buku petunjuk pengguna - bkpsdm kota...

PEMERINTAH KOTA PADANG

BUKU PETUNJUK PENGGUNAAPLIKASI PENGELOLAAN DATA PEGAWAI NON

PNS PEMERINTAH KOTA PADANG (e-NON PNS)

BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH KOTA PADANGTAHUN 2016

BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH KOTA PADANG – 2016PETUNJUK PENGGUNA APLIKASI PEGAWAI NON PNS (e-NON PNS)

KATA PENGANTAR

Dalam rangka penyelenggaraan Sistem Manajemen Kepegawaian Daerah yang berkualitas serta tuntutan Teknologi Informasi dan Komunikasi yang berkembang pesat dan untuk menjawab permasalahan yang dihadapi terkait dengan Pengelolaan Data Pegawai Non Pegawai Negeri Sipil maka Badan Kepegawaian Daerah Kota Padang telah membangun Aplikasi Pengelolaan Data Pegawai Non Pegawai Negeri Sipil (e-Non PNS) berbasis web.

Pembangunan Aplikasi Pengelolaan Data Pegawai Non Pegawai Negeri Sipil (e-Non PNS) menjadi suatu kebutuhan yang mendasar sebagai sarana sinkronisasi data pegawai Non PNS antara Badan Kepegawaian Daerah Kota Padang dengan SKPD di lingkungan Pemerintah Kota Padang dalam rangka terbentuknya Database Kepegawaian Non Pegawai Negeri Sipil yang akurat, terpercaya dan terintegrasi. Karena hanya dengan adanya Database Kepegawaian Non Pegawai Negeri Sipil yang lengkap yang didukung dengan dokumen kepegawaian secara digital Pengelolaan dan Penataan Pegawai Non PNS Pemerintah Kota Padang dapat menjadi lebih terarah. Aplikasi e-Non PNS ini diharapkan juga dapat menghasilkan informasi potensi Pegawai Non PNS Pemerintah Kota Padang secara lengkap yang dapat digunakan untuk dasar pengambilan kebijakan lebih lanjut terkait pengelolaan Pegawai Non PNS (proses rekrutmen, pengaturan kesejahteraan, dll).

Dalam rangka memberikan bantuan dan kemudahan bagi pengguna Aplikasi Pegawai Non PNS (e-Non PNS) di lingkungan Pemerintah Kota Padang, Badan Kepegawaian Daerah Kota Padang mengeluarkan “BUKU PETUNJUK PENGGUNA APLIKASI PENGELOLAAN DATA PEGAWAI NON PNS PEMERINTAH KOTA PADANG (e-NON PNS)” yang dapat dijadikan sebagai panduan bagi Pengguna dalam menjalankan Aplikasi e-Non PNS.

Kepada semua pihak yang telah berpartisipasi dalam penyusunan buku ini, kami ucapkan terima kasih.

Padang, 23 Juni 2016KEPALA BADAN

KEPEGAWAIAN DAERAHKOTA PADANG,

TTD

1


Ir. H. ASNEL, M.SiPembina Utama Muda,

NIP. 19590114 198509 1 001

DAFTAR ISI

DAFTAR

ISI.........................................................................................

....................... ............ 2

I

PENDAHULUAN............................................................................

....... ................... 3

A.MAKSUD DAN

TUJUAN...............................................................

................... 3

B.FUNGSI...............................................................................

.......... ................... 4

C.RUANG

LINGKUP...............................................................................

.... ................... 4

D.ALAMAT

AKSES...................................................................................

................... 4

2


II CARA

PENGGUNAAN..........................................................................

...................5

A.PENDAFTARAN LOGIN KE APLIKASI e-NON PNS..............................

................... 5

B.LOGIN KE APLIKASI e-NON

PNS .............................................................

....................... 7

C.MENU DATA

PEGAWAI..........................................................................

................... 8

D.MENU

REKAPITULASI.......................................................................

..... .................17

E.MENU

TRANSAKSI...........................................................................

. .................22

F.MENU

LAPORAN............................................................................

.................23

1.PROFIL

PEGAWAI..........................................................................

.. .................23

3


2.DAFTAR

PEGAWAI..........................................................................

.. .................24

I. PENDAHULUANA. MAKSUD DAN TUJUAN

Badan Kepegawaian Daerah Kota Padang sebagai penyelenggara urusan kepegawaian daerah memiliki fungsi dan tugas antara lain Mengembangkan Sistem Manajemen Kepegawaian Daerah yang Berkualitas.

Untuk mendukung penyelenggaraan sistem manajemen kepegawaian daerah yang berkualitas tersebut maka salah satu tugas yang harus dilakukan oleh Badan Kepegawaian Daerah Kota Padang adalah melaksanakan pengelolaan data Pegawai Non Pegawai Negeri Sipil secara baik. Data Pegawai Non Pegawai Negeri Sipil akan dapat dikelola dengan baik apabila Badan Kepegawaian Daerah Kota Padang sudah memiiki Database Pegawai Non Pegawai Negeri Sipil yang lengkap dan valid yang didukung dengan dokumen kepegawaian yang lengkap.

Dalam rangka terbentuknya database kepegawaian Non Pegawai Negeri Sipil yang akurat, terpercaya dan terintegrasi maka perlu dibangun Aplikasi Pengelolaan Data Pegawai Non

4


Pegawai Negeri Sipil Secara Online dan terintegrasi antar SKPD di lingkungan Pemerintah Kota Padang.

Aplikasi Pegawai Non Pegawai Negeri Sipil (e-Non PNS) dibangun juga ditujukan untuk hal-hal sebagai berikut :

1. Dapat dilakukannya penghitungan Analisis Beban Kerja per SKPD dengan memperhitungkan keberadaan Pegawai Non PNS

2. Terarahnya pengelolaan dan penataan Pegawai Non PNS Pemerintah Kota Padang

3. Tersedianya informasi potensi Pegawai Non PNS Pemerintah Kota Padang yang dapat digunakan untuk dasar pengambilan kebijakan lebih lanjut terkait pengelolaan Pegawai Non PNS (proses rekrutmen, pengaturan kesejahteraan)

B. FUNGSI

Aplikasi Pegawai Non Pegawai Negeri Sipil (e-Non PNS) berfungsi sebagai perangkat (tool) dalam mendukung Pengelolaan Data Pegawai Non Pegawai Negeri Sipil secara elektronik. Aplikasi ini juga berfungsi sebagai sarana sinkronisasi data pegawai Non PNS antara Badan Kepegawaian Daerah Kota Padang dengan SKPD di lingkungan Pemerintah Kota Padang.

C. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup pengguna Aplikasi Pegawai Non PNS (e-Non PNS) adalah :

1. Kepala Sub Bagian Umum/Kepala Sub Bagian Kepegawaian/ Unsur SKPD di Lingkungan Pemerintah Kota Padang

5


2. Kepala Sub Bagian Tata Usata UPT Dinas Pendidikan Kecamatan se Kota Padang

3. Kepala Tata Usaha SMP se Kota Padang4. Kepala Tata Usaha SMK se Kota Padang5. Kepala Tata Usaha SMA se Kota Padang6. Badan Kepegawaian Daerah Kota Padang

Ruang lingkup Data Pegawai Non Pegawai Negeri Sipil yang dikelola pada Aplikasi Pegawai Non PNS (e-Non PNS) adalah Data Pegawai Non PNS di Lingkungan Pemerintah Kota Padang yang gajinya bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD) Kota Padang.

D.ALAMAT AKSESAplikasi Pegawai Non Pegawai Negeri Sipil (e-Non PNS) merupakan suatu aplikasi yang dibangun dengan teknologi berbasis web, saat ini untuk pengguna dapat mengakses dengan menggunakan web browser melalui alamat :

http://nonpns.padang.go.id

II.CARA PENGGUNAANA.PENDAFTARAN LOGIN KE APLIKASI e-NON PNS

Aplikasi e-Non PNS ini dapat diakses melalui aplikasi browser seperti; Mozilla firefox, Google chrome, Internet Explorer dan aplikasi browser lainnya. Untuk dapat mengakses pada aplikasi ini pengguna cukup mengetikkan alamat website berikut:

http://nonpns.padang.go.id atau nonpns.padang.go.id

setelah pengguna mengakses alamat diatas maka akan tampil halaman login seperti dibawah ini:

6

http://nonpns.padang.go.id/


(Gambar 1)Bagi pengguna yang pertama kali mengakses Aplikasi e-Non PNS Pemerintah Kota Padang dapat melakukan registrasi terlebih dahulu dengan mengklik “REGISTER” di pojok kanan atas halaman login, sehingga muncul menu registrasi seperti tampilan berikut ini:

(Gambar 2)

7


(Gambar 3)Setelah mengisi data sesuai formulir registrasi diatas, dan mengklik tombol “Register”, pengguna akan dapat login ke Aplikasi e-Non PNS secara otomatis sehingga muncul tampilan halaman seperti berikut:

8


(Gambar 4)

B.LOGIN KE APLIKASI e-NON PNS Untuk login ke Aplikasi e-Non PNS selanjutnya, pengguna dapat mengisikan alamat e-mail dan password yang sudah didaftarkan sebelumnya.

Apabila pengguna berhasil Login maka akan tampil halaman seperti berikut :

(Gambar 5)

Pengguna dapat mengklik menu “DASHBOARD” untuk mulai menggunakan Aplikasi e-Non PNS

(Gambar 6)Setelah Pengguna mengklik tombol diatas, akan muncul tampilan sebagai berikut:

9


(Gambar 7)Halaman yang pertama kali muncul setelah pengguna meng-klik menu DASHBOARD adalah informasi tentang DATA PEGAWAI NON PNS di Pemerintah Kota Padang.

C. MENU DATA PEGAWAI

Untuk menambahkan data pegawai Non PNS di SKPD pengguna dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Silakan cek terlebih dahulu Daftar Pegawai Non PNS SKPD pengguna, apakah sudah ada atau belum pada Aplikasi e-NON PNS dengan cara :a. Ketikkan nama SKPD pengguna pada kolom Unit Kerja dengan

cukup mengetikkan salah satu kata “Nama SKPD” misal seperti di bawah ini

(Gambar 8)b. Setelah muncul nama SKPD sesuai yang diinginkan silakan klik

nama SKPD tersebut dan klik tab Filter.

10


c. Apabila pada SKPD tersebut sudah pernah ada Data Pegawai Non PNS yang di-entry-kan maka tampilan halaman nya adalah seperti dibawah ini :

(Gambar 9)

d. Apabila data Pegawai Non PNS belum ada maka akan muncul tampilan halaman seperti di bawah ini :

(Gambar 10)

2. Selanjutnya untuk menambahkan Data Pegawai Non PNS silakan

klik tombol sehingga muncul tampilan halaman entry BIODATA Pegawai Non PNS sebagai berikut :

11


(Gambar 11)3. Isikan Biodata Pegawai Non PNS yaitu :

a. Nama Lengkap Nama Lengkap yang dimasukkan harus SESUAI dengan Nama Pegawai Non PNS yang tertera pada IJAZAH, dan ditulis dengan huruf KAPITAL/HURUF BESAR

b. Masukkan Gelar Depan, Gelar Belakang jika ada

c. Masukkan DATA KELAHIRAN Pilih Propinsi dan Kab/Kota yang sesuaiMasukkan Tempat Lahir misal PADANGMasukkan Tanggal Lahir dengan Format Tahun-Bulan-Tanggal Misal : 1980-05-19 (Lahir Pada tanggal 19 Mei 1980)

d. Masukkan DATA ALAMAT :

12


(Gambar 12)e. Masukkan DATA PENGANGKATAN

(Gambar 13)

- Masukkan Unit Kerja dengan cara mengetikkan salah satu kata Nama Unit Kerja, dan harus dipilih dari pilihan nama unit kerja yang ada pada aplikasi, jika unit kerja bukan hasil pilihan maka entry-an data akan error

- Pilih Jenis Kepegawaian yaitu :1. Pegawai Honor

Pegawai Non PNS sesuai dengan defenisi pada Perwako No. 5 Tahun 2015 tentang Pegawai Honor dan Tenaga Kontrak di Lingkungan Pemerintah Kota Padang

2. Tenaga Kontrak Pegawai Non PNS sesuai dengan defenisi pada Perwako No. 5 Tahun 2015 tentang Pegawai Honor dan Tenaga Kontrak di Lingkungan Pemerintah Kota Padang

3. GTT (Guru Tidak Tetap)4. PTT (Pegawai Tidak Tetap)5. K2 (Pegawai Non PNS Kategori 2 yang gajinya sudah

dibayarkan dari APBD)6. Volunteer7. Lain-Lain : untuk jenis Pegawai Non PNS yang gajinya

masih bersumber dari APBD namun tidak termasuk dalam

13


6 (enam) kelompok di atas, seperti Pegawai Non PNS Kontrak Kegiatan, Kontrak Perseorangan dll

- Masukkan SK PENGANGKATAN dengan Nomor SK Pengangkatan Pertama kali diangkat sebagai Pegawai Non PNS dengan gaji APBD.

- Masukkan Pejabat Pengangkat : Pejabat yang mengangkat (Jabatan seperti : Kepala Dinas, Walikota dll)

- TMT Pengangkatan : Format Tahun-Bulan-Tanggal : xxxx-xy-xy

- Upload Photo dengan mengklik kemudian klik

Setelah semua proses Input Biodata selesai maka nanti pada Menu DATA PEGAWAI, data Pegawai Non PNS sudah ditambahkankan dengan memiliki ID/NIP yang terdiri dari 19 digit yaitu : misal dengan NIP 1981 12 04 2005 04 2 1 001

Kelompok NIP diatas terdiri dari :Tahun Lahir – Bln Lhr – Tgl Lhr (1981-12-04)Tahun TMT Pengangkatan – Bln TMT Pengangkatan (2005-04)Jenis Kelamin : 1 = Laki-Laki 2 = Perempuan (2)Jenis Kepegawaian yaitu : (1)

1. Pegawai Honor 2. Tenaga Kontrak 3. GTT4. PTT5. K26. Volunteer

14


7. Lain-Lain

4.Entry Data Riwayat Pendidikan Masukkan NIP atau Nama Pegawai Non PNS yang akan

ditambahkan data riwayat pendidikan nya pada tab berikut dan

klik tanda :

Contoh : Kita mau menambahkan data riwayat Pendidikan Pegawai Non PNS atas nama Endang Kurniawan, maka setelah dilakukan pencarian pada tab di atas maka akan muncul tampilan halaman sebagai berikut :

(Gambar 14)

Klik Riwayat Pendidikan sehingga keluar halaman sebagai berikut :

15


(Gambar 15)

Klik Tambah Data sehingga akan muncul halaman seperti dibawah ini dan lakukan penambahan riwayat Pendidikan, jika

sudah selesai klik:

(Gambar 16)

16


5.Entry Data Riwayat Jabatan Masukkan NIP atau Nama Pegawai Non PNS yang akan

ditambahkan data riwayat pendidikan nya pada tab berikut dan

klik tanda :

Contoh : Kita mau menambahkan data riwayat Jabatan Pegawai Non PNS atas nama Endang Kurniawan, maka setelah dilakukan pencarian pada tab di atas maka akan muncul tampilan halaman sebagai berikut :

(Gambar 17)

Klik Riwayat Jabatan sehingga tampil halaman sebagai berikut :

(Gambar 18)

17


Klik Tambah Data sehingga akan muncul halaman seperti dibawah ini dan lakukan penambahan riwayat Jabatan, jika

sudah selesai klik

(Gambar 18)

Jenis Kepegawaian : pilih yang sesuaiJabatan : pilih yang sesuaiUnit kerja : pilih unit kerja dengan mengetikkan

sebagian kata nama unit kerjaNo SK : Isikan Nomor SK JabatanTgl. SK : Format : Tahun-Bln-Tanggal Misal : 2014-07-01TMT Jabatan : Isikan TMT Jabatan yang tertera di SKPejabat Pengesah : Walikota atau Kepala Dinas/Badan dllBerkas pendukung : Jika ada dokumen lain yang mau di upload

sesuai kebutuhan yang berkaitan dengan SK/Jabatan,tipe file .pdf

18


D. MENU REKAPITULASIMenu Rekapitulasi pada Aplikasi Pegawai Non PNS adalah menu yang digunakan untuk menampilkan beberapa informasi rekapitulasi atau Jumlah Pegawai Non PNS berdasarkan :1.Jenis Kepegawaian

Menampilkan Rekapitulasi Pegawai Non PNS berdasarkan Jenis Kepegawaian (Pegawai Honor, Tenaga Kontrak, GTT, PTT, K2, Volunteer, Jenis Lainnya) Per SKPD/Unit Kerja

19


(Gambar 19)

2.GajiMenampilkan Rekapitulasi Gaji Pegawai Non PNS berdasarkan Jenis Kepegawaian (Pegawai Honor, Tenaga Kontrak, GTT, PTT, K2, Volunteer, Jenis Lainnya) Per SKPD/Unit Kerja

20


(Gambar 20)

3.Jabatan

Menampilkan rekapitulasi Jabatan Pegawai Non PNS per Jenis Kepegawaian (Pegawai Honor, Tenaga Kontrak, GTT, PTT, K2, Volunteer, Jenis Lainnya) Per SKPD/Unit Kerja

21


22


(Gambar 21)

4.Pendidikan

Menampilkan rekapitulasi Pegawai Non PNS berdasarkan Jenjang Pendidikan Per SKPD/Unit Kerja

23


(Gambar 22)E. MENU TRANSAKSI PEGAWAI

Menu Transaksi Pegawai adalah menu atau fitur yang digunakan untuk menonaktifkan Pegawai Non PNS dikarenakan meninggal dunia, mengundurkan diri atau yang sudah memasuki Batas Usia

24


Kerja (Pensiun). Menu ini nanti khusus digunakan oleh Badan Kepegawaian Daerah Kota Padang berdasarkan laporan dari SKPD atau Unit Kerja

(Gambar 23)

F. MENU LAPORAN1. Profil Pegawai

Profil Pegawai adalah menu yang digunakan untuk Cetak Profil Pegawai Non Pegawai Negeri Sipil.Langkah-langkah Cetak Profil Pegawai Non PNSa. Klik Menu Laporan, pilih Profile Pegawai sampai keluar

halaman seperti dibawah ini :

(Gambar 24)

b. Masukkan NIP pada Tab Pegawai dan klik Cetak, seperti tampilan halaman dibawah ini :

25


(Gambar 25)

c. Selanjutnya akan tampil file profil_pegawai.pdfd. Untuk melihat profil Pegawai Non PNS secara lengkap,

pengguna dapat membuka file_pegawai.pdf tersebut, contoh tampil halaman profil Pegawai Non PNS sebagai berikut:

(Gambar 26)

2. Daftar PegawaiMenu Daftar Pegawai digunakan untuk menampilan Daftar Pegawai Non Pegawai Negeri Sipil seperti tampilan di bawah ini :

26


(Gambar 27)

27

buku petunjuk pengguna - bkpsdm kota...

Documents