bab iv rancangan sistem usulan · d-1 file sb d-2 file transaksi pembayaran p e n ja d wa la n rp...

BAB IV

Rancangan Sistem Usulan

4.1. Umum

Komputerisasi sistem merupakan usaha membentuk atau mengacu pada

sistem yang masih berjalan di bagian “PENDAFTARAN SMP TRISULA

PERWARI I JAKARTA”. Penulis mencoba membuat suatu analisa sistem yang

nantinya dapat digunakan menciptakan dari sistem yang manual menjadi sistem

yang berkomputerisasi, dengan memanfaatkan sumber daya komputerbeserta

aplikasinya. Manfaat sistem komputerisasi adalah sebagai berikut :

a. Kemudahan dalam hal pencarian data, menambah data dan proses

pembuatan laporan.

b. Tingkat kesalahan dapat diperkecil

c. Pengolahan data skala besar dengan operasi kompleks dapat diatasi dan

dilakukan dengan mudah.

Dalam kesempatan ini, penulis akan mengusulkan terhadap sistem lama

pada sekolah SMP TRISULA PERWARI I JAKARTA dengan cara

mengoptimalkan sumber daya yang ada, sehingga kegiatan akan berjalan lebih

baik dan menambah semangat kerja para karyawan. Adapun segi keuntungan

yang dapat diharapkan dari sistem yang diusulkan penulis, antara lain :

a. Meringankan aktivitas pelaksana yang secara langsung mengoperasikan,

baik dari segi waktu, tenaga maupun biaya.

b. Presentase kesalahan, baik dari segi pengolahan data atau penyimpanan

informasi yang terjadi pada sistem yang lama dapat diperkecil.

c. Pembuatan laporan dapat lebih tepat karena dibuatnya suatu database yang

terstruktur dan terorganisir.

4.2. Prosedur Sistem Usulan

Di dalam sistem usulan ini penulis ingin mengusulkan agar dalam proses

pendaftaran siswa baru digunakan sistem komputerisasi sesuai dengan kemajuan

teknologi saat ini untuk mempermudah kerja bagian sekretariat dalam hal

menyimpan dan mengolah data.

Dalam sistem usulan ini ada beberapa prosedur yang akan dilaksanakan

dalam pendaftaran siswa baru pada SMP Trisula Perwari I Jakarta, antara lain :

A. Prosedur Pendaftaran

Calon siswa baru menyerahkan formulir pendaftaran dan fotocopy STTB

SD rangkap 2 (dua), fotocopy nilai UASBN rangkap 2 (dua), fotocopy

kartu NISN rangkap 2 (dua), fotocopy kartu keluarga (KK) rangkap 2

(dua), fotocopy akta kelahiran (AK) rangkap 2 (dua) kepada bagian tata

usaha. Bagian tata usaha melakukan login ke file master dan menginput

data siswa baru kedalam file siswa baru.

B. Prosedur Pembayaran Pendidikan

Calon siswa baru melakukan pembayaran pendidikan ke bagian tata usaha.

Kemudian tata usaha memberikan kwitansi kepada calon siswa baru dan

menginput rincian pembayaran tersebut ke dalam file transaksi

pembayaran.

C. Prosedur Pembagian Kelas

Berdasarkan jumlah file siswa baru yang mendaftar bagian tata usaha

mengelompokkan murid secara rata baik pria dan wanita perkelas. Dan di

input ke dalam file kelas.

D. Prosedur Penjadwalan

Tata usaha meminta daftar guru kepada kepala sekolah, kemudian daftar

guru dimasukkan ke dalam file guru. Berdasarkan file siswa baru, file guru

dan file kelas bagian tata usaha membuat jadwal pelajaran perkelas dan

menginputnya ke dalam file jadwal. Kemudian dari file jadwal, bagian tata

usaha mencetak jadwal pelajaran perkelas dan diberikan kepadasiswa baru.

E. Prosedur Laporan

Berdasarkan file siswa baru dan file kelas bagian tata usaha membuat

laporan penerimaan siswa baru dan kemudian berdasarkan file transaksi

pembayaran tata usaha membuat laporan transaksi pembayaran untuk

diserahkan kepada kepala sekolah.

4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan

a. Diagram Konteks Sistem Usulan

Pendaftaran Siswa Baru

SMP Trisula Perwari I

Jakarta

Calon Siswa

Baru Tata Usaha

Kepala

Sekolah

KW

KW PP

PP

Laporan Penerimaan Siswa Baru Jadwal pelajaran

Daftar guru

Jadwal pelajaran

Daftar guru

Laporan Pembayaran

Formulir, STTB SD, UAS BN,

Kartu NISN, KK, AK

Formulir, STTB SD, UAS BN,

Kartu NISN, KK, AK

0

Siswa Baru

Gambar IV.1. Diagram Konteks Sistem Usulan

Keterangan :

a. STTB SD : Surat Tanda Tamat Belajar Sekolah Dasar

b. UAS BN : Ujian Akhir Sekolah Berstandar Nasional

c. Kartu NISN : Kartu Nomor Induk Siswa Nasional

d. KK : Kartu Keluarga

e. AK : Akte Kelahiran

f. PP : Pembayaran Pendidikan

g. KW : Kwitansi

b. Diagram Nol Sistem Usulan

Calon Siswa

BaruPendaftaran Tata Usaha

1.0

DSB

Pembayaran

Pendidikan

2.0 PP

PP

KW KW

Pembagian Kelas

3.0

DSP

Pembuatan Laporan

5.0

Data Kelas DSB

Kepala

Sekolah

Laporan Penerimaan Siswa Baru

D-1 File SB

D-2 File Transaksi

Pembayaran

Penjadwalan

RP

D-3 File Kelas

DSB

Daftar Guru

RP

Data Kelas DSB

4.0

D-5 File jadwal

Jadwal Pelajaran

Data Jadwal

D-4 File Guru

Data Guru

Data Guru

Jadwal Pelajaran

Laporan Pembayaran

Formulir, STTB SD,

UAS BN, Kartu NISN,

KK, AK

Formulir, STTB SD,

UAS BN, Kartu NISN,

KK, AK

Gambar IV.2. Diagram Nol Sistem Usulan

Keterangan :

a. STTB SD : Surat Tanda Tamat Belajar Sekolah Dasar

b. UAS BN : Ujian Akhir Sekolah Berstandar Nasional

c. Kartu NISN : Kartu Nomor Induk Siswa Nasional

d. KK : Kartu Keluarga

e. AK : Akte Kelahiran

f. DSB : Data Siswa Baru

g. SB : Siswa Baru

h. PP : Pembayaran Pendidikan

i. KW : Kwitansi

j. RP : Rincian Pembayaran

k. DSP : Data Siswa Perkelas

c. Diagram Detail Sistem Usulan

Input Jadwal

D-1 File Siswa Baru

D-3 File Kelas

D-4 File Guru

4.1 Data Kelas

Data Guru

Data siswa baru

Data Jadwal

D-5 File jadwal

Data Jadwal Mencetak Jadwal Pelajaran

Jadwal Pelajaran

4.2

Calon Siswa

Baru

Gambar IV.3. Diagram Detail Sistem Usulan

Cetak Laporan

Penerimaan Siswa Baru

5.1

Kepala Sekolah

D-1 File Siswa Baru

D-3 File Kelas

Laporan Penerimaan Siswa

Baru

Cetak Laporan

Pembayaran

5.2

Laporan Pembayaran

D-2 File Transaksi

Pembayaran

Data Siswa Baru

Data Kelas

Rincian

Pembayaran

Gambar IV.4. Diagram Detail Sistem Usulan

4.4. Kamus Data Sistem Usulan

4.4.1. Kamus Data Dokumen Masukan

1. Formulir

Nama Arus Data : Formulir

Alias : Formulir

Bentuk Data : Cetakan Komputerisasi

Arus Data : Siswa baru – Proses 1.0

Proses 1.0 – Tata Usaha

Penjelasan : Untuk Pendaftaran Siswa Baru

Periode : Setiap pendaftaran siswa baru

Volume : Setiap 1 tahun

Struktur Data = Header + Isi + Footer

Header = Judul + Alamat

Isi = NIS + Nm_peserta_ddk + Jns_kel + Tmpt_lhr +

Tgl_lhr + Agama + Almt + No_telp + Nm_ayah +

Pkrjn_ayah + Pnghsln_ayah + Penddkn_ayah +

Nm_ibu + Pkrjn_ibu

Footer = Tgl + Ttd_orangtua

2. Surat Tanda Tamat Belajar Sekolah Dasar (STTB SD)

Nama Arus Data : Surat Tanda Tamat Belajar Sekolah Dasar

Alias : STTB SD


Arus Data : Siswa baru – proses 1.0


Penjelasan : Untuk pendaftaran siswa baru



Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header : Judul + Sekolah Dasar + Tahun Pelajaran

Isi : Nama + Ttl + Nama_ortu + Nmr_induk_siswa

+ NISN + NPUS + Sklh_asal + Keterangan

Footer : Tgl + Ttd_kepsek

3. Ujian Akhir Sekolah Berstandar Nasional (UAS BN)

Nama Arus Data : Ujian Akhir Sekolah Berstandar Nasional

Alias : UAS BN




Penjelasan : Untuk pendaftaraan siswa baru




Header : Judul + Sekolah + Tahun Pelajaran

Isi : Nama + Ttl + Nmr_peserta + Sklh_dasar +

Keterangan + Mt_pelajaran + Nilai_angka + Nilai_

huruf


4. Kartu Nomor Induk Siswa Nasional (Kartu NISN)

Nama Arus Data : Kartu Nomer Induk Siswa

Alias : Kartu NISN







Struktur Data : Isi + footer

Isi : Foto + NISN + Nama + Tgl + Jns_kel + alamat

+ Agama

Footer : Tgl + Ttd_kepala_suku_dinas + Ttd_kepsek

5. Kartu Keluarga (KK)

Nama Arus Data : Kartu Keluarga

Alias : KK








Header : Judul + NOKK

Isi : N_kep_kel + alamat + RT/RW + kelurahaan +

Kecamatan + kota + kode pos + provinsi + no +

Nm_lengkap + NIK + Jns_kel + Ttl + Agama +

Pendidikan + Pekerjaan + Status_perkawinan +

Status_hubungan_keluarga + Kewarganegaraan +

Dokumen_imigrasi + Nm_orang_tua

Footer : Dikeluarkan_tanggal + Ttd_ketua_rt + Ttd_Kepala

_keluarga + Foto + Ttd_camat

6. Akta Kelahiran (AK)

Nama Arus Data` : Kartu Keluarga

Alias : AK








Header : Judul + Nomor

Isi : Umum + Ttl + Nm_anak + Nm_ayah + Nm_ibu

Footer : Tgl + Ttd_kepala_kantor_catatan_sipil

7. Daftar Kelas

Nama Arus Data : Daftar Kelas

Alias : Daftar_kelas


Arus Data : Kelas – proses 3.0

Penjelasan : Untuk Proses Pembagian Kelas

Periode : Setiap awal pendaftaran siswa baru

Volume : Setiap 1 Tahun


Header = Judul

Keterangan : Judul = Daftar Kelas SMP Trisula Perwari 1

Jakarta Tahun Ajaran 2016/2017

Isi : No + Kd_kls + NIS + Nm_siswa + Jen_kel


8. Daftar Guru

Nama Arus Data : Daftar Guru

Alias : Daftar_guru


Arus Data : Kepala Sekolah – proses 4.0

Penjelasan : Untuk Proses Pembagian Kelas




Header = Judul

Keterangan : Judul = Daftar Guru SMP Trisula Perwari 1

Jakarta Tahun Ajaran 2016/2017

Isi : No + Kd_Guru + Nm_Guru + Alamat + No_telp


4.4.2. Kamus Data Dokumen Keluaran

1. Kwitansi Pembayaran (KWP)

Nama Arus Data : Kwitansi Pembayaran

Alias : KWP


Arus Data : Siswa Baru – proses 2.0


Penjelasan : Untuk bukti pembayaran




Header = Judul + thn_ajaran

Isi = tlh_mnrima_uang_sejmlh + Form_pend +

uang_gdng + SPP_bln + Seragam + Jmlh + Tgl

Footer = Ttd_TU + Ttd_OrgTua/Wali

2. Jadwal Pelajaran

Nama Arus Data : Jadwal Pelajaran

Alias : JP


Arus Data : Jadwal – proses 4.0

Penjelasan : Untuk memberikan informasi jadwal pelajaran

kepada siswa baru

Periode : Setiap akhir pendaftaran siswa baru



Header = Judul

Isi =No + Kd_jadwal + Kd_kelas + NIP +

Mata_pelajaran + Hari + Jam

Footer = Tgl + Ttd_TU + Ttd_Kepsek

3. Laporan Penerimaan Siswa Baru

Nama Arus Data : Laporan Penerimaan Siswa Baru

Alias : LPSB


Arus Data : Tata Usaha – Proses 5.0

Proses 5.0 – Kepala Sekolah

Penjelasan : Untuk memberikan laporan penerimaan siswa baru




Header = Judul

Keterangan : Judul = Laporan penerimaan siswa baru Tahun

Ajaran 2016/2017

Isi = No + Nm_peserta_ddk + Jns_kel + Tmpt_lhr +

Tgl_lhr + NISN + Agama + Almt + No_telp +

Nm_ayah + Pkrjn_ayah + Pnghsln_ayah +

Penddkn_ayah + Nm_ibu + Pkrjn_ibu

Footer = Ttd_TU + Ttd_Kepsek

4. Laporan Pembayaran

Nama Arus Data : Laporan Pembayaran

Alias : LP


Arus Data : Tata Usaha – Proses 5.0

Proses 5.0 – Kepala Sekolah

Penjelasan : Untuk memberikan laporan pembayan pendidikan




Header = Judul

Keterangan : Judul = Laporan pembayaran siswa baru Tahun

Ajaran 2016/2017

Isi = No + NIS + Nama_siswa +

Jumlah + Status_pembayaran

Footer = Ttd_TU + Ttd_Kepsek

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan

4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan

1. Nama Dokumen : Formulir

Fungsi : Sebagai bukti pendaftaran

Media : Kertas

Sumber : Calon siswa

Tujuan : Tata usaha (TU)

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lampiran C – 1

2. Nama Dokumen : Surat Tanda Tamat Belajar Sekolah Dasar

Fungsi : Sebagai persyaratan pendaftaran

Media : Kertas



Jumlah : 2 Lembar

Bentuk : Lampiran A – 2

3. Nama Dokumen : Ujian Akhir Sekolah Berstandar Nasional


Media : Kertas



Jumlah : 2 Lembar


4. Nama Dokumen : Kartu Nomor Induk Siswa Nasional


Media : Kertas



Jumlah : 2 Lembar


5. Nama Dokumen : Kartu Keluarga


Media : Kertas



Jumlah : 2 Lembar


6. Nama Dokumen : Akta Kelahiran


Media : Kertas



Jumlah : 2 Lembar


7. Nama Dokumen : Daftar Kelas

Fungsi : Sebagai pembagian kelas ke siswa

Media : Kertas

Sumber : Kepala sekolah


Jumlah : 1 Lembar


8. Nama Dokumen : Daftar Guru

Fungsi : Sebagai pembagian kelas / wali kelas ke siswa

Media : Kertas

Sumber : Kepala sekolah


Jumlah : 1 Lembar


4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran

1. Nama Dokumen : Kwitansi Pembayaran

Fungsi : Sebagai bukti pembayaran

Media : Kertas

Sumber : Tata Usaha (TU)

Tujuan : Calon siswa

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lampiran B – 1

2. Nama Dokumen : Jadwal Pelajaran

Fungsi : Sebagai jadwal kelas calon siswa

Media : Kertas


Tujuan : Calon siswa

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lampiran D – 1

3. Nama Dokumen : Laporan Penerimaan Siswa Baru

Fungsi : Sebagai laporan kepada kepala sekolah

Media : Kertas


Tujuan : Kepala sekolah

Jumlah : 1 Lembar


4. Nama Dokumen : Laporan Pembayaran

Fungsi : Sebagai laporan kepada kepala sekolah

Media : Kertas


Tujuan : Kepala sekolah

Jumlah : 1 Lembar


4.5.3. Entity Relationship Diagram (ERD)

Siswa Baru Transaksi

nm_ibu

agama almt

pnghsln_ayah

jns_kel

nis

nm_ayah

nm_peserta_ddk

pkrjn_ibu

pkrjn_ayah

no_telp

tgl_lhr

pnddkn_ayah

tmpt_lhr

Melakukan

nis

Kelas

Mempunyai

Mempunyai Jadwal

Mempunyai

Guru

tgl_lhr

almt

no_telp

tmpt_lhrnm_gurunip

nip

formulir

jumlah_bayar

uang_bayar

kartu_pelajar

mopdb

ldks

tgl_pembayaran

test_iq no_tras

uang_spp uang_kembali

kd_kelasnm_siswa

jen_kel

kd_jadwal

nip

jam

matpelhari

no_tras

nis

kd_kelas

kd_kelas

kd_jadwal

kd_jadwal

1 1

1

1

1 1

1

M

Gambar IV.5. Entity Relationship Diagram (ERD)

4.5.4. Logical Record Structured (LRS)

Siswa Baru

Transaksi

Jadwal

Guru

Kelas

nisnm_peserta_ddkjns_keltmpt_lhrtgl_lhragamaalmytno_telpnm_ayahpkrjn_ayahpnghsln_ayahpenddkn_ayahnm_ibupkrjn_ibu

PK

no_transnistgl_pembayaranformuliruang_sppkartu_pelajartest_iqmopdbldksjumlah_bayaruang_bayaruang_kembali

PK

kd_jadwalkd_kelasnipmat_pelharijam

PK

nipnm_gurutmpt_lhrtgl_lhralmtno_telp

PK

kd_kelasnisnm_siswajen_kel

PK

1

1

1

1

11

M

1

Gambar IV.6. Logical Record Structured (LRS)

4.5.5. Spesifikasi File

1. File Siswa Baru

Nama Database : SMPTRISULA.Mdb

Nama Tabel : Tabel Siswa Baru

Akronim : tb_siswabaru

Type File : Master

Fungsi : Untuk menyimpan data siswa baru

Akses File : Random

Organisasi File : Index Sequensial

Media File : Hard disk

Panjang record : 194 karakter

Kata Kunci : NIS

Software : Ms.Access

Tabel IV.1. Spesifikasi File Siswa Baru

No Elemen Data Akronim Tipe Data Panjang Keterangan

1 Nomor Induk Siswa Nis Text 10 Primary key

2 Nama Peserta Didik nm_peserta_ddk Text 25

3 Jenis Kelamin jns_kel Text 2

4 Tempat Lahir tmpt_lhr Text 10

5 Tanggal Lahir tgl_lhr Date

6 Agama Agama Text 10

7 Alamat Almt Text 35

8 Nomor Telepon no_telp Text 12

9 Nama Ayah nm_ayah Text 25

10 Pekerjaan Ayah pkrjn_ayah Text 15

11 Penghasilan Ayah pnghsln_ayah Double

12 Pendidikan Ayah penddkn_ayah Text 10

13 Nama Ibu mm_ibu Text 25

14 Pekerjaan ibu Pekerjaan_ibu Text 15

2. File Guru


Nama Tabel : Tabel Guru

Akronim : tb_guru

Type File : Master

Fungsi : Untuk menyimpan data guru

Akses File : Random




Kata Kunci : NIP


Tabel IV.2. Spesifikasi File Guru


1 nomor induk pegawai Nip Text 10 Primary key

2 nama guru nm_guru Text 25

3 tempat lahir tmpt_lhr Text 10

4 tanggal lahir tgl_lhr Date

5 alamat Almt Text 35

6 nomor telepon no_telp Text 12

3. File Transaksi Pembayaran


Nama Tabel : Tabel Transaksi Pembayaran

Akronim : tb_transaksipembayaran

Type File : Transaksi

Fungsi : Untuk menyimpan transasksi pembayaran

Akses File : Random




Kata Kunci : no_trans


Tabel IV.3. Spesifikasi File Transaksi Pembayaran


1 nomor transaksi no_trans Text 10 Primary key

2 nomor induk siswa Nis Text 10 Foreign key

3 Tanggal pembayaran tgl_pembayaran Date

4 Formulir Formulir Double

5 uang spp uang_spp Double

6 kartu pelajar kartu_pelajar Double

7 test iq test_iq Double

8 Mopdb Mopdb Double

9 Ldks Ldks Double

10 jumlah bayar jumlah_bayar Double

11 uang bayar uang_bayar Double

12 uang kembali uang_kembali Double

4. File Kelas


Nama Tabel : Tabel Kelas

Akronim : tb_kelas


Fungsi : Untuk menyimpan data kelas

Akses File : Random




Kata Kunci : kd_kelas


Tabel IV.4. Spesifikasi Fie Kelas

No Elemen Data Akronim Tipe

Data

Panjang Keterangan

1 kode kelas kd_kelas Text 10 Primary key

2 nomor induk siswa Nis Text 10 Foreign key

3 nama siswa nm_siswa Text 25

4 jenis kelamin jen_kel Text 10

5. File Jadwal


Nama Tabel : Tabel Jadwal

Akronim : tb_jadwal


Fungsi : Untuk menyimpan penganturan jadwal

Akses File : Random




Kata Kunci : kd_jadwal


Tabel IV.5. Spesifikasi File Jadwal


1 kode jadwal kd_jadwal Text 10 Primary key

2 kode kelas kd_kelas Text 10 Foreign key

3 nomor induk pegawai Nip Text 10 Foreign key

4 mata pelajaram mat_pel Text 15

5 Hari Hari Date

6 Jam Jam Date

4.5.6. Struktur Kode

Dalam komputerisasi pendaftaran siswa baru pada SMP Trisula Perwari I

Jakarta, yang memiliki struktur kode terdiri dari nomor induk siswa, nomor induk

pegawai, nomor transaksi, kode kelas dan kode jadwal. Struktur kode tersebut

dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Struktur kode nomor induk siswa

Bentuk :

9 9 9 9 9 9

Contoh :

2 0 1 6 9 9

Nomor urut

Tahun ajaran

Keterangan :

2016 : Untuk tahun ajaran 2016

99 : Untuk nomor urut siswa baru

2. Struktur kode nomor induk pegawai

Bentuk :

9 9 9 9 9 9

Contoh :

0 7 0 9 0 8

Keterangan :

07 : Untuk penetapan sebagai guru pada tahun 2007

09 : Untuk bulan september

08 : Untuk nomor urut pegawai

Nomor urut

Bulan

Dua digit tahun

3. Struktur kode nomor transaksi

Bentuk :

9 9 9 9

Contoh :

1 6 0 5

Keterangan :


05 : Untuk nomor urut transaksi

4. Struktur kode kelas

Bentuk :

X 9 X

Contoh :

K 7 A

Keterangan :

K : Inisial dari kelas

7 : Untuk kelas 7

Dua digit tahun

Nomor urut

Kelas 7

Kelas A

Karakter kelas

A : Untuk urut kelas A

5. Struktur kode jadwal

Bentuk :

9 9 9 9 X X

Contoh :

2 0 1 6 J P

Keterangan :


JP : Untuk jadwal pelajaran

1.5.7. Spesifikasi Program

Tahap selanjutnya setelah membuat spesifikasi file yang dibutuhkan oleh

sistem, kita membuat suatu rancangan program yang dibutuhkan sistem usulan.

Spesifikasi program merupakan pembahasan mengenai program yang digunakan

dalam sistem usulan. Berdasarkan spesifikasi program ini maka diperlukan suatu

alat dokumentasi program yang dikenal dengan metode HIPO (Hirarchy of Input

Proccess Output) yang merupakan bentuk diagram HIPO berdasarkan spesifikasi

program yang dibuat :

Tahun ajaran

Jadwal pelajaran

Gambar IV.7. Diagram HIPO

Login

0.0

Menu Utama

1.0

Master

0.0

5.0

Logout

0.0

3.0

Laporan

0.0

2.0

Transaksi

0.0

1.1

Siswa Baru

1.0

2.2

Jadwal

2.0

2.1

Kelas

2.0

1.2

Guru

1.0

2.3

Transaksi

Pembayaran

2.0

3.1

Laporan

Penerimaan

Siswa Baru

3.0

3.2

Laporan

Pembayaran

3.0

4.0

Utility

0.0

4.1

Data User

4.0

Spesifikasi program yang diusulkan adalah sebagai berikut:

1. Nama program : Program Login

Akronim program : login.frm

Paket pogram : Microsoft Visual Basic 6.0

Fungsi program : Untuk membuka aplikasi program yang pertama

Bentuk format : Lampiran E-1

Proses program : Pada program login ini pertama kali

1. Masukkan username

2. Masukkan password

3. Tekan enter untuk mulai masuk ke menu utama

4. Tutup : untuk membatalkan login dan keluar

dari program

5. Bersih : untuk menghapus isi pada text box

username dan password

2. Nama program : Program Menu Utama

Akronim program : Menu Utama.frm


Fungsi program : Untuk menjalankan program menu utama


Proses program : Pada menu utama terdapat empat pilihan lalu pilih

salah satu sub menu pada menu utama yaitu:

1. Master

a. Siswa Baru

b. Guru

2. Transaksi

a. Kelas

b. Jadwal

c. Transaksi Pembayaran

3. Laporan

a. Laporan Penerimaan Siswa Baru

b. Laporan Pembayaran

4. Utility

Data User

5. Logout

3. Nama program : Master Siswa Baru

Akronim program : Siswa Baru.frm


Fungsi program : Untuk menampilkan form siswa baru


Proses program : Pilih file master kemudian pilih siswa baru, maka

akan tampil form siswa baru. Ada beberapa pilihan

pada form siswa baru, yaitu:

1. Klik Tambah :Untuk memasukkan data

siswa baru

2. Klik Simpan : Untuk menyimpan data siswa

baru

3. Klik Hapus : Untuk menghapus data siswa

baru

4. Klik Ubah : Untuk mengubah data siswa

baru

5. Klik Keluar : Untuk keluar dari menu siswa

baru

4. Nama program : Master Guru

Akronim program : Guru.frm


Fungsi program : Untuk menampilkan form guru


Proses program : Pilih file master kemudian pilih guru, maka akan

tampil form guru. Ada beberapa pilihan pada form

guru, yaitu:

1. Klik Tambah : Untuk menambahkan data

guru

2. Klik Simpan :Untuk menyimpan data guru

3. Klik Hapus : Untuk menghapus data guru

4. Klik Ubah : Untuk merubah data guru

5. Klik Keluar :Untuk keluar dari menu guru

5. Nama Program : Utility

Akronim program : Data User.frm


Fungsi program : Untuk menampilkan form data user


Proses program : Pilih file master kemudian pilih data user, maka

akan tampil form data user. Ada beberapa pilihan

pada form data user, yaitu:

1. Klik Tambah : Untuk memasukkan data

user

2. Klik Simpan : Untuk menyimpan data

user

3. Klik Hapus : Untuk menghapus data

user

4. Klik Ubah : Untuk merubah data user

5. Klik Keluar : Untuk keluar dari menu

data user

6. Nama program : Transaksi Kelas

Akronim program : Kelas.frm


Fungsi program : Untuk menampilkan form kelas


Proses program : Pilih file transaksi kemudian pilih kelas, maka akan

tampil form kelas. Ada beberapa pilihan pada form

kelas, yaitu:


kelas


kelas

3. Klik Hapus : Untuk menghapus data kelas

4. Klik Ubah : Untuk merubah data kelas

5. Klik Cetak : Untuk mencetak kelas


kelas

7. Nama program : Transaksi Jadwal

Akronim program : Jadwal.frm


Fungsi program : Untuk menampilkan form jadwal


Proses program : Pilih file transaksi kemudian pilih jadwal, maka

akan tampil form jadwal. Ada beberapa pilihan

pada form jadwal, yaitu:


jadwal


jadwal


jadwal

4. Klik Ubah : Untuk merubah data jadwal

5. Klik Cetak : Untuk mencetak jadwal


jadwal

8. Nama program : Transaksi Pembayaran

Akronim program : Transaksi Pembayaran.frm


Fungsi program : Untuk menampilkan form transaksi pembayaran


Proses program : Pilih file transaksi kemudian pilih transaksi

pembayaran, maka akan tampil form transaksi

pembayaran. Ada beberapa pilihan pada form

transaksi pembayaran, yaitu:


transaksi pembayaran


tranksi pembayaran



4. Klik Ubah : Untuk merubah data




9. Nama Program : Laporan Penerimaan Siswa Baru

Akronim program : LPSB.frm


Fungsi program : Untuk menampilkan form laporan penerimaan

siswa baru

Bentuk Format : Lampiran E-9

Proses program : Pilih file laporan kemudian akan tampil form

laporan penerimaan siswa baru. Ada beberapa

pilihan pada form laporan penerimaan siswa baru,

yaitu:

1. Klik Cetak : Untuk mencetak laporan

penerimaan siswa baru


laporan penerimaan siswa

baru

10. Nama Program : Laporan Pembayaran

Akronim program : Lap_pembayaran.frm


Fungsi program : Untuk menampilkan form laporan pembayaran

Bentuk Format : Lampiran E-10

Proses program : Pilih file laporan kemudian akan tampil form

laporan pembayaran. Ada beberapa pilihan pada

form laporan pembayaran, yaitu:

1. Klik Cetak : Untuk mencetak laporan

pembayaran


laporan pembayaran

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer

4.6.1. Umum

Perkembangan sistem informasi sekarang ini sangat cepat sampai sulit

diikuti oleh pribadi atau perusahaan yang tidak bergerak dibidang informasi dan

komputer. Dengan perkembangan yang semakin cepat tentulah mempengaruhi

nilai ekonomis dari teknologi atau perangkat tersebut. Bagi perusahaan atau badan

usaha lainnya dikategorikan menengah ke bawah akan merasakan dampak dari

perkembangan tersebut jika mengikuti perkembangannya. Tetapi hal tersebut

dapat diatasi dengan penggunaan perangkat komputer yang bermerek standar.

Karena kendala suatu sistem informasi tidak semata-mata ditentukan oleh

penggunaan perangkat pendukung dengan merek yang bagus, bentuk yang bagus

dan harga yang mahal.

Jadi bisa disimpulkan bahwa sarana mampu dan mempunyai kecepatan

proses yang memadai, tidak menutup kemungkinan sarana pendukung yang

bermerek standar mampu memberikan hasil yang baik, cepat dan akurat.

4.6.2. Perangkat Keras

Sistem komputerasi tidak terlepas dari perangkat keras yang sangat terkait.

Yang perangkat keras disini adalah seperangkat alat yang bisa membantu sistem

yang ada untuk mampu beroperasi dengan baik dan benar. Secara umum

perangkat keras tersebut terdiri dari unit masukan (input), unit pusat pemprosesan

(CPU), unit keluaran (output), dan unit penyimpanan luar (memory). Adapun

peralatan pendukung perangkat keras yang dibutuhkan adalah :

1. Server

a. CPU

7. Processor Intel(R) Pentium(R) Core 2 Duo

8. RAM DDR2 4 GB

9. Hard Disk 500 GB

b. Keyboard

c. Monitor dengan resolusi layar minimal 1024x764

d. Monitor dengan fitur layar sentuh

e. Koneksiinternet dengan kecepatan 2 Mbps

2. Client

a. CPU

1. Processor Intel(R) Pentium(R) Core 2 Duo

2. RAM DDR2 4 GB

3. Hard Disk 500 GB

b. Keyboard

c. Monitor dengan resolusi layar minimal 1024x768

d. Monitor dengan fitur layar sentuh

e. Koneksi internet dengan kecepatan 2 Mbps

4.6.3. Perangkat Lunak

Perangkat lunak merupakan salah satu bagian yang terpeting digunakan

untuk menjalankan program yang berisi intruksi – intruksi penggunaannya dan

berhubungan langsung dengan tipe perangkat keras yang digunakan. Adapun

spesifikasi perangkat lunak yang dibutuhkan untuk menjalankan aplikasi

penerimaan siswa baru adalah :

1. Server

a. Sistem operasi yang umum digunakan seperti : Microsoft Windows 8.1

Pro

b. Aplikasi database : Microsoft Access

c. Aplikasi bahasa program : Microsoft Visual Basic 6.0

2. Client

Sistem operasi umum digunakan seperti : Microsoft Windows 8.1 Pro

4.7. Jadwal Implementasi

Rencana implementasi adalah suatu prosedur atau uraian mengenai

tahapan yang ada dilakukan dan menjelaskan segala sesuatu dalam proses

implementasi. Dalam implementasi ini dibutuhkan jadwal yang berfungsi sebagai

panduan atau pedoman terhadap kegiatan atau tahapan yang harus dilakukan

dalam implementasi tersebut guna mencapai keinginan yang diterapkan. Dalam

perencanaan ini dibagi dalam beberapa tahap meliputi:

1. Analisa sistem dan penyiapan data awal

Kegiatan ini dilakukan untuk mendapatkan gambaran tentang alur

penerimaan siswa baru mulai dari pendaftaran, pembagian kelas,

penjadwalan sampai dengan pembuatan laporan penerimaan siswa baru.

Dan melakukan pengumpulan data berupa formulir, surat tanda tamat

belajar sekolah dasar (STTB SD), ujian akhir sekolah berstandar nasional

(UAS BN), kartu nomor induk siswa nasional (kartu NISN), kartu

keluarga (KK), akta kelahiran (AK) dan laporan penerimaan siswa baru

yang masih dibuat manual sebagai dokumen yang nantinya akan

digunakan pada sistem usulan. Untuk menganalisa sistem dan penyiapan

data awal dibutuhkan waktu dalam satu minggu pertama pada bulan

pertama.

2. Pembuatan file dan program

Pada tahap ini akan dibuat suatu file databaseSMPTRISULA dengan

menggunakan Ms. Access. Terdapat 5 tabel yang harus dibuat untuk

menampung data-data sekolah yaitu tabel siswa baru, guru, transaksi

pembayaran, kelas dan jadwal. Pembuatan program dibuat dengan

menggunakan Microsoft Visual Basic.Form yang diperlukan adalah form

login, form siswa baru, form guru, form kelas, form jadwal, form user,

form transaksi dan form laporan. Untuk pembuatan laporan menggunakan

crystalreport. Kegiatan-kegiatan tersebut diperlukan waktu mulai minggu

kedua bulan pertama hingga minggu kedua bulan kedua.

3. Pelatihan dan training

Pada tahap ini dilakukan pelatihan untuk Tata Usaha (TU) dalam

pengoperasian sistem komputerisasi penerimaan siswa baru yang telah

dibuat. Pelatihannya dapat berupa input data, perubahan data,

penyimpanan sampai dengan laporan yang dibutuhkan. Waktu yang

diperlukan adalah minggu ketiga sampai minggu keempat bulan kedua.

4. Test sistem

Pada tahap ini dilakukan dengan menguji kelayakan dari sistem yang telah

diusulkan secara keseluruhan, mengawasi dan mengawati hasil berupa

output Tata Usaha (TU) yang telah ditraning sebelumnya. Sehingga sistem

komputerisasi penerimaan siswa baru yang telah diusulkan dapat terbebas

dari permasalahan (error). Waktu yang diperlukan adalah dua minggu

yaitu minggu pertama dan kedua bulan ketiga.

5. Peralihan sistem

Pada tahap ini dilakukan pengalihan sistem lama ke sistem yang baru

dengan menginputkan semua data siswa baru, data guru, data kelas dan

data jadwal. Pada tahap ini diperlukan waktu tiga minggu yaitu minggu

ketiga bulan ketiga sampai minggu pertama bulan keempat.

6. Operasi dan evaluasi

Kegiatan ini dilakukan dengan mengoperasikan sistem baru yang telah

diusulkan secara keseluruhan dan menggunakan data sesungguhnya. Pada

tahap ini masih diperlukan pegawasan untuk memastikan bahwa program

dapat berjalan dengan baik. Waktu yang diperlukan adalah dua minggu

yaitu mulai minggu kedua sampai minggu ketiga bulan keempat.

Adapun daftar selengkapnya beserta perincian waktu yang diperlukan

untuk masing-masing kegiatan dapat dilihat pada tabel berikut ini:

Tabel IV.6. Jadwal Implementasi

No Nama

Kegiatan

Bulan Ke – 1 Bulan Ke - 2 Bulan ke - 3 Bulan ke - 4

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1

Analisa

sistem dan

penyiapan

data awal

2

Pembuatan

file dan

program

3

Pelatihan

dan

training

4 Test

Sistem

5 Peralihan

Sistem

6

Operasi

dan

Evaluasi

bab iv rancangan sistem usulan · d-1 file sb d-2 file transaksi pembayaran p e n ja d wa la n rp...

Documents