buku petunjuk penggunaan alip uin sunan gunung … paduan alip.pdf · 7 2.5.1.2. hapus data selain...

BUKU PETUNJUK PENGGUNAAN ALIP

UIN SUNAN GUNUNG DJATI BANDUNG

APLIKASI LAYANAN INFORMASI PERENCANAAN

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN GUNUNG DJATI BANDUNG

2018

10 April 2018 BUKU PETUNJUK PENGGUNAAN ALIP


1

PENGGUNAAN APLIKASI LAYANAN INFORMASI PERENCANAAN


1. PENDAHULUAN Buku petunjuk penggunaan Aplikasi Layanan Informasi Perencanaan(ALIP) ini

merupakan panduan praktis yang dapat digunakan oleh Administrator

website dan operator ALIP dalam mengelola aplikasi ALIP pada proses

Perencanaan dan Penganggaran di lingkungan UIN Sunan Gunung Djati

Bandung.

Dalam buku petunjuk ini akan dijelaskan tata-cara dan langkah-langkah yang

diperlukan dalam mengelola aplikasi ALIP baik untuk untuk

pengguna(operator) maupun untuk administrator pada Bagian Perencanaan

dan Satuan Pengawas Intern(SPI).

Diharapkan dengan adanya buku panduan ini, semua unit kerja

dilingkungan UIN Sunan Gunung Djati Bandung sebagai user (pengguna) dan

bagi Bagian Perencanaan dan SPI sebagai Administrator dapat

menggunakan sarana aplikasi ini untuk mendapatkan informasi yang lengkap

tentang Perencanaan dan Penganggaran, diantaranya terkait dengan Usulan

Rencana Kerja dan Anggaran, Usulan Rencana Kinerja Tahunan, tata cara

pengajuan usulan TOR dan RAB kegiatan yang akan dilaksanakan,

Penelaahan TOR dan RAB, Usulan Revisi Anggaran, informasi Alokasi anggaran

dan Realisasi Anggaran.

1.1.Stuktur Website

ALIP terdiri dari 2(dua) bagian halaman yang terintregasi, yaitu :

1. Halaman user guest/pengunjung

2. Halaman user administrator



2

2.PETUNJUK PENGGUNAAN ALIP UNTUK USER(UNIT KERJA)

2.1. HALAMAN DEPAN SEBELUM LOGIN

Untuk dapat mengakses menu-menu pada content management system ALIP,

lakukan Register terlebih dahulu.

Langkah-langkah untuk Melakukan Registasi adalah sebagai berikut :

Ketikkan alamat url pada halaman browser : (http://alip.uinsgd.ac.id)

Selanjutnya akan muncul halaman utama system ALIP.

Tampilan awal halaman unit kerja sebelum melakukan login akan seperti gambar di

bawah ini.

2.2. REGISTRASI

Lakukan registrasi jika belum memiliki akun/hak akses pada aplikasi ini. Perhatikan

gambar berikut ini.

http://alip.uinsgd.ac.id/



3

Kemudian Klik Tombol Registrasi.

Maka Akan Muncul Form Registrasi, setelah itu silahkan mengsisi form tersebut

untuk melakukan register dengan biodata sesuai dengan SK dan Unit Kerja.

Username dan password akan di kirimkan melalui email yang sudah diinputkan.

o Cek Email, pemohon akan mendapatkan username dan password melalui

verifikasi email yang sudah diregister pada system ALIP.

o Setelah Itu lakukan Login.

2.3. LOGIN

User pada kategori unit kerja dapat melakukan login aplikasi di alamat url :

https://alip.uinsgd.ac.id/eplanning.



4

● Masukkan Username dan Password yang sudah di dapatkan melalui email

yang sudah di verifikasi.

● Lalu Sign In.

● Menu Forgot Password, Jika Operator tidak mengetahui atau lupa dengan

password pengguna.

● Ketika terjadi Login Error, Maka akun tersebut belum di aktivasi oleh admin

pusat.

● Maka, setelah aktivasi kita baru bisa melakukan login.

● Silahkan login dengan username dan password tersebut.

2.4. HALAMAN DEPAN SETELAH LOGIN

Tampilan awal halaman unit kerja setelah login akan seperti gambar di bawah ini.



5

2.5. MENU USULAN

Menu pertama pada laman unit kerja merupakan menu USULAN yang berisi seluruh

proses bisnis terkait pengajuan usulan TOR dan RAB dari unit kerja. Termasuk

pengajuan usulan Rencana Kerja dan Anggaran, serta Rencana Kinerja Tahunan.

2.5.1. DATA USULAN TOR DAN RAB

Submenu ini merisi tentang data usulan TOR dan RAB. Setiap unit kerja dapat

mengelola data tersebut pada submenu ini.



6

2.5.1.1. EDIT DATA

Klik tombol EDIT berwarna biru seperti yang ada pada gambar di atas yang

berfungsi untuk mengubah data. Maka akan muncul form isian pengguna

baru seperti gambar di bawah ini.



7

2.5.1.2. HAPUS DATA

Selain mengah data, user juga dapat menghapus data tersebut. Caranya dengan

mengklik tombol hapus yang berwarna biru pada kolom aksi yang tepat berada di

bawah tombol edit. Saat tombol tersebut diklik data user tersebut akan hilang tetapi



8

sebelumnya akan muncul notifikasi seperti pada gambar dibawah ini.

2.5.1.3. SEARCH DATA Kita dapat melakukan pencarian data user pada kolom search yang berada pada

sudut kanan atas halaman.

2.5.2. PENGAJUAN USULAN TOR DAN RAB

Submenu berikutnya pada menu usulan adalah pengajuan usulan. Pada submenu

ini setiap unit kerja dapat melakukan pengajuan usulan TOR maupun RAB.



9

Setelah mengklik tombol kirim yang berwarna biru maka akan muncul notification

seperti pada gambar dibawah ini.

2.5.3. RENCANA KERJA DAN ANGGARAN(RKA)

Submenu ini menampilkan informasi usulan RKA unit kerja, unit kerja dapat meng-

input usulan RKA pada format yang tersedia. User dapat mendownload file RKA

dan user juga dapat merubah atau mengupload ulang file RKA. Tombol merah



10

untuk export pdf, tombol kuning untuk mengunduh file yang telah upload dan

tombol hijau untuk mengunggah file yang telah ditandatangani.

Lihat berdasarkan masing-masing sumber dana untuk melakukan perubahan

usulan.

2.5.3.1. FILE RKA

User dapat mengunduh file usulan RKA dengan meng klik tombol berwarna kuning

disudut kanan atas tabel.



11

2.5.4. RENCANA KINERJA TAHUNAN(RKT)

Submenu selanjutnya adalah menu usulan RKT (Rencana Kerja Tahunan). Seperti

submenu RKA. Submenu ini menampilkan informasi usulan RKT unit kerja dan unit

kerja dapat meng-input RKT pada format yang tersedia. User dapat mendownload

file RKT dan user juga dapat merubah atau mengupload ulang file RKT.

2.6. MENU ANGGARAN

Menu ini terdiri dari tiga submenu yaitu alokasi, revisi dan realisasi. Menu ini berisi

proses pengalokasian anggaran untuk setiap unit kerja.



12

2.6.1. ALOKASI

2.6.1.1 ALOKASI ANGGARAN

Saat alokasi anggaran diklik maka akan tampil alokasi anggaran dari masing-

masing unit kerja tersebut seperti pada gambar dibawah. Unit kerja dapat melihat

juga alokasi anggaran per sumber dana.

2.6.1.1.1 EXPORT PDF

Fitur ini berfungsi untuk mengkonversi halaman web menjadi sebuah file. Saat

tombol export diklik sistem akan secara otomatis menerjemahkan halaman alokasi

menjadi sebuah file dengan format pdf. Selanjutnya user dapat menandatangani

file tersebut.



13

2.6.2. REVISI

Fitur ini berguna bila user akan mengajukan revisi anggaran. User dapat melakukan

revisi dengan cara mengupload terlebih dahulu beberapa data dukung yang telah

ditentukan.

2.6.3 REALISASI

2.7. MENU REGULASI

Menu ini berisi seluruh data regulasi terkait Proses Perencanaan dan Penganggaran.

Unit kerja dapat mendownload setiap regulasi yang diperlukan.



14

2.7.1 DOWNLOAD BERKAS

User dapat mendownload berkas regulasi dengan cara mengklik tombol download

berkas.



15

2.8. MENU INFORMASI

2.8.1. BERITA

Menu berita digunakan untuk melihat pengumuman dari administrator terkait proses

pengajuan usulan dan sebagainya.



16

2.8.2. PROSEDUR

Menu ini berisi prosedur pengajuan yang harus dilakukan oleh setiap unit kerja.

2.8.3. JADWAL

Menu ini berisi jadwal kegiatan yang telah ditentukan oleh administrator seperti

jadwal registrasi, pengajuan usulan, penelaahan di Bagian Perencanaan dan lain

sebagainya.

2.9. KONSULTASI

Menu ini berisikan laman dimana unit kerja dapat berkonsultasi dengan

administrator mengenai pengajuan usulan.



17



18

2.10. MENU INFORMASI PROFIL Pada menu ini terdapat dua sub menu, yaitu biodata dan cetak biodata.

2.10.1. BIODATA Menu ini berisi data pribadi user.

2.10.2. CETAK BIODATA

2.10.2.1 BILA BIODATA BELUM LENGKAP



19

Bila biodata belum lengkap, maka akan muncul notifikasi seperti pada gambar

dibawah ini.

2.10.2.2 BILA BIODATA SUDAH LENGKAP

Bila biodata sudah lengkap, maka file biodata akan langsung di cetak.

2.11. MENU KELUAR

Setelelah klik menu keluar, maka user akan keluar dari website ALIP dan tidak dapat

mengakses menu-menu yang terdapat didalamnya.

buku petunjuk penggunaan alip uin sunan gunung … paduan alip.pdf · 7 2.5.1.2. hapus data selain...

Documents