RANCANG BANGUN APLIKASI ADMINISTRASI PELAKSANAAN SELEKSI PENERIMAAN PEGAWAI DENGAN METODE WATERFALL

( STUDI KASUS : YAYASAN PENDIDIKAN PERBANAS JATIM)

Wahyudi, Aryo Nugroho, Tubagus Purwo Rusmiardi

Program Studi Sistem Informasi. Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Narotama

didi@perbanas.ac.id, aryo.nugroho@narotama.ac.id, tubaguspr@gmail.com

Abstrak

Dalam menghadapi perkembangan bisnis yang pesat maka dibutuhkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang berkompeten di bidangnya. Dengan alasan tersebut Yayasan Pendidikan Perbanas Jatim (Yayasan) melaksanakan seleksi penerimaan pegawai untuk menjaring SDM yang diinginkan Yayasan. Kendala yang dihadapi pegawai dalam seleksi pegawai antara lain rotasi, kelalaian, posisi beban kerja banyak, sakit, cuti dan lain-lain yang mengakibatkan kurang optimalnya pelaksanaan seleksi pegawai. Dengan kurang optimalnya pelaksanaan seleksi tersebut maka untuk mengatasi kendala ini maka perlu suatu aplikasi seleksi pegawai. Aplikasi dirancang sesuai hasil wawancara dengan pegawai dan analisis seleksi pegawai yang berjalan sebelumnya. Pegawai dalam mencari dokumen tidak mengalami kesulitan karena semua dokumen telah dimasukkan dalam aplikasi sehingga lebih cepat dalam pencarian. Aplikasi menghasilkan laporan hasil seleksi setiap tahapan seleksi yang berguna bagi Pimpinan untuk mengambil keputusan dan administrasi dokumen seleksi pegawai. Aplikasi dibangun berbasis desktop menggunakan bahasa pemograman VB.Net dengan metode Waterfall. Aplikasi dimaksud diharapkan agar pegawai dapat lebih mudah menjalankan seleksi dan mengurangi kesalahan yang sering terjadi dalam pelaksanaan seleksi pegawai.

Kata Kunci : Seleksi Penerimaan Pegawai, Metode Waterfall, Sumber Daya Manusia,

1. Pendahuluan

Dengan perkembangan bisnis yang pesat dalam bidang pendidikan maka Yayasan perlu didukung oleh SDM yang berkompeten di bidangnya karena suatu organisasi akan tetap bertahan dan berkembang serta menyesuaikan diri dengan lingkungan, manakala didukung oleh ketangguhan manusianya (Fathoni : 2006). Dalam mendapatkan SDM yang berkompeten di bidangnya maka perlu dilakukan seleksi penerimaan pegawai. Peraturan yang mengatur tentang pelaksanaan seleksi penerimaan pegawai telah dijelaskan secara umum namun terkait prosedur pelaksanaan belum terperinci setiap tahapan seleksi sehingga pegawai berusaha mempelajari dari pelaksanaan seleksi sebelumnya. Permasalahan pegawai yang sakit, cuti dan lain-lain serta pencarian berkas memerlukan waktu yang cukup lama.

Dengan mempelajari permasalahan yang terjadi dan dengan mengumpulkan data yang

terkait serta laporan yang dihasilkan pada pelaksanaan seleksi sebelumnya. Wawancara

diperlukan dengan unit kerja terkait guna mendapatkan informasi yang bermanfaat untuk mencari solusi dalam memecahkan permasalahan yang terjadi. Setelah mempelajari data dan informasi yang ada maka penulis berusaha membangun dan merancang aplikasi administrasi pelaksanaan seleksi penerimaan pegawai dengan metode waterfall untuk mempermudah dan memperlancar pelaksanaan seleksi tersebut.

2. Tinjauan Pustaka

2.1. Rekayasa Perangkat Lunak

Istilah Rekayasa Perangkat Lunak (RPL) secara umum disepakati sebagai terjemahan dari istilah Software Engineering. Perangkat lunak adalah seluruh perintah yang digunakan untuk memproses informasi. Perangkat lunak dapat berupa program atau prosedur. Program

adalah kumpulan perintah yang dimengerti oleh komputer sedangkan prosedur adalah perintah yang dibutuhkan oleh pengguna dalam memproses informasi (Mulyanto : 2008).2.2.1. Model Proses Waterfall

Model siklus hidup (life cycle model) adalah model utama dan dasar dari banyak model. Salah satu model yang cukup dikenal dalam dunia RPL adalah The Waterfall Model. Ada 5 tahapan utama dalam The Waterfall Model seperti terlihat pada Gambar 2.1 disebut waterfall (berarti air terjun) karena diagram tahapan prosesnya mirip dengan air terjun yang bertingkat. Tahapan-tahapan dalam The Waterfall Model secara ringkas adalah sebagai berikut :

Gambar 2.1 Tahapan The Waterfall Model

1. Tahap Investigasi Tahap investigasi dilakukan untuk menentukan apakah terjadi suatu masalah atau adakah peluang suatu sistem informasi dikembangkan. Pada tahapan ini studi kelayakan perlu dilakukan untuk menentukan apakah sistem informasi yang akan dikembangkan merupakan solusi yang layak.

2. Tahap Analisis Tahap analisis dilakukan untuk mencari kebutuhan pengguna dan organisasi serta menganalisis kondisi yang ada (sebelum diterapkan sistem informasi yang baru).

3. Tahap Desain Tahap desain dilakukan untuk menentukan spesifikasi detil dari komponen-komponen sistem informasi (manusia, hardware, software, network dan data) dan produk-produk informasi yang sesuai dengan hasil tahap analisis.

4. Tahap ImplementasiTahap implementasi dilakukan untuk mendapatkan atau mengembangkan hardware dan software (pengkodean

program), melakukan pengujian, pelatihan dan perpindahan ke sistem baru.

5. Tahap PerawatanTahap perawatan dilakukan ketika sistem informasi sudah dioperasikan. Pada tahapan ini dilakukan pengawasan proses, evaluasi dan perubahan (perbaikan) bila diperlukan (Mulyanto : 2008).

2.2. Pengertian Administrasi

Administrasi dalam arti sempit meliputi kegiatan ketatausahaan, yaitu berupa : menerima, mencatat atau mengagendakan, mengolah, menggandakan, mengirimkan surat-surat, menghimpun, menyelenggarakan kearsipan dan dokumentasi, menetapkan sistem-sistem kerja, mengadakan serta menjaga keharmonisan sistem kerja antara anggota organisasi. Administrasi dalam arti luas meliputi kegiatan-kegiatan sekelompok manusia, melalui tahapan-tahapan tertentu dan dipimpin secara efektif dan efisien dengan menggunakan saran-sarana yang dibutuhkan agar dapat dicapai tujuan yang diinginkan (Fathoni : 2006).

2.3. Pengertian Seleksi

Digunakan untuk memutuskan pelamar melamar kerja dan diakhiri dengan keputusan penerimaan. Meskipun penerima akhir dilakukan oleh Departemen SDM sebagai hasil dari evaluasi para pelamar mengenai kesesuaian potensi pelamar melalui penggunaan prosedur-prosedur yang valid. Seleksi adalah proses memilih calon karyawan yang memiliki kualifikasi sesuai dengan persyaratan pekerjaan (Bangun : 2012).

3. Metodologi Penelitian

3.1. Metodologi

Gambar 3.1 Flowchart Alur Penelitian

3.2. Identifikasi Masalah

Dalam tahap ini dilakukan proses identifikasi masalah yaitu untuk mendapatkan informasi tentang permasalahan yang sedang dihadapi oleh Yayasan. Setelah proses identifikasi masalah di ketahui yaitu bagaimana pelaksanaan seleksi penerimaan pegawai bisa berjalan sesuai dengan prosedur sehingga dapat diadministrasikan dengan lengkap dan benar, maka langkah selanjutnya penulis menentukan objek penelitian, yaitu di Unit Sekretariat Yayasan.

3.3. Studi Literatur

Studi literatur adalah mencari referensi teori yang relefan dengan kasus atau permasalahan yang ditemukan selama proses penelitian. Referensi tersebut berisi tentang :a. Penelitian Terdahulub. Teknik Rekrutmen dan Seleksic. Metode Pengembangan Sistem (Waterfall)d. Flowchart, DFD, ERD, Power Designer 6,

MySQL dan Microsoft Visual.Net 2010.

3.4. Mengumpulkan Kebutuhan Pengguna

Dalam tahap pengumpulan kebutuhan pengguna ini penulis memulai dengan melakukan survei untuk memperoleh apa saja yang diperlukan oleh Unit Sekretariat terkait permasalahan yang terjadi, setelah proses survei selesai maka penulis melakukan wawancara untuk menentukan apakah terjadi suatu masalah atau adakah peluang suatu aplikasi dikembangkan. Pada tahapan ini studi kelayakan perlu dilakukan untuk menentukan apakah aplikasi yang akan dikembangkan merupakan solusi yang layak.

3.5. Analisis

Setelah tahap mengumpulkan kebutuhan pengguna maka tahap selanjutnya adalah analisis sistem, dimana analisis ini digunakan untuk memulai proses analisis kebutuhan sistem. Pada tahap ini penulis menggunakan Flowchart yaitu Document Flowchart dan System Flowchart.

Document Flowchart menggambarkan aliran dokumen dalam setiap tahap seleksi penerimaan pegawai. System Flowchart menggambarkan alur proses dalam sistem informasi atau aplikasi.

3.6. Desain

Pada tahap desain sistem ini merupakan terjemahan dari kebutuhan pengguna yang telah diuraikan dalam tahap analisis menjadi sebuah desain aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan dari Unit Sekretariat Yayasan. Desain sistem yang dilakukan adalah desain proses, desain interface dan desain database.

3.7. Implementasi

Pada tahap implementasi ini untuk bahasa pemrograman penulis menggunakan Microsoft VB.Net 2010, untuk database penulis menggunakan MySQL, untuk desain proses penulis menggunakan Power Designer 6 dan 15 sedangkan untuk analisis sistem penulis menggunakan Microsoft Visio 2007. Desain sistem yang telah dirancang pada tahap sebelumnya akan dibangun sebuah aplikasi dan diimplementasikan dalam proses seleksi penerimaan pegawai sehingga dapat diketahui kekurangan aplikasi tersebut.

3.8. Penulisan Buku Laporan Skripsi

Tahap ini merupakan tahapan terakhir dari seluruh proses pembuatan Aplikasi Administrasi Pelaksanaan Seleksi Penerimaan Pegawai dengan menggunakan Metode Waterfall dimana tahap ini merupakan seluruh proses dari tahap penulisan buku laporan dalam bentuk laporan skripsi. Diharapkan, laporan skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca yang ingin mengembangkan aplikasi ini lebih lanjut.

4. Hasil dan Pembahasan

4.1. Proses Investigasi

Dalam proses investigasi ini penulis selaku pegawai yang bertanggung jawab atas pelaksanaan seleksi penerimaan pegawai di Yayasan. Penulis berusaha menemukan permasalahan yang timbul dalam pelaksanaan seleksi penerimaan pegawai dan berusaha menemukan solusi dari permasalahan yang timbul sehingga pelaksanaan seleksi penerimaan pegawai ini dapat berjalan dengan

lancar. Penulis berusaha mempelajari dan memahami prosedur penerimaan dan pengangkatan pegawai yang diatur dalam Surat Keputusan Pengurus Yayasan No. KEP/047/YP.1116/XII/2011 tanggal 14 Desember 2011 tentang Penerimaan Dan Pengangkatan Pegawai Yayasan dan mempelajari berbagai referensi yang terkait dengan proses seleksi penerimaan pegawai. Penulis melakukan diskusi dengan Kepala Bagian yang berhubungan dengan proses seleksi penerimaan pegawai serta melakukan pengumpulan data dengan cara fotocopy, mencatat dan melihat data-data dokumen atau arsip pada pelaksanaan seleksi penerimaan pegawai sebelumnya.

4.2. Proses Analisis Sistem

Setelah melakukan proses investigasi, penulis melakukan analisis seleksi penerimaan pegawai yang selama ini berjalan dan hasil analisis tersebut yaitu penulis dapat menganalisis setiap tahap dalam proses seleksi penerimaan pegawai sebagai berikut : a. Tahap Seleksi Administrasi

1. Pegawai menerima berkas lamaran.2. Pegawai memeriksa kelengkapan berkas

lamaran menggunakan form kelengkapan data.

3. Pegawai memeriksa kesesuaian / keabsahan berkas lamaran dengan persyaratan yang harus dipenuhi menggunakan form persyaratan.

4. Pegawai membuat surat penolakan bagi Pelamar yang tidak lolos dalam tahapan ini.

b. Tahap Uji Kompetensi & Wawancara 11. Pegawai membuat surat undangan ujian

kompetensi & wawancara 1 bagi Pelamar yang lolos dalam tahap seleksi administrasi.

2. Pelamar mengisi formulir lamaran kerja.3. Pelamar mengerjakan ujian kompetensi

(word, excel, powerpoint & kompetensi).

4. Pegawai mencetak formulir wawancara 1.

5. Pegawai menyerahkan hasil ujian kompetensi dan formulir wawancara 1 kepada Penilai.

6. Pegawai mencetak surat penolakan bagi Pelamar yang tidak lolos dalam tahapan ini.

c. Tahap Psikotes

1. Pegawai membuat surat undangan psikotes bagi Pelamar yang lolos dalam tahap uji kompetensi dan wawancara I.

2. Pegawai membuat surat pengantar kepada Lembaga Psikologi.

3. Pegawai mencetak surat penolakan bagi Pelamar yang tidak lolos dalam tahapan ini.

d. Tahap Tes Kesehatan1. Pegawai membuat surat undangan tes

kesehatan bagi Pelamar yang lolos dalam tahap psikotes.

2. Pegawai membuat surat pengantar kepada Dokter Lembaga atau Laboratorium yang ditunjuk Lembaga.

3. Pegawai mencetak surat penolakan bagi Pelamar yang tidak lolos dalam tahapan ini.

e. Tahap Wawancara 21. Pegawai membuat surat undangan

wawancara 2 bagi Pelamar yang lolos dalam tahap tes kesehatan.

2. Pegawai mencetak form penilaian wawancara.

3. Pegawai mencetak surat penolakan bagi Pelamar yang tidak lolos dalam tahapan ini.

4. Pegawai membuat surat konfirmasi kerja

4.2.1. Document Flowchart

Gambar 4.1 Seleksi Administrasi

4.2.2. System Flowchart

Gambar 4.2 Seleksi Admninistrasi

4.3. Proses Desain

4.3.1. Diagram Konteks

Gambar 4.3 Diagram Konteks

4.3.2. Diagram Berjenjang

Gambar 4.4 Diagram Berjenjang

4.3.3. CDM

mengisi menerima diberikan

mengentry memperoleh

mendata mengetahui

memproses melalui

menginputmendapatkan

memutuskan

pegawai

nip_pegawainama_pegawaialamat_pegawaitelepon_pegawaiemai l_pegawai

<M> lamaran

kode_lamaranposisi

<M>

pelamar

kodenama_pelamaralamat_pelamartelepon_pelamaremail_pelamar

<M>

penilai

nip_penilainama_penilaijabatan_penilaialamat_peni laitelepon_penilaiemail_penilai

<M>

pimpinan

nip_pimpinannama_pimpinanjabatan_pimpinanalamat_pimpinantelepon_pimpinanemail_pimpinan

<M>

hasi l_seleksi_administrasi

no_seleksitgl_seleksicatatan_seleksihasi l_seleksi

<M>

hasi l_ujikompetensi

no_ujitgl_ujiword_ujiexcel_ujipowerpoint_ujikompetensi_ujihasi l_uji

<M>

hasi l_psikotes

no_psikotestgl_psikotestempat_psikotesbiaya_psikotescatatan_psikoteshasil_psikotes

<M>

hasi l_tes_kesehatan

no_testgl_testempat_tesbiaya_tescatatan_teshasi l_tes

<M>

hasi l_wawancara_2

no_wawancaratgl_wawancaracatatan_wawancarahasi l_wawancara

<M>

Gambar 4.5 CDM (Conceptual Data Model)

4.3.4. PDM

pegawai

nip_pegawainama_pegawaialamat_pegawaitelepon_pegawaiemail_pegawai

char(8)varchar(20)varchar(20)varchar(15)varchar(20)

<pk>lamaran

kode_lamaranposisi

char(3)varchar(20)

<pk>

pelamar

kodekode_lamarannama_pelamaralamat_pelamartelepon_pelamaremail_pelamar

char(4)char(3)varchar(20)varchar(20)varchar(15)varchar(20)

<pk><fk>

penilai

nip_penilainama_penilaijabatan_penilaialamat_penilaitelepon_penilaiemail_penilai

char(8)varchar(20)varchar(25)varchar(20)varchar(15)varchar(20)

<pk>

pimpinan

nip_pimpinannama_pimpinanjabatan_pimpinanalamat_pimpinantelepon_pimpinanemail_pimpinan

char(8)varchar(20)varchar(25)varchar(20)varchar(15)varchar(20)

<pk>

hasil_seleksi_administrasi

no_seleksikodenip_pegawaitgl_seleksicatatan_seleksihasil_seleksi

char(4)char(4)char(8)datevarchar(30)varchar(15)

<pk><fk2><fk1>

hasil_ujikompetensi

no_ujinip_penilaikodetgl_ujiword_ujiexcel_ujipowerpoint_ujikompetensi_ujihasil_uji

char(4)char(8)char(4)dateintintintintvarchar(15)

<pk><fk1><fk2>

hasil_psikotes

no_psikotesnip_pegawaikodetgl_psikotestempat_psikotesbiaya_psikotescatatan_psikoteshasil_psikotes

char(4)char(8)char(4)datevarchar(15)intvarchar(30)varchar(15)

<pk><fk1><fk2>

hasil_tes_kesehatan

no_teskodenip_pegawaitgl_testempat_tesbiaya_tescatatan_teshasil_tes

char(4)char(4)char(8)datevarchar(15)intvarchar(30)varchar(15)

<pk><fk2><fk1>

hasil_wawancara_2

no_wawancaranip_pegawaikodenip_pimpinantgl_wawancaracatatan_wawancarahasil_wawancara

char(4)char(8)char(4)char(8)datevarchar(30)varchar(15)

<pk><fk1><fk2><fk3>

Gambar 4.6. PDM (Phisycal Data Model)

4.4. Proses Implementasi

4.4.1. Implementasi Antar Muka

Gambar 4.7 Menu Utama

Gambar 4.8 Menu Seleksi Administrasi

Gambar 4.9 Menu Hasil Seleksi Administrasi

4.4.2. Laporan

Gambar 4.10 Laporan Seleksi Administrasi

5. Penutup

5.1. Kesimpulan

1. Aplikasi ini dirancang sesuai hasil analisis setiap tahapan seleksi dari pelaksanaan seleksi sebelumnya sehingga pengguna diharapkan dapat mudah mengoperasikan aplikasi ini.

2. Hasil dari aplikasi ini berupa laporan pelamar yang lolos dan tidak lolos di setiap tahap seleksi yang dapat memberikan masukan bagi Pimpinan untuk mengambil keputusan.

3. Besarnya nilai ujian kompetensi menentukan kelulusan pelamar ke tahap selanjutnya.

5.2. Saran

1. Aplikasi ini dibangun berbasis desktop sehingga diharapkan ke depan dapat menjadi referensi penelitian yang akan datang untuk dikembangkan dengan berbasis web.

2. Aplikasi ini dapat dikembangkan dengan berbasis web maka pengiriman surat undangan, surat penolakan dan surat konfirmasi kerja dapat lebih efektif dan efisien dikirim melalui E-mail.

3. Aplikasi ini perlu disusun modul sehingga pegawai dapat lebih mudah mengerti dan memahami pengoperasian aplikasi ini..

Daftar Pustaka

Arie B., 2013. CDM dan PDM [Online] Tersedia : (http://informatika.web.id/cdm-dan-pdm.htm) [1 Oktober 2014].

Armstrong, Michael. 2003. Managing People : A Practical Guide for Line Manager. Penerbit : Bhuana Ilmu Populer.

Aryo Nugroho. 2015. Rekrutmen Dan Seleksi Penerimaan Pegawai Baru Di Instansi Pendidikan [online] Tersedia : (http://virstu.wordpress.com/2015/02/09/rekrutmen-dan-seleksi-penerimaan-pegawai-baru-di-instansi-pendidikan/) [13 April 2015]

Bangun, Wilson. 2012. Manajemen Sumber Daya Manusia. Penerbit : Erlangga. Jakarta.

Fajar Azizur Rizal. 2013. Sistem Pendukung Keputusan Seleksi Karyawan Baru dengan Menggunakan Metode Simple Additive Weighting Berbasis Web (Studi Kasus : Universitas PGRI Adi Buana), SKRIPSI, Universitas Narotama, Surabaya.

Fathoni, Abdurrahmat. 2006. Organisasi Dan Manajemen Sumber Daya Manusia. Penerbit : PT. Asdi Mahasatya. Jakarta.

Gomes, Faustino Cardoso. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia. Penerbit : Andi. Yogjakarta.

Muhamad Muhtar A., 2013, Aplikasi Sistem Informasi untuk Seleksi Karyawan Baru dengan Metode Eksponensial (Studi Kasus: Sakinah Supermarket), SKRIPSI, Universitas Narotama, Surabaya.

Mulyanto,Aunur R., 2008, Rekayasa Perangkat Lunak untuk SMK, Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan, Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar Dan Menengah, Departemen Pendidikan Nasional.

Mochammad Farisy A., 2014, Sistem Pendukung Keputusan untuk Menyeleksi Calon Karyawan Baru Berbasis Web Menggunakan Metode Scoring System (Studi Kasus : PT. Srimurni Surabaya), SKRIPSI, Universitas Narotama, Surabaya.

Saluky. 2013. Pembuatan Diagram Konteks dan Data Flow Diagram (DFD) [Online] Tersedia : (http://www.etunas.com/web/pembuatan-diagram-konteks-dan-data-flow-diagram-dfd.htm) [1 Oktober 2014].

Sudarwanti, Nonik. 2012. Aplikasi Sistem Informasi Penjualan Dan Pembelian Pada Apotek Gangsar Farma. Universitas Narotama Surabaya.

Surat Keputusan Pengurus Yayasan No. KEP/047/YP.1116/XII/2011 tanggal

14 Desember 2011 tentang Penerimaan Dan Pengangkatan Pegawai Yayasan

Surat Keputusan Pengurus Yayasan Pendidikan Perbanas Jawa Timur No. KEP/093/YP.1116/VIII/2012 tanggal 9 Agustus 2012 tentang Struktur Organisasi bayasan.

Sutrisno, Edy. 2009. Manajemen Sumber Daya Manusia. Penerbitan : Kencana. Jakarta.

Umi Proboyekti. 2009. Flowchart [Online] Tersedia : (http://lecturer.ukdw.ac.id/othie/flowchart.doc) [1 Oktober 2014].

www.perbanas.ac.id/bagian-administrasi/yayasan.html [1 April 2014]