Cara Mudah Berbagi File Dengan Google Docs

Google Docs adalah program online gratis yang memungkinkan pengguna untuk membuat

dokumen, lembar kerja, presentasi secara online. Dokumen yang dibuat dapat dibagikan ke

pengguna lain untuk berkolaborasi. Hal ini membuat pengguna dapat bekerja bersama dengan

pengguna lain, bekerja sama dalam mengerjakan dokumen, dan menyimpan dokumen secara

online untuk diakses dimanapun dan kapanpun. Dengan menggunakan Google Docs ini, dengan

cepat mendapatkan tanggapan dari beberapa orang bersamaan dan serempak. Proses penulisan

dokumen terlihat dengan jelas, perubahan yang dilakukan dapat terlihat. Selain itu, Google Docs

mempermudah berbagi data, publikasi dokumen untuk mengundang pengguna lain untuk melihat

dan mengedit atau mempublikasikan dokumen untuk dapat dilihat publik. Dokumen pada Google

Docs dapat di-upload dan di-download dengan berbagai format file.

Pada Google Docs pengguna dapat membuat berbagai macam jenis file, seperti dokumen, lembar

kerja, presentasi, formulir, dan gambar. Berikut akan dijelaskan langkah-langkah dan disertai

gambar bagaimana pengguna dapat membuat dokumen baru, simpan, mengganti nama dokumen,

dan meng-upload dokumen dengan menggunakan Google Docs.

Pertama kali halaman Google Docs dibuka, ditampilkan sebuah halaman seperti gambar di atas.

Pada bagian kiri halaman terdapat sebuah tombol CREATE. Untuk membuat sebuah file baru,

pengguna dapat menekan tombol tersebut. Saat tombol tersebut ditekan, akan muncul sebuah

menu yang digunakan untuk menentukan apa yang akan dibuat oleh pengguna. Terdapat

beberapa pilihan, seperti document, presentation, spreadsheet, form, drawing, dan lain-lain. Jika

pengguna ingin membuat file dokumen seperti word, maka pengguna dapat memilih document.

Jika pengguna ingin membuat file untuk presentasi, maka pengguna dapat memilih presentation.

Jika pengguna ingin membuat file lembar kerja seperti excel, maka pengguna dapat memilih

spreadsheet.

ika pengguna memilih Document, maka akan terbuka sebuah halaman baru untuk membuat

dokumen. Pengguna dapat menuliskan hal yang diinginkan pada halaman tersebut. Pada halaman

ini, pengguna dapat mengatur jenis tulisan, ukuran tulisan, warna tulisan, dan lain-lain. Pengguna

dapat membuat tulisan menjadi tebal, miring, dan bergaris bawah. Perataan tulisan juga dapat

diatur.

Pengguna dapat mengatur format penulisan seperti yang dapat dilakukan pada aplikasi office

Microsoft Word. Nama dari dokumen dapat diisi sesuai dengan keinginan. Apabila ingin

mengganti nama dokumen, klik pada bagian kiri atas, akan muncul sebuah jendela untuk

memasukkan nama file.

Apabila nama sudah diganti, nama document di bagian kiri atas akan otomatis berubah. Setiap

perubahan yang dilakukan oleh pengguna terhadap isi dokumen, akan otomatis disimpan. Untuk

lebih memastikan, pengguna dapat menge-klik link bertuliskan “All changes saved in Drive” yang

terdapat pada bagian atas halaman. Hal ini digunakan untuk menyimpan file.

Untuk setiap jenis file yang ingin dibuat, pengguna aka dibawa menuju halaman yang diinginkan.

Selain document, terdapat spreadsheet, presentation, form, drawing, dan lain-lain. Halaman-

halaman tersebut akan ditunjukkan seperti gambar di bawah ini.

Pada Google Docs, file-file yang sudah dibuat akan muncul pada halaman awal Google Docs,

seperti gambar di bawah ini. Pada halaman tersebut akan muncul daftar file dengan nama,

pemilik file, dan waktu terakhir file diubah. File-file tersebut dapat dibuka kembali dan diubah

sesuai dengan keinginan. Untuk membuka file yang diinginkan, klik pada nama file yang ada.

Setelah pemilihan dilakukan, akan muncul halaman baru sesuai dengan jenis file yang dipilih.

Jika file berjenis document, maka halaman yang dibuka adalah halaman

untuk mengubah dokumen. Isi dokumen tersebut akan sesuai dengan kondisi dokumen pada

terakhir penyimpanan.

Salah satu fitur yang dimiliki oleh Google Docs adalah kemampuan untuk berbagi pekerjaan

pengguna dengan pengguna lain. Terdapat banyak pilihan untuk melakukan hal ini.

Pengguna dapat mengakses ke dokumen, tetapi pengguna lain hanya dapat membaca dokumen

dan tidak membuat perubahan. Pengguna juga dapat memberikan akses ke dokumen dimana

pengguna lain dapat bekerja sama dengan pengguna untuk membuat perubahan. Pengguna dapat

melihat perubahan yang dibuat oleh pengguna lain terhadap dokumen pengguna. Untuk

melakukan kerja sama pada sebuah dokumen, pengguna lain yang berbagi dokumen dengan

pengguna harus memiliki akun Google. Jika tidak, pengguna lain tersebut hanya dapat melihat

dokumen, tidak dapat melakukan perubahan

Untuk berbagi dokumen, pengguna dapat memilih file yang akan dibagikan. Pada halaman awal

Google Docs, terdapat daftar file yang dimiliki. Pilihlah file yang akan dibagikan dengan

mencetang kotak pada file yang dipilih, seperti gambar di bawah ini. Pada bagian atas, pilih More.

Pada menu More tersebut terdapat banyak pilihan. Pilih Share, kemudian pilih Share.

Setelah itu akan muncul sebuah jendela untuk memasukkan pengguna lain yang akan menerima

dokumen ini. Pengguna dapat mengatur siapa yang dapat mengakses dokumen. Pada jendela

tersebut terdapat daftar pengguna lain yang dapat mengakses dokumen. Terdapat 3 jenis akses,

yaitu public on the web, anyone with the link, dan private.

Setiap jenis akses memiliki sifat tersendiri, bergantung pada keperluan pengguna hak akses dari

suatu dokumen dapat diubah. Misalnya jika suatu dokumen ditujukan untuk umum dan tidak

memiliki informasi rahasia apapun maka jenis akses dari dokumen tersebut dapat diubah menjadi

“Public on the web”. Berikut ini adalah penjelasan untuk setiap jenis akses yang disediakan oleh

Google Docs:

• Public on the web

Jenis akses ini mengijinkan semua pengguna internet untuk dapat menemukan dan mengakses

tanpa perlu mendaftarkan diri pada google dan melakukan login pada Google Docs. Sebaiknya

jenis akses ini digunakan untuk dokumen-dokumen yang bersifat publik / umum dan tidak

ditujukan untuk pihak tertentu saja.

1. Anyone with the link

Jenis akses ini membatasi hanya pengguna-pengguna internet yang memiliki link untuk

dokumen saja yang dapat mengakses dokumen tersebut. Jika pengguna tersebut memiliki link

maka pengguna tersebut tidak perlu melakukan login pada Google Docs untuk melihat maupun

melakukan perubahan pada dokumen.

2. Private

Jenis akses ini merupakan jenis akses yang bersifat rahasia, dimana hanya pengguna Google

Docs tertentu saja yang dapat memiliki akses pada dokumen. Para pemilik akses tersebut

adalah pengguna Google Docs yang sudah diberi ijin oleh pemilik dokumen untuk melihat

maupun melakukan perubahan pada dokumen.

Jika nama penerima sudah ditentukan, pengguna dapat menekan tombol Share & save untuk

membagikan akses dokumen kepada pihak-pihak yang diinginkan.

Jika pengguna ingin membatalkan pemberian akses maka pengguna dapat menekan tombol

Cancel. Jika pengaturan akses sudah dilakukan, klik tombol Done, maka pengguna akan kembali

ke halaman awal dari Google Docs. Untuk menandakan apabila hak akses suatu dokumen telah

dimiliki oleh pengguna Google Docs lain selain pemilik dokimen maka pada nama dokumen

tersebut akan terdapat

keterangan Shared, yang menandakan bahwa pemilik hak akses dokumen tersebut tidak lagi hanya

dipegan oleh pemilik dokumen.

----- Semoga Bermanfaat -----