60 .
BAB 3
ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM
3.1 Tentang Perusahaan
3.1.1 Sejarah CV. PROPOSTER INDONESIA
CV. ProPoster Indonesia merupakan sebuah perusahaan production
house yang bergerak dibidang digital printing dan display system support
yang telah bergerak secara nasional. Perusahaan ini didirikan pada tanggal
09 September 2002 yang berlokasi di Jln. Mandala Selatan No. 26 Tomang
– Jakarta 11440.
Perusahaan ini telah mempekerjakan sekitar belasan karyawan. Dimana
tiap karyawan memiliki tugas masing – masing yang dibagi ke dalam
beberapa divisi. Perusahaan ini masih berpusat pada satu tempat belum
memiliki cabang dan rencana kedepannya akan membuka beberapa cabang
di beberapa lokasi yang strategis.
3.1.2 Tujuan CV. PROPOSTER INDONESIA
Tujuan utama CV. ProPoster Indonesia adalah untuk mencari profit
(komersial) dengan meningkatkan layanan (service) yang lebih baik.
Profil perusahaan adalah “To become the most preferred supplier for large
format printing and display system”, yang artinya untuk menjadi suplier
yang terpilih dibidang printing dan display system.
61
3.1.3 Kegiatan Bisnis
Kegiatan Bisnis yang dilakukan oleh perusahaan bersifat production
house, yang bergerak dibidang digital printing dan display system.
Sistem perjalanan bisnis yang dilakukan sesuai dengan jumlah pesanan
pelanggan. Maksudnya proses produksi barang jadi akan dilakukan oleh
produser jika adanya pesanan dari pelanggan. Sedangkan untuk rancangan
(design) pesanan ditentukan oleh pelanggan sendiri. Kegiatan bisnis ini
untuk daerah yang berlokasi Jakarta diantar oleh bagian divisi delivery,
sedangkan untuk luar kota biasanya dilakukan dengan mencari ekspedisi
pengiriman yang bisa mengantarkan barang jadi tersebut sampai di tujuan.
Fasilitas kegiatan bisnis yang dilakukan adalah sebagai berikut :
Printer Hewlett Packard High
Tim Perancang (Designer)
Installation and Finishing (mesin laminasi dan display system)
Pengiriman (Delivery)
Piranti lunak (Software) yang digunakan dalam perancangan aplikasi
diantaranya :
Adobe Photoshop
Illustrator
Freehand
CorelDraw
Quark Express untuk PC dan Mac
62
3.1.4 Struktur Organisasi
Struktur organisasi perusahaan CV. ProPoster Indonesia dapat dilihat
sebagai berikut :
Gambar 3.1 Struktur Organisasi pada CV. ProPoster Indonesia
3.1.5 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab
1. Chief Marketing Officer (CMO)
Tugas dan tanggung jawab seorang CMO adalah :
Bertanggung jawab dan merencanakan strategi yang dapat digunakan
sebagai dasar untuk memimpin jalannya operasional perusahaan agar
sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.
Mengawasi dan mengontrol proses perjalanan operasional
perusahaan.
Mengkoordinir divisi – divisi masing – masing.
Membuat keputusan dan menerima laporan dari setiap divisi.
Mengorder bahan baku yang telah kosong.
63
2. Finance / Accounting
Tugas dan tanggung jawab divisi Finance / Accounting adalah :
Mengatur administrasi penjualan dan pembelian.
Membuat laporan keuangan untuk CMO setiap periode.
Memonitoring utang dan piutang.
Membuat purchasing order (PO).
Menerima invoice / faktur pembelian.
3. Production
Tugas dan tanggung jawab divisi Production adalah :
Menghasilkan proff print.
Menghasilkan produk jadi.
Maintenance mesin.
Memberikan informasi ke CMO jumlah persediaan bahan baku.
Mengontrol dan menyusun bahan baku di gudang.
4. Design
Tugas dan tanggung jawab divisi Design adalah :
Mengembangkan konsep rancangan (design).
Merevisi rancangan.
Mengedit rancangan.
Membuat proff print (prototype).
Mengadakan sales call
64
5. Finishing
Pada divisi Finishing dibagi atas 2 buah bagian diantaranya :
a. Laminating
Tugas dan tanggung jawab divisi Laminating adalah :
Memotong (Cutting) digital printing / banner yang telah jadi
Laminasi produk jadi
b. Installation
Tugas dan tanggung jawab divisi Installation adalah :
Instalasi poster ke display system
Mempresentasikan produk ke pelanggan
6. Delivery
Tugas dan tanggung jawab divisi Delivery adalah :
Menjemput file pelanggan
Mengantar proff print
Mengantar produk jadi
65 3.2 Gambaran Sistem Yang Sedang Berjalan
3.2.1 Data Flow Diagram (DFD)
3.2.1.1 Context Diagram
Diagram konteks dibawah ini terdiri dari diagram konteks
pembelian, persediaan dan penjualan.
Gambar 3.2 Diagram Konteks Pembelian, Penjualan, dan Persediaan Pada CV. ProPoster Indonesia
66
3.2.1.2 Diagram Nol
Diagram konteks dibawah ini terdiri dari diagram konteks pembelian,
persediaan dan penjualan.
Gambar 3.3 Diagram Nol Pembelian, Penjualan dan Persediaan Pada
CV. ProPoster Indonesia
67
3.2.2 Prosedur Didalam Sistem
3.2.2.1 Prosedur Pembelian
Dari hasil observasi lapangan dan wawancara dengan pihak
CV. ProPoster Indonesia, sistem pembelian bahan baku CV.
ProPoster Indonesia terdiri dari beberapa langkah, antara lain:
1. Dimulai dengan pengecekkan stok bahan baku yang kosong
oleh divisi production.
2. Divisi Finance / Accounting akan membuat surat pesan
(Purchase Order) sebanyak 2 lembar yaitu lembar pertama
diserahkan kepada pemasok, lembar kedua disimpan sebagai
arsip oleh bagian Finance/Accounting.
3. Setelah bagian pemasok menerima PO dari perusahaan
kemudian pemasok menyediakan sejumlah bahan baku sesuai
dengan pesanan yang tercatat di PO, dan pemasok
mengirimkan pesanan tersebut ke perusahaan beserta dokumen
– dokumen pembelian seperti Delivery Order (DO), dan faktur
pembayaran (Invoice).
4. Setelah bahan baku diterima oleh perusahaan, divisi production
akan menanda tangani surat DO tersebut sebagai tanda
penerimaan barang dari pemasok dan divisi Finance /
Accounting akan menerima invoice.
68
5. Pemasok akan melakukan penagihan hutang perusahaan dan
divisi yang melakukan transaksi pembayaran adalah Finance /
Accounting.
Gambar 3.4 Diagram Aliran Dokumen Pembelian Pada CV. ProPoster Indonesia
69
3.2.2.2 Prosedur Retur Pembelian
Prosedur retur pembelian pada CV. ProPoster Indonesia
terdapat beberapa langkah, yaitu:
1. Setelah bahan baku yang telah dipesan datang, maka divisi
production akan melakukan pengecekkan terhadap stok bahan
baku tersebut.
2. Jika terjadi kerusakkan maka divisi production akan meminta
divisi Finance / Accounting untuk membuat surat return order
sebanyak 2 lembar yaitu lembar pertama untuk dikirimkan ke
pemasok dan lembar kedua disimpan sebagai arsip perusahaan.
3. Kemudian divisi finance / accounting akan menelepon
pemasok terjadinya retur barang dan meminta delivery untuk
mengirimkan bahan baku yang rusak beserta surat return
order. Bila pemasok masih terdapat stok, maka pemasok akan
mengirimkan bahan baku baru beserta surat delivery order, jika
pemasok belum ada stok, maka pengiriman di pending
sementara
70
Gambar 3.5 Diagram Aliran Dokumen Retur Pembelian Pada CV. ProPoster Indonesia
71
3.2.2.3 Prosedur Penjualan
Prosedur penjualan pada CV. ProPoster Indonesia terdiri dari 3
tahap diantaranya :
1. Pra Penjualan
Pada bagian pra-penjualan terdiri dari beberapa tahap, yaitu:
1. Dimulai dari tahap sales call. Dimana sales call
merupakan sebuah sistem yang diadakan oleh perusahaan
untuk merepresentasikan media – media aplikasi yang akan
dihasilkan, diantaranya :
Photo paper and film
Banner film
Premium backlit film
Special xy film
Adhesive vinyl
Flexy Vinyl
Economy film and paper
2. Setelah tahap sales call selesai dilaksanakan oleh CV.
ProPoster Indonesia, akan dilanjutkan tahap kedua yaitu
Quotation (surat penawaran). Dimana perusahaan akan
mengajukan surat penawaran kepada pelanggan dengan dua
kondisi yaitu diterima (Accept) atau ditolak (Reject). Jika
ditolak maka proses penjualan selesai pada saat itu juga,
72
sedangkan jika diterima atau di ACC maka akan dilanjutkan
ke tahap berikutnya.
3. Pada tahap ketiga yaitu menerima Purchase Order (PO)
yang berisikan jumlah kuantitas yang akan dipesan beserta
rancangannya (design). Maksudnya untuk rancangan
(design) ditentukan oleh pelanggan itu sendiri.
4. Setelah menerima rancangan, pihak perusahaan akan
memproduksi proff print sesuai dengan rancangan pembeli.
Setelah proff print tersebut telah dihasilkan maka proff
print akan dikirimkan oleh divisi delivery kepada pihak
pembeli. Jika proff print tersebut sudah disetujui atau telah
di revisi oleh pihak pembeli maka perusahaan akan
melanjutkan proses produksi barang jadi.
Untuk tahap sales call dan quotation dilakukan untuk
pelanggan baru, dan untuk pelanggan tetap mereka langsung
menyerahkan purchase order (PO) dan kadang mereka tidak
menggunakan purchase order dengan memesan lewat telepon.
73
2. Penjualan
Pada penjualan juga terdapat beberapa tahap, diantaranya:
1. Dalam proses produk barang jadi, divisi production akan
memproduksi barang yang dipesan sesuai dengan jumlah
pesanan. Kemudian barang jadi tersebut akan dilanjutkan
ke divisi finishing.
2. Pada divisi finishing, barang jadi tersebut akan dilaminasi
(laminating) dan diinstalasi (installation).
3. Setelah itu, divisi delivery akan mengirimkan produk jadi
beserta dokumen kepada pelanggan. Dokumen yang
dilampirkan terdiri dari :
2 lembar surat tanda terima (delivery order)
- 1 lembar delivery order untuk pelanggan
- 1 lembar delivery order disimpan sebagai arsip oleh
Finance / Accounting
2 lembar faktur pembayaran (invoice)
- 1 lembar invoice untuk pelanggan
- 1 lembar invoice disimpan sebagai arsip oleh
Finance / Accounting
74
3. Pasca Penjualan
Pada pasca penjualan, ada beberapa tahap antara lain:
1. Setelah delivery order (DO) di ACC sebagai tanda bahwa
barang jadi telah diterima oleh pembeli, maka perusahaan
akan mengadakan penagihan piutang sesuai dengan jumlah
pesanan yang terdapat di purchase order (PO).
2. Jika terjadi kerusakkan barang jadi maka pihak pembeli
tidak dapat untuk mengajukan retur barang.
75
76
77
Gambar 3.6 Diagram Aliran Dokumen Penjualan Pada CV. ProPoster Indonesia
78
3.2.2.4 Prosedur Persediaan
Pada CV. ProPoster Indonesia prosedur persediaan barang
dilakukan dengan beberapa langkah, diantaranya :
1. Divisi production akan mengecek stok bahan baku dan akan
memberikan informasi ke CMO (Chief Marketing Officer) akan
status dari persediaan barang.
2. Jika stok bahan baku kosong, maka bagian CMO akan meminta
divisi Finance / Accounting untuk membuat Purchase Order 2
lembar yaitu lembar pertama untuk pemasok dan lembar kedua
disimpan sebagai arsip oleh Finance / Accounting.
Kemudian CMO akan meminta divisi delivery untuk
mengantarkan PO tersebut ke bagian pemasok untuk pesan
barang.
Gambar 3.7 Diagram Aliran Dokumen Persediaan CV. ProPoster Indonesia
79
3.2.3 Analisis Kebutuhan Informasi
3.2.3.1 Identifikasi Entity
Ada beberapa informasi yang dibutuhkan dalam setiap
transaksi yang terjadi didalam perusahaan, diantaranya :
Tabel 3.1 Analisis Identifikasi Entiti CV. ProPoster Indonesia
No Entiti Keterangan 1 Staf Berisi informasi mengenai karyawan – karyawan
yang bekerja pada perusahaan 2 BahanBaku Berisi informasi mengenai bahan baku 3 Pelanggan Berisi informasi mengenai pelanggan yang memesan
produk 4 Pemasok Berisi informasi mengenai pemasok yang
menyediakan bahan baku ke perusahaan 5 Pembelian Berisi informasi mengenai order pembelian bahan
baku dengan pemasok 6 ReturPembelian Berisi informasi mengenai bahan baku yang diretur
ke pemasok 7 Hutang Berisi informasi mengenai hutang perusahaan kepada
pemasok 8 PembayaranBeli Berisi informasi mengenai pembayaran ke pemasok 9 Pemesanan Berisi informasi mengenai pemesanan produk dari
pelanggan 10 Penjualan Berisi informasi mengenai faktur penjualan 11 PengirimanProduk Berisi informasi mengenai DO dari perusahaan ke
pelanggan 12 Piutang Berisi informasi mengenai hutang dari pelanggan 13 PembayaranJual Berisi informasi mengenai pembayaran dari
pelanggan
3.2.3.2 Identifikasi Laporan
Selain identifikasi entiti, didalam kebutuhan informasi juga
terdapat identifikasi laporan yang dibutuhkan dalam setiap
transaksi yang terjadi didalam perusahaan, antara lain:
80
Tabel 3.2 Analisis Identifikasi Laporan CV. ProPoster Indonesia
No Laporan Keterangan 1 Pembelian Berisi laporan mengenai pembelian untuk setiap periode. 2 Hutang Berisi laporan mengenai hutang perusahaan ke pemasok 3 PembayaranBeli Berisi laporan mengenai pembayaran ke pemasok 4 Penjualan Berisi laporan mengenai penjualan untuk setiap periode 5 PengirimanProduk Berisi laporan mengenai pengiriman produk ke pelanggan 6 Piutang Berisi laporan mengenai piutang pelanggan ke perusahaan 7 PembayaranJual Berisi laporan mengenai pembayaran hutang pelanggan
3.2.4 Permasalahan Yang Dihadapi
Setelah melakukan survei dan wawancara kepada pemilik perusahaan,
maka penulis menemukan beberapa permasalahan yang dihadapi oleh
perusahaan tersebut yang masih menggunakan sistem manual dalam
menjalankan bisnisnya. Permasalahan yang dihadapi diantaranya :
1. Pengecekkan stok barang di gudang masih dilakukan secara manual dan
tidak praktis.
2. Pencatatan laporan pembelian yang cukup banyak masih dilakukan
secara manual sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama.
3. Pencatatan laporan penjualan masih dilakukan secara manual dimana
transaksi yang dilakukan cukup banyak sehingga membutuhkan waktu
yang cukup lama dan tidak efisien.
81
3.2.5 Solusi Pemecahan Masalah
Berdasarkan hasil analisis terhadap permasalahan yang dihadapi
perusahaan tersebut, maka diusulkan untuk menerapkan sistem basis data
sebagai pengganti sistem manual dalam menjalankan bisnisnya. Sistem basis
data disini dimaksudkan adalah sistem basis data yang mendukung
pembelian, penjualan dan persediaan bahan baku.
Disamping itu, akan dikembangkan sebuah aplikasi program yang dapat
mengakses sistem basis data tersebut yang dapat digunakan oleh beberapa
bagian perusahaan terutama dibagian yang berhubungan dengan pembelian,
penjualan dan persediaan bahan baku. Perancangan aplikasi ini
dimaksudkan agar memperoleh informasi yang cepat dan akurat oleh
beberapa divisi yang membutuhkannya. Didalam program aplikasi ini akan
meng-update stok barang secara otomatis sesuai dengan transaksi yang
terjadi. Dengan demikian agar perancangan sistem basis data ini dapat
membantu kinerja perusahaan.