12

BAB III

PEMBAHASAN

1.1. Tinjauan Umum Perusahaan

1.1.1. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan

PT. Sumber Tenaga Lestari merupakan perusahaan yang bergerak di bidang

properti dan didirikan pada tahun 2012 yang mengelola atau mengembangkan Proyek

City Light Apartment dan juga merupakan anak perusahaan dari Desindo Group.

Desindo Group merupakan perusahaan pengembang properti terkemuka yang fokus

pada pengembangan properti skala menengah hingga skala premium, manajemen dan

investasi. Selama lebih kurang 7 tahun Desindo Group telah mengembangkan

sayapnya dikancah bisnis properti dengan bermodal semangat, tekad dan tim yang

kuat dalam menghasilkan produk yang unggul dan sesuai dengan kebutuhan

pasar.Didirikan pada tahun 2004 dan memulai bisnisnya dalam properti komersial

pada tahun 2007.

Pencapaian Desindo Group saat ini merupakan holding company dan memiliki

anak perusahaan lainnya yaitu:

1. PT Desindo Wijaya Tama yang mengelola City Terrace Apartment dan The

Cityland Apartment.

2. PT Dea Hospitality International yang mengelola D’Cityland Hotels & Resorts.

3. PT Kurnia Djaya Propertindo yang mengembangkan Riviera Suite Residence.

13

Sumber : Divisi Teknik PT Sumber Tenaga Lestari

Gambar III.1

Proyek City Light Apartment

Untuk mencapai tujuan perusahaan PT Sumber Tenaga Lestari berusaha untuk

meningkatkan kinerja di setiap aspek yang dimulai dari manajemen perusahaan

sampai dengan sumber daya manusiannya agar dapat melaksanakan tugas dan

tanggung jawab. PT Sumber Tenaga Lestari juga memiliki etos kerja yang baik agar

dapat bersaing dengan perusahaan properti lainnya. Salah satu strateginya adalah

dengan menerapkan disiplin waktu dalam bekerja. PT Sumber Tenaga Lestari

memiliki visi dan misi sebagai berikut:

14

Visi dan Misi PT Sumber Tenaga Lestari:

Visi merupakan suatu harapan perusahaan akan keadaan yang ingin diwujudkan pada

masa yang akan datang, yang digunakan sebagai pedoman untuk mengalokasikan

sumber daya yang dimiliki, serta sebagai landasan untuk mencapai tujuan perusahaan

dan perumusan strategi yang akan ditetapkan.

Visi

“Menjadi perusahaan property yang terdepan, terpercaya dan bertaraf nasional serta

internasional”.

Misi merupakan landasan mendasar yang membedakan satu perusahaan dengan

perusahaan yang lain yang sejenis, dan dijadikan dasar dalam melakukan aktivitas

perusahaan.

Misi

“Menjalankan usaha properti secara terintegrasi berdasarkan prinsip-prinsip

komersial yang sangat kuat dan handal”.

Logo Perusahaan

Logo merupakan perwakilan suatu perusahaan. Design logo PT. Sumber Tenaga

Lestari disesuaikan dengan pengelolaan Proyek City Light Apartment.

15

Sumber : Divisi Teknik PT Sumber Tenaga Lestari

Gambar III.2

Logo Perusahaan

Lokasi Perusahaan

Lokasi sebuah perusahaan sangat menentukan maju tidaknya sebuah perusahaan.

Dengan pemilihan lokasi yang tepat dan strategis, maka akan memudahkan

perusahaan untuk dapat mencapai tujuan dan target perusahaan secaramaksimal

sehingga pertimbangan pertama di dalam mendirikan sebuah usaha adalah penentuan

lokasi atau letak perusahaan.

PT Sumber Tenaga Lestari yang mengelola City Light Apartmentterletak di

Jl.Ir.H.Juanda No.38 Ciputat Kota Tangerang Selatan. Lokasi kantor yang sekaligus

proyek ini terletak di Gerbang Utama Kota Ciputat sehingga merupakan sebuah

lokasi yang strategis untuk pencapaian target dan tujuan perusahaan.

16

Sumber : PT Sumber Tenaga Lestari

Gambar III.3

Lokasi Perusahaan

1.1.2. Struktur dan Tata Kerja Organisasi

Struktur perusahaan merupakan satu hal yang tidak bisa dipisahkan dari suatu

perusahaan atau instansi. Struktur perusahaan sangat diperlukan untuk mencapai

suatu tujuan dan menjadi penggerak suatu perusahaan karena berhubungan dengan

suatu tanggungjawab yang saling berhubungan, sehingga tujuan organisasi dapat

tercapai secara efektif. Struktur organisasi untuk memperjelas pembagian tugas,

17

spesialisasi pekerjaan, dan wewenang masing-masing jabatan. Adapun struktur

organisasi Divisi Teknik PT Sumber Tenaga Lestari adalah :

Sumber : Divisi Teknik PT Sumber Tenaga Lestari

Gambar III.4

Struktur Organisasi Divisi Teknik

Tata kerja dari masing-masing jabatan yang ada di Struktur Organisasi Divisi

Teknik PT Sumber Tenaga Lestari tersebut adalah sebagai berikut :

1. Direktur Teknik

Adapun tugas dan tanggung jawab dari Direktur Teknik adalah sebagai berikut:

18

a. Membantu pemilik proyek dalam mengendalikan proyek sejak awal kegiatan

sampai pelaksanaan kegiatan.

b. Mengambil keputusan yang berhubungan dengan proyek atas persetujuan

pemilik proyek.

c. Memberikan saran atau pertimbangan kepada pemilik proyek atau owner.

d. Menerbitkan laporan prestasi kerja staff Divisi Teknik untuk dapat dilihat oleh

pemilik proyek.

e. Mengumpulkan, meneliti, dan mengelola data yang berhubungan dengan

pelaksanaan proyek.

2. Project Manager

Adapun tugas dan tanggung jawab dari Project Manager adalah sebagai berikut:

a. Melakukan perubahan dengan menerbitkan berita acara perubahan (Surat

Instruksi Lapangan).

b. Memperingatkan atau menegur pihak pelaksana pekerjaan atau kontraktor jika

terjadi penyimpangan terhadap kontrak kerja.

c. Bertanggung jawab kepada Direktur Teknik.

d. Mengontrol pekerjaan proyek melalui Site Manager.

e. Mengadakan rapat diluar jadwal rutin apabila dianggap mendesak.

f. Menghentikan pelaksanaan pekerjaan yang tidak memenuhi standar mutu

yang telah ditetapkan.

19

3. Site Manager

Adapun tugas dan tanggung jawab dari Site Manager adalah sebagai berikut:

a. Memeriksa dan menyetujui gambar shop drawing yang diajukan kontraktor

sebagai pedoman pelaksanaan pembangunan proyek.

b. Mengoreksi pekerjaan yang dilaksanakan oleh kontraktor agar sesuai dengan

kontrak kerja yang telah disepakati sebelumnya.

c. Memberikan saran atau pertimbangan kepada kontraktor dalam proyek

pelaksanaan pekerjaan.

d. Membuat laporan bulanan yang akan diberikan kepada Project Manager.

4. Administrasi Proyek

Adapun tugas dan tanggung jawab dari Administrasi Proyek adalah sebagai

berikut:

a. Membuat memo, surat, serta intruksi lapangan untuk main kontraktor

mengenai pekerjaan yang berhubungan dengan proyek.

b. Membuat rekapitulasi semua data yang masuk maupun data yang keluar yang

berhubungan dengan proyek.

c. Meminta laporan harian, mingguan, dan bulanan kepada main kontraktor.

d. Membuat berita acara serah terima pekerjaan ataupun barang yang pertama

dan kedua.

e. Menerima berita acara sehubungan dengan penyelesaian pekerjaan di

lapangan atau proyek.

20

f. Menangani tagihan dari main kontraktor atau vendor lain serta melengkapi

dokumen yang dibutuhkan untuk diajukan ke divisi keuangan.

5. Engineering

Adapun tugas dan tanggung jawab dari Engineering adalah sebagai berikut:

a. Melakukan pengawasan terhadap hasil kerja apakah sesuai dengan dokumen

kontrak.

b. Bertanggung jawab atas urusan teknis yang ada di lapangan.

c. Memeriksa Time Schedule, S-Curve, dan Net Work Planning yang diajukan

oleh kontraktor pelaksana untuk selanjutnya diteruskan kepada Site Manager

untuk mendapatkan persetujuan.

d. Mengkoordinasi supervisor baik struktur, arsitek maupun elektrikal di

lapangan.

6. Supervisor

Adapun tugas dan tanggung jawab dari Supervisor adalah sebagai berikut:

a. Melaksanakan pengawasan pekerjaan di lapangan, sehingga tetap terlaksana

dengan baik sesuai dengan rencana kerja.

b. Menampung segala persoalan di lapangan dan menyampaikannya kepada

Engineering.

c. Menjaga hubungan baik dengan kontraktor yang berhubungan dengan

pekerjaan.

21

d. Mengawasi kebenaran ukuran, kualitas dan kuantitas dari bahan atau

komponen bangunan, peralatan dan perlengkapan selama pekerjaan

pelaksanaan di lapangan.

e. Melaksanakan pengawasan secara rutin dalam pelaksanaan proyek.

3.1.3. Kegiatan Usaha

PT Sumber Tenaga Lestari saat ini memiliki satu bidang bisnis yaitu Properti.

Proyek properti yang sedang dikelola oleh PT Sumber Tenaga Lestari adalah City

Light Apartment yang terletak di Jl.Ir.H.Juanda No.38 Ciputat Kota Tangerang

Selatan. Perusahaan ini melaksanakan kegiatan perusahaan dalam bidang Properti,

dengan jenis usaha Rumah Susun (Apartemen), serta Commercial Building

(perhotelan, perkantoran, ruko).

1.2. Hasil Penelitian

1.2.1. Ketentuan Administrasi Penanganan Tagihan Main Kontraktor pada

Divisi Teknik PT Sumber Tenaga Lestari

Untuk menunjang kegiatan administrasi penanganan tagihan pada Divisi

Teknik yang sebagian besar menangani tagihan dari main kontraktor secara rutin

setiap bulannya maka diperlukan administrasi yang baik. Oleh karena itu, untuk

memperlancar dan lebih teratur dalam kegiatan administrasi khususnya dalam

penanganan tagihan main kontraktor, PT Sumber Tenaga Lestari mempunyai

ketentuan-ketentuan dalam pelaksanaannya. Berikut adalah ketentuan administrasi

pada Divisi Teknik PT Sumber Tenaga Lestari:

22

1. Tagihan

a. Tagihan dibuat oleh main kontraktor.

b. Progres dibuat berdasarkan kemajuan pekerjaan yang ada dalam proyek sesuai

dengan rincian item pekerjaan yang ada dalam kontrak kerja, masing-masing

item pekerjaan tersebut dihitung berapa volume pekerjaan yang sudah

dilaksanakan, dan dari data volume pekerjaan yang sudah dihitung tersebut

maka dapat menghasilkan prosentase progres dalam bentuk angka untuk

diajukan sebagai tagihan.

c. Dalam pengajuan tagihan main kontraktor wajib memberikan rincian item

pekerjaan dalam bentuk hardcopy dan softcopy.

2. Pemeriksaan dan Persetujuan Nilai Tagihan

a. Pemeriksaan tagihan dilakukan bersama-sama oleh Engineering dari Divisi

Teknik, dan Quantity Surveyor dari pihak main kontraktor.

b. Engineering mengecek semua item pekerjaan yang diajukan apakah sudah

sesuai dengan pelaksanaan yang ada di dalam proyek atau belum.

c. Setelah dilakukan pengecekan bersama dan bila ada item pekerjaan yang tidak

sesuai dalam pelaksanaannya maka Engineering harus meminta kepada

Quantity Surveyor untuk mengganti rincian tersebut sesuai dengan

pengecekan bersama yang sudah dilakukan.

d. Setelah mengganti rincian tagihan tersebut maka Quantity Surveyor harus

memberikan rincian tersebut dalam bentuk hardcopy dan softcopy.

e. Persetujuan tagihan dilakukan dan ditanda tangani oleh Project Manager.

23

f. Persetujuan ditandatangani jika tagihan sudah sesuai dengan pelaksanaan yang

ada di dalam proyek.

3. Berita Acara Progress

a. Berita Acara Progress dilakukan oleh staff Administrasi Proyek dan dibuat

untuk persetujuan antara main kontraktor dengan divisi teknik bahwa telah

menyelesaikan pekerjaan sesuai dalam kontrak kerja dengan prosentase

tagihan yang telah disetujui bersama.

b. Yang menandatangani Berita Acara Progress yaitu dari pihak pertama (Divisi

Teknik) oleh Site Manager dan pihak kedua (Main Kontraktor) oleh Project

Manager.Apabila Berita Acara Progress sudah ditandatangani kedua belah

pihak maka diberikan kepada main kontraktor untuk menjadi kelengkapan

persetujuan tagihan.

c. Di dalam Berita Acara Progress dibuat berdasarkan tata cara pembayaran

dalam kontrak kerja, surat pengajuan progress yang ke berapa, dan pada

tanggal berapa hasil pemeriksaan lapangan bersama dilakukan.

4. Sertifikat Pembayaran

a. Sertifikat pembayaran dilakukan oleh staff Administrasi Proyek.

b. Yang menandatangani sertifikat pembayaran yaitu dari pihak pertama (Divisi

Teknik) oleh Project Manager dan pihak kedua (Main Kontraktor) oleh

Project Manager.

24

c. Sertifikat pembayaran dibuat berdasarkan berita acara progress untuk disetujui

dan disepakati bahwa pihak kedua (Main Kontraktor) berhak menerima

pembayaran tagihan sesuai prosentase yang sudah disetujui dan sesuai dengan

persyaratan dalam kontrak kerja.

d. Apabila Sertifikat pembayaran sudah ditandatangani kedua belah pihak maka

diberikan kepada main kontraktor untuk menjadi kelengkapan persetujuan

tagihan.

e. Di dalam sertifikat pembayaran berisi perincian pembayaran yaitu sebagai

berikut:

1) Harga borongan sesuai nilai kontrak: nilai kontrak kerja tidak termasuk

Ppn 10%.

2) Nilai prosentase progress atau tagihan: nilai prosentase progress sampai

dengan bulan ini dikurangi dengan nilai prosentase progress sampai dengan

bulan lalu, hasil prosentase progress bulan ini dikalikan dengan nilai

kontrak kerja.

3) Retensi: nilai retensi sebesar 5% dikalikan dengan hasil nilai prosentase

progress bulan ini.

4) Pengembalian uang muka: nilai pengembalian uang muka sebesar 10%

dikalikan dengan hasil nilai prosentase progress bulan ini.

5) Nilai pembayaran progress atau tagihan: nilai prosentase progress

dikurangi nilai retensi serta dikurangi nilai pengemblian uang muka.

6) Nilai Ppn 10%: nilai pembayaran progress atau tagihan dikalikan dengan

nilai Ppn sebesar 10%.

25

7) Nilai pembayaran progress atau tagihan (termasuk Ppn 10%): nilai

pembayaran progress atau tagihan ditambahkan dengan nilai Ppn 10%

maka nilai tersebut yang akan dibayarkan.

5. Kwitansi Pembayaran dan Faktur Pajak

a. Kwitansipembayaran dan faktur pajak dibuat oleh pihak main kontraktor

apabila berita acara progress dan sertifikat pembayaran sudah ditandatangani

kedua belah pihak.

b. Kwitansi pembayaran dan faktur pajak diberikan kepada staff administrasi

proyek.

c. Nilai faktur pajak berdasarkan pada nilai Ppn 10% di dalam sertifikat

pembayaran.

d. Nilai kwitansi pembayaran berdasarkan dengan nilai pembayaran progress

atau tagihan termasuk Ppn 10% yang ada pada sertifikat pembayaran. Pada

kwitansi pembayaran berisi sebagai berikut:

1) Sudah terima dari: perusahaan yang mengeluarkan sertifikat pembayaran

(PT Sumber Tenaga Lestari).

2) Banyaknya uang: nominal uang yang dituliskan dengan bilangan.

3) Untuk Pembayaran: tagihan keberapa, jenis pekerjaan dan lokasi

pelaksanaan pekerjaan.

4) Nilai tagihan dituliskan dengan angka.

26

5) Tanggal pembuatan kwitansi pembayaran disertai dengan materai dan

ditandatangani oleh pihak main kontraktor (perusahaan yang membuat

kwitansi pembayaran).

6) Mencantumkan rekening perusahaan main kontraktor untuk mempermudah

melakukan pembayaran tagihan.

7) Saat memberikan kwitansi pembayaran juga harus memberikan rincian

pengajuan progress atau tagihan yang sudah disetujui dan sudah dijilid

yaitu satu rangkap asli untuk lampiran ke Divisi Keuangan dan satu

rangkap fotocopy untuk arsip di Divisi Teknik.

6. Rekapitulasi Pembayaran Progress atau Tagihan

a. Rekapitulasi pembayaran diajukan oleh Administrasi Proyek dan diketahui

serta ditandatangani oleh Project Manager.

b. Rekapitulasi pembayaran progress atau tagihan merupakan data yang wajib

untuk pengajuan tagihan ke Divisi Keuangan.

c. Pada rekapitulasi pembayaran progress atau tagihan harus mengisi beberapa

kolom yaitu kolom uraian, kolom Progress yang sudah dibayarkan atau dalam

proses (urutan progress dan bulan persetujuan progress), kolom total progress

yang telah dibayar, kolom total progress (total progress yang telah dibayar +

total pengembalian DP), kolom sisa progress pembayaran, kolom sisa

pengembalian DP, dan kolom total sisa pembayaran (sisa progress

pembayaran – sisa pengembalian DP).

27

d. Pada rekapitulasi pembayaran progress atau tagihan juga saling berkaitan

dengan rincian status pengembalian uang muka.

7. Status Pengembalian Uang Muka dan Retensi

a. Status pengembalian uang muka dan retensi diajukan oleh Administrasi

Proyek dan diketahui serta ditandatangani oleh Project Manager.

b. Rekap status pengembalian uang muka dan retensi merupakan data yang

wajib untuk pengajuan tagihan ke Divisi Keuangan.

c. Status pengembalian uang muka dan retensi digunakan untuk mengetahui

total uang muka yang sudah main kontraktor kembalikan dan retensi yang

sudah dipotong setiap progress atau tagihan berdasarkan sertifikat

pembayaran.

d. Retensi adalah jumlah tagihan yang tidak dibayar atau ditahan hingga

prosentase progress sudah 100% untuk pemeliharaan atau perbaikan pekerjaan

sesuai dengan kontrak kerja. Retensi ini dipotong dari nilai tagihan yang

diajukan sesuai pada sertifikat pembayara dan setelah masa pemeliharaan

maka jumlah retensi yang ditahan akan dibayarkan kepada main kontraktor.

e. Pada status pengembalian uang muka harus mengisi beberapa kolom yaitu

kolom nomor SPK (nomor kontrak kerja), kolom uang muka (nilai uang muka

sesuai kontrak), kolom pengembalian uang muka (disesuaikan dengan

pengajuan tagihan yang keberapa), kolom total pengembalian uang muka

(nilai uang muka yang sudah dikembalikan), dan kolom sisa pengembalian

uang muka (nilai uang muka dikurangi nilai total pengembalian uang muka).

28

f. Sedangkan pada retensi juga harus mengisi beberapa kolom yaitu kolom

nomor SPK (nomor kontrak kerja), kolom retensi (disesuaikan dengan nilai

retensi yang sudah dipotong setiap progress atau tagihan yang keberapa), dan

kolom total retensi (jumlah nilai retensi yang dipotong setiap tagihan).

g. Pada kolom sisa pengembalian muka merupakan yang berkaitan juga dengan

rekapitulasi pembayaran progress atau tagihan.

8. Voucher Pengeluaran Bank

a. Pengisian voucher pengeluaran bank diisi oleh Administrasi Proyek.

b. Voucher pengeluaran bank sebagai data pengantar untuk ke Divisi Keuangan.

c. Yang harus diisi pada voucher pengeluaran bank adalah kolom tanggal

pembuatan atau pengajuan voucher, kolom dibayarkan kepada, kolom untuk

pemabayaran, kolom nominal atau nilai yang akan dibayarkan dalam bentuk

angka, dan kolom terbilang (nilai yang akan dibayarkan ditulis dalam bentuk

bilangan).

d. Voucher pengeluaran bank ditandatangani oleh Project Manager di kolom

diajukan.

9. Pengajuan Pembayaran Tagihan ke Divisi Keuangan

a. Pengajuan pembayaran tagihan ke Divisi Keuangan dilakukan oleh

Administrasi proyek.

b. Pengajuan pembayaran tagihan diajukan ke Divisi Keuangan apabila voucher

pengeluaran bank sudah ditandatangani oleh Project Manager.

29

c. Sebelum mengajukan pembayaran tagihan ke Divisi Keuangan, seorang

administrasi proyek harus scan semua data atau dokumen yang diajukan lalu

di print lalu disimpan pada ordner sebagai arsip dan bukti bahwa telah

melakukan pengajuan pembayaran tagihan tersebut.

Berdasarkan penjelasan diatas bahwa ketentuan administrasi penanganan

tagihan main kontraktor pada Divisi Teknik PT Sumber Tenaga Lestari merupakan

ketentuan perusahaan yang berkaitan dengan kelengkapan dokumen yang harus

dilengkapi pada saat pengajuan tagihan oleh main kontraktor dan juga staff

administrasi proyek. Ketentuan tersebut ditentukan oleh perusahaan demi

mempermudah dalam pelaksanaan penanganan tagihan main kontraktor pada Divisi

Teknik PT Sumber Tenaga Lestari.

Administrasi penanganan tagihan main kontraktor pada Divisi Teknik PT

Sumber Tenaga Lestari yaitu dimulai dari tagihan yang diajukan oleh main kontraktor

ke Divisi Teknik, pemeriksaan dan persetujuan nilai tagihan, pembuatan berita acara

progress, pembuatan sertifikat pembayaran, kwitansi pembayaran dan faktur pajak,

rekapitulasi pembayaran progress atau tagihan, status pengembalian uang muka dan

retensi, voucher pengeluaran bank, dan pengajuan pembayaran tagihan ke Divisi

Keuangan.

Dengan adanya ketentuan tersebut yaitu agar mengetahui batas-batas

pekerjaan dan tanggung jawab di dalam pelaksanaannya. Oleh sebab itu ketentuan

administrasi penanganan tagihan pada main kontraktor selalu ditekankan kepada staff

administrasi Divisi Teknik demi kelancaran kegiatan proyek dalam pelaksanaannya.

30

Penerapan ketentuan administrasi dalam penanganan tagihan main kontraktor

yang dilakukan oleh staff administrasi Divisi Teknik seluruhnya sesuai dengan

ketentuan yang telah ditetapkan oleh PT Sumber Tenaga Lestari.

1.2.2. Prosedur Administrasi Penanganan Tagihan pada Divisi Teknik PT

Sumber Tenaga Lestari

Selain mempunyai ketentuan administrasi pada penganganan tagihan main

kontraktor pada Divisi Teknik, PT Sumber Tenaga Lestari juga mempunyai prosedur

administrasi dalam pelaksanaannya pada Divisi Teknik untuk memudahkan

pengajuan pembayaran tagihan main kontraktor ke Divisi Keuangan. Berikut ini

adalah prosedur administrasi penanganan tagihan main kontraktor pada Divisi Teknik

PT Sumber Tenaga Lestari:

31

Sumber : Divisi Teknik PT Sumber Tenaga Lestari

Gambar III.5 Prosedur Administrasi Penanganan Tagihan

32

31

Berikut ini adalah penjelasan dari Gambar III.5 prosedur administrasi

penanganan tagihan main kontraktor pada Divisi Teknik PT Sumber Tenaga Lestari:

1. Project Manager dari Main Kontraktor (PT Catur Bangun Mandiri) bertugas

menandatangani Berita Acara Progress/tagihan (lampiran A3) dan Sertifikat

Pembayaran (lampiran A4) yang sudah disetujui oleh Project Manager Divisi

Teknik PT Sumber Tenaga Lestari.

2. Administrasi dari Main Kontraktor (PT Catur Bangun Mandiri) mempunyai

tugas sebagai berikut:

a. Mengajukan tagihan/progress (lampiran A2) kepada staff administrasi Divisi

Teknik PT Sumber Tenaga Lestari, menjilid dan fotocopy tagihan/progress

yang sudah lengkap sebanyak satu rangkap asli untuk diajukan ke Divisi

Keuangan PT Sumber Tenaga Lestari, satu rangkap fotocopy untuk arsip

Divisi Teknik PT Sumber Tenaga Lestari, serta satu rangkap fotocopy untuk

arsip Main Kontraktor.

b. Membuatkan kwitansi pembayaran (lampiran A5) dan faktur pajak (lampiran

A6). Kwitansi pembayaran yang dibuat untuk mengetahui jumlah yang harus

dibayarkan. Sedangkan faktur pajak adalah bukti pungutan pajak sesuai

dengan jumlah pajak yang ada di Sertifikat Pembayaran, kemudian diberikan

kepada Administrasi Divisi Teknik PT Sumber Tenaga Lestari.

3. Quantity Surveyor dari Main Kontraktor (PT Catur Bangun Mandiri) bertugas

melakukan pemeriksaan tagihan/progress kembali yang telah diperiksa juga oleh

Engineering Divisi Teknik PT Sumber Tenaga Lestari dan juga bertugas

melakukan revisi (merubah) nilai tagihan sesuai dengan hasil pemeriksaan

33

31

tagihan di lapangan/proyek yang telah diperiksa oleh Engineering Divisi Teknik

PT Sumber Tenaga Lestari dan kemudian setelah nilai tagihan tersebut sudah

selesai di revisi maka diberikan kembali kepada Engineering Divisi Teknik PT

Sumber Tenaga Lestari untuk dilakukan pemeriksaan kembali sudah sesuai atau

belum.

4. Administrasi dari Divisi Teknik PT Sumber Tenaga Lestari mempunyai tugas

antara lain:

a. Menerima tagihan/progress yang diajukan oleh administrasi dari main

kontraktor dalam bentuk hardcopy dan softcopy.

b. Membuatkan Berita Acara Progress/tagihan (lampiran A3) dan Sertifikat

Pembayaran (lampiran A4) apabila nilai tagihan/progress telah disetujui oleh

Project Manager Divisi Teknik. Berita acara progress sebagai bukti prosentase

tagihan yang telah disetujui bersama. Sedangkan Sertifikat Pembayaran

adalah sertifikat yang dibuat berdasarkan nilai prosentase tagihan yang ada di

Berita Acara Progress/tagihan dan sebagai persetujuan dan kesepakatan bahwa

main kontraktor berhak menerima pembayaran tagihan.

c. Melakukan pengecekan data tagihan/progress yaitu tagihan, Berita Acara

Progress (Tagihan), dan Sertifikat Pembayaran sudah lengkap, maka dapat

diberikan kepada Administrasi dari Main Kontraktor.

d. Membuat Rekapitulasi Pembayaran Progress/tagihan (lampiran A7) untuk

mengetahui rincian perhitungan tagihan yang sudah dibayarkan atau dalam

proses, dan membuat Status Pengembalian Uang Muka (lampiran A8) yang

merupakan rincian uang muka untuk mengetahui total pengembalian uang

34

muka yang sudah dipotong disetiap tagihan yang diajukan serta membuat

Status Retensi (lampiran A8) adalah jumlah tagihan yang dipotong dari nilai

tagihan yang diajukan sesuai pada sertifikat pembayaran dan untuk

mengetahui total retensi yang sudah ditahan untuk masa pemeliharaan setelah

serah terima pekerjaan. Tugas itu dilakukan setelah menerima dua rangkap

rincian tagihan, kwitansi pembayaran (lampiran A5) dan faktur pajak

(lampiran A6) dari Administrasi dari Main Kontraktor.

e. Mengisi Voucher Pengeluaran Bank (lampiran A9) sebagai data pengantar

pengajuan pembayaran tagihan ke Divisi Keuangan. Dalam pengisian voucher

ini, jumlah nilai uangnya dibuat sesuai dengan yang ada di kwitansi

pembayaran.

f. Melakukan scan semua data tagihan sebagai arsip di Divisi Teknik dalam

bentuk softcopy kemudian hasil scan dari data tagihan tersebut di print, lalu

disimpan ke dalam ordner sebagai arsip dalam bentuk hardcopy dan sebagai

bukti bahwa telah melakukan pelaksanaan pengajuan pembayaran

tagihan/progress tersebut.

5. Engineering dari Divisi Teknik PT Sumber Tenaga Lestari bertugas melakukan

pemeriksaan tagihan/progress untuk mengetahui apakah nilai tagihan/progress

yang diajukan oleh Main Kontraktor sudah sesuai dengan pelaksanaan yang ada

di lapangan/proyek atau belum. Setelah pemeriksaan tagihan di lapangan/proyek

menghasilkan pemeriksaan tagihan/progress yang sudah sesuai dengan nilai

tagihan dan pelaksanaan pekerjaan yang ada di proyek maka Project Manager

Divisi Teknik menyetujui dan menandatangani nilai tagihan tersebut. Apabila

35

31

hasil pemeriksaan lapangan/proyek tidak sesuai dengan nilai tagihan yang

diajukan maka tagihan tersebut direvisi (dirubah) oleh Quantity Surveyor sesuai

dengan hasil pemeriksaan tagihan di lapangan (proyek) tersebut kemudian

diperiksa kembali oleh Engineering setelah itu dapat disetujui oleh Project

Manager Divisi Teknik.

6. Project Manager dari Divisi Teknik PT Sumber Tenaga Lestari mempunyai

tugas antara lain:

a. Menandatangani tagihan/progress setelah pemeriksaan tagihan di

lapangan/proyek menghasilkan pemeriksaan tagihan/progress yang sudah

sesuai dengan pelaksanaan pekerjaan yang ada di lapangan/proyek.

b. Menandatangani Sertifikat Pembayaran yang sudah ditandatangani oleh

Project Manager dari Main Kontraktor.

c. Menandatangani Rekapitulasi Pembayaran Progress, Status Pengembalian

Uang Muka dan Retensi serta Voucher Pengeluaran Bank yang sudah di paraf

oleh Site Manager Divisi Teknik. Kemudian semua data yang sudah

ditandatangani diberikan kepada Administrasi Divisi Teknik.

7. Site Manager dari Divisi Teknik PT Sumber Tenaga Lestari mempunyai tugas

antara lain:

a. Menandatangani Berita Acara Progress yang sudah ditandatangani oleh

Project Manager dari Main Kontraktor.

b. Memberikan paraf pada Rekapitulasi Pembayaran Progress, Status

Pengembalian Uang Muka dan Retensi serta Voucher Pengeluaran Bank yang

diberikan oleh Administrasi Divisi Teknik.

36

31

8. Divisi Keuangan PT Sumber Tenaga Lestari bertugas menerima data tagihan

yang sudah lengkap dari Administrasi Divisi Teknik sebagai pengajuan

pembayaran tagihan/progress. Proses pembayaran tagihan/progress

membutuhkan waktu dua minggu setelah diterimanya pengajuan pembayaran

tagihan oleh Divisi Keuangan yang ditentukan berdasarkan kontrak kerja.

Berdasarkan penjelasan diatas prosedur administrasi penanganan tagihan main

kontraktor pada Divisi Teknik PT Sumber Tenaga Lestari tertata rapih, agar staff

administrasi mudah mengetahui semua prosedurnya, dan tahu tindakan apa yang

harus dilakukan dalam pelaksanaan kegiatannya. Prosedur ini inilah yang setiap

bulannya selalu diterapkan oleh staff administrasi dalam penanganan tagihan main

kontraktor pada Divisi Teknik PT Sumber Tenaga Lestari agar kegiatan tersebut

berjalan lancar.

Dengan adanya prosedur tersebut penanganan tagihan main kontraktor akan

tersusun rapi sesuai urutan yang ada pada prosedur administrasi penanganan tagihan

main kontraktor pada Divisi Teknik PT Sumber Tenaga Lestari.

Pelaksanaan prosedur administrasi dalam penanganan tagihan main kontraktor

telah sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh PT Sumber Tenaga Lestari,

sehingga mempermudah jalannya pelaksanaan administrasi penanganan tagihan di

Divisi Teknik.

37

Adapun data penanganan tagihan main kontraktor pada Divisi Teknik PT

Sumber Tenaga Lestari diperlukan penanganan administrasi yang baik agar dapat

berjalan dengan lancar. Di bawah ini adalah data pelaksanaan administrasi

penanganan tagihan main kontraktor sebagai berikut:

Tabel III.1.

Data Penanganan Tagihan Main Kontraktor pada Bulan Juni sampai dengan

November 2015

Bulan Pengajuan

Tagihan

Jumlah Hari

Pemeriksaan

Tagihan

Hasil

Pemeriksaan

Tagihan

Pengajuan

Pembayaran

Tagihan ke

Div.Keuangan

Juni 27-Jun-15 12 hari kerja 27-Jul-15 12-Agust-15

Juli - - - -

Agustus 19-Agust-15 26 hari kerja 19-Sep-15 23-Okt-15

September - - - -

Oktober 05-Okt-15 26 hari kerja 05-Nop-15 12-Nop-15

November 10-Nop-15 30 hari kerja 15-Des-15 22-Des-15

Sumber: Divisi Teknik PT Sumber Tenaga Lestari

Berdasarkan data tabel di atas dapat diketahui bahwa penanganan tagihan

main kontraktor yang dilakukan oleh staff administrasi adalah sebagai berikut:

1. Pada bulan Juni 2015 dari pengajuan tagihan sampai ke pemeiksaan tagihan dan

hasil pemeriksaannya membutuhkan 12 hari kerja karena adanya libur hari raya

idul fitri yang menyebabkan tertundanya penanganan tagihan maka pengajuan

pembayaran tagihan ke Divisi Keuangan juga membutuhkan 12 hari kerja sebab

data juga belum lengkap.

2. Pada bulan Juli tidak ada pengajuan tagihan.

38

3. Pada bulan Agustus dalam pemeriksaan tagihan membutuhkan 26 hari kerja dari

pengajuan tagihan dan mengajukan pembayaran tagihan ke Divisi Keuangan juga

membutuhkan 27 hari kerja karena data belum lengkap serta menunggu

penandatanganan voucher pengerluaran bank yang ditandatangani oleh Project

Manager.

4. Pada bulan September pihak main kontraktor tidak mengajukan tagihan

5. Pada bulan Oktober dalam pemeriksaan tagihan membutuhkan 26 hari kerja dari

pengajuan tagihan dan mengajukan pembayaran tagihan ke Divisi Keuangan juga

membutuhkan 6 hari kerja karena hanya menunggu voucher pengeluaran bank

ditandatangani oleh Project Manager.

6. Pada bulan November dalam pelaksanaan pemeriksaan tagihan membutuhkan

waktu yang cukup lama yaitu 30 hari kerja dari pengajuan tagihan dan

mengajukan pembayaran tagihan hanya membutuhkan waktu satu minggu karena

hanya menunggu penandatanganan voucher pengeluaran bank saja.

39

3.2.3. Kendala yang dihadapi dalam Penanganan Tagihan Main Kontraktor

Prosedur administrasi merupakan salah satu faktor penting yang harus

diperhatikan khususnya dalam penanganan tagihan main kontraktor pada Divisi

Teknik demi kelancaran dalam pelaksanaan pekerjaan yang ada di proyek. Adapun

beberapa kendala dalam penanganan tagihan main kontraktor adalah sebagai berikut:

1. Nilai prosentase tagihan yang diajukan tidak sesuai dengan pelaksanaan yang ada

di proyek.

2. Staff administrasi dari main kontraktor tidak memberikan softcopy rincian

pengajuan tagihan pada saat mengajukan pengajuan tagihan dan juga tidak

memberikan fotocopy rincian tagihan yang sudah dijilid pada saat memberikan

kwitansi pembayaran dan faktur pajak.

3. Menunggu Project Manager untuk menandatangani voucher pengeluaran bank,

rekapitulasi progress pembayaran, dan status pengembalian uang muka dan

retensi.

4. Kurangnya ketelitian dalam pembuatan sertifikat pembayaran sehingga ada

kesalahan dalam penulisan angka.

5. Total nilai prosentase tagihan keseluruhan tidak sesuai dengan hasil penjumlahan

antara jumlah tagihan bulan lalu dengan nilai prosentase tagihan yang diajukan.

Berdasarkan kendala diatas, adapun solusi dari kendala dalam penanganan

tagihan main kontraktor pada Divisi Teknik PT Sumber Tenaga Lestari adalah

sebagai berikut:

40

1. Engineering meminta kepada Quantity Surveyor untuk merubah atau merevisi

nilai prosentase progress (tagihan) rincian item pekerjaan sesuai dengan

pelaksanaan yang ada di proyek dan apabila sudah selesai dirubah atau di revisi

maka hasilnya diberikan kembali ke Engineering dalam bentuk hardcopy dan

softcopy.

2. Staff Administrasi Divisi Teknik meminta softcopy rincian pengajuan progress

(tagihan) tersebut kepada staff administrasi dari main kontraktor dan

mengingatkan agar selalu memberikan softcopy pengajuan progress (tagihan)

tersebut saat mengajukannya serta meminta fotocopy rincian progress (tagihan)

tersebut karena fotocopy tersebut sebagai arsip dan memberitahukan apabila

memberikan fotocopy rincian progress (tagihan) tersebut merupakan ketentuan

administrasi yang harus dilengkapi serta agar dapat mempermudah dalam

mengajukan pembayaran tagihan ke Divisi Keuangan.

3. Menghubungi Project Manager yang sedang tidak ada di proyek via telepon

untuk memberitahukan agar menandatangani voucher pengeluaran bank,

rekapitulasi pembayaran progress (tagihan) serta status pengembalian uang muka

dan retensi.

4. Memeriksa dan mengecek dua kali penulisan angka sampai penulisan angkanya

benar sehingga tidak ada kesalahan.

5. Staff administrasi Divisi Teknik memberitahukan kepada Quantity Surveyor dari

main kontraktor untuk menyesuaikan total nilai prosentase tagihan sehingga total

nilai tagihannya sesuai.