BUKU MANUAL PENERAPAN

PEDOMAN PENILAIAN MANDIRIPELAKSANAAN REFORMASI BIROKRASI

KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATURNEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI

2012

KATA PENGANTAR i

DAFTAR ISI iii

DAFTAR TABEL & GAMBAR v

A. PENDAHULUAN 1

1. Latar Belakang 1

2. Tujuan 1

3. Pelaksana dan Proses PMPRB 1

4. Unit Kerja Yang Dinilai 3

5. Petunjuk Penggunaan Manual 3

B. LANGKAH-LANGKAH UMUM PMPRB 5

1. Memahami Kriteria, Sub Kriteria, dan

Pertanyaan Pemandu 5

2. Memahami Siklus Plan – Do – Check – Act 7

3. Memahami PMPRB online 8

4. Menyiapkan Kertas Kerja 8

5. Mengumpulkan bukti-bukti yang relevan 10

6. Menyusun sintesis 11

7. Koordinasi Penilaian 11

C. LANGKAH-LANGKAH TEKNIS PENILAIAN 13

1. Menunjuk dan Menetapkan Asesor 13

2. Men-setupdata unit kerja 14

3. Men-setupdata akun asesor 15

4. Men-setup penugasan asesor 15

5. Memberikan informasi akun kepada asesor 15

6. MembuatAkun Pimpinan 16

DAFTAR ISI

7. Melakukan Survey Internal 16

8. Melakukan Survey Eksternal dan Pengumpulan

Data Sekunder 18

9. Memberikan Dukungan Kepada Asesor dalam 20

Melakukan Penilaian terhadap Komponen

Pengungkit

10. Melakukan Penilaian terhadap Komponen

Pengungkit 21

11. Melakukan Penilaian Terhadap Komponen Hasil 30

12. Menilai Sub Kriteria Pemenuhan Target

Indikator Eksternal 35

13. Memberikan Penilaian Sub Kriteria Pemenuhan 37

Target Indikator Internal (9 Program Mikro RB)

14. Merancang Rencana Perbaikan dan Tindak

Lanjut Unit Kerja 38

15. Menyampaikan hasil penilaian 38

16. Melakukan Panel 39

17. Melaporkan hasil penilaian ke Pimpinan 40

18. Mengkonsolidasikan tindak lanjut dan

rencana perbaikan 41

19. Menyampaikan hasil penilaian ke KemPANRB 41

20. Melaksanakan, memonitor, mengevaluasi dan

menindaklanjuti rencana perbaikan di unit kerja 42

21. Melaksanakan, memonitor, mengevaluasi dan

menindaklanjuti rencana perbaikan Pelaksanaan

Reformasi Birokrasi Kementerian/ 42

Lembaga/Pemda

D. PENUTUP 43

DAFTAR TABEL DAN GAMBAR

Tabel 1 2Pelaksanaan PMPRB dan Tugas-tugasnya

Gambar 1 3Proses PMPRB

Tabel 2 3Unit Kerja Yang Dinilai

Gambar 2 4Simbul Pelaksana Langkah Untuk MemudahkanPenggunaan Manual

Gambar 3 4Contoh Simbul Pelaksana Langkah UntukMemudahkan Penggunaan Manual

Gambar 4 5Model PMPRB

Gambar 5 9Format Kertas Kerja Penilaian KomponenPengungkit

Gambar 6 10Format Kertas Kerja Penilaian Komponen Hasil

Tabel3 14Tabel Dokumentasi Data Setup

Tabel 4 19Sub Kriteria – pada Kriteria Hasil YangMenggunakan Data Primer

Tabel 5 20Sub Kriteria – pada Kriteria Hasil YangMenggunakan Data Sekunder

Gambar 7 22Memasukkan Daftar Bukti ke dalamKertas Kerja

Gambar 8 23Memasukkan Sintesis ke dalam Kertas Kerja

Gambar 9 25Memasukkan Hal Yang Sudah Baik,Hal Yang Perlu Diperbaiki/Perlu DilakukanDan Tindak Lanjut Perbaikan Ke DalamKertas Kerja

Tabel 6 26Rentang Nilai Tingkat Kekuatan BuktiKomponen Pengungkit

Gambar 10 27Penilaian Setiap Tahapan Sub Kriteria dalamDalam Kertas Kerja

Gambar 11 28Nilai Rata-rata Tahapan pada Sub KriteriaDalam Kertas Kerja

Gambar 12 28Skema Penilaian Komponen Pengungkit

Tabel 7 29Skor Tahapan PDCA

Gambar 13 30Memasukkan Sub Kriteria KomponenPengungkit ke Sistem Online

Tabel 8 32Rentang Nilai Kecenderungan Komponen Hasil

Tabel 9 32Rentang Nilai Target Komponen Hasil

Gambar 14 32Contoh Penilaian Kecenderungan dan TargetSub Kriteria dalam Komponen Hasil

Gambar 15 33Contoh Kertas Kerja Hasil Penilaian KriteriaHasil Pada Masyarakat/Pengguna Layanan

Gambar 16 34Skema Penilaian Komponen Hasil

Gambar 17 34Memasukkan Sub Kriteria KomponenHasil ke Sistem Online

Tabel 10 36Cara Penilaian Sub Kriteria PemenuhanTarget Indikator Eksternal

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

Dalam rangka monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaanreformasi birokrasi secara nasional, Kementerian PAN danRB telah menerbitkan PerMENPANRB Nomor 1 Tahun 2012tentang Pedoman Penilaian Pelaksanaan Reformasi Birokrasi(PMPRB) dan PerMENPANRB Nomor 31 Tahun 2012tentang Petunjuk Teknis Penilaian Mandiri PelaksanaanReformasi Birokrasi Secara Online.

Untuk membantu memahami substansi sebagaimana termuatdalam pedoman tersebut diatas dan memudahkan prosespenilaian mandiri yang dilakukan setiap instansi pemerintah,dipandang perlu untuk menerbitkan Buku Manual PenerapanPenilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi.

2. Tujuan

a. Memberikan panduan bagi pelaksana yang berperan dalammelakukan langkah-langkah teknis penilaian mandiripelaksanaan reformasi birokrasi;

b. Membantu Inspektur Jenderal/Inspektur Utama/InspekturPengawasan Umum/Inspektur/Inspektur Daerah ataupejabatlain yang memimpin fungsi pengawasanfungsionaldalam melakukan langkah-langkah teknis dalammengkoordinasikan penilaian mandiri;

c. Memberikan panduan bagi asesor dalam melakukan penilaiansecara obyektif terhadap seluruh kriteria yang menjadi obyekpenilaiannya.

3. Pelaksana dan Proses PMPRB

Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi melibatkanberbagai pelaksana yang secara spesifik memiliki tugas sebagaimanadiuraikan dalam tabel berikut:

A

Proses PMPRB yang harus dilakukan oleh setiap instansi pemerintahadalah sebagai berikut:

Tabel 1Pelaksanaan PMPRB dan Tugas-tugasnya

Inspektur Jenderal/ Inspektur Utama/Inspektur PengawasanUmum/Inspektur/Inspektur Daerah ataupejabatlain yangmemimpin fungsipengawasan fungsional

a. Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas asesorb. Men-setupdata unit kerjac. Men-setupdata akun asesord. Men-setuppenugasan asesore. Memberikan informasi akun kepada asesorf. Membuat Akun Pimpinang. Menilai Sub Kriteria Pemenuhan Target Indikator

Eksternalh. Melakukan Survey Internali. Melakukan Panelj. Mengkonsolidasikan tindak lanjut dan rencana

perbaikan

Sekretaris Jenderal/Sekretaris Kementerian/Sekretaris Utama/Sekretaris DaerahProvinsi/Sekretaris DaerahKabupaten/Kota

a. Menetapkan asesor (tim asesor) yang mewakiliditunjuk oleh masing-masing unit kerja yangdinilai

b. Mengkoordinasikan pelaksanaan survey eksternalc. Menyusun rencana perbaikan dan tindak lanjut

untuk tingkat instansi

Pimpinan Unit kerja yangdinilai

a. Menunjuk asesor yang akan mengkoordinasikanpenilaian di unit kerjanya

b. Memberikan dukungan terhadap asesor dalammelakukan penilaian

c. Menyediakan data-data yang diperlukan bagiasesor dalam melakukan penilaian

d. Melakukan pembahasan-pembahasan hasilpenilaian asesor

e. Memberikan persetujuan hasil penilaian asesorf. Menyusun tindak lanjut dan rencana perbaikan di

unit kerjanya (Plan).g. Melaksanakan perbaikan-perbaikan (Do)h. Memonitor dan mengevaluasi perbaikan (Check)i. Menindaklanjuti hasil monitoring dan evaluasi

(Act)

Asesor a. Melakukan penilaian Komponen Pengungkituntuk unit kerjanya

b. Melakukan penilaian Komponen Hasil untuk unitkerjanya

c. Merancang Tindak Lanjut dan Rencana Perbaikanuntuk unit kerjanya

d. Melakukan Panel bersama Inspektorat

Pelaksana PMPRB Tugas

Gambar 1Proses PMPRB

4. Unit Kerja Yang Dinilai

Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi instansi didasarkanpada hasil penilaian masing-masing unit-unit kerja di lingkungan instansitersebut. Oleh karena itu, perlu menetapkan unit kerja yang dinilai(selanjutnya disebut dengan unit kerja) sebagai berikut:

Tabel 2Unit Kerja Yang Dinilai

Instansi Unit yang dinilaiKementerian/LPNK Unit Eselon I : Ditjen, Deputi, Itjen,

Setjen, Setama, BadanLembaga Negara Unit Eselon ILembaga Non Struktural SetjenPemerintah Provinsi Unit Eselon I dan Unit Eselon II: Dinas dan

BadanPemerintah Kabupaten/Kota Unit Eselon II: Setkab/kota, Dinas dan Badan

5. Petunjuk Penggunaan Manual

Untuk memudahkan penggunaan buku manual dalam praktik PMPRB,setiap langkah-langkah teknis yang diuraikan dalam buku manual ini akanditandai dengan simbol yang memberikan petunjuk bahwa langkah tersebut

dilakukan oleh pelaksana tertentu. Simbol-simbol tersebut adalah sebagaiberikut:

Gambar 2Simbol Pelaksana Langkah-langkah Teknis untuk Memudahkan

Penggunaan Manual

Simbul Pelaksana Unit kerja

Sekretaris Jenderal/Sekretaris Kementerian/SekretarisUtama/Sekretaris Daerah Provinsi/Sekretaris DaerahKabupaten/Kota

InspekturJenderal/Inspektur Utama/Inspektur PengawasanUmum/Inspektur/Inspektorat Daerah atau pimpinan unit yangmelaksanakan fungsi pengawasan fungsional.

Asesor

Simbol diletakan di sebelah kanan setiap langkah. Contoh adalah sebagaiberikut:

Gambar 3Contoh Simbol Pelaksana Langkah Untuk Memudahkan Penggunaan

Manual

Menujukkan langkah inidilakukan oleh Pimpinan Unitkerja dan Sekjen/Sesmen/Sestama/Sekda

Menjukkan langkah inidilakukan olehIrjen/Irtama/Irwasum/Ir/Irda

LANGKAH-LANGKAH UMUM PMPRB

1. Memahami Kriteria, Sub Kriteria, dan Pertanyaan Pemandu

Model PMPRB terdiri dari dua komponen, yang disebut dengan KomponenPengungkit dan KomponenHasil, yang digambarkan sebagaimana dalammodel di bawah ini.

Gambar 4Model PMPRB

Komponen Pengungkit adalah seluruh aspek internal organisasi instansipemerintah yang melakukan berbagai upaya manajemen untuk mewujudkanoutput dan outcome bagi masyarakat/pengguna layanan, SDM Aparaturnyadan bagi komunitas lokal, nasional dan internasional, serta mewujudkankinerja yang menjadi tujuannya.

Komponen Pengungkit dalam model PMPRB terdiri dari 5 kriteria,yaitu Kepemimpinan, Perencanaan Strategis, Sumber Daya ManusiaAparatur, Kemitraan Dan Sumber Daya, dan Proses.

• Kepemimpinan, digambarkan dalam kotak besar paling kiri dalammodel PMPRB karena menjadi unsur yang memegang peranan pentinguntuk menggerakkan berfungsinya berbagai kriteria yang lain.

B

• Perencanaan Strategis, adalah instrumen bagi para pemimpin untukmerencanakan berbagai kegiatan dalam rangka mewujudkan visi, misi,tujuan dan sasaran yang menjadi kinerja utama dari instansinya.

• Sumber Daya Manusia Aparatur, adalah aset yang paling pentingdalam organisasi, memiliki peran yang sangat penting untuk menjalankanorganisasi dalam rangka mewujudkan visi, misi, tujuan dan sasaranyang menjadi kinerja utama dari instansinya.

• Kemitraan dan Sumber Daya, merupakan mitra dan sumber dayadi luar organisasi yang mendukung upaya mewujudkan visi, misi,tujuan dan sasaran yang menjadi kinerja utama dari instansi.

• Proses, merupakan suatu rangkaian aktivitas, yang dilakukan olehseluruh jajaran SDM aparatur, yang saling terkait satu sama lain secarasinergis menjalankan rencana-rencana strategis organisasi denganmemanfaatkan sumber-sumber daya dan mitra yang dimiliki dalamrangka mewujudkan visi, misi, tujuan dan sasaran yang menjadi kinerjautama dari instansinya.

Komponen Hasil merupakan output dan/atau outcome yang dihasilkanKomponen Pengungkit, yang tidak hanya dirasakan oleh pihak eksternaltetapi juga pihak internal organisasi.

Komponen Hasil, dalam model PMPRB, dibagi ke dalam empat kriteria,yaitu Hasil Pada Masyarakat/Pengguna Layanan, Hasil Pada SDMAparatur, Hasil Pada Komunitas Lokal, Nasional, dan Internasional,serta Hasil Kinerja Utama.

• Hasil Pada Masyarakat/Pengguna Layanan, merupakan outputdan/atau outcome dari instansi yang dapat langsung atau tidak langsungdirasakan oleh masyarakat/pengguna layanan. Setiap instansi pemerintahmemiliki masyarakat/pengguna layanan yang spesifik sesuai dengankarakteristik tugas pokok dan fungsinya.

• Hasil Pada SDM Aparatur, merupakan output dan/atau outcomeyang dihasilkan organisasi dalam rangka meningkatkan kompetensi,memberikan motivasi, serta kepuasan kerja untuk mendorong kinerjapara pegawai di lingkungan internal organisasi.

• Hasil Pada Komunitas Lokal, Nasional, Dan Internasional,merupakan output dan/atau outcome dari instansi yang dihasilkanorganisasi terkait dengan perilaku dan kontribusi instansi padapembangunan berkelanjutan ekonomi, sosial dan lingkungan komunitaslokal, nasional maupun internasional.

• Hasil Kinerja Utama, merupakan cerminan pemenuhan hasil yangdiperoleh dari program-program mikro reformasi birokrasi danpemenuhan target indikator eksternal seperti Opini BPK, IntegritasPelayanan Publik, Kemudahan Berusaha, dan Akuntabilitas.

Masing-masing kriteria pada Komponen Pengungkit dan Hasil dibagi kedalam sub kriteria yang jumlah keseluruhannya terdapat 28 sub kriteria.Untuk membantu penilaian secara mandiri, masing-masing sub kriteriadilengkapi dengan pertanyaan-pertanyaan pemandu (guiding questions).Sub kriteria dan pertanyaan-pertanyaan pemandu menjadi satu kesatuanyang tidak dapat dipisahkan.

2. Memahami Siklus Plan – Do – Check – Act

Penilaian Model PMPRB berdasarkan pada prinsip Quality Managementyang mengikuti siklus Plan – Do – Check – Act (P D C A). Siklus PDCAdigunakan dalamrang kamewujudkan perbaikan/penyempurnaanberkelanjutan (Continuous Improvements) yang harus dilakukan oleh setiapinstansi pemerintah untuk memperbaiki kinerja menjadi lebih baik daritahun ke tahun, terutama dalam kaitan dengan pelayanan kepadamasyarakat/pengguna layanan.

Pendekatan siklus PDCA menekankan bahwa perencanaan yang matangakan mendorong pelaksanaan kegiatan yang efisien dan efektif, sementaraitu pelaksanaan kegiatan harus selalu dimonitor dan dievaluasi agar dapatdilakukan upaya perbaikan berkelanjutan pada tahapan perencanaan danpelaksanaan kegiatan selanjutnya, demikian seterusnya sehingga terjadisiklus upaya perbaikan yang berkelanjutan.

• PLAN. Pada tahapan ini seluruh rencana dirumuskan, mulai darimenetapkan target yang ingin dicapai, mengidentifikasi kegiatan, subkegiatan, aktivitas yang akan dilakukan dalam rangka mewujudkantarget-target, menyusun rencana sumber-sumber daya yang akan

digunakan, menyusun jadwal, menetapkan tim yang akan bertanggungjawab, menyusun target antara triwulanan, semester dan tahunan,menetapkan sistem monitoring dan evaluasi, dan lainnya.

• DO. Pada tahapan ini seluruh rencana yang telah ditetapkandiimplementasikan secara disiplin, sesuai dengan jadwal dan target-target yang telah ditetapkan.

• CHECK. Pada tahapan ini dilakukan monitoring dan evaluasi.Monitoring dan evaluasi dilakukan pada setiap kegiatan yang sedangberjalan dan telah selesai dilaksanakan. Monitoring dan evaluasiterhadap kegiatan yang sedang berjalan, dilakukan untuk memperbaikisecara cepat proses pelaksanaan kegiatan agar tidak menyimpang daritarget-target yang telah ditetapkan. Evaluasi terhadap kegiatan yangsudah berjalan ditujukan untuk memperoleh masukan dalam rangkaperbaikan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan selanjutnya.

• ACT. Pada tahapan ini dilakukan tindakan-tindakan korektif langsungterhadap kegiatan yang sedang berjalan (jika ditemukan dari hasilmonitoring dan evaluasi terdapat penyimpangan dari target yangditetapkan). Tindakan korektif juga dapat dilakukan atas dasar hasilevaluasi terhadap kegiatan yang sudah berlangsung untuk perbaikankegiatan-kegiatan yang akan dilakukan selanjutnya.

3. Memahami PMPRB online

Sebelum memulai langkah-langkah teknis melakukan penilaian mandirisecara online, sebaiknya terlebih dahulu dipelajari Petunjuk Teknis PMPRBonline PerMENPANRB Nomor 31 Tahun 2012 tentang Petunjuk TeknisPMPRB secara online). Dengan memahami PMPRB online, dapatdilakukan beberapa hal yang terkait dengan penyiapan sistem onlinesebagai berikut:

• Pelaksana yang terlibat dalam penilaian

• Data yang perlu dimasukkan ke dalam sistem

• Format kode unit kerja dan akun asesor

4. Menyiapkan Kertas Kerja

Kertas kerja merupakan format isian yang digunakan sebagai alat bantuasesor untuk:

• mengidentifikasi bukti-bukti yang relevan,

• menguraikan sintesis kondisi obyektif unit kerjanya saat ini,

• melakukan penilaian mandiri secara obyektif,

• mengidentifikasi hal yang sudah baik, hal yang perlu diperbaiki/harusdilaksanakan, dan

• menyusun rencana tindak perbaikan.

Terdapat 2 kertas kerja yang harus disiapkan, yaitu:

a. Kertas kerja penilaian Komponen Pengungkit

Format Kertas Kerja penilaian Komponen Pengungkit adalah sebagaiberikut:

Gambar 5Format Kertas Kerja Penilaian Komponen Pengungkit

Catatan: • Format Kertas Kerja harus dibuat untuk seluruh Kriteria,Sub Kriteria yang melingkup juga pertanyaan pemandu

• Setiap sub kriteria dibagi ke dalam tahapan P D C A(format sebagaimana Gambar 2 hanya memberikangambaran kertas kerja untuk Kriteria Kepemimpinan,Sub Kriteria 1.1 )

• Kolom-kolom lain dalam matriks di atas (Bukti-bukti,Sintesis, Tingkat Kekuatan Bukti P D C A, dan Nilai)akan digunakan untuk melakukan penilaian.

• Cara penilaian akan dijelaskan lebih mendetail padabagian selanjutnya.

b. Kertas kerja penilaian Komponen Hasil

Format Kertas Kerja penilaian Komponen Hasil adalah sebagai berikut:

Gambar 6Format Kertas Kerja Penilaian Komponen Hasil

Catatan: • Format Kertas Kerja harus dibuat untuk seluruh subKriteria pada Komponen Hasil (format sebagaimanaGambar 3 hanya memberikan gambaran kertas kerjauntuk Kriteria Hasil Pada Masyarakat/PenggunaLayanan)

Bukti-BuktiKriteria

Sub KriteriaNo Sintesis Kecenderungan/

TargetNilai Kecenderungan/Target

Nilai91-10071-9051-7031-5011-300 - 10

Kecenderungan

Target

Kecenderungan

Target

Total

Rata-rata

Total

Rata-rata

indikator pengukuranyang berorientasi padamasyarakat/penggunalayanan

6.2

hasil pengukurankepuasan masyarakat/pengguna layanan

6.1

Hasil padaMasyarakat/PenggunaLayanan

6.

• Kolom-kolom lain dalam matriks di atas (Bukti-bukti,Sintesis, Nilai Kecenderungan/Target, dan Nilai) akandigunakan sebagai dasar untuk melakukan penilaian.

• Cara penilaian akan dijelaskan lebih mendetail padabagian selanjutnya.

Kertas kerja yang sudah diisi oleh asesor harus ditandatangani asesordan pimpinan unit kerja dibuat 3 (tiga) eksemplar, masing-masinguntuk asesor, pimpinan unit kerja, dan Irjen/Irtama/Irwasum/Ir/Irda.

(Template sudah disediakan dalam bentuk excell dan dapat didownloadmelalui Forum di http://pmprb.menpan.go.id ).

5. Mengumpulkan bukti-bukti yang relevan

Dasar penilaian PMPRB dilakukan dengan menggunakan bukti-buktiyang relevan. Semakin kuat bukti, semakin besar penilaian PMPRB SubKriteria yang bersangkutan atau sebaliknya sebaliknya lemah bukti semakinkecil penilaiannya.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengumpulan bukti-bukti,yaitu:

a. Bukti-bukti dapat berupa: notulen rapat, berita/publikasi, laporan,rekaman video, foto, rekaman suara, dokumen peraturan, dan lainnya.

b. Bukti-bukti harus faktual, otentik, representatif, cukup dan terkini.c. Kertas ker ja harus di jadikan bukt i utama, sehingga

Irjen/Irtama/Irwasum/Ir/Irda bisa melihat proses penilaian pada unitkerja berikut sintesisnya.

d. Perlu disepakati diantara para asesor dan Irjen/Irtama/Irwasum/Ir/Irdabukti-bukti mana yang diupload pada tingkat unit kerja dan mana yangupload pada tingkat instansi.

6. Menyusun sintesis

Salah satu aspek penting yang dilakukan dalam penilaian adalah menyusunsintesis, yaitu uraian mengenai kondisi obyektif saat ini pada unit kerjaterkait dengan sub kriteria yang sedang dinilai. Sintesis sangat bermanfaatuntuk melihat keselarasan antara kondisi internal organisasi, bukti-buktiyang relevan dengan sub kriteria dan hasil penilaian. Jika setiap penilaianmandiri dilengkapi dengan sintesis, maka akan diketahui perkembangankondisi dari tahun ke tahun.

Untuk melakukan penilaian mandiri pada Komponen Pengungkit, sintesisdilakukan per tahapan Plan – Do – Check – Act pada masing-masing subkriteria (lihat Gambar 5). Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah sebagaiberikut:

• Penguraian sintesis dilakukan dengan memperhatikan sub kriteria danpertanyaan pemandu yang menjadi satu kesatuan yang tidak bolehterpisahkan.

• Dalam hal pertanyaan pemandu belum sepenuhnya menguraikan apayang dikehendaki sub kriteria, maka asesor dapat menguraikannyadalam sintesis

• Sintesis dilakukan dalam kalimat yang sederhana, pointers, tetapicukup menggambarkan kondisi obyektif saat ini

Sedangkan untuk penilaian mandiri pada Komponen Hasil, sintesisdilakukan per sub kriteria. (Lihat Gambar 6)

Penguraian sintesis tidak terdapat dalam sistem online, tetapi dilakukanpada kertas kerja sebagaimana diuraikan di atas. Kertas kerja akan menjadibukti utama penilaian dan pelaksanaan tugas asesor.

7. Koordinasi Penilaian

Koordinasi penilaian mandiri oleh seluruh asesor terhadap unit kerjadilaksanakan Irjen/Irtama/Irwasum/Ir/Irda. Hal-hal yang dilakukan antaralain adalah:

a. mengawasi kemajuan penilaian mandiri yang dilakukan oleh asesoruntuk unit kerjanya masing-masing. Inspektorat, melalui sistem onlinedapat melihat kemajuan per unit kerja dalam melakukan penilaianmandiri;

b. menetapkan jadwal Panel 1, Panel 2 dan Panel 3;c. memimpin pertemuan-pertemuan rutin untuk membahas permasalahan

yang dihadapi atau melakukan pertukaran pengalaman;d. memimpin Panel 1 untuk verifikasi dan kelengkapan penilaian;e. memimpin Panel 2 untuk menghitung dan mensetup penilaian instansi;

danf. memimpin Panel 3 untuk finalisasi hasil penilaian.

LANGKAH-LANGKAH TEKNIS PENILAIAN

Langkah-langkah teknis penilaian dapat diuraikan sebagai berikut:

1. Menunjuk dan Menetapkan Asesor

Aspek yang sangat penting dalam penerapan PMPRB adalah tersedianyaAsesor yang akan memberikan penilaian atas seluruh komponen Pengungkitdan Hasil.

Asesor harus ditunjuk oleh pimpinan unit kerja (yang akan dinilai) karenayang bersangkutan akan melakukan penilaian mandiri terhadap unitnya.Oleh karena itu, pimpinan unit kerja harus menentukan pejabat yang akanmenjadi asesor, yang dipandang mengetahui seluk beluk pelaksanaantugas unit kerjanya dengan baik. Dalam prakteknya, pimpinan unit kerjadapat membentuk tim yang akan membantu asesor dalam melakukanpenilaiannya.

Asesor yang ditunjuk oleh pimpinan unit kerja, kemudian diajukan keSekretaris Jenderal/Sekretaris Kementerian/SekretarisUtama/SekretarisDaerah Provinsi/ Kabupaten/Kota untuk ditetapkan sebagai asesor PMPRBdi masing-masing unit kerjanya. Penetapan Asesor dilakukan dalam bentukKeputusan Pimpinan Instansi.

Tugas asesor adalah sebagai berikut:a. Memberikan Penilaian

1) Melakukan proses penilaian sesuai dengan ketentuan;2) Memberikan nilai sesuai aturan;3) Melakukan diskusi dalam grup dengan baik untuk mencapai

konsensus dalam hal penilaian;4) Menyelesaikan semua pekerjaan sesuai dengan jadwal.

b. Membuat Laporan Rencana Perbaikan dan Tindak Lanjut besertaRencana Aksi sesuai standar yang ada/format yang diberikan

c. Menyampaikan Laporan PMPRB sebagai bahan untuk pelaksanaanpanel dengan Irjan/Irtama/Irwasum/Ir/Irda.

C

2. Men-setupdata unit kerja

Sebelum men-setupdata unit kerja, sebaiknya disusun terlebih dahuluTabel Dokumentasi data Setupunit dalam format sebagai berikut:

Tabel3Tabel Dokumentasi Data Setup

Tabel di atas merupakan dokumentasi data setup yang nantinya akansangat membantu Irjen/Irtama/Irwasum/Ir/Irda jika sewaktu-waktudiperlukan (misalnya ada asesor yang lupa dengan akunnya yang belumdirubah, maka Irjen/Irtama/Irwasum/Ir/Irda cukup melihat tabel ini tanpaharus login ke sistem online).

Tabel ini hanya menjadi pegangan inspektorat dan tidak untukdibagikan kepada siapapun.

Istilah tabel tersebut dengan data-data yang diperlukan. Dalam prosesini, Irjen/Irtama/Irwasum/Ir/Irda diharuskan:

a. membuat format standar kode unit kerja (untuk melengkapi kode yangsudah ada dalam sistem);

b. membuat format standar kode asesor (untuk melengkapi akun yangsudah ada dalam sistem);

c. memperoleh ketetapan tentang unit mana saja yang akan dinilai;d. memperoleh daftar pejabat yang ditetapkan menjadi asesor.

Dengan menggunakan tabel di atas, selanjutnya dapat dilakukan setupunit kerja. Proses setup unit kerja ke dalam sistem online melingkupilangkah-langkah memasukkan data yang diperlukan untuk penilaian unitkerja, yaitu:

• Kode unit kerja• Nama unit kerja• Alamat Unit Kerja

• Telepon• Fax• Email• Kontak (nama jabatan asesor yang ditunjuk)• Password untuk pimpinan

3. Men-setupdata akun asesor

Setelah men-setupdata unit kerja, selanjutnya Irjen/Irtama/Irwasum/Ir/Irdamen-setupdata akun asesor. Informasi yang dimasukkan ke dalam sistemmencakup:

• Kode akun• Nama User (nama jabatan asesor)• Password

Jumlah asesor harus sama dengan jumlah unit yang dinilai. Nama Useradalah nama Kontak (sebagaimana ketika men-setup unit kerja, dan asesoryang ditunjuk). Untuk setup sebaiknya dibuat password yang umum agarmudah diingat, dan selanjutnya dapat diganti oleh asesor yang bersangkutan.

Proses men-setup akan lebih mudah dengan menggunakan TabelDokumentasi Data Setup yang sudah diisi pada langkah sebelumnya.

4. Men-setup penugasan asesor

Setelah men-setupdata akun asesor, selanjutnya Irjen/Irtama/Irwasum/Ir/Irdamenugaskan asesor. Beberapa hal yang perlu diperhatikan:

• Harus dipastikan bahwa asesor adalah pejabat ditugaskan untuk unitkerja dimana asesor bertugas.

• Unit kerja dapat membentuk tim yang membantu asesor, tetapi akunasesor hanya diberikan satu untuk satu unit kerja.

5. Memberikan informasi akun kepada asesor

Setelah men-setup penugasan asesor dalam sistem PMPRBonline,selanjutnya Irjen/Irtama/Irwasum/Ir/Irda memberikan informasi akun danpassword kepada asesor. Pada saat tersebut Irjen/Irtama/Irwasum/Ir/Irdamenjelaskan mekanisme internal dalam proses penilaian oleh para asesor,yang mencakup antara lain: kapan penyerahan hasil penilaian untukdibahas dalam panel 1, kapan hasil panel 1 harus diselesaikan, kapan hasilpenilaian setelah panel 1 dibahas dalam panel 2, kapan dilakukanpembahasan hasil setelah panel 2 untuk kemudian dikirimkan keKementerian PAN dan RB, mekanisme penilaian manual, sebelumdimasukkan ke dalam sistem online, penyiapan bukti-bukti, pembahasanrencana tindak untuk perbaikan, dan lain-lain.

6. Membuat Akun Pimpinan

Irjen/Irtama/Irwasum/Ir/Irda diharuskan membuatkan akun pimpinaninstansinya masing-masing, sehingga pimpinan instansi dapat melihatsejauhmana kemajuan penilaian dan hasil penilaian yang telah diperolehsecara langsung dengan menggunakan akun dimaksud.

Data yang perlu dimasukkan ke dalam sistem online adalah:• Nama Pimpinan (nama jabatan: Menteri atau Kepala Lembaga atau

Kepala Daerah)• Password

Sementara untuk kode akun pimpinan diberikan secara otomatis olehsistem.

Adapun fasilitas yang dapat diketahui oleh pimpinan, setelah login denganakun pimpinan dan password yang diberikan adalah:

• Melihat Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi diinstansinya

• Melihat Penilaian Indikator Kinerja Utama• Melihat Kemajuan Penilaian Mandiri• Melihat Penilaian Survey• Melihat Profil PMPRB di instansinya

7. Melakukan Survey Internal

Langkah lain yang harus dilakukan Irjen/Irtama/Irwasum/Ir/Irda adalahmelakukan survey internal terhadap kriteria-kriteria dalam KomponenPengungkit. Hasil survey adalah untuk melengkapi hasil penilaian asesor.terhadap kriteria dalam Komponen Pengungkit. Nilai survey akan dihitung40% dari perhitung nilai komponen pengungkit sedangkan 60% merupakanhasil penilaian asesor.

Survey tersebut dilakukan kepada pegawai yang dipilih secara acak. Surveyakan melihat bagaimana opini pegawai terhadap sub kriteria padaKomponenPengungkit dan Sub Kriteria Hasil pengukuran motivasidan kepuasan pegawai pada Kriteria Hasil Pada SDM Aparatur –Komponen Hasil. Survey dapat dilakukan kapan saja tidak harus menungguhasil penilaian asesor selesai.

Survei dilakukan secara online yang kuesionernya sudah tersedia dalamsistem online. Langkah-langkah yang dilakukan dalam melakukan surveyadalah sebagai berikut:

a. Menentukan jumlah responden yang mewakili.Responden adalah pegawai instansi yang bersangkutan. Untuk keperluanini, dalam PerMENPANRB Nomor 1 Tahun 2012 tentang PedomanPMPRB sudah memberikan rumusan ketentuan mengenai jumlahsampel berdasarkan jumlah populasi pegawai.

b. Mengajukan akun responden.Irjen/Irtama/Irwasum/Ir/Irdamengajukan surat permintaan akun untuksejumlah responden sesuai ukuran sampel yang ditetapkan kepadaKementerian PAN dan RB. Pengajuan surat tersebut disertai jadwaldilakukan survey.Atas dasar pengajuan tersebut, Kementerian PAN dan RB membuatakun untuk sejumlah responden yang diajukan, dan mengirimkannyak e p a d a I r j e n / I r t a m a / I r w a s u m / I r / I r d a . S e l a n j u t n y a ,Irjen/Irtama/Irwasum/Ir/Irda dapat membuka daftar akun respondenmelalui sistem PMPRBonline. Akun responden mempunyai masaberlaku 14 (empat belas) hari kalender sejak pengirimannya kepadaIrjen/Irtama/Irwasum/Ir/Irda.

c. Memilih responden secara acak.Atas dasar jumlah sampel yang ditetapkan, Irjen/Irtama/Irwasum/Ir/Irdamelakukan pemilihan secara acak pegawai yang akan dijadikanresponden, dan memberikan akun kepada pegawai yang terpilih sebagairesponden.

d. Melaksanakan survey onlinePada jadwal yang sudah ditetapkan, responden diminta login ke dalamsistem PMPRB online melalui http://pmprb.menpan.go.id denganmenggunakan akun yang telah diberikan untuk mengisi kuesionersecara online. Responden hanya diberikan rentang waktu tertentu sesuaimasa berlakunya akun responden untuk mengisi kuesioner, untukmenghindari pengisian yang subyektif.

e. Pengolahan hasilHasil pengisian kuesioner dapat dibagi ke dalam dua bagian. Bagianpertama adalah hasil pengisian kuesioner dalam kaitan dengan surveyterhadap Kompomen Pengungkit. Hasil yang diperoleh akan secaraotomatis diperhitungkan sebagai 40% nilai Komponen Pengungkit.Bagian kedua adalah hasil pengisian kuesioner untuk Sub KriteriaHasil pengukuran motivasi dan kepuasan pegawai pada KriteriaHasil Pada SDM Aparatur – Komponen Hasil. Hasil dari pengisiankuesioner ini harus dicetak dan diserahkan kepada asesor untukdigunakan sebagai data yang akan dipergunakan dalam melakukanpenilaian terhadap Sub Kriteria Hasil pengukuran motivasi dan kepuasanpegawai pada Kriteria Hasil Pada SDM Aparatur – Komponen Hasil.

Irjen/Irtama/Irwasum/Ir/Irda dapat memonitor hasil pengisian kuesioner,dan dapat meminta pegawai (yang dipilih sebagai responden) untuk segeramelengkapi pengisian kuesioner.

8. Melakukan Survey Eksternal dan Pengumpulan dataSekunder

Penilaian terhadap kriteria pada Komponen Hasil pada umumnyamenggunakan data yang diperoleh melalui survey (data primer) atau datakinerja instansi (data sekunder). Penyediaan kedua jenis data dimaksuddilakukan oleh Sekretariat Jenderal/Sekretariat Kementerian/SekretariatUtama/Sekretariat Daerah Provinsi/Sekretariat Daerah Kabupaten/Kota. Karena itu langkah yang dilakukan adalah melakukan survey danmengumpulkan data sekunder.

a. Melakukan Survey• Karena data-data hasil survey sangat diperlukan untuk penilaian

Komponen Hasil yang akan dilakukan oleh asesor, maka surveyharus dilakukan sebelum dilakukan penilaian terhadap KomponenHasil.

• Data hasil survey yang harus disediakan meliputi data survey untukSub Kriteria berikut:

Tabel 4Sub Kriteria – pada Kriteria Hasil Yang Menggunakan Data Primer

• Langkah-langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut:1) Menyusun instrumen survey (dapat pula digunakan instrumen yang

sudah ada seperti Indeks Kepuasan Masyarakat, atau instrumen yangtelah dirancang dan diberlakukan oleh instansi masing-masing, atauinstrumen yang biasa digunakan dalam konteks ISO)

2) Menentukan siapa yang menjadi unit analisisnya (responden)3) Menentukan jumlah sampel4) Menetapkan responden secara acak5) Melaksanakan survey (sebaiknya pelaksanaan survey dilakukan oleh

pihak lain untuk menjaga independensi hasil)6) Mengolah hasil survey (disusun dalam laporan hasil survey)7) Menyajikan rekomendasi bagi tim panel asesor untuk menjadi

masukan dalam penilaian hasil kepada masyarakat/pengguna layanan

Sub Kriteria Keterangan

Sub kriteria 6.1Hasil Pengukuran Kepuasanmasyarakat/pengguna layanan

Sub Kriteria 7.1Hasil pengukuran motivasi dankepuasan pegawai

Sub Kriteria 8.1Hasil yang dirasakan oleh parap e m a n g k u k e p e n t i n g a nberdasarkan hasil pengukuransosial

Sub Kriteria 8.2Indikator kinerja dalam bidangkemasyarakatan yang dicapai olehinstansi

Data hasil Survey Kepuasan Masyarakat/Pengguna Layanan (Survey bisa menggunakanIndeks Kepuasan Masyarakat atau instrumenlain yang disesuaikan dengan karakteristikmasing-masing instansi)

Data hasil survey kepada pegawai (sudahdisatukan dengan survey internal – lihat bahasanlangkah 7)

Data hasil survey kepada para pemangkukepentingan Komunitas Lokal/Nasional/Internasional

Dapat digunakan data hasil survey

b. Mengumpulkan data sekunderSub kriteria hasil dan Data sekunder diperlukan dalam kaitan denganpenilaian sub kriteria sebagai berikut:

Tabel 5Sub Kriteria – pada Kriteria Hasil Yang Menggunakan Data Sekunder

Sub Kriteria Data Sekunder yang dibutuhkan (antara lain)

Sub kriteria 6.2Indikator pengukuran yangberorientasi pada masyarakat/pengguna layanan – Kriteria HasilPada Masyarakat/PenggunaLayanan

Sub Kriteria 7.2Indikator dalam hal SDMAparatur – Kriteria Hasil PadaSDM Aparatur

Sub Kriteria 8.2Indikator kinerja dalam bidangkemasyarakatan yang dicapai olehinstansi – Kriteria Hasil PadaKomunitas Lokal/ Nasional/Internasional

Sub Kriteria 9.1Pemenuhan Target IndikatorInternal

Sub Kriteria 9. 2Pemenuhan target IndikatorEksternal

• Jumlah keluhan• Waktu tunggu• Jumlah keluhan yang ditindaklanjuti• Ketepatan standar pelayanan• Hasil Survey KPK• Dll

• Hasil kinerja pegawai• Tingkat absensi pegawai• Tingkat motivasi pegawai• Tingkat keterlibatan pegawai dalam upaya

perbaikan• Tingkat Pelanggaran etika• Dll

Keterlibatan instansi untuk menjaga lingkungan,sumber-sumber daya, hubungan dengankelompok-kelompok masyarakat, mengikutikomitmen internasional, membuka aksesinformasi, dll

Hasil-hasil yang diperoleh oleh Tim RBKementerian/ Lembaga dan Pemda dalamkaitan dengan Pelaksanaan RB di instansinyamasing-masing

BPKKPKKemPANRB

Data-data yang telah terkumpul disampaikan kepada asesor untukmelakukan peni la ian di bawah koordinasi Inspektorat .

9. Memberikan Dukungan Kepada Asesor dalam Melakukan Penilaian terhadap KomponenPengungkit

Seluruh jajaran unit kerja yang dinilai, harus memberikan dukungansepenuhnya kepada asesor (tim yang membantu asesor) dalam melakukanpenilaian. Dukungan ini sangat penting mengingat, hasil penilaianmerupakan cerminan kondisi yang terjadi pada unit kerja saat dinilai.Dukungan diberikan antara lain melalui beberapa hal sebagai berikut:

a. menyediakan data-data yang diperlukan;b. memberikan bukt i -bukt i pendukung yang diper lukan;c. melakukan diskusi-diskusi untuk membahas penilaian;d. memberikan persetujuan hasil penilaian setelah melalui diskusi dengan

jajaran unit kerja.

10. Melakukan Penilaian terhadap KomponenPengungkit

Pada langkah ini asesor menjadi pelaku utama untuk memberikan penilaianmandiri terhadap unit kerjanya. Agar proses penilaian dapat dilakukansecara baik, asesor sebaiknya mengetahui terlebih dahulu apa yang harusdinilai dan bagaimana melakukan penilaiannya. (Pemahaman lain yangdiperlukan, seperti pemahaman tentang Model PMPRB, siklus PDCA,dan aspek-aspek umum lain tentang penilaian sudah dibahas dalamBagian B).

Penilaian Komponen Pengungkit dilakukan terhadap seluruh Kriteriadan Sub Kriteria dalam komponen ini. Adapun langkah-langkah yangdilakukan adalah sebagai berikut:

a. Siapkan Kertas KerjaSebelum melakukan penilaian langsung melalui online, asesor harusmelakukan penilaian secara offline dengan menggunakan kertas kerjaterlebih dahulu. Kertas kerja merupakan alat bantu asesor dalammenguraikan proses penilaian yang dilakukan oleh asesor atas dasarbukti-bukti yang relevan, sintesis kondisi obyektif unit kerjanya saatini, hal yang sudah baik, dan hal yang perlu diperbaiki/harusdilaksanakan, yang akan sangat bermanfaat ketika melakukan Paneldengan Irjen/Irtama/Irwasum/Ir/Irda.Bahasan dan format dan bahasan mengenai kertas kerja sudah diulasdalam Bagian B Angka 4.