OFFICE AUTOMATION

MAKALAH

DISUSUN UNTUK MEMENUHI TUGAS MATA KULIAH

Sistem Informasi Manajemen

yang dibina oleh Bapak Mohammad Arief

Oleh Kelompok 3:

1. Azizah ( 1204134239 )

2. Dewi Sriwahyuni (120413423793)

3. Diah Ayu C. (120413423947)

4. Edo Yon P. (1204134239 )

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

FAKULTAS EKONOMI

JURUSAN MANAJEMEN

MARET 2014

PEMBAHASAN

A. Pengertian

OAS atau Office Automation System dapat didefinisikan sebagai sebuah rencana untuk

menggabungkan dan menerapkan teknologi-teknologi tinggi melalui perbaikan proses

pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerja dan efektifitas pekerjaan.

Selain itu Office Automation / Otomatisasi Kantor adalah penggunaan alat elektronik untuk

memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi

informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan

produktivitas. Secara teknisi, OAS dapat berupa sebuah sistem yang digunakan untuk

membuat, menyimpan, mengambil, mengubah dan mengkomunikasikan informasi yang

terjadi di perusahaan atau perkantoran. Bentuk informasi dapat berupa tulisan yang antara lain

adalah teks, grafik, fax, telex, data computer berupa suara antara lain radio, telepon, atau

gambar video. Dengan perkembangan komputer yang dapat berkomunikasi dengan komputer

lain muncullah elektronic mail. Dengan elecronic mail orang perkantoran dapat

mengkomunikasikan teks, grafik, dan data komputer dengan menggunakan jalur komunikasi

komputer. Selain itu muncul pula teknologi yang menambah kemampuan jaringan telepon

pada informasi suara. Kemampuan yang sekarang diunggulkan pada informasi suara adalah

Voice Mailing System, Voice Information Service, dan Fax Information Service. Terakhir

adalah masuknya informasi gambar video kedalam jaringan komputer. Dalam hal ini muncul

fasilitas untuk video conference. Spesifikasi tentang fasilitas dapat dilihat pada brosur yang

menawarkan produk OAS. Secara global dapat digambarkan seperti gambar pada fasilitas

pada brosur OAS.

Bentuk Info Media Bentuk Info

Tulisan/ memo text / ACSI

Gamabar grafik

Faksimli

Telex/ morse

Data computer

Suara gambar video

Orang / kurir

Jaringan Komputer

Jaringan telepon (suara)

Jaringan Telepon ( fax)

Jaringan Telex

Gelombang radio

Tulisan/ memo text/ ASCII

Gambar garfik

Faksimli

Telex/ morse

Data computer

Suara

Kode lain Media lain Gambar Video kode lain

Office Automation System (OAS) memiliki 8 pengembangan tujuan yang diraih yaitu :

1. Penggabungan dan penerapan teknologi.

2. Memperbaiki proses pelaksanaan pekerjaan di kantor.

3. Meningkatkan produktifitas pekerjan dan efektifitas pekerjaan.

4. Membantu kegiatan sekertariat dan karyawan administrasi.

5. Menaikkan produktifitas.

6. Membantu memfasilitasi komunikasi formal dan informal atar karyawan di dalam dan di

luar organisasi.

7. Mengurangi penghentian kerja.

8. Pengurangan biaya peralatan.

B. Pengguna Office Automation

Agar suatu system atau aplikasi dapat berjalan dan dapat dinilai apakah system itu bagus atau

tidak, maka disini kita perlukan yang namanya pemakai, ia yang akan menilai, merancang dan

mengembangkan sehingga suatu system dapat berjalan. Ada empat kategori pengguna Office

Automation, yaitu:

1. Manajer, adalah orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya

perusahaan, terutama sumber daya manusia.

2. Profesional, adalah orang yang tidak mengelola orang lain tetapi menyumbang

keahlian khusus yang membedakan mereka dari sekretaris dan pegawai administrative,

contohnya pembeli, wiraniaga dan lain-lain.

3. Sekretaris, biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan

berbagai tugas, seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur

jadwal pertemuan.

4. Pegawai Administratif, biasanya bertugas melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris,

seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen

dan mengirimkan surat.

C. Macam Office Automation

(1) System Komunikasi Elektonik

System komunikasi elektronik (electronic communication system) merupakan system

teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantara individu, grup-grup

kerja dan organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam system ini adalah e-mail, voice

mail, facsimile dan bulletin board system. Bulletin board system (BBS) adalah suatu

lokasi lewat jaringan internet yang memungkinkan suatu pesan disimpan di lokasi dan

selanjutnya dapat diakses dan didesain oleh orang lain

(2) System Kolaborasi Elektronik

Sytem kolaborasi elektronik adalah suatu system yang tidak hanya pertukaran

komunikasi atau pesan, tetapi juga bagaimana informasi atau pesan tersebut digunakan

untuk bekerja sama. Contoh aplikasi yang ada pada OA, yang tergolong dalam system

kolaborasi adalah teleconference dan telecommuting. Telecommuting adalah kolaborasi

elektronik yang digunakan oleh pekerja yang bekerja dari jarak jauh dengan kantornya.

(3) System Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik

System publikasi elektronik (electronic publishing system) adalah penggunaan teknologi

informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yang termasuk aplikasi dari

system pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah desktop publishing, elektonik

document management, presentase graphics dan multimedia presentation. Elektonik

document management (EDM) merupakana system penyimpanan document yang

membentuk basis data imej (image database) yang nantinya dapat diakses dan diproses

kembali. Presentation graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang akan

dipresentasikan. Sedangkan multimedia presentation tidak hanya mempresentasikan

grafik saja, tetapi memungkinkan untuk mempresentasikan dalam beberapa bentuk media

seperti teks, grafik, foto, suara dan video.

(4) System Pengolahan Kantor

System pengolahan kantor (office management systems) merupakan system kantor

otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikan aktivitas-

aktivitas kerja mereka. Yang termasuk dalam system ini adalah desktop accessories dan

electronic scheduling atau kalender elektronik. Desktop accessories menyediakan alat-

alat seperti kalkulator, kalender, jam, notepad, daftar nomer telepon dan daftar jam

janjian. Electronic scheduling membantu pemakai-pemakai system ini untuk mengatur

skejul kerja mereka.

(5) Sistem Elektronik Formal

Didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Diterapkan diseluruh

perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan SIM.

(6) Sistem Elektronik Informal

Tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem OA ini diterapkan saat

diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri, mirip dengan DSS.

D. Aplikasi Office Automation

Ada beberapa jenis aplikasi yang digunakan dalam office automation, diantaranya ialah :

a. Word Processor

Word processor (pengolah kata) adalah salah satu jenis OAS yang sudah banyak

digunakan orang. Sudah banyak terbukti bahawa produktifitas pekerja dan efektifitas

pekerjaan dapat ditingkatkan dengan menggunakan word processor. Biasanya aplikasi

digunakan untuk mengolah data tertulis, sehingga memungkinkan manajer menyiapkan

komunikasi tertulis yang lebih efektif.

b. Document Management

Beberapa cara telah ditemukan guna meningkatkan efisiensi penyipanan dan pengambilan

dokumen . contoh produk yang masuk dalam klafisikasi ini adalah Document Content

Architecture (DCA) oleh IBM, Dokument Interchange Architeracture (DIA) oleh BIM

Electrinic Filling System oleh banyak vendor, Information Rentrieval System dan

Computer Aided Retrieval/sistem lain yang sejenis.

c. Electronic Mail

Populer dikenal sebagai E-Mail, adalah penggunaan jaringan komputer yang

memungkinkan para pemakai mengirimn menyimpan, dan menerima pesan-pesan

menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.

d. Elektronic Funds transfer

Elektronic Funds Transfer (EFT) menggantikan pengiriman kertas/dokumen/uang ke

dalam bentuk elektronik. EFT dapat melaksanakan transaksi pendanaan, transfer,

pembanyaran hutang, pembelian/penagihan dan sebagainya dari bank ke anggaran atau

antarbank. Contohnya Automatic Teller Machine (ATM), Electronic Shopping

(berbelanja melalui computer yang berhubungan dengan modem), dan beberapa aplikasi

kartu kredit.

e. Voice Mailing System

Ini adalah fasilitas yang diberikan pada Private Brance Exchange (PBX). PBX dapat

disamakan dengan jaringan telepon yang dimiliki oleh PT. Telkom, hanya saja dengan

skala yang kecil. Peralatan PBX yang ada di PT. Telkom dapat melayani dua bentuk

informasi yaitu suara/sinyal analog dan Fax.

f. Fax Information Service

Fax Information Service mempunyai fungsi kerja mirip dengan Voice Information

Service tetapi yang dikirim adalah informasi dalam bentuk fax. Fax Information Service

juga dapat menggunakan komputer pribadi sehingga setiap perusahaan dapat memilkinya.

g. Voice Information Services

Voice Information Service adalah sebuah alat yang digabung dengan PBX yang berguna

memberikan jawaban tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai telepon. Informasi

yang diberikan hanyalah informasi yang telah tersedia. Disini pemakai dituntut oleh menu

yang berupa suara pula. Fasilitas ini biasanya digunakan oleh bank untuk melihat

rekening koran atau perusahaan service lain untuk memberikan informasi lain. Sebagai

contoh dapat dicoba Voice Information Service yang dimiliki oleh PT. Telkom dengan

nomor 109 untuk mencari informasi mengenai berapa tagihan jasa telepon bulan ini.

Voice Information Service juga dapat menggunakan komputer pribadi sehingga setiap

perusahaan dapat memilikinya.

h. Video Conference

Conference adalah fasilitas untuk berbicara dengan lebih satu orang lawan bicara . video

adalah bentuk gambar yang dapat dilihat yang dalam hal ini terdapat dua pilihan yaitu

gerak penuh ( full motion ) dan gambar beku ( freeze frame ). Beberapa waktu yang lalu

fasilitas conference dengan suara (Audio) sudah ada apa PBX . kini teknologi telah

menambah gambar video padanya sehingga yang dihasilkan adalah video conference .

fasilitas video sebenarnya sama dengan fasilitas mesin faksimili. Disana ada sebuah

peralatan yang menterjamahkan gambar video ke sinyal analog ( bila yang digunakan

adalah jaringan telepon) . dan sebaliknya . pengiriman video dapat dilakukan melalu

jaringan telepon maupun melalui jaringan computer. Jaringan telepon lebih unggul untuk

komunikasi pada saat itu juga on-line sedangkan jaringan computer lebih unggul untuk

berkomunikasi titipan (batch) . maski sekarang belum ada tetapi ini adalah dasar untuk

munculnya fasilitas video mailing system . dalam menerapkan OAS sebuah organisasi

harus melalui 3 fase seperti yang ditunjukkan table dibawah ini :

Fase Dasar Meningkatkan kualitas pekerja pada type I.

(sekertaris, surat–menyurat, dokumentasi dan

sebagainya.

Mengurangi (bukan menghilangkan) jumlah

kertas. Seorang manajer pernah meminta

spesifikasi komputerisasi hingga terbentuk

OAS yang tanpa kertas padahal fase dasar

seperti penggunaan word processor masih

tersendat.

Contoh: word processor, dokumen manajemen

dan sebagainya.

Fase Penggabungan - Meningkatkan komunikasi pada manajemen

type I dan II.

- Meningkatkan ongkos dengan menerapkan

analisis siapa butuh apa.

- Contoh e-mail, voice mail, VIS, FIS dan

sebagainya.

Fase lanjutan • Meningkatkan perencanaan dan pembuatan

keputusan.

• Meningkatkan kualitas seluruh organisasi.

• Contoh video conference/tele–conference.

Dapat disimpulkan bahwa arah yang dituju dalam penerapan OAS adalah intergrasi

organisasi. Hal ini dapat menimbulkan beberapa kemungkinan problem yang perlu

diantisipasi secara dini.

i. Konferensi Audio

Konferensi audio (audio conferencing) adalah penggunaan peralatan komunikasi suara

untuk membuat suatu hubungan audio di antara orang-orang yang tersebar secara

geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi. Konferensi telepon merupakan bentuk

pertama konferensi audio dan masih digunakan. Sejumlah perusahaan memasang sistem

yang lebih rumit yang tediri dari sirkuit komunikasi audio pribadi berkualitas tinggi yang

dapat diaktifkan dengan menyentuh saklar. Konferensi audio tidak memerlukan suatu

komputer. Konferensi audio hanya melibatkan penggunaan fasilitas komunikasi audio

dua arah. Konferensi audio dapat dibuat lebih efisien jika beberapa aturan ini diikuti:

(1) Orang yang mengorganisasikan konferensi harus bertindak sebagai moderator,

memastikan bahwa semua peserta memiliki kesempatan berbicara dan bahwa tujuan

konferensi tercapai.

(2) Jumlah peserta jangan terlalu banyak, jika peserta lebih dari enam, sulit untuk

menjaga diskusi tetap pada alurnya.

(3) Salinan dari agenda konferensi harus disediakan untuk para peserta sebelumnya,

mungkin dengan menggunakan transmisi faksimili.

(4) Jika peserta berbicara, ia harus mengidentifikasi dirinya.

(5) Rekaman konferensi harus disimpan.

(6) Salinan kertas dari rekaman harus disiapkan dari rekaman, dan dibagikan ke para

peserta. Konferensi audio sangat cocok untuk perusahaan yang tersebar di wilayah

yang luas. Namun karena ini merupakan bentuk komunikasi sinkron yang

mengharuskan semua peserta hadir pada saat yang sama, sukar untuk menjadwalkan

konferensi bila zone waktunya berjauhan

j. Konverensi Video

Konferensi video adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para

peserta konferensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan

hubungan audio dan video. Seperti konferensi audio, konferensi video tidak memerlukan

komputer.

k. Kalender elektronik (electronic calendaring)

Kalender elektronik (electronic calendaring) adalah penggunaan jaringan komputer untuk

menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. Manajer atau sekretaris

manajer dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan, dan

menelaahnya dengan terminal keyboard. Teman sejawat dalam organisasi dapat

mengakses kalender manajer lain selain kalendernya sendiri. Sehingga jika ingin

menjadwalkan suatu rapat, perangkat lunak kalender elektronik dapat membuat komputer

memerikasa kalender-kalender lain untuk memilih waktu yang tepat untuk bersama-sama

dalam melakukan rapat. Jika ingin menemui seseorang, maka dapat memeriksa

kalendernya terlebih dulu untuk menentukan apakah orang tersebut ada. Jika mau, bahkan

dapat mencegah orang lain mengakses seluruh atau sebagian kalender tersebut. Kalender

elektronik bersifat unik di antara aplikasi OA karena tidak benar-benar

mengkomunikasikan informasi pemecahan masalah. Sebaliknya, kalender elektronik

menyiapkan saat untuk komunikasi. Kalender elektronik sangat bermanfaat bagi manajer

tingkat atas yang memilliki jadwal pertemuan yang penuh.

l. Konferensi Computer

Konferensi komputer berbeda dari konferensi audio atau video karena dapat digunakan

dalam satu tempat geografis. Seseorang dapat menggunakan konferensi komputer untuk

berkomunikasi dengan orang lain di ruang kerja sebelah. Penggunaan seperti itu tidak

praktis dengan audio dan video. Sementara itu ada fasilitas lain untuk berkomunikasi

langsung yaitu disebut dengan teleconferencing. Teleconferencing sebenarnya mencakup

seluruh tiga bentuk konferensi elektronik, audio, dan video komputer.

m. Transmisi faksimil atau fax

Fax singkatan dari facsimile transmission, adalah penggunaan peralatan khusus yang

dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat

salinannya di ujung yang lain. Saluran komunikasinya sangat sering berupa saluran

telepon suara biasa. Transmisi faksimil dapat dilakukan dengan menggunakan mesin fax

atau komputer. Fax board memungkinkan komputer mikro berfungsi sebagai mesin fax.

Dengan menambahkan board tersebut, komputer dapat menerima pesan fax dan

menyimpannya untuk kemudian ditampilkan atau dicetak. Pengirimkan pesan fax juga

dilakukan dengan dengan mengetiknya pada keyboard.

Fax berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada para

anggota tim pemecahan masalah secara cepat dan mudah, tanpa dibatasi oleh lokasi

geografis mereka. Fax sangat baik untuk berkomunikasi dengan orang di luar perusahaan.

n. Videotext

Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar CRT materi narasi dan grafik yang

tersimpan.

o. Pencitraan (imaging)

Pencitraan Sejumlah organisasi atau perusahaan memiliki sangat banyak dokumen yang

harus disimpan dalam file, agar informasinya dapat diambil pada saat diperlukan.

Perusahaan asuransi dan bank misalnya, termasuk dalam kategori ini. Awalnya

perusahaan-perusahaan ini menyimpan file dalam bentuk kertas maupun record yang lain,

tetapi semakin lama tempat yang diperlukan tidak mencukupi lagi. Pemecahannya adalah

denga menyimpan citra (image) dari dokumen tersebut, dengan demikian maka

perusahaan telah beralih ke microform. Aplikasi OA microfilm telah mengalami

perubahan teknologi besar-besaran yang dinamakan pencitraan. Pencintraan (imaging),

seperti yang digunakan sekarang, merupakan penggunaan pengenal karakter optis (optical

chacaracter recognition) untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microform menjadi

format digital untuk disimpan di dalam alat penyimpanan sekunder. Setelah disimpan,

citra tersebut dapat diambil untuk ditampilkan atau dicetak.

p. Desktop publishing

Penggunaan komputer untuk menyiapkan outout tercetak yang kualitasnya sangat mirip

dengan yang dihasilkan oleh typesetter.

E. Keunggulan Office Automation

Berikut adalah advantage/keunggulan aplikasi Office Automation:

a) Dapat beroperasi secara WAN (terhubung mulai dari kantor wilayah sampai ke

ranting).

b) Penyimpanan dan pengaksesan sumber informasi secara real-time online.

c) Open system atau dapat diintegrasikan dengan sistem aplikasi lain, misalnya aplikasi

Enterprise Resource Planning (ERP).

d) Aplikasi berbasis Web untuk kemudahan akses tanpa dihalangi oleh masalah waktu

dan lokasi.

e) Notifikasi dan reminder yang terintegrasi dengan mail system.

f) Terintegrasi dengan form MS Office.

g) Terintegrasi client data source dan server data source.

F. Keuntungan Office Automation

a) Pengurangan biaya fasilitas. Perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang

besar,karena sebagian pegawai bekerja di tempat lain, sehingga mengurangi biaya

sewa dan perluasan kantor.

b) Pengurangan biaya peralatan. Daripada menyediakan peralatan kantor bagi tiap

pegawai. Telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya para peserta dalam

suatu LAN berbagi sumber daya.

c) Jaringan komunikasi formal. Karena telecommuter harus terus terinformasi dan

mendapat perintah spesifik, jaringan komunikasi mendapat lebih banyak perhatian

daripada biasanya. Dalam pengaturan kantor tradisional, sebagian besar informasi

dikomunikasikan melalui percakapan dan pengamatan. Meningkatnya perhatian pada

kebutuhan telecommuter berpotensi menghasilkan komunikasi yang lebih baik

daripada jika semua pegawai bekerja di lokasi tetap.

d) Pengurangan penghentian kerja. Bila badai salju, banjir, angin ribut, dan sejenisnya

membuat pegawai tidak mungkin pergi ketempat kerja, kegiatan perusahaan dapat

terhenti. Namun dengan kantor virtual, sebagian besar pekerjaan dapat dilanjutkan.

e) Kontribusi sosial. Kantor virtual memungkinkan perushaan memperkerjakan 

pegawai yang tadinya tidak memiliki peluang untuk bekerja. Orang cacat, lanjut usia

dan orang tua dengananak-anak kecil dapat bekerja dirumah. Knator virtual karena

itu memungkinkan perusahaanmenunjukkan tanggung jawab sosialnya.

G. Kerugian Office Automation

a) Rasa tidak memiliki. Jika pegawai tidak kontak langsung dengan rekannya setiap

hari, mereka kehilangan perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi.

b) Takut kehilangan pekerjaan. Karena pekerjaan pegawai dilakukan terlepas dari

organisasi perusahaan, pegawai mudah menganggap bahwa mereka dapat dibuang.

Mereka dapat berkesimpulan bahwa tiap orang dengan komputer dan modem dapat

melakukan pekerjaan itu dan bahwa mereka mungkin  menjadi korban “pemecatan

elektronik”.

c) Semangat kerja yang rendah. Sejumlah faktor dapat menyebabkan rendahnya

semangat kerja pegawai. Faktor pertama adalah tidak adanya umpan balik positif

yang berasal dari interaksi langsung dengan atasan dan rekan kerja. Faktor lain

adalah kenyataan bahwa gaji yang dibayarkan pada telecommuter cenderung lebih

rendah daripada yang dibayarkan pada pegawai di tempat kantor tetap.

d) Ketegangan keluarga. Bila ada ketegangan dirumah, telecommuter tidak dapat

melarikan diri untuk beberapa jam. Ketegangan juga dapat meningkat karena

pasangan dapat menganggap pekerjaan itu hanyalah untuk menghindari dari

tanggung jawab rumah tangga.

H. STRATEGI

Menerapkan Office Automation  ada beberapa strategi yang disarankan, antara lain:

Sediakan agen perubahan, dimana agen ini memiliki informasi yang lebih tentang

Office Automation dan computer.

Sediakan berbagai sumber referensi tentang OAS, komputer dan internet.

Sediakan sumber daya komputer.

Latih beberapa orang lainnya sebagai agen perubahan iklim kerja dari manual ke

otomatis (menggunakan OAS).

Sediakan akses kesumber daya informasi yang ada (data, software dan hardware).

Sediakan perlengkapan non computer.

Gunakan berbagai fasilitas OAS secara perlahan-lahan.

Daftar Pustaka

2007. Slide Office Virtual, Gunadarma Univ.

Grantham, Lisa. 1995. Justifying office automation: 1995. MCB UP Ltd

Kallaus, Norman F and Keeling, B Lewis. 1987. Administrative Office Management. Ninth

Edition. South-Western Publ. Co. Cincinati

Raymond McLeod, Jr., George Schell. 2001. Sistem Informasi Manajemen. Edisi Kedelapan.

Prentice Hall.