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Documento de Discusión

Servicios de Padrinazgos Internacionales

Manual para la

Organización Aldeas Infantiles SOS

Servicios de Padrinazgos Internacionales, Documento de Discusión: Julio 2005 1

Julio 2005

Nota: ¡Este es un documento de discusión y no un documento oficialmente aprobado!

Este documento es para su discusión y para la obtención de retroalimentación dentro de la organización mundial de Aldeas Infantiles SOS.

La retroalimentación debe basarse en las preguntas anexas a la carta del Secretario General de fecha 15 de julio de 2005.

Se invita a todas las asociaciones nacionales a contribuir con sus observaciones. La fecha tope para recibirlas es el 31 de octubre de 2005.


Índice

Resumen

Introducción.......................................................................................................................3

Principios...........................................................................................................................4

Estándares..........................................................................................................................5

Tipos de Padrinazgos.........................................................................................................6

Responsabilidades.............................................................................................................7

Poniendo en Práctica los Estándares

1. Mantenemos un ciclo continuo de información y servicios....................................10

2. Cuidamos el vínculo entre el padrino y el niño o la niña........................................15

3. Salvaguardamos la información personal................................................................17

4. Nuestra sólida cooperación interna es una base fiable para servir a nuestros padrinos...................................................................................................................20

5. Utilizamos los fondos de padrinazgos con responsabilidad y transparencia...........23


Introducción

El propósito de los padrinazgos es desarrollar una relación a largo plazo con padrinos para asegurar nuestra financiación, lo cual nos permite proveer a los niños y niñas a nuestro cuidado la oportunidad de crecer dentro de una familia con amor, respeto y seguridad.

Los padrinos pueden tener diferentes motivos por los cuales participar en el programa de padrinazgos, pero todos tienen algo en común: se comprometen a ofrecer un apoyo a largo plazo a niñas y niños necesitadas/os. Al asumir un padrinazgo, les brindamos la oportunidad de tomar conciencia de la situación de las niñas y los niños, sus familias y comunidades en otros lugares del mundo. Se vinculan a un nombre y a un lugar específico y, con frecuencia, este lazo afectivo dura muchos años e inclusive décadas. Personas que asumieron un padrinazgo hace más de 30 años siguen siendo padrinos hoy en día. Sus aportes continuos y estables nos permiten marcar una diferencia en las vidas de muchos niños y niñas que son atendidos en nuestras instalaciones y programas. Los fondos de padrinazgos constituyen un aporte importante en el ingreso total mundial y, por ende, juegan un papel vital en la seguridad financiera a largo plazo de la organización Aldeas Infantiles SOS.

La relación sólida entre Aldeas Infantiles SOS y los padrinos está basada en la confianza. Ellos deben tener la certeza de que nuestras instalaciones y programas son gestionados profesionalmente, tanto en la atención a niñas y niños, como en lo que respecta a una administración confiable y eficaz. Mantener a nuestros padrinos durante un periodo de tiempo prolongado es una responsabilidad conjunta de todos los colaboradores involucrados en padrinazgos, pero principalmente, es un reto para todas/os las/os coordinadoras/es de padrinazgos en el mundo que están en contacto regular y directo con los padrinos.

Este manual trata específicamente los padrinazgos internacionales, no los padrinazgos locales. Ha sido desarrollado para dar información detallada sobre el programa de padrinazgos y para proveer a los colaboradores involucrados en el trabajo de padrinazgos de un marco de políticas acordes con la siguiente tabla:

Principios Forman un marco filosófico general que define cómo los colaboradores de la organización enfocan su trabajo.

Estándares Son declaraciones básicas sobre el nivel mínimo de calidad que se requiere. Proveen la dirección hacia la cual debe dirigirse nuestro trabajo.

Responsabilidades Son las tareas, funciones y áreas de autoridad definidas para colaboradores/as y cuerpos de toma de decisiones.

Directrices Explican lo que se debe hacer para implementar cada estándar.

Sugerencias Prácticas Explicaciones adicionales sobre las directrices.

En este documento, el término “filial” se refiere a todas las instalaciones y programas SOS en la misma área geográfica.


Para simplificar la redacción se utilizan los términos “padrino” y “padrinazgo” para referirse tanto a madrinas como a padrinos.

Principios

1. Fomentamos relaciones duraderas con nuestros padrinosTratamos a nuestros padrinos como socios valiosos y respetables en nuestro trabajo mundial por los niños y las niñas. Atraemos a nuevos padrinos y forjamos relaciones duraderas con ellos para asegurar que esta sociedad se mantenga a largo plazo. A medida que esta relación crece, trabajamos para afianzar su creciente compromiso en beneficio del desarrollo de las niñas y los niños. Cumplimos nuestras promesas, asegurando que sus contribuciones marquen una diferencia en las vidas de las niñas y los niños.

2. El interés superior del niño y de la niña guía nuestras accionesRespetamos el derecho del niño y de la niña a la privacidad y manejamos toda la información personal con confidencialidad. De esta forma aseguramos que el trabajo de padrinazgos se desarrolle en consistencia con los derechos de la niñez, proclamados en la Convención sobre los Derechos del Niño, y de acuerdo a leyes nacionales y de la Unión Europea sobre protección de datos.

3. Un trabajo exitoso de padrinazgos está arraigado en el ámbito nacionalLos servicios provistos por las asociaciones nacionales son la columna vertebral del trabajo de padrinazgos. El funcionamiento fluido del programa de padrinazgos tiene como base un ambiente laboral con los recursos adecuados, un personal profesional y una cooperación sólida de las oficinas nacionales, instalaciones y otras áreas involucradas de nuestra organización. Para asegurar servicios continuos de calidad para nuestros padrinos, nuestro objetivo es comprender las ventajas y exigencias que entraña la gestión exitosa del trabajo de padrinazgos.


Estándares

1. Mantenemos un ciclo continuo de información y serviciosUna comunicación amistosa, motivadora y eficiente con nuestros padrinos forja relaciones duraderas. Se les alienta a continuar con su apoyo económico y se les asegura que sus contribuciones son utilizadas con eficacia. Al mantener la información de padrinazgos actualizada, creamos una base estable para proveer a nuestros padrinos de información regular sobre el desarrollo del niño apadrinado o de la aldea que apoyan.

2. Cuidamos el vínculo entre el padrino y el niño o la niñaProtegemos el derecho de la niña y el niño a la privacidad. Nos esmeramos en asegurar que crezcan en un ambiente familiar con una interferencia mínima en su vida cotidiana por actividades de padrinazgos. Por lo tanto, se limita el contacto directo entre padrinos y niños o niñas.

3. Salvaguardamos la información personalLa información personal sobre los niños y las niñas, sus familiares, padrinos y colaboradores/as SOS es salvaguardada con confidencialidad. Sólo aquella información que no afecta a la privacidad de los niños y las niñas es compartida con los padrinos y viceversa. Para que una niña o un niño pueda ser apadrinado debe haberse recibido de sus tutores legales un consentimiento para la utilización de sus datos.

4. Nuestra buena cooperación interna es una base sólida para servir a nuestros padrinosUn/a coordinador/a de padrinazgos lidera el trabajo de padrinazgos en el país. El/ella implementa sistemas y procesos organizativos adecuados para asegurar el correcto funcionamiento del programa de padrinazgos. En el seno de la organización se coopera a todos los niveles para afianzar el compromiso de los padrinos, buscando la excelencia, ofreciendo apoyo mutuo y compartiendo información, conocimientos y pericia.

5. Utilizamos los fondos de padrinazgos con responsabilidad y transparenciaSe mantiene un registro detallado de todas las contribuciones y regalos en efectivo de padrinazgos, y los fondos se utilizan como estaban previstos. Las contribuciones mensuales para todo tipo de padrinazgo y los regalos en efectivo para instalaciones se utilizan para cubrir gastos de manutención. Los regalos en efectivo y donaciones especiales para niñas y niños específicos se ahorran y se utilizan para financiar su camino hacia la independencia.


Tipos de Padrinazgos

Las personas tienen diferentes motivos para unirse al programa de padrinazgos, pero todos comparten el objetivo común de querer ofrecer un apoyo a largo plazo a las niñas y los niños vulnerables. Al cubrir no sólo los costos de manutención del presupuesto de la Aldea Infantil SOS, sino también los costos de todas las instalaciones y programas de la filial con sus contribuciones, los padrinos también ayudan a fortalecer a las familias y a prevenir el abandono infantil. Para dar respuesta a las diferentes motivaciones de los padrinos y garantizar una financiación equilibrada, el programa de padrinazgos ofrece dos tipos de padrinazgos.

Padrinazgos de Niños y Niñas

Los padrinos de otro país realizan contribuciones económicas mensuales al presupuesto de la Aldea Infantil SOS en la cual vive el niño o la niña apadrinado/a y al de los demás programas e instalaciones SOS de la misma filial. A cambio de ello, la oficina nacional ofrece regularmente a los padrinos informes de progreso y fotografías del niño o la niña y de la Aldea Infantil SOS, así como de los otros programas e instalaciones ubicados en la misma área geográfica. Esto permite a los padrinos seguir el trabajo de Aldeas Infantiles SOS en la región y el desarrollo de los niños y niñas.

Padrinazgos de Aldea

Los padrinos de aldea contribuyen con un monto mensual para cubrir los gastos de manutención de una Aldea Infantil SOS en particular y de otros programas e instalaciones SOS en la misma filial. La oficina nacional envía regularmente a los padrinos de aldea informes y fotografías de la aldea que incluyen información sobre otros programas e instalaciones SOS de la misma área geográfica. El padrinazgo de aldea es un tipo de padrinazgo muy favorable económicamente ya que exige un proceso administrativo reducido por parte de todas las partes involucradas.

Los padrinazgos de construcción para nuevas Aldeas Infantiles SOS se ofrecen como fase previa de los clásicos padrinazgos de aldea . Los padrinos siguen el avance de la construcción a través de informes y fotografías. Al completarse la construcción, se pide a los padrinos continuar su apoyo como padrinos de aldea para esa Aldea Infantil SOS en particular. Hasta que se convierten en padrinos de aldea, son las asociaciones promotoras las que se ocupan de los padrinos de construcción.


Responsabilidades

Asociaciones NacionalesLas asociaciones nacionales son socios esenciales en el servicio a los padrinos y son los principales puntos de contacto para los padrinos y la oficina internacional de padrinazgos en Viena.

Director/a Nacional Tiene la responsabilidad total del trabajo de padrinazgos en el país,

responde ante la junta directiva y asegura que se cumplan los estándares y las directrices.

Asegura la asignación de los recursos necesarios para cumplir con los requerimientos del servicio.

Asegura el intercambio de experiencias entre colaboradores/as.

Coordinador/a de Padrinazgos Tiene una posición clave y directamente responsable del buen desarrollo del

trabajo de padrinazgos en el país. Está en contacto directo con los padrinos y asume la responsabilidad del flujo de

información tanto con los padrinos como con la oficina internacional de padrinazgos.

Ofrece orientación inicial y continua a todos/as los/as colaboradores/as encargados de asuntos de padrinazgos, especialmente a asistentes de padrinazgos en la aldea.

Planifica y establece plazos junto con la/el asistente de padrinazgos de la aldea. Asegura el registro de todos los regalos en efectivo para niñas y niños y coopera

de cerca con el asesor de finanzas en la oficina nacional.

Asesor/a de Finanzas en la Oficina Nacional Registra los fondos de padrinazgos y las donaciones especiales que recibe de la

oficina internacional de padrinazgos. Abre una cuenta bancaria a nombre de la asociación nacional y deposita todos

los regalos en efectivo de niños/as en esa cuenta. Mantiene al día el balance de cada niña y niño y administra los pagos. Asegura que las contribuciones y regalos en efectivo de padrinazgos sean

auditados como parte de la auditoría financiera global de la asociación.

Directoras/es de Instalaciones y Programas Aseguran que el trabajo de padrinazgos cuente con los recursos necesarios para

que sea desarrollado con eficacia, y suministra información sobre las instalaciones y programas para los informes.

Asistente de Padrinazgos de la Aldea Coordina las actividades de padrinazgos dentro de la una aldea. Trabaja en cooperación con las madres SOS, los/las acompañantes de jóvenes y

el equipo pedagógico con respecto a la información sobre niñas y niños y con


todos/as los/as directores/as de programas e instalaciones para la preparación del informe de aldea.

Provee la información correspondiente a las hojas de inscripción, hojas de egreso, informes de progreso e informes de aldea. Comprueba que todas las fotografías e información cumplan con los requerimientos estipulados.

Distribuye a los niños y las niñas los paquetes y la correspondencia de sus padrinos.

Atiende a los padrinos que visiten la filial.

Secretaría GeneralLa Oficina Internacional de Padrinazgos en Viena es el vínculo entre las asociaciones promotoras y de apoyo y las oficinas nacionales. Coordina el trabajo de padrinazgos a nivel internacional. Asegura que se ofrece a los padrinos un servicio continuo de alto nivel brindando

retroalimentación a los procesos de evaluación del trabajo de padrinazgos de las asociaciones nacionales.

Se centra en la adquisición de nuevos padrinazgos para procurar una financiación equilibrada de las instalaciones.

Ayuda tanto a las asociaciones promotoras y de apoyo como a las oficinas nacionales a responder a las preguntas de los padrinos y a solucionar sus reclamaciones.

Ofrece talleres regionales para el personal involucrado en el trabajo de padrinazgos, a todos los niveles de la organización Aldeas Infantiles SOS.

Asigna niños/as o aldeas a los padrinos y provee información sobre nuevos padrinazgos y cambios de padrinazgo.

Oficinas Regionales y Continentales Aseguran la cooperación en red y promueven apoyo mutuo entre coordinadoras/es

de padrinazgos. Contribuyen, allí donde se precisa, con capacitación y desarrollo de la calidad. Supervisan el establecimiento del trabajo de padrinazgos en nuevos países. Aseguran que se cumplan los estándares. Intervienen si un asunto no puede resolverse directamente con la asociación

nacional. Los editores regionales proveen historias de contenido humano y fotografías para

los servicios online de determinadas aldeas y las ponen a disposición de la organización para ser utilizadas en otras áreas dentro de la misma.

Asociaciones Promotoras y de ApoyoAsociaciones Promotoras y de Apoyo Trabajan en cooperación con la secretaría general estableciendo una dirección

estratégica para el trabajo de padrinazgos incluyendo el desarrollo de nuevos productos de padrinazgo.

Desarrollan campañas para captar nuevos padrinos para todos los tipos de padrinazgo en concordancia con las necesidades financieras de las instalaciones SOS.

Disponen de toda la información necesaria, son el primer punto de contacto para las personas interesadas en padrinazgos, y responden a las preguntas y reclamaciones de los padrinos.

Permanecen en contacto con los padrinos a través de boletines y otra información de interés sobre la Aldea Infantil SOS apadrinada o el país.


Llevan adelante la administración de padrinazgos y registros de pagos de acuerdo con las directrices establecidas para las asociaciones promotoras y de apoyo.


Poniendo en Práctica

los Estándares de Servicios de Padrinazgos


1. Mantenemos un ciclo continuo de información y servicios

Una comunicación amistosa, motivadora y eficiente con nuestros padrinos forja relaciones duraderas. Se les alienta a continuar con su apoyo económico y se les asegura que sus contribuciones son utilizadas con eficacia. Al mantener la información de padrinazgos actualizada, creamos una base estable para proveer a nuestros padrinos de información regular sobre el desarrollo del niño o la niña a la que apadrinan o la aldea que apoyan. (Estándar)

El éxito del programa de padrinazgos se basa en relaciones a largo plazo con los padrinos. Mientras más inspirados y estimulados se sientan por nuestro trabajo, mayor será la probabilidad de que continúen ofreciendo su apoyo durante un periodo de tiempo prolongado, incrementando así nuestra sostenibilidad financiera. A través de toda nuestra interacción con ellos les motivamos a mantener y a incrementar sus contribuciones. Para conservar nuestra credibilidad y la confianza de nuestros padrinos, les brindamos información acertada y honesta sobre el estado de los niños, las niñas y aldeas que han apadrinado, así como de las demás instalaciones y programas en la misma filial y les informamos sobre desarrollos importantes.

Directrices

1. Los niños y las niñas recién acogidos que cumplan con los criterios establecidos son registrados en el programa de padrinazgos. El/la coordinador/a de padrinazgos rellena una hoja de inscripción en inglés y la envía a la oficina internacional de padrinazgos con una foto adecuada del niño o la niña y su negativo. De ser necesario, el/la coordinador/a de padrinazgos traduce la información que recibe de la Aldea Infantil SOS.

2. Los padrinos nuevos reciben una carta de bienvenida. En el plazo máximo de una semana después de que la oficina internacional de padrinazgos haya notificado los nuevos padrinos asignados a un niño, una niña o a una aldea, el/la coordinador/a de padrinazgos prepara y envía una carta de bienvenida a los padrinos.

3. Se acusa recibo de regalos en efectivo, donaciones especiales y correspondencia. El/la coordinador/a de padrinazgos acusa recibo de cartas, paquetes, regalos en efectivo o donaciones enviados por los padrinos remitiendo una carta de agradecimiento. El acuse de recibo de las contribuciones económicas se realiza en la moneda utilizada por el padrino, mencionada en el listado donde se notifican los regalos en efectivo.

4. Los padrinos reciben información regular actualizada. A los padrinos se les mantiene al día con la información más relevante acerca de los niños, las niñas,


aldeas y otras instalaciones y programas que apoyan a través de su padrinazgo. La base y estructura de estos informes deben estar de acuerdo con las directrices que provee la oficina internacional de padrinazgos. Asimismo, los padrinos reciben con regularidad fotografías y tarjetas de felicitación.

5. Los padrinos reciben un mensaje positivo y abierto. Las dificultades y retos de los niños y las niñas se relatan con veracidad y se describen de forma positiva, dando énfasis a las medidas que los colaboradores y colaboradoras SOS están tomando para mejorar la situación.

6. Las preguntas de los padrinos se responden inmediatamente. El/la coordinador/a de padrinazgos se ocupa rápida y competentemente de las reclamaciones de los padrinos para asegurarles que sus inquietudes son tomadas con seriedad y que valoramos su compromiso. La oficina internacional de padrinazgos brinda a los coordinadores de padrinazgos asesoramiento y apoyo al enfrentarse a preguntas o reclamaciones difíciles.

7. Se provee a la oficina internacional de padrinazgos de información y fotografías nuevas o actualizadas de los niños y las niñas y de las instalaciones. La información sobre niños y niñas que se mudan a otra familia SOS o a otra Aldea Infantil SOS, o cuyos datos personales han cambiado (p. Ej. nombre o fecha de nacimiento) es enviada a la oficina internacional de padrinazgos quien informa de ello al padrino respectivo. Al solicitarse, fotos e información actualizada sobre niños, niñas o aldeas son enviadas a la oficina internacional de padrinazgos.

8. Los niños o niñas son retirados del programa de padrinazgos cuando ya no cumplen con los requerimientos del mismo. En este caso, el/la coordinador/a de padrinazgos envía inmediatamente una notificación de egreso a la oficina internacional de padrinazgos en Viena. Las notificaciones de egreso incluyen la razón por la cual los/as niños/as son retirados/as del programa de padrinazgos, su formación educativa o profesional, sus planes futuros e información sobre el destino que se dará a los regalos en efectivo que han recibido los/las niños/as.

Sugerencias Prácticasa) Los niños y las niñas recién acogidos que cumplan con los criterios establecidos

son registrados en el programa de padrinazgos (Directriz 1) Generalmente todos los niños y niñas que viven en una familia SOS fuera o

dentro de una Aldea Infantil SOS pueden ser registrados en el programa de padrinazgos.

Las excepciones son:◦ Si su tutor legal no ha dado su consentimiento.◦ Si existen muchas posibilidades de que el niño o la niña pueda regresar a su

familia biológica o ser adoptado.◦ Son hijos de madres SOS o de otros colaboradores.◦ Viven en una Aldea Infantil SOS especialmente diseñada para niñas y niños con

necesidades especiales . Esta decisión se tomó considerando las dificultades para informar sobre su progreso y enviar fotografías sin violar la privacidad de los niños y niñas. Sin embargo, niñas y niños con necesidades especiales que viven en una clásica Aldea Infantil SOS pueden ser registrados en el programa de padrinazgos.


◦ Tienen más de 14 años al ser acogidos en la Aldea Infantil SOS.◦ Viven con familias sustitutas apoyadas por Aldeas Infantiles SOS.

La hoja de inscripción: El/la colaborador/a de la aldea responsable del trabajo de padrinazgos reúne la información necesaria para rellenar la hoja de inscripción y presta atención especial a una caracterización viva y detallada del niño. El/la coordinador/a de padrinazgos envía la hoja de inscripción a la oficina internacional de padrinazgos con una fotografía del niño o de la niña.

La oficina internacional de padrinazgos tendrá en consideración lo siguiente antes de asignar un padrino al niño o a la niña:◦ La necesidad económica de la instalación.◦ El número de padrinos que ya tiene el niño o la niña (generalmente no se excede

la cantidad de 10 padrinos por niño/a).◦ Número restringido de padrinos de cada país por niño/a.◦ Los deseos de un futuro padrino, tales como continente, género o edad del niño

o la niña, etc.

b) Los padrinos nuevos reciben una carta de bienvenida. (Directriz 2) Las cartas de bienvenida se escriben de forma amistosa, agradeciendo a los padrinos

su apoyo. El/la coordinador/a de padrinazgos se presenta como la persona responsable de responder preguntas sobre el niño, la niña o la aldea apoyada y firma la carta de bienvenida.

Los tipos de información que el padrino recibe incluyen:◦ Comunicaciones que el padrino recibirá en el futuro.◦ Presentación de la familia SOS del niño o la niña (sin mencionar nombres

completos)◦ Información sobre lo que los padrinos pueden enviar al niño o a la niña y

mención de que las visitas a instalaciones deben ser anunciadas.◦ Restricciones postales que el país pueda tener sobre el envío de paquetes.◦ Informar que el padrino será el único responsable de los paquetes que envíe y

que no deben enviarse cheques ni dinero en efectivo.

c) Se acusa recibo de regalos en efectivo, donaciones especiales y correspondencia. (Directriz 3)

El/la coordinador/a de padrinazgos envía una carta cordial de agradecimiento a los padrinos como acuse de recibo de su donación o regalo en efectivo en el plazo de una semana tras el recibo de la información de la oficina internacional de padrinazgos. Las cartas estándares se actualizan y revisan al menos una vez cada seis meses para evitar que los padrinos reciban el mismo acuse de recibo durante varios años.

El envío de paquetes no se estimula ya que con frecuencia el artículo enviado en el paquete es de menor valor que el costo necesario para liberarlo de la aduana. Si un paquete no puede ser liberado de la aduana debido a los altos costos que se requiere para ello, se informará a los padrinos de la razón por la cual les es devuelto su paquete. Aldeas Infantiles SOS no es responsable de los paquetes que puedan perderse en el correo.

d) Los padrinos reciben un mensaje positivo y abierto. (Directriz 5) En toda la correspondencia en inglés se utilizan los términos “sponsor” y “sponsored

child” (niño/a apadrinado/a) en lugar de “padrinos” (“godpartents”) ó “ahijado”


(“godchild”) para eliminar connotaciones religiosas y evitar que el padrino desarrolle una actitud paternalista hacia el niño o la niña.

e) Se provee a la oficina internacional de padrinazgos de información y fotografías nuevas o actualizadas de los niños y las niñas y de las instalaciones. (Directriz 7)

Se enviarán a la oficina internacional de padrinazgos fotos digitales de los niños, las niñas y aldeas que no muestren en la imagen la fecha en la cual fueron tomadas.

Fotografías de niñas y niños : Las fotografías ideales son a color, claras y atractivas, mostrando solamente al niño o a la niña. Se muestra a las niñas y a los niños desarrollando alguna actividad, por ejemplo estudiando o jugando con sus juguetes favoritos u otros objetos característicos. Están vestidos de forma apropiada y no llevan ropa que se asemeje a uniformes militares (p. Ej. ropa de camuflaje). No se utilizan fotografías tipo pasaporte; el tamaño mínimo requerido de las fotos que se envían a los padrinos es de 7 x 10 centímetros. En el caso de que se muestre a un grupo de niñas y niños, debe indicarse claramente quién es el niño o la niña apadrinado/a.

Fotografías de aldea : Las fotografías ideales muestran de fondo a niñas y niños jugando, participando en festividades u otras actividades, y algunas edificaciones de la Aldea Infantil SOS. Las fotografías que sólo muestran a niños/as no proporcionan a los padrinos una visión clara de cómo es la Aldea Infantil SOS y las fotografías que sólo muestran edificios no reflejan el hecho de que ayudamos a niñas y niños; por ende, estos tipos de fotografía no pueden utilizarse.

f) Los niños o niñas son retirados del programa de padrinazgos cuando ya no cumplen con los requerimientos del mismo. (Directriz 8)

Los niños o niñas son retirados/as del programa de padrinazgos cuando se da uno de los siguientes casos:

◦ Dejan la instalación SOS permanentemente.◦ Son capaces de cubrir más del 50% de sus propios gastos.◦ Han cumplido la edad máxima de 26 años.◦ Se ha retirado el consentimiento para utilizar la información personal.◦ La oficina nacional no está en condiciones de cumplir los servicios de

padrinazgo requeridos (p. Ej. es imposible elaborar los informes regulares debido a que el niño o la niña vive o estudia lejos).

Las razones por las cuales cesa la atención de Aldeas Infantiles SOS incluyen pasar a la independencia, reunificación familiar, prestación del servicio militar, transferencia a un programa ajeno a SOS, adopción o fallecimiento.

Tan pronto un niño o una niña deje de cumplir los requisitos para ser registrado en el programa de padrinazgos, el/la colaborador/a de la aldea envía una notificación de egreso detallada a el/la coordinador/a de padrinazgos, quien a su vez informa a la oficina internacional de padrinazgos. Cuando un padrino es notificado del egreso del niño o de la niña por la asociación promotora y de apoyo, usualmente se le ofrece al mismo tiempo un padrinazgo sustituto.

La oficina internacional de padrinazgos es informada sobre niñas o niños que han huido de la aldea o que pasan a ser cuidados por terceros durante más de un mes. Si el niño o la niña está ausente durante más de tres meses, se envía una notificación de egreso a la oficina internacional de padrinazgos y el niño o la niña es dado/a de baja del programa de padrinazgos.


El/la coordinador/a de padrinazgos se abstiene de informar directamente a los padrinos sobre el egreso de los niños y las niñas a los que apoyan.

Los niños y las niñas con necesidades especiales que no pueden vivir independientemente pueden permanecer registrados en el programa de padrinazgos siempre y cuando estén bajo el cuidado de Aldeas Infantiles SOS, aún cuando hayan llegado a los 26 años de edad. Se informa a la oficina internacional de padrinazgos de tales casos antes de que el joven cumpla 20 años de edad. La oficina internacional de padrinazgos informa a los padrinos de que el niño o la niña al que apoyan nunca podrá vivir independientemente y les pregunta si están dispuestos a continuar apoyándolo/a o si prefieren asumir el padrinazgo de otro niño o niña.

Los requisitos aquí descritos sólo se aplican en cuanto al egreso de niños, niñas y jóvenes del programa de padrinazgos. Los niños, niñas y jóvenes pueden continuar recibiendo apoyo de la asociación local de Aldeas Infantiles SOS, aún cuando hayan sido dados de baja del programa de padrinazgos.


2. Cuidamos el vínculo entre el padrino y el niño o la niña

Protegemos el derecho de la niña y del niño a la privacidad. Nos esmeramos en asegurar que crezcan en un ambiente familiar con una interferencia mínima en su vida cotidiana por actividades de padrinazgos. Por lo tanto, se limita el contacto directo entre padrinos y niños o niñas. (Estándar)

Los padrinazgos de niños y niñas son el tipo de padrinazgo preferido por la mayoría de los padrinos, debido a la conexión afectiva que se establece entre ellos y el niño, niña o joven. Al mismo tiempo, nosotros salvaguardamos los derechos y la privacidad de los niños y las niñas. Por ende, el contacto entre los padrinos y los niños se limita a un intercambio de información cuidadosamente definido.

Directrices

1. El/la coordinador/a de padrinazgos se ocupa de la relación con los padrinos. En las asociaciones nacionales, el/la coordinador/a de padrinazgos es el/la intermediario/a entre los padrinos y los niños, las niñas o aldeas que estos apoyan y toda correspondencia con los padrinos es canalizada a través del coordinador o la coordinadora de padrinazgos.

2. No se estimula el contacto directo entre padrinos y niños o niñas. El interés en el desarrollo de los niños y las niñas prevalece por encima de los deseos de los padrinos. Los niños y las niñas no están obligados a escribir a sus padrinos, aunque pueden hacerlo si así lo desean. Las cartas escritas por un niño o una niña o por el/la colaborador/a de la aldea se remiten a la oficina nacional para ser revisadas, traducidas y enviadas.

3. Las cartas personales y paquetes enviados por los padrinos a los niños y las niñas son revisados para evitar posibles daños. Son abiertos y analizados por el/la coordinador/a de padrinazgos para proteger tanto al niño o a la niña como a los padrinos. Si el contenido es aceptable, las cartas son traducidas y enviadas a los niños y las niñas correspondientes.

4. No se aceptan invitaciones a menores para visitar a sus padrinos en el extranjero. La organización Aldeas Infantiles SOS se opone a la visita de jóvenes a sus padrinos extranjeros. El motivo es asegurar que los niños y niñas estén fuertemente arraigados dentro de su familia y comunidad SOS. Sin embargo, si un/a joven ha alcanzado la mayoría de edad, se le involucra en el proceso de toma de decisiones y se considerarán asuntos tales como su madurez y la culminación de su educación o formación profesional.


5. Los padrinos que visiten al niño o la niña que apadrinan o la aldea que apoyan son bienvenidos. Una vez recibida la información sobre la visita planificada, el/la coordinador/a de padrinazgos sugiere un programa de actividades durante la visita del padrino y asesora a los padrinos sobre diversos aspectos de su visita.

6. Se rechaza claramente la selección de niñas y niños para padrinazgos durante la visita de padrinos. A aquellos padrinos que deseen seleccionar niños o niñas específicos para un padrinazgo durante su visita, se les niega cortésmente esta opción. El proceso de adjudicación es asumido por la oficina internacional de padrinazgos para garantizar una distribución equitativa de padrinazgos. De esta forma, también evitamos que sólo sean seleccionados para un padrinazgo los niños y las niñas que los padrinos consideren atractivos.

Sugerencias Prácticasa) No se estimula el contacto directo entre padrinos y niños o niñas. (Directriz 2) Los padrinos y niños o niñas apadrinados/as pueden desear permanecer en contacto

entre ellos después de que un padrinazgo haya sido cancelado. Sólo si ambas partes están de acuerdo, el/la coordinador/a de padrinazgos ayudará a establecer el contacto enviando la correspondencia inicial. Cualquier correspondencia posterior entre padrinos y niños o niñas dados de baja del programa de padrinazgos se realizará sin la participación de colaboradores/as de la organización Aldeas Infantiles SOS.

b) Los padrinos que visiten al niño o la niña que apadrinan o la aldea que apoyan son bienvenidos. (Directriz 5)

La duración aconsejada de las visitas de los padrinos es de un máximo de un día por año. Los colaboradores y colaboradoras SOS son responsables de atender a los padrinos sólo durante su visita a la instalación, no durante el resto de su estadía en el país.

Visitas anunciadas : Con el fin de asegurar una visita exitosa y asegurar que el niño o la niña esté presente durante la visita del padrino, se pide a los padrinos anunciar su visita con anticipación. El/la coordinador/a de padrinazgos establece una cita para los padrinos en la aldea, sugiere actividades e informa sobre ello a el/la colaborador/a de la aldea y a la directora o el director de la aldea infantil.

Visitas inesperadas : En el caso de visitas inesperadas de los padrinos, el/la colaborador/a de la aldea informa a el/la coordinador/a de padrinazgos, quien a su vez escribe a los padrinos pidiéndoles anunciar visitas futuras.

Alojamiento de visitantes : Los padrinos no tienen derecho a ser alojados en las casas para huéspedes de una Aldea Infantil SOS, en casas familiares u otras instalaciones SOS durante su visita. El/la coordinador/a de padrinazgos puede recomendar o ayudar a encontrar hotel, taxi y explicar cómo se llega a la instalación.

Regalos y donaciones en efectivo : En el caso de que los padrinos deseen hacer donaciones en efectivo mientras visitan a un niño, una niña o programa, se les informa que el regalo en efectivo para el niño será incluido en la cuenta de ahorros del niño o la niña. Las donaciones para una Aldea Infantil SOS se utilizan para cubrir costos de manutención. El/la colaborador/a de la aldea emitirá un recibo por el monto recibido e informará de ello a la oficina nacional. Se solicita a las madres SOS y demás colaboradores/as no aceptar regalos económicos.

Visitantes que no son padrinos : Los detalles de visitantes que estén interesados en unirse al programa de padrinazgos se envían a la oficina internacional de padrinazgos para su registro. Se informa a los visitantes de que los aportes internacionales de padrinazgos usualmente son mayores que los locales.


3. Salvaguardamos la información personal

La información personal sobre los niños y las niñas, sus familiares, padrinos y colaboradores/as SOS es salvaguardada con confidencialidad. Sólo aquella información que no afecta a la privacidad de los niños y las niñas es compartida con los padrinos y viceversa. Para que una niña o un niño pueda ser apadrinado debe haberse recibido de sus tutores legales un consentimiento para la utilización de sus datos. (Estándar)

Debido a que la información personal tanto de los padrinos como de los niños y las niñas fluye a través de diversos niveles de nuestra organización, debemos velar para que sea tratada de manera confidencial y dentro del marco legal en vigor. Toda la información personal de niños, niñas y padrinos se registra en la oficina internacional de padrinazgos en Viena, Austria, y por lo tanto, se aplican las leyes de protección de datos tanto de Austria como de la Unión Europea (UE). Adicionalmente, deben respetarse las leyes de protección de datos nacionales de los diferentes países.

Tomamos medidas de precaución para garantizar el uso correcto de la información personal dentro de nuestra organización y exigimos a nuestros padrinos que traten la información personal de los niños y las niñas de manera confidencial y no la publiquen. A todos los niveles de la organización Aldeas Infantiles SOS, los empleados reconocen su responsabilidad en el manejo de los datos que se les confían, y dan un trato confidencial tanto a las direcciones como a la información personal.

Directrices

1. Únicamente aquellos niños y niñas para los que se cuente con un consentimiento para la utilización de sus datos podrán participar en el programa de padrinazgos. Una vez admitido un niño o una niña en una Aldea Infantil SOS, se solicita a su tutor legal un consentimiento escrito para la utilización de información personal y fotografías del niño o niña para fines de padrinazgos. Cuando el responsable legal rehúsa dar su consentimiento, el niño o niña no puede ser admitido al programa de padrinazgos. De retirarse posteriormente el consentimiento legal, el/la niño/a es dado/a de baja del programa de padrinazgos.

2. La información sensible sobre niños y niñas no se suministra a los padrinos. La información sobre los familiares, antecedentes e historia de los niños y las niñas no se revela a los padrinos. De acuerdo con las leyes de protección de datos de la Unión Europea, los “datos sensibles” incluyen estado de salud, religión, raza, grupo étnico, convicciones políticas y orientación sexual. El estado de salud se ha incluido en el consentimiento a ser firmado por el tutor legal del niño o niña, de manera que él o ella otorgan a la organización consentimiento para utilizar la información. A los


padrinos se les informa de manera general y sin muchos detalles si el niño o niña que apoyan tiene necesidades especiales debido a discapacidades mentales o físicas.

3. La información personal de los padrinos se maneja confidencialmente y de acuerdo a las leyes vigentes sobre protección de datos. La información sobre los padrinos siempre permanece bajo nuestro control y sólo se utiliza dentro de nuestra organización. Se guarda de forma segura y no es vendida ni suministrada a terceros. Los sistemas que se utilizan para almacenar la información personal están protegidos contra el mal uso de datos, y los archivos de datos que contienen dicha información están codificados. Las direcciones postales y de correo electrónico son confidenciales y se mantienen en la oficina nacional. A los niños y las niñas sólo se les suministra el nombre del padrino y su país de origen.

4. Los colaboradores y las colaboradoras utilizan la información personal de manera responsable. Los/las colaborares/as que tienen acceso a la información personal de niños, niñas y/o padrinos se comprometen a respetar las directrices básicas de seguridad firmando una declaración de cumplimento de las normas de protección de datos. Si se incurre en mal uso de datos, la asociación nacional tomará acciones disciplinarias y/o legales.

Sugerencias Prácticas

a) Únicamente aquellos niños y niñas para los que se cuente con un consentimiento para la utilización de sus datos podrán participar en el programa de padrinazgos. (Directriz 1)

La oficina internacional de padrinazgos proporciona ejemplos del consentimiento en inglés, francés y español. El formulario puede ser traducido a cualquier otro idioma, pero debe contener la misma información.

Generalmente se solicita al tutor legal del niño o de la niña que firme el consentimiento durante el proceso de acogida. Sin embargo, de existir la probabilidad de que la custodia se transfiera a Aldeas Infantiles SOS, la inscripción de la niña o el niño en el programa internacional de padrinazgos puede posponerse hasta que se cuente internamente con el consentimiento.

Al firmar el formulario requerido, el tutor da su consentimiento al uso de la siguiente información:◦ Apellido, primer nombre, género◦ Fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, nacionalidad◦ Fecha de acogida en la Aldea Infantil SOS, número y nombre de casa◦ Información sobre la situación de la familia de la niña o del niño◦ Información sobre hermanos y hermanas biológicos◦ Información sobre la historia médica y salud del niño o niña◦ Progreso escolar, descripción de personalidad y desarrollo◦ Razones de salida del programa◦ Uso de fotografías

El consentimiento firmado es guardado en el archivo del niño o niña en la Aldea Infantil SOS o en la oficina nacional. Puede ser revisado o retirado por el tutor legal mientras el niño o la niña sea aún un menor, o por el mismo niño o niña tan pronto llegue a la mayoría de edad.

Una vez que cumplen la mayoría de edad, se informa a los jóvenes sobre la posibilidad de que revisen o retiren el consentimiento en cualquier momento dado.


b) La información sensible sobre niños y niñas no se suministra a los padrinos. (Directriz 2)

La información inicial enviada a los padrinos por la oficina internacional de padrinazgos contiene una descripción del niño o de la niña y el estado familiar del niño o niña (huérfano / huérfano de madre o padre / huérfano social / abandonado). También se solicita a los padrinos su comprensión en cuanto a que no pueden revelarse mayores datos sobre las razones por las cuales el niño o la niña ha sido admitido/a debido a regulaciones sobre la protección de datos.

Esto concierne igualmente a los informes y a la información que se suministra a los padrinos durante su visita.

La información sobre la discapacidad mental o física de un niño o una niña se provee para que el padrino pueda comprender su proceso de desarrollo y para que el padrino no se sorprenda con dicha discapacidad al ver una fotografía o visitarle. La información brindada se basa en hechos y nunca pretende provocar simpatía o lástima.

c) La información personal de los padrinos se maneja confidencialmente y de acuerdo a las leyes vigentes sobre protección de datos. (Directriz 3)

Los niños y las niñas de las familias SOS sólo reciben el nombre del padrino y su país de origen. Toda correspondencia entre los padrinos y los niños y niñas se canaliza a través de el/la coordinador/a de padrinazgos, quien asegura que todas las direcciones postales y de correo electrónico sean borradas.

Las madres SOS y los acompañantes de jóvenes se aseguran de que los niños, niñas y jóvenes no se pongan en contacto directamente con sus padrinos y que comprendan el papel de los padrinos. Se conciencia a los colaboradores y colaboradoras y a las niñas y los niños de que las cartas con peticiones o con información no ajustada a la realidad pueden dañar seriamente la credibilidad de nuestra organización.

d) Los colaboradores y las colaboradoras utilizan la información personal de manera responsable. (Directriz 4)

Todos los colaboradores y las colaboradoras cumplen con las directrices de seguridad TI (tecnología de la información) establecidas por la Secretaría General.

Los/as colaboradores/as con acceso a la información personal de padrinos y/o niños firman una declaración de cumplimiento con los requerimientos de protección de datos.

Membrete de la Asociación Nacional

Declaración de cumplimiento con los requerimientos de protección de datos

Nombre: _______________________________________________ Apellido: _______________________________________________ Departamento: _______________________________________________

Los datos personales de las y los donantes, padrinos, participantes/beneficiarios SOS y sus familias, así como los de colaboradoras/es SOS son manejados en forma confidencial y de acuerdo a las leyes vigentes de protección de datos por todos los empleados de Aldeas Infantiles SOS.Yo declaro que no transmitiré a otros la información del procesamiento de datos que me ha sido confiada o se ha puesto a mi disposición como parte de mi actividad profesional, de acuerdo a condiciones especiales de confidencialidad, excepto por orden expresa del empleador o sus representantes.Prometo además estar sujeto a los requerimientos de protección de datos aún después de finalizada mi relación laboral con Aldeas Infantiles SOS. Soy consciente de que el incumplimiento con el acuerdo de confidencialidad tendrá consecuencias.Fecha Firma del empleado/ de la empleada:


4. Nuestra sólida cooperación interna es una base fiable para servir a nuestros padrinos

Un/a coordinador/a de padrinazgos lidera el trabajo de padrinazgos en el país. El/ella implementa sistemas y procesos organizacionales adecuados para asegurar el desarrollo fluido del programa de padrinazgos. A todos los niveles de la organización, los empleados cooperan para afianzar el compromiso de los padrinos buscando excelencia, ofreciendo apoyo mutuo y compartiendo información, conocimientos y pericia. (Estándar)

La oficina nacional juega un papel fundamental en el éxito del programa de padrinazgos brindando los servicios que se han prometido a los padrinos. El trabajo en equipo y la planificación anual entre el/la coordinador/a de padrinazgos y el/la colaborador/a de la aldea encargado/a del trabajo de padrinazgos aseguran que las tareas requeridas se lleven a cabo dentro de los plazos estipulados.

Las asociaciones promotoras y de apoyo sustentan el programa captando padrinos y la oficina internacional de padrinazgos coordina el programa a nivel internacional. Todas y todos las/los colaboradoras/es son conscientes de la importancia de las contribuciones de padrinazgos como una fuente primordial de ingresos para cubrir las actividades de las instalaciones y programas.

Directrices

1. El trabajo nacional de padrinazgos es guiado por el/la coordinador/a de padrinazgos. El/la coordinador/a de padrinazgos supervisa el trabajo de padrinazgos en el país y es apoyado/a por la o el director/a nacional en la implementación de las medidas necesarias para brindar un servicio eficiente a los padrinos. Entrena y dirige a otras/os colaboradoras/es involucrados en actividades de padrinazgos y asegura un procesamiento fluido del trabajo de padrinazgos siguiendo su calendario anual.

2. El personal en las instalaciones y en la oficina nacional apoya a el/la coordinador/a de padrinazgos. El o la director/a de la instalación asigna a una persona en la instalación apadrinada para que asuma el trabajo de padrinazgos y apoye a el/la coordinador/a de padrinazgos. El/la responsable de las finanzas nacionales apoya a el/la coordinador/a de padrinazgos en aspectos económicos del programa. Se entrena a un/a colaborador/a con experiencia para sustituir a el/la coordinador/a de padrinazgos cuando sea necesario.

3. El personal involucrado en padrinazgos recibe orientación sobre los estándares y directrices de padrinazgos. El personal recibe capacitación de acuerdo a una


evaluación individual de necesidades para desarrollar las destrezas particulares requeridas. El personal que no trabaja en una instalación SOS hará visitas a instalaciones al menos dos veces al año.

4. Las asociaciones nacionales y la oficina internacional de padrinazgos intercambian información semanalmente. La oficina internacional de padrinazgos envía a el/la coordinador/a de padrinazgos notificación sobre nuevos padrinos, cambios, anulaciones, información de regalos en efectivo, listas de control e inquietudes de los padrinos. El/la coordinador/a de padrinazgos envía a la oficina internacional de padrinazgos información nueva o actualizada sobre niños, niñas y jóvenes, admisiones, transferencias y egresos y los informes de la instalación. Se utiliza un software de base de datos estándar de modo que la transferencia de la información pueda realizarse fácilmente.

5. Las inquietudes de los padrinos son respondidas dentro de los dos días posteriores a su recepción y se manejan con prontitud. La oficina internacional de padrinazgos y el/la coordinador/a de padrinazgos cooperan para brindar una respuesta eficiente y cabal a las inquietudes de los padrinos. Las asociaciones promotoras y de apoyo dirigen todas las inquietudes de los padrinos a través de la oficina internacional de padrinazgos y se abstienen de contactar directamente a las oficinas nacionales o a instalaciones SOS.

6. La retroalimentación bi-direccional permite una mejora continua. A través de un proceso bi-direccional de retroalimentación, la oficina internacional de padrinazgos y las/los coordinadoras/es de padrinazgos resaltan áreas a desarrollar en su trabajo y emprenden acciones para mejorar. El/la coordinador/a de padrinazgos contribuye con un informe escrito a la evaluación de desempeño del o la colaborador/a de padrinazgos de la instalación, la cual es conducida por el o la director/a de aldea. A los/las colaboradores/as de la aldea se les da la oportunidad de aportar información para mejorar el desempeño de el/la coordinador/a de padrinazgos.


a) El trabajo nacional de padrinazgos es guiado por el/la coordinador/a de padrinazgos. (Directriz 1)

Criterios para un/a coordinador/a de padrinazgos:◦ Destreza verbal y buen dominio de idiomas◦ Antecedentes o conocimientos sobre diversas costumbres y tradiciones◦ Abierto/a, sociable, concienzudo/a y preciso/a◦ Dotes de organización y conocimientos de computación

Después de asumir el cargo de un predecesor, el/la coordinador/a de padrinazgos:◦ Se presenta a la persona de contacto en la oficina internacional de padrinazgos y

a los padrinos a través de la próxima correspondencia regular.◦ Garantiza que todas las preguntas pendientes se respondan inmediatamente.

El o la director/a nacional asigna a un sustituto que pueda cubrir las ausencias de el/la coordinador/a de padrinazgos durante enfermedad, vacaciones o licencia de maternidad. En el caso de que la ausencia de el/la coordinador/a de padrinazgos se


prolongue por un período de tiempo mayor al previsto, debe informarse a la oficina internacional de padrinazgos en Viena.

b) El personal en las instalaciones y en la oficina nacional apoya a el/la coordinador/a de padrinazgos. (Directriz 2)

Especialmente en los países sin oficina nacional o en los que el trabajo de padrinazgos aún es realizado por un/a colaborador/a de la aldea, el/la director/a de aldea asigna un sustituto quien es formado por el/la colaborador/a de la aldea para asistirle durante enfermedad, vacaciones o licencia por maternidad. En caso de que la ausencia se prolongue por un periodo de tiempo mayor al previsto, deberá informarse a la oficina internacional de padrinazgos.

c) El personal involucrado en padrinazgos recibe orientación y capacitación. (Directriz 3)

El/la coordinador/a de padrinazgos: El/la coordinador/a de padrinazgos recibe una orientación integral por parte de su predecesor/a, el/la director/a nacional, el/la coordinador/a de padrinazgos de otro país o por el/la asesor/a regional de padrinazgos en las siguientes cuestiones:◦ Información general sobre el trabajo de Aldeas Infantiles SOS en el país, región

y la organización en su totalidad.◦ Información detallada sobre el programa de padrinazgos◦ Información sobre la actitud de los padrinos de los diferentes países de origen◦ Los intereses y necesidades potenciales de los padrinos◦ Manejo confidencial de los datos de padrinos y niños y niñas◦ Los requerimientos descritos en el Manual de Servicios de Padrinazgos◦ La importancia del dinero de padrinazgos para la financiación.◦ La importancia del dinero de padrinazgos y su utilización como capital inicial

para los/las jóvenes. Los regalos en efectivo deben entenderse como una deuda hacia los niños, las niñas y jóvenes. Cooperación con el/la responsable de finanzas de la oficina nacional.

◦ Conocimiento de los criterios de un material fotográfico bueno◦ Concienciarse acerca de una “cultura de recaudación de fondos” ofreciendo

capacitación en la comunicación con padrinos (p. Ej. talleres de redacción).

d) Las asociaciones nacionales y la oficina internacional de padrinazgos intercambian información semanalmente. (Directriz 4)

Además de la información semanal sobre padrinazgos y regalos en efectivo, la oficina internacional de padrinazgos provee listados de control de regalos en efectivo (a los que no son usuarios de SPS) y listados con datos completos de padrinos y niños y niñas. El/la coordinador/a de padrinazgos revisa los listados de control para asegurar que se haya recibido toda la información semanal y que la información enviada sobre niños y niñas haya sido procesada por la oficina internacional de padrinazgos.

Una vez al año, el/la coordinador/a de padrinazgos revisa si todos/as los/las jóvenes mayores de 20 años aún cumplen con los requerimientos para su registro en el programa de padrinazgos y envía confirmación escrita a la oficina internacional de padrinazgos. Se envían notificaciones de egreso de aquellos/as jóvenes que ya no cumplan con los criterios.


5. Utilizamos los fondos de padrinazgos con responsabilidad y transparencia

Se mantiene un registro detallado de todas las contribuciones y regalos en efectivo de padrinazgos y los fondos se utilizan para los fines previstos. Las contribuciones mensuales para todo tipo de padrinazgo y los regalos en efectivo para instalaciones se utilizan para cubrir gastos de manutención. Los regalos en efectivo y donaciones especiales para niñas y niños específicos se ahorran y se utilizan para financiar su transición hacia la independencia. (Estándar)

Los aportes mensuales de padrinos son una fuente importante para cubrir los gastos de manutención de instalaciones y programas SOS. Además, los padrinos suelen transferir regalos en efectivo para ocasiones especiales, como cumpleaños o navidades. A pesar de ser llamados “regalos en efectivo”, se consideran "donaciones con un fin determinado" y son administradas a cuenta de las y los jóvenes para apoyar su camino hacia la independencia.

No se hace ninguna diferencia entre niñas y niños apadrinadas/os y aquellos que no tienen padrinos o regalos en efectivo. A todos los niños y las niñas se les ofrecen las mismas oportunidades de realizar sus planes de desarrollo individual, independientemente de su situación de padrinazgo. Jóvenes que cuentan con pocos o ningún regalo en efectivo pueden presentar una solicitud para obtener capital de inicio, que es considerado en el presupuesto anual de manutención de la instalación en cuestión.

Directrices

1. Los pagos de padrinazgos son registrados por la oficina internacional de padrinazgos y semestralmente se realiza un balance. Los estados de cuenta semestrales son comprobados y remitidos a la oficina internacional de padrinazgos por el/la responsable de finanzas en la oficina nacional.

2. Los regalos en efectivo para niñas y niños son utilizados íntegramente para su futuro. No se efectúan pagos a los niños y las niñas inmediatamente después de haberse recibido un regalo en efectivo. Los regalos en efectivo se ahorran y se utilizan posteriormente para ayudar a los niños y las niñas en su proceso hacia la independencia. Su uso exacto se determina a través del proceso de planificación del desarrollo individual del o la joven. No deben efectuarse arreglos directos entre colaboradores/as de una instalación SOS y los padrinos sobre un uso diferente de regalos en efectivo de un/a niño/a o una instalación.


3. Los regalos en efectivo se ahorran en una cuenta bancaria colectiva. Se abre una sola cuenta a nombre de la asociación de Aldeas Infantiles SOS en la cual se depositan los regalos en efectivo de todos los niños y las niñas. La cuenta de ahorros se maneja en moneda local o -en caso de inestabilidad económica (tasa inflacionaria mayor al 5%)- en moneda extranjera. Los regalos en efectivo que los padrinos visitantes entreguen directamente a colaboradores/as SOS se procesan junto con los regalos en efectivo que se reciben de la oficina internacional de padrinazgos.

4. Se mantiene un registro de regalos en efectivo por niño y niña. Cada regalo en efectivo que se recibe para un niño o una niña es registrado por el/la coordinador/a de padrinazgos en la base de datos nacional. Los regalos en efectivo cancelados se deducen del balance del respectivo niño o niña. El manejo contable de los ingresos y egresos de cada niño y niña es llevado por el/la responsable financiero/a en la oficina nacional. Los intereses de la cuenta de ahorros se acreditan proporcionalmente a cada niña y niño anualmente, después de deducirse las comisiones bancarias.

5. El procedimiento para el pago del dinero está diseñado de acuerdo con la cultura y costumbres del país. Aldeas Infantiles SOS asume el papel paternal y ofrece a la y el joven todo su apoyo con relación a la utilización del dinero. Los ahorros se entregan de acuerdo al plan de desarrollo individual de la o el joven y deben ser desembolsados en su totalidad doce meses después de que el/la joven haya sido retirado del programa de padrinazgos.

6. Los fondos acreditados a niñas y niños apadrinadas/os que no hayan alcanzado su independencia a través de Aldeas Infantiles SOS se desembolsan de forma especial. Si un niño o una niña apadrinado/a deja de estar al cuidado de Aldeas Infantiles SOS antes de su independencia, el desembolso de los regalos en efectivo ahorrados se organiza entre la oficina nacional y el nuevo tutor legal. Si un niño o una niña apadrinado/a huye y no puede ser encontrado en el transcurso de un año, o si un niño o una niña muere, el dinero se distribuirá entre sus hermanos y hermanas biológicos siempre y cuando vivan en la Aldea Infantil SOS, o entre los demás niños y niñas de la misma familia SOS. La oficina nacional informa de ello a la oficina internacional de padrinazgos para que al padrino pueda ser informado adecuadamente.

7. El dinero de legados es registrado como donación con un fin determinado y es utilizado de la misma forma que los regalos en efectivo regulares. Los legados dejados por los padrinos a la organización Aldeas Infantiles SOS, a una Aldea Infantil SOS en un determinado país o a un/a niño/a en particular son usualmente manejados por un notario público en el país de origen del padrino. Si el legado es condicional, se cumple con las condiciones del mismo. De lo contrario, y si los fondos han sido legados a un niño o una niña en particular, se asignan al financiamiento de los planes de desarrollo individual de la misma forma que los regalos en efectivo regulares, tomando en cuenta que el legado le pertenece al niño o a la niña.

8. Los regalos en efectivo para instalaciones se utilizan para cubrir gastos presupuestados. No son colocados en una cuenta de ahorros y pueden gastarse al recibirse de la misma forma que las contribuciones mensuales de padrinazgos. Se utilizan para gastos necesarios en la instalación, tales como gastos de manutención e inversiones presupuestadas.


9. El director o la directora de aldea recibe cada año de la/el responsable de finanzas de la oficina nacional una lista de los balances de regalos en efectivo para cada niño y niña. Los niños, niñas y jóvenes SOS no necesitan ser informados sobre cada pago que se realice a lo largo del año. El/la director/a de aldea informa a las y los jóvenes del monto acumulado que se haya ahorrado, cuando comienza a participar en la elaboración de su plan de desarrollo individual.


a) Los pagos de padrinazgos son registrados por la oficina internacional de padrinazgos y semestralmente se realiza un balance. (Directriz 1)

Los fondos de padrinazgos comprenden tanto las contribuciones mensuales de padrinazgos como los regalos en efectivo adicionales pagados por los padrinos. Las asociaciones promotoras y de apoyo transfieren el dinero recibido de los padrinos a la oficina internacional de padrinazgos, donde es acreditado para cada instalación SOS y remitido a la cuenta de la asociación local de Aldeas Infantiles SOS.

Periodo contable : Los dos periodos contables son del 1° de enero al 30 de junio y del 1° de julio al 31 de diciembre. La fecha de pago del padrino determina a que periodo se asignan los regalos en efectivo.

Balances semestrales : Los fondos de padrinazgos se reflejan en balances semestrales. Los balances que cubren el periodo de los últimos seis meses del año anterior se preparan en junio del año siguiente y los que cubren los primeros seis meses del año en curso en diciembre. Estos balances son enviados por la oficina internacional de padrinazgos a las oficinas nacionales, y el responsable de finanzas de la oficina nacional los comprueba y los remite a la oficina internacional de padrinazgos dentro del plazo establecido para fines de auditoría.

Cuotas bimestrales : La oficina internacional de padrinazgos transfiere cuotas cada dos meses más un balance de pago por instalación SOS al final de cada periodo de seis meses.

Aldeas sin cuotas bimestrales : Las Aldeas Infantiles SOS nuevas no reciben cuotas bimestrales al comienzo. En una etapa posterior, la oficina internacional de padrinazgos junto con el departamento de finanzas de la oficina internacional y el/la asesor/a de finanzas de la oficina regional acordarán un modo regular de pago.

b) Los regalos en efectivo para niñas y niños son utilizados íntegramente para su futuro. (Directriz 2)

Entre las formas razonables de utilizar el dinero se incluyen la formación superior, la creación de un pequeño negocio o tienda para lograr la independencia, la compra de terreno o de un apartamento, matrimonio o un tratamiento médico especial. Los regalos en efectivo no tienen que ser desembolsados inmediatamente al dejar de estar al cuidado de Aldeas Infantiles SOS o al alcanzar la mayoría de edad, especialmente cuando un/a joven no tiene planes concretos para la utilización del dinero.


c) Los regalos en efectivo se ahorran en una cuenta bancaria colectiva. (Directriz 3)

Los regalos en efectivo se mantienen en una cuenta en fideicomiso a favor de los niños, niñas y jóvenes y no pueden ser invertidos (p. Ej. en acciones).

Algunos padrinos pueden tener en su propio país cuentas de ahorro para los niños y las niñas que apadrinan. Esto sucede sobre todo con los padrinos alemanes. Una vez al año las asociaciones promotoras y de apoyo presentan los balances actualizados de estas cuentas de ahorro y la información es enviada por la oficina internacional de padrinazgos a las oficinas nacionales. En la mayoría de los casos, estos fondos sólo se transfieren a través de la oficina internacional de padrinazgos una vez que el niño o la niña haya dejado la Aldea Infantil SOS, después de haber consultado tanto al padrino como a la oficina nacional.

d) Se mantiene un registro de regalos en efectivo por niño y niña. (Directriz 4) El registro de regalos en efectivo y las deducciones de los regalos en efectivo

desembolsados sólo se realiza manualmente en los países que no utilizan el software de padrinazgos (SPS). En el software de padrinazgos estos procedimientos se efectúan automáticamente.

e) Los fondos acreditados a niñas y niños apadrinadas/os que no hayan alcanzado su independencia a través de Aldeas Infantiles SOS se desembolsan de forma especial. (Directriz 6)

Si un niño o una niña deja el cuidado de Aldeas Infantiles SOS antes de ser independiente y no se llega a un acuerdo con su nuevo tutor, Aldeas Infantiles SOS puede guardar los ahorros del niño o niña hasta que llegue a la mayoría de edad, si esto supone el interés superior del niño o de la niña.

Si un padrino desea hacer un regalo en efectivo a un niño o una niña dado/a de baja, la oficina internacional de padrinazgos primero pregunta a la oficina nacional si el dinero aún puede hacérsele llegar. De no ser posible contactar con el niño o la niña, y habiendo sido pagado y acreditado el regalo en efectivo a la niña o niño anteriormente apadrinado, el dinero se registra a favor del nuevo niño o niña que el padrino apoyará, siempre y cuando viva en la misma Aldea Infantil SOS. De no haber niño sustituto en la misma Aldea Infantil SOS, el monto se distribuirá entre los niños y niñas que permanecen en la familia SOS y el/la responsable de finanzas en la oficina nacional lo registrará en el balance personal de ellos. En el caso de que se reciban regalos en efectivo para niños y niñas que hayan partido hace más de un año sin que haya habido acuerdos entre la oficina internacional de padrinazgos y la oficina nacional, el/la coordinador/a de padrinazgos lo informará a la oficina internacional de padrinazgos respectivamente.


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