ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI TRANSAKSI PADA SALON PINK YOGYAKARTA

Naskah Publikasi

disusun oleh

Denik Andriyani 06.12.1503

JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

2010

ANALYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEMS DEALS ON PINK SALON YOGYAKARTA

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI TRANSAKSI PADA SALON

PINK YOGYAKARTA

Denik Andriyani

Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM Yogyakarta

ABSTRACT

Development of Information Technology is very fast as the need for information

and the growth rate of human intelligence is becoming increasingly likely to need the tools

to learn some things that used to support and solve a problem.

Salon is a place that is used to treat and beautify themselves. We have had many

come various types and kinds salon itself. But basically the function remains the same

salon, which is caring for and beautifying things.

Analysis and Design System Transaction Information In Yogyakarta Pink Salon is a

conversion process on the payment system pink salons from manual systems to

computer systems. In this system the user can process the payment data to the computer

and can see the results every time transactions in prescribed form of a recapitulation of

the transaction, or more often referred to the report. The time required to process data

much faster than the manual system. This system uses an approach to simple user so

the user can quickly understand and operate these systems with respect to operational

systems Pink Salon.

Keywords : salon, payment transactions

1 Pendahuluan PINK Salon merupakan salah satu jenis Salon kecantikan yang ada di

Yogyakarta. Di Salon PINK menyediakan berbagai macam jasa perawatan kecantikan

baik itu perawatan rambut maupun perawatan tubuh.

Pada perkembangannya Salon ini masih menggunakan sistem pembayaran

secara manual dengan hanya menggunakan sebuah alat tulis, kalkulator dan nota kertas

saja. Untuk laporannya pun salon ini juga masih menggunakan data dari copyan nota –

nota kertas yang dikumpulkan setiap bulannya.

Analisis dan Perancangan Sistem Transaksi Pada Salon Pink Yogyakarta adalah

suatu proses konversi sistem pembayaran pada Salon Pink dari sistem manual ke sistem

komputer. Dalam sistem ini user dapat mengolah data pembayaran dengan komputer

dan dapat mengetahui hasil transaksi dalam setiap waktu yang ditentukan berupa

rekapitulasi transaksi atau lebih sering disebut laporan. Waktu yang diperlukan untuk

mengolah data tersebut jauh lebih cepat dari sistem manual. Sistem ini menggunakan

pendekatan kepada user yang sederhana sehingga user dapat dengan cepat mengerti

dan mengoperasikan sistem ini sehubungan dengan sistem operasional Salon PINK.

Oleh sebab itu ” Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Transaksi Pada Salon Pink Yogyakarta “ dirasa perlu dilakukan sebagai salah satu pemecahan

masalah transaksi pembayaran manual pada Salon PINK. Dengan sistem ini akan

didapat suatu informasi dari suatu data yang lebih cepat, tepat dan akurat.

2 Landasan Teori 2.1. Sistem

Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah

suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk

memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk

menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika

seringkali bisa dibuat. Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling

berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak,

contoh umum misalnya seperti negara. Premi

2.2. Informasi

Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data

dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang

menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan

keputusan.

2.3. Sistem Informasi

Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang

mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan

menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem informasi

diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan

akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain,

fleksibel, efektif dan efisienBasis Data (Database)

2.4. Sistem Informasi Transaksi

2.4.1. Definisi Transaksi

Transaksi adalah sebuah aktivitas yang melibatkan dua pihak atau lebih, untuk

mempertukarkan sesuatu milik yang satu dengan sesuatu yang lain, milik pihak lain.

Pertukaran bisa secara langsung dilakukan pada tempat yang sama, dengan demikian

antara pihak-pihak yang bertransaksi tersebut bisa ketemu langsung, sehingga kegiatan

transaksi bisa berlangsung tanpa melalui media.

2.4.2. Definisi Jasa

Menurut Christian Gronross Jasa adalah proses yang terdiri atas serangkaian

aktivitas intangible yang biasanya (namun tidak harus selalu) terjadi pada interaksi antara

pelanggan dan karyawan jasa dan atau sumber daya fisik atau barang dan atau sistem

penyedia jasa, yang disediakan sebagai solusi atas masalah pelanggan".

2.4.3. Definisi Salon

Salon adalah tempat dimana terjadi transaksi jasa perawatan kecantikan baik itu

perawatan rambut maupun perawatan tubuh.

Misalnya : Potong rambut, Creambath, Masker, dll.

2.4.4. Definisi Pembelian

Pembelian dapat diartikan sebagai urutan kerja atau salah satu proses yang

berkaitan dengan pengadaan barang dagangan. Disini pembelian merupakan kegiatan

utama untuk menjamin kelancaran transaksi penjualan yang terjadi di salon tersebut. 2.5. Konsep Dasar Basis Data

Basis data (bahasa Inggris: database), atau sering pula dieja basisdata, adalah

kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat

diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis

data tersebut.

2.6. Microsoft Visual Basic

Visual Basic adalah salah satu bahasa pemrograman yang berorientasi Object

(Object Oriented Programming / OOP).

Pemrograman berorientasi obyek menawarkan konsep yang sederhana, dimana

seorang programmer tidak dituntut untuk membuat aplikasi dengan membangun seluruh

komponennya sendiri. Program aplikasi dapat dibuat dengan memanfaatkan obyek-

obyek yang sudah ada.

2.7. Microsoft SQL Server 2000

Microsoft SQL Server adalah sebuah sistem manajemen basis data relasional

(RDBMS) produk Microsoft. Bahasa kueri utamanya adalah Transact-SQL yang

merupakan implementasi dari SQL standar ANSI/ISO yang digunakan oleh Microsoft dan

Sybase. Umumnya SQL Server digunakan di dunia bisnis yang memiliki basis data

berskala kecil sampai dengan menengah, tetapi kemudian berkembang dengan

digunakannya SQL Server pada basis data besar

3 Analisis dan Perancangan 3.1. Tinjauan Umum

3.1.1. Sejarah berdirinya Salon PINK

Salon Pink di dirikan pada tanggal 28 Desember 2004 oleh Citra Rasnila. Salon

Pink terletak di Komplek Ruko Babarsari No.8 Yogyakarta, Letaknya cukup strategis

dikawasan bisnis Babarsari sehingga mudah dijangkau. Di Babarsari sendiri terdapat

banyak Universitas dan Sekolah, jadi segmen pasar Salon Pink lebih kepada Para

Mahasiswa atau siswa sekolah. Sejak berdiri sampai sekarang Salon Pink sudah

menempati 2 lokasi. Pada tahun 2004 – 2006 Salon Pink menempati lokasi komplek

Ruko Babarsari No.41. Karena suatu hal pada tahun 2006 sampai sekarang Salon Pink

beralamat di komplek Ruko Babarsari No.8.

3.1.2. Visi dan Misi

Setiap perusahaan maupun organisasi tentu mempunyai visi dan misi dan nilai

yang ingin dicapai. Begitu juga dengan Salon Pink, adapun visi dari Salon Pink adalah :

“ Ingin menjadi Salon yang terkenal dan mempunyai banyak Cabang ”

Untuk mewujudkan visi tersebut maka pihak Salon menetapkan beberapa misi

yang harus dilakukan yaitu :

• Memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan.

• Menjaga kualitas Salon

3.1.3. Tujuan Salon PINK

Adapun tujuan dari Salon Pink adalah sebagai berikut :

a. Memenuhi kebutuhan jasa kecantikan

b. Membuka lapangan pekerjaan

c. Mencari keuntungan

3.1.4. Struktur Organisasi

3.2. Analisis Sistem

Analisis sistem memiliki beberapa pengertian dari beberapa ahlinya. Menurut

Prof. Dr. Mr. S. Prajudi A., mendifinisikan Analisis sistem adalah suatu yang terdiri dari

obyek, unsur – unsur atau komponen – komponen yang berkaitan dan berhubungan satu

sama lainnya, sehingga unsur tersebut merupakan satu kesatuan proses.

Menurut Drs. Komarudin, Analisis Sistem adalah susunan yang teratur dari

kegiatan yang berhubungan satu sama lainnya serta prosedur – prosedur yang berkaitan

untuk melaksanakan dan memudahkan pelaksanaan kegiatan dari suatu organisasi.

Dalam analisis terdapat langkah – langkah dasar yang harus dilakukan oleh

analisis sistem, yaitu :

• Identify, yaitu mengidentifikasi masalah

• Understand, memahami kerja dari sistem yang ada

• Analyze, menganalisis sistem

• Report, membuat laporan hasil analisis

3.2.1. Kelayakan Teknologi

Pada sistem lama transaksi Salon Pink belum menggunakan teknologi hanya

menggunakan teknik manual. Untuk sistem yang baru sudah menggunakan teknologi

yaitu menggunakan seperangkat komputer untuk melakukan transaksi.

3.2.2. Kelayakan Operasional

Dalam pengoperasian sistem ini diharapkan user benar – benar mendapatkan

informasi sesuai yang user inginkan. Informasi yang maksimal merupakan tolak ukur

sistem dioperasionalkan oleh user secara maksimal atau tidak.

3.2.3. Kelayakan Hukum

Dilihat dari segi hukum sistem ini dikatakan layak dan tidak cacat hukum, karena

sistem yang dikembangkan tidak melanggar aturan –aturan yang ditetapkan untuk

pengadaan sistem informasi. Software diperoleh secara legal dengan cara membeli

software pengembang sistem.

Pemilik usaha / Manajer

Karyawan

3.2.4. Kelayakan Ekonomi

Kelayakan ekonomi pada penerapan dan pengembangan suatu sistem

dipertimbangan pada dua aspek, yaitu : Besarnya dana yang diperlukan untuk

mengembangkan sistem ini dan manfaat yang diperoleh oleh sistem dibandingkan

dengan biaya pengembangannya.

3.2.5. Analisis Biaya dan Manfaat

Analisis biaya dan manfaat digunakan untuk menentukan apakah suatu proyek

sistem layak atau tidak. Adapun metode yang dilakukan dalam melakukan analisis biaya

dan manfaat diantaranya sebagai berikut :

• Metode periode pengembalian (Payback Period)

Metode periode pengembalian merupakan metode yang bernilai proyek investasi

dengan dasar lamanya. Investasi tersebut dapat ditutup dengan aliran – aliran kas

masuk. Disamping itu metode ini juga untuk mengukur seberapa cepat investasi akan

kembali.

Adapun perhitungan dengan metode ini sebagai berikut :

Nilai investasi = Rp 5.600.000,-

Proceed tahun - 1 = Rp 2.800.000,- (-)

Sisa investasi tahun - 2 = Rp 2.800.000,-

Sisa investasi tahun - 2 tertutup oleh proceed tahun - 2 sebagian sebesar Rp 4.180.000,-

yaitu :

Rp 2.800.000,-

x 12 bulan

Rp 4.180.000

= 8,04 bulan

Jadi payback period investasi ini adalah 1 tahun 8 bulan 1 hari.

• Metode Pengembalian Investasi (Return on Investment)

Metode ini digunakan untuk mengukur presentase manfaat yang dihasilkan

proyek dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan.

.

Total Manfaat – Total Biaya

ROI = X 100%

Total Biaya

Jika ROI > 0 maka proyek dapat diterima

Manfaat tahun ke - 1 = Rp 3.400.000,-

Manfaat tahun ke - 2 = Rp 4.775.000,-

Total Manfaat = Rp 8.175.000,-

Sedangkan Total biaya :

Biaya tahun ke - 0 = Rp 5.600.000,-

Biaya tahun ke - 1 = Rp 600.000,-

Biaya tahun ke - 2 = Rp 575.000,- +

Total Biaya = Rp 6.775.000,-

Rp 8.175.000,- – Rp 6.775.000,-

ROI = X 100%

Rp 6.775.000,-

ROI = 20,66%

Hasil ROI > 0, berarti proyek sistem ini dapat diterima, karena sistem baru ini dapat

memberikan keuntungan sebesar 20,66% dari biaya investasi.

• Metode Pengembalian Investasi (Return of Investment)

Metode Nilai Sekarang Bersih atau New Present Value ini merupakan metode

yang memperhatikan nilai waktu dan uang.

Rumus Metode ini, yaitu :

NPV = – Nilai Proyek + Proceed 1 + Proceed 2

( 1 + i )1 ( 1 + i )2

Keterangan NPV : Net Present Value

i : Tingkat Bunga Diskonto = 7% (www.bi.go.id)

n : Umur Ekonomis Investasi

Berikut adalah rincingan perhitungan NPV proyek tersebut :

NPV = - RP 5.600.000,- + Rp 2.800.000,- + Rp 4.180.000,-

(1 + 0,07) (1 + 0,07)

= - Rp 5.600.000,- + Rp 2.800.000,- + Rp 4.180.000,-

1,07 1,14

= - Rp 5.600.000,- + Rp 2616822,43 + Rp 3.666.666,67

= Rp 683.489,1

Dari hasil perhitungan NPV diatas maka dapat disimpulkan bahwa proyek ini

Feasible (Layak) dilaksanakan karena akan diterimakan nilai sebesar Rp 683.489,1

Hasil perhitungan ketiga metode analisis adalah sebagai berikut :

No Metode Biaya dan Manfaat Nilai Keputusan

1 Payback Period 1 tahun 8 bulan 1`hari LAYAK

2 Return on Investment 20,66% LAYAK

3 Net Present Value Rp 683.489,1 LAYAK

3.3. Perancangan Sistem

3.3.1. Flowchart

3.3.2. Data Flow Diagram (DFD)

3.3.3. Relasi Antar Tabel

4 Analisis dan Perancangan 4.1. Pengertian Implementasi

Implementasi sistem (system implementation) merupakan tahap meletakkan

sistem yang baru dikembangkan supaya nantinya sistem tersebut siap untuk

dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan.Tujuan dari tahap implementasi adalah

menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah di

tentukan.Implementasi merupakan langkah awal untuk menentukan jangka waktu yang

diperlukan dalam tahap implementasi. Adapun kegiatan yang dilakukan dalam tahap

implementasi ini adalah sebagai berikut:

1. Menerapkan rencana implementasi

2. Melakukan kegiatan implementasi

3. Tindak lanjut implementasi

4.2. Rencana Implementasi

Agar kegiatan implementasi dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan

maka perlu jadwal rencana kegiatan implementasi, adapun jadwal kegiatan implementasi

adalah sebagai berikut :

Jadwal Implementasi Sistem

Jenis Kegiatan

Waktu

Minggu ke Minggu ke

1 2 3 4 1 2 3 4

1. Pengetesan program

2. Instalasi Hardware & Software

3. Pengetesan Sistem

4. Pelatihan Personil

5. Konversi Sistem

6. Pemeliharaan Sistem

Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah

direncanakan dalam kegiatan implementasi antara lain sebagai berikut :

4.2.1. Pengetesan program

Kegiatan ini dilakukan guna mengetahui lebih dini tentang kesiapan program

dalam melakukan input data, proses pengolahan data dan output dari data yang

dihasilkan, disamping itu pengetesan program dimaksudkan pula untuk mengetahui lebih

jauh masih adakah kesalahan-kesalahan dan kekurangan dari program yang terjadi dan

yang mungkin terjadi.

Secara spesifik beberapa kegiatan terhadap pengetesan program dilakukan

meliputi pengetesan input data, pencarian data, hapus data, simpan data, pembatalan

data, proses sistem transaksi dan item output yang dihasilkan.

4.2.2. Instalasi Hardware Software

Hal pertama yang perlu dilakukan adalah mempersiapkan pengamanan terutama

terhadap tegangan listrik yang tidak stabil, oleh karena itu perlu dipasang Stabilizer.

Untuk instalasi hardware pada umumnya sudah dilakukan oleh pihak penjual komputer,

sedangkan untuk penginstalan software, maka komputer perlu memiliki CD Rom untuk

melakukan software.

Untuk instalasi software perlu sistem operasi dengan menggunakan Windows

XP yang sudah dilakukan oleh pihak penjual komputer, untuk selanjutnya dilakukan

instalasi software aplikasi yaitu jika master software tersimpan pada Hardisk maka

langkah awal adalah mencari lokasi dimana master program tersebut disimpan. Jika

software dari CD maka masukkan CD Program aplikasi ke CD Rom kemudian aktifkan

Drive CD ROM dan cari file Setup.exe kemudian ikuti instruksi yang ada.

4.2.3. Pengetesan Sistem

Tujuan dari pengetesan sistem ini adalah memastikan bahwa elemen atau

komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Pengetesan

sistem termasuk juga pengetesan program secara menyeluruh. Ada 2 jenis pengujian

sistem yaitu :

• Black Box Testing

• White Box Testing

4.2.4. Pemilihan dan Pelatihan Personil

Pemilihan dan pelatihan personil dalam informasi merupakan salah satu faktor

yang perlu diperhatikan, karena keberhasilan dalam pelaksanaannya ditentukan oleh

personil yang berada dalam sistem itu sendiri. Personil dalam sistem harus mempunyai

pengetahuan yang cukup tentang sistem yang ada dan juga posisi serta tugas- tugas

mereka.

4.2.5. Konversi Sistem

Proses konversi sistem merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya

siap untuk dapat digunakan. Pendekatan yang lebih sesuai dengan resiko kegagalan

relative kecil untuk melakukan konversi sistem, yaitu dengan pendekatan parallel.

Pendekatan parallel adalah mengoperasikan sistem yang baru bersama-sama dengan

sistem yang lama selama satu periode waktu tertentu. Sistem Inventori dioperasikan

bersama-sama dengan sistem yang lama untuk meyakinkan bahwa sistem benar-benar

beroperasi dengan sukses, alasannya adalah jika sistem yang baru gagal maka sistem

yang lama masih tetap beroperasi.

4.2.6. Pemeliharaan Sistem

Sistem perlu dipelihara karena beberapa hal, yaitu :

1. Sistem memiliki kesalahan yang dulunya belum terdeteksi, sehingga

kesalahan – kesalahan perlu diperbaiki.

2. Sistem mengalami perubahan – perubahan karena permintaan baru dari

pemakai sistem.

3. Sistem mengalami perubahan karena perubahan lingkungan luar

(perubahan bisnis).

4. Sistem perlu ditingkatkan.

4.3. Tindak Lanjut Implementasi

Setelah sistem ini diimplementasikan, baru perlu melakukan pengetesan

penerimaan sistem (System acceptance test). Pengetesan ini berbeda dengan

pengetesan sistem sebelumnya. Pada pengetesan ini dilakukan dengan menggunakan

data sesungguhnya dalam jangka waktu tertentu yang dilakukan oleh analis sistem

bersama user. Setelah pengetesan penerimaan dilakukan. Suatu rapat penerimaan

(acceptance meeting) perlu diselenggarakan oleh manajemen yang dihadiri oleh analis

sistem, manajer dan pemakai sistem untuk menentukan sistem diterima atau tidak. Jika

disetujui maka diadakan rapat penyerahan sistem.

4.4. Manual Program

4.4.1. Form Menu Utama

4.4.2. Form Input Transaksi Pembayaran

4.4.3. Form Pembelian Barang

4.4.4. Form Olah Data Karyawan

4.4.5. Form Ganti Password

4.4.6. Form Input ID Baru

4.4.7. Form Olah Data Supplier

4.4.8. Laporan Data Pelanggan

4.4.9. Laporan Nota Transaksi Pembayaran

4.4.10. Laporan Kwitansi Pembelian

4.4.11. Laporan Transaksi Per Tanggal

5 Kesimpulan dan Saran 5.1. Kesimpulan

1. Sistem yang ada selama ini masih menggunakan cara manual sehingga

mengakibatkan keterlambatan arus informasi kepada pihak perusahaan.

Dengan sistem baru keterlambatan arus informasi dapat dicegah karena

pengolahan data dan pencarian data, dan pembuatan laporan sudah

dilakukan secara terkomputerisasi sehingga informasi yang dihasilkan

menjadi lebih berkualitas.

2. Aplikasi Sistem Informasi Transaksi ini dapat digunakan untuk membantu

kinerja karyawan Pada Salon Pink yang berkepentingan dalam mengolah

data transaksi pembayaran dan data pendukung lainnya dimana karyawan

tersebut hanya menginputkan data saja dan proses pengolahan dilakukan

oleh komputer sehingga akan meminimalkan tingkat kesalahan yang

biasanya terjadi dalam sistem manual.

3. Penerapan sistem informasi yang baru ini tidak akan merusak sistem yang

selama ini berjalan di perusahaan tersebut, tetapi dengan sistem ini

diharapkan dapat mendukung kinerja proses pengolahan data pada

perusahaan tersebut menjadi lebih efisien.

4. Keuntungan yang diperoleh dengan adanya komputerisasi pengolahan data

Transaksi ini jika digunakan di Salon Pink antara lain :

• Menghemat waktu untuk pencarian data dan pencatatan data.

• Dapat menyajikan informasi secara cepat, tepat dan akurat

5.2. Saran

Dengan kesimpulan diatas, penulis memberikan saran-saran sebagai berikut:

1. Untuk mengoptimalkan pekerjaan, sebaiknya sistem pengolahan data

Transaksi yang dilakukan secara manual diperbaharui dengan menerapkan

sistem yang terkomputerisasi.

2. Aplikasi Sistem Pengolahan Data Transaksi yang penulis usulkan dapat

diterapkan dan dapat membantu dalam melakukan pengolahan data

Transaksi serta menyajikan informasi yang dibutuhkan untuk membantu

pengambilan keputusan manajemen.

3. Dengan sistem informasi yang baru, pemakai disarankan untuk

memperhatikan kekurangan dan kelemahan sistem baru agar dapat segera

dicari pemecahan masalahnya dan dilakukan pengembangan sistem untuk

masa yang datang demi kelangsungan pelaksanaan sistem informasi yang

baik.

Daftar Pustaka Madcoms. 2005. Aplikasi Pemrograman Database dengan Visual Basic 6.0 dan Crystal

Report. Yogyakarta: Penerbit Andi.

Sunyoto, A. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.

Yogyakarta: Penerbit Andi.

http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem

http://santiw.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/7689/pengembangansistem.doc

http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi

http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_Informasi_Manajemen

http://id.wikipedia.org/wiki/Jasa

http://blog.its.ac.id/dyah03tc/2007/10/05/basis-data-database/

http://fikri.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/11917/SBD1Pertemuan10dan11.pdf

http://id.wikipedia.org/wiki/Microsoft_SQL_Server (26 Maret 2008 - 11.41)

www.bi.go.id