Cara Membuat Mail Merge Posted by Admin on Sunday, May 8, 2011

Cara Membuat Mail Merge / PENGGABUNGAN DATA/BERKAS PROGRAM PENGOLAH KATA DAN PENGOLAH ANGKA

A. Memasukkan/Menyisipkan dan Mengedit Berkas Pengolah Angka ke dalam Pengolah KataCara memasukkan berkas dari Ms. Excel ke Ms. Word:1. Tentukan posisi berkas yang akan kita tempatkan. Klik Insert > Object > Create from file.2. Isi kotak isian File Name/mengeklik tombol Browse.3. Klik Ok. Untuk mengedit data dari Ms. Excel, klik dua kali berkas tersebut.Sebaliknya, prosedurnya hampir sama. Untuk mengedit berkas dari Ms.Word, klik dua kali berkas tersebut.Cara membuat tabel perhitungan di Ms. Word dengan Ms. Excel :1. Klik Insert > Object2. Klik Create New. Pilih Ms. Excel Worksheet > Ok.3. Klik di luar jendela Ms. Excel sehingga kita memperoleh tabel di dokumen Ms.Word.Sebaliknya:1. Klik Insert > Object > Create New > Ms. Word Document.2. Klik Ok. Jika layar Ms. Word di jendela dokumen Ms. Excel terlihat, ketik teks yang diinginkan dan klik di luar jendela Ms. Word jika telah selesai. Teks akan masuk sebagai kotak teks dan dapat memindah-mindah letak kotak teks.

B. Menyajikan Grafik Pengolah Angka ke dalam Berkas Pengolah Kata Langkah-langkah melakukannya:1. Klik Insert > Chart > pilih grafik yang diinginkan.2. Jika prosedur pembuatan grafik sudah benar, maka tampilan grafik akan tampak.3. Setelah pembuatan grafik selesai, klik grafik tersebut hingga muncul titik-titik di sekitar gambar. Klik Edit > Copy/klik kanan pilih Copy/klik toolbar Copy.4. Buka berkas yang akan disisipi grafik pada Ms. Word dan tempatkan posisi grafik.5. Klik Edit > Paste/klik toolbar Paste/Edit > Paste Special.6. Klik Paste Link dan klik Ms. Office Excel Chart Object > Ok.

C. Menyimpan Berkas atau DokumenCara menyimpan dokumen secara langsung:1. Klik File > Save.2. Tentukan nama drive/folder yang diinginkan. Ketik nama file di kotak File Name. Klik Save.3. Jika kita ingin menyimpan dokumen yang sama dengan nama lain, klik File > Save As. Klik Save.D. Menyetak Berkas Atau DokumenCara mencetak berkas:1. Klik File > Print/klik toolbar Print.2. Isi nama printer pada kotak Name3. Pada Page Range, klik All untuk mencetak semua lembar dokumen, klik Current Page untuk mencetak lembar dokumen yang sedang dibuka, klik Pages untuk mencetak halaman tertentu dari dokumen.

4. Klik Ok untuk mulai mencetak.Kita dapat melihat tampilan hasil cetakan dengan cara mengeklik File> Print Preview /toolbar Print Preview.

Cara membuat mail merge di Ms Word 2007 Mail merge atau surat masal adalah salah satu fasilitas di Ms Word untuk mempermudah user melakukan pekerjaan dengan hanya membuat satu format surat namun dengan berbagai tujuan alamat dan nama yang berbeda. Tentu hal ini akan sangat mempermudah sekali pekerjaan kita. Kita tidak perlu lagi mengetik satu persatu tujuan dan nama alamat yang dituju, cukup hanya dengan mengetik daftar nama serta alamat yang dikehendaki maka nama, alamat yang dibuat akan langsung bergabung atau merger dengan format surat tadi.

Tidak hanya format surat saja kegunaan mail merge ini, Jika kita mengetik dengan format yang sama atau blanko formulir yang sama namun dengan isian yang berbeda, maka mail merge lah solusinya. Cukup buat format blangko atau formulir yang dikehendaki dan membuat daftar isian formulir, maka sudah cukup. Hasilnya, setiap isian dari formulir tersebut akan silih berganti sesuai dengan daftar yang telah dibuat.

Untuk membuat mail merge berikut ini adalah langkah-langkahnya :

1. Buat dokumen terlebih dahulu (bisa berupa surat, blangko formulir, atau dokumen yang lain)2. Klik ribbon Mailings kemudian klik Start Mail Merge, pilih Step by Step Mail Merge Wizard

3. Akan muncul panel Mail Merge disebelah kanan jendela Word anda.4. Pada Select document type pilih Letters kemudian klik Next pada bagian bawah untuk

melanjutkan.

5. Pilih Use the current document kemudian klik Next

6. Pada pilihan select recipients, jika anda belum membuat daftarnya pilih saja Type a new list kemudian klik Create.

7. Akan muncul jendela New Address list. Untuk memudahkan pekerjaan kita nantinya sebaiknya kolom yang ada dihapus kemudian dibuat kolom isian yang baru sesuai dengan yang dibutuhkan.

a. Klik Customize columns

b. Pilih filed name kemudian klik tombol delete, sampai semua nama kolom terhapus.

c. Untuk membuat field name baru klik Add kemudian beri nama sesuai dengan kebutuhan (seperti Nama, Alamat, dsb)

d. Tambahkan beberapa filed sesuai dengan kebutuhan anda.e. Jika dirasa sudah cukup klik OK

f. Muncul jendela New address list. Masukkan data-data yang dibutuhkan sampai selesai, kemudian klik OK

g. Untuk menghapus entry klik pada entry yang mau dihapus kemudian klik delete. Untuk menambah entry baru klik pada new entry.

h. Simpan pada folder dimana tempat dokumen tersimpan kemudian klik Save.

i. muncul daftar list yang sudah siap untuk dimasukkan. Untuk memasukkan semua beri tanda centang pada kotak yang ada, atau bisa anda pilih sendiri sesuai kebutuhan daftar yang ada dengan menghilangkan tanda centang pada list tersebut.

8. Klik Next : Write your letter untuk melajutkan 9. Sampai disini kita akan memasukkan daftar field yang telah kita buat tadi untuk dimasukkan

pada dokumen. Arahkan kursor pada tempat filed diletakkan.

10. Pada pilihan write your letter, pilih More item

11. Pada jendela yang muncul pilih nama filed sesuai dengan dokumen kemudian klik insert

12. Ulangi langkah diatas sampai data diisi dengan field yang sesuai. Sehingga tampilannya akan seperti dibawah ini.

13. kemudian klik Next untuk melihat hasil merge data. Klik tanda panah kekanan atau kekiri pada preview your letters untuk melihat hasil.

14. Jika ada yang masih salah datanya bisa diubah datanya pada edit recipient list. Jika sudah cukup klik Next untuk complete the merger.

15. Terdapat dua pada pilihan complete merger yaitu Print dan Edit individual letters. Jika anda pilih merger print, maka data merger akan langsung dicetak melalui printer. Jika dipilih Edit

individual letters maka data akan ditampilkan pada beberapa halaman langsung di Ms Word. Silahkan pilih sesuai kebutuhan.