bupati badung - jdih.badungkab.go.idjdih.badungkab.go.id/uploads/perbup_15_2015.pdf ·...

- 1 -

BUPATI BADUNG

PROVINSI BALI

PERATURAN BUPATI BADUNG

NOMOR 15 TAHUN 2015

TENTANG

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PADA KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN BADUNG

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

BUPATI BADUNG,

Menimbang : a. bahwa dalam rangka pelaksanaan reformasi birokrasi dan mewujudkan kinerja pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Badung maka dipandang perlu menyusun Standar Operasional Prosedur;

b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a,maka dipandang perlu menetapkan Peraturan Bupati tentang StandarOperasional Prosedur (SOP) pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Badung.

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 69 Tahun 1958 tentang Pembentukan Daerah-

daerah Tingkat II dalam Wilayah daerah-daerah Tingkat I Bali, Nusa

Tenggara Barat dan Nusa Tenggara Timur (Lembaran Negara Republik

Indonesia Tahun 1958 Nomor 122, Tambahan Lembaran Negara Republik

Indonesia Nomor 1655);

2. Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara

Yang Bersih dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (Lembaran Negara Republik

Indonesia Tahun 1999 Nomor 75, Tambahan Lembaran Negara Republik

Indonesia Nomor 3851);

3. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang, keterbukaan InformasiPublik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61,Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846);

4. Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan/Lembaran NegaraRepublik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152. Tambahan Lembaran NegaraRepublik Indonesia Nomor 4844);

5. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan PeraturanPerundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234);

6. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, TambahanLembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telahdiubah dengan Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2015 tentang PenetapanPeraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentangPemerintahan Daerah menjadi Undang-Undang (Lembaran Negara RepublikIndonesia Tahun 2015 Nomor 24, Tambahan Lembaran Negara RepublikIndonesia Nomor 5657);

- 2 -

7. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip(Lembaga Negara Republik Indonesia Tahun 1979 Nomor 51, TambahanLembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3151);

8. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian UrusanPemerintahan Antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi, danPemerintahan Daerah Kabupaten/Kota (Lembaran Negara RepublikIndonesia Tahun 2007 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara RepublikIndonesia Nomor 4737);

9. Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Pedoman OrganisasiPerangkat Daerah (Lembaran Negara Republik lndonesia Tahun 2007Nomor 89, Tambahan Lembaran Negara Republik lndonesia Nomor 4741);

10. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004, tentang Pengelolaan ArsipStatis (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor : 143);

11. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi BirokrasiNomor 20 Tahun 2010 tentang, Road Map Reformasi Birokrasi;

12. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 4 Tahun 2011 tentang StandarOperasional Prosedur Di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri;

13. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang, StandarOperasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah dan Kabupaten/Kota;

14. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan ReformasiBirokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang, Pedoman Penyusunan StandarOperasional Prosedur Administrasi Pemerintahan;

15. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 1 Tahun 2014 tentang, PembentukanProduk Hukum Daerah;

16. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22/KEP/M.PAN/07/2008 tentang, Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;

17. Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara NomorSE/06/M.PAN/3/2005 tentang, Program Perlindungan, Pengamanan danPenyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara terhadap Musibah/Bencana;

18. Peraturan Daerah Kabupaten Badung Nomor 7 Tahun 2008 tentangPembentukan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah KabupatenBadung;

19. Peraturan Daerah Kabupaten Badung Nomor 10 Tahun 2014 tentang,Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Kabupaten Badung TahunAnggaran 2015;

20. Peraturan Daerah Kabupaten Badung Nomor 22 Tahun 2013 tentang,Penyelenggaraan Kearsipan;

21. Peraturan Bupati Badung Nomor 43 Tahun 2013 tentang MekanismePenyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) di Lingkungan PemerintahKabupaten Badung (Berita Daerah Kabupaten Badung Tahun 2013 Nomor43);

22. Peraturan Bupati Badung Nomor 58 Tahun 2014 tentang Tata KearsipanPemerintah Kabupaten Badung.

MEMUTUSKAN :

Menetapkan : PERATURAN BUPATI BADUNG TENTANG PENETAPAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PADA KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN BADUNG

- 3 -

BAB I KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Bupati ini, yang dimaksud dengan :

1. Satuan Kerja Perangkat Daerah yang selanjutnya disingkat SKPD adalahSatuan Kerja Perangkat Daerah Kabupaten Badung;

2. Standarisasi adalah suatu usaha memberikan ukuran yang di anggap baik dansesuai bagi pemakai;

3. Standar Operasional Prosedur yang selanjutnya disingkat SOP, adalahserangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai prosespenyelenggaraan kegiatan dan/atau aktivitas yang bersifat rutin dan berulang-ulang bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapadilakukan;

4. Diagram alur adalah gambar yang menjelaskan alur proses, prosedur ataudokumen suatu kegiatan yang menggunakan simbol-simbol atau bentuk-bentuk bidang, untuk mempermudah memperoleh informasi;

5. Proses kerja adalah langkah-langkah yang sistematis dalam melaksanakansuatu pekerjaan untuk memperoleh hasil kerja tertentu;

6. Format SOP adalah bentuk penuangan SOP berupa tulisan dan diagram alur.

BAB II STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

Pasal 2

(1) Menetapkan SOP pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Badung

(2) SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (1), tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.

BAB III KETENTUAN PENUTUP

Pasal 3

Peraturan Bupati ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan;

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Bupati ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Kabupaten Badung.

BERITA DAERAH KABUPATEN BADUNG TAHUN 2015 NOMOR 15

Ditetapkan di Mangupura pada tanggal 24 Maret 2015

BUPATI BADUNG,

ttd.

ANAK AGUNG GDE AGUNG

Diundangkan di Mangupura pada tanggal 24 Maret 2015

SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN BADUNG,

ttd.

KOMPYANG R SWANDIKA

- 4 -

Salinan sesuai dengan aslinya

Kepala Bagian Hukum dan HAM Setda.Kab.Badung,

ttd.

Komang Budhi Argawa,SH.,M.Si.

Pembina

NIP. 19710901 199803 1 009

STANDAR OPERSIONAL PROSEDUR (SOP) PADA KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN BADUNG

NO NAMA SOP NOMOR SOP

1 2 3

1 PENYUSUNAN RKA 01/TU/XII/2014/KAD

2 REKAPITULASI DAFTAR HADIR 02/TU/XII/2014/KAD

3 PENERIMAAN NASKAH DINAS BIASA MASUK KE UNIT PENGOLAH

03/TU/XII/2014/KAD

4 PENERIMAAN NASKAH DINAS PENTING MASUK KE UNIT PENGOLAH DI SKPD/KANTOR

04/TU/XII/2014/KAD

5 PEMBUATAN NASKAH DINAS PENTING KELUAR DARI UNIT PENGOLAH SKPD/KANTOR

05/TU/XII/2014/KAD

6 PENDISTRIBUSIAN NASKAH DINAS PENTING KELUAR DARI UNIT PENGOLAH

06/TU/XII/2014/KAD

7 PEMBINAAN KEARSIPAN/BIMTEK 07/SDM/XII/2014/KAD

8 LAPORAN PELAKSANAAN PEMBINAAN KEARSIPAN 08/SDM/XII/2014/KAD

9 PENYERAHAN BERKAS ARSIP IN-AKTIF SKPD KEPADA

KAD

09/AKUIS/XII/2014/KAD

10 PELAKSANAAN PENATAAN BERKAS ARSIP IN-AKTIF

INTERNAL KAD

10/AKUIS/XII/2014/KAD

11 PENATAAN DAN PERAWATAN ARSIP EKSTERNAL 11/PEL/XII/2014/KAD

12 PELAKSANAAN PENATAAN DAN PERAWATAN ARSIP

INTEREN

12/PEL/XII/2014/KAD

13 PENYAMPAIAN INFORMASI PENATAAN ARSIP INAKTIF

KEPADA SKPD / PENCIPTA ARSIP

13/PEL/XII/2014/KAD

14 MONITORING DAN EVALUASI PENGELOLAAN ARSIP IN-

AKTIF

14/PEL/XII/2014/KAD

15 PELAYANAN PEMINJAMAN ARSIP STATIS INTEREN 15/PEL/XII/2014/KAD

16 PELAYANAN PEMINJAMAN ARSIP STATIS EKSTERNAL 16/PEL/XII/2014/KAD

17 PENYUSUNAN LAPORAN PELAYANAN PEMINJAMAN

ARSIP STATIS/SEJARAH

17/PEL/XII/2014/KAD

18 MONITORING DAN EVALUASI PENATAAN DAN

PELAYANAN KEARSIPAN

18/PEL/XII/2014/KAD

19 PERSIAPAN PENYUSUTAN ARSIP IN-AKTIF 19/PEL/XII/2014/KAD

20 PELAKSANAAN PENYUSUTAN ARSIP IN-AKTIF 20/PEL/XII/2014/KAD

Kepala Kantor Arsip Daerah Kabupaten Badung

Drs. A.A.Ngurah Arimbawa Pembina

NIP. 19651116 198703 1 006

PEMERINTAH KABUPATEN BADUNG

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)

KANTOR ARSIP DAERAH

KABUPATEN BADUNG

Nomor SOP 01 / TU / XII / 2014 / KAD

Tgl Pembuatan 19 Desember 2014

Tgl Revisi

Tgl Efektif

Nama SOP Penyusunan RKA

Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksanaan :

1. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang StandarOperasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah dan Kabupaten/Kota.

2. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 35 Tahun 2012tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur AdministrasiPemerintahan.

3. Peraturan Bupati Badung Nomor 43 Tahun 2013 tentang Mekanisme PenyusunanStandar Operasional Prosedur (SOP) di Lingkungan Pemerintah KabupatenBadung.

1. Memahami Tata Cara Penyusunan RKA

2. Memahami Ketentuan dalam Peraturan Perundangan

Keterikatan : Peralatan/Perlengkapan :

1. Sub, Bagian Tata Usaha

2. Seksi Pembinaan SDM dan Sistem Kearsipan

3. Seksi Akuisisi dan Pengolah Arsip In Aktif

4. Seksi Pelayanan dan Pengelolaan Arsip In Aktif

1. Data Arsip ;

2. Computer ;

3. Meja dan Kursi.

Peringatan :

Kekeliruan dan Keterlambatan dalam Penyususnan RKA dapat Menghambat Proses Penggunaan Anggaran SKPD.

Kasub.bag TU dan Kepala Seksi

Kepala Kantor Kasubbag TU Staf Kelengkapan Waktu Output

1 Memerintahkan Kasubbag TU untuk menyusun

RKAPeraturan perundang-

undangan yang berlaku

dan surat dari Bappeda

Litbang

10 Menit PerintahKeterkaitan SOP Pengarsipan

Dokumen

2 Memerintahkan staf untuk merekap kebutuhan

dari Kasubbag/Kasi Perintah 10 Menit Perintah

3 Merekap kebutuhan dari Kasubbag/Kasi dan

diserahkan kepada Kasubbag TU Perintah 30 MenitUsulan dari masing-

masing Subbag TU/Kasi

4 Mengkonsep RKA dan memerintahkan staf untuk

mengetik konsep RKA Usulan dari masing-

masing Subbag TU/Kasi25 Menit Konsep RKA

5 Mengetik konsep RKA dan menyerahkan kepada

Kasubbag TU Konsep RKA 15 MenitKonsep RKA yang sudah

diketik

6 Memeriksa hasil pengetikan konsep RKA dan

memberikan paraf pada lembar disposisi serta

lembar pengesahan untuk meminta koreksi dan

tanda tangan Kepala Kantor

Konsep RKA yang sudah

diketik dan lembar

disposisi

10 MenitKonsep RKA yang sudah

terdisposisi

7 Memeriksa, menandatangani RKA dan

memerintahkan Kasubbag TU untuk berkonsultasi

serta berkoordinasi dengan Bappeda LitbangKonsep RKA yang sudah

terdisposisi10 Menit

RKA yang sudah ditanda

tangani

8 Berkoordinasi dan berkonsultasi Bappeda LitbangRKA yang sudah ditanda

tangani120 Menit Koordinasi dan konsultasi

Pelaksanaan Waktu SOP

sesuai kondisi normal

SOP : Penyusunan RKA

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Keterangan

T

T

Y

Y



KANTOR ARSIP DAERAH

KABUPATEN BADUNG



Tgl Revisi

Tgl Efektif

Nama SOP Rekapitulasi Daftar Hadir


1, Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah dan Kabupaten/Kota.



1. Memahami Ketentuan Kepegawaian

2. Memahami Cara Operasional Mesin Finger Print


1. Sub, Bag. Tata Usaha




1. Daftar Absensi

2. Finger Print

3. Data Pegawai

Peringatan :

Kekeliruan dan Keterlambatan Membuat Laporan Absensi akan berpengaruh pada laporan Kinerja Pegawai.

Kasub.bag. Tata Usaha dan Kepala Seksi

Kepala Kantor Kasubbag TU Staf Kelengkapan Waktu Output

1 Memerintahkan Kasubbag TU untuk

merakapitulasi daftar hadir pegawai Peraturan perundang-

undangan10 Menit Perintah

Keterkaitan SOP

Pengarsipan Dokumen

2 Memerintahkan staf untuk mengambil dan

merekap data pada finger print dengan surat

ijin/surat tugas/surat cutiPerintah 10 Menit Perintah

3 Merekap, mengetik data pada finger print dengan

surat ijin/surat tugas/surat cuti dan menyerahkan

kepada Kasubbag TUPerintah 5 Menit Rekap daftar hadir

4 Memeriksa hasil pengetikan rekap daftar hadir dan

memberikan paraf pada lembar disposisi serta

lembar penandatangan untuk meminta tanda

tangan Kepala Kantor

Rekap daftar hadir 15 Menit

Rekap daftar hadir

yang sudah

terdisposisi

5 Memeriksa, menandatangani rekap daftar hadir

dan memerintahkan Kasubbag TU agar rekap

daftar hadi dijadikan pedoman penyusunan

penerimaan uang makan serta diarsipkan

Rekap daftar hadir yang

sudah terdisposisi5 Menit Perintah

6 Memerintahkan staf untuk melakukan pengarsipan

Perintah 5 Menit Perintah

Pelaksanaan Waktu

SOP sesuai kondisi

normal

SOP : Rekapitulasi Daftar Hadir

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Keterangan

T

T

Y

Y



KANTOR ARSIP DAERAH

KABUPATEN BADUNG


Tgl Pembuatan 19 Dsember 2014

Tgl Revisi

Tgl Efektif

Nama SOP Penerimaan Naskah Dinas Biasa masuk

ke Unit Pengolah


1. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah dan Kabupaten/Kota.

2. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan.

3. Peraturan Bupati Badung Nomor 43 Tahun 2013 tentang Mekanisme Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Badung.

1. Memahami Undang-undang dan Peraturan Kearsipan tentang

tata cara Menerima, Mencatat, Mengarahkan dan Mengolah Arsip

Dinamis Aktif.


1. SKPD se-Kabupaten Badung

1. Buku Agenda;

2. Bolpoint;

3. Penggaris;

4. Daftar Pencatatan surat Biasa

5. Meja dan Kursi.

Peringatan :

Kekeliruan Menerima dan Keterlambatan Mencatat Surat Masuk akan Menimbulkan Pelanggaran terhadap Ketentuan Kearsipan yang berlaku.

Arsiparis / Petugas Pengelola dan Pengolah Surat.

StafKepala Subbag.

TU/ KASIKepala Kantor Kelengkapan Waktu Output

1 Menerima surat masuk,memeriksa meneliti

kebenaran Alamat, mencatat pada buku

agenda masuk, dan Mengarahkan Naskah

kepada Pencatat dan Pengendali surat

Naskah Dinas Masuk,

buku Agenda, tanda cap

Dinas dan cap kendali

serta Cap tanggal dan

nomor surat

5 MenitKelengkapan

administrasi kearsipan

Pengelolaan surat masuk

dilakukan oleh unit

kearsipan

2 Menerima dan Mencatat, Nomor dan

Tanggal Surat kedalam Buku Kendali

Masuk, menyertakan Kartu Kendali Masuk

dan disimpan lembar Kartu Kendali warna :

Putih, Hijau dan diteruskan lembar Kuning

serta Merah bersama Naskah Dinas

kepada Unit Pengolah

Naskah Dinas Penting

Masuk, Kartu Kendali

Masuk 4 warna :

Putih,Kuning,Hijau dan

Merah

5 Menit

Naskah Dinas tercatat

dengan baik dan

benar

Unit Kearsipan

setelah mencatat pada Kartu

Kendali Masuk 4 warna :

Putih,Kunig,Hijau dan Merah

selanjutnya disimpan kecuali

lbr. Merah

3 Menerima dan Memproses dengan

Mencatat pada Buku Agenda dan

membubuhi paraf pada lembar Kuning

Kartu Kendali untuk disimpan di Unit

Kearsipan selanjutnya Menyertakan lembar

disposisi dan diajukan kepada atasan

langsung

Naskah Dinas masuk yang

telah teragenda, lembar

disposisi dan lembar Kartu

kendali warna MERAH

5 Menit


dengan baik dan

benar

Unit Pengolah

4 Menganalisa, mencatat pada lembar

disposisi untuk meminta arahan/ petunjuk

kepada Pimpinan / Kepala kantor




kendali warna MERAH

5 Menit


dengan baik dan

benar

Unit Pengolah

Keterangan

SOP : Penerimaan Naskah Dinas Penting MASUK ke Unit Pengolah di SKPD / Kantor

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

T

Y

Y

T

5 Memerintahkan kepada Kasub. TU/ Kasi

untuk menindaklanjuti membuat Konsep

Naskah Dinas Penting KeluarArahan/petunjuk 5 Menit

Untuk ditindak lanjuti

sesuai arahan/

petunjuk

Pimpinan SKPD

6 Menerima dan Menindaklanjuti Perintah

sesuai arahan / petunjuk Kepala Kantor

Arahan/petunjuk 5 MenitTindak lanjut sesuai

arahan/ petunjuk

Unit Pengolah

PELAKSANAAN WAKTU

SOP SESUAI KONDISI

NORMAL



KANTOR ARSIP DAERAH

KABUPATEN BADUNG



Tgl Revisi

Tgl Efektif

Nama SOP Penerimaan Naskah Dinas Penting Masuk

ke Unit Pengolah di SKPD/Kantor







Dinamis Aktif.


1. Sub.bag. tata Usaha / Umum




1. Buku Agenda;

2. Bolpoint;

3. Penggaris;

4. Meja dan Kursi.

5. Lemari Filling Cabinet

6. Lemari Catalog

Peringatan :

Kekeliruan Penyimpanan dan Keterlambatan dalam Pengarsipan Naskah Dinas Masuk akan Menimbulkan Pelanggaran terhadap Ketentuan Kearsipan yang berlaku.

Arsiparis / Petugas Pengelola dan Pengolah Surat.

StafKepala Subbag.

TU/ KASIKepala Kantor Kelengkapan Waktu Output

1 Menerima surat masuk,memeriksa meneliti

kebenaran Alamat, mencatat pada buku

agenda masuk, dan Mengarahkan Naskah

kepada Pencatat dan Pengendali surat

Naskah Dinas Masuk,

buku Agenda, tanda cap

Dinas dan cap kendali

serta Cap tanggal dan

nomor surat

5 MenitKelengkapan

administrasi kearsipan

Pengelolaan surat masuk

dilakukan oleh unit

kearsipan

2 Menerima dan Mencatat, Nomor dan

Tanggal Surat kedalam Buku Kendali

Masuk, menyertakan Kartu Kendali Masuk

dan disimpan lembar Kartu Kendali warna :

Putih, Hijau dan diteruskan lembar Kuning

serta Merah bersama Naskah Dinas

kepada Unit Pengolah


Masuk, Kartu Kendali

Masuk 4 warna :

Putih,Kuning,Hijau dan

Merah

5 Menit


dengan baik dan

benar

Unit Kearsipan

setelah mencatat pada Kartu

Kendali Masuk 4 warna :

Putih,Kunig,Hijau dan Merah

selanjutnya disimpan kecuali

lbr. Merah

3 Menerima dan Memproses dengan

Mencatat pada Buku Agenda dan

membubuhi paraf pada lembar Kuning

Kartu Kendali untuk disimpan di Unit

Kearsipan selanjutnya Menyertakan lembar

disposisi dan diajukan kepada atasan

langsung




kendali warna MERAH

5 Menit


dengan baik dan

benar

Unit Pengolah

4 Menganalisa, mencatat pada lembar

disposisi untuk meminta arahan/ petunjuk

kepada Pimpinan / Kepala kantor




kendali warna MERAH

5 Menit


dengan baik dan

benar

Unit Pengolah

Keterangan

SOP : Penerimaan Naskah Dinas Penting MASUK ke Unit Pengolah di SKPD / Kantor

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

T

Y

Y

T

5 Memerintahkan kepada Kasub. TU/ Kasi

untuk menindaklanjuti membuat Konsep

Naskah Dinas Penting KeluarArahan/petunjuk 5 Menit

Untuk ditindak lanjuti

sesuai arahan/

petunjuk

Pimpinan SKPD

6 Menerima dan Menindaklanjuti Perintah

sesuai arahan / petunjuk Kepala Kantor

Arahan/petunjuk 5 MenitTindak lanjut sesuai

arahan/ petunjuk

Unit Pengolah

PELAKSANAAN WAKTU

SOP SESUAI KONDISI

NORMAL



KANTOR ARSIP DAERAH

KABUPATEN BADUNG



Tgl Revisi

Tgl Efektif

Nama SOP Pembuatan Naskah Dinas Penting Keluar

dari Unit Pengolah SKPD/Kantor



2. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 35 Tahun2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional ProsedurAdministrasi Pemerintahan.

3. Peraturan Bupati Badung Nomor 43 Tahun 2013 tentang MekanismePenyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) di Lingkungan PemerintahKabupaten Badung.



Dinamis Aktif.


1. SKPD se- Kabupaten Badung

2. Desa se- Kabupaten Badung

1. Konsep Naskah Dinas ;

2. Bolpoint;

3. Computer ;

4. Meja dan Kursi.


Peringatan :

Kekeliruan dan Keterlambatan distribusi surat akan Menimbulkan Mis Informasi dan Komunikasi.

Pejabat Pembuat Konsep dan Staf Pengetik Naskah

SOP : Pembuatan Naskah Dinas Penting KELUAR dari Unit Pengolah SKPD / Kantor

Kasub TU/Kasi Staf Kepala Kantor Kelengkapan Waktu Output

1 Menganalisa, mengkonsep naskah dinas keluar sesuai

petunjuk Pimpinan dan memerintahkan staf untuk

mengetik konsep serta penomeran surat di unit

kearsipan

Naskah Dinas

masuk, Lembar KK

Merah

10 Menit

Naskah Dinas

masuk yang telah

terdisposisi

Unit Pengolah

2 Meminta penomeran surat, Kode Klasifikasi dan kartu

kendali keluar di unit kearsipan, mengetik konsep

naskah dinas serta meneruskan kepada Atasan

Konsep Naskah

Dinas Keluar, KK

Merah dan Nomor

Kode klasifikasi

keluar

10 Menit

Naskah Dinas

masuk yang telah

terdisposisi

Unit Pengolah

3 Memeriksa hasil ketikan Naskah Dinas, paraf dan

memberikan lembar disposisi yang memuat informasi

serta meminta Petunjuk/arahan kepada Pimpinan

/Kepala Kantor

Naskah Dinas

Penting Keluar5 Menit

Hasil Ketikan

Naskah DinasUnit Pengolah

4 Memberikan Petunjuk dan Arahan untuk ditindaklanjuti

serta Menandatangani Naskah Dinas KeluarNaskah Dinas


Petunjuk /

PerintahPimpinan Instansi

5 Memerintahkan staf untuk mencatat pada buku agenda

keluar unit pengolah administrasi dan mendistribuiskan

surat kepada unit kearsipan Naskah Dinas


Petunjuk /

PerintahUnit Pengolah

KeteranganNo Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

T

T

Y

Y

6 Menerima,Mencatat Nomor surat tanggal Naskah Dinas

mendistribusikan serta meminta Cap/Stempel Dinas

pada Unit Kearsipan Naskah Dinas


Petunjuk /

Perintah

Unit Pengolah

PELAKSANAAN WAKTU

SOP SESUAI KONDISI

NORMAL



KANTOR ARSIP DAERAH

KABUPATEN BADUNG



Tgl Revisi

Tgl Efektif

Nama SOP Pendistribusian Naskah Dinas Penting

Keluar dari Unit Pengolah





1. Memahami Alur Pengiriman Naskah Dinas

2. Memahami dan Mengenali Instansi yang akan dituju




1. Buku Ekspedisi

2. Bolpoint;

3. Tas surat

4. Kendaraan Dinas

Peringatan :

Kekeliruan dan Keterlambatan distribusi surat akan Menimbulkan Mis Informasi dan Komunikasi.

Petugas / Caraka Tata Usaha.

SOP : Pendistribusian Naskah Dinas Penting Keluar dari Unit Pengolah SKPD / Kantor

Pelaksana

Staf Kelengkapan Waktu Output Keterangan

1 Menerima Naskah Dinas penting keluar dari unit

pengolah, memberi Cap / Stempel Dinas kemudian

mengembalikan Arsip Naskah Dinas kepada Unit

Pengolah untuk disimpan Naskah Dinas Masuk dan

keluar agar disatukan dalam Filling Cabinet.

Naskah Dinas



masuk yang telah

teragenda

Unit Kearsipan

2 Menyimpan / mengarsipkan kembali Kartu Kendali

Keluar warna : Putih dan Kuning bersama dengan

Kartu Kendali Masuk pada warna yang sama

kedalam almari Catalog sehingga mudah ditemukan

kembali

Naskah Dinas



masuk yang telah

teragenda

Unit Kearsipan

3 Menyerahkan Naskah Dinas penting keluar kepada

staf Pelaksana Ekspedisi untuk dikirm sesuai tujuanNaskah Dinas



masuk yang telah

teragenda

Unit Kearsipan

4 Menerima Naskah Dinas penting keluar dan dicatat

ke dalam buku ekspedisi sesuai tujuanNaskah Dinas



masuk yang telah

teragenda

Unit Kearsipan

5 Mengirim Naskah Dinas penting keluar sesuai tujuan

naskah dinasNaskah Dinas



masuk yang telah

teragenda

Unit Kearsipan

PELAKSANAAN WAKTU

SOP SESUAI KONDISI

NORMAL

No AktivitasMutu Baku



KANTOR ARSIP DAERAH

KABUPATEN BADUNG

Nomor SOP 07 / SDM / XII / 2014 / KAD


Tgl Revisi

Tgl Efektif

Nama SOP Pembinaan Kearsipan / BIMTEK





1. Memahami Ilmu Kewarsipan

2. Profesional dalam Memberi Materi




1. Naskah / Materi Pembelajaran

2. Alat Tulis

3. Tas Buku

4. Meja dan Kursi.

Peringatan :

Kekeliruan dalam Penyampaian Materi Ilmu Kearsipan akan menyebabkan Pelanggaran terhadap Undang-undang dan Peraturan yang berlaku

Arsiparis / Wiraswara

Kasi SDM Staf Kepala Kantor Kelengkapan Waktu Output

1 Memerintahkan staf untuk mempersiapkan

konsumsi, daftar hadir peserta maupun

narasumber dan bahan pesertaSK kegiatan 5 Menit Perintah

Keterkaitan SOP

Persiapan Pembinaan

Arsip

2 Mempersiapkan konsumsi, daftar hadir peserta

maupun narasumber untuk diminta tanda tangan,

bahan peserta untuk dibagikan kepada peserta

dan melaporkan kehadiran narasumber dan

peserta kepada Kasi SDM

Perintah 5 Menit

Daftar hadir yang telah

ditandatangani, bahan

telah diterima peserta

a. Peserta;

b. Narasumber

3 Melaporkan kehadiran peserta, narasumber dan

meminta Kepala Kantor untuk membuka acara

pembinaan arsip

Daftar hadir yang telah

ditandatangani5 Menit Laporan

4 Membuka acara pembinaan arsip dan

menyerahkan acara pelaksanaan teknis

pembinaan arsip kepada Kasi SDMLaporan 60 Menit

Penyelenggaraan acara

pembukaan

5 Memimpin acara pelaksanaan teknis pembinaan

arsip Penyelenggaraan acara

pembukaan120 Menit

Memimpin acara

pelaksana teknis

Pelaksanaan Waktu

SOP sesuai kondisi

normal

SOP : Pembinaan Kearsipan/Bimtek

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Keterangan



KANTOR ARSIP DAERAH

KABUPATEN BADUNG

Nomor SOP 08 / SDM / XII / 2014 / KAD


Tgl Revisi

Tgl Efektif

Nama SOP Laporan Pelaksanaan Pembinaan Arsip





1. Memahami Tugas dan Fungsi

2. Mengetahui tugas Obyektif dilapangan




1. Data Kegiatan / Pencatatan

2. Computer

3. Meja dan Kursi.

Peringatan :

Kekeliruan dan Keterlambatan membuat Laporan akan menunda proses Pembinaan selanjutnya

Arsiparis / Kepala Seksi Pembinaan SDM dan Sistem Kearsipan KAD

Kasi SDM Staf Kepala Kantor Kelengkapan Waktu Output

1 Mengkonsep laporan kegiatan dan

memerintahkan staf untuk mengetikPenyelenggaraan

kegiatan Pembinaan

Arsip

5 Menit Konsep laporan kegiatan

Keterkaitan SOP

Persiapan Pembinaan

Arsip, SOP Pembinaan

Arsip

2 Mengetik konsep laporan dan menyerahkan

kepada Kasubbag/Kasi Konsep laporan

kegiatan30 Menit

Konsep laporan kegiatan

yang sudah diketik

Nama Instansi/SKPD

yang dibina

3 Memeriksa laporan kegiatan dan memberikan

paraf pada lembar disposisi serta lembar

penandatanagan untuk meminta koreksi

Sekretaris

Konsep laporan

kegiatan yang sudah

diketik dan lembar

disposisi

Konsep laporan kegiatan

yang sudah terdisposisi

4 Memeriksa, menandatangani laporan kegiatan

dan memerintahkan Kasi SDM untuk melakukan

pengarsipan

Konsep laporan

kegiatan yang sudah

terdisposisi

60-120 MenitLaporan kegiatan yang

sudah ditandatangani

5 Memerintahkan staf untuk melakukan

pengarsipanLaporan kegiatan

yang sudah

ditandatangani

5 Menit Perintah

6 Pengarsipan dokumen

Perintah 10 Menit Pengarsipan dokumen

Pelaksanaan Waktu

SOP sesuai kondisi

normal

SOP : Laporan Pelaksanaan Pembinaan Arsip

No AktivitasPelaksana Mutu Baku

Keterangan

T

T Y

Y

Y



KANTOR ARSIP DAERAH

KABUPATEN BADUNG

Nomor SOP 09 / AKUIS / XII / 2014 / KAD


Tgl Revisi

Tgl Efektif

Nama SOP Penyerahan Berkas Arsip In Aktif SKPD

kepada KAD.





1. Mengetahui Identitas Arsip pada Retensi Arsip sebelum Waktu

Penyerahan Arsip.

2. Memeriksa Kelengkapan Dokumen ( Berita Acara )


1. SKPD se – Kabupaten Badung

2. Desa se – Kabupaten Badung

1. Berita Acara Penyerahan Arsip In Aktif

2. Lembar Disposisi


4. Meja dan Kursi.

Peringatan :

Kekeliruan dalam Penerimaan dan Pengumpulan Arsip In Aktif yang tidak sesuai Prosedur akan melanggar Aturan.

Arsiparis / Kepala Seksi Akuisisi dan Pengolah Arsip In Aktif

Kasi Staf Kepala Kantor Kelengkapan Waktu Output

1 Memerintahkan staf untuk mengumpulkan

dokumen/arsip in aktif (retensinya 3-10 th) pada

masing-masing SKPD

Peraturan perundang-

undangan 10 Menit Perintah

2 Mengumpulkan dokumen/arsip in aktif pada

masing-masing SKPD yang dilengkapi dengan

Berita Acara Penyerahan Arsip In Aktif dan

melaporkan kepada Kasi

Perintah 30 Menit Dokumen arsip

Keterkaitan SOP

Penataan Berkas

Arsip In Aktif

3 Memeriksa, meneliti Daftar Pencarian Arsip (DPA)

dan membubuhkan paraf pada Berita Acara

Penyerahan Arsip In Aktif serta lembar disposisi

untuk meminta tanda tangan Kepala KantorDokumen arsip 45 Menit

Jadwal kerja

pengelolaan arsip

4 Menandatangani Berita Acara Penyerahan Arsip

In Aktif dan menyerahkan kepada Kasi untuk

ditindaklanjuti

Jadwal kerja

pengelolaan arsip30 Menit

Dokumen arsip yang

telah bersih dari kuman

5 Memerintahkan staf untuk melakukan pengarsipan

Berita Acara Penyerahan Arsip In Aktif Dokumen arsip yang

telah bersih dari kuman 15 Menit

Identitas dokumen

arsip

6 Pengarsipan dokumenIdentitas dokumen

arsip10 Menit Pengarsipan

Pelaksanaan Waktu

SOP sesuai kondisi

normal

SOP : Penyerahan Berkas Arsip In Aktif SKPD kepada KAD


Keterangan

T

Y

Y



KANTOR ARSIP DAERAH

KABUPATEN BADUNG

Nomor SOP 10 / AKUIS / XII / 2014 / KAD


Tgl Revisi

Tgl Efektif

Nama SOP Pelaksanaan Penataan Berkas Arsip In

Aktif INTERNAL KAD.





1. Memahami cara dan Aturan sebelum Penataan Berkas Arsip In Aktif :

- Fumigasi Arsip - Mengsiangin Arsip - Pemisahan antara Arsip dan non Arsip - Teknik Penyortiran Arsip - Kode Klasifikasi Arsip - Cara Pengebokkan Arsip


1. Sub. Bag Tata Usaha KAD

2. Seksi Pembinaan SDM dan Sitem Kearsipan



1. Fisik Arsip

2. Buku Agenda

3. Kartu Pembantu Pencatatan Arsip

4. Daftar Pencatatan Arsip ( DPA )

5. Label / Nipada Arsip

6. Kertas Payung

7. Tali Rafia

8. Bolpoint;

9. Spidol

10. Penggaris;

11. Gunting

12. Pisau carter

13. Clips

14. Steples

15. Boks Arsip

16. Meja Sortir Arsip In Aktif dan Kursi.

17. Server / Penyimpan Arsip Elektronik

18. Berita Acara

Peringatan :

Kekeliruan dalam melakukan Pemisahan Arsip dan atau Salah Mengebokkannya maka Arsip tersebut tidak akan pernah ditemukan kembali dalam waktu yang singkat

Arsiparis / Petugas Penataan Arsip In Aktif

Staf Kasi Akuisisi Kelengkapan Waktu Output

1 Menerima dokumen/arsip in aktif dari SKPD

Dokumen/arsip in aktif

dari SKPD10 Menit


dari SKPD

Keterkaitan SOP

Penyerahan Berkas

Arsip In Aktif SKPD

kepada KAD

2 Memindahkan dokumen/arsip in aktif keruang

fumigasi dan/atau mengeluarkan dokumen/ arsip

in aktif dari ruang fumigasi Dokumen/arsip in aktif

dari SKPD120 Menit


yang masuk/Keluar dari

ruang fumigasi

Tumpukan arsip : 2

m ³

3 Mensiangin dokumen/arsip in aktif Dokumen/arsip in aktif

yang masuk/Keluar dari

ruang fumigasi

120 MenitDokumen/arsip in aktif

yang sudah kering

Tumpukan arsip : 2

m ³

4 Pemilahan dan pemisahan dokumen arsip untuk

mengetahui arsip dan non arsip Dokumen/arsip in aktif

yang sudah kering2 Bulan


yang sudah dipisah

berdasarkan arsip dan

non arsip

Kerja kelompok 20

orang

5 Menyortiran dokumen yang tergolong arsip

berdasarkan tahun pencipta arsip dan kode

klasifikasi arsip


yang sudah dipisah

berdasarkan arsip dan

non arsip

2 Bulan


yang sudah dipisah

berdasarkan tahun

penciptaan dan kode

klasifikasi arsip

Arsip kacau/

karungan/dihitung 1

mobil (truck)

6 Mencatat kode klasifikasi dan tahun arsip ke kartu

pembantu arsipDokumen/arsip in aktif

yang sudah dipisah

berdasarkan tahun

penciptaan dan kode

klasifikasi arsip

15 Menit


yang sudah tercatat

dalam kartu pembantu

arsip

1 hari (8 jam) = 480

menit/45 lbr = 10 - 15

menit/lbr

7 Memasukkan arsip ke dalam box arsip Dokumen/arsip in aktif

yang sudah tercatat

dalam kartu pembantu

arsip

30 Menit


yang sudah termuat

dalam box arsip

1 box = 30 menit

SOP : Pelaksanaan Penataan Berkas Arsip In Aktif Internal KAD


Keterangan

8 Menginput data asrip ke dalam serverDokumen/arsip in aktif

yang sudah termuat

dalam box arsip

8 Bulan


yang sudah terinput

dalam server

500 box dari kode

000 - 900 (tergantung

volume arsip)

9 Menyusun Berita Acara Penyerahan Arsip

dilengkapi dengan Daftar Pencarian Arsip (DPA)

dan menyerahkan kepada Kasi AkuisisiDokumen/arsip in aktif

yang sudah terinput

dalam server

30 Menit

Berita Acara

Penyerahan Arsip yang

dilengkapai Daftar

pencarian Arsip (DPA)

10 Memeriksa kesesuaian Berita Acara Penyerahan

Arsip dengan Daftar Pencarian Arsip (DPA) dan

menandatangni serta memerintahkan staf

menyerahkan kepada Kasi Pelayanan untuk

meminta tanda tangan

Berita Acara Penyerahan

Arsip yang dilengkapai

Daftar pencarian Arsip

(DPA)

30 Menit

Berita Acara

Penyerahan Arsip yang


11 Menyerahkan Berita Acara Penyerahan Arsip

dilengkapi Daftar Pencarian Arsip (DPA) beserta

box arsip untuk disimpan Berita Acara Penyerahan

Arsip yang sudah

ditandatangani

120 Menit

Berita Acara

Penyerahan Arsip dan

Daftar pencarian Arsip

beserta box arsip yang

sudah terkirim

Pelaksanaan Waktu

SOP sesuai kondisi

normal

Y

T



KANTOR ARSIP DAERAH

KABUPATEN BADUNG

Nomor SOP 11 / PEL / XII / 2014 / KAD


Tgl Revisi

Tgl Efektif

Nama SOP Penataan dan Perawatan Arsip

EKSTERNAL





1. Memahami Tata Naskah Dinas

2. Memahami Tata Cara Penyimpanan Arsip dalam Boks

3. Memahami Lokasi Penyimpanan Arsip dala RAK Arsip dan atau

Rolling Pack

4. Memahami Cara Perawatan Fisik Arsip berdasarkan Ketentuan

Kearsipan yang berlaku




1. Berita Acara Penerimaan Arsip

2. Fisik Arsip ( dalam Boks)

3. Daftar Pencarian Arsip ( DPA ) Fisik

4. Arsip Server ( ter-imput )

Peringatan :

Kekeliruan dalam melaksanakan Penyimpanan Berkas Arsip dalam Boks maka akan menimbulkan kesulitan dalam penemuan kembali.

Arsiparis / Kepala Seksi Pelayanan dan Pengelolaan Arsip In Aktif

Kasi Pelayanan Staf Kelengkapan Waktu Output

1 Memerintahkan staf untuk menyiapkan sarana dan

prasarana kearsipan Berita Acara Penyerahan

Arsip In Aktif, DPA dan

Box arsip

30 Menit Perintah

Keterkaitan SOP

Penataan Berkas Akstif

In Aktif Lingkungan

Eksternal

2 Mempersiapkan sarana dan prasarana kearsipan

Perintah 30 MenitSarana dan prasana

kearsipan

3 Menerima, memeriksa/meneliti kebenaran data

Daftar Pencarian Arsip (DPA) dengan box arsip

dari Seksi Akuisisi dan melaporkan kepada Kasi

Pelayanan

Sarana dan prasana

kearsipan60 Menit

Ketersediaan sarana dan

prasarana untuk

menyimpan box arsip dan

kebenaran arsip

4 Memeriksa dan menandatangani Berita Acara

Penyerahan Arsip In Aktif dan memerintahkan staf

untuk menyimpan

Ketersediaan sarana dan

prasarana untuk

menyimpan box arsip

dan kebenaran arsip

15 Menit

Berita Acara Penyerahan

Arsip yang sudah

ditandatangani

5 Melakukan penataan box arsip sesuai tata letak

dan klasifikasi penyimpanan arsip Berita Acara Penyerahan

Arsip yang sudah

ditandatangani

7 HariPenataan bos arsip

sesuai letak dan klarifikasi

6 Melakukan kegiatan fumigasi pada box arsip yang

tersimpan dalam depo/lemari arsip Penataan bos arsip

sesuai letak dan

klarifikasi

3 HariBox arsip yang telah

bebas dari kuman

7 Merawat box arsip yang tersimpan dalam

depo/almari arsip dan mealporkan kepada Kasi

PelayananBox arsip yang telah

bebas dari kuman1 Tahun Perwatan berkala

SOP : Penataan dan Perawatan Arsip (Eksternal)


Keterangan

8 Memeriksa dan memberikan petunjuk/arahan

tentang mekanisme menyimpanan serta

perawatan box arsip kepada staf Perwatan berkala 60 Menit

Perunjuk dan arahan

tentang mekanisme

penyimpanan arsip

9 Menata ulang/pengganti box arsip yang telah

usang/rusak Perunjuk dan arahan

tentang mekanisme

penyimpanan arsip

120 Menit

Penataan

ulang/penggantian box

arsip





KANTOR ARSIP DAERAH

KABUPATEN BADUNG



Tgl Revisi

Tgl Efektif

Nama SOP Pelaksanaan dan Penataan Arsip

INTEREN





1. Memahami Tata Naskah Dinas

2. Memahami Tata Cara Penyimpanan Arsip dalam Boks

3. Memahami Lokasi Penyimpanan Arsip dala RAK Arsip dan atau Rolling

Pack Memahami Cara Perawatan Fisik Arsip berdasarkan Ketentuan

Kearsipan yang berlaku


1. Sub. Bag. Tata Usaha KAD




1. Kapur barus

2. Fumigasi Arsip

3. Boks Arsip

4. Label / Nipada

5. RAK Arsip.

6. Lemari Rolling Pack Arsip

Peringatan :

Kekeliruan dalam Melaksanakan Perawatan Arsip, maka Fisik Arsp akan Rusak dan dimakan Rayap


Kepala Kantor Kasi Staf Kelengkapan Waktu Output

1 Memerintahkan Kasi untuk melakukan perawatan

arsipDPA-SKPD dan

peraturan perundnag-

undangan

5 Menit PerintahKeterkaitan SOP

Pengarsipan Dokumen

2 Menyusun jadwal dan memerintahkan staf untuk

melakukan perawatan arsip sesuai jadwal Perintah 60 Menit Jadwal penataan arsip

3 Menyelenggarakan fumigasi terhadap arsip,

mengganti box arsip yang rusak dan melaporkan

pelaksanaan tugas kepada KasiJadwal penataan arsip 3 Hari

Penataan dan perawatan

arsip

4 Memantau pelaksanaan tugas staf berdasarkan

laporan dan menyampaikan kepada Kepala

Kantor

Penataan dan perawatan

arsip15 Menit Laporan

5 Menerima laporan dan memberikan arahan dan

petunjuk untuk pelaksanaan selanjutnya Laporan 15 Menit Arahan dan PetunjukPelaksanaan waktu SOP


SOP : Pelaksanaan Penataan dan Perawatan Arsip (Internal)


Keterangan



KANTOR ARSIP DAERAH

KABUPATEN BADUNG



Tgl Revisi

Tgl Efektif

Nama SOP Penyampaian Informasi Penataan Arsip In

Aktif kepada SKPD Pencipta Arsip





1. Mengetahui Tempat / lokasi Penyimpanan Fisik Arsip (BOKS)

2. Memahami cara Perawatan Fisik Arsip

3. Memahami Teknik berkomunikasi




1. Data Fisik Arsip

2. Konsep surat / Naskah Dinas

3. Computer

4. Meja dan Kursi.

Peringatan :

Kekeliruan dan Keterlambatan dalam memberikan Informasi kepada Pemilik / Pencipta Arsip maka akan berpengaruh Negatif dalam komunikasi serta menghambat proses dinamisasi pengiriman Arsip kepada KAD.

Arsiparis / Kepala Seksi Pelayanan dan Pengeloaan Arsip In Aktif

Kasi Pelayanan Staf Kepala kantor Kelengkapan Waktu Output

1 Mengkonsep naskah dinas yang memuat

informasi kepada SKPD/Pencipta Arsip dan

memerintahkan staf untuk mengetik serta meminta

nomor surat kepada TU

Box arsip yang sudah

tertata dengan baik30 Menit Konsep naskah dinas

Keterkaitan SOP

Perawatan/panetaan

Arsip

2 Mengetik konsep naskah dinas dan menyerahkan

kepada Kasi Pelayanan Konsep naskah dinas 30 MenitNaskah dinas yang sudah

diketik

3 Memeriksa hasil pengetikan dan memberikan

paraf pada lembar penandatangan serta lembar

disposisi untuk meminta tanda tangan Kepala

kantor

Naskah dinas yang

sudah diketik dan lembar

disposisi

20 MenitNaskah dinas yang telah

terdisposisi

4 Memeriksa dan menandatangani naskah dinas

dan memerintahkan Kasi Pelayanan untuk

menindaklanjuti

Naskah dinas yang telah

terdisposisi20 Menit

Naskah dinas yang sudah

ditandatangani

5 Memerintahkan staf untuk mengirim sesuai

petunjuk atasan Naskah dinas yang

sudah ditandatangani15 Menit Perintah

6 Mengirim surat sesuai petunjuk dan arahan

Perintah 120 Menit

Naskah dinas sudah

dikirim sesuai

petunjuk/arahan



SOP : Penyampaian Informasi Penataan Arsip In Aktif kepada SKPD/Pencipta Arsip

No AktivitasMutu Baku

KeteranganPelaksana

T

T

Y

Y



KANTOR ARSIP DAERAH

KABUPATEN BADUNG



Tgl Revisi

Tgl Efektif

Nama SOP Monitoring Pengelolaan Arsip In Aktif





1. Memahami Cara Pengelolaan Arsip In Aktif

2. Memahami Peraturan yang berlaku


1. SKPD se- kabupaten Badung


1. Data Fisik Arsip In Aktif

2. Computer

3. Konsep

4. Meja dan Kursi.

Peringatan :

Keterlambatan melakukan Monitoring maka akan menghambat Program dan proses Penyusunan RKA .



1 Memerintahkan Kasi untuk melakukan kegiatan

monitoring untuk kegiatan pengelolaan arsip in

aktif

DPA-SKPD dan

peraturan perundnag-

undangan


Pengarsipan Dokumen

2 Melakukan kegiatan monitoring, menyusun

konsep laporan kegiatan monitoring dan

memerintahkan staf untuk mengetikPerintah 60 Menit

Konsep laporan

monitoring

3 Mengetik konsep laporan kegiatan monitoring dan

menyerahkan kepada Kasi Konsep laporan

monitoring30 Menit

Konsep laporan

monitoring yang sudah

diketik

4 Memeriksa hasil pengetikan laporan kegiatan

monitoring dan memberikan paraf pada lembar

disposisi serta lembar penandatanganan untuk

meminta koreksi dan tanda tangan Kepala Kantor

Konsep laporan


diketik dan lembar

disposisi

20 Menit

Konsep laporan


terdisposisi

5 Memeriksa, menandatangani laporan monitoring

dan memerintahkan Kasi untuk mengarsipkanKonsep laporan


terdisposisi

15 MenitLaporan monitoring yang


6 Memerintahkan staf untuk pengarsipan dokumenLaporan monitoring yang

sudah ditandatangani10 Menit Perintah


Perintah 10 Menit PengarsipanPelaksanaan Waktu SOP


SOP : Monitoring Pengelolaan Arsip In Aktif


Keterangan

T

Y

T

Y

Y



KANTOR ARSIP DAERAH

KABUPATEN BADUNG



Tgl Revisi

Tgl Efektif

Nama SOP Pelayanan Peminjaman Arsip STATIS

Lingkungan INTERNAL





1. Memahami Prosedur Peminjaman Arsip Statis

2. Memahami Lingkungan Kerja Pelayanan




1. Buku Agenda;2. Buku tamu3. Bolpoint;4. Penggaris;5. Tanda Pengenal (Identite Card)6. Biaya Peminjaman Arsip7. Meja dan Kursi.

Peringatan :

Kekeliruan dan Keterlambatan Melayani Konsumen menyebabkan ketidak Percayaan Konsumen terhadap Kinerja Aparat Pelayan.

Arsiparis/ Kepala Seksi Pelayanan dan Pengelolaan Arsip In Aktif


1 Memerintahkan Kasi untuk menindaklanjuti surat

terkait permohonan peminjaman arsip statis DPA-SKPD dan

peraturan perundang-

undangan


Penerimaan Surat

2 Memerintahkan staf untuk mengambil dokumen

yang dimaksudPerintah 15 Menit Jadwal perawatan arsip

3 Mengambil dokumen yang dimaksud dan

menyerahkan kepada Kasi Jadwal perawatan arsip 20 MenitPenataan dan perawatan

arsip

4 Memeriksa kesesuaian dokumen yang diminta

dengan surat permohonan dan memerintahkan

staf untuk mencatat dalam buku peminjaman

dokumen serta menyerahkan kepada pemohon 30 Menit

5 Mencatat yang minimal memuat jenis doukumen,

tanggal peminjaman, keperluan peminjaman,

nama peminjam, asal peminjam, nomor telpon

peminjam dan menyerahkan kepada pemohon

terhadap dokumen yang diminta

Penataan dan

perawatan arsip45 Menit Laporan



SOP : Pelayanan Peminjaman Arsip Statis Lingkungan Intern


Keterangan

Y

T

Y



KANTOR ARSIP DAERAH

KABUPATEN BADUNG



Tgl Revisi

Tgl Efektif

Nama SOP Pelayanan Peminjaman Arsip STATIS

Lingkungan EKSTERNAL





1. Memahami Prosedur Peminjaman Arsip Statis

2. Memahami Lingkungan Kerja Pelayanan




1. Buku Agenda;2. Buku tamu3. Bolpoint;4. Penggaris;5. Tanda Pengenal (Identite Card)6. Biaya Peminjaman Arsip7. Meja dan Kursi.

Peringatan :

Kekeliruan dan Keterlambatan Melayani Konsumen menyebabkan ketidak Percayaan Konsumen terhadap Kinerja Aparat Pelayan.


Staf Receptionnist Kasi PelayananPetugas Loket

Pelayanan

Staf Pengolah

DataStaf Administratif Kasir Kelengkapan Waktu Output

1 Menerima permohonan peminjaman arsip dan

menyerahkan permohonan kepada Kasi PelayananPermohonan dari

pemohon disertai

jaminan

25 MenitPermohonan

peminjaman arsip

Keterkaitan SOP

Penerimaan Surat

2 Mengkaji permohonan peminjaman arsip,

memberikan reverensi (penelitian dan daftar

inventaris arsip) dan menyerahkan pada petugas

loket pelayanan

Permohonan

peminjaman arsip30 Menit Reverensi

3 Menerima formulir yang berisi data inventaris arsip

yang dibutuhkan oleh pemohon dan menyerahkan

kepada staf pengolah data Reverensi 25 Menit

Formulir data

inventarisasi arsip

4 Menayangkan micro film/preview arsip film sesuai

formulir yang berisi data inventarisasi arsip yang

dibutuhkan oleh pemohon dan menyerahkan kepada

staf administrasi

Formulir data

inventarisasi arsip60 Menit

Penayangan micro

film/preview arsip film

5 Mencatat, mengeset tayangan arsip yang dibutuhkan

oleh pemohon dan menyerahkan kepada Kasir untuk

penggandaan dan pengambilan dokumen arsip Penayangan micro

film/preview arsip film60 Menit

Pencatatan dan

pengesetan data arsip

6 Penggandaan dokumen arsip yang dibutuhkan oleh

pemohon dan menyerahkan kepada Kasi Pelayanan Pencatatan dan

pengesetan data arsip60 Menit

Penggandaan dokumen

arsip

7 Memeriksa, mencocokkan kebenaran dokumen yang

diminta oleh pemohon dan memerintahkan Staf

Reseptionist untuk menyerahkan kepada pemohon Penggandaan dokumen

arsip30 Menit

Pencocokan data

pemohon dan perintah

8 Menyerahkan dokumen arsip yang dibutuhkan oleh

pemohon beserta jaminannya Pencocokan data

pemohon dan perintah25 Menit

Penyerahan kepada

pemohon

Pelaksanaan Waktu

SOP sesuai kondisi

normal

SOP : Pelayanan Peminjaman Arsip Statis Lingkungan Eksternal

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Keterangan

Y

T



KANTOR ARSIP DAERAH

KABUPATEN BADUNG



Tgl Revisi

Tgl Efektif

Nama SOP Penyusunan Laporan Pelayanan

Peminjaman Arsip STATIS / SEJARAH





1. Memahami tata cara Pelayanan Peminjaman Arsip STATIS




1. Fisik Arsip

2. Konsep Naskah Dinas

3. Computer

4. Meja dan Kursi.

Peringatan :

Kekeliruan dan Keterlambatan dalam Menyusun Laporan, maka tidak akan mengetahui jumlah fisik Arsip yang telah dipinjam dalam kurung waktu 1 (satu) Tahun Anggaran



1 Mengkonsep Laporan Pelayanan Peminjaman

Arsip Statis/Sejarah untuk triwulanan dan

memerintahkan staf untuk mengetik DPA-SKPD 30 Menit

Konsep Laporan

Pelayanan Peminjaman

Arsip Statis/Sejarah

Keterkaitan SOP

Penerimaan Surat

2 Mengetik konsep laporan dan menyerahkan

kepada Kasi Pelayanan Konsep Laporan



20 Menit

Konsep Laporan


Arsip Statis/Sejarah yang

sudah diketik

3 Memeriksa, menandatangani Laporan Pelayanan

Peminjaman Arsip Statis/Sejarah dan melaporkan

kepada Kepala Kantor

Konsep Laporan



yang sudah diketik

30 Menit

Laporan Pelayanan

Peminjaman Arsip

Statis/Sejarah yang

sudah dintandatangani


penyelenggaraan pelayanan peminjaman arsip

statis/sejarah

Laporan Pelayanan

Peminjaman Arsip

Statis/Sejarah yang

sudah dintandatangani

20 Menit Petunjuk dan arahan

5 Menindaklanjuti petunjuk/arahan atasan terkait

penyelenggaraan pelayanan peminjaman arsip

statis/sejarah Petunjuk dan arahan 20 Menit Tindak lanjut



SOP : Penyusunan Laporan Pelayanan Peminjaman Arsip Statis/Sejarah


Keterangan

Y

Y

T

T



KANTOR ARSIP DAERAH

KABUPATEN BADUNG



Tgl Revisi

Tgl Efektif

Nama SOP Monitoring dan Evaluasi (MONEV)

Penataan dan Pelayanan Kearsipan





1. Memahami Tata Cara Penataan dan Pelayanan Arsip

2. Memahami Tata Cara Melaksanakan MONEV




1. Data Fisik Arsip

2. Konsep

3. Computer

4. Meja dan Kursi.

Peringatan :

Kekeliruan dan Keterlambatan dalam Menyusun Laporan, maka tidak akan mengetahui jumlah fisik Arsip yang telah dipinjam dalam kurung waktu 1 (satu) Tahun Anggaran



1 Melakukan kegiatan monitoring dan evaluasi

bidang penataan dan pelayanan kearsipan, serta

menyusun konsep laporan hasil monitoring dan

evaluasi serta memerintahkan staf untuk mengetikDPA-SKPD 60 Menit

Konsep laporan hasil

monitoring dan evaluasi

Keterkaitan SOP

Perawatan/panataan

Arsip

2 Mengetik konsep laporan hasil monitoring dan

evaluasi dan menyerahkan kepada Kasi

Pelayanan


monitoring dan evaluasi 20 Menit



yang sudah diketik

3 Memeriksa dan memberikan tanda tangan pada

laporan hasil penyelenggaraan monitoring dan

evaluasi penataan dan pelayanan kerasipan serta

menyampaikan kepada Kepala kantor



yang sudah diketik

30 Menit



yang sudah

ditandatangani


untuk meningkatan kinerja dalam penataan dan

pelayanan kerasipan



yang sudah

ditandatangani

20 Menit Petunjuk/arahan

5 Menindaklanjuti petunjuk/arahan Kepala Kantor

dan memerintahkan staf untuk mengarsipkan

dokumenPetunjuk/arahan 15 menit Perintah


Perintah 15 menit PengarsipanPelaksanaan Waktu SOP


SOP : Monitoring dan Evaluasi (Monev) Penataan dan Pelayanan Kerasipan


Keterangan

T

T

Y

Y



KANTOR ARSIP DAERAH

KABUPATEN BADUNG



Tgl Revisi

Tgl Efektif

Nama SOP Persiapan Penyusutan Arsip In Aktif





1. Memahami Tata cara dan Petunjuk dalam Persiapan Penyusutan

Arsip In Aktif


1. SKPD Pencipta Arsip

2. Desa Pencipta Arsip

1. Jadwal Retensi Arsip ( JRA )

2. Surat Keputusan Pembentukan Tim Penyusutan Arsip

3. Surat Undangan Rapat

4. Meja dan Kursi.

Peringatan :

Kekeliruan dalam Menentukan nama SKPD Pencipta Arsip akan Menimbulkan Kesalahan Fatal bagi kelangsungan Arsip-arsipnya.



1 Memberikan petunjuk kepada staf untuk

melakukan mengecekan terhadap Jadwal Retensi

Arsip (JRA) di depo, berdasrkan SKPD DPA-SKPD 120 Menit PerintahKeterkaitan SOP

Perwatan/penataan Arsip

2 Memeriksa bukti fisik arsip SKPD yang telah

ditetapkan sesuai Jadwal Retensi Arsp (JRA)

untuk disusutkan dan melaporkan kepada Kasi

Pelayanan

Perintah 7 HariPemeriksaan bukti fisik

arsip sesuai JAR

3 Mengkonsep naskah dinas kepada

SKPD/Pencipta Arsip untuk memberikan informasi

atas penyusutan arsip serta konsep SK

Pembentukan Tim Penilai dan Penyusutan Arsip

In Aktif dan memerintahkan staf untuk mengetik

Pemeriksaan bukti fisik

arsip sesuai JRA20 Menit

Konsep naskah dinas dan

SK Tim

4 Mengetik konsep naskah dinas dan SK Tim

Penilaian dan Penyusutan Arsip In Aktif dan

menyerahkan kepada Kasi pelayanan

Konsep naskah dinas

dan SK Tim15 Menit


SK Tim yang sudah

diketik

5 Memeriksa hasil pengetikan konsep naskah dinas

dan SK Tim Penilai dan Penyusutan Arsip In Aktif,

memberikan paraf pada lembar penandatangaan

serta lembar disposisi untuk meminta tanda

tangan Kepala kantor

Konsep naskah dinas

dan SK Tim yang sudah

diketik

15 Menit


SK Tim yang sudah

terdisposisi

6 Memeriksa konsep naskah dinas dan SK Tim

Penilai dan Penyusutan Arsip In Aktif,

menandatangani surat dan memerintahkan Kasi

Pelayanan melakukan harmonisasi SK kepada

Bagian Hukum dan HAM Setda kabupaten

Badung

Konsep naskah dinas

dan SK Tim yang sudah

terdisposisi

15 Menit

Naskah dinas yang sudah

ditandatangani dan

perintah harmoniasi

SOP : Persiapan Penyusutan Arsip In Aktif


Keterangan

Y

Y

T

T

7 Memerintahkan staf untuk mengirim naskah dinas

dan melakukan koordinasi dengan Bagian Hukum

dan HAM Setda Kab. Badung dalam rangka

harmonisasi SK untuk dapat ditandatangani oleh

Kepala kantor

Naskah dinas yang


dan perintah harmoniasi

30 Menit

Pengiriman naskah dinas

dan harmonisasi kepada

bagian Hukum dan HAM

8 Memerintahkan staf untuk mengetik sesuai hasil

koordinasi dengan Bagian Hukum dan HAM Setda

Kab. Badung

Harmonisasi kepada

bagian Hukum dan HAM10 Menit Perintah

9 Mengetik konsep SK Tim Penilaian dan

Penyusutan Arsip In Aktif hasil koordinasi Bagian

Hukum dan HAM Setda Kab. Badung dan

menyerahkan kepada Kasi pelayanan

Perintah 15 MenitKonsep SK Tim yang

sudah diketik

10 Memeriksa dan memberikan paraf pada lembar

penandatangaan serta lembar disposisi untuk

meminta tanda tangan Kepala KantorKonsep SK Tim yang

sudah diketik15 Menit

Konsep SK Tim yang

sudah terdisposisi

11 Memeriksa dan menandatangani SK Tim

Penilaian dan Penyusutan Arsip In Aktif hasil

koordinasi Bagian Hukum dan HAM Setda Kab.

Badung dan memerintahkan Kasi Pelayanan

untuk menindaklanjuti

Konsep SK Tim yang

sudah terdisposisi20 Menit

SK Tim yang sudah

ditandatangani

12 Memerintahkan Tim untuk melakukan pengkajian

arsip in aktif sesuai JRA SK Tim yang sudah

ditandatangani2 Minggu Perintah



Y

Y

T

T



KANTOR ARSIP DAERAH

KABUPATEN BADUNG



Tgl Revisi

Tgl Efektif

Nama SOP Pelaksanaan Penyusutan Arsip In Aktif





1. Memahami Peraturan dan Perundangan Penyusutan Arsip yang

berlaku

2. Memahami Tata Cara dan Petunjuk Operasional Pelaksanaan

Penyusutan Arsip In Aktif


1. SKPD Pencipta Arsip

2. Desa Pencipta Arsip

1. Data Fisik Arsip

2. Daftar Pencaarian Arsip (DPA)

3. Nota Persetujuan dari Pemilik Arsip

4. Berita Acara Penyusutan Arsip In Aktif (oleh Tim)

5. Meja dan Kursi.

Peringatan :

Kekeliruan dan Keterlambatan Melakukan Penyusutan Arsip, maka akan terjadi Penumpukan Arsip pada DEPO/Gudang Arsip dan pada akhirnya akan Hancur.


Kasi Pelayanan Staf Arsiparis Kepala kantorTim Penyusutan

ArsipKelengkapan Waktu Output

1 Memerintahkan staf untuk melakukan pencatatan

secara manual dalam Daftar Pencarian Arsip

(DPA)DPA-SKPD 15 Menit Perintah

Keterkaitan SOP

Persiapan Penyusutan

Arsip In Aktif

2 Mencatat secara manual fisik arsip ke dalam

Daftar Pencarian Arsip (DPA) kemudian dilakukan

pengetikan komputer dan diserhakan kepada Kasi

Pelayanan

Perintah 3 Bulan Pencatatan fisik arsip1 - 4 SKPD yang arsipnya

dinilai

3 Memeriksa, meneliti serta mencocokkan data hasil

pengetikan dengan mencatatan secara manual

dan menyerahkan kepada arsiparis untuk

melakukan penilaian/cek fisik arsip Pencatatan fisik arsip 2 Bulan Cek fisik arsip

1 - 4 SKPD yang arsipnya

dinilai

4 Mengecek fisik arsip dan menyerahkan kepada

Kasi Pelayanan Cek fisik arsip 2 Bulan Hasil cek fisik arsip1 - 4 SKPD yang arsipnya

dinilai

5 Melaporkan hasil cek fisik yang dilakukan oleh

arsiparis kepada Kepala KantorHasil cek fisik arsip 60 Menit Laporan

a. Data

b. Perawatan

6 Memberikan petunjuk kepada Tim untuk

melakukan rapat prapenilaian sesuai DPALaporan 1 - 2 Minggu Perintah

Pemeriksaan berkas

ketikan dalam rapat

prapenilaian oleh Tim

7 Melakukan rapat penilaian terhadap arsip yang

bernilai guna dan menyampaikan hasil penilaian

kepada Kepala KantorPerintah 180 Menit Rapat dan penilaian Evaluasi hasil penetapan

8 Memerintahkan Kasi Pelayanan untuk membuat

nota persetujuan penetapan pelaksanaan

penyusutan arsip in aktif dan jadwal

penyelenggaraan penyusutan arsip in aktif kepada

SKPD/Pencipta Arsip

Rapat dan penilaian 30 Menit Perintah Naskah dinas

9 Membuat konsep nota persetujuan sesuai

petunjuk/arahan dan jadwal penyelenggaraan

penyusutan arsip in aktif serta memerintahkan staf

untuk mengetik

Perintah 15 Menit

Konsep nota persetujuan

dan jadwal

penyelenggaraan

penyusutan arsip

Naskah dinas

SOP : Pelaksanaan Penyusutan Arsip In Aktif

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Keterangan

Y

T

T

Y

10 Mengetik konsep nota persetujuan dan jadwal

penyelenggaraan penyusutan arsip in aktif serta

menyerahkan kepada kasi pelayanan


dan jadwal

penyelenggaraan

penyusutan arsip

20 Menit


dan jadwal

penyelenggaraan

penyusutan arsip yang

sudah diketik

Naskah dinas

11 Memeriksa, memberikan paraf pada lembar

penandatanagan serta lembar dipsosisi untuk

meminta tanda tangan Kepala Kantor


dan jadwal

penyelenggaraan


sudah diketik

15 Menit


dan jadwal

penyelenggaraan


sudah terdisposisi

Naskah dinas

12 Memeriksa, menandatangani nota persetujuan dan

jadwal penyelenggaraan penyusutan arsip in aktif

serta memerintah Kasi Pelayanan untuk mengirim

kepada SKPD/Pencipta Arsip terkait


dan jadwal

penyelenggaraan


sudah terdisposisi

15 Menit

Nota persetujuan dan

jadwal penyelenggaraan



Naskah dinas

13 Melaksanakan penyusutan arsip in aktif dan

menyusun serta menandatangani Berita Acara

Penyusutan Arsip In Aktif oleh Tim yang

melibatkan unsur saksi

Nota persetujuan dan

jadwal penyelenggaraan



120 MenitBerita Acara Penyusutan

Arsip In Aktif

a. Penyusutan arsip

b. Penandatangan BA c.

Laporan Pelaksanaan

Y

T

T

Y

bupati badung - jdih.badungkab.go.idjdih.badungkab.go.id/uploads/perbup_15_2015.pdf ·...

Documents