ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI TRANSAKSI PADA SALON PINK YOGYAKARTA
Naskah Publikasi
disusun oleh
Denik Andriyani 06.12.1503
JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM YOGYAKARTA
2010
ANALYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEMS DEALS ON PINK SALON YOGYAKARTA
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI TRANSAKSI PADA SALON
PINK YOGYAKARTA
Denik Andriyani
Jurusan Sistem Informasi
STMIK AMIKOM Yogyakarta
ABSTRACT
Development of Information Technology is very fast as the need for information
and the growth rate of human intelligence is becoming increasingly likely to need the tools
to learn some things that used to support and solve a problem.
Salon is a place that is used to treat and beautify themselves. We have had many
come various types and kinds salon itself. But basically the function remains the same
salon, which is caring for and beautifying things.
Analysis and Design System Transaction Information In Yogyakarta Pink Salon is a
conversion process on the payment system pink salons from manual systems to
computer systems. In this system the user can process the payment data to the computer
and can see the results every time transactions in prescribed form of a recapitulation of
the transaction, or more often referred to the report. The time required to process data
much faster than the manual system. This system uses an approach to simple user so
the user can quickly understand and operate these systems with respect to operational
systems Pink Salon.
Keywords : salon, payment transactions
1 Pendahuluan PINK Salon merupakan salah satu jenis Salon kecantikan yang ada di
Yogyakarta. Di Salon PINK menyediakan berbagai macam jasa perawatan kecantikan
baik itu perawatan rambut maupun perawatan tubuh.
Pada perkembangannya Salon ini masih menggunakan sistem pembayaran
secara manual dengan hanya menggunakan sebuah alat tulis, kalkulator dan nota kertas
saja. Untuk laporannya pun salon ini juga masih menggunakan data dari copyan nota –
nota kertas yang dikumpulkan setiap bulannya.
Analisis dan Perancangan Sistem Transaksi Pada Salon Pink Yogyakarta adalah
suatu proses konversi sistem pembayaran pada Salon Pink dari sistem manual ke sistem
komputer. Dalam sistem ini user dapat mengolah data pembayaran dengan komputer
dan dapat mengetahui hasil transaksi dalam setiap waktu yang ditentukan berupa
rekapitulasi transaksi atau lebih sering disebut laporan. Waktu yang diperlukan untuk
mengolah data tersebut jauh lebih cepat dari sistem manual. Sistem ini menggunakan
pendekatan kepada user yang sederhana sehingga user dapat dengan cepat mengerti
dan mengoperasikan sistem ini sehubungan dengan sistem operasional Salon PINK.
Oleh sebab itu ” Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Transaksi Pada Salon Pink Yogyakarta “ dirasa perlu dilakukan sebagai salah satu pemecahan
masalah transaksi pembayaran manual pada Salon PINK. Dengan sistem ini akan
didapat suatu informasi dari suatu data yang lebih cepat, tepat dan akurat.
2 Landasan Teori 2.1. Sistem
Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah
suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk
memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk
menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika
seringkali bisa dibuat. Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling
berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak,
contoh umum misalnya seperti negara. Premi
2.2. Informasi
Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data
dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang
menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan
keputusan.
2.3. Sistem Informasi
Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang
mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan
menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem informasi
diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan
akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain,
fleksibel, efektif dan efisienBasis Data (Database)
2.4. Sistem Informasi Transaksi
2.4.1. Definisi Transaksi
Transaksi adalah sebuah aktivitas yang melibatkan dua pihak atau lebih, untuk
mempertukarkan sesuatu milik yang satu dengan sesuatu yang lain, milik pihak lain.
Pertukaran bisa secara langsung dilakukan pada tempat yang sama, dengan demikian
antara pihak-pihak yang bertransaksi tersebut bisa ketemu langsung, sehingga kegiatan
transaksi bisa berlangsung tanpa melalui media.
2.4.2. Definisi Jasa
Menurut Christian Gronross Jasa adalah proses yang terdiri atas serangkaian
aktivitas intangible yang biasanya (namun tidak harus selalu) terjadi pada interaksi antara
pelanggan dan karyawan jasa dan atau sumber daya fisik atau barang dan atau sistem
penyedia jasa, yang disediakan sebagai solusi atas masalah pelanggan".
2.4.3. Definisi Salon
Salon adalah tempat dimana terjadi transaksi jasa perawatan kecantikan baik itu
perawatan rambut maupun perawatan tubuh.
Misalnya : Potong rambut, Creambath, Masker, dll.
2.4.4. Definisi Pembelian
Pembelian dapat diartikan sebagai urutan kerja atau salah satu proses yang
berkaitan dengan pengadaan barang dagangan. Disini pembelian merupakan kegiatan
utama untuk menjamin kelancaran transaksi penjualan yang terjadi di salon tersebut. 2.5. Konsep Dasar Basis Data
Basis data (bahasa Inggris: database), atau sering pula dieja basisdata, adalah
kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat
diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis
data tersebut.
2.6. Microsoft Visual Basic
Visual Basic adalah salah satu bahasa pemrograman yang berorientasi Object
(Object Oriented Programming / OOP).
Pemrograman berorientasi obyek menawarkan konsep yang sederhana, dimana
seorang programmer tidak dituntut untuk membuat aplikasi dengan membangun seluruh
komponennya sendiri. Program aplikasi dapat dibuat dengan memanfaatkan obyek-
obyek yang sudah ada.
2.7. Microsoft SQL Server 2000
Microsoft SQL Server adalah sebuah sistem manajemen basis data relasional
(RDBMS) produk Microsoft. Bahasa kueri utamanya adalah Transact-SQL yang
merupakan implementasi dari SQL standar ANSI/ISO yang digunakan oleh Microsoft dan
Sybase. Umumnya SQL Server digunakan di dunia bisnis yang memiliki basis data
berskala kecil sampai dengan menengah, tetapi kemudian berkembang dengan
digunakannya SQL Server pada basis data besar
3 Analisis dan Perancangan 3.1. Tinjauan Umum
3.1.1. Sejarah berdirinya Salon PINK
Salon Pink di dirikan pada tanggal 28 Desember 2004 oleh Citra Rasnila. Salon
Pink terletak di Komplek Ruko Babarsari No.8 Yogyakarta, Letaknya cukup strategis
dikawasan bisnis Babarsari sehingga mudah dijangkau. Di Babarsari sendiri terdapat
banyak Universitas dan Sekolah, jadi segmen pasar Salon Pink lebih kepada Para
Mahasiswa atau siswa sekolah. Sejak berdiri sampai sekarang Salon Pink sudah
menempati 2 lokasi. Pada tahun 2004 – 2006 Salon Pink menempati lokasi komplek
Ruko Babarsari No.41. Karena suatu hal pada tahun 2006 sampai sekarang Salon Pink
beralamat di komplek Ruko Babarsari No.8.
3.1.2. Visi dan Misi
Setiap perusahaan maupun organisasi tentu mempunyai visi dan misi dan nilai
yang ingin dicapai. Begitu juga dengan Salon Pink, adapun visi dari Salon Pink adalah :
“ Ingin menjadi Salon yang terkenal dan mempunyai banyak Cabang ”
Untuk mewujudkan visi tersebut maka pihak Salon menetapkan beberapa misi
yang harus dilakukan yaitu :
• Memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan.
• Menjaga kualitas Salon
3.1.3. Tujuan Salon PINK
Adapun tujuan dari Salon Pink adalah sebagai berikut :
a. Memenuhi kebutuhan jasa kecantikan
b. Membuka lapangan pekerjaan
c. Mencari keuntungan
3.1.4. Struktur Organisasi
3.2. Analisis Sistem
Analisis sistem memiliki beberapa pengertian dari beberapa ahlinya. Menurut
Prof. Dr. Mr. S. Prajudi A., mendifinisikan Analisis sistem adalah suatu yang terdiri dari
obyek, unsur – unsur atau komponen – komponen yang berkaitan dan berhubungan satu
sama lainnya, sehingga unsur tersebut merupakan satu kesatuan proses.
Menurut Drs. Komarudin, Analisis Sistem adalah susunan yang teratur dari
kegiatan yang berhubungan satu sama lainnya serta prosedur – prosedur yang berkaitan
untuk melaksanakan dan memudahkan pelaksanaan kegiatan dari suatu organisasi.
Dalam analisis terdapat langkah – langkah dasar yang harus dilakukan oleh
analisis sistem, yaitu :
• Identify, yaitu mengidentifikasi masalah
• Understand, memahami kerja dari sistem yang ada
• Analyze, menganalisis sistem
• Report, membuat laporan hasil analisis
3.2.1. Kelayakan Teknologi
Pada sistem lama transaksi Salon Pink belum menggunakan teknologi hanya
menggunakan teknik manual. Untuk sistem yang baru sudah menggunakan teknologi
yaitu menggunakan seperangkat komputer untuk melakukan transaksi.
3.2.2. Kelayakan Operasional
Dalam pengoperasian sistem ini diharapkan user benar – benar mendapatkan
informasi sesuai yang user inginkan. Informasi yang maksimal merupakan tolak ukur
sistem dioperasionalkan oleh user secara maksimal atau tidak.
3.2.3. Kelayakan Hukum
Dilihat dari segi hukum sistem ini dikatakan layak dan tidak cacat hukum, karena
sistem yang dikembangkan tidak melanggar aturan –aturan yang ditetapkan untuk
pengadaan sistem informasi. Software diperoleh secara legal dengan cara membeli
software pengembang sistem.
Pemilik usaha / Manajer
Karyawan
3.2.4. Kelayakan Ekonomi
Kelayakan ekonomi pada penerapan dan pengembangan suatu sistem
dipertimbangan pada dua aspek, yaitu : Besarnya dana yang diperlukan untuk
mengembangkan sistem ini dan manfaat yang diperoleh oleh sistem dibandingkan
dengan biaya pengembangannya.
3.2.5. Analisis Biaya dan Manfaat
Analisis biaya dan manfaat digunakan untuk menentukan apakah suatu proyek
sistem layak atau tidak. Adapun metode yang dilakukan dalam melakukan analisis biaya
dan manfaat diantaranya sebagai berikut :
• Metode periode pengembalian (Payback Period)
Metode periode pengembalian merupakan metode yang bernilai proyek investasi
dengan dasar lamanya. Investasi tersebut dapat ditutup dengan aliran – aliran kas
masuk. Disamping itu metode ini juga untuk mengukur seberapa cepat investasi akan
kembali.
Adapun perhitungan dengan metode ini sebagai berikut :
Nilai investasi = Rp 5.600.000,-
Proceed tahun - 1 = Rp 2.800.000,- (-)
Sisa investasi tahun - 2 = Rp 2.800.000,-
Sisa investasi tahun - 2 tertutup oleh proceed tahun - 2 sebagian sebesar Rp 4.180.000,-
yaitu :
Rp 2.800.000,-
x 12 bulan
Rp 4.180.000
= 8,04 bulan
Jadi payback period investasi ini adalah 1 tahun 8 bulan 1 hari.
• Metode Pengembalian Investasi (Return on Investment)
Metode ini digunakan untuk mengukur presentase manfaat yang dihasilkan
proyek dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan.
.
Total Manfaat – Total Biaya
ROI = X 100%
Total Biaya
Jika ROI > 0 maka proyek dapat diterima
Manfaat tahun ke - 1 = Rp 3.400.000,-
Manfaat tahun ke - 2 = Rp 4.775.000,-
Total Manfaat = Rp 8.175.000,-
Sedangkan Total biaya :
Biaya tahun ke - 0 = Rp 5.600.000,-
Biaya tahun ke - 1 = Rp 600.000,-
Biaya tahun ke - 2 = Rp 575.000,- +
Total Biaya = Rp 6.775.000,-
Rp 8.175.000,- – Rp 6.775.000,-
ROI = X 100%
Rp 6.775.000,-
ROI = 20,66%
Hasil ROI > 0, berarti proyek sistem ini dapat diterima, karena sistem baru ini dapat
memberikan keuntungan sebesar 20,66% dari biaya investasi.
• Metode Pengembalian Investasi (Return of Investment)
Metode Nilai Sekarang Bersih atau New Present Value ini merupakan metode
yang memperhatikan nilai waktu dan uang.
Rumus Metode ini, yaitu :
NPV = – Nilai Proyek + Proceed 1 + Proceed 2
( 1 + i )1 ( 1 + i )2
Keterangan NPV : Net Present Value
i : Tingkat Bunga Diskonto = 7% (www.bi.go.id)
n : Umur Ekonomis Investasi
Berikut adalah rincingan perhitungan NPV proyek tersebut :
NPV = - RP 5.600.000,- + Rp 2.800.000,- + Rp 4.180.000,-
(1 + 0,07) (1 + 0,07)
= - Rp 5.600.000,- + Rp 2.800.000,- + Rp 4.180.000,-
1,07 1,14
= - Rp 5.600.000,- + Rp 2616822,43 + Rp 3.666.666,67
= Rp 683.489,1
Dari hasil perhitungan NPV diatas maka dapat disimpulkan bahwa proyek ini
Feasible (Layak) dilaksanakan karena akan diterimakan nilai sebesar Rp 683.489,1
Hasil perhitungan ketiga metode analisis adalah sebagai berikut :
No Metode Biaya dan Manfaat Nilai Keputusan
1 Payback Period 1 tahun 8 bulan 1`hari LAYAK
2 Return on Investment 20,66% LAYAK
3 Net Present Value Rp 683.489,1 LAYAK
3.3. Perancangan Sistem
3.3.1. Flowchart
3.3.2. Data Flow Diagram (DFD)
3.3.3. Relasi Antar Tabel
4 Analisis dan Perancangan 4.1. Pengertian Implementasi
Implementasi sistem (system implementation) merupakan tahap meletakkan
sistem yang baru dikembangkan supaya nantinya sistem tersebut siap untuk
dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan.Tujuan dari tahap implementasi adalah
menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah di
tentukan.Implementasi merupakan langkah awal untuk menentukan jangka waktu yang
diperlukan dalam tahap implementasi. Adapun kegiatan yang dilakukan dalam tahap
implementasi ini adalah sebagai berikut:
1. Menerapkan rencana implementasi
2. Melakukan kegiatan implementasi
3. Tindak lanjut implementasi
4.2. Rencana Implementasi
Agar kegiatan implementasi dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan
maka perlu jadwal rencana kegiatan implementasi, adapun jadwal kegiatan implementasi
adalah sebagai berikut :
Jadwal Implementasi Sistem
Jenis Kegiatan
Waktu
Minggu ke Minggu ke
1 2 3 4 1 2 3 4
1. Pengetesan program
2. Instalasi Hardware & Software
3. Pengetesan Sistem
4. Pelatihan Personil
5. Konversi Sistem
6. Pemeliharaan Sistem
Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah
direncanakan dalam kegiatan implementasi antara lain sebagai berikut :
4.2.1. Pengetesan program
Kegiatan ini dilakukan guna mengetahui lebih dini tentang kesiapan program
dalam melakukan input data, proses pengolahan data dan output dari data yang
dihasilkan, disamping itu pengetesan program dimaksudkan pula untuk mengetahui lebih
jauh masih adakah kesalahan-kesalahan dan kekurangan dari program yang terjadi dan
yang mungkin terjadi.
Secara spesifik beberapa kegiatan terhadap pengetesan program dilakukan
meliputi pengetesan input data, pencarian data, hapus data, simpan data, pembatalan
data, proses sistem transaksi dan item output yang dihasilkan.
4.2.2. Instalasi Hardware Software
Hal pertama yang perlu dilakukan adalah mempersiapkan pengamanan terutama
terhadap tegangan listrik yang tidak stabil, oleh karena itu perlu dipasang Stabilizer.
Untuk instalasi hardware pada umumnya sudah dilakukan oleh pihak penjual komputer,
sedangkan untuk penginstalan software, maka komputer perlu memiliki CD Rom untuk
melakukan software.
Untuk instalasi software perlu sistem operasi dengan menggunakan Windows
XP yang sudah dilakukan oleh pihak penjual komputer, untuk selanjutnya dilakukan
instalasi software aplikasi yaitu jika master software tersimpan pada Hardisk maka
langkah awal adalah mencari lokasi dimana master program tersebut disimpan. Jika
software dari CD maka masukkan CD Program aplikasi ke CD Rom kemudian aktifkan
Drive CD ROM dan cari file Setup.exe kemudian ikuti instruksi yang ada.
4.2.3. Pengetesan Sistem
Tujuan dari pengetesan sistem ini adalah memastikan bahwa elemen atau
komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Pengetesan
sistem termasuk juga pengetesan program secara menyeluruh. Ada 2 jenis pengujian
sistem yaitu :
• Black Box Testing
• White Box Testing
4.2.4. Pemilihan dan Pelatihan Personil
Pemilihan dan pelatihan personil dalam informasi merupakan salah satu faktor
yang perlu diperhatikan, karena keberhasilan dalam pelaksanaannya ditentukan oleh
personil yang berada dalam sistem itu sendiri. Personil dalam sistem harus mempunyai
pengetahuan yang cukup tentang sistem yang ada dan juga posisi serta tugas- tugas
mereka.
4.2.5. Konversi Sistem
Proses konversi sistem merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya
siap untuk dapat digunakan. Pendekatan yang lebih sesuai dengan resiko kegagalan
relative kecil untuk melakukan konversi sistem, yaitu dengan pendekatan parallel.
Pendekatan parallel adalah mengoperasikan sistem yang baru bersama-sama dengan
sistem yang lama selama satu periode waktu tertentu. Sistem Inventori dioperasikan
bersama-sama dengan sistem yang lama untuk meyakinkan bahwa sistem benar-benar
beroperasi dengan sukses, alasannya adalah jika sistem yang baru gagal maka sistem
yang lama masih tetap beroperasi.
4.2.6. Pemeliharaan Sistem
Sistem perlu dipelihara karena beberapa hal, yaitu :
1. Sistem memiliki kesalahan yang dulunya belum terdeteksi, sehingga
kesalahan – kesalahan perlu diperbaiki.
2. Sistem mengalami perubahan – perubahan karena permintaan baru dari
pemakai sistem.
3. Sistem mengalami perubahan karena perubahan lingkungan luar
(perubahan bisnis).
4. Sistem perlu ditingkatkan.
4.3. Tindak Lanjut Implementasi
Setelah sistem ini diimplementasikan, baru perlu melakukan pengetesan
penerimaan sistem (System acceptance test). Pengetesan ini berbeda dengan
pengetesan sistem sebelumnya. Pada pengetesan ini dilakukan dengan menggunakan
data sesungguhnya dalam jangka waktu tertentu yang dilakukan oleh analis sistem
bersama user. Setelah pengetesan penerimaan dilakukan. Suatu rapat penerimaan
(acceptance meeting) perlu diselenggarakan oleh manajemen yang dihadiri oleh analis
sistem, manajer dan pemakai sistem untuk menentukan sistem diterima atau tidak. Jika
disetujui maka diadakan rapat penyerahan sistem.
4.4. Manual Program
4.4.1. Form Menu Utama
4.4.2. Form Input Transaksi Pembayaran
4.4.3. Form Pembelian Barang
4.4.4. Form Olah Data Karyawan
4.4.5. Form Ganti Password
4.4.6. Form Input ID Baru
4.4.7. Form Olah Data Supplier
4.4.8. Laporan Data Pelanggan
4.4.9. Laporan Nota Transaksi Pembayaran
4.4.10. Laporan Kwitansi Pembelian
4.4.11. Laporan Transaksi Per Tanggal
5 Kesimpulan dan Saran 5.1. Kesimpulan
1. Sistem yang ada selama ini masih menggunakan cara manual sehingga
mengakibatkan keterlambatan arus informasi kepada pihak perusahaan.
Dengan sistem baru keterlambatan arus informasi dapat dicegah karena
pengolahan data dan pencarian data, dan pembuatan laporan sudah
dilakukan secara terkomputerisasi sehingga informasi yang dihasilkan
menjadi lebih berkualitas.
2. Aplikasi Sistem Informasi Transaksi ini dapat digunakan untuk membantu
kinerja karyawan Pada Salon Pink yang berkepentingan dalam mengolah
data transaksi pembayaran dan data pendukung lainnya dimana karyawan
tersebut hanya menginputkan data saja dan proses pengolahan dilakukan
oleh komputer sehingga akan meminimalkan tingkat kesalahan yang
biasanya terjadi dalam sistem manual.
3. Penerapan sistem informasi yang baru ini tidak akan merusak sistem yang
selama ini berjalan di perusahaan tersebut, tetapi dengan sistem ini
diharapkan dapat mendukung kinerja proses pengolahan data pada
perusahaan tersebut menjadi lebih efisien.
4. Keuntungan yang diperoleh dengan adanya komputerisasi pengolahan data
Transaksi ini jika digunakan di Salon Pink antara lain :
• Menghemat waktu untuk pencarian data dan pencatatan data.
• Dapat menyajikan informasi secara cepat, tepat dan akurat
5.2. Saran
Dengan kesimpulan diatas, penulis memberikan saran-saran sebagai berikut:
1. Untuk mengoptimalkan pekerjaan, sebaiknya sistem pengolahan data
Transaksi yang dilakukan secara manual diperbaharui dengan menerapkan
sistem yang terkomputerisasi.
2. Aplikasi Sistem Pengolahan Data Transaksi yang penulis usulkan dapat
diterapkan dan dapat membantu dalam melakukan pengolahan data
Transaksi serta menyajikan informasi yang dibutuhkan untuk membantu
pengambilan keputusan manajemen.
3. Dengan sistem informasi yang baru, pemakai disarankan untuk
memperhatikan kekurangan dan kelemahan sistem baru agar dapat segera
dicari pemecahan masalahnya dan dilakukan pengembangan sistem untuk
masa yang datang demi kelangsungan pelaksanaan sistem informasi yang
baik.
Daftar Pustaka Madcoms. 2005. Aplikasi Pemrograman Database dengan Visual Basic 6.0 dan Crystal
Report. Yogyakarta: Penerbit Andi.
Sunyoto, A. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.
Yogyakarta: Penerbit Andi.
http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem
http://santiw.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/7689/pengembangansistem.doc
http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi
http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_Informasi_Manajemen
http://id.wikipedia.org/wiki/Jasa
http://blog.its.ac.id/dyah03tc/2007/10/05/basis-data-database/
http://fikri.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/11917/SBD1Pertemuan10dan11.pdf
http://id.wikipedia.org/wiki/Microsoft_SQL_Server (26 Maret 2008 - 11.41)
www.bi.go.id