1. RANGKUMAN BUSINESS PARTNER COMPIERE
Business Partner adalah sebuah entity dengan siapa kita melakukan bisnis atau
transaksi. Business Partner memiliki rule seperti Customer, Vendor dan karyawan (orang
– orang yang akan dibayar atau membayar dan membutuhkan data). Untuk mempunyai
satu entity dengan jumlah lebih besar dari tiga khususnya yang menyulitkan , jika
business partner mempunyai lebih dari satu pemakai maka untuk pembayaran yang
mudah pelanggan atau customer mendapat faktur dengan kondisi potongan.Business
Partner dimulai dengan membedakan antara penjual dan Purchase role. Apabila akan
memasukkan atau mengambil produk kita harus mendefinisikan Vendor. Apabila ingin
mengahsilkan Order maka harus mendefinisikan Customer . Oleh karena itu Window
Business partner memudahkan untuk menampilkan seluruh informasi tentang Business
Partner dan pemasukkan data yang akan digunakan untuk menghasilkan seluruh dokumen
transaksi.
Tab
Tab Business Partner pada Compiere terdiri dari Business Partner, Customer,
Customer Accounting, Vendor, Vendor Accounting, Employee, Employee Accounting,
Bank Account, Location, Contact (User), Interest Area dan Withholding. Semua tab – tab
dalam business partner saling terintegrasi satu sama lain. Pembahasan pada Business
Partner pada modul ini hanya pada tab Business Partner dan Customer.
Window Business Partner
Business Partner Tab mendefinisikan entity dengan siapa organisasi bertransaksi.
Terdiri dari beberapa field yaitu client, Search Key, Greeting, Name, Name2,
Description, Credit Status, Tax ID, D-U-N-S, NAISC/SIC, Business Partner Group,
URL, Organization, Open Balance, Reference No, Rating dan Language.
Pemasukkan data dalam Business Partner dapat dilakukan pada saat terjadi
penawaran baru atau perubahan data. Dapat juga melakukan pemasukkan data dalam
window Sales Order.
Langkah – langkah melihat seluruh transaksi dari Business Partner yang
diinginkan :
1. Pilih “Business Partner Info” yang berada di bawah “Request “ dibawah
“Partner Relation”.
Menu Business Partner
2. Maka akan tampil Window Business Partner kemudian Klik pada toolbar icon
Data/Grid.
Icon Toolbar Data/Grid
3. Akan tampil Record dalam bentuk tabel, pilih salah satu record dalam hal ini
misalkan SeedFarm.
Record SeedFarm
4. Tampilan dari record SeedFarm akan tampil dengan jumlah Open Balance
yaitu -2757 berupa $2757.
5. Lihat invoice yang membuat jumlah ini dengan memilih tab “Partner
Invoices”.
Window Partner Invoice
6. Terlihat dalam tabel record yang menyebabkan total invoice $2757 dan hanya
berasal dari SeedFarm.
7. Klik Tab Partner Payment, dapat dilihat tidak terdapat record.
8. Klik pada tab Partner Shipment, didalamnya hanya terdapat satu shipment .
Untuk perubahan data field dalam Business Partner melalui Sales Order langkah –
langkah nya sebagai berikut :
1. Buka Window Sales Order kemudian pilih field Business Partner
Field Business Partner
2. Ketikkan nama sebagian atau lengkap jika mengetahui identitas record yang
akan ditampilkan .
3. Ketikkan Joe Block pada field Business Partner, kemudian compiere secara
automatis menampilkan field yang sesuai dengan pencariaan
Tampilan Field
4. Untuk contoh Price List, Location dan Invoice Location
5. Lakukan pencarian jika tidak mengetahui key data maka klik pada field.
6. Akan tampil window pencarian, kemudian pilih record yang akan di lihat dan
tekan enter.
Window pencarian field
7. Setelah memasukkan seluruh kriteria tekan tombol “Refresh”
8. Compiere akan menampilkan seluruh Business Partner yang sesuai dengan
kriteria yang dicari.
9. Pilih Record dan tekan tombol OK.
10. Window search akan tertutup dan window sales order sudah baru atau update.
Selain Perubahan data kita juga dapat menambah data atau record Business
Partner langsung dari tab Order. Langkah – langkah nya sebagai berikut:
1. Masuk kedalam Window Order dengan klik pada tab Order.
Window Tab Order
2. Klik kanan pada Business Partner Field dan pilih “New Record”
Tampilan Field New Record
3. Tampil Business Partner Entry.
Tampilan Business Partner Entry
4. Masukkan beberapa filed yang diinginkan Misalkan pada Key “Johns
Landscaping”, Name “John’s Landscaping” dan Contact “John Smith”.
5. Masukkan Alamat dalam field, setelah selesai memasukkan data alamat Klik
tombol OK.
Window entry Alamat
2. SALES ORDERS COMPIERE
Menu
Sales Orders pada Compiere terdiri dari submenu Market Place, Sales Order, Quote
Convert, Reprice Order/Invoice, Generate PO from Sales Order, Reopen Order, Open
Orders, Order Transactions, Distribution List, Distribution Run, dan Subscription.
Berikut ini adalah bagan dari Sales Orders pada Compiere.
Bagan Sales Orders
Integrasi
Sales Orders terdiri dari modul-modul yang terintegrasi. Dari modul-modul tersebut
dapat diambil atau digunakan yang diperlukan saja oleh perusahaan, sesuai jenis usaha
ataupun keperluannya. Modul-modul tersebut yaitu :
1. Market Place
Market place merupakan modul untuk membantu mengelola pangsa pasar, yang
biasanya digunakan untuk perusahaan jika akan melelangkan produk-produknya.
Modul ini terdiri dari Bid Topic, Auction Seller, dan Auction Buyer.
- Bid Topic
Bid Topic merupakan modul untuk mengelola item untuk suatu pelelangan
dan melihat penawaran-penawaran yang diajukan oleh klien dalam suatu
pelelangan. Dalam modul ini tersedia informasi berapa dana yang disediakan
oleh para pembeli untuk suatu pelelangan.
- Auction Seller
Auction Seller merupakan modul untuk mengelola informasi mengenai para
penjual. Penjual di sini yaitu para pemakai di sistem ini yang ikut
berpartisipasi dalam pelelangan. Yang perlu diperhatikan adalah pemakai
tidak selalu dari dalam perusahaan (Internal), akan tetapi dapat merupakan
Business Partner dari suatu perusahaan yang mengadakan pelelangan.
- Auction Buyer
Auction Buyer merupakan modul untuk mengelola informasi mengenai para
pembeli yang ikut berpartisipasi dalam pelelangan.
2. Sales Order
Sales Order merupakan modul untuk mengelola penjualan dari suatu pemesanan.
Sales Order dikatakan memenuhi yaitu jika jumlah pesanan sama dengan jumlah
yang dikirimkan dan juga jumlah faktur. Mengenai Sales Order ini akan dibahas
lebih lanjut
3. Distribution List
Modul ini untuk mengelola transaksi penjualan untuk suatu perusahaan dengan
frekuensi transaksi yang besar dengan pelayanan yang cepat, efisien namun
terkendali. Dalam modul ini ditetapkan besarnya kuantitas minimum dari produk
yang akan dibeli suatu perusahaan serta total kuantitas dari barang yang akan dibeli
suatu perusahaan tersebut. Dalam modul ini perusahaan-perusahaan ditempatkan
dalam suatu distribusi, beberapa perusahaan dapat menempati daerah distribusi
yang sama. Seperti contohnya perusahaan a, b, dan c menempati daerah Distribusi
A, sedangkan perusahaan d, e, dan f menempati daerah Distribusi B. Modul ini
hanya untuk menetapkan daerah-daerah distribusi saja, prosesnya dilakukan melalui
modul Distribution Run.
4. Distribution Run
Modul ini digunakan untuk membuat suatu pesanan untuk mendistribusikan produk
kepada Business Partner yang terdaftar pada modul Distribution List. Laporannya
dapat dijadikan satu untuk semua pengiriman kepada Business Partner yang
berbeda ataupun dapat dibuat terpisah.
5. Subscription
Modul ini digunakan untuk langganan dari Business Partner untuk suatu produk.
Dalam modul ini tertera awal dan akhir tanggal berlaku, serta tanggal untuk
memperbaharui sebagai langganan. Jika masa aktif sudah habis dan tidak
diperbaharui maka pelayanan sebagai langganan tidak terdapat lagi, seperti
misalnya pada pengiriman produk.
Di samping modul-modul tersebut di atas, pada Sales Orders terdapat menu Quote
Convert, Reprice Order/Invoice, Generate PO from Sales Order, Reopen Order, Open
Orders, Order Transactions seperti yang ada pada bagan Sales Orders.
1. Quote Convert
Menu ini digunakan untuk men-convert suatu proposal menjadi suatu tipe dokumen
lain. Proses ini dilakukan jika kita tidak ingin menghapus proposal tersebut. Akan
tetapi jika ingin melakukan proses ini status dokumen yang akan diconvert harus
dalam keadaan In Progress (sedang berjalan).
2. Reprice Order/Invoice
Menu ini digunakan untuk menghitung ulang harga yang tertera pada suatu pesanan
atau faktur disesuaikan dengan harga terakhir yang terdapat pada pesanan atau
faktur lain dengan produk yang sama. Seperti contoh pada pesanan tanggal 20
Desember 2004 dibuat pesanan atau faktur untuk produk baju seharga $1800,
setelah itu terdapat pesanan atau faktur untuk produk yang sama pada tanggal 22
Desember 2004 seharga $1900, maka jika kita menggunakan proses ini untuk
menghitung ulang harga pesanan atau faktur tanggal 22 Desember 2004, harga yang
tertera pada tanggal tersebut akan menjadi $1800.
3. Generate PO from Sales Order
Setelah Sales Order (SO) selesai, kita dapat membuat Purchase Order (PO) untuk
masing-masing Sales Order. Purchase Order selalu hanya merupakan satu dari
Sales Order, dalam arti satu Sales Order untuk satu Purchase Order. Purchase
Order digunakan untuk mengelola transaksi penjualan yang dilakukan. Purchase
Order secara otomatis akan dibuat jika kita menggunakan menu ini. Jika kita ingin
membuatnya sendiri dapat melalui menu Requisition-to-Invoice kemudian pilih
Purchase Order.
4. Reopen Order
Menu ini digunakan untuk membuka kembali dokumen yang telah ditutup. Jika kita
mengakses ini, akan diperlihatkan dokumen-dokumen yang telah ditutup, dan kita
tinggal memilih dokumen yang ingin dibuka kembali. Suatu dokumen yang telah
ditutup tidak dapat diubah kembali, untuk mengubahnya kita perlu membuka
kembali dokumen tersebut. Kita dapat melihat pada Sales Order jika suatu
dokumen telah ditutup statusnya menjadi “Close”.
5. Open Orders
Menu ini digunakan untuk membuat report (laporan) dari suatu pesanan dengan
kuantitas yang dikirimkan dan difakturkan. Laporan ini dibuat berdasarkan nama
Business Partner dan Product. Kita tinggal memilih Business Partner dan Product
yang ingin dibuat laporannya.
6. Order Transactions
Menu ini digunakan untuk membuat report (laporan) dari suatu transaksi pesanan.
Laporan ini dibuat berdasarkan tanggal. Kita tinggal memilih batasan tanggal dari
Sales Order yang ingin dibuat laporannya.