14

BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Tujuan Umum Organisasi

3.1.1. Sejarah Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal dan

Transmigrasi Jakarta Selatan.

Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal dan Transmigrasi

(KPDTT) Republik Indonesia adalah kementerian dalam Pemerintah Indonesia yang

membidangi urusan pembangunan desa dan kawasan perdesaan, pemberdayaan

masyarakat desa, percepatan pembangunan daerah tertinggal, dan transmigrasi.

Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi berada di

bawah dan bertanggung jawab kepada Presiden. Kementerian ini dipimpin oleh

seorang Menteri Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal dan Transmigrasi yang sejak

27 Oktober 2014 dijabat oleh Marwan Ja'far. Dan kemudian pada tahun 2016 tongkat

kepemimpinan beralih kepada Bapak. Eko Putro Sandjojo.

Tiga Fase Kementerian Desa yaitu :

1. Fase 1: Kementerian Negara Percepatan Pembangunan Kawasan Timur

Indonesia baru dibentuk pada Kabinet Gotong Royong dalam masa

pemerintahan Presiden Megawati Soekarnoputri.

2. Fase 2 : Pada masa pemerintahan Presiden Susilo Bambang Yudhoyono,

kementerian ini diganti namanya menjadi Kementerian Negara Percepatan

Pembangunan Daerah Tertinggal dan kemudian menjadi Kementerian Negara

Pembangunan Daerah Tertinggal.

15

3. Fase 3 : Pada era pemerintahan Presiden Joko Widodo dalam Kabinet Kerja,

kementerian ini kembali berganti nama menjadi Kementerian Desa,

Pembangunan Daerah Tertinggal dan Transmigrasi.

3.1.2. Struktur Organisasi dan Tata Kerja

Sumber : Direktorat Jenderal Pengembangan Kawasan Transmigrasi. 2019

Gambar. III. 1

Struktur Organisasi

Direktorat Jenderal Pengembangan Kawasan Transmigrasi

Dari strutur organisasi tersebut dapat dijelaskan tata kerja dari masing-masing unit

kerja sebagai berikut :

1. Direktorat Jenderal Pengembangan Kawasan Transmigrasi mempunyai tugas

menyelenggarakan perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang

pengembangan kawasan transmigrasi.

16

2. Sekretariat Direktorat Jenderal mempunyai tugas melaksanakan pemberian

pelayanan administratif kepada semua unsur satuan organisasi di lingkungan

direktorat jenderal Pengembangan Kawasan Trasnmigrasi.

3. Direktorat Promosi Kesehatan dan Pemberdayaan Masyarakat mempunyai

tugas melaksanakan perumusan dan pelaksanaan kebijakan, penyusunan

norma, standar, prosedur, dan kriteria, dan pemberian bimbingan teknis dan

supervisi, serta pemantauan, evaluasi, dan pelaporan dibidang promosi

kesehatan dan pemberdayaan masyarakat sesuai dengan peraturan perundang-

undangan.

4. Direktorat Pembangunan dan Pengembangan Sarana dan Prasarana Kawasan

Transmigrasi mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan dan

pelaksanaan kebijakan di bidang pembangunan dan pengembangan sarana

permukiman dan kawasan, pembangunan dan pengembangan prasarana

permukiman dan kawasan, penyerasian lingkungan, evaluasi perkembangan

permukiman dan kawasan serta standardisasi sarana dan prasarana.

5. Memimpin dan mengkoordinasikan tugas-tugas di bawah Direktorat

Perencanaan dan Pengembangan Usaha. Menyusun Rencana Kerja dan

Anggaran Perusahaan dibawah Direktorat Perencanaan dan Pengembangan

Usaha.

6. Direktorat Pengembangan Sosial Budaya Transmigrasi mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang

pangan dan kesehatan, fasilitasi pendidikan, fasilitasi mental spiritual dan seni

budaya, serta kelembagaan pemerintah dan masyarakat.

7. Pembangunan Daerah Tertinggal dan Transmigrasi, Direktorat Jenderal

Pengembangan Kawasan Transmigrasi (PKTrans) mempunyai tugas,

17

yaitu menyelenggarakan perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang

pengembangan kawasan transmigrasi.

3.1.3 Kegiatan Organisasi

Direktorat Jenderal Pengembangan kawasan Transmigrasi adalah perusahaan

yang bergerak dibidang Pelayanan Ketransmigrasian yang berdiri sejak tahun 2015

memiliki 50 karyawan dalam kegiatannya Pelayanan Pertanahan Transmigrasi

mengvasilitasi transmigrasi agar dapat lahan usaha untuk kehidupan transmigrasi.

Adapun Direktorat Jenderal Pengembangan Kawasan Transmigrasi melayani

Permasalahan ketransmigrasian seperti untuk mengvasilitasi transmigran agar dapat

sertifikat melalui badan pertanahan nasional, permasalahan transmigrasi seperti

perebutan lahan yang dilakukan oleh perusahaan.

3.2. Hasil Penelitian

Berdasarkan hasil penelitian pada tanggal 1 Mei sampai dengan 1 Juni 2019.

Yang di narasumberi oleh Bapak Bayu Winoto S.E selaku staff Dikjen PKTrans.

18

3.2.1. Prosedur pelaksanaan Penyimpanan Arsip Elektronik Pada Direktorat

Untuk mendapatkan data dari Direktorat Jenderal Pengembangan Kawasan

Transmigrasi Jakarta Selatan. Penulis melakukan wawancara dan observasi langsung

yang dinarasumberi oleh Bapak Bayu Winoto selaku Staff Dikjen Pktrans di bagian

Pelayanan pertanahan dan Transmigrasi, data yang penulis ambil yaitu periode Mei-

Juni 2019. Maka untuk hasil penelitian tersebut penulis uraikan ke dalam bentuk tugas

akhir yang diperoleh dari bagian sekretaris sebagai berikut:

Sumber: Direktorat Jenderal Pengembangan Kawasan Transmigrasi, 2019

Gambar III.2

Alur Penyimpanan Arsip Elektronik

Berdasarkan gambar. III. 2 diatas Prosedur Penyimpanan arsip elektronik

terdapat penjelasan sebagai berikut:

KEPEGAWAIAN DAN UMUM TATA USAHA DIREKTUR

Star

Mengkonsep surat dan

Mendistribusikan Menerima surat, Merevisi

Di

Tindaklanjuti

Selesai

Tidak Ya

Menscan Surat

Masuk

Mengarsipan Ke SAK

19

1. Bagian kepegawaian mengkonsep surat hingga mengolah surat dari atau

Sekretariat Jenderal untuk memberitahukan sebuah kegiatan yang akan di adakan

sesuai arahan Dirjen PKTrans. Surat dari Sekretariat Jenderal di proses untuk di

edarkan keseluruh unit kerja esion II.

2. BagianTata usaha mendapatkan surat dari kepegawaian dan Umum untuk di

serahkan ke Direktur Pelayanan Pertanahan Transmigrasi agar segera di tindak

lanjuti.

3. Direktur mendapatkan surat dari Bagian Tata usaha untuk di tindak lanjuti ke

kasubdit agar dapat di proses segera.

4. Bagian Tata usaha mendistribusikan surat ke kasubdit yang mendapatkan

disposisi tersebut dan surat tersebut di arsipkan sesuai jenis surat.

5. Bagian Tata Usaha memberikan Surat kepada Petugas Arsip untuk dilakukan

Scanner surat agar dapat tersimpan di Aplikasi SAK (Sistem Aplikasi Kerasipan).

3.2.2. Pelaksanaan Penyimpanan Arsip Elektronik pada Direktorat

Pengembangan Kawasan Transmigrasi Jakarta Selatan

Aplikasi yang digunakan pada Pelayanan Pertanahan Transmigrasi adalah

aplikasi SAK (Sistem Aplikasi Kearsipan). Penulis disini akan menjelaskan

bagaimana cara pelaksanaan penyimpanan arsip elektronik yang di narasumberi oleh

bapak bayu winoto selaku penanggung jawab atas sistem penyimpanan ini. yang

dilakukan secara sistematis dari tahap awal surat tersebut hingga surat tersimpan

dalam Aplikasi SAK (Sistem Aplikasi Kearsipan) di Direktorat Pelayanan Pertanahan

Transmigrasi , sebagai berikut:

1. Login Aplikasi SAK (Sistem Aplikasi Kearsipan)

20

Sumber : Pelayanan Pertanahan Transmigrasi. 2019

Gambar III.3

Login Aplikasi SAK (Sistem Aplikasi Kearsipan)

Berdasarkan gambar III.3 merupakan aplikasi SAK ( Sistem Aplikasi

Kearsipan) tahapan pertama masukan ID Pengguna serta password untuk masuk

keaplikasi SAK ( Sistem Aplikasi Kearsipan ). untuk login ke aplikasi tersebut klik

menu arsip pada kolom diatas kemudian akan muncul ID Pengguna dan password

bapak bayu winoto yang akan dimasukan tahap ini digunakan untuk pengarsipan

secara elektronik.

Adapun keterangan dalam aplikasi SAK (sistem aplikasi kearsipan) tersebut

yaitu:

a. arsip digunakan untuk melihat data arsip

b. info digunakan untuk mengetahui keseluruhan latar belakang aplikasi

21

c. tutup jika sudah selesai mengarsip klik menu tutup

d. user perintah untuk memasukan nama pengguna aplikasi

e. password untuk measukan kata sandi user yang bersifat rahasia.

2. Menginput Data Surat Masuk dan Surat Keluar pada Direktorat Jenderal

Pengembangan Kawasan Transmigrasi

Sumber: Direktorat Pengembangan Kawasan Transmigrasi. 2019

Gambar III. 4 Menginput data

Berdasarkan gambar III.4 Apabila sudah berhasil login kedalam aplikasi ini,

tampilan menu yang ke 2 tersebut memerintahkan ID Pengguna untuk menginput data

surat masuk dan surat keluar seperti mengisi nomer surat , keterangan dokumen apa

yang akan di input. Untuk yang pertama bisa mengarsip surat masuk dan akan

tersimpan didalam komputer atau laptop. Pastikan data apa yang akan user input

apakah data surat masuk atau keluar, jika surat masuk maka klik menu surat masuk

dan mulai ikuti perintah kolom tersebut untuk menginut data surat masuk.

Adapun cara memasukan dokumen surat masuk sebagai berikut. Di dalam surat

masuk terdapat kop surat, alamat, tanggal, no surat, perihal, isi, keterangan, pengolah,

dan pencatat dalam hal tersebut. Surat masuk di input ke dalam Aplikasi (SAK)

22

dengan cara menu surat masuk. Saat ikuti perintah kolom tersebut untuk menginput

data surat masuk.

a. nomor surat : nomor yang telah dikeluarkan oleh instansi atau

organisasi tersebut.

b. tanggal surat : tanggal yang sudah ditetapkan atau dicantumkan

di dalam surat

c. dari : alamat kop surat yang diterima

d. kepada : alamat yang dituju

e. hal : judul surat

f. isi ringkas : isi ringkas dari surat

g. pengolah : yang menyampaikan informasi dalam isi surat

h. keterangan : keterangan dari inti surat tersebut atau Catetan dalam

surat

i. pencatat : yang mengolah surat masuk

j. copy digital : data scanan surat untuk dimasukan kedalam arsip.

Selanjutnya, saat surat masuk sudah di input. User harus menyimpan dokumen

tersebut dalam proses menu aplikasi sebagai berikut

4. Proses penyimpanan Surat Masuk dan Surat Keluar

23

Sumber: Direktorat Pengembangan Kawasan Transmigrasi. 2019

Gambar III. 5

Proses penyimpanan dokumen

Berdasarkan gambar III. 5 Jika muncul tampilan seperti diatas maka, pengguna

harus mengecek dokumen yang di input apakah sudah bener atau belum. Jika dokumen

sudah sesuai dan lengkap maka petugas akan langsung melakukan proses

penyimpanan. Surat masuk yang sudah di input sebelumnya.

5. Fasilitas Mencari Surat Masuk dan Surat Keluar

Sumber: Direktorat Jenderal Pengembangan Kawasan Transmigrasi. 2019

Gambar III. 6

24

Fasilitas Mencari Dokumen Berdasarkan gambar III.6 Fasilitas Mencari Dokumen Selanjutnya jika selesai

mengarsip dokumen namun Ketika ada pegawai yang ingin meminta data arsip untuk

keperluan Direktorat Jenderal Pengembangan Kawasan Transmigrasi, klik pencarian

yang fleksibel sesuai keinginan sehingga dapat mengantisipasi jika pengguna lupa

dengan atribut-atribut pokok sebuah dokumen. Contoh jika ingin mencari surat masuk

maka user mencari di aplikasi tampilan menu pada gambar diatas.

6. Pencatatan Lokasi Fisik Surat Masuk dan Surat Keluar

Sumber: Direktorat Jenderal Pengembangan Kawasan Transmigrasi , 2019

Gambar III. 7

Pencatatan Lokasi Fisik Dokumen Berdasarkan gambar III. 7 Dalam penyimpanan surat masuk dan keluar harus

bisa mencari dokumen arsip tersebut saat sudah tersimpan, dalam penyimpanan juga

harus memiliki nama / file untuk mempermudah penyimpanan contohnya seperti

tampilan menu diatas akan mempermudah pengguna dalam melakukan pencaarian

hard copy dari arsip yang diinginkan. Komputer akan memberitahu informasi data

lokasi penempatan dokumen secara lengkap seperti nomor map Penyimpanan

diruangan penyimpanan arsip dokumen tersebut.

25

Adapun keterangan tahap ke enam dari aplikasi SAK (sistem aplikasi kearsipan)

tersebut Pengguna diberikan kemudahan untuk menemukan lokasi penepatan

dokumen hard copy yang diinginkan.

7. Retensi Otomatis

Sumber: Direktorat Jenderal Pengembangan Kawasan Transmigrasi. 2019

Gambar III. 8 Retensi Otomatis

Berdasarkan gambar III. 8 surat masuk dan surat keluar disimpan pada SAK

memiliki retensi atau masa aktif 3 tahun atau sampai 2022. Jika sekiranya suratnya

tidak penting akan dimusnahkan, kalo penting akan di nilai kembali surat tersebut.

Pengguna juga akan memungkinkan pemeriksaan secara otomatis retensi dokumen,

jadi akan terjadi peringatan jika beberapa dokumen sudah kadaluawarsa, sehingga kita

bisa menindaklanjuti untuk memusnahkan atau mendokumentasi arsip tersebut ke

dalam dokumen pasif. Dokumen pasif adalah bahwa kita menonaktifkan dokumen

dan membackupnya ke media eksternal CD atau Flasdisk

Adapun keterangan tahap ke tujuh dari aplikasi tersebut.

a. kode : kode klasifikasi masalah yang disampaikan dalam surat

tersebut.

b. Indeks : untuk mengelompokkan atau menyatukan arsip/dokumen yang

26

memiliki kode dan kegiatan yang sama kemudian disatukan

kedalam satu berkas.

c. Uraian : isi dari surat tersebut

d. Retensi : untuk mengetahui arsip yang masih aktif atau sudah tidak aktif,

jika sudah tidak aktif arsip tersebut segera dimusnahkan.

8. Laporan Kondisi Arsip Elektronik

Sumber: Direktorat Jenderal Pengembangan Kawasan Transmigrasi. 2019

Gambar III. 9

Laporan Kondisi Arsip

Berdasarkan gambar III. 9 Ketika selesai dengan semuanya, jika ingin

membutuhkan data arsip surat masuk atau keluar pengguna silahkan klik Laporan data

arsip lalu klik print maka laporan akan dihasilkan dengan capat.

Adapun keterangan tahap ke tujuh dari aplikasi tersebut:

Memberikan kemudahan untuk menyusun laporan kearsipan yang dibutuhkan oleh

pegawai. Penyimpanan arsip akan otomatis terbaca, data tersebut dapat dicetak atau di

print jika dibutuhkan.

27

3.2.4. Kendala dan cara mengatasinya

Adapun kendala dalam prosedur penyimpanan arsip elektronik yaitu seperti

aplikasi eror terjadinya aplikasi eror yang biasanya di sebabkan karena adanya

kesalahan teknis, yang membuat Aplikasi tidak dapat di gunakan. Adapun cara

mengatasi kendala tersbut yaitu harus segera memperbaikinya, jika sudah kita perbaiki

tetapi Aplikasi masih mengalami eror dan tidak bisa di perbaiki atau di gunakan, maka

di lakukan secara manual untuk sementara.