bab iii metodologi penelitian 3.1 tempat dan waktu ...digilib.unila.ac.id/886/10/bab iii.pdf · dan...
TRANSCRIPT
40
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Tempat dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilakukan di Bidang Sumber Daya Manusia dan Komunikasi
Hukum Administrasi (SDM & KHA) pada PT PLN (Persero) Wilayah Lampung.
Waktu penelitian dilakukan selama semester genap tahun ajaran 2011-2012.
3.2 Alat dan Bahan
Adapun alat dan bahan yang digunakan dalam pengembangan aplikasi ini, yaitu :
1. Komputer PC (Personal Computer) Pentium 4
2. Printer
3. Scanner
4. Program Aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0
5. Program Databases MySQL
6. Program Easy Case
7. Program Crystal Reports
8. Program Microsoft Office Word
9. Program Microsoft Visio 2007
10. Literature baik yang berasal dari jurnal, buku, maupun website.
41
3.3 Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan data pada penelitian ini dilakukan dengan metode sebagai berikut :
1) Observasi
Mempelajari sistem pengarsipan yang berjalan di Bidang Sumber Daya Manusia
dan Komunikasi Hukum Administrasi (SDM & KHA) pada PT PLN (Persero)
Wilayah Lampung melalui contoh-contoh dari laporan surat masuk maupun surat
keluar, arsip-arsip surat.
2) Studi Pustaka
Metode ini dilakukan dengan mempelajari bahan-bahan pustaka atau literatur
yang mendukung penerapan Visual Basic dan MySQL dalam Sistem Pengarsipan
di Bidang Sumber Daya Manusia dan Komunikasi Hukum Administrasi (SDM &
KHA) pada PT PLN (Persero) Wilayah Lampung.
3.4 Metode Pengembangan Perangkat Lunak
Metode pengembangan perangkat lunak pada penelitian ini menggunakan model
Waterfall yang diimplementasikan melalui tahapan-tahapan berikut :
3.4.1 Perencanaan (planning)
Permasalahan pada penelitian mencakup sistem pengarsipan surat yang berjalan di
bidang Sumber Daya Manusia dan Komunikasi Hukum Administrasi (SDM &
KHA) pada PT PLN (Persero) Wilayah Lampung. Tahapan perencanaan
dilakukan dengan membuat jadwal penelitian dan melakukan observasi untuk
42
mengumpulkan data yang berkaitan sistem pengarsipan surat di bidang Sumber
Daya Manusia dan Komunikasi Hukum Administrasi (SDM & KHA) pada PT
PLN (Persero) Wilayah Lampung.
Penelitian ini dilakukan di Bidang Sumber Daya Manusia dan Komunikasi
Hukum Administrasi (SDM & KHA) pada PT PLN (Persero) Wilayah Lampung
dengan mempelajari sistem pengarsipan surat yang merupakan salah satu tugas di
bidang tersebut. Analisis ini berfungsi untuk mengetahui kekurangannya, dan
hasil analisis ini sebagai dasar pengembangan sistem yang diharapkan bermanfaat
untuk kemajuan di Bidang Sumber Daya Manusia dan Komunikasi Hukum
Administrasi (SDM & KHA) pada PT PLN (Persero) Wilayah Lampung.
3.4.1.1 Analisis Kelemahan Sistem
Analisis terhadap kelemahan bertujuan untuk mengenali lebih jauh apakah sistem
yang digunakan selama ini masih layak digunakan. Adapun kelemahan sistem
pengarsipan surat di Bidang Sumber Daya Manusia dan Komunikasi Hukum
Administrasi (SDM & KHA) pada PT PLN (Persero) Wilayah Lampung adalah
sebagai berikut :
a. Dari segi keandalan
Tingkat kesalahan yang terjadi masih tinggi. Sistem pengarsipan surat yang
dilakukan secara manual menyebabkan lambatnya dalam melakukan pemberian
nomor surat, lambatnya dalam pencarian arsip/dokumentasi surat, rekap surat dan
dalam pembuatan laporan surat.
43
b. Dari segi teknologi
Di Bidang Sumber Daya Manusia dan Komunikasi Hukum Administrasi (SDM &
KHA) pada PT PLN (Persero) Wilayah Lampung belum memaksimalkan
teknologi komputer secara maksimal. Komputer yang ada hanya untuk membuat
dan mencetak surat keluar dan surat masuk dengan menggunakan aplikasi
Microsoft Word sedangkan untuk pencatatan keluar masuk surat dicatat pada buku
agenda surat.
c. Dari segi dokumen
Dokumen-dokumen atau berkas-berkas surat di Bidang Sumber Daya Manusia
dan Komunikasi Hukum Administrasi (SDM & KHA) pada PT PLN (Persero)
Wilayah Lampung masih berupa format-format surat dari Microsoft Word.
d. Dari segi waktu
Waktu untuk pencarian data surat baik itu nomor urut surat, nomor arsip surat
memerlukan waktu yang lebih lama.
3.4.1.2 Analisis Kinerja
Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja suatu
perusahaan. Analisis kinerja dimaksudkan untuk mendatangkan peningkatan
terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga lebih efektif.
44
Tabel 3.1 Tabel Analisis Kinerja
Sistem Lama Sistem Baru
1. Response time untuk informasi
yang dibutuhkan, khususnya
yang berkaitan dengan
pengarsipan surat, dinilai masih
lambat karena sistem belum
secara penuh melakukan proses
komputerisasi.
2. Dalam pembuatan
1. Diharapkan segala pengarsipan
tentang surat menyurat dilakukan
secara penuh oleh sistem yang baru
sehingga response time untuk
informasi baik itu data master atau
rekap laporan memerlukan waktu
yang singkat.
2. Laporan surat sudah ditangani oleh
sistem sehingga user berperan
sebagai entri data.
3.4.1.3 Analisis Pengendalian
Pengendalian atas sebuah sistem sangatlah dibutuhkan. Keberadaannya untuk
menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau kesalahan
sistem, serta untuk menjamin keamanan data dan informasi.
Tabel 3.2 Tabel Analisis Pengendalian
Sistem Lama Sistem Baru
1. Tidak ada proteksi terhadap data.
2. Bagian seketariat kurang mampu
mengontrol kesalahan dan
mengoreksi informasi karena
terlalu banyak data dan
pengarsipan yang kurang baik.
1. Dengan adanya password
diharapkan hak akses tergantung
pada status user sehingga sistem
tidak akan dapat diakses oleh
sembarang orang.
2. Bagian seketariat dapat lebih
mudah mengontrol dan mengoreksi
kesalahan informasi.
3.4.1.4 Analisis Efisiensi
Dengan adanya analisis ini ada upaya untuk meningkatkan efisiensi operasi
dengan menggunakan sumber daya yang tersedia.
45
Tabel 3.3 Tabel Analisis Efisiensi
Sistem Lama Sistem Baru
Penggunaan komputer untuk
membuat laporan surat dengan
menggunakan aplikasi Microsoft
Excel.
Diharapkan dengan adanya sistem
pengarsipan yang berbasis aplikasi
desktop ini maka penggunaan
teknologi komputer dapat
meningkatkan keandalan dan efisiensi.
3.4.1.5 Analisis Pelayanan
Peningkatan pelayanan terhadap pengguna jasa pengarsipan merupakan tujuan
utama. Proses pelayanan dirasa cukup baik namun pencarian nomor urut surat
dan dokumen arsip surat dengan menggunakan buku agenda menyebabkan waktu
pelayanan yang lebih lama.
3.4.1.6 Analisis Kebutuhan
Analisis kebutuhan dibagi menjadi dua, yaitu analisis kebutuhan sistem dan
analisis kebutuhan user. Pada analisis kebutuhan sistem, diidentifikasi perangkat
keras (hardware) dan perangkat lunak (software) yang mampu digunakan untuk
menerapkan sistem yang akan dibuat. Nantinya, sistem pengarsipan yang dibuat
ini diharapkan dapat diakses dengan mudah pada berbagai jenis personal
computer.
Sedangkan analisis kebutuhan user merupakan gambaran fungsionalitas yang
disediakan sistem untuk pengguna, antara lain :
46
a. Sistem dapat membantu dalam pengarsipan surat dengan tepat dan rapi.
b. Sistem juga dapat membantu dalam pemberian nomor urut surat.
c. Sistem dapat membantu pembuatan laporan jumlah surat yang masuk dan surat
keluar.
d. Penggunaan fitur-fitur pada sistem yang mudah digunakan oleh user (user
friendly).
e. Sistem dibuat berdasarkan kebutuhan masing-masing klasifikasi user.
Kebutuhan user dapat digambarkan dengan menggunakan use-case diagram.
Actor yang terlibat pada sistem ini adalah seketariat bidang, seketariat umum, dan
menajer bidang. Seketariat bidang dapat melakukan seluruh fungsi yang
disediakan oleh sistem.
Gambar 3.1 merupakan gambaran use-case diagram untuk sistem pengarsipan.
Setiap actor harus melakukan login terlebih dahulu untuk masuk ke sistem.
Setelah actor melakukan login, maka actor dapat menggunakan fungsi-fungsi
sistem yang disediakan. Fungsi yang disediakan sistem tentunya berbeda untuk
setiap actor. Fungsi-fungsi yang disediakan oleh sistem untuk masing-masing
actor yaitu :
1. Seketariat Bidang dapat menerima surat masuk, pemberian nomor agenda,
penerbitan formulir pengendalian surat masuk, membuat laporan surat masuk,
dan pemberian nomor surat keluar.
47
2. Manajer Bidang dapat menerima surat dan formulir pengendalian surat masuk,
melakukan persetujuaan terhadap surat keluar.
Menerima Surat Masuk/keluar
Seketariat Bidang
Manajer Bidang
Pemberian nomor Agenda
Penerbitan formulir surat
masuk
Membuat Laporan surat
masuk
Menerima formulir
pengendalian surat masuk
Pemberian nomor surat keluar
Menerima surat masuk
Melakukan acc terhadap surat
keluar
LOGIN
<< include >
>
<< include >>
<< include >><< include >><< include >>
<< includ
e >>
<< in
clud
e >>
<< in
clud
e >>
Melakukan enkripsi data surat
Melakukan deskripsi data
surat
<< include >>
<< include >>
Manajemen Secret Key
<< include >>
Gambar 3.1 Use-case Diagram Sistem pengarsipan surat
3.4.1.7 Diagram Alir Dokumen
Sistem pengarsipan surat yang berjalan di Bidang Sumber Daya Manusia dan
Komunikasi Hukum Administrasi (SDM & KHA) pada PT PLN (Persero)
48
Wilayah Lampung dibagi menjadi dua prosedur yaitu : Prosedur Surat masuk dan
Prosedur Surat keluar. Berikut adalah prosedur dari sistem yang berjalan.
a. Prosedur Surat Masuk
Surat Pertama-tama masuk dan diterima oleh seketariat umum, kemudian
seketariat umum mencatat surat dibuku agenda dan diklasifikasikan
berdasarkan bidang dan surat diedarkan ke seketariat bidang sesuai tujuan
surat.
Setelah surat masuk dan diterima dari seketariat umum ke seketariat bidang,
kemudian seketariat bidang mengagendakan surat, memberi nomor agenda
dan membuat formulir pengendalian surat masuk yang akan dilanjut ke
manajer bidang.
Surat masuk serta formulir pengendalian surat yang sudah diterima manajer
bidang kemudian diproses berdasarkan isi surat dan didistribusikan ke
seketariat umum untuk dilanjut proses dan diarsipkan.
Kemudian seketariat bidang mengarsipkan surat masuk dan formulir serta
memproses apakah cukup dengan diarsipkan atau tidak.
Berikut ini adalah Diagram Alir Dokumen Prosedur Surat Masuk yang disajkan
pada Gambar 3.2 :
49
SEKRETARIAT UMUM
Prosedur Surat Masuk
SEKRETARIAT BIDANG MANAJER BIDANG
MULAI
Surat Masuk
Terima
Surat
Pencatatan
Surat di buku
agenda dan
diklasifikasika
n berdasarkan
bidang
Buku Agenda
D
Surat Masuk
Surat Masuk
Didistribusikan ke
Sekretariat bidang
sesuai tujuan
Surat Masuk
1
1
Terima
Surat
Pemberian
No.Agenda dan
Penerbitan Formulir
Pengendalian Surat
masuk Buku Agenda
D
2
Surat Masuk
2
Formulir
Pengendalian
Surat Masuk
Surat Masuk
Formulir
Pengendalian
Surat Masuk
Terima surat dan
Formulir
Pengendalian
SuratMasuk
Surat dibaca,
formulir di proses
berdasarkan isi surat
Surat Masuk
Formulir yang
telah di
proses
3
Didistribusikan ke
seketariat bidang
untuk di prose dan
di arsipkan
3
Surat Masuk
Formulir yang
telah di
proses
Diterima
dan di
proses
Di arsip ?
Surat Masuk
D
Formulir yang
telah di
proses
Ya
SELESAI
Prosedur Surat
Keluar
Tidak
Gambar 3.2 Diagram Alir Dokumen Prosedur Surat Masuk
b. Prosedur Surat Keluar (Nota Dinas)
Nota Dinas dibuat oleh seketariat bidang dan kemudian didistribusikan ke
Manajer Bidang untuk minta persetujuan.
Nota Dinas yang sudah diterima oleh Manajer Bidang diproses dan
ditandatangani sebagai bentuk persetujuan kembali ke seketariat bidang
untuk dilanjut proses.
Nota Dinas yang telah disetujui oleh Manajer Bidang kemudian di seketariat
bidang memberi nomor surat dan prihal surat yang dilanjut untuk dicetak
50
rangkap 3(tiga) yang selanjutnya dikirim ke tujuan surat, rekapannya akan
didistribusikan keseketariat bidang dan Seketariat Umum untuk diarsipkan.
Berikut ini adalah Diagram Alir Dokumen Prosedur Surat Keluar yang disajkan
pada Gambar 3.3 :
SEKRETARIAT BIDANG
Prosedur Surat Keluar/Nota Dinas
MANAJER BIDANG
MULAI
Surat Keluar
Disetujui
oleh manajer
bidang
1
1
Surat Keluar
Terima
Surat
Di setujui ?
2
Surat Keluar
Dicetak
rangkap
3(tiga)
Ya
Tidak
Didistribusikan ke
seketariat bidang
untuk di proses
dan diarsipkan
Surat Keluar
2
SELESAI
Surat KeluarSurat KeluarSurat Keluar
Memberi
nomor
surat
Surat Keluar
Surat KeluarSurat Keluar
Surat
Dikirim
D
Gambar 3.3 Diagram Alir Dokumen Prosedur Surat Keluar
3.4.2 Perencanaan (Design)
Berdasarkan hasil analisis pada sistem yang sedang berjalan, maka penulis
melakukan pengembangan sistem pengarsipan yang terkomputerisasi khususnya
di bidang Sumber Daya Manusia dan Komunikasi Hukum Administrasi (SDM &
KHA) sehingga dapat membantu dalam pengarsipan surat masuk dan surat keluar
serta memudahkan dalam penyajian informasi yang dibutuhkan. Dengan
diterapkannya sistem ini diharapkan dapat memberi kemudahan, diantaranya
51
pembuatan laporan surat, mengantisipasi kesalahan nomor urut surat, mencetak
surat kapan saja dibutuhkan, pencarian surat cukup dengan mengentrikan nomor
urut surat atau tanggal surat maka komputer akan mencarikannya sesuai yang ada
dalam databases. Ketepatan dalam melakukan perhitungan jumlah surat yang
masuk dalam rentang waktu tertentu.
3.4.2.1 Diagram Konteks
Diagram konteks (context diagram) adalah diagram tingkat atas, merupakan
diagram dari sebuah sistem yang menggambarkan aliran data yang masuk dan
keluar dari sistem dan yang masuk dan yang keluar dari entitas luar. Berikut ini
adalah Diagram Konteks Sistem Pengarsipan yang disajkan pada Gambar 3.4 :
52
SISTEM PENGARSIPAN SURAT
PT PLN (Persero)
SEKETARIAT BIDANG
MANAGER BIDANG
- Lap.Surat Masuk
- Lap.Surat Keluar
- Data Klasifikasi Surat
- Data Surat Masuk
- Lap. Rekap Surat
- Data Surat Keluar
- Lap.Surat Masuk
- Lap.Surat Keluar
- Lap. Rekap Surat
Gambar 3.4 Diagram Konteks Sistem Pengarsipan
3.4.2.2 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram adalah diagram konteks yang lebih rinci. Berikut ini adalah
Data Flow Diagram dari sistem pengarsipan yang diusulkan.
1) Data Flow Diagram (DFD) Level 1
Berikut ini adalah DFD Level 1 Sistem Pengarsipan yang disajkan pada
Gambar 3.5 :
53
SEKETARIAT
BIDANG
1. Entri Data Surat
Masuk
5. Rekap
2. Proses Enkripsi
Agenda Surat
Keluar
Agenda Surat
Masuk
Jenis Surat
MANAJER
BIDANG
3. Entri Data Surat
Kelur
4. Klasifikasi Surat
- Lap. Rekap Surat
- Lap. Surat Keluar- Lap. Surat Masuk
Gambar 3.5 DFD Level 1 Sistem Pengarsipan
2) Data Flow Diagram (DFD) Level 2
Gambar 3.6 merupakan DFD Level 2 Sistem Pengarsipan untuk proses laporan.
5.1 Lap. Surat
Masuk5.2 Lap. Surat
Keluar
5.3 Arsip Surat
Keluar5.4 Rekap Surat
Agenda Surat Masuk Agenda Surat Keluar Jenis Surat
Manajer BidangSeketariat Bidang
Lap. Surat Masuk Lap. Surat Keluar
Lap. Surat KeluarLap. Rekap
Surat
Gambar 3.6 DFD Level 2 Sistem Pengarsipan
54
3.4.2.3 Flowchat
Flowchat merupakan bagan yang menunjukkan alir didalam proses sistem.
Gambar 3.7 adalah Flowchat dari proses enkripsi sistem pengarsipan
menggunakan Algoritma Twofish. Gambar 3.8 adalah Flowchat dari proses
dekripsi sistem pengarsipan menggunakan Algoritma Twofish.
MULAI
Plaintext (Blok =
128 bit)
Blok/4 = P0...P4
i=0
R0, i= Pi XOR Ki
(Fr,0,Fr,1) = F (Rr,0, Rr,1, r)
Rr+1,0 = ROR (Rr, 2 XOR Fr, 0,1)
Rr+1.1 = ROR (Rr,3,1) XOR Fr, 1
Rr+1,2 = Rr,0
Rr+1,3 = Rr,1
i=16
Tukar ROR dan ROL
Ci = R16(i+2) mod 4 XOR Ki+4
Satukan Kembali ROR dan ROL
SELESAI
Chipertext (Blok
= 128 bit)
i= i+1
TIDAK
YA
Gambar 3.7 Flowchat Enkripsi Algoritma Twofish
55
MULAI
Chipertext (Blok
= 128 bit)
Tukar ROR dan ROL
Ci = R16 (i+2) mod 4 XOR Ki+4
R0, i= Pi XOR Ki
(Fr,0,Fr,1) = F (Rr,0, Rr,1, r)
Rr+1,0 = ROR (Rr, 2 XOR Fr, 0,1)
Rr+1.1 = ROR (Rr,3,1) XOR Fr, 1
Rr+1,2 = Rr,0
Rr+1,3 = Rr,1
i=16
R0,i= Pi XOR Ki
Blok/4 = P0..P3
SELESAI
Plaintext (Blok =
128 bit)
i= i+1
TIDAK
YA
i=0
Gambar 3.8 Flowchat Dekripsi Algoritma Twofish
56
3.4.2.4 Perancangan Basis Data
Perancangan basis data yang dibuat mempunyai tujuan untuk mendefinisikan isi
atau struktur dari field yang berbentuk suatu sistem output.
1) Entity Relation Diagram (ERD)
ERD merupakan desain model konseptual databases yang memberikan
gambaran secara umum kepada pemakai tentang perancangan sistem. ERD
perancangan sistem pengarsipan dapat dilihat pada Gambar 3.9 :
57
N1
MemilikiBagian PLN Agenda Masuk
Kd_Bagian
Jenis SuratMemiliki
Kd_JenisSurat
NPengolahan
Kode_Masalah
Agenda Keluar
Sifat
Memiliki
Kd_Bagian
Memiliki
Kd_Sifat
Memiliki Kd_Masalah
Memiliki
Kd_Pengolahan
1
1
1
N
NN
Sifat Memiliki
Kd_Sifat
1
1
N
N
N
Gambar 3.9 ERD Sistem Pengarsipan
58
2) Physical Data Modelling
Physical Data Modelling menunjukkan hubungan antar tabel yang ditandai
adanya foreign key. Berikut ini adalah Physical Data Modelling pada sistem
pengarsipan surat yang diusulkan dapat dilihat pada Gambar 3.10 :
Gambar 3.10 Physical Data Modelling Sistem Pengarsipan
59
3) Struktur Tabel
Berikut ini adalah struktur tabel dari sistem pengarsipan yang diusulkan :
1. Tabel User
Tabel User merupakan tabel yang menyimpan data-data user yang dapat
mengakses ke sistem. Di dalam tabel user disediakan hak akses yang berfungsi
untuk membatasi user dalam menggunakan menu-menu tertentu yang ada pada
sistem. Atribut dari Tabel User dapat dilihat pada Tabel 3.4 :
Tabel 3.4 Tabel User
Tabel User
Nama Field Type Size Keterangan
Kd_User Char 5 Kode Pengguna Aplikasi (PK)
Nm_User Varchar 20 Nama Pengguna
Password Varchar 6 Password Pengguna
LevelUser Tinyint 4 Level Hak Akses
KetUser Varchar 25 Keterangan Pengguna
2. Tabel Sifat
Tabel Sifat adalah tabel yang menjelaskan tentang sifat surat tersebut. Atribut
dari Tabel Sifat dapat dilihat pada Tabel 3.5 :
Tabel 3.5 Tabel Sifat
Tabel Sifat
Nama Field Type Size Keterangan
Kd_Sifat Char 2 Kode Sifat (PK)
Keterangan Char 50 Keterangan Sifat
60
3. Tabel Bagian PLN
Tabel Bagian PLN di gunakan untuk bagian surat. Atribut dari Tabel Bagian
PLN dapat dilihat pada Tabel 3.6 :
Tabel 3.6 Tabel Bagian PLN
Tabel Bagian PLN
Nama Field Type Size Keterangan
Kd_Bagian Char 4 Kode Bagian (PK)
Keterangan Varchar 150 Keterangan Bagian
4. Tabel Jenis Surat
Tabel Jenis Surat di gunakan untuk mengelompokkan surat berdasarkan jenis
surat. Atribut dari Tabel Jenis Surat dapat dilihat pada Tabel 3.7 :
Tabel 3.7 Tabel Jenis Surat
Tabel Jenis Surat
Nama Field Type Size Keterangan
Kd_JenisSurat Char 2 Kode Jenis Surat (PK)
Keterangan Char 50 Keterangan Jenis Surat
5. Tabel Agenda Masuk
Tabel Agenda masuk adalah tabel yang menyimpan surat masuk yang akan di
arsipkan. Atribut dari Tabel Agenda masuk dapat dilihat pada Tabel 3.8 :
61
Tabel 3.8 Tabel Agenda Masuk
Tabel Agenda Masuk
Nama Field Type Size Keterangan
No_AgendaMasuk Char 12 Nomor Agenda Surat
(PK)
Kd_JenisSurat Char 2 Kode Jenis Surat
Tgl_TerimaSurat Date/Time Yyyy-mm-dd Tanggal terima surat
No_SuratMasuk Text Nomor surat masuk
Tgl_SuratMasuk Date/Time Yyyy-mm-dd Tanggal surat masuk
Dari Text Asal surat
Kd_Bagian Varchar 255 Kode bagian
Lampiran Text Lampiran surat
Perihal Text Perihal surat
Diteruskan_Kepada Text Diteruskan kepada
Tgl_Diteruskan Date/Time Yyyy-mm-dd Tanggal teruskan surat
Tgl_Kembali Date/Time Yyyy-mm-dd Tanggal surat kembali
Klasifikasi Text Klasifikasi surat
Kd_Pengolahan Char 2 Kode pengolahan
Indeks Text Indeks surat
Petunjuk_Silang Text Petunjuk silang
Jadwal_Referensi Text Jadwal referensi
Catatan Text Catatan
Kd_Sifat Char 2 Kode sifat surat
StatEnkrip Varchar 5 Status enkripsi
Foto MediumBl
ob
Hasil dari scanner surat
6. Tabel Agenda Keluar
Tabel Agenda keluar adalah tabel yang menyimpan seluruh data-data surat
keluar yang diperlukan oleh sistem pengarsipan. Atribut dari Tabel Agenda
keluar dapat dilihat pada Tabel 3.9 :
62
Tabel 3.9 Tabel Agenda Keluar
Tabel Agenda Keluar
Nama Field Type Size Keterangan
No_AgendaKeluar Char 12 Nomor agenda surat masuk(PK)
Tgl_agendaKeluar Date Yyyy-mm-dd Tanggal agenda
Kd_Masalah Char 3 Kode masalah
Kd_Bagian Char 4 Kode Bagian
No_suratkeluar Text Nomor surat keluar
Tgl_suratKeluar Date Yyyy-mm-dd Tanggal surat
Kepada Text Kepada
Kd_sifat Char 2 Kode sifat
Nama_pengirim Text Nama pengirim surat
Perihal Text Perihal surat
Ket_tem1 Text Keterangan tembusan 1
Tem1 Text Tembusan1
Ket_tem2 Text Keterangan tembusan 2
Tem2 Text Tembusan 2
Ket_tem3 Text Keterangan tembusan 3
Tem3 Text Tembusan3
Ket_tem4 Text Keterangan tembusan 4
Tem4 Text Tembusan4
Ket_tem5 Text Keterangan tembusan 5
Tem5 Text Tembusan5
StatEnkrip Varchar 5 Status Enkripsi
Foto Mediu
m Blob
- Hasil dari scanner surat
7. Tabel Pengolahan
Tabel Pengolahan di gunakan untuk pengolahan surat. Atribut dari Tabel
Pengolahan dapat dilihat pada Tabel 3.10 :
63
Tabel 3.10 Tabel Pengolahan
Tabel Pengolahan
Nama Field Type Size Keterangan
Kd_Pengolahan Char 2 Kode pengolahan (PK)
Keterangan Char 255 Keterangan pengolahan
8. Tabel Kode Masalah
Tabel kode masalah digunakan untuk pengelompokkan surat berdasarkan kode
masalah. Atribut dari Tabel Kode Masalah dapat dilihat pada Tabel 3.11 :
Tabel 3.11 Tabel Kode Masalah
Tabel Kode Masalah
Nama Field Type Size Keterangan
Kd_Masalah Char 5 Kode Masalah (PK)
Keterangan Char 100 Keterangan Masalah
9. Tabel Secret Key
Tabel Secret Key digunakan untuk mengganti Secret Key atau kunci dalam
enkripsi data-data surat. Atribut dari Tabel Secret Key dapat dilihat pada tabel
3.12 :
Tabel 3.12 Tabel Secret Key
Tabel Secret Key
Nama Field Type Size Keterangan
SecretKey Char 6 Kunci enkripsi (PK)
64
10. Tabel Secret Key det
Tabel Secret Key det digunakan untuk menyimpan Secret Key atau kunci
dalam enkripsi data yang telah diganti oleh user. Atribut dari Tabel Secret Key
Det dapat dilihat pada tabel 3.13 :
Tabel 3.13 Tabel Secret Key Det
Tabel Secret Keydet
Nama Field Type Size Keterangan
SecretKey Char 6 Kunci enkripsi (PK)
NoAgenda Varchar 12 Nomor agenda surat
11. Tabel Log Secret Key
Tabel Log Secret Key digunakan sebagai tabel pendukung untuk mengganti
Secret key atau kunci dalam melakukan enkripsi data surat. Atribut dari Tabel
Log Secret Key dapat dilihat pada tabel 3.14 :
Tabel 3.14 Tabel Log Secret Key
Tabel Log Secret Key
Nama Field Type Size Keterangan
TglUpdate Char 8 Tanggal ganti kunci
SecretKey Char 6 Kunci enkripsi (PK)
KdUser Char 5 Kode user
3.4.2.5 Perancangan Input dan Output
Perancangan masukan (input) merupakan dokumen dasar yang digunakan untuk
pemasukan data, dan perancangan keluaran (output) merupakan rancangan tata
letak data yang dituangkan dalam bentuk laporan. Adapun rancangan input dan
65
output dari pengembangan sistem pengarsipan surat pada PT PLN (Persero)
adalah sebagai berikut :
1. Rancangan Form Login
Form Login digunakan sebagai pengaman sistem sekaligus sebagai kunci untuk
masuk ke sistem bagi user. Terlebih dahulu mengisikan menu yang telah tersedia
yaitu user name dan password. Adapun perancangan form login dapat dilihat
pada Gambar 3.11 dibawah ini :
Gambar 3.11 Rancangan form login
2. Rancangan Menu Utama
Menu utama terdiri dari menu Data Master, menu Arsip, menu Laporan dan menu
Alat. Menu Data Master berisi form Bagian PLN, Jenis surat, Kode masalah, dan
Pengolahan. Menu Arsip Berisi arsip agenda masuk, arsip agenda keluar dan
dekripsi agenda masuk. Menu Laporan berisi form laporan agenda masuk dan
laporan agenda keluar. Dan menu Alat berisi form untuk data user dan form
untuk ganti password. Menu utama Sistem Pengarsipan surat pada PT PLN
(Persero) Wilayah Lampung dapat dilihat pada Gambar 3.12 dan Gambar 3.13 :
66
Data Master
Bagian PLN
Jenis Surat
Kode Masalah
Pengolahan
Menu Utama
Arsip Laporan Alat
Arsip Agenda Masuk
Arsip Agenda Keluar
Laporan Agenda
Masuk
Laporan Agenda
Keluar
Data User
Ganti Password
Gambar 3.12 Rancangan struktur Menu Utama
Sistem Pengarsipan
LOGO PLN
Data Master Arsip Laporan ALat
User Tanggal << Sistem Pengarsipan Surat—PT PLN (Persero) Lampung >> Create by : Eva Diana SariJam Sekarang
Anda Login Sebagai :
Keluar
Gambar 3.13 Rancangan Menu Utama
67
3. Rancangan Agenda Surat Masuk
Agenda surat masuk adalah rancangan yang digunakan untuk menginputkan data-
data surat. Adapun perancangan form agenda surat masuk dapat dilihat pada
Gambar 3.14 :
<< AGENDA SURAT MASUK >>
No. Agenda :
Tgl Terima :
Nomor Surat :
Tgl Surat :
Dari :
Kepada :
Lampiran :
Perihal :
Tgl_kembali :
Klasifikasi :
Indeks :
Petunjuk silang :
Catatan
Jadwal referensi :
Pengolahan :
Jenis Surat :
Tanggal :
Diteruskan Kepada :
Sifat :
Tambah Simpan Batal Ubah Hapus Deskripsi Keluar
Gambar 3.14 Rancangan Agenda surat masuk
4. Rancangan Agenda Surat Keluar
Agenda surat keluar adalah rancangan yang digunakan untuk menginputkan data-
data surat keluar. Adapun perancangan form agenda surat keluar dapat dilihat
pada Gambar 3.15 :
68
<< AGENDA SURAT KELUAR >>
No. Agenda :
Kode Masalah :
Dari :
Tahun :
Kepada :
Sifat :
Tanggal Surat :
Nama Pengirim :
Tembusan :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Tambah Simpan Batal Ubah Hapus Keluar
9.
FOTO :
Gambar 3.15 Rancangan Agenda surat keluar
5. Rancangan Form Cetak Agenda Masuk
Rancangan Form Cetak Agenda Masuk adalah form yang berfungsi untuk
melakukan cetak agenda surat masuk yang telah diarsipkan. Adapun perancangan
form cetak agenda surat masuk dapat dilihat pada Gambar 3.16, sedangkan desain
cetak agenda masuk dapat dilihat pada Gambar 3.17 :
69
Tampilkan semua : Pilih Detail :
Dari No. Agenda :
Cetak Hapus
s/d
Gambar 3.16 : Rancangan Form Cetak Agenda Masuk
LOGO
PLN
PENGENDALIAN PENGOLAHAN
No. Agenda :
Tanggal Penerimaan :
Nomor Surat Masuk :
Tanggal Surat Masuk :
Dari :
Kepada :
Lampiran :
Perihal :
Diteruskan Kepada :
Kembali Ke Seketariat :
Tanggal :
Untuk Diketahui/Diproses
Untuk Diproses/Selesaikan
Untuk Ditelusuri Lebih Lanjut
Untuk Diteliti & Evaluasi
Untuk Diperhatikan & Dilaksanakan
Hub YES & Laporan Hasilnya
Dibicarakan Dengan….
Untuk Ditindaklanjuti
Arsipkan/File
FORMULIR PENGENDALIAN DAN PENGELOHAN SURAT MASUK
BIDANG SDM & KHA
Gambar 3.17 Desain cetak agenda surat masuk
70
6. Rancangan Form Cetak Agenda Keluar
Rancangan Form Cetak Agenda keluar adalah form yang berfungsi untuk
melakukan cetak agenda surat keluar yang telah diarsipkan. Adapun perancangan
form cetak agenda surat keluar dapat dilihat pada Gambar 3.18 :
Tampilkan semua : Pilih Detail :
Dari No. Agenda :
Cetak Hapus
s/d
Gambar 3.18 : Rancangan Form Cetak Agenda Keluar
3.4.3 Implementasi
Setelah sistem didesain, langkah selanjutnya adalah mengimplementasikan sistem
ke dalam bahasa pemograman (coding). Dalam hal ini, Sistem Pengarsipan
diimplementasikan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0.
3.4.4 Pengujian
Pengujian dilakukan dengan black-box, yaitu menguji fungsionalitas dari sistem,
tanpa harus mengetahui struktur internal program. Spesifikasi metode yang
digunakan dalam pengujian black-box pada Pengarsipan Surat ini dengan
equivalence partitioning.
71
1) Objektifitas
Pengujian dilakukan dengan mengujikan setiap kelas data untuk
menemukan kesalahan. Pengujian sistem bertujuan untuk memastikan
bahwa sistem yang dibuat telah sesuai dengan desain dan semua fungsi
dapat digunakan dengan baik.
2) Strategi dan Pendekatan
Pengujian dilakukan oleh user yang berhubungan langsung dengan sistem
atau terlibat pada pengembangan sistem. Pada proses pengujian dilakukan
dengan cara melakukan pilhan atau input data
3) Spesifikasi
Sistem yang diujikan dibagi menjadi 2 kelas data, yaitu pengujian pada
bagian seketaris bidang dan manager bidang
4) Rencana Kerja
Daftar rencana pengujian dibuat dalam tabel pengujian berdasarkan kelas
data. Rencana pengujian dapat dilihat pada tabel 3.15 :
72
Tabel 3.15 : Tabel Pengujian
No Kelas Uji Fungsi yang di Uji Uji Kasus
1 Seketaris bidang 1. Login
2. Pengelolaan Bagian PLN
3. Pengelolaan Jenis surat
4. Pengelolaan kode masalah
5. Arsip agenda surat masuk
1. Proses Masuk sistem dengan login yang benar
2. Proses Masuk sistem dengan login yang salah
1. Proses tambah data bagian PLN
2. Proses edit data bagian PLN
3. Proses hapus data bagian PLN
1. Proses tambah data jenis surat
2. Proses edit data jenis surat
3. Proses hapus data jenis surat
1. Proses tambah data kode masalah
2. Proses edit data kode masalah
3. Proses hapus data kode masalah
1. Proses tambah data arsip agenda masuk
2. Proses edit data arsip agenda masuk
3. Proses simpan data arsip agenda masuk
Tabel 3.15 : Tabel Pengujian
73
6. Arsip agenda surat keluar
7. Mencetak laporan agenda masuk
8. Mencetak laporan agenda keluar
9. Data user
4. Proses hapus data arsip agenda masuk
5. Proses enkripsi data arsip agenda masuk
6. Proses deskripsi data arsip agenda masuk
7. Proses cetak data arsip agenda masuk
1. Proses tambah data arsip agenda keluar
2. Proses edit data arsip agenda keluar
3. Proses simpan data arsip agenda keluar
4. Proses hapus data arsip agenda keluar
5. Proses enkripsi data arsip agenda keluar
6. Proses deskripsi data arsip agenda keluar
7. Proses cetak data arsip agenda keluar
1. Proses mencetak laporan agenda masuk
2. Proses mencetak rekap agenda masuk
1. Proses mencetak laporan agenda keluar
2. Proses mencetak rekap agenda keluar
1. Proses tambah data user
2. Proses edit data user
Tabel 3.15 : Tabel Pengujian (Lanjutan)
74
10. Ganti password
11. Manajemen SecretKey
3. Proses hapus data user
Proses ganti password
Proses ganti SecretKey
2 Manager bidang 1. Login
2. Ganti password
3. Mencetak laporan rekap surat masuk
4. Mencetak laporan rekap surat keluar
1. Proses Masuk sistem dengan login yang benar
2. Proses Masuk sistem dengan login yang salah
Proses ganti password
1. Proses mencetak laporan agenda masuk
2. Proses mencetak rekap agenda masuk
1. Proses mencetak laporan agenda keluar
2. Proses mencetak rekap agenda keluar
Tabel 3.15 : Tabel Pengujian (Lanjutan)
75