70
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Kompas Gramedia
Cikal bakal berdirinya Kompas Gramedia (KG) diawali dengan
diterbitkannya Majalah Intisari pada tahun 1963.
Dengan idealisme dan semangat untuk memberikan informasi yang
objektif kepada masyarakat, KG mengkhususkan diri untuk bergerak di bidang
media komunikasi, baik dari media cetak maupun audiovisual. Baru pada sekitar
tahun 80-an, KG baru melakukan diversifikasi usaha, diluar bidang utamanya.
Selain untuk mendukung usaha inti di bidang komunikasi, pengembangan usaha
ini juga dimaksudkan untuk memperluas lapangan kerja sejalan dengan usaha
pemerintah untuk mengatasi masalah ketenagakerjaan di Indonesia.
Berikut adalah unit-unit dari KG:
1. Kompas
Pada tanggal 28 Juli 1965, di tengah usaha untuk menembus situasi
keterbatasan informasi yang terjadi pada saat itu, diterbitkanlah sebuah koran
baru bernama Kompas oleh PK Ojong (alm), Jakob Utama, dkk. Saat ini
kompas terkenal sebagai koran berskala nasional terbesar di Indonesia, dengan
oplah lebih dari 550.000 per-hari.
2. Kelompok Percetakan
Kelompok Percetakan didirikan pada tanggal 25 November 1972. Pada tahun
1997 diperkenalkan Sistem Cetak Jarak Jauh yang merupakan sebuah
71
terobosan baru dari teknologi percetakan Gramedia dan sekaligus sebagai salah
satu upaya untuk meningkatkan kualitas dari jasa layanan percetakan yang
telah meraih sertifikat ISO. Saat ini telah terpakai di beberapa anak perusahaan
dari Kelompok Gramedia Percetakan, yaitu: PT. Rambang Palembang, PT.
Bawen Mediatama, PT. Serambi Prima Grafika (Aceh), Banjarmasin Press, PT.
Antar Surya Jaya (Surabaya), PT. Medan Media Grafikatama.
3. Kelompok Perdagangan dan Industri
Kelompok Perdagangan dan Industri meliputi:
a. Toko Buku Gramedia yang didirikan tahun 1970 dan telah memiliki 64
buah outlet yang tersebar di wilayah Jawa, Bali, Sumatra, Kalimantan, dan
Sulawesi.
Website: www.gampusat.com
b. PT. Graha Kerindo Utama (GKU) didirikan pada tahun 1988 yang
memproduksi kertas tisu (Tessa, Dynasty, Multi), molding dan pepermil.
Pabriknya berada di Tambun, Cibitung, Jawa Barat.
Sedangkan kantor pemasarannya berada di Gajah Mada Plaza.
c. PT. Globalitas Media yang menjual alat tulis kantor (ATK) dan furniture,
seperti stationary, kabinet, dan filling kabinet. Outletnya bernama
Trimedia.
d. PT. Visi Lintas Media yang menjual Proyektor, OHP, In-Focus, dan alat-
alat digital multimedia lainnya.
4. Kelompok Majalah
Diawali dengan berdirinya Intisari pada tahun 1963. Saat ini telah memiliki
lebih dari 20 produk majalah dan tabloid, diantaranya:
72
a. Media anak yang meliputi Bobo, Bobo Junior, Donal Bebek, Disney Junior,
Witch, Princess, Mombi, Ori, dll.
b. Media Otomotif yang meliputi Otomotif, Motor, Otosport, Motor Plus, Top
Grear, Jip, Autobild, dll.
c. Media Wanita yang meliputi Nova, Star Nova, Kawanku, Nakita, Sedap
Sekejap, Flona, dll.
d. Media Pria yang meliputi Hai, Haiklip, Soccer, Hotgame, Angkasa, Idea,
dll.
e. Media Teknologi yang meliputi Intisari, Komputer Aktif, Seru, dll.
f. Komik yang meliputi Star Wars, Strom, Batman, Trigan, Salad Day, Astro
Boy, Pokemon, dll.
Website: www.gramedia-majalah.com
5. Kelompok Penerbit dan Multimedia
a. PT. Gramedia Pustaka Utama berdiri pada 25 Maret 1974 sebagai penerbit
buku umum. Saat ini telah menerbitkan berbagai buku fiksi dan non fiksi.
Dimana buku non fiksi seperti buku-buku pelajaran, buku-buku ilmiah, dan
pengetahuan populer serta buku fiksi seperti novel, chiklit, dll.
Website: www.gramedia.com
b. PT. Elex Media Komputindo berdiri sejak 15 Januari 1985,
mengembangkan buku-buku anak berdasarkan lima kelompok besar, yaitu:
1. Fiksi, ditujukan untuk anak-anak, melalui bahan bacaan fiksi ini
diharapkan anak-anak bisa belajar dalam banyak hal, misalnya
mengembangkan kemampuan membaca, imajinasi, pemahaman
akan nilai-nilai moral, dsb. Dalam menerbitkan terjemahan, Elex
73
Media bekerjasama dengan penerbit asing, diantaranya Disney
Enterprises Inc. Nagaoka, Joei Tokyo, Harper Collins, dan Carlsen
Verlag.
2. Sains & Referensi, membantu anak-anak dalam mendapatkan
informasi mengenai ilmu pengetahuan praktis dan sederhana.
Materi yang ditampilkan dapat menambah wawasan dan
pengetahuan anak-anak yang diperoleh dari sekolah.
3. Buku Kerja, Mewarnai & Aktivitas, ditujukan untuk anak-anak
prasekolah, TK, dan SD. Elex Media merancang produk kelompok
ini untuk membantu orangtua menyediakan bahan dan sarana untuk
belajar sambil bermain.
4. Board Book, ditujukan untuk anak-anak balita (bawah lima tahun).
Berisi pengenalan konsep dasar yang dibutuhkan anak-anak pada
tahap awal perkembangan pengetahuannya.
5. Novel Anak & Remaja, berisi kisah petualangan, detektif, misteri,
horor, dan cerita romantis yang menarik.
6. Kelompok Media Olahraga
Kelompok Media Olahraga dibagi menjadi dua, yaitu:
a. Bola yang berdiri pada bulan Maret 1984. Website: www.bolanews.com
b. Senor yang berdiri pada bulan Juli 1999. Website: www.senior.co.id
7. Radio dan Televisi
a. Radio Sonora berdiri pada tanggal 8 Agustus 1972 yang saat ini memiliki
cabang dibeberapa kota, yaitu Sonora Yogyakarta FM 99,85 (d/h Radio
Bikina), Sonora Surabaya FM 97,75 (d/h Radio Salvatore), Sonora
74
Palembang FM 102,3 (d/h Radio Atmajaya), Sonora Pangkal Pinang FM
100,9 (d/h Radio Palupi), Sonora Pontianak FM 96,7 (d/h Radio Bonera)
Website: www.sonora.co.id
b. PT. Dutavisual Nusantara Tivitujuh melakukan siaran perdananya pada
tanggal 25 November 2001, dengan frekuensi Jabotabek 49 UHF, Bandung
44 UHF, Yogya dan Solo 46 UHF, Medan 41 UHF, Surabaya 56 UHF.
Website: www.tv7.co.id
8. Kelompok Usaha Pers Daerah
Kelompok Usaha Pers Daerah (Persda), menerbitkan surat kabar daerah
seperti: Serambi Indonesia, Sriwijaya Post, Bangka Pos & Pos Belitung
(Babel), Tribun Jabar (Bandung), Surya (Surabaya), Pos Kupang (Kupang,
NTT), Banjarmasin Pos (Banjarmasin), Tribun Kaltim (Balikpapan), Tribun
Timur (Makasar), Tabloid-tabloid, dll.
9. Kompas Cyber Media
PT. Kompas Cyber Media bergerak dibidang jasa internet dan multimedia yang
diluncurkan pada Agustus 1998.
10. Kelompok Usaha Jasa
Kelompok Usaha Jasa diantaranya:
a. Kelompok Hotel Santika (Santika Group), yang tersebar hampir disetiap
kota-kota besar di Indonesia, seperti Hotel Santika Beach Bali, Santika
Villas Bali, Hotel Santika Bandung, Hotel Santika Cirebon, Hotel Santika
Jakarta, Hotel Santika Jogyakarta, Hotel Santika Semarang, Hotel Santika
Surabaya, Hotel Santiak Pontianak.
75
b. PT. Permata Medialand, merupakan unit usaha yang bergerak di bidang
properti. Kawasan yang sudah dibangun antara lain Puri Media di daerah
Kembangan, Kebon Jeruk.
3.1.1 Visi KG
Visi perusahaan adalah dengan dasar atas asas solidaritas dan
kemanusiaan ikut serta memberikan pencerahan dan memajukan
kehidupan bangsa melalui media komunikasi dan usaha lain dengan
manajemen sehat dan etika usaha bersih yang memperhatikan
kepentingan umum dan kesejahteraan karyawan.
3.1.2 Misi KG
Misi perusahaan adalah untuk mencerdaskan dan memajukan
kehidupan bangsa melalui bidang informasi dan bidang lain.
3.2 Struktur Organisasi Kompas Gramedia
Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan perwujudan pola
tetap tentang hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi,
maupun orang-orang yang menunjukan kedudukan, tugas, wewenang dan
tanggung jawab dalam pekerjaannya yang berbeda-beda pada suatu organisasi
menurut keahlian (skill) yang dimilikinya. Jenis struktur organisasi KG adalah
garis dan staff. Struktur organisasi yang dikembangkan sekarang ini diupayakan
dapat membantu perusahaan untuk mencapai sasaran dan tujuan jangka pendek
dan jangka panjang.
76
78
3.3 Gambaran Umum Perusahaan PT. Elex Media Komputindo
3.3.1 Sejarah Perusahaan
PT Elex Media Komputindo (PT. EMK) didirikan pada
tanggal 15 Januari 1985 dengan certificate ID 03/0151 dan ISO
9001:2000. Pada awal berdirinya PT Elex Media Komputindo, selaku
penerbit melakukan kegiatan menerbitkan berbagai buku komputer dan
makalah komputer dan elektronika yaitu majalah Elex dan Mikrodata,
kemudian berkembang dengan menerbitkan buku komik, buku anak dan
buku manajemen.
Pada tahun 1991 berdirilah divisi software dan
multimedia yang dibentuk untuk mengantisipasi perkembangan
teknologi multimedia. Produk yang dihasilkan diantaranya software
pendidikan untuk kebutuhan sekolah dan keluarga, software aplikasi
untuk kalangan bisnis seperti aplikasi untuk akuntansi.
Pada tahun 1994 PT Elex Media Komputindo
membuka divisi merchandise untuk menangani merchandise produk
lisensi dari Jepang seperti Kung Fu Boy, Dora Emon, Winnie the Pooh,
Mickey Mouse dan sebagainya.
Dalam kegiatan operasionalnya selain menjalin kerjasama
dengan pengarang atau penerbit lokal seperti Grasindo, Gramedia
Pustaka Utama, Kompas dan lain-lain, PT Elex Media Komputindo
juga menjalin kerjasama yang baik dengan penerbit dari luar negeri
79
seperti Amerika Serikat (Sybex, Microsoft Press, Ziff Davis, Prentice
Hall, Addison Wesley, The Economist Book, Havard Business School,
Wordware, Sterling Paperback), Jennan dan negara lain (Markt &
Technik, Henzeis Verlag, Pittman Publishing, Asiapac, Canfonian) serta
Jepang (Kondansha, Shogakukan, Sueisha, Tohan, GakkenSha, Joei,
Ohmsha, Kaisei-Sha, Akita Shoten, Hakusansha) dalam hal
penjualan dan pembelian hak cipta.
Jumlah karyawan PT. EMK per Januari 2005 sekitar 300 personil.
3.3.2 Visi dan Misi
Visi PT Elex Media Komputindo adalah " Manusia pada
hakekatnya terpanggil untuk bersama sesamanya berkarya demi
pengembangan diri dan lingkungan ke arah kebaikan yang bersumber
pada Tuhan Yang Maha Esa ". Sedangkan Misinya adalah " Elex
bergerak di bidang penerbitan dan multimedia yang mencerahkan
kehidupan bangsa yang dijalankan dengan etika usaha bersih, profesional
serta bertanggung jawab sosial "
3.3.3 Goals
Goals merupakan target spesifik yang diharapkan akan dicapai
oleh suatu perusahaan pada suatu kurun waktu tertentu yang terdiri dari:
80
1. Goal jangka pendek (1 – 2 tahun).
Goal jangka pendek dari PT Elex Media Komputindo adalah
mencapai target yang sudah ditetapkan dan meningkatkan
pertumbuhan penjualan sebesar 30%.
2. Goal jangka panjang (5 tahun).
Sedangkan goal jangka panjang pada PT Elex Media Komputindo
yaitu menjadi market leader nomor satu di seluruh customer,
baik di agen maupun toko buku.
3.3.4 Lokasi perusahaan dan Produk yang dihasilkan
1. Lokasi perusahaan
Adapun lokasi perusahaan PT Elex Media Komputindo adalah : Jalan
Palmerah Selatan 22-28
Jakarta 10270 - Indonesia
2. Produk yang dihasilkan
Sesuai dengan misinya, PT Elex Media Komputindo memfokuskan
produksinya pada komik, majalah, tabloid, novel dan buku komputer.
Komik disini dibagi menjadi beberapa bagian lagi, yaitu komik anak,
komik remaja dan komik dewasa.
81
3.4 Struktur Organisasi, Uraian Tugas dan Tanggung Jawab pada
PT. Elex Media Komputindo
Dalam organisasi perusahaan akan dijelaskan struktur organisasi
perusahaan, tugas dan tanggung jawab pada setiap bagian fungsi bisnis serta
fungsi bisnis dalam perusahaan.
3.4.1 Struktur Organisasi
Struktur organisasi dan PT. Elex Media Komputindo dapat dilihat
pada gambar dibawah ini. Dimana dijabarkan strukur organisasi dari
pimpinan tertinggi yaitu direktur hingga pada divisi-divisi fungsional
yang ada pada perusahaan tersebut.
83
86
3.4.2 Tugas dan Tanggung Jawab
Tugas dan wewenang dari setiap bagian pada struktur
organisasi PT Elex Media Komputindo adalah :
1. Direktur
a. Bertanggung jawab mewakili perusahaan di dalam dan di luar
sehubungan dengan segala hal dan semua peristiwa.
b. Mengawasi dan memonitor perusahaan secara menyeluruh.
c. Membuat kebijakan perusahaan.
d. Perencanaan jangka panjang masa depan perusahaan.
2. Wakil Manajemen Eksekutif
a. Bertanggung jawab kepada direktur.
b. Mengkoordinasi tugas-tugas para manajer dalam menjalankan
aktivitas perusahaan.
c. Menjalankan keputusan yang diambil untuk jangka panjang.
d. Memberikan laporan manajemen kepada direktur.
3. Produksi
a. Membina hubungan baik dengan percetakan.
b. Mencari percetakan lain yang lebih murah.
c. Membuat cover sesuai permintaan dari redaksi.
d. Menjaga waktu order ke percetakan tidak telat.
e. Mengadakan pertemuan secara rutin dengan percetakan satu
minggu sekali.
f. Meminimalkan biaya produksi dan menjaga produk beredar sesuai
jadwal.
87
4. Redaksi
a. Menerbitkan buku EazyCom sesuai dengan target perusahaan, yaitu
2 judul/bulan.
b. Menjaga supaya tidak terjadi keterlambatan dalam penerbitan buku
yang sudah disepakati dengan bagian pemasaran.
c. Membina hubungan baik dengan pengarang dan penerbit asing (luar
negeri).
d. Menentukan judul-judul yang ingin diterbitkan agar sesuai dengan
perrnintaan pasar.
e. Menjaga penerbitan sesuai jumlah target dan tepat waktu.
5. Penjualan dan Pemasaran
a. Menyebarkan STO (Standing Order).
b. Merekap jumlah permintaan dan masing-masing pelanggan.
c. Mengunjungi pelanggan.
d. Mengadakan rapat dengan pelanggan (agen, toko buku).
e. Meminta laporan penjualan dari masing-masing pelanggan.
f. Mencari pelanggan baru.
g. Membuat program penjualan di toko dan agen.
h. Menawarkan atribut promosi ke pelanggan.
i. Menjaga realisasi penjualan tercapai sesuai dengan target
perusahaan.
88
6. Gudang Distribusi
a. Menata produk sesuai dengan posisi yang telah ditentukan.
b. Mengirim produk ke pelanggan sesuai dengan waktu yang
ditentukan pelanggan.
c. Menyiapkan produk yang dipesan oleh pelanggan.
d. Memantau posisi stok di gudang.
e. Menjaga supaya tidak terjadi kehilangan produk.
f. Ketidakterlambatan pengiriman ke pelanggan.
7. Keuangan
a. Membuat atau merekap penjualan per pelanggan per wilayah per
bulan.
b. Meminta laporan penjualan dan masing-masing pelanggan.
c. Menagih piutang ke pelanggan.
d. Merekap barang retur.
e. Piutang terbayar sesuai dengan waktu jatuh tempo.
8. Bagian SI / TI
a. Mendukung kinerja SI / TI dalam departemen yang terkait.
b. Bertanggung jawab dalam pengembangan SI /TI dalam perusahaan.
c. Memberikan pelatihan untuk mengatur dan mengkoordinir
kelancaran fungsi divisi-divisi yang berada di bawah tanggung
jawabnya.
89
3.4.1 Fungsi Bisnis Perusahaan
Fungsi Bisnis Perusahaan yang terdiri dari fungsi area, antara lain
adalah:
3.4.2.1 Redaksi
Fungsi bisnisnya adalah pengadaan produk dengan proses
bisnisnya antara lain:
1. Mencari list judul yang akan diterbitkan (penerbit asli dan
lokal).
2. Mencari penerjemah.
3. Mengedit buku yang telah diterjemahkan oleh penerjemah.
4. Mengedit naskah masuk (pengarang lokal).
5. Membuat film cetakan setelah cover di setujui.
3.4.2.2 Produksi
Fungsi bisnisnya adalah pengadaan produk dengan proses
bisnisnya antara lain:
1. Menerima pesanan pembuatan cover dari redaksi.
2. Mendesain cover.
3. Memberikan prototype cover yang telah didesain ke redaksi
untuk dikirim ke pengarang lokal.
4. Menerima film cetakan dan pesanan cetakan dari redaksi.
5. Mengirim pesanan ke percetakan untuk di cetak.
3.4.2.3 Pemasaran
Fungsi bisnisnya antara lain:
90
1. Analisa Pasar, dengan proses bisnisnya antara lain:
a. Menentukan target per wilayah per pelanggan per kategori
produk.
b. Mencari pelanggan baru di samping pelanggan yang sudah
ada.
c. Memelihara pelanggan yang sudah ada.
d. Menganalisis potensi pasar dan kompetitor.
e. Membuka jalur distribusi baru.
2. Promosi, dengan proses bisnisnya antara lain:
a. Menciptakan brand image di pelanggan.
b. Menentukan strategi pemasaran.
3. Penjualan, dengan proses bisnisnya antara lain:
a. Menerima pesanan pelanggan.
b. Membuat invoice.
c. Memasukkan transaksi penjualan.
d. Membuat laporan penjualan.
4. Pendistribusian, dengan proses bisnisnya antara lain:
a. Memberikan STO ke pelanggan.
b. Memberikan jadwal pengirirnan barang.
3.4.2.4 Keuangan
Fungsi bisnisnya antara lain:
1. Akuntansi, dengan proses bisnisnya antara lain:
a. Merekap laporan penjualan per periode.
b. Merekap pemberian royalti ke penerbit asli dan lokal.
91
c. Membuat laporan keuangan.
2. Penagihan, dengan proses bisnisnya antara lain:
a. Mengawasi posisi piutang per pelanggan.
b. Menagih hutang yang jatuh tempo per periode.
3.4.2.5 Gudang dan Distribusi
Fungsi bisnisnya antara lain:
1. Pengendalian Stok, dengan proses bisnisnya antara lain:
a. Mengecek barang masuk dan keluar.
b. Mengecek kecocokan oplah masuk dan oplah cetak.
c. Menata barang yang sudah masuk.
d. Menjaga kondisi stok barang.
2. Pengiriman barang, dengan proses bisnisnya antara lain:
a. Mempersiapkan barang yang akan dikirim.
b. Menerima surat jalan.
c. Mendistribusikan produk ke pelanggan dalam kota dan
luar kota.
3.4.2.6 IT
Fungsi bisnisnya adalah pengembangan aplikasi dengan
proses bisnisnya antara lain:
1. Evaluasi sistem yang sedang berjalan.
2. Membuat aplikasi sistem sesuai dengan kebutuhan pemakai.
3. Memelihara dan mengembangkan sistem (baik hardware
maupun software).
4. Melakukan backup.
92
5. Mendesain, mengembangkan, dan melakukan pemeliharaan
website.
3.4.2 Business Process Penerbitan Buku di PT. Elex Media Komputindo
Alur proses sebuah buku dimulai dari tahapan perencanaan dan
produksi. Pengarang mengajukan kepada bagian redaksi/reproduksi
materi buku yang akan diterbitkan. Di bagian redaksi/reproduksi materi
buku tersebut akan dinilai kelayakannya. Hasil penilaian kelayakan
tersebut dijadikan bahan untuk negosiasi di bagian
akuisisi/pembelian/pengadaan. Setelah negosiasi tercapai, maka akan
dibuat kontrak dengan percetakan, untuk kemudian dilakukan order cetak
setelah sebelumnya dilakukan editorial, translasi dibagian redaksi untuk
kemudian diarsipkan. Setelah order ke percetakan, maka akan dibuat
space booking di DC. Hasil negosiasi penilaian kelayakan, untuk
selanjutnya digunakan oleh bagian pemasaran/komunikasi untuk
dibuatkan perencanaan pemasaran dalam bentuk promosi dan persiapan
launching sampai dengan launching produk. Di bagian
librarian/sekretariat dilakukan registrasi buku ke katalog dan melakukan
open catalog. Setelah itu dilakukan booking EAN. Ketika order cetakan
telah selesai, bagian sales/distribution akan menerima order distribusi
dari percetakan dan librarian/secretariat akan set open transaction. Pada
saat open catalog, pelanggan/pembaca dapat mengakses info rencana
terbit dan melakukan pemesanan buku.
93
Proses selanjutnya ketika buku telah tersedia, adalah transaksi jual-
beli antara sales dan pelanggan. Transaksi penjualan dapat terjadi melalui:
promosi/pameran dan pembelian langsung oleh pelanggan baik melalui
pemesanan atau pembelian langsung. Penjualan melalui promosi/pameran,
pemasaran/komunikasi memiliki peranan yang sangat penting dalam
memberikan ide-ide kreatifnya untuk menarik minat pembaca/pelanggan
untuk membeli buku tersebut melalui berbagai macam bentuk
promosi/pameran dimana penyerahan buku tersebut dapat melalui proses
pengiriman. Apabila stok buku habis maka bagian sales/distribution akan
menutup pemesanan penjualan, dan bagian librarian/sekretariat akan set
close transaction. Selain itu, transaksi penjualan dapat dilakukan langsung
oleh pembaca/pelanggan ke toko buku/agen dan langsung menerima buku
yang dibeli. Berdasarkan hasil transaksi penjualan dan usulan cetak ulang
dari pembaca/pelanggan, bagian pemasaran akan melihat dan
merencanakan rencana cetak ulang.
94
Gambar 3.3 Business Process Penerbitan Buku di PT. Elex Media Komputindo
95
3.5 Analisis PT. Elex Media Komputindo
Gambar 3.4 Kerangka Kerja Information Economics
Analisis terhadap PT. EMK digunakan untuk membantu mendeskripsikan
langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk mendukung strategi bisnis
perusahaan agar mampu mencapai tujuan bisnisnya dengan lebih cepat.
Langkah-langkah tersebut terkait langsung dengan bagaimana PT. EMK dapat
memilih strategi, aplikasi dan kebijakan perusahaan yang tepat dengan berfokus
pada SI/TI. Dengan strategi SI/TI yang tepat, akan membantu organisasi dalam
mengembangkan kompetensi untuk mampu bersaing dengan kompetitor-
kompetitor PT. EMK.
Analisis pada PT. EMK dilakukan dengan menggunakan empat bentuk
analisis, pertama dengan melakukan analisis porter dimana analisis ini digunakan
untuk mengetahui posisi bersaing perusahaan terhadap lingkungan luar/eksternal,
analisis kedua adalah analisis SWOT yang digunakan untuk mengidentifikasi
96
faktor-faktor internal dan eksternal yang menguntungkan dan merugikan untuk
mencapai objektif perusahaan, ketiga dengan menggunakan analisis CSF untuk
mengkonsentrasikan kunci kebutuhan informasi yang dibutuhkan perusahaan,
dan yang terakhir adalah analisis value chain untuk mengetahui alur informasi
pada perusahaan dan nilai tambah yang diberikan oleh perusahaan pada tiap
aktivitasnya.
3.5.1 Porter’s Five Forces Analysis
Gambar 3.5 Porter’s Five Forces PT. Elex Media Komputindo
Pada dasarnya, analisis Porter dimaksudkan untuk membantu
manajemen untuk menganalisis posisi bersaing PT. Elex Media
Komputindo di tengah industri penerbitan yang semakin berkembang.
Analisis porter sendiri digunakan untuk menganalisis kondisi lingkungan
usaha dan persaingan industri penerbitan dengan kata lain menganalisis
perusahaan dilihat dari lingkungan eksternalnya. Dengan mendapatkan
gambaran umum mengenai posisi kompetitif perusahaan, maka organisasi
97
dapat menentukan strategi apa yang harus dilakukan selanjutnya untuk
mengatasi persaingan yang semakin tajam.
Kelima faktor yang digambarkan dalam model analisis Porter,
akan dilakukan pembahasan satu per satu dilihat dari sudut pandang PT.
EMK:
a. Kekuatan tawar menawar pelanggan / customer.
Pihak yang berperan sebagai pelanggan adalah penikmat
produk/jasa yaitu pembeli buku-buku keluaran PT. EMK dari semua
kelompok umur dan dari semua golongan, toko-toko buku, agen
penjual eceran dan semua perusahaan/pihak yang membeli buku dari
PT. EMK (secara langsung tanpa perantara).
PT. EMK memfokuskan produksinya pada komik, majalah,
tabloid, novel dan buku komputer. Pelanggan komik merupakan salah
satu pelanggan yang memiliki loyalitas tinggi, dikarenakan akan
mengikuti terus keseluruhan seri dari komik tersebut. Hal ini
merupakan salah satu kekuatan yang dimiliki PT. EMK, karena
pesaing untuk pasar komik masih kurang sehingga pelanggan tidak
memiliki banyak pilihan. Dari uraian diatas, dapat disimpulkan daya
tawar pelanggan termasuk lemah karena PT. EMK merupakan penerbit
tunggal di Indonesia untuk buku-buku jenis tertentu.
98
b. Kompetitor / pesaing.
Yang menjadi pesaing bagi PT. EMK adalah seluruh perusahaan
penerbitan buku, majalah, tabloid, komik, atau novel. Hal ini
dikarenakan produk dan jasa yang dihasilkan antara yang satu dengan
yang lain tidak jauh berbeda atau cenderung mirip. Selain itu juga
dikarenakan model bisnis dan target market yang tidak jauh berbeda.
Bila dilihat lebih seksama, pesaing-pesaing yang ada sebagian besar
merupakan pesaing dalam satu segmen pasar dari produk PT. EMK
atau persaingan yang berfokus pada satu atau dua dari produk PT.
EMK, misalkan komik atau buku komputer.
c. Ancaman barang substitusi produk / layanan.
Perkembangan teknologi informasi sangat mempengaruhi
perkembangan industri pada umumnya. Hal ini menggeser paradigma
dalam bisnis penerbitan. Melalui perkembangan teknologi informasi,
industri penerbitan tidak terbatas pada penggunaan media cetak saja
namun sudah berkembang menjadi berbagai macam bentuk.
Produk substitusi yang menjadi ancaman kepada produk PT.
EMK adalah produk-produk yang dihasilkan melalui media elektronik
dan internet, yang menjadi sebuah media baru pelanggan untuk
mendapatkan informasi dan bagi perusahaan menjadi satu bentuk
media penunjang bisnis yang akan memberikan keunggulan
kompetitif. Contoh yang sudah banyak ditemui adalah e-book yang
dapat sangat memanjakan pembaca dengan memberikan kemudahan
akses tanpa terhalang jarak dan waktu.
99
d. Ancaman pendatang baru.
Secara umum masuknya pemain baru dalam industri penerbitan
merupakan ancaman terhadap pemain yang sudah ada, karena pemain
baru akan menambah intensitas persaingan yang ada. Seberapa besar
ancaman dari masuknya pemain baru tergantung dari dua faktor yaitu
hambatan masuk dan reaksi yang muncul dari perusahaan terhadap
masuknya pemain baru. Hambatan dalam suatu industri terdiri dari
banyak faktor, diantaranya: faktor ekonomi, learning and experience,
kemampuan beradaptasi dengan teknologi, modal, regulasi pemerintah,
dan lain sebagainya. Dari uraian diatas, maka pemain baru yang dapat
menjadi ancaman bagi PT. EMK adalah penerbit-penerbit baru dengan
produk-produk yang mirip dengan PT. EMK dan memiliki target pasar
yang sama.
e. Kekuatan tawar menawar pemasok / supplier.
Pemasok dapat mempengaruhi industri melalui kemampuan
mereka menaikkan harga atau pengurangan kualitas produk atau
layanan. Daya tawar pemasok menjadi kuat apabila jumlah pemasok
sedikit dan produk yang dihasilkan bersifat unik dan mampu
menciptakan harga yang kompetitif. Pemasok dalam industri PT. EMK
adalah penulis dan penerbit lain yang banyak terdiri dari penerbit
asing. Karena setiap produk-produk yang dihasilkan oleh PT. EMK
memiliki sifat unik dan memiliki kategori pelanggan yang dapat
dikelompokkan, dimana kualitas dan kuantitas bukan menjadi faktor
100
utama sebagai penentu daya saing. Dari penjelasan diatas dapat
disimpulkan daya tawar pemasok terhadap PT. EMK tinggi.
3.5.2 Analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunity, Threats)
Setelah melakukan analisis pada lingkungan eksternal dengan
menggunakan analisis Porter, telah didapatkan posisi kompetitif PT.
EMK. Tahapan selanjutnya adalah melakukan analisis SWOT, yaitu
teknik analisis perencanaan strategi yang digunakan untuk mengevaluasi
Strengths atau kekuatan, Weaknesses atau kelemahan, Opportunities atau
peluang, dan Threats atau ancaman yang ada dalam suatu proyek atau
bisnis. Didalamnya termasuk menspesifikasi objektif dari bisnis atau
proyek dan mengidentifikasi faktor-faktor internal (strength, weaknesses)
dan eksternal (opportunity, threat) yang menguntungkan dan tidak
menguntungkan untuk mencapai objektif PT. EMK. Analisis SWOT PT.
EMK adalah sebagai berikut:
1. Strengths:
a. Buku terbitan yang bermutu.
b. SDM yang handal & loyal.
c. Menjadi market leader pada jenis buku tertentu.
d. Memiliki saluran distribusi yang tersebar di kota-kota besar di
Indonesia.
101
2. Weaknesses:
a. Kurang responsif terhadap pengaduan/keluhan pelanggan.
b. Kurang memiliki data produk pesaing.
c. Proses pengolahan data pemasaran lambat.
3. Opportunity:
a. Kesempatan masuk ke pasar internasional lebih besar.
b. Kebutuhan masyarakat akan produk bermutu meningkat.
c. Perkembangan teknologi yang semakin cepat.
4. Threaths:
a. Banyaknya perusahaan penerbitan.
b. Maraknya pembajakan buku.
c. Banyaknya e-book/e-learning yang dapat mudah diakses melalui
media internet.
d. Fluktuasi harga minyak dunia mempengaruhi harga kertas dan
daya beli masyarakat.
Dari hasil analisis diatas, dapat dirumuskan strategi bisnis PT.
EMK. Strategi-strategi tersebut merupakan kombinasi dari faktor internal
dengan faktor eksternal PT. EMK, yaitu:
1. SO (Strengths – Opportunity):
a. Menjalin hubungan yang baik dengan pengarang-pengarang.
b. Mengikuti perkembangan buku best seller di mancanegara, untuk
kemudian membeli hak penerbitan di Indonesia.
102
c. Memperluas saluran distribusi dengan memanfaatkan teknologi
informasi yang terus berkembang, yang memungkinkan lintas
daerah dan lintas negara.
2. WO (Weaknesses - Opportunity): Membangun sistem informasi
penjualan yang terkomputerisasi agar dapat cepat menganalisis
keadaan pasar PT. EMK terhadap jenis buku, waktu dan kota-kota
tertentu.
3. ST (Strengths - Threaths):
a. Mengadakan bursa buku murah, beberapa kali dalam setahun.
b. Mengikuti pameran buku yang diselenggarakan IKAPI.
c. Memproduksi buku yang penjualannya tinggi atau memiliki
banyak peminat.
d. Memperluas saluran distribusi untuk meningkatkan pasar ke
daerah-daerah yang belum atau masih kurang jangkauan
internetnya.
4. WT (Weaknesses - Threaths): Memperkenalkan forum EMO sebagai
media untuk meningkatkan Customer Relationship Management
(CRM) antara PT. EMK sebagai penerbit dengan pelanggan.
103
Gambar 3.6 Matriks SWOT PT. Elex Media Komputindo
Analisa ini didasarkan pada usaha untuk memaksimalkan
kekuatan dan peluang, namun dapat meminimalkan kelemahan dan
ancaman secara bersamaan. Berdasarkan dari data faktor internal dan
eksternal, dilakukan pembobotan dari setiap faktor internal dan eksternal
untuk mendapatkan skor pembobotan. Penghitungan skor pembobotan ini
dilakukan untuk mengetahui fokus strategi dari PT. EMK melalui
penempatan perusahaan pada kuadran SWOT.
104
Tabel 3-1 Pembobotan Lingkungan Internal PT. Elex Media Komputindo
Faktor-faktor lingkungan internal Bobot Peringkat
( 0 – 4 )
Bobot x
Peringkat
Strength
Buku terbitan yang bermutu. 0.20 3 0.60
SDM yang handal & loyal. 0.15 2 0.30
Menjadi market leader pada jenis buku
tertentu.
0.20 4 0.80
Memiliki saluran distribusi yang tersebar di
kota-kota besar di Indonesia.
0.20 3 0.60
Sub Total Strength 0.75 2.3
Weaknesses
Kurang responsif terhadap
pengaduan/keluhan pelanggan.
0.10 2 0.20
Kurang memiliki data produk pesaing. 0.05 1 0.05
Proses pengolahan data pemasaran lambat. 0.10 1 0.10
Sub Total Weaknesses 0.25 0.35
Total 1 1.95
105
Tabel 3-2 Pembobotan Lingkungan Eksternal PT. Elex Media Komputindo
Faktor-faktor lingkungan eksternal Bobot Peringkat
( 0 – 4 )
Bobot x
Peringkat
Opportunity
Kesempatan masuk ke pasar internasional
lebih besar.
0.15 3 0.45
Kebutuhan masyarakat akan produk
bermutu meningkat.
0.15 2 0.30
Perkembangan teknologi yang semakin
cepat.
0.20 3 0.60
Sub Total Opportunity 0.5 1.35
Threats
Banyaknya perusahaan penerbitan. 0.10 2 0.20
Maraknya pembajakan buku. 0.15 3 0.45
Banyaknya e-book/e-learning yang dapat
mudah diakses melalui media internet.
0.15 4 0.60
Fluktuasi harga minyak dunia
mempengaruhi harga kertas dan daya beli
masyarakat.
0.10 2 0.20
Sub Total Threats 0.5 1.45
Total 1 -0.10
106
Dari hasil pembobotan lingkungan internal dan eksternal PT.
EMK, didapatkan skor pembobotan sebagai berikut :
a. Faktor Strength (Kekuatan) = 2.3;
b. Faktor Weaknesses (Kelemahan) = 0.35;
c. Faktor Opportunity (Peluang) = 1.35;
d. Faktor Threats (Ancaman) = 1.45;
Skor pembobotan ini akan digambarkan dalam diagram SWOT
yang terdiri dari empat kuadran, dimana letak PT. EMK didapat
berdasarkan koordinat perpotongan antara faktor internal dengan
eksternal perusahaan, yaitu :
a. Internal = (2.3 – 0.35)
= 1.95
b. Eksternal = (1.35 – 1,45)
= - 0.10
Didapat koordinat PT. EMK di (1.95; (-0.10)). Berdasarkan
pemetaan diagram SWOT, PT. EMK berada di kuadran II. Hal ini berarti,
fokus pengembangan strategi PT. EMK adalah strategi ST (Strength –
Threats). Strategi ini akan memanfaatkan strength (kekuatan) yang ada
untuk meminimalkan threats (ancaman) yang akan muncul dalam bisnis
PT. EMK. Oleh karena itu strategi yang disarankan diterapkan adalah
menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang jangka panjang
dengan cara strategi diversifikasi (produk/pasar) (Rangkuti. 1997. p20).
107
Gambar 3.7 Diagram SWOT PT. Elex Media Komputindo
3.5.3 Strategic Objectives dan Analisis CSF (Critical Success Factors)
Dari hasil analisis SWOT diatas, didapatkan strategi-strategi
bisnis yang terbagi menjadi empat jenis strategi untuk mencapai objektif
PT. EMK. Dari setiap jenis strategi PT. EMK, masing-masing memiliki
kebutuhan akan informasi yang berbeda-beda. Untuk
mengkonsentrasikan kunci kebutuhan informasi dan menentukan faktor-
faktor kritis pada PT. EMK, digunakan analisis Critical Success Factors
(CSF).
108
Dalam hal ini PT. EMK membatasi faktor-faktor kritis penentu
keberhasilan atau kegagalan dalam mencapai sasaran yang dianalisis
hanya pada bagian pemasaran/marketing. Berikut ini strategi perusahaan
dan faktor-faktor kritis PT. EMK, antara lain:
1. Memperkuat retensi saluran distribusi dan pelanggan.
1.1 Tingkat Pemenuhan PO (Purchase Order).
1.2 Ketersedian produk kelas A (Produk Unggulan) dan B (Produk
Non Unggulan).
1.3 Penagihan sesuai dengan perjanjian.
1.4 Insentif.
2. Melakukan aktivitas ATL (Promosi produk kelas A) & BTL (Promosi
produk kelas B) yang kreatif dan efektif.
2.1 Program promosi yang efektif.
2.2 Program publikasi yang efektif.
3. Mengembangkan pasar dan penjualan.
3.1 Ketersediaan produk unggulan.
3.2 Program sales yang menarik.
3.3 Inventory Turn Over sesuai dengan target.
3.4 Stok produk kelas A dan B yang tersedia.
4. Meningkatkan kecepatan dan akurasi pelayanan.
4.1 Ketersediaan produk sesuai SP (Surat Permintaan).
4.2 Akurasi database produk.
4.3 Program SIS (Sistem Informasi Strategis) berjalan dengan baik.
4.4 Jumlah SDM (Sumber Daya Manusia) gudang yang optimal.
109
4.5 Kesiapan armada transportasi.
3.5.4 KPI (Key Performance Indicators)
Penilaian terhadap Critical Success Factors (CSF) PT. EMK yang
telah didapat pada tahap analisis sebelumnya, diperlukan indikator-
indikator yang dapat menjadi alat ukur penentu kesuksesan suatu bisnis,
dalam hal ini digunakan Key Performance Indicators (KPI).
Indikator-indikator dari penentu kesuksesan bisnis dari PT. EMK
yaitu:
1. Persentase saluran distribusi yang bertahan:
a. Persentase pemenuhan STO (Standing Order).
b. Persentase pemenuhan RO (Receive Order) kelas A dan B.
c. Persentase penagihan sesuai Term of Payment.
2. Persentase biaya promosi:
a. Persentase biaya promosi / bulan.
3. Inventory Turn Over:
a. Persentase pencapaian target omset riil bulanan.
b. Persentase peningkatan omset riil.
4. Ketepatan penyiapan produk dan kecepatan penyiapan dan
pengiriman produk:
a. Persentase pemenuhan produk sesuai dengan SP.
b. Salah kirim produk yang tidak dipesan.
c. Waktu sejak terima SP sampai barang diterima customer dalam
kota atau ekspeditur.
110
Tabel 3-3 Strategic Objectives dan CSF PT. Elex Media Komputindo
Strategic Objectives KPI - Strategic
Objectives
CSF KPI – CSF
1. Memperkuat
retensi saluran
distribusi dan
pelanggan.
1. Persentase
saluran
distribusi
yang
bertahan.
1. Tingkat
pemenuhan
Purchase
Order (PO).
2. Ketersediaan
produk kelas A
dan B.
3. Penagihan
sesuai dengan
perjanjian.
4. Insentif.
1. Persentase
pemenuhan
Standing Order
(STO).
2. Persentase
pemenuhan
Receive Order
(RO) kelas A
dan B.
3. (3,4)Persentase
penagihan
4. sesuai Term of
Payment.
2. Melakukan
aktivitas
(promosi) ATL &
BTL yang kreatif
dan efektif.
1. Persentase
biaya
promosi.
1. Program
promosi yang
efektif.
2. Program
publikasi yang
efektif.
1. Persentase
biaya promosi
per bulan.
3. Mengembangkan
pasar &
penjualan.
1. Inventory
Turn Over.
1. Ketersediaan
produk
unggulan.
2. Program sales
yang menarik.
1. Persentase
pencapaian
target omset
riil bulanan.
2. Persentase
111
Strategic Objectives KPI - Strategic
Objectives
CSF KPI – CSF
3. Inventory Turn
Over sesuai
dengan target.
4. Stok produk
kelas A dan B
yang tersedia.
peningkatan
omset riil.
3. (3,4)Persentase
peningkatan
marketshare di
TB. Gramedia.
4. Meningkatkan
kecepatan dan
akurasi
pelayanan.
1. Ketepatan
penyiapan
produk.
2. Kecepatan
penyiapan
dan
pengiriman
produk.
1. Ketersediaan
produk sesuai
SP.
2. Akurasi
database
produk.
3. Program SIS
berjalan
dengan baik.
4. Jumlah SDM
gudang yang
optimal.
5. Kesiapan
armada
transportasi.
1. Persentase
pemenuhan
produk sesuai
SP.
2. Salah kirim
produk yang
tidak dipesan.
3. (3,4,5)Waktu
sejak terima SP
sampai barang
diterima
customer
dalam kota
atau
ekspeditur.
3.5.5 Value Chain
Informasi yang mengalir di dalam perusahaan, perlu
dikonsentrasikan kedalam setiap aktivitas bisnis sesuai dengan
112
kebutuhannya. Analisis value chain digunakan untuk menggambarkan
semua aktivitas perusahaan yang dikelompokkan berdasarkan perannya
dalam perusahaan, apakah menjadi aktivitas utama (primary activities)
ataukah aktivitas pendukung (support activities). Analisis ini akan
membantu untuk mengetahui alur informasi pada setiap aktivitas bisnis
dan nilai tambah yang dapat diberikan oleh PT. EMK pada tiap
aktivitasnya.
Gambar 3.8 Value Chain PT. Elex Media Komputindo
Seperti terlihat pada Gambar 3.8, PT. EMK masih belum banyak
memanfaatkan teknologi informasi di dalam berbagai aktivitasnya, baik itu
support activities maupun primary activities.
113
Pada primary activities PT. EMK hanya dua aktivitas yang memberikan
nilai tambah bagi perusahaan, yaitu melalui situs EMO, kedua aktivitas tersebut
adalah sales and marketing dan servicing. Pada aktivitas sales and marketing,
situs EMO membantu dalam kegiatan-kegiatan promosi yang dilakukan
perusahaan. Sedangkan pada aktivitas servicing, situs EMO menyediakan saluran
bagi pelanggan untuk mengkomunikasikan berbagai kebutuhan dan keluhan
mereka.
3.6 Elex Media Online
Dari hasil analisis terhadap PT. EMK, didapatkan aktivitas sales and
marketing dan servicing yang memiliki nilai tambah karena diaplikasikannya
Elex Media Online (EMO). Oleh karena itu, pada sub bab ini akan dijelaskan
latar belakang dan gambaran umum dari EMO.
PT. EMK melihat perkembangan internet yang semakin marak ditengah
masyarakat Indonesia sebagai salah satu peluang perluasan pasar yang potensial.
Oleh karenanya pada tahun 1990, dibentuk divisi software dan multimedia yang
kemudian dikenal dengan nama Elex Digital. Divisi ini, bekerja sama dengan
bagian promosi, membangun situs EMO untuk pertama kali.
Keputusan untuk mempenetrasi pasar internet diperkuat dengan
kenyataan bahwa pengguna internet adalah target pasar produk PT. EMK, yaitu
pelajar dan profesional muda.
Sejak awal diluncurkan, situs EMO mengalami berbagai macam
perubahan untuk mengikuti perkembangan dunia internet. Perubahan yang sangat
114
signifikan yaitu penggunaan software open source CMS (Content Management
System) Joomla!.
Pada saat ini, situs EMO diposisikan sebagai marketing & promotion
tools yang efektif dan efisien untuk meningkatkan kinerja perusahaan. EMO juga
berfungsi sebagai social networking bagi pelanggannya.
Situs EMO sebagai salah satu alat promosi produk PT. EMK, dilengkapi
dengan:
1. Advanced Search Engine
Fasilitas ini disediakan untuk memudahkan pengunjung mencari
data- data yang tersedia di dalam situs EMO.
2. Catalog
Katalog disediakan untuk pembaca yang ingin melihat apa saja buku
yang diterbitkan oleh PT. EMK saat ini.
3. New Release
Informasi tentang buku-buku terbitan terakhir dari PT. EMK.
4. Best seller
Informasi tentang buku-buku dengan penjualan tertinggi.
5. News and events
Informasi tentang berita-berita mengenai PT. EMK dan acara-acara
yang diadakan oleh PT. EMK berada pada menu events calender.
6. Press release
Berita yang dikeluarkan oleh PT. EMK untuk menjawab berbagai
pertanyaan yang berputar di masyarakat seputar PT. EMK.
7. Syndicated content
115
Fasilitas RSS yang berguna bagi pengunjung untuk selalu
mendapatkan update terakhir dari situs EMO.
8. Google banner exchange
Pertukaran banner dengan sesama pengguna fasilitas google.
9. Posting into several mailing list / portals
Fasilitas untuk melakukan posting ke beberapa milis / portal.
10. Easy to order (phone, SMS, email, web)
Fasilitas yang mempermudah pengunjung untuk melakukan
pemesanan produk. Pemesanan produk ini bisa dilakukan via telepon, pesan
singkat, email, ataupun melalui situs EMO.
Bagi pelanggan produk PT. EMK yang mengunjungi situs EMO, ada
berbagai fasilitas yang disediakan untuk memberikan layanan nilai tambah,
diantaranya adalah:
1. Review (resensi)
2. Related books / articles
3. Rating by vote
4. Authors profile
5. ‘Bookmark this article’
6. ‘Print friendly version’
7. ‘Email to a friend’
8. ‘Give authore feedback’
9. ‘Link to this article’
10. ‘Articles by author’
11. E-Books promotion
116
12. Shopping chart
13. Newsletter (free catalog)
14. Discount price
15. Special download
16. User testimonial
17. Sample pages/ table of content
18. Job seeker
19. Ad liner (iklan baris)
Keuntungan yang diperoleh PT. EMK melalui situs EMO adalah dengan
menyediakan fasilitas-fasilitas seperti membership, affiliate program, partnering
with vendor / supplier.
Sedangkan bagi penulis, ada berbagai keuntungan yang bisa didapat dari
situs EMO, diantaranya adalah:
1. Dapat memantau melalui feedback pembaca.
2. Dibaca oleh lebih banyak pembaca.
3. Diapresiasi oleh pembaca melalui ‘rating by vote’.
4. Pengarang yang bukunya mendapat rating tertinggi akan mendapat hadiah
menarik dari sponsor.
5. Pengarang dapat menjual diri melalui ‘author profile’.
6. Semua buku penulis dipromosikan langsung kepada pembaca (di-review,
diinformasikan ke banyak milis, dipajang di halaman utama situs).
7. Pengarang dapat mengetahui profil pembacanya dan menjalin keakraban
melalui ‘discussion forum’.
117
8. Pengarang dapat mengikuti kegiatan promosi bersama di perusahaan,
kampus atau toko buku.
9. Pengarang dapat mempromosikan buku yang akan diterbitkan melalui
‘sample pages / table of content’
Vendor juga mendapatkan berbagai keuntungan dari situs EMO,
diantaranya adalah :
1. Co-branding
2. Profit sharing
3. Market share
4. Direct promotion
Bagi masyarakat umum, ada beberapa kegiatan yang bisa diikuti melalui
situs EMO, diantaranya adalah :
1. Wawancara dengan pengarang, pembaca, atau tokoh yang berkenaan dengan
industri buku atau tema buku.
2. Pertemuan antara pengarang dan pembaca membicarakan topik-topik yang
menarik.
3. Bursa buku
4. Webminar.
118
3.7 Overview Situs EMO
Gambar 3.9 Jadwal Rencana Terbit Buku
Gambar 3.10 Search Engine
119
Gambar 3.11 Info News EMO
Gambar 3.12 Contact Us Company PT. EMK
120
Gambar 3.13 Review Buku
Gambar 3.14 Search Engine Forum EMO
121
3.8 Pembobotan Nilai dan Resiko PT. Elex Media Komputindo untuk
proyek TI.
Pembobotan nilai dan resiko korporat untuk proyek TI adalah identifikasi
keterkaitan antara kesehatan PT. EMK dengan dukungan teknologi informasi
yang dimiliki. Pembobotan ini dilakukan pada dua domain, yaitu domain bisnis
dan teknologi. Hal ini penting dilakukan karena bobot domain bisnis dan
teknologi tiap organisasi selalu berbeda. Pembobotan ini akan memberikan
gambaran tentang pandangan PT. EMK terhadap manfaat dan resiko dari
keseluruhan proyek TI yang ada.
Dilihat dari domain bisnis dan teknologi terdapat nilai dan resiko pada
PT. EMK yang tidak memungkinkan untuk dikuantifikasi secara finansial karena
nilai-nilai dan resiko-resiko tersebut umumnya bersifat intangible, contohnya :
brand image PT. EMK, Corporate Social Responsibility (CSR). Untuk
mengetahui pembobotan atas nilai dan resiko maka dibutuhkan alat bantu berupa
kuisioner sebagai acuan dasar penilaian.
3.8.1 Domain Bisnis
3.8.1.1 Financial Value
Tingkat presentase pengembalian yang ditetapkan atas
investasi TI yang disyaratkan oleh PT. EMK cukup tinggi. PT.
EMK menganggap penting penilaian Return On Investment (ROI)
dalam pengambilan keputusan untuk investasi suatu proyek TI.
ROI merupakan pengukuran terhadap presentase tingkat
pengembalian secara finansial suatu investasi kepada organisasi.
122
Walaupun manajemen menyadari bahwa investasi teknologi
informasi tidak selalu memiliki pengembalian yang langsung
dapat diukur, namun tetap menganggap bahwa faktor ini cukup
penting untuk mengetahui kelayakan dan kesuksesan suatu
investasi teknologi informasi yang dilakukan sehingga
mendapatkan bobot cukup besar yaitu +4.
3.8.1.2 Strategic Values
Strategic values terdiri dari 4 faktor yang merepresentasikan
nilai yang diperhitungkan oleh PT. EMK dalam hubungannya
dengan strategi bisnis perusahaan. Faktor-faktor tersebut adalah :
3.8.1.2.1 Strategic Match
Strategic match berfokus pada derajat dimana
sebuah proyek TI atau sebuah sistem informasi
manajamen mendukung atau selaras dengan dengan
pernyataan tujuan strategis lini bisnis atau keseluruhan
perusahaan.
PT. EMK memiliki serangkaian strategi bisnis
tertentu yang diterapkan dalam operasional bisnisnya.
Bagi PT. EMK, teknologi informasi harus mampu
membantu mencapai minimal sebagian dari tujuan
strategis yang telah dirumuskan. Faktor ini mendapat
bobot yang besar yaitu +4.
123
3.8.1.2.2 Competitive Advantage
Competitive advantage fokus pada derajat dimana
proyek TI mendukung perusahaan untuk
mempertahankan atau meningkatkan keunggulan
kompetitifnya.
PT. EMK memandang bahwa proyek TI yang
dipilih harus mampu menyediakan cukup banyak akses
atau pertukaran data keluar sehingga implementasinya
dapat meningkatkan kemampuan bersaing bagi
perusahaan atau lini bisnis melalui penyediaan layanan
yang terdepan diantara para pesaingnya. Bagi PT.
EMK, nilai ini cukup besar artinya dan memberikan
bobot +4.
3.8.1.2.3 Competitive Response
Competitive response berhubungan dengan
kerugian yang akan diterima oleh perusahaan karena
adanya penundaan dalam mengimplementasikan
proyek TI.
Lingkungan bisnis PT. EMK tidak terlalu
bergantung pada teknologi informasi, sehingga
penundaan penerapan teknologi informasi tidak terlalu
berpengaruh besar terhadap posisi kompetitif
perusahaan, karena tanpa teknologi informasi
perusahaan tetap mampu secara efektif menjawab
124
tantangan perubahan di lingkungan kompetisi. Untuk
itu diberi bobot +3.
3.8.1.2.4 Management Information for Critical Success
Factors
Management information for critical success
factors (MICSF) adalah derajat dimana proyek TI
menyediakan manajamen informasi yang mampu
mendukung strategi bisnis perusahaan.
Pemilihan proyek TI harus disesuaikan dengan
kebutuhan informasi yang mendukung CSF
perusahaan. CSF merupakan faktor yang menurut PT.
EMK penting untuk mencapai keberhasilan bisnis
perusahaan. Karena itu PT. EMK memiliki tingkat
kepentingan yang tinggi dengan nilai teknologi
informasi ini agar dapat mengambil keputusan yang
tepat sehingga mendapat bobot yang besar yaitu +4.
3.8.1.3 Stakeholder Values
Stakeholder values adalah nilai-nilai yang diperhatikan
oleh pihak-pihak yang berkepentingan dengan PT. EMK. Nilai ini
penting bagi PT. EMK karena proses bisnis yang dilakukan
melibatkan banyak pihak eksternal. Stakeholder values memiliki
lima faktor, yaitu:
125
3.8.1.3.1 Service and Quality
Proyek TI pada PT. EMK secara tidak langsung
berhubungan dengan peningkatan faktor pelayanan dan
kualitas perusahaan, tetapi terjadi peningkatan cukup
besar pada sisi pelanggan (customer image). Proyek
ini merupakan aktivitas awal dari perusahaan untuk
meningkatkan customer image. Penundaan proyek ini
memungkinkan terjadinya pengurangan kemampuan
bersaing perusahaan. Bobot yang diberikan adalah +3.
3.8.1.3.2 Environmental Quality
Environmental Quality menghitung seberapa besar
dampak proyek teknologi informasi terhadap
peningkatan kualitas lingkungan (stakeholder)
perusahaan.
Pada PT. EMK implementasi proyek TI tidak harus
berkaitan langsung dengan peningkatan kualitas
lingkungan, tapi memiliki potensi dampak emosional
atau nyata pada stakeholders. Bobot yang diberikan
adalah +1.
3.8.1.3.3 Agility, Learning and Empowerment
Penilaian faktor ini berfokus pada kemampuan dari
karyawan dan proses bisnis yang ada untuk dapat lebih
fleksibel dan cepat menyesuaikan dengan semua
perubahan yang mungkin terjadi di dalam perusahaan.
126
Perubahan yang tidak mungkin ditiadakan di dalam
perusahaan menuntut kemampuan dari semua
karyawan melakukan penyesuaian tersendiri. Hal ini
menjadikan faktor ini penting dan tidak dapat
diabaikan.
Proyek implementasi TI dapat ditunda tanpa
berakibat pada kemampuan bersaing perusahaan
sehingga tidak menyebabkan perubahan pada proses
bisnis. Sistem lama tetap dapat memberikan dukungan
pada semua proses bisnis yang ada. Berdasarkan
kuesioner yang digunakan, faktor Agility Learning and
Empowerment memperoleh skor 0.
3.8.1.3.4 Cycle Time
Cycle time adalah waktu yang diperlukan untuk
melakukan suatu proses bisnis. Implementasi proyek
TI tidak berhubungan dengan peningkatan waktu suatu
proses bisnis. Tetapi proyek TI mampu meningkatkan
efisiensi operasional yang berhubungan dengan
kemampuan bersaing perusahaan, namun penundaan
implementasi proyek TI tidak akan mengakibatkan
hilangnya kemampuan bersaing perusahaan, sehingga
bobot yang diberikan adalah +1.
127
3.8.1.3.5 Mass Customization
Penerapan proyek TI memang tidak berkaitan
dengan keanekaragaman diatas, tetapi secara
sementara meningkatkan posisi persaingan dalam hal
pengembangan, produksi, atau efisiensi operasi lainnya
yang berhubungan dengan kinerja kompetitif.
Penundaan proyek TI tidak mempengaruhi persaingan.
Untuk itu faktor ini diberi bobot +1.
3.8.1.4 Competitive Strategy Risk
Setiap investasi pasti mengandung resiko, sama halnya
dengan investasi TI. Karena itu manajemen organisasi
mendefinisikan respon terhadap resiko dan ketidakpastian dari
suatu proyek TI.
3.8.1.4.1 Business Strategy Risk
Proyek TI memiliki suatu tingkat perubahan yang
diterima sebagai peningkatan positif oleh pelanggan.
Tidak ada tekanan jangka panjang dari pihak luar,
maka itu diberi bobot -1.
3.8.1.5 Organizational Risk and Uncertainties
3.8.1.5.1 Business Organizational Risk
Proyek TI berfokus pada derajat dimana sebuah
organisasi mampu membawa perubahan yang
dibutuhkan. Kemampuan organisasi itu meliputi
128
keahlian yang dimiliki dalam organisasi, kemampuan
manajerial, atau pengalaman. Evaluasi faktor ini
memperhatikan dari pengguna dan organisasi area
bisnis, bukan orang teknis. Memiliki kondisi tertentu
berupa resiko terhadap organisasi perusahaan. PT.
EMK memiliki manajamen domain bisnis yang
memadai, proses-proses dan prosedur yang memadai,
serta produk dan kebutuhan pasar dipahami dengan
baik. Tapi PT. EMK belum memiliki rencana domain
bisnis yang terfomulasi dengan baik, contingency plan
yang memadai, rencana training untuk user, serta tidak
memiliki unggulan manajamen. Bobot yang diberikan
adalah -3.
3.8.2 Domain Teknologi
3.8.2.1 Stakeholder Values
Nilai yang penting dari sisi domain teknologi bagi para
pemegang kepentingan PT. EMK adalah Strategic I/T
Architecture.
3.8.2.1.1 Strategic I/T Architecture
Faktor ini mengukur derajat dimana proyek
diselaraskan dengan keseluruhan strategi sistem
informasi perusahaan, dicerminkan terhadap
perencanaan sistem informasi (blueprint). Proyek TI
129
ini merupakan bagian dari blueprint, tetapi prioritasnya
tidak ditentukan. Faktor ini diberi bobot +1.
3.8.2.2 Competitive Strategy Risk
Competitive strategy risk merupakan resiko ketidakpastian
yang dapat mempengaruhi derajat keberhasilan strategi sukses PT.
EMK.
3.8.2.2.1 I/T Strategy Risk
Faktor ini merupakan resiko yang muncul dari
adanya ketidaksesuaian yang timbul di area teknologi
informasi dengan kelangsungan bisnis masa depan.
PT. EMK mengutamakan proyek TI yang memiliki
arsitektur dan platform yang fleksibel dan sesuai
dengan rencana jangka panjang perusahaan. Dengan
memilih arsitektur dan platform yang fleksibel akan
meminimalkan resiko strategi yang akan dihadapi
perusahaan dari implementasi suatu proyek TI. Dengan
demikian bobot yang diberikan adalah +1.
3.8.2.3 Organization Risk and Uncertainty
Pada domain teknologi, resiko organisasi dan
ketidakpastian yang muncul akibat diterapkannya suatu proyek TI
difokuskan pada I/T definitional uncertainty, I/T technical and
implementation risk dan I/T Service delivery risk.
130
3.8.2.3.1 I/T Definitional Uncertainty
Resiko yang timbul pada faktor ini adalah
ketidakpastian akan kebutuhan dan masalah dalam
aktivitas bisnis sehingga teknologi informasi tidak
dapat menyediakan jawaban dan solusi yang tepat.
PT. EMK menganggap bahwa IT Defintional
uncertainties pasti ada dalam setiap proyek TI. Hal ini
menggambarkan sejauh mana kebutuhan dan
spesifikasi sistem telah diketahui. Kebutuhan-
kebutuhan dan spesifikasi-spesifikasi cukup jelas,
tidak ada persetujuan yang formal, area yang ditelaah
jelas, ada kemungkinan kecil atas perubahan non rutin.
Bobot yang diberikan adalah -2.
3.8.2.3.2 I/T Technical and Implementation Risk
Faktor ini menunjukan resiko proyek yang
merupakan kombinasi dari keahlian baru, perangkat
keras, dan piranti lunak. Kelemahan pada faktor ini
akan menyebabkan gagalnya pencapaian ROI sesuai
dengan yang diharapkan.
PT. EMK menyadari bahwa IT Technical and
Implementation Risk atau resiko teknis yang muncul
dari implementasi proyek TI tidak dapat dihindarkan.
Untuk itu diberi bobot -1.
131
3.8.2.3.3 I/T Service Delivery Risk
Faktor ini menunjukan tingkat resiko dari
penyampaian sistem yang baru terhadap pengguna,
yang pasti akan memberikan resiko jangka pendek
sehingga terjadi adaptasi terhadap sistem tersebut.
Perubahan pada satu elemen pelaksanaan layanan
komputer dibutuhkan untuk proyek TI. Investasi awal
yang terkait pada proyek TI di luar biaya langsung
proyek ini relatif kecil. Faktor IT service delivery risk
ini diberi bobot -1.
Hasil pengkajian bobot nilai dari masing-masing faktor yang ada baik
pada domain bisnis maupun domain teknologi dapat dilihat pada Tabel 3-4.
Tabel 3-4 Ringkasan Pembobotan Korporat PT. EMK
Domain Bisnis Faktor-faktor Bobot
Financial Value ROI +4
Strategic Match +4
Competitive Advantage +4
Competitive Response +3
Strategic Values
Management Information for Critical
Success Faktor +4
Service and Quality +3
Environmental Quality +3
Stakeholder Values
Agility Learning and Empowerment 0
132
Domain Bisnis Faktor-faktor Bobot
Cycle Time +1
Mass Customization +1
Competitive Strategy Risk Business Strategy Risk -1
Organizational Strategy Risk and
Uncertainties
Business organization risk -3
Domain Teknologi Faktor-faktor Bobot
Stakeholder Values Strategic I/T Architecture +1
Competitive Strategy Risk I/T Strategy Risk 0
Organizational Strategy Risk and I/T Definitional Uncertainties -2
I/T Tehcnical and Implementation Risk -1
I/T Service Delivery Risk -1
Total Bobot Korporasi untuk manfaat 28
Total Bobot Korporasi Untuk Resiko -8
3.9 Identifikasi Manfaat Situs EMO
Identifikasi manfaat yang telah dilakukan dengan adanya implementasi
situs EMO dapat dikelompokkan ke dalam empat kategori, yaitu tangible
measurable, tangible unmeasurable, intangible measurable, dan intangible
unmeasurable.
1. Tangible measurable
Pengimplementasian EMO ini memberikan manfaat tangible
measurable yang merupakan manfaat-manfaat yang membawa dampak
langsung terhadap keuntungan perusahaan dan dampak tersebut dapat
133
dihitung secara objektif. Bentuknya berupa penghematan atau penghapusan
biaya-biaya operasional.
Penghematan yang terjadi adalah dalam proses pengiriman jadwal
terbit. Penghematan yang terjadi disini antara lain dalam bentuk pengurangan
waktu kerja dan penghematan biaya pulsa dikarenakan sebelumnya proses ini
dilakukan dengan cara mefaksimili semua jadwal terbit ke agen dan toko
buku pelanggan PT. EMK. Setelah situs EMO operasional, proses ini dapat
dilakukan melalui fasilitas catalog yang mengirimkan langsung jadwal terbit
ini melalui email ke semua pelanggan PT. EMK dan anggota situs EMO.
Penghematan lainnya adalah penghematan kertas dengan menyimpan
berbagai data dalam bentuk digital. Penghematan ini hampir selalu terjadi
pada setiap proyek TI, yaitu dokumen-dokumen yang tadinya disimpan
dalam bentuk fisik kini disimpan dalam bentuk data digital. Sehingga biaya
yang diperlukan untuk membeli kertas, menyimpan dokumen-dokumen
tersebut dan merawat data-data tersebut menjadi nihil.
2. Tangible unmeasurable
Pengimplementasian EMO ini memberikan manfaat yang bersifat
tangible unmeasurable. Manfaat yang ada antara lain memberikan informasi
yang pasti bagi konsumen terhadap buku yang akan diterbitkan dan
memberikan jaminan akan keakuratan dan ketepatan pengambilan keputusan
dalam membeli buku. Hal ini dapat memudahkan konsumen untuk
melakukan berbagai macam transaksi, dan mendapatkan informasi referensi
tentang buku yang akan dibeli.
134
Manfaat lain adalah situs EMO membantu mengurangi stok buku
lama yang tersimpan di gudang. Ini dikarenakan situs EMO menyediakan
fasilitas forum untuk pengunjung, khususnya anggota situs EMO, dan
biasanya forum ini digunakan pengunjung untuk mencari buku-buku yang
sudah tidak ditemukan di toko-toko buku. Jika buku yang dicari ini masih
tersedia di stok, maka administrator situs EMO akan langsung mengontak
peminat untuk menawarkan buku yang dimaksud. Dengan demikian, stok
buku yang tadinya sudah tidak diharapkan dapat terjual, akhirnya menjadi
berkurang.
Bentuk lainnya adalah, situs EMO menyediakan akses untuk
menerima keluhan dari pelangan, sebelum adanya situs EMO, PT. EMK
tidak memiliki saluran untuk menerima keluhan dari pelanggan. Pada
awalnya, jumlah keluhan yang masuk sangat tinggi, namun seiring waktu,
jumlahnya semakin menurun. Hal ini tentunya sangat berguna bagi
peningkatan produk dan kinerja PT. EMK.
3. Intangible measurable
Pengimplementasian EMO ini memberikan manfaat yang bersifat
intangible measurable. Manfaat lain adalah penghematan biaya perekrutan
karyawan. Ini dikarenakan situs EMO menyediakan fasilitas untuk
menampilkan lowongan yang tersedia di PT. EMK. Dengan demikian biaya-
biaya yang tadinya dikeluarkan untuk mengiklankan lowongan di media
cetak atau media lainnya menjadi berkurang.
135
Sedangkan bentuk manfaat yang lain yaitu, pengurangan anggaran
untuk promosi. Pengurangan ini dilakukan karena situs EMO memiliki
fasilitas untuk menampilkan berbagai bentuk promosi yang tadinya dilakukan
dalam bentuk fisik menjadi digital. Contohnya adalah spanduk, banner,
poster, dan lain-lain. Dalam bentuk digitalnya, pesan-pesan promosi ini dapat
lebih mudah dimengerti dan tepat sasaran karena langsung disampaikan pada
konsumen yang membutuhkan.
Bentuk lainnya adalah tersedianya fasilitas pada situs EMO yang
memungkinkan interaksi antara pelanggan dengan pengarang. Fasilitas ini
mampu mewakili kegiatan temu pengarang yang biasanya diadakan di toko-
toko buku pelanggannya. Setelah adanya situs EMO, kegiatan ini sudah
mulai dikurangi frekuensinya.
4. Intangible unmeasurable
Manfaat terakhir yang diperoleh dari pengimplementasian situs EMO
ini adalah manfaat yang bersifat intangible unmeasurable. Situs EMO
menyediakan informasi tentang buku yang akan diterbitkan, sehingga
konsumen yang mengunjungi situs EMO akan menjadi tertarik untuk
membeli buku tersebut.
Manfaat lainnya adalah situs EMO telah mampu meningkatkan
jumlah pengunjung pada berbagai acara yang diselenggarakan oleh PT.
EMK, seperti bursa buku murah. Ini dikarenakan pengunjung dan anggota
situs EMO dapat langsung mengetahui acara-acara yang diselenggarakan
oleh situs EMO melalui email yang dikirimkan ke anggota EMO. Tentunya
136
dengan meningkatnya jumlah pengunjung, jumlah penjualan selama acara
pun juga meningkat.
Situs EMO juga turut berpartisipasi untuk melakukan Corporate
Social Responsibility (CSR) bagi masyarakat dengan cara menyelenggarakan
acara-acara amal dalam bentuk taman bacaan dengan berbagai buku yang
disumbangkan oleh anggota situs EMO. Bentuk lain CSR yang dilakukan
situs EMO adalah menyediakan berbagai bentuk edutainment pada
pengunjungnya dibagian forum.
Selain itu, setelah adanya situs EMO integritas data menjadi lebih
terjamin. Ini terbentuk dengan adanya data jadwal terbit di situs EMO dan
berbagai FAQ yang dilayangkan oleh pengunjung maupun pelanggan pada
administrator situs EMO. Dengan demikian berbagai pertanyaan yang umum
dari pengunjung maupun pelanggan tentang suatu buku ataupun tentang PT.
EMK bisa langsung ditemukan disitus EMO.