bab iii pembahasan · tinjauan perusahaan pt.federal international finance ... yang dimiliki...

31

BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

PT.Federal International Finance (FIF) adalah perusahaan pembiayaan

yang dimiliki sepenuhnya oleh Astra . Bisnis FIF awalnya difokuskan pada

pembiayaan konvensional dan syariah untuk mendukung penjualan ritel sepeda

motor Honda . Selanjutnya telah dikembangkan produk pembiayaan sepeda motor

bekas dan SPEKTRA sebagai kredit barang konsumsi umum, termasuk

elektronik dan peralatan rumah tangga. Salah satu prioritas utama dalam focus

kerja FIF adalah intensifikasi jaringan distribusi dengan mengutamakan sinergi

dan hubungan antar fungsi dengan mitra kerja, baik dalam lingkungan jaringan

bisnis Astra, Honda Sales Operation , dealer otomotif dan lainnya untuk

pengembangan operasional dan produk,di antaranya produk joint

financing.Inovasi produk, seperti SPEKTRA card , bertujuan ekspansi dan

diversifikasi basis pelanggan . FIF juga menyelenggarakan program pemasaran

yang terfokus dan mengingkatkan kemampuan untuk memantau perkembangan

industry dengan baik sebagai dasar penyelarasan inernal perusahaan dengan

kondisi eksternal untuk memenangkan persaingan .

Untuk menunjang seluruh upaya tersebut,pelayanan yang maksimal bagi nasabah

juga menjadi prioritas utama dalam penanganan keluhan nasabah, yang dilakukan

berdasarkan focus di tingkat cabang atau departemen terkait sehingga respond an

32

penyelesaian dapat ditindaklanjuti dengan cepat dan tepat,umumnya dalam jangka

waktu 2x24 jam.

Secara keseluruhan , FIF tetap berhasil mempertahankan posisinya dalam

transaksi pembiayaan sepeda motor Honda, dengan pangsa pasar yang tidak

berubah dibandingkan tahun 2012, yaitu sekitar 46% dari total pembiayaan motor

Honda Baru di Indonesia

3.1.1 Sejarah Perusahaan

PT.FIF didirikan dengan nama PT Mitrapusaka Artha Finance pada bulan

Mei 1989. Berdasarkan ijin usaha yang diperolehnya maka Perseroan bergerak di

bidang Sewa Guna Usaha, anjak piutang dan pembiayaan konsumen.

Pada tahun 1991 , Perseroan merubah nama perusahaan menjadi PT Federal

International Finance, namun seiring dengan perkembangan waktu dan guna yang

memenuhi permintaan pasar, Perseroan mulai memfokuskan diri pada bidang

pembiayaan konsumen secara retail pada tahun 1996.Ketika krisis mulai terjadi

pada tahun 1997 Perseroan melakukan konsolidasi internal dalam rangka

persiapan menuju ke suatu sistem komputerisasi yang tersentralisasi dan

terintegrasi.

Perseroan yang mayoritas sahamnya dimiliko oleh PT.Astra International Tbk

telah mengembangkan usahanya dan membuka cabang di' seluruh Indonesia

sampai saat ini PT FIF telah memiliki cabang sebanyak 306 cabang.

33

Dalam menjalankan bisnisnya.FIFGroup mempunyai visi dan misi yang harus

dipahami oleh setiap karyawan. Visi dan Misi FIFGroup :

Visi : “Pemimpin industri yang dikagumi secara nasional “

Misi : “Membawa kehidupan yang lebih baik untuk masyarakat”

3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan

Setiap perusahaan mempunyai struktur organisasi yang berbeda-beda ,

tergantung dari sifat perusahaan itu sendiri dan untuk memperoleh gambaran yang

jelas mengenai organisasi maka terlebih dahulu harus diketahui struktur

organisasinya . Struktur organisasi merupakan hal yang sangat penting, karena

dengan adanya struktur organisasi memungkinkan adanya kerjasama yang

harmonis antar berbagai individu dalam organisasi guna meningkatkan tujuan

suatu perusahaan .

Dalam mencapai tujuan dan sasaran perusahaan maka diperlukan kerjasama dan

kesatuan pendapat , kerjasama ini meliputi adanya pembagian tugas dan tanggung

jawab secara sistimatis dalam struktur organisasi perusahaan.

Suatu Cabang atau branch memiliki dua fungsi kerja yaitu Fungsi

Operasional(Operational Function) serta Fungsi Marketing (Marketing

Function).Masing-masing fungsi membawahi sejumlah unit kerja atau section

.Struktur Organisasi Cabang sebagai berikut :

34

Gambar III.1

Struktur Organisasi PT.FIFGROUP

Gambar III.2

Struktur Organisasi PT. FIFGROUP

35

3.1.3. Pembagian Tugas dan Wewenang

Adapun pembagian tugas dan wewenang pada struktur organisasi PT.FIF

Cabang Jakarta 1 adalah sebgai berikut :

1. Branch Head (Kepala Cabang)

Kepala Cabang adalah fungsi eksekutif tertinggi yang mempunyai tugas

dan wewenang yaitu :

a) Menjaga agar perusahaan cabang dapat berkembang dan maju.

b) Mempunyai wewenang penuh untuk mengatur perusahaan cabang

secara keseluruhan .

c) Membuat perencanaan perusahaan cabang yang dibantu oleh

kepala-kepala bagian lainnya .

2. Credit Section Head (Kepala Kredit)

a) Menyeleksi dan menyetujui permohonan kredit calon konsumen.

b) Mengelola proses pengajuan pencairan dana dealer ke finance HO .

c) Mengelola dokumen jaminan (BPKB) , administrasi asuransi dan

dokumen kredit .

3. Collection Section Head

Menjaga kelancaran pembayaran angsuran konsumen dengan batasan

keterlambatan pembayaran sampai dengan 60 hari .

4. Remedial Section Head

Menyelesaikan kasus keterlambatan pembayaran di atas 60 hari atau kasus

khusus dengan keterlambatan di bawah 60 hari .

36

5. Litigation & Recovery Section Head

a) Bertanggung jawab dalam memastikan semua proses recovery dan

penanganan kasus sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan

perusahaan .

b) Bertanggung jawab dalam pencapaian Recovery Income wilayah .

6. Inventory & General Service Section Head

a) Melakukan control atas proses pengelolaan unit tarikan dari mulai

proses serah terima , entry loss accessories , persiapan unit titip

jual , persiapan unit rekondisi , dandistribusi unit tersebut .

b) Memastikan keberadaan building , property , dan asset yang

diperlukan oleh cabang dapat tersedia dan dirawat dengan baik

sehingga mampu mendukung berjalannya kegiatan operasional

cabang .

7. Operating Support Section Head

a) Melakukan control atas keseluruhan proses pemasukan dan

pengeluaran dana baik melaui sistem atau manual secara

tepatwaktu dan jumlah agar semua transaksi keuangan di cabang

dapat dilakukan dan tercatat dengan baik.

b) Monitoring proses pembayaran dan pelaporan pajak ke kantor

pajak setempat secara tepat waktu dan jumlah sehingga tidak

timbul denda yang tidak diperlukan .

c) Memastikan proses administrasi personel(rekrutment, hak dan

kewajiban karyawan,mutasi,promosi,training,dan industrial

relation dapat berjalan dengan baik sesuai dengan yang ditentukan.

37

8. Marketing Head

a) Meciptakan taktik marketing ecara berkala sesuai dengan

portofolio yang telah tersedia dengan menggunakan prinsip efektif

dan efesien serta melakukan review keberhasilan strategi marketing

tersebut.

b) Menciptakan program-program yang tepat bersama dengan Main

Dealer,Dealer maupun Channel/Supplier serta me-review

keberhasilan program tersebut.

c) Menganalisis dan mengidentifikasi kompetensi, kebutuhan,

keinginan dan harapan Dealer/Supplier.

d) Menganalisis pasar guna membuat atau merekomendasikan strategi

yang diperlukan.Misal:jenis motor apa yang sedang digemari ,

barang elektronik apa yang sedang banyak dicari.

9. Marketing Officer NMC

a) Proaktif dalam membuat dan atau mengusulkan program-program

marketing NMC ke Dealer binaan dan me-maintain pencapaian

program tersebut guna mencapai booking di Dealer binaan serta

memastikan terlaksananya program-program NMC sudah sesuai

dengan SOP.

b) Membuat report list competitor setiap bulan dan memantau

aktifitas competitor di Dealer binaan guna melakukan analisis

pergerakan kompetitor di Dealer binaan tersebut .

c) Mengumpulkan data, menampung dan memberikan solusi atas

complain(Information Gathering) Dealer binaan guna membina

38

hubungan profesionaldengan dealer binaan yang bertujuan untuk

mencapai persentase target booking di Dealer binaan tersebut.

d) Melakukan pembinaan (Transfer Knowledge) serta monitoring

pencapaian terhadap Sales Force dan Counter Sales guna mencapai

target booking yang telah ditetapkan.

10. Marketing Officer UMC


marketing UMC ke Dealer binaan dan me-maintain pencapaian

program tersebut guna mencapai booking di Dealer binaan serta

memastikan terlaksananya program-program UMC sudah sesuai

dengan SOP.

b) Mengumpulkan data,menampung dan memberikan solusi atas

complain (Information Gathering) dealer guna membina hubungan

professional dengan Dealer yang bertujuan untuk meningkatkan

volume penjualan baik kredit atau sales UMC di Dealer tersebut.

c) Mengusulkan atau merekomendasikan penambahan/pengangkatan

Dealer yang diperlukan untuk berkerja sama dengan perusahaan.

d) Memastikan atau mengontrol outstanding cash tempo Dealer agar

tidak melebihi aturan plafond yang telah ditetapkan guna

meminimalisasi jumlah piutang cash tempo Dealer.

e) Melakukan pembinaan (Transfer Knowledge) serta monitoring

pencapaian booking terhadap Sales Force dan Counter Sales guna

mencapai target booking yang telah ditetapkan .

39

11. Marketing Executive MPF


marketing MPF

b) Membuat list kompetitor setiap bulan dan memantau aktifitas

kompetitor .

c) Melakukan pembinaan(Transfer Knowledge) serta memonitoring

pencapaian booking terhadap Sales Force dan Counter Sales guna

mecapai target booking yang telah ditetapkan.

12. Marketing Officer Syariah

a) Melakukan mapping dan pendataan komunitas syariah yang ada di

area marketingnya , menjalin hubungan kemitraan/kerja sama

(MOU) dengan komunitas yang sudah ada, menampung dan

memberikan solusi atas complain komunitas serta memastikan

kelengkapan material promosi standar yang diperlukan guna

membina hubungan profesional dengan Syariah Community.

b) Menentukan dan melakukan kerjasama dengan Dealer yang

bersedia diajak kerjasama dalam pembiayaan syariah guna

meningkatkan booking syariah .

c) Proaktif dalam membuat dan atau mengusulkan program-program

syariah ke komunitas,Dealer,maupun konsumen dan me-maintain

pencapaian program tersebut guna mencapai booking syariah

dikomunias maupun Dealer serta memastikan terlaksananya

program-program syariah sudah sesuai dengan SOP dan prinsip-

prinsip syariah.

40

13. Marketing Processor

a) Marketing processor mendukung peningkatan new booking dan

menggambarkan potensi pasar NMC di wilayah kerjanya .

b) Menjalankan administrasi dan support Dealer retension, sales

program dan marketing workflow dengan tujuan menghasilkan

report-report sales dan marketing.

3.2. Tinjauan Kasus

Pada PT.FIF Cabang Jakarta-1 merupakan salah satu usaha yang bergerak

di bidang pembiayaan . Proses akuntansi dilakukan secara manual , dengan proses

secara berulang ulang yang dilakukan di ms.excel . Sehingga proses akuntansi

menjadi tidak cepat dan akurat .

Permasalahan yang dihadapi selama ini adalah sering terjadi

pengangandaan transaksi dan tidak terarsip dengan baik di cabang . Dikarenakan

semua bukti transaksi akan dikirim setiap bulannya ke kantor pusat , sehingga jika

cabang membutuhkan bukti transaksi terdahulu atau nomer referensi jika terjadi

selisih dikemudian hari akan memakan proses yang cukup lama untuk mencari ,

Dalam pemaparan masalah diatas ,dapat disimpulkan suatu perusahaan

menginginkan adanya kemajuan baik dalam kinerja maupun sistem agar dapat

menunjang proses kegiatan perusahaan yang lebih baik. Diperlukan adanya suatu

sistem pengelolaan data yang sebelumnya secara manual menjadi

terkomputerisasi , penulis mencoba merekomendasikan software akuntansi Zahir

Accounting Versi 5.1 dengan tujuan dapat membantu dan mempermudah dalam

41

proses pengolahan data alur kas pada PT.Federal International Finance cabang

Jakarta 1 yang digunakan oleh bagian keuangan.

3.3. Pencatatan Akuntansi Manual

Pencatatan akuntansi pada PT.Federal International Finance masih

dilakukan manual yaitu dengan menjurnal semua transaksi di excel .Berikut

adalah pencatatan transaksi akuntansi manual pada PT.Federal International

Finance cabanag Jakarta-1 :

1. Transaksi pada periode mei 2017

02/05 2017 Diterima Piutang Pembayaran Konsumen Rp.467.245.277

02/05 2017 Diterima Titipan Angsuran dari konsumen Rp.765.000

02/05/2017 Diterima Titipan Pelunasan dari konsumen Rp.3.318.890

02/05/2017 Diterima Titipan Payment Methode dari Collector

Rp.1.631.000

02/05 2017 Diterima Titipan Pembayaran BPKB Rp.185.000

02/05 2017 Diterima Tazir Konsumen Rp.25.000

02/05 2017 Diterima Titipan Insentif Denda Konsumen Rp.2.151.470

02/05 2017 Diterima Pendapatan Bunga Pembiayaan Konsumen

Rp.179.833

02/05 2017 Pendapatan Denda Overdue Rp.117.450

02/05 2017 Pendapatan Salisih Kas Kasir Rp.3.797

02/05 2017 Pendapatan Lain-Lain Rp.40.000

02/05 2017 Pembayaran Hutang Gs ke Vendor GS Rp.1.002.000

02/05 2017 Hutang Usaha Lain-Lain Rp.10.802.262

42

02/05 2017 Setoran Uang dari Cabang Ke Head Office Rp.463.825.800

02/05 2017 Sentralisasi Opex

( Pengeluaran Opex cabang yang tidak ada nomer

rekening) Rp.672.500


04/05 2017 Diterima Titipan Angsuran dari konsumen Rp.3.032.000

04/05 2017 Diterima Titipan Pelunasan dari konsumen Rp.1.768.769

04/05 2017 Diterima Titipan Payment Methode dari Collector

Rp.27.190.000

04/05 2017 Titipan Uang Muka Konsumen Rp.7.500.000





Rp.227.860

04/05 2017 Ganti Rugi Syariah Rp.10.000

04/05 2017 Pendapatan Denda Pelunasan Rp.466.360





05/05 2017 Diterima Titipan Angsuran dari konsumen Rp.838.000

05/05 2017 Diterima Titipan Pelunasan dari konsumen Rp.923.475

43


Rp.23.973.000

05/05 2017 Titipan Uang Muka Konsumen Rp.310.000





Rp.14.973











Rp.35.262.000





Rp.509.476

44


09/05 2017 Pendapatan Denda Pelunasan Rp.1.888.210










Rp.38.239.000

10/05 2017 Diterima titipan team remedial , titipan kasus Rp.1.392.000





Rp.461.625

10/05 2017 Diterima Denda Overdue Konsumen Rp.15.200




45








Rp.37.113.000





Rp.311.214









46







Rp.33.538.000

13/05 2017 Titipan Remedial ( Titipan Kasus ) Rp.2.655.000





Rp.41.566





13/05 2017 Hutang ke Vendor GS Rp.1.066.618





47


Rp.62.426.000





Rp.806.186

15/05 2017 Diterima Denda Overdue Konsumen Rp4.080










rekening) Rp.4.664.400




48


Rp.34.138.000





Rp.1.201.723

18/05 2017 Diterima Denda Overdue Konsumen Rp 50.520



18/05 2017 Pembulatan Rp.1980







Rp.35.204.000

19/05 2017 Titipan Uang Muka Konsumen Rp.1.852.840

19/05 2017 Titipan Remedial Kasus Rp.920.000


19/05 2017 Diterima Tazir Konsumen Rp 45.000

49



Rp.435.200










Rp.30.768.000

20/05 2017 Titipan Remedial Kasus Rp.600.000

20/05 2017 Diterima Titipan Pembayaran BPKB Rp.8000


20/05 2017 Diterima Titipan Insentif Denda Konsumen Rp.729.337


Rp.585.322

20/05 2017 Pendapatan DEnda Overdue Konsumen Rp.106.500


50




20/05 2017 Hutang ke Vendor GS Rp. 404.000



22/05 2017 Diterima Titipan Angsuran dari Konsumen Rp.1.532.000



Rp.33.055.000

22/05 2017 Titipan Remedial Kasus Rp.4.807.000

22/05 2017 Diterima Titipan Pembayaran BPKB Rp.9000




Rp.1.318.888



22/05 2017 Pendapatan Barang Cetakan Rp.50.000

22/05 2017 Pembulaltan Rp.2.722


51





Rp.36.980.000





Rp.162.850

23/05 2017 Diterima Pendapatan Denda Overdue Konsumen

Rp.100.390



23/05 2017 Pendapatan Selisih Kas Kasir Rp.2.796




23/05 2017 Koreksi Kas Besar Rp.808.000



52

24/05 2017 Diterima Titipan Pelunasan dari Konsumen Rp.18.397.000


Rp.71.442.000

24/05 2017 Diterima Titipan Remedial , Titipan Refund Rp.1.500.000





Rp.549.676



24/05 2017 Pendapatan Selisih Kas Kasir Rp.2.094




24/05 2017 Sentralisasi Opex ( Pengeluaran Opex cabang yang tidak

ada nomer rekening) Rp.604.000



Rp.22.505.000


25/05 2017 Diterima Titipan Insentif Denda Konsumen Rp.1.000

53






Rp.47.920.000

26/05 2017 Diterima Titipan Uang Muka Rp.155.000





Rp.1.134.529




26/05 2017 Pembulatan Rp.4.735


26/05 2017 Hutang ke Vendor GS Rp.404.000






54


Rp.61.976.000





Rp.572.591









rekening) Rp.4.981.100





Rp.46.534.000


55


Rp.61.417





29/05 2017 Diterima dari Head Office Uang Muka Karyawan

Perjalanan Dinas Rp.420.000




Rp.78.881.000

29/05 2017 Diterima Titipan Remedial – Titipan Kasus Rp.2.500.000





Rp.814.703

29/05 2017 Diterima Pendapatan Denda Overdue Konsumen Rp.70.695




56








Rp.133.044.000

30/05 2017 Titipan Uang Muka Konsumen Rp.160.000

30/05 2017 Diterima Titipan Remedial – Titipan Kasus Rp.6.000.000





Rp.303.559





30/05 2017 Hutang Usaha Vendor GS Rp.1,002,000



57




31/05 2017 Diterima Titipan Angsuran dari Konsumen Rp185.919.000



Rp.191.077.000





Rp.477.524

31/05 2017 Titipan Denda Overdue Konsumen Rp.112.470






58

2. Menjurnal Transaksi

Transaksi yang terjadi akan dijurnal, dibawah ini daftar jurnal transaksi

sebagai berikut:

a) Transaksi Kas Masuk

Tabel III.1.

Daftar Jurnal Transaksi Kas Masuk

67

b) Transaksi Kas Keluar

Tabel III.2.

Daftar Jurnal Transaksi Kas Keluar

69

c) Laporan Arus Kas

Tabel III.3.

Daftar Jurnal Transaski Laporan Arus KAs

70

3.4. Pencatatan Dengan Tool Aplikasi

3.4.1. Set Up Awal

a. Data Perusahaan

1) Untuk membuat data baru Klik Start > All Program > Zahir

Accounting 5.1 , kemudian klik Membuat Data Baru . Setiap kali

program dijalankan akan tampilMenu Utama seperti gambar dibawah

ini , dimana melalui menu utama ini kita dapat membuat data

keuangan baru atau membuka data keuangan yang sudah dibuat

sebelumnya .

Gambar III.3

Menu utama Zahir Acoounting

71

2) Klik Membuat Data Baru , setelah itu muncul jendela seperti dibawah

ini :

Gambar III.4

Jendela penginputan informasi perusahaan

3) Isi informasi perusahaan yang ada.Kemudian klik tombol Lanjutkan

untuk ke jendela berikutnya .

4) Pilih periode akuntan di bulan April dan tutup buku bulan Maret

Setelah itu klik tombol Lanjutkan

72

Gambar III.5

Jendela penginputan periode akuntansi

5) Setelah itu pilih jenis usaha yang sesuai , dalam hal ini penulis

memilih “ Perdagangan Umum “ dan klik Lanjutkan

b. Struktur Kode

Struktur kode yang digunakan pada PT.Federal International Finance

adalah sebagai berikut :

1) C – 001

Nomer Urut

Kode Customer

73

2) E – 001

Nomer Urut

Kode Employee

3) V – 001

Nomer Urut

Kode Vendor

4) O – 001

Nomer Urut

Kode Other

Gambar III.6

Nomer Urut Customer , Vendor , Employee ,Other

74

3.4.2. Input Data Transaksi

a) Menginput Transaksi Kas Masuk

Untuk menginput Transaksi Kas Masuk digunakan Modul Kas dan

Bank pilih Kas Masuk , Kas Masuk digunakan menginput transaksi

yang berhubungan dengan aliran kas masuk, kecuali yang berhubungan

dengan aktivitas penjualan dan penerimaan pembayaran piutang usaha

karena kedua transaksi itu diinput dengan menu tersendiri . Adapun

beberapa transaski kas masuk yang terjadi di periode

1. Pada tanggal 2 Mei 2017 diterima piutang pembayaran konsumen

Rp.467.245.277

Gambar III.7

Jendela penginputan Kas Masuk

2. Pada tanggal 4 Mei 2017 diterima titipan angsuran dari konsumen

Rp.3.032.000

75

Gambar III.8


3. Pada tanggal 09 Mei 2017 diterima titipan pelunasan dari

konsumen Rp.13.969.120

Gambar III.9


76

4. Pada tanggal 10 Mei 2017 diterima titipan payment methode dari

collector Rp.38.239.000

Gambar III.10


5. Pada tangal 12 Juli 2017 diterima titipan pembayaran BPKB

Rp.263.000

Gambar III.11


77

6. Pada tanggal 13 Mei 2017 diterima titipan insentif denda

konsumen Rp.2.176.970

Gambar III.12


7. Pada Tanggal 15 mei 2017 Diterima Pendapatan Bunga

Pembiayaan Konsumen Rp.806.186

Gambar III.13


78

8. Pada tanggal 18 Mei 2017 diterima denda overdue onsumen

Rp 50.520

Gambar III.14


9. Pada tanggal 22 Mei 2017 diiterima Tazir Konsumen Rp 65.000

III.15


79

10. Pada tanggal 29 Juli 2017 diterima titipan pelunasan dari

Konsumen Rp.2.431.670

III.16


11. Pada tanggal 30 Mei 2017 diterima denda pelunasan konsumen

Rp.1.003.853 .

III.17


98

b) Menginput Transaksi Kas Keluar

Untuk menginput kas keluar digunakan transaksi seperti setor

piutang pembayaran konsumen , pembayaran hutang gs dan hutang lain-

lain .

1. Pada tanggal 2 Mei 2017 setoran uang dari cabang Ke Head Office

Rp.463.825.800

Gambar III.18

Jendela penginputan Kas Keluar

2. Sentralisasi Opex

( Pengeluaran Opex cabang yang tidak ada nomer rekening)

Rp.4.664.400

99

Gambar III.19


3. Pada tanggal 29 Juli 2017 cabang membayar Hutang Usaha Lain-

Lain Rp.17.743.535

.

Gambar III.20


100

4. Pada tanggal 30 juli 2017 Cabang membayar hutang usaha ke

vendor GS Rp.1,002,000.

Gambar III.21


5. Pada tanggal 31 Juli 2017 setoran uang dari Cabang Ke Head

Office Rp.718.041.200

Gambar III.22


105

3.4.3. Laporan

Arus Kas

Bagian dari laporan keuangan suatu perusahaan yang dihasilkan pada

suatu periode akuntansi yang menunjukkan aliran masuk dan aliran keluar

kas .

Gambar III.23

Laporan Arus Kas

bab iii pembahasan · tinjauan perusahaan pt.federal international finance ... yang dimiliki...

Documents