bab iii pembahasan 3.1. tinjauan instansi 3.1.1. sejarah ... · kembali kartu iuran infaq pada...

28

BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Tinjauan Instansi

3.1.1. Sejarah Instansi

Madrasah Ibtidaiyah (MI) Raudhatuttauhid didirikan pada tahun 2010. MI

Raudhatuttauhid berada di Sukawening Rt/Rw.017/006, Cibening Bungursari ,

Purwakarta. Sekolah dasar ini telah terakreditasi “B” dengan nilai “82”. Madrasah

Ibtidaiyah (MI) Raudhatuttauhid ini telah mendapatkan SK ijin operasional:

Kd.10.14/V/PP.00.4/1127/2012. Awalnya Madrasah Ibtidaiyah (MI)

Raudhatuttauhid hanya memiliki 9 orang siswa seiring dengan berjalannya waktu

jumlah siswa terus bertambah sampai saat ini Madrasah Ibtidaiyah (MI)

Raudhatuttauhid memiliki 262 siswa, kelas satu sampai kelas empat masing-masing

terdiri dari dua kelas sedangkan kelas lima dan kelas enam terdiri dari satu kelas

dengan banyaknya jumlah guru 14 orang.

1. Visi

“MENCIPTAKAN GENERASI MUDA YANG BER-IMTAQ DAN BER-

IMTEK”.

2. Misi

a. Menenamkan keyakinan terhadap kebesaran Allah SWT.

b. Meningkatkan kesadaran peserta didik sebagai makhluk sosial dalam tatanan

kemasyarakatan dan aktif.

29

c. Mengembangkan pengetahuan dan keterampilan melalui pengalaman

langsung sesuai dengan minat dan bakat peserta didik.

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

1. Struktur Organisasi Madrasah Ibtidaiyah (MI) Raudhatuttauhid

Sumber : Madrasah Ibtidaiyah (MI) Raudhatuttauhid

Gambar III.1

Struktur Organisasi MI Raudhatuttauhid

Wali Kelas

Lisna.R S.Pd

Wali Kelas

Tuti.P S.Pd

Wali Kelas

Lisnawati

S.Pd

Wali Kelas

Irda.F S.Pd

Penjaga

Ujang. R

Siswa

Kepala Sekolah

Siti Syaripah.S.Pd

Guru Kelas

I

Tuti.S S.Pd

Dewan/Komite

Drs. E. Tohari,

M.Ag

Tata Usaha

Eva Siti.W S.Pd

Guru Kelas II

Sugihartini

S.Pd

Guru Kelas

III

Arum. S

S.Pd

Guru Kelas

V

Lina.M S.Pd

Guru Kelas

VI

Haris.K S.Pd

Unit

Perpustakaan

Wahyudin S.Pd

Guru Kelas

IV

Nita.N S.Pd

Bendahara

Arum. S S.Pd

Sekretaris

Shopi.S S.Pd

30

2. Fungsi dan Tugas

Adapun fungsi dan tugas dari struktur organisasi Madrasah Ibtidaiyah (MI)

Raudhatuttauhid adalah sebagai berikut:

a. Kepala Sekolah

Bertanggung jawab sepenuhnya terhadap seluruh kegiatan madrasah, baik

kedalam maupun keluar, yaitu:

1) Penyelenggaraan program kerja madrasah, meliputi penyusunan program

kerja madrasah, pengawasan proses belajar mengajar, pelaksanaan dan

penilaian hasil belajar.

2) Pelaksanaan bimbingan dan penilaian bagi guru serta tenaga kependidikan

lainnya.

3) Penyelenggaraan administrasi madrasah meliputi administrasi ketenagaan,

keuangan, kesiswaan, perlengkapan dan kurikulum.

4) Pelaksanaan hubungan madrasah dengan lingkungan dan atau masyarakat.

b. Dewan/Komite

Dewan/komite memiliki tugas sebagai berikut:

1) Pemberi pertimbangan dalam penentuan dan pelaksanaan kebijakan

disekolah.

2) Pendukung, baik yang berwujud finansial, pemikiran, maupun tenaga dalam

penyelenggaraan pendidikan disuatu sekolah.

3) Mengontrol penyelenggaraan pendidikan disuatu sekolah, mediator antara

pemerintah dengan masyarakat di suatu sekolah.

c. Unit Perpustakaan

Unit Perpustakaan madrasah membantu kepala madrasah dalam kegiatan-

kegiatan sebagai berikut:

31

1) Perencanaan pengadaan buku-buku/bahan pustaka.

2) Pengurusan pelayanan perpustakaan.

3) Perencanaan pengembangan perpustakaan.

4) Pemeliharaan dan perbaikan buku-buku.

5) Melakukan layanan bagi siswa, guru, dan tenaga kependidikan lainnya serta

masyarakat.

6) Penyimpanan buku-buku perpustakaan.

7) Penyusunan tata tertib perpustakaan.

d. Bendahara

Bendahara bertugas mengelola kegiatan keuangan dan bertanggung jawab

kepada kepala sekolah meliputi kegiatan-kegiatan berikut:

1) Bertanggung jawab keluar-masuknya uang.

2) Mengelola administrasi siswa.

3) Mengatur pencatatan, penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran keuangan,

surat-surat berharga, bukti kas yang berhubungan dengan kegiatan sekoah.

e. Sekretaris

Sekretaris bertanggung jawab kepada kepala sekolah meliputi kegiatan-kegiatan

berikut:

1) Mengelola dan mengarsipkan surat masuk dan keluar.

2) Menyusun dan mengklasifikasikan data administrasi sekolah.

3) Bertanggung jawab atas terselenggaranya kegiatan operasional harian

sekolah.

32

f. Tata Usaha

Tata Usaha Madrasah mempunyai tugas melaksanakan ketatausahaan madrasah

dan bertanggung jawab kepada kepala madrasah dalam kegiatan sebagai berikut:

1) Penyusunan program kerja tata usaha madrasah.

2) Mengelola administrasi madrasah.

3) Penyusunan dan pelaksanaan administrasi/sarana prasarana madrasah.

4) Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan ketata usahaan secara

berkala.

g. Guru Kelas

Guru kelas bertanggung jawab atas siswa yang ada di kelas, yaitu:

1) Melaksanakan kegiatan pengajaran kepada siswa.

2) Melaksanakan kegiatan penilaian proses belajar mengisi daftar nilai siswa

serta absen.

h. Wali Kelas

Wali Kelas membantu Kepala Madrasah dalam kegiatan-kegiatan sebagai

berikut:

1) Mengelola kelas.

2) Penyelenggaraan administrasi kelas meliputi: daftar pelajaran, daftar piket,

buku absensi siswa, buku pembelajaran/buku kelas, dan tata tertib siswa.

3) Pengisian daftar kumpulan nilai siswa.

4) Pengisian buku laporan penilaian hasil belajar.

5) Pembagian buku laporan penilaian hasil belajar.

i. Siswa

Seorang siswa memiliki tugas sebagai berikut:

1) Memahami dan mempelajari materi yang diajarkan.

33

2) Mengerjakan tugas-tugas yang diberikan oleh guru.

3) Taat pada peraturan sekolah.

4) Menjaga nama baik sekolah.

j. Penjaga

Penjaga sekolah memiliki tanggung jawab terhadap madrasah, yaitu:

1) Melaksanakan tugas pengamanan madrasah.

2) Memelihara dan manjaga barang-barang milik sekolah

3) Mengatasi hal-hal yang mengganggu keamanan dan ketertiban

4) Menjaga ketenangan dan keamanan kompleks sekolah siang dan malam

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Tahapan atau suatu prosedur yang dilakukan dalam suatu aktifitas atau

kegiatan secara sistematis disebut dengan prosedur sistem. Berdasarkan ruang

lingkup yang penulis bahas, maka prosedur administrasi pada Madrasah Ibtidaiyah

(MI) Raudhatuttauhid adalah sebagai berikut:

1. Prosedur pembayaran infaq

Siswa membayar infaq dengan menyerahkan uang beserta kartu iuran infaq

kepada bendahara, kemudian bendahara menerima uang dan kartu iuran infaq

tersebut setelah itu bendahara menandatangani dan memberikan tanggal

pembayaran pada kartu iuran infaq tersebut, lalu bendahara memberikan

kembali kartu iuran infaq pada siswa tersebut lalu mencatat transaksi

pembayaran infaq pada buku laporan infaq.

34

2. Prosedur pembayaran tabungan

Siswa menyerahkan uang beserta buku tabungan kepada bendahara,

kemudian bendahara menerima uang dan buku tabungan tersebut lalu

mencatat jumlah uang beserta tanggal penyerahan uang pada buku tabungan

tersebut. Setelah itu, bendahara menyerahkan kembali buku tabungan pada

siswa tersebut dan mencatatnya pada buku laporan tabungan.

3. Prosedur pengambilan tabungan

Siswa memberikan buku tabungan kepada bendahara sebagai salah satu

syarat pengambilan tabungan, kemudian bendahara menerima buku tabungan

tersebut lalu bendahara menanyakan pada siswa tersebut jumlah uang yang

ingin diambil. Siswa menyebutkan nominal uang yang akan diambil, setelah

itu bendahara mencatat pengambilan tabungan tersebut pada buku tabungan

siswa setelah itu bendahara memberikan uang beserta buku tabungan pada

siswa tersebut lalu menuliskan kembali pada buku laporan sebagai bukti

pengambilan tabungan.

4. Prosedur pembelian baju seragam sekolah

Siswa menyebutkan jenis baju dan ukuran baju yang akan dibeli setelah itu

bendahara mencari jenis baju dan ukuran yang diinginkan siswa, lalu

bendahara mencatatnya pada sebuah kwitansi dan memberikan baju dan

kwitansi pada siswa tersebut kemudian siswa menerimanya dan memberikan

uangnya pada bendahara setelah bendahara menerima uang lalu mencatat

kembali pembelian baju seragam tersebut dibuku laporan.

5. Prosedur pembuatan laporan

Bendahara membuat laporan secara keseluruhan seperti laporan pembayaran

infaq laporan tabungan siswa, laporan pengambilan tabungan siswa pada

35

setiap kelasnya serta laporan pembelian baju seragam untuk diserahkan

kepada kepala sekolah. Kemudian kepala sekolah melakukan pengecekan dan

konfirmasi untuk pengesahan laporan bulanan.

3.3. Activity Diagram

1. Prosedur pembayaran infaq

Gambar III.2

Activity Diagram Prosedur Pembayaran Infaq

36

2. Prosedur pembayaran tabungan

Gambar III.3

Activity Diagram Prosedur Pembayaran Tabungan

37

3. Prosedur pengambilan tabungan

Gambar III.4

Activity Diagram Prosedur Pengambilan Tabungan

38

4. Prosedur pembelian baju seragam sekolah

Gambar III.5

Activity Diagram Prosedur Pembelian Baju Seragam Sekolah

39

5. Prosedur pembuatan laporan

Gambar III.6

Activity Diagram Prosedur Pembuatan Laporan

40

3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Spesifikasi sistem yang berjalan memerlukan data atau input sebagai bahan

masukan untuk proses, yang mana nantinya akan menghasilkan suatu bentuk

keluaran. Adapun spesifikasi sistem pembayaran infaq, pembayaran tabungan,

pengambilan tabungan dan pembelian seragam sekolah pada MI Raudhatuttauhid

sebagai berikut:

A. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan adalah segala bentuk masukan yang berupa dokumen dan

diolah dalam proses agar mendapatkan keluaran yang di inginkan. Adapaun

dokumen masukan yang digunakan pada sistem pembayaran infaq, pembayaran

tabungan, pengambilan tabungan dan pembelian seragam sekolah MI

Raudhatuttauhid adalah sebagai berikut:

1. Nama Dokumen : Data pembelian baju seragam sekolah

Fungsi : Sebagai informasi pembelian baju seragam sekolah

Sumber : Bendahara

Tujuan : Siswa

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap penerimaan murid baru

Bentuk : Lihat Lampiran A.1

2. Nama Dokumen : Data siswa

Fungsi : Sebagai data siswa perkelas

Sumber : Wali kelas

Tujuan : Bendahara

41

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap pergantian tahun ajaran


3. Nama Dokumen : Buku tabungan siswa

Fungsi : Sebagai syarat pembayaran dan pengambilan

tabungan

Sumber : Siswa

Tujuan : Bendahara

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap pembayaran dan pengambilan tabungan


B. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran adalah segala bentuk hasil dari proses pengolahan yang

terjadi pada suatu sistem melalui dokumen ini maka akan dihasilkan bentuk

laporan. Adapun spesifikasi sistem pembayaran infaq, pembayaran tabungan,

pengambilan tabungan dan pembelian seragam sekolah pada MI Raudhatuttauhid

sebagai berikut:

1. Nama Dokumen : Kartu Infaq

Fungsi : Sebagai bukti pembayaran infaq

Sumber : Bendahara

Tujuan : Siswa

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

42

Frekuensi : Setiap transaksi pembayaran infaq

Bentuk : Lihat Lampiran B.1

2. Nama Dokumen : Laporan daftar pembayaran infaq

Fungsi : Sebagai data transaksi pembayaran infaq siswa

Sumber : Bendahara

Tujuan : Kepala sekolah

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap pergantian bulan


3. Nama Dokumen : Laporan daftar tabungan siswa

Fungsi : Sebagai data Transaksi penyetoran tabungan siswa

Sumber : Bendahara


Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar



4. Nama Dokumen : Laporan daftar pengambilan tabungan siswa

Fungsi : Sebagai data transaksi pengambilan tabungan siswa

Sumber : Bendahara


Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar


43


5. Nama Dokumen : Kwitansi pembelian baju seragam sekolah

Fungsi : Sebagai bukti pembelian baju seragam sekolah

Sumber : Bendahara

Tujuan : Siswa

Media : Kertas

Jumlah : 2 rangkap

Frekuensi : Setiap pembelian baju seragam sekolah


6. Nama Dokumen : Laporan pembelian baju seragam sekolah

Fungsi : Sebagai data pembelian baju seragam sekolah

Sumber : Bendahara


Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar



3.5. Permasalahan

Sistem pengolahan data administrasi pada Madrasah Ibtidaiyah (MI)

Raudhatuttauhid saat ini masih konvensional menggunakan buku dan kertas,

sehingga masih banyak masalah yang terdapat dalam sistem pengolahan data

administrasi, diantaranya:

1. Proses pencatatan pembayaran infaq, pembayaran tabungan, pengambilan

tabungan, serta pembelian baju seragam yang masih konvensional menggunakan

44

kertas dan buku, sehingga menyebabkan penumpukan kertas, keterbatasan

berbagi data dan ketidaksamaan data.

2. Penyajian laporan yang memerlukan ketelitian yang memakan waktu cukup lama

karena masih menggunakan buku.

3. Adanya keterlambatan penyampaian informasi dan penyampaian bukti-bukti atau

data-data yang tidak terorganisir dengan baik karena disimpan dengan bentuk

berkas yang tentunya dapat rusak, bahkan hilang dan memakan tempat karena

setiap tahun data-data siswa terus bertambah.

4. Memerlukan waktu yang lama apabila ingin mencari data-data administrasi yang

sudah lama.

3.6. Pemecahan Masalah

Berdasarkan dari analisa masalah diatas, maka penulis mencoba memberikan

solusi pada masalah yang ada di Madrasah Ibtidaiyah (MI) Raudhatuttauhid dalam

mengolah data administrasi yaitu:

1. Dengan dibuatnya sistem administrasi pembayaran ini diharapkan dapat

membantu bendahara dalam proses pencatatan pembayaran infaq, pembayaran

tabungan, pengambilan tabungan serta pembelian baju seragam.


memudahkan bendahara dalam pembuatan laporan sehingga tidak memerlukan

banyak waktu dalam proses pembuatan laporan.


membantu bandahara dalam penyimpanan data-data administrasi yang telah

dilakukan oleh siswa.

45

4. .Dengan dibuatnya sistem administrasi ini diharapkan dapat memudahkan

bendahara dalam pemcarian data-data yang baru ataupun sudah lama.

5. Dengan dibuatnya sistem administrasi pembayaran ini siswa tidak perlu

membawa buku tabungan ataupun kartu infaq saat melakukan transaksi

pembayaran tabungan ataupun pembayaran infaq.

bab iii pembahasan 3.1. tinjauan instansi 3.1.1. sejarah ... · kembali kartu iuran infaq pada...

Documents