perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ADMINISTRASI JASA POS SURAT KORPORAT
DI BAGIAN POS EXPRESS KANTOR POS SOLO 57100
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh
Sebutan Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh :
ERWANTO
D1509032
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iv
PERNYATAAN
Nama : Erwanto
NIM : D1509032
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir saya yang berjudul ”
ADMINISTRASI JASA POS SURAT KORPORAT DI BAGIAN POS
EXPRESS KANTOR POS SOLO 57100 ” adalah betul - betul karya sendiri.
Hal - hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan
ditunjukan dalam daftar pustaka.
Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya
bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang
saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta,
Yang Membuat Pernyataan,
Erwanto
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
v
MOTTO
Hendaknya kamu berbuat benar, karena kebenaran itu menunjukan kebaikan dan
jauhilah dusta karena dusta akan membawa pada kejahatan.
Dan barang siapa mengamalkan kejujuran, akan membawa kehidupan kepada
kesederhanaan dan ketenangan.
( HR Muslim )
Kebanyakan orang gagal adalah orang yang tak menyadari betapa dekatnya
mereka pada titik kesuksesan saat mereka memutuskan untuk menyerah.
( Thomas Alva Edison )
Semangat, kerja keras, keyakinan tinggi dan berdo’a merupakan kunci dalam
memperoleh kesuksesan.
( Erwanto )
Jangan selalu lupa ucapkan “Bismillah dan Alhamdulillah” dalam setiap
aktivitas dan pekerjaan yang baik.
( Erwanto )
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vi
PERSEMBAHAN
Tugas akhir ini penulis persembahkan
kepada:
Bapak dan Ibu tercinta yang telah mengasuh,
membimbing, mendidik, dan menyayangi
penulis sehingga penulis bisa seperti
sekarang ini.
Kakak serta keluarga besarku yang selalu
memberikan dukungan dan semangat.
Teman-teman yang selalu bersama dalam
suka dan duka, tak henti-hentinya memberi
dukungan dan bantuan kepada penulis.
Keluarga Besar MA B FISIP UNS 2009.
Terima kasih atas kerjasamanya selama ini.
Almamater.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vii
KATA PENGANTAR
Assalamu`alaikum Wr. Wb.
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT karena atas segala
rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul
” Administrasi Jasa Pos Surat Korporat Di Bagian Pos Express Kantor Pos
Solo 57100 ” dengan lancar.
Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk menjelaskan bagaimana sistem
pengolahan dan sistem pendistribusian paket pos yang terdapat di bagian paket
Kantor Pos Solo 57100 sekaligus untuk melengkapi persyaratan kelulusan
program Diploma III jurusan Manajemen Administrasi guna memperoleh sebutan
Vokasi Ahli Madya.
Penulisan Tugas Akhir ini dapat terlaksana karena adanya dukungan dan
bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan kali ini penulis
ingin mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang turut membantu dalam
menyelesaikan tugas akhir ini, antara lain kepada:
1. Drs. Ali, M. Si. selaku Dosen pembimbing yang telah memberikan
bimbingan dalam penyusunan dan penulisan Tugas Akhir ini.
2. Prof. Drs. Pawito, Ph. D. selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3. Drs. Sudarto, M. Si. selaku Ketua Program Studi Diploma III Manajemen
Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas
Maret Surakarta.
4. Dra. Retno Suryawati, M. Si. selaku pembimbing akademik.
5. Segenap karyawan FISIP UNS yang telah membantu kelancaran dalam
pengurusan administrasi.
6. Pimpinan dan seluruh karyawan Kantor Pos Solo 57100 yang telah
menerima dan membantu penulis dalam melakukan pengamatan.
7. Bapak Agus Irianto selaku Supervisor Bagian Pos Express Kantor Pos
Solo 57100 dan Mas Agus selaku petugas Pos Express pada Kantor Pos
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
viii
Solo 57100 yang telah membantu penulis dalam mengumpulkan data
selama pengamatan.
8. Orang tua, Kakak, serta keluargaku semuanya.
9. Teman-teman Manajemen Administrasi 2009, khususnya MA B
10. Untuk semua pihak yang telah membantu yang tidak dapat penulis
sebutkan satu-persatu, terima kasih telah membantu terselesaikannya
Tugas Akhir ini.
Semoga segala bantuan, bimbingan, dukungan dan pengorbanan yang
telah diberikan kepada penulis menjadi amal baik dan mendapat imbalan dari
Allah SWT. Amin.
Penulis menyadari dalam tugas akhir ini masih jauh dari kesempurnaan,
baik dari materi pembahasan maupun tata bahasanya. Oleh karena itu dengan
segala kerendahan hati, penulis mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya
membangun untuk kesempurnaan tugas akhir ini.
Akhir kata penulis berharap dan berdo’a semoga Allah SWT selalu
melimpahkan rahmat-Nya kepada kita semua dan semoga tugas akhir ini dapat
bermanfaat khususnya bagi penulis dan bagi kita semua Amin.
Wassalamu`alaikum Wr. Wb.
Surakarta,
Penulis
Erwanto
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user ix
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ................................................................................................ i
PERSETUJUAN ..................................................................................................... ii
PENGESAHAN ..................................................................................................... iii
PERNYATAAN ..................................................................................................... iv
MOTTO ................................................................................................................... v
PERSEMBAHAN .................................................................................................. vi
KATA PENGANTAR .......................................................................................... vii
DAFTAR ISI .......................................................................................................... ix
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. xi
DAFTAR TABEL ................................................................................................. xii
DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................ xiii
ABSTRAK ........................................................................................................... xiv
BAB I PENDAHULUAN ........................................................................................ 1
A. Latar Belakang ........................................................................................... 1
B. Rumusan Masalah ...................................................................................... 4
C. Tujuan Pengamatan .................................................................................... 4
D. Manfaat Pengamatan .................................................................................. 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA .............................................................................. 5
A. Pengertian Administrasi ............................................................................. 5
B. Pengertian jasa ............................................................................................ 8
1. Pengertian Jasa ...................................................................................... 8
2. Klasifikasi Jasa ...................................................................................... 8
C. Pengertian Surat – Menyurat .................................................................... 10
1. Pengertian Surat ................................................................................... 10
2. Pengertian Surat – Menyurat ................................................................ 11
D. Pengertian Surat Korporat ........................................................................ 11
E. Administrasi Surat .................................................................................... 12
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user x
F. Metode Pengamatan .................................................................................. 12
1. Lokasi Pengamatan ............................................................................. 12
2. Jenis Pengamatan ................................................................................ 13
3. Sumber Data ........................................................................................ 13
4. Teknik Pengumpulan Data .................................................................. 14
5. Teknik Analisis Data ........................................................................... 15
BAB III DESKRIPSI PERUSAHAAN ................................................................. 17
A. Sejarah Perkembangan Kantor Pos Solo57100 ........................................ 17
B. Identifikasi Instansi .................................................................................. 18
C. Visi dan Misi ............................................................................................ 18
D. Tugas dan Fungsi ..................................................................................... 19
E. Kepemilikan Modal .................................................................................. 19
F. Produk - produk ........................................................................................ 19
G. Lokasi Kantor Pos Solo Solo 57100 ........................................................ 24
H. Struktur Organisasi Kantor Pos Solo 57100 ............................................ 27
BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN .................................. 32
A. Collecting ................................................................................................. 33
B. Processing ................................................................................................. 35
C. Transporting ............................................................................................. 40
D. Delivering ................................................................................................. 42
E. Reporting .................................................................................................. 45
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ................................................................. 48
A. Kesimpulan .............................................................................................. 48
B. Saran ......................................................................................................... 49
DAFTAR PUSTAKA
PEDOMAN WAWANCARA
LAMPIRAN
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user xi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 : Model Analisis Interaktif ............................................................. ….16
Gambar 3.1 : Struktur Organisasi PT. Pos Indonesia Solo 57100 ........................ 31
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user xii
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1: Perkembangan Pelayanan Jasa Pos Surat Korporat di Bagian Pos
Express Kantor Pos Solo 57100 Bulan Januari - Desember, Tahun 2011 .............. 3
Tabel 4.1: Tabel Rincian Surat Korporat Yang Diterima Selama Bulan Februari
2012 ........................................................................................................................ 35
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user xiii
DAFTAR LAMPIRAN
1. Contoh Tarif Korporate Regional
2. Contoh Tarif Korporate Nasional
3. Contoh Tarif Korporate Special Rate
4. Contoh Neraca Loket Pos Express
5. Contoh Daftar Pengantar Kiriman
6. Contoh Adpis Kiriman Pos Express
7. Contoh Bukti Serah Kiriman R7
8. Contoh Label Kantong Pos Express
9. Contoh Panggilan X13
10. Contoh Bukti Pengiriman ( Resi ) I – POS
11. Surat Tugas Magang
12. Surat Keterangan Selesai Magang
13. Form Monitoring Magang
14. Form Penilaian Magang
15. Form Presensi Magang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user xiv
ABSTRAK
ERWANTO, D1509032. ADMINISTRASI JASA POS SURAT KORPORAT DI BAGIAN POS EXPRESS KANTOR POS SOLO 57100, Tugas Akhir, Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret, 2012.
Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk mengetahui secara
menyeluruh bagaimana pelaksanaan Administrasi Jasa Pos Surat Korporat Di Bagian Pos Express Kantor Pos Solo 57100. Administrasi jasa pos surat korporat merupakan suatu proses penyelenggaraan usaha kerjasama yang mengelola jasa pos terutama surat korporat yang merupakan sarana komunikasi tertulis dalam bentuk pesan maupun informasi yang berasal dari pihak pengirim dan ditujukan kepada pihak penerima yang berstatus pelanggan perusahaan, yang dikelola oleh Pos Express Kantor Pos Solo 57100.
Metode Pengamatan yang digunakan dalam penyelesaian tugas akhir ini, adalah metode pengamatan deskriptif kualitatif yaitu jenis pengamatan yang berusaha menggambarkan suatu keadaan atau fenomena sosial tertentu yang memaparkan, menafsirkan, dan menganalisa data yang ada. Sumber data dalam pengamatan ini berasal dari Narasumber atau informan, Peristiwa, aktivitas, Data, dan Dokumentasi Arsip. Teknik pengumpulan data dalam pengamatan ini menggunakan teknik wawancara, observasi, mengkaji dokumen dan arsip. Teknik analisis data adalah menggunakan teknik interaktif, dengan melalui tiga tahapan yaitu mereduksi data, menyajikan data, dan menarik kesimpulan.
Administrasi Jasa Pos Surat Korporat sangat penting dan harus dikerjakan dengan baik agar dalam pelaksanaannya dapat berjalan secara maksimal. Proses pelaksanaan administrasi jasa pos surat korporat di bagian pos express meliputi: Collecting merupakan proses pengumpulan masuknya surat yang berasal dari perusahaan yang mengadakan kontrak kerjasama, Processing merupakan proses pengolahan surat dari penimbangan surat sampai penyortiran, Transporting merupakan proses pendistribusian surat yang telah diproses dan disortir kepada alamat tujuan berdasarkan kota tujuan, Delivering merupakan proses pengiriman surat kepada pelanggan sesuai alamat yang dituju, Reporting merupakan proses pelaporan kiriman status surat kiriman baik yang gagal antar maupun sukses antar.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Di era globalisasi yang semakin maju ini, sektor jasa menempati
kedudukan yang sangat penting. Salah satu sektor jasa yang memberikan
sumbangan potensial bagi negara adalah sektor telekomunikasi. Saat ini
industri komunikasi bertumbuh sangat pesat, sehingga menimbukan
persaingan yang sangat ketat diantara perusahaan komunikasi baik di pasar
domestik maupun internasional. Mereka berlomba - lomba menyediakan
berbagai fasilitas dan menawarkan kualitas pelayanan sebaik mungkin untuk
memberikan nilai tambah pada pelayanan yang ditawarkan. Upaya tersebut
dilakukan agar dapat terus bertahan ditengah persaingan yang ketat dan akan
tetap menjadi pilihan utama bagi konsumen.
Dengan berkembangnya kemajuan teknologi peralatan telekomunikasi
dan alat informasi yang canggih serta tepat sasaran, dan untuk menunjang
kelangsungan perusahaan serta untuk menjembatinya sebagai hubungan
komunikasi antar manusia baik melalui bahasa, maupun melalui tulisan.
Sedangkan alat informasi yang tidak membutuhkan biaya mahal namun
dengan alat terpercaya dan bisa dipercaya kerahasiaanya, dengan tidak
membutuhkan waktu yang cukup lama dan dapat menjamin kepuasan
pelanggan. Yang dibutuhkan saat ini adalah layanan bisnis kurir ataupun alat
informasi yang berupa surat. Didalam surat, tidak sembarangan dalam
menyusun maupun dalam penanganannya, maka dikatakan bahwa dalam
pengurusan surat terdapat prosedur administrasi surat menyurat terutama pada
jasa pos Surat Korporat. Adapun administrasi pelaksanaan jasa pos Surat
Korporat adalah suatu fungsi tata penyelenggaraan kantor terutama dalam hal
jasa pos surat pelanggan korporat secara kredit terhadap komunikasi informasi
dan pelayanan pos dari suatu perusahaan. Administrasi jasa pos Surat
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
2
Korporat dilakukan oleh petugas yang bersangkutan dan mencakup beberapa
tugas dalam pelaksanaannya yaitu diawaili dari :
1. Collecting ( Proses pengumpulan masuknya surat yang berasal dari
perusahaan yang mengadakan kontrak kerjasama ),
2. Processing ( Proses pengolahan surat dari penimbangan surat sampai
penyortiran ),
3. Transporting ( Proses pendistribusian surat yang telah diproses dan
disortir kepada alamat tujuan berdasarkan kota tujuan ),
4. Delivering ( Proses pengiriman surat kepada pelanggan sesuai alamat yang
dituju ),
5. Reporting ( Proses pelaporan kiriman status surat kiriman baik yang gagal
antar maupun sukses antar ).
Tugas diatas merupakan tugas daripada petugas Pos Express Kantor
Pos Solo 57100 khususnya dalam menangani administrasi jasa pos Surat
Korporat. Pada divisi Pos Express Surat Korporat, untuk jasa pos kiriman
dalam kota dan jasa pos kiriman luar kota dalam satu pulau memanfatkan
angkutan darat misal dengan menggunakan mobil dan motor maupun truk
DAMRI. Tranportasi tersebut digunakan dalam mendistribusikan jasa pos
kepada pelanggan. Dalam usahanya, Kantor Pos Solo 57100 juga mengadakan
perjanjian kerjasama dengan beberapa perusahaan yang mendukung aktivitas
pos seperti perusahaan penerbangan PT. GARUDA AIRLINES yang
digunakan untuk angkutan udara.
Kantor Pos Solo 57100 adalah badan usaha milik negara ( BUMN )
yang menjadi representatif dibidang administrasi jasa pos Surat Korporat pada
Pos Express yang keberadaannya mampu bersaing secara sehat dengan
perusahaan dalam bisnis kurir yang lainnya. Hal ini dapat dilihat dari
pelayanan jasa pos Surat Korporat di bagian Pos Express Kantor Pos Solo
57100 mulai pada Bulan Januari 2011 sampai dengan Desember 2011 adalah
sebagai berikut:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3
Tabel 1.1 Perkembangan Pelayanan Jasa Pos Surat Korporat di Bagian Pos
Express Kantor Pos Solo 57100 Bulan Januari – Desember, Tahun 2011
Bulan Surat Korporat
Januari
Februari
Maret
April
Mei
Juni
Juli
Agustus
September
Oktober
November
Desember
20383
19512
19710
19806
19274
20563
21230
18722
19788
19320
20955
23097
Jumlah 242360
Sumber :Pos Express Kantor Pos Solo 57100, Tahun 2011
Administrasi sangat penting diterapkan untuk menunjang kelancaran
pelaksanaan tujuan suatu organisasi. Dengan adanya komponen sebagai
pendukung timbulnya kegiatan administrasi yaitu adanya proses administrasi,
suatu aktiva yang berlangsung terus - menerus dan berkaitan satu sama lain
dari setiap unsur yang ada. Sedemikian pentingnya Administrasi dalam suatu
organisasi sehingga dalam mengelolanya harus dengan maksimal.
Administrasi Kantor Pos Solo 57100 khususnya pada bagian Pos
Express sangat berperan penting karena dalam pengelolaan suratnya harus
baik dan teliti agar pelayanannya dapat berjalan secara maksimal.
Administrasi yang biasa terdapat dalam kantor pos yaitu mulai dari mengolah
surat yang akan dikirim, sampai dengan mengirim surat tersebut dengan tepat
waktu kepada pelanggan. Dari latar belakang masalah tersebut maka penulis
mengambil judul sebagai berikut:
“ ADMINISTRASI JASA POS SURAT KORPORAT DI BAGIAN POS
EXPRESS KANTOR POS SOLO 57100 “
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
4
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka dapat dirumuskan
masalah adalah sebagai berikut: “ Bagaimana Administrasi Jasa Pos Surat
Korporat Di Bagian Pos Express Kantor Pos Solo 57100 ? ”
C. Tujuan Pengamatan
Adapun tujuan dalam pengamatan ini adalah :
1. Tujuan Operasional
Untuk mengetahui dan memahami mengenai kegiatan administrasi jasa
pos surat korporat di bagian Pos Express Kantor Pos Solo 57100.
2. Tujuan Fungsional
Untuk memberikan manfaat bagi semua pihak yang membutuhkan
khususnya bagi Kantor Pos Solo 57100, baik itu pengetahuan, masukan,
saran dan bahan pertimbangan dalam kegiatan perusahaan.
3. Tujuan Individu
Untuk memenuhi syarat dalam memperoleh Gelar Profesional Ahli Madya
( A.md ) dalam Program Diploma III Manajemen Administrasi di Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
D. Manfaat Pengamatan
1. Bagi Pihak Perusahaan
Memberikan masukan dan evaluasi kerja Kantor Pos Solo 57100
khususnya Pos Express untuk memperbaiki dan mengembangkan
pelayanan jasa pos kepada masyarakat.
2. Bagi Penulis
Untuk lebih meningkatkan kemampuan mahasiswa dalam membuat skala
perbandingan dan penerapan teori yang diperoleh selama perkuliahan
dengan praktek yang sesungguhnya.
3. Bagi Pihak Lain
Sebagai informasi yang dapat digunakan untuk bahan pengamatan dan
menambah pengetahuan bagi yang berminat dalam bidang yang serupa.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
5
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
A. Pengertian Administrasi
Beberapa ahli mendefinisikan administrasi secara berbeda - beda
namun sebenarnya mengandung makna yang sama. Menurut Badri M.
Sukoco, ( 2007 : 5 ) dalam buku Manajemen Administrasi Perkantoran
Modern, mengatakan bahwa administrasi adalah cabang ilmu yang
memfokuskan pada layanan untuk mendapatkan, mencatat, dan menganalisa
informasi baik merencanakan maupun mengkomunikasikannya guna
mengamankan aset serta mempromosikan layanan untuk mencapai tujuan
perusahaan. Disebutkan juga administrasi adalah serangkaian aktivitas
merencanakan,mengorganisasi, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan
hingga menyelenggarakan secara tertib pekerjaan administrasi perkantoran
untuk menunjang pencapaian tujuan organisasi.
Menurut Sondang P. Siagian, ( 1970 : 13 ) Administrasi mempunyai
pengertian sebagai keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia
atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan
yang telah ditentukan sebelumnya.
Menurut S. Prajudi Atmosudirjo, ( 1982 : 43 ) administrasi adalah
fungsi utama yang harus dijalankan administrator. Sedangkan administrator
menurut Ninik Widiyanti, ( 1988 : 3 ) adalah setiap “ kepala organisasi ”,
yang harus membuat orang yang dipimpinnya itu hidup, dan tumbuh bergerak.
Administrasi juga dijabarkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia,
( 2007 : 9 ) merupakan :
1. Usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara –
cara penyelenggaraan pembinaan organisasi,
2. Usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan
pemerintahan,
3. Kegiatan kantor dan tata usaha.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
6
Menurut The Liang Gie, ( 2004 : 1 - 2 ) Administrasi adalah suatu
proses penyelenggaraan usaha kerjasama sekelompok orang dalam mencapai
tujuan tertentu. Adanya komponen sebagai pendukung timbulnya kegiatan
administrasi adalah adanya proses administrasi yaitu suatu aktiva yang
berlangsung terus menerus dan berkaitan satu sama lain dari setiap unsur yang
ada, adanya kerjasama yang mendukung kegiatan bersama dari orang yang ada
didalamnya, adanya tujuan yang hendak dicapai bersama dan terdiri dari 2
orang atau lebih untuk mencapai tujuan bersama.
Administrasi juga dikemukakan oleh Kusdi, ( 2009 : 7 ) menyatakan
bahwa:
“ Those aspects dealing more with the formulation of purpose, the value-laden
issues, and the human componenet of organization ”
Yang berarti aspek – aspek yang lebih banyak berurusan dengan formulasi
tujuan, masalah yang terkait dengan nilai, dan komponen manusia dalam
organisasi.
Administrasi juga dikemukakan oleh Saiman, ( 2002 : 12 – 13 ) yaitu
proses kegiatan suatu organisasi, antara lain :
1. Perkantoran, yaitu adanya proses pencatatan surat – surat dan data – data
lainnya yang sangat berkaitan dengan perkantoran tersebut.
2. Perusahaan, yaitu adanya pencatatan kekayaan dan persediaan –
persediaan yang dimiliki oleh suatu perusahaan dalam rangka untuk
aktivitas produksi perusahaan dan mencapai tujuan perusahaan.
Menurut The Liang Gie, ( 1976 : 8 ) dalam administrasi terdapat
beberapa unsur, unsur – unsur administrasi yang dimaksud, antara lain :
1. Pengorganisasian
Rangkaian pembuatan menyusun suatu kerangka yang menjadi wadah bagi
usaha kegiatan dari usaha kerjasama yang bersangkutan.
2. Manajemen
Rangkaian perbuatan menyampaikan warta dari satu pihak kepada pihak
lain dalam usaha kerjasama.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
7
3. Tata Hubungan
Rangkaian perbuatan menyampaikan warta dari satu pihak ke pihak lain
dalam usaha kerjasama.
4. Kepegawaian
Rangkaian perbuatan yang mengatur dan mengurus tenaga – tenaga kerja
yang diperlukan dalam usaha kerjasama.
5. Keuangan
Rangkaian perbuatan mengelola segi – segi pembelanjaan dalam usaha
kerjasama.
6. Perbekalan
Rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian, mendaftar,
memelihara sampai menyingkirkan segenap perlengkapan dalam usaha
kerjasama.
7. Tata Usaha
Rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, mengadakan,
mengirim dan menyimpan keterangan – keterangan yang diperlukan dalam
usaha kerjasama.
8. Perwakilan
Rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan dukungan dari
masyarakat seiring terhadap usaha kerjasama.
Berdasarkan pengertian – pengertian diatas maka dapat disimpulkan
bahwa administrasi dalam pengamatan ini mengacu pada pengertian
Administrasi menurut Saiman, ( 2002 : 12 – 13 ) yaitu proses kegiatan suatu
organisasi, antara lain :
1. Perkantoran, yaitu adanya proses pencatatan surat – surat dan data – data
lainnya yang sangat berkaitan dengan perkantoran tersebut.
2. Perusahaan, yaitu adanya pencatatan kekayaan dan persediaan –
persediaan yang dimiliki oleh suatu perusahaan dalam rangka untuk
aktivitas produksi perusahaan dan mencapai tujuan perusahaan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
8
B. Pengertian Jasa
1. Pengertian Jasa
Usaha untuk membedakan antara jasa dengan barang sering kali
mengalami berbagai kesulitan. Hal ini disebabkan karena pembelian suatu
barang sering kali disertai dengan jasa - jasa tertentu, misalnya pembelian
garansi pelatihan dan bimbingan operasional dan reparasi. Pembelian suatu
jasa sering kali juga diikuti dengan barang - barang tertentu, misalnya
makanan di restoran, telepon dan jasa telekomunikasi. Meskipun demikian,
bukan berarti tidak ada definisi yang jelas tentang jasa.
Menurut Fandy Tjiptono, ( 2002 : 2 ) menyatakan Jasa sebagai setiap
tindakan atau perbuatan yang dapat ditawarkan oleh suatu pihak kepada pihak
lain yang secara prinsip bersifat intangible ( tidak berwujud fisik ) dan tidak
menyebabkan perpindahan kepemilikan apapun produksinya bisa dan bisa
juga tidak terkait pada suatu produk fisik.
2. Klasifikasi Jasa
Rambat Lupiyoadi, ( 2001 : 8 – 9 ) mengemukakan bahwa terdapat dua
kriteria klasifikasi jasa dalam pemasarannya, yaitu:
a. Segmen pasar
Dalam hal ini jasa dapat dibedakan menjadi 2 ,jasa kepada konsumen
akhir ( misalnya asuransi jiwa dan pendidikan ) dan jasa kepada
konsumen industri ( misalnya jasa akuntansi dan perpajakan, jasa
konsultan manajemen ). Ada persamaan antara dua segmen tersebut
dalam pembelian jasa, baik konsumen akhir dan konsumen
organisasional sama – sama melalui proses pengambilan keputusan
meskipun faktor yang mempengaruhi berbeda. Perbedaan utama antara
kedua segmen tersebut adalah alasan dalam memilih jasa yang
dibutuhkan dan kompleksitas pengerjaan jasa tersebut.
b. Tingkat keberwujudan ( Tangibility )
Kriteria ini berhubungan dengan tingkat keterlibatan produk fisik
dengan konsumen. Dalam hal ini jasa dapat dibedakan menjadi:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
9
1) Rented Goods Service
Dalam jenis ini, konsumen menyewa dan menggunakan produk –
produk tertentu. ( kepemilikan tetap berada pada pihak perusahaan
yang menyewakannya ) berdasarkan tarif dan jangka waktu
tertentu. Misalkan penyewaan mobil, penyewaan VCD, penyewaan
villa dan penyewaan apartemen.
2) Owned Goods Service
Pada jenis ini, produk - produk yang dimiliki konsumen direparasi,
dikembangkan atau ditingkatkan kinerjanya, atau dipelihara dan
dirawat oleh perusahaan yang menawarkan jasa tersebut. Misalnya
jasa reparasi arloji, reparasi mobil dan pencucian pakaian.
Jasa memiliki 6 karakteristik , yaitu yang terdiri dari :
a. Intangibility, yaitu jasa bersifat abstrak dan tidak berwujud.
b. Heterogenity atau variability, jasa bersifat non standar dan sangat
variable.
c. Inseparability, yaitu jasa umumnya diproduksi dan dikonsumsi pada
waktu bersamaan dengan partisipasi konsumen dalam prosesnya.
d. Perishability, yaitu jasa tidak mungkin disimpan dalam bentuk
inventaris.
e. Unstorability, yaitu jasa tidak mengenal persediaan atau penyimpanan
dari produk yang telah dihasilkan, disebut juga jasa tidak dipisahkan
karena dihasilkan dan dikonsumsi secara bersamaan.
f. Customization, yaitu jasa sering didesain khusus untuk kebutuhan
pelanggan atau konsumen, sebagaimana pada jasa asuransi dan
kesehatan.
Jadi, dapat diambil kesimpulan bahwa jasa adalah suatu kegiatan
ekonomi yang outputnya bukan produk akan tetapi merupakan tidakan atau
perbuatan yang ditawarkan satu pihak kepada pihak lain, yang dikonsumsi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
10
bersamaan dengan waktu produksi dan memberikan nilai tambah yang bersifat
tidak berwujud.
C. Pengertian Surat – Menyurat
1. Pengertian Surat
Hal mengenai surat menyurat baik pada instansi maupun pemerintah
ataupun pada dunia bisnis, ternyata masih banyak kesalahan dalam penulisan
surat dan membutuhkan pengertian yang tepat.
Surat menurut Thomas Wiyasa, ( 2003 : 1 ) adalah alat untuk
menyampaikan suatu maksud secara tertulis dari satu pihak kepada pihak lain,
atau salah satu kegiatan berbahasa yang dilakukan dalam komunikasi tertulis.
Yang tersangkut dalam kegiatan surat menyurat dapat perseorangan atau
badan ( organisasi ). Disamping itu dalam mengemukakan maksudnya harus
memperhatikan sifat surat yang dibuatnya, dan kedudukannya sendiri dan
tingkatan surat.
Surat juga dikemukakan oleh Saiman, ( 2002 : 75 ) adalah suatu alat
komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak
lain untuk menyampaikan warta atau pesan.
Surat juga dikemukakan oleh Wursanto, ( 1991 : 11 ) merupakan suatu
alat penyampaian informasi dengan keterangan – keterangan ( keputusan,
pernyataan, pemberitahuan, dan permintaan ) secara tertulis dari satu pihak ke
pihak yang lainnya.
Meskipun saat ini alat komunikasi sudah demikian canggihnya, dengan
begitu banyaknya sarana komunikasi misal telepon, teleks, telegraf, radio,
televisi, atau bahkan email, internet, surat dengan keunikan peranannya tetap
bertahan dengan kelebihan sendiri, Hal ini juga disampaikan berdasarkan
Sikka Mutiara Silmi ( 2001 : 2 ) diantaranya :
a. Praktis karena surat adalah sarana komunikasi yang dapat menyimpan
rahasia dan dapat memuat informasi secara panjang lebar
dibandingkan sarana komunikasi lainnya dengan biaya yang dapat
terjangkau.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
11
b. Efektif karena informasi atau keterangan yang disampaikan sesuai
dengan sumber aslinya, tanpa adanya penyingkatan atau istilah khusus
yang terkadang tidak dimengerti oleh penerimanya.
c. Ekonomis karena biaya pembuatan serta pengirimannya relatif jauh
lebih murah dibandingkan sarana komunikasi lainnya. Dengan segala
kelebihan, banyak lokasi daerah yang terpencar maka surat sangat
diperlukan untuk sarana komunikasi meski jauh lebih canggih dan
mengingat daerah tersebut sulit dijangkau.
Jadi, surat dapat disimpulkan suatu benda yang merupakan bukti hitam
diatas putih sebagai sarana komunikasi. Selain itu surat dapat menyimpan
rahasia dan biaya pembuatan maupun pengirimannya relatif murah.
2. Pengertian Surat Menyurat
Hubungan timbal balik antara seseorang dengan alat komunikasi
secara lisan maupun tertulis dapat menjadi hubungan surat menyurat ataupun
korespondensi surat. Banyak para ahli mengemukakan tentang korespondensi
yaitu pada intinya hal yang berkaitan dengan kirim surat.
Menurut Sedamaryanti dalam Ida Nuraida, ( 2008 : 50 ) menyatakan
bahwa surat menyurat juga disebut dengan korespondensi, yaitu salah satu
bentuk komunikasi dengan mempergunakan surat sebagai alat, korespondensi
merupakan salah satu komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu
dilaksanakan dalam tugas sehari – hari.
D. Pengertian Surat Korporat
Dalam bidang jasa terutama bidang jasa pos, kontrak korporat juga
dapat diartikan sebagai perjanjian kerjasama/ kontrak bisnis dengan Pos
Express dalam hal pengiriman jasa pos baik surat pos maupun paket pos oleh
perusahaan baik pada perusahaan menengah atas maupun menengah bawah.
Surat Korporat berdasarkan PT. Pos Indonesia, ( 2004 ) yaitu surat pos
perusahaan yang penanganannya dan perlakuannya sesuai dengan keinginan
dan dari hasil negosiasi dengan pelanggan perusahaan ( korporat ).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
12
E. Administrasi Surat
Administrasi menurut The Liang Gie, ( 2004 : 1 - 2 ) adalah suatu
proses penyelenggaraan usaha kerjasama sekelompok orang dalam mencapai
tujuan tertentu.
Surat yang dikemukakan oleh Saiman, ( 2002 : 75 ) adalah suatu alat
komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak
lain untuk menyampaikan warta atau pesan.
Berdasarkan pengertian tersebut sudah jelas bahwa administrasi surat
adalah semua kegiatan dari mencatat, menghimpun, mengolah, menggandakan
dan menyimpan suatu data atau informasi yang dikerjakan melalui kerjasama
dengan prosedur yang berurutan, baik dan tepat guna mencapai tujuan dalam
penyampaian informasi berupa komunikasi secara tertulis.
F. Metode Pengamatan
1. Lokasi Pengamatan
Pengamatan dilakukan Pada Kantor Pos Solo 57100, Di Jalan Jenderal
Soedirman No. 8 Solo.
Pemilihan lokasi ini didasarkan atas pertimbangan sebagai berikut :
a. Terdapat masalah yang ingin dikaji yang sesuai dengan judul
pengamatan, karena Kantor Pos Solo 57100 merupakan salah satu
lembaga adminstrasi pos dalam bisnis kurir yang berstatus BUMN
sehingga administrasi surat menyurat khususnya surat korporat sangat
diperlukan guna meningkatkan persaingan dalam hal bisnis kurir surat
korporat dalam rangka memperoleh keuntungan dan melanjutkan
transformasi bisnis dengan berbagai perusahaan baik besar maupun
kecil, apalagi dengan semakin banyaknya persaingan dengan
berdirinya lembaga pos bisnis kurir lainnya.
b. Penulis memperoleh ijin dalam melaksanakan pengamatan sehingga
memungkinkan penulis untuk mendapatkan data, informasi dan
referensi yang dibutuhkan.
c. Lokasinya mudah terjangkau oleh berbagai kalangan masyarakat.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
13
2. Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini yang digunakan adalah pengamatan deskriptif,
yaitu jenis pengamatan yang berusaha menggambarkan keadaan atau
fenomena sosial tertentu yang memaparkan, menafsirkan dan menganalisa
data yang ada. Jadi berusaha menggali, menyelami dan mengemukakan fakta -
fakta atau permasalahan yang dihadapi. Dalam hal ini, penulis
mendeskripsikan mengenai aktivitas - aktivitas administrasi surat menyurat
korporat di Kantor Pos Solo 57100 khususnya pada bagian Pos Express.
3. Sumber Data
Data merupakan suatu fakta atau keterangan dari obyek yang diteliti,
sumber data dalam pengamatan ini adalah sebagai berikut :
a. Narasumber ( informan )
Adalah sumber data yang secara langsung didapat melalui pengamatan
di lapangan dengan cara melalui informasi dari informan yang
terpercaya yaitu diantaranya keterangan dari :
1) Kepala Supervisor Operasi Kantor Pos Solo 57100 khususnya
bagian Pos Express.
2) Team pegawai atau karyawan Pos Express Kantor Pos Solo 57100.
3) Petugas Puri dan Kurir .
b. Tempat atau Lokasi
Adalah sumber data yang didapat dengan cara langsung dan didapat
melalui para petugasnya dan pengamatan langsung dilapangan yaitu
dari lokasi tempat kuliah kerja magang ( KKM ) di Kantor Pos Solo
57100 yang berada ditengah kota Solo yaitu di Jalan Jenderal
Sudirman no. 8 Solo
c. Data dan Dokumentasi
Adalah sumber data yang didapat dengan cara tidak langsung diperoleh
dilapangan yaitu melalui hasil data dokumentasi yang berupa arsip
surat korporat, data pelanggan korporat dari berbagai perusahaan yang
dientry pada aplikasi I - POS yang berjumlah 72 nasabah, resi dan
surat yang sudah kadaluwarsa/ alamat tidak jelas, dll yang bersifat
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
14
mendukung keterangan narasumber yang didapat dengan cara
mendokumentasikan dan mencatat data hasil yang lainnya pada
pelaksanaan pengamatan mahasiswa maupun data - data yang sudah
ada di Kantor Pos Solo 57100.
d. Benda dan gambar
Sumber data yang didapat dengan cara tidak langsung diperoleh di
lapangan yaitu dengan melalui benda dari Pos Express yang berupa
bukti terima kirim ( resi ), surat daftar pengantar kiriman dan neraca
loket pos express, bukti adpis kirim surat yang dikirim melalui pesawat
dan berupa gambar lokasi dan tata arsitektur kantor Pos Express dilihat
dari depan atau luar.
4. Teknik Pengumpulan Data
Kecermatan dalam memilih dan menyusun serta mengumpulkan data
ini sangat dipengaruhi oleh obyektivitas hasil pengamatan.
Adapun metode yang digunakan oleh penulis dalam usaha untuk memperoleh
data tersebut adalah :
a. Wawancara
Adalah suatu cara pengumpulan data dengan menggunakan tanya
jawab secara lisan dan langsung yang berhubungan dengan materi
pengamatan dan kegiatan yang dipelajari di lapangan kepada tim
pegawai pos express, sehingga memberi kemungkinan bagi pengamat
dengan mengadakan komunikasi secara langsung dengan informan.
Dalam hal ini, informan tersebut adalah :
1) Kepala Supervisor Operasi Kantor Pos Solo 57100 khususnya
bagian Pos Express yaitu Bapak Agus Irianto.
2) Team pegawai atau karyawan Pos Express Kantor Pos Solo 57100,
diantaranya Bapak Agus Haryanto, Ibu Jani Ernawati, Ibu Maysun,
Mas Heri, Mas Agus Susilo.
3) Petugas Puri dan Kurir ), diantaranya Mas Lutfi, Mas Fitri, Bapak
Harjono, Mas Kris, Mas Yusuf, Mas Abdul, Mas Fajar.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
15
b. Observasi
Adalah suatu cara pengumpulan data dengan mengamati,
mendengarkan, mencatat dan melihat secara langsung kegiatan atau
aktifitas yang dilakukan oleh team pegawai pos express dalam kegiatan
kerja ( collecting hingga reporting ) proses administrasi jasa surat pos
khususnya surat korporat ( perusahaan ) di Kantor Pos Solo 57100.
c. Metode Kepustakaan
Adalah suatu cara pengumpulan data dengan membaca, menelusuri,
serta menelaah buku pedoman dari pengarang dan buku pedoman
tentang pengetahuan I - POS lainnya yang didapat dari Kantor Pos
Solo, sebagai referensi dan untuk menggali teori – teori yang
berkembang yang ada hubungannya dengan materi pengamatan
sehingga dapat dipercaya kebenarannya.
5. Teknik Analisis Data
Teknik analisis data yang digunakan dalam pengamatan ini adalah
analisis model interaktif. Menurut HB. Sutopo, ( 2002 : 91 – 93 ) dalam model
ini ada 3 komponen analisis yaitu reduksi data, sajian data dan penarikan
kesimpulan dilakukan dengan bentuk interaktif dengan proses pengumpulan
data sebagai siklus. Ketiga kegiatan dalam analisis modl interaktif dapat
dijelaskan sebagai berikut.:
a. Reduksi Data ( Data Reduction )
Diartikan sebagai proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, dan
abstraksi data dari fieldnote. Proses ini berlangsung terus menerus
sepanjang pelaksanaan pengamatan. Prosesnya diawali sebelum
pelaksanaan pengumpulan data. Artinya sudah berlangsung sejak
pengamatan pengambilan keputusan tentang kerangka kerja
konseptual, melakukan pemilihan kasus, menyusun pertanyaan
pengamatan, dan waktu menentukan cara pengumpulan data yang akan
digunakan. Dan juga proses analisis yang mempertegas,
memperpendek, membuat fokus, membuang hal - hal yang tidak
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
16
penting, dan mengatur data sedemikian rupa sehingga simpulan
pengamatan dapat dilakukan.
b. Penyajian data
Diartikan sebagai suatu rakitan organisasi informasi, deskripsi dalam
bentuk narasi yang memungkinkan simpulan penelitian dapat
dilakukan. Rakitan kalimat yang disusun secara logis dan sistematis,
sehingga bila dibaca akan bisa mudah dipahami berbagai hal yang
terjadi dan memungkinkan pengamat untuk berbuat sesuatu pada
analisis ataupun tindakan lain berdasarkan pemahamannya tersebut.
Ataupun merupakan narasi yang disusun dengan pertimbangan
permasalahannya dengan menggunakan logika pengamatanya.
c. Penarikan kesimpulan ( Conclusion Drawing )
Kesimpulan yang diambil perlu diverifikasi agar cukup mantap dan
benar - benar dipertanggungjawabkan. Perlu dilakukan aktifitas
pengulangan untuk tujuan pemantapan, penelusuran data kembali
dengan cepat, mungkin sebagai akibat pikiran yang timbul melintas
pada pengamat pada waktu menulis sajian data dengan melihat
kembali catatan lapangan. Simpulan akhir tidak akan terjadi sampai
pada waktu proses pengumpulan data berakhir.
Bagan 2.1 Model Analisis Interaktif
Pengumpulan Data
Reduksi Data Sajian Data
Penarikan Kesimpulan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
17
BAB III
DESKRIPSI PERUSAHAAN
A. Sejarah Perkembangan Kantor Pos Solo 57100
Berdirinya Kantor Pos Surakarta tidak terpisahkan dari perkembangan
kota Surakarta pada umumnya dan perkembangan dinas pos pada khususnya.
Pada dasarnya PT. Pos Indonesia (Persero) Kota Surakarta tidak terlepas dari
sejarah PT. Pos Indonesia (Persero) secara utuh. Berdirinya kantor PT. Pos
Indonesia (Persero) kota Surakarta tidak secara pasti diketahui kapan
berdirinya. Sekitar tahun 1812 sesungguhnya telah ada perhubungan pos di
Surakarta, namun masih dalam masa penjajahan Perancis karena pada masa
tersebut Surakarta masih suatu kerajaan.
Di awal berdirinya, dinas pos masih berstatus sebagai jawatan dan
menjadi satu dengan telegram dan telepon sehingga disebut dengan jawatan
PTT. Pada masa terjadi Agresi Militer Belanda II, banyak kantor PTT yang
dibumihanguskan termasuk Kantor Pos Solo didalamnya, hal ini bertujuan
untuk melindungi dan mempertahankan diri besrta alat – alat telekomunikasi.
Namun diperkirakan juga pada tahun 1945 Kantor Pos Solo 57100 dibangun
kembali sebagai kantor pos utama ( rayon ). Keadaan umum jawatan PTT
setelah berakhirnya masa perang kemerdekaan adalah pelaksanaan berbagai
upaya perbaikan dan pembangunan, serta upaya menghadapi hambatan –
hambatan di berbagai daerah. Keadaaan yang semakin membaik mulai
dirasakan, misalnya dengan diadakan seminar Rehabilitatiion Centre di Solo
pada tahun 1957. Pada bidang pendidikan diadakan tingkat pendidikan
menengah yang meliputi tentang pendidikan pengawas pos, pendidikan
pengatur pos dan pendidikan perakit pos.
Perkembangan pos yang cukup baik dari tahun ke tahun dan dalam
rangka efisiensi dn efektifitas usaha penyelenggaraan jasa pos dan giro,
utamanya dalam menjalankan peranannya sebagai salah satu pelaku
perekonomian nasional, sesuai dengan tujuan yang ada dalam PP No. 5 tahun
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
18
1995, maka Perum Pos dan Giro Kota Surakarta berubah menjadi perusahaaan
Perseroan yakni PT. Pos Indonesia (Pesrero) Kota Surakarta. Lokasi kantor
Solo 57100 terletak di Jalan Jenderal Sudirman No. 8 Solo.
B. Identifikasi Instansi
Nama : PT. Pos Indonesia (Persero) Solo 57100
Alamat : Jalan Jenderal Sudirman No. 8 Solo
Pimpinan : Bapak Achmad Chaerul Hadi
C. Visi dan Misi
Dalam pendiriannya PT. Pos Indonesia mempunyai visi dan misi
sebagai arah orientasi perusahaan dalam melakukan pelaksanaan operasional.
Adapun visi dan misinya adalah sebagai berikut :
1. Visi PT. Pos Indonesia
( 2009 – 2010 ) Integrated mail, logistics and services infrastructure.
( 2011 - 2013 ) Indonesia’s leader in the mail, logistic, and financial
services.
( 2014 – 2018 ) ASEAN champion of postal industries.
Menjadi perusahaan pos yang berkemampuan memberikan solusi
terbaik dan menjadi pilihan utama stakeholder domestic maupun internasional
dalam mewujudkan pengembangan bisnis dengan pola kemitraan yang
didukung oleh sumber daya manusia yang unggul dan menjunjung tinggi nilai.
2. Misi PT. Pos Indonesia
Pos Indonesia is business of providing reliable solutions in mails,
logistics and financial services using the widest possible integrated business
network with the with the best available infrastructure and nurturing
collaborative relationships.
Memberikan solusi terbaik bagi badan bisnis, pemerintah dan individu
melalui penyediaan sistem bisnis dan layanan komunikasi tulis, logistic,
transaksi keuangan, dan filateli berbasis jaringan terintegrasi, terpercaya, dam
kompetitif di pasar domestik dan internasional.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
19
D. Tugas dan Fungsi
PT. Pos Indonesia merupakan suatu Badan Usaha Milik Negara yang
bergerak di bidang jasa. Tujuan yang ingin dicapai adalah membangun dan
mengembangkan usaha pelayanan Pos dan Giro guna memperlancar hubungan
masyarakat untuk menunjang terlaksananya pembangunan internasional.
PT. Pos Indonesia mempunyai tugas dan fungsi sebagai berikut :
1. Tugas PT. Pos Indonesia
a. Penyelenggaraan dan pelayanan pos dan giro, baik dalam negeri
maupun luar negeri.
b. Perencanaan pembangunan dan perluasan sarana – sarana pos dan giro.
c. Usaha ini sesuai dengan peraturan yang berlaku.
2. Fungsi PT. Pos Indonesia
a. Pelayanan kepada masyarakat umum dalam bidang penyelenggaraan
lalu lintas barang, misalnya : pelayanan surat menyurat.
b. Pelayanan kepada masyarakat umum dalam bidang penyelenggaraan
lalu lintas berita, misalnya : pelayanan surat menyurat.
c. Pelayanan kepada masyarakat umum dalam bidang pemberian
pembayaran pensiun.
d. Pelayanan kepada masyarakat umum dalam bidang penyelenggaraan
lalu lintas uang, misalnya : pengiriman atau penerimaan uang dalam
bentuk wesel.
E. Kepemilikan Modal
PT. Pos Indonesia merupakan perusahaan BUMN sehingga
kepemilikan modal adalah pada pemerintah, dibawah pengawasan sepenuhnya
Departemen Keuangan dalam hal ini adalah Menteri Keuangan.
F. Produk – Produk
Setiap bagian – bagian atau unit – unit kerja tersebut yang mengurusi
produk – produk pos. bagian – bagian atau unit – unit kerja dan produk pos
tersebut adalah sebagai berikut :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
20
1. Kiriman Internasional
a. Express Post
Layanan pengiriman dokumen dan barang express dengan jangkauan
lebih dari 200 negara dengan fasilitas track and trace.
b. EMS
EMS merupakan layanan Premium PT. Pos Indonesia (Persero) untuk
pengiriman dokumen dan barang dagangan ke luar negeri.
Kiriman express ke 83 negara yang masuk dalam jaringan EMS.
Pengiriman maupun penerimaan dapat dilacak secara elektronik.
c. Paket pos Internasional
Layanan Pengiriman Barang ke 184 negara, baik Paket Pos
Internasional Udara maupun Paket Pos Internasional Laut.
d. Wesel pos Internasional
Layanan Pengiriman Uang dari ke 14 negara ( Brunei, Hongkong, Iran,
Jepang, Korea Selatan, Malaysia, Filipina, Qatar, Singapura, Uni
Emirat Arab, Australia, Brasil, Taiwan, Thailand ) dan dapat dilayani
oleh seluruh Kantor Pos Online Weselpos.
2. Filateli
Filateli merupakan hobi dalam mengumpulkan perangko, tanpa disadari.
Seorang pengumpul perangko yang menekuni hobinya dengan sungguh –
sungguh, akan memperoleh pengetahuan yang luas. Perangko – perangko
yang diterbitkan oleh berbagai Negara biasanya menampilkan gambar –
gambar yang berkaitan dengan sejarah, ekonomi, politik, kebudayaan,
flora, fauna, dan lain – lain.
3. Hybrid Mail
Hybrid mail merupakan surat elektronik atau yang lebih dikenal dengan
nama SMS ( Short Message Services ) yang meliputi antara lain:
a. Ratron Simpati
Layanan surat dan pemberitaan singkat berupa ucapan/ pesan simpati
dari satu orang ke orang lain dalam wilayah yang berbeda.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
21
b. SMS Ratron Simpati
Layanan pengiriman dan pemberitaan singkat melalui SMS kepada
masyarakat yang tidak memiliki pesaat selular.
c. SMA – POS
Pengiriman ucapan selamat melalui SMS yang dikirimkan oleh
pemegang pesawat selular kepada masyarakat dan akan diterima dalam
bentuk ucapan.
4. Ritel
Kios Pos merupakan salah satu inovasi kantor pos untuk memberikan
pelayanan ekstra kepada konsumen. Peningkatan nilai pelayanan kantor
pos yang dilakukan melalui proses transformasi dari konsep “ office ”
menuju konsep “ store ” dengan meningkatkan fungsi KIOS POS sebagai
pasar yang menjembatani interaksi konsumen – produsen dan sebagai
pusat informasi sekaligus sarana untuk berkomunikasi dan bertemu antar
anggota masyarakat.
5. Logistik
Layanan pengriman barang dengan spesifikasi dan harga yang sesuai
dengan pemerintah/ kesepakatan yaitu :
a. Layanan Kargo
Beberapa jenis layanan kargo yang ditawarkan :
1) Point to Point
a. Layanan pengiriman barang dari gudang pengiriman langsung
ke gudang penerima.
b. Harga dapat dinegosiasikan.
2) Kargo Pos
a. Solusi untuk kiriman konsumen tanpa batasan ukuran dan
berat.
b. Garansi Asuransi ongkos kirim dan nilai barang.
c. Pengurusan penyelesaian dokumen.
d. Tarif kompetitif.
e. Pengurusan penyelesaian dokumen.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
22
f. Tarif kompetitif.
b. Layanan Logistic Lainnya
Layanan logistic lainnya yang ditawarkan antara lain :
1) Warehousing
2) Customs clearance
3) Management inventory
4) Marking & Labelling/ Praposting
5) Tracking
6. Keuangan
PT. Pos Indonesia juga melayani jasa keuangan dengan layanan kelas
dunia dan handal sehingga konsumen akan terpenuhi, diantaranya :
a. System Online Payment Point ( SOPP )
Merupakan cara termudah, cepat, praktis dalam melakukan setoran
tabungan, pembayaran tagihan, rekening telephone selular, asuransi,
kredit, penerimaan pajak, dan isi ulang kartu selular.
Kerjasama SOPP di Solo dilakukan dengan kerjasama dengan
TELKOM, TELKOMSEL, INDOSAT, ADIRA, BAF, OTO
FINANCE, AIG LIPPO, GE CONSUMER SERVICE, ABN AMRO,
FIF, SHARE - E, PLN, SETORAN PAJAK, BANK MUAMALAT
INDONESIA, BHAKTI FINANCE, NUSAPRO, WANA ARTHA,
KARTU HALO, KARTU MATRIKS, dan FLEXI.
b. Wesel Pos Standar
Sarana pengiriman uang untuk tujuan keseluruhan Indonesia dengan
service level paling cepat 2 hari ( H+2 ) uang dapat diantar sampai
rumah.
c. Wesel Pos Prima
Sarana pengiriman uang untuk tujuan ke seluruh Indonesia dengan
service level H+0/ H+1. Produk kiriman uang cepat, dapat diantar
sampai rumah.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
23
d. Wesel Pos Instan
Merupakan solusi untuk pengiriman uang anda secara cepat dan aman
karena penerima dilengkapi dengan PIN. Dapat diambil seluruh Kantor
Pos dalam jaringan.
e. Wesel Pos Berlangganan
Sarana pengiriman uang untuk tujuan keseluruh Indonesia dalam
jumlah uang yang tetap dan rutin. Kiriman uang dapat dterima
dirumah.
f. Wesel Pos Luar Negeri
Sarana pengiriman dan penerimaan uang dengan tujuan keseluru dunia
dan dengan service H+0 dan dapat diterima di semua kantor pos
jaringan.
7. Paket Pos
Merupakan layanan dalam pengiriman paket ke seluruh Indonesia dan
dunia layanan darat, laut maupun udara yang meliputi :
a. Paket Pos Biasa
Kemasan yang berisi barang dengan ketentuan sebagai berikut :
1) Darat/ Laut dengan berat maksimum 40kg
2) Udara dengan berat maksimum 30kg
b. Paket Pos Kilat
Layanan prioritas dari unit logistic PT. Pos Indonesia yang tersedia di
28 provinsi di Indonesia. Layanan ini menawarkan garansi waktu
tempuh dan ganti rugi jika terjadi keterlambatan atau hilang.
8. Surat Pos
a. Surat Pos Biasa ( Standar )
Layanan pengiriman pesan dan barang secara impresif untuk semua
lapisan masyarakat.
b. Surat Pos Kilat Khusus
Sarana pengiriman dokumen dan barang domestik yang cepat dengan
jaringan terluas.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
24
c. Pos Express
Jasa kurir cepat ( Express Courier Service ), merupakan layanan
kiriman ritel terdiri dari :
1) Service Level Guarantee Based, memiliki keunggulan :
a) Time Certain akurat dan terlacak.
b) Layanan dituangkan dalam perjanjian kerja sama/kontrak
berdasarkan Service Level Aggrement ( SLA ) yang telah
disepakati kedua belah pihak.
c) System Collecting yang memberikan kemudahan bagi
pelanggan maupun bagi unit bisnis pos express dalam
memproses kiriman.
2) Mailing Room
a) Layanan dituangkan dalam perjanjian kerja sama/ kontrak
berdasar Service Level Aggrement ( SLA ) yang telah
disepakati kedua belah pihak.
b) Layanan Mailing Room yaitu Penanganan kiriman antar kantor
cabang pada suatu perusahaan.
3) Surat Pos Tercatat
Sarana pengiriman dokumen dan barang dengan aman dan dalam
jangkauan terluas.
4) Surat Pos Kilat
Sarana pengiriman pesan dan barang secara impresif dan cepat
yang dapat diposkan kapan saja dan dimana saja.
G. Lokasi Kantor Pos Solo 57100
Kantor Solo 57100 terletak ditengah kota Surakarta tepatnya di Jalan
Jenderal Sudirman No. 8 Solo, berdekatan dengan Balaikota Surakarta yang
merupakan Unit Pelaksanaan Teknis ( UPT ) serta sebagai Sentral Pengelolaan
Pos ( SPP ) dengan fungsi yang cukup lengkap ditinjau dari segi aktivitas
layanan fungsi – fungsi antara lain :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
25
1. Sebagai Kantor Pos
2. Sebagai Kantor Sentral Distribusi
3. Sebagai Kantor Sentral Giro Gabungan
Untuk melayani kebutuhan masyarakat akan jasa pos, maka Kantor
Pos Solo juga merupakan Kantor Pos Pusat menyediakan loket antara lain :
a. Loket Layanan Jasa Komunikasi Prioritas, melayani Kilat Khusus,
Prima Pos dan EMS
b. Loket Wesel Pos Terima dan Kirim
c. Loket Tabanas dan Layanan Takukersa atau JPS
d. Loket Giro
e. Loket BPM ( Benda Pos Materai )
f. Loket SOPP
g. Loket Filateli
h. Loket Customer Service ( CS )
i. Loket Pensiun
j. Loket Layanan Logistik/ Paket Pos
Untuk melaksanakan fungsi – fungsi yang cukup lengkap tersebut, di
Kantor Pos Solo 57100 dibentuk 13 bagian yang masing – masing dipimpin
oleh seorang supervisor, kecuali bagian pengolahan pos dipimpin oleh 3 orang
supervisor yang bertugas bergantian secara shift.
Untuk melayani masyarakat kota Solo yang membutuhkan layanan
jasa pos, Kantor Pos Solo 57100 mempunyai fasiitas pelayanan sebagai
berikut :
a. Kantor Pos Pusat sebanyak 1 buah
b. Kantor Pos cabang sebanyak 22 buah
c. Pos Keliling Desa sebanyak 5 buah
d. Pos Sarling sebanyak 3 buah
e. Pos Desa sebanyak 2 buah
f. Agen Pos sebanyak 20 buah
g. Depot BPM sebanyak 61 buah
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
26
h. Pos Sekolah sebanyak 8 buah
i. Kotak Pos sebanyak 796 buah
j. Trompol Pos sebanyak 24 buah
k. Bis Surat sebanyak 109 buah
l. Loket di Kantor Pos Pusat sebanyak 19 buah
m. Loket di Kantor Pos Cabang sebanyak 64 buah
Jangkauan pelayanan di Kantor Pos Solo 57100 meliputi seluruh
wilayah kota Surakarta dengan jumlah kecamatan dan kelurahan sebagai
berikut :
1. Kecamatan sebanyak 5 kecamatan
2. Kelurahan sebanyak 51 kelurahan
Untuk tiap-tiap kecamatan tersebut telah tersedia masing-masing 1
buah Kantor Pos Cabang ( KPC ) Kantor Pos Solo 57100 memiliki 22 buah
Kantor Pos Cabang ( KPC ) yang tersebar di seluruh Kota Surakarta, antara
lain :
a. KP Cabang Gading
b. KP Cabang UNS
c. KP Cabang Purwosari
d. KP Cabang Nusukan
e. KP Cabang Semanggi
f. KP Cabang Bekonang
g. KP Cabang Ngringo
h. KP Cabang Kerten
i. KP Cabang Pajang
j. KP Cabang Mojosongo
k. KP Cabang Jebres
l. KP Cabang Gondangrejo
m. KP Cabang UMS
n. KP Cabang Jongke
o. KP Cabang Cengklik
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
27
p. KP Cabang Makamhaji
q. KP Cabang Colomadu
r. KP Cabang Solo Baru
s. KP Cabang Kartosuro
t. KP Cabang Solo Barat
u. KP Cabang Setabelan
v. KP Cabang Tipes
Disamping itu, Kantor Pos Solo 57100 juga melayani :
a. Sebagian wilayah Kabupaten Sukoharjo, yang meliputi kecamatan
Kartosuro, Bekonang, dan Grogol.
b. Sebagian wilayah Kabupaten Karanganyar, yang meliputi kecamatan
Colomadu, Gondangrejo, dan Ngringo.
Kantor Pos Solo 57100 memiliki jam buka loket 6 hari dalam
seminggu dengan jam buka sebagai berikut :
1. Jam buka loket di Kantor Pos Pusat Solo 57100
Senin – Sabtu : pukul 07.00 – 19.00 WIB
Minggu/ hari libur : tutup
2. Jam buka loket di Kantor Pos Cabang
Senin – Kamis : pukul 07.30 – 14.00 WIB
Jumat – Sabtu : pukul 07.30 –11.00 WIB
Minggu/ hari libur : tutup
H. Struktur Organisasi Kantor Pos Solo 57100
Struktur organisasi di Kantor Pos Solo 57100 digambarkan dalam
bentuk struktur organisasi garis, dimana dalam struktur organisasi ini
wewenang dari puncak pimpinan yaitu Kepala Kantor Pos Solo 57100
dilimpahkan kepada pejabat umum manajer operasional yang bertugas sebagai
koordinator operasional dari berbagai kepala bagian.
Deskripsi jabatan Kantor Pos Solo 57100 adalah sebagai berikut :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
28
1. Kepala Kantor Pos
Tugasnya bertanggung jawab terhadap segala aktivitas kantor dan segala
kegiatan yang berkaitan dengan tujuan organisasi sebagai penentu,
penggerak, dan pengarah.
2. Wakil Kepala Kantor Pos/ Manajer Operasional
Tugasnya bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan operasional
kantor.
3. Quality Control
Tugasnya bertanggung jawab mengawasi dan sebagai pengontrol kualitas
serta mutu layanan agar sesuai dengan standar kualitas yang ditentukan
4. Supervisor Bagian Layanan 1 dan Layanan 2
a. Bertanggung jawab dan melakukan pengawasan terhadap pelayanan di
loket giro pos
b. Bertanggung jawab terhadap kelancaran dinas dan memeriksa neraca
di loket Wesel, Tabanas, Kukesra/ Takesra, Pensiun, dan layanan
keagenan lainnya
c. Bertanggung jawab terhadap pengawasan pemakaian register berharga
di loket penyaluran dana.
d. Bertanggung jawab terhadap penagihan dan penyelesaian fee
pembayaran pension dan fee pemotongan uang pension, serta fee
keagenan lainnya.
5. Supervisor Bagian Pengolahan Pos ( Spv. PP )
Tugasnya Mengawasi dan bertanggung jawab terhadap pengolahan pos
dengan baik.
6. Supervisor Bagian Pelayanan Jasa Logistik
Tugasnya mengawasi dan bertanggung jawab terhadap terselenggaranya
pekerjaan dinas paket pos dengan baik.
7. Supervisor Bagian Pemasaran ( Spv. Pemasaran ) Tugasnya :
a. Bertanggung jawab atas pembuatan dan pelaksanaan program aksi
pemasaran.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
29
b. Melakukan analisis serta evaluasi terhadap kegiatan pemasaran yang
sudah dan sedang dilaksanakan.
c. Membuat izin depot dan agen pos untuk dimintakan persetujuan dari
Kepala Kantor Pos.
d. Bertanggung jawab untuk penagihan dan penyelesaian piutang kepada
para pelanggan.
8. Supervisor Bagian Akuntansi ( Spv. Akuntansi ) Tugasnya :
a. Membuat jurnal laporan mutasi kirim atau terima dan melaporkannya.
b. Bertanggung jawab terhadap kebenaran pertanggung jawaban
keuangan pada BKH dan jurnal pertanggung jawaban keuangan
lainnya, laporan mingguan dan bulanan ke Wilpos dan Transipos
Bandung serta keamanan sarana computer yang menjadi fasilitasnya.
c. Memeriksa dan menandatangani kebenaran Neraca PP - Giro dan
loket.
d. Bertanggung jawab atas kebenaran entry data ke dalam SIM di bagian
akuntansi.
9. Supervisor Bagian Keuangan ( Spv. Keuangan ) Tugasnya :
a. Melakukan pencatatan mutasi dan rekonsiliasi atas saldo - saldo
rekening bank.
b. Mengawasi dan mempersiapkan panjer kerja.
c. Membuat arsip kas dan mengawasi penggunaan mesin perangko
10. Supervisor Bagian Unit Pelayanan Luar ( Spv. UPL ) Tugasnya :
a. Bertanggung jawab atas pengawasan pemakaian carik - carik register
berharga oleh kantor - kantor cabang termasuk nomor urutnya.
b. Mengajukan panjar kerja Kantor Pos Cabang sesuai dengan kebutuhan
yang sebenarnya, berdasarkan naskah - naskah pembayaran yang
bertalian.
c. Menyimpan dan mendistribusikan register berharga untuk Kantor Pos
Cabang dengan jumlah yang layak dan mencukupi.
d. Memeriksa dan menandatangani Buku Permintaan BPM Kantor Pos
Cabang.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
30
11. Supervisor Bagian Antaran
Tugasnya melakukan pengawasan pegawai bagian antaran, bertanggung
jawab melaksanakan pengawasan bagian antaran, dan melalukan
pengaturan perputaran tugas antaran.
12. Supervisor Bagian Pelayanan Jasa Komunikasi
a. Bertanggung jawab atas kelancaran dinas di loket pelayanan jasa
komunikasi.
b. Memeriksa neraca loket dan mengawasi pengiriman surat yang beanya
dilunasi secara kredit.
c. Membuat rekapitulasi harian produk dan pendapatan peka waktu.
d. Bertanggung jawab atas penyimpanan register berharga pada akhir
dinas.
e. Bertanggung jawab terhadap pengawasan pemungutan dan penyetoran
premi asuransi prioritas standar maupun prioritas perlakuan hukum.
13. Supervisor Bagian Sentral Layanan Pelanggan Korporat ( Spv. SLPK )
Tugasnya mengawasi dan bertanggung jawab terhadap terselenggaranya
pekerjaan dinas pos express dan layanan korporat dengan baik.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
31
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
32
BAB IV
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
Didalam bab ini, penulis akan menguraikan mengenai hasil
pengamatan penulis selama melaksanakan kegiatan magang yang dimulai
pada tanggal 2 Januari sampai dengan 3 Maret 2012 di Kantor Pos Solo
57100. Dalam hal ini, penulis akan membahas mengenai administrasi jasa pos
surat korporat yang berkaitan dengan prosedur penanganan surat yang dikirim
oleh petugas kurir antaran di Kantor Pos Solo 57100.
Surat korporat bertujuan untuk menambah anggaran keuangan dalam
hal pendapatan, menjalin kerjasama dengan perusahaan, dan memenuhi
kebutuhan pelanggan khususnya korporat. Rentang waktu jasa pengiriman
surat korporat yang ditawarkan oleh Kantor Pos Solo 57100 khususnya Pos
Express yang dikemukakan oleh petugas transporting antaran/ kurir “
Bapak Harjono ” yaitu :
“ H+0 yang berarti pengiriman secara langsung surat korporat kepada pelanggan tepat pada identitas penerima, alamat dan kota tujuan dengan jelang waktu 24 jam dan H+1 yang berarti pengiriman secara tidak langsung surat korporat kepada pelanggan tepat pada identitas penerima, alamat dan kota tujuan dengan jelang waktu 48 jam ”. ( wawancara tanggal 15 Februari 2012 )
Pengiriman secara langsung dikemukakan oleh Supervisor Operasi “
Bapak Agus Irianto “ yaitu meliputi :
“ Kota setempat yang telah berhubungan dengan Pos Express meliputi kota Sragen, Karanganyar, Wonogiri, Klaten, Surakarta, Boyolali, Sukoharjo, dll dan untuk pengiriman secara tidak langsung meliputi kota diluar wilayah setempat yang juga telah berhubungan dengan Pos Express meliputi kota diluar kota setempat tersebut. Keduanya terhubung melalui udara ( pesawat Garuda Airlines ) dan darat ( mobil pick-up service dan motor pos ) ”. ( wawancara tanggal 18 Februari 2012 )
Berdasarkan jasa tersebut, Pos Express juga memiliki beberapa
prosedur administrasi distribusi surat korporat. Adapun administrasi jasa pos
surat korporat Pos Express yaitu dengan Collecting, Processing, Transporting,
Delivering dan Reporting.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
33
A. Collecting
Collecting merupakan tahap pertama dari aktivitas operasi dalam jasa
pos surat korporat. Terdiri dari aktivitas pelanggan dalam mengirim surat
korporat hingga diterima dan dikirim oleh kantor pos ke alamat tujuan. Kantor
Pos Solo 57100 menyediakan beberapa fasilitas untuk memudahkan proses
collecting.
Collecting adalah proses pengumpulan masuknya surat yang berasal
dari perusahaan yang mengadakan kerjasama. Yang dikumpulkan pada Loket
Kantor Pos Cabang maupun loket PLB ( Pusat Layanan Bisnis ) dan pada bis
surat.
Dalam proses Collecting kiriman jasa pos surat korporat, pegawai
loket Pusat Layanan Bisnis yang menangani semua aktivitas tersebut.
Prosedurnya diantaranya :
1. Bukti kiriman dan daftar pengantar kiriman.
Dalam bukti kiriman, petugas loket pos seharusnya dengan hati – hati.
Petugas loket pos seharusnya bertanya kepada pelanggan tentang daya
muat berat kiriman surat. Dengan mengisi “ Daftar Pengantar Kiriman ”
yang ditanda tangani oleh petugas loket PLB dan pengirimnya. Yang
terdiri dari 4 lampiran yaitu lampiran putih untuk pengirim, lampiran
kuning untuk pemasaran, lampiran merah untuk akuntansi, dan lampiran
biru untuk pertinggal atau arsip.
2. Memberi stempel pos.
Petugas loket pos PLB ( Pusat Layanan Bisnis ) selalu memberikan
stempel pos pada setiap kiriman surat korporat, karena stempel/ cap pos
sangatlah penting sebagai bukti bahwa surat tersebut sah. Stempel pos
surat korporat menunjukkan tanggal pengiriman dan kode pos serta nama
kantor pos pengirim surat korporat.
3. Menimbang berat kiriman.
Semua kiriman surat korporat yang selesai akan dikirim oleh loket PLB
Pos Express harus ditimbang berat jasa tersebut. Penimbangan tersebut
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
34
dikelompokkan antara kurang dari 500 gram, antara 600 – 1000 gram, dan
antara lebih dari 1000 gram berdasarkan berat volumetrik ataupun berat
aktual yang digunakan untuk menentukan harga pengiriman jasa surat
korporat tersebut. Berat maksimal kiriman pos adalah 30 kilogram.
4. Penempatan ( Entry ) data kiriman.
Petugas loket harus mengentry/ memasukkan data kiriman surat korporat
ke aplikasi komputer. Data tersebut terdiri dari kota atau kantor pos tujuan,
berat dari pada kiriman surat korporat, nama dan alamat surat korporat
tujuan, nama dan alamat pengirim, dan informasi lainnya yang dibutuhkan.
Semua data harus dimasukkan. Hal ini bertujuan untuk memudahkan
langkah proses dalam Divisi Pengiriman ( Puri Antaran ).
5. Memberi lampiran bukti pengiriman ( resi ) pada kiriman.
Bukti kiriman ( resi ) terdiri dari 4 lampiran dalam warna yang berbeda,
antara surat korporat maupun paket korporat. Lampiran bukti kiriman Pos
Express pada surat korporat diberikan ke kantor pos tujuan ( 2 lampiran ),
pengirim, dan kantor pengirim/ kantor pos setempat ( sebagai arsip ),
mengingat bukti kiriman berfungsi sebagai bukti salinan pengiriman.
6. Memberikan resi pengiriman ke pengirim.
Resi merupakan lembar kedua dan ketiga dari Bukti Pengiriman surat yang
berisi data kiriman dan dilengkapi dengan nomor barcode yang berfungsi
sebagai bukti pengeposan kiriman dimana nama si penerima, pengirim dan
biaya kiriman sudah tertera pada resi/ berita terima yang dibuat dalam
register serbaguna yang dibuat rangkap dua.
7. Penyortiran dan laporan neraca loket pos.
Surat yang telah direkap tersebut, dimasukkan ke dalam keranjang yang
telah disediakan yang kemudian akan diproses dibagian processing untuk
disortir kembali berdasarkan kantong pos kota tujuan. Pada akhir kegiatan,
petugas membuat rekap pertanggungan yang diprint out dan dicatat pada
buku neraca loket pos express harian, yang memuat besar uang setoran dan
jumlah surat yang dikirim pada loket yang bertalian untuk diserahkan pada
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
35
bagian pemasaran sebagai laporan jumlah kiriman surat harian yang masuk
dan dikirimkan.
Adapun kendala dalam proses pengumpulan surat korporat yang
dikemukakan oleh “ Mbak Jani “ selaku petugas loket pos express yaitu :
“ Surat dari Pelanggan Korporat banyak yang datang pada pagi hari, Sehingga petugas loket pos express pada shif pagi sering mengalami kesulitan dalam pengumpulan dan penanganan surat korporat, sehingga memperlambat dalam proses collecting “. ( wawancara tanggal 20 Februari 2012 )
B. Processing
Processing adalah proses pengolahan surat yang berasal dari loket baik
loket PLB ( Pusat Layanan Bisnis ) maupun KPC ( Kantor Pos Cabang ) dan
bis surat. Ataupun surat yang dikirim berdasarkan kantor tujuan melalui
aplikasi puri kirim.
Processing merupakan tahap kedua dari aktivitas operasi dalam jasa
pos. Processing terdiri dari aktivitas pengolahan surat dari kantor pos lain
hingga dikirim kembali ke alamat tujuan/ kantor pos tujuan. Kantor Pos Solo
57100 menyediakan beberapa fasilitas untuk memudahkan proses processing.
Aktivitas processing pengolahan surat korporat Pos Express dalam
kantor pos terima ( Puri Terima ), dimulai ketika surat korporat tersebut
diterima oleh Divisi Pusat Layanan Bisnis ( PLB ) Pos Express. Proses Divisi
Pusat Layanan Bisnis, meliputi :
1. Penerimaan surat korporat.
Proses menerima dan mencocokkan kantung yang diterima dari petugas
pengangkut, setelah itu diperiksa dan ditimbang ulang kantung dan
mencocokannya dengan data yang ada pada Label Kantung ke dalam
adpis. Dalam surat korporat yang masuk pada kantor terima Pos Express,
dikelompokkan berdasarkan per bulan dalam 1 tahun.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
36
Tabel rincian surat korporat yang diterima selama bulan Februari 2012 :
No. Nama Surat Korporat Jumlah Biaya ( Rp ) Keterangan
1. ADIRA 2.041 6.435.000
2. AIA 124 1.078.000
3. AR RISALAH 210 2.949.300
4. ANDALAN 47 320.000
5. AT – TABIYAH 2 121.000
6. AQWAM 29 771.100
7. AGUS K 1 300.500
8. ACHMAD 0 0
9. AVAIL 2 18.000
10. BAF 3.815 11.759.500
11. BATIK KERIS 156 995.000
12. BEPS 87 1.990.500
13. BRI SYARIAH 8 56.000
14. BTN 2 13.000
15. BTPN 93 564.000
16. BUKOPIN 526 2.057.000
17. BUMIPUTERA 46 350.500
18. BI 258 1.126.500
19. BANK PULSA 0 0
20. BFI 4 12.000
21. CENTRAL JAVA (OXY) 8.632 87.986.000
22. CARTENZ 0 0
23. CNB 1 16.500
24. DANAMON 498 1.829.500
25. DUTA KAISAR 0 0
26. DIAMOND PAVILION 0 0
27. EMPAT MATA 0 0
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
37
28. GRAHA PUSTAKA 125 1.175.200
29. GRAHADI 0 0
30. GUNUNG SUBUR 13 1.770.000
31. GIZONE 0 0
32. INTAN SEJATI 0 0
33. INDIVA 37 412.600
34. ISLAMADINA 0 0
35. JATI AYU 0 0
36. KANWIL DJP 570 2.530.000
37. KONIMEX 208 10.263.500
38. KPP 169 1.088.500
39. KPPN 180 1.047.500
40. KIMIA FARMA 32 326.500
41. KP SOLO 0 0
42. KURNIA ASTASURYA 8 180.500
43. KUSUMA HADI 0 0
44. KITA FINANCE 19 274.780
45. LPPKS 0 0
46. LPPM UNS 0 0
47. LP UNS 0 0
48. MUAMALAT 37 467.650
49. MACAN SEMESTA 338 3.276.000
50. NIAGA 0 0
51. NATURAFIT 2 84.200
52. OTTO 158 698.500
53. PRADIPTA 84 927.800
54. PRIMAGAMA 0 0
55. PRIMA BARA 3 30.000
56. PUSPA DEWI 2 666.500
57. PUTRA NUGRAHA 0 0
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
38
58. PMI 0 0
59. RHEZNA MEDIKA 1 182.500
60. RC DR. SOEHARSO 0 0
61. SINARMAS 79 431.000
62. SOLO PARAGON 101 975.000
63. SALON PARIS 1 186.900
64. SARI HUSADA 20 110.000
65. SETI – AJI 0 0
66. SRI WARNO 1 307.000
67. SUN SHINE 3 107.800
68. SPMB UNS 0 0
69. SANG HYANG SERI 0 0
70. TELKOM 87 304.000
71. TIGA SERANGKAI 0 0
72. UT 36 573.000
73. WOM FINANCE 616 1.540.000
74. WIDYA DUTA 0 0
75. YPOC 0 0
76. YANMAR 0 0
Sumber : Data Bagian Marketing Pos Express Tgl 03 Maret 2012
2. Pemeriksaan kantong surat korporat beserta kelengkapannya.
Dilakukan Scan Penerimaan Kantung terhadap Label Kantung dan
mentransfer datanya ke server pusat dan membuka kantung surat tersebut,
mencocokkan jumlah kiriman dan melakukan entry data Adpis serta
menstranfer data ke server pusat. Apabila terdapat surat atau kantong surat
yang tidak cocok atau sesuai dengan bukti adpis kiriman maka kantor pos
tidak akan bertanggung jawab atas kehilangan surat tersebut.
3. Penyortiran dan Penempatan ( entry ) data.
Disortir berdasarkan kantor pos/ kota tujuan surat untuk setempat atau
kantor lain untuk para petugas antaran kiriman harus sesuai jalan antarnya
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
39
masing – masing. Pelaksanaan yang diproses mulai dari entry data yaitu
discan barcode resi surat yang masuk pada aplikasi penerimaan adpis
kiriman yaitu daftar rincian isi kiriman dari kota asal ke kota tujuan
dimana data harus sama dengan jumlah dari resinya. Selanjutnya
masukkan data ke dalam aplikasi I – POS puri terima apabila jumlah
kiriman, nomor adpis, nomor kantung surat tersebut sesuai dengan
lampiran bukti kiriman dalam adpis kirim maka dilanjutkan diserahkan
kepada mandor pengantar untuk pengecekan apakah sudah final ataupun
beres.
4. Penutupan dan Pencetakan label kantong pos.
Dalam penutupan adpis, pembentukan pos surat korporat yang telah
disortir tersebut menggunakan kantung pos yang telah disediakan oleh Pos
Express, yang terdiri dari 2 macam :
a. Menggunakan Kantung Khusus Express, yaitu :
1) Jika jumlah kantung sampul surat korporat lebih dari 5 pucuk/
lebih dan berat/ besarnya cukup layak untuk ditutup tersendiri.
2) Adpis kirim dimasukkan ke kantung tersebut yang berisi jumlah
kantung sampul surat korporat tersebut.
3) Kantung ditali, diplombir dan diberi label pos yang dicantumkan
nama kantor tujuan, dan jumlah kantung sampul surat.
b. Menggunakan Kantung Plastik Express, yaitu :
1) Jika jumlah kantung sampul surat korporat kurang dari 5 pucuk/
lebih dan berat/ besarnya tidak cukup layak untuk ditutup
tersendiri.
2) Adpis kirim dikaitkan pada leher sampul plastik, lalu label diberi
nama kantor tujuan, dan jumlah kantung sampul surat.
5. Pembedelan.
Pembedelan kantong pos surat korporat untuk mencetak label pos surat
yaitu scan kantong surat yang telah disertakan label kantong surat dari
KPC dan masuk pada puri terima dan di Delivering kemudian diantar oleh
pengantar dan diubah status penerima setelah selesai.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
40
Adapun kendala dalam proses pengolahan surat korporat yang
dikemukakan oleh petugas puri “ Mas Abdul ” yaitu :
“ Karena Surat Korporat yang terlalu banyak, wilayah ruang Loket Pos Express yang sempit sering menghambat petugas puri dalam proses pengolahan surat korporat baik dalam penanganan surat maupun penyimpanan arsip resi dan arsip lainnya “. ( wawancara tanggal 22 Februari 2012 )
Dalam kantor pos tujuan, para staf dan petugas pos akan memeriksa
kembali kiriman jasa surat korporat dan kondisi dari pada surat korporat
tersebut yang akan dikirim apakah masih layak dan lengkap. Kiriman surat
kantor pos setempat akan diajukan kepada masing – masing bagian divisi yang
bertanggung jawab terhadap proses pengiriman jasa surat korporat tersebut ke
kantor pos tujuan ( misal sebagai contoh, kiriman surat korporat tersebut
diajukan ke Divisi Bisnis Komunikasi Pos Express ).
C. Transporting
Transporting adalah Proses pendistribusian surat yang telah diproses
dan disortir kepada alamat tujuan berdasarkan kota tujuan dengan
menggunakan salah satu moda transportasi, yang dapat meliputi moda
transportasi darat maupun udara.
Transporting merupakan tahap ketiga dari aktivitas operasi dalam jasa
pos. Terdiri dari aktivitas pengiriman distribusi jasa pos surat korporat ke
alamat kota tujuan pelanggan oleh kantor pos baik melalui darat maupun
udara. Kantor Pos Solo 57100 menyediakan beberapa fasilitas untuk
memudahkan proses transporting surat korporat tersebut.
Aktivitas transporting aktivitas pengiriman distribusi jasa pos surat
korporat ke alamat kota tujuan pelanggan oleh kantor pos baik melalui darat
maupun udara. Dimulai ketika jasa surat korporat Pos Express tersebut telah
diproses oleh Divisi Pusat Layanan Bisnis ( PLB ) Pos Express dan dikirim ke
alamat pelanggan korporat. Proses transporting Divisi Pusat Layanan Bisnis,
meliputi :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
41
1. Penerimaan dan Pencocokkan.
Menerima dan mencocokkan kiriman surat korporat Pos Express yang
diterima sesuai dengan Daftar Penerimaan dari loket Kantor Pos Cabang,
dan Service – Point lainnya. Melakukan jemputan ( Pick – Up ) kiriman
surat korporat Pos Express dari KP. Cabang dan Service – Point lainnya
serta Kantung Pos Express dari bandara, terminal, stasiun KA maupun
tempat transportasi lainnya.
2. Penyortiran.
Pengelompokan surat – surat korporat berdasarkan kota tujuan baik
wilayah regional yang meliputi kota Jawa Tengah dan DIY ( Daerah
Istimewa Yogyakarta ) maupun wilayah nasional yang meliputi kota luar
wilayah regional yaitu kota Jakarta, Bogor, Depok, Tangerang, Bekasi dan
di luar Jawa ( Kalimantan, Sulawesi, Sumatra, dll ).
3. Penempatan ( entry data ).
Melakukan entry data/ pengolahan data kiriman surat korporat Pos Express
dan melakukan pencetakan Adpis kiriman Express serta mentransfer data
dimaksud ke server pusat. Melakukan proses pengolahan kantung ( proses
Scan Label Alamat, Penimbangan, Seal Pengaman ) serta mempersiapkan
administrasi kelengkapan kantung Express yang dimaksud. Selanjutnya
mempersiapkan dan mencetak Daftar Pengantar Kantung Express dengan
mencatat nomor urut pengiriman, kantor tujuan, dan nomor alat angkutan
yang digunakan.
4. Pendistribusian.
Proses pendistribusian surat korporat yang dilaksanakan dengan proses
menyerahkan kantung Express ke pihak pengangkut yang ditugaskan
menyerahkan dan mendistribusikan kantung surat korporat ke pelanggan.
Dengan memasukkan surat korporat ke kantong pos yang telah tersedia
berdasarkan Label Kantong yang telah discan barcode kantong dan
stempel Pos Express melalui aplikasi entry kiriman adpis kirim pada loket
Pelayanan Loket Bisnis berdasarkan kodepos kota tujuan dan berat surat.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
42
5. Perubahan status dan pencetakan.
Melakukan transfer data terhadap hasil pengolahan kantung Express yang
dimaksud, melakukan pengawasan terhadap Nomor Urut Daftar Pengantar
Kantung Express menurut kantor tujuan masing – masing. Penutupan
adpis kiriman dimana jasa surat korporat Pos Express masuk pada puri
terima, di Delivering untuk mengubah status penerima, penutupan adpis
dan dicetak 2 lampiran yaitu lembar 1 untuk kantong pengiriman surat
sebagai bukti besarnya jumlah kiriman surat tersebut kepada kantor pos
tujuan dan lembar 2 untuk kantor pos sebagai arsip laporan.
6. Pengiriman.
Proses pengiriman yang dilakukan oleh bagian puri kirim atau armada pos.
Melalui jasa penerbangan Garuda Indonesia Airlines yang mendarat pada
bandara Soekarno Hatta dan Kantor Pos Cabang Semarang untuk kota
diluar Jawa/ wilayah nasional dikirim sekitar pukul 14.00 WIB, untuk
wilayah regional/ Jawa Tengah dan DIY dikirim sekitar pukul 19.00 WIB
malam dengan menggunakan jasa pick – up service.
Adapun kendala dalam pendistribusian surat korporat yang
dikemukakan oleh petugas pick - up “ Mas Agus ” adalah :
“ Surat korporat terlalu banyak sehingga waktu yang digunakan tidak tercapai, surat yang datang dan masuk dari bandara tidak tepat waktu atau terlambat sehingga membuat surat tidak bisa tepat waktu dalam pengiriman dan terjadinya mati lampu yang dapat menyebabkan lambatnya proses pencetakan dan pengaplikasian adpis kirim ”. ( wawancara tanggal 23 Februari 2011 )
D. Delivering
Delivering merupakan tahap ke empat dari aktivitas operasi dalam jasa
pos. Terdiri dari aktivitas dalam pengubahan status kiriman jasa surat korporat
sesuai dengan rute dan jumlah surat korporat sebelum dikirim. Kantor Pos
Solo 57100 menyediakan beberapa fasilitas untuk memudahkan proses
delivering pengiriman surat korporat tersebut.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
43
Aktivitas pengiriman merupakan tanggung jawab Divisi Pengiriman
Pos, terdiri dari kiriman surat korporat biasa maupun kiriman surat korporat
kilat khusus. Aktivitas ini digunakan pada system pengiriman gabungan, dapat
diartikan bahwa petugas antaran/ kurir Kantor Pos Solo 57100 mengirim
semua kiriman surat korporat tersebut yang tepat pada daftar perjalanan yang
telah ditentukan.
Berdasarkan pasal 8 dalam “ Modul Penanganan Kiriman Pos Express
” barang/ dokumen surat korporat yang dilarang dikirim dengan Layanan Pos
Express meliputi :
a. Barang – barang yang karena sifat atau bungkusnya dapat
menimbulkan bahaya bagi petugas pos dan lainnya atau dapat
mengotori/ merusak kiriman diantaranya, bubuk pemutih, peroksida,
accu/ baterai basah, makanan basah/ berminyak, dan benda cair.
b. Benda yang dapat meledak atau menyala atau dapat terbakar seperti,
senjata api, peluru, mercon, korek api dan gas, dan bahan peledak
lainnya.
c. Binatang hidup kecuali lebah, lintah, ulat sutera, parasit, serangga yang
dikirim oleh badan yang diakui resmi.
d. Uang logam, uang kertas Bank dan surat berharga bagi pengunjuk,
platina, emas/ perak, permata, perhiasan, dan barang berharga lainnya.
e. Barang yang menyinggung kesusilaan.
f. Candu morphin, kokain, dan obat terlarang lainnya ( narkoba ).
g. Bahan biologis yang mudah busuk dan mudah menularkan penyakit.
Kiriman jasa surat korporat Pos Express dilarang mengalami
keterlambatan dalam prosesnya. Kiriman tersebut dikirim dengan transportasi
yang cepat dan tepat sasaran, kiriman jasa yang berisi dokumen penting atau
surat korporat biasa dikirim kepada alamat penerima berdasaran kota tujuan
surat. Berdasarkan prosedur kantor pos, dalam hal pengiriman terdapat
komplain pelanggan, dikemukakan oleh petugas customer service Pos
Express “ Mbak Maysun “ yaitu :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
44
“ Pengiriman secara langsung kepada alamat penerima dan kantor pos tujuan apabila terdapat komplain dari pelanggan dalam hal surat dapat diberikan fasilitas telepon hanya diberi batasan maksimum 2 hari jika penerima tidak mengambil kiriman, maka kiriman jasa pos surat korporat Pos Express tersebut akan dikirim kembali ulang dengan segera ke kantor pos terima lagi ”. ( wawancara tanggal 28 Februari 2011 )
Aktivitas delivering yaitu proses aktivitas pengantaran dalam
pengubahan status kiriman jasa pos surat korporat sesuai rute dan jumlah surat
korporat sebelum dikirim oleh pengantar/ kurir. Dimulai ketika jasa surat
korporat Pos Express tersebut sebelum dikirim ke alamat pelanggan korporat.
Proses delivering Divisi Pusat Layanan Bisnis ( PLB ), meliputi :
1. Penerimaan.
Penerimaan kiriman jasa pos surat korporat Pos Express oleh puri terima
atau yang telah diproses dalam divisi collecting. Mengisi Buku
Pengawasan Perjalanan Spm ( KM - 2 ) secara lengkap dan akurat dan
memeriksa dan mencocokkan Delivering dengan kiriman surat korporat
Pos Express yang diberikan oleh Bagian Processing.
2. Penyortiran.
Surat korporat Pos Express yang telah diproses oleh Bagian Processing
disortir berdasarkan kota tujuan, diperiksa dan dicocokkan Delivering dan
dilakukan proses antaran/ pengiriman sesuai dengan jalan antar dan
prosedur yang telah ditetapkan sebelum didistribusikan oleh petugas
antaran harus diperiksa terlebih dahulu kelengkapan surat.
3. Perubahan status.
Pengubahan status surat sebelum diantar, petugas antaran diharapkan
mengerjakan tugasnya yaitu dengan scan barcode resi surat yang akan
dikirim berjumlah masing – masing kantong 125 buah surat. Menyerahkan
dan melaporkan hasil dari proses antaran yang telah dilaksanakan ke
Petugas Processing.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
45
E. Reporting
Reporting merupakan tahap kelima dari aktivitas operasi dalam jasa
pos. Terdiri dari aktivitas dalam pelaporan status kiriman jasa surat korporat
baik yang berhasil diantar maupun gagal antar kepada alamat/ penerima surat.
Kantor Pos Solo 57100 menyediakan beberapa fasilitas untuk memudahkan
proses reporting tersebut.
Reporting disebut juga dengan pelaporan kiriman status surat kiriman
baik yang berhasil maupun gagal menuju alamat yang dituju pada surat yang
diantar oleh petugas kurir.
Aktivitas reporting yaitu proses aktivitas dalam pelaporan status
kiriman jasa pos surat korporat apakah gagal ataupun berhasil diantarkan oleh
petugas antaran kepada alamat tujuan. Dimulai ketika jasa surat korporat Pos
Express tersebut telah dikirim ke alamat pelanggan korporat. Proses reporting
Divisi Pusat Layanan Bisnis ( PLB ), meliputi :
1. Penerimaan.
menerima surat dari KPC ( Kantor Pos Cabang ) prosesnya menunggu
pengantar/ petugas antaran membawa surat korporat datang dan
memberikan surat korporat tersebut.
2. Updating status.
Dengan proses cara membuat status kiriman surat korporat yang berhasil
diantar/ gagal antar dengan penerima dengan aplikasi Ms. Excel I - POS.
Melakukan update status antaran dengan cara memasukkan data yang ada
dari hasil proses antaran ( berhasil, gagal, diteruskan atau dikembalikan
lagi, dll ) selanjutnya mentransfer data dimaksud ke server pusat.
3. Penempatan ( entry ) status.
Resi ( BT = berita terima ) yang sudah diantar oleh pengantar di cap
tanggal sesuai hari itu juga, dan membuat status di filling pada aplikasi
excel I – POS dan discan nomor barcode, dicetak dan dikaitkan dengan
jumlah resi tersebut sebagai laporan dan apabila bukti terima surat gagal
antar dan tidak dapat diserahkan karena suatu sebab, Berita Terima akan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
46
disortir berdasarkan tanggal pengeposan, dibendel dan diberi label Berita
Terima periode tanggal…………..sampai dengan…………....
4. Mematikan status.
Periksa kembali resi dan masukkan nomor barcode surat misalnya
penerima siapa ( keterangan ada beberapa pilihan ), hubungan dengan apa
surat tersebut, nama yang bertanggung jawab menerima surat dengan
mencantumkan tanda tangan dan nama jelas si penerima kemudian resi
dan data disimpan dikantor terima/ kantor asal untuk paling lama 2 bulan
terhitung sejak tanggal pengeposan, penyimpanan kurang lebih 1 tahun
dan sesudahnya dapat dimusnahkan atau dipotong.
Pelaporan kiriman status surat yang dikemukakan oleh “ Mas Yusuf “
petugas kurir yaitu :
“ Pelaporan kiriman status surat korporat, harus cepat dilaporkan oleh petugas kurir antaran setelah surat dikirim ke alamat tujuan dengan tujuan untuk memudahkan dalam pelacakan surat tersebut baik yang gagal kirim maupun yang berhasil dikirim “. ( wawancara tanggal 29 Februari 2012 )
Berdasarkan penyedia jasa pengiriman pos, Kantor Pos Solo 57100
memberikan prioritas untuk kepuasan pelanggan. Memiliki slogan “ Untuk
Anda Kami Ada ” dan dengan slogan dari PT. Pos Indonesia (Persero), untuk
memberikan jasa yang paling baik kepada pelanggan sehingga dapat berakibat
ke pelanggan untuk menggunakan jasanya dari PT. Pos Indonesia.
Berdasarkan apa yang penulis lakukan dalam pengamatan selama
Kuliah Kerja Magang, para petugas pos mengerjakan secara keseluruhan.
Keadaan yang dibuat oleh petugas pos telah berkonsentrasi dengan baik dalam
pekerjaannya. dalam hal itu, pada Hanan dan Karp, ( 1998 : 38 ) dalam Buku
Pelayanan Terbaik di Loket terdapat 4 prinsip dalam menyajikan layanan pos
ke pelanggan, diantaranya :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
47
1. Perceptive
Petugas pos pada Pos Express Pelayanan Surat Korporat dalam Kantor Pos
Solo 57100, memiliki pemahaman yang baik dalam sistem kerjanya.
Ketika pelanggan datang ke loket petugas pos dan membutuhkan jasanya,
petugas pos akan menerima pelanggan dengan melaksanakan
kewajibannya sebagai petugas pos dalam Pelayanan Surat Korporat Pos
Express. Para petugas pos siap ketika pelanggan membutuhkan jasanya.
Tindakan pemahaman jasa mereka berupa tanggapan seperti :
a. Para petugas pos membuka loket Pelayanan Surat Korporat Pos
Express dengan tepat waktu.
b. Para petugas pos siap untuk menerima kiriman dan mengawali proses
kerjanya.
c. Para petugas pos mencatat alamat pelanggan, kadang pula para petugas
pos menggunakan Bahasa Jawa.
d. Para petugas pos antusias mencoba untuk menyajikan jasa yang baik
ke pelanggan.
2. Precise
Para petugas pos khususnya pada loket Pos Express dalam Pelayanan
Surat Korporat Kantor Pos Solo 57100 mencoba untuk memberikan jasa
yang tepat untuk pelanggan. Sebelum para petugas pos melakukan proses
penerimaan kiriman surat khususnya pada surat korporat, para petugas pos
bertanya ke pelanggan beberapa informasi yang pelanggan butuhkan. Dan
para petugas pos tersebut harus bertanya tentang daya muat kiriman surat
korporat. Jika kiriman surat korporat pos mengandung surat yang berharga
seperti Surat Tanda Naik Kendaraan, para petugas pos akan memberikan
jasa special untuk para pelanggan.
3. Speedy
Para petugas pos khususnya pada loket Pos Express dalam Pelayanan
Surat Korporat Kantor Pos Solo 57100 mengerjakan kewajiban mereka
dengan sangat cepat dan hati – hati, ketangkasan mereka sangat
dibutuhkan terutama dalam pengetikan data pada komputer. Semua
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
48
petugas pos pada jasa loket Pos Express dapat digolongkan sangat cepat.
Disamping mereka juga menyajikan ke pelanggan sangat cepat. Mereka
dapat menentukan apakah jasa yang sangat dibutuhkan oleh pelanggan.
Berdasarkan garis kebijakan petugas pos, mereka dapat bekerja dengan
sangat cepat tetapi juga sangat tenang bahkan juga dapat sangat lama.
4. Serious
Berdasarkan garis kebijakan petugas pos, para petugas pos khususnya pada
loket Pos Express dalam Pelayanan Surat Korporat Kantor Pos Solo 57100
menyajikan jasa ke pelanggan dengan sangat serius. Petugas pos express
berkonsentrasi terhadap pekerjaan yang baik untuk meminimalisir
kesalahan ke pelanggan baik dalam pelayanan maupun surat. Tetapi para
petugas pos tetap menjaga ketenangan dan dikenal sangat akrab ke
pelanggan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
48
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
A. KESIMPULAN
Kantor Pos Solo 57100 adalah salah satu fasilitas umum yang berstatus
BUMN yang mana merupakan badan usaha milik negara. Kantor Pos Solo
57100 memiliki peranan penting terhadap masyarakat baik disekitar kota Solo
maupun masyarakat diluar kota Solo dalam jasa pengiriman. Salah satu dari
layanan jasa pos di Kantor Pos Solo 57100 yang mana sering digunakan oleh
perusahaan adalah “ Express Delivery pada Surat Korporat ” yaitu layanan
jasa pos pengiriman baik surat maupun dokumen pada Pos Express Kantor
Pos Solo 57100. Express Delivery pada Surat Korporat merupakan layanan
jasa pos untuk mengirim surat maupun dokumen dalam area Regional maupun
Nasional, dimana layanan jasa tersebut merupakan layanan jasa pos unggul
dalam Kantor Pos Solo 57100 pada Divisi Bisnis Komunikasi ( BisKom ).
Berdasarkan pengamatan yang telah dikerjakan selama Kuliah Kerja
Magang ( KKM ) di Kantor Pos Solo 57100, saya sebagai penulis mengajukan
kesimpulan bahwa dalam penanganan surat korporat dibutuhkan Administrasi
Jasa Pos Surat Korporat yang baik agar dalam penanganan dan pelayanannya
dapat berjalan secara maksimal. Pada tiap tahapan pelaksanaan administrasi
surat korporat diawali dengan proses yaitu :
1. Collecting,
2. Processing,
3. Transporting,
4. Delivering,
5. Reporting.
Penjabaran tugas petugas Pos Express diatas merupakan cara kerja
daripada Pos Express pada bagian penanganan administrasi jasa pos surat
korporat. Terdapat administrasi yang dilakukan dengan baik sesuai dengan
prosedur administrasi yang diterapkan pada Kantor Pos Solo 57100. Untuk
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
49
menjalankan tugas administrasi tersebut diatas, dibutuhkan konsentrasi yang
baik dalam setiap pekerjaan maka terdapat prinsip sajian layanan pos
kepelanggan yaitu :
a. Perceptive
b. Precise
c. Speedy
d. Serious
Dengan “ Selalu Melangkah Lebih Maju Bersama Layanan Pos
Express ”. Pos Express selalu berusaha mempersembahkan yang terbaik bagi
perusahaan dan diharapkan dapat memberikan manfaat bagi perusahaan
maupun masyarakat yang merupakan salah satu kerja dan karya nyata bagi
Transformasi Bisnis yang sedang dilakukan oleh Kantor Pos Solo 57100.
B. SARAN
Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan, seringkali ditemukan
kendala dalam administrasi jasa pos surat korporat. Maka dari itu penulis
memberikan saran yang dapat dijadikan pertimbangan serta masukan dalam
rangka meningkatkan kualitas pelayanan jasa surat korporat pada Pos Express
Kantor Pos Solo 57100 agar dapat meningkatkan kepuasan pelanggan
korporat. Saran tersebut yakni :
1. Untuk Loket Pos Express seharusnya ditangani oleh 2 staf, terutama pada
shift pagi hal ini bertujuan untuk meminimalisir terjadinya kesalahan.
2. Wilayah ruang kerja Pos Express seharusnya lebih diperluas tempat dan
tata ruang yang baik sehingga cara kerja petugas pos tidak terhambat, hal
ini bertujuan untuk menjaga keamanan dan kenyamanan pelanggan.
3. Loket Pos Express sebaiknya menyediakan tempat khusus untuk
menyimpan arsip resi maupun arsip lainnya agar tidak rusak maupun
hilang, demi menjaga kepuasan pelanggan dan meminimalisir keluhan.
4. Pada bagian Pos Express sebaiknya menggunakan Genset untuk
mengantisipasi terjadinya mati lampu, agar tidak menghambat dalam
proses pencetakan dan pengaplikasian adpis kirim.