BERITA NEGARA

REPUBLIK INDONESIA No.446, 2018 ANRI. Tata Naskah Dinas. Pencabutan.

PERATURAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

NOMOR 7 TAHUN 2018

TENTANG

TATA NASKAH DINAS

DI LINGKUNGAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,

Menimbang : bahwa untuk melaksanakan ketentuan Pasal 2 ayat (1)

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2

Tahun 2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas, perlu

menetapkan Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia

tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Arsip Nasional

Republik Indonesia;

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009

Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik

Indonesia Nomor 5071);

2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang

Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009

tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia

Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara

Republik Indonesia Nomor 5286);

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -2-

3. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia

Nomor 2 Tahun 2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas

(Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 432);

4. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia

Nomor 14 Tahun 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja

Arsip Nasional Republik Indonesia(Berita Negara Republik

Indonesia Tahun 2014 Nomor 1578);

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : PERATURAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

TENTANG TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN ARSIP

NASIONAL REPUBLIK INDONESIA.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan ini yang dimaksud dengan:

1. Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis dan

format, teknik penyusunan, kewenangan penandatanganan

serta pengamanan Naskah Dinas yang digunakan dalam

komunikasi kedinasan.

2. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat

komunikasi kedinasan yang dibuat dan diterima oleh pejabat

yang berwenang di lingkungan ANRI dalam rangka

penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan.

3. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam

berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan

teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan

diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,

lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,

organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam

pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan

bernegara.

4. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung

dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka

waktu tertentu.

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -3-

5. Sistem Penomoran Naskah Dinas Elektronik adalah suatu

sistem penomoran Naskah Dinas yang dapat diakses secara

online oleh central file untuk memberikan nomor pada

Naskah Dinas.

6. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang

menggambarkan tata letak dan redaksional, serta

penggunaan lambang negara, logo, dan cap lembaga.

7. Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas adalah hak

dan kewajiban yang melekat pada pejabat yang berwenang

untuk menandatangani Naskah Dinas sesuai dengan tugas

dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya.

8. Lambang Negara adalah simbol negara yang dituangkan

dalam gambar burung garuda sesuai dengan ketentuan

peraturan perundang-undangan.

9. Logo adalah gambar atau huruf sebagai identitas Arsip

Nasional Republik Indonesia.

10. Cap Lembaga adalah gambar lambang negara dan logo Arsip

Nasional RepubIik Indonesia sebagai tanda pengenal yang

sah dan berlaku, yang dibubuhkan pada ruang tanda

tangan.

11. Kop Surat Dinas adalah kepala surat yang menunjukkan

jabatan atau nama Arsip Nasional Republik Indonesia yang

ditempatkan di bagian atas kertas.

12. Kop Amplop Surat Dinas adalah kepala sampul surat yang

menunjukan jabatan atau nama Arsip Nasional Republik

Indonesia yang ditempatkan di bagian atas sampul surat.

13. Kertas Permanen adalah kertas yang bebas asam (acid free)

atau memiliki tingkat keasaman rendah, memiliki keawetan

dan daya tahan tinggi dalam jangka waktu lama.

14. Arsip Nasional Republik Indonesia yang selanjutnya

disingkat ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk

lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan

tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di

ibukota negara.

15. Sistem Informasi Kearsipan Dinamis yang selanjutnya

disingkat SIKD adalah model aplikasi yang dapat

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -4-

dipergunakan dalam pengelolaan arsip dinamis bagi

pencipta arsip.

16. Jaringan Informasi Kearsipan Nasional yang selanjutnya

disingkat JIKN adalah sistem jaringan informasi dan sarana

pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI.

17. Perubahan adalah mengubah bagian tertentu dari Naskah

Dinas yang dinyatakan dengan lembar perubahan.

18. Pencabutan adalah mencabut Naskah Dinas tertentu karena

bertentangan atau tidak sesuai lagi dengan Peraturan

perundang-undangan yang lebih tinggi, khusus, atau

Naskah Dinas yang baru ditetapkan.

19. Pembatalan adalah menyatakan bahwa seluruh materi

Naskah Dinas tidak diberlakukan lagi melalui suatu

pernyataan pembatalan dalam Naskah Dinas yang baru.

20. Ralat adalah perbaikan yang dilakukan terhadap sebagian

materi Naskah Dinas melalui pernyataan ralat dalam Naskah

Dinas yang baru.

Pasal 2

Tata Naskah Dinas di Lingkungan Arsip Nasional Republik

Indonesia merupakan acuan bagi unit kerja di lingkungan

Arsip Nasional Republik Indonesia dalam menyusun Naskah

Dinas.

Pasal 3

Ruang lingkup Tata Naskah Dinas di Lingkungan Arsip

Nasional Republik Indonesia terdiri atas:

a. jenis dan format Naskah Dinas;

b. pembuatan Naskah Dinas;

c. kewenangan penandatanganan; dan

d. pengamanan Naskah Dinas.

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -5-

BAB II

JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS

Pasal 4

(1) Jenis Naskah Dinas di lingkungan ANRI terdiri atas:

a. Naskah Dinas arahan;

b. Naskah Dinas korespondensi;

c. Naskah Dinas khusus;

d. Naskah Dinas lainnya;

e. laporan; dan

f. telaah staf.

(2) Ketentuan mengenai format Naskah Dinas sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang

merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Arsip

Nasional Republik Indonesia ini.

Bagian Kesatu

Naskah Dinas Arahan

Pasal 5

(1) Naskah Dinas arahan terdiri dari Naskah Dinas pengaturan,

Naskah Dinas penetapan dan Naskah Dinas penugasan.

(2) Naskah Dinas pengaturan sebagaimana dimaksud pada ayat

(1) terdiri atas Peraturan, Instruksi, Standar Operasional

Prosedur Administrasi Pemerintahan, dan Surat Edaran.

(3) Naskah Dinas penetapansebagaimana dimaksud pada ayat

(1) disusun dalam bentuk keputusan.

(4) Naskah Dinas penugasan sebagaimana dimaksud pada ayat

(1) disusun dalam bentuk surat perintah.

Paragraf 1

Peraturan

Pasal 6

Peraturan merupakan Naskah Dinas yang berlaku dan

mengikat secara umum, bersifat mengatur dan memuat

kebijakan pokok yang dibuat dan ditetapkan oleh ANRI.

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -6-

Pasal 7

Kepala berwenang menetapkan dan menandatangani

peraturan.

Pasal 8

Susunan Peraturan terdiri atas:

a. judul;

b. pembukaan;

c. batang tubuh; dan

d. kaki.

Pasal 9

(1) Judul peraturan memuat keterangan mengenai jenis,

nomor, tahun penetapan, dan nama peraturan.

(2) Judul sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditulis

seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah

margin, tanpa diakhiri tanda baca.

(3) Nama peraturan sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

dibuat secara singkat dan mencerminkan isi peraturan.

Pasal 10

Pembukaan peraturan terdiri atas:

a. frasa “DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA” yang

diletakkan di tengah margin;

b. frasa “KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,”

selaku pejabat yang menetapkan peraturan diletakkan

di tengah margin;

c. konsiderans, diawali dengan kata Menimbang yang

dicantumkan pada sisi kiri margin dan diakhiri dengan

tanda baca titik dua (:), dengan memperhatikan hal sebagai

berikut:

1. konsiderans memuat uraian singkat mengenai pokok

pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan

pembuatan peraturan;

2. pokok pikiran pada konsiderans memuat unsur filosofis,

yuridis, dan sosiologis yang menjadi latar belakang

pembuatannya;

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -7-

3. pokok pikiran yang hanya menyatakan bahwa peraturan

dianggap perlu untuk dibuat adalah kurang tepat karena

tidak mencerminkan tentang latar belakang dan alasan

dibuatnya peraturan;

4. jika konsiderans memuat lebih dari satu pokok pikiran,

tiap pokok pikiran dirumuskan dalam rangkaian kalimat

yang merupakan kesatuan pengertian; dan

5. tiap pokok pikiran diawali dengan huruf abjad dan

dirumuskan dalam satu kalimat yang diawali dengan

kata bahwa dan diakhiri dengan tanda baca titik koma.

d. dasar hukum diawali dengan kata Mengingat yang

dicantumkan pada sisi kiri margin dan diakhiri dengan

tanda baca titik dua (:), dengan memperhatikan hal sebagai

berikut:

1. dasar hukum memuat dasar kewenangan pembuatan

peraturan;

2. peraturan perundang-undangan yang digunakan

sebagai dasar hukum hanya peraturan perundang-

undangan yang tingkatannya sama atau lebih tinggi;

3. jika jumlah peraturan perundang-undangan yang

dijadikan dasar hukum lebih dari satu, urutan

pencantuman perlu memperhatikan tata urutan

peraturan perundang-undangan dan jika tingkatannya

sama disusun secara kronologis berdasarkan saat

pengundangan atau penetapannya;

4. peraturan perundang-undangan perlu dilengkapi

dengan pencantuman Lembaran Negara Republik

Indonesia dan Tambahan Lembaran Negara Republik

Indonesia atau Berita Negara Republik Indonesia dan

Tambahan Berita Negara Republik Indonesia yang

diletakkan di antara tanda baca kurung; dan

5. tiap-tiap dasar hukum diawali dengan angka bilangan

(1., 2., dst.) dan diakhiri dengan tanda baca titik koma.

e. Diktum terdiri atas:

1. kata Memutuskan ditulis seluruhnya dengan huruf

kapital tanpa spasi di antara suku kata dan diakhiri

dengan tanda baca titik dua (:) serta diletakkan di

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -8-

tengah margin;

2. kata Menetapkan dicantumkan sesudah kata

Memutuskan, disejajarkan ke bawah dengan kata

Menimbang dan Mengingat. Huruf awal kata

Menetapkan ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri

dengan tanda baca titik dua (:); dan

3. judul peraturan ditulis seluruhnya dengan huruf kapital

dan diakhiri dengan tanda titik.

Pasal 11

Bagian batang tubuh Peraturan terdiri atas:

a. substansi Peraturan dirumuskan dalam pasal per pasal;

b. tabel, grafik atau gambar dirumuskan dalam lampiran;

c. sistematika substansi Peraturan meliputi:

1. ketentuan umum;

2. materi pokok yang diatur;

3. ketentuan sanksi (jika diperlukan);

4. ketentuan peralihan (jika diperlukan);

5. ketentuan penutup; dan

6. lampiran (jika diperlukan).

Pasal 12

Bagian kaki Peraturan ditempatkan di sebelah kanan bawah,

terdiri atas:

a. tempat (nama kota sesuai dengan alamat ANRI) dan

tanggal penetapan Peraturan;

b. frasa “KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA”

diakhiri dengan tanda baca koma (;);

c. tanda tangan Kepala;

d. nama lengkap Kepala ditulis dengan huruf kapital, tanpa

mencantumkan gelar;

e. frasa “ditetapkan di Jakarta”;

f. frasa “pada tanggal ...”

g. frasa “DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-

UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI

MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,” bagi jenis peraturan

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -9-

perundang-undangan berupa Peraturan Arsip Nasional

Republik Indonesia dan nama lengkap pejabat; dan

h. frasa “BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN ...

NOMOR ...” bagi jenis peraturan perundang-undangan

berupa Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia.

Pasal 13

Sebelum Peraturan ditetapkan oleh Kepala, harus

mendapatkan persetujuan pejabat pimpinan tinggi madya di

lingkungan ANRI.

Pasal 14

(1) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum

digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu

Peraturan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat

diumumkan oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang

hukum setingkat pimpinan tinggi pratama atau pejabat

diatasnya.

(2) Pengabsahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

dicantumkan di bawah ruang tanda tangan sebelah kiri

bawah, yang terdiri atas kata “salinan sesuai dengan

aslinya” serta dibubuhi tanda tangan Kepala Unit Kerja

setingkat Pimpinan tinggi pratama yang mempunyai fungsi

hukum dan cap dinas ANRI.

Pasal 15

Peraturan yang telah ditetapkan disampaikan kepada pihak

yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap serta

aman. Pendistribusian Peraturan diikuti dengan tindakan

pengendalian, dengan menggunakan buku ekspedisi untuk

pendistribusian di lingkungan ANRI dan Surat Pengantar

untuk pendistribusian ke luar ANRI.

Pasal 16

Naskah asli Peraturan yang ditandatangani harus disimpan

sebagai pertinggal di unit kerja yang mempunyai fungsi

hukum.

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -10-

Paragraf 2

Instruksi

Pasal 17

Instruksi merupakan Naskah Dinas yang memuat perintah

berupa petunjuk atau arahan tentang pelaksanaan suatu

kebijakan yang diatur dalam peraturan perundang-undangan.

Pasal 18

(1) Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani

Instruksi adalah Kepala.

(2) wewenang penetapan dan penandatanganan Instruksi

sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak dapat

dilimpahkan kepada pejabat lain.

Pasal 19

Susunan Instruksi terdiri atas:

a. kepala;

b. batang tubuh; dan

c. kaki.

Pasal 20

Bagian kepala Instruksi terdiri atas:

a. kop Instruksi menggunakan Lambang Negara;

b. Instruksi Kepala Arsip Nasional Republik Indoneasia, ditulis

dengan huruf kapital secara simetris;

c. Kata nomor Instruksi ditulis dengan huruf kapital secara

simetris;

d. kata tentang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

e. judul Instruksi ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

dan;

f. Kepala Arsip Nasional Republik Indoneasia, ditulis dengan

huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma (;)

secara simetris.

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -11-

Pasal 21

Bagian batang tubuh Instruksi terdiri atas:

a. bagian konsiderans Instruksi memuat:

1. latar belakang penetapan Instruksi dan/atau dasar

hukum sebagai landasan penetapan Instruksi;

2. bagian konsiderans diakhiri dengan tanda baca titik

koma;

b. bagian diktum, dimulai dengan kalimat “dengan ini

memberi Instruksi” dan dilanjutkan dengan kata kepada

yang ditulis pada sisi kiri margin yang diikuti dengan tanda

baca titik dua (:);

c. nama pejabat yang diberi Instruksi diawali dengan angka

bilangan (1., 2., dst.) dan diakhiri dengan tanda baca titik

koma;

d. substansi Instruksi diawali kata untuk yang ditulis dengan

awal huruf kapital dan diikuti tanda baca titik dua (:).

Substansi Instruksi diuraikan kedalam bentuk kalimat

yang diawali dengan kata kesatu, kedua, ketiga, dst.,

penulisan kesatu, kedua, ketiga dst., menggunakan huruf

kapital dan diikuti tanda baca titik dua (:).

Pasal 22

Bagian kaki Instruksi ditempatkan di sebelah kanan bawah,

terdiri atas:

a. tempat (kota sesuai dengan alamat ANRI) dan tanggal

penetapan Instruksi;

b. Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, ditulis dengan

huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma (;);

c. tanda tangan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia;

dan

d. nama Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia ditulis

dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.

Pasal 23

(1) Instruksi disampaikan kepada pihak yang berhak secara

cepat dan tepat waktu, lengkap serta aman.

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -12-

(2) Pendistribusian Instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat

(1) diikuti tindakan pengendalian, dengan menggunakan

buku ekspedisi.

Pasal 24

Naskah asli dan salinan Instruksi yang ditandatangani harus

disimpan sebagai pertinggal di unit kerja yang mempunyai

fungsi hukum.

Paragraf 3

Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan

Pasal 25

Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan yang

selanjutnya disingkat SOP AP merupakan Naskah Dinas yang

memuat serangkaian petunjuk tentang cara dan urutan

kegiatan tertentu.

Pasal 26

SOP AP bertujuan untuk:

a. menyederhanakan, memudahkan, dan mempercepat

penyampaian petunjuk;

b. memudahkan pekerjaan;

c. memperlancar dan menyeragamkan pelaksanaan kegiatan;

dan

d. meningkatkan kerja sama antara pimpinan, staf, dan

unsur pelaksana.

Pasal 27

SOP AP ditetapkan dan ditandatangani oleh pimpinan tinggi

madya, II dan kepala unit pelaksana teknis (Unit Pelayanan

Teknis Balai Arsip Statis dan Tsunami).

Pasal 28

Susunan SOP AP terdiri atas:

a. halaman judul;

b. keputusan pimpinan;

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -13-

c. daftar isi;

d. penjelasan singkat penggunaan;

e. bagian identitas;

f. bagian flowchart; dan

g. bagian pendukung.

Pasal 29

(1) Halaman judul merupakan halaman pertama sebagai

sampul muka sebuah SOP AP.

(2) Halaman judul ini berisi informasi mengenai:

a. judul SOP AP;

b. nama unit kerja;

c. tahun pembuatan; dan

d. informasi lain yang diperlukan.

Pasal 30

(1) Keputusan pimpinan tentang penetapan SOP AP

merupakan landasan kekuatan mengikat suatu SOP AP.

(2) Keputusan pimpinan sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

diletakan setelah halaman judul.

Pasal 31

Daftar isi dibutuhkan untuk membantu mempercepat

pencarian informasi dan menulis perubahan/revisi yang dibuat

untuk bagian tertentu dari SOP AP terkait.

Pasal 32

(1) Penjelasan singkat penggunaan memuat penjelasan

bagaimana membaca dan menggunakan SOP AP.

(2) Materi Penjelasan singkat penggunaan sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) meliputi:

a. ruang lingkup, menjelaskan tujuan prosedur dibuat dan

kebutuhan organisasi;

b. ringkasan, memuat ringkasan singkat mengenai prosedur

yang dibuat.

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -14-

Pasal 33

Bagian Identitas dari unsur prosedur dalam SOP AP dapat

dijelaskan sebagai berikut:

a. logo ANRI dan nomenklatur unit kerja pembuat;

b. nomor SOP AP, diisi dengan nomor basah secara berurutan

dalam 1 (satu) tahun takwim;

c. tanggal pengesahan, diisi tanggal pengesahan SOP AP oleh

pejabat yang berwenang di unit kerja;

d. tanggal revisi, diisi tanggal SOP AP direvisi atau tanggal

rencana diperiksa kembali SOP AP yang bersangkutan;

e. pengesahan oleh pejabat yang berwenang pada unit kerja

setingkat pimpinan tinggi pratama dan kepala unit

pelaksana teknis (Balai Arsip Statis dan Tsunami);

f. item pengesahan berisi nomenklatur jabatan, tanda tangan,

nama pejabat tanpa mencantumkan gelar, Nomor Induk

Pegawai serta cap dinas ANRI;

g. judul SOP AP, sesuai dengan kegiatan yang sesuai dengan

tugas dan fungsi yang dimiliki;

h. dasar hukum, berupa Peraturan perundang-undangan yang

mendasari prosedur yang dibuat menjadi SOP AP beserta

aturan pelaksanaannya;

i. keterkaitan, memberikan penjelasan mengenai keterkaitan

prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain yang

distandarkan (SOP AP lain yang terkait secara langsung

dalam proses pelaksanaan kegiatan dan menjadi bagian

dari kegiatan tersebut);

j. peringatan, memberikan penjelasan mengenai kemungkinan

yang terjadi ketika prosedur dilaksanakan atau tidak

dilaksanakan;

k. peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan

yang mungkin muncul dan berada di luar kendali pelaksana

ketika prosedur dilaksanakan, serta berbagai dampak lain

yang ditimbulkan;

l. dalam hal ini dijelaskan pula bagaimana cara mengatasinya

bila diperlukan;

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -15-

m. umumnya menggunakan kata peringatan, yaitu

jika/apabila-maka (if-then) atau batas waktu (deadline)

kegiatan harus sudah dilaksanakan;

n. kualifikasi pelaksana, memberikan penjelasan mengenai

kualifikasi pelaksana yang dibutuhkan dalam

melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan;

o. peralatan dan perlengkapan, memberikan penjelasan

mengenai daftar peralatan utama (pokok) dan perlengkapan

yang dibutuhkan yang terkait secara langsung dengan

prosedur yang dibuat menjadi SOP AP;

p. pencatatan dan pendataan, memuat berbagai hal yang perlu

didata dan dicatat oleh pejabat tertentu. Dalam kaitan ini,

perlu dibuat formulir tertentu yang akan diisi oleh setiap

pelaksana yang terlibat dalam proses;

q. setiap pelaksana yang ikut berperan dalam proses,

diwajibkan untuk mencatat dan mendata apa yang sudah

dilakukannya, dan memberikan pengesahan bahwa langkah

yang ditanganinya dapat dilanjutkan pada langkah

selanjutnya; dan

r. pendataan dan pencatatan akan menjadi dokumen yang

memberikan informasi penting mengenai “apakah prosedur

telah dijalankan dengan benar”.

Pasal 34

Bagian Flowchart merupakan uraian mengenai langkah-

langkah kegiatan secara berurutan dan sistematis dari

prosedur yang distandarkan, yang berisi:

a. nomor, diisi nomor urut;

b. tahap kegiatan, diisi tahapan kegiatan yang merupakan

urutan logis suatu proses kegiatan. Biasanya menggunakan

kalimat aktif dengan awalan me-;

c. pelaksana, merupakan pelaku (aktor) kegiatan, simbol

diagram alir sesuai dengan proses yang dilakukan.

d. keterangan simbol sebagaimana ditentukan pada daftar

simbol;

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -16-

e. pelaksana diisi dengan nama jabatan (Jabatan Pelaksana,

Jabatan Fungsional Tertentu, Jabatan Struktural) yang ada

di unit kerja yang bersangkutan yang melakukan proses

kegiatan;

f. urutan penulisan jabatan dimulai dari jabatan yang terlebih

dahulu melakukan tahap kegiatan;

g. jika dalam SOP AP tersebut terkait dengan unit lain, maka

jabatan unit kerja lain diletakan setelah kolom jabatan di

unit yang bersangkutan;

h. mutu baku, berisi kelengkapan, waktu, output dan

keterangan;

i. SOP AP ini terkait dengan kinerja, maka setiap aktivitas

mengidentifikasikan mutu baku tertentu, seperti: waktu

yang diperlukan untuk menyelesaikan

persyaratan/kelengkapan yang diperlukan (standar input)

dan output-nya;

j. mutu baku ini akan menjadi alat kendali mutu sehingga

produk akhirnya (end product) dari sebuah proses telah

memenuhi kualitas yang diharapkan, sebagaimana

ditetapkan dalam standar pelayanan;

k. untuk pendokumentasian dan implementasi, sebaiknya

SOP AP memiliki kesamaan dalam unsur prosedur

meskipun muatan dari unsur tersebut akan berbeda sesuai

dengan kebutuhan unit kerja; dan

l. norma waktu menggunakan satuan menit, jam, hari.

Pasal 35

Bagian pendukung berisi uraian, keterangan atau contoh

formulir yang dapat mendukung penjelasan prosedur kegiatan

atau menjadi syarat kelengkapan suatu kegiatan.

Pasal 36

(1) SOP AP yang telah ditetapkan disampaikan kepada

pihakyang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap

serta aman.

(2) Pendistribusian SOP AP diikuti tindakan pengendalian,

dengan menggunakan buku ekspedisi.

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -17-

Pasal 37

Naskah asli SOP AP yang ditandatangani harus disimpan

sebagai pertinggal di unit kerja yang mempunyai fungsi

ketatalaksanaan.

Paragraf 4

Surat Edaran

Pasal 38

Surat Edaran merupakan Naskah Dinas yang memuat

pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan

mendesak.

Pasal 39

(1) Surat Edaran ditetapkan oleh Kepala.

(2) Penetapan Surat Edaran sebagaimana dimaksud pada ayat

(1) dapat dilimpahkan ke pimpinan tinggi madya atau

pejabat lain yang ditunjuk sesuai dengan substansi Surat

Edaran.

Pasal 40

Susunan Surat Edaran terdiri atas:

a. Kepala;

b. Batang tubuh; dan

c. Kaki.

Pasal 41

Bagian kepala Surat Edaran terdiri atas:

a. kop Surat Edaran yang ditandatangani Kepala atau atas

nama Kepala menggunakan lambang negara;

b. kata yth., diikuti oleh nama pejabat yang dikirimi Surat

Edaran;

c. tulisan Surat Edaran dengan huruf kapital serta nomor

Surat Edaran di bawahnya secara simetris;

d. kata nomor ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

e. kata tentang dicantumkan di bawah nomor ditulis dengan

huruf kapital secara simetris; dan

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -18-

f. rumusan judul Surat Edaran ditulis dengan huruf kapital

secara simetris di bawah kata tentang.

Pasal 42

Bagian batang tubuh Surat Edaran terdiri atas:

a. latar belakang tentang perlunya dibuat Surat Edaran;

b. maksud dan tujuan dibuatnya Surat Edaran;

c. ruang lingkup diberlakukannya Surat Edaran;

d. peraturan perundang-undangan atau Naskah Dinas lain

yang menjadi dasar pembuatan Surat Edaran; dan

e. isi edaranmengenai hal tertentu yang dianggap mendesak;

f. penutup.

Pasal 43

Bagian kaki Surat Edaran ditempatkan di sebelah kanan bawah,

terdiri atas:

a. tempat dan tanggal penetapan;

b. nama jabatan pejabat penanda tangan ditulis dengan huruf

kapital, diakhiri dengan tanda baca koma (;);

c. tanda tangan pejabat penanda tangan; dan

d. nama lengkap pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan

huruf kapital tanpa mencantumkan gelar.

Pasal 44

(1) Surat Edaran disampaikan kepada pihak yang berhak

secara cepat dan tepat waktu, lengkap serta aman.

(2) PenyampaianSurat Edaran sebagaimana dimaksud pada

ayat (1) diikuti tindakan pengendalian, dengan

menggunakan buku ekspedisi.

Pasal 45

Naskah asli Surat Edaran yang ditandatangani harus disimpan

sebagai pertinggal di unit kerja yang mempunyai fungsi

hukum.

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -19-

Paragraf 5

Keputusan

Pasal 46

(1) Keputusan merupakan Naskah Dinas yang memuat

kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak bersifat

mengatur, dan merupakan pelaksanaan kegiatan, yang

digunakan untuk:

a. menetapkan/mengubah

statuskepegawaian/personal/keanggotaan/material/peristiw

a;

b. membentuk/ mengubah/ membubarkan suatu

kepanitiaan/tim; dan

c. menetapkan pelimpahan wewenang.

(2) Keputusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a

dan huruf c ditetapkan oleh Kepala.

(3) Keputusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) hurufb

dapat dilimpahkan ke Sekretaris Utama.

Pasal 47

Susunan Keputusan terdiri atas:

a. kepala;

b. konsiderans;

c. diktum;

d. batang tubuh; dan

e. kaki.

Pasal 48

Bagian kepala Keputusan terdiri atas:

a. kop Keputusan yang ditandatangani Kepala atau Sekretaris

Utama atas nama Kepala menggunakan lambang negara;

b. kata Keputusan dan nama jabatan Kepala ditulis dengan

huruf kapital secara simetris;

c. nomor Keputusan, ditulis dengan huruf kapital secara

simetris;

d. kata penghubung tentang, ditulis dengan huruf kapital

secara simetris;

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -20-

e. judul Keputusan, ditulis dengan huruf kapital secara

simetris; dan

f. nama jabatan Kepala ditulis dengan huruf kapital secara

simetris dan diakhiri dengan tanda baca koma (;).

Pasal 49

Bagian konsiderans Keputusan terdiri atas:

a. kata menimbang, memuat alasan/

tujuan/Kepentingan/pertimbangan tentang perlu ditetapkannya

Keputusan; dan

b. kata mengingat, yaitu konsiderans yang memuat peraturan

perundang-undangan sebagai dasar pengeluaran

Keputusan.

Pasal 50

Bagian diktum Keputusan terdiri atas:

a. diktum dimulai dengan kata memutuskan yang ditulis

dengan huruf kapital dan diikuti kata menetapkan di tepi

kiri dengan huruf awal kapital;

b. materi muatan yang ditetapkan dicantumkan setelah kata

menetapkan yang ditulis dengan huruf awal kapital; dan

c. dalam keadaan tertentu, Keputusan dapat dilengkapi

dengan salinan dan petikan sesuai dengan ketentuan

peraturan perundang-undangan.

Pasal 51

Materi muatan Keputusan dirumuskan dalam Diktum kesatu,

kedua, ketiga dan seterusnya sesuai dengan kebutuhan.

Pasal 52

Bagian kaki Keputusan ditempatkan di sebelah kanan bawah,

yang terdiri atas:

a. tempat dan tanggal penetapan Keputusan;

b. jabatan Kepala atau Sekretaris Utama atas nama Kepala

ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda

baca koma (;);

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -21-

c. tanda tangan Kepala atau Sekretaris Utama atasnama

Kepala; dan

d. nama lengkap Kepala atau Sekretaris Utama atas nama

Kepala ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan

gelar.

Pasal 53

(1) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum

digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu

Keputusan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat

diumumkan oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang

hukum.

(2) Pengabsahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

dicantumkan di bawah ruang tanda tangan sebelah kiri

bawah, yang terdiri atas kata “salinan sesuai dengan

aslinya” serta dibubuhi tanda tangan Kepala Unit Kerja

setingkat pimpinan tinggi pratama yang mempunyai fungsi

hukum dan cap dinas ANRI.

Pasal 54

(1) Keputusan yang telah ditetapkan, didistribusikan kepada

unit pemrakarsa dengan tindakan pengendalian,

menggunakan buku ekspedisi.

(2) Salinan Keputusan yang telah ditetapkan, didistribusikan

oleh unit pemrakarsa kepada pihak yang berkepentingan.

Pasal 55

Naskah asli Keputusan yang ditandatangani harus disimpan

sebagai arsip di:

a. unit yang mempunyai fungsi kepegawaian untuk Keputusan

bidang kepegawaian; dan

b. unit yang mempunyai fungsi hukum untuk Keputusan

selain bidang kepegawaian.

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -22-

Paragraf 6

Surat Perintah

Pasal 56

Surat Perintah merupakan Naskah Dinas yang dibuat oleh

atasan atau pejabat yang berwenang kepada pejabat di

bawahnya atau pejabat lain yang diberi perintah, yang memuat

apa yang harus dilakukan.

Pasal 57

Surat Perintah dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau

pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup fungsi, tugas,

wewenang, dan tanggung jawabnya yaitu Kepala ANRI,

Pimpinan tinggi madya, Pimpinan tinggi pratama dan Kepala

Unit Pelaksana Teknis (Balai Arsip Statis dan Tsunami).

Pasal 58

Susunan Surat Perintah terdiri atas:

a. kepala;

b. batang tubuh; dan

c. kaki.

Pasal 59

Bagian kepala Surat Perintah terdiri atas:

a. kop Surat Perintah berupa kop dinas ANRI;

b. kata Surat Perintah, ditulis dengan huruf kapital secara

simetris; dan

c. nomor, ditulis dengan huruf kapital dan berada di bawah

tulisan Surat Perintah.

Pasal 60

Bagian batang tubuh Surat Perintah terdiri atas hal sebagai

berikut:

a. konsiderans dimulai dengan kata menimbang yang berada

pada sisi kiri margin dan diakhiri dengan tanda baca titik

dua (:);

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -23-

b. menimbang memuat pokok pikiran ditetapkannya Surat

Perintah;

c. tiap pokok pikiran diawali dengan huruf abjad dan

dirumuskan dalam satu kalimat yang diawali dengan kata

bahwa dan diakhiri dengan tanda baca titik koma (;) dasar,

memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya

Surat Perintah dituliskan sejajar dengan kata menimbang

dengan tanda baca titik dua (:) diawali dengan angka

bilangan (1., 2., dst.) dan diakhiri dengan tanda baca titik

koma;

d. diktum dimulai dengan kata Memberi Perintah, ditulis

dengan huruf awal kapital secara simetris dengan tanda

baca titik dua (:);

e. diikuti kata kepada dengan tanda baca titik dua (:) di tepi

kiri disertai nama dan jabatan pegawai yang mendapat

tugas; dan

f. di bawah kata kepada ditulis kata untuk dengan tanda baca

titik dua (:) yang berisi tentang hal yang harus

dilaksanakan.

Pasal 61

Bagian kaki Surat Perintah ditempatkan di sebelah kanan

bawah terdiri atas:

a. tempat dan tanggal Surat Perintah;

b. nama jabatan pejabat yang menandatangani ditulis dengan

huruf awal kapital pada setiap awal kata, dan diakhiri

dengan tanda baca koma (;);

c. tanda tangan pejabat yang memberi perintah;

d. nama lengkap pejabat yang menandatangani Surat

Perintah, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap

awal kata tanpa mencantumkan gelar;

e. cap dinas ANRI;

f. tembusan berada pada sisi kiri bawah margin dan diikuti

tanda baca titik dua (:).

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -24-

Pasal 62

(1) Surat Perintah disampaikan kepada yang mendapat

perintah.

(2) tembusan Surat Perintah disampaikan kepada unit

kerja/lembaga yang terkait.

(3) pendistribusian Surat Perintah diikuti tindakan

pengendalian, dengan menggunakan buku ekspedisi untuk

pendistribusian di lingkungan ANRI dan Surat Pengantar

untuk pendistribusian ke luar ANRI.

Pasal 63

(1) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar;

(2) Dalam hal tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai

yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri

atas kolom nomor urut, nama, Nomor Induk Pegawai,

pangkat/golongan, jabatan, dan keterangan.

(3) Pejabat yang bisa menandatangani Surat Perintah atas

namanya sendiri hanya Kepala ANRI.

(4) Surat Perintah ditetapkan oleh atasan langsung pegawai,

akan tetapi Surat Perintah dapat juga ditetapkan oleh

pimpinan unit kerja lain.

Bagian Kedua

Naskah Dinas Korespondensi

Pasal 64

Naskah Dinas Korespondensi terdiri atas:

a. Naskah Dinas Korespondensi intern; dan

b. Naskah Dinas Korespondensi ekstern.

Pasal 65

(1) Naskah Dinas Korespondensi intern terdiri atas nota dinas,

memorandum, lembar disposisi, dan surat undangan

intern.

(2) Naskah Dinas Korespondensi ekstern terdiri atas surat

dinas dan surat undangan ekstern.

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -25-

Paragraf 1

Nota Dinas

Pasal 66

Nota Dinas merupakan Naskah Dinas intern yang dibuat oleh

pejabat dalam melaksanakan tugas dan fungsinya di

lingkungan ANRI.

Pasal 67

Nota Dinas dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang

berwenang berdasarkan lingkup fungsi, tugas, wewenang, dan

tanggung jawabnya yaitu Kepala ANRI, pimpinan tinggi madya,

pimpinan tinggi pratama, administrator dan pengawas.

Pasal 68

Susunan Nota Dinas terdiri atas:

a. kepala;

b. batang tubuh; dan

c. kaki.

Pasal 69

Bagian kepala Nota Dinas terdiri atas:

a. kop Nota Dinas terdiri atas tulisan Arsip Nasional Republik

Indonesia dan nama unit kerja,ditulis dengan huruf kapital

secara simetris di tengah atas;

b. kata Nota Dinas, ditulis dengan huruf kapital secara

simetris;

c. kata nomor, ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

d. kata yth., ditulis dengan huruf awal kapital dan diikuti

dengan tanda baca titik dua (:); dan

e. kata hal, ditulis dengan huruf awal kapital dan diikuti

dengan tanda baca titik dua (:).

Pasal 70

Bagian batang tubuh Nota Dinas terdiri atas alinea pembuka,

isi, dan penutup yang singkat, padat, dan jelas.

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -26-

Pasal 71

Bagian kaki Nota Dinas terdiri atas:

a. nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun dibuatnya nota

dinas;

b. nama jabatan yang ditulis dengan huruf awal kapital dan

diakhiri dengan tanda baca koma (;);

c. tanda tangan pejabat;

d. nama lengkap pejabat tanpa gelar yang ditulis dengan

huruf kapital pada setiap awal kata; dan

e. tembusan (jika perlu), berada pada sisi kiri bawah margin

dan diikuti tanda baca titik dua (:).

Pasal 72

Hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan Nota Dinas

meliputi:

a. Nota Dinas tidak dibubuhi cap dinas ANRI.

b. tembusan Nota Dinas ditujukan kepada pejabat di

lingkungan intern ANRI;

c. penomoran Nota Dinas dilakukan dengan mencantumkan

kode klasifikasi arsip, nomor Nota Dinas, dan tahun

dibuatnya Nota Dinas;

d. penomoran Nota Dinas dilakukan terpisah dengan

penomoran surat keluar dan masing-masing pejabat

membuat nomor Nota Dinas;

e. Nota Dinas hanya dapat dibuat oleh pejabat satu tingkat di

bawahnya kepada atasan.

f. Nota Dinas yang dibuat oleh pejabat dua tingkat di

bawahnya, dibuat oleh pelaksana harian dan harus

disertakan tembusan kepada pejabat yang memberi

perintah untuk menjadi Plh; dan

g. Nota Dinas yang dikirim merupakan Nota Dinas yang tidak

dibubuhi paraf koreksi.

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -27-

Paragraf 2

Memorandum

Pasal 73

Memorandum merupakan Naskah Dinas intern yang dibuat

oleh pejabat kepada pejabat di bawahnya atau pegawai di

lingkungan ANRI untuk menyampaikan informasi kedinasan

yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan

arahan, peringatan, saran dan pendapat kedinasan.

Pasal 74

Memorandum ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan

tugas, fungsi, wewenang dan tanggung jawabnya yaitu Kepala

ANRI, pimpinan tinggi madya, pimpinan tinggi pratama dan

administrator tertentu (Unit Pelayanan Teknis Balai Arsip

Statis dan Tsunami).

Pasal 75

Susunan Memorandum terdiri atas:

a. kepala;

b. batang tubuh;

c. kaki.

Pasal 76

Bagian kepala Memorandum terdiri atas:

a. kop Memorandum berisi tulisan Arsip Nasional Republik

Indonesia dan di bawahnya ditulis nama unit kerja secara

simetris dengan huruf kapital;

b. kata Memorandum ditulis secara simetris dibawah kop

Naskah Dinas dengan huruf kapital;

c. nomor, ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

d. kata yth., ditulis dengan huruf awal kapital diikuti dengan

tanda baca titik dua (:); dan

e. kata hal, ditulis dengan huruf awal kapital diikuti dengan

tanda baca titik dua (:).

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -28-

Pasal 77

Batang tubuh Memorandum terdiri atas alinea pembuka,

alinea isi, dan alinea penutup yang singkat, padat, dan jelas.

Pasal 78

Bagian kaki Memorandum terdiri atas:

a. nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun dibuatnya

Memorandum;

b. nama jabatan pejabat yang menandatangani Memorandum

ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal kata dan

diakhiri dengan tanda baca koma (;);

c. tanda tangan pejabat; dan

d. tembusan (jika perlu), berada pada sisi kiri bawah margin

dan diikuti dengan tanda baca titik dua (:).

Pasal 79

Hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan memorandum

meliputi:

a. Memorandum tidak dibubuhi cap dinas ANRI;

b. tembusan Memorandum hanya ditujukan kepada pejabat di

lingkungan intern ANRI;

c. penomoran Memorandum dilakukan dengan

mencantumkan kode klasifikasi arsip, nomor Memorandum,

bulan, dan tahun dibuatnya Memorandum; dan

d. Memorandum digunakan dari pimpinan atau atasan kepada

bawahan atau staf di bawahnya.

Paragraf 3

Lembar Disposisi

Pasal 80

(1) Lembar Disposisi merupakan sarana yang digunakan oleh

pimpinan untuk memberikan wewenang dan tugas kepada

bawahan baik struktural maupun fungsional dalam bentuk

perintah atau instruksi secara singkat dan jelas guna

memproses dan/atau menyelesaikan suatu surat.

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -29-

(2) Lembar Disposisi sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

dimaksudkan agar pimpinan tidak menulis

perintah/instruksinya pada surat.

(3) Lembar Disposisi menjadi satu kesatuan dengan surat

sehingga tidak dapat dipisahkan dengan surat baik untuk

kepentingan pemberkasan maupun penyusutan arsip.

(4) Lembar Disposisi dibuat dalam bentuk formulir dengan

ukuran 21,5 cm x 16,5 cm (dua puluh satu koma lima

dikali enam belas koma lima centi meter) (setengah halaman

F4).

Pasal 81

(1) Setiap surat masuk yang diterima oleh unit pengolah

(sentral arsip aktif setingkat pimpinan tinggi madya,

pimpinan tinggi pratama, administrator) diberi Lembar

Disposisi rangkap 2 (dua), 1 (satu) lembar untuk unit

pengolah dan satu lembar lagi untuk tujuan disposisi.

(2) Lembar Disposisi di unit pengolah disimpan di sentral arsip

aktif untuk mengingatkan unit pengolah/pelaksana

penerima disposisi bila waktu penyelesaian surat sudah

berakhir.

Paragraf 4

Surat Undangan Intern

Pasal 82

Surat Undangan Intern merupakan Surat Dinas yang memuat

undangan kepada pejabat/pegawai di lingkungan ANRI untuk

menghadiri suatu acara kedinasan tertentu.

Pasal 83

Surat Undangan Intern ditandatangani oleh pejabat sesuai

dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya yaitu

Kepala ANRI, pimpinan tinggi madya, pimpinan tinggi pratama,

administrator, dan pengawas.

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -30-

Pasal 84

Susunan Surat Undangan Intern terdiri atas:

a. kepala;

b. batang tubuh; dan

c. kaki.

Pasal 85

Bagian kepala Surat Undangan Intern terdiri atas:

a. kop Surat Undangan Intern berisi tulisan Arsip Nasional

Republik Indonesia dan dibawahnya ditulis nama unit kerja

secara simetris dengan huruf kapital;

b. nomor, sifat, lampiran, dan hal, berada pada sisi kiri margin

kop Surat Undangan Intern diikuti tanda baca titik dua (:);

c. tempat dan tanggal pembuatan Surat Undangan Intern,

berada pada sisi kanan margin sejajar dengan nomor; dan

d. kata yth., berada di bawah hal, diikuti dengan nama

jabatan, dan unit kerja yang dituju (jika diperlukan).

Pasal 86

Bagian batang tubuh Surat Undangan Intern terdiri atas:

a. alinea pembuka;

b. isi Surat Undangan Intern, yang meliputi hari, tanggal,

pukul, tempat dan acara; dan

c. alinea penutup.

Pasal 87

Bagian kaki Surat Undangan Intern terdiri atas nama jabatan,

tanda tangan, dan nama lengkap pejabat yang ditulis dengan

huruf kapital di setiap awal kata.

Pasal 88

Format Surat Undangan Intern sama dengan format Surat

Dinas, bedanya meliputi:

a. kop Surat Undangan Intern menggunakan tulisanArsip

Nasional Republik Indonesia dan nama unit kerja.

Sedangkan kop Surat Dinas menggunakan lambang

negara/logo ANRI (menggunakan lambang negara bila

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -31-

ditandatangani oleh Kepala atau atas nama Kepala dan

menggunakan logo ANRI bila ditandatangani oleh selain

Kepala);

b. pihak yang dikirimi Surat Undangan Intern dapat ditulis

pada lembar lampiran surat.

c. Pada kolom lampiran di bawah nomor surat ditulis jumlah

lampirannya.

d. surat undangan tidak disertai dengan lampiran, di kepala

surat tidak perlu dicantumkan kata lampiran; dan

e. tanpa cap dinas.

Paragraf 5

Surat Dinas

Pasal 89

Surat Dinas merupakan Naskah Dinas pelaksanaan tugas

seorang pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan

kepada pihak lain di luar ANRI.

Pasal 90

Surat Dinas ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas,

fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya yaitu Kepala ANRI,

Pimpinan tinggi madya, Pimpinan tinggi pratama dan

Administrator tertentu (Unit Pelayanan Teknis Balai Arsip

Statis dan Tsunami).

Pasal 91

Susunan Surat Dinas terdiri atas:

a. kepala;

b. batang tubuh;

c. kaki.

Pasal 92

Bagian kepala Surat Dinas terdiri atas:

a. kop Surat Dinas yang ditandatangani sendiri atau atas

nama Kepala ANRI menggunakan lambang negara, yang

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -32-

diikuti tulisan Arsip Nasional Republik Indonesia dengan

huruf kapital secara simetris;

b. kop Surat Dinas yang ditandatangani oleh pejabat selain

Kepala ANRI menggunakan logo ANRI;

c. nomor, sifat, lampiran, dan hal, berada pada sisi kiri margin

di bawah kop Surat Dinas dengan menggunakan huruf awal

kapital dan diikuti tanda baca titik dua (:);

d. tempat dan tanggal pembuatan surat, berada di sebelah

kanan atas sejajar dengan nomor;

e. kata yth., berada dibawah hal, diikuti dengan nama jabatan

dan/ atau nama pejabat yang dituju;

f. penulisan nama instansi yang dituju tidak boleh disingkat;

dan

g. alamat surat, berada dibawah yth., dan hanya

mencantumkan nama kota tujuan.

Pasal 93

Bagian batang tubuh Surat Dinas terdiri atas alinea pembuka,

isi dan alinea penutup.

Pasal 94

Bagian kaki Surat Dinas terdiri atas:

a. nama jabatan, ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri

tanda baca koma (;);

b. tanda tangan pejabat;

c. nama pejabat penanda tangan, ditulis lengkap dengan

huruf kapital pada setiap awal kata;

d. cap atau stempel, yang digunakan sesuai dengan

ketentuan;

e. tembusan berada pada sisi kiri bawah margin diikuti tanda

baca titik dua (:). Tembusan memuat nama pejabat dan

jabatan penerima (jika ada); dan

f. di belakang nama pejabat yang diberi tembusan tidak perlu

dicantumkan kata sebagai laporan.

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -33-

Pasal 95

(1) Surat Dinas disampaikan kepada pihak yang berhak secara

cepat dan tepat waktu, lengkap serta aman.

(2) Pendistribusian Surat Dinas diikuti dengan tindakan

pengendalian, dengan menggunakan buku ekspedisi untuk

pendistribusian di lingkungan ANRI dan Surat Pengantar

untuk pendistribusian ke luar ANRI.

Pasal 96

Hal yang Perlu Diperhatikan dalam penyusunan Surat Dinas

meliputi:

a. kop Surat Dinas hanya digunakan pada halaman pertama

Surat Dinas;

b. dalam penulisannya, nomor surat tidak diikuti dengan

tanda titik ataupun tanda titik dan tanda hubung (.-);

c. jika Surat Dinas disertai lampiran, pada kolom lampiran

dicantumkan jumlahnya;

d. surat tidak disertai dengan lampiran, di kepala surat tidak

perlu dicantumkan kata lampiran;

e. hal, berisi informasi singkat pokok Surat Dinas yang ditulis

dengan huruf kapital pada awal kata setiap unsurnya,

tanpa diakhiri tanda baca;

f. alamat Surat Dinas yang ditulis di bawah yth., tidak perlu

ditulis lengkap. Alamat surat yang lengkap ditulis di

amplop surat;

g. paragraf pembuka surat dapat menggunakan kalimat:

1. Sesuai dengan surat Saudara Nomor … tentang …,

dengan ini kami sampaikan hal sebagai berikut;

2. Sehubungan dengan surat Saudara Nomor … tentang

…, kami menyampaikan jawaban sebagai berikut;

3. Melalui surat ini kami beritahukan ...;

h. tidak diperkenankan menggunakan kalimat:

1. “Menunjuk hal pada pokok surat tersebut di atas,

dengan ini kami sampaikan hal sebagai berikut:”;

2. “Menjawab surat Saudara Nomor ....”;

i. paragraf penutup dapat menggunakan kalimat:

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -34-

1. “Atas perhatian Bapak/Ibu/Saudara, kami ucapkan

terima kasih.”;

2. “Atas perhatian dan kesediaan Bapak/Ibu/Saudara,

kami ucapkan terima kasih.”;

3. “Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu/Saudara

Saudara, kami sampaikan terima kasih.”;

j. tidak diperkenankan menggunakan kalimat:

1. “Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih.”;

2. “Demikian atas bantuan Saudara, kami ucapkan terima

kasih.”;

3. “Demikian yang dapat kami sampaikan. Atas perhatian

dan kerja samanya, diucapkan terima kasih.”;

4. “Demikian harap maklum adanya.”;

k. Surat Dinas yang dikirim adalah surat yang ditandatangani

pejabat yang berwenang dan tidak ada paraf koreksi;

l. surat yang ada pembubuhan paraf koreksi diperlakukan

sebagai pertinggal; dan

m. format Surat Dinas berlaku untuk dalam negeri dan luar

negeri.

Paragraf 6

Surat Undangan Ekstern

Pasal 97

Surat Undangan Ekstern merupakan Surat Dinas yang

memuat undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut

pada alamat tujuan di luar ANRI untuk menghadiri suatu

acara kedinasan tertentu.

Pasal 98

Surat Undangan Ekstern ditandatangani oleh pejabat sesuai

dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya yaitu

Kepala ANRI, Pimpinan tinggi madya, Pimpinan tinggi pratama

dan Administrator tertentu (Balai Arsip Statis dan Tsunami).

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -35-

Pasal 99

Susunan Surat Undangan Ekstern terdiri atas:

a. kepala;

b. batang tubuh; dan

c. kaki.

Pasal 100

Bagian kepala Surat Undangan Ekstern terdiri atas:

a. kop Surat Undangan Ekstern yang ditandatangani sendiri

atau atas nama Kepala ANRI menggunakan lambang

negara, diikuti tulisan Arsip Nasional Republik Indonesia

dengan huruf kapital secara simetris;

b. kop Surat Undangan Ekstern yang ditandatangani oleh

pejabat selain Kepala ANRI menggunakan logo ANRI;

c. nomor, sifat, lampiran, dan hal, berada di sebelah kiri di

bawah kop Surat Undangan Ekstern;

d. tempat dan tanggal pembuatan surat, berada di sebelah

kanan atas sejajar dengan nomor diikuti tanda baca titik

dua (:);

e. bagi Surat Undangan Ekstern yang ditandatangani oleh

pejabat selain Kepala ANRI tanpa menyebut tempat (hanya

tanggal pembuatan surat);

f. kata yth., berada di bawah hal, diikuti dengan nama

jabatan;

g. penulisan nama instansi yang dituju tidak boleh disingkat;

dan

h. alamat surat, ditulis dibawah Yth., hanya mencantumkan

nama kota tujuan.

Pasal 101

Bagian batang tubuh Surat Undangan Ekstern terdiri atas:

a. alinea pembuka;

b. isi Surat Undangan Ekstern, yang meliputi hari/tanggal,

pukul, tempat, dan acara; dan

c. alinea penutup.

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -36-

Pasal 102

Bagian kaki Surat Undangan Ekstern terdiri atas nama jabatan

yang ditulis dengan huruf kapital setiap awal kata, tanda

tangan, dan nama pejabat yang ditulis dengan huruf kapital

pada setiap awal kata.

Pasal 103

Hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan Surat

Undangan Ekstern meliputi:

a. format Surat Undangan Ekstern sama dengan format Surat

Dinas, bedanya pada Surat Undangan Ekstern pada saat

pihak yang diundang banyak, dapat ditulis pada lampiran

tersendiri;

b. jika Surat Undangan Ekstern disertai lampiran, pada kolom

lampiran dicantumkan jumlahnya. Apabila surat tidak

disertai dengan lampiran, di kepala surat tidak perlu

dicantumkan kata lampiran;

c. alamat Surat Undangan Ekstern yang ditulis di bawah yth

tidak perlu ditulis lengkap. Alamat surat yang lengkap

ditulis di amplop surat; dan

d. Surat Undangan Ekstern untuk keperluan tertentu dapat

berbentuk kartu.

Bagian Ketiga

Naskah Dinas Khusus

Pasal 104

Naskah Dinas khusus terdiri atas:

a. surat perjanjian;

b. surat kuasa;

c. berita acara;

d. surat keterangan;

e. surat pengantar; dan

f. pengumuman.

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -37-

Paragraf 1

Surat Perjanjian

Pasal 105

Surat perjanjian merupakan Naskah Dinas yang berisi

kesepakatan bersama tentang sesuatu hal yang mengikat

antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan

tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati

bersama.

Pasal 106

Jenis surat perjanjian terdiri atas:

a. Perjanjian dalam negeri, meliputi:

1) Kesepahaman Bersama; dan

2) Perjanjian Kerjasama.

b. Perjanjian Luar Negeri (Memorandum of understanding).

Pasal 107

Perjanjian dalam negeri merupakan Kerja sama antar lembaga

di dalam negeri, baik di tingkat pusat maupun daerah dibuat

dalam bentuk kesepahaman bersama atau perjanjian kerja

sama.

Pasal 108

Kesepahaman Bersama merupakan naskah kerja sama yang

memuat ketentuan yang bersifat umum, meliputi lebih dari

satu substansi/materi yang dikerjasamakan,

berkesinambungan dalam pelaksanaannya sehingga perlu

ditindaklanjuti dengan Perjanjian Kerja Sama.

Pasal 109

Kesepahaman Bersama ditetapkan oleh Kepala ANRI.

Pasal 110

Susunan Kesepahaman Bersama terdiri atas:

a. judul;

b. pembukaan;

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -38-

c. batang tubuh dan

d. penutup.

Pasal 111

Bagian Judul terdiri atas:

a. judul naskah Kesepahaman Bersama memuat keterangan

mengenai nama dan logo lembaga yang bekerja sama atau

lambang negara, nomor, tahun penandatanganan, dan hal

yang dikerjasamakan;

b. hal yang dikerjasamakan dibuat secara singkat dan

mencerminkan isi/substansi yang dikerjasamakan; dan

c. judul ditulis seluruhnya dengan huruf kapital, diletakkan

ditengah margin tanpa diakhiri tanda baca titik.

Pasal 112

Pembukaan Kesepahaman Bersama terdiri atas:

a. pernyataan waktu dan tempat penandatanganan, dengan

memperhatikan:

1. pada pembukaan Kesepahaman Bersama sebelum nama

jabatan penandatangan dicantumkan waktu dan tempat

penandatanganan;

2. penulisan waktu dan tempat penandatangan ditulis

dalam bentuk kalimat;

b. Pejabat penanda tangan, nama lengkap pejabat penanda

tangan disertai gelar diletakkan lurus di sebelah kiri,

diikuti dengan nama jabatan, nama dan alamat lembaga

serta posisi perwakilannya dalam perjanjian;

c. pertimbangan, dengan memperhatikan:

1. pertimbangan memuat tentang uraian mengenai pokok

pikiran yang menjadi latar belakang dan/atau alasan

kerjasama;

2. jika pertimbangan memuat lebih dari satu pokok pikiran,

tiap pokok pikiran dirumuskan dalam rangkaian kalimat

yang merupakan kesatuan pengertian;

3. tiap pokok pikiran diawali dengan huruf kapital yang

dirumuskan dalam satu kalimat yang diawali dengan

kata bahwa dan diakhiri dengan tanda baca titik koma;

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -39-

d. dasar hukum, dengan memperhatikan:

1. dasar hukum memuat dasar kewenangan pembuatan

dan atau pelaksanaan kerja sama;

2. jika jumlah peraturan yang dijadikan dasar hukum lebih

dari satu, urutan pencatuman perlu memperhatikan urutan

peraturan perundangan;

e. pernyataan Kesepahaman Bersamadirumuskan dengan

suatu kalimat yang diakhiri dengan titik dua.

Pasal 113

(1) Batang tubuh naskah Kesepahaman Bersama memuat

substansi yang dikerjasamakan dan dirumuskan dalam

bentuk pasal per pasal.

(2) Batang tubuh pada umumnya memuat substansi sebagai

berikut:

a. tujuan kerjasama; dan

b. ruang lingkup.

Pasal 114

Penutup naskah Kesepahaman Bersama memuat ketentuan

tentang:

a. pengaturan lebih lanjut tentang hal yang belum diatur;

b. ketentuan penutup, berisi pernyataan autentikasi naskah

kerja sama;

c. nama, jabatan, tanda tangan, dan cap resmi para pihak;

dan

d. dalam naskah Kesepahaman Bersama antara pemerintah

dalam negeri menggunakan materai Rp6000,- (enam ribu

rupiah).

Pasal 115

Perjanjian Kerja Sama merupakan naskah kerja sama yang

merupakan tindak lanjut dari Kesepahaman Bersama memuat

ketentuan teknis pelaksanaan kegiatan bersifat spesifik,

konkrit dan terinci.

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -40-

Pasal 116

Pejabat penandatangan Perjanjian Kerja Sama adalah Kepala

ANRI atau Pimpinan tinggi madya yang ditunjuk oleh Kepala

ANRI sesuai dengan bidang kerja sama yang dijenjangkan.

Pasal 117

Susunan Perjanjian Kerja sama terdiri atas:

a. judul;

b. pembukaan;

c. batang tubuh; dan

d. penutup.

Pasal 118

Bagian Judul terdiri atas:

a. judul naskah Perjanjian Kerja Sama memuat keterangan

mengenai nama dan logo lembaga atau lambang negara

yang bekerja sama, nomor, tahun penandatanganan, dan

hal yang dikerjasamakan;

b. hal yang dikerjasamakan dibuat secara singkat dan

mencerminkan isi/substansi yang dikerjasamakan; dan

c. judul ditulis seluruhnya dengan huruf kapital, diletakkan

ditengah margin tanpa diakhiri tanda baca titik.

Pasal 119

Pembukaan Perjanjian Kerja Sama terdiri atas:

a. pernyataan waktu dan tempat penandatanganan

1. pada pembukaan Perjanjian Kerja Sama sebelum

nama jabatan penanda tangan dicantumkan waktu dan

tempat penandatanganan; dan

2. penulisan waktu dan tempat penanda tangan ditulis

dalam bentuk kalimat/huruf bukan angka.

b. pejabat penandatangan yaitu nama lengkap pejabat

penanda tangan disertai gelar diletakkan lurus di sebelah

kiri, diikuti dengan nama jabatan, nama dan alamat

lembaga serta posisi perwakilannya dalam perjanjian;

c. dasar hukum yaitu Perjanjian Kerja Sama yang merupakan

tindak lanjut dari Kesepahaman Bersama, maka

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -41-

Kesepahaman Bersama yang dijadikan dasar perjanjian

kerja sama harus dicantumkan; dan

d. pernyataan Kesepahaman Bersama yaitu Pernyataan

Kesepahaman Bersama untuk melakukan sesuatu kerja

sama dirumuskan dengan suatu kalimat yang diakhiri dengan

titik dua (:).

Pasal 120

Batang tubuh naskah Perjanjian Kerja Sama memuat

substansi yang dikerjasamakan dan dirumuskan dalam

bentuk pasal per pasal.

Pasal 121

Batang tubuh memuat substansi sebagai berikut:

a. ruang lingkup:

1. ruang lingkup memuat tentang objek/bidang yang

dikerjasamakan;

2. lingkup kegiatan kerja sama sesuai dengan ruang

lingkup dalam kesepahaman bersama yang

ditandatangani sebelumnya; dan

3. lingkup kegiatan sebagaimana dimaksud pada angka 1

dijabarkan menjadi tahapan program tahunan sesuai

dengan bidang yang dikerjasamakan.

b. tanggung jawab para pihak yang dirumuskan secara rinci

berupa hak dan kewajiban dalam kaitannya dengan

pelaksanaan kegiatan yang dikerjasamakan;

c. unit kerja pelaksana yaitu unit yang ditunjuk sebagai

pelaksana kegiatan adalah unit kerja setingkat pimpinan

tinggi madya yang memiliki tugas pokok dan fungsi sesuai

dengan kegiatan yang dikerjasamakan;

d. tata cara pelaksanaan kegiatan, pembiayaan kegiatan, dan

pernyataan bahwa jadwal kerja akan dibuat sebagai

lampiran dituangkan lebih lanjut dalam kerangka acuan

kerja program tahunan yang ditandatangani oleh para

pihak;

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -42-

e. perubahan kerja sama berisi klausula yang bersifat

antisipasi bila terjadi perubahanterhadap substansi yang

dikerjasamakan;

f. masa berlaku dan berakhirnya kerja sama;

g. keadaan memaksa (force majeure);

merumuskan klausula dan waktu yang menyebabkan

tidak dapat dilaksanakan kegiatan yang dikerjasamakan

sebagaimana mestinya;

h. penyelesaian perselisihan; dan

i. berisi cara penyelesaian perselisihan terhadap perjanjian

kerja sama.

Pasal 122

Penutup naskah Perjanjian Kerja Sama memuat ketentuan

tentang:

a. ketentuan penutup, berisi pernyataan autentikasi naskah

kerja sama, rangkap 2 (dua) atau sejumlah pihak yang

dikerjasamakan;

b. nama, jabatan, tanda tangan, dan cap resmi para pihak;

dan

c. dalam naskah Perjanjian Kerja Sama antara pemerintah

dalam negeri menggunakan materai Rp6000,- (enam ribu

rupiah).

Pasal 123

Naskah perjanjian dalam negeri asli, yang telah ditandatangani,

disimpan di unit setingkat pimpinan tinggi pratama yang

melaksanakan fungsi kerjasama.

Pasal 124

(1) untuk kepentingan pelaksanaan kegiatan, unit kerja yang

melaksanakan fungsi kerjasama menyampaikan kopi

naskah kerja sama dan rencana kerja (rencana pelaksanaan

kegiatan kerja sama) kepada seluruh pimpinan tinggi

madya dan pimpinan tinggi pratama yang terkait.

(2) untuk kepentingan pengawasan pelaksanaan kerja sama,

pimpinan tinggi pratama yang melaksanakan fungsi

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -43-

kerjasama menyampaikan kopi naskah kerja sama dan

rencana kerja (rencana pelaksanaan kegiatan kerja sama)

kepada unit yang melaksanakan fungsi pengawasan.

Pasal 125

Perjanjian Luar Negeri (Memorandum of Understanding/MoU)

merupakan naskah kerja sama yang memuat ketentuan yang

bersifat umum, meliputi satu atau lebih substansi yang

dikerjasamakan, berkesinambungan dalam pelaksanaannya

dan ditindaklanjuti dalam bentuk Executive Program (EP),

Working Plan (WP), Program Direction.

Pasal 126

Perjanjian Luar Negeri (MoU) ditetapkan oleh Kepala ANRI.

Pasal 127

Susunan Perjanjian Kerja Luar Negeri (MoU) terdiri atas:

a. judul;

b. pembukaan;

c. batang tubuh; dan

d. penutup.

Pasal 128

Bagian Judul terdiri atas:

a. judul naskah MoU memuat keterangan mengenai nama dan

logo lembaga/instansi atau lambang negara yang bekerja

sama, tahun penandatanganan, dan hal yang

dikerjasamakan;

b. hal yang dikerjasamakan dibuat secara singkat dan

mencerminkan isi/substansi yang dikerjasamakan; dan

c. judul ditulis seluruhnya dengan huruf kapital, diletakkan di

tengah margin tanpa diakhiri tanda baca titik (.).

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -44-

Pasal 129

Bagian pembukaan terdiri atas:

a. pembukaan memuat tentang keterangan kedua belah pihak

yang melakukan kerja sama disebut sebagai para pihak

dengan rumusan:

“The first (mention the name of first party and the second

(mention the name of second party) here in after referred to as

the Parties”;

b. pertimbangan:

1. pertimbangan memuat tentang uraian mengenai pokok

pikiran yang menjadi latar belakang dan/atau alasan

kerja sama;

2. jika pertimbangan memuat lebih dari satu pokok pikiran,

tiap pokok pikiran dirumuskan dalam rangkaian kalimat

yang merupakan kesatuan pengertian;

3. tiap pokok pikiran diawali dengan huruf kapital yang

dirumuskan dalam satu kalimat yang diawali dengan kata

bahwa dan diakhiri dengan tanda baca titik koma;

c. dasar hukum:

1. dasar hukum memuat dasar kewenangan

pelaksanaan kerja sama;

2. jika jumlah peraturan yang dijadikan dasar hukum

lebih dari satu, urutan pencantuman perlu

memperhatikan urutan peraturan perundangan;

3. untuk perjanjian dengan pihak luar negeri perlu

dirumuskan klausula tentang kepatuhan para pihak

pada hukum yang berlaku di suatu negara, dengan

rumusan:

“Pursuantto the prevailing laws and regulations of the

respective countries”.

Pasal 130

Bagian batang tubuh terdiri atas:

a. batang tubuh naskah MoU memuat substansi yang

dikerjasamakan;

b. batang tubuh dirumuskan dalam bentuk pasal;

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -45-

c. batang tubuh pada umumnya memuat substansi sebagai

berikut:

1. tujuan kerja sama;

2. ruang lingkup;

ruang lingkup memuat tentang objek/bidang yang

dikerjasamakan, yang dirumuskan secara umum.

Pasal 131

Penutup naskah MoU memuat ketentuan tentang:

a. pengaturan lebih lanjut tentang hal yang belum diatur;

b. ketentuan penutup, berisi pernyataan autentikasi naskah

kerja sama;

c. pernyataan waktu dan tempat penandatanganan, dengan

memperhatikan:

1. pada penutup MoU sebelum nama jabatan penanda tangan

dicantumkan waktu dan tempat penandatanganan;

2. penulisan waktu dan tempat penanda tangan ditulis

dalam bentuk kalimat;

d. nama, jabatan, dan tanda tangan, (untuk naskah perjanjian

dengan pihak luar negeri tidak diperlukan cap resmi); dan

e. dalam naskah antara pemerintah dengan pihak luar negeri

tidak menggunakan materai.

Pasal 132

Naskah perjanjian luar negeri asli, yang telah ditandatangani,

disimpan di unit kerja setingkat pimpinan tinggi pratama yang

mempunyai fungsi kerja sama.

Pasal 133

(1) Untuk kepentingan pelaksanaan kegiatan, unit kerja yang

mempunyai fungsi kerjasama (yang menyimpan naskah asli)

menyampaikan kopi naskah kerja sama dan rencana kerja

(rencana pelaksanaan kegiatan kerja sama) kepada seluruh

Pimpinan tinggi madya dan Pimpinan tinggi pratama yang

terkait.

(2) Untuk kepentingan pengawasan pelaksanaan kerja sama,

unit kerja yang mempunyai fungsi kerjasama menyampaikan

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -46-

kopi naskah kerja sama dan rencana kerja (rencana

pelaksanaan kegiatan kerja sama) kepada unit kerja yang

mempunyai tugas pengawasan intern.

Pasal 134

Hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan Perjanjian

Kerja Luar Negeri (MoU) meliputi:

a. perjanjian antar para pihak yang ditandatangani oleh

pimpinan lembaga negara menggunakan lambang negara

dengan posisi di tengah secara simetris; dan

b. perjanjian antar para pihak yang mewakili pimpinan

lembaga negara dengan BUMN/swasta menggunakan logo

masing-masing dengan posisi logo lembaga yang

mengajukan inisiatif di letakkan di sebelah kanan

menghadap pembaca.

Paragraf 2

Surat Kuasa

Pasal 135

Surat Kuasa merupakan Naskah Dinas yang berisi pemberian

wewenang kepada badan hukum/ kelompok orang/

perseorangan atau pihak lain dengan atas namanya untuk

melakukan suatu tindakan tertentu untuk kedinasan.

Pasal 136

Kepala, Pimpinan tinggi madya dan Pimpinan tinggi pratama, III,

sesuai dengan tugas, wewenang dan tanggung jawabnya

berwenang membuat dan menandatangani Surat Kuasa.

Pasal 137

Susunan Surat Kuasa meliputi:

a. kepala;

b. batang tubuh; dan

c. kaki.

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -47-

Pasal 138

Bagian kepala Surat Kuasa terdiri atas:

a. kop Surat Kuasa terdiri atas logo dan tulisan Arsip Nasional

Republik Indonesia, yang diletakkan secara simetris dan

ditulis dengan huruf kapital;

b. tulisan Surat Kuasa menggunakan huruf kapital berada

simetris di bawah kop surat; dan

c. tulisan nomor menggunakan huruf kapital berada simetris di

bawah tulisan Surat Kuasa.

Pasal 139

Bagian batang tubuh Surat Kuasa memuat materi yang

dikuasakan.

Pasal 140

Bagian kaki Surat Kuasa memuat keterangan tempat, tanggal,

bulan, dan tahun pembuatan, serta nama dan tanda tangan

para pihak yang berkepentingan, dan dibubuhi meterai sesuai

dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Paragraf 3

Berita Acara

Pasal 141

Berita Acara merupakan Naskah Dinas yang berisi tentang

pernyataan bahwa telah terjadi suatu proses pelaksanaan

kegiatan pada waktu tertentu yang harus ditandatangani oleh

para pihak dan para saksi, dapat disertai lampiran.

Pasal 142

Berita Acara ditandatangani oleh Kepala ANRI, pimpinan tinggi

madya, pimpinan tinggi pratama, dan administrator tertentu

(Balai Arsip Statis dan Tsunami, Bagian Keuangan, Bagian

Perencanaan, Bagian Kepegawaian) sesuai dengan tugas,

wewenang, dan tanggung jawabnya.

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -48-

Pasal 143

Susunan Berita Acara terdiri atas:

a. kepala;

b. batang tubuh; dan

c. kaki.

Pasal 144

Bagian kepala Berita Acara terdiri atas:

a. kop Berita Acara terdiri atas logo dan tulisan Arsip Nasional

Republik Indonesia diletakkan secara simetris dan ditulis

dengan huruf kapital;

b. judul Berita Acara menggunakan huruf kapital berada

simetris dibawah kop; dan

c. nomor Berita Acara menggunakan huruf kapital berada

simetris dibawah judul Berita Acara.

Pasal 145

Bagian batang tubuh Berita Acara terdiri atas:

a. tulisan hari, tanggal, bulan, dan tahun, serta nama dan

jabatan para pihak yang membuat Berita Acara;

b. substansi Berita Acara;

c. keterangan yang menyebutkan adanya lampiran; dan

d. penutup yang menerangkan bahwa Berita Acara ini dibuat

dengan benar.

Pasal 146

Bagian kaki Berita Acara memuat tempat pelaksanaan

penandatanganan, nama jabatan, nama pejabat dengan

menggunakan huruf kapital di setiap awal kata, tanda tangan,

dan cap para pihak serta para saksi.

Pasal 147

Lampiran Berita Acara adalah dokumen tambahan yang berisi

meliputi laporan, notulen, memori, daftar seperti daftar

aset/arsip yang terkait dengan materi muatan suatu Berita

Acara.

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -49-

Pasal 148

Hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan Berita Acara

meliputi:

a. pihak pertama dalam Berita Acara adalah pihak yang

mempunyai inisiatif mengajukan kegiatan;

b. pihak kedua dan pihak selanjutnya dalam Berita Acara

adalah pihak yang terlibat kegiatan;

c. Berita Acara dibuat rangkap dua atau sesuai dengan pihak

yang terlibat dalam kegiatan.

d. pada dasarnya untuk Berita Acara tidak menggunakan

materai, hanya saja pada Berita Acara Penyerahan Arsip

Statis menggunakan materai.

Paragraf 4

Surat Keterangan

Pasal 149

Surat keterangan merupakan Naskah Dinas yang berisi

informasi mengenai hal, peristiwa, atau tentang seseorang

untuk kepentingan kedinasan.

Pasal 150

Surat keterangan dibuat dan ditandatangani oleh Kepala ANRI,

Pimpinan tinggi madya, Pejabat Pimpinan tinggi pratama dan

Pejabat Administrator sesuai dengan fungsi, tugas, wewenang,

dan tanggung jawabnya, serta pejabat fungsional tertentu

untuk memberikan keterangan berkaitan dengan kegiatan

penilaian makalah.

Pasal 151

Susunan Surat Keterangan terdiri atas:

a. kepala;

b. batang tubuh; dan

c. kaki.

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -50-

Pasal 152

Bagian kepala surat keterangan terdiri atas:

a. kop surat keterangan, terdiri atas logo dan tulisan Arsip

Nasional Republik Indonesia diletakkan secara simetris dan

ditulis dengan huruf kapital;

b. judul surat keterangan menggunakan huruf kapital berada

simetris dibawah kop; dan

c. tulisan nomor menggunakan huruf kapital berada simetris

dibawah judul surat keterangan.

Pasal 153

Bagian batang tubuh surat keterangan memuat identitas

pejabat yang menerangkan mengenai sesuatu hal, peristiwa,

atau tentang seseorang yang diterangkan, maksud dan tujuan

diterbitkannya surat keterangan.

Pasal 154

(1) Bagian kaki surat keterangan memuat keterangan tempat,

tanggal, bulan, tahun, nama jabatan, tanda tangan, dan

nama pejabat yang membuat surat keterangan tersebut.

(2) Posisi bagian kaki terletak pada bagian kanan bawah.

Paragraf 5

Surat Pengantar

Pasal 155

Surat Pengantar merupakan Naskah Dinas yang digunakan

untuk mengantar/ menyampaikan barang atau naskah.

Pasal 156

Surat Pengantar dibuat dan ditandatangani oleh Pejabat

Administrator dan atau Pengawas yang melakukan tugas

ketatausahaan baik yang mengirim dan menerima sesuai

dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -51-

Pasal 157

Susunan Surat Pengantar terdiri atas:

a. kepala;

b. batang tubuh; dan

c. kaki.

Pasal 158

Bagian kepala Surat Pengantar terdiri atas:

a. kop Surat Pengantar;

b. tempat dan tanggal pembuatan;

c. nama jabatan/alamat yang dituju;

d. tulisan Surat Pengantar yang diletakkan secara simetris; dan

e. nomor.

Pasal 159

Bagian batang tubuh Surat Pengantar dalam bentuk kolom

terdiri atas:

a. nomor urut;

b. jenis yang dikirim;

c. banyaknya naskah/ barang; dan

d. keterangan.

Pasal 160

Bagian kaki Surat Pengantar terdiri atas:

a. pengirim yang berada di sebelah kanan, yang meliputi:

1. nama jabatan pembuat Surat Pengantar;

2. tanda tangan;

3. nama dan Nomor Induk Pegawai; dan

4. cap dinas ANRI.

b. penerima yang berada di sebelah kiri, yang meliputi:

1. tanggal penerimaan;

2. nama jabatan penerima;

3. tanda tangan;

4. nama dan Nomor Induk Pegawai;

5. cap lembaga penerima; dan

6. nomor telepon/faksimil.

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -52-

Pasal 161

Hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan Surat

Pengantar meliputi dikirim dalam dua rangkap, lembar

pertama untuk penerima dan lembar kedua untuk pengirim.

Paragraf 6

Pengumuman

Pasal 162

Pengumuman merupakan Naskah Dinas yang memuat

pemberitahuan tentang suatu hal yang ditujukan kepada

semua pejabat/pegawai/perseorangan/lembaga baik di dalam

maupun di luar ANRI.

Pasal 163

(1) Pengumuman dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang

berwenang atau pejabat lain yang ditunjuk.

(2) Untuk Pengumuman di lingkungan ANRI pejabat yang

berwenang menandatangani Pengumuman adalah Kepala

ANRI, pimpinan tinggi madya, pimpinan tinggi pratama dan

administrator, sedangkan untuk Pengumuman di luar ANRI

pejabat yang berwenang membuat dan menandatangani

Pengumuman adalah Kepala ANRI dan pimpinan tinggi

madya.

Pasal 164

Susunan Pengumuman terdiri atas:

a. kepala;

b. batang tubuh; dan

c. kaki.

Pasal 165

Bagian kepala Pengumuman terdiri atas:

a. kop Pengumuman terdiri atas logo dan tulisan Arsip

Nasional Republik Indonesia, berada simetris menggunakan

huruf kapital;

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -53-

b. tulisan Pengumuman menggunakan huruf kapital secara

simetris di bawah kop;

c. tulisan nomor menggunakan huruf kapital secara simetris

di bawah tulisan Pengumuman;

d. kata tentang, dicantumkan di bawah tulisan nomor,

menggunakan huruf kapital secara simetris; dan

e. rumusan judul Pengumuman,berada di bawah kata tentang

menggunakan huruf kapital secara simetris.

Pasal 166

Batang tubuh Pengumuman terdiri atas:

a. alasan tentang perlunya dibuat Pengumuman;

b. Peraturan yang menjadi dasar pembuatan Pengumuman;

dan

c. pemberitahuan tentang hal tertentu.

Pasal 167

Bagian kaki Pengumuman berada di sisi kanan margin, terdiri

atas:

a. tempat dan tanggal penetapan;

b. nama jabatan pejabat yang menetapkan, menggunakan huruf

kapital pada setiap awal kata, dan diakhiri tanda baca koma (;);

c. tanda tangan pejabat yang menetapkan;

d. nama lengkap pejabat yang menandatangani, menggunakan

huruf kapital pada setiap awal kata; dan

e. cap dinas ANRI.

Bagian Keempat

Naskah Dinas Lainnya

Pasal 168

Naskah Dinas lainnya terdiri atas:

a. naskah serah terima jabatan;

b. notula;

c. sambutan tertulis Kepala ANRI;

d. siaran pers;

e. surat pertimbangan panitia penilai arsip;

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -54-

f. surat perjalanan dinas;

g. sertifikat;

h. Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Latihan (STTPL); dan

i. piagam penghargaan.

Paragraf 1

Naskah Serah Terima Jabatan

Pasal 169

(1) Naskah Serah Terima Jabatan merupakan naskah yang

digunakan pada saat pelaksanaan pergantian jabatan yang

ditandatangani oleh pihak yang menerima dan

menyerahkan jabatan dengan disaksikan oleh pejabat di

atasnya yang memiliki kedudukan lebih tinggi.

(2) Naskah Serah Terima Jabatan sebagaimana dimaksud pada

ayat (1) ditandatangani pada saat pelaksanaan pelantikan

atau serah terima jabatan dari pejabat lama kepada pejabat

baru.

Pasal 170

Wewenang penandatanganan Naskah Serah Terima Jabatan

ditandatangani oleh pihak yang menerima dan menyerahkan

jabatan dengan disaksikan oleh pejabat di atasnya yang

memiliki kedudukan lebih tinggi.

Pasal 171

Susunan naskah serah terima jabatan terdiri atas:

a. kepala;

b. batang tubuh; dan

c. kaki.

Pasal 172

Bagian kepala Naskah Serah Terima Jabatan terdiri atas:

a. judul Naskah Serah Terima Jabatan dengan menggunakan

huruf kapital secara simetris;

b. nama jabatan yang diserahterimakan dengan menggunakan

huruf kapital secara simetris;

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -55-

c. nama unit organisasi eselon di atasnya dengan

menggunakan huruf kapital secara simetris; dan

d. nomor yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris.

Pasal 173

Bagian batang tubuh Naskah Serah Terima Jabatan terdiri

atas:

a. alinea pembuka yang berisi tanggal, waktu, dan tempat

pelaksanaan serah terima jabatan;

b. alinea isi yang memuat nama pejabat dan keputusan yang

menyatakan pengangkatan pejabat tersebut sebagai pejabat

lama dan pejabat baru, disertai dengan pernyataan

penyerahan wewenang dan tanggung jawab jabatan yang

diserahterimakan; dan

c. alinea penutup yang menyatakan pengukuhan Naskah

Serah Terima Jabatan dengan pembubuhan tanda tangan

pejabat lama dan pejabat baru.

Pasal 174

Bagian kaki Naskah Serah Terima Jabatan terdiri atas:

a. tempat dan tanggal pembuatan Naskah Serah Terima

Jabatan;

b. nama lengkap pejabat baru sebagai pihak yang menerima

jabatan dan pejabat lama sebagai pihak yang menyerahkan

jabatan secara sejajar serta dengan menggunakan huruf

awal kapital, tanpa diberi tanda baca apapun, dan di

bawahnya ditulis Nomor Induk Pegawai tanpa tanda baca

titik (.);

c. nama jabatan pihak yang menyaksikan pelaksanaan serah

terima jabatan secara simetris dan diakhiri dengan tanda

baca koma (;); dan

d. nama lengkap pejabat yang menyaksikan pelaksanaan

serah terima jabatan, dengan menggunakan huruf awal

kapital, tanpa diberi tanda baca apa pun, dan nomor induk

pegawai juga tanpa tanda baca titik (.).

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -56-

Paragraf 2

Notula

Pasal 175

Notula merupakan catatan singkat (ringkas) mengenai jalannya

persidangan atau rapat serta hal yang dibicarakan dan

diputuskan.

Pasal 176

Notula dibuat dan ditandatangani oleh notulis dan atasan yang

mengikuti rapat.

Pasal 177

Susunan Notula terdiri atas:

a. kepala;

b. batang tubuh; dan

c. kaki.

Pasal 178

Bagian kepala Notula terdiri atas:

a. kepala notula yang berisi logo ANRI, tulisan Arsip Nasional

Republik Indonesia, dan alamat ANRI yang diletakkan

secara simetris dengan menggunakan huruf kapital;

b. garis pemisah horisontal dengan panjang sama dengan

lebar ruang penulisan notula; dan

c. tulisan notula dicantumkan di bawah tulisan Arsip Nasional

Republik Indonesia, ditulis dengan huruf kapital secara

simetris.

Pasal 179

Bagian batang tubuh notula terdiri atas:

a. dasar, berisi surat undangan yang mendasari pelaksanaan

rapat;

b. waktu dan tempat, berisi waktu dan tempat pelaksanaan

rapat;

c. agenda, berisi pokok pembahasan rapat secara singkat;

d. peserta, berisi daftar peserta; dan

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -57-

e. pelaksanaan rapat, berisi uraian mengenai pembukaan,

pembahasan dan kesimpulan.

Pasal 180

Bagian kaki Notula terdiri atas:

a. tempat dan tanggal pembuatan Notula;

b. kata "Notulis" diikuti tanda baca koma (;);

c. nama pejabat yang mengetahui pembuatan Notula

(atasan notulis yang mengikuti rapat) ditulis secara simetris

dan diakhiri dengan tanda baca koma (;); dan

d. nama lengkap pejabat yang mengetahui pembuatan

Notula (atasan notulis yang mengikuti rapat), ditulis dengan

huruf awal kapital, tanpa diberi tanda baca apa pun.

Pasal 181

Hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan notula

meliputi:

a. untuk notula rapat pimpinan, disampaikan kepada seluruh

peserta rapat dengan Naskah Dinas korespondensi intern

atau ekstern; dan

b. khusus notula rapat pengadaan barang/jasa, harus

ditandatangani oleh seluruh peserta rapat.

Paragraf 3

Sambutan Tertulis Kepala

Pasal 182

Sambutan Tertulis Kepala ANRI merupakan Naskah Dinas

yang berisi penyampaian pikiran atau wacana kebijakan ANRI

di depan khalayak atau seluruh jajaran ANRI oleh Kepala ANRI

atau pejabat yang mewakili.

Pasal 183

Sambutan Kepala ANRI disusun dan ditandatangani oleh

Kepala ANRI.

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -58-

Pasal 184

Susunan Sambutan Kepala terdiri atas:

a. kepala;

b. batang tubuh; dan

c. kaki.

Pasal 185

Bagian kepala Sambutan Tertulis Kepala ANRI berupa judul

sambutan menggunakan huruf Arial dan ditulis dengan huruf

kapital dengan font 14 dan spasi 1,5, terdiri atas:

a. lambang garuda;

b. judul sambutan Kepala ANRI; dan

c. tanggal dan tempat.

Pasal 186

Bagian batang tubuh ditulis menggunakan huruf Arial dengan

font 14 (empat belas) dan spasi 1,5 (satu koma lima) berisi:

a. daftar pejabat yang diundang; dan

b. isi sambutan.

Pasal 187

Bagian kaki berisi:

a. tanda tangan Kepala ANRI; dan

b. nama Kepala ANRI.

Paragraf 4

Siaran Pers

Pasal 188

Siaran Pers merupakan Naskah Dinas yang berisi bahan berita

mengenai kebijakan yang telah ditetapkan oleh pimpinan ANRI

atau kegiatan yang akan dan telah dilaksanakan oleh ANRI

sebagai bahan penulisan wartawan.

Pasal 189

Siaran Pers dibuat dan ditandatangani oleh pimpinan unit

kerja yang mempunyai tugas dan fungsi kehumasan.

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -59-

Pasal 190

Susunan Siaran Pers terdiri atas:

a. kepala;

b. batang tubuh; dan

c. kaki.

Pasal 191

Bagian kepala Siaran Pers terdiri atas:

a. kop Siaran Pers yang berisi logo dan tulisan ANRI yang

diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital;

b. judul Siaran Pers berada simetris menggunakan huruf

kapital; dan

c. nomor berada simetris dibawah Siaran Pers menggunakan

huruf kapital.

Pasal 192

Bagian batang tubuh Siaran Pers memuat informasi dan

kebijakan ANRI yang harus diketahui oleh publik melalui

pemberitaan media massa.

Pasal 193

Kaki Siaran Pers terdiri atas :

a. Penanggung jawab yang ditulis di sebelah kanan bawah yang

terdiri atas:

1. nama unit kerja yang mempunyai tugas dan fungsi

kehumasan;

2. tanda tangan pimpinan unit kerja; dan

3. nama pimpinan unit kerja.

b. Nomor kontak informasi lebih lanjut yang meliputi:

1. nama pejabat atau staf yang dapat dihubungi; dan

2. nomor telepon yang dapat dihubungi.

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -60-

Paragraf 5

Surat Perjalanan Dinas

Pasal 194

Surat Perjalanan Dinas merupakan dokumen yang diterbitkan

oleh Pejabat Pembuat Komitmen dalam rangka pelaksanaan

perjalanan dinas bagi pejabat negara, pegawai negeri, pegawai

tidak tetap, dan pihak lain.

Pasal 195

(1) Penerbitan Surat Perjalanan Dinas harus memperhatikan

hal sebagai berikut:

a. pejabat yang berwenang menandatangani hanya dapat

memberikan perintah perjalanan dinas dalam wilayah

jabatannya; dan

b. apabila perjalanan dinas ke luar wilayah jabatannya,

pejabat yang berwenang harus memperoleh

persetujuan/perintah atasannya.

(2) Dalam hal pejabat yang berwenang akan melakukan

perjalanan dinas, Surat Perjalanan Dinas ditandatangani

oleh:

a. atasan langsungnya sepanjang pejabat yang berwenang

satu tempat kedudukan dengan atasan langsungnya;

dan

b. dirinya sendiri atas nama atasan langsungnya dalam

hal pejabat tersebut merupakan pejabat tertinggi pada

tempat kedudukan pejabat yang bersangkutan setelah

memperoleh persetujuan/perintah atasannya.

Pasal 196

Susunan surat perintah perjalanan dinas, terdiri atas:

a. kepala surat perjalanan dinas;

b. isi surat perjalanan dinas; dan

c. bagian akhir surat perjalanan dinas.

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -61-

Pasal 197

Hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan Surat Perintah

Dinas meliputi:

a. Surat Perintah menjadi dasar penerbitan Surat Perjalanan

Dinas oleh PPK;

b. bukti pertanggungjawaban pelaksanaan Surat Perjalanan

Dinas dituangkan dalam bentuk laporan; dan

c. apabila perjalanan dinas melibatkan pegawai di luar unit

kerja, wajib dimintakan persetujuan atasan pegawai yang

akan diberi tugas.

Paragraf 6

Sertifikat

Pasal 198

Sertifikat merupakan pernyataan tertulis dari pejabat yang

berwenang yang diberikan kepada seseorang atau lembaga karena

keikutsertaannya/perannya dalam suatu kegiatan dan digunakan

sebagai alat bukti yang sah.

Pasal 199

Sertifikat ditandatangani oleh Kepala ANRI dan atau pimpinan

tinggi madya, pimpinan tinggi pratama dan administrator

sesuai dengan fungsi, tugas, wewenang, dan tanggung

jawabnya, dengan memperhatikan:

a. sertifikat akreditasi lembaga kearsipan, unit kearsipan,

lembaga jasa kearsipan dan lembaga penyelenggara

pendidikan dan pelatihan kearsipan ditandatangani oleh

Kepala ANRI;

b. sertifikat sertifikasi sumber daya manusia Kearsipan

ditandatangani oleh Pimpinan tinggi madyayang

melaksanakan fungsi sertifikasi;

c. nilai yang tercantum pada sertifikat akreditasi dan

sertifikasi ditandatangani oleh Pimpinan tinggi pratama

yang melaksanakan fungsi akreditasi dan sertifikasi;

d. Sertifikat dari kegiatan Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan,

Seminar Kearsipan, Ekspose, Focus Group Discussion,

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -62-

Workshop dan sejenisnya ditandatangani oleh Pimpinan

tinggi madya atau Pimpinan tinggi pratama sesuai dengan

fungsi, tugas dan tanggung jawabnya; dan

e. Materi yang tercantum pada sertifikat Pendidikan dan

Pelatihan Kearsipan ditandatangani oleh Pimpinan tinggi

pratama atau Administrator yang melaksanakan fungsi

Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan.

Pasal 200

Susunan Sertifikat terdiri atas:

a. kepala;

b. batang tubuh; dan

c. kaki.

Pasal 201

Bagian kepala sertifikat terdiri atas:

a. lambang negara/logo ANRI dan tulisan Arsip Nasional

Republik Indonesia diletakkan secara simetris dan ditulis

dengan huruf kapital;

b. sertifikat yang ditandatangani oleh Kepala ANRI atau atas

nama Kepala ANRI menggunakan lambang negara,

sedangkan logo ANRI digunakan untuk selain Kepala ANRI;

dan

c. judul sertifikat.

Pasal 202

Bagian batang tubuh sertifikat terdiri atas:

a. nama yang diberi sertifikat dan keterlibatan/perannya dalam

kegiatan yang diadakan;

b. judul kegiatan; dan

c. masa berlaku/ tanggal pelaksanaan kegiatan.

Pasal 203

Bagian kaki sertifikat terdiri atas:

a. nama kota tempat penandatanganan;

b. tanggal saat penandatanganan;

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -63-

c. nama jabatan penanda tangan, ditulis dengan huruf kapital

pada setiap awal kata;

d. nama pejabat penanda tangan, ditulis dengan huruf kapital

pada setiap awal kata; dan

e. cap lambang negara/cap dinas ANRI.

Paragraf 7

Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STTPL)

Pasal 204

Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan merupakan

suatu bukti yang sah bahwa seseorang telah selesai atau lulus

mengikuti pendidikan dan pelatihan kearsipan.

Pasal 205

Wewenang Pembuatan dan Penandatangan STTPL meliputi:

a. STTPL Fungsional Arsiparis ditandatangani oleh Kepala

ANRI atau pimpinan tinggi madya yang mempunyai fungsi,

tugas, wewenang dan tanggung jawab di bidang

pengembangan sumber daya manusia Kearsipan;

b. STTPL Teknis Kearsipan ditandatangani oleh pejabat

pimpinan tinggi pratama yang melaksanakan fungsi

pendidikan dan pelatihan kearsipan;

c. nilai yang tercantum pada STTPL Fungsional Arsiparis

ditandatangi oleh pejabat pimpinan tinggi pratama yang

melaksanakan fungsi pendidikan dan pelatihan kearsipan;

dan

d. nilai yang tercantum pada STTPL Teknis Kearsipan

ditandatangani oleh pejabat administrator yang

melaksanakan fungsi pendidikan dan pelatihan kearsipan.

Pasal 206

Susunan STTPL terdiri atas:

a. Kepala:

Bagian kepala STTPL terdiri atas:

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -64-

1. logo ANRI dan nama Arsip Nasional Republik Indonesia

diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf

kapital; dan

2. tulisan Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Latihan

dicantumkan di bawah tulisan Arsip Nasional Republik

Indonesia, ditulis dengan huruf kapital secara secara

simetris dan nomor dicantumkan di bawahnya.

b. Batang tubuh

Bagian batang tubuh STTPL terdiri atas:

1. dasar hukum;

2. identitas peserta;

3. tulisan lulus yang ditulis dengan huruf kapital; dan

4. nama diklat yang diikuti dan tanggal pelaksanaanya.

c. kaki

Bagian kaki STTPL terdiri atas:

1. nama kota tempat penandatanganan;

2. tanggal saat penandatanganan;

3. nama jabatan penandatangan, ditulis dengan huruf

kapital pada setiap awal kata;

4. nama pejabat penandatangan, ditulis dengan huruf

kapital pada setiap awal kata; dan

5. tanda tangan cap dinas ANRI.

Pasal 207

STTPL disertai lampiran yang berisi materi diklat yang

diselenggarakan dan ditandatangani Kepala Pusat Pendidikan

dan Pelatihan Kearsipan.

Paragraf 8

Piagam Penghargaan

Pasal 208

Piagam Penghargaan merupakan surat atau tulisan resmi yang

berisipernyataan pemberian hak atau peneguhan sesuatu hal

yang bersifatpenghormatan.

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -65-

Pasal 209

Piagam Penghargaan ditandatangani oleh Kepala ANRI.

Pasal 210

Susunan Piagam Penghargaan terdiri atas:

a. kepala:

Bagian kepala Piagam Penghargaan terdiri atas:

1. lambang negara dan tulisan Arsip Nasional Republik

Indonesia diletakkan secara simetris dan ditulis dengan

huruf kapital;

2. tulisan “Piagam Penghargaan” ditulis dengan huruf

kapital dan dicantumkan di bawah nama Arsip Nasional

Republik Indonesia secara simetris; dan

3. nomor ditulis dengan huruf kapital dan dicantumkan di

bawah tulisan “Piagam Penghargaan” secara simetris;

b. batang tubuh:

Bagian batang tubuh Piagam Penghargaan terdiri atas:

1. uraian berisikan pejabat yang memberikan

penghargaan;

2. identitas penerima penghargaan; dan

3. uraian prestasi keteladanan yang telah dicapai atau

diwujudkan.

c. kaki.

Bagian kaki Piagam Penghargaan terdiri atas:

1. nama kota tempat penandatanganan;

2. tanggal saat penandatanganan;

3. nama jabatan penandatangan;

4. nama pejabat penandatangan; dan

5. tanda tangan dan cap lambang negara.

Bagian Kelima

Laporan

Pasal 211

Laporan merupakan Naskah Dinas yang memuat

pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan atau

kejadian.

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -66-

Pasal 212

Laporan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat atau staf yang

diserahi tugas.

Pasal 213

Susunan Laporan terdiri atas:

a. Kepala Laporan memuat judul Laporan yang ditulis dengan

menggunakan huruf kapital dan diletakkan simetris.

b. Batang tubuh terdiri atas:

1 pendahuluan, memuat penjelasan umum, maksud dan

tujuan, ruang lingkup, serta sistematika Laporan;

2. materi Laporan, terdiri atas kegiatan yang dilaksanakan,

faktor yang mempengaruhi, hasil pelaksanaan kegiatan,

hambatan yang dihadapi dan hal lain yang perlu

dilaporkan;

3. simpulan dan saran sebagai bahan pertimbangan; dan

4. penutup merupakan akhir Laporan, memuat permintaan

arahan atau ucapan terima kasih.

c. Kaki Laporan terdiri atas:

1. tempat dan tanggal pembuatan Laporan;

2. nama jabatan pembuat Laporan yang ditulis dengan

huruf awal kapital;

3. tanda tangan; dan

4. nama pejabat, yang ditulis lengkap dengan huruf awal

kapital.

Bagian Keenam

Telaahan Staf

Pasal 214

Telaahan Staf merupakan bentuk uraian yang disampaikan

oleh pejabat atau staf yang memuat analisis singkat dan jelas

mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalan

keluar/pemecahan yang disarankan.

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -67-

Pasal 215

Pejabat yang berwenang membuat dan menandatangani

Telaahan Staf adalah pejabat struktural dan fungsional yang

ditunjuk sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Pasal 216

Susunan Telaahan Staf terdiri atas:

a. Bagian kepala Telaahan Staf terdiri atas:

1. judul Telaahan Staf dan diletakkan secara simetris di

tengah atas; dan

2. uraian singkat tentang permasalahan.

b. Bagian batang tubuh Telaahan Staf terdiri atas:

1. persoalan, memuat pernyataan singkat dan jelas tentang

persoalan yang akan dipecahkan;

2. praanggapan,memuat dugaan yang beralasan,

berdasarkan data yang ada, saling berhubungan sesuai

dengan situasi yang dihadapi, dan merupakan

kemungkinan kejadian di masa yang akan datang;

3. fakta yang mempengaruhi,memuat fakta yang merupakan

landasan analisis dan pemecahan persoalan;

4. analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap

persoalan dan akibatnya, hambatan serta keuntungan

dan kerugiannya, pemecahan atau cara bertindak yang

mungkin atau dapat dilakukan;

5. simpulan, memuat intisari hasil telaahan, yang

merupakan pilihan cara bertindak atau jalan keluar; dan

6. tindakan yang disarankan, memuat secara ringkas dan

jelas saran atau usul tindakan untuk mengatasi

persoalan yang dihadapi.

c. Bagian kaki Telaahan Staf ditempatkan di sebelah kanan

bawah, yang terdiri atas:

1. nama jabatan pembuat Telaahan Staf , ditulis dengan

huruf kapital pada setiap awal kata;

2. tanda tangan;

3. nama lengkap, ditulis dengan huruf kapital pada setiap

awal kata; dan

4. daftar lampiran (jika diperlukan).

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -68-

BAB III

PEMBUATAN NASKAH DINAS

Pasal 217

Pembuatan Naskah Dinas terdiri atas:

a. persyaratan pembuatan;

b. nama instansi/jabatan pada kepala Naskah Dinas;

c. susunan Naskah Dinas;

d. penomoran Naskah Dinas;

e. penggunaan kertas, amplop dan tinta;

f. ketentuan jarak spasi, jenis dan ukuran huruf, serta kata

penyambung;

g. penentuan batas/ruang tepi;

h. nomor halaman;

i. tembusan;

j. lampiran;

k. penggunaan logo lembaga/lambang negara;

l. pengaturan paraf Naskah Dinas dan penggunaan cap;

m. perubahan, pencabutan, pembatalan dan ralat Naskah

Dinas; dan

n. hal yang perlu diperhatikan.

Bagian Kesatu

Persyaratan Pembuatan

Pasal 218

Setiap Naskah Dinas harus memuat informasi yang ringkas

dan jelas sesuai dengan maksud dan tujuan dibuatnya Naskah

Dinas yang disusun secara sistematis.

Pasal 219

Dalam pembuatannya perlu memperhatikan syarat sebagai

berikut:

a. Ketelitian, dalam membuat Naskah Dinas harus

mencerminkan ketelitian dan kecermatan, baik dalam

bentuk, susunan, pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa,

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -69-

dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan sesuai

konteksnya.

b. Kejelasan, Naskah Dinas harus memperlihatkan kejelasan

maksud dari materi yang dimuat dalam Naskah Dinas.

c. Logis dan Singkat, Naskah Dinas harus menggunakan

bahasa Indonesia yang formal, logis secara efektif, singkat,

padat, dan lengkap sehingga mudah dipahami bagi pihak

yang menerima Naskah Dinas.

d. Pembakuan, Naskah Dinas harus taat mengikuti aturan

baku yang berlaku sehingga dapat menjamin terciptanya

arsip yang autentik dan reliable.

Bagian Kedua

Nama Instansi/Jabatan pada Kepala Naskah Dinas

Pasal 220

(1) Untuk memberikan identifikasi pada Naskah Dinas, pada

halaman pertama Naskah Dinas dicantumkan kepala

Naskah Dinas, meliputi nama jabatan atau nama instansi.

(2) Kepala Naskah Dinas dengan menggunakan nama jabatan

digunakan untuk mengidentifikasikan bahwa Naskah Dinas

ditetapkan oleh Kepala ANRI.

(3) Naskah Dinas yang menggunakan nama instansi,

mengidentifikasikan Naskah Dinas tersebut ditetapkan oleh

pejabat selain Kepala ANRI.

Pasal 221

Pencantuman kepala Naskah Dinas adalah sebagai berikut:

a. Nama Jabatan, Kepala Naskah Dinas yang menggunakan

nama jabatan menggunakan lambang negara dan nama

jabatan digunakan untuk Naskah Dinas yang

ditandatangani sendiri oleh Kepala ANRI maupun atas

nama Kepala ANRI. Kepala Naskah Dinas yang

menggunakan nama jabatan berturut-turut terdiri atas

gambar lambang negara dan tulisan Kepala Arsip Nasional

Republik Indonesia yang seluruhnya ditulis dengan huruf

kapital, dicetak di atas secara simetris. Perbandingan

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -70-

ukuran lambang negara dengan huruf yang digunakan

hendaknya serasi dan sesuai dengan ukuran kertas.

b. Nama Instansi, Kepala Naskah Dinas yang menggunakan

logo dan nama instansi serta alamat lengkap ANRI

digunakan untuk Naskah Dinas yang ditandatangani oleh

pejabat yang berwenang.

Penulisan kepala Naskah Dinas diatur sebagai berikut:

1. tulisan Arsip Nasional Republik Indonesia

menggunakan jenis dan ukuran huruf sebagai berikut:

a) tulisan Pusat Jasa Kearsipan ditulis dibawah tulisan

Arsip Nasional Republik Indonesia dengan huruf

Tahoma font 14 (empat belas);

b) tulisan Pusat Jasa Kearsipan ditulis dibawah tulisan

Arsip Nasional Republik Indonesia menggunakan

huruf Tahoma font 14 (empat belas);

c) tulisan Balai Arsip Statis Tsunami ditulis dibawah

tulisan Arsip Nasional Republik Indonesia dengan

huruf Tahoma font 14 (empat belas); dan

d) penulisan alamat menggunakan huruf Tahoma font

10 (sepuluh).

Pasal 222

Bagi unit kerja setingkat pimpinan tinggi pratama dan

administrator yang menjadi satuan kerja (Pusat Jasa

Kearsipan, Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan, dan

Balai Arsip Statis dan Tsunami) dapat mencantumkan nama

unit satuan kerja di bawah ANRI pada kepala naskah/surat

dinas.

Bagian Ketiga

Susunan Naskah Dinas

Pasal 223

Susunan Surat Dinas terdiri atas:

a. kop Naskah Dinas;

b. tanggal surat;

c. hal surat;

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -71-

d. alamat surat; dan

e. untuk perhatian (u.p.).

Pasal 224

Kop Naskah Dinas mengidentifikasikan nama jabatan atau

nama instansi pembuat surat dan alamat dengan ketentuan

sebagai berikut:

a. Kop Naskah Dinas Nama Jabatan

1. Kop Naskah Dinas Nama Jabatan yaitu kepala surat

yang menunjukkan jabatan tertentu. Kertas dengan kop

naskah dinas nama jabatan hanya digunakan untuk

surat yang ditandatangani oleh Kepala ANRI atau atas

nama Kepala ANRI;

2. Kop Naskah Dinas Nama Jabatan terdiri atas lambang

negara (garuda emas) di tengah dan tulisan “KEPALA

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA”;

3. Perbandingan ukuran lambang negara dan huruf yang

digunakan hendaknya serasi sesuai dengan ukuran

kertas;

b. Kop Naskah Dinas Nama Instansi

1. Kop Naskah Dinas Nama Instansi menunjukkan nama

dan alamat ANRI, kertas dengan kop Naskah Dinas

dimaksud digunakan untuk kemudahan dalam surat

menyurat;

2. Kop Naskah Dinas Nama Instansi menggunakan logo

ANRI diletakkan di kiri atas, dan tulisan “ARSIP

NASIONAL REPUBLIK INDONESIA” di sebelah kanan

logo; dan

3. Kop Naskah Dinas Satuan Kerja (Pusat Jasa Kearsipan,

Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan, dan Balai

Arsip Statis dan Tsunami Aceh) menggunakan logo ANRI

diletakkan di kiri atas, dilanjutkan Tulisan “ARSIP

NASIONAL REPUBLIK INDONESIA” di sebelah kanan

logo dan nama unit satuan kerja ditulis di bawah

Tulisan “ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA”.

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -72-

Pasal 225

Ketentuan teknis mengenai penggunaan kop Naskah Dinas

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 224 tercantum dalam

Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari

Peraturan Arsip nasional Republik Indonesia ini.

Pasal 226

Tanggal surat ditulis dengan tata urut sebagai berikut:

a. tanggal ditulis dengan angka Arab;

b. bulan ditulis lengkap; dan

c. tahun ditulis lengkap empat digit dengan angka Arab.

Pasal 227

(1) Hal merupakan materi pokok surat yang dinyatakan dengan

kelompok kata singkat tetapi jelas.

(2) Hal perlu dicantumkan dengan alasan berikut:

a. menyampaikan penjelasan singkat tentang materi yang

dikomunikasikan dan menjadi rujukan dalam

komunikasi;

b. memudahkan identifikasi; dan

c. memudahkan pemberkasan dan penyimpanan surat.

Pasal 228

(1) Surat Dinas ditujukan kepada nama jabatan pimpinan dari

instansi pemerintah yang dituju dan tidak dapat ditujukan

kepada identitas nama individu.

(2) Surat Dinas yang ditujukan kepada pejabat

pemerintah/pejabat negara di lembar surat ditulis dengan

urutan sebagai berikut:

1) nama jabatan pimpinan dari instansi yang dituju;

2) di; dan

3) kota.

(3) Alamat Surat Dinas yang dicantumkan di amplop surat

ditulis dengan urutan sebagai berikut:

1) nama jabatan pimpinan instansi yang dituju;

2) di;

3) jalan; dan

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -73-

4) kota.

(4) Ketentuan teknis mengenai pencantuman alamat surat

dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 224

sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan

bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Arsip nasional

Republik Indonesia ini.

Pasal 229

Alamat surat dengan menggunakan istilah u.p. (untuk

perhatian) digunakan untuk keperluan berikut:

a. Untuk mempercepat penyelesaian surat yang diperkirakan

cukup dilakukan oleh pejabat atau staf tertentu di

lingkungan instansi pemerintah;

b. Untuk mempermudah penyampaian oleh sekretariat

penerima surat kepada pejabat yang dituju dan untuk

mempercepat penyelesaiannya sesuai dengan maksud

surat; dan

c. Untuk mempercepat penyelesaian surat karena tidak harus

menunggu kebijaksanaan langsung pemimpin instansi.

Bagian Keempat

Penomoran

Pasal 230

(1) Penomoran pada Naskah Dinas harus dapat memberikan

kemudahan penyimpanan, pengamanan, temu balik, dan

penilaian arsip.

(2) Penomoran Naskah Dinas dilakukan pada tanggal

ditandatanganinya Naskah Dinas oleh pejabat yang

berwenang.

(3) Ketentuan teknis mengenai penomoran sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) tercantum dalam

Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari

Peraturan Arsip nasional Republik Indonesia ini.

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -74-

Bagian Kelima

Kertas, Amplop, dan Tinta

Pasal 231

(1) Kertas, amplop, dan tinta merupakan media/sarana surat-

menyurat untuk merekam informasi dalam komunikasi

kedinasan.

(2) Ketentuan teknis mengenai penggunaan Kertas, amplop, dan

tinta sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam

Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari

Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia ini.

Bagian Keenam

Ketentuan Jarak Spasi, Jenis dan Ukuran Huruf, serta Kata

Penyambung

Pasal 232

Dalam penentuan jarak spasi, hendaknya diperhatikan aspek

keserasian, estetika, banyaknya isi Naskah Dinas dengan

memperhatikan ketentuan sebagai berikut:

a. jarak antara kop dengan kepala Naskah Dinas yaitu dua

spasi;

b. jarak antara bab dan judul adalah dua spasi;

c. jika judul lebih dari satu baris, jarak antara baris pertama

dan kedua adalah satu spasi;

d. jarak antara judul dengan sub judul adalah empat spasi;

e. jarak antara judul/sub judul dan isi/uraian adalah dua

spasi; dan

f. jarak masing-masing baris disesuaikan dengan keperluan.

Pasal 233

Jenis huruf yang digunakan pada kop Naskah Dinas sebagai

berikut:

a. kop lambang negara, tulisan “KEPALA ARSIP NASIONAL

REPUBLIK INDONESIA” pada Naskah Dinas pengaturan

dan penetapan menggunakan jenis huruf Calisto MT

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -75-

ukuran 20 (dua puluh), jenis Naskah Dinas lainnya

menggunakan jenis huruf Tahoma 16 (enam belas) tebal;

b. kop logo ANRI, tulisan “ARSIP NASIONAL REPUBLIK

INDONESIA” menggunakan jenis huruf Tahoma 16 (enam

belas) tebal dan keterangan alamat menggunakan jenis

huruf Tahoma 6,5 (enam koma lima); dan

c. kop Naskah Dinas intern, jenis huruf yang digunakan pada

kop Naskah Dinas intern Tahoma 16 (enam belas) tebal.

Pasal 234

(1) Jenis huruf pada header pojok kiri atas lembar kedua

Naskah Dinas, lembar ketiga dan seterusnya adalah

Tahoma 12.

(2) Jenis huruf yang digunakan pada amplop Naskah Dinas

sebagai berikut:

a. tulisan “ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA”

menggunakan jenis huruf Tahoma 15 (lima belas) tebal

dan keterangan alamat menggunakan jenis huruf

Tahoma 6,5 (enam koma lima).

b. jenis huruf yang digunakan untuk Naskah Dinas

arahan Peraturan adalah Bookman Old Style 12 (dua

belas), Naskah Dinas arahan lainnya menggunakan

huruf Arial 12 (dua belas).

c. jenis Naskah Dinas lainnya menggunakan huruf Arial

12 (dua belas).

Pasal 235

(1) Kata penyambung merupakan kata yang digunakan sebagai

tanda bahwa teks masih berlanjut pada halaman

berikutnya.

(2) Kata penyambung sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

ditulis pada akhir setiap halaman pada baris terakhir teks

di sudut kanan bawah halaman dengan urutan kata

penyambung dan 3 (tiga) buah titik.

(3) Kata penyambung itu diambil persis sama dari kata

pertama halaman berikutnya.

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -76-

(4) Jika kata pertama dari halaman berikutnya menunjuk

pasal atau diberi garis bawah atau dicetak miring, kata

penyambung juga harus dituliskan sama.

(5) Kata penyambung tidak digunakan untuk pergantian

bagian.

Bagian Ketujuh

Penentuan Batas / Ruang Tepi

Pasal 236

Penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang

terdapat pada peralatan yang digunakan untuk membuat

Naskah Dinas, yaitu:

a. ruang tepi atas: apabila menggunakan kop Naskah Dinas, 2

(dua) spasi dibawah kop, dan apabila tanpa kop Naskah

Dinas, paling sedikit 2 cm (dua centi meter) dari tepi atas

kertas;

b. ruang tepi bawah: paling sedikit 2,5 cm (dua koma lima

centi meter) dari tepi bawah kertas;

c. ruang tepi kiri:paling sedikit 3 cm (tiga centi meter) dari tepi

kiri kertas; dan

d. ruang tepi kanan: paling sedikit 2 cm (dua centi meter) dari

tepi kanan kertas.

Bagian Kedelapan

Nomor Halaman

Pasal 237

(1) Nomor halaman Naskah Dinas ditulis dengan menggunakan

nomor urut angka Arab dan dicantumkan secara simetris di

tengah atas dengan membubuhkan tanda hubung (-)

sebelum dan setelah nomor.

(2) kecuali halaman pertama Naskah Dinas yang menggunakan

kop Naskah Dinas tidak perlu mencantumkan nomor

halaman.

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -77-

Bagian Kesembilan

Tembusan

Pasal 238

Tembusan surat dicantumkan di sebelah kiri bawah, yang

menunjukan bahwa pihak tersebut perlu mengetahui isi surat

tersebut. Setelah penulisan nama pejabat, tidak perlu ada

pencantuman kata sebagai laporan.

Bagian Kesepuluh

Lampiran

Pasal 239

(1) Jika naskah memiliki beberapa lampiran, setiap lampiran

harus diberi nomor urut dengan angka Arab.

(2) Nomor halaman lampiran merupakan nomor lanjutan dari

halaman sebelumnya.

Bagian Kesebelas

Penggunaan Lambang Negara/Logo ANRI

Pasal 240

Ketentuan penggunaan Lambang Negara untuk Tata Naskah

Dinas adalah sebagai berikut:

a. Lambang negara digunakan dalam Tata Naskah Dinas

sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap

dan resmi;

b. Lambang negara digunakan pada Naskah Dinas yang

ditandatangani oleh Kepala ANRI atau pejabat yang

bertindak atas nama Kepala ANRI; dan

c. Lambang negara ditempatkan pada bagian atas kepala surat

secara simetris pada Naskah Dinas.

Pasal 241

Penggunaan Logo ANRI

a. Logo ANRI adalah tanda pengenal atau identitas berupa

simbol atau huruf ANRI yang digunakan dalam Tata Naskah

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -78-

Dinas sebagai identitas ANRI agar publik lebih mudah

mengenalnya;

b. Logo digunakan oleh pejabat berwenang sesuai dengan

tugas, wewenang dan tanggungjawabnya sampai dengan

pimpinan tinggi pratama;

c. Logo ditempatkan di sebelah kiri pada kop Naskah Dinas.

Pasal 242

Penggunaan Lambang Negara dan Logo dalam Kerja Sama:

a. Dalam kerjasama yang dilakukan antar pemerintah

(Goverment to Goverment), menggunakan map Naskah Dinas

dengan lambang negara; dan

b. Tata letak logo dalam perjanjian kerja sama sektoral di

dalam negeri, logo yang dimiliki lembaga masing-masing

diletakkan di atas map naskah perjanjian.

Bagian Kedua Belas

Penggunaan Cap Lembaga

Pasal 243

Cap Lembaga dibagi menjadi dua (2) macam yaitu

a. Cap Lambang Negara; dan

b. Cap dinas ANRI.

Pasal 244

Ketentuan teknis mengenai penggunaan cap lembaga

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 243 tercantum dalam

Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari

Peraturan Arsip nasional Republik Indonesia ini.

Bagian Ketigabelas

Perubahan, Pencabutan, Pembatalan dan Ralat Naskah Dinas

Pasal 245

Perubahan, pencabutan, pembatalan, serta ralat Naskah Dinas

dapat dilakukan dengan syarat harus jelas menunjukkan

Naskah Dinas atau bagian mana dari Naskah Dinas tersebut

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -79-

yang diadakan perubahan, pencabutan, pembatalan, dan/atau

ralat.

Pasal 246

(1) Naskah Dinas yang bersifat mengatur, apabila diubah,

dicabut, atau dibatalkan, harus diubah, dicabut, atau

dibatalkan dengan Naskah Dinas yang setingkat atau lebih

tinggi.

(2) Dalam hal Peraturan Kepala ANRI harus diubah, dicabut,

atau dibatalkan, harus dengan Peraturan Kepala ANRI.

(3) Pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan,

dan pembatalan merupakan pejabat yang menandatangani

Naskah Dinas tersebut atau oleh pejabat yang lebih tinggi

kedudukannya.

(4) Ralat yang bersifat kekeliruan kecil, seperti salah ketik,

dilaksanakan oleh pejabat yang menandatangani Naskah

Dinas.

Bagian Keempat Belas

Hal yang Perlu Diperhatikan

Pasal 247

(1) Naskah Dinas yang ditujukan untuk beberapa tujuan,

seperti Surat Perintah yang ditujukan untuk beberapa

pengajar, Surat Dinas/surat undangan kegiatan kearsipan

yang ditujukan ke beberapa lembaga negara, pemerintah

daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,

organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dibuat asli ke

semua tujuan (tidak dicopy, Naskah Dinas dibuat

dengankertas berkop Naskah Dinas asli, tanda tangan asli

dan cap asli).

(2) Untuk “Tembusan” Naskah Dinas dibuat asli (tidak di-copy,

Naskah Dinas dibuat dengan kertas berkop Naskah Dinas

asli, tanda tangan asli dan cap asli) dan diberi tanda check

list (v) pada tujuan tembusan.

(3) Untuk “pertinggal” naskah dibuat dengan kop Naskah Dinas

asli, ditandatangan asli dan dicap asli.

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -80-

BAB III

KEWENANGAN PENANDATANGANAN

Pasal 248

Kewenangan penandatangan Naskah Dinas adalah hak dan

kewajiban yang ada pejabat untuk menandatangani Naskah

Dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan

yang melekat pada jabatannya.

Pasal 249

Kewenangan penandantangan meliputi kegiatan:

a. penggunaan garis kewenangan;

b. penandatanganan; dan

c. pengaturan paraf pada Naskah Dinas.

Bagian Kesatu

Penggunaan Garis Kewenangan

Pasal 250

(1) Kepala ANRI bertanggung jawab atas segala kegiatan yang

dilakukan di ANRI.

(2) Tanggung jawab tersebut tidak dapat dilimpahkan atau

diserahkan kepada seseorang yang bukan pejabat yang

berwenang.

(3) Garis kewenangan digunakan jika Naskah Dinas

ditandatangani oleh pejabat yang mendapat pelimpahan

dari pejabat yang berwenang.

Pasal 251

Penandatanganan Naskah Dinas yang menggunakan garis

kewenangan dapat dilaksanakan dengan menggunakan 4

(empat) cara meliputi:

a. atas nama (a.n.);

b. untuk beliau (u.b.);

c. pelaksana tugas (plt.); dan

d. pelaksana harian (plh.).

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -81-

Bagian Ketiga

Pengaturan Paraf Pada Naskah Dinas

Pasal 252

(1) Setiap Naskah Dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat

yang berwenang menandatangani terlebih dahulu dilakukan

pembubuhan paraf/diparaf.

(2) Paraf dilakukan oleh pejabat terkait secara horizontal dan

vertikal.

(3) Paraf merupakan bentuk keterkaitan, memberikan

koreksi/usulan, persetujuan terhadap konsep Naskah

Dinas serta ikut bertanggung jawab atas muatan materi,

substansi, redaksi dan pengetikan.

Pasal 253

Paraf terdiri atas paraf hierarki dan paraf koordinasi.

Pasal 254

(1) Naskah Dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat yang

berwenang konsepnya harus diparaf terlebih dahulu

minimal oleh 2 (dua) pejabat pada dua jenjang jabatan

struktural dibawahnya.

(2) Naskah Dinas yang konsepnya dibuat oleh pejabat yang

akan menandatangani Naskah Dinas tersebut tidak

memerlukan paraf.

(3) Naskah Dinas yang konsepnya terdiri atas beberapa lembar,

harus diparaf terlebih dahulu pada setiap lembar Naskah

Dinas oleh pejabat yang menandatangani dan pejabat pada

dua jenjang jabatan struktural di kanan bawah.

(4) Letak pembubuhan paraf diatur sebagai berikut:

a. untuk paraf pejabat yang berada satu tingkat di bawah

pejabat penandatangan Naskah Dinas berada di sebelah

kanan/setelah nama pejabat penandatangan;

b. untuk paraf pejabat yang berada dua tingkat di bawah

pejabat penandatangan Naskah Dinas berada di sebelah

kiri/sebelum nama pejabat penandatangan; dan

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -82-

c. untuk paraf pejabat yang berada tiga tingkat di bawah

pejabat penandatangan Naskah Dinas berada disebelah

paraf pejabat yang di atasnya.

Pasal 255

Naskah Dinas yang materinya saling berkaitan dan

memerlukan koordinasi antar unit kerja maka pejabat yang

berwenang dari unit terkait ikut serta membubuhkan paraf

pada kolom paraf koordinasi.

BAB IV

PENGAMANAN NASKAH DINAS

Pasal 256

Kategori klasifikasi keamanan untuk Naskah Dinas, terdiri

atas:

a. sangat rahasia yaitu Naskah Dinas yang apabila fisik dan

informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat

membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah

Negara Kesatuan Republik Indonesia dan keselamatan

negara;

b. rahasia yaitu Naskah Dinas yang apabila fisik dan

informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat

mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan

negara, sumber daya nasional, ketertiban umum, termasuk

terhadap ekonomi makro. apabila informasi yang terdapat

dalam Naskah Dinas bersifat sensitif baik bagi lembaga

maupun perorangan akan menimbulkan kerugian yang

serius terhadap privacy, keuntungan kompetitif, hilangnya

kepercayaan , serta merusak kemitraan dan reputasi;

c. terbatas yaitu Naskah Dinas yang apabila fisik dan

informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat

mengakibatkan terganggunya pelaksanaan fungsi dan tugas

lembaga, seperti kerugian finansial yang signifikan;

d. biasa/terbuka yaitu Naskah Dinas yang apabila fisik dan

informasinya dibuka untuk umum tidak membawa dampak

apapun terhadap keamanan negara; dan

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -83-

e. penentuan keempat tingkat klasifikasi keamanan tersebut

disesuaikan dengan kepentingan dan substansi Naskah

Dinas.

Pasal 257

Hak akses Naskah Dinas meliputi:

a. Naskah Dinas berklasifikasi sangat rahasia, rahasia, dan

terbatas hak akses diberikan kepada pimpinan ANRI dan

yang setingkat di bawahnya apabila sudah diberikan izin,

pengawas internal/eksternal dan penegak hukum; dan

b. Naskah Dinas berklasifikasi biasa/terbuka, hak akses

diberikan kepada semua tingkat pejabat dan staf yang

berhak.

Pasal 258

Perlakuan Naskah Dinas berdasarkan klasifikasi keamanan

dan akses, diberikan kode derajat pengamanan di amplop dan

di sebelah kiri atas Naskah Dinas serta penggunaan amplop

rangkap dua untuk Naskah Dinas yang sangat rahasia dan

rahasia.

Pasal 259

Kode klasifikasi keamanan terdiri atas:

a. Naskah Dinas Sangat Rahasia diberikan kode „SR‟ dengan

menggunakan tinta warna merah di amplop dalam;

b. Naskah Dinas Rahasia diberikan kode „R‟ dengan

menggunakan tinta warna merah di amplop dalam;

c. Naskah Dinas Terbatas diberikan kode „T‟ dengan

menggunakan tinta hitam; dan

d. Naskah Dinas Biasa/Terbuka diberikan kode „B‟ dengan

menggunakan tinta hitam.

Pasal 260

Security printing merupakan percetakan yang berhubungan

dengan pengamanan tingkat tinggi pada naskah, dengan

tujuan untuk mencegah pemalsuan dan perusakan serta

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -84-

jaminan terhadap keautentikan dan keterpercayaan Naskah

Dinas.

Pasal 261

Security printing menggunakan metode teknis sebagai berikut:

a. kertas khusus, kertas yang dipakai sebagai pengamanan

memiliki nomor seri pengaman yang letaknya diatur secara

tersendiri dan hanya diketahui oleh pihak tertentu,

penggunaan kertas ini harus berurutan sesuai dengan

nomor serinya sehingga memudahkan pelacakan;

b. Watermarks merupakan gambar dikenali atau pola pada

kertas yang muncul lebih terang atau lebih gelap dari

sekitar kertas yang harus dilihat dengan cahaya dari

belakang kertas, karena variasi kerapatan kertas.

c. Emboss merupakan tulisan atau cetakan timbul.

Pasal 262

(1) Pembuatan dan pengawasan nomor seri pengaman serta

pencetakan pengamanan Naskah Dinas dilakukan oleh

Bagian Humas dan Tata Usaha Pimpinan.

(2) Pembuatan nomor seri pengaman dikoordinasikan dengan

Unit Kearsipan.

BAB V

KETENTUAN PENUTUP

Pasal 263

Pada saat Peraturan Arsip nasional Republik Indonesia ini

mulai berlaku, Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik

Indonesia Nomor 35 Tahun 2015 tentang Tata Naskah Dinas di

Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia (Berita

Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 1157) dicabut

dan dinyatakan tidak berlaku.

Pasal 264

Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia ini mulai berlaku

pada tanggal diundangkan.

www.peraturan.go.id

2018, No.446 -85-

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan

pengundangan Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia ini

dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik

Indonesia.

Ditetapkan di Jakarta

pada tanggal 26 Maret 2018

KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,

ttd

MUSTARI IRAWAN

Diundangkan di Jakarta

pada tanggal 4 April 2018

DIREKTUR JENDERAL

PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA

REPUBLIK INDONESIA,

ttd

WIDODO EKATJAHJANA

www.peraturan.go.id