DOKUMEN PERUSAHAANDOKUMEN PERUSAHAAN((UndangUndang--UndangUndang NomorNomor 8 8 TahunTahun 1997)1997)

PengertianPengertian DokumenDokumen PerusahaanPerusahaan

PasalPasal 1 1 angkaangka 2 UUDP:2 UUDP:data, data, catatancatatan, , dandan atauatau keteranganketerangan yang yang dibuatdibuatdandan atauatau diteriamaditeriama oleholeh perusahaanperusahaan dalamdalamrangkarangka pelaksanaanpelaksanaan kegiatannyakegiatannya, , baikbaik tertulistertulis didiatasatas kertaskertas atauatau saranasarana lain lain maupunmaupun terekamterekamdalamdalam bentukbentuk corakcorak apapunapapun yang yang dapatdapat dilihatdilihat, , dibacadibaca, , atauatau didi dengardengar..

JenisJenis DokumenDokumen PerusahaanPerusahaan

DokumenDokumen KeuanganKeuangan::1.1. CatatanCatatan2.2. BuktiBukti PembukuanPembukuan3.3. Data Data PendukungPendukung AdministrasiAdministrasi KeuanganKeuangan, , yang yang merupakanmerupakan buktibukti adanyaadanya hakhak dandan kewajibankewajibansertaserta kegiatankegiatan usahausaha suatusuatu perusahaanperusahaan..

DokumenDokumen LainnyaLainnya::

data atau setiap tulisan yang berisi keterangan yang mempunyai nilai guna bagi perusahaan meskipun tidakterkait langsung dengan dokumen keuangan.

CATATANCATATAN

TERDIRI DARI:TERDIRI DARI:NeracaNeraca TahunanTahunansalah satu bentuk catatan yang menggambarkanposisi kekayaan, utang, dan modal pada akhirtahun buku yang merupakanpertanggungjawaban keuangan.

PerhitunganPerhitungan LabaLaba RugiRugi TahunanTahunan

RekeningRekeningsalah satu bentuk catatan yang dibuat perusahaanuntuk menampung transaksi yang sejenis yang digunakan sebagai dasar penyusunan laporankeuangan, dan dapat juga disebut buku besar atauperkiraan.

JurnalJurnal TransaksiTransaksi HarianHariansalah satu bentuk catatan yang menggambarkanadanya transaksi yang dapat berupa buku harianatau catatan harian atau tulisan lainnya.

TulisanTulisan yang yang berisiberisi hakhak dandan kewajibankewajiban sertasertahalhal--halhal lain yang lain yang berkaitanberkaitan dengandengan kegiatankegiatanusahausaha suatusuatu perusahaanperusahaan..

BuktiBukti PembukuanPembukuan

terdiri dari warkat-warkat yang digunakansebagai dasar pembukuan yang mempengaruhiperubahan kekayaan, utang, dan modal.

Warkat adalah dokumen tertulis yang bentukdan penggunaannya ditetapkan menurut aturantertentu dan merupakan bukti transaksi, misalnya cek, bilyet giro, surat perintahmembayar, dsb.

ContohContoh ““CekCek””

ContohContoh ““BilyetBilyet GiroGiro””

Data Data PendukungPendukung AdministrasiAdministrasi

merupakan data administratif yang berkaitan dengankeuangan untuk digunakan sebagai pendukungpenyusunan dan pembuatan dokumen keuangan.

Terdiri dari:a. Data pendukung yang merupakan bagian dari bukti

pembukuan (Surat Perintah Kerja, Perjanjian/Kontrak).b. Data pendukung yang tidak merupakan bagian bukti

pembukuan (rekening harian, dsb).

DokumenDokumen Perusahaan Perusahaan LainnyaLainnya

Yang Yang termasuktermasuk dokumendokumen lainnyalainnya::RisalahRisalah RUPS, RUPS, aktaakta pendirianpendirian perusahaanperusahaan, , aktaaktaotentikotentik lain yang lain yang mengandungmengandung kepentingankepentinganhukumhukum tertentutertentu, NPWP., NPWP.

AktaAkta otentikotentik lain lain SuratSurat IzinIzin Usaha Usaha PerdaganganPerdagangan Perusahaan (SIUP), Perusahaan (SIUP), SuratSurat TandaTandaDaftarDaftar Perusahaan, Perusahaan, dsbdsb..

SifatSifat RahasiaRahasia PembukuanPembukuan

TidakTidak setiapsetiap orangorang dapatdapat melihatmelihat atauatau memeriksamemeriksapembukuanpembukuan suatusuatu perusahaanperusahaan tanpatanpa dasardasar hukumhukum yang yang kuatkuat..

HanyaHanya neracaneraca dandan perhitunganperhitungan labalaba rugirugi yang yang dipublikasikandipublikasikan padapada 2 (2 (duadua) ) suratsurat kabarkabar harianharian setelahsetelahmendapatkanmendapatkan pengesahanpengesahan RUPS.RUPS.

PenerobosanPenerobosan KerahasiaanKerahasiaan

RepresentasiRepresentasi

KomunikasiKomunikasi

KewajibanKewajiban PerusahaanPerusahaan

Wajib agar setiap saat dapat diketahui keadaankekayaan, utang, modal, hak dan kewajibanperusahaan melindungi perusahaan, pemerintah, pihak ketiga.

Kewajiban bersifat keperdataan, sehinggarisiko yang muncul menjadi tanggung jawabperusahaan.

Perusahaan wajib membuat catatan sesuaidengan kebutuhan.

Catatan dibuat dengan menggunakan huruf Latin, angkaArab, satuan mata uang Rupiah, dan disusun dalambahasa Indonesia.

Catatan yang berbentuk neraca tahunan, perhitunganlaba rugi tahunan, atau tulisan lain yang menggambarkan neraca dan laba rugi, wajib dibuatdiatas kertas dan wajib ditandatangani oleh pemimpinperusahaan atau pejabat yang ditunjuk di lingkunganperusahaan yang bersangkutan.

wajib dibuat paling lambat 6 (enam) bulan terhitungsejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan.

PenyimpananPenyimpanan DokumenDokumen PerusahaanPerusahaan

CatatanCatatan, , buktibukti pembukuanpembukuan, data , data pendukungpendukung yang yang merupakanmerupakanbagianbagian daridari buktibukti pembukuanpembukuan wajibwajib disimpandisimpan selamaselama 10 10 tahuntahunterhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan.

Data pendukung yang bukan bagian dari bukti pembukuan wajibdisimpan sesuai dengan kebutuhan perusahaan (dibuat jadwalretensi yang ditetapkan dengan keputusan pimpinan perusahaan).

Dokumen lainnya wajib disimpan sesuai dengan nilai gunadokumen (dibuat jadwal retensi yang ditetapkan dengan keputusanpimpinan perusahaan).

SekalipunSekalipun dokumendokumen telahtelah melewatimelewati masamasa wajibwajibsimpansimpan, , makamaka dokumendokumen tersebuttersebut tetaptetap dapatdapatdigunakandigunakan sebagaisebagai alatalat buktibukti sesuaisesuai dengandenganketentuanketentuan mengenaimengenai daluwarsadaluwarsa suatusuatu tuntutantuntutan..

PengalihanPengalihan BentukBentuk DokumenDokumen PerusahaanPerusahaan

Dokumen perusahaan dapat dialihkan ke dalammikrofilm atau media lainnya.

Mikrofilm…?film yang memuat rekaman bahan tertulis, tercetak, dan tergambardalam ukuran yang sangat kecil.

Media lainnya…?alat penyimpan informasi yang bukan kertas dan mempunyai tingkatpengamanan yang dapat menjamin keaslian dokumen yang dialihkan atau ditransformasikan (Compact Disk Read Only Memory, Write Once Read Many, dsb).

Dalam mengalihkan dokumen perusahaan pimpinanperusahaan wajib mempertimbangkan kegunaan naskahasli dokumen yang perlu tetap disimpan karenamengandung nilai tertentu demi kepentinganperusahaan atau kepentingan nasional.

Dalam hal dokumen perusahaan yang dialihkan ke dalammikrofilm atau media lainnya adalah naskah asli yang mempunyai kekuatan pembuktian otentik dan masihmengandung kepentingan hukum tertentu, pimpinanperusahaan wajib tetap menyimpan naskah asli tersebut.

LegalisasiLegalisasi PengalihanPengalihan BentukBentuk

Legalisasi…?tindakan pengesahan isi dokumen perusahaan yang dialihkan atau ditransformasikan ke dalam mikrofilmatau media lain yang menerangkan atau menyatakanbahwa isi dokumen perusahaan yang terkandung didalam mikrofilm atau media lain tersebut sesuai dengannaskah aslinya.

Legalisasi sifatnya wajib bagaimana jika tidakdilegalisasi?

LegalisasiLegalisasi dilakukandilakukan oleholeh pemimpinpemimpin perusahaanperusahaan atauataupejabatpejabat yang yang ditunjukditunjuk didi lingkunganlingkungan perusahaanperusahaan dengandengandisertaidisertai beritaberita acaraacara..

DokumenDokumen perusahaanperusahaan yang yang telahtelah dialihkandialihkan keke mikrofilmmikrofilmatauatau media media lainnyalainnya dandan atauatau hasilhasil cetaknyacetaknya merupakanmerupakanalatalat buktibukti yang yang sahsah..

ApabilaApabila dianggapdianggap perluperlu, , hasilhasil cetakcetak dapatdapat dilegalisasidilegalisasi((pembubuhanpembubuhan tandatanda tangantangan dandan pernyataanpernyataan bahwabahwa hasilhasilcetakcetak sesuaisesuai dengandengan aslinyaaslinya) ) misalnyamisalnya karenakarena adaadapermintaanpermintaan daridari polisipolisi, , jaksajaksa atauatau hakim.hakim.

PemindahanPemindahan DokumenDokumen PerusahaanPerusahaan

Pemindahan dokumen perusahaan dari unit pengolahanke unit kearsipan di lingkungan perusahaan tersebutdilakukan berdasarkan keputusan pimpinan perusahaanyang pelaksanaannya disesuaikan dengan kebutuhanperusahaan yang bersangkutan.

Dokumen perusahaan tertentu yang mempunyai nilaiguna bagi kepentingan nasional wajib diserahkan kepadaArsip Nasional Republik Indonesia berdasarkankeputusan pimpinan perusahaan.

PemusnahanPemusnahan DokumenDokumen PerusahaanPerusahaan

Pemusnahan catatan, bukti pembukuan dan data pendukung administrasi keuangan dilaksanakanberdasarkan keputusan pemimpin perusahaan.

Pemusnahan data pendukung administrasi keuangandan dokumen lainnya dilaksanakan berdasarkan jadwalretensi.

Pemusnahan dokumen perusahaan harus disertaidengan berita acara yang dilampiri daftar pertelaan.

TanggungTanggung JawabJawab atasatas PemusnahanPemusnahan

PemimpinPemimpin perusahaanperusahaan yang yang bertanggungbertanggung jawabjawab atasataspemusnahanpemusnahan dokumendokumen perusahaanperusahaan atauatau pejabatpejabat yang yang ditunjukditunjuk, , bertanggungbertanggung jawabjawab atasatas KERUGIAN PERUSAHAAN KERUGIAN PERUSAHAAN dandan PIHAK KETIGA, PIHAK KETIGA, dalamdalam halhal::

pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan sebelumhabis jangka waktu wajib simpan.pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan, sedangkandiketahui atau patut diketahui bahwa dokumenperusahaan tersebut masih tetap harus disimpan, karenamempunyai nilai guna baik yang berkaitan dengankekayaan, hak, dan kewajiban perusahaan maupunkepentingan lainnya.