FRAME WORK PENYUSUNAN SOP PENYIAPAN PROGRAM & ANGGARAN BIDANG PEKERJAAN UMUM

BIRO PERENCANAAN & KERJASAMA LUAR NEGERIK E M E N T E R I A N P E K E R J A A N U M U M

---------------------------------------

1. LATAR BELAKANG

Sebagai unit kerja yang memiliki tugas untuk koordinasi penyusunan

program dan anggaran tahunan bidang pekerjaan umum, Bagian

Program dan Anggaran Biro Perencanaan dan Kerjasama Luar Negeri

Kementerian Pekerjaan Umum, diharapkan mampu berperan sebagai

leading sector dalam menyusun kegiatan tahunan dalam pengusulan

program dan kegiatan bidang ke pekerjaan umum di lingkungan

Kementerian Pekerjaan Umum. Untuk memperoleh hasil pekerjaan yang

efektif, efisien serta dapat dilaksanakan tepat waktu merupakan capaian

yang diinginkan oleh masing-masing unit kerja penyusun program dan

anggaran, sehingga dalam implementasi program dapat memudahkan

dan memberikan kepastian waktu pelaksanaannya.

Demi mewujudkan pembangunan infrastruktur ke dalam tahapan

perencanaan program dan anggaran berkelanjutan dan tepat sasaran

dan jadwal, dan terwujudnya penanganan infrastruktur pendukung

kawasan strategis nasional, maka diperlukan suatu tools atau perangkat

kerja, yang akan menjamin hasil kerja akan efektif dan efisien, yang

memiliki kompetensi dalam quality assurance dari proses penyusunan

program dan anggaran tahunan ini, dengan demikian diperlukan suatu

pedoman yang dapat menjamin akurasi dan konsistensi pelaksanaan

setiap tahapannya.

Kegiatan penyiapan program & anggaran bidang pekerjaan umum

merupakan bagian dari Tupoksi Bagian Program dan Anggaran Biro

Perencanaan dan Kerjasama Luar Negeri, sesuai Peraturan Menteri

Pekerjaan Umum Nomor 15/PRT/M/2010, yaitu melakukan koordinasi

penyusunan program dan anggaran tahunan bidang pekerjaan umum,

yang di dalamnya memuat tata kerja dan pola koordinasi antar unit

kerja, sehingga perlu ditela’ah proses dan prosedur dan dapat dihasilkan

1

key performance indicator dalam penyusunan program dan anggaran,

serta adanya suatu kerangka untuk pengusulan tata kerja yang dijamin

dalam standar quality assurance, dalam bentuk pedoman yang

terstandarisasi, yaitu dalam bentuk SOP ( Standar operasional dan

Prosedur).

Pada tahap awal penyusunan SOP perlu dilakukan tahapan penyiapan

kerangka awal ataupun penyusunan kerangka untuk efektivitas

pelaksanaan pekerjaan disesuai dengan struktur organisasi kementerian,

terutama pada indicator kinerja dalam penyusunan program dan

anggaran bidang pekerjaan umum.

Pemerintah telah mencanangkan penerapan prinsip-prinsip tata kepemerintahan

yang baik (good governance) sejak tahun 1998. Salah satu dari prinsip-prinsip

tersebut adalah penerapan transparansi dan akuntabilitas kegiatan

penyelenggaraan pemerintahan. Perwujudan dari transparansi, akuntabilitas serta

standarisasi pelayanan dapat dilakukan antara lain melalui penyusunan standar

pelayanan bagi setiap jenis pelayanan publik. Proses penyusunan standar

pelayanan agar lebih mudah haruslah diketahui secara pasti prosedur itu dari suatu

jenis pelayanan. Melalui Prosedur yang jelas, akan lebih mudah diketahui berapa

biaya yang diperlukan, waktu yang dibutuhkan, siapa saja yang terlibat, peralatan

apa saja yang diperlukan serta persyaratan apa saja yang harus dipenuhi oleh

pengguna jasa pelayanan.

Prosedur tersebut haruslah distandarkan agar pelayanan yang dihasilkan sesuai

dengan yang diharapkan. Pembakuan prosedur dimaksud lebih dikenal dengan

Standar Operasional Prosedur (SOP) yang secara sederhana dapat diartikan

sebagai pedoman atau petunjuk prosedural bagi seluruh individu yang ada di dalam

unit pelayanan dalam proses pemberian pelayanan internal dan eksternal, ataupun

prosedur baku secara yang ditetapkan secara tertulis.

Dengan demikian, SOP menjadi penting karena bermanfaat untuk memberikan

pedoman bagi setiap pegawai dan pejabat di unit pelayanan dalam melaksanakan

pemberian pelayanan rutin; membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan

prosedural dalam memberikan pelayanan; dalam menjalankan tugas, menjamin

proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi; membantu memberikan

informasi yang diperlukan dalam penyusunan standar pelayanan, sehingga

sekaligus dapat memberikan informasi bagi kinerja pelayanan dan meningkatkan

efisiensi dan efektifitas pengelolaan pelayanan. Untuk mengimplementasikan

2

amanat tersebut dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya, perlu diciptakan

sebuah sistem yang memungkinkan dapat menjadi jembatan dalam mensinergikan

pelaksanaan tugas pokok, fungsi dan kewenangan yang dijalankan di lingkungan

unit kerja Bagian Program dan Anggaran Biro Perencanaan dan Kerjasama

Luar Negeri - Kementerian Pekerjaan Umum.

Selanjutnya untuk menciptakan tertib administrasi dan meningkatkan kinerja dalam

pelayanan kepada masyarakat pengguna maupun dalam skala internal unit kerja

yang dapat dijadikan acuan bagi semua jajaran staf dan pejabat di lingkungan Biro

Perencanaan dan Kerjasama Luar Negeri - Kementerian Pekerjaan

Umum.

2. DASAR KEBIJAKAN

Pelaksanaan Reformasi Birokrasi disyaratkan pemerintah melalui Peraturan

Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: PER/15/M.PAN/7/2009

Tentang: Pedoman Umum Reformasi Birokrasi, sedangkan dasar kebijakan yang

melandasi penyusunan pedoman tersebut adalah Keputusan MenPAN Nomor :

PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standard Operating

Procedure (SOP).

SOP secara sederhana diartikan sebagai pedoman yang menunjukkan apa yang

harus dilakukan, kapan hal tersebut dilakukan dan siapa yang melakukan,

sehingga dalam pelaksanaan tugas tidak ada keterlambatan, tidak ada saling

menunggu, tidak saling tumpang tindih, tidak saling serobot dan sebagainya. Inilah

yang menjadi tantangan bagaimana menyusun SOP penyiapan program &

anggaran bidang pekerjaan umum pada Biro Perencanaan & Kerjasama Luar

Negeri, Kementerian Pekerjaan Umum.

Diharapkan dengan adanya SOP ini maka akan tercipta standarisasi dan

sinkronisasi dari pelaksanaan tugas pokok dan fungsi masing-masing

seksi/bagian yang ada di Biro Perencanaan & Kerjasama Luar Negeri, Kementerian

Pekerjaan Umum. Sehingga akan tercipta harmonisasi yang selaras di lingkungan

internal, di lain pihak dengan adanya SOP siapapun akan lebih mudah belajar dan

mendiagnosis masalah yang terjadi dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya.

3. RUANG LINGKUP

3

Ruang lingkup penyusunan Standar Operasional Prosedur pada unit kerja Bagian

Program dan Anggaran Biro Perencanaan dan Kerjasama Luar Negeri -

Kementerian Pekerjaan Umum, mencakup pelaksanaan tugas pokok dan fungsi,

khususnya dalam kegiatan penyiapan program & anggaran bidang pekerjaan

umum.

4. TUJUAN

Tujuan disusunnya SOP - Penyiapan Program & Anggaran Bidang Pekerjaan

Umum , Biro Perencanaan & Kerjasama Luar Negeri Kementerian Pekerjaan

Umum, adalah :

a. Untuk menjadi pedoman dalam penyelenggaraan pelayanan di unit kerja Bagian

Program dan Anggaran Biro Perencanaan dan Kerjasama Luar Negeri -

Kementerian Pekerjaan Umum.

b. Untuk menjadi acuan bagi para pejabat/staf pada masing-masing seksi/bagian

dalam melaksanakan tugas pokok, fungsi dan kewenangannya.

c. Untuk menjadi pedoman dan mensinergikan berbagai tugas pokokdan fungsi di

lingkungan Bagian Program dan Anggaran Biro Perencanaan dan

Kerjasama Luar Negeri - Kementerian Pekerjaan Umum.

d. Sebagai standarisasi cara / metode yang dilakukan pegawai dalam

menyelesaikan pekerjaan khusus, sehingga bisa mengurangi kesalahan dan

kelalaian;

e. Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi

manajemen sehingga mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan

proses kerja sehari-hari;

f. Meningkatkan akuntabilitas dengan melaporkan dan mendokumentasikan hasil

dalam pelaksanaan tugas sehari-hari.

g. Menciptakan ukuran standar kinerja sehingga memudahkan pegawai dalam

memperbaiki, mengevaluasi dan meningkatkan kinerjanya.

5. MANFAAT

Dengan disusunnya SOP - Penyiapan Program & Anggaran Bidang Pekerjaan

Umum , Biro Perencanaan & Kerjasama Luar Negeri Kementerian Pekerjaan

Umum, diharapkan dapat dipetik beberapa manfaat, yaitu :

a. Menghindari ketidakjelasan prosedur berbagai pelayanan di unit kerja Biro

Perencanaan & Kerjasama Luar Negeri Kementerian Pekerjaan Umum.

4

b. Menjamin terlaksananya seluruh proses pelayanan melalui prosedur yang benar,

meliputi alur, persyaratan, kelengkapan, output yang dihasilkan dan waktu yang

tetap (standar);

c. Memudahkan penelusuran berbagai tindak penyimpangan dalam pelaksanaan

tugas;

d. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan proses pelaksanaan tugas;

meningkatkan kualitas pelayanan;

e. Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi; membantu

memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunan standar pelayanan

sehingga sekaligus dapat memberikan informasi bagi kinerja pelayanan dan

meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengelolaan pelayanan.

f. Memberikan jalan bagi implementasi pemerintahan yang bersih (clean

government) yang pada akhirnya diharapkan juga akan memberikan jalan bagi

terwujudnya good governance di Biro Perencanaan & Kerjasama Luar Negeri

Kementerian Pekerjaan Umum.

5