bab iv deskripsi kerja praktek - repository.dinamika.ac.idrepository.dinamika.ac.id/694/7/bab...

24

BAB IV

DESKRIPSI KERJA PRAKTEK

4

4.1 Analisa Sistem

Dalam pengembangan teknologi informasi ini dibutuhkan analisa dan

perancangan ssstem pengolah data. Sistem pengolah data tersebut diharapkan

mampu mempengaruhi kinerja dari sumber daya manusia khususnya untuk

meningkatkan pelayanan yang terbaik pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor

Cabang Bojonegoro.

Metode ini membutuhkan analisis internal dan eksternal organisasi,

kebutuhan bisnis dan beberapa teknik analisis untuk menghasilkan perencanaan

yang baik. Data dan informasi yang dibutuhkan ialah berkenaan dengan tujuan

dari pembuatan sistem informasi manajemen arsip yang meliputi pencatatan surat

masuk, pencatatan disposisi surat, pencatatn surat kelaur dan pencatatan surat

pengantar. Untuk membuat sistem informasi manajemen arsip dibutuhkan data

tentang pegawai, perusahaan, kiriman tentang kebutuhan sistem Informasi (SI)

diperlukan untuk menghasilkan perencanaan SI yang dapat mendukung strategi

operasional manajemen arsip pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang

Bojonegoro. Dari hasil penelitian disimpulkan bahwa diperlukan basis data untuk

menyimpan data pegawai, perusahaan, kiriman, pencatatan surat masuk,

pencatatan disposisi surat, pencatatan surat keluar dan pencatatan surat pengantar.

4.2 Perancangan Sistem

Perancangan sistem dimaksudkan untuk membantu menyelesaikan

masalah pada sistem yang sedang berjalan saat ini sehingga dapat menjadi lebih

baik dengan adanya sistem terkomputerisasi. Dalam merancang sistem yang baik,

harus melalui tahap-tahap perancangan sistem. Tahap-tahap perancangan sistem

adalah meliputi :

1. Pembuatan alur sistem aplikasi (System Flow)

2. Diagram berjenjang (HIPO)

3. DFD (contex diagram, level 0 dan level 1),

24

25

4. ERD (Entity Relasionship Diagram) yaitu CDM (Conceptual Data Model)

dan PDM (Physical Data Model).

4.2.1 System Flow

Berikut ini akan digambarkan System Flow dari Sistem Informasi

yang akan dibuat pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro.

1. System Flow Autentikasi Pengguna

Dalam system flow ini akan dijelaskan proses autentikasi pengguna,

sebelum masuk ke dalam sistem / menu utama aplikasi manajemen arsip pegawai

memasukkan npp pegawai dan password.

A utentikasi U ser (Log in )

S ta ff A dm in is tras i

Y

TB enar

M enam pilkan log in sa lah

M enam pilkan log in berhasil

M enam pilkkan M enu U tam a

P egaw aiM engecek N P P dan P assw ord

In fo log in benar

In fo log in sa lah

N P P P egaw ai dan P assw ord

M ula i

M enu U tam a

1

Gambar 4.1 Sisflow Autentikasi Pengguna

26

2. System Flow Mengelola Master Jabatan

Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi harus

mengisi form jabatan untuk mencatat semua jabatan yang ada didalam PT.

Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro.

Mengelola Master Jabatan

Staff Administrasi

Mulai

Counter id_jabatan

Nama Jabatan

Ubah?

Perubahan data

Data yang diubah

Data yang diubah

Menyimpan Jabatan

Y

T

Data yang disimpan

selesai

1

Jabatan

Gambar 4.2 Sisflow Mengelola Master Jabatan

27

3. System Flow Mengelola Master Pegawai


mencatat semua data pegawai yang bekerja di PT. Jamsostek (Persero) Kantor

Cabang Bojonegoro. Bagian Administrasi mempunyai wewenang merubah status

pegawai apabila sudah tidak aktif dalam perusahaan atau pensiun.

M e n g e lo la M a s te r P e g a w a i

S ta ff A d m in is tra s i

M u la i

U b a h ?

M e n y im p a n d a ta p e g a w a i

p e g a w a i

T

1

D a ta ya n g d iu b a h

P e ru b ah a n d a ta

D a ta ya n g d iu b a h

Y

1

D a ta te rs im p a n

se le sa i

N P P _ P e g a w a i

N a m a P e g a w a i

G ra d e

G o lo n ga n

P a ssw o rd

1

ja b a ta n

Gambar 4.3 Sisflow Mengelola Master Pegawai

28

4. System Flow Mengelola Master Perusahaan


mencatat semua data perusahaan yang bekerja sama dengan PT. Jamsostek

(Persero) Kantor Cabang Bojonegoro.

M engelo la M aster Perusahaan

Staff A dm in istrasi

M ula i

U bah?

M enyim pan data perusahaan

Tperusahaan

D ata yang diubah

Y

Perubahan data

D ata yang d iubah

1

1

Data tersim pan

selesai

N PP Perusahaan

N am a Perusahaan

A lam at

Kode Pos

W ilayah

Pem bina

1

Gambar 4.4 Sisflow Mengelola Master Perusahaan

29

5. System Flow Mengelola Kiriman


mencatat semua data kiriman yang digunakan dalam pengiriman yang bekerja

sama dengan PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro.

Mengelola Master Kiriman

Staff Administrasi

Y

T

Data yang diubah

Data yang disimpan

Menyimpan kiriman

Data yang diubah

Nama kiriman

selesai

Ubah?

Perubahan data

Counter id kiriman

Mulai1

kiriman

Gambar 4.5 SIsflow Mengelola Master Kiriman

30

6. System Flow Mencatat Surat Masuk


mencatat semua data surat yang masuk dari perusahaan ke PT. Jamsostek


Mencatat Surat Masuk

Staff Administrasi

Mulai

Nama pegawai

Tgl surat datang

Tgl penyelesaian

No kop surat

Tanggal surat

dari

perihal

Menyimpan Surat Masuk

suratmasuk

Ubah?

Data yang diubah

Perubahan data

Perubahan data

Y

1

T

1

1

Counter no agenda

selesai

Gambar 4.6 Sisflow Mencatat Surat Masuk

31

7. System Flow Mencatat Disposisi Surat


mencatat semua data surat yang masuk dari perusahaan ke PT. Jamsostek

(Persero) Kantor Cabang Bojonegoro, selanjutnya mendisposisikan surat tersebut

ke bagian-bagian dalam PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro.

M e n c a ta t D is p o s is i S u ra t M a s u k


Y

T

C o u n te r id d is p o s is i

D a ta y a n g d is im p a n

M e n y im p a n D is p o s is i

N a m a d is p o s is i

s e le s a i

T a m b a h ?

M u la i

N a m a ja b a ta n

N o a g e n d a s u ra t m a s u k

1

D is p o s is i

Gambar 4.7 Sisflow Mencatat Disposisi Surat Masuk

32

8. System Flow Mencatat Surat Pengatar


mencatat semua data surat pengatar yang dikeluarkan PT. Jamsostek (Persero)

Kantor Cabang Bojonegoro.

M encatat Surat Pengantar

Staff Adm inistrasi

Y

Mulai

tembusan

Nam a kirim an

perihal

klasifikasi

bidang

Nam a pegawai

lam piran

1

Counter no_surat

Tgl surat

Npp perusahaan

Ubah

Surat pengantar

Surat pengantar disimpan

Data yang diubah

Data yang diubah

Menyim pan surat pengantar

Perubahan data

1

selesai

1

Gambar 4.8 Sisflow Mencatat Surat Pengantar

33

9. System Flow Mencatat Surat Keluar


mencatat semua data surat keluar yang dikeluarkan PT. Jamsostek (Persero)

Kantor Cabang Bojonegoro.

M e n c a ta t S u ra t K e lu a r


M u la i

C o u n te r n o _ s u ra t

N a m a p e g a w a i

N p p p e ru s a h a a n

N a m a k ir im a n

k la s if ik a s i

p e r ih a l

b id a n g

T g l s u ra t

U b a h

D a ta y a n g d iu b a h

P e ru b a h a n d a ta

D a ta y a n g d iu b a h

Y

M e n y im p a n s u ra t k e lu a r

1

S u ra t k e lu a r

S u ra t k e lu a r d is im p a n

s e le s a i

1

la m p ira n

te m b u s a n

1

Gambar 4.9 Sisflow Mencatat Surat Keluar

34

10. System Flow Mencetak Laporan Disposisi Surat Masuk

Dalam system flow ini akan dijelaskan Bagian Administrasi dapat

mencetak laporan disposisi surat masuk ke setiap bagian yaitu kabid umum dan

TI, kabid keuangan, kabid pelayanan, kabid pemasaran pada PT. Jamsostek


Mencetak Laporan Disposisin Surat Masuk

Kabid Keuangan

Kabid Pemasaran

Kabid UmumKabid

PelayananStaff Administrasi

Mulai

Disposisi

Menampilakan Dispoisi Surat

Masuk

Surat Masuk

Pegawai

Disposisi Surat Masuk

Kabid Umum

Kabid Keuangan

Kabid Pemasaran

Kabid Pelayanan

T

T

T

Mencetak Laporan

Laporan Disposisi Kabid Pelayanan

selesaiselesai

Mencetak Laporan

Laporan Disposisi Kabid UMUM

selesai

Mencetak Laporan

Laporan Disposisi Kabid Pemasaran

selesai

Mencetak Laporan

Laporan Disposisi Kabid Keuangan

1

2

3

4

Y

Y

Y

Y

1 2 3 3

Gambar 4.10 Sisflow Mencetak Laporan Disposisi Surat Masuk

35

11. System Flow Mencetak Laporan Surat Pengantar


mencetak laporan surat pengantar yang digunakan laporan ke pimpinan PT.


Laporan Surat Pengantar

Staff Administrasi

Mencetak surat pengantar

kiriman

Mulai

Memilih surat pengantar

pegawai

Menampilkan surat pengantar

Menampilkan surat pengantar

1

Surat pengantar

perusahaan

selesai

Gambar 4.11 Sisflow Mencetak Laporan Surat Pengantar

36

12. System Flow Mencetak Laporan Surat Keluar


mencetak laporan surat keluar yang digunakan laporan ke pimpinan PT.


Mencetak Laporan Surat Keluar

Staff Administrasi

Memilih Surat Keluar

selesai

Menampilkan surat keluar

pegawai

Menyeleksi surat keluar

Mulai

Mencetak surat keluar

kiriman

Surat Keluar

1

perusahaan

Gambar 4.12 Mencetak Laporan Surat Keluar

37

4.2.2 Diagram Jenjang (HIPO)

Gambar 4.13 Diagram Jenjang Sistem Informasi Manajemen Arsip PT. Jamsostek Kantor Cabang Bojonegoro

1

Autentikasi User

1.1

Mengecek NPP dan Password

1.2

Menampilkan login berhasil

1.3

Menampilkan login salah

1.4

Menampilkan Menu Utama

Gambar 4.14 Diagram Jenjang Autentikasi User

2

Mengelola Data Master

2.2

Mengelola Master

Pegawai

2.3

Mengelola Master

Perusahaan

2.2.1

Menyimpan Data Pegawai

2.2.2

Mengubah Data Pegewai

2.3.1

Menyimpan Data

Perusahaan

2.3.2

Mengubah Data Perusahaan

2.1

Mengelola Master Jabatan

2.4

Mengeloala Master Kiriman

2.4.1

Menyimpan Data Kiriman

2.4.2

Mengubah Data Kiriman

2.1.2

Mengubah Data jabatan

2.1.1

Menyimpan Data Jabatan

Gambar 4.15 Diagram Jenjang Mengelola Data Master

0

Sistem Informasi Manajemen Arsip pada Jamsostek

Kacab. Bojonegoro

1

Autentikasi User

2

Mengelola Master

3


4

Mencatat Disposisi Surat Masuk

5

Mencatat Surat Pengantar

6

Mencatat Surat Keluar

7

Mencetak Laporan

38

Gambar 4.16 Diagram Jenjang Mencatat Surat Masuk

3


3.2

Menyimpan Surat Masuk

3.3

Mengubah Surat Masuk

3.1

Mengkonter no agenda

4

Mencatat Disposisi Surat Masuk

4.1

Menkonter no disposisi

4.2

Menyimpan Disposisi Surat

Gambar 4.17 Diagaram JenjangMencatat Disposisi Surat Masuk

5

Mencatat Surat Keluar

5.2

Menyimpan Surat Keluar

5.3

Mengubah Surat Keluar

5.1

Mengkonter no surat keluar

Gambar 4.18 Diagram Jenjang Mencatat Surat Keluar

39

6

Mencatat Surat Pengantar

6.2

Menyimpan Surat Pengantar

6.3

Mengubah Surat Pengantar

6.1

Mengkonter no surat pengantar

Gambar 4.19 Diagram Jenjang Mencatat Surat Pengantar

7

Mencetak Laporan

7.1

Mencetak Laporan

Disposisi Surat

7.2

Mencetak Surat Pengantar

7.3

Mencetak Surat Keluar

Gambar 4.20 Diagram Jenjang Mencetak Laporan

40

4.2.3 Context Diagram

Context diagram dari sistem informasi manajemen arsip

menggambarkan proses secara umum yang terjadi pada pencatatan arsip pada PT.

Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro. Dalam Context Diagram ini

melibatkan 5 entity yaitu : administrasi, kabid umum, kabid pemasaran, kabid

pelayanan dan kabid keuangan.

data surat keluar ditampilkan

menu laporan surat keluar diinput

data surat pengantar ditampilkan

menu laporan surat pengantar diinputkan

disposisi kabid pemasaran ditampilkan

disposisi kabid keuangan ditampilkan

disposisi kabid pelayanan ditampilkan

disposisi surat kabid umum ditampilkan

menu disposisi surat diinputkan

data surat pengantar diubah ditampilkan

data surat pengantar tersimpan ditampilkan

data surat keluar diubah ditampilkan

data surat keluar tersimpan ditampilkan

data surat keluar diinputkan

data disposisi tersimpan ditampilkan

data disposisi diinputkan

data surat masuk tersimpan ditampilkan

data surat masuk diubah ditampilkan

menyimpan surat masuk

data kiriman diubah ditampilkan

data kiriman tersimpan ditampilkan

data kiriman diinputkan

data perusahaan diubah ditampillkan

data perusahaan tersimpan ditampilkan

data perusahaan diinputkan

data pegawai tersimpan ditampilkan

data pegawai diubah ditampilkan

data pegawai diinputkan

data jabatan tersimpan ditampilkan

data jabatan diubah ditampilkan

data jabatan diinputkan

menu utama ditampilkan

info login benar ditampilkan

info login salah ditampilkan

npp pegawai dan password diinputkan

0

Sistem Informasi Manajemen Arsip

+

administrasi

kabid umum

kabid pelayanan

kabid keuangan

kabid pemasaran

administrasi

administrasi

administrasi

0

Sistem Informasi Manajemen Arsip

+

Gambar 4.21 Diagram Konteks Sistem Informasi Manajemen Arsip

41

4.2.4 DFD Level 0 Sistem Informasi Manajemen Arsip

menu cetak laporan surat keluar dibuka

menu cetak laporan surat pengantar dibuka

menu surat pengantar dibuka

menu cetak laporan disposisi dibuka

menu disposisi dibuka

menu surat keluar dibukamenu surat masuk dibuka

menu kiriman dibuka

menu perusahaan dibuka

menu pegawai dibuka

menu jabatan dibuka

data surat keluar dibaca

data kiriman dibaca2

data perusahaan dibaca2

data pegawai dibaca3

[data surat keluar ditampilkan]

[menu laporan surat keluar diinput]

data kiriman dibaca

data perusahaan dibaca

data pegawai dibaca2

data surat pengantar dibaca

[data surat pengantar ditampilkan]

[menu laporan surat pengantar diinputkan]

data pegawai dipanggil

data surat masuk dipanggil

[disposisi kabid pemasaran ditampilkan]

[disposisi kabid keuangan ditampilkan]

[disposisi kabid pelayanan ditampilkan]

[disposisi surat kabid umum ditampilkan]

[menu disposisi surat diinputkan]

surat pengantar disimpan

[data surat pengantar diubah ditampilkan]

[data surat pengantar tersimpan ditampilkan]

[data surat pengantar diinputkan]

data surat keluar disimpan

data disposisi disimpan

data surat masuk disimpan

[data surat keluar diubah ditampilkan]

[data surat keluar tersimpan ditampilkan]

[data surat keluar diinputkan]

data kiriman disimpan

[data disposisi tersimpan ditampilkan]

[data disposisi diinputkan]

[data surat masuk tersimpan ditampilkan]

[data surat masuk diubah ditampilkan]

[menyimpan surat masuk]

[data kiriman diubah ditampilkan][data kiriman tersimpan ditampilkan]

[data kiriman diinputkan]

data perusahaan disimpan [data perusahaan diubah ditampillkan]

[data perusahaan tersimpan ditampilkan]

[data perusahaan diinputkan]

data pegawai disimpan

[data pegawai tersimpan ditampilkan]

[data pegawai diubah ditampilkan]

[data pegawai diinputkan]

data jabatan disimpan[data jabatan tersimpan ditampilkan]

[data jabatan diubah ditampilkan]

[data jabatan diinputkan]

data pegawai dibaca

[menu utama ditampilkan]

[info login benar ditampilkan]

[info login salah ditampilkan]

[npp pegawai dan password diinputkan]

administrasi

administrasi

administrasi

administrasi

administrasi

administrasi administrasi

administrasi

administrasi

administrasiadministrasi

administrasi

administrasi

administrasi

administrasi

administrasi

kabid umum

kabid pelayanan

kabid keuangan

kabid pemasaran

administrasi

administrasi

administrasi

administrasi

1

autentikasi user

+

1 pegawai

2

mengelola master jabatan

+

2 jabatan

3

mengelola master pegawai

+

4

mengelola master perusahaan

+

3 perusahaan

5

mengelola master kiriman

+

6

mencatat surat masuk

+

7

mencatat disposisi surat masuk

+

8

mencatat surat keluar

+

4 kiriman

5 surat masuk

6 disposisi7 surat keluar

9

mencatat surat pengantar

+

8 surat pengantar

10

mencetak laporan disposisi

+

5 surat masuk

1 pegawai

11

mencetak laporan surat pengantar

+

8 surat pengantar

1 pegawai

3 perusahaan

4 kiriman

12

mencetak laporan surat keluar

+

1 pegawai

3 perusahaan

4 kiriman

7 surat keluar

Gambar 4.22 DFD Level 0 Sistem Informasi Manajemen Arsip

42

4.2.5 DFD Level 1 Autentikasi Pengguna

4.2.6 DFD Level 1 Mengelola Master Jabatan

info login benar ditampilkan2

info login salah ditampilkan2

[menu cetak laporan surat keluar dibuka]

[menu cetak laporan surat pengantar dibuka]

[menu surat pengantar dibuka]

[menu disposisi dibuka]

[menu surat keluar dibuka]

[menu surat masuk dibuka]

[menu kiriman dibuka]

[menu perusahaan dibuka]

[menu pegawai dibuka]

[menu jabatan dibuka]

[data pegawai dibaca]

[info login salah ditampilkan]

[menu utama ditampilkan]

[info login benar ditampilkan][npp pegawai dan password diinputkan]

administrasi

1 pegawai

mengelola master jabatan

mengelola master pegawai

mengelola master perusahaan

mengelola master kiriman

mencatat surat masuk

mencatat surat keluar

mencatat disposisi surat masuk

mencetak laporan disposisi

mencatat surat pengantar

mencetak laporan surat pengantar

mencetak laporan surat keluar

1.1

mengecek npp dan password

1.2

menampilakan login berhasil

1.3

menampilkan login salah

data yang diubah diinput

perubahan data disimpan

info simpan

[data jabatan tersimpan ditampilkan]

[data jabatan diubah ditampilkan]

[menu jabatan dibuka]

[data jabatan disimpan]

[data jabatan diinputkan]administrasi

2 jabatan

autentikasi user

2.1

mengcounter id jabatan

2.2

menyimpan jabatan

2.3

menampilkan perubahan data

Gambar 4.23 DFD Level 1 Autentikasi Pengguna

Gambar 4.24 DFD Level 1 Mengelola Master Jabatan

43

4.2.7 DFD Level 1 Mengelola Master Pegawai

4.2.8 DFD Level 1 Mengelola Master Perusahaan

data yang diubah diinput2

[data pegawai tersimpan ditampilkan]

[data pegawai diinputkan]

[data pegawai disimpan][menu pegawai dibuka]

[data pegawai diubah ditampilkan]

administrasi

1 pegawai

autentikasi user

3.1

menyimpan data pegawai

3.2

mengubah data pegawai

[menu perusahaan dibuka]

[data perusahaan disimpan]

data yang diubah diinputkan

[data perusahaan tersimpan ditampilkan]

[data perusahaan diinputkan]

administrasi

3 perusahaan

autentikasi user

4.1

menyimpan data perusahaan

4.2

menubah data perusahaan

Gambar 4.25 DFD Level 1 Mengelola Master Pegawai

Gambar 4.26 DFD Level 1 Mengelola Master Perusahaan

44

4.2.9 DFD Level 1 Mengelola Master Kiriman

4.2.10 DFD Level 1 Mencatat Surat Masuk

data kiriman yang diubah diinput

[data kiriman tersimpan ditampilkan]

[menu kiriman dibuka]

[data kiriman disimpan]

[data kiriman diinputkan]

administrasi

4 kiriman

autentikasi user5.1

menyimpan data kiriman

5.2

mengubah data kiriman

simpan surat masuk

input data yang diubah

[data surat masuk diubah ditampilkan]

[data surat masuk disimpan]

[data surat masuk tersimpan ditampilkan]

[menu surat masuk dibuka]

[menyimpan surat masuk]

administrasi

5 surat masuk

autentikasi user

6.1

menyimpan surat masuk

6.2

mengkounter no agenda

6.3

mengubah surat masuk

Gambar 4.27 DFD Level Mengelola Master Kiriman

Gambar 4.28 DFD Level 1 Mencatat Surat Masuk

45

4.2.11 DFD Level 1 Mencatat Disposisi Surat

4.2.12 DFD Level 1 Mencatat Surat Keluar

\

disposisi diinputkan

[data disposisi tersimpan ditampilkan]

[data disposisi diinputkan]

[data disposisi disimpan]

[menu disposisi dibuka]

administrasi

6 disposisi

autentikasi user

7.1

mengkounter id disposisi

7.2

menyimpan disposisi

data surat keluar diinputkan2

data surat keluar disimpan2

data surat keluar diubah diinputkan

[data surat keluar diubah ditampilkan]

[data surat keluar tersimpan ditampilkan]

[menu surat keluar dibuka]

[data surat keluar disimpan]

[data surat keluar diinputkan]

administrasi

7 surat keluar

autentikasi user

8.1

mengkounter no surat

8.2

menyimpan surat keluar

8.3

mengubah surat keluar

Gambar 4.29 DFD Level 1 Mencatat Disposisi Surat

Gambar 4.30 DFD Level 1 Mencatat Surat Keluar

46

4.2.13 DFD Level 1 Mencatat Surat Pengantar

4.2.14 DFD Level 1 Mencetak Laporan Disposisi Surat Masuk

data surat pengantar diinputdata surat pengantar diubah diinput

[data surat pengantar diubah ditampilkan]

[data surat pengantar diinputkan]

[data surat pengantar tersimpan ditampilkan][surat pengantar disimpan]

[menu surat pengantar dibuka]

administrasi

8 surat pengantar

autentikasi user

9.1

mengkounter no surat pengantar

9.2

menyimpan surat pengantar

9.3

mengubah surat pengantar

disposisi surat diinput

[menu disposisi surat diinputkan]

[disposisi surat kabid umum ditampilkan]

[disposisi kabid pelayanan ditampilkan]

[disposisi kabid keuangan ditampilkan]

[disposisi kabid pemasaran ditampilkan]

[data surat masuk dipanggil]

[data pegawai dipanggil][menu cetak laporan disposisi dibuka]

administrasi

kabid umum

kabid pelayanan

kabid keuangan

kabid pemasaran

5 surat masuk

1 pegawai

autentikasi user

10.1

menampilakan disposisi surat masuk

10.2

mencetak laporan disposisi surat masuk

Gambar 4.31 DFD Level 1 Mencatat Surat Pengantar

Gambar 4.32 DFD Level 1 Mencetak Laporan Disposisi Surat Masuk

47

4.2.15 DFD Level 1 Mencetak Laporan Surat Pengantar

4.2.16 DFD Level 1 Mencetak Laporan Surat Keluar

[menu cetak laporan surat pengantar dibuka][data kiriman dibaca]

[data perusahaan dibaca]

[data pegawai dibaca2]

[data surat pengantar dibaca]

[data surat pengantar ditampilkan]

administrasi

8 surat pengantar

1 pegawai

3 perusahaan

4 kiriman

autentikasi user

11.1

menampilkan surat pengantar

[menu laporan surat keluar diinput]

[data surat keluar dibaca]

[data kiriman dibaca2]

[data perusahaan dibaca2]

[data pegawai dibaca3]

[data surat keluar ditampilkan]

[menu cetak laporan surat keluar dibuka]

administrasi

1 pegawai

3 perusahaan

4 kiriman

7 surat keluar

autentikasi user 12.1

menyeleksi surat keluar

Gambar 4.33 DFD Level 1 Mencetak Laporan Surat Pengantar

Gambar 4.34 DFD Level 1 Mencetak Laporan Surat Keluar

48

4.2.17 Conceptual Data Model (CDM)

Relation_394

Relation_241

Relation_240

Relation_239

Relation_238

Relation_111

mencatat_surat_keluar

Relation_96

mencatat_surat_pengantar

mencatat_surat_masuk

pegawai

npp_peg awainama_peg awaig radeg olong anstatuspassword

perusahaan

npp_perusahaannama_perusahaanalamatkodeposwilayahpembina

surat_masuk

id_surat_masuktang g al_surat_datangtang g al_penyelesaiannomor_kop_surat_masuktang g al_surat_masukdariperihal_surat_masuk

surat_peng antar

no_surat_peng antarklasifikasi_surat_peng antartang g al_surat_peng antarperihal_surat_peng antarbidang _surat_peng antarlampiran_surat_peng antartembusan_surat_peng antar

surat_keluar

no_surat_keluarklasifikasi_surat_keluartang g al_surat_keluarperihal_surat_keluarbidang _surat_keluarlampiran_surat_keluartembusan_surat_keluar

kiriman

id_kirimannama_kiriman

disposisi

id_disposis inama_disposisi

jabatan

id_jabatannama_jabatan

Gambar 4.35 CDM Sistem Informasi Manajemen Arsip

49

4.2.18 Physical Data Model (PDM)

4.2.19 Struktur Tabel

Dalam pengembangan sistem informasi manajemen arsip ini, digunakan

beberapa tabel untuk menyimpan berbagai data yang penting. Tabel tersebut

adalah Tabel Jabatan, Tabel Pegawai, Tabel Perusahaan, Tabel Kiriman, Tabel

Surat Masuk, Tabel Disposisi, Tabel Surat Pengantar dan Tabel Surat Keluar.

Berikut akan dijelaskan tentang table-tabel yang digunakan.

A. Tabel Jabatan

Primary key : Id Jabatan

Foreign key : -

Fungsi : Untuk menyimpan data jabatan pada PT.

Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro

NO_SURAT = NO_SURAT

ID_KIRIMAN = ID_KIRIMAN

ID_KIRIMAN = ID_KIRIMAN

ID_JABATAN = ID_JABATAN

ID_JABATAN = ID_JABATAN

NPP_PERUSAHAAN = NPP_PERUSAHAAN

NPP_PEGAWAI = NPP_PEGAWAINPP_PERUSAHAAN = NPP_PERUSAHAAN

NPP_PEGAWAI = NPP_PEGAWAI

NPP_PEGAWAI = NPP_PEGAWAI

PEGAWAI

NPP_PEGAWAI VARCHAR(20)ID_JABATAN VARCHAR(10)NAMA_PEGAWAI VARCHAR(50)GRADE VARCHAR(10)GOLONGAN VARCHAR(10)PASSWORD VARCHAR(6)STATUS VARCHAR(10)

PERUSAHAAN

NPP_PERUSAHAAN VARCHAR(10)NAMA_PERUSAHAAN VARCHAR(50)ALAMAT VARCHAR(100)KODEPOS VARCHAR(6)WILAYAH VARCHAR(50)PEM BINA VARCHAR(50)

SURAT_M ASUK

NO_SURAT VARCHAR(50)NPP_PEGAWAI VARCHAR(20)TANGGAL_SURAT_DATANG DATETANGGAL_PENYELESAIAN DATENOMOR_KOP_SURAT_MASUK VARCHAR(50)TANGGAL_SURAT DATEDARI VARCHAR(100)PERIHAL_SURAT_MASUK VARCHAR(100)

SURAT_PENGANTAR

NO_SURAT_PENGANTAR VARCHAR(50)NPP_PEGAWAI VARCHAR(20)NPP_PERUSAHAAN VARCHAR(10)ID_KIRIMAN VARCHAR(10)KLASIFIKASI_SURAT_PENGANTAR VARCHAR(10)TANGGAL_SURAT_PENGANTAR DATEPERIHAL_SURAT_PENGANTAR VARCHAR(100)BIDANG_SURAT_PENGANTAR VARCHAR(50)LAMPIRAN_SURAT_PENGANTAR VARCHAR(50)TEM BUSAN_SURAT_PENGANTAR VARCHAR(50)

SURAT_KELUAR

NO_SURAT_KELUAR VARCHAR(50)NPP_PEGAWAI VARCHAR(20)NPP_PERUSAHAAN VARCHAR(10)ID_KIRIMAN VARCHAR(10)KLASIFIKASI_SURAT_KELUAR VARCHAR(10)TANGGAL_SURAT_KELUAR DATEPERIHAL_SURAT_KELUAR VARCHAR(100)BIDANG_SURAT_KELUAR VARCHAR(50)LAMPIRAN_SURAT_KELUAR VARCHAR(2)TEM BUSAN_SURAT_KELUAR VARCHAR(50)

KIRIMAN

ID_KIRIMAN VARCHAR(10)NAMA_KIRIMAN VARCHAR(50)

DISPOSISI

ID_DISPOSISI VARCHAR(10)NAMA_DISPOSISI VARCHAR(50)ID_JABATAN VARCHAR(10)NO_SURAT VARCHAR(50)JABATAN

ID_JABATAN VARCHAR(10)NAMA_JABATAN VARCHAR(50)

Gambar 4.36 PDM Sistem Informasi Manajemen Arsip

50

Tabel 4.1 Stuktur Tabel Jabatan

Field Tipe Panjang Keterangan

Id Jabatan Varchar 10 Nama Jabatan Varchar 50

B. Tabel Pegawai

Primary key : Id Pegawai

Foreign key : Id Jabatan

Fungsi : Untuk menyimpan data pegawai pada PT.


Tabel 4.2 Stuktur Tabel Pegawai


NPP Pegawai Varchar 20 Nama Pegawai Varchar 50 Grade Varchar 10 Golongan Varchar 10 Password Varchar 6 Status Varchar 10

C. Tabel Perusahaan

Primary key : Id Perusahaan

Foreign key : -

Fungsi : Untuk menyimpan data perusahaan pada PT.


Tabel 4.3 Struktur Tabel Perusahaan


NPP Perusahaan Varchar 10 Nama Perusahaan Varchar 50 Alamat Varchar 100 Kode_Pos Varchar 6 Wilayah Varchar 50 Pembina Varchar 50

51

D. Tabel Kiriman

Primary key : Id Kiriman

Foreign key : -

Fungsi : Untuk menyimpan data kiriman yang digunakan

pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang

Bojonegoro

Tabel 4.4 Struktur Tabel Kiriman


Id Kiriman Varchar 10 Nama Kiriman Varchar 50

E. Tabel Surat Masuk

Primary key : No_Surat

Foreign key : NPP_Pegawai

Fungsi : Untuk menyimpan data surat masuk yang masuk

setiap harinya pada PT. Jamsostek (Persero)

Kantor Cabang Bojonegoro

Tabel 4.5 Struktur Tabel Surat Masuk


No Surat Varchar 50 Tanggal Surat Datang Date Tanggal Penyelesaian Date No Kop Surat Masuk Varchar 50 Tanggal Surat Date Dari Varchar 100 Perihal Surat Masuk Varchar 100

52

F. Tabel Disposisi

Primary key : Id Disposisi

Foreign key : Id Jabatan, No Surat

Fungsi : Untuk menyimpan data disposisi surat masuk ke

masing-masing kabid pada PT.Jamsostek

(Persero) Kantor Cabang Bojonegoro

Tabel 4.6 Struktur Tabel Disposisi


Id Disposisi Varchar 10 Nama_Disposisi Varchar 50

G. Tabel Surat Pengantar

Primary key : No Surat Pengantar

Foreign key : NPP Pegawai, NPP Perusahaan, Id Kiriman

Fungsi : Untuk menyimpan data surat pengantar yang

keluar setiap harinya pada PT. Jamsostek

(Persero) Kantor Cabang Bojonegoro

Tabel 4.7 Struktur Tabel Surat Pengantar


No Surat Pengantar Varchar 50 Klasifikasi Surat Pengantar Varchar 20 Tanggal Surat Pengantar Date Perihal Surat Pengantar Varchar 100 Bidang Surat Pengantar Varchar 50 Lampiran Surat Pengantar Varchar 50 Tembusan Surat Pengantar Varchar 50

53

H. Tabel Surat Keluar

Primary key : No Surat Keluar

Foreign key : NPP Pegawai, NPP Perusahaan, Id Kiriman

Fungsi : Untuk menyimpan data surat keluar yang keluar

setiap harinya pada PT. Jamsostek (Persero)

Kantor Cabang Bojonegoro

Tabel 4.8 Struktur Tabel Surat Keluar


No Surat Keluar Varchar 50 Klasifikasi Surat Keluar Varchar 20 Tanggal Surat Keluar Date Perihal Surat Keluar Varchar 100 Bidang Surat Keluar Varchar 50 Lampiran Surat Keluar Varchar 50 Tembusan Surat Keluar Varchar 50

4.3 Kebutuhan Sistem

4.3.1 Hardware

Perangkat keras yang diperlukan untuk menjalankan aplikasi adalah

computer dengan spesifikasi sebagai berikut :

1. Prosessor Intel Core 2 Duo minimal 2.00 Ghz

2. Memory minimal 1.00 Gb

3. Harddisk minimal 40 Gb

4.3.2 Software

Perangkat lunak yang diperlukan untuk menjalankan aplikasi adalah

sebagai berikut :

1. Microsoft.Net Framework 2.0 / 3.5

2. Microsoft SQL Server 2005

3. Windows 7 Professional

54

4.4 Implementasi Input Output

4.4.1 Form Autentikasi Pengguna

Form Autentikasi Pengguna ini adalah salah satu pengaman ketika

akan akan masuk kedalam aplikasi, pengguna memasukkan npp pegawai dan

password yang telah dimasukkan oleh Staff Administrasi

4.4.2 Form Halaman Utama

Form halama utama, didalam terdapat beberapa sub menu seperti,

Master Jabatan, Master Pegawai, Master Perusahaan, Master Kiriman, Mencatat

Surat Masuk, Mencatat Surat Keluar, Mencatat Surat Pengantar dan Mencetak

Laporan. Implementasi dari form ini adalah sebagai berikut :

Gambar 4.37 Form Autentikasi Pengguna

Gambar 4.38 Form Menu Utama Sistem Informsi Manajemen Arsip

55

4.4.3 Form Jabatan

Form Jabatan ini berfungsi untuk menambahkan data jabatan yang

dimasukkan Staff administrasi. Didalam form jabatan ini, staff administrasi

memasukkan nama jabatan, id jabatan dikonter secara otomatis oleh sistem.

Ketika Staff Administrasi menekan tombol simpan, maka akan ditampilkan oleh

sistem.

4.4.4 Form Pegawai

Form Jabatan ini berfungsi untuk manambahkan data pegawai yang

bekerja di PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro. Data tersebut

dimasukkan oleh Staff Administrasi. Didalam form pegewai ini, Staff

Administrasi memasukkan semua data pegawai. Apabila diketahui pegawai dalam

perusahaan sudah pensiun atau tidak aktif lagi maka Staff Administrasi dapat

mengubah status pengawai menjadi “Tidak Aktif” yang artinya pegawai tersebut

sudah tidak bekerja lagi dalam perusahaan.

Gambar 4.39 Form Jabatan

56

4.4.5 Form Perusahaan

Form Perusahaan ini berfungsi untuk menambahkan data

perusahaan yang menajalin relasi dengan PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang

Bojonegoro. Data tersebut dimasukkan oleh Staff Administrasi. Didalam form

perusahaan ini, Staff Administrasi memasukkan semua data perusahaan. Apabila

terjadi kesalahan dalam memasukkan data, Staff Administrasi dapat mengubah

data dengan memilih data di dalam gridview kemudian mengganti data pada

textbox.

Gambar 4.40 Form Pegawai

57

4.4.6 Form Kiriman

Form Kiriman ini berfungsi untuk menambahkan data kiriman

yang digunakan sebagai sarana pengiriman PT. Jamsostek (Persero) Kantor

Cabang Bojonegoro. Data tersebut dimasukkan oleh Staff Administrasi. Didalam

form kiriman ini, Staff Administrasi memasukkan semua data kiriman, id kiriman

akan dikonter secara otomatis oleh sistem. Apabila terjadi kesalahan dalam

memasukkan data, Staff Administrasi dapat mengubah data dengan memilih data

di dalam gridview kemudian mengganti data pada textbox.

Gambar 4.41 Form Perusahaan

58

4.4.7 Form Surat Masuk

Form Surat Masuk ini berfungsi untuk mencatat surat masuk yang

masuk ke PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro. Staff Administrasi

memasukkan nama pegawai, tanggal surat datang, kop surat, asal surat dan perihal

surat. Didalam surat masuk ini, no agenda akan dikonter secara otomatis. Pada

kolom disposisi, Staff Administrasi mencatat surat yang akan terdisposisi ke

masing-masing bagian dalam PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang

Bojonegoro.

Gambar 4.42 Form Data Kiriman

Gambar 4.43 Form Surat Masuk

59

4.4.8 Form Surat Keluar

Form Surat Keluar ini digunakan untuk mencatat surat keluar PT.

Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro. Staff Administarasi

memasukkan data surat keluar sesuai dengan kiriman dan klasifikasi. Tombol cari

digunakan apabila dibutuhkan untuk melihat semua data perusahaan yang

menjalin kerjasama.

Gambar 4.44 Form Surat Keluar

60

4.4.9 Form Surat Pengantar

Form Surat Pengantar ini digunakan untuk mencatat surat

pengantar PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Bojonegoro. Staff

Administarasi memasukkan data surat pengantar sesuai dengan kiriman dan

klasifikasi. Tombol cari digunakan apabila dibutuhkan untuk melihat semua data

perusahaan yang menjalin kerjasama.

Gambar 4.45 Form Surat Pengantar

61

4.4.10 Form Laporan Disposisi Kabid Keuangan

Gambar 4.46 Form Laporan Disposisi Kabid Keuangan

4.4.11 Form Laporan Disposisi Kabid Pemasaran

Gambar 4.47 Form Laporan Disposisi Kebid Pemasaran

62

4.4.12 Form Laporan Disposisi Kabid Pelayanan

Gambar 4.48 Form Laporan Disposisi Kabid Pelayanan

4.4.13 Form Laporan Disposisi Kabid Umum & TI

Gambar 4.49 Form Laporan Disposisi Kabid Umum & TI

63

4.4.14 Form Laporan Surat Keluar

Gambar 4.50 Form Laporan Surat Keluar

4.4.15 Form Laporan Surat Pengantar

Gambar 4.51 Form Laporan Surat Pengantar

bab iv deskripsi kerja praktek - repository.dinamika.ac.idrepository.dinamika.ac.id/694/7/bab...

Documents