DIKLAT MANAJEMEN ORGANISASI

by:

Trainers of Organizational ManagementSTAI Taswirul Afkar

19-20 Mei 2007

Sesi apa saja yang kita bicarakan ?

1. Pengantar Diklat Manajemen Organisasi2. Fungsi Manajemen dalam Organisasi3. Perencanaan Organisasi4. Manajemen Konflik5. Kepemimpinan dalam Organisasi6. Administrasi Organisasi

SESI 1PENGANTAR

DIKLAT MANAJEMEN ORGANISASI

PENGANTARDIKLAT MANAJEMEN ORGANISASI

Pengertian organisasiPenyakit-penyakit organisasiPrinsip-prinsip organisasiTujuan organisasiPembagian tugas dan pekerjaan organisasiWewenang dan tanggung jawab organisasiStruktur organisasiModel-model organisasi

Pengertian organisasiarti statis

Organisasi adalah wadah kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu

arti dinamis

Organisasi adalah sebuah sistem atau kegiatan sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu

Penyakit-penyakit organisasi1. Tujuan telah ditetapkan, namun tidak dirumuskan secara

jelas dan rinci2. Pembagian tugas tidak adil, merata, tuntas dan jelas3. Anggota semata-mata bekerja sesuai dg tugasnya tanpa

kerjasama antar divisi/bidang4. Perasaan bahwa bidang/divisinya yg paling penting5. Tidak seimbangnya tanggung jawab dg wewenangnya6. Terlalu banyak anggota/bawahan hingga sulit diawasi7. Bawahan diberi satu tugas dari atasan yg berbeda dg

perintah yg berbeda

Prinsip-prinsip organisasi

Menurut Henri Fayol Menurut Max Weber1. Pembagian tugas &

kerja2. Kesatuan pengarahan3. Sentralisasi4. Jenjang organisasi

1. Kegiatan berbasis skill2. Keseuaian tugas dg

kebijakan, prosedur dan peraturan

3. Tanggung jawab tugas4. Decision making

dibuat secara formal, tdk subyektifitas pribadi

5. Tugas berdasar sistem kecakapan (merit skill)

5Dasar rasional

kegiatan

5Dasar rasional

kegiatan

4Sumber motivasi

bagi anggota

4Sumber motivasi

bagi anggota

3Standar

pelaksanaanprogram kerja

3Standar

pelaksanaanprogram kerja

2Sumber

legitimasi

2Sumber

legitimasi

1Pedoman

PerencanaanPelaksanaan &pengawasan

1Pedoman

PerencanaanPelaksanaan &pengawasan

FUNGSI TUJUAN

ORGANISASI

FUNGSI TUJUAN

ORGANISASI

Agar tujuan tercapai dg efektifKeterlibatan anggota dalam perumusan tujuan organisasiTerdapat pembagian tugas dalam perumusan tujuanTujuan bidang/divisi tdk boleh bertentangan dg tujuan umum organisasi

Tujuan harus serealistis mungkin : sesuai dg kondisi organisasiKejelasan batasan yg hendak dicapai dari tujuanMelakukan antisipasi jika tujuan tdk tercapai, dan leader melakukan koreksi dalam organisasi

Pembagian tugas & pekerjaanpedoman:

1. Tujuan harus dijabarkan dlm tugas-tugas pokok

2. Tugas pokok dijabarkan dalam fungsi

3. Fungsi diikuti dengan kegiatan

4. Tiap kadiv/kabid diberi daftar tugas yg harus dijalankan

5. Meski tugas bervariasi, namun antar divisi/bidang saling berkaitan

6. Penempatan posisi orang harus sesuai dg keahlian, kecakapan & kemampuan

7. Beban tugas disusun semerata mungkin

8. Pengukuran jumlah anggota secara kuantitatif/ kualitatif dan berkala

9. Penentuan anggota/ketua bidang/divisi harus mempertimbangkan aspek pendidikan baginya

Wewenang & tanggung jawab organisasi

arti pelimpahan wewenang

Penyerahan sebagian otoritasi seorang leader organisasi kepada follower untuk menjalankan tugasnya

Pedoman pelimpahan wewenang1. Batas wewenang, tugas & tanggung jawab JELAS

2. Memperhatikan pendapat calon penerima wewenang3. Keyakinan penerima wewenang dpt menjalankan dg baik

4. Pemberi otoritas tetap melakukan pengawasan

arti tanggung jawab

Konsekwensi dari penerimaan dan pelaksanaan wewenang (otoritas)

KELEMBAGAANKELEMBAGAAN

J A B A T A NJ A B A T A N

P O L I T I KP O L I T I K

H U K U MH U K U M

ANEKATANGGUNG

JAWAB

ANEKATANGGUNG

JAWAB

0

Perimbangan Antara Wewenang & tanggung jawab

3

2

1

1 2 3

wewenang

tanggung jawab

A = wewenang > tanggung jawab = leader otoriterB = leader seimbang menggunakan wewenang & tanggung jawabC = wewenang < tanggung jawab = eksploitasi SDM anggota

A

B

C

STRUKTUR ORGANISASI

StrukturorganisasiStruktur

organisasi

1Struktur

linier

1Struktur

linier

2StrukturLini &staff

2StrukturLini &staff

3Strukturfungsi

3Strukturfungsi

4Strukturproyek

4Strukturproyek

5Strukturmatriks

5Strukturmatriks

6Strukturpanitia

6Strukturpanitia

STRUKTUR LINIER (line structure)NO CIRI KELEBIHAN KELEMAHAN01 Struktur tugas &

wewenang vertikalStruktur organisasi sederhana & jelas

Hanya cocok utk organisasi sederhana

02 Follower hanya memiliki satu upper

Alur wewenang & tanggung jawab jelas

Leader kesulitan jika organisasi berkembang

03 Adanya kesatuan komando (perintah)

Koordinasi jelas Komando X pemahaman follower

04 Tidak memiliki tenaga staff atau penasehat

Instruksi, tugas & LPJ dpt dilakukan cepat

05 Cocok utk organisasi kecil (sederhana)

Kesatuan pengarahan komando

06 Diusulkan oleh Henry Fayol

One man-one boss relationship

Pucuk PimpinanBidang 1 Bidang 2

Subag A Subag B Subag C Subag D

STRUKTUR LINI & STAF (line & staff structure)NO CIRI KELEBIHAN KELEMAHAN01 Staf terbagi dlm

beberapa kategoriCocok utk organissi yg sudah berkembang

Persoalan koordinasi sering muncul

02 staf ahli memberi nasehat sesuai dg skill

Tugas leader lebih ringan

Staf sering over-acting

03 Diusulkan oleh Emerson

Staf penasehat memberi alternatif problem solving

04 Leader konsentrasi pd tugasnya

Pucuk Pimpinan

Bidang 1 Bidang 2

Staf penasehat

STRUKTUR FUNGSIONAL (functional structure)

Diusulkan oleh F.W. Taylor

Masing-masing bidang atau divisi dapat memberikan perintah, permintaan laporan kepada bidang atau

divisi lain sesuai dengan fungsinya

Pucuk Pimpinan

Bidang Keuangan Bidang Keagamaan

STRUKTUR PROYEK (Project structure)

Organisasi proyek cocok diterapkan bila:1. Berbagai aktifitas dpt diarahkan untuk tujuan tertentu2. Jadwal, biaya & kualitas dapat diukur dg jelas3. Sebagai cara unik dari organisasi4. Bersifat temporer & tergantung dari ahli

Pimpinan Pusat

PimpinanProyek

A B C

a b c

= unit fungsional pusat

= unit – unit proyek

STRUKTUR MATRIKS (matrix structure)

Wewenang mengalir secara vertikal dalam unit fungsional, sementara wewenang dari pimpinan proyek mengalir

secara horisontal

Pimpinan Pusat

PimpinanProyek

A B C

a b c

= unit fungsional pusat

STRUKTUR PANITIA (committe structure)

Struktur kepengurusan yang dibentuk oleh organisasi lebih besar untuk memecahkan satu masalah yang

tidak bersifat permanen (insidental)

REKTOR

DEKAN DEKAN DEKAN DEKAN

akademik TUPanitiawisuda

MODEL ORGANISASI

TIGAMODEL

ORGANISASI

TIGAMODEL

ORGANISASI

TERTUTUP(CLOSEDMODEL)

TERTUTUP(CLOSEDMODEL)

TERBUKA(OPEN MODEL)

TERBUKA(OPEN MODEL)

GABUNGAN(SYNTHESIS

MODEL)

GABUNGAN(SYNTHESIS

MODEL)

PERSEPSI CLOSED ORGANIZATIONAL

OPEN ORGANIZATIONAL

Lingkungan Bersifat statis dan tidak menghendaki perubahan

Bersifat dinamis menghendaki perubahan

Hakikat manusia

obyek, alat dan tujuan organisasi yang bersangkutan

Subyek bagi organisasi yg bersangkutan

Manfaat manajemen

Merupakan wewenang pimpinan semata

Pimpinan membuka partisipasi terhadap anggota

Peranan organisasi

Tertutup bagi pihak luar

Organisasi saling berinteraksi dg masyarakat

CLOSED ORGANIZATIONAL

SINTESIS OPEN ORGANIZATIONAL

1. Bureaucracy(Max Weber)

2. Scientific Management(Taylor, Gilbreth)

3. Administrative Management(Money, Gullick, Urwick, Fayol, Follett)

Contingency(Henry, Nicholas)

1. Aliran Human Relations(Maslow, Mayo, etc)

2. Organization Development(Lewin, McGregor, etc)

3. Tehorganizatio as unit in its environment(barnard)

4. Theory System

SESI 2FUNGSI MANAJEMEN

DALAMORGANISASI

Pengertian MANAJEMEN

Proses perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengendalian yg dilakukan untuk menetapkan dan

mencapai tujuan dg menggunakan sumber daya yang ada dalam organisasi(George R. Terry)

Prinsip-prinsip MANAJEMEN

Adanya division of workAdanya authorityDisiplinKesatuan perintahKesatuan pengarahanKepentingan organisasi diatas kepentingan pribadi

Pemberian rangsangan kerjaSentralisasi sebagian kekuasaanGaris wewenang jelas batasnyaTatanan yang baikStabilitas anggotanya

Terkadang, antara 2 orang juga terjadi kekeliruan penafsiran

Tingkatan MANAJEMEN

TOPMANAGEMENT

MIDDLE MANAGEMENT

LOWER MANAGEMENT

CP T H

CP T H

CP T H

TOPMANAGEMENT

MIDDLE MANAGEMENT

LOWER MANAGEMENT

Keterangan :C = Conseptual SkillsH = Human SkillsP = Political SkillsT = Technical Skills

Diversifikasi keterampilan dlm manajemen

SESI 3PERENCANAAN

DALAM ORGANISASI

Pengertian PLANNING

Fungsi manajemen yg berkaitan dg pemilihan alternatif pencapaian tujuan, pelaksanaan kebijakan, prosedur

dan program organisasi(Harold Koonty & Cyril O’Donnel)

Hakekat PLANNING

1. Planning = proses berkesinambungan2. Planning = melibatkan semua elemen organisasi3. Planning = disusun secara bertingkat4. Planning = kegiatan dimasa mendatang5. Planning = jawaban dr keadaan organisasi tertentu

Macam-macam perencanaan

BERDASARKAN WUJUD BERDASARKAN WAKTU

Perencanaan fisikBerkaitan dg fasilitas fisik

Perencanaan jangka pendekAntara 1 – 2 tahun

Perencanaan non fisikPerencanaan menyeluruh tapi tidak berkaitan dg yg fisik

Perencanaan jangka menengahAntara 2 – 10 tahun

Perencanaan umum-kimbinasiKombinasi antara unsur fisik dan non fisik

Perencanaan jangka panjangUntuk 10 tahun ke atas

Prinsip-prinsip perencanaan

☺ Prinsip Kontribusi sasaran

☺ Prinsip sehat dan teraturnya organisasi

☺ Prinsip faktor pembatas☺ Prinsip keterikatan

organisasi☺ Prinsip perencanaan yang

terkoordinasi

☺ Prinsip penggunaan waktu

☺ Prinsip efisiensi☺ Prinsip keluwesan☺ Prinsip perubahan situasi

dan kondisi secara terkendali

☺ Prinsip penerimaan

Bahan PERENCANAAN

1PROYEKSI

3KONJEKSI

2PREDIKSI

Prakiraan dgdasar analisisderet berkala(time series)

Prakiraan dgdasar hukum

kausalitas

Prakiraan dgdasar intuisi

MenurutWilliam N. Dunn

6HOW ?

6HOW ?

5WHEN ?

5WHEN ?

4WHERE ?

4WHERE ?

3WHO and

WHO ?

3WHO and

WHO ?

2WHY ?

2WHY ?

1WHAT ?

1WHAT ?

UNSURPLANNING

UNSURPLANNING

SWOT dlm PLANNING

Munculnya SWOT

Individu/kelompok/organisasi lingkungan (internal & eksternal) analisa SWOT perencanaan/pemecahan

masalah.SWOT awalnya muncul sebagai instrumen bagi

organisasi profit menyusun perencanaan & penyelesaianproblemnya.

SWOT memiliki corak analisis 3-1-5Artinya : analisis saat ini (1) mengumpulkan data 3 tahun

yang lalu (3) untuk menemukan strategi bagi 5 tahunkedepan (5)

Strength, Weakness, Opportunity, Threat

Pengertian item SWOTPearce & Robinson, 1997

• Strength (kekuatan) sumberdaya, keterampilanatau keunggulan khas atas orang/organisasi lain.

• Weakness (kelemahan) keterbatasan ataukekurangan sumberdaya, keterampilan, kapabilitasyg menghambat.

• Opportunity (peluang) situasi penting ygmenguntungkan.

• Threat (tantangan) situasi penting yg tidakmenguntungkan.

Strength juga disebut distinctive competence (kompetensi khusus) (Campbell dan Luch, 1997) atau core distinctive (kompetensi inti)

swot Pendekatankualitatif

PendekatanKuantitatif =

= DikembangkanKearns, 1992

DikembangkanPearce & Robinson

1998

PendekatanCurah pendapat

Alternatif : menggunakan teknik Delphi dlm menemukan data,Tapi memerlukan waktu lama & mahal

Pendekatan curah pendapat faktor-faktor SWOT, dg syarat

Setiap poin (statemen) variabel SWOT harusmemiliki satu pengertianyg utuh dan tdkmemungkinkan terjadinyaduplikasi atau kontradiksidg poin lain.Pada tiap tahapan skoring& pembobotan, seluruhpoin variabel SWOT diupayakan lahir dr satupenilaian bersama dg obyektifitas. brainstrorming verbal

No Kekuatan (strength)

1.2. Dst.

No Peluang (opportunity)1.2. Dst.

No Kelemahan (weakness)

1.2. Dst.

No Tantangan (threat)1.2. Dst.

Pendekatan kualitatif matrik SWOTKearns, 1992

EKSTERNAL

INTERNAL

Peluang(opportunity)

Tantangan(threats)

Kekuatan(strength)

Keunggulankomparatif(comparatifadvantage)

Mobilisasi(mobilization)

Kelemahan(weakness)

Divestasi/investasi(divestment/ investment)

Kendali kerusakan(damage control)

Sel A = Keunggulan Komparatif

Pertemuan antara peluang & kekuatan, sehingga organisasi tidakboleh membiarkan peluang tsb hilang

begitu saja, sebaliknya, organisasiharus berusaha memperkuatnyadengan berbagai perencanaan yg

mampu mendukungnya

Sel B = Mobilisasi

Pertemuan antara ancaman & kekuatan. Disini organisasi harusmelakukan mobilisasi sumberdayayg merupakan kekuatan organisasiuntuk memperlunak ancaman dari

luar tersebut, bahkan jika mungkin, organisasi mengubahnya menjadi

peluang

Sel C = Investment atau Divestment

Pertemuan antara kelemahan & peluang. Peluang yang ada sangat

meyakinkan, namun organisasi tidakmemiliki kemampuan menggarapnya. Jika dipaksakan, akan menghadapiresiko tinggi. Haruskah melakukan

sesuatu, atau diam ?

Sel D = Mengendalikan kerusakan

Pertemuan antara tantangan & kelemahan. Adalah sel yg paling

lemah diantara semua sel.Hukumnya:

Semakin dekat isu dg visi & misiorganisasi, maka semakin perludiberikan prioritas utk dilakukan

Model analisa SWOT denganpendekatan kualitatif tersebut dapatdikembangkan/diterapkan pada model

analisa dengan pendekatankuantitatif

Pendekatan kuantitatif SWOTPearce & Robinson, 1998

1Melakukan perhitungan skor (a) dan bobot (b) poin faktor serta

jumlah total perkalian skor dan bobot (c = a x b) pada setiap faktorSWOT

menghitung skor (a) masing-masing poin faktor dilakukan salingbebas > penilaian thd sebuah poin faktor tdk boleh dipengaruhi

atau mempengaruhi penilaian poin faktor lainnya. Utk memudahkan, digunakan rentang skor dari 1-5 atau 1-10.

Menghitung bobot (b) masing-masing poin dilakukan secara salingberketergantungan > penilaian thd satu poin faktor dg

membandingkan tgk kepentingan poin tsb dg poin lainnya ( b = poin : jumlah poin faktor)

Pendekatan kuantitatif dalam analisa SWOT menggunakan tigalangkah penghitungan gejala item secara kuantitatif

2Melakukan pengurangan antara jumlahtotal faktor S dengan W, ( d = S – W) dan faktor O dengan T, ( e = O – T). Perolehan angka (d = x) selanjutnya

menjadi nilai atau titik pada sumbu X, sementara perolehan angka (e = y), selanjutnya menjadi nilai atau titik

pada sumbu Y

3Mencari posisiorganisasi yang

ditunjukkan oleh titik(X,Y) pada kuadran

SWOT

Tabulasi SWOT (i)

No Kekuatan (strength) Skor bobot total1.2. Dst.

Total Kekuatan

No Kelemahan (weakness) skor bobot Total1.2. Dst.

Total Kelemahan

Selisih Total Kekuatan – Total Kelemahan, S - W = x

Skoring hasil curah pendapat Analisis Internal

Tabulasi SWOT (ii)

No Peluang (opportunity) Skor bobot total1.2. Dst.

Total Peluang

No Tantangan (threat) skor bobot Total1.2. Dst.

Total Tantangan

Selisih Total Peluang – Total Tantangan, O - T = y

Skoring hasil curah pendapat Analisis Eksternal

Kuadran SWOTopportunity

strengthweakness

threat

W

O

T

S

Kuadran I

Kuadran II

Kuadran III

Kuadran IV

(-,+)Ubah

strategi

(+,+)progresif

(-,-)Strategibertahan

(+,-)Diversifikasi

strategi

Aplikasi analisis SWOTpendekatan KUALITATIF

problemlesunya aktifitas lembaga mahasiswa

Eksternal

Internal

Opportunities-Tema tindakan luas-Minimnya kompetitor-Ketertarikan pemula-Basis pemula besar

Threats-Keraguan pihak luarmenerima inovasi

-Isu determinan-Kebijakan upper kampus

Strengths-Visi & misi dimiliki-Konsep kerjasama intern-Output yg unik-Motivasi SDM-Jaringan

Penguatan & ekspansiwilayah gerakan

Peningkatan kerjasamadg organ lain

Weakness-Garis manajemen baku-SOP belum mapan-Efisiensi lemah-Antipati internal-Kecurigaan internal

Penguatan manajemenkelembagaan

Penguatan & sosialisasimanajeman lembaga

Rekomendasi strategisMOBILISASI

Rekomendasi strategisMOBILISASI

Aplikasi analisis SWOTpendekatan KUANTITATIF

problemlesunya aktifitas lembaga mahasiswa

Analisis Internal

No Kekuatan (strength) Skor bobot total1. Kepemimpinan kuat & terpercaya 4 3/3 42. Memiliki struktur organisasi lengkap 3 2/3 23. Pemahaman yg baik dari pengurus 5 3/3 5

Total 11

No Kelemahan (weakness) Skor bobot total1. Kakunya garis manajerial 4 4/5 32. SOP tidak ada, koordinasi lemah 3 3/5 23. Pemborosan sering terjadi 4 4/5 34. Kompetisi internal tdk jelas & tdk sehat 3 3/5 25. Cenderung individual 3 3/5 2

Total 12

Selisih antara kekuatan & kelemahan S - W = 11 - 12 = -1

Analisis EksternalNo Peluang (opportunity) Skor bobot total1. Ketersediaan SDM yg memadai 5 6/8 42. Adanya basis riil dari SMA/Pontren 3 7/8 33. Basis semua muslim 5 8/8 54. Komunitas makro ramah tamah 4 5/8 35. Terbuka thd ide-ide 4 7/8 46. Rasa kekeluargaan masih kental 4 6/8 37. Lingkungan relatif aman 3 5/8 28. Relatif tersedia fasilitas kegiatan 2 5/8 1

Total 25

No Tantangan (threat) Skor bobot total1. Pengangguran ide/material tinggi 3 5/7 22. Pengetahuan agama tdk aplikatif 4 7/7 43. Masih ada sikap kontraproduktif 4 6/7 34. Lembaga upper bersifat non-kooperatif 3 5/7 25. Kelompok elit struktur antipati 4 6/7 36. Isu pemojokan terhadap lembaga/organisasi 3 5/7 27. Kecenderungan strutur upper utk monoton 4 7/7 4

total 20

Selisih antara Peluang & Tantangan O – T = 25 – 20 = 5

Kuadran SWOT

opportunity

strengthweakness

threat

W

O

T

S

5

-1

posisiaktifitaslembaga

mahasiswa

LATIHAN

☺Coba analisa organisasi dimana anda

berada dengan analisis SWOT, ukur kekuatan, kelemahan, peluang beserta ancamannya lalu tentukan ren-stranya !

SESI 4

MANAJEMEN KONFLIK

PENYEBABKONFLIKDALAM

ORGANISASI

PENYEBABKONFLIKDALAM

ORGANISASI

1KOMUNIKASI

1KOMUNIKASI

2STRUKTUR

2STRUKTUR

3PRIBADI

3PRIBADI

Interaksi pertentangan (antagonistik) antara dua pihak atau lebih tentang sebuah persoalan atau kepentingan

Arti Dasar KONFLIK

Ketidaksesuaian antara dua atau lebih anggota organisasi tentang pembagian kerja atau sumber daya yg terbatas

karena perbedaan status, tujuan, nilai atau persepsi

KONFLIK

Gangguan dlm mencapai tujuan

KOMPETISI

Tdk ada gangguan dlm pencapaian tujuan

Arti KONFLIK ORGANISASI

Pandangan terhadap konflik

PANDANGAN LAMA PANDANGAN BARU

Konflik dpt dihindari Konflik tidak dpt dihindari

Konflik muncul krn salah manajemen atau pengacau

Banyak sebab konflik : nilai, tujuan, struktur, pribadi, etc

Konflik mengganggu kemajuan organisasi

Konflik dpt mengganggu dan membantu kemajuan organisasi

Tugas pemimpin adalah menghilangkan konflik

Tugas pemimpin mengelola tingkat konflik

Perlu penghapusan konflik krn banyaknya kegiatan atau program kerja

Banyaknya kegiatan memerlukan tingkat konflik yang moderat

5Kepemimpinan

5Kepemimpinan

4Nilai & tujuan

baru

4Nilai & tujuan

baru

3Perbaikanprestasi

organisasi

3Perbaikanprestasi

organisasi

2Ada persatuantujuan anggota

organisasi

2Ada persatuantujuan anggota

organisasi

1Pemimpin tahualokasi dana

dg baik

1Pemimpin tahualokasi dana

dg baik

KONFLIK AKANMENDUKUNGORGANISASI

BILA :

KONFLIK AKANMENDUKUNGORGANISASI

BILA :

Konflikorganisasi

PERFORMANCE

ORG

Konflik dan performance organisasi

TINGGI

TINGGI

RENDAH

Tingkat optimalKONFLIK

Kegagalan krnSTAGNASI Kegagalan krn

PERPECAHAN

5Konflik antar

organisasi

5Konflik antar

organisasi

4Konflik antar

kelompokdlm organisasi

4Konflik antar

kelompokdlm organisasi

3Konflik

individu thdkelompok

3Konflik

individu thdkelompok

2Konflik antar

individu

2Konflik antar

individu

1Konflik dlm

Diriindividu

1Konflik dlm

Diriindividu

LIMA JENISKONFLIKDALAM

ORGANISASI

LIMA JENISKONFLIKDALAM

ORGANISASI

3PENYELESAIAN

KONFLIK

3PENYELESAIAN

KONFLIK

2PENGURANGAN

KONFLIK

2PENGURANGAN

KONFLIK

1SIMULASIKONFLIK

1SIMULASIKONFLIK

TIGA BENTUKMANAJEMEN

KONFLIK

TIGA BENTUKMANAJEMEN

KONFLIK

5Perlakuan

yang berbedadengan

kebiasaan

5Perlakuan

yang berbedadengan

kebiasaan

4Pemilihanpemimpinyang tepat

4Pemilihanpemimpinyang tepat

3Reward andpunishment

untukkompetisi

3Reward andpunishment

untukkompetisi

2Penyusunan

kembaliorganisasi

2Penyusunan

kembaliorganisasi

1penempatanorang luar

dalam organisasi

1penempatanorang luar

dalam organisasi

METODESIMULASIKONFLIKMELIPUTI

METODESIMULASIKONFLIKMELIPUTI

METODEPENGURANGAN

KONFLIK

2TEMUKAN DUA

KELOMPOK YANGBERTIKAI UTKMENGHADAPI

MUSUHBERSAMA

1MENGGANTI

TUJUAN YANGMEMICU

KONFLIK DGTUJUAN YG

DAPATDITERIMAPELAKU KONFLIK

TIGA METODE PENYELESAIAN KONFLIK

DOMINASIDAN

PENEKANANKOMPROMI

PEMECAHANMASALAH

INTEGRATIF

4ATURAN

MAYORITAS(Majority role)

4ATURAN

MAYORITAS(Majority role)

3PENGHINDARAN

(AVOIDANCE)

3PENGHINDARAN

(AVOIDANCE)

2PENENANGAN(SMOOTHING)

2PENENANGAN(SMOOTHING)

1KEKERASAN(FORCING)

1KEKERASAN(FORCING)

DOMINASIDAN

PENEKANAN

DOMINASIDAN

PENEKANAN

4PENYUAPAN(BRIBING)/

kompensasi

4PENYUAPAN(BRIBING)/

kompensasi

3KEMBALI KEPERATURAN

YANGBERLAKU

3KEMBALI KEPERATURAN

YANGBERLAKU

2ARBITRASE/PERWASITAN(Pihak ketiga)

2ARBITRASE/PERWASITAN(Pihak ketiga)

1PEMISAHAN

(SEPARATION)

1PEMISAHAN

(SEPARATION)

BENTUKKOMPROMIBENTUK

KOMPROMI

TIGA METODE PENYELESAIAN KONFLIK INTEGRATIF

1KONSENSUS

2KONFRONTASI

3MENEMUKANTUJUAN YANGLEBIH TINGGI

EMPAT KAWASAN KONFLIK

• KONFLIK HIRARKHIkonflik antara berbagai tingkatan dlm organisasiEx : ketua vs kabid, kabid vs anggota

• KONFLIK FUNGSIONALKonflik antara dua bidang dalam organisasiEx : bid dokumentasi vs bid konsumsi

• KONFLIK LINI-ANGGOTAKonflik antara sesama anggota organisasiEx : Jlontrong Syafaat vs Gempar Syafaat (nama orang)

• KONFLIK FORMAL-INFORMALKonflik antara organisasi formal dan informalEx : Perguruan Tinggi vs lembaga kursus

SESI 5

LEADERSHIPDALAM ORGANISASI

Pengertian KEPEMIMPINAN

Seni mempengaruhi perilaku orang lain baik secara individu maupun sebagai anggota kelompok agar

melakukan kegiatan untuk pencapaian tujuan organisasi

5 sumber kekuasaan

1. Kekuasaan Paksaan2. Kekuasaan Imbalan

3. Kekuasaan Legitimasi4. Kekuasaan Keahlian

5. Kekuasaan referensi (ndompleng)

Teori-teori kepemimpinan

Teori sifat(Trait Theory)

Teori kelompok(Group Theory)

Teori situasional

Lima pendekatan:1. Sifat fisik2. Intelegensia3. Personality4. Hubungan dg

tugas5. Sifat sosial

Asumsi:Agar tujuan

kelompok dapat tercapai, maka

harus ada pertukaran positif antara pemimpin

dengan para anggotanya

Asumsi:Kualitas

kepemimpinan seseorang sangat ditentukan oleh

faktor situasi yang saling bergantung

antara satu dg yang lainnya

Tugas pokok leader

Menyatukan orang-orang yang berbeda motivasinya dengan motivasi yang sama.Mengusahakan sebuah kelompok menjadi dinamis secara sadar.Menciptakan integrasi antar individu dan kelompok.Memberikan inspirasi agar anggota bekerja se-efektif mungkin.Menumbuhkan kesadaran lingkungan yang dinamis.

DIMENSIFUNGSIONALLEADERSHIP

DIMENSIFUNGSIONALLEADERSHIP

DIMENSI TUGASDIMENSI TUGAS DIMENSI FUNGSIDIMENSI FUNGSI

Menciptakan kegiatan Mencari & memberi informasi

Memberi pendapat Menjelaskan

Mengkoordinasikan Meringkas uraian

Menguji kelayakan Mengevaluasi Mendiagnosis

Menciptakan kegiatan Mencari & memberi informasi

Memberi pendapat Menjelaskan

Mengkoordinasikan Meringkas uraian

Menguji kelayakan Mengevaluasi Mendiagnosis

Mendorong semangat Menetapkan standar

Mengikuti Mengekspresikan perasaan

Mengambil konsensus Menciptakan keharmonisan

Mengurangi ketegangan

Mendorong semangat Menetapkan standar

Mengikuti Mengekspresikan perasaan

Mengambil konsensus Menciptakan keharmonisan

Mengurangi ketegangan

Karakter PEMIMPIN

MenurutKoontz & O’Donnell

MenurutR.C. Davis

1. Logical approach to problem

2. Cultural interest3. Moral virtue4. Good judgement5. Initiative

1. Experience2. Originality3. Receptiveness4. Personality5. Responsibility6. Human understanding

Tujuh larangan bagi pemimpin

1. Agresi2. Memanfaatkan orang lain untuk kepentingan pribadi3. Membudayakan persaingan yang tidak sehat4. Mencari simpati (cari muka) = ujub, sum’ah, riya5. Mencari pengakuan6. Mengalihkan pokok persoalan7. Menghalangi kemajuan

SESI 6

ADMINISTRASIORGANISASI

Pengertian ADMINISTRASI

Berasal dari bahasa Yunani ‘ad’-’minis’-’trare’

Pengabdian, pelayanan atau service

ADMINISTRASIumumnya dinisbahkan dengan

tata usaha yang berartisegala bentuk pekerjaandalam kantor meliputi

tulis menulis, mengetik,korespondensi (surat menyurat),

kearsipan dan sebagainya

Pengertian ADMINISTRASIArti sempit

Tata usaha atau office work yang meliputi kegiatan catat mencatat, tulis menulis,

mengetik, korespondensi, kearsipan dan sebagainya

Arti luasKeseluruhan proses kerjasama antara dua orang

atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah

ditetapkan sebelumnya

ADANYATUJUAN

ADANYATUJUAN

KEGIATAN YGRUNTUT DLMRANGKAIAN

PROSES

KEGIATAN YGRUNTUT DLMRANGKAIAN

PROSES

PEMBAGIANTUGAS

PEMBAGIANTUGAS

KERJASAMAKERJASAMA

SEKELOMPOKORANG

SEKELOMPOKORANG

UNSURADMINISTRASI

UNSURADMINISTRASI

AKTIFITAS ADMINISTRASI

PENYIMPANANPENYIMPANAN

KLASIFIKASIKLASIFIKASI

PENGELO-LAAN

PENGELO-LAAN

PENGETIKANPENGETIKAN

PENGGAN-DAAN

PENGGAN-DAAN

PENGIRIMANPENGIRIMANPENERIMAANPENERIMAAN

PENCATATANPENCATATAN

DATA

PERSURATAN

SURATAdalah sarana komunikasi tertulis atau alat

untuk mengadakan hubungan dengan orang lain yang menggunakan kertas dan

tulisan sebagai medianya

Berarti surat adalah alat komunikasi tertulis untuk mengadakan hubungan

dengan pihak lain

JENIS SURAT

Menurut isi dan asalnyaMenurut maksud dan tujuannyaMenurut wujudnyaMenurut sasarannyaMenurut jaminan dan keamaan isinyaMenurut urgensinyaMenurut cara penyampaianya

SURATPRIBADISURATPRIBADI

SURAT NIAGA

SURAT NIAGA

SURAT RESMIATAU DINAS

SURAT RESMIATAU DINAS

MENURUT ISIDAN ASAL

SURAT

MENURUT ISIDAN ASAL

SURAT

SURATLAMARAN

KERJA

SURATLAMARAN

KERJA

SURATPENGAN-

TAR

SURATPENGAN-

TAR

SURATLAPORAN

SURATLAPORAN

SURATPESANAN

SURATPESANAN

SURATPERJAN-

JIAN

SURATPERJAN-

JIANSURATPENA-

WARAN

SURATPENA-

WARAN

SURATPANG-GILAN

SURATPANG-GILAN

SURATPERINGA-

TAN

SURATPERINGA-

TAN

SURATPERMO-HONAN

SURATPERMO-HONAN

SURATPERINTAH

SURATPERINTAH

SURATKEPUTU-

SAN

SURATKEPUTU-

SAN

SURATPEMBERI-TAHUAN

SURATPEMBERI-TAHUAN

MENURUTMAKSUDTUJUAN

MENURUTMAKSUDTUJUAN

FAKSIMILFAKSIMIL

TELEKSTELEKS

TELEGRAMTELEGRAM

SURATBERSAMPUL

SURATBERSAMPUL

WARKAT POSWARKAT POS

KARTU POSKARTU POS

SURATMENURUTWUJUDNYA

SURATMENURUTWUJUDNYA

SURATPENGUMUMAN

SURATPENGUMUMAN

SURATEDARANSURAT

EDARAN

SURATBIASA

SURATBIASA

MENURUTSASARAN

MENURUTSASARAN

SURATBIASA

SURATBIASA

SURATKONFIDENSIL(TERBATAS)

SURATKONFIDENSIL(TERBATAS)

SURATRAHASIASURAT

RAHASIA

SURATSANGATRAHASIA

SURATSANGATRAHASIA

MENURUTJAMINAN DANKEAMANAN

ISI

MENURUTJAMINAN DANKEAMANAN

ISI

SURATSANGATRAHASIA

SURATSANGATRAHASIA

SURATPENTINGSURAT

PENTING

SURATBIASA

SURATBIASA

MENURUTURGENSINYAMENURUT

URGENSINYA

SURATKILAT

KHUSUS

SURATKILAT

KHUSUS

SURATKILAT

SURATKILAT

SURATBIASA

SURATBIASA

MENURUTCARA

PENYAMPAIAN

MENURUTCARA

PENYAMPAIAN

BENTUK-BENTUK TUBUH SURAT

Full block style (bentuk lurus penuh)Block style (bentuk lurus)Semi block style (bentuk setengah lurus)Simple style (bentuk sederhana)Square block style (bentuk persegi)Special block paragraph (bentuk alenia tergantung)Lindiented style (bentuk lekuk)Official style (bentuk resmi dinas pemerintah)

13INISIAL13

INISIAL

12TEMBU

SAN

12TEMBU

SAN

11NAMATTD

11NAMATTD

10NAMA

LEMBAGA

10NAMA

LEMBAGA

9SALAM

PENUTUP

9SALAM

PENUTUP8

ISI SURAT8

ISI SURAT7

SALAMPEMBUKA

7SALAM

PEMBUKA

6ALAMAT

6ALAMAT

5HAL/

PERIHAL

5HAL/

PERIHAL

4LAMPIRAN

4LAMPIRAN

3TGL/BLNTAHUN

3TGL/BLNTAHUN

2NOMOR SURAT

2NOMOR SURAT

1KEPALASURAT

1KEPALASURAT

BAGIANSURAT

BAGIANSURAT

SELAMAT MENCOBA