Membuat KHS dengan program excel yang sederhana:

Berikut merupakan langkah-langkah yang dilakukan untuk bisa memanfaatkan Excel sebagai sarana untuk pengolahan KHS (Kartu Hasil Studi) antara lain sbb. :

1. Buatlah master form KHS (misal seperti gambar 1 di bawah ini).

2. Kalau sheet ini di preview ( ) maka akan muncul seperti Gambar 2 sbb:

1)Data-data yang dinamis/ berubah-ubah dalam form KHS adalah : NIM (Nomor Induk Mahasiswa), Nama Mahasiswa, Tahun Angkatan Mahasiswa, Kode Mata Kuliah, Nama Mata Kuliah, SKS Mata Kuliah, Nilai Mata Kuliah, Nilai (N) X Kredit (K), IP(indeks Prestasi) , IPK (Indeks Prestasi Kumulatif), SKS Total, Rekap Jumlah Nilai huruf, Tanggal KHS, Nama/NIP Pembantu Dekan I

2)Selain itu merupakan data/ text statis misal : Redaksi Departemen Pendidikan Nasional dst., Kartu Hasil Studi dst., dsb.

3. Buatlah master nilai asal (misal seperti Gambar 3 di bawah ini):

4. Buatlah master kurikulum (misal seperti Gambar 4 di bawah ini) :

5. Buatlah master standar penilaian (misal seperti Gambar 5 dibawah ini):

Klik kanan

6. Untuk Membuat Transaksi Entri Nilai sampai menjadi bentuk KHS adalah sbb.( Gambar 6):a. Buatlah file awal dengan nama 2 maria u.xlsx (office 2007) atau 2 maria u.xls (office

2003)b. Buatlah Form awal KHS smt7 pada 2 maria u.xlsx dengan nama sheet smt7c. Buatlah Form KHS untuk masing-masing file mahasiswa (misalnya NIM 11 rini

p.xlsx).d. Copy sheet smt7 dari 2 maria u.xlsx (right click>move or copy) ke 11 rini p.xlsx

e. Edit find replace (pakai shortcut : Ctrl+F) akan muncul jendela Gambar 7 sbb.:

f. Dari fasilitas Ctrl+F ini bisa digunakan untuk mengisi 3 buah target antara lain :1)NIM2)Nama Mahasiswa3)Nilai Mata Kuliah sesuai dengan Mahasiswa yang dimaksud

g. Hal tersebut dilakukan dengan cara mengganti alamat cell yang mengacu pada mahasiswa yang dimaksud. Sebagai ilustrasi, tergambar pada Gambar 8 di bawah ini :

Find what : $8 (alamat cell utk nim 2 mari u.xlsx) Replace with : $17 (alamat cell utk nim 11 ripi p.xlsx)

h. Lakukan hal yang sama terhadap rekap nilai huruf (Gambar 9) :

i. Copy nilai s100 di KHS smt7 untuk ditaruh/ Link ke sheet blanko, sesuaikan dengan Mata Kuliah yang diambil (Gambar 10) :

Isikan SKS dengan menyesuaikannya terhadap mata kuliah yang diambil dengan Tabel Kurikulum yang digunakan.

7. Beberapa Fungsi Excel yang digunakan dalam operasional di atas adalah :a. Vlookupb. Ifc. Countifd. Linke. Operasi Perkalian (*), penjumlahan(+), pembagian(/)

8. Penggunaan fungsi2 tsb al sbb :9. Di KHS :

a. Vlookup : 1)untuk mendefinisikan Nama Mata Kuliah dengan melihat Kode Mata Kuliah2)untuk mendefinisikan SKS Mata Kuliah dengan melihat Kode Mata Kuliah

b. If :1)untuk mendefinisikan Nilai Huruf dengan melihat Nilai Angka Skala 1002)untuk mendefinisikan Nilai Skala 5 dengan melihat Nilai Angka Skala 1003)untuk mendefinisikan beban maksimal SKS yang bisa diambil dengan melihat

nilai IP c. Countif :

1)untuk mendefinisikan banyaknya nilai Huruf yang dicapai (pada blanko)d. Link :

1)Untuk menghubungkan File KHS dengan File Nilai Asal : NIM, Nama, Semester, Nilai Skala 100,

2)Untuk menghubungkan KHS semester ybs. dengan Sheet Blanko : IPK, Total SKS yang diambil, Rincian nilai huruf

3)Untuk menghubungkan Tanggal KHS, Pembantu Dekan ( Nama, Jabatan, NIP) dengan File Sumber (Biasanya Nim 001).

10. Operasi perkalian, penjumlahan, pembagian.

11. Transaksi yang dilakukan adalah : Ketika data nilai asal dientrikan, maka secara otomatis data2 tersebut akan langsung mengisi di form KHS yang sudah di-Link tersebut.