LAPORAN PRAKTIKUM PENGANTAR TEKHNOLOGI INFORMASI

GOOGLE DOCUMENT

Dosen Pengampu: Dwiny Meidelfi S.Kom

Disusun oleh:

Vuji Suprihatin

12/336966/SV/01909

KOMPUTER DAN SISTEM INFORMASI

SEKOLAH VOKASI

UNIVERSITAS GADJAH MADA

2012

PENDAHULUAN

I. Pengertian Google Documents (Google Docs)

Google Docs adalah layanan pengolah kata, lembar sebar, presentasi, formulir, dan

penyimpanan data berbasis web gratis dari Google.

II. Sejarah Google Docs

Google Documents berasal dari dua produk terpisah, Writely dan Google Spreadsheets. Writely

adalah berbasis web pengolah kata dibuat oleh perusahaan perangkat lunak Upstartle dan diluncurkan

pada Agustus 2005. Spreadsheet, diluncurkan sebagai Google Labs Spreadsheets pada tanggal 6 Juni

2006, berasal dari akuisisi produk XL2Web oleh 2Web Teknologi . Fitur asli Writely sudah termasuk

teks kolaboratif mengedit suite dan kontrol akses. Menu, shortcut keyboard, dan kotak dialog yang

mirip dengan apa yang pengguna dapat mengharapkan dalam pengolah kata desktop seperti Microsoft

Word atau OpenOffice.org Writer.lllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllll

III. Pengertian Google Docs Viewer

Google Documents Viewer adalah penampil embeddable berbasis browser yang hanya

membutuhkan URL untuk file yang tersedia online. Ini rapi bypasses kebutuhan bagi pengguna untuk

memiliki perangkat lunak yang kompatibel pada mesin mereka untuk orang-orang jenis file dan

menampilkan dokumen tepat di browser.

GOOGLE DOCS

Cara Membuat dan Menggunakan Google Docs

Pastikan bahwa anda sudah terhubung dengan koneksi internet. Mengapa harus mempunyai

account google? Karena account goolgle adalah syarat mutlak menngunakan google documents.

a. Pertama, buka Browser dan arahkan ke http :// docs . google . com

b. Kemudian akan terlihat tampilan seperti dibawah ini

Jika sudah mempunyai account google klik sign in, tapi jika belum mempunyai account google klik

sign up, kemudian akan muncul tampilan seperti dibawah ini

c. Isilah account google dengan benar, ikuti langkah-lagkahnya dan jika sudah selesai akan

muncul home page google document

Untuk memulai kerja klik create. Terdapat lima pilihan fie yang dapat di buat, yaitu :

DOCUMENT

Lembar kerja dokumen yang mirip dengan Microsoft Word. Cara penggunaan icon-iconya pun

juga sama. Klik document maka akan muncul lambar kerja seperti dibawah ini

Ada beberapa fasilitas dalam google documen yang bisa dimanfaatkan. Diantaranya adalah sebagai

berikut:

• Membuat Nama File

Standart nama dokumen yang ada adalah Untitled document. Nama file bisa diubah dengan

cara sebagai berikut:

a. Pindahkan kursor ke judul dokument tersebut, kemudian klik sekali.

b. Akan tampil kotak dialog rename document, masukkan nama yang di inginkan pada kolom

Enter a new document name, kemudian klik OK

• Menyimpan File

Untuk seorang pengguna pemula akan sedikit bingung untuk meyimpan file karena tidak ada

menu untuk menyimpan file menu Save atau Save As seperti pada Word. Jangan khawatir,

karena secara otomatis Google Docs akan menyimpan file tersebut. Ini terjadi setiap 5 Menit

sekali maka secara otomatis Google Docs akan menyimpan file ke dalam akun Anda.

Untuk memeriksanya bisa kembali ke home page Google Docs, maka akan terlihat file

tersebut di home page anda (jika anda tidak terputus dengan koneksi Internet).

• Mendownload Dokumen

Untuk meyimpan dokumen yang telah dibuat ke disk komputer atau laptop, bisa dilakikan

langkah-langkah sebagai berikut:

a. Klik menu File > Download as > Microsoft Word 97-2003 (untuk mendownload dalam

format doc), terdapat pilihan lainnya seperti rtf atau pdf yang biasa di buka menggunakan

reader.

b. Setelah menentukan pilihan format dokumennya, maka akan muncul kotak dialog yang

menanyakan apakah dokumen tersebut akan dibuka saja atau disimpan.

• Ada cara lain untuk mendownload document di google document yaitu dengan

men-downloadnya langsung dari home page google-doc. Klik kanan pada file yang ingin di

download, kemudian klik download.

Setelah itu maka akan keluar kotak dialog Convert Dialog and Convert. Pilih salah satu jenis

format file yang di inginkan kemudian klik Download.

• Mencetak Dokumen

Mencetak documen pada google documen dapat dilakukan kapan saja. Sebelumnya pastikan

komputer atau laptop anda sudah terhubung dengan printer.

Cara mencetaknya adalah seperti berikut ini:

a. Klik menu file, kemudian klik print (ctrl+p)

b. Akan muncul halaman print prewiew. Aturlah sesuai dengan kebutuhan, jika sudah selesai

klik print untuk mulai mencetaknya.

• Mengirim Dokumen ke Email

Dokumen yang telah dibuat dapat dikirim melalui email. Caranya adalah sebagai berikut:

a. Kembali ke home page google dokumen

b. Pada file yang ingin dikirim, klik kanan, klik share, klik email as attachment.

c. Akan muncul jendela pengaturan untuk mengatur email as attachment. Aturlah seperti

berikut:

> Attach as : Pilih tipe yang dibutuhkan. Misalnya Microsoft Word sebagai doc.

> To: Ketikkan alamat email yang inigin dituju. Contoh: vujisuprihatin@mail.ugm.ac.id

> Subject: Berisi judul pesan

> Message: Isilah dengan pesan Anda (boleh diisi boleh tidak)

> Setelah selesai klik send.

Tampilan secara keseluruan seperti berikut ini:

• Mengirim File Via Link

Orang yang ingin dituju dapat mengakses file dokumen yang telah di buat. Caranya adalah

dengan mengirimkan Link dokumen, jika di buka yang muncul adalah halaman dokumen

Google Docs milik pengirim link. Caranya adalah sebagai berikut:

a. Kembali pada home page Google Docs Anda, klik kanan pada file yang ingin dikirim klik

share kemudian share.

b. Akan keluar tampilan sharing settings seperti berikut :

Klik Change pada pilihan yang bericon gembok.

c. Ubah setelan dari private menjadi public on the web. Ini akan membuat dokumen tersebut

bisa di akses oleh siapa saja, kemudian klik save.

d. Akan muncul kotak dialog setelan di share. Blok semua url yang ada di kolom Link to share

lalu Copy (Ctrl+C) kemudian share link tersebut kepada orang yang di inginkan.

Anda juga bisa langsung me-link orang-orang yang anda inginkan dengan cara memasukkan

alamat email atau grub ke dalam kotak Add people, kemudian klik done.

• See Revision History

Fasilitas see revision history terdapat pada menu file. Digunakan ketika terjadi kesalahan dalam

mengerjakan sesuatu atau tidak setuju dengan pekerjaan teman yang telah meng-edit, anda

dapat kembali ke editan sebelumnya dengan menggunakan See Revision History.

Sebelah kanan adalah pilihan waktu dokumen. Dengan begitu anda dapat kembali ke masa lalu

dan mengedit data seperti yang anda inginkan.

• Translate Document

Google Docs memiliki kemampuan untuk menerjemahkan dokumen karena sudah built in

dengan layanan Google Translate. Walaupun hasilnya tidak mungkin 100% benar karena

menggunakan algoritma komputer seperti layaknya Google Translate. Namun layanan ini

hasilnya lumayan bagus. Cara menggunakannya adalah sebagai berikut:

a. Pilih Tools kemudian translate document.

b. Ketik nama file baru dengan hasil terjemahan dan pilih bahasanya.

Dengan demikian dokumen terjemahan akan menjadi dokumen baru yang terpisah dari

dokumen awal dengan bahasa aslinya.

• Meng-embed Document ke Blog

Dengan meng-embed document ke blog maka anda dapat melihat hasil kerja anda di bolg. Pada

kesempatan ini saya akan mengembed dokumen dalam bentuk pdf. Caranya seperti berikut:

a. Langkah awal adalah mengupload file. Untuk memulai upload, silahkan untuk mengklik

gambar yang telah ditandai dengan lingkaran hijau (disamping tombol "create") dan diikuti

dengan mengklik Files

b. Selanjutnya akan muncul kotak dialog "File Upload" Seperti berikut. Kemudain pilih file

yang ingin di upload.

c. Selanjutnya akan muncul kotak dialog proses upload.

d. Kemudian akan muncul seperti berikut

e. Jika sudah selesai, maka anda bisa mengklik dokumen tersebut

f. Sekarang saatnya meng-embed dokumen ke blog. Setelah mengklik, maka akan muncul

halaman yang berisi dokumen tersebut, fokuslah ke bagian menu kiri halaman tersebut. Pilih

File kemudian pilih Embed This PDF File...

g. Selanjutnya, copy lah code yang muncul setelah anda mengklik "Embed This PDF File..."

dan letakkan ke blog atau postingan blog anda.

Berikut contoh code-nya:

h. Klik publish.

Selanjutnya hasilnya dapat dilihat di blog anda.

PRESENTATION

Presentation yaitu lembar kerja seperti halnya Microsoft Powerpoint. Langkah-langkah

membuat file presentasi adalah sebagai berikut:

a. Klik Presentation pada icon Create maka akan muncul lambar kerja seperti dibawah ini.

b. Pilih tema terlebih dahulu, kemudian klik ok. Lembar kerja Presentation siap digunakan

c. Tersedia basic toolbar yang dapat di gunakan untuk membantu pembuatan slide presentasi :

Fungsi dari Icon-Icon tersebut adalah sebagai berikut:

1. Menambah slide baru (ctrl+M)

2. Membatalkan langkah yang terakhir (undo) (ctrl+Z)

3. Mengulangi langkah yang terakhir (redo) (ctrl+Y)

4. Menggunakan format dari satu area ke area lain (paint format)

5. Menampilkan slide keseluruhan di layar (zoom to fit)

6. Melihat slide dengan tampilan lebih besar (zoom)

7. Mengubah kursor menjadi kursor untuk memilih (select)

8. Menambahkan tulisan (text box)

9. Menambahkan gambar (Image)

10. Menambahkan bentuk-bentuk yang sudah tersedia (shape)

11. Menambahkan bentuk garis/panah (line)

Toolbar tambahan akan muncul saat Anda mengubah slide

Berikut adalah keterangan icon-icon diatas:

1. Fill Color 10. Text color

2. Line Color 11. Insert Link

3. Line Weight 12. Insert Comment

4. Line Dash 13. Align

5. Font 14. Line Spacing

6. Font Size 15. Numbering List (Ctrl+shift+7)

7. Bold (Ctrl+B) 16. Bulleted List (Ctrl+shift+8)

8. Italic (Ctrl+I) 17. Decrease Indent

9. Underline (Ctrl+U) 18. Increase Indent

19. Clear Formating (Ctrl+\)

d. Pada bagian atas layar, terdapat pula menu bar seperti berikut ini :

Pada menu File terdapat pilihan untuk berbagi presentasi, mengubah nama file (rename),

menyimpannya di komputer (download as), mencetak slide (print), atau melakukan perubahan lain

terhadap slide.

Tampilan menu file adalah seprti berikut ini:

Fasilitas-fasilitas seperti menyimpan presentasi, mencetak presentasi, mengirim presentasi ke email,

mengirim presentasi via link, mengedit kesalahan dimasa lalu (see revision history), menterjemahkan

isi presentasi atau meng-embed presentasi ke blog dapat anda lakukan disini dengan langkah-langkah

yang sama seperti pada google dokumen.

Ada beberapa fasilitaas pada file presentasi yang berbeda dengan fasilitas di file dokumen. Beberapa

diantaranya adalah sebagai berikut:

• Menampilkan Presentasi

Untuk menjalankan presentasi dapat dilakukan melalui cara berikut

a. Klik menu View kemudian pilih Present atau tombol ctrl+F5.

Ketika tampilan file presentasi masih terlihat window browser Google Chrome, dan Anda ingin

menampilkan file presentasi secara penuh pada layar atau full screen, tekan tombol F11. Untuk

keluar dari tampilan full screen, tekan kembali tombol F11.

• Navigasi Slide

Navigasi slide pada saat presentasi dapat dilakukan dengan mengeklik icon panah kanan dan

kiri pada sebelah kiri bawah tampilan file presentasi. Klik icon panah kanan untuk berpindah ke

slide berikutnya. Jika pada slide tertentu terdapat incremnetal reveal, elemen-elemen yang ada

akan ditampilkan satu persatu terlebih dahulu sebelum berpindah ke slide berikutnya. Klik icon

panah kiri untuk berpindah ke slide sebelumnya.

Untuk membuat slide berpindah secara otomatis tanpa navigasi melalui tombol panah, klik

menu Actions di bawah tampilan dan pilih Play.

• Menuju Slide Tertentu

Untuk menuju slide tertentu saat menampilkan file presentasi, pilih nomor slide yang akan

dituju pada menu dropdown nomor slide di bawah tampilan presentasi.

Sementara untuk melihat catatan pembicara saat menampilkan presentasi, klik Actions.

SPREADSHEET

Penggunaan Spreadsheet sama dengan penggunaan Micosoft Excel. Klik Spreadsheet pada icon

create, maka akan muncul halaman depan Spreadsheet seperti berikut ini

Tersedia basic toolbar yang bisa Anda gunakan untuk membuat file spreadsheet

Berikut adalah keterangan icon diatas:

1. Print (Ctrl+P) 11. Text Color

2. Undo (Ctrl+U) 12. Text Background Color

3. Redo (Ctrl+R) 13. Borders

4. Paint Format 14. Align

5. Format As Currency 15. Merge Cells

6. Format As Percent 16. Wrap Text

7. More Format 17. Functions

8. Font Size 18. Insert Chart

9. Bold

10. Striketrough (Alt+Shift+5)

Fasilitas- fasilitas pada Spreadseet:

• Share

Untuk berbagi pakai (share) dengan orang lain carnya sebagai berikut:

a. Klik tombol Share berwarna biru di pojok kanan atas

b. Lalu pada kotak bagian add people masukkan orang yang diberikan akses untuk melihat atau

mengedit file tersebut. Ada dua pilihan hak akses, yaitu Can View yang hanya dapat melihat isi

file, Can Edit yaitu bisa meng-edit atau merubah isi file. Orang yang diberikan hak akses Can

Edit bisa meng-edit pada saat yang bersamaan dengan orang lain yang juga diberikan hak akses

Can Edit. Tampilan kotak dialognya seperti serikut

• Mengirim ke Email

Selain menggunakan cara yang telah dipelajari sebelumnya. Mengirim ke emai juga dapat

dilakukan denhan cara ini. Meskipun terkesan sedikit sulit tapi cara ini perlu dicoba agar

meningkatkan kemahiran pengguna dalam mengoperasikan google spreadsheet.

a. Tuliskan kata “alamat email”pada baris pertama kolom pertama dan kata “isi pesan” pada

baris pertama kokm kedua. Setelah itu isi kolom alamat emai dengan alamat email yang akan

anda tuju beserta kolom isi pesan. Lihatlah contoh serikut:

b. Masuk ke menu Tools – Script Manager – New – Blank Project

c. Kemudian Paste code dibawah ini

d. Klik tombol simpan atau Klik menu File – Save

e. Kemudian klik RUN maka akan muncul gambar seperti dibawah ini:

f. Klik Authorize, Kemudian Close

Email akan terkirim ke alamat email yang kita tuliskan tadi di Spreadsheet, jika masih belum

menerima emailnya, coba klik Run lagi. Di Google Spreadsheet ini juga bisa impor file .XLS

yang telah dibuat di komputer kita.

Sedangkan fasilitas yang lainya sama dengan fasilitas pada goole documen.

FORM

Form digunakan untuk membuat formulir secara online. Klik icon Form pada icon create maka akan

muncul home page Form seperti berikut

Berikut merupakan cara membuat formulir di google form beserta penjelasan dari icon-icon yang ada

pada google form:

keterangan gambar adalah sebagai berikut:

1. Add item adalah berbagai jenis Form yang kita butuhkan.

Add item terdiri dari:

a. Text, Untuk form yang berisi isian singkat seperti : nama, no kontak, alamat email, dll.

b. Paragraph, Untuk form yang memerlukan rincian lebih panjang. misalnya : alamat lengkap,

alasan, dll.

c. Multiple Choice, untuk form yang berbentuk pilihan.

d. Chekboxes, form ini berbentuk chekbox yang bisa dipilih lebih dari satu.

e. Chose From a List, membuat pilihan dalam bentuk list

f. Scale, Membuat skala perbandingan dari suatu hal

g. Grid, membuat form yang berbentuk tingkatan

h. Selection Header, Membuat Header atau keterangan paling atas sebelum kotak kotak isian

h. Page Break, Berfungsi untuk memberikan keterangan dalam sebuah Form

2. Untitled form, adalah judul formulir. Contoh “Formuli Pendaftaran“

3. Description, Anda bisa mengisi kolom ini dengan deskripsi formulir. Contoh “Silahkan daftarkan

diri anda sekarang juga! jangan sampai teringgal ya”.

4. Question Title – judul pertanyaan. Contoh “Nama Lengkap“.

5. Help Text, keterangan dari Question Title. Contoh “Tuliskan nama lengkap Anda“.

6. Question Type, Tipe dari form yang digunakan. Sama dengan no 1.

7. Cheklist Make This Required Question box jika form isian harus diisi.

8. Jika selesai mengedit form klik Done.

9. Editing, meskipun telah mengklik Done Anda masih bisa

a. Edit – menyunting

b. Duplicate – membuat form yang sama

c. Delete – menghapus

10. Jika semua persiapan sudah siap dipublish, klik Save

11. More Actions, lebih jauh menggunakan Google Spreadsheets

a. Embed, adalah kode html dari Google Spreadsheets yang telah kita buwat. Embed/kode ini

digunakan apabila Formuliar akan dipasang di postingan Blog, email, atau website.

b. Edit Confirmation, Setelah pengisian form lengkap dan Pengisi mengklik “SUBMIT”, maka

tulisan konfirmasi muncul. Di Edit Confirmation Anda bisa mengganti kata-kata konfirmasi

sesuai keinginan Anda. Contoh “Terima kasih atas partisipasinya”.

Di sini juga Anda berhak menentukan apakah setelah pengisian Formulir Pengisi boleh melihat

summary atau tidak, kalau boleh silahkan Cheklis Publish response summary.

12. See Responses, Melihat keterangan lengkap mereka yang telah mengisi form.

a. Summary, melihat hasil dalam mode Grafik

b. Spreadsheets, melihat hasil dalam mode Excel

13. Email This Form, Mengirim Formulir ke email. Untuk mengirim formulir ke banyak email,

pisahkan alamat emailnya denang ‘koma’.

14. Theme, Selain Form ini bisa dipasang di blog atau email, Google Spreadsheets juga menyediakan

Theme cantik agar proses pengisian formulir tampak lebih hidup. Pilihlah Theme yang Anda sukai, klik

Theme-nya, dan Save.

15. Link, Copy link ini dan Buka di Browser anda. Formulir Anda sudah siap disebarluaskan.

DRAWING

Drawing pada Google Docs merupakan kombinasi dari Paint, Visio dan Word. Keunggulan

utama dari Google Docs Drawing ini sama dengan keunggulan utama aplikasi Google Docs secara

umum, yaitu kemampuan mengolah gambar secara bersama-sama dengan orang lain.

Berikut ini merupakan halaman utama drawing.

Drawing mempunyai basic toolbar yang tidak terlalau banyak. Diantaranya seperti berikut ini:

Keterangan gambar:

1. Undo (Ctrl+U)

2. Redo ( Ctrl+R)

3. Paint Format

4. Zoom To Fit

5. Zoom

6. Select

7. Line

8. Shape

9. Text Box

10. Image

Fasilitas dalam drawing secara global mempunyai fasilitas yang sama dengan fasilitas pada documen.

Namun ada yang berbeda, yaitu fasilitas copy-paste.

• Fasilitas Copy-Paste

Google Docs memungkinkan kita untuk melakukan copy dan paste antar aplikasi Google Docs.

Tidak terkecuali pada Google Docs Drawing. Untuk dapat melakukan copy paste

antardokumen, kita dapat menggunakan shortcut pada keyboard dengan Ctrl + C untuk Copy

dan Ctrl +V untuk paste. Cara lainnya adalah menggunakan Web Clipboard.

Untuk melakukan copy paste dengan menggunakan Web Clipboard, pertama-tama kita pilih

objek yang ingin kita gandakan. Selanjutnya, pilih icon Web Clipboard dan pilih Copy Selection

to Web Clipboard untuk melakukan paste pada dokumen lainnya. Kemudian, pilih Web

Clipboard lagi, maka akan muncul daftar objek yang telah kita simpan. Lalu, pilih objek yang

akan di paste, klik objek tersebut.

Beberapa hal yang perlu diketahui tentang Web Clipboard adalah objek yang kita simpan

terasosiasikan dengan account Google yang kita miliki. Dengan demikian, ketika berpindah

komputer, kita tetap dapat menggunakan objek yang ada dalam Web Clipboard.