21

BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Tinjauan Umum Perusahaan

3.1.1. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan

Kebab Turki Baba Rafi (KTBR) adalah sebuah waralaba kebab terbesar

dunia. Perusahaan ini didirikan oleh Hendy Setiono dan Nilamsari pada tahun

2005 di Surabaya, terinspirasi dari jajanan kebab yang beliau temui di setiap jalan

pada saat berlibur ke negara Qatar, tercetuslah sebuah ide untuk membuka usaha

kebab, namun disesuaikan dengan lidah masyarakat Indonesia. Mencoba

peruntunganya berbisnis hasil modifikasinya dikota Surabaya, dengan

mengandalkan kebab sebagai produk utama yang bercita rasa khas dengan rasa

original.

Baba Rafi berasal dari kata BABA sebagai panggilan ayah/bapak sedangkan

Rafi nama anak pertama dari Hendy Setiono dan Nilamsari. Semua dimulai

dengan satu gerobak sederhana dikota Surabaya,ditahun 2005 usaha franchise

kemudian dipilih karena potensinya yang menjanjikan, ditahun 2007

perkembangan kebab Turki Baba Rafi yang sangat cepat diseluruh Indonesia

menjadikan kebab Turki Baba Rafi memiliki 336 outlet, ditahun 2008 kebab Turki

Baba Rafi memindahkan head office ke Jakarta dan rebranding logo.Kemudian

beberapa penghargaan tercapai atas usahanya semenjak 2009 sampai sekarang

dan merekrut lebih banyak tenaga kerja profesional demi manajemen sehat.

Ditahun 2009 kebab Turki Baba Rafi memutuskan untuk go international

sekaligus membawa nama Indonesia ke Mancanegara, sehingga grand opening

22

outlet pertama di Malaysia, Filipina, China, Srilangka, Singapura, Brunei

Darussalam, Belanda dan Bangladesh, lebih dari 1200 outletdi Indonesia maupun

Mancanegara dan pada tahun 2016 kebab Turki Baba Rafi melebarkan sayap

bisnisnya dengan menciptakan konsep kafe dan tetap fokus pada usaha makanan

yang menarik nan modern dan comfortable untuk hangout bersama teman atau

keluarga, dengan brand WARMEE.

Waroeng mee adalah semacam tempat nongkrong yang diperuntukan bagi

anak muda yang suka kumpul berlama-lama dengan teman-teman dan keluarga.

Untuk dapat mewujudkan suatu tujuan perusahaan maka PT Baba Rafi

Indonesia memilikivisi, misi, dan tujuan perusahaan sebagai berikut:

VISI MISI DAN TUJUAN

1. Visi

Berusahauntuk menjadi bisnis waralaba kebab yang terbesar, yang

menguntungkan dan yang paling berpengaruh di dunia.

2. Misi

Kami berusaha untuk menjadi bisnis waralaba kebab terbesar didunia dengan

menawarkan rasa dan kualitas dengan harga yang terjangkau dan pelayanan

yang memuaskan untuk para franchise dan pelanggan.

3. Tujuan

Untuk meningkatkan sumber daya manusia dengan mengadakan program dan

tanggung jawab sosial yang dapat membantu masyarakat dan pemegang

saham.

23

3.1.2. Struktur Organisasi dan Tata Kerja Organisasi

Dalam sebuah perusahaan struktur organisasi adalah hal yang paling penting

untuk mengetahui secara langsung tanggung jawab dan peranan dalam setiap

bagian, dimana dengan adanya struktur organisasi tersebut akan dapat dilihat

hubungan-hubungan dan kerjasama dari orang-orang yang terlibat langsung

didalam usaha untuk mencapai tujuan perusahaan. Berikut struktur organisasi

dibagian logistik dan bagian AFA &Procurement di PT Baba Rafi Indonesia

Jakarta :

General Manager

Indra Sukmanahadi

Logistik Dev

Indras Pramantyo

SPV Logistik

Riselvino Minanda

Checker

1. Agustian

2. Siti R

Delivery

1. Ariyanto

2. R Mario

3. Daman

4. Munzi

Staf Logistik

1. Imam

2. Dedi

3. Subhan

4. Andri Yadi

5. Ikbal

6. Agus

7. Anton

Checker

1. Agustian

2. Siti R

Staf Guman

1. Abdul

2. Tauhid

3. Yadi

4. Novar

5. Wanda

6. Rio

24

Berjalannya suatu perusahaan didukung oleh struktur organisasi yang baik,

di PT Baba Rafi Indonesia terdapat struktur organisasi yang dapat menunjukan

tugas dan tanggung jawab setiap bagian yaitu :

1. General Manager

a. Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan

menganalisis semua aktivitas bisnis perusahaan.

b. Mengelola perusahaan sesuai dengan visi dan misi perusahaan.

c. Memastikan setiap departemen melakukan strategi perusahaan dengan

efektif dan optimal.

2. Manajer logistik

a. Bertanggung jawab atas segala kegiatan Devisi logistik, penegasan

penetapan, dan pengiriman bahan baku.

b. Mengawasi pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh staf logistik.

c. Bertanggung jawab atas ketersediaan bahan baku.

d. Memberikan keputusan untuk melakukan persediaan.

3. Supervisor logistik

a. Bertanggung jawab atas hasil kerja staf.

b. Menyelesaikan masalah sebisanya tanpa harus ditangani oleh atasan atau

manajer.

c. Membantu tugas staf logistik.

4. Gudang mandiri

a. Membagi tugas staf-staf gudang.

b. Membuat jadwal shifting staf gudang.

25

c. Turut serta membersihkan, merawat, merapihkan, bahan baku yang ada

digudang logistik.

5. Gudang Mandiri Staf

a. Menyerahkan dan menerima bahan baku kepada operator.

b. Memberishkan, merawat, merapihkan bahan baku yang ada digudang.

6. Checker

a. Menjaga kuantitas dan kualitas barang digudang.

b. Mengumpulkan bahan baku yang telah disiapkan pada satu tempat/wadah

untuk kemudian dikemas oleh staf logistik.

c. Merapikan gudang dan membuang sampah agar gudang selalu bersih.

d. Membantu menyiapkan dan menghitung bahan baku yang telah disiapkan.

7. Delivery

a. Menggunakan mobil: pengambilan kunci mobil, menyiapkan mobil agar

proses muat menjadi mudah, mengecek kelayakan pemakaian kendaraan

(jumlah bahan bakar, ban, dan sebagainya).

b. Proses pemuatan dilakukan dengan cara kardus yang berat atau kardus

yang berisi barang basah ditaruh dibawah dan kardus yang ringan atau

kardus berisi bahan kering ditaruh dibagian atas.

c. Bahan baku yang dikirim dengan motor diikat dengan kuat menggunakan

tali/lakban agar tidak jatuh dijalan.

d. Jumlah maksimal bahan baku yang diangkut disesuaikan dengan kapasitas

kendaraan (mobil/motor).

26

8. Staf Logistik

a. Menerima report penjualan dari gerai-gerai Baba Rafi.

b. Menyiapkan bahan baku untuk untuk dikirim ke warmee dan outlet-outlet.

c. Melakukan pengepakan yang efisien dan aman untuk pengiriman.

d. Merapikan gudang agar gudang selalu bersih.

e. Mengecek gudang dengan stock card.

27

3.1.3. Kegiatan Usaha

PT Baba Rafi Indonesia (KTBR) merupakan perusahaan

franchisewaralaba terberas didunia yang bergerak dibidang kuliner khususnya

makanan khas Turki yaitu kebab, saat ini Kebab Turki Baba Rafi Indonesia

bertransformasi dari usaha skala rumahan, hingga sekarang menjadi sebuah usaha

franchisekebab tersukses bertaraf Internasional. Tak puas hanya dengan usaha

kebab saja, kebab Turki Baba Rafi pun menciptakan tempat nongkrong dengan

konsep kafe dan tetap fokus pada usaha makanan yang menarik nanmodern dan

comfortable untuk hangout bersama teman maupun keluarga.

Waroengmee adalah semacam tempat nongkrong yang diperuntukkan bagi

anak muda yang suka sekali kumpul berlama-lama dengan teman-teman maupun

keluarga.Menu utama yang dihadirkan di waroeng mee adalah mie Instan (rebus

atau goreng) dengan berbagai macam toping yang unik, seperti kikil, iga cabai

hijau, sosis lada hitam, pangsit goreng hitam, dan lain-lain. Selain menu utama

yang dihadirkan Warmee pun memiliki menu lain seperti: mee cheesy ball, mee

green lamb, nasi goreng da smess, nasi ayam gokil, dan lain-lain.

28

3.2 Hasil Penelitian

3.2.1 Prosedur Persediaan Bahan Baku

Gambar dibawah ini menunjukan prosedur persediaan bahan baku pada PT

Baba Rafi Indonesia :

Warmee Staf Logistik Manajer

Logistik

Staf

Procurement

Manajer

Procurement Finance Supplier

Tidak

Start

Membuat

FPH

Rekap

Bulanan

Membuat

FOB

Menerima

Report

Cek

Persediaan

Stock

Card

Kep NPB Persetujuan

NPB

Pembuatan

PO Menerima

PO

Tidak

Packing

Membuat Surat Jalan

Terima

Barang

Mengirim Barang

&Faktur

Menerima Barang&

Faktur

Laporan

Inspeksi

Kep

Ya

Return

Barang

Penerimaan

Barang Baru

Mengecek

Barang

Menyerahkan

Faktur

Terima

Faktur

2 1

Ya

29

Warmee Staf Logistik Manajer

Logistik

Staf

Procurement

Manajer

Procurement Finance Supplier

Sumber : PT Baba Rafi Indonesia (2017)

Gambar III.2

Prosedur Persediaan Bahan Baku PT Baba Rafi Indonesia

2 2

Menyimpan

Barang

Packing

Membuat Surat Jalan

Terima

Barang

End

Melakukan

Pembayaran

30

Dengan memperhatikan prosedur persediaan bahan baku diatas, maka dapat

dijelaskan proses persediaan bahan baku di PT Baba Rafi Indonesia, jenis persediaan

yang digunakan oleh PT Baba Rafi Indonesia adalah Anticipation Stock yaitu

persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat

diramalkan, berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu tahun dan untuk

menghadapi penggunaan atau penjualan permintaan yang meningkat, sebagai

berikut:

1. Membuat FPH (Form Penjualan Harian)

FPH merupakan hasil laporan penjualan gerai warmee yang dibuat dalam satu

hari. Berikut contoh form penjualan harian di warmee cabang tebet pada tanggal

01 Januari 2017.

Tabel III.1

Form Penjualan Harian Warmee CabangTebet

01 Januari 2017

NO MENU PRICE QTY

GRAND

TOTAL

Main Course

1 Mee Cheesy Ball 32.000,00 3 96.000,00

2 Mee Sukur 26.000,00 2 52.000,00

3 Mee Abang Bersalju 28.000,00 3 84.000,00

4 Mee Greenlamb 28.000,00 2 56.000,00

5 Mee Soda Hitam 25.000,00 1 25.000,00

6 Mee Sunrise 25.000,00 2 50.000,00

7 Mee Sambel Tuna 22.000,00 2 44.000,00

31

8 Mee Telur Asin 18.000,00 1 18.000,00

9 Mee Sambel Petai 17.000,00 2 34.000,00

10 Mee Original (Kuah/Goreng) 12.000,00 5 60.000,00

11 Mee Combo (Kuah/Goreng) 15.000,00 6 90.000,00

12 Mee Saus Keju 15.000,00 3 45.000,00

13 Martabak Mee 18.000,00 2 36.000,00

Sumber : PT Baba Rafi Indonesia 2017

2. Rekap Laporan Penjualan Bulanan

Selanjutnya warmee membuat rekap laporan penjualan bulanan,merupakan hasil

rekap akumulasi penjualan harian gerai warmee dalam satu bulan. Berikut contoh

rekap laporan penjualan bulanan untuk cabang warmee tebet dari bulan Januari–

Maret 2017.

Tabel III.2

Rekap Laporan Penjualan Bulanan Warmee Cabang Tebet

Januari-Maret 2017

No Menu Item Unit

Bulan Total

Sales Jan Feb Mar

1 Mee Cheesy Ball Pcs 57 52 95 204

2 Mee Sukur Pcs 75 66 79 220

3 Mee Abang Bersalju Pcs 49 46 78 173

4 Mee Greenlamb Pcs 47 41 51 139

5 Mee Soda Hitam Pcs 51 51 50 152

6 Mee Sunrise Pcs 55 42 65 162

7 Mee Sambel Tuna Pcs 61 49 76 186

32

8 Mee Telur Asin Pcs 45 32 78 155

9 Mee Sambel Petai Pcs 53 48 40 141

10 Mee Original

(Kuah/Goreng)

Pcs 100 113 115 328

11 Mee Combo

(Kuah/Goreng)

Pcs 104 100 146 350

12 Mee Saus Keju Pcs 58 52 48 158

13 Martabak Mee Pcs 53 51 56 160

Sumber : PT Baba Rafi Indonesia 2017

3. FOB ( Form Order Barang)

Setelah membuat rekap laporan penjualan bulanan warmee membuat FOB, FOB

merupakanform yang digunakan untuk keperluan order barang. Setelah warmee

membuat FOB, selanjutnya warmee mengirimkan kepada staf logistik. Berikut

contoh form order barang warmee dari bulan Januari-Maret 2017 untuk cabang

warmee tebet.

Tabel III.3

Form Order Barang Warmee Cabang Tebet

Januari- Maret 2017

No Nama Barang Unit

Bulan

Ket

Jan Feb Mar

1. Indomie Ayam Bawang Pcs 360 360 360

2. Indomie Goreng Pcs 760 640 520

Sumber : PT Baba Rafi Indonesia 2017

33

4. Menerima Report

Dan staf logistik akan menerima report yang telah dikirimkan oleh gerai warmee

diantaranya :

a. Form penjualan harian.

b. Rekap laporan penjualan bulanan.

c. Dan form order barang.

5. Cek Persediaan

Selanjutnya staf logistik mengecek persediaan barang digudang, untuk

mengetahui ketersediaan barang.

6. Stock Card

Setelah staf logistik mengecek persediaan barang digudang, staf logistik akan

menuliskan data ending barangdi stock card. Stock card merupakan ending data

stok barang/bahan baku yang tersedia digudang. Selanjutnya staf logistik

memberikan stock card kepada manajer logistik.

7. Keputusan

a. Jika stok barang/bahan baku dirasa cukup maka manajer akan

menginstruksikan kepada staf logistik untuk dilakukan packing dan segera

mengirim ke gerai warmee.

b. Namun jika ternyata stok persediaan digudang minim, maka manajer

logistik akan melakukan persediaan, dan segera menghubungi bagian

procurement untuk meminta dibuatkan NPB (Nota Permintaan Barang).

34

8. NPB

NPB merupakan nota permintaan barang yang dibuat oleh bagian procurement

untuk keperluan pengadaan barang yang dibutuhkan oleh bagian logistik, dan

selanjutnya staf procurementakan membuatkan dan menuliskan kebutuhan yang

diperlukan bagian logistik untuk persediaan barang digudang. NPB dibuat 3

(tiga) rangkap, rangkap 1 (satu) berwarna putih disimpan untuk manajer

procurement , rangkap 2 (dua) berwarna pink disimpan oleh staf procurement

dan rangkap 3 (tiga) berwarna kuning untuk disimpan oleh manajer logistik.

Berikut contoh NPB (Nota Permintaan Barang) rangkap 2 (dua) berwarna pink di

PT Baba Rafi Indonesia tanggal 03 Januari 2017.

Sumber : Devisi Procurement PT Baba Rafi Indonesia.

Gambar III.3

Nota Permintaan Barang

03 Januari 2017

35

9. Persetujuan NPB (Nota Permintaan Barang)

Setelah staf procurementmembuatkan NPB (Nota Permintaan Barang) maka

selanjutnya staf procurementakan meminta persetujuan kepada manajer

procurement untuk menandatangani NPB tersebut.

10. Pembuatan PO (Purchase Order)

Setelah ditanda tangani oleh manajer procurement, staf procurement akan segera

membuatkan PO (Purchase Order)untuk selanjutnya akan segera dikirim kepada

supplier.

11. Menerima PO

Setelah supplier menerima PO (Purchase Order) dari staf procurement, maka

selanjutnya supplier akan menyiapkan barang sesuai dengan permintaan pesanan

yang tertera pada PO (Purchase Order).

12. Mengirim barang dan membuat faktur

Supplier akan mengirimkan barang tersebut sesuai dengan permintaan yang

tertera pada PO (Purchase Order) dan sekaligus memberikan faktur.

13. Menerima barang dan faktur

Barang yang sudah dikirim oleh supplier maka akan diterima oleh staf logistik

untuk dilakukan pengecekan dan juga menerima faktur barang tersebut dari

supplier.

36

14. Laporan inspeksi bahan material

Laporan inspeksi bahan material merupakan form pengamatan standar bahan

material perusahaan meliputi kondisi kemasan, label, tempratur, karakteristik

mutu, kondisi visual, berat, asal negara/lokasi pabrik, logo halal dan status

material. Selanjutnya staf logistik akan mengisi laporan inspeksi bahan material.

15. Keputusan

a. Jika hasil pengamatan keadaan barang ok release maka staf logistik akan

menerima dan menyimpan barang/bahan baku sekaligus menyerahkan faktur

ke finance untuk dilakukan pembayaran.

b. Tetapi jika hasil pengamatan barang tersebut ditemukan ada barang yang

rusak atau cacat (reject) maka staf logistik akan menolak dan

mengembalikan (hold) barang tersebut kepada supplier untuk dilakukan

return barang.

16. Return barang

Staf logistik akan mengembalikan barang yang rusak dan tidak sesuai dengan

standar yang di inginkan perusahaan, supplierakan mengganti dan segera

mengirimkan barang yang baru.

17. Penerimaan barang baru

Selanjutya staf logistik menerima kembali barang yang sudah di return oleh

supplier, dan melakukan pengecekan kembali.

37

18. Mengecek barang

Setelah menerima barang baru dari supplier staf logistik akan mengecek barang

tersebut, jika barang sudah sesuai dengan standar yang diinginkan perusahaan

maka selanjutnya akan disimpan ke dalam gudang.

19. Menyimpan barang

Selanjutnya barang yang telah diterima dari supplier, akan segera disimpan ke

gudang penyimpanan. Untuk bahan baku mie dilakukan penyimpanan dirak

khusus bahan baku mie, agar tetap terjaga kualitasnya.

20. Packing

Packing adalah proses pengepakan barang-barang yang sudah terdata dan akan

dikirim ke gerai-gerai Baba Rafi.

Sebelum dilakukan packing staf logistik mengambil barang/bahan baku di rak

khusus penyimpanan mie sesuai dengan jumlah yang dipesan, dan membuat

kardus, melapisi kardus dengan lakban (sebagian/menyeluruh) agar kardus tidak

mudah rusak bila telah terisi bahan baku.

21. Surat Jalan

Surat jalan ialah surat yang digunakan untuk mengiringi pengiriman

barang/bahan baku ke gerai-gerai Baba Rafi. Surat jalan dibuat 3 (tiga) rangkap,

rangkap 1 (satu) berwarna putih untuk warmee, rangkap 2 (dua) dan rangkap 3

(tiga) berwarna pink dan kuning untuk arsip bagian logistik.

38

22. Pembayaran

Setelah staflogistik menyerahkan faktur kepada finance, maka selanjutnya

finance akan melakukan proses pembayaran sesuai dengan nominal tagihan yang

tertera pada faktur. Selanjutnya finance akan membuatkan tanda terima, tanda

terima dibuat 3 (tiga) rangkap, rangkap 1 (satu) berwarna putih untuk supplier,

rangkap 2(dua) dan rangkap 3(tiga) berwarna pink dan kuning disimpan oleh

bagian finance.

3.1.3. Kendala apa saja yang terjadi dalam kegiatan pelaksanaan

persediaanbahan baku dan solusinya.

Setiap perusahaan dalam menjalankan kegiatan usahanya pasti tidak akan

terlepas dari kendala atau permasalahan yang sering menggangu jalannya roda

perusahaan, terutama pada persediaan bahan baku. Adapun kendala dan solusinya

sebagai berikut :

1. Keterlambatan barang datang dari supplier, terkadang beberapa supplier

terlambat dalam pengiriman barang yang akan mengakibatkan terhambatnya

proses pengiriman ke gerai-gerai Baba Rafi Indonesia.

2. Supplier tidak memberikan barang yang sesuai dengan standar kualitas yang

diinginkan oleh PT Baba Rafi Indonesia, maka akan dilakukan return yang akan

menghambat proses produksi dan pengiriman ke gerai-gerai Baba Rafi

Indonesia.

39

Solusi untuk persediaan bahan baku, antaralain :

1. Procurement harus memiliki beberapa pemasok (supplier), untuk menjaga dan

mengantisipasi keterlambatan barang/bahan baku dari supplier.

2. Selalu mengingatkan kembali untuk pengiriman H-1, dan apabila masih sering

terjadi barang yang tidak sesuai dengan standar yang diinginkan, biasanya PT

Baba Rafi Indonesia mencari supplier yang baru.