perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id sistem ... mengalih mediakan, mengelola dalam bentuk...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

SISTEM INFORMASI BERBASIS ONLINE DI UPU PERPUSTAKAAN

UNIVERSITAS GADJAH MADA YOGYAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan dalam Memperoleh

Sebutan Profesi Ahli Madya A.Md. Program Studi Perpustakaan

Oleh :

DESTI NUR AINI

D1811027

PROGRAM STUDI DIPLOMA III PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2014


commit to user

BASED ONLINE INFORMATION SYSTEMS OF UPU PERPUSTAKAAN


FINAL PROJECT REPORT

Submitted as a Partial Requirement in Obtaining Degree in the Library

Diploma Program, Faculty of Social Science and Political Science,

Sebelas Maret University

By :

DESTI NUR AINI

D1811027

LIBRARY DIPLOMA PROGRAM

FACULTY OF SOCIAL SCIENCE AND POLITICAL SCIENCE

SEBELAS MARET UNIVERSITY

SURAKARTA

2014


commit to user

ii


commit to user

iii

SURAT PERNYATAAN

ORSINILITAS KARYA ILMIAH

Saya mahasiswa Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu sosial

dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang bertanda tangan

dibawah ini :

Nama : Desti Nur Aini

NIM : D1811027

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir :

JUDUL : Sistem Informasi Berbasis Online Di UPU

Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

Yogyakarta

PEMBIMBING : Drs. Ali, M.Si.

TANGGAL DIUJI : 3 Juni 2014

Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) yang saya susun adalah benar-benar

karya saya sendiri. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan

tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya

sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang berlaku di fakultas

termasuk pencabutan gelar Vokasi yang telah saya peroleh.

Demikian surat pernyataan yang saya buat dengan sebenar-benarnya dan

apabila dikemudian hari terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup

menanggung segala konsekuensinya.

Surakarta, 11 Juni 2014

Desti Nur Aini NIM. D18110027


commit to user

iv

PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK

KEPENTINGAN AKADEMIS

Sebagai sivitas Akademik Universitas Sebelas Maret Surakarta, Saya yang

bertanda tangan dibawah ini :

NAMA : Desti Nur Aini

NIM : D1811027

Program Studi : Perpustakaan

Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Jenis Karya : Tugas Akhir

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada

Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak bebas Royalti Noneksklusif (Non-

exclusive Royalty Free Right) atas Tugas Akhir saya yang berjudul : SISTEM

INFORMASI BERBASIS ONLINE DI UPU PERPUSTAKAAN


Beserta instrument/desain/perangkat (jika ada). Berhak menyimpan, mengalihkan

bentuk, mengalih mediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (data base),

merawat, serta memublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan

nama saya sebagai penulis (Autor) dan Pembimbing sebagai co Autor atau

pencipta dan juga sebagai pemilik hak cipta.

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar tanpa

paksaan dari pihak manapun.

Dibuat di : Surakarta

Pada Tanggal : 11 Juni 2014

Yang membuat pernyataan,

Desti Nur Aini NIM. D1811027


commit to user

v


commit to user

vi

MOTTO

“Hai orang-orang yang beriman, jadikanlah sabar dan shalat sebagai penolongmu. Sesungguhnya Allah beserta orang-orang yang sabar.”

-QS. Al-Baqarah : 153-

Setiap orang punya jatah gagal, habiskan jatah gagalmu saat muda.

-Dahlan Iskan-

Kita boleh saja bermimpi sesuka hati, tapi jangan karena mimpi itu belum tercapai lantas kamu putus asa.

-Khrisna Pabichara-

Engkau tidak menjadi benar hanya dengan menyalahkan. Tidak menjadi pintar hanya dengan membodoh-bodohkan.

-KH. A. Mustofa Bisri (Gus Mus)-

Kita tidak perlu belajar menjelaskan untuk berbicara, tetapi juga perlu belajar diam untuk mendengarkan.

-KH. A. Mustofa Bisri (Gus Mus)-

Selalu bersyukur dan jadi diri sendiri

-Penulis-


commit to user

vii

PERSEMBAHAN

Alhamdulillaah Tugas Akhir terselesaikan...

Special thank’s to :

۞Bapak dan Ibu

۞ Kakak-kakakku Tersayang

۞ My nephew Zidane

۞ Sahabat-sahabatku

۞ D3 Perpustakaan 2011

۞ Almamater

I Love You All


commit to user

viii

ABSTRAK

Perpustakaan sebagai penyedia informasi mempunyai fungsi utama dalam pelayanan yang optimal. Untuk mengoptimalkan kinerja perpustakaan diperlukan sistem sebagai penunjang perkembangan teknologi informasi, salah satunya adalah menggunakan SIPUS. Adapun tujuan penulisan tugas akhir ini adalah: 1) Untuk mengetahui sistem informasi yang digunakan di UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada. 2) Untuk mengetahui bagaimana proses pengolahan database koleksi bahan pustaka dengan menggunakan sistem informasi SIPUS di UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada. 3) Untuk mengetahui cara menelusur informasi koleksi bahan pustaka secara online di UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada. 4) Untuk mengetahui kendala yang dihadapi dalam pengelolaan sistem informasi di UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada. Dalam pengumpulan data dan informasi, penulis menggunakan beberapa metode diantaranya; metode observasi, wawancara, dokumentasi, dan studi pustaka. Dalam penulisan tugas akhir ini dapat disimpulkan bahwa: 1) SIPUS mengalami empat kali perkembangan. 2) Penerapan SIPUS dibagian pengolahan koleksi, pengolahan data repository, sirkulasi dan keanggotaan. 3) Hambatan yang dihadapi dalam aplikasi SIPUS. 4) Solusi dalam menghadapi hambatan aplikasi SIPUS yaitu dengan mengembangkan fitur-fitur yang belum terpenuhi. Adapun saran yang penulis sampaikan untuk dapat dijadikan bahan pertimbangan bagi perkembangan UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta, diantaranya adalah: 1) Mengembangkan aplikasi SIPUS versi 4 agar dapat terintegrasi secara menyeluruh disemua fakultas. 2) Melakukan tinjauan kembali terhadap fitur-fitur yang belum terpenuhi secara keseluruhan serta mengembangkannya. Kata Kunci: Sistem Informasi Perpustakaan, Perpustakaan


commit to user

ix

ABSTRACT

Library as an information provider has the primary function of optimal service. To optimize the system performance of library is required to support the development of information technology, one of which is the use SIPUS. The purpose of this thesis are: 1) To determine the information systems used in the Library of the UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada. 2) To determine how the database processing library collections using information systems in the SIPUS UPU Perpustakaan Universitas gadjah Mada. 3) To learn how to search the library collections of information online at UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada. 4) To know the obstacles encountered in the management of information systems in the UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada. In the collection of data and information, the author uses several methods including; methods of observation, interviews, documentation, and literature. In this thesis it can be concluded that: 1) SIPUS had four developments. 2) Application of section SIPUS collection processing, data processing repository, circulation and membership. 3) Obstacles encountered in application SIPUS. 4) The solution in the face of obstacles SIPUS application is to develop features that have not been met. As for the suggestion that authors submit to be considered for the development of the UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada, including: 1) Develop an application SIPUS version 4 to be fully integrated in all faculties. 2) Perform a review of the features that have not been met as a whole and develop. Keywords: Library Information Systems, Library


commit to user

x

KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah Yang Maha Pengasih dan Penyayang, yang telah

memberi ilmu, inspirasi, dan kemudahan sehingga penulis dapat menyelesaikan

Tugas Akhir dengan judul “SISTEM INFORMASI BERBASIS ONLINE DI UPU

PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS GADJAH MADA YOGYAKARTA”

dengan baik dan tepat pada waktunya. Sholawat serta salam selalu kita

sanjungkan kepada Nabi Muhammad SAW yang kita nantikan syafa’atnya kelak.

Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi sebagian dari persyaratan untuk

mendapatkan gelar Ahli Madya pada Program Studi Perpustakaan, Jurusan DIII

Perpustakaan, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret

Surakarta. Penulis menyadari bahwa penyelesaian Tugas Akhir ini tidak lepas dari

bantuan, bimbingan serta pengarahan dari berbagai pihak. Untuk itu penulis

mengucapkan terima kasih kepada :

1. Allah SWT, yang selalu memberikan Rahman, Rahim serta Ridho-Nya

sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik.

2. Prof. Drs. H. Pawito, Ph.D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

3. Bapak Haryanto, M.Lib. selaku ketua jurusan Program Studi Diploma III

Perpustakaan Fakultas Imu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret

Surakarta yang telah memberi ijin kepada penulis dalam melakukan Kuliah

Kerja Pusdokinfo (KKP).

4. Drs. Ali selaku dosen pembimbing yang selalu sabar dalam memberikan

bimbingan serta motivasi dalam penyusunan tugas akhir ini.

5. Kepala Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta yang telah

memberikan kesempatan dan ilmu kepada penulis dalam melakukan Kuliah

Kerja Pusdokinfo ini.

6. Bapak Drs. Hindar P, M.Si. selaku pembimbing Kuliah Kerja Pusdokinfo di

UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta.

7. Seluruh staf dan karyawan Perpustakaan Universitas Gadjah Mada yang telah

membimbing penulis selama Kuliah kerja Pusdokinfo ini.


commit to user

xi

8. Bapak dan Ibuku tercinta, terimakasih untuk segala dukungan yang tiada

bandingannya baik dari segi finansial maupun non finansial. You are the best.

9. Terimakasih banyak teruntuk Minus (-) Family; Mami Yeni, Bunda Putri,

Amoy, Jeki, dan Ratna. You are the really friends.

10. Mba Novi, Mba Anti, Mba Desi, Kak Dea, Devi serta teman-teman satu kost

“Indah” yang selalu berbagi suka dan duka selama tiga tahun ini.

11. Terimakasih untuk Mas D.P.D atas segala kesabaran dan kebijaksanaanmu.

Be your self terus pokoknya.

12. Terimakasih Nanda Sasmita Nata Kusuma untuk seluruh waktu dan support

yang diberikan. Thanks my brother boo.

Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih jauh dari kesempurnaan

karena keterbatasan penulis. Akan tetapi penulis berharap semoga tugas akhir ini

bermanfaat bagi penulis khususnya dan pembaca pada umumnya.

Surakarta, 11 Mei 2014

Penulis


commit to user

xii

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL......................................................................... i

PERSETUJUAN................................................................................ ii

SURAT PERNYATAAN ORISINILITAS KARYA ILMIAH......... iii

PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI.............................. iv

PENGESAHAN................................................................................. v

MOTTO.............................................................................................. vi

PERSEMBAHAN.............................................................................. vii

ABSTRAK......................................................................................... viii

KATA PENGANTAR........................................................................ x

DAFTAR ISI....................................................................................... xii

DAFTAR TABEL............................................................................... xv

DAFTAR BAGAN............................................................................. xvi

DAFTAR GAMBAR.......................................................................... xvii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang............................................................................ 1

B. Rumusan Masalah........................................................................ 3

C. Tujuan Penulisan.......................................................................... 3

D. Metode Pengumpulan Data.......................................................... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Sistem Informasi dan Database.................................. 7

B. Definisi Perguruan Tinggi............................................................. 9


commit to user

xiii

C. Pengertian Perpustakaan Digital.................................................. 10

D. Teknologi Informasi..................................................................... 11

E. Sistem Informasi Perpustakaan (SIPUS) Berbasis Web............... 14

F. Menu-menu Utama SIPUS........................................................... 16

BAB III GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN UGM

A. Sejarah........................................................................................... 20

B. Visi dan Misi.................................................................................. 24

C. Struktur Organisasi......................................................................... 25

D. Sumber Daya Manusia................................................................... 30

E. Tugas Pokok Perpustakaan............................................................ 34

F. Koleksi Perpustakaan..................................................................... 36

G. Fasilitas Perpustakaan.................................................................... 45

H. Tata Tertib...................................................................................... 52

I. Macam Layanan............................................................................. 53

J. Anggaran Perpustakaan.................................................................. 57

K. Kerjasama....................................................................................... 58

BAB IV PEMBAHASAN

A. Sistem Informasi Perpustakaan (SIPUS) berbasis web di UPU Universitas

Gadjah Mada.................................................................................. 62

B. Penerapan Aplikasi SIPUS............................................................. 63

C. Hambatan Aplikasi SIPUS............................................................. 92


commit to user

xiv

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan....................................................................................... 93

B. Saran................................................................................................. 95

DAFTAR PUSTAKA............................................................................. 96

LAMPIRAN............................................................................................ 98


commit to user

xv

DAFTAR TABEL

Tabel 1 Data pustakawan Perpustakaan UGM Tahun 2013................. 31

Tabel 2 Data Nama Pegawai Perpustakaan UGM Tahun 2013............ 31

Tabel 3 Data Pegawai Perpustakaan UGM Tahun 2013...................... 34

Tabel 4 Data Koleksi Perpustakaan UGM Tahun 2013........................ 36

Tabel 5 Nomor Klasifikasi dan Disiplin Ilmu........................................ 37

Tabel 6 Daftar Database/Jurnal Online yang Dilanggan/Dibeli Perpustakaan

UGM Tahun 2013..................................................................... 43

Tabel 7 Daftar Anggaran Kegiatan Perpustakaan................................. 57

Tabel 8 Mahasiswa Magang Di Perpustakaan UGM Tahun 2013...... 59

Tabel 9 Kunjungan Tamu Ke Perpustakaan UGM Tahun 2013............ 59


commit to user

xvi

DAFTAR BAGAN

Bagan 1 Struktur Organisasi Perpustakaan................................... 26

Bagan 2 Struktur Organisasi Internal............................................ 30


commit to user

xvii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Halaman Login Bagian Pengolahan................................ 64

Gambar 2 Tampilan Menu Utama SIPUS Bagian Pengolahan........ 64

Gambar 3 Form Koleksi Tambah Buku........................................... 65

Gambar 4 Hasil Tampilan Tambah Buku........................................ 66

Gambar 5 Form Koleksi ubah Data................................................. 67

Gambar 6 Form Koleksi Tambah Eksemplar................................... 68

Gambar 7 Form Mengubah dan Menghapus Daftar Eksemplar Buku 68

Gambar 8 Form Hasil Pengolahan Buku......................................... 69

Gambar 9 Login Pengolahan Repository......................................... 70

Gambar 10 Hasil Tampilan Login..................................................... 70

Gambar 11 Masuk Menu Penerimaan................................................ 71

Gambar 12 Form Penerimaan Karya Ilmiah...................................... 71

Gambar 13 Menu Digitasi.................................................................. 72

Gambar 14 Form Tambah Data......................................................... 73

Gambar 15 Softcopy Karya Ilmiah..................................................... 74

Gambar 16 Form Pengisian Data....................................................... 74

Gambar 17 List Data.......................................................................... 75

Gambar 18 Proses Upload File Full Text........................................... 75

Gambar 19 Output Diinternet............................................................. 76

Gambar 20 Login Petugas................................................................... 77

Gambar 21 Menu Keanggotaan........................................................... 77

Gambar 22 GamaCard Reader............................................................. 79


commit to user

xviii

Gambar 23 Tampilan Pada SIPUS..................................................... 79

Gambar 24 Form Isian Data............................................................... 80

Gambar 25 Tampilan Pada Katalog Integrasi.................................... 80

Gambar 26 Tampilan Hasil Penelusuran Buku.................................. 81

Gambar 27 Tampilan Detail Buku Dalam Katalog............................ 82

Gambar 28 Kolom Nomor Anggota................................................... 83

Gambar 29 Form Peminjaman Mandiri.............................................. 83

Gambar 30 Hasil Scan Buku yang Dipinjam...................................... 84

Gambar 31 Posisi Awal...................................................................... 85

Gambar 32 Tampilan Pengembalian Buku........................................ 85

Gambar 33 Pengecekan Denda.......................................................... 86

Gambar 34 Form Perpanjangan Koleksi............................................ 87

Gambar 35 Pengecekan Denda.......................................................... 88

Gambar 36 Form Perpanjangan Koleksi............................................. 89

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id sistem ... mengalih mediakan, mengelola dalam bentuk...

Documents