perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id kinerja staf...
TRANSCRIPT
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
KINERJA STAF PERPUSTAKAAN DALAM MANAJEMEN PERPUSTAKAAN
DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM BATIK
SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam memperoleh gelar vokasi
Ahli Madya (A. Md) dalam bidang Perpustakaan
Oleh :
OKTI NUR PRABANDARI
D1808037
PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2011
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user ii
SURAT PERNYATAAN
ORISINALITAS KARYA ILMIAH
Saya mahasiswa Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik UNS yang bertanda tangan di bawah ini, Nama : OKTI NUR PRABANDARI NIM : D1808037
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir JUDUL : KINERJA STAF PERPUSTAKAAN DALAM MANAJEMEN
PERPUSTAKAAN DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM BATIK SURAKARTA
PEMBIMBING : Riah Wiratningsih, S. S, M. Si TANGGAL UJI :
Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) yang saya susun adalah benar-benar karya saya
sendiri. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang berlaku di Fakultas termasuk pencabutan gelar Vokasi yang telah saya peroleh.
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan apabila
dikemudian hari terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup menanggung segala konsekuensinya.
Surakarta, Juni 2011
OKTI NUR PRABANDARI NIM. D1808037
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user iii
PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI
TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Sebagai Sivitas Akademika Universitas Sebelas Maret Surakarta, saya yang bertanda tangan di bawah ini :
NAMA : OKTI NUR PRABANDARI
NIM : D1808037
Program Studi : DIPLOMA III PERPUSTAKAAN
Fakultas : ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
Jenis Karya : Tugas Akhir
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Non-exclusive Royalty Free Right) atas Tugas Akhir saya yang berjudul: ”KINERJA STAF PERPUSTAKAAN DALAM MANAJEMEN PERPUSTAKAAN DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM BATIK SURAKARTA” beserta instrument/desain/perangkat (jika ada). Berhak menyimpan, mengalihkan bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (data base), merawat, serta mempublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis (Author) dan Pembimbing sebagai co Author atau pencipta dan juga sebagai pemilik Hak Cipta. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar tanpa paksaan dari pihak manapun.
Dibuat di : Surakarta Pada tanggal : 16 Juni 2011
Yang Membuat Pernyataan
OKTI NUR PRABANDARI NIM. D1808037
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user iv
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user v
MOTO
“Bayangkanlah Besok Kau Akan Mati Berbuat Baik Untuk Kehidupan Nanti. Bayangkan Hidup 1000 Tahun Lagi Bekerja Keras Hidup di Bumi”
(GerapGurita)
“Karena Sesungguhnya Sesudah Kesulitan Itu Ada Kemudahan, Maka Apabila Kamu Telah Selesai (Dari Semua Urusan), Kerjakanlah dengan Sungguh-Sungguh (Urusan) yang Lain. Dan Hanya Kepada Tuhanmulah Hendaknya Kamu Berharap”
(Q.S Al-Insyiroh: 5-8)
“Masih Banyak yang Lebih Susah Dari hidup Ini”
(Apollo 10)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user vi
PERSEMBAHAN
Kupersembahkan Tugas Akhir ini untuk : 1. Mother dan Father yang selalu memberi
semangat dan doanya untukku. 2. Adekku tercinta semoga apa yang kamu
cita-citakan dapat tercapai. Amien 3. Lupi “gembul” dan teman-teman genk-
qu c-row, c-bi, nunung, tikul yang menemani hari-hariku.
4. Teman-teman kost Ratti Mas Beud yang tiap hari selalu bersama dalam susah dan senang.
5. Seseorang yang selalu bisa membuatku tersenyum.
6. sahabat PUNK yang mau mengajariku arti hidup
7. Almamaterku dan seluruh Pustakawan di dunia.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user vii
ABSTRAK
Okti Nur Prabandari. KINERJA STAF PERPUSTAKAAN DALAM MANAJEMEN PERPUSTAKAAN DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM BATIK SURAKARTA. Tugas Akhir, Surakarta: Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta 2011. Pelaksanaan Kuliah Kerja PUSDOKINFO mempunyai tujuan antara lain: 1) Untuk mengetahui bagaimana kinerja staf perpustakaan dalam manajemen perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta, 2) Untuk mengetahui kendala-kendala apa saja yang dialami UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dalam implementasi manajemen perpustakaan, 3) Untuk mengetahui bagaimana cara mengatasi kendala-kendala dalam implementasi manajemen perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta. Tugas Akhir ini penulis memperoleh data-data dan informasi menggunakan metode antara lain: 1) Observasi, yaitu pengumpulan data yang dilakukan secara sistematis dengan prosedur yang standar, 2) Wawancara, yaitu percakapan langsung dan tatap muka (face to face) dengan maksud tertentu, 3) Dokumentasi, yaitu bahan tertulis atau benda yang berkaitan dengan suatu peristiwa atau aktifitas tertentu, dan biasanya merupakan rekaman atau dokumen tertulis, 4) Studi Pustaka, yaitu metode historis berbentuk studi bibliografis (kepustakaan) yang dilakukan dengan mempelajari berbagai karya tulis. Berdasarkan konsekuensi dari permasalahan yang ditulis dalam Tugas Akhir ini, penulis menggambarkan bagaimana manajemen perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dengan mengimplementasikan manajemen perpustakaan teori oleh Lasa HS (2005). Dari hasil Tugas Akhir dapat disimpulkan bahwa: 1) Implementasi manajemen perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dalam pelaksanaannya masih kurang memenuhi standar manajemen perpustakaan dalam perencanaan, pengorganisasian, penganggaran, kepemimpinan, pengawasan dan penilaian. 2) Kendala yang dihadapi dalam implementasi manajemen perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta adalah waktu pelaksanaan perencanaan yang kurang matang mengakibatkan tersendatnya prosedur pencairan dana karena staf perpustakaan yang kurang maksimal dalam pelaksanaan kegiatan perencanaan tersebut. 3) Cara mengatasi kendala dalam implementasi manajemen perpustakaan dengan mempertimbangkan waktu realisasi hasil perencanaan sebelum merealisasi perencanaan dan meningkatkan produktifitas staf perpustakaan. Saran yang dapat penulis sampaikan adalah sebagai berikut: 1) menambah pengetahuan tentang perpustakaan dengan mengikuti pelatihan khusus perpustakaan, 2) menambah staf perpustakaan yang ahli dalam bidang perpustakaan. Kata Kunci: Kinerja Staf Perpustakaan, Manajemen Perpustakaan, UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user viii
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Wr. Wb.
Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT, atas segala rahmat dan
hidayah-Nya, sehingga penulis dapat diberi kekuatan untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini
dengan baik dan dapat selesai sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
Tugas Akhir ini disusun untuk melengkapi persyaratan kelulusan program studi D
III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret
Surakarta. Selesainya laporan ini tidak lepas dari bantuan berbagai pihak untuk itu penulis
mengucapkan terima kasih kepada :
1. Allah SWT yang selalu memberi cobaan pada penulis agar menjadi lebih kuat.
2. Yang terhormat Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph. D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3. Bapak Drs. Alex Ibnu Muridjal, M. Si selaku ketua program studi D III Perpustakaan
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
4. Bapak Harmawan, M. Lib selaku Pembimbing Akademis yang telah membimbing,
memberi nasehat dan membantu penulis sehingga dapat menempuh perkuliahan.
5. Ibu Riah Wiratningsih, S.S, M. Si selaku dosen pembimbing yang telah bersedia dan
banyak memberikan bimbingan serta pengarahan dalam penulisan Tugas Akhir ini.
6. Bapak Drs. H. Subari selaku kepala UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik
Surakarta.
7. Seluruh staf di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta yang telah
membantu penulis dalam melaksanakan Kuliah Kerja PUSDOKINFO.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user ix
8. Seluruh teman angkatan 2008 Program Studi D III Perpustakaan yang tidak bisa
disebutkan satu persatu.
9. Semua pihak yang telah memberikan bantuan yang berguna bagi penyusunan Laporan
Tugas Akhir ini.
Akhirnya penulis berharap semoga tulisan ini bisa bermanfaat bagi pembaca yang
berkepentingan.
Wassalamualaikum Wr. Wb.
Penulis
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user x
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ........................................................................................ i
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ........................................... ii
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI .................... iii
PENGESAHAN ................................................................................................ iv
MOTO ............................................................................................................... v
HALAMAN PERSEMBAHAN ...................................................................... vi
ABSTRAK ........................................................................................................ vii
KATA PENGANTAR ...................................................................................... ix
DAFTAR ISI ..................................................................................................... xi
DAFTAR TABEL ............................................................................................ xiii
DAFTAR BAGAN............................................................................................ xiv
DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................ xv
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang ................................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah .............................................................................. 5
1.3 Tujuan ................................................................................................ 6
1.3.1 Tujuan Secara Umum Kuliah Kerja PUSDOKINFO ................ 6
1.3.2 Tujuan Secara Khusus Kuliah Kerja PUSDOKINFO................ 6
1.4 Metode Penelitian .............................................................................. 7
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Perpustakaan ..................................................................... 10
2.2 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi ........................................ 11
2.3 Kinerja Pustakawan............................................................................. 13
2.4 Pengertian Manajemen ........................................................................ 14
2.5 Fungsi Manajemen .............................................................................. 15
2.6 Pengertian Manajemen Perpustakaan ................................................. 16
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user xi
BAB III GAMBARAN UMUM
3.1 Sejarah Singkat .................................................................................... 31
3.2 Visi, Misi dan Tujuan .......................................................................... 33
3.3 Struktur Organisasi .............................................................................. 35
3.4 Sumber Daya Manusia ......................................................................... 35
3.5 Koleksi ................................................................................................. 36
3.6 Pemakai ................................................................................................ 37
3.7 Sumber Dana ........................................................................................ 38
3.8 Sarana dan Prasarana ........................................................................... 39
3.9 Kegiatan Pokok .................................................................................... 40
3.10 Layanan ................................................................................................ 41
BAB VI PEMBAHASAN
4.1 Kinerja Staf Perpustakaan dalam Manajemen Perpustakaan
UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta ........................ 46
4.2 Kendala yang Dihadapi dalam Implementasi Manajemen
Perpustakaan ........................................................................................ 58
4.3 Cara Mengatasi Kendala dalam Implementasi Manajemen
Perpustakaan ........................................................................................ 60
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan .......................................................................................... 62
5.2 Saran .................................................................................................... 66
DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................... 67
LAMPIRAN
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user xii
DAFTAR TABEL
Halaman
TABEL 1 Fungsi Manajemen ......................................................................... 15
TABEL 2 Tingkat Jenjang Pendidikan Staf UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta .................................................................... 36
TABEL 3 Koleksi Perpustakaan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta ............................................................................... 37
TABEL 4 Peminjaman dan Pengunjung UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta .................................................................... 38
TABEL 5 Sarana dan Prasarana UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta .............................................................................. 40
TABEL 6 Perencanaan yang Belum dan yang Sudah Terealisasi UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta ............................ 47
TABEL 7 Pembagian Kerja UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta ........................................................................................ 51
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user xiii
DAFTAR BAGAN
Halaman
BAGAN 1 Struktur Oraganisasi UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta .............................................................................. 35
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user xiv
DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN 1 Surat Permohonan Magang
LAMPIRAN 2 Surat Keterangan Kuliah Kerja PUSDOKINFO
LAMPIRAN 3 Penerimaan Peserta Magang
LAMPIRAN 4 Surat Tugas Kuliah Kerja PUSDOKINFO
LAMPIRAN 5 Form Penilaian Kuliah Kerja PUSDOKINFO
LAMPIRAN 6 Daftar Harian Kegiatan Kuliah Kerja PUSDOKINFO
LAMPIRAN 7 Kartu Anggota Perpustakaan
LAMPIRAN 8 Surat Keterangan Bebas Perpustakaan
LAMPIRAN 9 Call Number
LAMPIRAN 10 Barcode
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat
mensyaratkan setiap bangsa untuk memiliki daya saing yang kuat. Untuk
menghadapi persaingan akibat perubahan yang semakin cepat maka
diperlukan manusia yang memiliki kemampuan yang profesional dalam
membangun seluruh aspek kehidupan termasuk dalam perpustakaan.
Perpustakaan merupakan lembaga yang bergerak dalam pelayanan jasa bagi
masyarakat yang dilayaninya. Agar layanan yang diberikan sesuai dengan
kebutuhan pengguna, maka perpustakaan harus mengenal karakteristik dan
kebutuhan pengguna yang dilayaninya. Di dalam pengenalan karateristik
dan kebutuhan pengguna tidak bisa dilakukan hanya sekali saja akan tetapi
memerlukan proses, sedangkan kebutuhan pengguna dalam memenuhi
kebutuhan informasi setiap harinya selalu mengalami perubahan dan
perkembangan yang sangat pesat. Oleh karena itu, kepuasaan pengguna
akan sangat ditentukan jika apa yang dibutuhkan pengguna terlayani dengan
baik dan layanan yang diberikan kepada pengguna akan lebih berkualitas.
Perpustakaan berkembang pesat dari waktu ke waktu
menyesuaikan dengan pola kehidupan masyarakat, kebutuhan, pengetahuan,
dan teknologi informasi. Perkembangan tersebut juga membawa dampak
kepada pengelompokkan perpustakaan berdasarkan pola-pola kehidupan,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
2
kebutuhan, pengetahuan, dan teknologi informasi. Dilihat dari
perkembangan teknologi informasinya perpustakaan berkembang dari
tradisional, semi-tradisional, elektronik, digital. Kemudian perpustakaan
yang dilihat dari gedung atau ruangan mutlak perlu ada karena tidak
mungkin sebuah perpustakaan digabungkan dengan unit-unit kerja lain
dalam satu ruangan. Perpustakaan yang bisa ditempatkan pada gedung
tersendiri yang secara konseptual dibangun untuk perpustakaan sebaiknya
lebih representatif dan dapat memberikan layanan dan suasana kerja yang
memadai. Dilihat dari kelengkapan koleksi perpustakaan perlu didukung
tenaga pengelola dan fasilitas yang memadai untuk memberdayakan koleksi
dan informasi yang diperoleh melalui jaringan informasi. Untuk
mewujudkan hal itu, perpustakaan perlu dibangun, dibina, dan
dikembangkan secara berkelanjutan, salah satu penentu keberhasilan
perpustakaan adalah pustakawan atau petugas perpustakaan.
Nilai sebuah perpustakaan tidak hanya dilihat dari kelengkapan
koleksi, gedung atau ruangan, dan teknologi informasi yang tinggi tetapi
juga sumber daya manusia. Sumber daya manusia merupakan aset utama
yang tidak ternilai harganya karena dapat memberikan kontribusi yang
berarti kepada satuan kerja secara efektif dan efisien, produktif dan
kompetitif. Untuk mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia
secara efektif dan efisien tersebut dalam mencapai suatu tujuan memerlukan
manajemen sumber daya manusia.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3
Untuk melakukan tugas pelayanan informasi di perpustakaan
diperlukan pegawai yang memiliki kompetensi yang profesional dan
berkualitas dalam menjalankan tugas pekerjaannya. Sehingga diharapkan
mampu merespon aspirasi publik ke dalam kegiatan dan program organisasi
dan melahirkan inovasi baru yang bertujuan untuk mempermudah
memenuhi berbagai tantangan perubahan sebagai dampak perkembangan
ilmu pengetahuan dan teknologi. Untuk menguasai perubahan didalam
perubahan tersebut perlu adanya manajemen dalam pengelolaannya. Oleh
karena itu, untuk memperoleh, mengembangkan, memelihara dan
mengoptimalkan kinerja pegawai merupakan salah satu yang perlu
mendapatkan perhatian agar adanya tuntutan kemampuan pegawai
pemerintahan yang profesional dan berkualitas. Untuk pelayanan
perpustakaan rendahnya kinerja pegawai merupakan suatu fenomena yang
sering terjadi di lingkungan organisasi pemerintahan. Kondisi ini merupakan
persoalan besar yang dirasakan masyarakat pengguna yang dilayani. Dalam
menentukan berapa besar staf yang diperlukan untuk mengelola
perpustakaan dengan baik, tergantung daripada tingkat pendidikan, keahlian
dan ketrampilan yang dimiliki masing-masing petugas.
Pemimpin merupakan faktor penentu dalam upaya pencapaian
tujuan suatu usaha, lembaga dan organisasi. Kualitas pimpinan menentukan
keberhasilan lembaga atau organisasi yang dipimpinnya. Pemimpin yang
mampu mengelola organisasi atau lembaga akan dapat mempengaruhi orang
lain secara konstruktif, mampu menunjukan jalan, dan menunjukan perilaku,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
4
dan tindakan yang benar yang harus dikerjakan bersama-sama. Oleh karena
itu, pemimpin yang mampu mengelola organisasi atau lembaga akan dapat
mempengaruhi harus mampu mengantisipasi perubahan-perubahan yang
terjadi, mengoreksi kelemahan-kelemahan, dan membawa organisasi atau
lembaga ke sasaran yang jelas dalam jangka waktu tertentu. (Lasa HS, 2008:
297)
Manajemen dalam perpustakaan sangat dipengaruhi oleh sistem
manajemen yang diberlakukan terutama faktor manager yang mengatur
organisasi lembaga tersebut. Pada umumnya pengangkatan kepala
perpustakaan kadang tidak didasarkan pada pertimbangan kemampuan
manajerial. Hal ini tidak hanya terjadi pada kalangan perpustakaan umum,
perpustakaan sekolah, dan perpustakaan instansi, tetapi juga pada
perpustakaan perguruan tinggi. Akibatnya pelaksanaan tugas-tugas
manajerial dilaksanakan tidak sesuai dengan visi dan misi dan tujuan yang
jelas karena memang perpustakaan saat ini tidak dapat memahaminya.
UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta merupakan
perpustakaan perguruan tinggi yang terus berkembang ditandai
bertambahnya koleksi, serta pengelolaan ruangan dan sistem automasi
sehingga memerlukan pemimpin untuk dapat mengatur jalannya kinerja
pustakawan. Dengan adanya penyediaan sarana, prasarana dan layanan yang
tersedia agar dapat bermanfaat secara optimal, maka diperlukan sumber
daya manusia atau pustakawan yang terampil. Sumber daya manusia atau
pustakawan merupakan kunci utama dalam kesuksesan sebuah
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
5
perpustakaan. Inovasi dan ide-ide kreatif akan membawa perpustakaan
menjadi perpustakaan yang berdayaguna dan juga nyaman. Dengan adanya
manajemen maka akan tercipta kinerja staf perpustakaan yang bermanfaat
secara optimal dalam perpustakaan. Berdasarkan gambaran latar belakang
tersebut menjadi inspirasi penulis untuk mengambil judul “Kinerja Staf
Perpustakaan dalam Manajemen Perpustakaan di UPT Perpustakaan
Universitas Islam Batik Surakarta” agar dapat mengetahui kinerja staf
perpustakaan dalam manajemen perpustakaan di UPT Perpustakaan
Universitas Islam Batik Surakarta.
1.2 Rumusan Masalah
Rumusan Masalah yang diambil penulis berdasarkan latar belakang
pada laporan Kuliah Kerja PUSDOKINFO ini adalah sebagai berikut:
1. Bagaimana kinerja staf perpustakaan dalam manajemen perpustakaan
di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta?
2. Apa saja kendala-kendala yang dialami UPT Perpustakaan Universitas
Islam Batik Surakarta dalam implementasi manajemen perpustakaan?
3. Bagaimana cara mengatasi kendala-kendala dalam implementasi
manajemen perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam
Batik Surakarta?
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
6
1.3 Tujuan
Pengambilan judul “Kinerja Staf Perpustakaan dalam Manajemen
Perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta”
dalam pelaksanaan Kuliah Kerja PUSDOKINFO mempunyai tujuan tertentu
yang bermanfaat bagi penulis. Tujuan tersebut terdiri dari tujuan secara
umum dan tujuan secara khusus.
1.3.1 Tujuan secara umum Kuliah Kerja PUSDOKINFO:
1. Memenuhi syarat kelulusan bagi program diploma mahasiswa
D3 Perpustakaan Universitas Sebelas Maret Surakarta (UNS).
2. Membandingkan teori yang sudah didapat selama proses
perkuliahan di jurusan D3 Perpustakaan UNS dengan Kuliah
Kerja PUSDOKINFO di UPT Perpustakaan Universitas Islam
Batik Surakarta.
3. Memperoleh data atau informasi guna keperluan dalam
penulisan Tugas Akhir.
4. Memberi masukan bagi perpustakaan tempat Kuliah Kerja
PUSDOKINFO.
5. Melatih sikap kerjasama dalam suatu organisasi atau unit kerja.
1.3.2 Tujuan khusus Kuliah Kerja PUSDOKINFO:
1. Untuk mengetahui bagaimana kinerja staf perpustakaan dalam
manajemen perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas
Islam Batik Surakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
7
2. Untuk mengetahui kendala-kendala apa saja yang dialami UPT
Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dalam
implementasi manajemen perpustakaan.
3. Untuk mengetahui bagaimana cara mengatasi kendala-kendala
dalam implementasi manajemen perpustakaan di UPT
Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta.
1.4 Metode Penelitian
Kuliah Kerja PUSDOKINFO dilaksanakan pada tanggal 18
Februari sampai 31 Maret 2011 di UPT Perpustakaan Universitas Islam
Batik Surakarta dengan alamat Jl. KH. Agus Salim No. 10 Surakarta 57147.
Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan di UPT Perpustakaan
Universitas Islam Batik Surakarta dilaksanakan pada hari dan jam kerja
yaitu:
Senin – Kamis : 08.00 – 12.00 dan 13.00 – 14.00 WIB
Jumat : 08.00 – 11.00 WIB
Sabtu : 08.00 – 13.00 WIB
Untuk menghasilkan Tugas Akhir ini penulis memperoleh data-
data dan informasi dalam menyusun laporan ini menggunakan metode
sebagai berikut:
1. Metode Observasi
Metode observasi adalah suatu usaha sadar untuk mengumpulkan data
yang dilakukan secara sistematis dengan prosedur yang standar
(Arikunto, 2006: 222). Dalam menyusun laporan ini penulis
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
8
melakukan pengamatan langsung yang terjadi di lapangan, yaitu
mengamati situasi dan kondisi didalam ruangan dan juga ikut terlibat
langsung dalam kegiatan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik
Surakarta.
2. Metode Wawancara
Metode wawancara adalah percakapan langsung dan tatap muka (face
to face) dengan maksud tertentu. Percakapan dilakukan oleh 2 pihak
yaitu pewawancara (interviewer) yang mengajukan pertanyaannya dan
yang diwawancarai (interviewee) yang memberikan jawaban atas
pertanyaan itu (Suprayogo, 2001:172). Pengumpulan data dengan
wawancara dilakukan dengan pemimpin perpustakaan untuk
mengetahui implementasi manajemen perpustakaan di UPT
Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dan melakukan
wawancara kepada staf perpustakaan UPT Perpustakaan Islam Batik
untuk mengetahui kendala-kendala yang biasanya terjadi dalam
pelaksanaan manajemen perpustakaan.
Wawancara dilakukan dengan:
Pemimpin Perpustakaan : Drs. H. Subari
Staf Perpustakaan : Avi Widya Oktoriana, A.Md.
Waktu : 09.00 WIB-selesai
Pelaksanaan : Sabtu, 30 Maret 2011
Tempat : UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik
Surakarta
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
9
3. Metode Dokumentasi atau Arsip
Metode Dokumentasi atau Arsip merupakan bahan tertulis atau benda
yang berkaitan dengan suatu peristiwa atau aktifitas tertentu, dan
biasanya merupakan rekaman atau dokumen tertulis seperti arsip,
database, surat-surat, rekaman, gambar benda-benda peninggalan yang
berkaitan dengan suatu peristiwa (Arikunto, 2006: 164). Pengumpulan
dokumentasi atau arsip seperti laporan tahunan, buku kenangan, serta
dokumen yang mendukung kegiatan sehari-hari UPT Perpustakaan
Universitas Islam Batik Surakarta. Metode ini digunakan penulis
untuk memperoleh data tentang gambaran umum UPT Perpustakaan
Universitas Islam Batik Surakarta.
4. Metode Studi Pustaka
Metode Studi Pustaka adalah serangkaian kegiatan yang berkenaan
dengan metode pengumpulan data pustaka, membaca dan mencatat
serta mengolah bahan penelitian (Mestika, 2004: 3). Metode ini
digunakan untuk mengetahui informasi mengenai manajemen
perpustakaan dalam implementasi manajemen di UPT Perpustakaan
Universitas Islam Batik Surakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
10
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Perpustakaan
Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan, pengertian
perpustakaan mengalami perkembangan secara terus menerus definisi
tentang perpustakaan berbeda-beda. Adapun definisi perpustakaan:
Menurut Sulistyo-Basuki dalam Lasa HS menyatakan bahwa “Perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual.” (Lasa HS, 2005: 48) Perpustakaan adalah suatu kesatuan unit kerja yang terdiri dari
beberapa bagian, yaitu bagian pengembangan koleksi, bagian pengolahan
koleksi, bagian pelayanan pengguna, dan bagian pemeliharaan sarana-
prasarana. Berbagai unsur terlibat dalam pengelolaan perpustakaan, antara
lain sumber daya manusia, pengguna, sarana-prasarana, berbagai fasilitas
pendukung, dan yang terpenting adalah koleksi yang disusun berdasarkan
sistem tertentu. (Rahayuningsih, 2007:1)
Melihat uraian diatas penulis menyimpulkan perpustakaan adalah
sebuah gedung atau ruangan yang di dalamnya terdapat kegiatan
pengembangan koleksi, pelayanan pengguna, pemeliharaan sarana
prasarana yang dalam pengelolaan perpustakaan melibatkan unsur sumber
daya manusia, pengguna, sarana prasarana, dan koleksi yang disusun
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
11
menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca dan bukan untuk
dijual.
2.2 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan perguruan tinggi yang mencangkup universitas,
sekolah tinggi, institut, akademi, dan lain-lain. Perpustakaan yang berada di
lingkungan kampus. Pemakainya adalah sivitas akademi perguruan tinggi
tersebut, dan tugas serta fungsinya yang utama adalah menunjang proses
pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat (Tri Dharma
Perguruan Tinggi). Penanggung jawabnya adalah perguruan tinggi yang
bersangkutan. Untuk tingkat universitas disebut Unit Pelaksana Teknis
(UPT Perpustakaan), selanjutnya ada perpustakaan fakultas, perpustakaan
jurusan, perpustakaan program pascasarjana, dan sebagainya. (Sutarno,
2006: 35)
Perpustakaan perguruan tinggi ialah perpustakaan yang tergabung
dalam lingkungan lembaga pendidikan tinggi, baik yang berupa
perpustakaan universitas, perpustakaan fakultas, perpustakaan akademi,
perpustakaan sekolah tinggi. Tujuannya membantu perguruan tinggi dalam
menjalankan program pengajaran. Koleksi perguruan tinggi yang gunanya
melayani keperluan para mahasiswa yang sedang menghadapi ujian sarjana
dan menyusun skripsi, para staf dalam persiapan bahan perkuliahan serta
para peneliti yang tergabung dalam perguruan tinggi yang bersangkutan.
Koleksi perpustakaan universitas harus sesuai dengan bidang-bidang yang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
12
dicakupi universitas yang membawahinya, sedangkan perpustakaan
fakultas, perpustakaan akademi dan perpustakaan sekolah tinggi atau institut
terbatas bidang lingkupnya, sesuai dengan bidang lingkup lembaga
pendidikan dimana ia tergabung. (Sjahrial, 2000: 4)
Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang melayani
para mahasiswa, dosen, dan karyawan suatu perguruan tinggi tertentu
(akademi, universitas, institut, sekolah tinggi, politeknik). Untuk
melaksanakan tugasnya itu perpustakaan perguruan tinggi memilih,
mengolah, mengoleksi, merawat, dan melayankan koleksi yang dimilikinya
kepada para warga lembaga induknya pada khususnya dan masyarakat
akademis pada umumnya. Koleksinya tidak hanya terbatas pada buku-buku
teks yang diperlukan untuk menunjang kegiatan belajar-mengajar saja,
tetapi juga buku-buku dan jurnal-jurnal ilmiah yang diperlukan untuk
menunjang penelitian para dosen dan mahasiswa. (Rahayuningsih, 2007: 7)
Melihat uraian di atas penulis menyimpulkan bahwa perpustakaan
perguruan tinggi adalah perpustakaan yang tergabung dalam lingkungan
lembaga pendidikan tinggi, baik yang berupa perpustakaan universitas,
perpustakaan fakultas, perpustakaan akademi, perpustakaan sekolah tinggi
yang melayani sivitas akademi yang bertujuan menunjang proses
pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.(Tri Dharma
Perguruan Tinggi).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
13
2.3 Pengertian Kinerja Pustakawan
Hasil kerja yang dicapai seseorang atau kelompok dalam suatu
lembaga, instansi, atau organisasi sesuai tugas, kewajiban, tanggung jawab,
wewenang dan hak sesuai etika, moral, dan tidak melanggar peraturan
perundang-undangan. Tingkat kinerja yang diterima pemustaka suatu
perpustakaan akan mempengaruhi persepsi pemustaka dalam menilai
kualitas jasa pelayanan perpustakaan. Dalam penilaian ini, pengguna
perpustakaan akan membandingkan antara harapan atas jasa atau expected
service dengan jasa yang dirasakan atau preceived service. (Lasa HS, 2009:
159)
Adapun definisi kinerja pustakawan:
“Kinerja pustakawan dapat diukur dari aspek-aspek; pengetahuan tentang pekerjaan kualitas hasil kerja, kebiasaan kerja, tingkat kehadiran, pemanfaatan sumber daya, kualitas kerja, keramahan, kemampuan bekerja dalam tim, sikap terhadap kritik, adabtabilitas, dan fleksibilitas.” (Lasa HS, 2009: 160) Kinerja pustakawan dalam melaksanakan kegiatan perpustakaan
sangat berpengaruh terhadap nilai perpustakaan. Dengan pengertian bahwa
bila salah satu faktor rendah, maka kinerja seseorang pasti rendah pula.
Kinerja kiranya perlu disimpulkan terdapat dua terminologi tentang kinerja
yaitu kinerja pegawai/karyawan dan kinerja organisasi antara keduanya
saling berhubungan dan dapat dikatakan kinerja organisasi merupakan
akumulasi dari kinerja individu yang bersangkutan.
Pengertian kinerja pustakawan memiliki arti yang sama dengan
kinerja staf perpustakaan karena pada umumnya orang-orang yang bekerja
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
14
di perpustakaan belum bisa disebut pustakawan tetapi orang-orang yang
bekerja di perpustakaan memiliki kegiatan seperti layaknya pustakawan.
2.4 Pengertian Manajemen
Manajemen berasal dari kata to manage yang artinya mengatur,
tetapi banyak pakar mendefinisikan manajemen sebagai berikut:
“Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan
sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien
untuk mencapai suatu tujuan tertentu.” (Hasibuan, 2008: 2)
“Manajemen adalah seni dan ilmu dalam perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, pemotivasian, dan pengendalian terhadap
orang dan mekanisme kerja untuk mencapai tujuan.” (Siswanto, 2005: 28)
“Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian,
pemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi dan penggunaan
semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.” (Stoner, 1992: 8)
Menurut Andrew F. Sikula dalam Hasibuan menyatakan bahwa ”Manajemen pada umumnya dikaitkan dengan aktivitas-aktivitas perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, penempatan, pengarahan, pemotivasian, komunikasi dan pengambilan keputusan yang dilakukan oleh setiap organisasi dengan tujuan untuk mengkoordinasikan berbagai sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan sehingga akan dihasilkan suatu produk atau jasa secara efisien.” (Hasibuan, 2008: 2) Melihat uraian di atas penulis menyimpulkan manajemen adalah
sesuatu yang ingin direalisasikan dengan proses tertentu yang berdasar pada
fungsi manajemen untuk mencapai tujuan bersama.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
15
2.5 Fungsi Manajemen
Manajemen dapat diartikan sebagai pelaksanaan serangkaian
kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi atau lembaga dengan
melaksanakan sejumlah fungsi tertentu. Manajer adalah orang yang
berperan penting dalam menggerakan roda organisasi dan mengatur seluruh
kegiatan untuk mencapai tujuan. Untuk mencapai tujuan itu unsur organisasi
atau lembaga harus melakukan serangkaian fungsi yang disebut dengan
fungsi-fungsi manajerial.
Adapun macam-macam fungsi manajemen yang dikemukakan para
ahli:
Tabel 1 Fungsi Manajemen
No Nama Tokoh Fungsi Manajemen Singkatan 1. Luther Gullick
(1960) Planning,Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Reporting, Budgeting
POSDCORB
2. L. F. Urwick (1974)
Forcasting, Planning, Organizing, Coordinating, Communication, Controlling
FPOCCC
3. Leon C. Megginson
Planning, Organizing, Staffing, Leading, Controlling
POSLC
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
16
4. James A.F Stoner Planning, Organizing, Leading, Controlling
POLC
5. George R. Terry Planning, Organizing, Actuating, Controlling
POAC
6. Henri Fayol Planning, Organizing, Commanding, Coordinating, Controlling
POCCC
7. Ernest Dale Planning, Organizing, Staffing, Directing, Instructing, Reporting, Controlling
POSDIRC
Sumber: diolah dari beberapa sumber (Lasa HS, 2008:16)
Dalam prakteknya fungsi manajemen dalam manajerial tidak dapat
dibedakan secara tajam dan tegas, karena setiap manajer (top manager,
middle manager, dan lower manager), dalam usaha atau aktifitas-
aktifitasnya untuk mencapai tujuan harus melaksanakan semua fungsi
tersebut. Setiap manajer dalam pelaksanaan aktifitas, dan kepemimpinannya
untuk mencapai tujuan harus melakukan perencanaan, pengorganisasian,
kepemimpinan dan pengawasan dengan baik.
2.6 Pengertian Manajemen Perpustakaan
Untuk dapat melaksanakan kegiatan perpustakaan diperlukan
manajemen maka hendaknya para pengelola, penyelenggara, pustakawan
dapat mengerti arti penting manajemen perpustakaan:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
17
“Segala usaha pencapaian tujuan perpustakaan dengan memanfaatkan sumber daya manusia, informasi, ilmu pengetahuan, sistem, sumber dana, sarana prasarana, dan sumber daya lain dengan memperhatikan fungsi, peran, dan keahlian. Dalam ini, untuk mencapai tujuan perpustakaan diperlukan sumber daya manusia dan nonmanusia antara lain berupa sumber dana, teknik, fisik, alam, informasi, ide, peraturan, maupun teknologi informasi. Sumber daya ini dikelola melalui proses manajemen yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengawasan yang menghasilkan produk (barang atau jasa).” (Lasa HS, 2009: 201)
Teori tentang fungsi-fungsi manajemen tersebut penulis mencoba
analisis untuk implementasi dalam manajemen perpustakaan (Lasa HS,
2005: 56) :
2.6.1 Perencanaan
Perpustakaan sebagai organisasi sekaligus lembaga, dalam
pelaksanaan kegiatannya. Perencanaan yang matang dan jelas dapat
dijadikan sebagai pedoman dan standar kerja dan dapat diprediksi
adanya peluang yang mungkin dapat dimanfaatkan dalam mencapai
tujuan. Kebutuhan sumber daya manusia untuk perpustakaan perlu
direncanakan dengan mempertimbangkan: jenis kegiatan, kualitas
dan kuantitas tenaga, spesialisasi, pemanfaatan teknologi informasi,
dana, dan tingkat pendidikan pemakai.
Demikian pula dalam penyusunan bahan informasi.
Perencanaan perlu dipikirkan terutama sistem yang akan
diberlakukan di suatu perpustakaan. Misalnya, sistem pengadaan
koleksi, sistem inventarisasi, sitem katalogisasi, sistem klasifikasi,
sistem sirkulasi, dan software yang akan dipakai. Tidak kalah
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
18
pentingnya perencanaan penggalian dana yang menjadi nafas suatu
perpustakaan. Dana dapat diperoleh melalui keanggotaan, denda,
jasa fotokopi, jasa penelusuran literatur, jasa terjemahan, kerja sama
dengan penerbit, anggaran rutin, dan anggaran proyek/sponsor.
Seluruh kegiatan perpustakaan akan dapat berjalan dengan baik
apabila memiliki perlengkapan yang memadai. Sarana prasarana
seperti gedung/ ruang, meleber, media komunikasi, dan peralatan
kantor perlu direncanakan sedini mungkin. Hal itu perlu diperhatikan
karena kenyamanan dan kelancaran tugas juga dipengaruhi oleh
penyediaan sarana prasarana itu.
Perencanaan yang merupakan titik awal kegiatan akan
menentukan sasaran yang akan dicapai, tindakan yang akan
dilakukan, bentuk organisasi yang tepat, dan orang-orang yang
bertanggung jawab atas suatu kegiatan, perencanaan yang matang
berfungsi untuk :
1. Membantu tercapainya tujuan
Perencanaan perpustakaan harus dapat membantu secara positif
ke arah tercapainya tujuan jangka pendek, jangka menengah,
maupun jangka panjang. Oleh karena itu, suatu perencanaan
harus dilaksanakan secara kontinu. Di samping itu dalam
perencanaan jangka pendek harus diarahkan untuk menunjang
rencana jangka panjang. Pada umumnya orang cenderung
gamang dan ragu-ragu terhadap masa depan yang penuh
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
19
ketidakpastian. Dengan perencanaan yang disusun berdasarkan
alasan-alasan yang kuat dan pemikiran yang mendalam, keragu-
raguan itu dapat dibatasi, atau bahkan dihilangkan.
2. Tercapainya efektivitas dan efisiensi
Efektivitas menunjukkan kemampuan seseorang dalam
merumuskan tujuan dan alat yang tepat untuk mencapai tujuan.
Peter Drucker (dalam Handoko, 1993:7) menyatakan bahwa
efektivitas adalah melakukan pekerjaan secara benar. Adapun
efisiensi adalah kemampuan menyelesaikan pekerjaan dengan
benar. Ini dapat diartikan bahwa hasil, produktivitas, dan kinerja
yang diperoleh lebih banyak daripada pengeluaran biaya, tenaga,
pikiran, dan mesin yang digunakan. Langkah ini berarti
menunjukkan adanya, penghematan, baik dari segi tenaga
maupun biaya.
Langkah awal dalam proses perencanaan perpustakaan
adalah penetapan visi, misi, tujuan, perumusan keadaan sekarang,
identifikasi kemudahan dan hambatan, dan pengembangan
perencanaan (Handoko, 1993: 79-80)
2.6.1.1 Penetapan Visi, Misi dan Tujuan
Keberadaan visi dalam suatu perpustakaan akan berfungsi
memperjelas arah perkembangan perpustakaan dan
memotivasi. Visi merupakan penetapan tujuan jangka
panjang suatu organisasi atau lembaga yang bersifat
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
20
abstrak, mudah dipahami, memiliki, keunggulan dari yang
lain, terbayangkan, dan disusun oleh pimpinan bersama
anggota lembaga. Adapun misi merupakan penjabaran visi
dengan rumusan-rumusan kegiatan yang akan dilakukan
dan hasilnya dapat diukur, dilihat, dirasakan, maupun
dibuktikan karena bersifat kasat mata (tangible), sedangkan
tujuan adalah sasaran yang akan dicapai suatu perpustakaan
dalam jangka pendek dan hasilnya bisa dirasakan.
2.6.1.2 Perumusan Keadaan Sekarang
Keadaan perpustakaan sekarang perlu dipahami, baik
kekurangan maupun kelebihannya. Hal itu penting untuk
menetapkan langkah-langkah yang akan dilakukan. Pada
tahap ini diperlukan informasi dan data statistik yang akurat
yang diperoleh dengan komunikasi yang baik di
perpustakaan itu.
2.6.1.3 Identifikasi kemudahan dan Hambatan
Perlu dipahami pula kekuatan apa saja yang dimiliki
perpustakaan sebagai modal untuk melakukan kegiatan.
Kekuatan adalah segala elemen yang dapat menjadi
pendorong untuk memajukan suatu perpustakaan. Adapun
segala sesuatu yang dapat dijadikan kekuatan itu antara lain
berupa modal, koleksi, sumber daya, manusia, partisipasi
anggota, dan lainnya. Kekurangan yang dapat menjadi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
21
hambatan pengembangan perpustakaanpun perlu diketahui
dan segera diatasi. Apabila elemen-elemen yang dianggap
sebagai kekurangan itu antara lain minimnya dana, ruang
yang sempit, minat baca rendah atasan yang kurang
memperhatikan, koleksi sedikit dan lain sebagainya.
2.6.1.4 Pengembangan Perencanaan
Dalam pelaksanaan kegiatan perpustakaan terdapat
pengembangan prosedur, alat, dana, maupun tenaga karena
berbagai faktor. Oleh karena itu, kemungkinan-
kemungkinan seperti ini perlu diidentifikasi sebaik-baiknya
agar dalam pengembangan perencanaan tidak terjadi
pemborosan dana dan tenaga atau terjadinya
penyelewengan atas perencanaan semula.
1. Sumber daya manusia
Secara umum, sumber daya yang harus dimiliki
perpustakaan terdiri atas sumber daya manusia dan
sumber daya nonmanusia, sumber daya manusia dapat
dilihat dari perspektif politik, ekonomi, kultural, dan
administrasi. Sumber daya manusia merupakan faktor
yang paling dominan jika dibandingkan dengan sumber-
sumber daya yang lain dalam suatu sumber daya manusia
merupakan unsur utama dalam mencapai keberhasilan
perpustakaan. Apabila keinginan dan kebutuhannya
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
22
dapat terpenuhi secara wajar, mereka akan memberikan
konstribusi tertentu demi keberhasilan tujuan
perpustakaan.
2. Bahan Informasi
Bahan informasi menjadi napas suatu perpustakaan,
disamping faktor pendukung lain, seperti gedung,
sumber daya manusia, perlengkapan, dan pemakai.
Kualitas dan kuantitas bahan informasi sangat
mempengaruhi minat pemakai dalam pemanfaatan jasa
perpustakaan, pemakai dapat melakukan komunikasi
ilmiah, proses belajar dan mengajar, serta rekreasi
intelektual. Kegiatan intelektual akan dapat berlangsung
dengan baik apabila sumber-sumber informasi yang
disajikan itu sesuai minat dan kebutuhan pemakai.
3. Perabot
Perabot yang dimaksud disini adalah sejumlah alat yang
digunakan untuk menunjang pelaksanaan kegiatan
perusahaan yang tidak habis pakai, seperti kursi, meja,
rak, lemari bangku dan lainnya. Perabot yang diperlukan
perpustakaan harus dirancang sedemikian rupa agar
nyaman, aman, dan selamat dalam pelaksanaan kerja.
Untuk mendapatkan perencanaan yang optimal dari
perabotan perusahaan, maka perlu diperhatikan faktor
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
23
panjang pendeknya dimensi tubuh manusia dalam posisi
statis maupun dinamis, berat dan pusat masa (centre of
gravity) dari suatu bagian tubuh, bentuk tubuh, jarak
untuk pergerakan melingkar (angular motion) dari
tangan dan kaki, dan lainnya.
4. Gedung dan Tata Ruang
a. Gedung
Bangunan atau ruang untuk perpustakaan
sebenarnya tidak sederhana yang dibayangkan
orang. Ditinjau dari segi bangunan, perpustakaan
merupakan suatu organisasi yang memiliki sub-sub
sistem yang dimiliki fungsi berbeda-beda. Oleh
karena itu, dalam perencanaan gedung dan ruang
perpustakaan perlu memerhatikan fungsi tiap ruang,
unsur-unsur keharmonisan dan keindahan, baik dari
segi interior maupun eksterior. Ruang yang tertata
baik akan memberikan kepuasan kepada
pemakaiannya (pegawai perpustakaan dan
penggunaan perpustakaan). Keberadaan gedung
maupun ruang perpustakaan dimaksudkan untuk
menampung dan melindungi koleksi dari kerusakan,
sekaligus sebagai wadah untuk melaksanakan
kegiatan kepustakawanan. Dalam hal ini Sulistyo-
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
24
Basuki (1993) menyatakan bahwa perpustakaan
adalah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung
ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk
menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya
disimpan menurut tata susunan tertentu untuk
digunakan pembaca, bukan untuk dijual.
b. Tata Ruang
Pada dasarnya kebutuhan ruang perpustakaan
dialokasikan untuk koleksi, pemakai, staf, dan
keperluan lain. Untuk itu perlu dipertimbangkan
sistem pinjam yang akan dianut oleh suatu
perpustakaan, dengan sistem pinjam terbuka (open
access) atau sistem pinjam tertutup (closed access).
Selain itu, dalam perencanaan ruangan perlu
dipertimbnagkan bahwa keserasian dalam penataan
ruang akan memengaruhi produktivitas, efisiensi,
efektivitas, dan kenyamanan pemakai.
5. Sistem
Perpustakaan sebenarnya juga suatu sistem informasi dan
bukan sekadar gedung/ruang atau koleksi yang di
dalamnya terdapat elemen-elemen yang dapat
dikoordinasikan dengan baik untuk mencapai tujuan.
Sistem kegiatan itu mencakup pengadaan, pencatatan,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
25
katalogisasi, klasifikasi, pelabelan, penyusunan dalam
rak, pelayanan, dan lainnya yang dapat berdiri sendiri,
tetapi saling terkait dan saling mendukung. Demikian
pula unsur-unsur yang dimiliki perpustakaan, meliputi
sumber daya manusia, koleksi, anggaran, ruangan, dan
sarana prasarana, dapat dikoordinasikan dengan baik
untuk secara bersama-sama memfungsikan diri untuk
mencapai keberhasilan suatu perpustakan. Sebagai suatu
sistem pengelolaan informasi, perpustakaan memiliki
beberapa sistem kegiatan untuk menunjang visi, misi,
dan tujuan perpustakaan. Sistem ini berupa serangkaian
pedoman atau prosedur kerja yang harus dilaksanakan
dalam menyelesaikan kegiatan tertentu. Kegiatan ini
dapat berupa pengadaan bahan informasi, pencatatan,
katalogisasi, klasifikasi, dan pelayanan informasi.
2.6.2 Pengorganisasian
Pengorganisasian merupakan penyatuan langkah dari
seluruh kegiatan yang akan dilaksanakan oleh elemen-elemen dalam
suatu lembaga. Penyatan langkah ini penting agar tidak terjadi
tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas. Proses pengorganisasian
suatu perpustakaan akan berjalan dengan baik apabila memiliki
sumber daya, sumber dana, prosedur, koordinasi, dan pengarahan
terhadap langkah-langkah tertentu.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
26
Suatu organisasi akan berjalan dengan baik apabila terdapat
prinsip-prinsip yang menjadi landasan geraknya. Prinsip-prinsip itu
diantaranya:
1. Perumusan tujuan
Tujuan organisasi harus jelas dan diketahui oleh seluruh elemen-
elemen yang terkait dalam organisasi itu. Dengan tujuan
tertentu, akatifitas-aktifitas yang dilakukan akan mengarah pada
tujuan yang dirumuskan.
2. Pembagian kerja
Untuk mencapai efektivitas dan efisiensi, perlu adanya
pembagian tugas yang jelas. Tanpa pembagian tugas yang jelas,
akan terjadi tumpang tindih pekerjaan dan dari sini akan terjadi
pemborosan.
3. Pembagian wewenang
Dengan kekuasaan yang jelas pada masing-masing orang atau
kelompok dalam suatu organisasi, maka dapat dihindarkan
terjadinya benturan kepentingan dan tindakan. Hal itu
dimungkinkan karena setiap orang akan mengetahui batas-batas
wewenang untuk bertindak
4. Kesatuan komando
Dalam sistem organisasi yang baik harus ada kesatuan komando
atau perintah agar tidak terjadi kebingungan di tingkat
pelaksana. Oleh karena itu, dalam sistem organisasi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
27
perpustakaan perlu dihindarkan adanya dualisme pengaruh dan
kekuasaan dalam berbagai tingkat manajerial.
5. Koordinasi
Koordinasi merupakan proses pengintegrasian tujuan pada
satuan-satuan yang terpisah dalam suatu lembaga untuk
mencapai tujuan organisasi secara efisien.
Struktur organisasi yang efektif akan merefleksikan tujuan
dan sasaran. Dengan adanya struktur organisasi program-program
dari kegiatan yang hampir sama akan dapat diidentifikasi lalu
dikelompokkan dalam suatu unit kerja dalam rangka pencapaian
tujuan perpustakaan. Pembagian tugas, wewenang, kekuasaan, dan
tanggung jawab dalam organisasi perpustakaan akan tampak jelas
apabila disusun suatu bagan formal organisasi. Untuk meningkatkan
peran dan kinerja perpustakaan perguruan tinggi perlu ditinjau
kembali pada struktur organisasi dan statusnya dalam organisasi
induknya.
2.6.3 Penganggaran
Penganggaran adalah suatu rencana yang membuat
penerimaan dan pengeluaran yang sudah dinyatakan dalam jumlah
uang. Anggaran ini biasanya disusun setiap tahun.
Perlunya penyusunan anggaran bagi suatu lembaga atau
instansi diharapakan mampu berfungsi sebagai alat perencanaan, alat
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
28
koordinasi, alat pengendalian dan menetapkan standar kegiatan yang
akan dilaksanakan.
2.6.4 Kepemimpinan
Perpustakaan sebagai lembaga informasi, dalam proses
manajemennya terdiri dari perencanaan, pengorganisasian,
penganggaran, kepemimpinan, dan pengawasan. Dalam pelaksanaan
diatas memerlukan interaksi yang memimpin dan yang dipimpin.
Hubungan kedua ini saling memengaruhi kinerja perpustakaan yang
sangat ditentukan oleh kepemimpinan yang berfungsi atas dasar
kekuasaan untuk mengajak dan menggerakkan orang lain untuk
melakukan kegiatan demi mencapai tujuan tertentu. Kepemimpinan
yang efektif minimal memiliki sifat:
1. Bertanggung jawab
2. Mampu melihat masa depan
3. Mampu mengorganisir dan mengarahkan petensi yang dimiliki
4. Mampu menyeimbangkan petensi bawahan
5. Percaya diri dan luwes
6. Mampu melakukan diplomasi
7. Mampu mengendapkan ketegangan antarpribadi
8. Mampu mepengaruhi orang lain
2.6.5 Pengawasan dan penilaian
Pengawasan perlu dilakukan oleh perpustakaan karena
faktor perubahan lingkungan organisasi, peningkatan kompleksitas
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
29
organisasi, dan kebutuhan manajer untuk mendelegasikan
wewenang. Perubahan lingkungan berpengaruh terhadap perjalanan
perpustakaan. Hal ini dapat mengancam kelangsungan lembaga.
Demikian pula peningkatan kompleksitas dapat organisasi dapat
mempengaruhi aktifitas, prosedur dan biaya yang telah
direncanakan. Mungkin pula dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan
itu terdapat kesalahan, maka perlu segera diluruskan agar sesuai
dengan tujuan semula. Jika dalam pengawasan terjadi
ketidaksesuaian dalam rencana kerja maka tindakan korektif akan
dilakukan dengan cara mengubah standar yang telah direncanakan,
memperbaiki pelaksanaan, mengubah cara pengukuran pelaksanaan
karena pengawasan dan penilaian dimaksudkan agar elemen yang
terlibat dalam perpustakaan mampu melakukan tugas dan
pekerjaannya denan baik dan benar.
Adanya pengawasan yang baik dalam sistem perpustakaan
dan tindakan korektif menunjukan bahwa sistem manajemen itu
sehat. Apabila fungsi manajemen seperti perencanaan,
pengorganisasian, penganggaran, kepemimpinan, pengawasan dapat
berjalan baik, berarti sistem perpustakaan itu dapat berjalan dengan
baik. Salah satu fungsi pengawasan dalam perpustakaan adalah
untuk mengetahui efektivitas perpustakaan, sedangkan untuk
mengetahui efektivitas ini harus diketahui indikator kinerja
perpustakaan. Untuk menilai kinerja perpustakaan memang terdapat
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
30
beberapa alat, rumusan, atau pedoman yang dapat digunakan, antara
lain statistik.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
31
BAB III
GAMBARAN UMUM
UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM BATIK SURAKARTA
3.1 Sejarah Singkat
Universitas Islam Batik Surakarta berdiri pada tanggal 30 Juli 1983
dengan nama Universitas Islam Kyai Mojo (UIM) di bawah naungan
Yayasan Perguruan Tinggi Islam Kyai Mojo (APERTIM). Kelahiran UIM
ini merupakan hasil penggabungan antara Akademi Akuntansi dan
Management Batik Surakarta (AAM) dengan Universitas Islam Batik
Surakarta (UNIS) terutama untuk fakultas-fakultas non keagamaan. Dalam
penggabungan tersebut, UIM diijinkan membuka tiga fakultas, yaitu:
Fakultas Ekonomi, Fakultas Hukum, dan Fakultas Pertanian. Sedangkan
UNIS tetap eksis dengan mengelola fakultas keagamaan seperti Fakultas
Tarbiyah dan Fakultas Syariah.
Pada saat itu UIM belum memiliki gedung kantor dan perkuliahan
sendiri, sehingga lokasi perkuliahan terpencar-pencar yakni Fakultas
Hukum di Jl. Slamet Riyadi menumpang pada SMP Batik, sedangkan
Fakultas Pertanian dan Fakultas Ekonomi di Kleco menumpang pada SMEA
Batik tidak lama kemudian Fakultas Pertanian dan Fakultas Ekonomi serta
perkantoran bergabung bersama Fakultas Hukum di SMP Batik. Pada
tanggal 28 Maret 1989 dengan berbagai pertimbangan strategis nama UIM
diubah menjadi Universitas Islam Batik Surakarta (UNIBA) yang secara
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
32
formal mendapatkan persetujuan dari Mendikbud RI dengan Surat
Keputusan No. 0161/0/1989. Selanjutnya pada tahun itu pula Universitas
Islam Batik Surakarta pindah ke kampus barunnya di Jl. KH. Agus Salim
No. 10 Surakarta menempati renovasi dari gedung GKBI.
Tahun 1991, Fakultas Ekonomi membuka program D3 dengan
Jurusan Manajemen Perbankan, sedangkan Fakultas Hukum pada tahun
berikutnya mendapatkan kenaikan status dari terdaftar menjadi diakui.
Tidak lama kemudian Jurusan Manajemen Perusahaan pada Fakultas
Ekonomi juga memperoleh kenaikan status menjadi diakui.
Usia terus bertambah, UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik
Surakarta terus berkembang ditandai bertambahnya koleksi, serta
pengelolaan ruangan dan sistem automasi yang saat ini sedang di
aplikasikan di Perpustakaan. Mungkin sistem baru saat ini akan dipakai
untuk pelayanan di Perpustakaan bukan sistem yang pertama bagi UPT
Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta, karena sebelumnya UPT
Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta sudah dua kali
menggunakan sistem automasi seperti itu. Karena sebab itu UPT
Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta sering sekali berganti-ganti
software atau aplikasi perpustakaan dan saat ini baru mulai awal merintis
automasi perpustakaan lagi. Dengan sistem automasi semua pekerjaan dan
pelayanan akan bisa dikerjakan secara cepat, tepat, dan akurat.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
33
3.2 Visi, Misi, dan Tujuan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik
Surakarta
3.2.1 Visi UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta:
Menjadikan pusat pelayanan dan informasi dari berbagai ilmu dan
teknologi dengan menggunakan fasilitas pelayanan yang memadai
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi.
3.2.2 Misi UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta:
1. Memilih, menghimpun dan menata informasi dalam segala
bentuk yang berkaitan dengan kurikulum Universitas Islam
Batik Surakarta.
2. Mengolah, mengemas dan merawat bahan pustaka/informasi
yang ada sedemikian rupa sehingga mudah, cepat dan tepat
didapat oleh para pengguna.
3. Menyediakan pelayanan dan fasilitas yang sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang
dibutuhkan guna mengunjung Tri Dharma Perguruan Tinggi.
4. Memanfaatkan semua jenis sumber daya yang ada di
perpustakaan sehingga peningkatan mutu pelayanan dan tujuan
akhir Universitas Islam Batik Surakarta untuk meningkatkan
sumber daya manusia yang dihasilkan oleh Universitas Islam
Batik Surakarta dapat dicapai secara optimal.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
34
3.2.3 Tujuan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta:
1. Tujuan Khusus UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik
Surakarta:
Tujuan khusus adalah melaksanakan Tri Dharma Perguruan
Tinggi secara berkualitas, yaitu sebagai pusat pendidikan,
penelitian dan pengabdian masyarakat.
2. Tujuan Umum UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik
Surakarta:
Tujuan umum adalah menyediakan koleksi perpustakaan dalam
menunjang proses pendidikan yang berkualitas serta sumber
daya manusia yang handal.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
35
Kepala Perpustakaan
Drs. H. Subari
3.3 Struktur Organisasi
Dibawah ini adalah struktur organisasi di UPT Perpustakaan
Universitas Islam Batik Surakarta.
Bagan 1 Struktur Organisasi
UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta
Sumber : Data Perpustakaan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta 2010
3.4 Sumber Daya Manusia
Sumber Daya Manusia di Perpustakaan merupakan salah satu
faktor yang sangat penting dalam pengelolaan perpustakaan. Pengembangan
sumber daya manusia di perpustakaan harus dilakukan perencanaan yang
baik agar perpustakaan memiliki sumber daya manusia yang berkualitas dan
profesional. Sumber daya manusia merupakan titik sentral dari
penyelenggaraan seluruh fungsi-fungsi manajerial. Hal ini dapat ditinjau
Sekretaris
Suswanto
Bagian Pelayanan
Bambang Ismanto
Bagian Pengolahan
Avi Widya Oktoriana, A. Md
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
36
kembali sebagaimana canggihnya teknologi jika tidak ada dukungan sumber
daya manusia yang handal tidak akan berarti apa-apa. Oleh karena itu
sumber daya manusia harus ditingkatkan terus menerus misalnya dengan
pendidikan, pelatihan, magang, kursus dan lainnya (Lasa Hs, 2005: 62).
Dalam upaya peningkatan kualitas dan profesionalisme di bidang
perpustakaan, staf perpustakaan seharusnya memiliki pengetahuan dan
pengalaman. Dengan sistem automasi yang dijalankan sekarang di UPT
Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta setiap sumber daya manusia
harus mampu mengoperasikan aplikasi Sistem Informasi Perpustakaan yang
digunakan dalam automasi perpustakaan.
UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta memiliki
sumber daya manusia. Di bawah ini adalah tabel staf UPT Perpustakaan
Universitas Islam Batik Surakarta:
Tabel 2 Tingkat Jenjang Pendidikan Staf
UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta
No. Nama Jenjang Pendidikan
Jabatan
1. Drs. H. Subari S1-Non Perpustakaan
Kepala Perpustakaan
2. Suswanto SMA/Sederajat Sekertaris/Administrasi 3. Avi Widya Oktoriana,
A. Md. DIII-Perpustakaan
Pengolahan Bahan Pustaka
4. Bambang Ismanto SMA/Sederajat Sirkulasi Sumber : Data Perpustakaan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta 2010
3.5 Koleksi
Koleksi di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta
terdiri dari buku wajib ajar, buku anjuran, skripsi, thesis, majalah, hasil
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
37
penelitian, dan lain-lain. Koleksi yang ada di UPT Perpustakaan Universitas
Islam Batik Surakarta meliputi antara lain:
Tabel 3 Koleksi Perpustakaan
UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta
No. Jenis Koleksi Fakultas
Jumlah Ekonomi Hukum Pertanian S1 S1 S1
1. Buku Wajib Ajar
Jml. Judul Jml. Eksp
4723 4802
4172 5933
2347 2611
11242 13346
2. Buku Anjuran
Jml. Judul Jml. Eksp
56 69
81 92
23 36
160 197
3. Desertasi Jml. Judul Jml. Eksp
- - - -
4. Skripsi Jml. Judul Jml. Eksp
1075 1075
754 754
296 296
2125 2125
5. Thesis Jml. Judul Jml. Eksp
92 92
- - 92 92
6. Majalah Jml. Judul Jml. Eksp
375 375
252 252
267 267
849 849
7. Hasil Penelitian
Jml. Judul Jml. Eksp
285 285
215 215
172 172
672 672
8. Lain-Lain Jml. Judul Jml. Eksp
135 135
115 115
96 96
346 346
Jumlah Judul 6741 5589 3201 15486 Eksemplar 6833 7361 3478 17627
Sumber : Data Perpustakaan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta 2010
3.6 Pemakai
UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta tidak
membatasi diri bagi para pengguna perpustakaan baik dari kalangan
Universitas Islam Batik Surakarta sendiri, masyarakat diluar kampus
Universitas Islam Batik Surakarta maupun masyarakat umum yang ingin
menggunakan sarana yang ada di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik
Surakarta. Jadi UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
38
membolehkan siapa saja yang ingin menggunakan sarana yang ada di UPT
Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta.
Tabel 4 Peminjam dan Pengunjung
UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta
No Fakultas Jenjang Program
Peminjam Pengunjung 2009 2010 2009 2010
1. Ekonomi S-1/S-2 995 891 2945 4512 2. Hukum S-1 222 512 2179 5114 3. Pertanian S-1 54 365 1550 4197 4. Dosen/Karyawan - 14 237 157 472 5. Umum - 40 - 79 421 Jumlah 1325 2005 6910 14716
Sumber : Data Perpustakaan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta 2010
3.7 Sumber Dana
Semua kegiatan menggunakan dana demi kelancaran suatu tujuan
yang ingin dicapai. Begitu juga perpustakaan perlu anggaran tersendiri demi
tercapainya tugas dan fungsinya sebagai perpustakaan. Kebutuhan akan
anggaran tidak lepas dari peran serta lembaga induknya, begitu juga UPT
Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dalam mencari sumber dana
tersebut diperoleh dari:
1. Dana Rutin, yaitu yang sudah ditentukan secara terus-menerus untuk
pengelolaan perpustakaan seperti dana iuran mahasiswa pertama kali
masuk di Universitas Islam Batik Surakarta. Di UPT Perpustakaan
Islam Batik Surakarta (UNIBA) mulai tahun ini akan mendapat dana
rutin dari yayasan untuk pengembangan perpustakaan baik penambahan
koleksi, sarana prasarana demi kemajuan perpustakaan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
39
2. Dana Proyek, yaitu dana yang disediakan untuk melakukan kegiatan
tertentu, misalnya untuk kegiatan automasi perpustakaan.
3. Dana Sumbangan, yang sifatnya tidak permanen dan adanya sewaktu-
waktu, tetapi di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta
(UNIBA) ini setiap mahasiswa yang akan lulus wajib memberikan
sumbangan baik itu berupa uang atau bahan pustaka.
4. Dana Hibah, yaitu dana baik itu berupa hibah dana ataupun hibah
koleksi dan sarana prasarana untuk mendukung perpustakaan. UPT
Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta mendapat hibah dari
PMP.
3.8 Sarana dan Prasarana
Semua kegiatan perpustakaan akan berjalan dengan baik dan lancar
apabila didukung oleh sarana prasarana yang memadai, baik untuk
pengguna perpustakaan maupun untuk petugas perpustakaan dalam
menjalankan kegiatan administrasi ataupun dalam pengolahan bahan
pustaka. Gedung atau ruang UPT Perpustakaan Islam Batik Surakarta
terletak disebelah utara gedung utama Universitas Islam Batik Surakarta
yang menghadap ke timur. Ruang perpustakaan tepatnya menghadap ke
selatan. Pada awalnya UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta
yang memiliki luas sekitar 108 m², didalamnya belum terdapat gudang atau
ruang koleksi khusus. Yang seiring dengan berjalannya waktu jumlah
koleksi dan pengunjung perpustakaan semakin meningkat. Untuk mengatasi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
40
hal tersebut maka UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta
melakukan pembenahan dengan melakukan pembagian ruang sirkulasi,
ruang pengolahan dan ruang baca. Adapun sarana prasarana yang tersedia di
UPT Perpustakaaan Universitas Islam Batik Surakarta:
Tabel 5 Sarana Prasarana
UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta
No. Nama Barang Jumlah 1. Komputer 4 Unit 2. Printer 2 Unit 3. Rak Buku Kayu 6 Buah 4. Rak Buku Besi 11 Buah 5. AC (Air Conditioner) 2 Unit 6. Meja Komputer 4 Buah 7. Meja Pengolahan 1 Buah 8. Meja Sirkulasi Dan Tata Usaha 3 Buah 9. Meja Kecil (Ruang Membaca) 8 Buah 10. Meja Besar (Ruang Membaca) 2 Buah 11. Meja Besar Lesehan (Ruang Membaca) 2 Buah 12. Kursi 24 Buah 13. Almari Flying Kabinet 1 Buah 14. Loker 1 Buah 15. Almari Katalog 1 Buah 16. Dispenser 1 Buah 17. Telepon 1 Buah 18. Tempat Koran 1 Buah 19. Jam Dinding 1 Buah 20. Televisi 1 Buah 21. Karpet (Lesehan) 2 Buah Sumber : Data Perpustakaan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta 2010
3.9 Kegiatan Pokok
Sebagai unit penunjang universitas, UPT Perpustakaan Universitas
Islam Batik Surakarta memberikan layanan informasi kepada pengguna
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
41
perpustakaan. Beberapa aktivitas yang dilakukan UPT Perpustakaan
Universitas Islam Batik Surakarta:
1. Memberikan layanan informasi sesuai kebutuhan pengguna
perpustakaan.
2. Mengembangkan layanan informasi sesuai kebutuhan pengguna
perpustakaan dan perkembangan teknologi.
3. Mengadakan, mengolah, dan memelihara koleksi untuk memenuhi
kebutuhan informasi pengguna perpustakaan.
3.10 Layanan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta
Menurut Everett M. Rogers dalam Laksmi (2006:125) menyatakan
bahwa cara pustakawan berkomunikasi dalam memberikan layanan bisa
menjadi lebih menentukan keinginan masyarakat untuk berkunjung ke
perpustakaan, dibanding dengan kemegahan gedung perpustakaan,
banyaknya koleksi maupun jenis layanan yang diberikan. Sistem layanan
yang digunakan dalam kegiatan pelayanan sirkulasi di UPT Perpustakaan
Universitas Islam Batik Surakarta menggunakan Open Access (Sistem
Terbuka), yaitu pengguna perpustakaan (pemustaka) memungkinkan dapat
memilih atau mencari koleksi dan mengambil sendiri koleksi yang
dibutuhkan. Sistem layanan terbuka lebih sesuai dengan kondisi sebuah
perpustakaan perguruan tinggi, karena dengan sistem tersebut pengguna
perpustakaan mendapat kesempatan yang lebih luas dalam mengakses
bahan pustaka yang dikehendaki.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
42
Jam buka layanan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta:
Senin s.d Kamis: Pagi pukul: 08.00-14.00 (Istirahat pukul 12.00-13.00)
: Sore pukul: 16.00-20.00
Jumat: Pagi pukul: 08.00-11.00
Sore pukul: 16.00-20.00
Sabtu: Pagi pukul: 08.00-12.00
Adapun layanan yang diberikan UPT Perpustakaan Universitas Islam
Batik Surakarta:
1. Layanan Sirkulasi
Kegiatan pelayanan sirkulasi di UPT Perpustakaan Universitas
Islam Batik Surakarta meliputi peminjaman dan pengembalian yang
merupakan bagian dari rangkaian kegiatan pelayanan pengguna
perpustakaan, dan layanan sirkulasi diatur dengan ketentuan:
a. Layanan Peminjaman
Layanan peminjaman bertugas mencatat semua hal yang
terkait dengan peminjaman, mencangkup data peminjaman, koleksi
yang di pinjam, dan waktu peminjaman. Lamanya peminjaman dan
jumlah koleksi yang dapat dipinjam dapat dilihat pada peraturan
peminjaman bahan pustaka.
Prosedur peminjaman:
1) Mencari bahan pustaka yang akan dibutuhkan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
43
2) Menyerahkan bahan pustaka dan memberikan Kartu Tanda
Anggota Perpustakaan yang masih berlaku kepada petugas
perpustakaan.
3) Setelah selesai diproses oleh petugas, bahan pustaka dan Kartu
Tanda Anggota Perpustakaan dikembalikan kepada peminjam.
b. Layanan Pengembalian
Layanan pengembalian meliputi kegiatan yang mencatat
semua hal yang terkait dengan pengembalian, koleksi yang
dikembalikan waktu pengembalian termasuk memberikan sanksi
denda apabila ada keterlambatan
Prosedur pengembalian:
1) Peminjam menyerahkan bahan pustaka yang dipinjam dengan
disertai Kartu Tanda Perpustakaan
2) Petugas akan melaksanakan proses pengembalian dan akan
menyerahkan kembali Kartu Tanda Anggota Perpustakaan
apabila proses telah selesai.
2. Layanan Koleksi Baca
Layanan koleksi baca adalah suatu bentuk layanan kepada
pengguna perpustakaan dengan menyediakan minimal 1 eksemplar dari
setiap judul bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan.
3. Layanan Ruang Baca
Layanan ruang baca di UPT Perpustakaan Universitas Islam
Batik Surakarta menyediakan koleksi-koleksi yang dibutuhkan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
44
mahasiswa, dosen, dan karyawan khususnya untuk keluarga besar
Universitas Islam Batik Surakarta itu sendiri. Agar nyaman dalam belajar
juga dilengkapi AC (Air Conditioner), tempat baca lesehan, biarpun
ruangan tidak begitu besar tetapi untuk menunjang kegiatan proses
belajar UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta sudah cukup
memadai.
4. Layanan Fotokopi
Layanan Fotokopi digunakan untuk memenuhi kebutuhan
pengguna perpustakaan khususnya untuk koleksi cadangan yang tidak
bisa dipinjam seperti: skripsi, buku cadangan, majalah, jurnal,
perpustakaan menyediakan fasilitas layanan fotokopi. Layanan ini agar
dapat membantu pengguna perpustakaan untuk dapat memiliki informasi
yang diperlukan dengan cara memfotokopi bahan pustaka yang
dikehendaki sesuai dengan peraturan yang berlaku.
5. Layanan Tata Usaha
Layanan yang mengatur jalannya kegiatan perpustakaan baik
tentang penempatan, pembinaan, pendidikan untuk sumber daya manusia
perpustakaan, administrasi, promosi perpustakaan. Di bagian tersebut
terdapat meja untuk kepala perpustakaan, bagian administrasi dan
sirkulasi.
6. Layanan Internet
Layanan internet di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik
Surakarta menempati ruangan khusus yang disediakan di depan kampus
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
45
Universitas Islam Batik Surakarta dengan biaya Rp 3000.-/jam. Bagi
pengunjung yang ingin lebih lama mengakses internet di perpustakaan
disediakan pula wifi yang bisa diakses lewat netbook atau laptop yang
dibawa sendiri dengan jangkauan bisa sampai beberapa meter dari
sumber wifi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
46
BAB IV
PEMBAHASAN MASALAH
4.1 Kinerja Staf Perpustakaan dalam Manajemen Perpustakaan
Perpustakaan sebagai sebuah pusat pengetahuan dan pusat
pembelajaran memiliki peran yang sangat penting dalam pembangunan
masyarakat karena di dalamnya tersedia begitu banyak informasi yang dapat
digunakan oleh masyarakat. Sehingga perpustakaan sangat perlu untuk
dikembangkan. Komponen utama yang menjadi pokok pengembangan,
yaitu, sumber daya manusia dalam melaksanakan manajemen perpustakaan.
Dengan meningkatnya kualitas dan produktifas sumber daya manusia
(pemustaka) di dalam lingkungan lembaga penaung yang pada ujungnya
akan meningkatkan citra lembaga dan jajaran pimpinannya.
Kinerja staf perpustakaan dalam manajemen perpustakaan di UPT
Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta telah melaksanakan fungsi-
fungsi manajemen perpustakaan dengan baik. Adapun implementasi fungsi
manajemen perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik
Surakarta antara lain (Lasa HS, 2005: 56) :
4.1.1 Perencanaan
Fungsi manajemen perpustakaan di UPT Universitas Islam
Batik Surakarta dalam perencanaan telah berjalan dengan baik.
Menurut Kepala UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik
Surakarta perencanaan sangat penting karena tanpa adanya
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
47
perencanaan membuat pelaksanaan kegiatan perpustakaan tidak ada
pedoman pelaksanaan dan banyak pemborosan dan akan
mengakibatkan proses manajemen tidak terlaksana. (wawancara, 31
Maret 2011)
Perencanaan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik
Surakarta dilakukan setiap tahun. Adapun perencanaannya di tahun
2011 adalah sebagai berikut:
Tabel 6 Perencanaan yang Belum dan Sudah Terealisasi
UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta
No Perencanaan Bulan Pelaksanaan
Volume (eks)
Realisasi Persentase (%)
1. Pengadaan Koleksi buku
April 285 - 0 (%)
2. Pengadaan mesin fotokopi
Oktober 1 - 0 (%)
3. Pengadaan laptop
Juni 1 - 0 (%)
4. Pengadaan printer
Februari 1 1 100 (%)
5. Pengadaan AC (Air Conditioner)
Januari 1 1 100 (%)
6. Pengadaan Almari (Flying Kabinet)
Mei 1 - 0 (%)
7. Pengadaan Locker
Februari 1 1 100 (%)
8. Pelatihan pustakawan
Juni - - -
9. Lokakarya September - - - 10. Pengadaan
katalog Juni - - -
Sumber: wawancara dengan Kepala Pepustakaan 30 Maret 2011
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
48
Dalam perencanaan kegiatan pengadaan bahan pustaka
berupa buku yang saat ini seharusnya sudah terealisasikan pada
bulan April sampai pada bulan Mei belum ada yang terealisasikan
dikarenakan dalam prosedur penganggaran dari dana rutin belum
dapat dicairkan. Sehingga mengalami keterlambatan dalam
pengadaan bahan pustaka berupa buku tersebut. Semua perencanaan
yang belum terealisasi akan dilakukan di bulan-bulan berikutnya di
tahun 2011. Kepala UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik
Surakarta dalam jangka waktu beberapa tahun ke depan berencana
akan memperluas ruang perpustakaan dengan cara memindah UPT
Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dan mengubah tata
ruang perpustakaan. Seluruh staf perpustakaan UPT Perpustakaan
Universitas Islam Batik Surakarta yang bertanggung jawab dalam
merealisasikan perencanaan tersebut. Perencanaan dalam
pengelolaan perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam
Batik Surakarta sudah mencapai tujuan yang memadai meliputi
bahan informasi, sumber daya manusia, dana, gedung, sistem, dan
perlengkapan perpustakaan lainnya.
Demikian pula dalam penyusunan bahan informasi yang
berupa sistem inventarisasi, sistem katalogisasi, sistem klasifikasi,
sistem sirkulasi. Kepala UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik
Surakarta sudah mempunyai software khusus yaitu Aplikasi Sistem
Informasi Perpustakaan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
49
Surakarta. Kepala UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik
Surakarta juga sudah menyediakan buku pedoman pengelolaan
perpustakaan untuk petugas perpustakaan disetiap pembagian kerja
masing-masing.
Perencanaan penggalian dana yang dilakukan UPT
Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta diperoleh dari:
a. Dana Rutin, yaitu yang sudah ditentukan secara terus-menerus
untuk pengelolaan perpustakaan seperti dana iuran mahasiswa
pertama kali masuk di Universitas Islam Batik Surakarta. Di
UPT Perpustakaan Islam Batik Surakarta mulai tahun ini akan
mendapat dana rutin dari yayasan untuk pengembangan
perpustakaan baik penambahan koleksi, sarana prasarana demi
kemajuan perpustakaan.
b. Dana Proyek, yaitu dana yang disediakan untuk melakukan
kegiatan tertentu, misalnya untuk kegiatan automasi
perpustakaan.
c. Dana Sumbangan, yang sifatnya tidak permanen dan adanya
sewaktu-waktu, tetapi di UPT Perpustakaan Universitas Islam
Batik Surakarta ini setiap mahasiswa yang akan lulus wajib
memberikan sumbangan baik itu berupa uang atau bahan
pustaka.
d. Dana Hibah, yaitu dana baik itu berupa hibah dana ataupun
hibah koleksi dan sarana prasarana untuk mendukung
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
50
perpustakaan. UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik
Surakarta mendapat hibah dari PMP.
Kepala UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik
Surakarta dalam memenuhi kebutuhan staf perpustakaan dalam
pelaksaan kegiatan perpustakaan sudah merasa mencukupi
kebutuhan sarana prasarana seperti gedung, mebeler, media
komunikasi dan peralatan kantor lainnya.
4.1.2 Pengorganisasian
Pengorganisasian untuk UPT Perpustakaan Universitas
Islam Batik Surakarta sangat penting karena dengan adanya
pengorganisasian maka tujuan perpustakaan dapat tercapai, dalam
pembagian kerja pada sistem kerjanya dapat lebih terstruktur.
Di dalam prinsip-prinsip pengorganisasian:
1. Perumusan tujuan
Kepala UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta
mempunyai tujuan dalam perencanaan yaitu mengembangkan
perpustakaan terutama dalam proses digitalisasi. UPT
Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dalam
pengolahan bahan pustaka sudah mulai proses komputerisasi
yaitu dengan input data berupa buku agar pelaksanaan
penelusuran informasi dengan katalog dapat terlaksana. Proses
input data tersebut membutuhkan waktu yang lama dengan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
51
melihat staf perpustakaan yang bekerja dibagian pengolahan
hanya satu orang.
2. Pembagian kerja
Dalam kinerja pustakawan Kepala UPT Perpustakaan
Universitas Islam Batik Surakarta sudah mempertimbangkan
jenis kegiatan, kualitas dan kuantitas staf perpustakaan,
spesialisasi, pemanfaatan teknologi informasi, dana dan tingkat
pendidikan pemakai. Pembagian kerja dilakukan oleh Kepala
UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta untuk
membatasi kinerja pustakawan dalam melaksanakan tugasnya.
Pembagian tugas dilakukan sesuai dengan pengelolaan
perpustakaan dibagian pelayanan sirkulasi, pengolahan bahan
pustaka mempunyai tugas masing-masing. adapun pembagian
kerja dalam struktur organisasi di UPT Perpustakaan Universitas
Islam Batik Surakarta:
Tabel 7 Pembagian Kerja
UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta
No.
Nama Pembagian Kerja
Deskripsi Pekerjaan
1. Drs. H. Subari Kepala Perpustakaan
1. Membagi status / kedudukan bawahan
2. Penetapan terhadap implementasi manajemen
3. Mempengaruhi dan memotivasi bawahan dalam melaksanakan tugas
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
52
2. Avi Widya Oktoriana, A. Md
Pengolahan Bahan
Pustaka
1. Pengadaan bahan pustaka
2. Penerimaan bahan pustaka
3. Pengelolaan bahan pustaka (Klasifikasi, katalogisasi, pelabelan)
4. Penyimpanan dalam rak 3. Suswanto Sekertaris
dan Administrasi
1. Memberi masukan kepada pemimpin dalam pelaksanaan kegiatan perpustakaan
2. Memegang dana perpustakaan
4. Bambang Ismanto Pelayanan sirkulasi
1. Keanggotaan 2. Peminjaman 3. Pengembalian 4. Perpanjangan 5. Bebas perpustakaan 6. Pemberian sanksi
Sumber: Data Perpustakaan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta 2010
UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta menerima
koleksi buku tiap tahun sekitar 125 judul buku/eksemplar.
Petugas perpustakaan di bagian pengolahan bahan pustaka bisa
menyelesaikan koleksi buku tersebut tapi membutuhkan waktu
yang lama karena keterbatasan sumber daya manusia.
UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dalam
pelayanan sirkulasi tidak terlalu banyak pekerjaan karena jarang
sekali pengujung perpustakaan meminjam. Petugas dibagian
pelayanan sirkulasi biasanya membantu dibagian pengolahan
bahan pustaka jika sepi pengunjung.
UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta mempunyai
sekertaris sekaligus menjabat sebagai bendahara dan sebagai
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
53
wakil kepala perpustakaan, disini sekertaris hanya membantu
tugas-tugas kepala perpustakaan.
3. Pembagian wewenang
Di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta
pembagian wewenang diberikan pada setiap pembagian tugas
masing-masing petugas perpustakaan. Dalam pelayanan sirkulasi
staf perpustakaan hanya bertugas melayani pengguna
perpustakaan, sedangkan pengolahan bahan pustaka bertugas
hanya untuk mengolah koleksi bahan pustaka.
4. Kesatuan komando
UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dalam
sistem organisasi memiliki kesatuan komando yaitu untuk
menghindari agar tidak terjadi kebingungan di tingkat pelaksana.
Kesatuan komando yang dilakukan UPT Perpustakaan
Universitas Islam Batik Surakarta yaitu dengan adanya
pembagian kerja dan adanya wewenang disetiap pembagian kerja
agar mencapai tujuan yang dicapai dan terstruktur.
5. Koordinasi
UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta mempunyai
koordinasi dalam proses pengintegrasian tujuan pada satuan-
satuan yang terpisah dalam perpustakaan untuk mencapai tujuan
organisasi secara efisien. UPT Perpustakaan Universitas Islam
Batik Surakarta melakukan koordinasi dengan pemberian
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
54
wewenang dan pembagian pekerjaan kepada bawahan oleh
kepala perpustakaan maka petugas perpustakaan akan
mengerjakan pekerjaannya sesuai wewenang yang diterimanya,
karena itu koordinasi dalam UPT Perpustakaan Universitas Islam
Batik Surakarta sangat berperan penting dalam tercapainya
tujuan perpustakaan.
UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta
mempunyai strukur organisasi yang sudah terorganizir dalam
pembagian kerja pengelolaan perpustakaan. Dalam struktur
organisasi UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta
sudah melakukan peninjauan terhadap kinerja pustakawan dalam
pelaksanaan kegiatan perpustakaan.
4.1.3 Penganggaran
Penganggaran adalah hal terpenting dalam perencanaan
kegiatan perpustakaan, tanpa adanya anggaran maka rencanapun
tidak akan berjalan. Dalam fungsi penganggaran UPT Perpustakaan
Universitas Islam Batik Surakarta dalam mengimplementasikan
adalah sebagai berikut:
1. Alat perencanaan
Penganggaran dalam perencanaan UPT Perpustakaan
Universitas Islam Batik Surakarta hampir mencapai tujuan
perpustakaan yang diinginkan walau ada perencanaan
perpustakaan yang belum terealisasikan semua. Kendala yang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
55
dihadapi dalam proses perencanaan adalah pencairan dana untuk
dapat merealisasikan perencanaan.
2. Alat koordinasi
UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dalam
penyusunan perencanaan, akan terkait berbagai bidang, bagian,
dan unit dalam suatu lembaga. UPT Perpustakaan Universitas
Islam Batik Surakarta melakukan perundingan kembali jika
terjadi ketidaksesuaian antar bidang atau unit yang bersangkutan
karena jika semua fungsi manajemen perpustakaan dapat
dimplementasikan dengan baik maka koordinasi akan lebih
mudah dicapai.
3. Alat pengendalian
UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dalam
mencapai merealisasikan perencanaan memperhatikan anggaran
dan realisasinya agar mudah diketahui jika terdapat
penyelewengan yaitu dengan pengawasan. Dengan tindakan-
tindakan perbaikan yang terjadi, karena pengendalian membantu
dalam mendapatkan koordinasi yang dibutuhkan.
4. Menetapkan standar kegiatan yang akan dilaksanakan
UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta juga
menggunakan fungsi penganggaran ini karena standar kegiatan
ini berfungsi untuk menjamin agar sasaran jangka pendek dan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
56
jangka panjang dapat dicapai dengan cara membanding-
bandingkan dengan realita.
4.1.4 Kepemimpinan
UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta
mempunyai seorang pemimpin perpustakaan yang berwenang
menjalankan wewenang kepemimpinannya karena pemimpin sangat
menentukan apakah tujuan perpustakaan dapat dicapai atau tidak dan
efektivitas bawahan sebagian besar ditentukan oleh efektivas
kepemimpinan seorang pemimpin.
Pemimpin UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik
Surakarta lebih mengutamakan tugas, tanggung jawab, dan membina
hubungan yang harmonis, baik dengan atasannya yaitu Rektor,
Pembantu Rektor I serta bawahan yaitu sekertaris, pelayanan
sirkulasi dan pengolahan bahan pustaka.
Pemimpin UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik
Surakarta sudah mengusai dalam bidang perpustakaan ini selama
tiga tahun. Pemimpin UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik
Surakarta yang menjabat sebagai kepala perpustakaan ini telah
mempunyai gelar sarjana non pustakawan dan untuk itu pemimpin
UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta juga mengikuti
pelatihan-pelatihan tentang perpustakaan untuk dapat menambah
wawasan dalam bidang kepustakawanan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
57
Dalam sifat kepemimpinan kepala UPT Perpustakaan
Universitas Islam Batik Surakarta sudah melaksanakan tugasnya
yaitu:
1. Bertanggung jawab
2. Mampu melihat masa depan
3. Mampu mengorganisir dan mengarahkan petensi yang dimiliki
4. Mampu menyeimbangkan petensi bawahan
5. Percaya diri dan luwes
6. Mampu mengendapkan ketegangan antarpribadi
7. Mampu mepengaruhi orang lain
4.1.5 Pengawasan dan Penilaian
UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta
mempunyai pengawasan setiap pembagian kerja baik dalam
pelayanan sirkulasi dan pengolahan bahan pustaka. Kesesuaian
perencanaan kegiatan, sarana prasarana perpustakaan dan waktu
realisasi perlu ditentukan di UPT Perpustakaan Universitas Islam
Batik Surakarta karena jika dalam pengawasan terjadi
ketidaksesuaian dalam rencana kerja maka tindakan korektif akan
dilakukan dengan cara mengubah standar yang telah direncanakan,
memperbaiki pelaksanaan, mengubah cara pengukuran pelaksanaan.
Di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta
dalam pelaksanaan pengawasan dilakukan oleh Rektor, Pembantu
Rektor I dan kepala UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
58
Surakarta itu sendiri. Pengawasan dilakukan setiap hari oleh kepala
UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dengan cara
terjun langsung ke lapangan. Dalam pengelolaan bahan pustaka
kepala UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta datang
ke bagian pengolahan bahan pustaka dan meninjau hasil koleksi
bahan pustaka yang diolah perhari. Dalam pengolahan sirkulasi
kepala UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta
meninjau dari cepat tanggapnya petugas perpustakaan dalam
melayani pengguna perpustakaan.
4.2 Kendala-Kendala Yang Dialami UPT Perpustakaan Islam Batik
Surakarta dalam Implementasi Manajemen Perpustakaan
Dalam pelaksanaan kegiatan perpustakaan tidak akan pernah lepas
dari kendala-kendala yang dialami UPT Perpustakaan Universitas Islam
Batik Surakarta dalam mengimplementasikan manajemen perpustakaan.
Dalam perencanaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta
tidak ada kendala dalam pelaksanaan manajemen perpustakaan. Kendala-
kendala dalam implementasi manajemen perpustakaan:
1. Pengorganisasian
Pengorganisasian di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik
Surakarta membutuhkan staf perpustakaan tambahan terutama dalam
bidang perpustakaan dalam pelaksanaan kegiatan pengolahan bahan
pustaka karena koleksi bahan pustaka berupa buku akan selalu
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
59
bertambah dengan adanya sumbangan buku dari mahasiswa yang jelas
lulus tiap tahunnya.
2. Penganggaran
Penganggaran di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta
hanya baru sebagian yang sudah dapat terealisasikan dalam pelaksanaan
perencanaan kegiatan. Tersendatnya pencairan dana dalam
merealisasikan perencanaan merupakan kendala yang dialami UPT
Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta.
3. Kepemimpinan
Pemimpin UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta
mempunyai keterbatasan dalam memberikan pengarahan. Jadi sering
terjadi penundaan pekerjaan. Hal ini mengakibatkan banyak pekerjaan
yang menumpuk karena kurangnya komunikasi antara pemimpin
perpustakaan dengan bawahan sehingga mengalami keterlambatan
dalam menyelesaikan tugasnya.
4. Pengawasan dan penilaian
Pengawasan yang dilakukan kepala UPT Perpustakaan Universitas Islam
Batik Surakarta kurang memberikan teguran atau perintah terhadap
bawahannya sehingga banyak pekerjaan yang ditunda dan menganggap
terlalu mudah bagi bawahan dalam pelaksaaan kegiatan perpustakaan.
Pemimpin perpustakaan dan pembantu rektor I yang melakukan
pengawasan terhadap kinerja staf perpustakaan di UPT Perpustakaan
Universitas Islam Batik Surakarta. Pengawasan dalam keamanan di UPT
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
60
Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta masih kurang terutama
dalam memberikan peringatan kepada mahasiswa untuk meletakkan tas
pada locker yang sudah disediakan.
4.3 Cara Mengatasi Kendala-Kendala dalam Implementasi Manajemen
Perpustakaan
Berdasarkan kendala-kendala diatas maka cara mengatasinya adalah sebagai
berikut:
1. Pengorganisasian
Dalam pengorganisasian karena kurangnnya staf perpustakaan dalam
pelaksanaan kegiatan perpustakaan lebih baik menambah staf
perpustakaan dalam pengolahan bahan koleksi di UPT Perpustakaan
Universitas Islam Batik Surakarta.
2. Penganggaran
Penganggaran merupakan hal terpenting dalam perencanaan, dengan
tidak adanya anggaran maka rencana tidak dapat terlaksana.
Penganggaran UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta
saat ini masih dalam proses realisasi. Prosedur dalam pencairan dana di
UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta seharusnya
dilaksanakan perencanaan yang benar-benar matang jauh sebelum akan
dilaksanaan perencanaan sehingga dapat lebih efektif dan efisien.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
61
3. Kepemimpinan
Pemimpin UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta
diharapkan mampu berkomunikasi dengan bawahan, atasan ataupun
yang setara dengan kepala perpustakaan agar terjalin hubungan yang
baik.
4. Pengawasan dan penilaian
Kepala UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta harus
dapat memberikan motivasi kepada staf perpustakaan untuk tidak selalu
menunda-nunda pekerjaan. Pemberian motivasi dapat dilakukan dengan
adanya kesesuaian upah atau dengan pemberian penghargaan berupa
kenang-kenangan agar menjadi penyemangat dalam melaksanaan
kegiatan perpustakaan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
62
BAB V
PENUTUP
Pada akhir bab ini penulis ingin menyajikan kesimpulan dalam kinerja
staf perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta. Selain
itu dengan rendah hati penulis ingin mengemukakan saran yang sekiranya dapat
dimanfaatakan untuk pihak yang berkepentingan. Khususnya pihak UPT
Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta sebagai pertimbangan dalam
perbaikan kinerja staf perpustakaan dalam manajemen perpustakaan di UPT
Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta.
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan pengamatan dan analisis penulis dapat disimpulkan
bahwa kinerja staf perpustakaan dalam manajemen perpustakaan di UPT
Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta adalah sebagai berikut:
5.1.1 Kinerja staf perpustakaan dalam manajemen perpustakaan di UPT
Perpustakaan Islam Batik Surakarta
Dalam pelaksanaan fungsi manajemen perpustakaan di UPT
Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta sudah dapat
terlaksana ke arah tujuan yang dicapai dalam pelaksanaan kegiatan
perpustakaan, apa yang ingin dicapai pemimpin UPT Perpustakaan
Universitas Islam Batik Surakarta sudah dapat direalisasikan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
63
1. Perencanaan
Dalam realisasi masing-masing tujuan dapat membantu
pencapaian tujuan yang secara menyeluruh. Dengan demikian,
hal itu akan memberikan kerangka tujuan yang benar-benar
disatukan dan selaras bagi semua individu yang terikat dengan
organisasi. Untuk mencapai efektivitas yang maksimum UPT
Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta sudah dapat
mencapai tujuan tersebut.
2. Pengorganisasian
UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta
mempunyai struktur organisasi yang sudah terorganizir dalam
pelaksanaan kegiatan perpustakaan.
3. Penganggaran
UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta dalam
melaksanakan fungsi penganggaran belum semua terealisasikan,
hanya sebagian yang sudah cair sehingga dapat merealisasikan
beberapa perencanaan perpustakaan.
4. Kepemimpinan
Pemimpin UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta
sudah melaksanakan sifat kepemimpinan dalam kepemimpinan
manajemen perpustakaan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
64
5. Pengawasan dan penilaian
Pengawasan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik
Surakarta dilakukan oleh Rektor, Pembantu Rektor I dan kepala
perpustakaan UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik
Surakarta dengan cara terjun langsung ke lapangan.
5.1.2 Kendala yang dialami dalam mengimplementasi manajemen
perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta
1. Pengorganisasian
Kurangnya staf perpustakaan terutama dalam bidang
perpustakaan dalam pelaksanaan kegiatan perpustakaan di UPT
Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta.
2. Penganggaran
Tersendatnya pencairan dana dalam prosedur anggaran rutin
adalah kendala yang dihadapi oleh UPT Perpustakaan
Universitas Islam Batik Surakarta.
3. Kepemimpinan
Adanya keterbatasan dalam memberikan pengarahan oleh
pemimpin perpustakaan UPT Perpustakaan Universitas Islam
Batik Surakarta.
4. Pengawasan dan penilaian
Kurangnya memberikan teguran atau perintah terhadap bawahan
sehingga banyak pekerjaan yang ditunda di UPT Perpustakaan
Universitas Islam Batik Surakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
65
4.1.3 Cara mengatasi kendala yang dialami dalam mengimplementasikan
manajemen perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam
Batik Surakarta
1. Pengorganisasian
Kurangnnya staf perpustakaan dalam pelaksanaan kegiatan
perpustakaan lebih baik menambah staf perpustakaan terutama
dalam pengolahan bahan pustaka di UPT Perpustakaan
Universitas Islam Batik Surakarta.
2. Penganggaran
Merencanakan perencanaan sebelum bulan pelaksanakan
perencanaan tersebut dapat membuat prosedur pencairan dana
lebih cepat dan dapat merealisasikan perencanaan di UPT
Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta.
3. Kepemimpinan
Mampu berkomunikasi dengan bawahan, atasan ataupun yang
setara dengan kepala perpustakaan agar terjalin hubungan yang
baik di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta.
4. Pengawasan dan penilaian
Memberikan motivasi kepada bawahan untuk tidak selalu
menunda-nunda pekerjaan yaitu dengan kesesuaian upah yang
dilakukan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik
Surakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
66
5.2 Saran
Beberapa saran yang dapat disampaikan oleh penulis adalah
sebagai berikut:
1. Menambah pengetahuan tentang perpustakaan dengan mengikuti diklat
atau seminar tentang layanan prima dalam perpustakaan dan bimbingan
teknis dalam perpustakaan.
2. Menambah staf perpustakaan yang ahli dalam bidang perpustakaan.