bab iv hasil praktek kerja dan analisis 4.1...

24

BAB IV

HASIL PRAKTEK KERJA DAN ANALISIS

4.1 Analisis

Sistem Persediaan Barang Material yang sedang berjalan di PT. Apac Inti

Corpora saat ini sudah dilakukan secara terkomputerisasi dengan menggunakan SAP.

Sistem tersebut sudah memenuhi standart internasional dalam penyajian laporan.

Selain itu, dokumen dokumen yang di butuhkan sudah lengkap untuk melakukan

penginputan.

Bagian gudang juga melakukan pencatatan secara manual sistem yang di input

melalui buku catatan stock atau wite board. Akan tetapi pencatatan stock secara

manual sistem lebih rentan terjadi kesalahan, sehingga untuk melakukan koreksi

stock persediaan harus memeriksa pencatatan-pencatatan sebelumnya satu per satu.

Kesalahan penginputan pada dokumen-dokumen terkait semacam itu akan

mengakibatkan kesalahan pada pelaporan stock persediaan. Untuk itu PT APAC INTI

CORPORA membutuhkan sistem yang dapat menangani semua masalah tersebut.

Dari hasil praktik kerja, didapati bahwa dalam PT Apac Inti Corpora terdapatSistem

Persedian Barang Masuk Gudang PT Apac Inti Corpora :

4.1.1 Prosedur Penerimaan Barang Masuk (Import)

1. Periksa dokument / invoice barang yang datangyang meliputi :

a) Jenis No RS ( Kode Import ), no invoice, Negara asal (untuk barang

AIC)

b) Nama customer makloon dan negara asal ( untuk barang makloon )

25

c) Jumlah barang dalam Bale

d) Berat barang per Invoice / party ( dalam kgs )

2. Periksa hasil timbangan di jembatan timbang

3. Cocokan antara berat dari jembatan timbang dengan berat yang tertulis di

dokumen import (Invoice).Bila terjadi selisih maka yang digunakan acuan

adalah total berat yang terkecil.

4. Bila terjadi kelainan (jumlah barang tidak sesuai, basah atau kotor) buat laporan

pada E-mail dan dikirim ke Purchase Dept, Accounting Dept, QC Lab dan

Manager.

5. Jika terjadi kerusakan / tercecer pada saat bongkar, Segera perbaiki

kemasannyan.

6. Lakukan penimbangan pada setiap bale yang diterima.

7. Tulis hasil penimbangan pada FG.1.1

8. Laporkan hasil penerimaan pada bagian administrasi

9. Buat laporan Penerimaan

4.1.2 Prosedur Penerimaan Barang Masuk (local)

1. Periksa surat jalan Lokal atau makloon dari suppliyer beserta packing list yang meliputi

:

a. Jenis barang dan spesifikasi

b. Jumlah barang dalam Bale

c. Berat barang per DO ( dalam kgs )

2. Periksa hasil timbangan di jembatan timbang

26

3. Cocokan antara berat dari jembatan timbang dengan berat yang tertulis disurat jalan

suppliyer (Bila terjadi selisih maka yang digunakan acuan adalah total berat yang

terkecil).

4. Periksa pada setiap bale yang dibonkar dari atas angkutan.

5. Bila terjadi kelainan (jumlah barang tidak sesuai, basah atau kotor) buat laporan dengan

email yang dikirim ke Dept Purchase, Accounting, QC Lab dan Manager.

6. Jika terjadi kerusakan / tercecer pada saat bongkar, Segera perbaiki kemasannya.

7. Catat hasil penerimaan pada BG.1.2

8. Input hasil penerimaan pada SAP dengan TCode MB1C (Makloon) dan

MIGO_GR/Goods Movement untuk penerimaan lokal AIC.

9. Buat laporan Penerimaan.

4.1.3 ProsedurnPenerimaan Barang Re-Use

1. Periksa memo Reguler atau makloondariproduksi beserta packing list yang meliputi :

a. Jenis barang dan spesifikasi

b. Jumlah barang dalam Bale

c. Berat barang per Bal ( dalam kgs )

2. Koordinasikan dengan Gudang untukmenentukan stock posisi

3. Distribusi kegudang oleh pihak Produksi

4. Periksa penulisan ball caver 2 sisi

5. Cocokan antara berat yang di tulis di BallCover dengan Packing List

6. Periksa Kondisi Packing Bal yang di transferke Gudang

7. Bila terjadi perbedaan jumlah barang ataupacking tidak bagus koordinasi atau

Email,yang dikirim ke produksi terkait

27

8. Jika terjadi kerusakan / tercecer pada saattransfer, Segera perbaiki kemasannya

9. Catat hasil penerimaan pada BG.1.2

10. Input hasil penerimaan pada SAP dengan TCodeMB1B

11. Buat laporan Penerimaan

4.1.4 Prosedur Penyimpanan Barang Raw Material

1. Tempatkan barang dengan ketinggian sesuaistandar penumpukan sebagai berikut :

2. Cotton dan non cotton ( syntetics ) = maksimal 9 bale

3. Jangan menempatkan barang denganmenyandarkan di tembok gudang , beri

jarakminimal 60 cm

4. Tempatkan barang perjenis , spesifikasi , per– nomor RS , per – negara asal dan per –

namacustomer makloon

5. Buat FG .1.4 sebagai identitas dan simpan dilemari II ( L . II . 1 ) atau temple

disetiapjenis Raw Material

6. Buat laporan data stock pada FG.1.8 danFG .1 .8.1

7. Lakukan Cross check rutin antara data stockdengan fisik barang . Segera cari jalan

apabilaada selisih antara data stock dengan jumlahfisik barang .

4.1.5 Prosedur Pengiriman Raw Material

1. Periksa Bon permintaan dari pabrik / POSTO( FP.1.1 )

2. Jenis Barang / Nomer lot / Nomer Rs /spesifikasi / nama customer makloon

3. Tanggal dan jumlah permintaan

4. Persiapkan barang sesuai permintaan

28

5. Periksa sekali lagi kebenaran barang yang akandikirim dengan bon permintaan pada

saatbarang masih diatas garpu / bale clampforklift / truk

6. Angkut barang ke pabrik tempat peminta ( yang membutuhkan ) barang tersebut

denganhati-hati manggunakan sarana forklift / truk

7. Ikatlah dengan tali, tumpukan bale kapas diatastruk agar tidak jatuh / roboh diperjalanan

8. Serahkan barang tersebut ke peminta denganbaik

9. Buat laporan pengeluaran

4.1.6 Rumus Perhitungan Berat Material Rayon

= A

A x 13% = B

Comersial Weght = A + B

13% = Standar AIC

4.1.7 Kelebihan dan Kelemahan Sistem Persediaan Material PT. Apac Inti Corpora.

1. Kelebihan Sistem Persediaan Barang Material PT. Apac Inti Corpora.

a. Penyimpanan data sudah dilakukan secara terkomputerisasi dan didukung dengan

dokumen yang lengkap. Sehingga apabila ada kekeliruan data dapat melakukan

koreksi dengan mudah.

b. Segala bentuk pengiriman data telah menggunakan jaringan LAN (Local Area

Network), sehingga memudahkan user dan meminimalis terjadinya kesalahan.

2. Kelemahan Sistem Persediaan Material PT. Apac Inti Corpora.

29

Sistem penyimpanan data pada transaksi barang keluar masih kurang baik karena saat

user mengapdate transaksi barang keluar terkadang jumlah quantity yang terupdate

menjadi berbeda dari quantity yang sebenarnya.

4.2 Kebutuhan pengembangan system PT Apac Inti Corpora

Sistem persediaan pada PT Apac Inti Corpora dibuat untuk memper mudah pengontrolan

dan pengelolaan persediaan bahan baku material. Maka dadi itulah sistem informasi persediaan

bahan baku material diperlukan, terutama system informasi pesediaan bahan baku secara

komputerisasi. Dengan menggunakan system iformasi yang terkomputerisasi maka akan

meminimalisir kesalahan yang terjadi pada pencatatan informasi persediaan. Perancangan system

informasi persediaan dirancang menggunakan aplikasi Microsoft acces dan Microsoft visual

Basic.Net.

4.3 Perancangan sistem informasi persediaan

a. Perancangan Database

Dalam perancangan system informasi PT Apac Inti Corpora untuk kebutuhan informasi

persediaan bahan baku memiliki stuktur Database yang terdiri dari beberapa tabel yang berisi

field-field dimana setiap tabelnya berfungsi sebagai penampung data yang nantinya akan diinput

pada system tersebut.

Tabel–tabel yang digunakan dalam Sistem Informasi ini antara lain :

4.1 Tabel Penerimaan

Field name

Data

Tipe

No_penerimaan Text

tg_penerimaan Text

jam_masuk Text

kode_barang Text

30

nama_barang Text

kode_supplier Text

no_surat Text

Berat Text

4.2 Tabel retur

Field name Data Tipe

no_retur Text

tg_retur Text

no_penerimaan Text

4.3Tabel Suplier


kode_suplier Text

nama_suplier Text

Alamat Text

Email Text

4.4Tabel surat jalan


no_surat Text

tgl_surat Text

no_kontainer Text

no_kendaraan Text

nama_sopir Text

berat_kosong Text

4.5Tabel kontainer


no_kendaraan Text

no_kontainer Text

4.6Tabel persediaan

31


no_penerimaan Text

kode_barang Text

nama_barang Text

tg_penerimaan Text

tg_packing Text

Jenis Text

Line Text

4.7Tabel Spining


kode_spining Text

dep_spining Text

4.8Tabel transaksi Pengeluaran


no_bond Text

tg_bond Text

nama_barang Text

Jenis Text

kode_spinging Text

4.9Tabel Reuse


kode_spining Text

kode_barang Text

nama_barang Text

tg_packing Text

4.1 Retional Data Base

32

4.4 Implementasi

Sistem informasi persediaan PT. APAC INTI CORPORA nantinya akan mempunyai

berbagai tampilan form yang sering di sebut sebagai User Interface. Pada dasarnya user interface

yang sering disebut dengan istilah UI dapat berguna bagi user untuk mengolah data serta

memproses data tampa harus masuk langsung ke database.

Berikut ini adalah penjelasan singkat mengenai fungsi dari User interface.

4.4.1 Form menu utama

Form menu utama terdiri dari beberapa menu yang nantinya akan mempermudah

user untuk memilih menu-menu untuk mengakses data system informasi persediaan kapas

sintetis PT. APAC INTI CORPORA. Didalam form menu utama terdapat form-form yang

nantinya juga aka nada sub-sub menu yang berhubungan dengan form utama. Menu menu

tersebut diantaranya :

a. Form Penerimaan

Form penerimaan berfungsi sebagai penginputan data brang yang masuk dari

supplier.

33

b. Form Persdiaan

Form persediaan berfungsi sebagai penginputan atau pencatatan persediaan

barang di gudang, baik transaksi pengeluaran barang ke produksi maupun

transaksi barang masuk dari supplier.

c. Report

Report berfungsi sebagai untuk menampilkan laporan dari transaksi yang terjadi

di gudang.

4.5 Tampilan Form

4.2 Form Utama

4.3 Form Penerimaan

35

4.4 Form Transfer Barang

4.5. Form Stock Barang

36

4.6 Form Supplier

4.7 Form Surat jalan

4.8 Form Reuse

37

4.9 Form Retur

38

4.10 Form Kontainer

bab iv hasil praktek kerja dan analisis 4.1...

Documents