DISKRIPSI TUGAS

KARYAWAN KPRI UNIVERSITAS NEGERI MALANG

 

No Jabatan Tugas Pokok1 Ketua Unit Simpan

Pinjam1. Bertanggungjawab atas ketersediaan format  pengajuan simpan

pinjam.2. Menyelenggarakan administrasi  dan layanan permohonan

pinjaman bagi anggota.3. Menghitung kelayakan anggota calon peminjam (saldo

pinjaman uang dan barang dan saldo struk gaji).4. Mengajukan berkas permohonan pinjaman anggota kepada

pengurus, untuk mendapatkan persetujuan atau penolakan dari pengurus.

5. Melaksanakan  pembuatan administrasi realisasi kredit.6. Membuat rekapitulasi kredit.7. Mengerjakan buku bantu kredit.8. Mengkoordinasi daftar tagihan piutang anggota KPRI UM ke

Bendaharawan Gaji Universitas.9. Melaksanakan tugas-tugas lain dari pengurus.

1. Menyiapkan tagihan anggota luar biasa.2. Menyiapkan administrasi dan penghitungan SHU bagi

anggota.10. Bertanggungjawab kepada Pengurus melalui Bendahara I atas

pelaksanaan tugas usaha simpan pinjam, tagihan piutang anggota.

2 Staf Layanan Simpan Pinjam

1. Menyiapkan format  pengajuan simpan pinjam kepada anggota calon peminjam.

2. Menghitung kelayakan anggota calon peminjam (saldo pinjaman uang dan barang dan saldo struk gaji).

3. Membukukan tabungan anggota (Penerimaan dan Pengeluaran).4. Menerima dan mengadministrasi pengambilan dan penyetoran

tabungan anggota termasuk bunga simpanan.5. Merekap jumlah tabungan yang ditagihkan ke bagian keuangan

UM.6. Melaksanakan tugas-tugas lain yang ditentukan oleh Pengurus.7. Menyiapkan administrasi dan penghitungan SHU bagi anggota.8. Bertanggungjawab kepada Pengurus melalui Ketua Unit Simpan

Pinjam.

3 Staf Layanan Simpan Pinjam

1. Menyiapkan format  pengajuan simpan pinjam kepada anggota calon peminjam.

2. Menghitung kelayakan anggota calon peminjam (saldo

pinjaman uang dan barang dan saldo struk gaji).3. Menerima dan mengadministrasikan tabungan anggota

(penyetoran dan pengambilan).4. Menerima dan mengadministrasikan pembayaran angsuran

pinjaman.5. Mengelola pembayaran listrik, air minum (PDAM), dan telepon

anggota secara kolektif.6. Membantu mengerjakan proses penagihan piutang7. Melaksanakan tugas-tugas lain yang ditentukan oleh Pengurus.8. Menyiapkan administrasi dan penghitungan SHU bagi anggota.9. Bertanggungjawab kepada Pengurus melalui Ketua Unit Simpan

Pinjam.

4 Ketua Unit Usaha Pertokoan/Swalayan

1. Melaksanakan pemesanan barang-barang pada produsen/distributor/suplier dengan persetujuan pengurus.

2. Melayani pembuatan pengantar nota pengambilan barang ke rekanan dan membuat daftar harga barang-barang di toko.

3. Mengkomunikasikan pengantaran barang konsumen kepada bagian kendaraan.

4. Melaksanakan stock opname barang-barang pertokoan bulanan, tengah tahun dan satu tahun.

5. Merekap data tagihan minus dari bendahara gaji UM.6. Melayani penjualan tunai/kredit barang-barang toko.7. Merekap data penjualan tunai/kredit barang-barang toko dan

menyetorkan uangnya beserta bukti kuitansinya ke Kasir KPRI.8. Memproses penukaran nota/kuitansi pembelian barang.9. Melaksanakan tugas-tugas lain yang ditentukan oleh Pengurus.10. Menyiapkan kegiatan basar dengan pihak-pihak terkait.11. Bertanggungjawab kepada Pengurus melalui Bendahara II

terhadap pelaksanaan pengajuan berkas permohonan tugas usaha pertokoan.

5 Staf Layanan Toko/ Kasir toko

1. Sebagai kasir penjualan barang-barang took.2. Menyetorkan uang hasil penjualan barang-barang toko ke Kasir.3. Membuat daftar harga penjualan barang toko4. Sebagai operator komputer toko.5. Membantu mengerjakan proses penagihan piutang.6. Membuat rekapitulasi keuangan hasil penjualan barang-barang

toko.7. Melaksanakan tugas-tugas lain yang ditentukan oleh Pengurus.8. Bertanggungjawab kepada Pengurus melalui Ketua Unit

Pertokoan.

6 Staf Layanan Toko 1. Melayani penjualan barang toko dan tukar kuitansi.2. Menyiapkan barang belanjaan yang akan dikirim ke

konsumen/anggota.

3. Melaksanakan kegiatan basar dengan pihak-pihak terkait.4. Menerima dan meretur barang-barang toko5. Mengerjakan buku penjualan barang-barang toko6. Membantu proses penagihan barang-barang toko7. Melaksanakan stock opname barang-barang konsinyasi setiap

bulan8. Melakukan pengecekan tagihan dari keuangan dan pengambilan

daftar tagihan minus9. Melaksanakan tugas-tugas lain yang ditentukan oleh Pengurus.10. Bertanggungjawab kepada Pengurus melalui Ketua Unit

Pertokoan.

7 Staf Layanan Toko 1. Melayani penjualan barang-barang toko.2. Melaksanakan kegiatan basar dengan pihak-pihak terkait.3. Menyiapkan barang belanjaan yang akan dikirim ke

konsumen/anggota.4. Membantu mengerjakan buku penjualan dan buku barang-

barang konsinyasi5. Bertanggungjawab terhadap penataan barang toko6. Melakukan pengecekan secara rutin atas barang-barang toko

yang akan kadaluwarsa7. Melaksanakan stock opname barang-barang toko setiap bulan8. Melaksanakan tugas-tugas lain yang ditentukan oleh Pengurus9. Bertanggungjawab kepada Pengurus melalui Ketua Unit

Pertokoan.

8 Ketua Gudang 1. Memproses order barang khusus sesuai kegiatan KPRI/UM.2. Menerima, mengecek dan menginput barang yang telah dipesan

oleh Ketua Unit Pertokoan (kualitas dan kuantitas), dan menetapkan tanggal pembayaran kepada suplier.

3. Mengatur barang di gudang.4. Melaksanakan stock opname barang-barang di toko dan gudang

setiap akhir bulan, tengah tahun dan akhir tahun.5. Meretur barang yang kadaluwarsa atau rusak.6. Memproses void pos.7. Mengupdate harga barang.8. Membuat laporan pajak PPN barang di toko.9. Melaksanakan pembuatan daftar tagihan piutang dagang.10. Memproses administrasi pengeluaran barang-barang dari

gudang.11. Menyiapkan barang-barang ATK dan kebutuhan lainnya dari

hasil tender.12. Melaksanakan tugas-tugas lain yang ditentukan oleh Pengurus.13. Bertanggungjawab kepada Pengurus melalui Bendahara II atas

pelaksanaan kegiatan pergudangan barang-barang.

9 Staf Gudang 1. Menerima, mengecek dan menginput barang yang telah dipesan oleh Ketua Unit Pertokoan (kualitas dan kuantitas), dan menetapkan tanggal pembayaran kepada suplier.

2. Memasukkan dan mengeluarkan barang-barang dari dan ke gudang sesuai dengan permintaan Ketua Unit Gudang.

3. Mengupdate harga barang.4. Mengawasi barang-barang toko5. Melaksanakan stock opname barang-barang di gudang dan toko

setiap bulan, tengah tahun dan akhir tahun.6. Mengatur barang gudang,7. Merapikan kardus/pembukus barang lainnya.8. Meretur barang yang kadaluwarsa atau rusak.9. Membantu dalam memproses void pos.10. Menimbang gula, dan atau mengemas barang lainnya yang

dijual melalui toko.11. Menyiapkan barang-barang ATK dan kebutuhan lainnya dari

hasil tender.12. Bertanggungjawab kepada Pengurus melalui Ketua Gudang.

Administra-tor kendaraan/staf pengurus

1. Menerima order dari konsumen kendaraan.2. Menyiapkan formulir order kendaraan.3. Mendistribusikan/mengatur jadwal sopir dan kendaraan sesuai

dengan permintaan konsumen baik anggota KPRI  maupun masyarakat umum.

4. Mengkoordinasikan layanan sewa kendaraan bagi5. Menyiapkan administrasi untuk perjalanan mengantarkan

konsumen.6. Merekap penggunaan kendaraan.7. Menerima uang setoran dan kwitansi dari sopir dan

merekapnya, kemudian menyampaikan ke Kasir.8. Melaksanakan pembukuan sewa kendaraan, pemakaian

kendaraan dan pemeliharaan kendaraan.9. Menerima informasi, telpon, dan tamu  baik dari anggota,

masyarakat umum maupun lembaga terkait dengan kegiatan KPRI; kemudian meneruskannya kepada pihak yang terkait.

10. Menyampaikan informasi terkait KPRI kepada anggota maupun masyarakat umum yang menggunakan jasa koperasi.

10 Staf Unit Kendaraan 1. Melaksanakan pengecekan berkala/rutin atas kendaraan KPRI2. Mengajukan biaya pemeliharaan kendaraan kepada pengurus3. Membantu pengantaran pesanan barang anggota dari toko ke

rumah anggota, bila kendaraan lagi kosong4. Melaksanakan tugas-tugas lain yang ditentukan oleh Pengurus.5. Bertanggungjawab kepada Pengurus melalui Sekretaris II atas

tugas administrasi dan layanan sewa kendaraan.

11 Staf Layanan Kendaraan

1. Menkonfirmasi jadwal keberangkatan kepada administrtor dan konsumen.

2. Menyiapkan kendaraan dalam keadaan siap pakai untuk perjalanan mengantarkan konsumen.

3. Mengambil kelengkapan administrasi untuk perjalanan mengantarkan konsumen.

4. Mengantarkan konsumen ke tempat tujuan dengan layanan prima (jujur, ramah, tepat waktu, nyaman, aman, dan bertanggung jawab).

5. Menyampaikan laporan perjalanan kepada administrator.6. Mencuci dan membersihkan mobil setelah digunakan untuk

mengantar konsumen.7. Mengembalikan mobil ke garasi secara tepat waktu, mobil tidak

boleh dibawa pulang ke rumah sopir.8. Merawat kendaraan secara berkala melalui koordinasi dengan

bagian administrator dan konsultasi dengan pengurus.9. Bertanggung jawab atas keselamatan dan keutuhan kendaraan.10. Melaksanakan pengantaran barang ke alamat rumah konsumen,

atas dasar informasi dari unit toko.11. Menyerahkan kunci dan surat kendaraan jika selesai

menggunakan mobil dan diberikan kepada administrator.12. Membantu unit lain bila penggunaan kendaraan lagi kosong13. Melaksanakan tugas lain yang ditentukan oleh Pengurus

(misalnya mengantar tagihan air, listrik, telepon, tagihan luar biasa, dll.)

14. Bertanggungjawab kepada Pengurus.

14 Kasir 1. Menyetor dan mengambil Uang di Bank2. Melaksanakan penerimaan dan pengeluaran uang sesuai dengan

kebutuhan dan prosedur yang telah ditetapkan Pengurus.3. Menyusun laporan posisi keuangan KPRI UM untuk diajukan

kepada Pengurus4. Merekap data tagihan anggota dari bendahara gaji.5. Merekap transaksi keuangan harian.6. Menyelenggarakan arsip kasir7. Menyiapkan konsumsi rapat-rapat8. Melaksanakan tugas-tugas lain yang ditentukan oleh Pengurus.9. Bertanggungjawab kepada Pengurus melalui Bendahara I.

5 Pembukuan 1. Menerima bukti transaksi dan bukti kas harian dari kasir.2. Mengerjakan jurnal harian.3. Mengerjakan Buku Besar harian.4. Mengerjakan neraca dan rugi laba bulanan.5. Mengerjakan Buku Kas Tabelaris6. Mengerjakan Buku tabungan Bank7. Mengerjakan pembayaran angsuran Bank.

8. Mengerjakan Neraca Lajur tengah tahun dan akhir tahun berserta rugi labanya.

9. Mengerjakan laporan pajak.10. Mengarsipkan semua bukti transaksi dengan tertib dan

tersistem.11. Mem-back up data arsip kegiatan-kegiatan pembukuan.12. Melaksanakan tugas-tugas lain yang ditentukan oleh Pengurus13. Bertanggungjawab kepada Pengurus melalui Bendahara I.

16 Ketua Unit Administrasi dan Jasa

1. Mengusulkan SK kenaikan gaji karyawan.2. Merekap data gaji karyawan.3. Memproses kenaikan gaji berkala bagi Karyawan KPRI4. Up date data absensi karyawan.5. Menghitung lembur karyawan.6. Memproses pendaftaran, mutasi dan pemberhentian anggota.7. Membuat pengumuman-pengumuman terkait kegiatan KPRI.8. Menyiapkan format-format (rawat inap, pendaftaran anggota,

pinjaman, dll.)9. Menyiapkan kelengkapan rapat-rapat.10. Memproses administrasi kegiatan pujasera.11. Melayani anggota dalam proses pembelian kendaraan, tanah,

dan rumah.12. Membuat data perhitungan SHU13. Melaksanakan proses surat menyurat KPRI baik dari dalam

maupun dari luar sesui kebutuhan dan instruksi dari Pengurus14. Melaksanakan pengarsipan surat menyurat.15. Mengkoordinasi jasa layanan SIM, STNK, dan Pengurusan

surat berharga lainnya.16. Membantu melakukan penagihan angsuran dari anggota luar

biasa17. Mengerjakan buku anggota KPRI18. Bertanggungjawab kepada Pengurus melalui Sekretaris I atas

pelaksanaan tugas tata persuratan sampai pengarsipannya.

17 Petugas Kebersihan (Cleaning service)

1. Mengambil kunci, membuka dan menutup, mengecek ulang kondisi kantor dan toko, serta mengembalikan kunci ke Satpam UM

2. Bertanggungjawab atas kebersihan Toko, Kantor, dan lingkungan Koperasi

3. Mengontrol dan mengkondisikan penggunaan lampu, air, ac, freezer, komputer, dan perangkat lain di KPRI secara rutin.

4. Membantu pengantaran pembelian barang toko ke rumah anggota.

5. Membantu dalam mengeluarkan barang dan memasukan barang ke Gudang.

6. Melaksanakan pengiriman dan pendistribusian surat menyurat,

dan penagihan piutang anggota luar biasa.7. Membantu penggandaan dokumen/surat menyurat melalui

fotokopi.8. Mengerjakan tugas lain yang diberikan oleh Pengurus.9. Bertanggungjawab kepada Pengurus melalui Bagian Toko.