua aktivitas dan biaya realisasi.
• Memastikan dan memonitor operational academic berjalan
secara efektif.
62
• Memastikan service yang excellence untuk semua stakeholder.
• Memastikan semua operational academic dan service have
run according program plan dan kalender academic.
• Meningkatkan kualitas, variasi dan kuantitas untuk
pengkoleksian perpustakaan.
• Evaluasi kompetensi dari karyawan.
• Mengadakan pelatihan atau konseling untuk karyawan.
• Memastikan fungsi fasilitas gedung untuk mendukung
kegiatan perkuliahan.
• Membuat laporan bulanan, semsteran dan tahunan untuk
executive director.
• Melaksanakan tugas yang berkaitan dengan ISO 9001.
Wewenang
• Mengkoordinasikan dengan semua aspek operation JWC untuk
memenuhi kebutuhan dari JWC dalam waktu dekat maupun
panjang.
• Koordinasi dengan TM untuk pengadaan training untuk
meningkatkan kulitas staff.
• Mengontrol operasi sehari – hari dari department operation.
• Koordinasi dengan head of school / MM head untuk
menyiapkan dan melaksanakan semua proses dalam
pembelajaran dan materi pendukung perkuliahan.
63
• Membuat surat pemberitahuan.
• Kegiatan pengembangan staf untuk meningkatkan
performance dan kompetensi.
3.1.5.2 Operational Support Staff
Tugas
• Bertanggung jawab atas arsip yang ada di bawah tanggung
jawab Operation Manager baik dalam bentuk kertas maupun
file di komputer.
• Membantu Operation Manager dalam penyusunan laporan
kerja baik bulanan, per term maupun per semesteran, notulen
rapat, surat masuk maupun surak keluar.
• Membantu Operation Manager dalam penyusunan anggaran
tahunan.
• Membantu Operation Manager dalam penyususnan kalender
kuliah dan kalender kerja tahunan.
• Membantu Operation Manager dalam hal adminiatrasi
pelaksanaan ISO di divisi operasi.
• Melaksanakan semua kegiatan terkait dengan sistem mutu
ISO.
64
• Bertanggungjawab atas permintaan, penggunaan dan
penyimpanan barang-barang kebutuhan baik stok maupun
bukan stok.
• Membantu Operation Manager untuk melaksanakan
briefing rutin divisi setiap 1 bulan sekali.
• Membantu Operation Manager dalam hal SDM seperti
perpanjangan kontrak karyawan, memonitor kehadiran
karyawan,dll.
Wewenang
• Mengkoordinasikan dan mengingatkan jadwal kerja
Operation Manager, baik berupa jadwal rapat, maupun
tanggal-tanggal penting pada kalender kerja divisi operasi.
• Bekerjasama dengan bagian Lecturing and Examination
dalam proses validasi laporan honor, proses pembayaran
honor dosen, serta pembuatan laporan realisasi honor untuk
Operation Manager.
• Memberikan usulan perbaikan untuk hal-hal yang
berhubungan dengan kegiatan dukungan administrasi.
65
3.1.5.3 Head of Academic Operation
Tugas
• Memastikan semua program berjalan dengan efisien dan efektif.
• Koordinasi dengan semua head dengan operation JWC untuk
dapat program yang inovasi dalam efisien harga.
• Monitor semua aktivitas dan biaya realisasi.
• Memastikan dan memonitor operational academic berjalan
secara efektif.
• Memastikan service yang excellence untuk semua stakeholder.
• Meningkatkan kualitas, variasi dan quantity untuk
pengkoleksian perpustakaan.
• Evaluasi kompetensi dari karyawan.
• Mengadakan training atau conseling untuk karyawan.
• Memberikan tanggung jawab untuk menyusun jadwal
perkuliahan mahasiswa.
• Memberikan laporan untuk mengajuan pembuatan soal ujian.
Wewenang
• Melaksanakan proses persiapan perkuliahan BINUS
INTERNATIONAL.
• Pelaksanaan proses registrasi perkuliahan bagi mahasiswa aktif
yang ingin mengulang mata kuliah, pendaftaran double major,
66
pengambilan mata kuliah cherry pick, cuti kuliah atau aktif
kuliah kembali.
• Pelaksanaan proses registrasi online.
• Penjadwalan perkuliahan.
• Membantu pelaksanaan briefing mahasiswa baru bekerjasama
dengan tim faculty BI.
• Penjadwalan sesi orientation dan preparation days.
• Penyediaan student guideline dan student handbook untuk
mahasiswa baru.
• Membuat laporan jadwal perkuliahan dan disetujui oleh masing
– masing head of school.
• Membuat laporan mahasiswa cuti kuliah, aktif kembali, double
degree dan mengundurkan diri.
• Membuat laporan penerimaan dosen baru.
• Melaksanakan proses pengendalian perkuliahan BINUS
INTERNATIONAL.
• Maintain atau cek rutin pelaksanaan perkuliahan sesuai dengan
jadwal yang telah dibuat.
• Cek rutin kesiapan fasilitas, perlengkapan dan peralatan
perkuliahan.
• Maintain class cancellation dan make up class serta re schedule
perkuliahan.
67
• Pelaksanaan ujian akhir term mahasiswa mengikuti ujian,
mengawas ujian, pengiriman berkas ujian ke dosen.
• Pelaksanaan proses penyelenggaraan field trip dan guest lecture
sesuai dengan permintaan yang diajukan oleh masing – masing
program.
• Follow up penyerahan soal ujian dan nilai ujian dari masing –
masing dosen sesuai dengan dead line yang sudah ditentukan.
• Melaksanakan evaluasi kinerja dosen dengan mendistribusikan
formulir kuesioner kepada seluruh mahasiswa.
• Maintain database mahasiswa dari setiap perubahan yang terjadi
karena ada permintaan dari mahasiswa ataupun perubahan status
akademik.
• Melaksanakan proses penyelenggaraan briefing skripsi bagi
mahasiswa.
• Melasksanakan penjadwalan bimbingan dan sidang skripsi,
termasuk di dalamnya monitor aktifitas bimbingan untuk
kebutuhan pembayaran honor membimbing skripsi.
• Melakukan proses pengajuan pembayaran honor membimbing
dan menguji skripsi.
• Memberikan layanan administrasi akademik untuk mahasiswa
dan dosen sesuai dengan permintaan yang diterima melalui
information service dengan memperhatikan dead line yang
sudah ditentukan.
68
• Membuat laporan penyerahan soal ujian tepat waktu.
• Membuat laporan penyerahan nilai ujian tepat waktu.
• Membuat laporan mahasiswa tidak layak mengikuti ujian tengah
dan akhir semester.
• Melakukan proses filterisasi terhadap data mahasiswa yang
sudah lulus skripsi untuk kebutuhan proses judisium.
• Melaksanakan proses judisium dimulai dari pendataan
mahasiswa layak wisuda atau tidak.
• Membuat laporan hasil judisium yang selanjutnya diajukan ke
management BI untuk mendapatkan persetujuan.
• Mendokumentasikan berkas judisium dalam bentuk sebuah
buku, kemudian data tersebut ke panitia wisuda untuk dibuatkan
buku wisuda.
• Mencetak ijasah dan transkip nilai terakhir.
• Membuat laporan judisium atau wisuda.
• Membuat laporan kerja bulanan.
• Menghadiri briefing unit kerja bersama head of academic
operations department dan operation manager.
• Mengawas ujian tengah dan akhir semester BINUS
INTERNATIONAL dan ujian akhir term program pascasarjana.
• Melaksanakan kegiatan manajemen sistem mutu universitas
BINA NUSANTARA.
69
• Aktif menjadi panitia wisuda dan berpatrisipasi dalam setiap
kegiatan academic operations yang berhubungan dengan
mahasiswa dan dosen.
• Menyelesaikan semua tugas atau pekerjaan sesuai dengan dead
line yang telah ditentukan.
• Memberikan usulan perbaikan untuk kegiatan operasional
akademik untuk program BINUS INTERNATIONAL.
• Melaksanakan tugas lainnya yang sebagaimana ditugaskan oleh
atasan langsung.
3.1.5.4 Head of IT Support
Tugas
• Melakukan pengembangan dan monitor terhadap perkembangan
Learning Method Systems (LMS) dan Content Method Systems
(CMS).
• Memastikan network dan sistem yang ada berfungsi dengan
baik.
• Melakukan monitoring secara berkala untuk network sistem.
• Melakukan koordinasi dengan IT Central.
• Memastikan perbaikan seluruh kerusakan komputer agar dapat
selesai tepat waktu.
• Memastikan seluruh yang diberikan kepada seluruh pihak
terkait sesuai dengan Service Level Agreement (SLA) yang ada.
70
• Melakukan analisis terhadap sistem dan proses yang ada dan
memberikan usulan perbaikan.
Wewenang
• Bertanggung jawab dan berwenang untuk memimpin area IT .
• Melakukan fungsi manajerial, seperti perencanaan kerja unit
(plan), memonitor seluruh kegiatan di area IT support termasuk
kinerja staf.
• Membuat rencana kerja tahunan dan laporan kerja bulanan IT .
• Membuat pengumuman dan keputusan strategis atas persetujuan
operations manager sehubungan dengan kegiatan IT support.
• Melakukan koordinasi dengan unit/departemen lain sehubungan
dengan kegiatan IT support.
• Membantu operations manager sehubungan dengan
permasalahan IT support.
• Mengajukan peraturan dan kebijakan sehubungan dengan
fasilitas IT.
• Menganalisis sistem dan prosedur yang ada dan melakukan
otomasi/ perbaikan apabila diperlukan.
• Melakukan pengembangan IT dengan koordinasi melalui IT
Central.
71
• Melakukan pengembangan dan monitor terhadap perkembangan
Learning Method System (LMS) dan Content Method System
(CMS).
• Melakukan pengembangan terhadap penggunaan laboratorium
dan fasilitas IT lainnya.
• Melakukan pengembangan e-survey.
• Melakukan sistem informasi manajemen.
• Bertanggung jawab terhadap keamanan database dosen dan
mahasiswa di JWC.
• Melakukan kegiatan pemeliharaan seluruh komputer dan
jaringan di JWC.
• Memastikan layanan prima untuk kegiatan di IT support.
• Melaksanakan kegiatan manajemen sistem mutu universitas
BINA NUSANTARA INTERNATIONAL.
• Melakukan tugas lainnya sebagaimana yang ditugaskan oleh
Operation Manager.
• Melakukan pembinaan dan pengembangan kemampuan IT
support.
• Berperan serta dalam proses perekrutan staff di IT Support.
• Memberikan teguran dan mengusulkan surat peringatan kepada
staff di IT support.
• Melakukan penilaian kinerja staf
• Membuat anggaran tahunan IT support.
72
3.1.5.5 Head of Learning Support
Tugas
• Memastikan kelengkapan berkas penerimaan dosen baru untuk
JWC.
• Melakukan koordinasi pengajuan JJA dosen.
• Melakukan analisis terhadap kinerja dosen yang ada.
• Melakukan follow up untuk dosen yang memiliki kinerja yang
kurang.
• Melakukan memonitor untuk proses realisasi materi
pembelajaran yang ada.
• Melakukan koordinasi dengan unit terkait yang ada.
• Melakukan analisis kebutuhan pelatihan yang diperlukan untuk
pengembangan dosen.
• Melaksanakan digitalisasi untuk koleksi perpustakaan yang ada.
• Memastikan seluruh yang diberikan kepada seluruh pihak terkait
sesuai dengan service level agreement (SLA) yang ada
• Melakukan analisis terhadap sistem dan proses yang ada dan
memberikan usulan perbaikan.
Wewenang
• Melakukan monitoring pengadaan, pengolahan dan layanan
sirkulasi di perpustakaan JWC.
73
• Memastikan proses pembuatan buku panduan dosen berjalan
dengan baik.
• Melakukan monitoring kegiatan pemesanan textbook.
• Mempersiapkan materi kuliah, silabus dan katalog.
• Melakukan perbaikan dan memastikan proses perekrutan dosen
dan JJA memenuhi kriteria service quality yang telah
ditentukan.
• Membantu peningkatan kualitas dosen dengan membuat
training module, melakukan implementasi dan evaluasi training
program yang dilakukan .
• Membantu proses perbaikan kualitas dosen dengan nilai IKAD
< 3.00.
• Mengusulkan/ mengadaptasi performance appraisal model
untuk dosen dengan berkoordinasi dengan pimpinan jurusan
BINUS INTERNATIONAL & BINUS BUSINESS SCHOOL.
• Mengelola operasional bookstore.
• Melakukan pengendalian terhadap JWC printed knowledge
assets.
• Bertanggung jawab dan berwenang untuk memimpin learning .
• Melakukan fungsi manajerial, seperti perencanaan kerja unit
(plan), monitoring seluruh kegiatan di learning termasuk
kinerja staf.
74
• Membuat rencana kerja tahunan dan laporan kerja bulanan
learning .
• Membuat pengumuman dan keputusan strategis atas persetujuan
operations manager sehubungan dengan kegiatan learning .
• Melakukan koordinasi dengan unit/ departmen lain sehubungan
dengan kegiatan learning .
• Membantu operations manager sehubungan dengan
permasalahan learning .
• Mengajukan peraturan dan kebijakan sehubungan dengan
learning .
• Memastikan layanan prima untuk kegiatan di learning .
• Melaksanakan kegiatan manajemen sistem mutu universitas
BINA NUSANTARA INTERNATIONAL.
• Melakukan tugas lainnya sebagaimana yang ditugaskan oleh
operation manager.
3.1.5.6 Head of Building Management
Tugas
• Menerima keluhan dari pengguna gedung JWC.
• Memaintain semua peralatan yang ada di gedung JWC.
• Mengelola gedung JWC dengan baik dari kebersihan dan
kerapian.
75
• Memrekrut outsorurce untuk seluruh kegiatan operasional
pengelolaan gedung yang ada di JWC.
• Memonitor anggaran barang untuk area BM JWC.
• Menempatkan penjagaan pada tempat – tempat tertentu.
• Menempatkan petugas kebersihan di tempat – tempat tertentu.
Wewenang
• Mengatur operasional rutin pengelolaan gedung untuk
mendukung kegiatan akademik dan operasional lainnya di JWC.
• Penyimpanan daftar inventaris gedung JWC.
• Koordinasikan dengan perusahaan outsorurce.
• Melakukan koordinasi dengan tim outsorurce untuk seluruh
kegiatan operasional pengelolaan gedung yang ada di JWC.
• Melakukan monitor kinerja tim outsorurce area BM dan
membuat rekaptulasi kehadiran per bulan.
• Menerima keluhan dari pengguna gedung untuk hal – hal yang
berhubungan dengan building management JWC.
• Menerima dan mengendalikan barang – barang yang masuk
kategori lost and found.
• Memeriksa dan menyimpan permintaan pembelian barang,
material dan spare part.
• Membuat, mengetik dan menyimpan surat keluar masuk, tanda
terima, berita acara dan lainnya.
76
• Memproses surat izin, keterangan dokter karyawan building
management JWC, serta membuat rekaptulasi absensi bulanan,
lembur dan meneruskannya ke TM.
• Melakukan monitoring anggaran barang stock/ non stock untuk
area BM JWC.
• Membuat jadwal peminjaman mobil di JWC.
• Meneruskan atau mentransfer pendapatan parkir ke bank yang
ditunjuk setiap bulannya.
• Menyimpan kas kecil dan membuat laporan atas pengeluaran
yang dilakukan hanya di area building management.
• Menerima dan membayar kepada kebersihan lingkungan,
keamanan lingkungan, iuran atau sumbangan lainnya.
• Mencatat dan mengontrol peminjaman kunci yang berada di
ruang building management.
• Melakukan pengarsipan seuluruh administrasi gedung terutama
yang terkait dengan administrasi ISO.
• Memberikan usulan perbaikan untuk kegiatan yang
berhubungan operasional pengelolaan gedung area JWC.
3.1.5.7 BI AcOp Coordinator
Tugas
Pengendalian seluruh kegiatan operasional akademik untuk
program BINUS INTERNATIONAL.
77
Wewenang
• Membuat kalender kerja tahunan tim BINUS
INTERNATIONAL.
• Melakukan pengendalian dan tanggung jawab atas kelancaran
proses kegiatan / aktifitas rutin yang berlangsung di area
BINUS INTERNATIONAL dari masing – masing anggota tim
kerja unit.
• Membuat laporan kerja bulanan dengan merangkum semua
laporan yang dibuat dan diserahkan oleh masing – masing
anggota tim kerja unit BINUS INTERNATIONAL.
• Melakukan evaluasi dari hasil kerja anggota tim kerja unit
melalui briefing dengan anggota tim kerja unit untuk
membahas permasalahan kerja yang timbul dan mencari solusi
atau untuk mengupdate informasi penting.
• Membangun hubungan dan komunikasi dengan para dosen
untuk kebutuhan layanan akademik.
• Melakukan cek dan ricek terhadap hasil entri data yang
dilakukan oleh tenaga administrasi – outsource, terutama hasil
entri data yang berhubungan dengan sistem informasi.
• Memback up tugas / pekerjaan dari masing – masing anggota
tim kerja unit dengan tujuan kepuasan layanan terhadap
konsumen.
78
• Menganalisa kebutuhan pengembangan senior staf BINUS
INTERNATIONAL untuk kemajuan karir dan pencapaian target
kerja terhadap KPI akademik operations departmen.
3.1.5.8 S2 and EDP AcOp Coordinator
Tugas
Pengendalian seluruh kegiatan operasional akademik untuk
program BINUS INTERNATIONAL
Wewenang
• Membuat kalender kerja tahunan tim S2.
• Melakukan pengendalian dan tanggung jawab atas kelancaran
proses kegiatan / aktifitas rutin yang berlangsung di area S2
dari masing – masing anggota tim kerja unit.
• Membuat laporan kerja bulanan dengan merangkum semua
laporan yang dibuat dan diserahkan oleh masing – masing
anggota tim kerja unit S2.
• Melakukan evaluasi dari hasil kerja anggota tim kerja unit
melalui briefing dengan anggota tim kerja unit untuk
membahas permasalahan kerja yang timbul dan mencari solusi
atau untuk mengupdate informasi penting.
• Membangun hubungan dan komunikasi dengan para dosen
untuk kebutuhan layanan akademik.
79
• Melakukan cek dan ricek terhadap hasil entri data yang
dilakukan oleh tenaga administrasi – outsource, terutama hasil
entri data yang berhubungan dengan sistem informasi.
• Memback up tugas / pekerjaan dari masing – masing anggota
tim kerja unit dengan tujuan kepuasan layanan terhadap
konsumen.
• Menganalisa kebutuhan pengembangan senior staf BINUS
INTERNATIONAL untuk kemajuan karir dan pencapaian
target kerja terhadap KPI akademik operations department.
• Melakukan pengawasan dan supervise atas kegiatan
operasional akademik program S2.
• Pelaksanaan proses persiapan perkuliahan yang terdiri dari
proses registrasi, penjadwalan, pelaksanaan briefing, dan proses
penerimaan calon dosen.
• Pelaksanaan proses pengendalian perkuliahan S2 yang terdiri
dari pelaksanaan kuliah, kesiapan fasilitas dan pelaksanaan
ujian / tes.
• Pelaksanaan proses akhir perkuliahan yang terdiri dari proses
judisium dan berkas kelulusan mahasiswa.
• Melaksanakan kegiatan manajemen sistem mutu universitas
BINA NUSANTARA INTERNATIONAL.
• Memberikan usulan perbaikan untuk kegiatan operasional
akademik untuk program S2.
80
3.1.5.9 Application Development and Database System
Tugas
• Memberikan usulan proyek kepada data center untuk
peningkatan pada proses bisnis yang ada.
• Melakukan monitoring anggaran data center khususnya
unit sistem dan aplikasi.
• Memastikan layanan prima kepada user sehubungan
dengan data, sistem dan aplikasi.
• Memastikan permintaan dan update data dan informasi
sesuai prosedur yang ada.
• Memastikan sistem dan aplikasi yang ada berfungsi
dengan baik.
• Melakukan monitoring secara berkala untuk ketersediaan
server, sistem dan aplikasi yang ada pada data center.
Wewenang
• Membuat perencanaan, pengendalian dan evaluasi kegiatan
layanan sistem dan aplikasi di binus
• Mengendalikan dan melakukan pengawasan kegiatan
opersional sistem dan aplikasi di lingkungan BINUS.
• Memastikan keakuratan dan keamanan data di lingkungan
BINUS.
81
• Berkoordinasi dengan unit TI yang lain untuk menjaga
opersional TI yang baik.
• Memberikan usulan perbaikan sehubungan dengan sistem dan
aplikasi ke data center manager.
• Mengendalikan proses sesuai dengan sistem mutu.
• Menentukan lingkup pekerjaan bagi staf.
• Melakukan penilaian kinerja staf.
3.1.5.10 Head of Librarian
Tugas
• Melakukan pengembangan jasa referensi untuk Binusian dan
Non-Binusian.
• Melakukan promosi atau layanan “JPI”.
• Menjawab pertanyaan “JPI”.
• Mendokumentasikan jawaban “JPI”.
• Mengembvangkan “JPI” menjadi pakar informasi.
• Memperbaiki dan membuat materi information literacy yang
menarik dan mudah dipahami.
• Mengajar dan membimbing pengguna agar mandiri dalam
mencari informasi.
• Sosialisai penelurusan informasi ke jurusan.
• Bimbingan penelusuran on site.
82
• Membuat knowledge berdasarkan jawaban JPI dan di-upload
ke situs LKC.
• Mengevaluasi saran pengguna dan membuat perbaikan.
• Memperbaiki tampilan situs dan fiturnya.
• Mengembangkan situs dalam bahasa indonesia dan bahasa
inggris.
• Membuat content situs terkini.
• Mengembangkan layanan berbasis website.
• Memperbaiki retrieva database di website.
• Membuat link lingkup nasional dan internasional.
• Mengajar cara mengakses layanan perpustakaan digital.
• Melaksanakan kegiatan promosi mengenai jasa dan koleksi
perpustakaan.
• Menelusur, mengumpul, membuat paket informasi.
• Memberikan masukkan topik paket informasi yang akan
dikembangkan.
• Mengkoordinasi terbitnya “ Info Perpustakaan” secara
berkesinambungan.
• Bekerjasama dengan jurusan untuk menentukan paket
informasi yang akan dikembangkan LKC.
• Mengkoordinasikan tersedianya paket informasi sesuai
kebutuhan jurusan.
83
• Pembuatan dan pengecekan kata kunci koleksi skripsi, artikel,
dan laporan penelitian.
• Membantu pembuatan database dan akses Local e-Content.
• Pendokumentasian dan pengembangan knowledge.
• Mencari kegiatan yang dapat diajukan untuk Quality Award.
• Pemantauan kualitas layanan secara berkesinambungan.
• User study, wawancara, menjalin komunikasi yang baik
dengan pengguna.
Wewenang
• Bertanggungjawab pada pelaksanaan kegiatan dan program
bidang referensi.
• Mengusulkan perbaikan dan pengembangan layanan referensi,
situs, dan terbitan LKC.
• Melaksanakan kegiatan pembuatan materi informasi literasi
yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.
• Melaksanakan kegiatan informasi agar terwujud pemahaman
terhadap materi informasi literasi dan pengguna LKC yang
mandiri.
• Melaksanakan pembuatan artikel, e-jurnal yang sesuai
standardan diupload di web library.
• Memberikan layanan penelusuran informasi bagi para pengguna
agar mengembangkan materi pembelajaran dan penelitian.
84
• Memeberikan layanan informasi antar universitas dan
penyediaan pusat informasi.
• Melakukan proses dokumentasi informasi.
• Melaksanakan kegiatan penerbitan pendukung pembelajaran
dan penelitian.
• Menyediakan paket informasi atau knowledge sesuai dengan
kebutuhan pemakai.
• Menyediakan sarana promosi tercetak pendukung operasional
LKC.
• Melaksanakan kegiatan pembuatan paket informasi sesuai
dengan topik di jurusan dan kata kunci di Local e-Content.
• Menyelenggarakan kegiatan literasi informasi termasuk BBF.
• Melakukan pembinaan keterampilan literasi informasi.
• Menjawab dan mendokumentasikan saran pengguna menjadi
FAQ.
• Melaporkan saran pengguna ke pimpinan untuk ditindaklanjuti.
• Memberikan usulan atas segala sesuatu yang berhubungan
dengan proses layanan referensi.
• Melaksanakan kegiatan yang terkait dengan sistem mutu ISO-
9000, Malcom Baldridge, dan service excellent.
• Melaksanakan tugas lainnya sebagaimana ditugaskan oleh
atasan langsung.
• Mengusulkan kebuthan SDM dalam anggaran tahunan LKC.
85
• Mengusulkan kebutuhan koleksi dan sarana informasi dalam
anggaran tahunan LKC.
3.1.5.11 Material Support
Tugas
• Persiapan, pendistribusian dan pengendalian materi kuliah dan
silabus.
• Proses pemesanan textbook untuk mahasiswa.
• Bertanggung jawab atas kegiatan learning method systems
(LMS) dan content method systems (CMS).
• Menyusun laporan kegiatan.
Wewenang
• Melakukan kegiatan yang berhubungan dengan proses
pembuatan dan revisi silabus matakuliah.
• Melakukan konfirmasi penggunaan textbook untuk
term/semester yang akan berjalan ke dosen.
• Melakukan kegiatan yang berhubungan dengan proses
pemesanan buku yang digunakan mahasiswa atas konfirmasi
dosen coordinator / dosen yang ditunjuk.
• Bekerjasama dengan akuisisi sehubungan dengan kegiatan
pengadaan koleksi library and knowledge center (LKC) JWC
sesuai dengan textbook dan referensi yang terdapatdi silabus.
86
• Melakukan kegiatan yang berhubungan dengan distribusi
materi kuliah dan memastikan pendistribusian ini berjalan
dengan baik tepat waktu.
• Melakukan proses pengadaan dan pengendalian instructor
manual dan materi kuliah.
• Bertanggung jawab atas pengarsipan silabus dan materi kuliah,
baik hardcopy maupun softcopy.
• Bertanggung jawab atas kegiatan penggunaan dan
pengembangan learning method systems (LMS) dan content
method systems (CMS).
• Menyusun laporan rutin bulanan dan laporan term / semesteran.
• Memberikan usulan perbaikan untuk kegiatan yang
berhubungan dengan pengadaan materi perkuliahan.
• Melaksanakan kegiatan manajemen sistem mutu universitas
BINA NUSANTARA INTERNATIONAL ISO 9001.
• Melaksanakan tugas lainnya yang sebagaimana ditugaskan oleh
atasan langsung.
3.1.5.12 General BM Coordinator
Tugas
Seluruh persiapan dan pelaksanaan kegiatan persiapan dan
penyimpanan yang teliti seluruh pekerjaan administrasi
87
pengelolaan gedung yang diperlukan oleh building manager selain
area Maintenance Engineering (ME)
Wewenang
• Mengatur operasional rutin pengelolaan gedung untuk
mendukung kegiatan akademik dan operasional lainnya di
JWC.
• Penyimpanan daftar inventaris gedung JWC.
• Koordinasikan dengan perusahaan outsource.
• Melakukan koordinasi dengan tim outsource untuk seluruh
kegiatan operasional pengelolaan gedung yang ada di JWC.
• Melakukan monitoring kinerja tim outsource area BM dan
membuat rekaptulasi kehadiran per bulan.
• Menerima keluhan dari pengguna gedung untuk hal – hal yang
berhubungan dengan building management JWC.
• Menerima dan mengendalikan barang – barang yang masuk
kategori lost and found.
• Memeriksa dan menyimpan permintaan pembelian barang,
material dan spare part.
• Membuat, mengetik dan menyimpan surat keluar masuk, tanda
terima, berita acara dan lainnya.
88
• Memproses surat izin, keterangan dokter karyawan building
management JWC, serta membuat rekaptulasi absensi bulanan,
lembur dan meneruskannya ke TM
• Melakukan monitoring anggaran barang stock/ non stock untuk
area BM JWC.
• Membuat jadwal peminjaman mobil di JWC.
• Meneruskan atau mentransfer pendapatan parker ke bank yang
ditunjuk setiap bulannya.
• Menyimpan kas kecil dan membuat laporan atas pengeluaran
yang dilakukan hanya di area building management.
• Menerima dan membayar kepada kebersihan lingkungan,
keamanan lingkungan, iuran atau sumbangan lainnya.
• Mencatat dan mengontrol peminjaman kunci yang berada di
ruang building management.
• Melakukan pengarsipan seuluruh administrasi gedung terutama
yang terkait dengan administrasi ISO.
• Memberikan usulan perbaikan untuk kegiatan yang
berhubungan operasional pengelolaan gedung area JWC.
• Menerima, menjawab, melakukan panggilan dan meneruskan
setiap pesan yang diterima melalui telepon.
• Membantu melakukan emergency call / paging saat ditentukan
kondisi darurat di dalam gedung
89
• Memberikan informasi kepada para pengguna gedung,
khususnya yang terkait di area Building Management.
3.1.5.13 Marketing Manager
Tugas
• Mengembangkan produktivitas departmen.
• Membagi baik dan buruk praktek.
• Mengorganisasi internal training dan development.
• Mengirimkan staf untuk training eksternal.
• Mengembangkan kepemimpin untuk orang lain.
• Menemui kebutuhan kompetensi .
• Memiliki akurasi dan informative customer database.
• Mengembangkan marketing standar prosedur operasi.
• Mengumpulkan, menganalisis data kompetitor.
• Menciptakan brand awareness.
• Menciptakan brand preference.
• Meningkatkan satifaction customer yang baik dalam semua
unit.
• Meningkatkan internal satisfaction customer yang baik.
• Meminimalkan budget dalam planning yang bervariasi.
• Menyediakan performana tracking umum.
• Mengatur external atau internal marketing research partner.
90
Wewenang
• Menerima nasehat & CMO dan perusahaan pemimpin atas
pemasaran, produk dan komunikasi strategi.
• Nasehat dan mengkoordinasikan dengan direktur pelaksana,
dekan/pengaturan direktur, fakultas dan mahasiswa atas
pemasaran, produk dan komunikasi strategi.
• Mengelola pendaftaran dan izin masuk proses mencocoki
dengan JWC peraturan.
• Usulkan semua fungsi di bawah pemasaran JWC bagian
kepala menghitung anggaran.
• Usulkan development staff, promotion, transfer dan demotion.
• Mengontrol JWC marketing department budget.
• Mengusulkan JWC marketing department asset budget.
• Mengusulkan JWC marketing department operational budget.
• Mengusulkan JWC marketing department promotion dan
communication budget.
3.1.5.14 Marketing Support
Tugas
• Mendapatkan target intake dari atasan langsung.
• Melakukan kegiatan untuk mencapai target yang ada.
• Memastikan biaya operasional agar efisien dan efektif.
• Melaksanakan pengarsipan dokumentasi marketing JWC.
91
• Memastikan seluruh kegiatan yang dialakukan oleh staf
marketing di realisasikan sesuai dengan waktu yang ada
• Memberikan layanan sesuai dengan service level agreement
(SLA) yang ada.
• Memberikan usulan perbaikan proses di area administrasi.
Wewenang
• Melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan koordinasi
penjadwalan kegiatan manajer dan assistant manager.
• Mereview surat perintah lembur apakah sesuai dan melakukan
pengecekan training yang akan diambil oleh staff apakah sesuai
dengan pekerjaan dan belum pernah diambil.
• Melakukan koordinasi dengan marcom dan corcom mengenai
administrasi.
• Melakukan koordinasi dengan promotion and sales section head
dalam pengadaan barang dan dana yang berhubungan dengan
kegiatan promosi dan sales.
• Melakukan koordinasi dengan admission section head dalam
pengadaan barang dan dana yang berhuubungan dengan
kegiatan penerimaan mahasiswa baru.
• Membantu setiap kegiatan promosi yang dilakukan .
• Memback up segala keperluan yang dibutuhkan oleh customer
service dan marketing service.
92
• Memberikan usulan untuk kegiatan marketing kepada
marketing manajer.
• Melaksanakan tugas yang berkaitan dengan ISO 9001.
• Melakukan tugas lainnya sebagaimana yang ditugaskan oleh
marketing manager.
3.1.5.17 Promotion Section Head
Tugas
• Mengkoordinasikan kegiatan promosi untuk mencapai target
yang dibutuhkan.
• Mencapai target intake untuk supervisor langsung.
• Mengembangkan strategi promosi.
• Mengatur even promosi untuk mencapai pendapatan optimal.
• Memastikan biaya operasional yang efektif dalam bermacam-
macam kegiatan promosi.
• Mengkoordinasikan strategi dengan penjualan untuk mencapai
database yang prospek.
• Mengembangkan strategi untuk memperluas kapasitas database
untuk setiap even.
• Mengevaluasi kemampuan semua staf.
• Pemenuhan pelatihan dan pengembangan kapabilitas untuk staf
dan manajer.
93
• Memastikan pengembangan kapabilitas staf yang efektif sesuai
dengan kompetensi.
• Memonitor proses pengumpulan database.
• Mengevaluasi SOP yang ada dan menyiapkan sugesti untuk
pengembangan.
• Mengkoordinasikan staf promosi dalam nelakukan market
review.
• Melakukan analisis STP.
• Mengkoordinasikan dan melakukan strategi promosi yang
efektif untuk meningkatkan brand awareness.
• Memastikan setiap even promosi berjalan sesuai rencana.
• Memastikan semua laporan selesai sesuai deadline.
• Menyediakan service sesuai dengan service level agreement
(SLA).
• Mengusulkan berbagai proses pengembangan dalam area
promosi.
• Mengevaluasi dan melaporkan kegiatan yang ada dan
merekomendasikan pengembangan ke depan untuk even yang
akan dilakukan.
• Memastikan penggunaan anggaran yang efektif dan efisien
berdasarkan perencanaan anggaran tahunan.
94
Wewenang
• Membuat dan mengimplementasikan sebuah kegiatan promosi
dalam cakupan yang luas.
• Mengevaluasi pencapaian dari penyelenggaraan program
promosi.
• Memonitor pencapaian target dalam area promosi dengan
menggunakan matriks penjualan.
• Memonitor tingkat brand awareness dari semua aktivitas
promosi yang diselenggarakan dan mengambil aksi yang
dibutuhkan untuk merespon kondisi yang ada.
• Menyiapkan dan mengkoordinasikan penyelenggaraan aktivitas
penjualan.
• Berkoordinasi dengan Assistant Marketing Manager dan
Marketing Communication Departement berdasarkan kegiatan
periklanan yang diperlukan dan materi promosi yang
dibutuhkan.
• Berkoordinasi dengan Assistant Marketing Manager dan
Marketing Communication Departement berdasarkan even yang
dibutuhkan untuk diselenggarakan.
• Merencanakan dan mengkoordinasikan aktivitas dengan
berbagai channel distribusi dan industri.
• Mengevaluasi proposal sponsorship dari pihak luar.
• Mengkoordinasikan dan mengeksekusi evaluasi promosi.
95
• Mengatur dan mengevalusi laporan ubntuk setiap aktivitas
promosi dan merekomendasikan pengembangan selanjutnya.
• Inspeksi dan melaporkan eksekusi pasar dan program promosi
yang efektif.
• Mengusulkan pelatihan untuk memperluas kemampuan kerja
staf.
• Memonitor kehadiran yang tepatwaktu dari staf.
• Mengusulkan syarat yang dibutuhkan staf dan berpartisipasi
dalam pemilihan kandidat untuk area promosi.
• Mengevaluasi performa staf.
• Mengusulkan pengembangan, promosi, mutasi staf.
• Memonitor penggunaan dari perencanaan anggaran tahunan.
3.1.5.16 Admission Section head
Tugas
• Mendapatkan target intake dari atasan langsung.
• Melakukan kegiatan admission agar mencapai target yang ada.
• Memastikan biaya operasional admission agar efisien dan
efektif.
• Melakukan koordinasi kegiatan follow up terhadap
EXECUTIVE DEVELOPMENT PROGRAM current student.
• Memberikan layanan prima mengenai produk JWC.
• Menangani keluhan yang masuk.
96
• Memberikan layanan sesuai dengan service level agreement
(SLA) yang ada.
• Memastikan akurasi data pada proses input data.
• Menjalankan kegiatan sesuai dengan rencana.
• Melakukan evaluasi terhadap SOP yang ada dan memberikan
usulan perbaikan.
• Melakukan koordinasi kegiatan admission yang tepat untuk
meningkatkan brand recommendation.
• Melakukan evaluasi skill para staff.
• Mengajukan permintaan training ke marketing manager.
• Melakukan pengembangan staff sesuai dengan kompetensi yang
diperlukan.
• Memberikan usulan perbaikan proses di area admission.
• Melakukan evaluasi dan memberikan rekomendasi terhadap
kegiatan selanjutnya.
• Memastikan pemakaian budget sesuai dengan rencana kegiatan
yang dibuat.
Wewenang
• Bertanggung jawab terhadap perencanaan, pelaksanaan, dan
evaluasi seluruh kegiatan admission.
• Melakukan monitoring terhdap pencapaian target dengan sales
metric.
97
• Melakukan koordinasi untuk persiapan dan pelaksanaan
kegiatan admission dan registrasi.
• Memastikan layanan prima kepada prospect customer.
• Melakukan koordinasi dengan Assistant Marketing Manager
dalam hal perubahan jadwal kegiatan admission dan informasi
yang akan diberikan kepada prospect customer.
• Melakukan koordinasi dalam pemberian informasi mengenai
produk Binus International , BBS, EDP, serta acara yang akan
diadakan oleh marketing JWC.
• Memastikan kegiatan penerimaan student / participant sesuai
dengan jadwal yang dibuat.
• Bertanggung jawab terhadap penjualan formulir, proses
pengembalian formulir, ujian saringan masuk, dan pendaftaran
ulang.
• Melakukan monitoring terhadap kegiatan follow up.
• Bertanggung jawab terhadap berkas yang diterima dari prospect
customer sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan.
• Bertanggung jawab terhadap penyetoran uang penjualan
formulir.
• Memastikan pengarsipan berkas yang berhubungan dengan
kegiatan admission dilakukan dengan baik dan benar.
• Memastikan keluhan yang masuk dilakukan penanganan dengan
baik dan benar.
98
• Melakukan koordinasi kegiatan registrasi untuk setiap acara
yang diadakan oleh Marketing JWC.
• Membuat laporan pertanggungjawaban untuk setiap kegiatan
admission dan memberikan rekomendasi perbaikan.
• Memberikan usulan perbaikan untuk kegiatan admission kepada
Marketing Manager.
• Melaksanakan tugas yang berkaitan dengan ISO 9001.
• Melakukan tugas lainnya sebagaimana yang ditugaskan oleh
Marketing Manager.
• Terlibat dalam perekrutan staff baru.
• Menentukan lingkup tugas staff.
• Melakukan pengembangan staff.
• Melakukan penilaian kinerja staff.
• Memberikan usulan surat teguran dan peringatan bagi staff.
• Memberikan usulan anggaran dana kegiatan admission.
• Monitoring anggaran dana kegiatan.
3.1.5.17 Sales Section Head
Tugas
• Mengkoordinasikan aktivitas untuk mencapai target yang
dibutuhkan.
• Mencapai target intake untuk supervisor langsung.
• Mengembangkan strategi penjualan.
99
• Memastikan biaya operasional yang efektif dalam berbagai
kegiatan penjualan.
• Berkoordinasi dengan telemarketing untuk mencapai strategi
pemasaran yang efektif.
• Mengevaluasi kemampuan dari seluruh staf.
• Mengusulkan pelatihan dan pengembangan kapabilitas untuk
staf dan manajer.
• Memastikan efektifitas kapabilitas pengembangan staf
berdasarkan kompetensi.
• Mengkoordinasikan, memantain, dan memonitor proses
pengumpulan database.
• Mengevaluasi SOP yang ada dan mengusulkan pengembangan.
• Melakukan analisis penjualan.
• Mengkoordinasikan dan melakukan strategi penjualan yang
efektif untuk meningkatkan brand recommendation.
• Memastikan setiap kegiatan pejualan berjalan sesuai rencana.
• Memastikan semua laporan selesai sesuai jadwal.
• Mengusulkan berbagai proses pengembangan dalam area
penjualan.
• Mengevaluasi dan melaporkan kegiatan yang ada dan
merekomendasikan pengembangan selanjutnya untuk even yang
akan datang.
100
• Memastikan penggunaan anggaran secara efektif dan efisien
untuk perencanaan anggaran tahunan.
• Membuat dan mengimplementasikan sebuah kegiatan penjualan
dalam cakupan yang luas.
• Memonitor pencapaian target dalam area penjualan dengan
menggunakan matriks penjualan.
• Memonitor tingkat brand awareness dari semua aktivitas
penjualan yang diselenggarakan dan mengambil aksi yang
dibutuhkan untuk merespon kondisi yang ada.
• Memonitor penggunaan dari perencanaan anggaran tahunan.
• Memonitor kehadiran yang tepatwaktu dari staf.
Wewenang
• Mengevaluasi pencapaian dari penyelenggaraan program
penjualan.
• Menyiapkan dan mengkoordinasikan penyelenggaraan aktivitas
penjualan.
• Berkoordinasi dengan Assistant Marketing Manager dan
Marketing Communication Departement berdasarkan kegiatan
periklanan yang diperlukan dan materi penjualan yang
dibutuhkan.
101
• Berkoordinasi dengan Assistant Marketing Manager dan
Marketing Communication Departement berdasarkan even yang
dibutuhkan untuk diselenggarakan.
• Merencanakan dan mengkoordinasikan aktivitas dengan
berbagai channel distribusi dan industri.
• Mengevaluasi proposal sponsorship dari pihak luar.
• Mengkoordinasikan dan mengeksekusi evaluasi penjualan.
• Mengatur dan mengevalusi laporan untuk setiap aktivitas
penjualan dan merekomendasikan pengembangan selanjutnya.
• Inspeksi dan melaporkan eksekusi pasar dan program penjualan
yang efektif.
• Mengusulkan pelatihan untuk memperluas kemampuan kerja
staf.
• Mengusulkan syarat yang dibutuhkan staf dan berpartisipasi
dalam pemilihan kandidat untuk area penjualan.
• Mengevaluasi performa staf.
• Mengusulkan pengembangan, penjualan, mutasi staf.
3.1.5.18 Promotion Staff
Tugas
• Mendapatkan target intake dari atasan langsung.
• Melakukan kegiatan promosi untuk mencapai target yang ada.
• Memastikan biaya operasional promosi agar efisien dan efektif.
102
• Mendapatkan data prospect customer sesuai dengan target
database per event.
• Menjamin akurasi database yang didapat.
• Memastikan setiap pelaporan kegiatan sesuai dengan tenggang
waktu yang ada.
• Menjalankan kegiatan sesuai dengan rencana.
• Melakukan kegiatan – kegiatan promosi yang dapat
meningkatkan brand awareness.
• Memastikan setiap penyelenggaraan promosi berjalan dengan
baik.
• Memberikan usulan perbaikan proses di area promosi.
• Melakukan koordinasi dengan marketing intelligence departmen
dalam melakukan survei kompetitor secara berkala.
• Melaksanakan seluruh kegiatan promosi untuk BINUS
INTERNATIONAL, BINUS BUSINESS SCHOOL dan
EXECUTIVE DEVELOPMENT PROGRAM baik kegiatan
didalam maupun diluar kampus.
• Bertanggung jawab atas seluruh peralatan yang digunakan
kegiatan promosi.
• Bertanggung jawab untuk melakukan semua perubahan pada
material promosi yang dilakukan.
• Membuat laporan kegiatan promosi kepada promotion and sales
section head.
103
• Melakukan persiapan dan pelaksanaan pengiriman surat
undangan yang berhubungan dengan kegiatan diluar direct
sales.
• Bertanggung jawab atas perekrutan tim promosi khusus JWC.
• Bertanggung jawab atas product knowledge dan promotion skill
yang dimiliki oleh tim promosi khusus JWC.
• Melaksanakan tugas yang berkaitan dengan ISO 9001.
• Melakukan tugas lainnya sebagaimana yang ditugaskan oleh
promotion and sales section head.
Wewenang
• Mempersiapkan hal – hal yang diperlukan untuk
penyelenggaraan suatu acara promosi baik dalam maupun luar
kampus.
• Memberikan usulan perbaikan untuk kegiatan telemarketing
kepada promotion and sales section head.
• Mencari data prospect customer untuk diberikan kepada
telemarketing staf.
• Melakukan evaluasi kinerja tim promosi khusus JWC.
• Memberikan usulan tim promosi yang akan bertugas untuk
kegiatan promosi JWC.
• Memberikan usulan perbaikan untuk kegiatan promosi kepada
promotion and sales section head.
104
3.1.5.19 Admission Staff
Tugas
• Mendapatkan target intake dari atasan langsung.
• Melakukan kegiatan admission untuk mencapai target yang
ada.
• Melakukan follow up terhadap EXECUTIVE DEVELOPMENT
PROGRAM.
• Memberikan layanan prima mengenai produk JWC.
• Menangani keluhan yang masuk.
• Memastikan akurasi data pada proses input data.
• Menjalankan kegiatan sesuai dengan rencana.
• Memberikan usulan perbaikan proses di area admission.
• Memberikan layanan prima kepada prospect customer.
• Memastikan kegiatan penerimaan student sesuai dengan jadwal
yang dibuat.
• Bertanggung jawab terhadap penjualan formulir, proses
pengembalian formulir, ujian saringan masuk dan pendaftaran
ulang.
• Berperan sebagai pengawas ujian saringan masuk mahasiswa
baru.
• Memastikan berkas yang diterima dari prospect customer
sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan .
105
• Melakukan pengarsipan berkas yang berhubungan dengan
kegiatan admission.
• Bertanggung jawab terhadap penyetoran uang penjualan
formulir.
• Melaksanakan tugas yang berkaitan dengan ISO 9001.
• Melakukan tugas lainnya sebagaimana yang ditugaskan oleh
promotion and sales section head.
Wewenang
• Melakukan follow up terhadap project customer yang telah
membeli formulir dan lulus tes.
• Menerima keluhan yang masuk dan melakukan penanganan
terhadap keluhan tersebut.
• Menerima registrasi untuk setiap acara yang diadakan oleh
marketing JWC.
• Memberikan usulan perbaikan untuk kegiatan admission
kepada admission section head.
3.1.5.20 Sales Staff
Tugas
• Mencapai intake target dari assistant marketing manager.
• Melakukan aktifitas penjualan untuk achieve target.
106
• Memastikan beban operational dari aktifitas sales yang efisien
dan efektif.
• Memaintain hubungan yang baik dengan para channel dari
distribusi.
• Menerima masukkan complain untuk laporan ke assistant
marketing manager.
• Menguasai product briefing dari head of school atau faculty
member dan assistant marketing manager.
• Mengatur channel dari distribusi sesuai dengan kebutuhan.
• Memberikan masukkan yang postitif di area sales.
• Memaintain hubungan baik dengan sekolah dan industri.
• Bertanggung jawab dalam perekrutan education counselor.
• Mengembangkan data customer dari promotion staff.
• Membuat persiapan dan mengirimkan surat undangan untuk
para relasi sales.
• Maintain current customer database.
Wewenang
• Koordinasi dan supervise cara bekerja education counselor.
• Mengadakan meering dengan education counselor untuk
menambah pengetahuan dalam produk, skill improvement dan
sales monitoring.
• Memberikan promotional untuk education counselor.
107
• Melihat informasi dan mengantinya ke pekerjaan sales di
sekolah – sekolah.
• Follow up untuk aktifitas dalam industry canvassing.
• Koordinasi untuk pengalokasian education counselor team
dalam event promotion dengan promotion staff.
• Menerima complain dari channel distribusi untuk dijadikan
laporan untuk assistant marketing manager.
• Re follow up customer prospect yang belum membeli formulir.
• Membuat laporan follow up dan re follow up untuk di serahkan
ke assistant manager.
3.1.5.21 Quality Assurance Specialist
Tugas
• Melakukan koordinasi dengan CFQ.
• Memastikan pelaksanaan audit internal berjalan sesuai jadwal
yang ada.
• Menentukan monitoring pelaksanaan audit khusus.
• Berkoordinasi dengan biro/ bagian terkait untuk pelaksanaan
audit oleh badan eksternal.
• Memastikan persiapan audit untuk semua biro / bagian terkait.
• Membuat rencana tahunan untuk pelaksanaan rapat tinjauan
manajemen (RTM).
108
• Menyiapkan agenda rapat dan bahan rapat dengan berkoordinasi
dengan CFQ.
• Melakukan pengumpulan data kepada masing-masing biro/
bagian.
• Melakukan monitoring untuk setiap proses yang ada untuk
memastikan sinkronisasi keadaan lapangan dengan prosedur.
• Melakyukan koordinasi dengan seluruh unit di JWC untuk
membuat / merevisi seluruh prosedur yang ada.
• Melakukan koordinasi dengan seluruh unit di JWC untuk
menanggapi seluruh keluhan yang masuk.
• Memastikan pelaksanaan tindakan perbaikan dari keluhan yang
masuk.
• Berkoordinasi dengan seluruh unit untuk memastikan seluruh
proses di JWC berjalan sesuai dengan prosedur yang berlaku.
• Merancang kuesioner pengukuran kepuasan konsumen.
• Melakukan koordinasi dengan unit terkait untuk mengumpulan
data.
• Melakukan analisa dari kegiatan pengukuran yang ada.
• Memberikan laporan pengukuran ke Executive Director.
• Menjalankan seluruh proses QA specialist sesuai dengan
persyaratan yang ada.
• Membantu biro/bagian lain sesuai dengan permintaan.
109
• Melakukan koordinasi dengan program director dan unit terkait
untuk mempersiapkan data akreditasi.
• Memastikan kelengkapan dokumentasi akreditasi program studi.
• Membantu program studi JWC dalam kelengkapan dokumen
akreditasi dan perpanjangan izin program JWC.
• Menyusun kelengkapan dokumen kerjasama JWC.
• Mensosialisasikan sistem mutu yang berjalan kepada bagian
terkait.
• Melakukan monitoring penggunaan anggaran dilingkungan JWC.
• Bertanggung jawab atas segala dokumen dan laporan dari
kegiatan QA JWC.
• Melaksanakan kegiatan yang terkait dengan sistem mutu ISO
9000.
• Membuat anggaran tahunan.
Wewenang
• Memberikan masukan kepada executive director tentang kinerja
sistem yang berjalan di JWC.
• Melaporkan kepada executive director tentang penyimpangan
mutu yang terjadi.
• Melakukan evaluasi seluruh prosedur JWC terhadap
pelaksanaan.
• Melakukan analisa atas pencapaian sasaran JWC.
110
• Melakukan analisa dan pelaporan atas pengukuran indeks
kepuasan konsumen.
3.1.5.22 Program Development Manager
Tugas
• Mengembangkan strategi untuk meningkatkan pendapatan untuk
JWC.
• Mengembangkan strategi untuk mengurangi biaya operasional,
biaya pemasaran, biaya R&D, dsb.
• Mengimplementasikan biaya yang wajar bagi karyawan JWC.
• Berkoordinasi dengan Direktur EDP untuk membangun strategi
untuk EDP untuk meningkatakan pendapatan.
• Berkoordinasi dengna semua unit untuk meningkatkan biaya
yang efektif pada JWC.
• Membangun atmosfer akademis yang terbaik untuk mahasiswa
JWC.
• Berkoordinasi dengan manajer marketing untuk
mengembangakan dan mengeksekusi rencana pemasaran untuk
JWC.
• Berkoordinasi dengan Program Director dan manajer
pengembangan program untuk mendapatkan partnership baru
dengan institusi akademik dan industri.
111
• Memimpin program engembangan yang berkelanjutan dan
memfokuskan aktivitas untuk meningkatkan kepuasan
stakeholder.
• Meningkatakan angaka dari partnership akademik yang baru.
• Berkoordinasi dengan direktur program untuk mendapatkan
pencapaian internasional.
• Berkoordinasi dengan direktur program dan manajer
pengembangan program untuk mendapatkan pertumbuhan
produk akademik atau kepuasan.
• Berkoordinasi dengan direktur program, operasi dan manajer
pemasaran untuk meningkatakan index operasi dan memonitor
servis yang terbaik.
• Berkoordinasi dengan direktur program untuk menginisiasi
jumlah proyek yang dikualifikasikan sebagai inovasi atau
pengembangan dalam waktu dan biaya yang efektif.
• Berkoordinasi dengna manajer operasi untuk meningkatakan
utilisasi kapasitas.
• Berkoordinasi dengan CTMO untuk memebangun pelatihan
yang meningkatkan kualitas dari staf.
• Membentuk lingkungan kerja yang nyaman di JWC.
• Mengevaluasi kompetensi dari karyawan yanga ada.
• Menyediakan pelatihan/ konseling untuk karyawan.
112
• Mendesain perencanaan strategi untuk JWC berdasarkan input
dari pimpinan yayasan.
• Mendesain program tahunan , target, KPI, dan anggaran
berdasarkan perencanaan strategis dan input dari pimpinan
yayasan.
• Memberikan laporan secara periodik pada pimpinan yayasan
tentang implementasi dari perencanaan strategis, pencapaian
rencana tahunan, KPI, dan anggaran yang digunakan.
• Mendesain dan mengeksekusi kebijakan untuk akademik,
operasi, pemasaran, pengembangan program dan penelitian di
JWC.
• Mengembangakan dan memonitor hubungan dengnan pihak
eksternal yang dapat memberikan nilai untuk peningkatan
kualitas pendidikan dan operasional JWC.
• Berkomunikasi dengan pihak luar.
Wewenang
• Melibatkan dan menerima desain kurikulum untuk sekolah, BI
dan EDP.
• Menyiapkan target skor akreditasi untuk pasca sarjana dan BI.
• Menginisiasi program yang efektif dan efisien untuk
mendungkung keseluruhan tujuan dan target JWC.
113
3.1.6 Proses Bisnis Organisasi
Gambar 3.3 Proses Bisnis Organisasi
114 Produksi, Distribusi, dan Penjualan Formulir
Admission staff memproduksi formulir pendaftaran mahasiswa baru untuk head
office, outlet BINUS CENTER dan education counselor. Setelah itu admission staff
mendistribusikan formulir dan Marketing tools ke head office, outlet BINUS CENTER,
education counselor. Lalu customer service officer dan education counselor melakukan
penjualan formulir ke calon mahasiswa baru. customer service head office, customer
service BINUS CENTER dan education counselor menyetorkan uang hasil penjualan
formulir ke bank dengan menggunakan bukti setoran bank. Setiap bulannya admission
staff membuat laporan penjualan bulanan head office, outlet BINUS CENTER,
education counselor. Diakhir kontrak, admission staff menerima retur formulir lalu
diakhir kontrak, account Management menghubungi outlet BINUS CENTER untuk
mengembalikan sisa formulir yang masih ada. sales section head membuat kompensasi
penjualan outlet BINUS CENTER dan education counselor dengan menyertakan bukti
setoran bank dan tanda bukti pembayaran. Lalu sales section head memberikan hasil
kompensasi penjualan untuk disetujui oleh Marketing Manager setelah disetujui account
Management mengirimkan kompensasi dan surat ucapan terima kasih kepada outlet
BINUS CENTER dan sales section head memberikan kompensasi kepada education
counselor. Admission staff menerima retur formulir yang masih tersisa di outlet BINUS
CENTER dan education counselor. Sales section head melakukan evaluasi kinerja outlet
BINUS CENTER dan education counselor.
Calon mahasiswa setelah membeli formulir pendaftaran maka calon mahasiswa
mengisi dan melengkapi formulir pendaftaran sesuai dengan jalur yang diminati oleh
calon mahasiswa. Lalu calon mahasiswa mengembalikan formulir pendaftaran tersebut
115 ke BINUS INTERNATIONAL. Admission staff akan menerima dan memeriksa
kelengkapan isian dan kelengkapan persyaratan dokumen yang diminta. Kalau belum
lengkap akan dikembalikan untuk melengkapi lagi beberapa dokumen yang belum
lengkap, apabila sudah lengkap admission staff akan mengentry daftar ulang front office
dan cetak kartu ujian. Admission staff melakukan entry Back Office untuk mengetahui
data mahasiswa seperti no telpon, sekolah asal, sudah melakukan daftar ulang dll.
Admission staff akan melakukan pengarsipan. Admission staff akan menyerahkan kartu
USM (ujian saringan masuk) dan menjelaskan secara singkat tata cara USM (jalur biasa
dan jalur beasiswa). Marketing Manager akan menyerahkan berkas calon mahasiswa ke
Direktur BINUS INTERNATIONAL dan akan dilakukan proses seleksi calon mahasiswa
jalur beasiswa prestasi sekolah dan beasiswa prestasi olahraga dan seni. Untuk jalur
biasa, calon mahasiswa baru akan diberikan langsung tanggal untuk mengikuti USM.
Untuk jalur beasiswa, akan diadakan penyeleksian terlebih dahulu, jika lolos dari
penyeleksian maka admission staff akan menghubungi calon mahasiswa baru, apabila
tidak lolos maka akan mengikuti tanggal USM seperti jalur biasa.
Distribusi dan Penjualan Luar Jakarta
Sales Officer memproduksi formulir pendaftaran mahasiswa baru untuk outlet
BINUS CENTER, sekolah atau perwakilan. Setelah itu admission staff mendistribusikan
formulir dan Marketing tools ke outlet BINUS CENTER, sekolah atau perwakilan. Lalu
admission staff akan melakukan konfirmasi ke outlet BINUS CENTER, sekolah atau
perwakilan menanyakan paket yang dikirimkan sudah diterima oleh outlet BINUS
CENTER, sekolah atau perwakilan. Customer service BINUS CENTER, sekolah atau
perwakilan akan melakukan penjualan formulir. Customer service BINUS CENTER,
116 sekolah atau perwakilan menyetorkan uang hasil penjualan formulir ke bank dengan
menggunakan bukti setoran bank. Setiap bulannya admission staff membuat laporan
penjualan bulanan outlet BINUS CENTER, sekolah atau perwakilan. Sales officer akan
menghubungi outlet BINUS CENTER, sekolah atau perwakilan untuk mengembalikan
sisa formulir yang masih ada. sales section head membuat kompensasi penjualan outlet
BINUS CENTER, sekolah atau perwakilan dengan menyertakan bukti setoran bank dan
tanda bukti pembayaran. Lalu sales section head memberikan hasil kompensasi
penjualan untuk disetujui oleh Marketing Manager setelah disetujui sales section head
mengirimkan kompensasi dan surat ucapan terima kasih kepada outlet BINUS
CENTER, sekolah atau perwakilan. Sales section head akan melakukan evaluasi kinerja
outlet BINUS CENTER, sekolah atau perwakilan
Calon mahasiswa setelah membeli formulir pendaftaran maka calon mahasiswa
mengisi dan melengkapi formulir pendaftaran sesuai dengan jalur yang diminati oleh
calon mahasiswa. Lalu calon mahasiswa mengembalikan formulir pendaftaran tersebut
ke BINUS INTERNATIONAL atau ke perwakilan COD. Perwakilan COD akan
menerima dan memeriksa kelengkapan isian dan kelengkapan persyaratan dokumen
yang diminta. Kalau belum lengkap akan dikembalikan untuk melengkapi lagi beberapa
dokumen yang belum lengkap, apabila sudah lengkap perwakilan COD akan
memberikan kartu USM dan menjelaskan secara singkat tata cara USM (jalur biasa dan
jalur beasiswa). Marketing Manager akan menyerahkan berkas calon mahasiswa ke
Direktur BINUS INTERNATIONAL dan akan dilakukan proses seleksi calon mahasiswa
jalur beasiswa prestasi sekolah dan beasiswa prestasi olahraga dan seni. Untuk jalur
biasa, calon mahasiswa baru akan diberikan langsung tanggal untuk mengikuti
117 USM.Untuk jalur beasiswa, akan diadakan penyeleksian terlebih dahulu, jika lolos dari
penyeleksian maka admission staff akan menghubungi calon mahasiswa baru, apabila
tidak lolos maka akan mengikuti tanggal USM seperti jalur biasa. Perwakilan COD akan
mengirimkan berkas formulir ke admisi, setelah diterima oleh admission staff maka
admission staff akan mengentry daftar ulang front office. Admission staff melakukan
entry Back Office untuk mengetahui data mahasiswa seperti no telpon, sekolah asal,
sudah melakukan daftar ulang dll.
Daftar Ulang - Jakarta
Calon mahasiswa melakukan pengisian dan melengkapi formulir daftar ulang,
admission staff akan menerima dan memeriksa kelengkapan isian dan kelengkapan
persyaratan dokumen yang diminta. Jika belum lengkap akan dikembalikan untuk
melengkapi lagi beberapa dokumen yang belum lengkap, apabila sudah lengkap
admission staff melakukan entry data daftar ulang front office dan cetak kartu briefing
setelah itu admission staff akan menyerahkan kartu briefing kepada calon mahasiswa, 1
minggu sebelum orientation days. Student committee akan melakukan pembagian jaket
almamater ke calon mahasiswa. Admission staff melakukan pengarsipan formulir
pendaftaran ulang, fotocopy akte kelahiran dan bukti pembayaran untuk dijadikan arsip
setiap tahunnya, setelah itu admission staff memisahkan dokumen per bagian – bagian.
Lalu admission staff menyerahkan data mahasiswa baru ke operation untuk proses
administrasi selanjutnya.
118 Daftar Ulang – Luar Jakarta
Calon mahasiswa melakukan pengisian dan melengkapi formulir daftar ulang,
pengembalian form daftar ulang ke perwakilan, jika tidak dikembalikan maka akan
gugur dan jika dikembalikan, perwakilan akan menerima dan memeriksa kelengkapan
isian dan kelengkapan persyaratan dokumen yang diminta. Jika belum lengkap akan
dikembalikan untuk melengkapi lagi beberapa dokumen yang belum lengkap. Apabila
sudah lengkap, perwakilan akan mengisi buku pengembalian pendaftaran ulang.
Perwakilan akan memberikan tanda terima berkas pendaftaran ulang lalu perwakilan
akan mengirimkan berkas pendaftaran ulang ke Jakarta sesuai jadwal yang ditentukan.
Admission staff melakukan entry data daftar ulang front office. Calon mahasiswa dapat
melihat dan mencetak kartu briefing sementara di internet lalu calon mahasiswa akan
menukarkan kartu briefing sementara itu ke admisi setelah itu admission staff akan
menyerahkan kartu briefing kepada calon mahasiswa, 1 minggu sebelum orientation
days. Student committee akan melakukan pembagian jaket almamater ke calon
mahasiswa. Admission staff melakukan pengarsipan formulir pendaftaran ulang,
fotocopy akte kelahiran dan bukti pembayaran untuk dijadikan arsip setiap tahunnya,
setelah itu admission staff memisahkan dokumen per bagian – bagian. Lalu admission
staff menyerahkan data mahasiswa baru ke operation untuk proses administrasi
selanjutnya.
USM – Jakarta
Marketing Manager, 1 bulan sebelum pendaftaran gelombang pertama akan
menyusun rencana jadwal ujian saringan masuk. Rektor akan melakukan penunjukan
dosen untuk membuat soal ujian saringan masuk sesuai dengan bidang atau materi yang
119 akan diujikan. Lalu dosen yang bersangkutan akan membuat soal ujian setelah itu
Marketing Manager dan dosen yang bersangkutan akan menyerahkan soal ujian tersebut
ke koordinator soal ujian. Marketing Manager menindaklanjuti soal USM yang diterima
lalu sales dan service section head akan menetapkan jadwal pengawas untuk USM dari
karyawan atau personel yang ditunjuk. Minimal 2 hari sebelum ujian dilaksanakan,
admission staff akan memberitahukan kepada pengawas USM yang telah ditentukan.
Setelah memberitahukan kepada pengawas USM, admission staff akan
mengkoordinasikan persiapan berkas atau dokumen pendukung USM. Marketing
Manager melaksanakna dan mengumpulkan hasil USM, admission staff menyerahkan
questioner. Marketing Manager memproses lembar jawaban dan kunci jawaban dengan
mesin OMR lalu melakukan proses perhitungan grade hasil USM dan menginformasikan
perhitungan grade hasil USM kepada chief Marketing officer. Jika tidak disetujui maka
belum diterima di BINUS INTERNATIONAL, jika disetujui maka akan dilanjutkan untuk
mendapatkan persetujuan ke BPH yayasan. Setelah itu Marketing Manager akan
mengumumkan hasil grade USM melalui BPS, Internet dan SMS. Admission staff akan
mencetak surat keterangan lulus dan pengumuman hasil USM.
USM – Luar Jakarta
Marketing Manager, 1 bulan sebelum pendaftaran gelombang pertama akan
menyusun rencana jadwal ujian saringan masuk setelah itu menentukan rekanan untuk
USM. CMO dan perwakilan akan melakukan tanda tangan kerjasama lalu rektor akan
melakukan penunjukan dosen untuk membuat soal ujian saringan masuk sesuai dengan
bidang atau materi yang akan diujikan. Marketing Manager membuat prosedur
pelaksanaan pendaftaran mahasiswa baru. Dosen yang ditunjuk akan membuat soal ujian
120 saringan masuk. Marketing Manager dan dosen menyerahkan soal ujian ke koordinator
soal ujian. 2 hari sebelum USM dilaksanakan admission staff melakukan pelatihan
pengawas agar tata cara USM terlaksana dengan baik dan benar. 1 hari sebelum
terlaksananya USM Marketing Manager memasukkan soal ke dalam amplop dan
dikirimkan ke daerah – daerah yang akan diadakan test USM. Marketing Manager
menentukan personal untuk pelaksanaan USM luar kota. 1 hari sebelum terlaksananya
USM, admission staff melakukan pengkoordinasian persiapan berkas atau dokumen
yang diperlukan selama USM berlangsung. Perwakilan melaksanakan USM, Marketing
Manager mengumpulkan hasil USM dan questioner lalu questioner tersebut akan
diserahkan ke Marketing intelligence sedangkan hasil lembar jawaban USM akan
diproses oleh Marketing Manager dengan menggunakan mesin OMR setelah itu
melakukan perhitungan grade USM. Jika tidak disetujui maka belum diterima di BINUS
INTERNATIONAL, jika disetujui maka akan dilanjutkan untuk mendapatkan persetujuan
ke BPH yayasan. Setelah itu Marketing Manager akan mengumumkan hasil grade USM
melalui BPS, Internet dan SMS. Admission staff akan mencetak surat keterangan lulus
dan pengumuman hasil USM.
Persiapan Perkuliahan
• Persiapan Rapat
4 minggu sebelum perkuliahan dimulai senior staff BI memberikan data
jadwal mengajar sementara ke bagian terkait. Persiapan rapat untuk membuat
buku panduan dosen oleh BI coordinator lalu lecturer dev. staff akan
mempersiapkan perlengkapan rapat persiapan perkuliahan lalu membuat daftar
dosen yang akan hadir pada persiapan perkuliahan. BI director akan
121
menandatangani surat undangan ke dosen yang mengajar. 2 minggu sebelum
rapat, lecturer dev. staff menyampaikan undangan rapat kepada dosen dan faculty
member BI. 1 – 3 hari sebelum rapat, head of learning support akan memeriksa
persiapan dokumen dan peralatan rapat jika tidak sesuai maka head of learning
support akan mengambil tindakan yang diperlukan. Jika sesuai 2 minggu
sebelum perkuliahan dimulai, BI director akan melaksanakan rapat persiapan
perkuliahan lalu head of learning membuat realisasi anggaran rapat dosen
disetujui operation Manager, head of learning mengirim realisasi anggaran
rapat dosen ke bagian keuangan dan membuat laporan persiapan perkuliahan
dalam laporan bulanan.
• Persiapan Bahan Ajar
HOS membuat materi kuliah lalu material support akan mengupload
materi kuliah dan silabus.
• Persiapan Fasilitas
1 minggu sebelum perkuliahan, building Management memeriksa
fasilitas semua ruang kelas dan peralatan yang disediakan jika tidak sesuai BM
akan melakukan tindakan antisipasi lalu 2 hari sebelum perkuliahan senior staff
BI dan BM akan memeriksa ulang kelengkapan fasilitas, jika sesuai maka BM
akan memeriksa ulang kelengkapan fasilitas.lalu BM akan melaporkan hasil
pemeriksaan ke Head of ACOP setelah itu Head of ACOP membuat laporan
persiapan perkuliahan dalam laporan bulanan.
122
• Persiapan Adm. Perkuliahan
1 minggu sebelum perkuliahan, admin staff akan mencetak absensi
mahasiswa dan membuat buku dosen dan menggandakan lembar daftar hadir
dosen (SAP). Senior staff BI menghubungi dosen untuk perkuliahan awal.
Pelaksanaan Perkuliahan
• Kuliah Rutin
Sebelum perkuliahan berjalan tiap shift, admin staff akan mempersiapkan
daftar hadir mahasiswa dan buku daftar hadir dan realisasi SAP untuk dosen
yang akan mengajar dan disusun diatas meja counter pengendalian dosen.
Apakah dosen hadir atau tidak. Kalau tidak hadir, admin staff/ senior staff BI
akan menerima informasi dari dosen yang berhalangan lalu menyampaikan
ketidakhadiran dosen ke Head of School setelah itu mendapat konfirmasi dari
Head of School untuk dosen pengganti lalu konfirmasi dosen yang menggantikan
mengenai kesediaan mengajar. Dosen yang bersangkutan bersedia atau tidak.
Jika bersedia dosen yang bersangkutan akan mengambil daftar hadir mahasiswa,
buku daftar hadir dan realisasi SAP yang telah disediakan dan melaksanakan
kegiatan perkuliahan di kelas. Dosen yang bersangkutan akan mengisi daftar
hadir dan realisasi SAP dan dikembalikan ke tempat semula.
• Vertifikasi Jasa Dosen
Saat ujian mid dan final, admin staff akan memberikan buku daftar hadir
dan realisasi SAP ke Head of School. Head of School melakukan pemeriksaan
123
terhadap bahan yang diajarkan oleh dosen berdasarkan buku hadir dan realisasi
SAP lalu menindaklanjuti setiap penyimpangan/ keluhan yang diterima.
• Pelaporan Kehadiran Kelas
Admin staff akan memeriksa kelengkapan pengisian daftar hadir dan
realisasi SAP dan memeriksa kelengkapan daftar hadir mahasiswa berdasarkan
buku monitoring absensi dan dimasukkan ke system computer. Tanggal 20 setiap
bulan, operation akan mengirimkan rekap kehadiran ke finance untuk
pembayaran honor mengajar.
• Kuliah Pengganti
Kalau tidak bersedia, info services akan mengumumkan ke mahasiswa
mengenai pembatalan kelas lalu senior staff BI, menjadwalkan kuliah pengganti
lalu info services akan mengumumkan kuliah pengganti ke mahasiswa.
• Kuliah Dimajukan
Admin staff/ senior staff BI menerima informasi dari dosen dan
menjadwalkan rencana kuliah dimajukan. Info services akan mengumumkan
jadwal kuliah yang dimajukan ke mahasiswa.
Persiapan Ujian
1 bulan sebelum ujian, senior staff BI akan memeriksa mata kuliah aktif di
semester berjalan, melakukan pengecekan ke SAP apakah mata kuliah akan diadakan
ujian atau tidak atau khusus untuk mid, mengirimkan form ketersediaan mengawas ke
staff. Lalu senior staff BI melakukan penjadwalan ujian lalu Head of AcOp dept akan
124 memeriksa jadwal secara keseluruhan, senior staff BI akan melakukan pengiriman
jadwal ke tim penggandaan soal, 2 minggu sebelum ujian, senior staff BI akan
mengumumkan jadwal ujian ke mahasiswa. Staff yang bersangkutan mengirim form
ketersediaan mengawas dan senior staff BI akan menerima form dari pengawas yang
telah disetujui atasan langsung, menjadwalkan pengawas di tanggal – tanggal ujian dan
membagikan jadwal mengawas ke pengawas pada saat briefing pengawas. 1 bulan
sebelum ujian senior staff BI akan menghubungi koordinator mata kuliah untuk
menentukan dosen pembuat soal, membuat dan mengirimkan surat permohonan
pembuatan soal kepada pembuat soal cc HoS. Dosen pembuat soal akan membuat soal
ujian dan 2 minggu sebelum ujian, dosen pembuat soal akan mengirimkan master soal
beserta keterangan sifat ujian ke HoS, lalu HoS akan melakukan verifikasi soal ujian. BI
secretary akan merekap sifat ujian berkoordinasi dengan senior staff BI untuk membuat
format lalu memperbaiki format soal ujian dan diserahkan ke tim penggandaan soal
ujian, senior staff akan membuat laporan penyerahan soal. 1 minggu sebelum ujian, tim
penggandaan soal akan menggandakan soal ujian, memasukkan soal ke dalam amplop
sesuai dengan mata kuliah dan kelas lalu mengirim berkas ujian ke senior staff. 1
minggu sebelum ujian, senior staff BI akan memeriksa kelengkapan berkas lalu Head of
AcOp akan memeriksa kesiapan administrasi ujian. 1 bulan sebelum ujian, senior staff
BI mengeluarkan data mahasiswa yang belum berhak mengikuti ujian dari sisfo dan 1
minggu sebelum ujian final, senior staff BI akan mengumumkan ke mahasiswa. Jika
mahasiswa melakukan dispensasi, senior staff BI akan meminta persetujuan dari Head of
School jika disetujui senior staff BI akan melakukan penjadwalan ujian utnuk mahasiswa
yang bersangkutan, jika tidak disetujui maka senior staff BI akan memberitahukan
125 kepada mahasiswa bahwa ia tidak bisa mengikuti ujian. Setelah semua selesai Head of
AcOp akan membuat laporan persiapan ujian ke Operation Manager.
Pelaksanaan Ujian
1 hari sebelum pelaksanaan ujian, senior staff BI akan melakukan pengumuman
ruang dan nomor kursi ditempelkan di depan kelas yang bersangkutan dan konfirmasi
pengawas yang bertugas. Paling lambat 30 menit sebelum ujian, petugas piket berada di
ruang operations, menyusun berkas ujian dan berkas lain yang harus diisi oleh petugas
piket. Jika pengawas berhalangan hadir maka petugas piket akan mencari pengawas
pengganti. Jika tidak, pengawas ujian akan melaksanakan ujian di kelas. Jika ada ralat
soal maka pengawas ujian akan mengumumkan dan mencatat di berita acara, pada saat
serah berkas ujian, senior staff BI akan menyerahkan ralat soal ke dosen yang mengajar
mata kuliah yang bersangkutan. Jika ada mahasiswa yang berbuat curang, pengawas
ujian akan mengumumkan dan mencatat di berita acara. Setelah semua itu pengawas
ujian akan mengumpulkan semua berkas ujian yang telah dilaksanakan dan
menyerahkan berkas ujian ke senior staff BI lalu senior staff BI akan memeriksa jumlah
berkas dibandingkan dengan tandatangan dalam daftar hadir. Jika dosen mengambil
berkas ujian maka senior staff BI akan menyerahkan berkas ujian ke dosen pada hari
ujian. Jika tidak maka senior staff BI akan menyiapkan berkas ujian untuk dikirim ke
dosen yang bersangkutan dan 1 hari setelah ujian, senior staff BI akan menghubungi
kurir untuk mengambil kertas ujian (jika diperlukan), mengirimkan berkas ke dosen dan
2 hari setelah ujian, senior staff BI akan mengkonfirmasi dosen untuk memastikan
berkas telah sampai.
126 Rapat Yudisium
Paling lambat 2 bulan sebelum pelaksanaan wisuda, senior staff BI akan
mengirimkan data mahasiswa yang layak atau tidak layak untuk wisuda dan transkrip
nilai kepada head of acOp lalu head of acOp akan melakukan validasi daftar mahasiswa
yang layak atau tidak layak. Head of acOp mengembalikan validasi data nilai kumulatif
ke senior staff BI, senior staff BI akan memperbaiki data jika ada data yang salah lalu
mencetak laporan mahasiswa yang berhak untuk mengikuti pelaksanaan wisuda dan
yang tidak berhak. Operation Manager akan memeriksa laporan mahasiswa yang berhak
atau yang tidak berhak untuk mengikuti pelaksanaan wisuda. Jika sesuai, senior staff BI
akan membuat laporan mahasiswa yang layak atau tidak layak untuk melaksanakan
wisuda. Jika tidak akan dikembalikan ke senior staff BI untuk diperiksa ulang. Satu
setengah bulan sebelum pelaksanaan wisuda, head of acOp akan melaksanakan rapat
yudisium tahap 1. HOS akan mempelajari semua bahan yang dibagikan pada saat rapat
setelah itu menandatangani daftar yang berhak wisuda jika sudah benar dijadikan
sebagai bukti persetujuan. HOS memberikan keputusan untuk mahasiswa yang tidak
berhak wisuda. Senior staff BI menindaklanjuti keputusan terhadap daftar mahasiswa
yang layak atau yang tidak layak melaksanakan wisuda lalu mencetak hasil akhir untuk
melakukan pemrosesan berikutnya. 1 bulan sebelum pelaksanaan wisuda, akan diadakan
pelaksanaan rapat yudisium tahap 2 oleh operation Manager bila ada masih ada
perubahaan untuk pelaksanaan wisuda. Head of acOp akan membagikan kembali daftar
mahasiswa yang berhak atau tidak berhak untuk mengikuti wisuda. BI director akan
memberikan persetujuan terhadap daftar mahasiswa yang berhak atau tidak berhak
mengikuti wisuda. Setelah itu senior staff BI melakukan rekaptulasi mahasiswa yang
berhak atau tidak berhak untuk melakukan pelaksanaan wisuda setelah direkap maka
127 senior staff BI akan mengirimkan ke head of acOp untuk mengirimkan softcopy data
lulusan ke panitia pusat wisuda. Senior staff BI akan mengumumkan mahasiswa yang
berhak atau tidak berhak mengikuti pelaksanaan wisuda lalu mencetak ijasah dan
transkrip nilai akhir.
Penyusunan Thesis BI
Senior staff BI membuka pelaksanaan registrasi tesis, 2 minggu setelah registrasi
senior staff BI akan mengadakan seminar tesis, 2 minggu setelah seminar tesis
mahasiswa akan menentukan topik apa yang akan dipilih oleh mahasiswa. 4 minggu
setelah seminar tesis mahasiswa wajib menyerahkan outline melalui info service. Jika
dikumpulkan maka senior staff BI akan membuat rekap outline, jika tidak
mengumpulkan maka akan mengulang registrasi dari awal lagi. 3 hari setelah deadline
senior staff BI mengajukan outline ke HoS dan menentukan pembimbing. Pembimbing
akan memeriksa outline, jika disetujui maka HoS akan menginformasikan nama – nama
pembimbing ke senior staff BI apabila tidak disetujui maka senior staff akan
mengajukan pada pembimbing lainnya. 3 hari setelah mendapatkan konfirmasi, senior
staff BI akan mengumumkan persetujuan outline. Sesuai dengan kalender akademik,
mahasiswa akan melakukan bimbingan tesis dengan dosen pembimbingnya. Pada
minggu ke – 8 perkuliahan, mahasiswa wajib mengumpulkan tesis Bab 1- 3 ke
pembimbing mereka masing – masing setelah itu pembimbing akan memeriksa dan
menentukan persetujuan status kelayakan tesis lalu HoS memberikan persetujuan status
kelayakan tesis di minggu ke – 8 perkuliahan. 3 hari setelah persetujuan, senior staff BI
akan menerima dan mengumumkan status kelayakan tesis, jika layak maka mahasiswa
akan melanjutkan bimingan tesis sampai selesai dengan dosen pembimbingnya. Jika
128 tidak maka ada diberikan kesempatan kedua untuk menyelesaikan sampai pada tanggal
yang telah ditentukan sebelum registrasi mahasiswa dapat mengajukan outline dengan
judul yang berbeda. Jika sudah lebih dari dua kali maka harus mengulang prosedur dari
awal lagi. 2 minggu setelah final, mahasiswa wajib mengumpulkan 4 (asli dan copy)
jilid tesis softcover ditandatangani pembimbing melalui info services. Apabila
dikumpulkan dan sudah lengkap maka 3 hari setelah pengumpulan, senior staff BI akan
memeriksa kelengkapan softcover serta absensi dan senior staff BI akan membuat rekap
softcover. Jika tidak dikumpulkan atau kurang lengkap mahasiswa dapat melengkapinya,
mengganti topik lain atau ulang ke prosedur awal lagi. 3 hari setelah pengumpulan
softcover, senior staff BI memberikan rekap softcover ke operations dan HoS untuk
proses honor bimbingan. 1 minggu setelah pengumpulan softcover, HoS akan
menentukan dosen penguji setelah itu senior staff BI akan membuat jadwal sidang
berkoordinasi dengan dewan penguji, 2 minggu setelah pengumpulan softcover, senior
staff BI mengumumkan jadwal sidang. Sesuai dengan jadwal sidang, mahasiswa dan
dewan penguji akan melaksanakan sidang tesis. Jika lulus maka senior staff BI akan
membuat rekaptulasi hasil sidang untuk proses pembayaran honor sidang ke operations
dan entri nilai tesis lalu mahasiswa wajib memperbaiki tesis sesuai dengan notulen yang
diberikan oleh dosen penguji pada saat sidang, 2 minggu setelah sidang terlaksana
mahasiswa wajib mengumpulkan hardcover, softcover tesis dan syarat wisuda, jika tidak
lulus maka diberikan kesempatan kedua untuk memperbaiki dan akan ada sidang kedua,
mahasiswa wajib memperbaiki tesis sesuai dengan notulen yang diberikan oleh dosen
penguji lalu mahasiswa juga harus membayar biaya sidang ulang dan memberikan bukti
pembayaran ke info service, info services memberikan bukti pembayaran ke keuangan
dan ke senior staff BI.
129 3.2 Arahan Strategi
Arahan strategi diperoleh dari analisis terhadap kondisi organisasi yang
memberikan arahan strategi untuk dilaksanakan dan dipahami sehingga mencapai
keefektifan strategi dan operasional organisasi.Berikut adalah arahan strategi dari
Bina Nusantara International University, antara lain :
STRATEGIC INTENTION
Weight Strategic Intention Metrics Strategic Intention Goals Strategic Intention Name
25 15
20
1. Penggunaan jaringan / Networking untuk intranet dan internet serta penggunaan computer desktop , notebook dan peripheral lainnya. 2. Melakukan kerjasama dengan Microsoft (Microsoft Campus Agreement) dan perusahaan Software terkemuka lainnya untuk mendukung kegiatan pendidikan di Bina Nusantara INTERNATIONAL University. 1. Penggunaan aplikasi operasionalisasi yang meliputi : kegiatan transaksional (entry dan olah data) , kegiatan layanan informasi untuk mahasiswa/i , dosen , staff , dan orang tua.
1. Meningkatkan , mengembangkan dan menyediakan infrastruktur IT yang dapat menunjang semua kegiatan pengelolaan dalam Bina Nusantara Internasional University baik dalam pengelolaan proses content maupun resources. 2. Mengadakan kegiaatan penelitian dan pengembangan di bidang IT bersama pemilik teknologi dan pemakai teknologi informasi terkemuka. 1. Meningkatkan sarana dan prasarana IT untuk mendukung pengembangan komUnitas Binusian.
1. Pengembangan TI secara terus menerus. 2. Terciptanya servis yang good dan excellent bagi lingkungan eksternal di Bina Nusantara International University (mahasiswa, dosen, kompetitor, organisasi yang bekerjasama)
130
10
10 20
2. Penggunaan product development center dan learning Management systems. 3. Penggunaan akses BI , Binusian CommUnity , Digital Library , dan website UBiNus. 1. Melakukan information strategic planning yang terdiri dari business strategic analysis , information strategic analysis , infrastructure analysis and design , IT Development plan ( IT Infrastructure , IS Development , KM Development , IS/IT Organizational) , change Management plan.
2. Mengembangkan manajemen pengetahuan yang dapat meningkatkan kualitas content di Bina Nusantara Internasional University. 3. Mengembangkan system informasi untuk kegiatan pendukung maupun kegiatan inti di Bina Nusantara Internasional University. 1. Mengembangkan model-model kerjasama bisnis pendidikan berbasis IT.
3. Pengembangan pengelolaan bisnis pendidikan di BIna Nusantara Internasional University.
Tabel 3.1 Strategic Intention
131
3.3 Analisis Kebutuhan dan Pasokan Strategis
Kebutuhan dan pasokan strategis diperoleh dari analisis terhadap arahan strategis sebagai berikut :
Business Strategic Context
Strategic Plan For The Use of IT
Strategic Plan For The Supply of IT
Strategic Intention Pengembangan TI secara terus menerus.
Semua Unit bisnis dapat terlibat dalam penggunaan aplikasi perusahaan.
Mengimplementasikan aplikasi SISFO Operasional Administrasi Akademis, SISFO Talent Management , SISFO Admisi, dan SISFO S2 untuk mengintegrasikan semua data – data baik mahasiswa, dosen, maupun karyawan.
Strategic Objective Mendukung operasional dengan perbaikan dan peningkatan yang sesuai dengan kebutuhan, serta mendukung pembelajaran yang mengarah ke penggunaan web application dan media internet.
Keterlibatan Unit bisnis menghasilkan masukan mengenai kinerja aplikasi. Aplikasi mana yang bisa terus dikembangkan atau aplikasi mana yang dapat digeser fungsinya.
Memanfaatkan aplikasi SISFO Operasional Administrasi Akademis, SISFO Talent Management , SISFO Admisi dan SISFO S2 untuk mempermudah proses pengelolaan dan pertukaran data.
Strategic Initiatives
Pengembangan TI pendidikan berbasis e-learning dengan konsep pendidikan yang bertaraf internasional.
Mengintegrasikan aplikasi yang semula berdiri sendiri agar semua Unit bisnis dapat saling berinteraksi.
• Pengimplementasian aplikasi ABIOS (SISFO Operasional Administrasi Akademik, SISFO Operasional Keuangan, SISFO Talent Management , Binus Executive Information System, Management Report, SISFO Admisi, Corporate Knowledge Management , Lotus Notes, Sistem Informasi Perpustakaan) dan AS2 (SISFO S2) yang dapat menyajikan informasi yang penting, up to date, dan sesuai dengan kebutuhan.
• Pengimplementasian media berbasis web untuk mendukung e-learning.
• Pengembangan aplikasi Billing Telpon yang bertujuan untuk mengurangi biaya telpon.
132 Business Strategic
Context Strategic Plan For
The Use of IT Strategic Plan For The Supply of IT
Strategic Intention Pengembangan kerjasama bisnis pendidikan di Bina Nusantara International University (JWC).
Perusahaan memperkuat pendukung bisnis secara internal dan eksternal.
Mengimplementasikan aplikasi ABIOS (SISFO Operasional Administrasi Akademik, SISFO Operasional Keuangan, SISFO Talent Management , Binus Executive Information System, Management Report, SISFO Admisi, Corporate Knowledge Management , Lotus Notes, Sistem Informasi Perpustakaan) dan AS2 (SISFO S2) yang berhubungan dengan pengelolaan bisnis pendidikan.
Strategic Objective Mengembangkan kerjasama dengan universitas dan perusahaan yang lain.
Menghasilkan lulusan yang telah menerima modul pembelajaran dari universitas - universitas yang bekerja sama dengan Bina Nusantara International University (JWC) dimana kerjasama yang dilakukan minimal 1 bentuk kerjasama pertahun dengan fasilitas internet.
Memanfaatkan aplikasi operasional bisnis pendidikan untuk meningkatkan kualitas perusahaan.
Strategic Initiatives • Mengadakan kerjasama dengan universitas-universitas dari luar negeri, seperti Curtin, Murdoch, dsb.
Aplikasi operasional sebagai pendukung internal perusahaan untuk mencapai peningkatan pengelolaan bisnis pendidikan.
Pengembangan Access BI dengan menambah fitur-fitur yang mendukung aktivitas – aktivitas kerjasama dengan universitas yang lain seperti :
- Fitur konsultasi dengan dosen di luar - Fitur untuk mendownload modul pembelajaran dari
universitas luar - Fitur untuk kuis online.
133 Business Strategic Context Strategic Plan For The Use of
IT Strategic Plan For The Supply of
IT Strategic Intention Terciptanya service yang good dan
excellent bagi lingkungan eksternal di Bina Nusantara International University (mahasiswa, dosen, kompetitor, dan organisasi yang bekerjasama)
Lingkungan eksternal dapat menikmati layanan perusahaan secara lebih mudah dan nyaman.
Pengimplementasian aplikasi Management Report, Corporate Knowledge Management , dan SISFO Operasional administrasi Akademik yang menyajikan semua data yang diperlukan dalam pengukuran KPI berdasarkan SLA.
Strategic Objective Mencapai ukuran service yang good dan excellent yang sesuai dengan SLA (Service Level Agreement) yang dibuat oleh Bina Nusantara INTERNATIONAL University, dimana standard tersebut sudah dibandingkan dengan standard SLA dari luar untuk mencapai world class university.
Mendapatkan ukuran KPI yang digunakan untuk perbaikan dalam mencapai peningkatan performa internal perusahaan untuk memberikan layanan yang lebih baik lagi untuk lingkungan eksternal.
Memanfaatkan aplikasi penilaian performa (Talent Managenemt) untuk terciptakanya KPI yang didefinisikan.
Strategic Initiatives Mendefiniskan ukuran KPI sebagai tahapan untuk mencapai SLA agar terciptanya service yang good dan excellent.
Melakukan penilaian oleh Manajemen terhadap KPI yang ada untuk melihat apakah harapan yang diinginkan telah tercapai atau belum tercapai.
Pengembangan aplikasi Talent Management dengan menambahkan fitur pengukuran KPI per department.
Tabel 3.2 Demand and Supply
134 3.4 Portfolio Investasi Sistem dan Teknologi Informasi yang Sedang Berjalan
dan Proyek Sistem dan Teknologi Informasi.
Penggunaan Portfolio didasarkan pada aplikasi yang sedang berjalan dan
rencana proyek yang akan datang.
3.4.1 Lights-On Portfolio
Lights-On Portfolio meliputi Portfolio aplikasi, infrastruktur, service dan
manajemen. Nilai-nilai dari Portfolio diperoleh dari kuesioner yang telah diisi
oleh para User yang menggunakan aplikasi Lights-On.
3.4.1.1 Lights-On
Lights-On adalah aktivitas operasional teknologi informasi yang
sedang berjalan.
3.4.1.1.1 Portofolio Aplikasi Lights-On yang ada di Bina Nusantara
International University (JWC) terdiri dari 2 aplikasi besar, yaitu
ABIOS dan AS2.
a. Aplikasi ABIOS, terdiri dari :
1. Sistem Operasional Administrasi Akademik
• Tujuan Awal : Mengintegrasi antara mahasiswa atau dosen,
untuk mempermudah dalam perencanaan penyusunan jadwal
kuliah, ujian, serta pengelolaan nilai.
135
• Manfaat :
- Memperoleh histori mahasiswa yang meliputi data
mahasiswa, absensi mahasiswa, transaksi kuliah,
kehadiran mahasiswa, dan dispensasi ujian mahasiswa.
- Memperoleh histori dosen yang meliputi data dosen,
absensi dosen, nilai evaluasi dosen, pendataan SK dosen,
dan pendataan dosen pembuat soal.
- Mempermudah dalam perencanaan pengelolaan distribusi
perkuliahan, mata kuliah, ujian, dan nilai.
- Memperoleh histori nilai mahasiswa.
• Fungsi : menginput data mahasiswa, menginput data dosen,
menginput data mata kuliah, memproses transaksi jadwal
kuliah, memproses transaksi kuliah per mahasiswa,
memproses blanko absensi, mendata kehadiran mahasiswa
dan dosen, memproses rekap kehadiran mahasiswa,
mengenerate mahasiswa tidak layak ikut ujian, mendata
dispensasi ujian, mendata dan mencetak SK dosen, mendata
pertanyaan kuesioner dosen, mendata jawaban kuesioner
dosen, mencetak IKAD per dosen, mendata rencana
pertemuan perkuliahan, mendata cuti, menampilkan mata
kuliah dibuka, menampilkan mata kuliah dibuka paket,
menginput formulir pengambilan mata kuliah, membuat
laporan perencanaan pengambilan mata kuliah, mendata
transaksi jadwal kuliah, menginput perencanaan penjadwalan
136
mahasiswa, menginput perencanaan alokasi kelas mahasiswa,
menampilkan transaksi kuliah pertama, menampilkan
transaksi kuliah per mahasiswa, mencetak jadwal, menyimpan
histori nilai mahasiswa, menampilkan tanggal ujian, mendata
dosen pembuat soal, menampilkan alokasi ruang ujian,
menampilkan perubahan jadwal ujian, mengenerate nomor
kursi ujian, mencetak laporan ujian, mendata wisuda, mendata
wisuda Curtin, mendata jenis nilai, mendata bobot komponen
nilai, mendata nilai per komponen, menghitung nilai akhir dan
grade, menampilkan perkiraan IPK, mendata nilai tesis,
mencatat nilai perkomponen, mencetak perubahan nilai,
mencetak transkrip nilai.
• User : Back Office
• Biaya Pembuatan : Rp. 900.000.000,-
1. Sistem Informasi Operasional Keuangan
• Tujuan Awal : mempermudah alur transaksi keuangan antara
mahasiswa dengan Bina Nusantara Internasional University
(JWC).
• Manfaat :
- Memperoleh history pembayaran uang kuliah per
mahasiswa yang telah dibayarkan ataupun tidak.
137
- Menyediakan informasi kepada dan berapa jumlah tagihan
pembayaran kuliah yang harus dibayarkan per mahasiswa.
- Menyediakan informasi mengenai data bank, rekening
mahasiswa, jenis biaya, beasiswa karir bagi mahasiswa.
- Memonitor pembayaran uang kuliah yang dilakukan oleh
mahasiwa.
• Fungsi : Menginput data bank, menginput data rekening
mahasiswa, pendataan total tagihan uang kuliah, pendataan
tagihan biaya perbulan, mendata jenis biaya, mendata
pembayaran mahasiswa baru, mendata pembayaran mahasiswa
lama, mendata mahasiswa beasiswa karir, mencreate tagihan
uang kuliah mahasiswa baru, melakukan perubahan tagihan
semua mahasiswa, melakukan penyesuaian total tagihan
mahasiswa, menampilkan data transfer autodebet dari bank,
membuat laporan monitoring pembayaran uang kuliah,
membuat daftar transfer autodebet ke bank.
• User : Back Office Keuangan
• Biaya Pembuatan : Rp. 750.000.000,-
2. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (Talent Management )
• Tujuan Awal : Membantu mempermudah bagian TM dalam
mengelola data pegawai serta hal-hal lain yang berhubungan
138
dengan data kepegawaian, seperti : data karyawan, kontrak,
mutasi, pengunduran diri, ijin, cuti.
• Manfaat :
- Memperoleh histori pegawai, mulai dari data pribadi, data
keluarga, pendidikan, pengalaman kerja serta keterampilan.
- Memonitor kehadiran karyawan, seperti : siapa saja
karyawan yang cuti, siapa saja yang ijin.
- Mempermudah dalam mengurus surat perijinan, cuti,
mutasi, klaim tunjangan, surat peringatan, pengunduran
diri, kontrak.
• Fungsi : menginput data karyawan, menginput ijin pegawai,
menampilkan jumlah cuti dengan ijin yang pernah diambil
karyawan dan kemudian mencetaknya, mengkalkulasi jumlah
cuti tahunan per tahun setiap karyawan, menginput surat
teguran pegawai, menginput Sp pegawai, menginput klaim
tunjangn pegawai, mengentry dan menampilkan data mutasi
atau promosi pegawai, mengentri dan menampilkan data
kontrak pegawai, mengentry data pengunduran diri,
melakukan pencarian secara cepat data-data yang diperlukan,
menampilkan data karyawan berdasarkan histori akhir
kontrak.
• User : Talent Management
139
• Biaya Pembuatan : Rp. 600.000.000,-
3. Binus Executive Information System
• Tujuan Awal : Mempermudah eksekutif dalam memperoleh
informasi mengenai dosen, mahasiswa, mahasiswa baru, dan
alumni.
• Manfaat : Memperoleh histori data dosen, mahasiswa,
mahasiswa baru, dan alumni.
• Fungsi :
- Menampilkan data dosen, seperti : profil dosen, daftar
dosen dan matakuliah, kehadiran dosen, rekapitulasi dosen,
dan rekapitulasi IKAD dosen.
- Menampilkan data mahasiswa, seperti : profil mahasiswa,
daftar mahasiswa bermasalah, daftar mahasiswa thesis per
1 term, rekapitulasi mahasiswa, daftar mahasiswa sedang
dan belum selesai thesis.
- Menampilkan data mahasiswa baru, seperti : rekapitulasi
mahasiswa baru.
- Menampilkan data alumni, seperti : rekapitulasi alumni,
rekapitulasi rata-rata mahasiswa wisuda, dan daftar alumni.
• User : Manager Semua Unit
• Biaya Pembuatan : Rp. 350.000.000,-
140
4. Management Report
• Tujuan Awal : Untuk mempermudah dalam memperoleh dan
mengukur performa perusahaan. (JWC)
• Manfaat : Memperoleh histori performa perusahaan per term.
• Fungsi :
- Untuk mengelompokan indikator KPI
- Memasukan kategori untuk indikator KPI
- Menginputkan realisasi KPI yang dilaksanakan perbulan
- Mencetak laporan KPI pertahun
- Menginputkan penyimpangan realisasi KPI
• User : Semua Unit
• Biaya Pembuatan : Rp. 400.000.000,-
5. Sistem Admisi
• Tujuan Awal : Mempermudah bagian admisi memproses
pendaftaran, melakukan perencanaan perkuliahan yang
mencakup pendataan jadwal ujian, cetak blanko nilai, cetak
rekap nilai, cetak kartu ujian, dan laporan pemjualan formulir ;
Mengintegrasikan kesemua data tersebut untuk mempercepat
kinerja bagian administrasi.
• Manfaat : Memperoleh histori penjualan formulir, memperoleh
histori nilai mahasiswa, dan memperoleh data jadwal ujian.
141
• Fungsi :
- Mencetak kartu ujian
- Mencetak blanko nilai
- Mencetak rakap nilai
- Mencetak laporan penjualan
• User : Marketing
• Biaya Pembuatan : Rp. 850.000.000,-
6. Corporate Knowledge Management
• Tujuan Awal : Memberikan informasi yang akurat yang
mencakup wewenang dan tanggung jawab, dikumentasi
laporan, prosedur penerimaan mahasiswa, dan notulen rapat.
• Manfaat : Memperoleh informasi mengenai wewenang dan
tanggung jawab perposisi, dokumentasi laporan, prosedur
penerimaan mahasiswa, Notulen rapat dan laporan kerja,
tampilan laporan berdasarkan tanggal, notulen rapat, audit
layar internal, view rekapitulasi audit, workflow doc mutu.
• Fungsi : Menampilkan informasi-informasi terkait dengan
perusahaan.
• User : Semua Unit
• Biaya Pembuatan : Rp. 300.000.000,-
142
7. Lotus Notes
• Tujuan Awal : Untuk mempermudah komunikasi antar bagian.
• Manfaat : Mengirimkan informasi secara real-time; Membaca
informasi (pesan) yang diterima.
• Fungsi : Menampilkan kalender, membuka pesan dan
mengirim pesan.
• User : Semua Unit
• Biaya Pembuatan : Rp. 150.000.000,-
8. Sistem Informasi Perpustakaan
• Tujuan Awal : Mengintegrasikan antara data mahasiswa dan
data buku sehingga mempermudah proses kepustakaan yang
terjadi.
• Manfaat : Memperoleh histori kepustakaan dan memperoleh
histori transaksi kepustakaan yang dilakukan mahasiswa.
• Fungsi : Mencakup layar login dan layar utama, pendataan
tabel penerbit, pendataan edisi, pendataan kurs, pendataan
lokasi, pendataan subject atau topik buku, pendataan
kelompok buku DBYD, pendataan kelompok pemesan DBYD,
Pendataan pemesan buku, pendataan DBYD, pendataan
transaksi DBYD, pendataan status pengadaan buku, pendataan
APBD, cetak rincian APBD, cetak rekapitulasi APBD,
pendataan status pemesanan, pendataan transaksi pemesanan
143
buku, pendataan supplemen, pendataan media buku, pendataan
buku datang, pendataan transaksi buku datang, laporan buku
yang sudah dan belum datang, laporan klaim buku, laporan
buku besar, pengadaan buku, laporan summary realisasi buku,
laporan rekapitulasi budget buku, laporan distribusi buku
pustaka, query buku yang belum terealisasi, query master
buku, pendataan perioditas master terbitan berkala, pendataan
jenis master terbitan berkala, pendataan master terbitan
berkala, pendataan koleksi terbitan berkala, query koleksi
terbitan berkala, pendataan penggantian buku hilang, dan
pendataan multimedia.
• User : Perpustakaan
• Biaya Pembuatan : Rp. 650.000.000,-
b. Aplikasi AS2
• Tujuan Awal : untuk mendukung dan mengintegrasikan
kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan dosen,
mahasiswa, ujian, absensi, perkuliahan dan nilai.
• Manfaat : Memperoleh histori mengenai dosen, mahasiswa,
ujian, absensi, perkuliahan, dan nilai dalam strata 2 (S2)
• Fungsi :
- Menginput data dosen
- Membuat surat keputusan kepada dosen
144
- Menginput data-data evaluasi dosen
- Menginput jenis pertanyaan yang diinginkan
- Menginput hasil kuisioner yang telah diisi mahasiswa S2
- Mencetak detail hasil kuisioner
- Mencetak rangkuman IKAD
- Mencetak hasil kuisioner perdosen
- Membuat dan mencetak surat keputusan kepada dosen S2
- Menginput dan menampilkan evaluasi dosen S2
- Mencetak tanda terima ujian S2
- Mencetak hasil nilai mahasiswa S2
- Menampilkan dan menambahkan data mahasiswa dan
dosen
• User : Back Office
• Biaya Pembuatan : Rp. 600.000.000,-
3.4.1.1.2 Portofolio Infrastruktur Lights-On yang ada di Bina
Nusantara International University (JWC) terdiri dari :
a. Hardware
• Tujuan Awal : digunakan sebagai alat pendukung administrasi
serta juga mendukung aplikasi dan sistem di Bina Nusantara
International University (JWC).
145
• Manfaat :
o Membantu perusahaan dalam melaksanakan proses
bisnis, khususnya dalam membantu kegiatan
operasional.
o Menjembatani interaksi antara User dengan aplikasi.
• Fungsi :
o Mencetak laporan ataupun hal lain yang dibutuhankan
untuk dicetak.
o Melakukan scan gambar yang dibutuhkan.
o Menginput data dan menggunakan sistem aplikasi yang
digunakan oleh Bina Nusantara International University
(JWC).
• Biaya :
Keterangan Biaya PC Client – 228 buah 1.026.000.000Mac Desktop - 35 buah 561.001.350UPS - 2 Buah 3.847.200Scanner - 2 buah 2.524.350Printer - 45 buah 165.542.550Total Biaya 1.758.915.450
b. Software License
• Tujuan Awal : sebagai media yang digunakan untuk
meningkatkan kinerja dan mendukung kegiatan operasional.
• Manfaat :
o Memperlancar penggunaan aplikasi
146
• Fungsi :
o Jaminan yang melegalisasi seluruh Software yang
digunakan oleh Bina Nusantara International University
(JWC).
• Biaya :
Keterangan Biaya Microsoft Campus Agreement 262.205.000Autodesk Bundle (AutoCAD, 3DS Max, Revit) 288.540.000Macromedia Freehand MX 22.888.550Net School 17.175.000SPSS 25.476.250My Drop Box 5.725.000Turnitin 22.900.000Criterion 9.160.000Lisrel 12.595.000Mat Lab 74.425.000Total Biaya 741.089.800
c. Server
• Tujuan Awal : sebagai tempat penyimpanan data dari segala
aktivitas yang dilakukan oleh User di Bina Nusantara
International University (JWC), selain itu sebagai lalu lintas
data yang memudahkan pengaksesan oleh User yang
berkepentingan.
• Manfaat :
o Sebagai tempat penyimpanan yang dapat menjaga
keamanan data.
o Mengatur lalu lintas data untuk mempermudah dan
mempercepat akses data yang dilakukan User.
147
• Fungsi :
o Melakukan back-up data di Bina Nusantara
International University (JWC).
o Transfer data antar PC sesuai keperluan.
• Biaya :
Keterangan Biaya File Server 18.000.000Web Server 18.000.000Mail Server 18.000.000Database 12.000.000Total Biaya 66.000.000
d. Networking
• Tujuan Awal : menghubungan setiap Unit kerja agar aplikasi
yang digunakan dapat terintegrasi satu dengan yang lainnya.
Hal ini dimaksudkan agar proses pertukaran dan penyebaran
data dan informasi lebih cepat.
• Manfaat :
o Mempermudah dan mempercepat pengiriman data dan
informasi serta akses data dan informasi yang
dibutuhkan.
• Fungsi :
o Sarana yang mempermudah pengiriman data dan
informasi.
148
• Biaya :
Keterangan Biaya Internet Connection 1.5 mbps 750.000Domain 110.000Co Location Hosting 2.500.000Total Biaya 3.360.000
3.4.1.1.3 Portofolio Service Lights-On yang ada di Bina Nusantara
International University (JWC) terdiri dari :
• Tujuan Awal : agar fungsi dari aplikasi dan infrastruktur yang
digunakan tetap terjaga.
• Manfaat :
o Menjaga kinerja dan memberikan kenyamanan bagi
User.
• Fungsi :
o Memelihara aplikasi dan infrastruktur dengan
melakukan pengecekan dan evaluasi rutin terhadap
aplikasi dan infrastruktur yang digunakan.
o Memberikan tanggapan atas keluhan User terhadap
kinerja aplikasi atau infrastruktur yang tidak berjalan
semestinya.
• Biaya :
Keterangan Biaya Service Hardware 100.000.000 Service Software 75.000.000 Total Biaya 175.000.000
149
3.4.1.1.4 Portofolio Manajemen Lights-On yang ada di Bina
Nusantara International University (JWC) terdiri dari :
a. Training
• Tujuan Awal : memberikan pelatihan kepada karyawan untuk
peningkatan kinerja karyawan di Bina Nusantara International
University (JWC).
• Manfaat :
o Memberikan pengetahuan, keterampilan, dan keahlian
tambahan bagi karyawan sebagai bekal untuk
peningkatan dalan melakukan pekerjaannya.
• Fungsi :
o Melatih pengetahuan, keterampilan, dan keahlian
karyawan.
• Biaya : Rp. 98.000.000,-
3.4.1.2 Portfolio Aplikasi
Penggunaan aplikasi pada Bina Nusantara International University
(JWC) meliputi SISFO Operasional Administrasi Akademik, SISFO
Operasional Keuangan, SISFO Talent Management , Binus Executive
Information System, Management Report, SISFO Admisi, Corporate
Knowledge Management , Lotus Notes, Sistem Informasi Perpustakaan, dan
SISFO S2.
150 Business Value Scorecard : SISFO Operasinal Administrasi Akademik
Tabel 3.3 BVS SISFO Operasional Administrasi Akademik
• Skor Portofolio Aplikasi SISFO Operasional Administrasi Akademik
a. Kualitas terbagi atas :
- Fungsionalitas : 4,4
- Keakuratan : 4,1
Skor kualitas adalah 4,4 + 4,1 dibagi 2 = 4,25
b. Layanan terbagi atas :
- Ketersediaan : 4,1
- Kecepatan Merespon : 4
Skor layanan adalah 4,1 + 4 dibagi 2 = 4,05
c. Intensitas penggunaan terbagi atas :
- Ketergantungan pada aplikasi : (5 + 5 + 5 + 4 + 4)/5 = 4,6
40 40 20
Peng
emba
ngna
IT
Se
cara
T
erus
M
ener
usT
erci
ptan
ya
Serv
ice
yang
G
ood
and
Exc
elle
nt
Peni
ngka
tan
peng
elol
aan
Bis
nis
Pend
idik
an
di
Bin
a N
usan
tara
In
tern
atio
nal
Uni
vers
ity
User 1 User 2 User 3 User 4 User 5
3 4 4 4 5
3 4 4 4 5
3 4 4 4 5
Total 20 20 20 Average 4 4 4
Score 160 160 80 400
151
- Pengguna aplikasi pada perusahaan : (4 + 5 + 5 + 5 + 4)/5 = 4,6
d. Penyelarasan bisnis : 400 / 100 = 4
Business Value Scorecard : SISFO Operasional Keuangan
Tabel 3.4 BVS SISFO Operasional Keuangan
• Skor Portofolio Aplikasi SISFO Operasional Keuangan
a. Kualitas terbagi atas :
- Fungsionalitas : 4,2
- Keakuratan : 4,2
Skor kualitas adalah 4,2 + 4,2 dibagi 2 = 4,2
b. Layanan terbagi atas :
- Ketersediaan : 4,1
- Kecepatan Merespon : 3,5
40 40 20
Peng
emba
ngna
IT
Se
cara
T
erus
M
ener
usT
erci
ptan
ya
Serv
ice
yang
G
ood
and
Exc
elle
nt
Peni
ngka
tan
peng
elol
aan
Bis
nis
Pend
idik
an
di
Bin
a N
usan
tara
In
tern
atio
nal
Uni
vers
ity
User 1 User 2 User 3 User 4 User 5
4 3 3 4 3
5 4 4 4 5
3 2 4 4 3
Total 17 22 16 Average 3,4 4,4 3,2
Score 136 176 64 376
152
Skor layanan adalah 4,1 + 3,5 dibagi 2 = 3,75
c. Intensitas penggunaan terbagi atas :
- Ketergantungan pada aplikasi : (4 + 5 + 4 + 3 + 5)/5 = 4,2
- Pengguna aplikasi pada perusahaan : (5 + 4 + 3 + 5 + 3)/5 = 4
d. Penyelarasan bisnis : 376 / 100 = 3,76
Business Value Scorecard : Talent Management
Tabel 3.5 BVS Talent Management
• Skor Portofolio Aplikasi SISFO Talent Management
a. Kualitas terbagi atas :
- Fungsionalitas : 3,7
- Keakuratan : 3,8
Skor kualitas adalah 3,7 + 3,8 dibagi 2 = 3,75
40 40 20
Peng
emba
ngna
IT
Se
cara
T
erus
M
ener
usT
erci
ptan
ya
Serv
ice
yang
G
ood
and
Exc
elle
nt
Peni
ngka
tan
peng
elol
aan
Bis
nis
Pend
idik
an
di
Bin
a N
usan
tara
In
tern
atio
nal
Uni
vers
ity
User 1 User 2 User 3 User 4 User 5
4 3 5 4 4
5 3 5 4 5
5 4 5 4 4
Total 20 22 22 Average 4 4,4 4,4
Score 160 176 176 512
153
b. Layanan terbagi atas :
- Ketersediaan : 4,2
- Kecepatan Merespon : 4,4
Skor layanan adalah 4,2 + 4,4 dibagi 2 = 4,3
c. Intensitas penggunaan terbagi atas :
- Ketergantungan pada aplikasi : (4 + 4 + 4 + 4 + 5)/5 = 4,2
- Pengguna aplikasi pada perusahaan : (3 + 3 + 3 + 4 + 4)/5 = 4
d. Penyelarasan bisnis : 512 / 100 = 5,12
Business Value Scorecard : Binus Executive Information System
Tabel 3.6 BVS Binus Executive Information System
• Skor Portofolio Aplikasi Binus Executive Information System
a. Kualitas terbagi atas :
- Fungsionalitas : 5
- Keakuratan : 4,75
40 40 20
Peng
emba
ngna
IT
Se
cara
T
erus
M
ener
usT
erci
ptan
ya
Serv
ice
yang
G
ood
and
Exc
elle
nt
Peni
ngka
tan
peng
elol
aan
Bis
nis
Pend
idik
an
di
Bin
a N
usan
tara
In
tern
atio
nal
Uni
vers
ity
User 1 User 2
5 5
5 5
5 4
Total 10 10 9 Average 5 5 4.5
Score 200 200 90 490
154
Skor kualitas adalah 5 + 4,75 dibagi 2 = 4,875
b. Layanan terbagi atas :
- Ketersediaan : 4,75
- Kecepatan Merespon : 4,75
Skor layanan adalah 4,75 + 4,75 dibagi 2 = 4,75
c. Intensitas penggunaan terbagi atas :
- Ketergantungan pada aplikasi : (5 + 5)/2 = 5
- Pengguna aplikasi pada perusahaan : (3 + 4)/2 = 3,5
d. Penyelarasan bisnis : 490 / 100 = 4,9
Business Value Scorecard : Management Report
Tabel 3.7 BVS Management Report
40 40 20
Peng
emba
ngna
IT
Se
cara
T
erus
M
ener
usT
erci
ptan
ya
Serv
ice
yang
G
ood
and
Exc
elle
nt
Peni
ngka
tan
peng
elol
aan
Bis
nis
Pend
idik
an
di
Bin
a N
usan
tara
In
tern
atio
nal
Uni
vers
ity
User 1 User 2 User 3 User 4 User 5
4 3 5 2 5
4 2 4 3 5
5 3 4 3 5
Total 19 18 20 Average 3,8 3,6 4
Score 152 144 80 376
155
• Skor Portofolio Aplikasi Management Report
a. Kualitas terbagi atas :
- Fungsionalitas : 3,6
- Keakuratan : 2,7
Skor kualitas adalah 3,6 + 2,7 dibagi 2 = 3,15
b. Layanan terbagi atas :
- Ketersediaan : 2,9
- Kecepatan Merespon : 3,5
Skor layanan adalah 2,9 + 3,5 dibagi 2 = 3,2
c. Intensitas penggunaan terbagi atas :
- Ketergantungan pada aplikasi : (4 + 3 + 5 + 2 + 4)/5 = 3,6
- Pengguna aplikasi pada perusahaan : (4 + 3 + 3 + 3 + 3)/5 = 3,2
d. Penyelarasan bisnis : 376 / 100 = 3,76
156 Business Value Scorecard : SISFO Admisi
Tabel 3.8 BVS SISFO Admisi
• Skor Portofolio Aplikasi SISFO Admisi
a. Kualitas terbagi atas :
- Fungsionalitas : 3,6
- Keakuratan : 3,4
Skor kualitas adalah 3,6 + 3,4 dibagi 2 = 3,5
b. Layanan terbagi atas :
- Ketersediaan : 4
- Kecepatan Merespon : 3,7
Skor layanan adalah 4 + 3,7 dibagi 2 = 3,85
c. Intensitas penggunaan terbagi atas :
- Ketergantungan pada aplikasi : (5 + 4 + 4 + 3 + 4)/5 = 4
40 40 20
Peng
emba
ngna
IT
Se
cara
T
erus
M
ener
usT
erci
ptan
ya
Serv
ice
yang
G
ood
and
Exc
elle
nt
Peni
ngka
tan
peng
elol
aan
Bis
nis
Pend
idik
an
di
Bin
a N
usan
tara
In
tern
atio
nal
Uni
vers
ity
User 1 User 2 User 3 User 4 User 5
4 3 3 4 5
5 5 3 5 5
5 3 3 5 4
Total 19 23 20 Average 3,8 4,6 4
Score 152 184 80 416
157
- Pengguna aplikasi pada perusahaan : (4 + 3 + 3 + 3 + 3)/5 = 3,2
d. Penyelarasan bisnis : 416 / 100 = 4,16
Business Value Scorecard : Corporate Knowledge Management
Tabel 3.9 BVS Corporate Knowledge Management
• Skor Portofolio Aplikasi Corporate Knowledge Management
a. Kualitas terbagi atas :
- Fungsionalitas : 3,8
- Keakuratan : 3,5
Skor kualitas adalah 3,8 + 3,5 dibagi 2 = 3,65
b. Layanan terbagi atas :
- Ketersediaan : 3,5
- Kecepatan Merespon : 3,3
40 40 20
Peng
emba
ngna
IT
Se
cara
T
erus
M
ener
usT
erci
ptan
ya
Serv
ice
yang
G
ood
and
Exc
elle
nt
Peni
ngka
tan
peng
elol
aan
Bis
nis
Pend
idik
an
di
Bin
a N
usan
tara
In
tern
atio
nal
Uni
vers
ity
User 1 User 2 User 3 User 4 User 5
4 3 5 4 4
3 3 5 5 4
4 3 5 5 4
Total 20 20 21 Average 4 4 4,2
Score 160 160 84 404
158
Skor layanan adalah 3,5 + 3,3 dibagi 2 = 3,4
c. Intensitas penggunaan terbagi atas :
- Ketergantungan pada aplikasi : (3 + 4 + 3 + 3 + 3)/5 = 3,2
- Pengguna aplikasi pada perusahaan : (3 + 3 + 3 + 3 + 2)/5 = 2,8
d. Penyelarasan bisnis : 404 / 100 = 4,04
Business Value Scorecard : Lotus Notes
Tabel 3.10 BVS Lotus Notes
• Skor Portofolio Aplikasi Lotus Notes
a. Kualitas terbagi atas :
- Fungsionalitas : 4
- Keakuratan : 2,8
Skor kualitas adalah 4 + 2,8 dibagi 2 = 3,4
40 40 20
Peng
emba
ngna
IT
Se
cara
T
erus
M
ener
usT
erci
ptan
ya
Serv
ice
yang
G
ood
and
Exc
elle
nt
Peni
ngka
tan
peng
elol
aan
Bis
nis
Pend
idik
an
di
Bin
a N
usan
tara
In
tern
atio
nal
Uni
vers
ity
User 1 User 2 User 3 User 4 User 5
2 3 4 1 1
1 3 2 1 2
2 1 3 1 3
Total 11 9 10 Average 2,2 1,8 2
Score 88 72 40 200
159
b. Layanan terbagi atas :
- Ketersediaan : 2,3
- Kecepatan Merespon : 1,9
Skor layanan adalah 2,3 + 1,9 dibagi 2 = 2,1
c. Intensitas penggunaan terbagi atas :
- Ketergantungan pada aplikasi : (5 + 5 + 4 + 4 + 3)/5 = 4,2
- Pengguna aplikasi pada perusahaan : (5 + 5 + 4 + 4 + 4)/5 = 4,4
d. Penyelarasan bisnis : 200 / 100 = 2
Business Value Scorecard : Sistem Informasi Perpustakaan
Tabel 3.11 BVS Sistem Informasi Perpustakaan
40 40 20
Peng
emba
ngna
IT
Se
cara
T
erus
M
ener
usT
erci
ptan
ya
Serv
ice
yang
G
ood
and
Exc
elle
nt
Peni
ngka
tan
peng
elol
aan
Bis
nis
Pend
idik
an
di
Bin
a N
usan
tara
In
tern
atio
nal
Uni
vers
ity
User 1 User 2 User 3 User 4 User 5
5 3 3 3 4
5 3 2 3 3
4 3 2 3 2
Total 18 16 14 Average 3,6 3,2 2,8
Score 144 128 56 328
160
• Skor Portofolio Aplikasi Sistem Informasi Perpustakaan
a. Kualitas terbagi atas :
- Fungsionalitas : 3,9
- Keakuratan : 3,7
Skor kualitas adalah 3,9 + 3,7 dibagi 2 = 3,8
b. Layanan terbagi atas :
- Ketersediaan : 3,8
- Kecepatan Merespon : 3,8
Skor layanan adalah 3,8 + 3,8 dibagi 2 = 3,8
c. Intensitas penggunaan terbagi atas :
- Ketergantungan pada aplikasi : (4 + 5 + 4 + 3 + 5)/5 = 4,2
- Pengguna aplikasi pada perusahaan : (3 + 4 + 4 + 3 + 3)/5 = 3,4
d. Penyelarasan bisnis : 328 / 100 = 3,28
161 Business Value Scorecard : SISFO S2
Tabel 3.12 BVS Sistem S2
• Skor Portofolio Aplikasi SISFO S2
a. Kualitas terbagi atas :
- Fungsionalitas : 3,8
- Keakuratan : 2,9
Skor kualitas adalah 3,8 + 2,9 dibagi 2 = 3,35
b. Layanan terbagi atas :
- Ketersediaan : 4,1
- Kecepatan Merespon : 3,6
Skor layanan adalah 4,1 + 3,6 dibagi 2 = 3,85
c. Intensitas penggunaan terbagi atas :
- Ketergantungan pada aplikasi : (4 + 3 + 3 + 3 + 3)/5 = 3,2
- Pengguna aplikasi pada perusahaan : (3 + 3 + 3 + 3 + 3)/5 = 3
40 40 20
Peng
emba
ngna
IT
Se
cara
T
erus
M
ener
usT
erci
ptan
ya
Serv
ice
yang
G
ood
and
Exc
elle
nt
Peni
ngka
tan
peng
elol
aan
Bis
nis
Pend
idik
an
di
Bin
a N
usan
tara
In
tern
atio
nal
Uni
vers
ity
User 1 User 2 User 3 User 4 User 5
3 4 4 4 4
3 4 5 4 4
4 4 4 5 4
Total 19 20 21 Average 3,8 4 4,2
Score 152 160 84 396
162
d. Penyelarasan bisnis : 396 / 100 = 3,96
Portofolio Aplikasi
Inte
nsita
s Pe
nggu
na
Aplikasi
Uni
t Ker
ja
Bia
ya (J
uta
Rup
iah)
Nila
i Pen
yela
rasa
n
Ting
kat L
ayan
an
Kua
litas
Ket
erga
ntun
gan
Bra
edth
SISFO Operasional Administrasi Akademik Back Office 900 4 4,05 4,25 4,6 3 SISFO Operasional Keuangan Back Office Finance 750 3,76 3,8 4,2 4,2 3 SISFO Talent Management Talent Management 600 5,12 4,3 3,75 4,2 3 Binus Executive Information System Manager Semua Unit 350 4,9 4,75 4,875 5 4 Management Report Semua Unit 400 3,76 3,2 3,15 3,6 5 Sistem Admisi Marketing 850 4,16 3,85 3,5 4 3 Corporate Knowledge Management Semua Unit 300 4,04 3,4 3,65 3,2 5 Lotus Notes Semua Unit 150 2 2,1 3,4 4,2 5 Sistem Informasi Perpustakaan Perpustakaan 650 3,28 3,8 3,8 4,2 3 SISFO S2 Back Office 600 3,96 3,85 3,35 3,2 3
Tabel 3.13 Portfolio aplikasi
3.4.1.3 Portfolio Infrastruktur
Penggunaan infrastruktur pada Bina Nusantara International
University (JWC) meliputi Hardware, Software, Server, dan Networking.
163 Business Value Scorecard : Infrastruktur Hardware
Tabel 3.14 BVS Infrastruktur Hardware
• Skor Portofolio Infrastruktur Hardware
a. Kualitas terbagi atas :
- Fungsionalitas : 3,75
- Keakuratan : 3,875
Skor kualitas adalah 3,75 + 3,875 dibagi 2 = 3,8125
b. Layanan terbagi atas :
- Ketersediaan : 4
- Kecepatan Merespon : 3,625
Skor layanan adalah 4 + 3,625 dibagi 2 = 3,8125
c. Intensitas penggunaan terbagi atas :
- Ketergantungan pada aplikasi : (3 + 4 + 5 + 5)/4 = 4,25
- Pengguna aplikasi pada perusahaan : (3 + 4 + 5 + 5)/4 = 4,25
40 40 20
Peng
emba
ngna
IT
Se
cara
T
erus
M
ener
usT
erci
ptan
ya
Serv
ice
yang
G
ood
and
Exc
elle
nt
Peni
ngka
tan
peng
elol
aan
Bis
nis
Pend
idik
an
di
Bin
a N
usan
tara
In
tern
atio
nal
Uni
vers
ity
User 1 User 2 User 3 User 4
4 4 3 5
5 4 3 5
5 4 3 5
Total 12 17 17 Average 3 4,25 4,25
Score 120 170 85 375
164
d. Penyelarasan bisnis : 375 / 100 = 3,75
Business Value Scorecard : Infrastruktur Software
Tabel 3.15 BVS Infrastruktur Software
• Skor Portofolio Infrastruktur Software
a. Kualitas terbagi atas :
- Fungsionalitas : 3,625
- Keakuratan : 3,875
Skor kualitas adalah 3,625 + 3,875 dibagi 2 = 3,75
b. Layanan terbagi atas :
- Ketersediaan : 4,625
- Kecepatan Merespon : 4,375
Skor layanan adalah 4,675 + 4,375 dibagi 2 = 4,5
c. Intensitas penggunaan terbagi atas :
40 40 20
Peng
emba
ngna
IT
Se
cara
T
erus
M
ener
usT
erci
ptan
ya
Serv
ice
yang
G
ood
and
Exc
elle
nt
Peni
ngka
tan
peng
elol
aan
Bis
nis
Pend
idik
an
di
Bin
a N
usan
tara
In
tern
atio
nal
Uni
vers
ity
User 1 User 2 User 3 User 4
5 5 5 3
5 5 5 3
5 5 4 3
Total 18 18 17 Average 4,5 4,5 4,25
Score 180 180 85 445
165
- Ketergantungan pada aplikasi : (5 + 5 + 4 + 4)/4 = 4,5
- Pengguna aplikasi pada perusahaan : (5 + 4 + 4 + 4)/4 = 4,25
d. Penyelarasan bisnis : 445 / 100 = 4,45
Business Value Scorecard : Infrastruktur Server
Tabel 3.16 BVS Infrastruktur Server
• Skor Portofolio Infrastruktur Server
a. Kualitas terbagi atas :
- Fungsionalitas : 4,125
- Keakuratan : 4
Skor kualitas adalah 4,125+ 4 dibagi 2 = 4,0625
b. Layanan terbagi atas :
- Ketersediaan : 4,125
- Kecepatan Merespon : 4,375
40 40 20
Peng
emba
ngna
IT
Se
cara
T
erus
M
ener
usT
erci
ptan
ya
Serv
ice
yang
G
ood
and
Exc
elle
nt
Peni
ngka
tan
peng
elol
aan
Bis
nis
Pend
idik
an
di
Bin
a N
usan
tara
In
tern
atio
nal
Uni
vers
ity
User 1 User 2 User 3 User 4
3 3 3 4
3 3 3 3
3 3 3 5
Total 13 12 14 Average 3,25 3 3,5
Score 130 120 70 320
166
Skor layanan adalah 4,125 + 4,375 dibagi 2 = 4,25
c. Intensitas penggunaan terbagi atas :
- Ketergantungan pada aplikasi : (4 + 5 + 5 + 5)/4 = 3,8
- Pengguna aplikasi pada perusahaan : (4 + 5 + 5 + 2)/4 = 3,2
d. Penyelarasan bisnis : 320 / 100 = 3,2
Business Value Scorecard : Infrastruktur Networking
Tabel 3.17 BVS Infrastruktur Networking
• Skor Portofolio Infrastruktur Networking
a. Kualitas terbagi atas :
- Fungsionalitas : 4,125
- Keakuratan : 3,75
Skor kualitas adalah 4,125+ 3,75 dibagi 2 = 3,9375
40 40 20
Peng
emba
ngna
IT
Se
cara
T
erus
M
ener
usT
erci
ptan
ya
Serv
ice
yang
G
ood
and
Exc
elle
nt
Peni
ngka
tan
peng
elol
aan
Bis
nis
Pend
idik
an
di
Bin
a N
usan
tara
In
tern
atio
nal
Uni
vers
ity
User 1 User 2 User 3 User 4
3 5 5 3
4 4 5 3
3 5 4 3
Total 16 16 15 Average 4 4 3,75
Score 160 160 75 395
167
b. Layanan terbagi atas :
- Ketersediaan : 4,125
- Kecepatan Merespon : 3,625
Skor layanan adalah 4,125 + 3,625 dibagi 2 = 3,875
c. Intensitas penggunaan terbagi atas :
- Ketergantungan pada aplikasi : (5 + 4 + 4 + 5)/4 = 4,5
- Pengguna aplikasi pada perusahaan : (4 + 4 + 3 + 5)/4 = 4
d. Penyelarasan bisnis : 395 / 100 = 3,95
Portofolio Infrastruktur
Inte
nsita
s Pe
nggu
na
Aplikasi
Uni
t Ker
ja
Bia
ya (J
uta
Rup
iah)
Nila
i Pen
yela
rasa
n
Ting
kat L
ayan
an
Kua
litas
Ket
erga
ntun
gan
Bra
edth
Infrastruktur Software Semua Unit 742 4,45 4,5 3,75 4,25 5 Infrastruktur Hardware Semua Unit 1.759 3,75 3,8125 3,8125 4,5 5 Infrastruktur Server Semua Unit 66 3,2 4,25 4,0625 3,8 5 Infrastruktur Netwoking Semua Unit 3,36 3,95 3,875 3,9375 4,5 5
Tabel 3.18 Portfolio Infrastruktur
3.4.1.4 Portfolio Service
Penggunaan service pada Bina Nusantara International University
(JWC) meliputi maintenance Software dan maintenance Hardware.
168 Business Value Scorecard : Maintenance Software
Tabel 3.19 BVS Maintenance Software
• Skor Portofolio Maintenance Software
a. Kualitas terbagi atas :
- Fungsionalitas : 4
- Keakuratan : 3,625
Skor kualitas adalah 4 + 3,625 dibagi 2 = 3,8125
b. Layanan terbagi atas :
- Ketersediaan : 4
- Kecepatan Merespon : 3,875
Skor layanan adalah 4 + 3,875 dibagi 2 = 3,9
c. Intensitas penggunaan terbagi atas :
- Ketergantungan pada aplikasi : (5 + 5 + 4 + 3)/4 = 4,25
- Pengguna aplikasi pada perusahaan : (5 + 5 + 3 + 4)/4 = 4,25
40 40 20
Peng
emba
ngna
IT
Se
cara
T
erus
M
ener
usT
erci
ptan
ya
Serv
ice
yang
G
ood
and
Exc
elle
nt
Peni
ngka
tan
peng
elol
aan
Bis
nis
Pend
idik
an
di
Bin
a N
usan
tara
In
tern
atio
nal
Uni
vers
ity
User 1 User 2 User 3 User 4
5 5 3 4
5 4 3 5
4 4 3 4
Total 17 17 15 Average 4,25 4,25 3,75
Score 170 170 75 415
169
d. Penyelarasan bisnis : 415 / 100 = 4,15
Business Value Scorecard : Maintenance Hardware
Tabel 3.20 BVS Maintenance Hardware
• Skor Portofolio Maintenance Hardware
a. Kualitas terbagi atas :
- Fungsionalitas : 4
- Keakuratan : 4
Skor kualitas adalah 4 + 4 dibagi 2 = 4
b. Layanan terbagi atas :
- Ketersediaan : 3,875
- Kecepatan Merespon : 3,75
Skor layanan adalah 3,875 + 3,75 dibagi 2 = 3,8125
c. Intensitas penggunaan terbagi atas :
40 40 20
Peng
emba
ngna
IT
Se
cara
T
erus
M
ener
usT
erci
ptan
ya
Serv
ice
yang
G
ood
and
Exc
elle
nt
Peni
ngka
tan
peng
elol
aan
Bis
nis
Pend
idik
an
di
Bin
a N
usan
tara
In
tern
atio
nal
Uni
vers
ity
User 1 User 2 User 3 User 4
3 4 3 3
3 4 4 4
3 4 4 3
Total 13 15 14 Average 3,25 3,75 3,5
Score 130 150 70 350
170
- Ketergantungan pada aplikasi : (3 + 5 + 3 + 4)/4 = 3,75
- Pengguna aplikasi pada perusahaan : (3 + 5 + 3 + 4)/4 = 3,75
d. Penyelarasan bisnis : 350 / 100 = 3,5
Portofolio Service
Inte
nsita
s Pe
nggu
na
Aplikasi U
nit K
erja
Bia
ya (J
uta
Rup
iah)
Nila
i Pen
yela
rasa
n
Ting
kat L
ayan
an
Kua
litas
Ket
erga
ntun
gan
Bra
edth
Service Software Bagian TI 75 4,15 3,9 3,8125 4,25 3 Service Hardware Bagian TI 100 3,5 3,8125 4 3,75 3
Tabel 3.21 Portfolio Service
3.4.1.5 Portfolio Manajemen
Penggunaan manajemen pada Bina Nusantara International University
(JWC) meliputi manajemen Training.
171 Business Value Scorecard : Manajemen Training
Tabel 3.22 BVS Manajemen Training
• Skor Portofolio Maintenance Hardware
a. Kualitas terbagi atas :
- Fungsionalitas : 3,1
- Keakuratan : 2,5
Skor kualitas adalah 3,1 + 2,5 dibagi 2 = 2,8
b. Layanan terbagi atas :
- Ketersediaan : 2,7
- Kecepatan Merespon : 2,4
Skor layanan adalah 2,7 + 2,4 dibagi 2 = 2,55
c. Intensitas penggunaan terbagi atas :
- Ketergantungan pada aplikasi : (3 + 4 + 3 + 3 + 3)/5 = 3,2
40 40 20
Peng
emba
ngna
IT
Se
cara
T
erus
M
ener
usT
erci
ptan
ya
Serv
ice
yang
G
ood
and
Exc
elle
nt
Peni
ngka
tan
peng
elol
aan
Bis
nis
Pend
idik
an
di
Bin
a N
usan
tara
In
tern
atio
nal
Uni
vers
ity
User 1 User 2 User 3 User 4 User 5
4 3 3 3 3
3 4 4 4 3
3 3 4 3 3
Total 16 18 16 Average 3,2 3,6 3,2
Score 128 144 64 336
172
- Pengguna aplikasi pada perusahaan : (3 + 4 + 3 + 3 + 3)/5 = 3,2
d. Penyelarasan bisnis : 336 / 100 = 3,36
Portofolio Manajemen
Inte
nsita
s Pe
nggu
na
Aplikasi
Uni
t Ker
ja
Bia
ya (J
uta
Rup
iah)
Nila
i Pen
yela
rasa
n
Ting
kat L
ayan
an
Kua
litas
Ket
erga
ntun
gan
Bra
edth
Manajemen Training Talent Management
98 3,36 2,55 2,8 3,2 3
Tabel 3.23 Portfolio Manajemen
3.4.2 Project Portfolio
Project Portfolio meliputi proyek – proyek yang akan dikembangkan atau
sedang diimplementasikan di Bina Nusantara International University (JWC).
Selain itu Project Portofolio ini juga digunakan untuk mengetahui nilai dampak,
resiko, serta jumlah biaya dari masing-masing proyek
3.4.2.1 Project
1. Pengembangan Access BI
• Tujuan Awal : Pengembangan Access BI ditujukan untuk
menambahkan fungsi yang lebih flexible untuk mendukung
pembelajaran di Bina Nusantara International University (JWC).
173
• Manfaat : membangun interaksi secara langsung antara dosen
dengan mahasiswa dimana materi yang disampaikan akan
bersifat online (life), contohnya kuis online.
• Fungsi : menyampaikan materi dari dosen kepada mahasiswa
secara online, mendownload materi pembelajaran yang berasal
dari universitas luar, dan melakukan komunikasi dengan dosen
dari luar.
• Biaya : Rp. 302.000.000,-
Membutuhkan :
- 5 org untuk mengerjakan proyek pengembangan Access BI,
dengan gaji per bulannya Rp. 2.000.000,-.
- Lama pengerjaanya 2 tahun.
- 2 server, 1 untuk web dan 1 lagi untuk database.
Perincian Biaya :
- Biaya pengerjaan proyek : 5 x (Rp.2.000.000,- x 24 bln)
: Rp. 240.000.000,-
- Biaya Server untuk Web : Rp. 27.000.000,-
- Biaya Server untuk Database : Rp. 45.000.000,-
174
2. Aplikasi Billing Telepon
• Tujuan Awal : penggunaan telepon dengan automatic routing.
• Manfaat : mengurangi anggaran biaya telepon serta
memaksimalkan penggunaan telepon di Bina Nusantara
International University (JWC).
• Fungsi : menyimpan record semua pengguna telepon di Bina
Nusantara International University (JWC).
• Biaya : Rp. 10.000.000,-
Membutuhkan :
- 1 org untuk mengerjakan proyek Billing Telpon, dengan gaji
per bulannya Rp. 2.000.000,-.
- Lama pengerjaanya 3 bulan.
- 1 Mesin PABX
- 1 Komputer untuk mengambil data dari mesin PABX.
Perincian Biaya :
- Biaya pengerjaan proyek : 1 x (Rp.2.000.000,- x 3 bln)
: Rp. 6.000.000,-
- Biaya Komputer : Rp. 4.000.000,-
175
3.4.2.2 Inisiatif
1. Pengimplementasian media berbasis Web untuk mendukung E-
Learning.
• Tujuan Awal : memperluas jaringan pembelajaran secara online.
• Manfaat : mendukung pengembangan IT secara terus menerus
dengan memberikan alternatif terutama dalam hal pembelajaran
secara online.
• Fungsi : mendownload materi, melakukan pengiriman tugas,
interaksi degan dosen secara online, forum, kuis online,
ujian online, cek nilai, cek jadwal.
• Biaya : Rp 250.000.000,-
2. Pengembangan aplikasi Talent Management dengan menambahkan
fitur pengukuran KPI per department.
• Tujuan Awal : untuk melakukan penilaian berdasarkan KPI yang
ada untuk melihat apakah harapan yang diinginkan telah tercapai
atau belum tercapai.
• Manfaat : mengetahui performa setiap department untuk
menunjang service yang good and excellent
• Fungsi : mengukur KPI yang sesuai dengan SLA.
• Biaya : Rp 15.000.000,-
176
3.4.2.3 Portfolio Proyek
Portofolio Proyek meliputi rencana proyek dari Bina
Nusantara International University (JWC), yaitu Proyek
Pengembangan Access BI dan Aplikasi Billing Telepon.
3.4.2.3.1 Aplikasi Billing Telepon
Tabel 3.24 Business Value Scorecard Proyek Aplikasi Billing Telepon
• Nilai resiko terdiri atas :
1. Resiko proyek dan organisasi = (5+5+3+5+5)/5 = 4,6
2. Ketidakpastian pendefinisian = (4+5+5+5+4)/5 = 4,6
3. Ketidakpastian teknis = (5+4+4+5+5)/5 = 4,6
4. Resiko Infrastruktur SI = (5+4+4+5+4)/5 = 4,4
40 40 20
Peng
emba
ngn
IT
Seca
ra T
erus
M
ener
us
Ter
cipt
anya
Ser
vice
ya
ng G
ood
and
Exc
elle
nt
Peni
ngka
tan
peng
elol
aan
Bis
nis
Pend
idik
an d
i Bin
a N
usan
tara
In
tern
atio
nal
Uni
vers
ity
User 1 User 2 User 3 User 4 User 5
4 4 5 5 4
4 4 5 4 4
3 2 3 3 2
Total 22 21 13 Average 4,4 4,2 2,6
Score 176 168 52 396
177
5. Resiko teknis TI = (5+4+4+5+6)/5 = 4,8
6. Resiko investasi = (5+5+4+5+4)/5 = 4,6
7. Resiko manajemen proyek = (5+5+4+5+4)/5 = 4,6
8. Ketergantungan = (8+9+7+8+9)/5 = 8,2
Jumlah nilai resiko adalah 4,6+4,6+4,6+4,4+4,8+4,6+4,6+8,2 = 40,4
• Biaya : Rp 1.010.000.000,-
3.4.2.3.2 Access BI
Tabel 3.25 Business Value Scorecard Proyek Access BI
40 40 20
Peng
emba
ngn
IT
Seca
ra T
erus
M
ener
us
Ter
cipt
anya
Ser
vice
ya
ng G
ood
and
Exc
elle
nt
Peni
ngka
tan
peng
elol
aan
Bis
nis
Pend
idik
an d
i Bin
a N
usan
tara
In
tern
atio
nal
Uni
vers
ity
User 1 User 2 User 3 User 4 User 5
4 4 5 4 4
2 3 3 2 1
4 5 5 4 5
Total 21 11 23 Average 4,2 2,2 4,6
Score 168 88 92 348
178
• Nilai resiko terdiri atas :
1. Resiko proyek dan organisasi = (3+4+4+3+4)/5 = 3,6
2. Ketidakpastian pendefinisian = (3+3+4+3+4)/5 = 3,4
3. Ketidakpastian teknis = (3+3+4+3+4)/5 = 3,4
5. Resiko Infrastruktur SI = (4+3+5+4+5)/5 = 4,2
6. Resiko teknis TI = (3+3+3+3+4)/5 = 3,2
7. Resiko investasi = (4+3+4+3+4)/5 = 3,6
8. Resiko manajemen proyek = (4+5+5+3+5)/5 = 4,4
9. Ketergantungan = (9+8+8+7+7)/5 = 7,8
Jumlah nilai resiko adalah 3,6+3,4+3,4+4,2+3,2+3,6+4,4+7,8 = 33,6
• Biaya : Rp 302.000.000,-
179
Tabel 3.26 Portfolio Proyek
3.5 Management Agenda
Pertanyaan-pertanyaan yang dicantumkan di dalam manajemen agenda berikut
merupakan pertanyaan-pertanyaan yang akan memperlihatkan sejumlah kelemahan
proses perencanaan teknologi Informasi (TI) yang sedang berjalan dengan apa yang
harus dilakukan.
Portfolio Proyek
Nama Proyek
Dam
pak
Res
iko
Bia
ya
(Jut
a R
upia
h)
Port
folio
Access BI 348 33,6 302 Future Strategic
Billing Telpon 396 40,4 10 Factory
180
Wawancara Management Agenda
I. Pertanyaan bagi manajemen, untuk mengevaluasi faktor kritis kesuksesan dari keputusan yang tepat/hasil yang tepat :
Pertanyaan Manajemen
Ya/Tidak?
Jika tidak, apa rencana untuk
memperbaikinya ? Apakah proses perencanaan bisnis dan TI terintegrasi dan berhubungan?
Ya
Apakah TI mampu berinovasi memberikan dampak pada rencana bisnis dan mengajukan strategi bisnis baru?
Ya
Apakah investasi TI diprioritaskan pada strategi bisnis?
Ya
Apakah keseluruhan pengeluaran TI (pengembangan, operasional, perawatan dan layanan) selaras dengan strategi bisnis?
Ya
Apakah bisnis TI dan kinerja teknis dimonitor?
Ya
Apakah tim bisnis dan manajemen TI secara konsisten melaksanakan proses manajemen yang memperbaiki kontribusi TI pada kinerja bisnis lapisan bawah?
Ya
Apakah proses perencanaan dan manajemen fokus pada keseluruhan pengeluaran TI. Baik operasional (TI yang sudah ada) maupun proyek (masih dikembangkan)?
Ya
Apakah manajer TI dan operasional berpartisipasi secara efektif pada proses manajemen ini?
Ya
Tabel 3.27 Wawancara Manajemen Agenda Bagian I
181 II. Pertanyaan bagi manajemen, mengenai rantai nilai strategi ke bottom-line dan parktek
NIE memungkinkan manajemen menghasilkan jawaban pada pertanyaan yang tepat :
Pertanyaan Manajemen
Ya/Tidak
?
Jika tidak, apa rencana untuk
memperbaikinya ? Apakah investasi TI sudah pada tempat yang tepat?
Ya
Apakah kita tahu apa yang akan kita hasilkan?
Ya
Dapatkah mengurangi biaya TI yang tidak perlu?
Ya
Apakah dapat menggunakan biaya yang sudah dikeluarkan untuk mendukung proyek yang lain?
Ya Tergantung dari jenis proyek yang dilakukan.
Dapatkah anda mengurangi biaya dari kegiatan yang kinerjanya buruk?
Ya
Dapatkah anda merubah strategi bisnis yang sudah ada pada tindakan TI yang akan menghasilkan hasil yang tepat?
Ya
Apakah anda mendapatkan hasil dan nilai yang cukup dari semua sumber daya operasional?
Ya Tidak semua Unit bisnis, karena masing-masing area memiliki perilaku yang berbeda.
Dapatkah anda mengontrol biaya TI secara efektif?
Ya
Tabel 3.28 Wawancara Manajemen Agenda Bagian II
182 III. Pertanyaan untuk manajemen mengenai hubungan TI dan dampaknya pada bottom-
line :
Pertanyaan Manajemen
Ya/Tidak
?
Jika tidak, apa rencana untuk
memperbaikinya ? Apakah anda mengetahui arahan strategi (strategic intention) anda?
Ya
Apakah TI dapat memberi contoh dukungan kepada arahan strategi?
Ya
Apakah investasi TI diprioritaskan berdasarkan arahan strategi?
Ya
Apakah seluruh biaya TI (pengembangan, operasional, perawatan dan layanan) sudah selaras dengan arahan strategi?
Ya
Apakah TI dapat mengurangi pengeluaran yang tidak perlu?
Ya
Apakah anda mengevaluasi anggaran operasional berdasar arahan strategi?
Ya
Apakah manajer TI dan operasional berpartisipasi secara efektif pada proses manajemen ?
Ya
Tabel 3.29 Wawancara Manajemen Agenda Bagian III
183 IV. Pertanyaan untuk manajemen sebagai faktor kritis kesuksesan Portofolio :
Pertanyaan Manajemen
Ya/Tidak
?
Jika tidak, apa rencana untuk
memperbaikinya ? Apakah ada pengelolaan proyek pengembangan dan peningkatan sebagai Portofolio proyek?
Ya
Adakah analisis biaya operasional dari sudut pandang Portofolio?
Ya
Adakah penaksiran kegiatan operasional oleh penyelarasan strategis?
Ya
Adakah penaksiran kegiatan operasional oleh kualitas atau tingkat layanan?
Ya
Apakah anda mengetahui seberapa besar investasi TI untuk layanan? Untuk manajemen TI?
Ya
Apakah anda memiliki strategi investasi untuk pengeluaran operasional yang anda miliki?
Ya
Apakah anda memiliki strategi investasi untuk aplikasi yang ada?
Ya
Apabila anda melakukan Portofolio sekarang. Mampukah anda menjaga informasi agar tetap akurat?
Ya
Tabel 3.30 Wawancara Manajemen Agenda Bagian IV
184 V. Pertanyaan untuk manajemen mengenai fokus pada hal yang tepat :
Pertanyaan Manajemen
Ya/Tidak
?
Jika tidak, apa rencana untuk
memperbaikinya ? Apakah proses pelaksanaan dan manajemen perusahaan menghasilkan arahan strategi secara tegas dan mampu untuk dilaksanakan?
Ya
Apakah semua tindakan TI dan biaya didorong oleh arahan strategi bisnis?
Ya
Apakah aktivitas dan sumber daya TI direncanakan, diprioritaskan, dijalankan, dan diukur berdasarkan hubungan mereka dan kontribusinya pada hasil bisnis?
Ya
Apakah sumber daya, baik pengeluaran operasional maupun investasi baru, dialokasikan dan dianggarkan secara tegas terkait dengan arahan strategi?
Ya
Apakah peranan Manager jelas terdefinisi untuk menjamin partisipasi wajar dan menghindari ketiadaan hubungan yang tercipta akibat budaya yang ada?
Ya
Apakah semua aktivitas dan pengeluaran TI diatur ke dalam Portfolio sumber daya dan proses untuk keperluan perkiraan dampak, pengelolaan kinerja, perkiraan tingkat kualitas dan pelayanan serta komitmen sumber daya ?
Ya
Apakah perencanaan, memprioritaskan, dan pengukuran mengkombinasikan “strategi ke dalam tindakan” dengan kemampuan untuk menghadapi kejadian yang tidak diinginkan dan perubahan dalam bisnis?
Ya
Tabel 3.31 Wawancara Manajemen Agenda Bagian V
185 VI. Pertanyaan untuk manajemen mengenai mengadopsi proses yang efektif yang terkait dengan CSF untuk menhasilkan keputusan yang tepat :
Pertanyaan Manajemen
Ya/Tidak
?
Jika tidak, apa rencana untuk
memperbaikinya ? Perencanaan kebutuhan / pasokan – apakah perusahaan meningkatkan dampak strategis pada investasi TI-nya?
Ya
Inovasi – apakah perusahaan memiliki inovasi yang bagus melalui TI pada produk, proses dan kinerja?
Ya
Prioritasasi – apakah perusahaan memilih investasi yang paling bernilai tinggi?
Ya
Penyelarasan – apakah perusahaan mendapat peningkatan dari kegiatan TInya?
Ya
Pengukuran kinerja – apakah penggunaan pengukuran kinerja mengarah pada perbaikan kinerja TI maupun bisnis?
Ya
Pengelolaan budaya – apakah perusahaan mampu untuk mengoptimalkan kontribusi TI pada kinerja bisnis?
Ya
Manajemen Portfolio? Apakah semua investasi TI dan sumber daya berkontribusi pada kinerja bisnis?
Ya
Pengelolaan dampak TI – Apakah pemanfaatan aplikasi yang efektif pada praktek NIE di semua area bisnis telah meningkatkan pendapatan pada TI?
Ya
Tabel 3.32 Wawancara Manajemen Agenda Bagian VI