BAB III

PHOSEDUB PENELITIAN.

A. Populasi dan Sampel

Dalam penelitian ini yang dijadikan populasi ada

lah seluruh karakteristik yang menyangkut proses adminis

trasi akademik Universitas Islam Bandung, khususnya yang

berkenaan dengan kegiatan antara pendaftaran mahasiswa

baru sampai dengan wisuda. Sedangkan anggota populasinya

adalah seluruh pimpinan, dosen, staf administrasi serta

mahasiswa Universitas Islam Bandung.

Adapun sampelnya, bila dilihat dari alur proses

terdiri atas seluruh unit kegiatan, jadi bersifat studi

kasus. Memang dengan demikian sukar menghasilkan general-

isasi proses administrasi akademik perguruan tinggi pada

umumnya, dilihat dari segi ini hasilnya hanya akan terba

tas pada kasus penelitian ini saja. Sedangkan bila dili

hat dari anggota unit kegiatan, sampelnya diambil secara

purpossive. yakni diwawancarai beberapa personil baik

staf maupun pimpinan, yang sudah cukup lama menangani ad

ministrasi akademik di Unisba. Dengan demikian walaupun

"turun" ke lapangan penelitian bergerak antara kurun wak

tu bulan Agustus sampai dengan Oktober 1986, permasalaha

an yang terangkat tidak terbatas pada kejadian pada kurun

eaktu tersebut saja, tapi mewakili kejadian pada kurun

waktu tiga periode kepemimpinan KHEZ Muttaqien.

81

82

B. Metode Penelitian dan Teknik Pengumpulan Data

1. Metode Penelitian.

Penelitian ini termasuk pada penelitian yang si-fatnya kasuistik di lapangan tertentu, bertujuan untukmempelajari secara intensif latar belakang, kejadiansaat kini, serta interaksi lingkungan pada unit sosialyang sudah given antar pribadi maupun kelompok. Denganmemakai kaca-mata Stephen Isaac dan William B.Michael(1982:42), metode yang digunakan adalah "Case and Field"yang pada umumnya bertujuan "To study intensively thebackground, current status, and tnviromental interactions of agiven social unit: an individual, group, insti-tation or community".

Sedangkan melalui kaca-mata Suchman (pada DavidKline, 1980:IX-10) hal ini termasuk metode evaluasiproses yang berpengertian lebih khusus, yakni berhubungan dengan objek yang dapat dievaluasi dari suatu program,Dalam hal ini meliputi "effort, performance, adequacy

of performance, efficiency and process".

2. Teknik Pftngumpulan Data

Kegiatan yang dilakukan dalam «saha mengumpul-kan data meliputi serangkaian langkah-langkah sejak dari persiapan pelaksanaan pengumpulan data sampai dengandata itu diklasifikasikan dan dikonstruksi dalam lapor-

an penelitian.

83

Rangkaian kegiatan tersebut lengkapnya dapat di

ungkapkan sebagai berikut :

(1) Segera setelah "research design" menemukan

bentuknya, menghubungi pihak-pihak yang dijadikan nara

sumber yakni Pj.Rektor Unisba, Panitya Penerimaan Maha

siswa Baru, Bagian Keuangan Unisba, beberapa dekan fak

kultas, Kepala Perpustakaan Pusat, Kepala Bagian Akade

mik, Kepala Bagian Kemahasiswaan, beberapa staf fakul

tas (Psikologi, Ekonomi, Hukura dan Tarbiyah), Kepala

Bagian Umum, beberapa pekerja teknis baik di tingkat

Universitas mappun tingkat Fakultas.seria beberapa to-

koh mahasiswa baik yang terlibat dalam kegiatan ting

kat Universitas (BPKM, DKM Masjid Al Asy'ari) maupun

tingkat fakultas.

Usaha menghubungi tersebut terdiri atas dua je

nis, pertama menghubungi dalam pengertian membuat per-

janjian untuk pertemuan/wawancara, kedua menghubungi

dalam pengertian mengadakan wawancara. Pada beberapa

staf dan malah pimpinan ternyata cukup dengan sekali

mendatangi saja yakni langsung wawancara.

(2) Pengumpulan data melalui wawancara, observa-

si dan studi dokumentar. Wawancara dilakukan dalam ben

tuk terstruktur dan tidak terstruktur, yakni melalui

pertanyaan-pertanyaan yang telah disiapkan dan kemudi

an ditambahkan pertanyaan-pertanyaan baru yang tidak

ada dalam persiapan pertanyaan bila jawaban beckembang

84

pada hal-hal di luar pertanyaan tapi masih relevan de

ngan permasalahan penelitian yang menjadi garapan.

Observasi dilakukan lebih ditujukan untuk mem-

peroleh data tentang perilaku keorganisasian seperti

alur penerimaan mahasiswa baru dengan seleksinya, re

gistrasi, pengambilan program studi, pelaksanaan perku

liahan, ujian tengah semester, pelaksanaan ujian sia

dang sarjana dan pelaksanaan wisuda. Observasi dilakuk

kan dengan memakai dua cara, yakni langsung dan tidak

langsung. Termasuk pada hal-hal yang diobservasi ada

lah faktor-faktor yang mempengaruhi efisiensi dan efek**

tivitas organisasi, sehubungan dengan individual per*

formance baik staf maupun pimpinan.

Studi dokumenter dilakukan dengan mempelajari

berbagai dokumen baik yang dari Unisba sendiri maupun

dari Departemen Pendidikan dan Kebudayaan atau Depar-

temen Agama. Hal ini berkaitan dengan masalah-masalah

struktur organisasi, deskripsi tugas-tugas, pembagian

ruangan kuliah, jadwal kegiatan akademik, pedoman aka

demik, peraturan ujian-ujian, ijazah serta kewajiban-

kewajiban lain dari personil baik administratif mau

pun akademik.

Penghimpunan data melalui upaya tersebut di

atas, sebagaimana dikemukakan bertautan dengan konsen

sus antara pewawancara dengan responden. Namun

85

demikian kadangkala terjadi penyimpangan di luar konsen

sus, baik lantaran halangan dari pihak responsen maupun

pewawancara. Sebaliknya terjadi juga yakni, wawancara

susulan seandainya data yang didapat dirasakan kurang

mengungkapkan persoalan penelitian.

Beberapa pertimbangan yang menguatkan dilaksa-

nakannya teknik pengumpulan data demikian adalah :

Pertama, bahwa penelitian ini bersifat evaluatif

studi kasus dan kualitatip, tidak menggunakan formula

statistik, digunakan untuk melihat alur dan struktur

serta tujuan unit-unit kegiatan dalam bentuk peraturan

atau petunjuk-petunjuk pelaksanaan.

Kedua, proses pelaksanaan administrasi akademik

berdasarkan aturan-aturan, kemudian dilaksanakan. Untuk

mengetahui hal demikian, cukup memadai dengan raempela-

jari dokumen-dokumen, wawancara atau observasi.

Ketiga, bahwa anggota pelaksana subsistem kegi

atan berbeda-beda dengan karakteristik masing-masing

yang berbeda pula. Dengan demikian heteroginitas dan

variabilitas objek kajian memungkinkan untuk digunakan

nya teknik pengumpulan data seperti tersebut di atas.

C. Pedoman Pengolahan da^ Analisis Data

Pengolahan data yang sudah terkumpul( baik me-

lui wawancara, studi dokumenter maupun observasi), me-

laui cara-cara (1) pemeriksaan dan pengelompokan

86

dokumen-dokumen sesuai dengan permasalahan perunit kek

giatan, (b) pengelompokan hasil wawancara dan (c) men-

deskripsikan hasil observasi. Melalui prosedur terse

but data terklasifikasikan pada masalah-masalah peneM-

tian. Langkah ini kemudian diikuti dengan upaya mendes-

kripsikan dan merekonstruksi proses subsistem dan per

formance personil baik administratif maupun akademik,

berdasarkan kriteria judgemental seperti yang telah di

kemukakan pada tujuan khusus bab yang pertama.

Melalui cara bertahap demikian, akan tergambar-

kan deskripsi proses administrasi akademik dan perfor

mance personil, baik persubsistem maupun keseluruhan,

sekaligus dengan kriteria evaluatif tentang efektivitas-

nya tentang :

(1) Tujuan subsistem pendaftaran dan seleksi

mahasiswa baru, registrasi mahasiswa, penyusunan jadwal

kuliah, OPSPEK/P-4, penentuan program studi mahasiswa,

pelaksanaan perkuliahan, ujian tengah dan akhir semes

ter, penyelesaian akhir program studi dan wisuda, De

ngan demikian akan tergambar pula keterkaitan antar tu

juan subsistem disamping keterikatan tiap subsistem ter

hadap tujuannya masing-masing.

(2) Struktur keorganisasian tiap subsistem se

bagaimana subsistem-subsistem yang ada pada tujuan bu

tir satm di atas.

87

(3) Alur proses administrasi akademik yakni be?

rupa tahapan kerja kronologis persubsistem dari sejak

penerimaan mahasiswa baru sampai wisuda, selain gam

baran sejauh mana efektivitas proses dapat mencapai tu

juan yang telah dicanangkan.

(4) Penampilan personil baik staf maupun pimpin

an dari segi motivasi, kemampuan kerja, kualitas kerja,

ketepatan waktu, inisiatip dan komunikasi.

(5) Gaya penampilan pimpinan Universitas Islam

Bandung, baik pada tingkat Universitas maupun pada ting

kat fakultas,serta sejauhmana pengaruhnya terhadap efek

tivitas kerja personil.

Melalui pengolahan dan analisis sebagaimana dise

but di atas, diharapkan masalah penelitian dapat dija-

wab sesuai dengan data lapangan yang ditemukan.

D. Definisi Operasional. Penentuan Kriteria dan Asumsi

yang Digunakan

Sesuai dengan rumusan permasalahan, maka peneli

tian ditujukan pada lima aspek, yakni :

1. Aspek deskripsi perangkat tuiuan subsistem.

Secara operasional tujuan diartikan sebagai per

ubahan yang diingini untuk kemudian diusahakan pencapai-

annya. Pada tujuan, keinginan diterjemahkan dalam ben

tuk rencana-rencana yang mendukung tercapainya tujuan-

88

tujuan secara bertahap. Pada saat yang sama pencapaian

tujuan akan harus didukung oleh kesiapan perangkat ke-

ras dan lunak secara seimbang.

Untuk mementukan kondisi perangkat tujuan subr

sistem efektif mencapai tujuan ditetapkan kriteria eva

luatif sebagai berikut :

a)perangkat tujuan subsistem efektif bila cukup

tersedia perangkat lunak, perangkat keras dan manpower

sesuai dengan beban kerja yang harus ditanggungnya. Kri

teria ini didasarkan pada asumsi bahwa :

1) personil subsistem punya keterikatan melaksa-

nakan tugas dan wewenang sesuai beban kerja yang harus

dipertanggung-jawabkannya.

2) perangkat lunak dan keras pada tiap subsistem

sudah memenuhi persyaratan minimal untuk kelancaran tu

gas yang menjadi beban kerja subsistem.

b) perangkat tujuan subsistem efektif bila dita

ngani oleh manajer/pimpinan subsistem yang memiliki "ma

nagerial skill" . Kriteria ini didasarkan pada asumsi :

1) bahwa kultur kepegawaian pada umumnya di In

donesia lebih terikat pada keterampilan pimpinan dari

pada terikat pada sistem yang telah dicanangkan.

2) bahwa pimpinan subsistem bertanggungjawab un

tuk mengkoordinasikan kegiatan yang ditugaskan padanjta.

Berdasarkan kriteria tersebut di atas, maka

89

ditentukan kanlah "jugment" sebagai berikut :

- Efektif bila kedua kriteria terpenuhi

- Kurang efektif bila ada sebagian kriteria tidak ter

penuhi , dan

- Tidak efektif bila kriteria yang disebutkan di atas

sama sekali tidak ada.

2. Aspek deskripsi struktur organisasi subsistem.

Secara opBrasional struktur organisasi dimaksudkan

sebagai susunan bagian-bagian kerja yang ditangani oleh

seorang atau lebih personil untuk melaksanakan beban

tugas yang menjadi tanggung-jawab organisasi (dalam hal

ini subsistem) tersebut. Sebagai suatu model, maka

struktur merupakan suatu patokan untuk mengukur suatu

kenyataan.

Kriteria evaluatif bagi struktur subsistem ten

tang efektif tidaknya adalah sebagai berikut :

a) Struktur subsistem dianggap efektif bila cu-

kup dapat menampung beban kerja yang harus dipertang-

gung-jawabkannya, baik dilihat dari kuantiias maupun ku

alitas perangkat lunak, keras dan manpower-nya. Hal ini

didasarkan pada asumsi bahwa :

1) pembagian kerja pada struktur harus sesuai de

ngan dan ditunjang oleh perangkat keras yang memadai.

2) beban kerja pada struktur harua terbagi habis

pada bagian-bagian, dan karenanya bagian-bagian harus

ditangani personil-personil yang "performance"nya baik.

90

b) Struktur subsistem dianggap efektif bila di

kelola oleh pimpinan yang tanggap terhadap mekanisme

kerja organisasi. Hal ini didasarkan pada asumsi :

1) bahwa pimpinan merupakan motivator dan eeka-

ligus koordinator dalam mendiuamisasi roda organisasi

subsistem administrasi akademik.

2) bahwa pimpinan berkewajiban untuk menumbuhkan

"sense of belongingness1' dan "sense of responsibility"

para anggota subsistem administrasi akademik.

"Judgment" efektivitas bagi aspek ini sama deng

an judgment bagi aspek yang pertama.

3. Aspek alur kerja proses administrasi akademik.

Secara operasional alur kerja proses berarti ak-

tivitas-aktivitas organisasi yang menjadikan berbagai

masukan pada subsistem dipadukan untuk jadi satu bentuk

keluaran. Kriteria evaluatif bagi proses administrasi

akademik adalah :

a) Proses administrasi akademik efektif, bila

aktivitas dalam proses menghasilkan keluaran yang sesu

ai dengan program yang telah ditentukan. Hal ini dida

sarkan pada asumsi :

1) bahwa aktivitas proses merujuk pada perenca

naan hasil yang telah disepakati atau jadi tugas sebe-

lumnya.

2) bahwa bagian-bagian yang terlibat proses ad

ministrasi akademik sudah disiapkan untuk bekerja

91

sesuai dengan tugas-tugas yang menunjang kesatuan pro

ses subsistem administrasi akademik.

b) Proses administrasi akademik efektif, bila ma

najemen proses melaksanakan kontrol yang sesuai dengan

aspirasi kerja personil yang terlibat proses administra

si akademik. Hal ini didasarkan pada asumsi :

1) bahwa kontrol pimpinan (langsung seperti teo

ri X atau tidak langsung seperti teori Y nya Mc Gregor)

merupakan bagian dari mekanisme proses administrasi aka

demik.

2) bahwa motivasi kerja personil merupakan perpa-

duan dari dorongan kebutuhan objektif personil dalam me

nyelesaikan tugasnya dengan sikap manajer terhadap staf.

"Judgment" efektivitas bagi aspek ini sama dengan

judgment bagi aspek yang pertama.

4. Aspek "individual performance" personil admi

nistrasi akademik.

Secara operasional performance seseorang dapat di

lihat dari segi-segi raotivasi-nya, kemampuan kerja, kua

litas kerja, ketepatan waktu, inisiatip dan komunikasi-

nya terhadap hal-hal yang bertautan dengan tugas dan we-

wenangnya. Kriteria evaluatifnya adalah :

a) "Individual Performance" personil efektif, bi

la kualifikasi atau mutu keenam seginya sesuai dengan

patokan yang telah ditentukan organisasi dalam hal ini

92

subsistem kegiatan administrasi akademik. Hal ini dida

sarkan pada asumsi :

1) bahwa "personnel recruitment" akan merujuk

pada kebutuhan objektif administrasi akademik sesuai

dengan norma yang disepakati bersama di Unisba.

2) bahwa aturan kerja atau pengembangan personil

organisasi subsistem administrasi akademik akan berori-

entasi pada upaya mengkondisi mutu enam aspek tersebut.

b) "Individual Performance" efektif, bila pimpin

an subsistem kegiatan administrasi akadeaik mampu me-

ningkatkan kualifikasi atau mutu keenara aspek performan

ce tersebut. Hal ini didasarkan pada asumsi :

1) bahwa kualifikasi keenam segi individual per

formance sukar didapat secara merata pada seseorang.

2) bahwa sebagian dari tugas pengembangan organi

sasi adalah mengembangkan keenam aspek yang terdapat pa

da "individual performance".

"Judgment" efektivitas aspek ini sama dengan

judgment pada aspek yang pertama.

5• Aspek gaya kepemimpinan Administrasi Akade -

mik.

Secara operasional gaya kepemimpinan dapat dili

hat dari kemampuannya dalam hal mengoperasionalkan tu-

juan-tujuan organisasi serta mengkondisi suasana organi

sasi sehingga menunjang pencapaian tujuannya. Kriteria

93

evaluatif bagi gaya kepemimpinan administrasi akademik

ini adalah sebagai berikut :

a) Pemimpin administrasi akademik efektif, bila

mampu mengoperasionalkan tujuan-tujuan organisasi menja

di tujuan yang ditil dan bertahap serta membagi habis

jadi tugas-tugas personil yang dipimpinnya, Hal ini di

dasarkan pada asumsi :

1) bahwa tujuan-tujuan organisasi pada dasarnya

merupakan kesatuan dari beberapa tujuan sub organisasi

yang satu dengan lainnya saling berkaitan dan saling

menunjang pada tujuan yang secara bertahap lebih tinggi.

2) bahwa tugas-tugas organisasi sebagai operasi-

onalisasi tujuan-tujuan merupakan aktivitas-aktivitas

pekerjaan yang menjadi kewajiban tiap personil pendu -

kung organisasi tersebut.

b) Pemimpin administrasi akademik efektif, bila

mampu nemotivasi personil, mempertinggi kemampuan dan

performance personil organisasinya. Hal ini didasarkan

pada asumsi :

1) bahwa motivasi, kemampuan dan performance per

sonil merupakan indikator dari produktivitas organisasi.

2) bahwa tugas seorang pemimpin adalh menciptakan

dan raemelihara lingkungan yang kondusif terhadap kebu

tuhan anggota, baik untuk berprestasi, berafiliasi mau

pun untuk mencapai posisi tertentu.