19

BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Tinjauan Perusahaan

Dalam pelaksanaan kegiatan di Sekolah Menengah Kejuruan Panjatek Bekasi

terdapat aturan yang ditentukan, dalam hal ini struktur organisasi yang

menggambarkan garis garis perintah dan penerimaan perintah serta fungsi – fungsi

pelaksanaan tersebut sehingga semua menjadi lancar. Penulis akan menerangkan

sejarah dan struktur organisasi ditempat penulis melakukan riset.

3.1.1. Sejarah Institusi

Sekolah Menengah Kejuruan Panjatek Bekasi didirikan oleh yayasan Al Ikhlas

Alinda yang di dorong oleh semangat ikut berperan aktif dalam mencerdaskan

kehidupan bangsa, mencetak generasi muda yang produktif, kreatif, inovatif dan

berjiwa wirausaha.

Tabel III.1

Profil SMK Panjatek Bekasi

Nama Sekolah SMK Panjatek Bekasi

Nomor Pokok Sekolah Nasional (NPSN) 69774526

Nomor Statistik Sekolah (NSS) 322026507126

Alamat Sekolah Jl. Lingkar Utara No.99 kel. Harapan

Baru, kec. Bekasi utara

Status Sekolah Swasta

Status Kepemilikan Yayasan

Nomor Akreditasi 1214/BAN-SM/SK/2018

SK Pendirian Sekolah 421.4/120-BPPT/X/2012

Tanggal SK Pendirian 2013-03-08

SK Izin Operasional 421.3/KEP26-DISDIK/III/20

Tanggal SK Izin Operasional 2012-10-15

Nomor Pendirian 421.4/90-BPPT/VIII/2012

Sumber : Bagian Tata Usaha SMK Panjatek Bekasi

20

Sekolah ini menyelenggarakan pendidikan sesuai dengan Kurikulum 2013 dan

memiliki beberapa jurusan teknik atau program keahlian yang antara lain Teknik

Kendaraan Ringan (TKR), Teknik Permesinan (TP), Teknik Komputer Jaringan

(TKJ) dan Administrasi Perkantoran (AP). Adapun beberapa organisasi

ekstrakurikuler antara lain paskibra, pramuka, PMR, futsal, basket, rohis, silat,

taekwondo, dan plc.

SMK Panjatek adalah nama generik dari PT.Panja Group dimana SMK

Panjatek terintergrasi langsung dengan Dunia Usaha dan Dunia Industri (DU/DI)

yaitu PT.PANJA GROUP, yang memiliki beberapa divisi usaha, salah satunya

bergerak di bidang otomotif, yaitu karoseri kendaraan besar roda empat di bekasi dan

pabrik zeolite di sukabumi serta beberapa divisi bisnis lainnya. Oleh karena itu

dengan terintergrasi langsung dengan DU/DI ini menjadi salah satu keunggulan

utama SMK Panjatek dibandingkan lainnya.

Dalam menjalankan kegiatan belajar – mengajarnya, SMK Panjatek Bekasi

memiliki visi dan misi yang menjadi acuan kerja. Berikut visi dan misi SMK

Panjatek Bekasi :

a. Visi

Mewujudkan SMK bertaraf internasional dan berwawasan lingkungan yang

menghasilkan SDM cerdas, berkarakter, kompeten dan mampu berwirausaha

serta bersaing di era global dengan dilandasi akhlak mulia.

b. Misi

1. Melaksanakan sistem manajemen mutu sesuai dengan standar ISO 9001 :

2008.

2. Mewujudkan sekolah bertaraf internasional yang berwawasan

lingkungan.

21

3. Meningkatkan kualitas tenaga pendidikan dan kependidikan sesuai

dengan kualifikasi dan kompetensi dasar.

4. Meningkatkan kompetensi siswa yang cerdas, berkarakter dan mampu

berwirausaha serta bersaing di era global.

5. Membudayakan penerapan nilai – nilai agama dalam setiap aspek

kehidupan di seluruh komponen sekolah.

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Dalam sebuah organisasi juga diperlukan struktur organisasi supaya terlihat

organisasi struktural. Organisasi memiliki hubungan orang – orang yang mempunyai

atasan dan bawahan, sama halnya dengan organisasi disekolah yang sebagai atasan

yaitu kepala sekolah dan anggotanya yaitu staff dan guru.

Struktur Organisasi

SMK Panjatek Bekasi

Yayasan Al Ikhlas Alinda Nugroho Prasetyo Wibowo

Kepala SMK PanjatekArief Rachman, ST

Komite SekolahFauzi

Wakasek HubinAbdi Sulaeman, ST

Wakasek KurikulumWaryadi, SE,M.Pd

Wakasek SarprasTresna Murthi, AMD

Staff KesiswaanHusni Kamal, S.Ag

Tata UsahaFita Hasmaniar, S.Pd

Kaprog. TPDrs.Khairil

Kaprog. TKRDrs. Rinto Widagdo

Kaprog. TKJRaflyzon, S.Kom

Kaprog. APSri Rahayu, S.Pd

Guru Normatif

Guru Adaptif

Peserta Didik

Sumber : Bagian Tata Usaha SMK Panjatek Bekasi

Gambar III.1.

Struktur Organisasi SMK Panjatek Bekasi

22

Adapun fungsi dari masing – masing bagian yang terdapat pada Sekolah SMK

Panjatek Bekasi yaitu:

A. Kepala Sekolah

1. Menyusun aturan dan juga tata tertib bagi guru, staff, dan juga murid

secara adil dan objektif.

2. Menjaga agar setiap perangkat sekolah, seperti guru, staff dan juga murid

dapat membawa nama baik dan juga martabat sekolah ketika berada di

luar lingkungan sekolah.

B. Komite Sekolah

1. Mendorong perhatian dan komitmen masyarakat terhadap

penyelenggaraan pendidikan yang bermutu.

2. Menampung dan menganalisis aspirasi, ide, tuntutan dan berbagai

kebutuhan pendidikan yang diajukan oleh masyarakat.

3. Menggalang dana masyarakat dalam rangka pembiayaan

penyelenggaraan pendidikan di satuan pendidikan.

C. Tata Usaha

1. Penyusunan program kerja tata usaha sekolah.

2. Pengurusan dan pelaksanaan administrasi sekolah

3. Pengellaan dan pengarsipan surat – surat masuk dan keluar.

D. Staff Kesiswaan

1. Menyusun program pembinaan kesiswaan (OSIS), meliputi:

Kepramukaan, PMR, Paskibraka, futsal, basket, rohis, silat, taekwondo

dan PLC.

2. Melaksanakan bimbingan, pengarahan dan pengendalian kegiatan

kesiswaan/OSIS.

23

3. Membina pengurus OSIS dalam berorganisasi.

E. Wakasek Kurikulum

1. Menyusun program pengajaran.

2. Menyusun dan menjabarkan kalender pendidikan.

3. menyusun pembagian tugas guru dan jadwal pelajaran.

F. Wakasek Sarpras

1. Menyusun program pengadaan sarana dan prasarana.

2. Pengelolaan pembiayaan alat – alat pengajaran.

3. Mengelola perawatan dan perbaikan sarana prasarana.

3.2 Prosedur Sistem Berjalan

Berikut akan dijelaskan prosedur sistem berjalan pendaftaran penerimaan siswa

baru saat ini yang ada di SMK Panjatek Bekasi :

1. Prosedur Pendaftaran

Calon siswa selaku pendaftar menemui panitia Penerimaan Siswa Baru di SMK

Panjatek Bekasi untuk melakukan pendaftaran mengambil formulir pendaftaran

terlebih dahulu. Selanjutnya Panitia akan memberikan formulir pendaftaran

dan buku pendaftaran beserta rincian persyaratan berupa berkas – berkas yang

harus dilengkapi kepada calon siswa baru.

2. Proses Penyerahan Berkas

Setelah pengisian formulir dianggap sudah selesai, calon siswa menyerahkan

formulir tersebut bersama berkas – berkas persyaratan untuk di periksa oleh

Panitia. Adapun berkas – berkas persyaratan harus dilengkapi adalah sebagai

berikut:

a. Menyerahkan Foto Copy SKHUN yang telah dilegalisir,

24

b. Menyerahkan Foto Copy NISN,

c. Menyerahkan Foto Copy Akta Kelahiran,

d. Menyerahkan Foto Copy ijazah SMP/MTS yang telah dilegalisir,

e. Menyerahkan pas Photo terbaru 3x4 sebanyak 3 lembar,

f. Menyerahkan Foto Copy raport SMP/MTS dari semester I – V.

3. Proses Pemeriksaan Berkas

Panitia akan melakukan pemeriksaan terhadap formulir dan berkas syarat

pendaftarannya, jika syarat dianggap lengkap maka selanjutnya calon siswa

menunggu hasil verifikasi dari panitia. Jika berkas dianggap tidak lengkap

maka calon siswa tersebut harus melengkapi data persyaratannya atau berkas

yang kurang bisa menyusul.

4. Proses Pembayaran

Setelah semua persyaratan dianggap sudah lengkap, selanjutnya Panitia akan

menginformasikan jumlah nominal pembayaran yang harus di bayar oleh calon

siswa dan menginformasikan jadwal pelaksanaan Test yang sudah ditentukan

oleh pihak sekolah. Setelah Panitia menerima pembayaran dari calon siswa,

Panitia membuat kwitansi sebanyak 2 rangkap. Kwitansi Pertama diberikan

kepada calon siswa yang menjadi bukti bahwa calon siswa tersebut telah

melakukan pembayaran dan resmi menjadi siswa baru di SMK Panjatek.

Sedangkan Kwitansi Kedua disimpan oleh Panitia untuk digunakan sebagai

bukti bahwa calon siswa tersebut telah melakukan pembayaran dan kemudian

di arsipkan.

5. Proses Pembuatan Laporan

Panitia yang telah mencatat berkas penerimaan siswa baru, membuat laporan

data penerimaan siswa baru berdasarkan file data siswa yang mendaftar,

25

selanjutnya laporan tersebut diserahkan kepada kepala sekolah untuk setiap

periodik tahun ajaran baru.

3.3 Use Case Diagram

Gambar III.2

Use Case Diagram Penerimaan Siswa Baru Pada SMK Panjatek Bekasi

uc Use Case Penerimaan Siswa Baru

Sistem Penerimaan Siswa Baru

Calon Siswa

Ambil Formulir dan

Buku Pendaftaran

Panitia

Isi Formulir dan Buku

Pendaftaran

Penyerahan Berkas

Pendaftaran

Pemeriksaan Berkas

Verifikasi Data

Pembayaran

Kwitansi

Laporan

Kepala Sekolah

Pengarsipan

«include»

«include»

«include»

26

Tabel III.2

Deskripsi Use Case Pemeriksaan Berkas

Use Case Name Pemeriksaan Berkas

Requirements Bagian panitia dapat melihat data calon siswa

Goal Calon siswa memberikan data berkas secara

lengkap untuk persyaratan pendaftaran

Pre-Conditions Calon siswa telah melakukan pendaftaran

Post-Conditions Data calon siswa yang kurang saat melakukan

penyerahan berkas

Failed end Condition Calon siswa belum menyerahkan berkas secara

lengkap

Actors Panitia

Main Flow/ Basic Path 1. User melihat berkas calon siswa 2. User memeriksa berkas calon siswa 3. User memberitahukan data berkas yang

kurang saat di periksa

Alternate Flow/Invariant A A1. User memberitahukan data berkas yang

kurang pada calon siswa

Invariant B B1. User melihat berkas calon siswa

B2. User memeriksa berkas calon siswa

B3. User memberitahukan data berkas yang

kurang saat di periksa

B4. User menyimpan berkas dan kemudian di

Arsipkan

Tabel III.3

Deskripsi Use Case Verifikasi Data

Use Case Name Verifikasi Data

Requirements Bagian panitia dapat melihat data calon siswa

Goal Calon siswa memberikan data berkas secara

27

lengkap untuk persyaratan pendaftaran

Pre-Conditions Calon siswa telah melakukan penyerahan

berkas persyaratan pendaftaran

Post-Conditions Data siswa yang kurang saat penyerahan berkas

Failed end Condition Calon siswa belum menyerahkan berkas secara

lengkap

Actors Panitia

Main Flow/ Basic Path 1. User melihat berkas calon siswa 2. User memeriksa berkas calon siswa 3. User memverifikasi data berkas yang

diberikan calon siswa

Alternate Flow/Invariant A A1. User memberitahukan kelengkapan data

berkas yang diberikan calon siswa

Invariant B B1. User memeriksa berkas calon siswa

B2. User memberitahukan kelengkapan data

berkas yang diberikan calon siswa

B3. User memverifikasi kelengkapan data

calon siswa

B4. User menyimpan berkas dan kemudian di

Arsipkan

Tabel III.3

Deskripsi Use Case Kwitansi

Use Case Name Kwitansi

Requirements Bagian panitia telah menerima pembayaran

Goal Calon siswa telah melakukan pembayaran

secara langsung kepada panitia

Pre-Conditions Calon siswa belum melakukan pembayaran

pendaftaran

Post-Conditions Daftar data pembayaran saat calon siswa

melakukan pendaftaran

Failed end Condition Calon siswa belum melakukan pendaftaran

28

Actors Panitia

Main Flow/ Basic Path 1. User melihat data pembayaran calon siswa 2. User mengkonfirmasi pembayaran calon

siswa

3. User membuatkan kwitansi untuk calon siswa

Alternate Flow/Invariant A A1. User memberikan kwitansi kepada calon

siswa

Invariant B B1. User melihat data pembayaran calon siswa

B2. User membuatkan kwitansi

B3. User memberikan kwitansi kepada calon

siswa

B4. Calon siswa menerima kwitansi

B5. User menyimpan kwitansi dan kemudian

di arsipkan

3.4 Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Dalam spesifikasi sistem berjalan ini sangat diperlukan suatu dokumen untuk

pemrosesan data. Adapun dokumen yang ada dalam Sistem Penerimaan Siswa Baru

di SMK Panjatek Bekasi adalah sebagai berikut :

3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukkan

1. Nama Dokumen : Formulir Pendaftaran

Fungsi : Untuk Melakukan Pendaftaran Siswa Baru

Sumber : Panitia

Tujuan : Calon Siswa

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap Ada Penerimaan Siswa Baru

Bentuk : Lampiran A.1

29

2. Nama Dokumen : Buku Pendaftaran

Fungsi : Sebagai Data Calon Siswa Baru

Sumber : Panitia

Tujuan : Calon Siswa

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap Ada Penerimaan Siswa Baru

Bentuk : Lampiran A.2

3.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

1. Nama Dokumen : Kwitansi Pembayaran

Fungsi : Sebagai Tanda Bukti Pembayaran

Sumber : Panitia

Tujuan : Calon Siswa

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap Calon Siswa Yang Sudah Mendaftar

Bentuk : Lampiran B.1

2. Nama Dokumen : Laporan Penerimaan Siswa Baru

Fungsi : Untuk Laporan Data Jumlah Siswa Baru

Kepada Kepala Sekolah

Sumber : Panitia

Tujuan : Kepala Sekolah

Media : Kertas

Jumlah : 2 Lembar

30

Frekuensi : Setiap Penerimaan Siswa Pada Tahun Ajaran

Baru

Bentuk : Lampiran B.2

3.5 Permasalahan Pokok

Setelah melihat prosedur penerimaan siswa baru yang dilakukan di SMK

Panjatek Bekasi, masih manualnya sistem berjalan mulai dari informasi pendaftaran

hingga proses pendataan yang digunakan terkadang mengakibatkan terjadinya

beberapa kekurangan dan kekeliruan pada saat penginputan dan pengolahan data,

sehingga membutuhkan waktu yang lama ketika membuat data calon pendaftar dan

ditemukannya berbagai macam hambatan yang mengurangi efisiensi waktu dalam

melakukan pekerjaanya. Adapun hambatan – hambatan tersebut adalah sebagai

berikut :

1. Untuk mendapatkan informasi – informasi yang berupa pengumuman terhadap

calon siswa baru masih di pajang pada papan informasi (mading sekolah) dan

informasi yang berkaitan dengan penerimaan siswa baru masih sulit atau

kurang mudah diakses oleh calon siswa baru terkadang calon siswa harus

datang terlebih dahulu ke sekolah sehingga menyebabkan kurang efektif

2. Proses administrasi penerimaan siswa baru cenderung lambat karena data yang

telah mendaftar belum terintegrasi dan terkelola dengan baik selain itu tempat

penyimpanan data masih menggunakan arsip dalam bentuk fisik bisa

mengakibatkan kerusakan atau bahkan hilang.

3.6 Pemecahan Masalah

Untuk mengatasi hambatan – hambatan pada sistem berjalan penerimaan siswa

baru, penulis mengajukan alternatif pemecahan masalah dengan cara menerapkan

31

sistem baru yang berbasis komputerisasi. Alternatif pemecahan masalah tersebut

adalah sebagai berikut :

1. Sebaiknya sistem manual yang dijalan oleh SMK Panjatek diubah menjadi

sistem informasi berbasis web, dimulai dari informasi pendaftaran penerimaan

siswa baru sampai pembuatan laporan sehingga memberi kemudahan bagi

panitia penerimaan siswa baru di SMK Panjatek Bekasi.

2. Perlu diadakannya media penyimpanan data yang baru agar data lebih

terintegrasi dan terkelola dengan baik serta meminimalkan resiko kehilangan

data atau kerusakan data.